GS1 Data Source Invoeren en wijzigen van artikeldata in de webinterface 27 november 2013 Versie 1.1

GS1 Data Source Invoeren en wijzigen van artikeldata in de webinterface 27 november 2013 Versie 1.1

Inhoud 1 Inloggen

5

1.1

5

In- en uitloggen

2 Het dashboard

6

2.1 2.2 2.3

6 7 8

Het tabblad starten Indeling van het menu Indeling van het scherm

3 De zoekfunctie

10

3.1 3.2

10 12

Artikelen zoeken Artikelen zoeken met de functie Snel zoeken

4 Nieuwe artikelen aanmaken

14

5 Bestaande artikelen wijzigen

16

5.1 5.2

16 16

Artikelen bewerken Artikelen bewerken via de lijst met treffers

6 Hiërarchieën

17

6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6 6.7

17 17 17 18 18 19 19

Artikelhiërarchieën bewerken Een verpakkingsartikel toevoegen Nieuw artikel aanmaken en toevoegen als verpakking Componenten toevoegen Een nieuwe component aanmaken en toevoegen aan een artikel Het verbreken van een hiërarchie Het veranderen van onderliggende eenheden in een hiërarchie

7 Artikelen vrijgeven

20

8 Artikelen publiceren

21

8.1 8.2 8.3

21 21 22

Publicatiehiërarchieën Depubliceren Ontvangers selecteren

9 Sjablonen maken

23

9.1 9.2 9.3 9.4 9.5 9.6

23 23 24 25 26 26

Indeling van Mijn sjablonen Een sjabloon aanmaken Een sjabloon kopiëren Een sjabloon bewerken Een bestaand artikel opslaan als sjabloon Sjabloonvoorbeeld en validatierapport

9.7 9.8

Sjablonen zoeken Nieuw artikel aanmaken met sjabloon

27 27

10

Gebruik van Excel

28

10.1 10.2 10.3

Artikelen importeren en exporteren Gegevens downloaden in Excel Gegevens uploaden vanuit Excel

28 28 29

11

Veelgestelde vragen

32

12

Versiebeheer en contactinformatie

33

All contents copyright © | GS1 Nederland | 27 november 2013

3

Inleiding Sinds half april 2013 is er een nieuwe webinterface beschikbaar voor leveranciers uit de levensmiddelen- en drogisterijsector die gebruik maken van GS1 Data Source (GS1 DAS). De nieuwe interface is een stuk gebruiksvriendelijker dan de vorige. Vorig jaar heeft GS1 Nederland een onderzoek naar deelnemers van GS1 DAS uitgevoerd waar uit bleek dat de gebruiksvriendelijkheid te wensen over liet. Dit heeft GS1 Nederland aangegeven aan 1WorldSync (waar GS1 DAS gebruik van maakt) en zij hebben de wensen van de Nederlandse gebruikers zover mogelijk meegenomen in de inrichting van de nieuwe interface. Daarnaast zijn er nieuwe functionaliteiten toegevoegd: -

Alleen velden/extensies zijn zichtbaar die voor de Nederlandse markt van toepassing zijn Voor publicatie is het al duidelijk of en waar er fouten zitten Feedback van afnemer is zichtbaar Zoekcriteria kunnen worden opgeslagen (bijvoorbeeld voor een bepaalde productgroep) Mogelijkheid om informatie van en naar Excel te up- en downloaden Ook etiketinformatie kan worden ingevoerd


4

1

Inloggen

1.1

In- en uitloggen

U krijgt toegang tot de interface van GS1 Data Source via uw webbrowser. Er verschijnt eerst een inlogvenster, waarin u uw inloggegevens moet invoeren.

Inlogvenster

-

Gebruikersnaam: voer uw gebruikersnaam in. GLN: voer uw GLN (Global Location Number) in. Wachtwoord: voer uw wachtwoord in.

In plaats van het wachtwoord worden er sterretjes weergegeven. Het wachtwoord kan worden gewijzigd via de menubalk. Klik op Inloggen om het aanmeldproces te starten. Dan verschijnt het dashboard. Uitloggen Om de applicatie af te sluiten, kiest u Uitloggen in de menubalk.

Uitlogfunctie

Helpfunctie U kunt altijd een uitgebreide versie van de handleiding (in het Engels) raadplegen door op het blauwe cirkeltje te klikken met het vraagteken in bovenstaande balk.


5

2

Het dashboard

2.1

Het tabblad starten

Nadat u bent ingelogd, krijgt u op de homepage van het dashboard toegang tot het systeem via het tabblad Starten. Zie onderstaande schermafbeelding.

Homepage dashboard met tabblad Starten geopend

Hier worden contactgegevens met betrekking tot de service getoond, en een overzicht dat een snelle samenvatting geeft van de huidige status van uw artikelen. Dit tabblad is altijd geopend. Voor het gegevensbeheer zijn er functionele modules beschikbaar via de menubalk, waarmee nieuwe tabbladen kunnen worden geopend. Indeling van het dashboard Het dashboard vormt de achtergrond die overal in het systeem zichtbaar is. Zie volgende schermafbeelding.


6

Dashboard indeling

Het dashboard is opgebouwd uit de volgende elementen: De koptekst bevat het logo, de productnaam, de datum en tijd en de inloggegevens van de gebruiker inclusief gebruikersnaam, GLN en bedrijfsnaam. Via de menubalk daaronder heeft u toegang tot alle functionele modules die in de beheermodule aan u zijn toegewezen. Ook standaardfuncties zoals taal- en tijdzones instellen, het wachtwoord veranderen en uitloggen zijn via deze balk beschikbaar. Als u op de menuoptie van een functionele module klikt, wordt onder de menubalk een moduletabblad met dezelfde naam geopend. Hier krijgt u toegang tot een scherm van de toepassing waarmee u de functies van de module kunt gebruiken. Voor elke module wordt een afzonderlijk nieuw tabblad geopend. Tabbladen en modules die niet meer worden gebruikt, moeten door de gebruiker worden gesloten. Daarnaast wordt elk artikelrecord dat in de module wordt bewerkt, geopend in een afzonderlijk artikeltabblad. Tabbladen en artikelen die niet meer worden gebruikt, moeten door de gebruiker worden gesloten. In de statusregel onderaan het scherm worden systeemberichten weergegeven.

