Guide untuk Sistem Informasi Manajemen Keuangan Akademik Univeristas Mercu Buana

Guide untuk Sistem Informasi Manajemen Keuangan Akademik Univeristas Mercu Buana

Contents CONTENTS ....................................................................................................................................... 1 1.

PENDAHULUAN ..................................................................................................................... 2

2.

BAGAIMANA CARA LOGIN SEBAGAI PENGGUNA?....................................................... 2

3.

BAGAIMANA CARA MERUBAH PASSWORD LAMA DENGAN PASSWORD BARU? 4

4.

BAGAIMANA MENGAKSES SIM KEUANGAN AKADEMIK ? .......................................... 5

5.

BAGAIMANA CARA MENGENAL TOMBOL PADA SISTEM?........................................ 7

6.

DATA REFERENSI APA SAJAKAH YANG TERDAPAT PADA SISTEM? .................... 8

7.

BAGAIMANA CARA MELAKUKAN PROSES FILTER / PENCARIAN DATA? .........11

8.

BAGAIMANA CARA MENGELOLA TAGIHAN? ..............................................................12 8.1 8.2 8.3 8.4 8.5

9.

ALUR SISTEM ...................................................................................................................12 BAGAIMANA CARA MENCARI TAGIHAN PER MAHASISWA? ...............................................12 BAGAIMANA CARA MEMBUATKAN TAGIHAN SEMUA MAHASISWA? .................................16 BAGAIMANA CARA MEMBUATKAN TAGIHAN CALON MAHASISWA? ...............................17 BAGAIMANA CARA MEMBUATKAN TAGIHAN UJIAN? ......................................................19

BAGAIMANA CARA MENGELOLA MENU PEMBAYARAN? .......................................22 9.1 9.2 9.3 9.4 9.5 9.6 9.7

10. 10.1 10.2 10.3 10.4 10.5 10.6

ALUR SISTEM ...................................................................................................................23 BAGAIMANA CARA MELAKUKAN PEMBAYARAN TAGIHAN MAHASISWA? .........................23 BAGAIMANA CARA MELAKUKAN PEMBELIAN FORMULIR PENDAFTARAN MABA? ..........26 BAGAIMANA CARA MENCARI DATA PEMBAYARAN MAHASISWA?.....................................28 BAGAIMANA CARA MELIHAT DAFTAR DATA PEMBAYARAN FORMULIR? ..........................31 BAGAIMANA CARA MENAMPILKAN LAPORAN KEUANGAN? ..............................................33 BAGAIMANA CARA MENAMPILKAN REKAP KEUANGAN?...................................................33 BAGAIMANA CARA MENGELOLA MENU H2H?.......................................................34 SETTING ...........................................................................................................................34 LOG TRANSAKSI...............................................................................................................36 REKONSILIASI ..................................................................................................................37 JENIS TAGIHAN ................................................................................................................39 BANK ...............................................................................................................................41 REKANAN BANK...............................................................................................................44

11. BAGAIMANA CARA KELUAR DARI SIM KEUANGAN AKADEMIK UNIVERSITAS MERCU BUANA? ...............................................................................................46

1


1. Pendahuluan SIM Keuangan merupakan perangkat lunak yang memfasilitasi proses pengaturan keuangan pada UNIVERSITAS MERCU . Berikut akan dijelaskan tentang alur-alur yang ada dalam sistem, diantaranya alur membuat tarif, sampai dengan proses pembayaran yang dilakukan.

2. Bagaimana cara Login sebagai pengguna? a) Apa itu Login ? Login adalah fitur dalam SIM Keuangan Akademik UNIVERSITAS MERCU BUANA untuk masuk ke dalam sistem yang digunakan untuk keamanan system sehingga tidak sembarangan orang memakai sistem ini. b) Siapa yang berhak menggunakan Login ? Login SIM Keuangan Akademik UNIVERSITAS MERCU BUANA digunakan oleh beberapa user, dimana setiap user melakukan login nantinya akan masuk pada sistem yang telah dibuat khusus user tersebut. c) Bagaimana menggunakannya? 1) Untuk melakukan Login sebagai Admin, masukkan username dan password yang telah ditentukan. Pastikan username dan password yang anda masukkan benar. Seperti tampilan berikut :

2


2) Klik tombol

atau enter.

3) Jika username dan password salah, maka muncul peringatan : ulangi langkah 1. 4) Jika username dan password benar, maka akan muncul halaman modul sistem seperti berikut,

3


5) Kemudian tekan tombol

yang terdapat pada modul Akademik

seperti contoh diatas, sehingga nantinya sistem akan mengarahkan ke halaman role seperti berikut,

3. Bagaimana cara merubah password lama dengan password baru? a) Apa itu Password? Password adalah kumpulan karakter atau string yang digunakan oleh pengguna SIM Keuangan Akademik untuk memverifikasi identitas dirinya kepada sistem keamanan yang dimiliki oleh SIM Keuangan Akademik. b) Siapa yang berhak menggunakan menu Ubah Password? Menu Ubah Password bisa digunakan oleh semua pengguna aplikasi, yaitu Admin, Dosen dan mahasiswa. c) Bagaimana cara menggunakan menu Ubah Password? 1) Untuk

melakukan

perubahan

password

pada halaman modul.

