Bibliotheken versus schenkingen Recente literatuur en rondvraag in Vlaanderen

Scriptie Gas IBW 2003-2004 Anne-Mieke Lietaer

Bibliotheken versus schenkingen Recente literatuur en rondvraag in Vlaanderen

Coördinator: Prof. Willy van der Pijpen Met speciale dank aan An Renard

Bibliotheken versus schenkingen Scriptie IBW 2003-2004, Anne-Mieke Lietaer

Inhoudstafel Inleiding I.

Literatuurstudie 1.1 Aanvaarden van schenkingen 1.2 Beleidsverklaring in verband met schenkingen 1.3 Wat te doen met onbruikbare giften Wegschenken Verkopen Ruil Vernietiging 1.4 Aantrekken van schenkingen 1.5 Boekgeschiedenis

II.

Peiling naar de Vlaamse situatie 2.1 Confrontatie met schenkingen 2.2 Aanvaarding van donaties 2.3 Omgaan met ongeschikte schenkingen Wegschenken Verkoop Weggooien Ruil 2.4 Werving van schenkers 2.5 Bedanking van schenkers 2.6 Aanvaarden van voorwaarden bij schenkingen 2.7 Registreren van herkomstgegevens Aanbevelingen voor een schenkingsbeleid in Vlaanderen Besluit

1


Inleiding De traditie van de schenkingen aan bibliotheken is misschien even oud als de bibliotheken zelf. Dat deze oude traditie ook nu nog standhoudt, werd treffend geïllustreerd door de grote bijdragen van Bill Gates aan Amerikaanse school- en openbare bibliotheken in 1996. “In fact, Gates donated such a large amount to so many libraries that he has generally been compared to Andrew Carnegie.” 1 Schenkingen zijn vaak cruciaal voor de collectievorming. Ze bevatten dikwijls waardevol out-ofprint materiaal, ze kunnen vermiste en beschadigde werken vervangen, dubbels bevatten van veel gebruikt materiaal, niet weerhouden boeken kunnen geld opbrengen, enz. Bovendien kunnen ze ten dele een antwoord zijn op het steeds slinkende aankoopbudget voor boeken. De verhoogde vraag naar elektronische informatie, de stijgende prijs van de wetenschappelijke tijdschriften en de steeds verder evoluerende automatisering van de bibliotheken eroderen onvermijdelijk het boekenbudget. Verder houdt het aanvaarden van schenkingen ook een vorm van public relations in. Er is echter ook een keerzijde aan de medaille. Schenkingen zijn zeer arbeidsintensief. Vergeleken met gewone aankopen moet heel wat extra werk worden verricht. Men moet de schenker in contact treden, het algemene schenkingsbeleid van de bibliotheek expliciteren, datums afspreken, vervoer regelen, afspraken maken in verband met evaluatie, materiaal stockeren, sorteren, de catalogus napluizen op dubbels, een andere bestemming voor de duplicaten zoeken, eventuele extra bindkosten betalen, enz. Verder vraagt het omgaan met schenkers soms diplomatieke eigenschappen. Als men de typologie van de schenker beschouwt, dan krijgt men een breed scala. Aan de ene kant van de schaal bevinden zich die mensen die geen emotionele band met de boeken hebben en er enkel zo snel mogelijk bevrijd van willen worden. Aan de andere kant van de schaal bevindt zich de bibliofiel, wiens collectie een verlengstuk is van hemzelf. Dit is bij uitstek het type schenker dat wil dicteren wat er met zijn boeken moet gebeuren en dat bijvoorbeeld eist dat de collectie bij elkaar wordt geplaatst. Uiteraard zijn dit de extremen, waartussen zich bijvoorbeeld ook die mensen bevinden die een collectie van een overledene aan de bibliotheek schenken om op die wijze een soort gedenkteken voor een geliefde op te richten. Hier ontstaat het moreel dilemma van de 1

NORRIS, p. 45

2


bibliothecaris: “For a gifts librarian, the greatest skill is the ability to inform the donor in a humane way that most donated books wind up in the annual book sale and, if not bought go from there to recycling or disposal.” 2 Deze scriptie valt uiteen in twee grote delen. Het eerste deel is de neerslag van een literatuurstudie, voornamelijk gebaseerd op recente Amerikaanse artikels. Het tweede gedeelte is een schets van de situatie in Vlaanderen op grond van telefonische gesprekken met twintig bibliotheken. In de bijlage zijn de vragen te vinden die de ruggengraat vormden voor de gesprekken.

I. Literatuurstudie 1.1

Aanvaarden van schenkingen

We kunnen twee types schenkingen onderscheiden: diegene waarvoor men zich kandidaat heeft gesteld en de spontaan aangeboden materialen. De eerste groep stelt doorgaans weinig problemen en wordt verwerkt zoals het aangekochte materiaal. Het is vooral de onverwachte gift die problemen geeft. Het is een feit dat slechts een relatief klein percentage van het gegeven materiaal toegevoegd wordt aan de collectie. “According to statistics, academic and research libraries add less than 25 % of accepted items (Spec.) For a single item added, about ten items are determined to be unsuitable (Carrico 1999)” of nog “It is worth it to accept a gift item in case its cost is ‘no more than about a quarter of the cost of acquiring and processing a non gift’ (Chapman, 1986)”.3 Er bestaat niet zoiets als een gratis boek. De tijd die het personeel steekt in nakijken, catalogiseren en verwerken van het geschonken materiaal is niet te verwaarlozen. Deze bijkomende arbeidstijd en de ruimte die in beslag genomen wordt bij de verwerking vormen de twee grootste nadelige factoren bij schenkingen. Hoe kan men deze negatieve aspecten minimaliseren? Het schenkingsproces moet gepland zijn. Voor hij een collectie accepteert, moet de bibliothecaris de benodigde tijd, ruimte, personeel en additionele diensten realistisch inschatten. Ideaal is dat elke schenking op voorhand met grote zorgvuldigheid onderzocht kan worden om er zeker van te zijn dat de bibliotheek de investering kan dragen en hiervoor vergoed zal worden door de intrinsieke waarde van de schenking. Om verrassingen te vermijden kan er bijvoorbeeld een onderzoek bij de schenker thuis worden vereist vanaf een donatie van meer dan 300 stuks. Eventueel kan men ook ter plaatse een eerste selectie maken. Vaak moet de bibliotheek echter snel een beslissing nemen in verband met het accepteren 2

