GUBERNUR JAWA TIMUR PERATURAN GUBERNUR JAWA TIMUR NOMOR 18 TAHUN 2005 TENTANG JADWAL RETENSI ARSIP KEPEGAWAIAN PEGAWAI NEGERI SIPIL DAN PEJABAT NEGARA PEMERINTAH PROPINSI JAWA TIMUR GUBERNUR JAWA TIMUR, Menimbang
: a. bahwa dengan memperhatikan Surat Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor K26-30/V.2-8/51 tanggal 28 Desember 2004 tentang Persetujuan Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian Pemerintah Propinsi Jawa Timur dan Surat Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor PK.01/69/2005 tanggal 31 Januari 2005 tentang Persetujuan Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian Pemerintah Propinsi Jawa Timur dalam rangka pendayagunaan arsip dan tercapainya ketertiban dan penyusutan arsip serta penyelamatan arsip sebagai bukti nyata, benar dan lengkap di masa lampau, sekarang dan yang akan datang arsip-arsip yang bernilai guna pertanggungjawaban nasional, sebagaimana dimaksud dalam pasal 4 dan 5 Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip perlu diatur mengenai jangka waktu penyimpanan Arsip Kepegawaian Pegawai Negeri Sipil dan Pejabat Negara ; b. bahwa sehubungan dengan maksud tersebut pada huruf a, perlu menetapkan Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian Pegawai Negeri Sipil dan Pejabat Negara Pemerintah Propinsi Jawa Timur dengan Peraturan Gubernur Jawa Timur.
Mengingat
: 1. Undang-undang Nomor 2 Tahun 1950 tentang Pembentukan Propinsi Jawa Timur juncto Undang-undang Nomor 18 Tahun 1950 tentang Mengadakan Perubahan Undang-undang Tahun 1950 Nomor 2 dari hal Pembentukan Propinsi Jawa Timur (Lembaran Negara Negara Tahun 1950 Nomor 32). 2. Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan (Lembaran Negara Tahun 1971 Nomor 32, Tambahan Lembaran Negara Nomor 2964). 3. Undang-undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian (Lembaran Negara Tahun 1974 Nomor 55, Tambahan Lembaran Negara Nomor 3041) sebagaimana telah diubah dengan Undang-undang Nomor 43 Tahun 1999 (Lembaran Negara Tahun 1999 Nomor 169, Tambahan Lembaran Negara Nomor 3890). 4. Undang-undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Tahun 2004 Nomor 125, Tambahan Lembaran Negara Nomor 4337). 5. Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip ( Lembaran Negara Tahun 1979 Nomor 51, Tambahan Lembaran Negara Nomor 3151).
Dok. Informasi Hkum-JDIH/2005
1
6. Peraturan Pemerintah Nomor 20 Tahun 2001 tentang Pembinaan dan Pengawasan atas Penyelenggaraan Pemerintah Daerah. 7. Keputusan Bersama Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia dengan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 2 tahun 2000 dan Nomor 22 Tahun 2000, tentang Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian Pegawai Negeri Sipil dan Pejabat Negara. 8. Peraturan Daerah Propinsi Jawa Timur Nomor 41 Tahun 2000 tentang Badan Arsip Propinsi Jawa Timur. 9. Keputusan Gubernur Kepala Daerah Tingkat I Jawa Timur Nomor 106 Tahun 1980 tentang Tata Kearsipan Pemerintah Propinsi Daerah Tingkat I Jawa Timur. 10. Keputusan Gubernur Kepala Daerah Tingkat I Jawa Timur Nomor 130 Tahun 1992 tentang Jadwal Retensi Arsip Pemerintah Propinsi Daerah Tingkat I Jawa Timur. MEMUTUSKAN Menetapkan