4

yaitu

dengan

cara

klik


Maka akan muncul tampilan seperti di bawah ini:

2) Lakukan perubahan password dengan mengisi Password Lama kemudian Password Baru dan masukan password baru (Ulangi) sebagai verifikasi password baru. Kemudian tekan tombol

.

4. Bagaimana Mengakses SIM Keuangan Akademik ? a) Apa itu aplikasi Sistem Informasi Manajemen Keuangan Akademik ? SIM Keuangan Akademik adalah sistem perangkat lunak yang mengolah data keuangan akademik dan melakukan proses tagihan dan pembayaran yang melibatkan antara mahasiswa dan keuangan akademik. b) Siapa yang berhak menggunakan SIM Keuangan Akademik ini?

5

Guide untuk Sistem Informasi Manajemen Keuangan Akademik Univeristas Mercu Buana Pada SIM Keuangan Akademik ini user yang berhak menggunakan adalah Admin Keuangan Akademik UNIVERSITAS MERCU BUANA. c) Apa alamat webnya? 1) Untuk mengakses web SIM Akademik dapat dilakukan melalui alamat website : http://sim.Universitas Mercu Buana.ac.id

2) Pada saat user selesai melakukan login, maka akan muncul tampilan Daftar Modul seperti gambar yang telah kami jelaskan pada cara melakukan proses login diatas 3) Setelah memilih modul akademik, maka akan tampil halaman role

6

Guide untuk Sistem Informasi Manajemen Keuangan Akademik Univeristas Mercu Buana 4) Kemudian pilih Administrator – Universitas Mercubuana, maka akan muncul tampilan seperti berikut :

5) Kemudian pilih menu Keuangan, pada menu keuangan kemudian akan tampil submenu - submenu yang berhubungan dengan keuangan akademik Universitas Mercubuana.

5. Bagaimana cara mengenal Tombol pada Sistem? a) Apa itu Tombol sistem? Tombol system adalah tombol yang berfungsi untuk mempermudah user dalam pengoperasian aplikasi SIM Akademik UNIVERSITAS MERCU BUANA. 7

Guide untuk Sistem Informasi Manajemen Keuangan Akademik Univeristas Mercu Buana b) Macam- macam tombol yang digunakan?

No

Tombol

1.

Nama

Fungsi

Add_Data

Menambah data baru

2.

Save Record 3.

Batal Entry 4.

Hapus

5.

Menyimpan data baru atau data yang telah di update Membatalkan data yang akan dimasukkan Menghapus data

Kembali ke Daftar Kembali ke daftar yang dituju

6.

7. 8.

Salin

Untuk salin/ copy data

Sunting

Mengedit data

Cetak

Untuk mencetak data keuangan

9.

Reset 10. 11.

cari

Ubah

Untuh mengubah data

Cari

Untuk mencari data

12.

atau

Untuk mengembalikan data hasil

Log Out

Untuk

keluar

ke

sistem

tampilan login

6. Data referensi apa sajakah yang terdapat pada sistem? Data referensi ini berfungsi untuk menyimpan data-data acuan standar yang akan digunakan di dalam sistem. Dalam data referensi ini dibagi menjadi beberapa data referensi, diantaranya data referensi umum, referensi anggaran dan referensi akutansi. 8

/

Guide untuk Sistem Informasi Manajemen Keuangan Akademik Univeristas Mercu Buana Bagian yang dapat mengelola data referensi adalah bagian yang mempunyai hak akses sebagai administrator. No

Data Referensi

Nama

Fungsi

Menu Komponen Tarif 1.

Jenis Tarif

Komponen

Tarif

 Jenis Tarif

Tarif Umum

3.

Tarif Pengajuan Status

Tarif

 Tarif Umum Komponen 

lingkungan

Universitas

Menyimpan data Tarif Umum yang ada

di

lingkungan

Universitas

Mercu Buana Jakarta.

Pengajuan Status yang ada di lingkungan Universitas Mercu Buana Jakarta.

4.

Komponen

Tarif

 Ujian Susulan

5.

Tarif Formulir

di

Tarif Menyimpan data tariff Pengajuan

Status

Tarif Ujian Susulan

ada

Mercu Buana Jakarta.

2.

Komponen

Menyimpan data Jenis Tarif yang

Komponen

Tarif

 Formulir

Menyimpan

data

Tarif

Ujian

Susulan yang ada di lingkungan Universitas Mercu Buana Jakarta. Menyimpan data Tarif Formulir yang ada di lingkungan Universitas Mercu Buana Jakarta.

Menu Tarif Reguler 6.

Uang Pangkal

7.

Tarif BPP Pokok

8.

Tarif BPP SKS

Tarif Reguler  Uang Pangkal

Tarif Reguler  BPP Pokok

Tarif Reguler  BPP SKS

9

Menyimpan data Uang Pangkal yang ada di lingkungan Universitas Mercu Buana Jakarta. Menyimpan data Tarif BPP Pokok yang ada di lingkungan Universitas Mercu Buana Jakarta. Menyimpan data Tarif BPP SKS yang ada di lingkungan Universitas Mercu Buana Jakarta.