BURGETT, p. 13

3

KOROLEV, p.89-90

3


of niet. Hiervoor is het nuttig om achter de motieven van de schenking te komen. Achtergrondinformatie helpt bij het evalueren. Verder wordt van de stafmedewerker een grote vertrouwdheid vereist met de eigen collectie, de out-of-print sector, de boekhandel, de collecties van andere bibliotheken, de noden van de klanten nu en in de toekomst en eventueel zelfs de wettelijke implicaties. De giften zijn ook enkel waardevol als ze passen in de voorziene ontwikkeling van de collectie. “ To have value they should fit into the library mission statement and collection development policies.” 4 Een schenking aanvaarden houdt immers ook de opdracht in ze te verzorgen en actueel te houden. Het te verwachten gebruik kan echter een te eng criterium zijn; vooral in het geval van bewaarbibliotheken kan gelden dat ook boeken die niet snel circuleren van grote waarde kunnen zijn voor onderzoek door een kleine gebruikersgroep. Uiteraard is het moeilijk om een onverwachte uiterst waardevolle schenking te weigeren omdat ze niet echt in het collectieprofiel past. Op de regel dat een gift in de collectie moet passen kan echter soms een uitzondering worden gemaakt, als het aangebodene nieuwe toekomstperspectieven voor de bibliotheek opent.5 Deze situatie is evenwel vrij zeldzaam. Zeker in ons kleine Vlaanderen moeten we de gezonde reflex aannemen om de schenker zo nodig door te verwijzen naar een geschiktere gast voor de aangeboden materialen. Onaangekondigde grote schenkingen kunnen voor een zware extra belasting bovenop het gewone werk zorgen. Bijgevolg blijkt het een eigenschap van schenkingen te zijn dat ze vaak een lage verwerkingsprioriteit krijgen. Als je dit niet tot een probleem wil laten uitgroeien, is het noodzakelijk dat de andere betrokken diensten - zoals catalografie en binderij, opslag en bewaarruimte - mee betrokken worden bij het bepalen van een tijdslimiet. In de praktijk blijkt het vaak moeilijk ongeschikte schenkingen te weigeren. Een beleidsverklaring in verband met het behandelen van schenkingen is hierbij een onontbeerlijk hulpmiddel. Hoewel zij vaak gebaseerd zijn op het collectiebeleid en niet meer zijn dan wat het logisch verstand dicteert, is het toch bijwijlen praktisch om te kunnen refereren naar geschreven richtlijnen. Een intern luik, de 4

KOROLEV, p.89

5

FORD, p. 156: “Clearly, a library is unlikely to turn down the gift of a valuable rarity, even if it will only be used for exhibition and advancement of the prestige of the library. In some instances, a collection may not fall within the selection policy statement of a library but nevertheless should be accepted. For instance, a collection specialized Victorian literature may not be within the collecting interests or curriculum of an academic institution, but it might be wise to accept it, with a view toward the future when it could be an important resource. It is possible that a good collection may generate an area for research that will be of value to an academic institution. On the other hand, libraries always should be alert to the possibility of redirecting gift offers to libraries where the materials could be more appropriately housed.”

4


handleiding, kan de criteria beschrijven waaraan schenkingen moeten voldoen en vermelden wie binnen de bibliotheek verantwoordelijk is voor de behandeling ervan. Een tweede document kan opgesteld worden om het publiek te instrueren over het gevoerde beleid.6 ”A statement of the library’s policy on the acceptance and use of gifts is very desirable. Such a statement may be a set of guidelines for internal use by the library staff or it may take the form of a carefully worded brochure to be given to prospective donors. However, some librarians feel that such a publication may be too restrictive and not provide enough flexibility.” 7 1.2

Beleidsverklaring in verband met schenkingen

Een beleidsverklaring zou enkele essentiële zaken moeten uiteenzetten, waaronder de aanvaardbaarheid van schenkingen, beperkingen hierop, garanties in verband met catalogisering, plaatsing, gebruik, zorg en de dankbetuiging. Verder kunnen eventueel legale implicaties van schenkingen worden behandeld. In samenhang hiermee wordt een handleiding voor intern gebruik opgesteld die in detail en stap voor stap de procedures van het aantrekken, ontvangen, registreren en behandelen van schenkingen beschrijft. De beleidsverklaring kan ook dienen om een brochure samen te stellen. Zo’n brochure brengt de potentiële schenker op een tactvolle wijze op de hoogte van het feit dat een groot percentage van de schenkingen niet behouden wordt omdat het niet thuishoort in de collectie, duplicaten bevat of in slechte staat verkeert. Hij leert ook dat het geschonken materiaal gemengd zal worden met het al aanwezige. Een Amerikaanse studie waarin “gift policys” werden vergeleken met de praktijk gaf aan dat 26 op de 29 ondervraagde bibliotheken over een geschreven “gift policy” beschikten. Niet altijd is het onderscheid met een handleiding voor het behandelen van schenkingen duidelijk gesteld. Opvallende verschillen tussen de meeste geschreven statements en de praktijk betroffen onder andere de materiële staat van de items als een reden om ze te weigeren. Hoewel het een significant probleem bleek, werd er slechts in een beperkt aantal policys naar gerefereerd. Meestal wordt dit materiaal routineus weggegooid; enkel in uitzonderlijke gevallen, waar het kostbare zaken betreft wordt een afweging gemaakt tussen de kosten voor restauratie of preserveren en de waarde van het item.8

6

BYBEE, p.18-19: “Donors manifest gift anxiety because of a personal association with their books. Donors don’t give library materials, they give themselves. When the library seems uninterested in their offering, or decides to sell or discard some of it, they feel personally rejected. For the librarian, gift anxiety takes a different form because gifts represent an increasing burden to sort, review, catalog and dispose of as well as a difficult public relations consideration. Carefully thought out an well-worded gift policies serve to educate patrons and employees alike about the policies and practices governing your library’s gift program.”