2.2

Indeling van het menu

De menubalk maakt deel uit van het dashboard en is altijd zichtbaar. Via de menubalk heeft u toegang tot alle functionele modules die in de applicatie aan u zijn toegewezen. Als u op een van die menuopties klikt, wordt er een afzonderlijk tabblad geopend in het werkpaneel van de betreffende module. Als u op de betreffende menuoptie klikt, wordt er een gelijknamig tabblad geopend zodat u met de functies van de module kunt werken. Voor elke module wordt een afzonderlijk gelijknamig tabblad geopend, dat moet worden gesloten wanneer het niet langer nodig is.


7

Dashboard - Menubalk

Ook standaardfuncties zoals taal- en tijdzones instellen, het wachtwoord veranderen en uitloggen zijn via deze balk beschikbaar. De volgende modules zijn beschikbaar om artikelgegevens in GS1 Data Source te beheren: Mijn artikelen: Dit is de hoofdmodule van GS1 Data Source. Hiermee kunnen nieuwe artikelen worden aangemaakt en geüpload en bestaande artikelen doorzocht en beheerd (d.w.z. bewerkt, verwijderd, gevalideerd, vrijgegeven, gepubliceerd, gedownload, etc.). In de artikellijst of lijst met treffers van Mijn artikelen worden standaard alle artikelen weergegeven, ongeacht hun status. Mijn taken: De artikellijst of lijst met treffers van Mijn taken is beperkt tot gepubliceerde artikelen die een melding met status ‘Te doen’ opleveren, bijv. een GDSN-uitzondering of een bevestiging van de ontvanger (CIC of catalogue item confirmation ) met de status ‘Controleren’. Dat laatste is het geval als een ontvangende retailer om correcties of verbeteringen in de ontvangen artikelgegevens vraagt. Deze berichten voor de leverancier, d.w.z. alle handelsartikelen met status ‘Te doen’ (bijv. ontvangen bevestigingen met de status ‘Controleren’ of eventuele GDSNuitzonderingen) kunnen worden bekeken en beheerd in de takenlijstmodule. Mijn sjablonen: Hier kunnen nieuwe artikelsjablonen worden aangemaakt en kunnen bestaande sjablonen worden doorzocht en beheerd. Sjablonen bevatten artikelgegevens die op veel artikelen van toepassing zijn. Deze worden onder een sjabloonnaam opgeslagen en kunnen worden gebruikt om die gegevens automatisch in te vullen bij het aanmaken van een nieuw artikel, wat een hoop invoerwerk bespaart.

Wachtwoord wijzigen: Hier kunt u uw inlogwachtwoord wijzigen. Rechts op de menubalk vindt u de standaardfuncties, waaronder de functie voor taalselectie en de uitlogfunctie. U kunt hier ook uw wachtwoord wijzigen. Onder de menuoptie Info vindt u help-onderwerpen en informatie over de softwareversie. Ook vindt u hier een helpfunctie op webbasis. Hier worden standaardelementen en -functies van de interface en veelgebruikte werkmethodes besproken.

2.3

Indeling van het scherm

In het scherm wordt elke geselecteerde module in zijn eigen tabblad weergegeven. Het is mogelijk om meerdere modules tegelijk te openen en tussen de tabbladen te schakelen. Ook kunnen er meerdere artikelen of sjablonen tegelijk zijn geopend, elk in zijn eigen tabblad. Zo kunt u snel tussen artikelen of sjablonen heen en weer schakelen.


8

Dashboard met meerdere tabbladen

Statusregel: Onderaan het scherm bevindt zich een statusregel die informatie bevat over handelingen die u hebt uitgevoerd, bijv. een bevestiging wanneer u wijzigingen in een artikel opslaat of een nieuwe gebruiker aanmaakt. De statusregel geeft alleen meldingen weer die niet hoeven te worden opgeslagen en waarbij de gebruiker niets hoeft te doen.

Statusregel

Veiligheidsvragen, foutmeldingen en validatiemeldingen worden hier dan ook niet weergegeven. Dergelijke meldingen verschijnen meestal in een afzonderlijk pop-upvenster. Weergave van functies De opties die beschikbaar zijn, worden altijd allemaal weergegeven, bijvoorbeeld als knoppen op de functiebalk. Afhankelijk van de context (artikelselectie, status van artikelen) kunnen deze opties mogelijk niet allemaal worden gebruikt. Opties die niet kunnen worden gebruikt, worden grijs weergegeven.


9

3

De zoekfunctie

Als u het tabblad Mijn artikelen voor het eerst opent, worden alle artikelen weergegeven (lijst met treffers). Standaard worden de nieuwste versies van de artikelen weergegeven, gesorteerd op ‘Laatste wijziging gebruiker’. Om het aantal weergegeven treffers te verkleinen kunt u zoeken of een andere selectiemogelijkheid gebruiken.

Lijst met treffers

3.1

Artikelen zoeken

Bewerken of vrijgeven van artikelgegevens doet u op basis van een lijst met treffers met daarin een overzicht van al uw artikelen (zie boven). -

-

-

De module wordt als afzonderlijk tabblad het dashboard geopend. Wanneer u de lijst met treffers opent, worden standaard alle artikelen weergegeven. Als u tegelijk met de indeling van de lijst met treffers een actief zoekprofiel hebt opgeslagen, wordt dit meest recent gebruikte zoekprofiel gebruikt om de resultaten in de lijst met treffers te beperken. In het linker paneel van de module vindt u functies waarmee u kunt zoeken en selecteren.

op

Paneel met zoeken selectiefuncties


10

Met het paneel kunt u op verschillende manieren artikelen zoeken: U kunt de zoekactie beperken tot artikelen met een bepaalde vrijgavestatus. U kunt ook de functie Snel zoeken gebruiken. Volg daarvoor de instructies in het onderdeel ‘Artikelen zoeken met de functie Snel zoeken’. Het is ook mogelijk om gestructureerd te zoeken op kenmerken (functie Geavanceerd zoeken). U kunt de zoekactie tot bepaalde artikelen beperken met behulp van de statusfilters in het paneel Slim zoeken. Het is mogelijk om een bestaand zoekprofiel te gebruiken. Het is ook mogelijk om artikelen te zoeken vanuit de takenlijst. Een zoekactie uitvoeren Nadat u alle vereiste restricties en zoekcriteria hebt opgegeven, klikt u op Zoeken in de titelbalk of voettekst van het paneel voor zoeken selectiecriteria of u drukt op Enter. Met de optie Resetten verwijdert u alle eerder ingevoerde zoekcriteria in één keer. De zoekactie wordt uitgevoerd op basis van de opgegeven selectiecriteria. Dat betekent dat er alleen artikelen worden weergegeven die voldoen aan zowel de opgegeven selectie- en zoekcriteria als aan de weergave-instellingen voor de toepassing en de gebruiker. Een blauw pictogram in de titelbalk betekent dat een zoekcriteria in een zoekscherm is gedefinieerd. Zo kunt u altijd zien waar u zoekcriteria hebt gedefinieerd, ook als het betreffende zoekscherm gesloten is. Als er geen zoekcriteria zijn gedefinieerd, wordt het pictogram grijs weergegeven.

