Goed gegeven! Schenkingen aan bibliotheken

Goed gegeven!

Goed gegeven! Schenkingen aan bibliotheken Sommige bibliotheken krijgen te maken met heel wat schenkingen, die doorgaans erg welkom zijn. Maar soms kunnen bibliotheken die schenkingen beter niet zomaar aanvaarden. Alles heeft immers voor- en nadelen.

Mieke Lietaer, Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience [email protected]

De basis voor schenkingen: het collectiebeleidsplan

Inleiding De afdeling Catalografie van de Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience (vroeger Stadsbibliotheek Antwerpen) 1 verwerkt dagelijks boeken afkomstig uit schenkingen en overnames. De cijfers die er de voorbije jaren werden bijgehouden, maken duidelijk dat het een groot percentage van de aanwinsten betreft. Tussen 2001 en 2006 was dat het geval voor bijna driekwart van de monografieën. Dat vormde de aanleiding voor een onderzoek in 2004 2. De zoektocht naar informatie tijdens deze studie leverde bijna uitsluitend Amerikaanse lectuur op. Om de resultaten van de literatuurstudie te vergelijken met de Vlaamse situatie werd toen aansluitend een twintigtal bibliothecarissen telefonisch bevraagd.

Bibliotheek- & archiefgids, 84 (2008) 4

Het onderzoek uit 2004 vormde op zijn beurt het vertrekpunt voor een gids over schenkingen aan bibliotheken. Die publicatie is het tweede deel in de reeks Armarium: publicaties voor erfgoedbibliotheken, een van de resultaten van het Overlegplatform Erfgoedbibliotheken Vlaanderen.

22

Bij het aanvaarden en verwerken van schenkingen komen heel wat aspecten kijken. Er is een juridische component maar zeker ook een organisatorisch en niet het minst een communicatief luik aan verbonden.

Jaar

Aankoop Schenkingen TOTAAL

Het thema schenkingen aan bibliotheken vormt een eerste invalshoek in een ruimere opzet rond collectiebeleidsplannen. Schenkingen zijn immers een vorm van acquisitie en het aanwinstenbeleid is een onderdeel van het collectiebeleid. Dit is essentieel want in feite zijn schenkingen enkel waardevol als ze tegemoetkomen aan de voorziene ontwikkeling van de collectie: to have value they should fit into the library mission statement and collection development policies 3. Het collectiebeleidsplan omschrijft de intenties van de bibliotheek met de ontwikkeling van de collectie. Voor elke discipline wordt het bestaande en het gewenste niveau van collectioneren bepaald, de types van materiaal die wel en niet zullen worden opgenomen, enzovoort. Zodoende vormt het plan een referentiepunt dat de basis vormt voor een gedragen besluitvorming en continuïteit 4.

Gegeven is nog niet gratis Schenkingen zijn heel positief voor een bibliotheek. Ze vormen vaak een welkome compensatie voor het slinkende boekenbudget, ze bevatten dikwijls waardevolle, uitver-

2001

2002

2003

2004

2005

2006

TOTAAL

%

3.526 8.407 11.933

2.788 6.118 8.906

2.735 10.432 13.167

2.632 10.578 13.196

3.290 10.949 14.239

3630 10.875 14.505

18.601 57.359 75.960

24,50 75,50 100

Fig. 1: Voor de monografieën in de Stadsbibliotheek Antwerpen liep het aandeel van de geschonken materialen (uitgedrukt in titels) op tot meer dan 75% van de jaarlijkse aanwinsten.

goed gegeven!

kochte drukken en kunnen ontbrekende en beschadigde werken vervangen. Doubletten kunnen ook een waarde hebben als ze ingezet worden als ruilexemplaar of als ze geld opbrengen bij verkoop. Toch kennen bibliothecarissen ook de grootste nadelen van schenkingen: ze vragen heel veel inzet, werkuren en opslagcapaciteit. Bibliothecarissen moeten contact opnemen met de schenker en hem/haar het algemene schenkingsbeleid van de bibliotheek verduidelijken. En er zijn nog heel wat andere taken: vervoer regelen, afspraken maken, de goederen veilig opslaan en sorteren, de catalogus napluizen op doubletten, vergelijkingen maken met het eigen bezit om beschadigde exemplaren te vervangen, soms de restauratieafdeling inschakelen… Er komen dus meer aspecten om de hoek kijken dan bij de reguliere aankopen. Het is dan ook zonder meer verbazend dat in de praktijk toch ongeveer alles wordt aanvaard. Allicht speelt hierin de angst voor negatieve public relations een rol. Een andere eigenschap van schenkingen is dat ze vaak een extra belasting vormen bovenop het reguliere werk. Dit resulteert in een lage verwerkingsprioriteit met als gevolg dat er hidden collections en backlogs ontstaan.

