Handboek organisatie patiëntbijeenkomsten

Handboek organisatie patiëntbijeenkomsten Diabetesvereniging Nederland Mensen met diabetes type 2 actief aan de slag laten gaan met zelfmanagement.

versie 2.0 mei 2013

Handboek organisatie patiëntbijeenkomsten Mensen met diabetes type 2 actief aan de slag laten gaan met zelfmanagement

versie 2.0 mei 2013

Handboek organisatie patiëntbijeenkomsten

Inhoudsopgave Inleiding

1

Doel van dit document Leeswijzer Meer informatie Dank

2 2 2 3

Patiëntbijeenkomsten: Voor wie?

4

Partners van patiënten Specifieke doelgroepen Doel van de bijeenkomst Verschillende partijen De patiënten: georganiseerd in DVN Zorgaanbieders: zorggroepen Zorgaanbieders: praktijkondersteuners Huisartsen (POH’ers) Zorgaanbieders: andere zorgverleners De financiers: zorgverzekeraars

5 5 6 7 7 8 8 9 9

De bijeenkomst vormgeven

10

Format van de patiëntbijeenkomsten Thema’s Datum, plaats en tijdstip Sprekers Gesprekstafels Tafelbegeleiders Huiswerk Marktplaats Luchtige programmaonderdelen Verschil in opzet Dagvoorzitter

11 11 11 12 14 14 15 16 17 17 17

Organiseren

19

Kosten Inkomsten Een locatie kiezen Communicatie met deelnemers Deelnemers uitnodigen Tafelbegeleiders en vrijwilligers werven Communicatie met vrijwilligers en andere betrokkenen

19 19 20 20 21 23 23

De organisatie in goede banen leiden

25

De projectleider Projectorganisatie

25 26

i


Projectplan Draaiboek Werkpakketten samenstellen

27 28 28

Evaluatie

31

Evaluatie medewerkers Evaluatie deelnemers Evaluatie met projectteam

31 31 31

Tijdens de bijeenkomst: laatste tips

32

Colofon

33

Bijlagen en voorbeelddocumenten

34

ii


Inleiding Nu steeds meer Nederlanders diabetes hebben, vooral diabetes type 2, wordt er hard gewerkt aan verbetering van de kwaliteit van diabeteszorg. Dat gebeurt enerzijds door het zorgaanbod uit te breiden. Om de kwaliteit van zorg voor Anderzijds worden er verschillende initiatieven genomen mensen met diabetes type 2 te om mensen met diabetes beter te informeren over diabetes, verhogen is de NDF Zorgstandaard Diabetes type goede diabeteszorg en hun eigen rol daarin. Een 2 ontwikkeld. In de belangrijke stap in deze kwaliteitsverbetering is de Zorgstandaard zijn richtlijnen ontwikkeling van de Zorgstandaard, Zorgwijzer en het opgenomen voor goede Individueel Zorgplan (zie kader). diabeteszorg van alle disciplines.

Om zorgverleners en mensen met diabetes te stimuleren deze documenten daadwerkelijk te gebruiken, begon Diabetesvereniging Nederland (DVN) het project 'De Zorgstandaard standaard maken met behulp van de Zorgwijzer type 2 en het Individueel Zorgplan Diabetes’. Het project was onderdeel van het Nationaal Actieprogramma Diabetes (NAD).

Voor patiënten is een speciale versie gemaakt: de Diabetes Zorgwijzer type 2. In de Zorgwijzer is te lezen wat een patiënt van zorgverleners kan verwachten en wat er van hem wordt verwacht. Daarnaast is er het Individueel Zorgplan Diabetes, waarmee patiënten en zorgverleners afspraken kunnen vastleggen over behandeling en streefdoelen.

Achterliggend doel van dit project was het vergroten van zelfmanagement bij mensen met diabetes type 2. Dit heeft twee positieve gevolgen. Ten eerste leidt het tot meer grip op diabetes en daarmee tot betere kwaliteit van leven. Daarnaast heeft het gevolgen voor de kwaliteit van zorg: een patiënt die goed is geïnformeerd, zal zich mondiger opstellen tegenover zorgverleners en vragen om goede zorg. We begonnen dit project eenvoudig: met het uitdelen van de Zorgwijzer Diabetes type 2. Daar zijn we snel mee gestopt. Het had namelijk nauwelijks effect. Mensen waren enthousiast over de Zorgwijzer, maar vonden dat deze vooral nuttig was voor anderen. Daarna besloten we mensen direct aan te spreken op zelfmanagement in regionale patiëntbijeenkomsten. Een pilotbijeenkomst is een Samen met DVN-kaderleden, praktijkondersteuners en andere zorggroepmedewerkers hebben we plannen gemaakt voor deze bijeenkomsten, gediscussieerd over de invulling ervan en ze vervolgens uitgevoerd als pilotbijeenkomsten onder de naam Verlangen & Ontmoetingen Cafés. Alle ervaringen die we hebben opgedaan met het organiseren van deze pilotbijeenkomsten hebben we verzameld en omgezet in aanbevelingen in dit handboek. Met dit handboek kan iedereen die soortgelijke bijeenkomsten wil organiseren, direct aan de slag.

proefbijeenkomst voor een nieuw format. In dit handboek worden drie regionale bijeenkomsten in Enschede (najaar 2012), vier bijeenkomsten op stadsdeelniveau in Rotterdam (begin 2013) en twee bijeenkomsten op buurtniveau in Arnhem (voorjaar 2013) bedoeld waar gesproken wordt over ‘de pilotbijeenkomsten’.

1


Doel van dit document Dit handboek is bestemd voor iedereen die patiëntbijeenkomsten wil organiseren om mensen met diabetes te motiveren de regie te nemen in hun zorgproces. Dat kunnen ervaringsdeskundigen zijn, medewerkers van DVN of zorggroepen, maar natuurlijk ook andere belangstellenden. Een blauwdruk is dit rapport beslist niet. Het is een verslag van ervaringen, indrukken en ideeën die zijn opgedaan met de pilotbijeenkomsten. Het bevat aanbevelingen en handvatten om mee te beginnen. Omdat we graag anderen willen laten meeprofiteren van onze successen en vergissingen.

Leeswijzer Het handboek is chronologisch ingedeeld. We beginnen met de eerste, oriënterende fase, daarna beschrijven we het organiseren en voorbereiden van de bijeenkomsten, de bijeenkomsten zelf en ten slotte de evaluatie en afronding. Elk hoofdstuk wordt afgesloten met praktische tips. Tip: Tips zien er zo uit. Daardoor zijn de belangrijkste tips uit het handboek in één oogopslag te vinden. Verschillende keren wordt verwezen naar voorbeelddocumenten en sjablonen. Al deze documenten zijn beschikbaar als downloads voor eigen gebruik vanaf de online projectwebsite: www.dvn.nl/nad Dat wordt in de tekst duidelijk aangegeven:  Wanneer een voorbeelddocument, download of link op de projectwebsite te vinden is, wordt dat op deze manier in dit handboek aangegeven. Achterin dit handboek staat een overzicht van alle bronnen en voorbeelden die op deze website kunnen worden gedownload.

Meer informatie Op de projectwebsite is ook achtergrondinformatie te vinden, waaronder:  Zorgstandaard Diabetes type 2  Zorgwijzer Diabetes type 2  Individueel Zorgplan

2


Dank We zijn THOON, Diabetes Zorggroep Zeist, De Roerdomp, STERK, OSER, HKZ Arnhem en Zorggroep Hardenberg erkentelijk voor hun medewerking in de pilotbijeenkomsten.

Vanwege de leesbaarheid is gekozen voor hij en niet hij/zij.

3


Patiëntbijeenkomsten: Voor wie? De patiëntbijeenkomsten zijn gericht op mensen met diabetes type 2 en hun partners. Diabetes type 2 is de meest voorkomende vorm van diabetes in Nederland. Hoewel tegenwoordig ook jongere mensen diabetes type 2 hebben, zijn de meeste mensen met diabetes type 2 ouder dan 60 jaar. Dat geldt ook voor de bezoekers van de patiëntbijeenkomsten. Dat de doelgroep uit ouderen bestaat, heeft gevolgen voor de bijeenkomsten. Bezoekers zijn mogelijk slecht ter been, willen liever niet te lange afstanden afleggen, zeker niet later op de avond en zijn vaak op vakantie buiten het hoogseizoen. Tip: De meeste deelnemers zijn ouder dan 60 jaar. Denk daarom goed na over de datum, het tijdstip, de reisafstand en de toegankelijkheid van de locatie waar de bijeenkomst plaatsvindt. Tip: Ouderen gaan vaak buiten het hoogseizoen op vakantie. De beste tijd voor een bijeenkomst is daarom beperkt: januari vanaf de tweede week, februari (let op voorjaarsvakantie), maart, april (let op Pasen en Koningsdag), mei (let op meivakantie, Hemelvaart en Pinksteren), eind september, oktober (let op herfstvakantie) en november. De meeste mensen met diabetes type 2 worden behandeld door hun huisarts. De makkelijkste manier om hen uit te nodigen voor een patiëntbijeenkomst is daarom via hun huisarts of zorggroep. Bij de pilotbijeenkomsten hebben wij hiervoor succesvol samengewerkt met verschillende zorggroepen. Meer over deze samenwerking op bladzijde 8 en verder. Sommige mensen met diabetes type 2 worden behandeld door een internist. Ook voor hen kunnen de bijeenkomsten nuttig zijn. Helaas is het om organisatorische redenen lastig om zorgverleners van deze groep uit te nodigen, terwijl het effect van de bijeenkomst groter is als patiënten en zorgverleners met elkaar in gesprek gaan. Huisartsen en praktijkondersteuners zijn juist vrij makkelijk te benaderen. Tip: De meeste mensen met diabetes type 2 worden behandeld door de huisarts (regionale zorggroep) en zijn via de zorggroep te benaderen voor de bijeenkomst. Een van de zorggroepen die deelnam aan de pilotbijeenkomsten besloot om de bijeenkomsten elk jaar te herhalen met nieuwe deelnemers. Zo kunnen mensen al snel na de diagnose diabetes type 2 worden gestimuleerd in zelfmanagement. Omdat er steeds andere deelnemers komen, blijft het programma interessant en afwisselend, ook voor mensen die al eerder zijn geweest.