Guide untuk Sistem Informasi Manajemen Keuangan Akademik Univeristas Mercu Buana 9.

Tarif Reguler 

Tarif BPP SKS SP

BPP SKS SP

Menyimpan data Tarif BPP SKS SP yang ada di lingkungan Universitas Mercu Buana Jakarta.

10.

Menyimpan Tarif Kemahasiswaan

data

Tarif Reguler  Kemahasiswaan Kemahasiswaan

lingkungan

yang

Universitas

Tarif ada

di

Mercu

Buana Jakarta. 11

Tarif Reguler 

Tarif Sidang TA

Sidang TA

12

Tarif

Ijazah

dan

Wisuda

Menyimpan data Tarif Sidang TA yang ada di lingkungan Universitas Mercu Buana Jakarta.

Tarif Reguler  Menyimpan data Tarif Ijazah dan Ijazah

dan Wisuda yang ada di lingkungan

Wisuda

Universitas Mercu Buana Jakarta.

Menu Tarif Karyawan 11.

Tarif Karyawan 

Uang Pangkal

Uang Pangkal

12.

SKS Kuliah

13.

Tarif SKS Kuliah Pasca

14

15

Tarif Wisuda

Ijazah

Tarif Karyawan  SKS Kuliah Pasca

Sidang TA

dan

Menyimpan data jenis unit kerja yang ada di lingkungan Universitas Mercu Buana Jakarta.

Tarif Reguler 

Tarif Sidang TA

yang ada di lingkungan Universitas Mercu Buana Jakarta.

Tarif Karyawan 

Tarif SKS Kuliah

Menyimpan data jenis unit kerja

Menyimpan data jenis unit kerja yang ada di lingkungan Universitas Mercu Buana Jakarta. Menyimpan data Tarif Sidang TA yang ada di lingkungan Universitas Mercu Buana Jakarta.

Tarif Reguler  Menyimpan data Tarif Ijazah dan Ijazah Wisuda

10

dan Wisuda yang ada di lingkungan Universitas Mercu Buana Jakarta.


7. Bagaimana cara melakukan proses Filter / pencarian Data? a) Apa itu proses filter data? Filter data digunakan untuk melakukan proses pencarian data sehingga mempermudahkan user dalam mencari data yang diinginkan. b) Bagaimana cara melakukan proses filter/ pencarian data? Proses pencarian data pada SIM Akademik terdapat 3 proses pencarian: 1. Pilih data yang diinginkan pada tampilan berikut

. 2. Dengan melakukan proses pencarian dengan memasukkan data yang dicari pada tampilan dibawah ini:

Kemudian klik tombol

3. Atau dengan Pencarian data dengan Metode Pengurutan / Sorting, seperti contoh dibawah ini:

Caranya dengan Klik pada header kolom kemudian pilih metode pengurutan yang di lakukan.

Selain metode pengurutan/ sorting user juga bisa melakukan proses filter yaut proses pencarian dengan memasukkan data yang akan dicari, caranya tekan menu

Filter

kemudian

masukkan 11

data

pada

tampilan

berikut,


untuk mengembalikan data ke daftar semula caranya tekan menu Remove Filter.

8. Bagaimana cara mengelola Tagihan? a) Apa itu Menu Tagihan? Menu Tagihan digunakan untuk memenejemen segala yang berhubungan segala tagihan keuangan akademik mahasiswa UNIVERSITAS MERCU BUANA. b) Siapa yang berhak mengelola Menu Tagihan? Menu Tagihan hanya bisa dikelola oleh admin. c) Bagaimana cara mengelola Menu Tagihan? Tagihan yang diperlukan oleh SIM Keuangan Akademik ada beberapa. Kesemuanya dapat dikelola dengan cara klik menu Keuangan >>Tagihan tersebut.

8.1 Alur Sistem

8.2 Bagaimana cara mencari tagihan per mahasiswa? Pencarian tagihan mahasiswa merupakan proses yang digunakan untuk mempermudah user dalam mencari tagihan mahasiswa yang dituju, jika mahasiswa yang dituju tidak ada di daftar tagihan mahasiswa berarti perlu dibuatkan tagihannya. Langkah – langkah 12

Guide untuk Sistem Informasi Manajemen Keuangan Akademik Univeristas Mercu Buana 1) Pilih menu Keuangan  Tagihan  Cari Tagihan

2) Untuk mempermudah user untuk mencari data tagihan per mahasiswa, gunakan fitur cari yang terdapat pada bagian atas daftar tagihan, masukkan NIM mahasiswa dan pilih periodenya, seperti berikut:

3) Untuk menambahkan data tagihan pada satu mahasiswa, jika mahasiswa tersebut belum dibuatkan tagihannya, caranya tekan tombol

.

4) Masukkan data cari tagihan pada inputan diatas, kemudian tekan tombol .