7

LANE, p. 32

8

DRUMMOND, p.41

5


De beleidsverklaringen bleken ook waardevol wanneer er politieke druk wordt uitgeoefend om een schenking te aanvaarden. Politieke druk kan vele vormen aannemen: van een vriendelijk telefoontje tot het voldongen feit van de acceptatie van een gift zonder de bibliothecaris in te lichten. De clausule dat niet elke aanvaarde schenking ook wordt opgenomen, beschermt de bibliotheek dan hiertegen.9 Bybee geeft in zijn artikel aan welke onderwerpen in de vorm van een brochure aan het publiek openbaar kunnen worden gemaakt.10 Er kan in uitgelegd worden welke bedoelingen er zitten achter het aanvaarden of weigeren van schenkingen. Het doel hiervan is de potentiële schenker te informeren over welke schenkingen tegemoetkomen aan de noden van de bibliotheek, wat het collectieontwikkelingsprofiel is dat men voor ogen heeft, welke restricties op schenkingen men eventueel kan aanvaarden, enz. Tevens wil men hem duidelijk maken dat men naar eigen inzicht wil beschikken over het niet-bruikbare materiaal. Een volgende aspect is het uiteenzetten van de gronden waarop een schenking geweigerd kan worden. Ook dit gegeven is belangrijk voor de klant zo kan deze op voorhand zelf uitmaken of een gift nuttig zou zijn of niet en een eventuele weigering van een schenking beter begrijpen. Hierbij zou men het kunnen hebben over het collectieprofiel en de beperkingen naar gebruikersgroep en budget, over de noodzakelijke kosten, die zo groot kunnen zijn dat men de gift wel moet weigeren, over de conditie van het aangeboden materiaal, enz. Ook de types schenkingen die men kan aanvaarden, kunnen worden opgesomd zoals financiële bijdragen, boeken, tijdschriften, series, elektronisch materiaal, onroerend goed. Gegevens over de bibliotheek en de eventuele moederorganisatie zijn nuttig voor de potentiële schenker die wil uitmaken of zijn schenking goed terechtkomt: de geschiedenis, de langetermijnvisie, de grootte van de collectie, de toegankelijkheid en de behuizing kunnen worden vermeld, naast de terzake bevoegde personen en de openingstijden. Nuttig is ook te vermelden welke belangrijke schenkingen de bibliotheek in het verleden mocht ontvangen en hoe ze hiervan gebruik heeft gemaakt. Om misverstanden te voorkomen kan in de brochure ook worden verduidelijkt op welke vragen de bibliotheek niet kan ingaan. Dat kan dan bijvoorbeeld gaan om: het opmaken van inventarissen, het waarderen van items, het geven van financieel advies. Ten slotte kan een korte explicatie van de behandelingsprocedures de schenker verder geruststellen; een korte uitleg over de wijze waarop, wanneer en door wie de schenking geëvalueerd wordt, welke formulieren er gebruikt worden en hoe een eventuele verkoop en ruil geregeld worden. Ook

9

DRUMMOND, p.45-46

10

BYBEE, p.19-28

6


procedures die tegemoetkomen aan de schenker, zoals de mogelijke teruggave van niet opgenomen materiaal, kunnen geëxpliciteerd. Voor intern gebruik is het goed om nog een aantal extra’s te overdenken. Zo zou de wijze waarop de bibliotheek schenkingen wil aantrekken, moeten worden beschreven: wie is hiervoor verantwoordelijk en hoe wordt dit aangepakt. Ook de wijze waarop men de schenker erkentelijkheid betuigt, kan omschreven worden, omwille van de consistentie en de gelijkheid in behandeling. Welke brieven worden opgestuurd en wie ondertekent ze? Kunnen eventueel etiketten worden aangebracht met de vermelding van het fonds en hoe omvangrijk moet de schenking zijn voor men hiertoe overgaat? Kunnen gedenkplaten worden opgehangen? Ten slotte kan worden gestipuleerd welke belangrijke informatie de bibliotheek moet kennen bij het aannemen van een schenking zoals waar en hoe ze gestockeerd is, hoe de conditie is, wat in grote lijnen de inhoud is, in welke taal de documenten zijn gesteld, enz. 1.3

Omgaan met onbruikbare giften

De mogelijkheden en de problemen die niet toegevoegde materialen met zich meebrengen, komen in de literatuur veelvuldig aan bod. De diverse artikels behandelen een breed gamma aan thema’s: van een algemene behandeling tot inventieve lokale projecten. Er zijn eigenlijk maar vier mogelijke opties voor niet toegevoegde materialen: ruil, verkoop, wegschenking en vernietiging.11 Op elk van deze gaan we hier dieper in. • Wegschenken Het wegschenken aan andere instellingen, zoals andere bibliotheken of instellingen met een nonprofitkarakter, levert de bibliotheek financieel niets op maar bezorgt haar misschien wel de goodwill van deze instellingen. Er kan worden overeengekomen dat de transportkosten voor de andere partij zijn. • Verkopen Een methode waarbij de bibliotheek wel een zekere return krijgt, is de verkoop van het materiaal. Dit kan ten eerste onder de vorm van een jaarlijkse publieke verkoop. Hierbij dient echter te worden opgemerkt dat er voldoende stockage- en verkoopruimte beschikbaar moet zijn. Bovendien zal het vaak niet mogelijk zijn om de boeken afzonderlijk te prijzen, maar zal er met afgeronde

11

LANE, p.55: “There are four basic ways to get rid of unwanted library materials: they can be thrown away, given away, exchanged, or sold. It would seem fairly obvious that such disposal should be made tot the library’s best advantage, and first priority should be given to reuse within the library system or parent organization.”