4


Tip: Door de bijeenkomsten elk jaar te organiseren, zijn er elke keer nieuwe deelnemers. Dit houdt de discussie interessant. Tip: Door mensen uit te nodigen die in dezelfde situatie zitten (bv. sinds kort diagnose diabetes type 2) ontstaat de kans dat er vanuit de bijeenkomsten zelfhulpgroepen ontstaan, zoals beweeggroepen.

Partners van patiënten We hebben expliciet de partners van patiënten uitgenodigd. Zij kunnen eigen vragen inbrengen en de patiënt ondersteunen bij het nadenken over het Individueel Zorgplan. De partner is vaak een belangrijke steun maar ook een bron van informatie voor de patiënt! Tip: Nodig naast de patiënt ook de partner van de patiënt uit. We merkten tijdens de pilotbijeenkomsten hoe verschillend partners ten opzichte van diabetes staan. Dit varieerde van “ik begrijp eigenlijk niet zo goed waar hij zich soms zo druk over maakt”, tot “ik wil hem helpen, maar hij luistert niet” en “ik ben bang dat ik 24 uur per dag voor hem zal moeten zorgen”. Tip: Houd er rekening mee dat partners soms hele andere vragen en behoeften hebben.

Specifieke doelgroepen Tijdens de pilotbijeenkomsten bleek dat het verstandig is om rekening te houden met de samenstelling van de groep deelnemers. Te veel verschil in bijvoorbeeld opleidingsniveau, kennis van de Nederlandse taal of culturele gewoonten kan leiden tot verwarring en irritatie. Eén keer hebben we een grote groep mensen uitgenodigd met uiteenlopende etnische achtergronden. Dat was geen succes. Sommige deelnemers konden de sprekers niet volgen omdat anderen voortdurend voor elkaar vertaalden. Ook bleek dat de behoefte aan informatie erg verschilde. Daarna hebben we kleinere groepen uitgenodigd en ervoor gezorgd dat deelnemers ongeveer dezelfde achtergrond hadden. Dat werkte beter. Tip: Een gesprek komt vaak sneller op gang als mensen dingen bij elkaar herkennen. Het is daarom handig om mensen met een vergelijkbare achtergrond uit te nodigen. Probeer er in ieder geval op te letten dat deelnemers niet te veel verschillen in (culturele) achtergrond, taalniveau en kennis Werken met homogene groepen sluit ook aan op de wens van zorgverleners om meer zorg op maat aan te bieden. Je kunt rekening houden met onder andere de volgende kenmerken: -

leeftijd; type diabetes;

5


-

duur diabetes; behandelaar (huisarts of internist); specifiek leefstijlaspect, zoals voeding of bewegen; behandeling (insuline of tabletten); culturele achtergrond; opleidingsniveau en kennis van diabetes; woonplaats (stadsdeel/buurt of dorp).

Helaas is het niet eenvoudig om een groep deelnemers op deze kenmerken te selecteren vanwege privacywetgeving. Deze wetgeving verbiedt het gebruik van privacygevoelige gegevens voor bijvoorbeeld uitnodigingen. Je kunt wel met de zorggroep bekijken of zij mogelijkheden hebben om deelnemers te selecteren. Tip: Vanwege privacywetgeving is het moeilijk om patiënten te selecteren. Overleg hierover met de zorggroep. Zij weten meer over de (on)mogelijkheden binnen de wetgeving. Dat een homogene groep deelnemers goed werkt, blijkt uit een bijeenkomst die een zorggroep in Amsterdam organiseerde. De bijeenkomst was onder andere succesvol omdat de deelnemers was gevraagd zelf voedingsmiddelen mee te brengen. In veel culturen is eten en vooral samen eten erg belangrijk en daar sloot dit goed op aan. Het was een makkelijke manier om een gesprek over voeding op gang te brengen. Tip: Maak gebruik van culturele gebruiken binnen specifieke doelgroepen om het onderwerp laagdrempelig te maken. Vraag mensen bijvoorbeeld eten mee te brengen.

Doel van de bijeenkomst De patiëntbijeenkomsten zijn bedoeld om mensen met diabetes bewust te maken van hun rol in hun zorgproces. Dat gebeurt door ze te informeren over de gevolgen en mogelijkheden van diabetes maar vooral door ze in groepsgesprekken te laten discussiëren over hun eigen situatie. Onderzoek van NIVEL laat zien dat veel mensen met diabetes type 2 interesse hebben in het Individueel Zorgplan en de Zorgwijzer diabetes type 2, maar niet goed weten hoe ze ermee aan de slag moeten gaan. Een mogelijke oorzaak is dat zij de risico’s van diabetes type 2 (complicaties) onderschatten.  Het NIVEL onderzoek naar de Zorgwijzer diabetes type 2 is te vinden op de projectwebsite. Tijdens de bijeenkomsten hebben we de deelnemers actief aan het werk gezet met het Individueel Zorgplan. Dat gebeurde door ze in tafelgesprekken te laten discussiëren onder leiding van tafelbegeleiders (zie hiervoor bladzijde 14).  Het Individueel Zorgplan is te vinden op de projectwebsite.

6


Tip: Laat deelnemers tijdens de bijeenkomst samen actief aan de slag gaan met het Individueel Zorgplan. Dit is een makkelijke manier om zelfmanagement te stimuleren.

Verschillende partijen In het zorglandschap zijn op hoofdlijnen drie partijen te onderscheiden: 1. 2. 3.

Patiënt

De patiënt De zorgaanbieder De zorgfinancier

Binnen deze groepen zijn verschillende organisaties actief. Zo is Diabetesvereniging Nederland (DVN) een organisatie van en voor patiënten en zijn zorggroepen organisaties van zorgaanbieders.

Zorgaanbieder

Zorgfinancier

Hieronder lichten we toe welke rol deze partijen hebben in de patiëntbijeenkomsten.

De patiënten: georganiseerd in DVN DVN is een landelijke patiëntorganisatie en komt op voor de belangen van alle Nederlanders met diabetes. DVN is daarom bij uitstek geschikt een actieve bijdrage te leveren aan de patiëntbijeenkomsten. DVN is verdeeld in 21 regio’s. In alle regio’s zijn vrijwilligers actief, maar niet overal evenveel. Daardoor zal de rol van de DVN-regio niet overal hetzelfde zijn. Het Centraal Bureau van DVN heeft vijf ‘kwartiermakersteams’ samengesteld die patiëntbijeenkomsten kunnen organiseren of ondersteunen: in DVN regio Rotterdam, DVN regio Amsterdam, DVN regio Gelre, DVN regio Oost-Nederland en DVN regio West Brabant & Tholen. Tip: Niet overal zijn evenveel DVN-vrijwilligers acties. Daarom moet per bijeenkomst worden bekeken welke rol DVN kan spelen. Tip: Vraag het Centraal Bureau van DVN of een ‘kwartiermakersteam’ kan helpen.  Een link naar Diabetesvereniging Nederland is te vinden op de projectwebsite.  Op de projectwebsite staat een actueel overzicht van de kwartiermakersteams.

7


Zorgaanbieders: zorggroepen Veel eerstelijns zorgaanbieders werken samen in zorggroepen. Er zijn monodisciplinaire zorggroepen (bijvoorbeeld alleen maar huisartsen) en multidisciplinaire zorggroepen (meerdere beroepsgroepen in één organisatie). Zorggroepen worden voornamelijk gefinancierd door de zorgverzekeraars. Dat gebeurt op basis van kwantiteit (bijvoorbeeld het aantal patiënten) en maar ook van kwaliteit (bijvoorbeeld de eis dat er wordt gewerkt volgens de Zorgstandaard of doelen als ‘verlaging bloeddruk’ of ‘meer patiëntparticipatie’). Elk jaar worden deze regelingen aangepast. Op de websites van de zorgverzekeraars staat welke afspraken zijn gemaakt. Zorggroepen hebben er dus financieel belang bij om aan de eisen van de zorgverzekeraars te voldoen. Het is goed mogelijk dat het ondersteunen van patiëntbijeenkomsten voor de zorggroep bijdraagt aan de kwalitatieve eisen van de zorgverzekeraar. Tip: Besef dat zorggroepen de belangrijkste partner bij de patiëntbijeenkomsten zijn, zij kunnen deelnemers makkelijk benaderen en hebben vaak een regionaal netwerk. Zorggroepen willen vaak meewerken omdat ze daarmee aan kwaliteitseisen van zorgverzekeraars kunnen voldoen. Wij merkten dat vooral huisartsen kritische vragen stelden over het nut van de patiëntbijeenkomsten. Dit zijn terechte vragen, die echter lastig te beantwoorden zijn. Patiëntbijeenkomsten zijn nuttig voor deelnemers, maar dat is niet uit te drukken in een ‘hard’ cijfers zoals een verlaging van de bloeddruk. Toch is er wel een antwoord op te geven. Onderzoek van NIVEL laat zien dat de gezondheid verbetert als patiënten actief aan de slag gaan met het Individueel Zorgplan. Omdat de patiëntbijeenkomsten mensen een start laten maken met het Individueel Zorgplan, zijn ze dus nuttig. Tip: Bereid je voor op kritische vragen van zorggroepen over het nut van patiëntbijeenkomsten.  Het onderzoek van NIVEL is te vinden op de projectwebsite.