Widget met zoekrestrictie

De zoekcriteria kunnen worden gereset met de optie Resetten.

Resetten

Binnen een zoekscherm kunt u met de Tab-toets schakelen tussen de verschillende invoervelden en opties. U gaat van de ene widget naar de andere door een pijltjestoets op of neer in te drukken terwijl u de Ctrl-toets ingedrukt houdt. U start de zoekactie door op Enter te drukken.


11

3.2

Artikelen zoeken met de functie Snel zoeken

Binnen de lijst met treffers kunt u zoeken naar artikelen om deze te bewerken of te kopiëren. Daarvoor gebruikt u de zoekfunctie van de widget Snel zoeken.

Paneel met zoeken selectiefuncties - Snel zoeken

Voer één of meer termen in het invoerveld van Snel zoeken. De zoektermen moeten bestaan uit alfanumerieke tekens. Speciale tekens zoals [/], [?], [(], [)] en [-] worden behandeld als normale tekens. U kunt het aantal artikelen dat in de lijst met treffers wordt weergegeven beperken. In de volgende tabel vindt u een overzicht van de verschillende manieren waarop u de zoekactie kunt beperken. In de voorbeelden zijn de ingevoerde zoektermen weergegeven tussen vierkante haakjes ([]).

-

-

Op één woord zoeken

Als u één woord als zoekterm opgeeft, vindt het systeem alle artikelen die dit woord als kenmerkwaarde bevatten. Zo levert zoeken naar [klok] bijvoorbeeld artikelen op die “staande klok”, “houten klok” of “rode klok” bevatten.

Op meer dan één woord zoeken

Als u meer dan één woord als zoekterm opgeeft (gescheiden door spaties), vindt het systeem alle artikelen die minimaal één van de opgegeven woorden bevatten. Zo levert zoeken naar [houten staande klok] bijvoorbeeld artikelen op die “staande klok”, “houten”, “rode staande klok” of “houten staande klok” bevatten.

[*]

U kunt bij het invoeren van zoektermen een joker [*] gebruiken. Het sterretje staat voor een willekeurige tekenreeks. Zo levert zoeken naar [b*k] bijvoorbeeld artikelen met “boek”, “bak”, “blik” of “bestek” op. Jokers kunnen aan het begin, in het midden en aan het einde van een zoekterm worden gebruikt. [b*k], [boek*] en [*oek] zijn allemaal toegestaan en leveren treffers op bij het zoeken

[+]

Met het zoekteken [+] combineert u zoektermen alsof er ‘EN’ tussen staat, zodat alle opgegeven termen in een kenmerkwaarde van een artikel moeten voorkomen om deze als treffer in de lijst weer te geven. Let op: tussen het plusteken en de zoekterm komt geen spatie. Het is mogelijk jokers en zoektekens met elkaar te combineren. Zoeken naar [staande klok +houten] en [sta* +houten] leveren beide een treffer op voor de kenmerkwaarde [houten staande klok].


12

Let op: het is niet mogelijk om een [+] te gebruiken aan het begin van een zoekterm. Een dergelijke zoekterm wordt door het systeem genegeerd. Zoektermen die met een [+] worden beperkt moeten altijd door een andere zoekterm worden voorafgegaan.

-

[-]

Met het zoekteken [-] sluit u zoektermen uit. Het systeem vindt dan artikelen die de term die door het teken [-] wordt voorafgegaan niet bevatten. Let op: tussen het minteken en de zoekterm komt geen spatie. Zo levert zoeken naar [staande klok -houten] bijvoorbeeld artikelen op die “staande klok”, “beuken staande klok” of “rode staande klok” bevatten, maar niet “houten staande klok”. Zoektermen die met een [-] worden beperkt moeten altijd door een andere zoekterm worden voorafgegaan. Ook hier is het mogelijk om jokers en zoektekens te combineren.

["..."]

Als u de zoekterm binnen aanhalingstekens plaatst, worden alleen artikelen gevonden met een kenmerkwaarde die exact met de zoekterm overeenkomen. Zo levert bijvoorbeeld zoeken op ["latex werkhandschoenen"] alle artikelen op waarvan de kenmerken de exacte tekenreeks “latex werkhandschoenen” bevatten.

Indien nodig kunt u verdere restricties voor de zoekactie opgeven. Klik vervolgens op Zoeken.

De zoekactie wordt uitgevoerd op basis van de opgegeven zoekcriteria. Dat betekent dat er alleen artikelen worden weergegeven die voldoen aan zowel de zoekcriteria als de voor de gebruiker gedefinieerde weergaveopties.


13

4

Nieuwe artikelen aanmaken

Nieuwe artikelgegevens kunnen onder andere worden aangemaakt door een nieuw formulier met lege artikelkenmerken te genereren. Dit is de aanbevolen manier als u voor het eerst artikelgegevens onderhoudt of als de nieuwe artikelgegevens sterk verschillen van die van bestaande artikelen. -

Klik op de optie Aanmaken op de functiebalk van de lijst met treffers.

Aanmaken

-

Het dialoogvenster Artikel aanmaken wordt geopend.

