Handboek Sportwerkgever Fryslân. Voor bestuurders van de sportvereniging en sportleiders

Handboek Sportwerkgever Fryslân Voor bestuurders van de sportvereniging en sportleiders

Auteur Sportwerkgever Fryslân Versie 2014

Inhoudsopgave  Inleiding  Sportwerkgever Fryslân

blz. 4 blz. 5

1. Sportwerkgever Fryslân en de sportvereniging  Het eerste contact  Dienstbetrekking/loondienstverhouding

blz.6

2. Overeenkomsten  Arbeidsovereenkomst  Overeenkomst met de vereniging

blz.7

3. Algemene arbeidsvoorwaarden  CAO sportverenigingen  CAO sportverenigingen met pensioenregeling  Salarisschaal

blz. 8

4. Salaris en door te berekenen lasten  Salaris  Door Sportwerkgever Fryslân in rekening te brengen salariskosten  Netto salaris voor de sportleider  Risico waarborgfonds  Uitvoeringskosten  Netto salaris voor de sportleider

blz. 9

5. Aansluiting bij Sportwerkgever Fryslân  Nieuwe sportleider  Loonbelastingformulier  Proforma berekening  Identiteitsbewijs  Volmacht  Quickscan  Aanmelding/afmelding  Beëindiging relatie met Sportwerkgever Fryslân

blz.10

6. Salarisadministratie  Salarisadministratie  Extra gewerkte uren  Uren wedstrijd begeleiding

blz.11

7. Contractadministratie  Contractadministratie  Mutaties doorgeven  Contract verlengen

blz. 12

8. Ziekteverzuim  Casemanager  Ziekteverzuimbeleid en preventie  Salaris ingeval van ziekte  Aanvulling ziekengeld

blz.13/14/15

  

Vervanging bij ziekte Verzuim protocol Re-integratie

9. Relatie werkgever/werknemer  Ontslagaangelegenheden  Conflictbemiddeling  Rechtsbijstand  Aansprakelijkheidsverzekering

blz.16/17

10. Materiaal werkgeverschapzaken  Functioneringsgesprekken  Risico inventarisatie en evaluatie  Personeelsdossier  Functieprofiel  Opleiding en bijscholen

blz.18

11. Personeelsvoorzieningen  Ziektekosten  Verzekeringen  Scholing

blz. 19

12. Informatie, advies en helpdesk  Website  Contact

blz.20

13. Bijlagen blz.21/ 22  Kosten dienstverlening Sportwerkgever Fryslân en premies per jaar

Inleiding De stichting Sportwerkgever Fryslân heeft op verzoek van uw organisatie het formele werkgeverschap overgenomen voor één of meer personen die feitelijk bij uw vereniging werkzaam zijn. Om de werkzaamheden op een goede manier uit te kunnen voeren is het van belang dat zowel de vereniging (de verantwoordelijke bestuurder) als de medewerker een aantal spelregels/richtlijnen kennen en daar ook naar handelen. Dat voorkomt misverstanden en waarborgt een snelle afhandeling van de noodzakelijke werkzaamheden. Kortom, een goede samenwerking tussen Sportwerkgever Fryslân, de organisatie en de medewerker is nodig om een goede relatie in stand te houden. Dit handboek zal u daarbij van dienst zijn. Daar waar in dit document de term sportvereniging staat kunt u ook lezen sportorganisatie, sportinstelling of een organisatie die sportgerelateerde activiteiten aanbiedt. De stichting Sportwerkgever Fryslân Missie “ Professioneel werkgeverschap, iedere trainer en sportvereniging verdient het! ” Verantwoord sporten met goede trainers en begeleiding is van groot belang voor alle sportverenigingen. Stichting Sportwerkgever Fryslân stimuleert dit door alle sportverenigingen en trainers binnen ons werkgebied te ondersteunen op het gebied van personeelszaken in de breedste zin van het woord. Sportwerkgever Fryslân heeft de kennis en kwaliteit in huis om deze doelgroep te informeren en adviseren over formeel werkgeverschap en volledige overname daarvan te faciliteren. Wij bereiken dit door het leveren van maatwerk, het garanderen van goede arbeidsvoorwaarden. We zijn op dit gebied de spin in het web middels ons breed provinciaal en landelijk netwerk. Sportwerkgever Fryslân is dé werkgever ten behoeve van sportverenigingen en sporttechnisch kader in haar werkgebied. Kernwaarden:  Klantgericht Wij willen een toegevoegde waarde leveren voor onze klanten en communiceren op een open wijze. Wij weten ons goed in onze deelnemers te verplaatsen en vertalen problemen naar oplossingen.  Professioneel Wij willen een betrouwbare en betrokken partner zijn. We hebben de juiste kennis en houden ontwikkelingen bij om onze deelnemers goed te kunnen faciliteren. Daarnaast anticiperen wij op de behoefte van onze deelnemers en wil onze diensten op efficiënte en effectieve wijze ter beschikking stellen.  Integriteit Wij voeren diensten en opdrachten van onze deelnemers met veel zorgvuldigheid en op adequate en consequente wijze uit. Tevens handelen wij altijd naar de geldende (wettelijke) regels en de verantwoordelijkheden van de verschillende partijen in acht nemen.  Kennisgericht We zijn erop gericht om op actieve wijze onze kennis te delen en te vergroten. Tevens weten we vraagstukken van onze deelnemers goed te analyseren en we nemen onze adviesrol zeer serieus.