Zorgaanbieders: praktijkondersteuners Huisartsen (POH’ers) Veel huisartsen hebben praktijkondersteuners in dienst (afgekort POH’ers). Dit zijn MBOopgeleide verpleegkundigen die zorg verlenen aan patiënten met diverse chronische aandoeningen, zoals diabetes, COPD en hart- en vaataandoeningen. Tijdens de pilotbijeenkomsten hebben verschillende POH’ers de rol vervuld van gespreksleider van tafelgesprekken tussen deelnemers. Daarvoor hebben zij eerst een korte training gevolgd. Lees meer hierover op bladzijde 14. Tip: Vraag of POH’ers de rol van tafelleider willen vervullen. Laat ze eerst een gerichte, korte training volgen.

8


Zorgaanbieders: andere zorgverleners Buiten de zorggroepen zijn er anderen die zorg verlenen aan mensen met diabetes, zoals (zelfstandige) fysiotherapeuten, podotherapeuten en pedicuren. Voor deze groep is het (commercieel) interessant om in contact te komen met hun doelgroep. Daarnaast is het voor mensen met diabetes interessant om kennis te maken met deze specialisten. Vaak hebben zorggroepen een goed beeld van alle zorgaanbieders in hun regio. Tip: Gebruik het netwerk van de zorggroep om zorgaanbieders in de regio te benaderen. Tijdens de pilotbijeenkomsten konden regionale zorgverleners zich presenteren aan de deelnemers. We hebben hiervoor een soort markt georganiseerd. Daarnaast hebben enkele zorgverleners een presentatie verzorgd. Tip: Organiseer een ‘markt’ waar lokale zorgaanbieders zich kunnen presenteren. Tip: Vraag lokale zorgaanbieders een inhoudelijke (maar interessante) presentatie te geven over hun specialisme.

De financiers: zorgverzekeraars Zorgverzekeraars willen dat zorgverleners de kwaliteit van hun zorg verbeteren. Ook willen ze dat zorgverleners patiënten stimuleren zich actief op te stellen. Zorgverleners mogen zelf bepalen hoe ze dit invullen. Hoewel patiëntbijeenkomsten een goede manier zijn om patiënten te activeren, zullen zorgverzekeraars de bijeenkomsten niet willen sponsoren. Zij betalen namelijk uitsluitend aan zorgverleners. Tip: Zorgverzekeraars om een financiële bijdrage vragen, is zinloos. Zorgverzekeraars keren uitsluitend geld uit aan zorgverleners. Voor zorggroepen kan het financieel interessant zijn om mee te werken aan patiëntbijeenkomsten. Zorgverzekeraars betalen namelijk een hogere vergoeding als zorgverleners kunnen laten zien dat ze patiënten hebben gestimuleerd zich actief op te stellen. Het is (nog) niet gebruikelijk om zorggroepen te vragen patiëntbijeenkomsten te sponsoren, maar het is zeker een poging waard. Houd er wel rekening mee dat het nogal wat overredingskracht kost. Tip: Zorggroepen kunnen door zorgverzekeraars financieel worden beloond als ze patiëntbijeenkomsten ondersteunen omdat ze hiermee aan kwaliteitseisen voldoen. Je kunt daarom proberen van zorggroepen een financiële bijdrage te vragen, al zal dat vermoedelijk veel moeite kosten omdat het nog niet gebruikelijk is.

9


De bijeenkomst vormgeven

De pilotpatiëntbijeenkomsten zijn gebaseerd op de Alzheimercafés, die al ruim vijftien jaar worden georganiseerd door Alzheimer Nederland. Een Alzheimercafé is een informele bijeenkomst voor mensen met dementie, hun naasten en belangstellenden. De bijeenkomst start meestal met een inleiding door een deskundige of een film waarna bezoekers met elkaar in gesprek gaan. Alzheimercafés worden elke maand op meer dan tweehonderd plaatsen in Nederland georganiseerd.  Meer informatie over Alzheimercafés is te vinden op de projectwebsite. De pilotpatiëntbijeenkomsten voor diabetes type 2 patiënten en hun partners, die we de naam Verlangen & Ontmoetingen Cafés gaven, hebben we op dezelfde manier opgezet. Het doel was een ontspannen, veilige en informatieve omgeving te creëren waarin deelnemers op een andere manier naar diabetes gingen kijken. De aanwezigheid van zorgverleners was daarbij van groot belang. Toch hebben we de Verlangen & Ontmoetingen Cafés bewust georganiseerd in een omgeving die niets met zorg te maken had, juist om het gesprek makkelijk op gang te brengen. We kozen voor laagdrempelige plaatsen, bijvoorbeeld een wijkcentrum.

10


De bijeenkomst heeft bepaalde kenmerken: -

-

Is bedoeld voor mensen met diabetes type 2 en hun partners; Heeft naast het centrale thema ‘zelfmanagement’ ook een apart thema per avond. Vindt plaats op een (bij voorkeur inspirerende en) laagdrempelige locatie; Duurt twee uur op een doordeweekse avond; Bestaat uit een mix van onderdelen: o informatief deel door een spreker (bijvoorbeeld een zorgverlener), o tafelgesprekken tussen deelnemers begeleid door een tafelbegeleider o en een vrijblijvend deel met marktplaats voor zorgverleners en ‘luchtige programmaonderdelen’ zoals een workshop; Laat deelnemers actief aan de slag gaan met het thema zelfmanagement, zelfs al van tevoren met een huiswerkopdracht.

Format van de patiëntbijeenkomsten We hebben gekozen voor een serie van twee of drie bijeenkomsten met dezelfde deelnemers. Op elke bijeenkomst was aandacht voor het Individueel Zorgplan, maar daarnaast stond een ander, kleiner thema centraal. Doordat we meerdere bijeenkomsten organiseerden, kregen deelnemers de gelegenheid echt aan de slag te gaan met het Individueel Zorgplan. Een ander voordeel is dat we ervaringen van de eerste bijeenkomst meteen konden gebruiken bij het organiseren van de tweede en derde bijeenkomst. Tip: Meerdere bijeenkomsten zorgen ervoor dat deelnemers structureel aan de slag gaan met het Individueel Zorgplan.

Thema’s Elke pilotbijeenkomst had een thema. Voor de bijeenkomsten in Twente bijvoorbeeld hebben we met de zorggroep drie thema’s gekozen voor de drie bijeenkomsten: Individueel Zorgplan, bloeddruk en voetzorg. Elk thema had te maken met het centrale thema zelfmanagement. Bovendien sloten de thema’s aan op de speerpunten van de zorggroep en de kwaliteitseisen van verzekeraars. Voor elk thema werden deskundige sprekers uitgenodigd. In Rotterdam hebben we twee in plaats van drie bijeenkomsten georganiseerd. De thema’s waren diabetes en medicijnen (therapietrouw als voorwaarde voor zelfmanagement) en voetzorg. Tip: Kies samen met de zorggroep voor elke avond een thema dat te maken heeft met zelfmanagement.

Datum, plaats en tijdstip De regionale series pilotbijeenkomsten zijn georganiseerd met tussenpozen van drie weken. We kozen daar bewust voor zodat alle informatie goed kon bezinken. Uit praktische overwegingen is gekozen voor woensdagavonden. We verwachtten dat de opkomst hoger zou zijn dan in het weekend, maar we weten niet zeker of dat klopt. 11


De eerste regionale pilotbijeenkomsten in Twente hebben we bewust georganiseerd op een aantrekkelijke locatie: de Grolsch Veste, het stadion van FC Twente in Enschede. Hiermee hoopten we meer deelnemers te trekken. Dat leek te werken, maar de grootschalige opzet waarvoor we moesten kiezen om het haalbaar te maken, had ook nadelen. Veel mensen vonden de afstand te groot en kwamen niet. Later leerden we dat kleinere groepen grote voordelen hebben (zie ook bladzijde 4). De bijeenkomsten in Twente begonnen om 20:00 uur en eindigden om 22:00 uur. Veel deelnemers gaven daarna aan voorkeur te hebben voor een eerder tijdstip, bijvoorbeeld 19:30 tot 21:30. De gemiddelde deelnemer is 65+ en reist niet graag laat, zeker in het najaar. Een alternatief kan een middagbijeenkomst zijn, of een weekendbijeenkomst. Lastig daaraan is dat deelnemers maar ook zorgverleners en vrijwilligers vaak een volle privé-agenda hebben in weekenden. Een doordeweekse middag is weer lastig voor zorgverleners. Hun agenda is vaak al enkele maanden vooruit ingepland. Het dilemma van start- en eindtijd is een van de redenen waarom een kleinschaliger, lokaal initiatief meestal een hogere opkomst heeft. Dit is ook de opzet van de Alzheimercafés, die meestal niet verder dan vijftien kilometer van elkaar liggen. Tip: Richt je liever niet op een te groot gebied voor een bijeenkomst. Veel deelnemers zijn ouder en reizen liever niet te ver en laat op de avond.