7


prijscategorieën moeten worden gewerkt. Ten tweede kan er verkocht worden aan andere bibliotheken, en ten derde kan er ook via de professionele boekenmarkt worden gewerkt. Hierbij denken we op de eerste plaats aan de veilingen, waarbij men echter rekening dient te houden met de commissies aan het veilinghuis. Ook met individuele handelaars kan worden onderhandeld over de verkoop van het materiaal per stuk of per lot. Op het gebied van verkoop zijn in de recente literatuur een aantal experimenten te vinden waarvan ik er hier enkele behandel. Een eerste experiment betreft de overeenkomst tussen een bibliotheek en een boekhandelaar in Iowa over de verkoop van boeken in commissie. De verantwoordelijke bibliotheekmedewerker selecteert maandelijks boekenpakketten voor de verkoper. Indien die de boeken binnen een periode van negen maanden verkoopt gaat 60% van de winst naar de handelaar en 40% naar de bibliotheek. De resultaten in Iowa waren dat een derde van het geselecteerde materiaal werd verkocht en de gemiddelde prijs per boek 18$ bedroeg. Elk boek dat na negen maanden niet verkocht was, werd aan de dealer aangeboden voor 20% van de vooropgestelde prijs. De voordelen voor de bibliotheek waren vooral dat ze ontlast werd van de onderhandelingen met kopers, van de prijsbepalingen van de boeken en van de administratieve en geldelijke transacties.12 In deze formule moet wel voldaan worden aan de premisse van een onvoorwaardelijk vertrouwen in de eerlijkheid van de verkoper. Een tweede experiment is dat van de “Book nook” aan de Universiteit van Nevada. Hier is op voorstel van de vriendenkring van de bibliotheek een boekhandel geopend. Zo ontstond een aanspreekpunt voor schenkingen en tevens een verkooppunt voor niet opgenomen materiaal. Deze ‘boekenhoek’, door de week geopend van 10 tot 16 uur, is aantrekkelijk en fris ingericht in een locatie met een werkruimte voor het sorteren en verwerken van de schenkingen. Er worden nummers van periodieken verkocht, boeken en ook steeds meer niet-boekmaterialen. Gekleurde vaandeltjes geven aan hoe lang een item al in de winkel ligt. Er wordt voor gezorgd dat het aanbod voldoende wisselt. De winkel wordt draaiende gehouden door een halftijdse werkkracht, van wie het salaris deels door de bibliotheek en deels door de Vrienden wordt betaald. Dit personeelslid krijgt hulp van vrijwilligers die in blokjes van drie uur werken, zodat er elke week een werkrooster voor tien vrijwilligers moet worden opgemaakt. Deze vrijwilligers zijn niet noodzakelijk lid van de vriendenkring. Eens in het jaar worden ze in de bloemetjes gezet met een etentje en een presentje. Wat de gang van zaken in de “Book nook” zelf betreft : als een schenker zich aanbiedt, wordt hem of 12

WITHERS, p.491-492

8


haar gevraagd een formulier te ondertekenen dat duidelijk maakt dat materiaal dat niet wordt opgenomen in de bibliotheekcollectie naar eigen goeddunken kan worden aangewend.. De coördinator complementeert vervolgens de aanmelding met een korte beschrijving van de gift en de identificatiegegevens van de schenker, deze zijn nodig voor de te zenden erkentelijkheidbrief, het opstellen van eventuele mailinglists, het bijhouden van statistische gegevens, enz. Materiaal in slechte staat wordt verwijderd en materiaal dat na nazicht door de bibliografen niet geschikt blijkt voor de collectie gaat naar de “Book Nook”. Regelmatige bezoekers kunnen een interessefiche invullen en worden verwittigd als er iets naar hun gading arriveert. Van de financiële retrurn gaat, na aftrek van de kosten alles naar de vriendenkring. De grootste voordelen van het hele boekenhoekproject zijn immaterieel en moeilijk meetbaar. Het is een excellent middel voor public relations gebleken. Vooral het feit dat de bibliotheek hierdoor op permanente basis meer zichtbaarheid krijgt, wordt geapprecieerd.13 Momenteel is het ook mogelijk geworden out-of-print titels aan te bieden op een elektronische marktplaats op het net. Als verkoper heb je wel het nadeel dat je dan lidgeld moet betalen, dat kan variëren van een eenmalig startbedrag over jaarlijkse of maandelijkse bijdragen tot een bijdrage per titel. Het is nog te vroeg om ervaringen hierover uit te wisselen.14 • Ruil Schenking en ruil zijn vaak geïntegreerd in één werkeenheid (bij de meeste grote bibliotheken); soms zijn het twee aparte afdelingen (in enkele grote bibliotheken) of zijn beide geabsorbeerd door andere afdelingen (in middelgrote en kleine bibliotheken).15 Het hoofddoel van ruiloperaties in bibliotheken is het verwerven van materiaal dat men niet op een andere wijze kan bekomen Het kan ook gewoon een kostenbesparende manier van verwerving zijn. Beleidsverklaringen in verband met ruilactiviteiten zijn minder wijd verspreid dan die in verband met schenkingen. In een verklaring over ruil kan worden vermeld welke types van publicaties hiervoor in aanmerking komen en wie de mogelijke ruilpartners zijn; dit laatste kan ook beperkt blijven tot een omschrijving van een geografisch of taalgebied. Verder kan men ook aangeven uit welke bron de bibliotheek het materiaal betrekt dat aangeboden kan worden als ruilobject. Van dit laatste hangt vaak de effectiviteit van een ruilprogramma af. Er zijn eigenlijk drie types ruilmateriaal:

13

SCHESCHY, p.165-170

14

JOHNSON, p.66

9


ten eerste eigen publicaties of publicaties van de moederorganisatie, ten tweede duplicaten en ten derde speciaal voor dit doel aangezocht materiaal.16 Verder kan men in feite twee types ruilovereenkomsten onderscheiden: rechtstreeks tussen instellingen of onrechtstreeks via nationale ruilcentra. Ruilprogramma’s kennen een lange traditie, maar worden momenteel in vraag gesteld wegens de hoge kostennota.17 Hoewel er ook positievere zaken te lezen zijn: “Studies at some libraries, however, have indicated that gift and exchange programs can be cost effective. These studies are usually conducted by determining the total costs of the library’s gift and exchange operation – salaries, supplies, postage, value of exchange publications sent, etc. – and comparing that with an estimate of the total current retail value of the material added to the collection.”.18 De kosten voor het maken van lijsten kan worden vermeden als de ruilpartners meteen in de rekken kunnen komen selecteren. Meestal wordt stuk voor stuk geruild, waarbij gezocht wordt naar evenwaardige items. Een andere mogelijkheid is het opzetten van een interactieve mailinglist binnen een groep bibliotheken. Dit bestaat bijvoorbeeld voor medische bibliotheken (BACKMED) en is zeer succesvol in de V.S.. Zulke mailinglists kunnen efficiënt zijn op voorwaarde dat er korte lijsten worden gemaakt met een titel die het onderwerp goed omschrijft, zodanig dat het niet nodig is om alle inzendingen open te klikken om de inhoud ervan te controleren.19 In de V.S. is het ruilsysteem sterk uitgebouwd, onder andere met de Universal Serials and Book Exchange (sinds 1948). Deze organisatie regelt de ruil in binnen- en buitenland door maandelijks lijsten op te stellen. De deelnemende bibliotheken betalen een jaarlijks lidmaatschap en krijgen een tegoed voor ingezonden materiaal. Voor het verkrijgen van materiaal worden verzendkosten en een vaste behandelingskost aangerekend. Bibliotheken in ontwikkelingslanden worden hiervan vrijgesteld. Men beschikt ook over regionale verzamelplaatsen waar vertegenwoordigers van de leden-bibliotheken ter plaatse materiaal kunnen komen uitzoeken. Een groot deel van het gemanipuleerde materiaal zijn afzonderlijke afleveringen van seriële publicaties.20 Uiteraard is het Engelse taalgebied vele malen groter dan het Nederlandse en kan deze werkwijze moeilijk zonder meer hier worden gekopieerd, maar op een kleinschaliger manier zit hier misschien wel een 15

MAGRILL, p.176

16

MAGRILL: p. 185: “The organization of exchange operations in a library ought to be consistent wit its overall collection development policy and goals. This point is worth emphasizing because with exchanges, as with gifts, there is a tendency to let selection decisions be swayed by availability and cost considerations.”

17

MAGRILL: p. 189: “Many libraries have given up, or substantially reduced, their exchange programs because analyses of costs indicate that it is sometimes less expensive to buy books and serials than to obtain them on exchange.”

18

MAGRILL: p. 189

19

JOHNSON, p.65

20

WULFEKOETTER: p.120-121; MAGRILL: p.188; LANE: p. 59

10


mogelijke opdracht in voor overkoepelende Vlaamse bibliotheekorganisaties. Een ander voorbeeld is de Smithsonian Exchange Service, opgericht op basis van de conventie van Brussel van 1886, die voor jaren de regels voor internationale ruil vastlegde. Verder bestaat er ook een UNESCO ruilprogramma. Verscheidene bronnen helpen de bibliotheken bij het vinden van potentiële ruilpartners of specifieke titels. Een van de meest waardevolle is het Handbook on the International Exchange of Publications van de UNESCO met uitgebreide artikels over internationale ruil.21 • Vernietiging Weggooien is uiteraard de laatste optie. Het dient in elk geval in alle discretie te gebeuren en het afval moet gesorteerd worden met het oog op recyclage. 1.4

Aantrekken van schenkingen

Het al dan niet bewust aantrekken van schenkingen kan op passieve of actieve wijze geschieden. Vaak lijkt het als vanzelf te gebeuren: speciale collecties promoten zichzelf en moedigen potentiële schenkers aan om geschikt materiaal aan te brengen. Ook rondleidingen in een bibliotheek kunnen tot schenkingen aanzetten. Bij een onderzoek in de V.S. bleek ongeveer de helft van de bibliotheken een actief aanmoedigingsbeleid te hebben, vaak steunend op de vriendenkring van de bibliotheek of op de webpagina.22 Het is cruciaal dat op een professionele manier met dit aspect van het werk wordt omgegaan om negatieve public relations te vermijden.23 Het oprichten van een vriendenkring is dus een van de mogelijkheden. De tijd die dit vraagt van het kaderpersoneel kan echter aanzienlijk zijn. Verder kan men proberen goede vriendschappelijke contacten uit te bouwen met plaatselijke bedrijven, uitgevers, academici, enz. 1.5

Boekgeschiedenis

In het kader van de relatief jonge wetenschapstak die boekgeschiedenis heet zou ik er nog op willen wijzen dat het belangrijk is dat boekenverzamelingen van privé-personen ook na de schenking aan een bibliotheek nog gereconstrueerd en onderzocht kunnen worden. Indien het boekenbezit van een overledene in zijn geheel aan de bibliotheek wordt geschonken is het vaak niet mogelijk op voorhand een inventaris te maken. Bij de selectie gaat dat deel van de privé-verzameling dat de 21

MAGRILL, p.186

22

DRUMMOND, p. 40; JOHNSON, p.68: “There is great variety of features and approaches. Most pages are aimed at potential donors and encourage donations. Gift pages generally include information on whom to contact in the library, where and how to deliver material, statements on gift acceptance and collection policies, information on how libraries treat and process donations, brief discussions of income-tax deductions, and links to informational pages provided by the Internal Revenue Service. A few libraries have gone a step further and provided information and/or links for the university development office, examples of book plates, specific information on financial donations and bequests, and lists of titles donated or purchased with donated monies.”