13


5) Untuk melakukan proses edit/ perubahan data tekan tombol

, sedangkan

untuk menghapus data tagihan tekan tombol 6) Jika pada tagihan tersebut dibayarkan secara angsuran, maka perlu dibuatkan jumlah tagihan/ angsuran, untuk membuat jumlah angsuran bisa dilakukan dengan menekan tombol

, maka akan muncul halaman berikut,

Kemudian lakukan proses centang dan tekan tombol

untuk memasukkan

jumlah tagihannya

Setelah tekan tombol OK, maka hasil jumlah tagihan yang dibuat akan terupdate di daftar tagihan, seperti contoh berikut :

14


7) Sedangkan untuk menggabungkan kembali jumlah tagihan yang telah dibuat caranya tekan tombol

.

8) Apabila jumlah tarif yang dimasukkan di tagihan tidak sesuai dengan jumlah tarif tagihan yang sebenarnya maka system akan memberikan informasi bahwa jumlah tagihan berbeda dengan jumlah tarif perhatikan informasi yang di lingkari warna merah pada gambar dibawah ini,

9) Dan apabila user ingin menyesuaikan jumlah tagihan dengan jumlah tarifnya bisa dilakukan dengan cara menekan tombol

15

.


8.3 Bagaimana cara membuatkan Tagihan semua mahasiswa? Buat

tagihan

mahasiswa

merupakan

proses

yang

digunakan

untuk

mengeneratekan tagihan mahasiswa secara serentak berdasarkan jurusan, kelas, kampus, dan angkatan. Langkah – langkah 1) Pilih menu Keuangan  Tagihan  Buat Tagihan Mahasiswa

2) Pilih Jurusan, Kelas Mahasiswa, Kampus, Angkatan terlebih dahulu untuk menampilkan data yang akan dibuatkan tagihannya.

3) Setelah data yang dituju tampil kemudian tekan tombol

untuk

membuatkan tagihan keuangannya, maka secara otomatis tagihan telah digenerate. 4) Setelah proses generate tagihan dilakukan maka jumlah Tertagih sama dengan jumlah Mhs.

16

Guide untuk Sistem Informasi Manajemen Keuangan Akademik Univeristas Mercu Buana 5) Proses generate tagihan juga bisa dilakukan dengan cara menekan tombol , Jika yang akan dibuatkan tagihannya adalah semua jurusan, kelas, kampus dan angkatan.

8.4 Bagaimana cara membuatkan Tagihan Calon Mahasiswa? Buat tagihan calon mahasiswa merupakan menu yang digunakan untuk membuat tagihan yang harus dibayarkan oleh calon mahasiswa baru UNIVERSITAS MERCU BUANA. Mahasiswa yang akan dibuatkan tagihannya adalah mahasiswa yang sudah lulus tes. Catatan : -

Yang akan di buatkan tagihan disini adalah tagihan uang pangkal, dimana di bagi menjadi 5 angsuran, ketika angsuran yang pertama dilunasi maka sudah bisa melakukan proses generate NIM.

-

Untuk pendaftar yang mendapatkan tambahan uang pangkal, maka ketika di generate pada angsuran pertama akan ditambahkan dengan uang pangkal tambahan yang telah ditentukan sebelumnya

-

Untuk pendaftar yang mendapatkan beasiswa, maka yang dipotong merupakan Uang Fasilitas (langsung dipotong pada angsuran pertama), Uang BPP Pokok, dan Uang BPP SKS dimana nantinya ditambahkan Uang Kemahasiswaan, Uang KTM, dan Uang Buku dijumlahkan kemudian dibagi 4 (dimasukkan di angsuran kedua - keempat)

Langkah – langkah 17

Guide untuk Sistem Informasi Manajemen Keuangan Akademik Univeristas Mercu Buana 1) Pilih menu Keuangan  Tagihan  Buat Tagihan Calon Mhs

2) Kemudian pilih Jurusan, Kelas Mahasiswa, Kampus terlebih dahulu untuk menampilkan data yang dituju dan akan dibuatkan tagihannya.

3) Setelah data yang dituju tampil kemudian tekan tombol

untuk

membuatkan tagihan keuangannya, maka secara otomatis tagihan telah digenerate, hasil generate bisa dilihat pada contoh berikut :

Perhatikan jumlah yang dilingkari warna merah diatas, dimana setelah proses generate tagihan dilakukan maka jumlah Tertagih sama dengan jumlah Calon Mhs. 18

Guide untuk Sistem Informasi Manajemen Keuangan Akademik Univeristas Mercu Buana 4) Proses generate tagihan juga bisa dilakukan dengan cara menekan tombol , Jika yang akan dibuatkan tagihannya adalah semua jurusan, kelas, dan kampus.