Directeur/Bestuurder Stichting Sportwerkgever Fryslân wordt (met ingan van 1 maart 2015) bestuurd door Anne Jochum de Vries

Werknemers Sportwerkgever Fryslân De dagelijkse werkzaamheden van de stichting worden uitgevoerd door: • • • • •

Coördinator / conflictbemiddeling / juridische begeleiding Henk Woudstra Adviseur personeelszaken / communicatie Yanna de Vries - van Tol Medewerker personeelszaken / ziekteverzuimbegeleiding / contract administratie Ria Rodenburg - Smit Administratief medewerker / financiële administratie / salaris administratie Allet Gommers - de Vries Administrateur / boekhouding Eize Hoekstra

Deelnemersraad Sportwerkgever Fryslân heeft een deelnemersraad welke desgevraagd de stichting adviseert over ontwikkelingen, trends en beleid De leden van de deelnemersraad bestaan uit bestuursleden van verenigingen welke voor uitvoering van het werkgeverschap bij Sportwerkgever Fryslân zijn aangesloten.

Sportwerkgever Fryslân en de sportvereniging Het eerste contact In het eerste contact tussen de sportvereniging en Sportwerkgever Fryslân wordt u vaak geïnformeerd over onze dienstverlening. Meestal heeft u ook al proforma berekening aangevraagd. Dit doen we kosteloos en geheel vrijblijvend. Dienstbetrekking / loondienst In de meeste gevallen wordt de relatie tussen de sportvereniging en de sportleider gezien als een “dienstbetrekking”. Er is sprake van een dienstbetrekking als wordt voldaan aan de volgende criteria: 1. de sportleider is verplicht gedurende enige tijd arbeid te verrichten; 2. er wordt loon betaald; 3. er is sprake van een gezagsverhouding. Als er sprake is van een dienstbetrekking moeten er premies voor de sociale verzekeringen en loonbelasting worden afgedragen. Formeel werkgever / materieel werkgever Middels het door sportvereniging en sportleider in te vullen aanmeldingsformulier krijgt Sportwerkgever Fryslân het gezamenlijke verzoek om het werkgeverschap op zich te nemen.  Personeels- en Contractadministratie  Salaris uitbetaling  Ziekteverzuimadministratie en –begeleiding Het bestuur van de sportvereniging blijft de materieel werkgever voor de sportleider en zorgt voor minimaal de volgende zaken:  Maken arbeidsvoorwaardelijke afspraken  Opstellen functieprofiel  Dagelijks leiding geven aan werknemer  Aanstellen case manager bij ziekte  Functioneringsgesprekken voeren met werknemer  Risico Inventarisatie en Evaluatie uitvoeren  Dossier opbouw verzorgen van de werknemer  Opleiden en bijscholen werknemer Advies Sportwerkgever Fryslân beschikbaar voor advies over al deze onderwerpen en zijn er ook diverse voorbeeld documenten te vinden op onze website. In hoofdstuk 8 van dit handboek gaan we op deze zaken nog verder in.

Overeenkomsten Arbeidsovereenkomst Tussen de sportleider en Sportwerkgever Fryslân wordt een arbeidsovereenkomst opgesteld. In deze arbeidsovereenkomst zijn alle afspraken vastgelegd. Een arbeidsovereenkomst wordt eerst aangegaan voor bepaalde tijd (tijdelijk) en na maximaal vier overeenkomsten voor onbepaalde tijd. Een tijdelijke arbeidsovereenkomst voor “bepaalde tijd” duurt meestal een jaar (bijvoorbeeld gedurende een seizoen). De wettelijke proeftijd is bij een contract korter dan 2 jaar maximaal 1 maand. Er kan bij een arbeidsovereenkomst van zes maanden of korter geen proeftijd worden afgesproken. Tijdelijke contracten kunnen, als gevolg van de Flexwet, beperkt worden verlengd. Binnen de CAO sportverenigingen kan er maximaal vier keer een tijdelijk contract worden afgesloten waarna bij verlenging automatisch een contract voor onbepaalde tijd ontstaat.

Eerste contract

• Minimaal 3 maanden • Proeftijd van 1 maand of 2 maanden als contract langer duurt dan 2 jaar •Geen proeftijd bij contracten < 6 maanden

Contracten bepaalde tijd

• Maximaal 3 verlengingen van elk 1 jaar. • Hierop is geen proeftijd meer van toepassing

Contract onbepaalde tijd

• Automatisch bij verlenging na 4 tijdelijke contracten. • Of desgewenst mogelijk na afloop eerder contract

Terugval naar eerste stap na contract stop van 3 maanden en 1 dag

Overeenkomst met de vereniging Parallel aan de arbeidsovereenkomst wordt er een overeenkomst opgesteld tussen de sportvereniging en Sportwerkgever Fryslân waarin de relatie tussen de vereniging (materieel werkgever) en Sportwerkgever Fryslân (formeel werkgever) is vastgelegd.