Voorzichtigheid geboden!


In Vlaanderen worden schenkingen doorgaans afgehandeld met een mondelinge afspraak, een handdruk en een bedankbrief. In de regel volstaat dit, maar in de Amerikaanse literatuur wordt ervoor gewaarschuwd dat sinds de jaren 1980 a climate of trust plaats ruimt voor a climate of caution 5. Misschien lijkt dit op het eerste gezicht wat overdreven maar het valt niet te ontkennen dat publicaties naast een culturele waarde soms ook een aanzienlijke financiële waarde vertegenwoordigen waarvan andere mogelijke rechthebbenden zich eveneens bewust zijn. Om alle discussie achteraf te vermijden is het goed om al bij de aanvaarding enkele regels in acht te nemen. De beste praktijken hiervan worden in de gids uiteengezet, aangevuld met voorbeelddocumenten die als inspiratie kunnen dienen, zoals de modellen van de bruikleenovereenkomst of de dankbrief.

Erfgoedbibliotheken in Vlaanderen In april 2005 startte op initiatief van An Renard (directeur Stadsbibliotheek) en Pierre Delsaerdt (Universiteit Antwerpen) het project Overlegplatform Erfgoedbibliotheken Vlaanderen. Dat project werkte aan de inburgering van het begrip erfgoedbibliotheek, gaf een aanzet voor een onderlinge samenwerking tussen de Vlaamse bewaarbibliotheken en ijverde voor een structurele ondersteuning door de Vlaamse Overheid. Meer informatie in Bibliotheek- & Archiefgids, (2005) 6. Bibliotheken identificeren zich in eerste instantie bijna nooit als een erfgoedbibliotheek. De noemer erfgoedbibliotheek groepeert instellingen met zeer verschillende kernopdrachten die toch met elkaar gemeen hebben dat ze ‘bijzondere collecties’ herbergen. In ideale omstandigheden zorgt de bibliotheek voor het verzamelen, bewaren en ontsluiten en faciliteert ze het onderzoek op haar bewaarcollectie. Het project is ondertussen afgelopen maar in het nieuwe Cultureel-erfgoeddecreet wordt plaats geruimd voor een structureel samenwerkingsverband onder de noemer Vlaamse Erfgoedbibliotheek.

Schenkingen met een strikje Bijna elke bibliotheek krijgt met schenkers en schenkingen te maken. De mate waarin dat gebeurt, lijkt evenredig met de schaalgrootte van de instelling, hoewel ook het beleid van de instelling hierrond zeker een rol speelt. Schenkingen kunnen diverse vormen aannemen: van enkele boeken tot een hele bibliotheek, maar ook van financiële steun tot de schenking van onroerend goed. Zelfs vrijwilligershulp kan beschouwd worden als een vorm van

23

goed gegeven!

schenking. Ook de hoedanigheid ervan verschilt: van een eenvoudige handgift tot een belangrijk legaat. Door de band genomen wordt slechts 25% van de boeken uit schenkingen opgenomen in de bibliotheekcollectie. De meest voor de hand liggende redenen voor deze relatief

het aanbod niet geschikt is, hoe maak je dat dan op een goede manier kenbaar, of neem je gewoon alles aan om het daarna ergens anders onder te brengen?

Het schenkingsproces beheersen Hoe kun je in de praktijk het fenomeen van de schenkingen in de hand houden en de negatieve aspecten ervan beperken? De sleutel hiervoor is professionaliteit. Voorwaarde is dat de bibliotheek een plan van aanpak ontwikkelt om het schenkingsproces in goede banen te leiden. Dat is te realiseren via een getrapt systeem. Het eerste element daarbij is het hoofdstuk schenkingen in het collectiebeleidsplan. Het schenkingenbeleid is een onderdeel van het collectiebeleid. In samenhang met deze verklaring kunnen een intern en een extern luik worden opgesteld. Het interne luik is een handleiding voor het personeel, het externe luik is voor de gebruiker bestemd.

Schenkingenbeleid

Ex dono van de Centrale Bibliotheek, KULeuven © KULeuven.


kleine opname zijn dat een deel niet in het collectieprofiel past of dat het om doubletten van de eigen collectie gaat.