Dialoogvenster Artikel aanmaken

-

-

-

Laat het veld Sjabloon leeg en vul daaronder de gegevens van de primaire sleutel in om het nieuwe artikel een unieke identificatie te geven. Let op: deze gegevens kunnen later niet worden gewijzigd. De primaire sleutel bestaat uit drie onderdelen: Voer eerst de GTIN van het nieuwe artikel in. Mogelijk is de GLN van de artikeleigenaar al ingesteld. Als u echter artikelen van meer dan één leverancier onderhoudt, moet deze uit de vervolgkeuzelijst worden geselecteerd. Ook de Doelmarkt kan al zijn ingesteld, als er een standaardwaarde voor de leverancier is gedefinieerd. Maar als u rechten hebt voormeerdere doelmarkten, moet ook deze uit de vervolgkeuzelijst worden geselecteerd. Stel vervolgens met een keuzerondje achter Artikeltype in of het nieuwe artikel een Verpakking of een Basisartikel is. Standaard is hier de optie Basisartikel geselecteerd, wat de kleinste eenheid van een artikelhiërarchie is. Deze instelling bepaalt welke kenmerken en invoeropties er bij de artikelgegevens beschikbaar zijn. Klik op Annuleren om het dialoogvenster te sluiten zonder een nieuw artikel aan te maken. Klik voordat u op Aanmaken klikt eerst op Volgende om de mogelijke ontvangers van gegevens (retailers) toe te wijzen waarnaar het nieuwe artikel zal worden gepubliceerd. Dit is van belang voor de activering van eventuele validaties die specifiek zijn voor een bepaalde retailer. Als u nu op Aanmaken klikt, wordt het


14

artikel aangemaakt in de datapool met artikelgegevens, waarna het aanmaakdialoogvenster wordt gesloten. Vervolgens wordt er een nieuw tabblad geopend, met daarop het lege formulier waarin nu de artikelgegevens kunnen worden ingevuld. U slaat de nieuwe gegevens op door op Opslaan te klikken in de functiebalk van het formulier.


15

5

Bestaande artikelen wijzigen

5.1

Artikelen bewerken

Meerdere artikelen tegelijk bijwerken is mogelijk vanuit verschillende onderdelen en kan gevolgen hebben voor de manier waarop ee n of meer artikelen kunnen worden bewerkt. Een artikel afzonderlijk bewerken: U kunt een artikel opvragen vanuit de lijst met treffers en vervolgens de artikelgegevens van de leverancier openen en voor zover nodig veranderen. Meerdere artikelen tegelijk bewerken: Meerdere artikelen tegelijk bijwerken gaat heel eenvoudig via de Excel-interface. Zie hoofdstuk 10 ‘Gebruik van Excel Er kunnen verschillende redenen zijn om meerdere artikelen tegelijk bij te werken. De artikelgegevens zijn achterhaald: De artikelen moeten worden bijgewerkt, hetzij afzonderlijk, hetzij met meer tegelijk (zie hierboven). De ontvanger verzoekt om bijgewerkte artikelgegevens: Artikelen voldoen niet aan de eisen van de ontvanger en de retailer dient een verzoek in via een CIC Controleren. Zie ‘De takenlijst’. Artikelen kunnen ongeacht hun status worden bewerkt. Conceptartikelen kunnen worden bewerkt. Vrijgegeven artikelen kunnen worden bewerkt. Vrijgegeven en gepubliceerde artikelen kunnen worden bewerkt.

5.2

Artikelen bewerken via de lijst met treffers

U selecteert een of meer artikelen in de lijst met treffers door het selectievakje ervoor aan te vinken. Vervolgens klikt u op de optie Bewerken in de functiebalk om de artikelgegevens te openen. U kunt een artikel ook openen door erop te dubbelklikken. Voor elk artikel worden de artikelgegevens op een afzonderlijk tabblad geopend. Ook de lijst met treffers blijft in een tabblad geopend staan. Daardoor kunt u snel heen en weer schakelen tussen de geopende artikelen en de lijst met treffers. Aanbevolen wordt om alle tabbladen of artikelgegevens waarmee niet meer hoeft te worden gewerkt direct te sluiten.

Bewerken

-

Nu kunt u de nodige wijzigingen voor het artikel aanbrengen. Nadat u de wijzigingen hebt aangebracht, kunt u het artikel Opslaan en vervolgens valideren, vrijgeven en publiceren.


16

6

Hiërarchieën

6.1

Artikelhiërarchieën bewerken

Bij het bewerken van de artikelhiërarchie kunnen er twee verschillende weergaven worden gebruikt; In de eerste weergave worden alle GTIN’s boven de geselecteerde GTIN weergegeven. Deze weergave heeft ‘verpakken’ als invalshoek: hoe dieper u de hiërarchie in gaat, hoe groter de eenheden worden. Dat betekent dat artikelen worden verpakt tot een verpakkingseenheid, die vervolgens wordt verpakt tot weer een grotere verpakkingseenheid, enzovoorts. Deze artikelhiërarchie in de artikelgegevens van de leverancier vormt een verpakkingshiërarchie voor het geselecteerde artikel. Hier worden alle verpakkingsartikelen weergegeven die het geselecteerde artikel bevatten. In de tweede weergave worden alle GTIN’s beneden de geselecteerde GTIN weergegeven. Deze weergave heeft ‘uitpakken’ als invalshoek: hoe dieper u de hiërarchie in gaat, hoe kleiner de eenheden worden. Dat betekent dat een component andere componenten kan bevatten, die op hun beurt weer andere componenten kunnen bevatten. Deze artikelhiërarchie in de artikelgegevens van de leverancier vormt een componentenhiërarchie voor één artikel. Hier worden alle ondergeschikte artikelen weergegeven die door het geselecteerde artikel worden bevat of waar het de verpakking van is.

6.2

Een verpakkingsartikel toevoegen

Een verpakkingsartikel toevoegen kan op twee manieren. De eerste is om een geheel nieuw artikel toe te voegen, waarbij alle verplichte kenmerken in het formulier moeten worden ingevuld. De tweede manier is om een bestaand verpakkingsartikel toe te voegen aan een hiërarchie.

6.3

Nieuw artikel aanmaken en toevoegen als verpakking

Het aanmaken van een nieuw artikel en dit vervolgens toevoegen als verpakking gaat als volgt. Het artikel mag geen basisartikel zijn: hierbij kunnen uitsluitend verpakkingsartikelen worden aangemaakt. -

Open de artikelgegevens en gebruik de hiërarchie-widget.