Sprekers Sprekers vullen een groot deel van de tijd en drukken daarmee een grote stempel op de bijeenkomst. Veel sprekers hebben de neiging te lang te praten. Dat moet worden voorkomen, anders verliezen deelnemers hun aandacht en ontstaan er problemen met de rest van het programma. Het moment waarop de sprekers zijn ingepland, bepaalt het verloop van de avond. We hebben hiermee geëxperimenteerd bij de pilotbijeenkomsten. Soms begonnen we met een spreker, andere keren begonnen we met de gesprekstafels en sloten we af met een spreker. Voordeel van het laatste is dat mensen die vooral komen voor de inhoudelijke presentatie, niet al in de pauze vertrekken. Bovendien kunnen deelnemers aansluitend aan de presentatie vragen stellen zonder dat het programma in de knel komt. Veel deelnemers vonden deze laatste variant prettig. Tip: Denk na wanneer je de sprekers inplant. Je kunt sprekers ook pas ná de pauze aan het woord laten komen. Veel sprekers zijn vakinhoudelijke deskundig en daarom geneigd vanuit een specialistisch oogpunt te kijken. Sommige sprekers hebben nog geen ervaring met spreken voor groepen. Het is de kunst de inhoud van de presentatie goed af te stemmen op de deelnemers. Dus geen eindeloze statistieken, maar concrete antwoorden op de vraag: “wat betekent dit voor mij?”. Dit werd nog eens benadrukt in de evaluaties: deelnemers waardeerden relatief

12


eenvoudige maar concrete presentaties meer dan ingewikkeldere, abstractere presentaties. Het is verstandig dit van tevoren met de sprekers te bespreken. Tip: Bespreek inhoud en vorm van de presentatie van de spreker vooraf. Met name duur, begrijpelijkheid en toegevoegde waarde voor het publiek zijn hierbij aandachtspunten. Tip: Geef de spreker duidelijk aan hoeveel tijd hij heeft en zorg dat hij vanaf het podium een klok kan zien. Tip: Laat de dagvoorzitter de spreker waarschuwen wanneer deze uit dreigt te lopen.  Een lijst met tips voor het aanscherpen van een presentatie staat op de projectwebsite.  Op de projectwebsite zijn voorbeelden van presentaties te vinden. DVN heeft een goed beeld van inspirerende sprekers voor patiëntbijeenkomsten. Mogelijk worden in de toekomst poules van geschikte regionale sprekers samengesteld. Tip: Informeer bij DVN naar goede ervaringen met sprekers voor het gekozen onderwerp. Ook belangrijk is een goede technische voorbereiding. Controleer daarom van tevoren of alle apparatuur werkt en vraag de spreker of hij zijn presentatie wil afspelen op zijn eigen laptop. De kans dat er iets misgaat, is dan kleiner. Vraag of sprekers een half uur eerder aanwezig zijn, zodat er voldoende tijd is om alles te testen. Je kunt overwegen een draadloze presentatie-afstandsbediening (ongeveer 35 euro) aan te schaffen. Dat voorkomt dat de spreker naar zijn computer moet lopen of instructies moet geven aan een assistent. Tip: Controleer van tevoren of de techniek werkt. Vraag de spreker zijn presentatie af te spelen op de eigen laptop. Tip: Schaf een draadloze presentatie-afstandsbediening aan. Tip: Vraag of sprekers een half uur eerder komen om de techniek te testen en praktische zaken door te spreken. Wij hadden bij de pilotbijeenkomsten veel plezier van onze EHBB-kist: Eerste Hulp Bij Bijeenkomsten. Daarin zaten pennen, markeerstiften, tape, USB-sticks, brochures, gekleurd papier, verlengsnoeren, batterijen, een schaar, een pointer, kabels voor de pc, een notebook en een geluidsbox. Tip: Stel een EHBB-kist samen. Denk aan: pennen, markeerstiften en tape, maar ook aan USB-sticks, een notebook, verlengsnoeren, batterijen, kabels voor pc, geluidsbox etc.

13


Gesprekstafels Het tweede deel van de pilotbijeenkomsten was bestemd voor het belangrijkste onderdeel van de avond, de tafelgesprekken. Deelnemers praatten met elkaar over hun leven met diabetes en hun ambities en verlangens. Dit gebeurde in groepen van ongeveer zes, maximaal tien deelnemers (inclusief partners) onder begeleiding van een tafelbegeleider. De tafelgesprekken duurden 45 minuten. Per deelnemer waren er dus vijf tot tien minuten om stil te staan bij het Individueel Zorgplan. Die 45 minuten zijn nodig, anders blijft het gesprek te oppervlakkig en komt er geen bewustwordingsproces op gang. Tip: Maak de groepen voor de tafelgesprekken niet te groot, maximaal tien personen. Anders komt een gesprek moeilijk op gang en duurt de ronde te lang. Tijdens de pilotbijeenkomsten bleek dat een belangrijke voorwaarde voor een goed gesprek de akoestiek van de zaal was. Soms konden deelnemers elkaar niet goed verstaan en dat remde het gesprek. Tip: Let bij de opstelling van de tafels voor de tafelgesprekken op de akoestiek van de zaal.

Tafelbegeleiders De gesprekken werden begeleid door POH’ers en DVN-vrijwilligers die de rol van tafelbegeleider vervulden. Een tafelbegeleider past coachende technieken toe, leidt het gesprek tussen deelnemers in goede banen en helpt reflecteren. Daarom hebben de tafelbegeleiders eerst een training door een patiëntencoach gevolgd. Deze training is echt nodig, zeker voor POH’ers, merkten wij bij de pilotbijeenkomsten. POH’ers zijn namelijk niet opgeleid als persoonlijke coach die patiënten helpt te reflecteren op hun dromen en beperkingen. Sterker nog: POH’ers helpen patiënten vaak door ze te vertellen wat moeten doen, iets wat een tafelbegeleider juist niet moet doen. Van tevoren waren veel POH’ers sceptisch over de toegevoegde waarde van de training. Achteraf waren ze enthousiast, ze merkten dat het lastig was mensen te helpen nadenken over hun eigen Individueel Zorgplan door (alleen) vragen te stellen. De POH’ers vertelden dat de training hen daar goed bij had geholpen. Bovendien gaven ze aan dat de tafelgesprekken tijdens de bijeenkomsten waardevol waren voor hun werk.

14


Binnen DVN wordt momenteel nog uitgezocht of praktijkondersteuners en diabetesverpleegkundigen accreditatiepunten kunnen verdienen door deelname aan de workshop patiëntencoach en aan de patiëntbijeenkomsten. Tip: Laat tafelbegeleiders eerst een gerichte training door een patiëntencoach volgen.  Een handleiding en opdracht voor de tafelbegeleiders staan op de website. Deze zijn samengesteld door Stichting Patiëntencoach Tinkerbell. Onderzoek laat zien dat mensen met diabetes vaak makkelijker met elkaar praten dan met een zorgverlener. Dat bleek ook tijdens de pilotbijeenkomsten. De gelijkheid tussen de deelnemers zorgde voor een open gesprek. Dat betekent dat er vaak meer wordt bereikt in het vergroten van zelfmanagement in kortere tijd. Overigens kunnen POH’ers en diabetesverpleegkundigen wel de rol van tafelbegeleider vervullen, zeker na een gerichte training. Tip: Laat geen zorgverleners toe bij de tafelgesprekken. Dat zorgt voor een gevoel van ongelijkheid en dat remt een open gesprek. POH’ers en diabetesverpleegkundigen kunnen wel tafelbegeleider zijn als ze eerst een training hebben gevolgd.

Huiswerk Deelnemers gingen de tafelgesprekken niet blanco in. Van tevoren hebben we een voorbereidende huiswerkopdracht gegeven. In de uitnodigingsbrief vroegen we hen na te denken over hun persoonlijke ambities en de rol van diabetes daarin. Het doel hiervan was dat deelnemers (en hun partners) nadachten over hun diepste verlangens. Deze huiswerkopdracht verhoogde de opbrengst van de tafelgesprekken. De deelnemers waren al voorbereid en in de tafelgesprekken werd dieper op het onderwerp ingegaan. Degenen die de huiswerkopdracht niet hadden gemaakt, werden tijdens de tafelgesprekken door anderen alsnog uitgedaagd. Hoewel onze huiswerkopdracht concreet en simpel was: “wat wil je bereiken en hoe staat diabetes daarbij in de weg?” stelden we wel enkele eisen. We wilden dat deelnemers hun doelen SMART maakten: Specifiek (duidelijke doelstelling?), Meetbaar, Aanvaardbaar (acceptabel genoeg voor jou en je omgeving?), Realistisch en Tijdgebonden (wanneer moet het doel bereikt zijn?). In de tafelgesprekken kwamen de tafelbegeleiders daarop terug. Tip: Geef deelnemers een huiswerkopdracht zodat ze al nadenken over het thema. Ze kunnen dan tijdens de bijeenkomst sneller aan de slag. Houd de huiswerkopdracht eenvoudig. Tip: Vraag deelnemers hun doelen SMART te formuleren: Specifiek, Meetbaar, Aanvaardbaar, Realistisch en Tijdgebonden.

15


 De huiswerkopdracht is te vinden op de projectwebsite. Een voorbeeld dat van de pilotbijeenkomst in Rotterdam laat zien dat de bijeenkomsten mooie gevolgen kunnen hebben. Een van de deelnemers was een gepensioneerde zeeman die graag op zee wilde zeilen. Zijn vrouw zag dat niet zitten en hij durfde het vanwege zijn diabetes niet alleen aan. In dezelfde groep waren twee andere deelnemers die hem op zee wilden begeleiden. In de volgende bijeenkomst hebben zij besproken hoe ze dit het beste konden aanpakken. Ook in Twente werd een verlangen omgezet in concrete acties. Een echtpaar wilde graag een fietsvakantie in de Alpen houden, maar durfde het niet aan vanwege angst voor hypo’s. Tijdens de tweede bijeenkomst zijn ze in gesprek gegaan over voeding en controle met een diëtist en een diabetesverpleegkundige. Die gesprekken hebben hen over de streep getrokken. De vakantie is inmiddels gepland. Soms was het lastig doel en middel te scheiden, bleek uit ervaringen van tafelbegeleiders. Deelnemers zeiden bijvoorbeeld dat hun verlangen meer bewegen of minder eten was. Het achterliggende doel (bijvoorbeeld willen reizen) noemden ze niet. Het is de bedoeling dat tijdens de eerste bijeenkomst duidelijk wordt wat ieders (concrete) verlangen is en dat pas tijdens de tweede bijeenkomst wordt gesproken over mogelijkheden om dat verlangen werkelijkheid te laten worden.