Collectieve Arbeidsvoorwaarden CAO sportverenigingen Sportwerkgever Fryslân valt onder de werkingssfeer van de CAO voor sportverenigingen. De bepalingen in deze CAO zijn van toepassing op alle werknemers die bij ons in dienst zijn. De CAO is gepubliceerd op de website en te vinden in de ordner. Onder de werkingssfeer van de CAO vallen ook de andere sportservicebureaus van Groningen, Drenthe, Noord-Holland en NoordBrabant. CAO sportverenigingen met pensioenregeling We kennen een pensioenvoorziening, Een pensioenregeling draagt bij aan het aantrekken en behouden van gekwalificeerd technisch kader en het verbeteren van de arbeidsvoorwaarden in de sportsector. Het pensioenfonds Zorg en Welzijn (PFZW) biedt een regeling aan, met de volgende belangrijke elementen:  De sportleider beslist of hij/zij wil deelnemen.  De pensioenpremie wordt in 8 jaar (vanaf 2011) opgebouwd naar 100%;  De (materieel) werkgever en de sportleider dragen ieder50% bij aan de pensioenpremie. Voor meer informatie, brochure en aanmelden verwijzen we u naar de website. U kunt ook contact opnemen met Sportwerkgever Fryslân. Zie hier voor de CAO Sportverenigingen met pensioenregeling.

Salarisschaal In de CAO zijn salarisafspraken gemaakt. De hierin genoemde minimum salarissen moeten minimaal aan de sportleider worden betaald. U mag wel meer dan het genoemde maximum afspraken met de sportleider.

Salaris en door te berekenen lasten Salaris Het salaris wordt vastgesteld in overleg tussen de sportvereniging en de sportleider. Houdt rekening met de minimum salarissen in de CAO voor sportverenigingen. Bij het vaststellen van de hoogte van de vergoeding voor reiskosten worden de fiscale richtlijnen gevolgd. Door Sportwerkgever Fryslân in rekening te brengen loonkosten Naast het bruto-salaris van de sportleider komen de werkgeverslasten sociale verzekeringen voor rekening van de werkgever. De totale loonkosten worden bij de sportvereniging in rekening gebracht. Uitvoeringskosten Werkgeverschap leidt tot aanvullende kosten zoals de aansprakelijkheidsverzekering, de loondoorbetaling bij ziekte, juridische ondersteuning en andersoortige wettelijke verplichtingen. Wij brengen daarvoor een percentage in rekening. Dit percentage wordt berekend over het bruto salaris + werkgeverslasten sociale verzekeringen. Zie de bijlage kosten dienstverlening. Administratiekosten De kosten van werkzaamheden die betrekking hebben op salarisadministratie, de contractadministratie en de ziekteadministratie brengen wij in rekening bij de sportvereniging. Zie bijlage voor huidige kosten dienstverlening. Netto salaris voor de sportleider Het netto-salaris is het salaris wat de sportleider rond de 22e van de maand op zijn rekening krijgt. Dit is het bruto-salaris verminderd met, voor zover van toepassing, de loonheffing en sociale lasten.

Humphrey Terpstra, Belastingdienst Noord sportloket “ Het zijn uiteindelijk de feiten en omstandigheden die bepalen of de werkzaamheden vrijwillig worden uitgevoerd of bij wijze van beroep. Zo kan ’t dus gebeuren dat iemand die bij meerdere organisaties trainerstaken uitvoert niet als een vrijwilliger wordt beschouwd. ”

