Customer case
Gosselin Group bespaart op kosten dankzij IT Sinds de samenwerking met Cheops kan Gosselin de IT-infrastructuur inzetten voor wat ze dient: het ondersteunen van de doelstellingen van het bedrijf. Vandaag zorgen een geoptimaliseerde IT-omgeving en een nauwgezet IT-beheer bij Gosselin voor een betere bedrijfscontinuïteit, een hogere beschikbaarheid en een gevoelige besparing op de ITbeheerskosten. Een aantal jaar geleden deden hoge directe en indirecte IT-kosten en de hoge risico’s verbonden aan mogelijke downtime het Antwerpse bedrijf Gosselin Group beslissen om zijn infrastructuur grondig te updaten. Cheops, gespecialiseerd in proactief beheer van ITinfrastructuur, werd toen uitgekozen om degelijke oplossingen voor hun IT-pijnpunten te zoeken én te vinden.
2
ICT-uitdagingen “Zo’n zevenentwintig jaar geleden deden de eerste computers hun intrede bij de Gosselin Group,” weet Toine Eggenhuizen, ICT Director van Gosselin Support Services. “Uiteraard werd met de gestage groei van het bedrijf ook een up-to-date IT-omgeving onontbeerlijk.” Anno 2010 ervoer Gosselin de nood om het beheer van de IT-infrastructuur verder te optimaliseren en de operationele kosten ervan te verlagen. Aanleiding hiervoor waren de hoge directe kosten per werkplek, de hoge indirecte kosten (bijvoorbeeld bij incidenten), en de risico’s en gevolgen die verbonden zijn aan eventuele onbeschikbaarheid van de servers. Na een uitgebreide marktpeiling koos Gosselin voor een samenwerking met Cheops, specialist in Managed Services voor IT-beheer. De IT-optimalisatie bestond uit verschillende fases. Vanzelfsprekend hield Cheops tijdens die optimalisatie steeds rekening met de continuïteit en de efficiëntie van het bedrijf. Op verschillende terreinen werden oplossingen voorzien. Voorts stapte Gosselin over naar een proactief servicemodel van Cheops, waardoor IT-problemen maximaal vermeden kunnen worden.
Een IT-infrastructuur die de bedrijfsdoelen ondersteunt Voor Gosselin is de IT-infrastructuur een cruciaal element in de bedrijfswerking. Cheops optimaliseerde verschillende componenten van die infrastructuur zodat die optimaal de noden en behoeften van het bedrijf ondersteunt. Virtualisatie Een eerste gevoelige verbetering van de IT bij Gosselin bestond uit een virtualisatie van het serverpark. Hierdoor kon Gosselin niet alleen de kosten drukken, maar eveneens genieten van een betere beschikbaarheid, efficiënter beheer en operationele flexibiliteit. Daar waar in het verleden 26 traditionele servers de gehele business ondersteunden, stapte Gosselin over naar 6 compacte en centraal beheerde blade servers, in combinatie met het VMwarevirtualisatieplatform. Optimale opslag Bij Gosselin was er ook dringend nood aan een beduidend hogere opslagcapaciteit. De opslagomgeving werd vernieuwd met 2 Dell Compellent-eenheden in een zogenaamde ‘stretch cluster’. Dat wil zeggen dat de servers en storage ontdubbeld zijn op twee locaties, waarbij elke site indien nodig helemaal onafhankelijk kan draaien. Het grote voordeel daarvan is dat de resources van beide sites optimaal kunnen worden gebruikt. De redundante site ondersteunt gewoon mee de productie maar biedt in geval van een calamiteit toch een veilige thuishaven aan de productieservers en alle data.
3
Veiliger e-mailverkeer
Ook de e-mailsystemen van de logistieke dienstverlener werden aangepakt. Zo werd een meer efficiënte verdedigingslijn tegen spam én virussen opgezet. Gosselin koos voor de Managed Email Security-dienst van Cheops. Dat is geen softwarepakket, maar een totaaloplossing die bestaat uit hardware, software en services. Zo hoeft Gosselin zelf geen investeringen in hardware en software te doen. Het prijskaartje blijft bovendien aantrekkelijk, omdat Cheops dagelijks grote hoeveelheden e-mails voor meerdere klanten scant. Zo worden de kosten voor permanente innovatie en support gedeeld. Verder zorgde Cheops bij Gosselin voor een optimalisatie van de Microsoft Exchangeomgeving en een verbeterde archiveringsoplossing, die het mogelijk maakt om grote hoeveelheden bestanden en e-mails te beheren en te bewaren. Virtuele desktops Gosselin heeft ervoor gekozen om over te stappen naar een virtuele desktopinfrastructuur van VMware. De meeste gebruikers maken in die opzet gebruik van een zogenaamde thin client, wat verschillende voordelen biedt. In de eerste plaats verloopt het beheer centraal, waardoor er meer controle is. Er staat geen data meer op de lokale pc’s, waardoor bijvoorbeeld diefstal en computercrashes geen probleem meer vormen. Ook het gebruik van ‘bedrijfsvreemde’ apparaten vormt geen risico meer. Een virtuele desktopomgeving is bovendien minder duur om te onderhouden, gaat langer mee en verbruikt minder energie. Gebruikers kunnen sneller opstarten en makkelijker vanop afstand werken. Voordelig licentiebeheer Op aanraden van Cheops evolueerde Gosselin van mixed OEM- en OLP-licenties naar een Open Value Subscription-licentieakkoord. Het beheer van de softwarelicenties wordt hierdoor eenvoudig herleid naar slechts één enkel licentieakkoord met volumekortingen, waarin ook de upgraderechten inbegrepen zijn. Hierdoor worden de softwarekosten van de Gosselin een stuk meer voorspelbaar, gemakkelijker te budgetteren en minder omvangrijk. Onder andere het MS Office-pakket kreeg op die manier een upgrade. Ook adviseerde Cheops Gosselin voor de meest voordelige licenties voor hun nieuwe virtuele omgeving.