Marktplaats Tijdens het derde en laatste deel van de bijeenkomsten was de markt open voor lokale zorgaanbieders (bijvoorbeeld fysiotherapeuten of podotherapeuten). Elke zorgaanbieder kreeg een tafel om spullen en brochures op uit te stallen. Deze tafels stonden bij elkaar opgesteld, bijvoorbeeld in een kring om de gesprekstafels in de zaal heen. Tijdens de pilotbijeenkomsten in Twente bleek de opstelling van de marktplaats bepalend was voor het succes. Eén keer waren de tafels apart opgesteld in de doorloop naar koffie en thee en werd de marktplaats niet duidelijk aangekondigd. Het gevolg was dat deelnemers de marktplaats passeerden als ze koffie haalden, maar er nauwelijks bleven staan. De volgende keer waren de tafels dichter bij de zaal opgesteld en werd de marktplaats expliciet geopend door de dagvoorzitter. Er kwamen toen meer deelnemers naar de marktplaats en er ontstonden gesprekken. In Rotterdam hebben we besloten om voor de eerste bijeenkomst geen marktplaats te organiseren. We hadden eerder in Twente gemerkt dat zorgverleners de eerste bijeenkomst voor spek en bonen aanwezig waren. Hun aanwezigheid paste beter in de bijeenkomst waarin deelnemers met zorgverleners in gesprek gingen over hun doelen en acties. Tip: Let goed op de positie van de marktplaats in de zaalopstelling. Zorg dat het onderdeel is van de bijeenkomst, kondig de marktplaats duidelijk aan en nodig deelnemers uit kennis te maken met de zorgaanbieders.

16


Luchtige programmaonderdelen Het derde deel van de bijeenkomst was niet alleen bestemd voor de marktplaats, we wilden ook deelnemers de ruimte bieden gesprekken met elkaar aan te gaan. Daarnaast waren er ‘luchtigere’ activiteiten zoals een workshop. In Twente hebben we een rondleiding georganiseerd door het stadion waar de bijeenkomst plaatsvond. Deze rondleiding bleek niet erg populair. Mogelijk was het programma al te vol. Tip: Een aantrekkelijk programma als ‘lokkertje’ kan zorgen voor een hogere opkomst, maar pas op dat het programma niet te vol wordt. Als het goed is, komen mensen vooral ook voor de inhoud.

Verschil in opzet We hebben niet elke bijeenkomst op dezelfde manier opgezet. In Rotterdam organiseerden we bijvoorbeeld de laatste bijeenkomst als 'speed-date': deelnemers hadden hun persoonlijke doelen al vastgesteld en bespraken die met zorgverleners. De zorgverleners beantwoordden vragen en gaven advies over de manier waarop de doelen konden worden bereikt. Dit was een goede manier om het gesprek op gang te brengen. Tip: Je kunt ervoor kiezen om een derde bijeenkomst op te zetten als speed-date tussen deelnemers en zorgverleners waarbij concrete doelen van deelnemers worden besproken.

Dagvoorzitter Een bepalende rol is weggelegd voor de dagvoorzitter. Hij heet de gasten welkom, bewaakt de tijd en begeleidt de sprekers en deelnemers door het programma. De dagvoorzitter neemt een neutrale rol in en is vooral dirigerend bezig. Het is verstandig een dagvoorzitter te kiezen met ervaring, want hij moet durven ingrijpen als dat nodig is. Niet iedereen vindt het makkelijk een spreker te vragen zijn verhaal af te ronden of een felle discussie te sussen. Tip: Zoek een dagvoorzitter met ervaring. De dagvoorzitter hoeft niet betrokken te worden bij de organisatie van de bijeenkomsten. Wel moet hij van tevoren goed weten wat het doel en het tijdschema van de bijeenkomst is. Wij hebben de dagvoorzitters van tevoren (telefonisch) kennis laten maken met de sprekers. Dat maakt het verloop van de bijeenkomsten makkelijker. Tip: Spreek vooraf doel en draaiboek door met de dagvoorzitter. Maak ook duidelijk wat je van hem verwacht. Tip: Laat de dagvoorzitter van tevoren (telefonisch) kennis maken met de sprekers. Beiden kunnen zich dan beter voorbereiden op de avond.

17


Als er tijd over is, kan de dagvoorzitter een vragenronde aan de spreker begeleiden. Dat doet hij door deelnemers aan het woord te laten en eventueel een vraag samen te vatten. Wanneer er niet meteen vragen komen, kan de dagvoorzitter zelf de eerste vraag aan de spreker stellen. Het is handig alvast enkele vragen voor te bereiden. Tip: Bereid met de dagvoorzitter enkele vragen voor de spreker voor.

18


Organiseren Het organiseren van patiëntbijeenkomsten kost tijd en voorbereiding. In dit hoofdstuk bespreken we de belangrijkste punten waarmee je rekening moet houden.

Kosten Het is verstandig om van tevoren een overzicht te maken van de verwachte kosten en inkomsten.  Voorbeeldbegroting organisatie patiëntbijeenkomsten is te vinden op de projectwebsite. De belangrijkste kosten zijn: -

-

-

Locatie – Dit is de grootste kostenpost. De prijs is afhankelijk van de plaats, het tijdstip en de omvang van de bijeenkomst. Een ruimte in een voetbalstadion is duurder dan een wijkgebouw van de gemeente. Catering – Bij sommige locaties betaal je geen huur maar betaal je alleen voor catering. Op andere locaties moet je juist weer zelf voor catering zorgen. POH’ers – Sommige zorggroepen vragen een vergoeding voor de inzet van medewerkers. Maak hierover vooraf afspraken. Trainingen – Bijvoorbeeld training van tafelbegeleiders door patiëntcoaches. Ook DVN kan gespreksleiders trainen. Onkostenvergoeding vrijwilligers – Het is gebruikelijk om vrijwilligers een vergoeding te geven voor onkosten, zoals reiskosten. Daarnaast krijgen vrijwilligers meestal vacatiegeld (135 euro per dagdeel). Sprekers – Sprekers krijgen een fles wijn of bloemen als bedankje en eventueel reiskostenvergoeding.

Een budget van maximaal 5.000 euro voor drie bijeenkomsten is realistisch.

Inkomsten Er zijn verschillende bronnen van inkomsten. -

DVN en DVN-regio’s – De belangrijkste bron van inkomsten is een bijdrage van de DVN-regio. Alle DVN-regio’s hebben budget om patiëntbijeenkomsten te organiseren. Dit budget is in principe voldoende om een serie van twee of drie patiëntbijeenkomsten te organiseren. In bijzondere gevallen kan DVN aanvullende subsidies verstrekken. Sinds maart 2013 gelden nieuwe regels hiervoor. Meer hierover is te lezen op de website voor de regio’s. Daar staan ook andere documenten, zoals projectaanvraagdocumenten.

 Budgetplan DVN regio’s staat op de projectwebsite.

19


-

-

Sponsoring door leveranciers – Bijvoorbeeld door de verhuurder van de locatie of de catering. Bijdrage zorggroep – Dit kan een financiële bijdrage zijn, al zullen vermoedelijk weinig zorggroepen die geven (zie ook bladzijde 9). Een andere mogelijkheid is een bijdrage met gesloten portemonnee door gratis inzet van POH’ers. Gemeentelijke subsidie – Sommige gemeentes willen een financiële bijdrage leveren. De kans op subsidie is groter als de bijeenkomsten gericht zijn op bepaalde groepen (bijvoorbeeld laaggeletterden en allochtonen). Ook is het mogelijk om subsidie te krijgen op basis van de wet WMO. Ook dat gaat via de gemeente.

NB: Om de bijeenkomsten laagdrempelig te houden, hoeven de deelnemers geen entree te betalen.

Een locatie kiezen Een locatie moet voldoende plaats bieden voor alle deelnemers. Daarnaast is het verstandig om te letten op bereikbaarheid en parkeergelegenheid. Kijk ook of er voldoende audiovisuele en technische ondersteuning is, zoals een beamer, projectiescherm voor de spreker en eventueel audio-versterking. Tijdens de pilotbijeenkomsten waren er soms problemen met de akoestiek. Deelnemers met gehoorproblemen konden daardoor een presentatie of tafelgesprek lastig volgen. Probeer hier rekening mee te houden, bijvoorbeeld in de keuze van de locatie, maar ook bij de opstelling en inrichting van de zaal. Dit kan dan expliciet in de uitnodiging worden vermeld. Het licht in de zaal kan de sfeer van de bijeenkomst bepalen. Licht kan een intiemere sfeer creëren. Schiet niet door: te weinig licht vinden mensen hinderlijk. Tip: Laat de keuze voor een locatie afhangen van ruimte, bereikbaarheid, parkeergelegenheid, inrichting, techniek, akoestiek, cateringmogelijkheden en sfeer. Bij de pilotbijeenkomsten hebben we gekozen voor gratis koffie en thee. Dit werd verzorgd door de verhuurder van de locatie. Het was mogelijk om tegen betaling frisdrank te krijgen, maar daar maakte niemand gebruik van. Tip: De catering hoeft niet uitgebreid te zijn, maar wel van goede kwaliteit en netjes verzorgd.