24

In de schenkingsverklaring bepaalt de instelling haar houding tegenover schenkingen. Doorgaans vangt dit hoofdstuk in de beleidsverklaring aan met de clausule dat zodra de schenking overgedragen is aan de bibliotheek, deze vrij mag beschikken over haar eigendom, in overeenstemming met haar missie en collectiebeleidsintenties. Bij het aanvaarden van een schenking zijn er enkele elementaire principes: niet alles zal automatisch worden opgenomen, en enkel datgene wordt aanvaard wat past in het collectieprofiel. Kan dit niet, dan is het beter om meteen door te verwijzen naar

Collectiebeleidsplan

De omgang met schenkers eist diplomatieke eigenSchenkingenbeleid schappen van de bibliotheekmedewerker. De schenkingsverantwoordelijke moet hiervoor een zesde zintuig ontwikkelen: wat zijn de, soms Intern luik Personeel Extern luik Gebruiker onuitgesproken, wensen van de schenker? Wil hij/zij gewoon van de boeken af of is er de wens om een soort monument op te richten voor een dierbare overledene? BibliSjabloondocumenten Brochure of webpagina ofielen willen wel eens mee bepalen wat er met hun boeken gebeurt. Zijn die wensen in te willigen? Als Fig. 2: Schema voor een plan van aanpak rond schenkingen.

goed gegeven!

een geschiktere gastinstelling. Hierbij kunnen de collectiebeschrijvingen in de Vlabidoc van nut zijn 6. Verder moet beschreven worden welke criteria de bibliotheek hanteert om schenkingen te aanvaarden en te weigeren. Zo kan de slechte conditie van het materiaal expliciet als reden worden vermeld. Vooral conservators oude drukken worden wel eens benaderd met (indirecte) vragen naar waardebepalingen. De houding van de bibliotheek bij zulke vragen kan eveneens worden verduidelijkt. Anticiperend op mogelijke vragen van schenkers kan een standpunt worden ingenomen over welke beperkingen op gebruik aanvaard kunnen worden en welke zeker niet. Vroeger werd er bijvoorbeeld al eens afgesproken dat de verzameling bijeen moest worden gehouden, een voorwaarde die vandaag niet meer haalbaar is.

Interne handleiding Het interne luik is een handleiding voor het personeel dat in detail de procedures beschrijft om schenkingen aan te trekken, te registreren en te behandelen. Het kan de vorm aannemen van een draaiboek waarin stap voor stap de weg van een schenking wordt uiteengezet. Onmisbaar is informatie over wie waarvoor verantwoordelijk is . Wie is het eerste aanspreekpunt? Wie neemt de uiteindelijke beslissing om een schenking te aanvaarden en is dat afhankelijk van de omvang of de waarde van het aanbod? Wie ondertekent de bedankbrieven?

types schenkingen (boeken, tijdschriften, financiële bijdragen, onroerend goed) die de bibliotheek aanvaardt, worden erin opgesomd. Het moet voor de potentiële schenker zeker duidelijk worden dat de bibliotheek naar eigen inzicht wil beschikken over de schenking, maar ook dat de opbrengst van een mogelijke verkoop en de ruil van doubletten de bibliotheek eveneens ten goede komt. In het beste scenario kan de potentiële schenker dan al op voorhand bepalen of zijn schenking nuttig kan zijn of niet. In elk geval zal hij/zij een weigering beter kunnen plaatsen en voor de schenkingsverantwoordelijke wordt deze taak dan iets minder delicaat 7. Een korte uitleg over de wijze waarop, wanneer en door wie de schenking geëvalueerd wordt, welke formulieren gebruikt worden en hoe een eventuele verkoop en ruil geregeld worden, stelt de schenker verder gerust. Er zijn diverse inspirerende voorbeelden van dergelijke webpagina’s te vinden 8.

In een uitgebreide versie kunnen ook de langetermijnvisie van de bibliotheek, de omvang van de collectie, de toegankelijkheid en de behuizing aan bod komen. Deze gegevens trekken de twijfelaar, die eerst wil uitmaken of zijn schenking goed terecht zal komen, over de streep. Eigenlijk is dit al een bijzondere vorm van promotie. Door schenkingen gericht aan te trekken, zowel passief als actief, vergroot immers de kans dat ze beter aansluiten bij het reguliere


Daarnaast kan ook genoteerd worden welke vragen er gesteld moeten worden aan de schenker en welke informatie minimaal beschikbaar moet zijn vooraleer een gefundeerde beslissing te nemen. Het is goed om een doorverwijssysteem op te stellen bij onbruikbare aanbiedingen. Hoe wordt de weg van de doubletten geregeld? Welke ruilovereenkomsten heeft de bibliotheek en hoe en wanneer organiseert ze een verkoop van de restanten? Ook de wijze van bedanken wordt best op voorhand geformaliseerd zodat dit steeds consequent en uniform gebeurt. Bij voorkeur is er altijd een standaard bedanking. Voor belangrijke schenkingen kunnen er andere opties zijn, zoals de vermelding in het jaarverslag of in de nieuwsbrief, een plechtige ontvangst of zelfs een tentoonstelling.