8.5 Bagaimana cara membuatkan Tagihan Ujian? Buat tagihan ujian merupakan menu yang digunakan untuk menampilkan daftar mahasiswa yang telah Lunas maupun Belum Lunas tagihan ujian UTS/ UAS, dan selain itu juga bisa digunakan untuk mengelola mahasiswa yang mendapatkan dispensasi pembayaran tagihan ujian. Langkah – langkah 1) Pilih menu Keuangan  Tagihan  Status Tagihan Ujian

19

Guide untuk Sistem Informasi Manajemen Keuangan Akademik Univeristas Mercu Buana 2) Pada tampilan diatas user bisa melihat mahasiswa yang telah melunasi tagihan ujian UTS/UAS flag

maupun yang belum lunas flag

, serta

bisa melihat data mahasiswa yang mendapatkan dispensasi tagihan ujian. Sedangkan mahasiswa yang di flag

berarti mahasiswa yang

bersangkutan tidak memiliki tagihan keuangan ujian. 3) Untuk melihat data tagihan ujian berdasarkan periode dan jenis ujian bisa dilakukan cara memilih Periode Ujian dan Jenis Ujian, seperti contoh berikut :

4) Untuk mahasiswa yang akan mendapatkan dispensasi caranya bisa langsung menekan tombol

di kolom Dispensasi pada mahasiswa tersebut, maka

system akan mengubah tombol menjadi

, dan mahasiswa yang

bersangkutan bisa mengikuti ujian. Ketentuan mahasiswa mendapatkan dispensasi, yaitu : 1. Mahasiswa yang memiliki SK dispensasi, dimana sebelumnya mahasiswa tersebut mengajukan dispensasi ke pihak biro keuangan akademik. 2. Mahasiswa yang sudah lunas tapi di daftar tagihan ujian di flag belum lunas.

20

Guide untuk Sistem Informasi Manajemen Keuangan Akademik Univeristas Mercu Buana 5) Jika terdapat mahasiswa yang tidak bisa membayar tagihan pada waktu tertentu tetapi akan melunasinya pada tanggal yang telah dijanjikan, maka biro keuangan akademik bisa memasukkan tanggal pelunasan yang telah dijanjikan mahasiswa tersebut, cara memasukkan tanggal janji pelunasan bisa dilakukan dengan menekan tombol

, kemudian masukkan tanggal janjinya

pada inputan berikut :

Maka akan tampil tanggal janji yang telah di setting pada kolom Tgl.Janji di daftar status tagihan ujian seperti berikut :

Catatan : Jika pada tanggal yang dijanjikan mahasiswa tersebut belum melunasi tagihan ujian maka mahasiswa tersebut tidak bisa mengikuti ujian. 6) Untuk mahasiswa yang telah melunasi tagihan ujian, user juga bisa melihat tanggal pembayaran tagihannya pada daftar status tagihan ujian pada kolom Tgl.Bayar, seperti berikut :

21


7) Untuk melakukan cetak data status tagihan ujian klik tombol

.

9. Bagaimana cara mengelola Menu Pembayaran? a) Apa itu Menu Pembayaran? Menu Pembayaran digunakan untuk memenejemen segala pembayaran yang berhubungan dengan daftar tagihan keuangan akademik mahasiswa UNIVERSITAS MERCU BUANA. b) Siapa yang berhak mengelola Menu Pembayaran? Menu Pembayaran hanya bisa dikelola oleh admin. c) Bagaimana cara mengelolahnya? Pembayaran yang diperlukan oleh SIM Keuangan Akademik ada beberapa. Kesemuanya dapat dikelola dengan cara klik menu Pembayaran tersebut.

22


9.1 Alur Sistem

9.2 Bagaimana cara melakukan pembayaran tagihan mahasiswa? Bayar Tagihan merupakan menu yang digunakan untuk melakukan proses pembayaran tagihan mahasiswa secara manual yaitu proses pembayarannya langsung ke pihak admin keuangan bukan ke Bank, menu bayar tagihan (pembayaran manual) juga bisa dilakukan mahasiswa jika terdapat permasalahan pada bank/ H2H. Catatan : -

Sebelum melakukan proses pembayaran tagihan, pastikan mahasiswa telah dibuatkan tagihannya karena jika belum dibuatkan tagihan maka daftar tagihan mahasiswa tersebut tidak akan tampil di menu bayar tagihan.

-

Pembuatan tagihan mahasiswa bisa dilakukan dengan 2 cara yaitu melalui menu Tagihan  Cari Tagihan yaitu membuatkan tagihan per mahasiswa, atau di menu Tagihan  Buat Tagihan Mahasiswa yaitu membuatkan

23

Guide untuk Sistem Informasi Manajemen Keuangan Akademik Univeristas Mercu Buana /generate tagihan secara serentak berdasarkan jurusan, kelas, kampus, dan angkatan. Langkah – langkah 1) Pilih menu Keuangan  Pembayaran  Bayar Tagihan

2) Masukkan NIM/Nama mahasiswa kemudian tekan tombol

, maka

akan tampil data mahasiswa yang dituju seperti berikut :

3) Untuk melihat detail tagihan biaya kuliah tekan tombol tampil detail tagihan biaya kuliah sebagai berikut :

24

, maka akan


4) Pada detail tagihan biaya kuliah user bisa melihat tagihan mana yang sudah lunas maupun belum lunas, caranya bisa dilihat pada kolom Jumlah Bayar, (seperti contoh yang diatas mahasiswa yang bersangkutan telah melunasi biaya tagihan Kemahasiswaan).

5) Untuk proses pembayaran tagihan bisa dilakukan dengan menekan tombol , kemudian akan tampil informasi yang menyatakan bahwa mahasiswa tersebut yakin membayar tagihan tersebut, seperti contoh berikut,

25

Guide untuk Sistem Informasi Manajemen Keuangan Akademik Univeristas Mercu Buana 6) Setelah proses pembayaran tagihan dilakukan maka secara otomatis data tagihan mahasiswa tersebut tampil di daftar menu pembayaran. 7) Untuk melihat menu tersebut pilih menu Keuangan  Pembayaran  Pembayaran.