Communicatie met deelnemers Om genoeg deelnemers te werven, is het belangrijk dat je zorgt voor een goede communicatie. Hoe meer aandacht voor de bijeenkomsten er is in bijvoorbeeld lokale kranten, hoe meer mensen op de hoogte zijn en hoe groter de kans is op een hoge opkomst. Het is goed als organisaties die actief zijn in de wijk, stad of regio weten van de bijeenkomsten. Zij kunnen dan hun eigen achterban er weer op wijzen. Denk bijvoorbeeld

20


aan ROS’sen, beweegorganisaties, gemeenten, zorgverzekeraars, Zorgbelang, beroepsgroepen binnen het NDF, migrantenorganisaties (bijv. NOOM) en moskeeën. Een eenvoudige manier om de bijeenkomsten onder de aandacht te brengen is het ophangen van posters in de wachtkamers van gezondheidscentra, apothekers en ziekenhuizen/poli’s. Daarnaast kan de bijeenkomst worden aangekondigd op de regiowebsite van DVN, de DVN Facebooksite, het DVN-Twitter-kanaal of de regionale DVNTwitter-kanalen. Houd er wel rekening mee dat de doelgroep van de bijeenkomst niet veel online doet. Voor de pilotbijeenkomsten hebben we ook op andere manieren aandacht gevraagd. Zo hebben we een oproep geplaatst in DIABC, het blad van DVN en op de site van DVN. Dat leverde vrijwel geen reactie op. Ook hebben we een persbericht gestuurd naar huis-aanhuisbladen en een lokale krant. Deze plaatsten op basis hiervan artikelen en die leidden tot enkele aanmeldingen. Tip: Het kost weinig moeite om oproepen te plaatsen in huis-aan-huis bladen, de website of nieuwsbrief van de zorggroep of andere media, maar ze leveren weinig deelnemers op. Het is beter mensen rechtstreeks te benaderen. Tip: Je kunt sociale media inzetten, maar vergeet niet dat de meeste deelnemers geen actieve internetgebruikers zijn.  Voorbeeld van persbericht en poster zijn te vinden op de projectwebsite.

Deelnemers uitnodigen Persoonlijk uitnodigen levert de meeste deelnemers op. Voor de pilotbijeenkomsten hebben we dat op verschillende manieren gedaan. We hebben mensen benaderd op (regionale) patiëntevenementen georganiseerd door derden, zoals ziekenhuizen, congressen, markten etc.. Voor de pilot-bijeenkomsten in Twente hebben we op ‘meeten controledagen’ contactgegevens van geïnteresseerde patiënten genoteerd en ze daarna informatie gestuurd over de bijeenkomsten. Dit leverde ongeveer honderd inschrijvingen op. Daarvan kwam de helft naar de bijeenkomst. In Rotterdam hebben we mensen schriftelijk benaderd via huisartsenpraktijken. Bovendien hebben praktijkondersteuners hun patiënten geïnformeerd over de bijeenkomsten. Dit leverde ongeveer driehonderd aanmeldingen op. Zorggroepen mogen in verband met privacywetgeving geen namen en adressen van patiënten verstrekken. Ze mogen wel zelf patiënten uitnodigen voor bijeenkomsten. Als je dus via zorggroepen deelnemers wilt werven, moet je samenwerken met zorggroepen.

21


Tip: Probeer potentiële deelnemers actief te laten werven door de zorgverleners van de zorggroep. Het alternatief is zelf werven op meeten controledagen. Tip: Maak uitnodigingen persoonlijk. Dit kan doordat de zorggroep namen en adressen van de doelgroep heeft. Tip: Niet iedereen die zich opgeeft, komt. Houd er rekening mee dat twintig tot zestig procent niet komt. Stop daarom niet met werven als het aantal inschrijvingen gelijk is aan het aantal beschikbare plaatsen. Als er tijd zit tussen de uitnodiging en de bijeenkomst, bijvoorbeeld vanwege een vakantie, is het slim om voor een bijeenkomst een herinneringsbrief te sturen. De kans dat mensen ook echt naar de bijeenkomst komen, wordt groter als je ze telefonisch benadert. Enkele weken voor de bijeenkomst ontvingen de deelnemers een ’startpakket’ met daarin informatie over de bijeenkomst en de huiswerkopdracht.  Voorbeelden van uitnodigingen, herinneringsbrieven en huiswerkopdrachten staan op de projectwebsite. Tip: Houd van tevoren contact met de deelnemers: stuur een startpakket met huiswerkopdracht en een herinneringsbrief kort tevoren. Tip: Je kunt de deelnemers ook nog telefonisch benaderen, dit vergroot de kans dat mensen komen. Bellen geeft meteen inzicht in verwachtingen van deelnemers. Tip: Stuur ook tussen de bijeenkomsten een brief met een korte terugblik en een herinnering. In de uitnodiging vermeld je praktische zaken als tijd en plaats. Denk ook aan minder voor de hand liggende, maar voor deelnemers belangrijke onderwerpen, zoals parkeergelegenheid, rolstoelvriendelijkheid van de locatie, ringleiding etc. Tip: Houd de communicatie helder, bijvoorbeeld in een consequente en duidelijke aanduiding van starttijden en de tijd dat de zaal open is. Dit voorkomt verwarring en een chaotische start. Tip: Benoem ook praktische dingen die voor de deelnemers relevant zijn. (parkeren, bereikbaarheid etc.) Het is slim om bij de uitnodiging meteen te vragen of je als organisatie ergens rekening mee moet houden. Zo bleek bij een van de bijeenkomsten een van de deelnemers doof te zijn. Hij had een tolk bij zich, maar zoiets kan in de tafelgesprekken lastig zijn. Tip: Informeer bij de uitnodiging of je als organisatie ergens rekening mee moet houden.

22


Overigens leert de ervaring dat niet alle deelnemers naar alle bijeenkomsten komen. Dat is goed om alvast rekening mee te houden. Zeker bij een serie van meerdere bijeenkomsten is de kans groot dat deelnemers enkele bijeenkomsten missen. Zo is bij de serie van drie pilotbijeenkomsten in Enschede ongeveer twintig procent van de deelnemers bij elke bijeenkomst geweest. Het is mogelijk dat hierbij een tekort aan tussentijdse communicatie een rol in heeft gespeeld.

Tafelbegeleiders en vrijwilligers werven Bij de pilotbijeenkomsten zijn veel DVN-vrijwilligers tafelbegeleiders geweest. Daarnaast hebben we ervoor gekozen ook POH’ers van de zorggroep in te zetten. We hadden ongeveer honderd POH’ers uitgenodigd. Daarvan werkten er slechts drie mee. Uit de evaluatie bleek dat er vermoedelijk meer hadden meegewerkt als we ze eerder hadden benaderd en als we ze actief hadden betrokken in de organisatie. Gelukkig waren ook anderen geïnteresseerd om mee te doen als tafelbegeleider, namelijk diëtisten, podotherapeuten, studenten van een podotherapie-opleiding (HBO) en diabetesverpleegkundigen uit de tweede lijn. Mogelijk maakt DVN een poule van ervaren regionale tafelbegeleiders. Tip: Voor de bijeenkomst zijn veel tafelbegeleiders nodig. De voorkeur gaat uit naar (DVN) vrijwilligers omdat mensen met hen makkelijker praten dan met een zorgverlener, maar deze zijn beperkt beschikbaar. Vraag daarom ook POH’ers en andere zorgverleners of ze tafelbegeleider willen zijn. Ook voor andere werkzaamheden zijn vrijwilligers nodig. Denk bijvoorbeeld aan: ontvangst, garderobe, catering, assistentie en begeleiding van de sprekers. Lees meer over de verschillende taken op bladzijde 28. Voor de pilotbijeenkomsten zijn vrijwilligers geworven onder mensen die zich in het verleden bij DVN hadden aangemeld als vrijwilliger. De DVN-regio’s hebben een overzicht van mogelijke vrijwilligers. Vraag je regiomanager of –secretaris om meer informatie. Tip: De regiomanager of regiosecretaris van je DVN regio heeft een lijst met mensen die aangegeven hebben vrijwilligerswerk te willen doen.  Een overzicht van opgeleide tafelbegeleiders is beschikbaar op de projectwebsite.  Een voorbeelduitnodigingsbrief voor tafelbegeleiders staat op de projectwebsite.

Communicatie met vrijwilligers en andere betrokkenen Bij de organisatie van de bijeenkomsten zijn veel verschillende mensen betrokken. Zij blijven geïnteresseerd en gemotiveerd als je ze regelmatig op de hoogte houdt van de voorbereidingen en belangrijke ontwikkelingen. Dat kan goed met een mailnieuwsbrief. De berichten uit deze nieuwsbrief kun je ook plaatsen op de regiowebsite van DVN. 23


Tip: Houd vrijwilligers en betrokkenen op de hoogte met een mailnieuwsbrief.  Een sjabloon voor een nieuwsbrief is te downloaden op de projectwebsite. Het gaat om de volgende mensen: -

huisartsen en praktijkondersteuners die aangesloten zijn bij de zorggroep waar je mee samenwerkt; andere zorgverleners die meewerken, bijvoorbeeld aan de marktplaats; internisten en diabetesverpleegkundigen die samenwerken met de zorggroep; medewerkers en vrijwilligers van DVN; alle tafelbegeleiders en andere vrijwilligers; alle sprekers; ondersteunende partijen zoals de patiëntencoach, de verhuurder van de ruimte, de cateraar etc.

24


De organisatie in goede banen leiden Het organiseren van een of meer bijeenkomsten is te zien als een project, waarbij de bijeenkomsten de eindproducten zijn. Om het organiseren in goede banen te leiden, kun je enkele technieken van het projectmanagement toepassen. Hieronder wordt toegelicht hoe je dat kunt doen.

De projectleider Er zijn verschillende mensen nodig om de bijeenkomsten te kunnen organiseren. De projectleider heeft de centrale rol. Hij moet ervoor zorgen dat alle activiteiten op elkaar zijn afgestemd en dat het doel (de bijeenkomsten) niet uit het oog verloren wordt. De ervaringen met de pilotbijeenkomsten laten zien dat de projectmanager zich actief moet opstellen en iedereen moet blijven stimuleren om het project goed te laten verlopen. De meeste mensen zetten zich vrijwillig voor dit project in, het komt naast hun dagelijkse werkzaamheden. Dat betekent dat de projectleider degene is die actief de afspraken inplant en de contacten onderhoudt. Tip: Houd als projectleider regelmatig met iedereen contact, dan voorkom je dat de voortgang verzandt. Tip: Zorg voor een heldere planning en laat iedereen weten hoe deze eruit ziet. Dat houdt vrijwilligers gemotiveerd om aan hun aandeel te blijven werken. Als projectleider doe je er goed aan alles duidelijk uit te leggen en af te stemmen. Bij de organisatie van de pilotbijeenkomsten bleek dat de projectleider sommige mensen stap voor stap moest uitleggen wat de bedoeling is. Dat gold vooral voor mensen die geen ervaring hadden met het organiseren van dergelijke bijeenkomsten. Tip: Stel je als projectleider op als ‘kickstarter’. Niet alle vrijwilligers weten wat er van hen wordt verwacht. Neem daarom initiatief, communiceer veel en helder en hak knopen door. De rol van projectleider is redelijk intensief, vooral de voorbereidende fase kost veel tijd. In de pilotbijeenkomsten hadden we hier een halfjaar voor nodig. Als projectleider ben je daar gemiddeld ongeveer een dag per week mee bezig. Taken van de projectleider zijn onder andere: -

optuigen van de organisatie; bijwonen en voeren van overleg; aansturen van vrijwilligers.