: PERATURAN GUBERNUR JAWA TIMUR TENTANG JADWAL RETENSI ARSIP KEPEGAWAIAN PEGAWAI NEGERI SIPIL DAN PEJABAT NEGARA PEMERINTAH PROPINSI JAWA TIMUR. Pasal 1
Dalam Peraturan ini yang dimaksud dengan : 1. Retensi Arsip adalah jangka waktu penyimpanan arsip atas dasar nilai guna yang terkandung. 2. Jadwal Retensi Arsip adalah suatu daftar yang berisi sekurang-kurangnya jenis arsip beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan. 3. Pegawai Negeri adalah setiap warga negara Republik Indonesia yang telah memenuhi syarat yang ditentukan, diangkat oleh pejabat yang berwenang dan diserahi tugas dalam suatu jabatan negeri, atau diserahi tugas negara lainnya, dan digaji berdasarkan Peraturan Perundang-undangan yang berlaku. 4. Pejabat Negara adalah pimpinan dan anggota lembaga tertinggi/tinggi negara sebagaimana dimaksud dalam Undang-Undang Dasar 1945 dan Pejabat Negara lainnya yang ditentukan oleh Undang-undang. 5. Berkas Perseorangan adalah arsip yang tercipta dalam rangka perjalanan karier orang perseorangan, pegawai di lembaga- lembaga dan Badan-Badan Pemerintah. 6. Arsip Dokumentasi Kepegawaian adalah arsip mengenai perjalanan karier Pegawai Negeri Sipil yang tercipta dalam proses pembinaan kepegawaian oleh pejabat yang berwenang. 7. Data Kepegawaian adalah informasi mengenai perkembangan Pegawai Negeri Sipil yang disusun berdasarkan Arsip Dokumentasi Kepegawaian dan instansi yang bersangkutan. 8. Satuan Organisasi adalah Biro, Dinas, Badan, Kantor dan Sekretariat Dewan di lingkungan Pemerintah Propinsi Jawa Timur. Pasal 2 Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian Pegawai Negeri Sipil dan Pejabat Negara di lingkungan Pemerintah Propinsi Jawa Timur sebagaimana tercantum dalam Lampiran. Pasal 3 Jadwal Retensi Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2, dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip yang berkaitan dengan Arsip Kepegawaian Pegawai Negeri Sipil dan Pejabat Dok. Informasi Hkum-JDIH/2005
2
Negara di lingkungan Pemerintah Propinsi Jawa Timur. Pasal 4 Setiap satuan unit organisasi dalam lingkungan Pemerintah Propinsi Jawa Timur dalam melaksanakan kegiatan Penyusutan Arsip Kepegawaian Pegawai Negeri Sipil dan Pejabat Negara sebagaimana dimaksud dalam pasal 2 berpedoman pada ketentuan-ketentuan Peraturan ini. Pasal 5 Pelaksanaan pemusnahan arsip Kepegawaian Pegawai Negeri Sipil dan Pejabat Negara sebagaimana dimaksud dalam pasal 2 yang retensinya 10 tahun atau lebih ditetapkan oleh Gubernur Jawa Timur atau pejabat yang ditunjuk setelah mendengar pertimbangan Panitia Penilai Arsip yang dibentuk olehnya serta memperhatikan pendapat dari Kepala Badan Kepegawaian Negara.
Pasal 6 Peraturan Gubernur ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Gubernur ini dengan penempatannya dalam Berita Daerah Propinsi Jawa Timur.
Ditetapkan di Surabaya Pada tanggal 11 Mei 2005
DIUNDANGKAN DALAM BERITA DAERAH PROPINSI JAWA TIMUR TGL. 11-5-2005 No. 18 Th. 2005 / E1
UR JAWA TIMUR
MAM UTOMO
Dok. Informasi Hkum-JDIH/2005
3
LAMPIRAN PERATURAN GUBERNUR JAWA TIMUR NOMOR : 18 TAHUN 2005 TANGGAL : 11 MEI 2005 JADWAL RETENSI ARSIP KEPEGAWAIAN PEGAWAI NEGERI SIPIL DAN PEJABAT NEGARA PEMERINTAH PROPINSI JAWA TIMUR. NO.
JENIS ARSIP
1 1.
2.