17

Hiërarchie-widget

-

-

6.4

‘Nieuw artikel aanmaken en toevoegen als verpakking’ geeft toegang tot het proces ‘Artikel aanmaken’. Volg bovenstaande link of ga naar ‘Hulp bij het invoeren van kenmerken in de editor’ voor meer informatie over het invullen van de verplichte kenmerken. Het nieuw aangemaakte artikel [...] Nadat het verpakkingsartikel is aangemaakt en opgeslagen, kunt u in de artikeleditor waarin u werkt de optie Verpakking toevoegen gebruiken.

Componenten toevoegen

U kunt aan een verpakkingsartikel componenten toevoegen. Let op: u kunt alleen componenten toevoegen aan artikelen met verwerkstatus Nieuw of Niet vrijgegeven. Het is niet mogelijk bij artikelen met status Vrijgegeven of Gepubliceerd. U kunt een nieuwe component aan een verpakkingsartikel toevoegen door een nieuwe component aan te maken en deze meteen als component aan een artikel toe te voegen. Het is ook mogelijk om een bestaande component te selecteren en aan een artikel toe te voegen.

6.5

Een nieuwe component aanmaken en toevoegen aan een artikel

Als u een nieuw aangemaakte component ( verpakking of basisartikel) aan een bestaand verpakkingsartikel wilt toevoegen, gaat u als volgt te werk: De componenthiërarchie geeft alle ondergeschikte artikelen weer die door het geselecteerde artikel bevat of waar het de verpakking van is. Het geselecteerde artikel wordt gemarkeerd in de componenthiërarchie en de kenmerken ervan worden weergeven in het bewerkingsformulier voor de artikelgegevens. Klik op de optie ‘Nieuw artikel aanmaken en toevoegen als component’. Er wordt een venster met een artikeleditor geopend waarin de kenmerken kunnen worden gespecificeerd. Volg verder de instructies uit het onderdeel ‘Nieuwe Artikelen aanmaken’.


18

Artikel-editor met optie Component toevoegen

-

-

6.6

Klik nadat het artikel is aangemaakt en opgeslagen op de optie Component toevoegen op de functiebalk van de artikeleditor. Het dialoogvenster wordt gesloten. Het nieuwe artikel wordt weergegeven in de componenthiërarchie bij de artikelgegevens van het oorspronkelijk geselecteerde artikel. Klik op de optie Opslaan om het oorspronkelijke artikel op te slaan. Componenten worden altijd opgeslagen in het verpakkingsartikel dat de componenten bevat.

Het verbreken van een hiërarchie

Om een hiërarchie te kunnen verbreken, is het noodzakelijk de publicatie te verwijderen. Nadat de publicatie is verwijderd, duurt het gemiddeld 5-10 minuten voordat het mogelijk is om onderdelen uit de hiërarchie te verwijderenen eventueel opnieuw op te bouwen en te publiceren.

6.7

Het veranderen van onderliggende eenheden in een hiërarchie

Om het aantal onderliggende eenheden in bestaande hiërarchie te wijzigen, gaat u in het niveau van de handelseenheid naar het tabblad ‘component’. Daar kunt u het aantal onderliggende eenheden veranderen door op het aantal te (dubbel)klikken en een andere waarde in te vullen. Opslaan en vrijgeven zorgt ervoor dat de aangepaste waarde wordt gesynchroniseerd met de afnemers aan wie de hiërarchie gepubliceerd is.


19

7

Artikelen vrijgeven

Een artikel moet de status Vrijgegeven (Vrijgegeven - Klaar om te publiceren) hebben om te kunnen worden gepubliceerd naar de datapool van de leverancier en naar de zakelijke partner(s) (zie ‘Artikelen publiceren’). De status Vrijgegeven geeft aan dat de artikelgegevens zijn gevalideerd en van goede kwaliteit zijn: de verplichte gegevens zijn volledig, alle gegevens hebben de juiste indeling en de onderlinge afhankelijkheden van de inhoud worden gerespecteerd en zijn consistent in alle hiërarchieën waartoe het artikel behoort. Voordat deze minimale datakwaliteit is bereikt, spreken we van de werkversie van het artikel, die in meerdere of mindere mate onvolledig is. Fouten worden in het validatierapport onder de lijst met treffers of de artikelgegevens weergegeven en moeten worden gecorrigeerd voordat het artikel kan worden vrijgegeven. Dit geldt ook bij inconsistentie in een hiërarchie: als een artikel bijvoorbeeld deel uitmaakt van een componentenhiërarchie, kan het alleen worden vrijgegeven als alle (kleinere) componenten die het bevat al zijn vrijgegeven. Ook de relaties met andere artikelen in deze hiërarchie worden gevalideerd, d.w.z. alle artikelen uit elke hiërarchie waarvan het artikel deel uitmaakt worden tegelijk gevalideerd. Let op: een nieuw aangemaakt artikel kan in de meeste gevallen niet worden vrijgegeven voordat er een verpakkingsartikel aan is toegevoegd, aangezien een basisartikel meestal geen besteleenheid is en elke hiërarchie ten minste één besteleenheid moet bevatten. Vrijgeven kan vanuit een van de twee artikellijsten of vanuit de artikelgegevens. De status Vrijgegeven kan worden ingetrokken vanuit de lijst met treffers. Dat kan noodzakelijk zijn om een artikel fysiek te kunnen verwijderen.


20

8

Artikelen publiceren

Artikelgegevens moeten worden gepubliceerd om ze naar de brondatapool te verzenden. Alleen van daaruit zijn ze beschikbaar voor de retailers die een abonnement op deze gegevens hebben. Tijdens de publicatie wordt een GDSN-artikelnotificatie gegenereerd en verzonden aan de brondatapool. Om de datakwaliteit te garanderen, kunnen artikelgegevens alleen worden gepubliceerd als ze de status Vrijgegeven hebben. Zorg er met het oog op de validatie van te publiceren gegevens voor dat deze door de gehele hiërarchie consistent zijn en dat er niet wordt gepubliceerd naar ontvangers aan wie geen toestemming is verleend. Fouten worden in het Validatierapport onder de lijst met treffers of de artikelgegevens weergegeven en moeten worden gecorrigeerd voordat het artikel kan worden gepubliceerd. Een gepubliceerd artikel krijgt Artikel gepubliceerd als algemene artikelstatus. Dit wordt aangegeven met een groen wereldbolletje: In het algemeen hoeven artikelen slechts één keer te worden gepubliceerd. In geval van later aan te brengen wijzigingen of correcties moet de nieuwe werkversie worden vrijgegeven, maar niet opnieuw te worden gepubliceerd.