Aanmelden bij Sportwerkgever Fryslân Nieuwe sportleider Heeft u als bestaande deelnemer bij Sportwerkgever Fryslân een nieuwe sportleider die u wilt aanmelden dan gebruikt u daarvoor het aanmeldingsformulier dat uit verschillende delen bestaat. De nieuwe trainer vult deel A in. De vereniging vult samen met de trainer deel C in en stuurt alles getekend naar Sportwerkgever Fryslân. Alleen als er veranderingen zijn binnen de verenigingsgegevens moet ook deel B ingevuld te worden.  Deel A medewerker gegevens  Deel B sportorganisatie gegevens  Deel C contract gegevens Proforma berekening verenigingskosten Wilt u eerst een idee van de kosten hebben? Vul dan het formulier in voor een proforma berekening. U krijgt dan binnen 3 werkdagen deze berekening, in pdf-format per mail toegestuurd. Loonbelasting formulier Afhankelijk van de persoonlijke situatie dient loonbelasting betaald te worden over het brutosalaris. De werkgever moet daarover door de medewerker geïnformeerd worden. De medewerker kan daarvoor het Model opgaaf gegevens voor de loonheffing invullen. Identiteitsbewijs De medewerker dienst bij de aanmelding ook een kopie van zijn identiteitsbewijs bij te voegen. Zodra deze verloopt is de medewerker verantwoordelijk om Sportwerkgever Fryslân te voorzien van een nieuwe kopie. Volmacht namens bestuur Middels de volmacht wordt het de sportvereniging mogelijk gemaakt één bestuurslid aan te wijzen die namens de andere bestuursleden de arbeidsovereenkomst, respectievelijk overeenkomst e.d. kan ondertekenen. Bij wijziging van de samenstelling van het bestuur dient een nieuwe Volmacht te worden opgesteld. Quick-scan Om de sportvereniging of organisatie te helpen bij het bepalen van de salarisschaal waarin de sportleider thuishoort heeft Sportwerkgever Fryslân de Quickscan ontwikkeld. Aanmelding/afmelding Als uw vereniging tot nu toe zelf als formeel werkgever optrad heeft u een eigen loonbelastingnummer en aansluitnummer bij het UWV. Zodra Sportwerkgever Fryslân de werkgeversverplichtingen overneemt dan moet de vereniging zelf voor afmelding als werkgever bij het UWV zorgdragen. Beëindiging relatie met Sportwerkgever Fryslân De relatie tussen de sportvereniging en Sportwerkgever Fryslân is vastgelegd in een overeenkomst en deze eindigt op het moment dat de arbeidsovereenkomst met de betreffende sportleider rechtsgeldig is beëindigd, nadat aan alle daaruit voortvloeiende (financiële) verplichtingen is voldaan.

Salarisadministratie Alle noodzakelijke handelingen worden door Sportwerkgever Fryslân verzorgd, zoals het maandelijks verwerken van salarissen en de verzorging van de uitbetaling. Afdrachten van sociale premies en loonheffing aan de Belastingdienst; eventuele afdrachten aan pensioenfonds; meldingen aan de belastingdienst; verzending van de salarisstrookjes en de jaaropgaven voor de sportleiding; betalingsoverzichten (doorberekening) voor de vereniging etc. De sportvereniging kan voor het betalen van de doorbetaling gebruik maken van een automatische incasso of ontvangt na uitbetaling aan de sportleider een factuur.   



Het salaris wordt rond de 22e van de maand aan de sportleider overgemaakt; De sportleider ontvangt maandelijks een salarisstrook per e-mail. De vereniging moet er rekening mee houden dat mutaties vóór de 16e van de maand bij Sportwerkgever Fryslân bekend moeten zijn, wil verwerking in diezelfde maand nog plaats kunnen vinden; Mutaties worden alleen verwerkt wanneer deze schriftelijk door de sportvereniging en sportleider kenbaar gemaakt.

Extra of minder gewerkte uren Als de sportleider meer of minder uren maakt dan is overeengekomen kan dit verrekend worden met het salaris. U kunt hiervoor gebruik maken van het formulier Urendeclaratie op onze website. Regeling regenlessen bij tennisleraren De tennislessen welke niet gegeven zijn vanwege de weersomstandigheden worden in principe altijd ingehaald. De lesnemer heeft betaald voor het overeengekomen aantal lessen en heeft als zodanig ook recht op die lessen. We hebben de volgende richtlijnen: Bij een lessencyclus van 15 of meer weken mogen twee lessen uiteindelijk toch vervallen als ze niet meer ingehaald kunnen worden. Bij minder dan 15 weken mag uiteindelijk één les vervallen. De tennisleraar heeft recht op een reiskostenvergoeding als hij voor het geven van de inhaallessen EXTRA reiskosten heeft gemaakt. Indien de lessencyclus vanwege de weersomstandigheden niet volledig is afgerond, komen de uitgevallen lessen voor rekening van de tennisvereniging; er wordt niet gekort op het salaris van de tennisleraar. Berekenen vakantiedagen Voor het berekenen en bijhouden van de vakantie dagen van de sportleider is de sportvereniging of organisatie zelf verantwoordelijk. Op de proforma berekening welke de sportvereniging van Sportwerkgever Fryslân heeft ontvangen staat vermeld hoeveel vakantieweken de sportleider opbouwt gedurende het dienstverband.

Contractadministratie Bij de verzending van de arbeidsovereenkomst en de overeenkomst vragen wij de vereniging om zorg te dragen voor ondertekening van deze overeenkomsten en ze zo spoedig mogelijk te retourneren. De uitbetaling van het loon volgt pas nadat de contracten getekend retour ontvangen zijn. De originele overeenkomsten worden gearchiveerd. Beide partijen ontvangen van Sportwerkgever Fryslân een kopie-exemplaar voor de eigen administratie; Mutaties doorgeven Voor het wijzigen van de arbeidsovereenkomst dient de sportorganisatie het formulier Mutatiebevestiging te gebruiken. Door ondertekening van dit formulier stemt ook de werknemer in met de voorgestelde wijziging. Zonder deze schriftelijke bevestiging wordt de mutatie niet in behandeling genomen. Contract verlenging Bij een aflopend tijdelijk contract ontvangt u van Sportwerkgever Fryslân daarvan tijdig bericht. Via de ontvangen checklist kunt bevestigen of de arbeidsovereenkomst voortgezet of beëindigd moet worden. Aanzegging De sportleider moet minimaal een maand voordat de tijdelijke arbeidsovereenkomst eindigt op de hoogte worden gebracht of de overeenkomst wel of niet beëindigd wordt.