2
JANGKA WAKTU SIMPAN AKTIF IN AKTIF 3 4
KETERANGAN 5
Formasi Pegawai a. Usulan dari unit kerja
1 Tahun, setelah tahun anggaran
2 Tahun
Musnah
b. Usulan permintaan alokasi
2 Tahun, setelah tahun anggaran
3 Tahun
Musnah
c. SK Penetapan Formasi
2 Tahun, setelah tahun anggaran
3 Tahun
Musnah
2 Tahun, setelah tahun anggaran
2 Tahun
Musnah
Penerimaan Pegawai a. Proses Penerimaan Pegawai meliputi : - Pengumuman - Seleksi administrasi - Pemanggilan peserta test - Pelaksanaan ujian tertulis - Keputusan hasil ujian/test - Wawacara / litsus - Penetapan tahap akhir
Dok. Informasi Hkum-JDIH/2005
4
NO.
JENIS ARSIP
1
2 b. Lamaran yang tidak diterima c. Bio data dan LJK hasil seleksi
3.
JANGKA WAKTU SIMPAN AKTIF IN AKTIF 3 4
KETERANGAN 5
1 Tahun, setelah tahun anggaran
-
Musnah
1 Tahun, setelah SK CPNS
-
Musnah
2 Tahun
Musnah kecuali lamaran masuk berkas perorangan
Pengangkatan Pegawai a. Usulan Pengangkatan CPNS/PNS
1 Tahun, setelah SK Terbit
- Berkas lamaran diterima - Surat keterangan hasil penelitian/screening - Berkas usulan CPNS/PNS 2 Tahun, setelah tahun anggaran
3 Tahun
-
-
Musnah Masuk berkas perseorangan
- Surat Perintah / Surat Tugas / SK / Surat Izin
1 Tahun, setelah SK terbit
2 Tahun
Musnah
- Laporan Kegiatan
1 Tahun, setelah SK terbit
2 Tahun
Musnah
-
Masuk berkas perseorangan
b. SK Kolektif c. SK Perseorangan 4.
Pembinaan Karier Pegawai a. Diklat/Kursus/Magang/Tugas Belajar/Ujian Dinas/ Ijin Belajar Pegawai
- STTPL
Dok. Informasi Hkum-JDIH/2005
-
5
NO.
JENIS ARSIP
1
2 b. Peninjauan Masa Kerja
JANGKA WAKTU SIMPAN AKTIF IN AKTIF 3 4 1 Tahun, setelah SK terbit
KETERANGAN 5
2 Tahun
Musnah
c. Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3)
1 Tahun, setelah SK terbit
3 Tahun
Musnah
d. Penetapan Angka Kredit
1 Tahun anggaran berjalan
2 Tahun
Musnah
e. Disiplin Pegawai
1 Tahun anggaran berjalan
2 Tahun
Musnah
- Daftar Hadir - Rekapitulasi Daftar Hadir - Berkas Pelanggaran Disiplin 5.
Penyelesaian Pengelolaan Keberatan Pegawai
1 Tahun, setelah memperoleh keputusan tetap
2 Tahun
Musnah
6.
Mutasi Pegawai
1 Tahun, setelah SK Terbit
2 Tahun
Musnah
-
-
1 Tahun, setelah diperbaharui
2 Tahun
Masuk Berkas Perseorangan Masuk Berkas Perseorangan
a. Alih Tugas/Diperbantukan/Dipekerjakan - Usulan - Nota Persetujuan b. Mutasi b. Mutasi Keluarga (Nikah.Anak.Cerai) - Surat Nikah / Cerai - Akte Kelahiran Anak
Dok. Informasi Hkum-JDIH/2005
6
NO.
JENIS ARSIP
1
2 c. Kenaikan Gaji Berkala
7.