8.1

Publicatiehiërarchieën

Als een artikel deel uitmaakt van een hiërarchie, moet publicatie plaatsvinden op het hoogste verpakkings- of hiërarchische niveau dat voor de betreffende retailer van toepassing is. Bij het publiceren worden dan alle lagere artikelniveaus meegenomen. Als het hoogste hiërarchische niveau per retailer verschilt, moet het artikel op al deze niveaus worden gepubliceerd, d.w.z. meer dan één keer. Artikelen van een lager niveau, die deel uitmaken van het gepubliceerde artikel (lager in de hiërarchie), krijgen dezelfde algemene artikelstatus maar worden gemarkeerd met een grijs wereldbolletje (als ze niet afzonderlijk zijn gepubliceerd):

8.2

Depubliceren

Een gepubliceerd artikel kan worden gedepubliceerd om de levering van gegevens aan de datapool en de betreffende afnemers stop te zetten. Als een artikel wordt gedepubliceerd naar alle ontvangers aan wie het daarvoor is gepubliceerd, krijgt het de algemene artikelstatus Overal gedepubliceerd en wordt het gemarkeerd met een geel wereldbolletje:

Als het gedepubliceerde artikel nog steeds deel uitmaakt van een andere gepubliceerde hiërarchie, krijgt het de algemene artikelstatus Overal gedepubliceerd - alsnog verzonden en wordt het gemarkeerd met een geel/grijs wereldbolletje:


21

8.3

Ontvangers selecteren

Publiceren kan vanuit een van de twee artikellijsten of vanuit de artikelgegevens). In beide gevallen gebruikt u hetzelfde publicatiedialoogvenster om de retailer(s) of ontvanger(s) te selecteren of toe te voegen . Artikelgegevens kunnen worden gepubliceerd naar een lijst met geselecteerde retailers. Uiteraard kunnen ze daarna ook naar andere retailers worden gepubliceerd.

Het is mogelijk dat de beheerder voor de leverancier een lijst met de belangrijkste zakelijke partners (= mogelijke ontvangers of publicatiedoelen) heeft gedefinieerd. Als dat het geval is, is deze beschikbaar in het publicatiedialoogvenster. Deze lijst kan bij het aanmaken van een artikel al worden aangepast, zodat eventuele validaties die specifiek zijn voor een bepaalde retailer meteen aan het begin van het gegevensonderhoud plaatsvinden. Eventueel worden er nog ontvangers toegevoegd of gedeactiveerd en de selectie kan nu nog verder worden aangepast.


22

9

Sjablonen maken

Het beheer en onderhoud van sjablonen vindt plaats in het onderdeel Mijn sjablonen van de publicatietoepassing. Sjablonen kunnen goed van pas komen bij het aanmaken van gelijksoortige nieuwe artikelgegevens. Artikelen kunnen dan gemakkelijk worden toegevoegd inclusief vooraf gedefinieerde gegevens. Mijn sjablonen heeft dezelfde gebruikersinterface als Mijn artikelen.

Mijn sjablonen biedt gebruikers de volgende functies: -

9.1

Sjablonen aanmaken, kopiëren en bewerken. Een lijst met treffers van sjablonen, inclusief een voorbeeld zoals in de Artikellijst leverancier. Een validatierapport ter validatie van de gegevens die in de sjabloon zijn ingevuld. Snel zoeken en Geavanceerd zoeken, vooral een uitkomst voor gebruikers die veel sjablonen gebruiken.

Indeling van Mijn sjablonen

Mijn sjablonen is onderverdeeld in drie panelen: -

De lijst met treffers, waar alle opgeslagen sjablonen worden weergegeven. Een zoekpaneel, waar sjablonen kunnen worden opgehaald door snel of geavanceerd te zoeken, inclusief de mogelijkheid om zoekprofielen op te slaan. Een voorbeeld van de in de sjabloon ingevulde gegevens, inclusief weergave van validatiefouten en een validatierapport.

Lijst met treffers in Mijn sjablonen

9.2 -

Een sjabloon aanmaken Om een nieuw sjabloon aan te maken, klikt u op de optie Aanmaken op de functiebalk van Mijn sjablonen.


23

Dialoogvenster Sjabloon aanmaken

-

-

-

9.3 -

In het dialoogvenster Sjabloon aanmaken kunt u een naam voor de sjabloon opgeven. Als u slecht één GLN hebt, wordt dit automatisch door het systeem ingelezen. Als u voor meerdere GLN’s werkt, kunt u een keuze maken uit een vervolgkeuzemenu. Bij Artikeltype kunt u aangeven voor welk soort artikel de sjabloon zal worden gebruikt. Net als bij het aanmaken van een artikel moet u aangeven of de sjabloon voor een verpakking of voor een basisartikel is. Als u op Aanmaken klikt, wordt er een editor geopend waarmee u alle kenmerken op dezelfde manier kunt opgeven als bij het aanmaken van een artikel voor de Artikellijst leverancier. Bij het voor de eerste keer Opslaan van de sjabloon worden de ingevulde gegevens automatisch gevalideerd. Daarna moet u het valideren handmatig starten met de knop Valideren in de editor of de lijst met treffers in Mijn sjablonen. Het veld Naam sjabloon moet worden ingevuld om de sjabloon te kunnen opslaan. Afgezien daarvan kan de sjabloon bij het opslaan nog altijd validatiefouten bevatten. Toch is een opgeslagen sjabloon altijd beschikbaar in de dialoogvensters. Het is aan de gebruiker om de artikelgegevens vervolgens zodanig te wijzigen dat er een kloppend artikel ontstaat dat geen validatiefouten vertoont.

Een sjabloon kopiëren Om een sjabloon te kopiëren, selecteert u een sjabloon in de lijst met treffers en klikt u op de optie Kopiëren op de functiebalk. Let op: als u meer dan één sjabloon tegelijk markeert, is de knop Kopiëren niet geactiveerd.


24

Dialoogvenster Sjabloon kopiëren

-

9.4 -

Het artikeltype kan niet meer worden bewerkt, maar de gegevens die in de gekopieerde sjabloon zijn ingevuld kunnen in de editor worden gewijzigd voordat de sjabloon wordt opgeslagen.