Gebruikersinformatie Naast de interne handleiding kan een extern equivalent worden afgeleid van de schenkingsverklaring. Met andere woorden, gebruikersinformatie die via de website of een brochure de potentiële schenker vertrouwd maakt met de procedure en het collectieprofiel van de bibliotheek. De

Vignet van het Bestendig Dotatiefonds. © Stadsbibliotheek Antwerpen.

25

goed gegeven!

aanwinstenbeleid. Passief gebeurt het als vanzelf. De basis is de uitstraling van de instelling, al dan niet versterkt door tentoonstellingen, lezingen, rondleidingen. Op een actievere manier kan het door in de kennismakingsbrochure duidelijk te maken hoe de instelling al gebruikgemaakt heeft van schenkingen. Tijd investeren in de ontwikkeling van een vriendenkring is een andere optie.

verschilt het beschikbare deel van de erfenis. Nog een element dat tot voorzichtigheid aanzet, is dat op het moment van het overlijden de fiscus voor de berekening van het vermogen terugkijkt naar het verleden: een schenking die tien jaar geleden gedaan werd en ondertussen spectaculair in waarde is gestegen, wordt aan de actuele waardering meegeteld.

Types schenkingen

Het bestaan van een handgift kan gemakkelijk in twijfel worden getrokken:”het was niet de bedoeling om het weg te geven, we kenden de waarde niet”. In de wetgeving wordt het inzicht van vrijgevigheid bij de schenker nooit vanzelfsprekend aanwezig geacht. Dat wil zeggen dat bij een dispuut de ontvanger gevraagd wordt om het bewijs te leveren. Dus moet de bibliotheek ervoor zorgen dat ze over zo een bewijs beschikt. Dat kan heel eenvoudig door een soort briefwisseling tot stand te brengen. Daarbij bevestigt de schenker in een eenzijdig ondertekende brief aan de bibliothecaris dat hij het omschrevene geschonken heeft. De bibliotheek kan zich hierop voorbereiden door een sjabloonbrief op te stellen. Anderzijds erkent de bibliotheek op haar beurt dat zij de gift heeft ontvangen via de standaard bedankbrief. Door de gevoerde correspondentie is er steeds een spoor en een datum van de handgift terug te vinden.

Legaten zijn schenkingen bij overlijden. Bruiklenen vertonen veel raakpunten met het afhandelen van schenkingen, het grootste verschil met een schenking is dat een bruikleen geen volle eigendom wordt maar dat het gebruik ervan beperkt blijft in de tijd. Deze aspecten komen in het bestek van dit artikel niet aan bod 9. Voor de schenkingen in roerend goed bestaat het belangrijkste onderscheid tussen handgiften en schenkingen via notariële akte. Bij schenkingen schrijft de wet voor dat er een akte moet worden opgemaakt voor een notaris en dat er schenkingsrechten op de waarde van het gegeven goed geïnd worden. De handgift vormt hierop een uitzondering. Een handgift komt perfect rechtsgeldig tot stand door de materiële overhandiging en er worden in principe geen belastingen op betaald. De overhandiging van hand tot hand houdt in dat enkel tastbaar, roerend goed op die manier geschonken kan worden. Binnen de handgiften bestaat er nog het onderscheid tussen de schenking zonder enige voorwaarde: de eenvoudige handgift en die waarbij de schenker wel enkele voorwaarden aan zijn schenking verbindt. Deze voorwaarden kunnen allerlei zijn, bijvoorbeeld dat er een lijst moet worden opgesteld van de schenking of dat ze niet in bruikleen gegeven mag worden voor tentoonstellingen buiten de bewaarbibliotheek, enzovoort. Dan is er sprake van een onderhandse overeenkomst. Ook dat is nog een handgift waarop geen rechten betaald moeten worden en die niet geregistreerd moet worden door een notaris.