JANGKA WAKTU SIMPAN AKTIF IN AKTIF 3 4 1 Tahun, setelah SK terbit
KETERANGAN 5
2 Tahun
Musnah
d. Kenaikan Pangkat/Golongan/Jabatan
1 Tahun, setelah SK terbit
2 Tahun
Musnah
e. Proses Pengangkatan dan Pemberhentian dalam Jabatan Struktural/Fungsional
1 Tahun, setelah SK terbit
2 Tahun
Musnah
1 Tahun, setelah pelaksanaan
2 Tahun
Musnah
b. Cuti Diluar Tanggungan Negara
1 Tahun, setelah SK terbit
c. Cuti besar
1 Tahun, setelah SK terbit
2 Tahun setelah pelaksanaan 5 Tahun
Masuk Berkas Perseorangan Musnah
d. Cuti Lainnya
1 Tahun, setelah pelaksanaan
2 Tahun
Musnah
e. Dokumentasi Identitas Pegawai
1 Tahun, setelah identitas terbit
2 Tahun
Musnah
Administrasi Pegawai a. Surat Perintah/Surat Tugas/SK Perjalanan Dinas (Dalam Negeri dan Luar Negeri)
-Pembuatan Karpeg/Karis/Karsu dan Bukti Diri/NIP -Keanggotaan Organisasi Profesi/Kedinasan (KORPRI, Dharma Wanita, Koperasi, MSI, Arsiparis, dll) - Keanggotaan Parpol / ORMAS / LSM -KP4/LP2P
Dok. Informasi Hkum-JDIH/2005
7
NO.
JENIS ARSIP
1
2
8.
Kesejahteraan Pegawai
JANGKA WAKTU SIMPAN AKTIF IN AKTIF 3 4
KETERANGAN 5
2 Tahun
Musnah
1 Tahun, setelah SK terbit
2 Tahun
Musnah
1 Tahun, setelah tahun anggran
a. Layanan Pemeliharaan Kesehatan pegawai b. Layanan Asuransi Pegawai c. Layanan Tabungan Perumahan d. Bantuan Dinas / Layanan Bantuan Sosial e. Layanan Olahraga dan Rekreasi Layanan Beras / Pakaian Dinas 9.
Poses Pemberhentian Pegawai / Pensiun
10.
Keputusan Pemberhentian Pegawai / Pensiun
1 Tahun anggaran
-
Masuk Berkas Perseorangan
11.
Perselisihan / Sengketa Kepegawaian
1 Tahun, setelah memperoleh Keputusan yang bersifat teteap
2 Tahun setelah hak dan kewajibannya habis
Dinilai kembali, kecuali SK penetapan masuk berkas perseorangan
12.
Pemberian Tanda Jasa/Penghargaan
1 Tahun, setelah SK terbit
2 Tahun
Masuk berkas perseorangan
Dok. Informasi Hkum-JDIH/2005
8
NO.
JENIS ARSIP
1
2
13.
Data Kepegawaian
14.
Dokumentasi Kepegawaian
15.
Berkas Perorangan Pegawai Negeri Sipil antara lain a. Lamaran b. Nota Persetujuan/Pertimbangan Kepala BKN . c. SK. Pengangkatan CPNS . d.Hasil Pengujian Kesehatan . e. SK. Pengangkatan PNS f. SK. Kenaikan Pangkat g. Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas / Menduduki Jabatan / Surat Pernyataan Pelantikan
JANGKA WAKTU SIMPAN AKTIF IN AKTIF 3 4
KETERANGAN 5
1 Tahun, setelah tahun anggran
2 Tahun
Musnah
1 Tahun, setelah pensiun
Sampai hak dan kewajibannya habis
Masuk berkas perseorangan
1 Tahun, setelah berhenti/pensiun
2 Tahun setelah hak dan kewajibannya habis
Musnah, kecuali tokoh nasional atau pejabat Eselon I, II atau Eselon lain yang ditentukan oleh Instansi secara Individual atau Pegawai Negeri setingkat Golongan Ruang IV/d dan IV/e serta orang perseorangan yang terlibat dalam kasus/ peristiwa berskala nasional
h. SK. Pengangkatan Dalam atau Pemberhentian dari Jabatan Struktural / Fungsional i. SK. Perpindahan Wilayah Kerja j. SK. Perpindahan Antar Instansi . k. SK. Peninjauan Masa Kerja
Dok. Informasi Hkum-JDIH/2005
9
NO.