23

BYBEE, p. 19-20

11


bibliotheekcollectie overlapt er onvermijdelijk uit, wat vanuit economisch standpunt zeker te verdedigen is. Het is ontegensprekelijk een goede zaak dat het door de elektronische bibliografische records mogelijk is geworden om een herkomstvermelding toe te voegen. Dit wordt ook reeds in vele bibliotheken toegepast. Ten gevolge van het verwijderen van de duplicaten wordt het echter onmogelijk ooit nog de totaliteit van de verzameling, zelfs virtueel, te reconstrueren. Dit legt toch een hypotheek op toekomstig onderzoek.

II.

Peiling naar de Vlaamse situatie

Voor een peiling bij enkele Vlaamse bibliotheken heb ik een willekeurige selectie gemaakt uit de lijst van instellingen met bewaarcollecties uit de studie van Jeroen Walterus.24 Uit deze lijst van 257 instellingen werden er 20 telefonisch ondervraagd (zie bijlage 1). Via een willekeurige selectie kwam ik uit bij 15 bibliotheken (1 bedrijfsbibliotheek, 1 federale overheidsbibliotheek, 1 provinciale bibliotheek, 5 gemeentelijke openbare bibliotheken, 2 hoger onderwijsbibliotheken, 3 klooster- en abdijbibliotheken, 1 speciale bibliotheek en 1 universitaire bibliotheek) 2 museumbibliotheken, 2 archiefinstellingen (1 stadsarchief, 1 rijksarchief) en 1 documentatiecentrum (erfgoed- en volkscultuur vereniging). De grootte van de collecties liep uiteen van 500 banden tot 1.000.000 banden. De bibliotheek is niet altijd de kernfunctie van deze instellingen, dit is bijvoorbeeld niet het geval bij de museumbibliotheek en de archieven. Dit heeft als gevolg dat het bibliotheekmateriaal dat van een schenking deel uitmaakte niet als prioritair wordt beschouwd. Er dient ook te worden opgemerkt dat deze bibliotheken niet allemaal onder dezelfde wetgeving vallen. De openbare bibliotheken vallen onder het ‘decreet lokaal cultuurbeleid’ van 2001.25 De museumbibliotheken vallen dan weer onder het museumdecreet en het op komst zijnde erfgoeddecreet.26 De bewaarbibliotheken en de documentatiecentra, maar ook de kleine gespecialiseerde bewaarcollecties in openbare bibliotheken, horen dan weer thuis in het archiefdecreet.27 Het zijn vaak juist de speciale collecties die het meest belang hebben bij schenkingen. Ze bevinden zich wettelijk gezien in een dubbelzinnige situatie.

24

WALTERUS, bijlage 6, p. 76-90.

25

http://www.vvbad.be/00a_home/frameset.htm?http://www.vvbad.be/00a_home/home.htm

26

http://www.wvc.vlaanderen.be/regelgevingcultuur/wetgeving/culterfgoed/

27

WALTERUS, p. 13: “Het nieuwe decreet van 19 juli 2002 (B.S. 1 oktober 2002) houdende de privaatrechtelijke culturele archiefwerking Archiefdecreet) creëert mogelijkheden voor zowel archieven als bewaarbibliotheken en documentatiecentra. Hoewel er een onderscheid bestaat tussen archieven, documentatiecentra en bewaarbibliotheken, wordt in het decreet onder ‘archieven’ het hele veld verstaan, en dit om een beleidsverbrokkeling of een onvolledig beleid te vermijden.”

12


De selectie leverde dus een summier, maar divers lijstje instellingen op. Een vragenlijstje was de leidraad voor een kort telefonisch gesprek (bijlage 2). Overal was men zonder uitzondering bereid om zijn medewerking te verlenen waarvoor mijn oprechte dank. De gesprekken namen gemiddeld ongeveer 10 minuten in beslag en verschillende elementen hieruit worden in het volgende tekstgedeelte samengevat. 2.1

De confrontatie met schenkingen

Een eerste vaststelling is dat alle instellingen zonder uitzondering in mindere of meerdere mate met schenkingen te maken krijgen. De frequentie hiervan werd door de meeste omschreven als: af en toe, weinig, een randfenomeen, sporadisch, vooral in de lente. Bij uitzondering spreekt men van regelmatige schenkingen. De tendens in deze minieme steekproef was dat het aantal schenkingen stijgt met de omvang van de collectie. Precieze gegevens over de grootte van de schenkingen zijn haast niet te verkrijgen, mede omdat soms slechts 10% van het ontvangen materiaal in de collectie wordt opgenomen. Bij de vraag of men met private of institutionele schenkers te maken heeft, bleek het in hoofdzaak om privé-personen te gaan. Als reden voor schenkingen wordt veelal een verhuizing naar een kleinere woning aangegeven of een overlijden, van partner of ouders. Verder komt het ook vaak voor dat auteurs die voor hun onderzoek gebruik maakten van de collectie van de instelling nadien uit erkentelijkheid een exemplaar van hun werk schenken. 2.2