Ziekteverzuim De stichting Sportwerkgever Fryslân heeft verplichtingen op het gebied van ziekte. Dan gaat het over bijvoorbeeld over werkzaamheden in het kader van ziekteverzuim, ziektebegeleiding, ziekteadministratie, ziektepreventie e.d. In de Arbo-wet en de Wet Poortwachter is daarover het één en ander vastgelegd. Wij streven er naar arbeidsongeschiktheid te voorkomen en zoveel mogelijk te beperken. Daarvoor hebben wij ook een overeenkomst afgesloten met de Arbodienst van de Friesland Zorgverzekeraar. Case manager Van de sportorganisatie wordt verwacht dat zij iemand aanwijst die bij ziekte van de sportleider, namens de sportvereniging, optreedt als contactpersoon voor zowel Sportwerkgever Fryslân als de sportleider. Bereikbaarheid Tijdens de arbeidongeschiktheid dient de casemanager met de sportleider afspraken te maken over bereikbaarheid. De bedrijfsarts en/of casemanager moeten de medewerker kunnen bereiken op het opgegeven adres en tijdstippen. Bezoeken bedrijfsarts (BA) Er zijn een aantal redenen die een bezoek van of aan de bedrijfsarts noodzakelijk maken. Daarbij moet gedacht worden aan een noodzakelijk geachte intensieve begeleiding, een verzoek van de stichting Sportwerkgever Fryslân, bij herhaaldelijke arbeidsongeschiktheid, op verzoek van de medewerker zelf of op verzoek van de bedrijfsarts. Ziekte tijdens vakantie Als de medewerker tijdens vakantie (ook in het buitenland) arbeidsongeschikt raakt is melding bij Sportwerkgever Fryslân en de casemanager verplicht. De medewerker stuurt een ziekteverklaring van een behandelende arts ter plaatse aan Sportwerkgever Fryslân. Salaris in geval van ziekte Sportwerkgever Fryslân draagt zorg voor de loondoorbetaling bij ziekte van de sportleider, conform de richtlijnen van de CAO voor sportverenigingen. Na twee jaar ziekte mag, onder voorwaarden, de arbeidsovereenkomst beëindigd worden. Bij de loondoorbetaling geldt voor de sportvereniging een eigen risico periode, zijnde de maand waarin de sportleider ziek wordt en de daarop volgende maand. De reiskostenvergoeding wordt in de lopende maand van de ziektemelding nog doorbetaald en in de eerst volgende maand dat de sportleider weer het werk gaat weer betaald. Vervanging tijdens ziekte Ziekte van de sportleider levert bij de meeste sportverenigingen en organisaties problemen op. Er moet plotseling iets geregeld worden en vervanging is vaak moeilijk te vinden. Sportwerkgever Fryslân heeft een pool van kandidaten per tak van sport die eventueel beschikbaar zijn voor vervanging. U kunt in voorkomende gevallen met ons bellen. Ook kunt zich de vacaturesite, www.sportvacnoord.nl raadplegen. Voor de vervangende sportleider kan Sportwerkgever Fryslân een ziekte vervangingscontract opstellen en ook daarvoor de administratie en salarisbetaling verzorgen.