25


In het begin is het vooral moeilijk zorggroepen en andere betrokken partijen te overtuigen van het nut van de patiëntbijeenkomsten. Zij zitten vaak niet te wachten op extra werk. Pas als ze overtuigd zijn en op gang zijn geholpen, verloopt de uitvoering soepeler. Tip: De rol van projectleider is vooral in het begin intensief. Hij moet het project op gang brengen, alle betrokken partijen bij elkaar brengen en enthousiast krijgen. Tip: Ga ervan uit dat de voorbereidende fase voor de eerste bijeenkomst een half jaar duurt. Houd er rekening mee dat het daadwerkelijk organiseren van een bijeenkomst na het overtuigen van het nut bij de betrokkenen vervolgens nog ongeveer vier maanden kan duren. Als er eenmaal een bijeenkomst is geweest, is de organisatie van de volgende makkelijker, bleek bij de pilotbijeenkomsten. Het voorbereidende werk voor de tweede en derde bijeenkomst kostte geen half jaar meer, maar nog slechts een maand. Tip: Al doende leert men. De voorbereidende fase voor een volgende bijeenkomst is nog maar een maand. Wees dus niet uit het veld geslagen na een eerste bijeenkomst!

Projectorganisatie Om de organisatie vlot te laten verlopen, is een projectteam handig. In het projectteam heeft ieder zijn eigen taken. In het team zitten bij voorkeur een secretaris (voor verslaglegging en administratieve zaken) en de projectleider. Daarnaast kun je in het projectteam ook een vertegenwoordiger opnemen van de belangrijkste betrokken partijen. Denk aan: -

de operationeel manager van de zorggroep; de kaderarts van de zorggroep; een medewerker van DVN; ROS-adviseur (een soort ‘makelaar’ naar de regionale eerstelijnszorg (Regionale Ondersteuningsstructuur) die kan helpen het regionale zorglandschap te overzien en benaderen).

In verschillende fasen kan een deskundige aanschuiven om het projectteam te ondersteunen, zoals een patiëntencoach of de een beheerder van de locatie voor de bijeenkomst. Tip: Stel een projectteam samen met daarin in ieder geval een secretaris en de projectleider. Andere leden zijn vertegenwoordigers van de belangrijkste betrokken partijen. Naast het projectteam is een stuurgroep nodig. Het projectteam heeft de meeste taken, namelijk het uitvoeren van het project. De stuurgroep blijft op de achtergrond en grijpt alleen in als het fout dreigt te gaan. De kans is dus groot dat de stuurgroep niet in actie hoeft te komen. Voor de stuurgroep kun je bijvoorbeeld iemand van DVN en de directeur van de

26


betrokken zorggroep vragen. Het is slim om hiervoor vertegenwoordigers te zoeken van de belangrijkste betrokken partijen die beslissingen mogen nemen. Tip: Richt ook een stuurgroep op. De stuurgroep grijpt in als het project mis dreigt te lopen.

Projectplan Een projectplan helpt hetzelfde doel voor ogen te blijven houden. Ook blijkt uit het projectplan waar mogelijke knelpunten en risico’s zijn. Neem in het projectplan in ieder geval de volgende onderdelen op: -

Omschrijving van de doelstelling van de bijeenkomst; Tijdsplanning; Begroting; Overzicht van risico’s; Beschrijving van de projectorganisatie en rollen en taken daarin (wie doet wat). Tip: Stel een projectplan op waarin duidelijk is omschreven wat het doel is, de planning, de begroting, de risico’s en de taakverdeling.

Het projectteam moet met het projectplan instemmen. Daarna moet ook de stuurgroep het er mee eens zijn. In de tweede serie pilotbijeenkomsten was er noodgedwongen een krappere deadline. De hogere tijdsdruk gecombineerd met de eerdere ervaringen zorgde ervoor dat organisatie een stuk soepeler liep. Tip: Spreek zo snel mogelijk een strakke (maar realistische) planning af en schuif daar niet mee. Tijdsdruk kan dingen soepeler laten verlopen. Hoe goed je alles ook plant, er kunnen onverwachte dingen gebeuren die voor problemen zorgen. Zware storm bijvoorbeeld waardoor er minder mensen komen, ziekte van een spreker of een weggeroepen arts die een lezing zou geven. Met sommige van deze risico’s kun je van tevoren rekening houden. Je kunt bijvoorbeeld een vervangende spreker achter de hand houden en zorgen voor meer inschrijvingen dan dat er plaatsen zijn. Sommige gebeurtenissen kun je voorkomen, bijvoorbeeld door twee keer te controleren of de zaal niet per ongeluk dubbel is geboekt. Andere gebeurtenissen zijn helaas niet te voorkomen, zoals zware storm. Het is verstandig om van tevoren risico’s in kaart te brengen en eventueel voorzorgsmaatregelen te nemen. De kans op problemen is dan kleiner. Tip: Een voorbereid projectteam telt voor twee. Breng vooraf risico’s in kaart en neem voorzorgsmaatregelen.  Op de projectwebsite staat een voorbeeldprojectplan.

27


Draaiboek Een projectplan beschrijft de doelstelling en organisatie. Een draaiboek is uitgebreider. In een draaiboek staat hoe de bijeenkomst moet verlopen, wat er moet gebeuren en wanneer en wie dat doet. Een draaiboek helpt om alle medewerkers tijdens de bijeenkomst aan hetzelfde te laten werken en voorkomt dat de projectleider van alle kanten wordt bevraagd. Tip: Stel een draaiboek op waarin staat hoe de bijeenkomst verloopt, wie wat moet doen en wanneer. Dan weet iedereen wat van hem wordt verwacht.  Op de projectwebsite vind je een voorbeeld van een draaiboek.

Werkpakketten samenstellen Als er een projectteam en een projectplan is, kunnen de werkzaamheden in kaart worden gebracht. Het is handig om verschillende taken onder te brengen in bij elkaar horende ‘werkpakketten’. Deze werkpakketten kunnen worden uitgevoerd door de leden van het projectteam of door anderen. Tip: Bundel werkzaamheden in werkpakketten en maak mensen verantwoordelijk voor de werkpakketten. Zo weet iedereen waarvoor hij verantwoordelijk is. De projectleider houdt overzicht over de voortgang en samenhang van alle activiteiten. Op bladzijde 25 staan zijn taken uitgebreider beschreven. Hieronder volgt een overzicht van werkpakketten voor vrijwilligers, gebaseerd op ervaringen in de pilotbijeenkomsten. Gebruik het als startpunt om de organisatie in goede banen te leiden: -

-

-

Deelnemersadministratie – zoals: inschrijven van deelnemers, nabellen, brieven versturen, deelnemerslijsten maken – Dit werkpakket kent pieken in de werkdruk. Het versturen van uitnodigingsbrieven kost veel tijd. Daarna moet je rekenen op een tot enkele uren per dag voor het registreren van de deelnemers in de vier tot vijf weken voorafgaand aan de eerste bijeenkomst. De hoeveelheid werk hangt uiteraard ook af van het aantal genodigden; Locatiehuur – zoals: contract afsluiten, catering, zaalinrichting – Dit kost een paar uur werk (zoeken, afstemmen en overleg) aan het begin van de voorbereidingstijd. In de laatste twee weken voor de bijeenkomst kan nog enkele keren (telefonisch) contact en afstemming nodig zijn voor de laatste details. In totaal kost dit ongeveer één dag werk gedurende het hele traject; Begeleiding van eerstelijnsgroepen – benaderen zorgverleners voor de marktplaats, aanspreekpunt voor eerstelijns zorgverleners – Dit begint al in de eerste maand van de voorbereiding. Het werk zit voornamelijk in het in kaart brengen van de relevante eerstelijnsgroepen (maar mogelijk heeft de zorggroep hier al een goed overzicht van) en ze vervolgens uit te nodigen. Je kunt dit werkpakket het beste door

28


-

-

-

-

-

twee vrijwilligers laten uitvoeren. De hoeveelheid werk hangt af van het aantal eerstelijns-vertegenwoordigers dat wordt uitgenodigd. Reken op ongeveer twee uur per vertegenwoordiger; Sprekers en dagvoorzitter – benaderen sprekers, inhoud afstemmen, dagvoorzitter instrueren, kennismaking dagvoorzitter en spreker, begeleiding op de bijeenkomst zelf – Het is verstandig veel tijd te steken in het aantrekken van sprekers en dagvoorzitter. Sprekers met weinig ervaring kosten meer tijd omdat je met hen uitgebreid de presentatie moet voorbereiden: wat is wel en niet relevant? Hetzelfde geldt voor de afstemming met de dagvoorzitter. Houdt rekening dat in de laatste dagen voor de bijeenkomst tot nog wel 16 uur afstemming nodig is met de dagvoorzitter en spreker. Tafelbegeleiders – werven en training van tafelbegeleiders – Dit kost met name in de eerste twee maanden van het project tijd. In totaal kost het één vrijwilliger ongeveer één dag per week; Evaluatie – evaluatie met deelnemers en indien gewenst (door bijv. zorggroep) ook effectmeting achteraf – Het is aan te bevelen om minimaal (informeel) te evalueren met de deelnemers. Mogelijk wil de zorggroep formeler meten. Dit kost meer tijd en voorbereiding, maak daarover vooraf afspraken. Evaluatie in minimale vorm kost enige voorbereiding, een (plenair) gesprek met de deelnemers na afloop van de bijeenkomst, en daarna ongeveer drie dagen aan uitwerken, rapporteren en afstemmen en overdragen; Externe promotie – benaderen media, zorgen voor aankondigingen op websites, verzorgen nieuwsbrieven – Dit kun je zo groot of klein maken als je zelf wilt. In een minimale vorm gaat het om het kiezen van de juiste media/kanalen, het opstellen van een informatiebericht en het verspreiden daarvan. Dit kost één vrijwilliger ongeveer drie dagen vanaf de derde of vierde maand voorafgaand aan de eerste bijeenkomst; Subsidies – benaderen gemeente voor mogelijkheid subsidies – In de pilotbijeenkomsten is hier nog niet veel ervaring in opgedaan. Dit zal bij toekomstige bijeenkomsten veranderen. Houd er rekening mee dat dit een intensieve en gespecialiseerde taak is waar kennis en ervaring voor nodig is.