Aanvaarden van schenkingen

Ik vroeg of er al schenkingen geweigerd werden. Uit de antwoorden bleek dat men het hier moeilijk mee heeft. Vooral bij de openbare bibliotheken is men sterk geneigd om alles te aanvaarden. In de meeste gevallen wordt dan wel meteen, maar bijna altijd mondeling, duidelijk gemaakt dat niet alles gecatalogeerd zal worden. Een openbare bibliotheek lost dit elegant op door een bedankbriefje te zenden waarin onder andere staat dat de bibliotheek vrij mag beschikken over de gegeven materiaal. Ook in twee abdijbibliotheken, waar het grootste deel van de schenkingen nalatenschappen zijn, was er eensgezindheid over het aanvaarden zonder restrictie: ‘Er kan altijd een vondst in zitten, alhoewel het merendeel duplicaten zijn’ en ‘we zijn vrij ermee te doen wat we willen’. Het werd er niet als een probleem ervaren dat mensen niet op de hoogte zijn van het feit dat een groot deel niet in de collectie wordt opgenomen, allicht omdat de oorspronkelijke eigenaars veelal overleden zijn. Abdijbibliotheken hebben ook meer dan andere te maken met institutionele schenkingen, vaak doordat kloosters ophouden te bestaan en hun bibliotheken ter beschikking komen Bij alle andere instellingen is er veeleer een tendens om eerst te informeren naar de inhoud van de schenking en eventueel bij de schenker thuis een selectie te maken. Wanneer het meteen blijkt dat 13


de schenking niet relevant is, kan men de schenker doorverwijzen naar andere, mogelijk wel geïnteresseerde partners. Een opmerkelijke vaststelling hierbij is toch wel dat indien potentiële schenkers al worden ingelicht dit steeds mondeling gebeurt. Uitgeschreven schenkingsprocedures zijn in Vlaanderen vrijwel onbestaande. 2.3

Omgaan met ongeschikte schenkingen

Vooreerst wil ik opmerken dat in één instelling expliciet werd aangegeven dat, om het risico op dubbels te verminderen, de schenkingen in tegenstelling met vroeger snel werden verwerkt. Deze bibliotheek had grotendeels te maken met werk dat door auteurs na hun opzoekingen werd aangeboden. • Wegschenken Wat doen de bibliotheken met overbodig materiaal. Bij het aflopen van het rijtje mogelijkheden kwam wegschenken slechts een paar keer als optie voor, en dan bijna exclusief bij de openbare bibliotheken. Daarbij werd bijvoorbeeld gedacht aan het schenken aan non-profitorganisaties zoals het OCMW (groteletterboeken) en Amnesty International (fictie in niet-originele taal, verschillend van het Nederlands). Een andere bibliothecaris opperde dan weer dat het schenken aan bijvoorbeeld gevangenisbibliotheken fout is, aangezien het de plicht is van de overheid om voor deze mensen een degelijk boekenbudget te voorzien . Een keer werd ook melding gemaakt van het schenken aan een documentatiecentrum in de hoop op een zekere return in de toekomst, een soort ruil op lange termijn als het ware. Enkel in openbare bibliotheken trof ik het gebruik aan om afvoer en duplicaten aan de bibliotheekgebruikers aan te bieden. In beide gevallen wordt overbodig bibliotheekmateriaal op een tafeltje gelegd. In de ene bibliotheek gebeurt dit enkel als er voldoende materiaal is, in de andere het hele jaar door. Wat te lang blijft liggen, belandt uiteindelijk toch in de afvalcontainer. Twee instellingen geven de dubbels aan de moederorganisatie, die er dan verder vrij over beschikt. • Verkoop Qua verkoop liggen de gebruiken ver uit elkaar. Bij enkelen is het een jaarlijks weerkerend fenomeen, andere overwegen het bijvoorbeeld bij een verhuizing, wanneer men met een aanzienlijke hoeveelheid afgevoerd materiaal geconfronteerd wordt.

14


Het komt ook voor dat met een beperkt aantal antiquariaten een overeenkomst wordt getroffen. Een paar keer per jaar komen de boekhandelaren neuzen in het af te stoten materiaal. Voor de uitgekozen boeken wordt een redelijk prijsvoorstel gedaan waar al dan niet nog over kan worden gediscussieerd. Dit bedrag wordt in een rekening ten voordele van de bibliotheek geboekt. De collectieverantwoordelijke kan dan ten gepaste tijde voor dit bedrag boeken komen uitkiezen in het antiquariaat, een vorm van ruilkoop dus. Het schenkingsbeleid hangt trouwens nauw samen met het afvoerbeleid en dit werd door een bibliothecaris van een openbare bibliotheek als een heikel punt omschreven. Het nieuwe decreet heeft wat dit betreft geen soelaas gebracht. Een provinciale bibliotheek was dan weer best te spreken over de richtlijnen hieromtrent van de Bestendige Deputatie. Het afvoeren gaat daar in drie stappen: de eerste gegadigden zijn andere provinciale instellingen, dan komen de overige bibliotheken of instellingen en wat ook die niet willen wordt uiteindelijk vernietigd. Afgevoerde tijdschriften, zo werd opgemerkt, raakt men aan de straatstenen niet kwijt, zelfs al stelt men vooraf lijsten met het beschikbare materiaal op. Ondergetekende heeft eenzelfde ervaring gehad. De kern van het probleem is dat aanbod en vraag met elkaar moeten matchen in eenzelfde tijdsbestek en in een klein geografisch gebied (een stad, een provincie, een regio). Als redenen om niet aan een openbare verkoop te beginnen noemt men de hoge personeelskosten en ook wel het idee dat dit een slechte politiek is voor een bibliotheek. Daarnaast wordt ook geopperd dat de handel in tweedehandboeken een vak apart is. Eén enkele keer bleek de moederorganisatie over een winkeltje in tweedehandse lectuur te beschikken. Het idee van de ‘book nook’ komt dus ook in Vlaanderen voor! • Ruil Aan ruil wordt in Vlaanderen slechts zelden gedacht. De opmerkelijkste uitzondering hierop is een abdijbibliotheek waar een samenwerkingsverband tussen gelijkaardige Nederlandse en Vlaamse bibliotheken met eenzelfde bibliotheekautomatiseringsprogramma is uitgebouwd. Tussen deze bibliotheken worden alfabetische lijsten met beschikbare titels uitgewisseld, zowel per e-mail als per post. De eerste die op een aangeboden werk reageert krijgt het. Een andere instelling heeft een ruilovereenkomst met een plaatselijke vereniging. Deze laatste organiseert één keer per jaar een grote boekenmarkt. Hiervoor krijgt deze vereniging ook heel wat materiaal dat door privé-personen wordt aangeboden. Ze maakt daaruit voor de bibliotheek een uitgebreide voorselectie op basis van het collectieprofiel, waarvan ze op de hoogte is. De 15