Ziekteverzuim protocol

ZIEK- en HERSTELDMELDING 1. De medewerker meldt zich arbeidsongeschikt bij de personeelsadministratie van de stichting Sportwerkgever Fryslân (0513-630670) en bij de casemanager van de sportorganisatie(s) waarvoor hij/zij de werkzaamheden verricht. De medewerker meldt zich voor 10.00 uur arbeidsongeschikt op de eerst mogelijke werkdag. 2. Als de medewerker zich ziek meldt bij STK Fryslan worden vragen gesteld over personalia, aard van de arbeidsongeschiktheid, prognose en verblijfadres. 3. De casemanager dient, zodra de medewerker zich arbeidsongeschikt heeft gemeld, contact op te nemen met de personeelsadministratie van de stichting Sportwerkgever Fryslân ( 0513-630670). 4. Sportwerkgever Fryslân bevestigt, nadat ook het contact met de casemanager heeft plaatsgevonden, de afspraken die in het kader van de arbeidsongeschiktheid zijn gemaakt. Dit gebeurt via een mailbericht aan de medewerker en de casemanager. 5. Indien dat noodzakelijk wordt geacht door de stichting Sportwerkgever Fryslân zal, na overleg met de casemanager, contact worden gezocht met de arbodienst over mogelijke vervolgacties. De medewerker en casemanager zullen daarover door de stichting Sportwerkgever Fryslân worden geïnformeerd. De medewerker dient in dit kader mee te werken aan activiteiten die gericht zijn op herstel, bijvoorbeeld door gehoor te geven aan een oproep door de bedrijfsarts, dan wel door de werkzaamheden gedeeltelijk te hervatten. 6. Zodra de medewerker zelf van oordeel is, dat de werkzaamheden hervat kunnen worden, dient de medewerker zich op de eerste dag waarop de arbeid wordt hervat zich hersteld te melden bij de stichting Sportwerkgever Fryslân en de casemanager. 7. Indien de stichting Sportwerkgever Fryslân of de medewerker het oneens zijn met een beoordeling van de bedrijfsarts bestaat er de mogelijkheid een tweede advies aan te vragen. 8. Een medewerker is wettelijk verplicht mee te werken aan (gedeeltelijke) re-integratie. Als de medewerker niet conform het verzuimprotocol handelt, kunnen maatregelen worden genomen 9. Indien er, voorafgaande aan de oproep, zonder opgaaf van een geldige reden, geen gevolg wordt gegeven aan de oproep van de Bedrijfsarts of andere oproepen in het kader van de re-integratie zullen de kosten op de medewerker worden verhaald. 10. De medewerker die zijn/haar tijdens vakantie (ook in het buitenland) arbeidsongeschikt raakt moet dit ook melden bij de stichting Sportwerkgever Fryslân en de casemanager. De medewerker moet een ziekteverklaring van een behandelend arts ter plaatse, aan de stichting Sportwerkgever Fryslân zenden. RE-INTEGRATIE In de preambule van de CAO voor sportverenigingen zijn een aantal afspraken gemaakt over arbeid en gezondheid, waarbij specifieke aandacht voor preventie, verzuimbegeleiding, reintegratie en de wet Wia. Hieronder een samenvatting. Verzuimbegeleiding 1. In geval van arbeidsongeschiktheid en indien langdurig ziekteverzuim wordt verwacht, zal de formeel werkgever, in en ná overleg met de materieel werkgever, er voor zorg dragen dat er een gesprek tussen de ARBO -arts en de betrokken werknemer plaatsvindt.

2. De formeel werkgever zal de ziekteverzuimvoorschriften aan alle werknemers bekendmaken. Deze ziekteverzuimvoorschriften (en eventuele wijzigingen daarin) worden vastgesteld door de CAO partijen. Re-integratie 1. Tijdens het re-integratie proces van de werknemer is de materieel werkgever verplicht zich in te spannen om de betrokken werknemer (rekening houdend met diens beperkingen) te herplaatsen in de eigen functie, ook als dat technische aanpassingen van de werkplek of een aanpassing in de organisatie vereist. Wettelijke mogelijkheden zullen daarbij maximaal worden benut. Als herplaatsing in de eigen functie niet mogelijk is, zal de materieel werkgever zich inspannen om de werknemer te herplaatsen in een andere functie binnen de organisatie. 2. Indien de materieel werkgever aannemelijk kan maken waarom er geen andere functie voor de betrokken werknemer in aanmerking komt, of een geschikte functie te maken is door een andere groepering van taken en/of aanpassing van de werkomgeving en/of de gebruikelijke prestatienormen, zal het door de materieel en formeel werkgever en werknemer op te stellen plan van aanpak worden gericht op het vinden van passend werk buiten de organisatie van de materieel werkgever, maar beperkt tot de organisaties van de materieel werkgevers waarmee de formeel werkgever een overeenkomst heeft. 3. Indien tewerkstelling in een passende functie (intern of elders) her-, om- of bijscholing vereist, zal de formeel werkgever in overleg met de materieel werkgever én de werknemer een bijscholingsplan maken. Eventuele scholing vindt plaats in werktijd en op kosten van de materieel werkgever, voor zover de werknemer én méér dan de helft van zijn inkomen uit de sport genereert én de daaruit gegenereerde inkomsten minimaal gelijk is aan het bijstandsniveau. Wet WIA Indien naar het oordeel van het CWI/UWV is voldaan aan hetgeen van de formeel werkgever in dit kader wordt verwacht, mag de formeel werkgever ná 104 weken, de arbeidsovereenkomst beëindigen.