Het is slim om ook voor de avond van de bijeenkomst een heldere taakverdeling te maken. Als iedereen weet wat er van hem wordt verwacht, verloopt de avond soepeler. We hebben van tevoren een lijst opgesteld met alle werkzaamheden en degenen die deze zouden uitvoeren. Een week van tevoren hebben we met alle vrijwilligers de bijeenkomst doorgesproken zodat alle taken helder waren. Denk in ieder geval aan de volgende taken: -

Klaarzetten van tafels en stoelen in de zaal; Ontvangst van de deelnemers, bijhouden deelnemerslijst en uitdelen naambadges; Koffie en thee inschenken; Ontvangst en begeleiden van sprekers; Opvang deelnemers die te laat zijn; Tijdens de bijeenkomst: inspringen als dat nodig is (minimaal twee personen). Tip: Maak vooraf een lijst van alle taken en alle medewerkers. 29


Tip: Bespreek van tevoren met alle vrijwilligers wat er van ze wordt verwacht. Voor de meeste taken zijn twee vrijwilligers nodig. Sommige vrijwilligers kunnen natuurlijk meerdere taken vervullen. Een tafelbegeleider kan bijvoorbeeld ook helpen bij het ontvangen van deelnemers. Tip: Roep alle vrijwilligers en tafelbegeleiders nog even bij elkaar voordat de deelnemers komen en spreek kort door wat iedereen moet doen. Tip: Houd tijdens de bijeenkomst twee vrijwilligers stand by om te helpen als dat nodig is, zoals het bijzetten van stoelen in de zaal, halen van koffie en thee etc.

30


Evaluatie Na elke bijeenkomst hebben we met alle medewerkers besproken hoe het ging. Ook hebben we deelnemers ondervraagd. De informatie die dat opleverde, gebruikten we weer bij de organisatie van de volgende bijeenkomsten.  Op de projectwebsite staan evaluatiematerialen.

Evaluatie medewerkers Na elke bijeenkomst hebben we een korte evaluatie gedaan met de zorgaanbieders (marktplaats), sprekers en vrijwilligers. Iedereen kon kort reageren op de avond. Deze evaluatie is opbouwend bedoeld, niet om mensen te veroordelen of te bekritiseren. Die evaluatie leverde veel op. Medewerkers waren enthousiast. Bovendien kwamen er bruikbare tips voor de volgende bijeenkomst. Tip: Evalueer op de avond zelf met alle medewerkers. Benadruk dat het gaat om (opbouwende) kritiek. Na de laatste bijeenkomst hebben we alle vrijwilligers een bedankje gegeven. Dat is wel zo netjes en het vergroot ook de kans dat ze zich een volgende keer zich weer willen inzetten. Tip: Geef de vrijwilligers na de laatste bijeenkomst een bedankje.

Evaluatie deelnemers Uiteindelijk zijn de deelnemers de belangrijkste groep. We hebben tijdens de marktplaats en bij de uitgang de mening gevraagd van een aantal deelnemers. Ook hebben we mensen gevraagd contactgegevens achter te laten zodat we ze schriftelijk of telefonisch konden benaderen met vragen. Tip: Vraag deelnemers naar hun mening over de bijeenkomst. Vraag het na afloop of vraag om contactgegevens.

Evaluatie met projectteam Ten slotte hebben we enkele dagen na de laatste bijeenkomst nog een gesprek gehad met de leden van het projectteam. Wat verliep niet zoals gepland? Wat ging er goed en wat kon beter? De belangrijkste conclusies hebben we opgeschreven. Ook hebben we besloten of en wanneer de volgende bijeenkomsten worden georganiseerd. Tip: Kom nog een keer met het projectteam bij elkaar voor een evaluatie. Besluit dan ook of en wanneer de volgende bijeenkomsten georganiseerd zullen worden.

31


Tijdens de bijeenkomst: laatste tips In de hoofdstukken hiervoor zijn al veel tips gegeven die je kunt gebruiken bij het organiseren van de bijeenkomst en tijdens de bijeenkomst. We willen je ten slotte nog een aantal tips meegegeven die nog niet genoemd zijn, maar waar je wel je voordeel mee kunt doen: Tip: Eet samen met alle vrijwilligers en tafelbegeleiders een uur voor opening van de zaal een broodje. Tijdens het eten kan de avond worden voorbesproken en kan de zaal worden klaargemaakt. Tip: Zorg voor een duidelijke rolverdeling tussen alle vrijwilligers (garderobe, deelnemerslijst bijhouden etc.) Voorkom dat iedereen naar eigen inzicht wat gaat doen. Tip: Geef deelnemers naambadges. Dat maakt het gesprek makkelijker en je ziet meteen wie er niet zijn gekomen. Je kunt ook met een inschrijflijst werken (kruisje achter de naam) en stickers als naambadges (waar mensen zelf hun naam opschrijven). Tip: Geef de deelnemers bij binnenkomst een programma. En houd je ook aan dat programma! Tip: Komen er meer dan dertig deelnemers, laat dan meerdere gastheren en -vrouwen de lijsten bijwerken. Dan ontstaan er geen rijen. Tip: Zorg dat de catering gastvrij verloopt, laat deelnemers niet lang wachten op hun koffie of thee. Laat bijvoorbeeld twee vrijwilligers inschenken terwijl deelnemers zelf hun suiker, melk en koekjes pakken. Tip: Zet tafelwater en glazen op alle tafels als de tafelgesprekken beginnen. Tip: Experimenteer met alleen kringen van stoelen zonder tafel, het brengt mensen letterlijk dichter bij elkaar. Dit vonden verschillende tafelbegeleiders prettiger. Tip: Een leuk extraatje is een kleine goodiebag die deelnemers bij vertrek krijgen. Dit kost relatief veel tijd, maar wordt vaak erg gewaardeerd en kan bijdragen aan een positieve herinnering aan de bijeenkomst. Vraag de zorggroep en medewerkers aan de zorgmarkt om een ‘goodie’. Tip: Bewaak de begin- en vooral de eindtijd. Succes!

32


Colofon Versie: 1.0 Datum: mei 2013 Tekst: Hans de Rooij en Arnout Drenthel Redactie: Eva Rensman

Het project 'De Zorgstandaard standaard maken met behulp van de Zorgwijzer type 2 en het Individueel Zorgplan Diabetes' is onderdeel van het Nationaal Actieprogramma Diabetes (NAD, 2009-2013).

33


Bijlagen en voorbeelddocumenten In het handboek wordt verschillende keren verwezen naar documenten en voorbeelddocumenten. Er is geprobeerd om zoveel mogelijk bruikbare voorbeelddocumenten en links te verzamelen op een speciale projectwebsite. Hieronder staat een lijst van de documenten en informatie die je daar in ieder geval kunt downloaden. Daarnaast is het mogelijk dat er nog meer aanvullende informatie wordt geplaatst die nog niet is opgenomen in dit handboek. De projectwebsite vind je op: www.dvn.nl/nad Bij: Inleiding  Individueel zorgplan  Zorgstandaard Diabetes  Zorgwijzer Bij: Patiëntbijeenkomsten: Voor wie?  NIVEL onderzoek naar Zorgwijzer diabetes type 2  Diabetesvereniging Nederland  Actueel overzicht van beschikbare Kwartiermakersteams Bij: De bijeenkomst vormgeven  Informatie over Alzheimercafés  9 Praktische tips voor sprekers van Bento Presentaties  Handleiding en opdracht voor tafelbegeleiders door Stichting Tinkerbell Patiëntencoach  Gebruikte huiswerkopdracht voor deelnemers  Voorbeelden van presentaties: ‘Diabetes-risicotest’, ‘Medicijnen en diabetes’ en ‘Voetzorg voor diabetespatiënten’ Bij: Organiseren  Voorbeeld-begroting ‘organisatie van patiëntbijeenkomsten’  Budgetplan DVN regio’s*

34


 Persbericht  Wervings-poster  Voorbeeldbrief: uitnodiging deelnemers  Voorbeeldbrief: herinnering deelnemers  Overzicht van opgeleide tafelbegeleiders  Voorbeeldbrief: uitnodiging tafelbegeleiders  Sjabloon nieuwsbrief Bij: De organisatie in goede banen leiden  Projectplan DVN regio’s*  Projectplan voor zorggroepen  Voorbeeld: Draaiboek Bij: Evaluatie  Evaluaties (* Downloads gemarkeerd met een asterisk zijn ten tijde van schrijven nog in voorbereiding).

35

Handboek organisatie patiëntbijeenkomsten

Recommend Documents