De eenvoudige handgift

26

Bij de vaak voorkomende eenvoudige handgift is, strikt gezien, de opmaak van een schriftelijk document niet noodzakelijk. Ook de waarde van de schenking is in principe niet geplafonneerd. Maar om beide partijen, zowel schenker als ontvanger, te beschermen is het raadzaam om binnen bepaalde grenzen te blijven. Die grens is relatief en hangt af van het totale vermogen van de schenker. De schenker heeft immers geen volledige vrijheid om weg te geven wat hij wil. Bepaalde erfgenamen - de voorbehouden of reservataire erfgenamen - genieten een erfrechtelijke bescherming. Naargelang van de categorie van beschermde erfgenaam en het aantal erfgenamen

Er is nog een bijkomend argument voor die briefwisseling. Op een handgift moeten in principe geen schenkingsrechten worden betaald maar als de schenker overlijdt binnen de drie jaar na de totstandkoming van de gift, moeten wel successierechten worden betaald. Documenten die de handgift dateren, kunnen dus uit fiscaal oogpunt belangrijk zijn als bewijs dat de handgift meer dan drie jaar voor het overlijden plaatsvond. Deze inning hoeft geen al te grote zorg te zijn voor openbare instellingen omdat de tarieven relatief laag zijn, van 5,5% tot 8%.

Besluit In de Catalografie-afdeling van de Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience worden jaarlijks een groot aantal boeken verwerkt afkomstig van schenkingen, overnames, legaten en vrijwillige deponeringen. Dit vormde de aanleiding tot nader onderzoek over het schenkingsproces bij (bewaar)bibliotheken. De koppeling van de gegevens uit het literatuuronderzoek met de ervaringen van andere collega’s leverde een aantal beste praktijken. Deze handelen over de elementaire vereiste dat de schenking moet passen in het voorziene collectieprofiel tot adviezen voor de praktische en juridisch correcte afhandeling van de schenking.

goed gegeven!

Noten 1. Op 17 mei 2008 werd de Stadsbibliotheek Antwerpen omgedoopt tot Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience 2. LIETAER, Mieke, Bibliotheken versus schenkingen: recente literatuur en rondvraag in Vlaanderen. -Antwerpen, 2004. - (Scriptie GAS Informatie- en Bibliotheekwetenschap). 3. KOROLEV, Svetlana, Gifts to a science academic librarian, in: The acquisitions librarian, 27 (2002); p. 87-94 4. CASSELL, Kay Ann, Handling gift books in U.S. libraries. - Berlijn, 2003. - (World library and information congress, 69th IFLA General Conference and Council). 5. BROWAR, Lisa, An oral contract isn’t worth the paper it’s written on, in: Rare books and manuscripts librarianship, 6-1 (1991); p. 100-107. 6. Vlabidoc is de online databank van de Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek-, Archief-, en Documentatiewezen met adresgegevens en collectiebeschrijvingen via http://www.vvbad.be/vlabidoc 7. BYBEE, Howard C., Reducing gift anxiety through carefully worded gift policies, in: The acquisitions librarian, 22 (1999); p. 15-31. 8. http://faculty.msmary.edu/fit¬zgerald/donations.htm; http:// libweb.uoregon.edu/colldev/cdpolicies/gift.html; http://library. shu.edu/donation_guidelines.htm; http://www.arc.losrios. edu/~library/dona¬tion_policy.htm; http://www.library.csuhayward.edu/poli¬cies/lib_gift_policy.htmhttp://www.dbrl.org/ about/policy/admin-2-775.htmlhttp://www.ci.pasadena.ca.us/ library/collection.asp 9. In de handleiding Goed gegeven komen naast de vaak voorkomende handgift ook andere types schenkingen aan bod zoals de schenking met onderhandse overeenkomst, schenkingen via notariële akte, legaten en duo-legaten en bruiklenen.

Samenvatting

Abstract


Goed gegeven! Gids voor schenkingen aan bibliotheken Lietaer, Mieke; [medew.] Reu, de, Martine; [et al.]. - Antwerpen: Erfgoedbibliotheken Vlaanderen [Uitgegeven door/bij], 2008. - 75 p., ill. - (Armarium: publicaties voor erfgoedbibliotheken. - Antwerpen; vol. 2) - ISBN-13 978-90-72679-33-8 Goed gegeven is het tweede deel in de reeks Armarium: publicaties voor erfgoedbibliotheken, een reeks praktische handleidingen voor beheerders van (erfgoed)bibliotheken. Deze gids behandelt de problematiek van schenkingen, legaten en bruiklenen: vanaf het aantrekken van geschikt aanbod tot en met de correcte afhandeling van het schenkingsproces. De gids wil aanzetten tot enige reflectie over het hele schenkingsproces zodat er op een goede manier geanticipeerd kan worden op mogelijke problemen onderweg.

27

Goed gegeven! Schenkingen aan bibliotheken

Recommend Documents