9.3 Bagaimana cara melakukan pembelian formulir pendaftaran MABA? Beli Formulir merupakan suatu proses pembelian formulir pendaftaran calon MABA secara manual yaitu pembayaran langsung ke pihak admin keuangan bukan di Bank , dimana setelah pembelian formulir dilakukan maka pihak pendaftar mendapatkan Token. Catatan : Token digunakan untuk proses pendaftaran MABA agar MABA bisa melakukan proses pengisian formulir Langkah – langkah 1) Pilih menu Keuangan  Pembayaran  Beli Formulir

26


Pada tampilan menu beli formulir diatas user bisa melihat daftar tarif formulir yang sebelumnya telah ditambahkan di menu Tarif Formulir. 2) Sedangkan untuk melakukan proses pembelian formulir, caranya tekan tombol , seperti berikut :

Maka akan muncul halaman pembelian formulir, pada halaman tersebut user memasukkan keterangan yang diperlukan seperti Nama Pembeli, kemudian tekan tombol

, perhatikan contoh berikut :

27


3) Setelah proses pembelian formulir dilakukan dan berhasil maka akan tampil informasi Nomer. Token pendaftar.

9.4 Bagaimana cara mencari data pembayaran mahasiswa? Cari pembayaran merupakan proses yang digunakan untuk menampilkan data mahasiswa yang telah melakukan proses pembayaran tagihan keuangan. Langkah – langkah 1) Pilih menu Keuangan  Pembayaran  Cari Pembayaran

28


2) Masukkan Nim/Nama mahasiswa, pilih periode, tanggal bayar, dan angkatan, kemudian tekan tombol

, perhatikan contoh pada gambar dibawah

ini yaitu hasil dari proses pencarian yang dilakukan.

3) Untuk melakukan proses pencarian mahasiswa kembali, caranya tekan tombol .

29


4) Untuk menampilkan detail data pembayaran mahasiswa caranya klik data Produk pada masing –masing,

maka akan muncul halaman detail pembayaran setiap mahasiswa,

5) Sedangkan untuk menampilkan data tagihan mahasiswa baik yang sudah dibayar maupun yang belum di bayar, caranya bisa dilakukan dengan menekan NIM masing- masing mahasiswa.

30


Maka akan tampil halaman dibawah ini:

9.5 Bagaimana cara melihat daftar data pembayaran formulir? Pembayaran formulir merupakan suatu proses untuk menampilkan data pendaftar yang telah melakukan pembelian formulir pendaftaran calon MABA. Langkah – langkah 1) Pilih menu Keuangan  Pembayaran  Pembayaran Formulir

31


Pada saat pendaftar melakukan proses pembayaran formulir maka pendaftar akan mendapatkan token,

dimana token tersebut nantinya yang digunakan

untuk melakukan proses pendaftaran SPMB. 2) Untuk menampilkan detail data pembayaran formulir yang telah dilakukan caranya klik data tanggal pada kolom tanggal seperti berikut:

3) Untuk melakukan cetak laporan pembayaran formulir klik tombol

32

.


9.6 Bagaimana cara menampilkan laporan keuangan? Laporan keuangan merupakan laporan yang menampilkan semua data keuangan mahasiswa yang terdiri dari data total tagihan, total pembayaran sampai ke total saldo pembayaran setiap mahasiswa Langkah – langkah 1) Pilih menu Keuangan  Pembayaran  Laporan Keuangan

2) Untuk melakukan cetak laporan keuangan klik tombol

.

9.7 Bagaimana cara menampilkan rekap keuangan? Rekap Keuangan merupakan rekap data laporan keuangan semua fakultas per tanggal yang ditentukan. Langkah – langkah 1) Pilih menu Keuangan  Pembayaran Rekap Keuangan

33


2) Untuk menampilkan data rekap keuangan per tanggal, caranya tentukan tanggalnya kemudian klik tombol

, maka akan tampil data rekap

keuangan semua fakultas sesuai dengan tanggal yang ditentukan.

10. Bagaimana cara mengelola Menu H2H? a) Apa itu H2H? H2H adalah sistem pembayaran dimana mahasiswa dapat langsung membayar biaya pendidikannya secara online via ATM dan kanal pembayaran lainnya dari bank yang bekerja sama dengan universitas. Sistem universitas akan berhubungan langsung dengan bank melalui switcher sehingga proses pembayaran dan pencatatannya dapat berlangsung secara real time. b) Siapa yang berhak mengelola Menu H2H? Menu H2H hanya bisa dikelola oleh Administrator SIM. c) Bagaimana cara mengelolahnya? Pelaporan yang diperlukan oleh SIM Keuangan Akademik ada beberapa. Kesemuanya dapat dikelola dengan cara klik menu Keuangan  H2H tersebut.