Een sjabloon bewerken Klik op de optie Bewerken op de functiebalk om een of meer sjablonen te bewerken.

Een sjabloon bewerken

-

-

Door op de knop te klikken gaat u meteen naar de editor met daarin de sjabloon. Als er meerdere sjablonen zijn geselecteerd, worden deze in afzonderlijke tabbladen geopend. Klik op Opslaan nadat u de gewenste veranderingen hebt aangebracht. De sjabloon wordt nu automatisch gevalideerd. Bij validatiefouten wordt er een rapport gegenereerd.


25

9.5

Een bestaand artikel opslaan als sjabloon

Er zijn twee manieren om een bestaand artikel als sjabloon op te slaan. Als de gebruiker een artikel heeft geopend en bezig is in de editor voor de Artikellijst leverancier kan hij de knop op de functiebalk gebruiken. Er wordt dan een dialoogvenster geopend waarin op basis van het hiërarchische niveau het Artikeltype al is gedefinieerd en niet kan worden gewijzigd.

Dialoogvenster Sjabloon opslaan

-

De gebruiker kan ook een artikel uit de Artikellijst leverancier selecteren en op de knop op de functiebalk drukken. Let op: er kan hoogstens één artikel tegelijk worden geselecteerd om als sjabloon te gebruiken.

Sjabloon opslaan vanuit lijst met treffers

In beide gevallen verschijnt het dialoogvenster Sjabloon opslaan, waarin een naam moet worden opgegeven en de GLN (als het er meer dan één zijn) kan worden geselecteerd. Door op Aanmaken te klikken, opent u de editor voor de sjabloon. De dan te volgen procedure is beschreven in het onderdeel ‘Een sjabloon aanmaken’.

9.6 -

Sjabloonvoorbeeld en validatierapport Het voorbeeldpaneel voor sjablonen bevindt zich onder de lijst met treffers in de module Mijn sjablonen. Het voorbeeld geeft een globaal overzicht en bevat slechts een beperkt aantal kenmerken. Het sjabloonvoorbeeld is alleen-lezen. Er kan niets aan worden gewijzigd, hoewel validatiefouten wel aan de gebruiker worden getoond.

Voorbeeld (alleen-lezen) met validatiefout


26

-

9.7

Op een ander tabblad vindt u een validatierapport voor het sjabloon. De validatie moet handmatig worden gestart met de knop ‘Valideren’ op de functiebalk. De gebruiker kan één of meer sjablonen selecteren, de rapporten worden dan tegelijk weergegeven. Validatierapporten worden niet opgeslagen. Zodra u op een ander artikel of tabblad klikt, wordt het rapport gewist.

Sjablonen zoeken

Het zoekpaneel van de sjablonenlijst bevindt zich in de widget aan de linkerkant. Hiermee is Snel zoeken of Geavanceerd zoeken naar sjablonen mogelijk. Het zoeken en navigeren gaat bij beide zoekopties op dezelfde manier als bij het zoeken naar artikelen in de Artikellijst leverancier. Het is mogelijk om het zoekprofiel een naam te geven en op te slaan. Het zoekprofiel werkt net zoals in Mijn artikelen.

Widget ‘Zoeken’

9.8

Nieuw artikel aanmaken met sjabloon

De functiebalk van de sjablonenlijst geeft toegang tot een functie waarmee een artikel direct op basis van een sjabloon kan worden aangemaakt. Klik op de knop ‘Artikel aanmaken met sjabloon’ en het dialoogvenster ‘Artikel aanmaken’ wordt geopend met de geselecteerde sjabloon.

Artikel aanmaken met sjabloon


27

10 Gebruik van Excel 10.1 Artikelen importeren en exporteren Het is mogelijk om artikelgegevens met grote aantallen tegelijk te uploaden of te downloaden met behulp van Excel-bestanden. U kunt artikelgegevens downloaden, deze aanpassen in het Excel-bestand en vervolgens weer uploaden. Dit komt vooral van pas als er veel artikelen tegelijk moeten worden bijgewerkt. U kunt ook een Excel-sjabloon downloaden waarmee u nieuwe artikelgegevens kunt aanmaken. Let op: gebruikers met de rol van Lezer kunnen artikelgegevens en Excel-sjablonen downloaden en de downloadgeschiedenis gebruiken, maar kunnen geen gegevens uploaden. Een kort en bondig document over hoe u eenvoudig met Excel gegevens kunt wijzigen en toevoegen in GS1 Data Source vindt u op onze website.

10.2 Gegevens downloaden in Excel Artikelgegevens exporteren gaat als volgt: Selecteer om te beginnen de gewenste artikelen uit de lijst met treffers. Klik vervolgens op de optie Downloaden op de functiebalk van de lijst met treffers.

Downloaden

-

Er wordt een dialoogvenster geopend waarin u de gewenste bestandsindeling kunt selecteren. Kies Excel 97/2003 voor een bestand in xls-indeling en Excel 2007 voor een xlsx-bestand.


28

Dialoogvenster Downloaden

Specificeer of u ook de componenten van de artikelen wilt exporteren. Klik vervolgens op de optie Downloaden starten. Het Excel-bestand verschijnt in het paneel Laatst gedownload onderaan het venster. Zolang in de kolom Status ‘Bezig’, staat is het bestand nog in behandeling. Het duurt enige seconden om de link naar het Excel-bestand te genereren, waarbij de Status verandert in ‘Bestand verwerkt’. Het Excel-bestand is nu gereed en kan worden geopend door op de link naar het bestand te klikken. Het bevat alle geselecteerde artikelen en (afhankelijk van de eerder opgegeven specificaties) eventueel ook de bijbehorende componenten en alle prijsartikelen die zijn gekoppeld aan de artikelen en de componenten daarvan, inclusief historische prijsartikelen. Nadat u op de knop Downloaden starten hebt geklikt, hoeft het dialoogvenster niet geopend te blijven. U kunt het op de gebruikelijke manier sluiten. Wanneer u later op de knop Downloaden Excel klikt, kunt u het bestand meteen opnieuw downloaden.

-

-

-

Let op: voor Excel 97 geldt een maximum van 65536 regels. Voer daarom geen al te grote exportopdrachten uit in Excel 97-indeling. Gebruik wanneer het om grote aantallen artikelen gaat Excel 2007, of verlaag anders het aantal te exporteren artikelen. De volgorde die de gebruiker heeft ingesteld voor de lijst met treffers gaat verloren bij het exporteren naar Excel.