JENIS ARSIP
1
2
JANGKA WAKTU SIMPAN AKTIF IN AKTIF 3 4
KETERANGAN 5
I. SK. Cuti Di Luar Tanggungan Negara (CLTN) m. Berita Acara Pemeriksaan n. SK. Hukuman Jabatan/Hukuman Disiplin PNS o. SK. Perbantuan Kepala Daerah Otonomi / Instansi lain p. SK. Penarikan Kembali dari Perbantuan q. SK. Pemberian Uang Tunggu r. SK. Pemberhentian sebagai PNS s. SK. Pemberhentian Sementara t. SK. Pengangkatan / Pemberhentian Sebagai Pejabat Negara u. SK. Pembebasan dari Jabatan Organik karena Diangkat sebagai Pejabat Negara v. SK. Pengalihan PNS w. SK. Pernyataan Hilang x. SK. Kembalinya PNS yang Dinyatakan Hilang y. SK. Penggantian Nama z. SK. Surat Perbaikan Tanggal Tahun Kelahiran
Dok. Informasi Hkum-JDIH/2005
10
NO.
JENIS ARSIP
1
2
JANGKA WAKTU SIMPAN AKTIF IN AKTIF 3 4
KETERANGAN 5
aa. SK. Pensiun bb. Isian Formulir PUPNS cc. Berita Acara Pengambilan Sumpah /janji PNS dan Jabatan dd. Surat Ijin Menjadi Anggota Parpol/ORMAS/LSM ee. Surat Pencabutan Ijin menjadi Anggota Parpol ff. Surat Keterangan Meninggal Dunia / Hilang gg. Surat Keterangan Mutasi Keluarga hh. Surat Keterangan Peningkatan Pendidikan ii. Penetapan Angka Kredit jj. Surat Keterangan Hasil Penelitian Khusus kk. Surat Pemberitahuan Kenaikan gaji Berkala II. Surat Tugas / Ijin Belajar Dalam / Luar Negeri mm. Surat Ijin Bepergian ke Luar Negeri nn. Kartu Induk PNS oo. Ijasah / Sertifikat
Dok. Informasi Hkum-JDIH/2005
11
NO.
JENIS ARSIP
1
2
JANGKA WAKTU SIMPAN AKTIF IN AKTIF 3 4
KETERANGAN 5
pp. SK. Penempatan/Penarikan Pegawai qq. SK. Pengangakatan pada jabatan Kedinasan di Luar Instansi rr. SK. Pertimbangan Status PNS ss. SK. Persetujuan/Penugasan kembali Cuti Di Luar Tanggungan Negara tt.
16.
Surat Keterangan pengunduran diri/ diberhentikan sebagai PNS karena menjadi pengurus/anggota Parpol
Berkas Perseorangan Pejabat Negara a. Gubernur dan Wakil Gubernur.
1 Tahun, setelah berhenti / pensiun
2 Tahun, setelah hak dan kewajibannya habis
Permanen
1 Tahun, setelah berhenti dari jabatan
9 Tahun, setelah hak dan kewajibannya habis
Permanen
b. Bupati, Wakil Bupati / Walikota dan Wakil Walikota 17.
Berkas Perseorangan Pejabat lainnya a. Ketua, Wakil Ketua dan Anggota DPRD, dan Ketua Wakil Ketua, Anggota Komisi/Panja/Pansus DPRD b. Ketua, Wakil Ketua dan Anggota KPUD c. Ketua KONI Propinsi
Dok. Informasi Hkum-JDIH/2005
12
NO.
JENIS ARSIP
1
2
JANGKA WAKTU SIMPAN AKTIF IN AKTIF 3 4
KETERANGAN 5
d. Ketua HAM Propinsi e. Ketua Kwartir Pramuka Propinsi f.
Ketua PMI Propinsi
DIUNDANGKAN DALAM BERITA DAERAH PROPINSI JAWA TIMUR TGL. 11-5-2005 No. 18 Th. 2005 / E1
UR JAWA TIMUR
MAM UTOMO
Dok. Informasi Hkum-JDIH/2005
13