10.1 Setting a) Apa itu menu setting?

34

Guide untuk Sistem Informasi Manajemen Keuangan Akademik Univeristas Mercu Buana Menu setting adalah menu yang digunakan untuk mengatur proses pembayaran per jenis tagihan. b) Siapa yang berhak mengelola setting? Data setting hanya dikelola oleh Administrator SIM. c) Bagaimana cara mengelolahnya ? 1) Untuk melakukan setting per jenis tagihan, pilih: H2H >> Setting Maka akan muncul tampilan awal menu setting seperti di bawah ini:

Catatan : -

Batas Reversal

: Batas waktu pembatalan pembayaran

-

Batas Rekonsiliasi: Batas waktu penyesuaian antara catatan transaksi kampus dengan catatan transaksi di bank, penyesuaian tersebut dilakukan apabila terdapat perbedaan antara catatan saldo transaksi pihak kampus dengan pihak bank..

-

Inquiry

: Proses untuk melihat atau menampilkan data

pembayaran yang akan dibayarkan -

Payment

: Proses untuk melakukan proses pembayaran

-

Reversal

: Proses untuk melakukan pembatalan pembayaran

2) Untuk memulai melakukan proses setting per jenis tagihan, caranya klik tombol

, maka akan tampil halaman berikut ini:

35


Pilih periode kemudian atur proses Inquiry, Payment, dan Reversal dengan cara mencentang chech box yang tersedia, klik ON untuk menghidupkan proses dan klik OFF untuk mematikan proses. 3) Sedangkan untuk membatalkan proses setting yang dilakukan klik tombol

4) Setelah proses setting dilakukan kemudian klik tombol untuk menyimpan hasil setting.

10.2 Log Transaksi a) Apa itu menu log transaksi? Menu log transaksi adalah menu yang digunakan untuk menampilkan laporan aktifitas transaksi H2H yang telah dilakukan . b) Siapa yang berhak melihat log transaksi? Log transaksi bisa dilihat oleh Administrator SIM. c) Bagaimana cara menampilkan log transaksi? 1) Untuk menampilkan log transaksi, pilih : H2H >> Log Transaksi Maka akan muncul tampilan log transaksi seperti di bawah ini:

36


Pada halaman diatas user bisa mengetahui siapa saja yang telah melakukan proses transaksi H2H berdasarkan jenis transaksi, serta waktu pelaksanaan transaksinya. 2) Untuk melihat detail dari masing- masing transaksi yang telah dilakukan, caranya klik jenis transaksi pada kolom Transasksi seperti berikut :

10.3 Rekonsiliasi a) Apa itu rekonsiliasi? Menu rekonsiliasi adalah penyesuaian antara catatan transaksi keuangan pihak universitas dengan catatan transaksi keuangan pihak bank, proses penyesuaian dilakukan apabila terdapat perbedaan saldo catatan transaksi keuangan universitas dengan bank. b) Siapa yang berhak mengelola rekonsiliasi? Rekonsiliasi hanya dikelola oleh Administrator SIM. c) Bagaimana mengelolah rekonsiliasi? 1) Untuk melakukan proses rekonsiliasi , pilih : H2H >> Rekonsiliasi Maka akan muncul tampilan awal rekonsiliasi seperti di bawah ini: 37


2) Proses awal rekonsiliasi yaitu pihak admin universitas membuatkan file transaksi keuangan universitas dimana file tersebut nantinya di berikan ke pihak bank, caranya yaitu pilih Transaksi / rekanan bank, tentukan tanggal pembuatan file transaksi, dan kemudian tekan tombol untuk menampilkan data transaksi pada system, dan tekan tombol untuk dibuatkan file transaksinya.

3) Setelah pihak bank menerima file transaksi keuangan universitas, selanjutnya

pihak

bank

juga

akan

membuatkan

file

transaksi

keuangannya, dan kemudian diberikan ke pihak universitas untuk dilakukan rekonsiliasi. 4) Untuk proses rekonsiliasi caranya pilih Rekonsiliasi/ rekanan bank, tentukan tanggal pembuatan file rekonsiliasi, dan kemudian tekan tombol

38


untuk menampilkan data rekonsiliasi pada system, dan tekan tombol

untuk dibuatkan file rekonsiliasinya.

5) Informasi alur rekonsiliasi juga bisa dibaca pada Keterangan Alur Rekonsiliasi yang ada di halaman rekonsiliasi seperti dibawah ini:

10.4 Jenis Tagihan a) Apa itu menu jenis tagihan? Menu jenis tagihan adalah menu yang mengelola data jenis tagihan H2H yang dipakai di universitas Mercubuana. b) Siapa yang berhak mengelola menu data jenis tagihan? Menu data jenis tagihan hanya bisa dikelola oleh Administrator SIM. c) Bagaimana cara mengelola menu data jenis tagihan? 1) Untuk mengelola data tarif formulir, pilih:

39

Guide untuk Sistem Informasi Manajemen Keuangan Akademik Univeristas Mercu Buana H2H >> Jenis Tagihan Maka akan muncul tampilan Daftar jenis tagihan H2H seperti di bawah ini:

2) Untuk melihat detail masing- masing jenis tagihan H2H, klik salah satu Kode Jenis pada daftar jenis tagihan seperti contoh dibawah ini :

Maka akan tampil halaman detail jenis tagihan,

Pada halaman detail user juga bisa melakukan proses tambah jenis tagihan dengan menekan tombol [TAMBAH], proses ubah dengan menekan tombol [UBAH], dan proses hapus data dengan menekan tombol [HAPUS], sedangkan untuk kembali ke daftar awal jenis tagihan H2H tekan tombol [DAFTAR]. 3) Untuk menambahkan data jenis tagihan klik tombol 40

.