Relatie werkgever/werknemer Conflictbemiddeling De sportvereniging stuurt de sportleider aan. Mochten er in die arbeidsrelatie irritaties ontstaan met kans op conflicten moet de sportvereniging onmiddellijk contact zoeken met Sportwerkgever Fryslân om de vervolgstappen te bespreken. Wij beschikken over de kennis en de ervaring om de vereniging hierbij te adviseren. Vanzelfsprekend is het ook voor de sportleider mogelijk om, ingeval van problemen, Sportwerkgever Fryslân in te schakelen voor advies of bemiddeling. Rechtsbijstand Conflicten tussen sportvereniging en sportleider hebben soms tot gevolg dat een zaak ‘escaleert’. Mocht dat toch gebeuren dan is juridische ondersteuning via Sportwerkgever Fryslân mogelijk. Alleen de kosten voor de juridische bijstand, voor zover deze betrekking hebben op de arbeidsrelatie, komen voor rekening van Sportwerkgever Fryslân. Eventuele ontslagvergoedingen en dergelijke komen voor rekening van de sportvereniging. Beëindigen van de arbeidsovereenkomst Het voorkomen dat een arbeidsovereenkomst eerder dan verwacht moet worden beëindigd. Sport Fryslân draagt zorg voor de afronding van het ontslagtraject. Breng ons zo snel mogelijk op de hoogte. 1. Ontslag met wederzijds goedvinden; beide partijen stemmen er mee in. Gebruik dan het formulier beëindiging arbeidsovereenkomst om dit aan ons kenbaar te maken. Na ontvangst van dit door beide partijen getekende formulier zal Sportwerkgever Fryslân de arbeidsovereenkomst beeindigen en zorg dragen voor een juiste afhandeling. 2. De sportleider neemt ontslag; de sportleider moet hierbij rekening houden met de opzegtermijn, teneinde de andere partij in de gelegenheid te stellen vervanging te regelen; 3. Ontslag op initiatief van de vereniging; ontslagtraject loopt via UWV of de kantonrechter. Er kan ook voor gekozen worden om samen een vaststellingsovereenkomst op te stellen, waarin beide partijen de voorwaarden opnemen waaronder de arbeidsovereenkomst kan worden beëindigd. 4. Ontslag op staande voet; er moet dan wel een dringende reden zijn. Dat is een lastige materie. Zoek daarom eerst contact met Sportwerkgever Fryslân om de mogelijkheden te bespreken. Zolang de arbeidsovereenkomst niet rechtsgeldig is beëindigd blijft de sportvereniging verantwoordelijk voor de betaling van de salaris en bijkomende kosten waarvoor zij maandelijks een factuur ontvangen van Sportwerkgever Fryslân. Aansprakelijkheidsverzekering Het kan voorkomen dat sportleiders aansprakelijk worden gesteld voor het ontstaan van schade. Dat kan voor alle betrokken partijen vervelende consequenties kan hebben. Sportwerkgever Fryslân heeft voor de sportleider een aansprakelijkheidsverzekering afgesloten.

Goed werkgeverschap Ondanks dat Sportwerkgever Fryslân de formele werkgever is de sportvereniging zelf verantwoordelijk voor het functioneren en het welzijn van de sportleider Dat vereist dat u zorgvuldig met de medewerkers om gaat. Om uw rol als materieel werkgever op een goede manier invulling te geven helpt Sportwerkgever Fryslân u graag op weg. Functieprofiel Voor sportverenigingen en organisaties die een werknemer in dienst hebben vormt het functieprofiel een belangrijk instrument. Bespreek samen met de sportleider het takenpakket en stel een functieprofiel op. Hiermee wordt ook duidelijk welke taken bij de sportleider liggen en welke taken door het bestuur worden opgepakt. Dan zijn de wederzijdse verwachtingen ook duidelijk. Een format voor een functieprofiel voor de sportleider vindt u op onze website. Functioneren en beoordelen Een aspect van dit “goed werkgeverschap” is het regelmatig samen met de sportleider het functioneren te bespreken/beoordelen. We adviseren deze gesprekken schriftelijk vast te leggen in een personeelsdossier. En het verslag is natuurlijk een goed basis voor de vervolggesprekken. Op onze website vindt u een format functioneringsgesprek. Dossier opbouwen Het komt nogal eens voor bij sportverenigingen dat afspraken tussen de trainer en het bestuur op informele wijze (in de sporthal of naast het trainingsveld) worden gemaakt. En vaak worden deze afspraken ook niet Werkgeversorganisatie in de Sport: “ schriftelijk bevestigd. Het nut van een goed Veel organisaties en verenigingen personeelsdossier wordt door de sportverenigingen nog te vragen zich af of het de moeite waard vaak onderschat.. We kunnen je hiermee helpen met onze is om de RI&E uit te voeren. Naast het checklist; deze staat op onze website. feit dat de uitvoering van de RI&E een wettelijke verplichting is voor Risico Inventarisatie en Evaluatie werkgevers met werknemers in dienst, Met het uitvoeren van een Risico Inventarisatie & Evaluatie is het belangrijk dat je als vereniging krijg je inzicht in de risico’s binnen de vereniging en een nadenkt over het sportklimaat dat je advies hoe je ze kunt oplossen. Een sportvereniging met aan je sporters wilt bieden.” minimaal 1 werknemer in dienst is verplicht een risico inventarisatie en evaluatie (RI&E) te doen. Onze partner Werkgevers Organisatie in de Sport (WOS) heeft een door NOC-NSF ondersteunde RI&E laten maken, welke specifiek gericht is op sportorganisaties, u kunt deze downloaden op onze website. Scholing Over de scholing van de werknemer is het één en ander vastgelegd in de CAO sportverenigingen in artikel 9. Indien een werknemer een scholing volgt dient deze direct effect te hebben op de uitvoering van de huidige functie, dit kan op verzoek van de materieel werkgever (de sportvereniging of organisatie) of op verzoek van de werknemer (sportleider) zelf. De materieel werkgever stelt per kalenderjaar 1% van het bruto jaarsalaris ter beschikking voor scholing met een minimum van € 75,00 per kalenderjaar. Deze bijdrage zal nooit méér bedragen dan de werkelijke kosten. De verdeling van de overige kosten van de scholing worden in overleg tussen materieel werkgever en werknemer verdeeld. Sportwerkgever Fryslân heeft met het CIOS Heerenveen afspraken gemaakt over een extra korting voor medewerkers van Sportwerkgever Fryslân.