10.3

Gegevens uploaden vanuit Excel

Het is ook mogelijk om artikelen te importeren vanuit een Excel-bestand. Bij het invoeren van gegevens die vanuit Excel moeten worden geüpload is het essentieel dat de cellen in het Excel-bestand de juiste opmaak hebben. Artikelen importeren vanuit een Excel-bestand gaat als volgt:  Klik op de optie Uploaden op de functiebalk van de lijst met treffers.

Optie Uploaden


29

-

Er wordt een dialoogvenster geopend waarin u het gewenste Excel-bestand kunt selecteren. Klik daarvoor op de optie Uploaden en selecteer het lokale bestand dat u wilt uploaden in het dialoogvenster dat nu wordt geopend.

Dialoogvenster Uploaden

-

-

Geef aan of u de geüploade artikelen automatisch wilt vrijgeven na het importeren. Daarvoor activeert u het relevante selectievakje. Klik op Uploaden starten. Voordat de artikelen in het systeem worden geïmporteerd, voert het systeem een eerste controle uit om te garanderen dat het Excel-bestand de juiste opmaak heeft. Na het importeren ontvangt u via e-mail een rapport met daarin de volgende informatie: Het aantal artikelen in het Excel-bestand. Het aantal succesvol geïmporteerde artikelen. Een lijst met artikelen die niet konden worden bijgewerkt. Deze lijst bevat ook gedetailleerde informatie over de reden waarom bepaalde artikelen niet konden worden geïmporteerd.

10.3.1 Uploadgeschiedenis (Laatst geüpload) Onderaan het dialoogvenster Uploaden worden het geüploade Excel-bestand en de uploadrapporten voor de laatst geüploade artikelen weergegeven als koppelingen in een lijst. Naast de bestandsnaam en het aantal geïmporteerde artikelen per upload worden de importeertijd en de gebruiker die deze heeft uitgevoerd weergegeven. In de kolom Status wordt weergegeven of het importeren is gelukt. De geschiedenis kan maximaal 5, 10, 20 of 50 eerder geüploade Excel-bestanden inclusief rapport weergeven. Het maximale aantal bestanden dat wordt weergegeven wordt ingesteld door de beheerder. De meest recente upload staat altijd bovenaan de lijst. Als het maximumaantal wordt overschreden, verdwijnen oudere Excel-bestanden uit de lijst.


30

-

Als u op het uploadbestand of -rapport klikt, wordt er een dialoogvenster geopend waarin u de lokale opslaglocatie van het bestand kunt selecteren. Voer een bestandsnaam in en bevestig de handeling door op OK te klikken. Hierna wordt het rapport of Excel-bestand gegenereerd. In beide gevallen is het gegenereerde bestand identiek aan het eerder geüploade Excel-bestand of het per e-mail verzonden rapport.


31

11 Veelgestelde vragen 1. Wat zijn de systeemvereisten voor de webinterface? We adviseren Mozilla Firefox als browser voor alle online applicaties en Microsoft Internet Explorer 7, 8, of 9. For IE 9 is Google Chrome nodig. 2. Kan ik via ook naar andere afzetmarkten publiceren? De nieuwe webinterface van GS1 DAS is in eerste instantie ingericht voor bedrijven in de Nederlandse markt. Dit betekent dat alleen die velden beschikbaar zijn die gezamenlijk met alle deelnemende Nederlandse retailers zijn afgesproken. Met onze datapool provider 1Worldsync wordt momenteel gewerkt aan uitbreiding van de interface zodat het ook mogelijk zal zijn gegevens te publiceren naar retailers in andere markten. In eerste instantie zullen dit met name de omliggende landen zijn, zoals Duitsland, België etc. Deze uitbreiding wordt in januari 2014 verwacht. Bedrijven die naar buitenlandse markten publiceren zijn daarom nog niet meegenomen in de migratie naar de nieuwe webinterface. Wanneer de definitieve opleverdatum van deze versie bekend is zullen ook deze bedrijven voor migratie worden ingepland. Voor bedrijven de met behulp van software van een implementatiepartner aan buitenlandse markten publiceren blijft de huidige situatie gehandhaafd. 3. Hoe kan ik mijn gegevens afnemersspecifiek maken/publiceren? U levert een artikel aan 4 verschillende afnemers. Met 3 van deze afnemers heeft u de afspraak dat het product minimaal 200 dagen houdbaar is vanaf levering aan het DC. Met één afnemer heeft u de afspraak dat het artikel nog 220 dagen houdbaar is. Het gaat hier om het veld ‘Minimum houdbaarheidstermijn vanaf levering’.

1 2 3

Vul eerst de waarde (200) voor de 3 afnemers (standaardklant) in. Klik op het groene plusje (het veld wordt herhaald), vul een andere waarde in (220) en verander de ‘Standaardklant’ naar de afnemer waarvoor de andere waarde geldt. Voor iedere andere afnemer waarvoor een andere waarde geldt, kan op deze manier het veld herhaald worden en een andere waarde worden ingevuld.

-


32

12 Versiebeheer en contactinformatie Datum

Versie

27-11-2013

1.1

7-5-2013

1

Door

Toelichting wijzigingen

Sjoerd Schaper, Belinda Berthauer, Petra Geerdink

-

Nieuwe lay-out. Nieuwe paragrafen 6.6 en 6.7 en een hoofdstuk veelgestelde vragen toegevoegd.

Sjoerd Schaper

-

Eerste publicatie in het Nederlands van een selectie uit de ‘online manual’.

De tekst uit deze publicatie mag zonder toestemming vooraf worden verveelvoudigd op voorwaarde dat de bron wordt vermeld. Hoewel alle zorg is betracht om te garanderen dat de inhoud van dit document juist is, kan GS1 Nederland niet aansprakelijk worden gehouden voor fouten of ontbrekende gegevens in deze publicatie. Neem bij vragen over de inhoud van deze publicatie contact op met de Customer Support van GS1 Nederland. Deze is bereikbaar via telefoonnummer 020 511 38 88 of door een e-mail te sturen aan [email protected].


33

Click here to enter text.


34

GS1 Data Source Invoeren en wijzigen van artikeldata in de webinterface 27 november 2013 Versie 1.1

Recommend Documents