Masukkan data jenis tagihan pada inputan diatas, kemudian tekan tombol . 4) Untuk mengedit Data jenis tagihan, caranya yaitu dengan tekan tombol , maka akan muncul tampilan sebagai berikut di bawah ini:

Kemudian lakukan edit pada data yang akan diubah, lalu simpan kembali dengan menekan tombol simpan 5) Untuk melakukan cetak jenis tagihan caranya tekan tombol

6) Sedangkan untuk melakukan proses hapus data jenis tagihan caranya tekan tombol

atau tekan tombol

tagihan.

10.5 Bank a) Apa itu menu bank? 41

pada halaman detail jenis

Guide untuk Sistem Informasi Manajemen Keuangan Akademik Univeristas Mercu Buana Menu bank adalah menu yang mengelola data bank yang bekerja sama dengan pihak universitas Mercubuana untuk proses system pembayaran H2H. b) Siapa yang berhak mengelola data bank? Menu Bank hanya bisa dikelola oleh Administrator SIM. c) Bagaimana cara mengelola menu data bank? 1) Untuk mengelola data bank, pilih: H2H >> Bank Maka akan muncul tampilan Daftar bank seperti di bawah ini:

2) Untuk melihat detail masing- masing data bank, klik salah satu Kode Bank pada daftar bank seperti contoh dibawah ini :

Maka akan tampil halaman detail bank,

Pada halaman detail user juga bisa melakukan proses tambah bank dengan menekan tombol [TAMBAH], proses ubah dengan menekan tombol [UBAH],

42

Guide untuk Sistem Informasi Manajemen Keuangan Akademik Univeristas Mercu Buana dan proses hapus data dengan menekan tombol [HAPUS], sedangkan untuk kembali ke daftar awal bank tekan tombol [DAFTAR]. 3) Untuk menambahkan data bank klik tombol

.

Masukkan data bank pada inputan diatas, kemudian tekan tombol . 4) Untuk mengedit data bank, caranya yaitu dengan tekan tombol akan muncul tampilan sebagai berikut di bawah ini:

, maka

Kemudian lakukan edit pada data yang akan diubah, lalu simpan kembali dengan menekan tombol simpan 5) Untuk melakukan cetak bank caranya tekan tombol

Sedangkan untuk melakukan proses hapus data bank caranya tekan tombol atau tekan tombol

pada halaman detail bank.

43


10.6 Rekanan Bank a) Apa itu menu rekanan bank? Menu rekanan bank adalah menu yang mengelola data rekanan bank H2H yang dipakai di universitas Mercubuana. Rekanan bank sama dengan switching yaitu developer pengembang yg menghubungkan bank dengan server universitas. b) Siapa yang berhak mengelola menu data rekanan bank? Menu data rekanan bank hanya bisa dikelola oleh Administrator SIM. c) Bagaimana cara mengelola menu data rekanan bank? 1) Untuk mengelola data rekanan bank, pilih: H2H >> Rekanan Bank Maka akan muncul tampilan Daftar rekanan bank seperti di bawah ini:

2) Untuk melihat detail masing- masing rekanan bank, klik salah satu Kode Rekanan pada daftar rekanan bank seperti contoh dibawah ini :

Maka akan tampil halaman detail rekanan bank,

44


Pada halaman detail user juga bisa melakukan proses tambah rekanan bank dengan menekan tombol [TAMBAH], proses ubah dengan menekan tombol [UBAH], dan proses hapus data dengan menekan tombol [HAPUS], sedangkan untuk kembali ke daftar awal rekanan bank tekan tombol [DAFTAR]. 3) Untuk menambahkan data rekanan bank klik tombol

.

Masukkan data rekanan bank, kemudian klik tombol

untuk

menyimpan data rekanan bank yang baru. 4) Jika memiliki channel bank bisa juga ditambahkan pada halaman tambah data rekanan data kemudian klik tombol

untuk menyimpan data

channel bank. 5) Untuk mengedit Data rekanan bank, caranya yaitu dengan tekan tombol , maka akan muncul tampilan sebagai berikut di bawah ini:

45


Kemudian lakukan edit pada data yang akan diubah, lalu simpan kembali dengan menekan tombol simpan 6) Untuk melakukan cetak rekanan bank caranya tekan tombol

Sedangkan untuk melakukan proses hapus data rekanan bank caranya tekan tombol

atau tekan tombol

pada halaman detail rekanan

bank.

11. Bagaimana cara keluar dari SIM Keuangan Akademik UNIVERSITAS MERCU BUANA? Untuk keluar dari aplikasi silahkan klik tombol kanan atas.

46

yang terdapat di sebelah

Guide untuk Sistem Informasi Manajemen Keuangan Akademik Univeristas Mercu Buana

Recommend Documents