Personeelsvoorzieningen Ziektekosten Alle STK trainers kunnen een collectiviteitkorting krijgen met betrekking tot de ziektekostenverzekering. De volgende kortingen zijn mogelijk: 1. De Friesland Zorgverzekeraar. 8% korting op zowel de basis als aanvullende verzekeringen. 2. Zilveren Kruis Achmea. 7,5% korting op de basis verzekering en 10% op de aanvullende verzekeringen. Verzekeringen Met Centraal Beheer Achmea zijn afspraken gemaakt voor kortingen op diverse verzekeringen, zoals woon- en autoverzekeringen. Tot 30% korting op verzekeringen. Kijk hier voor volledig een overzicht. Meer informatie of aanmelden? Stuur een e-mail met je voorkeur voor verzekeraar voor ontvangst van het collectiviteitsnummer. Daarmee kun je je aanmelden op de website van de verzekeraar.

Contactgegevens Sportwerkgever Fryslân Postadres Bezoekadres Bereikbaar Website E-mail Telefoon Twitter

Postbus 178 8440 AD Heerenveen De Opslach 61 8448 GV Heerenveen Maandag t/m vrijdag 08.00 - 17.00 uur www.sportwerkgeverfryslan.nl [email protected] 0513-630 660 twitter.com/sportfryslan

Raadpleeg de helpdesk van Sportwerkgever Fryslân Uit de praktijk blijkt dat de verenigingsbestuurders niet altijd bekend zijn met wat er nog van hen verlangd wordt en wat er nu precies geregeld dient te worden in het kader van personeelszaken. Ook door bestuurswisselingen wil de kennis nog wel eens verdwijnen. Om die reden heeft Sportwerkgever Fryslân een online helpdesk gemaakt. Daar vindt u een uitleg van alle trefwoorden die voor het bestuur van toepassing zijn.

Kosten dienstverlening Sportwerkgever Fryslân en premies 2015 Genoemde percentages en bedragen gelden per 1 januari 2015 Premiepercentages Sociale Wetgeving: WIA (Wet werk en inkomen naar arbeidsvermogen) Whk (premie Werkhervattingskas) WW-Awf (Werkloosheidswet) ZVW (Zorgverzekeringswet) Sectorfonds

werkgever 5,75 % 0,77 % 2,07 % 6,95 % 2,05 %

Loonheffing/premie volksverzekeringen: Ingehouden wordt volgens bepaalde schijven: Tot 65 jaar + 1 maand €0 tot € 19.822 36,25 % lh/pvv € 19.822 t/m € 33.589 42 % lh/pvv € 33.589 t/m € 57.585 42 % lh € 57.585 of hoger 52 % lh

werknemer -

65 jaar +1 maand en ouder 18,60 % lh/pvv 24,10% lh/pvv 42% lh 52% lh

Vakantietoeslag: De vakantietoeslag bedraagt 8 % van het bruto salaris. Tarieven dienstverlening Sportwerkgever Fryslân: Overname werkgeverschap Entreekosten: geen Uitvoeringskosten: € 18,25 per maand Bijdrage Risicowaarborgfonds: 8% over de loonsom *) Eigen risico bij ziekte: tot de derde maand

Personeel & Salarisadministratie geen € 24,20 per maand incl. BTW geen volledig eigen risico

*) Bruto loon + werkgeverslasten sociale verzekeringen Informatie en advies: Gratis voor alle sportverenigingen en overige organisaties in ons werkgebied. BTW richtlijnen Sportwerkgever Fryslân De dienstverlening is bij ‘Overname werkgeverschap’ van BTW vrijgesteld. Er zijn enkele uitzonderingen; de volgende richtlijnen zijn van toepassing: 1. Er is een volledige BTW vrijstelling voor sporttechnisch kader dat werkzaam is bij sportverenigingen, -organisaties of -instellingen. 2. Er wordt 6% BTW in rekening gebracht bij tennisleraren. De BTW wordt berekend over het totale bedrag van het brutosalaris en de werkgeverslasten voor de sociale verzekeringen. 3. In alle andere gevallen wordt 21% BTW in rekening gebracht over het brutosalaris en de werkgeverslasten voor de sociale verzekeringen. 4. Als de vereniging zelf werkgever blijft en Sportwerkgever Fryslân voert het dienstpakket “Personeel en Salarisadministratie uit’, wordt 21% BTW in rekening gebracht over de uitvoeringskosten.