Een gezonde IT-infrastructuur dankzij proactief beheer De volledige omschakeling is intussen een feit, maar de samenwerking tussen Gosselin en Cheops blijft verder lopen. Onder het mom “voorkomen is beter dan genezen” biedt Cheops ook Managed Services aan. Dit modulaire systeem werkt proactief en laat Gosselin toe gemiddeld 30% op de IT-kosten te besparen. Gosselin opteerde voor de Gold Service Level Agreement (24/7 beschikbaarheid bij incidenten) en koos à la carte volgende “bouwstenen” uit de Managed Services:
4
Remote Server Monitoring Deze dienst biedt een ProActive Alerting System, dat de medewerkers van Cheops in staat stelt om het Gosselin-netwerk van op afstand te monitoren en onmiddellijk in te grijpen nog voor een incident in een probleem verandert. Hierdoor worden de downtime en bijhorende kosten tot een absoluut minimum beperkt. Periodiek server- en netwerkbeheer IT-vooruitgang is moeilijk bij te benen, netwerken worden steeds complexer en gespecialiseerde mensen zijn moeilijk te vinden. Daarom worden de deskundigen van Cheops ook ingezet om een deel van de dagelijkse IT-workload van Gosselin voor hun rekening te nemen. Uitvoeren van projecten, beheren van het netwerk, specifieke kennis toepassen en/of overdragen... Cheops zorgt ervoor. Backup Mail Service Tijdelijke onbeschikbaarheid van de mailserver kan nefaste gevolgen hebben voor een onderneming: belangrijke informatie gaat verloren, bestellingen lopen in het honderd en het bedrijfsimago kan er sterk onder lijden. Daarom koos Gosselin voor de Backup Mail Service van Cheops. Gedurende een eventuele onbeschikbaarheid van de eigen mailserver vangt Cheops de inkomende e-mails op zodat geen enkel document verloren gaat. Zodra de eigen mailserver terug online is, worden de e-mails automatisch doorgestuurd. Service Delivery Management Eens per kwartaal zitten de account manager en de system engineer van Cheops samen met Gosselin om de gerapporteerde incidenten te bekijken. Samen analyseren ze de belangrijkste pijnpunten en maken ze voorstellen om de IT-systemen in optimale conditie te houden.
Een partnership in vertrouwen “Gosselin was op zoek naar een competent IT-dienstenbedrijf waarmee je een persoonlijk en flexibel contact kunt hebben, zodat je je als bedrijf niet enkel een nummertje in de rij voelt,” licht Toine Eggenhuizen, ICT Director van Gosselin Support Services, hun keuze voor Cheops toe. “Je kunt zo’n omschakeling van je IT-infrastructuur volledig uitbesteden, maar wij waren niet op zoek naar medewerking van een IT-bedrijf. We wilden eerder een doorgedreven samenwerking, een partnership waarbij onze eigen technische crew en de specialisten van Cheops als een echt team samenwerken. Uiteraard komt daar een heleboel brainstorming en planning bij kijken, maar het moet gezegd: dat is erg vlot verlopen.”
5
Toine Eggenhuizen besluit: “We hebben samen met Cheops een groeipad gecreëerd. We kunnen volop profiteren van de voordelen die het huidige systeem ons biedt: sneller en efficiënter werken, gemakkelijker te beheren servers, betrouwbare beveiliging van ons serverpark en e-mailverkeer enzovoort. Terwijl de functionaliteit piekt, dalen de operationele kosten, bijvoorbeeld door het betere beheer van licenties en het verminderde energieverbruik door de omschakeling naar blade servers. Je kunt dus wel stellen dat we met onze gloednieuwe IT-infrastructuur en optimaal IT-beheer de Gosselin-toekomst vol vertrouwen tegemoet zien!” ____
Voordelen van de oplossing van Cheops Virtualisatie Verlaging operationele kosten High availibility Eenvoudiger managen van servers Operationele flexibiliteit bij uitbreiding Optimale opslag Optimaal gebruik van resources Disaster recovery Geoptimaliseerde e-mailsystemen Efficiënte verdedigingslijn tegen spam en virussen Optimale snelheid mailverkeer dankzij Managed Email Security Virtuele desktops Centraal beheer Veiliger werken, makkelijker werken op afstand Kostenbesparingen door beperkter onderhoud en langere levensduur Licentie-advies Garantie op meest voordelige licentieformule voor de IT-infrastructuur Datacentralisatie Centraal en eenvoudiger beheer Minder nood aan opslagcapaciteit Managed Services Kostenbesparing. De proactieve diensten van Cheops maken het mogelijk gemiddeld 30% op IT-kosten te besparen Modulair aanbod biedt flexibiliteit
6
Over Gosselin De Gosselin Group kan terugblikken op een lange geschiedenis. Wat in 1930 begon als een Belgisch familiebedrijf, groeide intussen uit tot een belangrijke speler in de internationale verhuis- en logistieke sector. Door de jaren heen kende het bedrijf een enorme evolutie en werden er steeds meer nevenactiviteiten aan het totaalpakket toegevoegd. Dit resulteerde in drie divisies die alle kerncompetenties van het bedrijf bevatten: Gosselin Moving, Gosselin Logistics en Gosselin Support, samen goed voor 700 werknemers, verspreid over 48 kantoren in 32 landen. www.gosselingroup.eu
Cheops Technology nv ∙ Prins Boudewijnlaan 49 ∙ B-2650 Edegem ∙ Belgium T +32 3 880 23 00 ∙ F +32 3 880 23 50 ∙ www.cheops.be