bibliotheek krijgt dus de eerste keus en wat zij niet opneemt eindigt toch nog op de boekenverkoop. Op deze manier komt de bibliotheek, vooral voor haar bewaarcollectie, aan zeer waardevol out-of-print materiaal zonder extra uitgaven. De financiële opbrengst is volledig voor de plaatselijke vereniging, maar voor beide is dit een gunstige overeenkomst. Verder was er bij nog een tweetal instellingen sprake van een miniem ruilbeleid. Telkens werd het ontbreken aan eigen publicaties als centraal probleem gemeld bij het opzetten van ruilovereenkomsten. Zij nog vermeld dat de grens tussen wegschenken en ruilen soms vaag is. Het gebeurt dat bibliotheken items wegschenken aan verwante instellingen, in de hoop op een return in de toekomst. Ik kon me niet van de indruk ontdoen dat er wel interesse bestaat voor een consistenter ruilen/of afvoerbeleid in Vlaanderen. Dat zou bijvoorbeeld een hulp kunnen zijn voor specifieke, nauwkeurig gedefinieerde bewaarcollecties in sommige bibliotheken, die onvoldoende bekend zijn en daardoor vaak over het hoofd worden gezien bij de afvoer van materiaal. Bijkomend onderzoek zou allicht kunnen uitwijzen of bij het invoeren van een regionaal ruilbeleid de baten opwegen tegen de kosten. Mits men een systeem kan uitdokteren dat niet te veel arbeid kost en er voldoende interesse bestaat in de sector, en waarom ook niet, erbuiten, behoort dit misschien tot de mogelijkheden. • Weggooien Weggooien of vernietigen blijkt de populairste wijze te zijn om zich van ongeschikt materiaal te ontdoen. Alhoewel het in de literatuur als laatste optie wordt beschreven. De meeste instellingen kiezen meestal, en sommige zelfs uitsluitend, voor deze oplossing. De enige uitzondering op de regel is een klein documentatiecentrum waar de schenkingen vooraf grondig werden gescreend en waar de schenker zo nodig naar een andere instelling wordt doorverwezen. Voor de occasionele dubbels worden ruilpartners gezocht. Veel van wat mensen aanbieden en wat eigenlijk bij wijze van gunst wordt aangenomen, blijkt in zo’n slechte staat te verkeren of dusdanig verouderd te zijn dat er geen andere oplossing bestaat dan weggooien. Wat aangevangen bijvoorbeeld, met oude langspeelplaten? Of met reisgidsen die meer dan tien jaar oud zijn?

16


2.4

Aantrekken van schenkingen

Men kan hier het onderscheid maken tussen actief en passief aantrekken. Passief houdt dan in dat de bibliotheekcollectie ‘an sich’ als aantrekkingspool voor schenkers fungeert. Tentoonstellingen en rondleidingen kunnen dit effect versterken. Wat mij vooral interesseerde was natuurlijk de wijze waarop men actief schenkers aantrekt. Een derde van de bevraagden gaf aan hier toch op een of andere manier werk van te maken. Dit gebeurt bijvoorbeeld via een tijdschriftje van de vereniging waarin de schenkingsvoorwaarden besproken worden. In een archief worden de studenten aangemoedigd een exemplaar van hun thesis te bezorgen. Een openbare bibliotheek overweegt in de toekomst via het gemeentelijk informatieblad schenkers aan te trekken. Andere instellingen verklaarden dat ze vooral door het onderhouden van persoonlijke contacten, en het tonen van interesse de mogelijkheid van waardevolle schenkingen open probeerden te houden. Ook het werken aan goede contacten met andere grotere instellingen met het oog op het ontvangen van duplicaten werd genoemd. In de door mij bevraagde groep komt het nergens voor dat de website voor het aantrekken van schenkingen wordt aangewend. Enig speurwerk op het web leert dat er wel uitzonderingen op deze regel bestaan. Zo is er een website die wordt ingezet om te zoeken naar specifiek materiaal, in casu architectuurtijdschriften.28

Een

andere

site

fungeert

als

steunpunt

van

een

echte

verwervingspolitiek, waarin zowel naar materiaal als naar financiële ondersteuning wordt gehengeld. Vanzelfsprekend mag hierbij voor een substantiële gift ook een zekere return worden verwacht. Hoewel de reeds lang ingeburgerde vriendenkringen van de musea hetzelfde idee hanteren, is deze professionele aanpak voor een bibliotheek en via het web een nieuw fenomeen.29

28

http://www.monument.vlaanderen.be/portaal/nl/krant/krantzoeker.html ‘Onze collectie, die zowat honderd titels omvat en gedurende jaren werd bij elkaar gesprokkeld, is echter nog verre van volledig. Van een aantal tijdschriften ontbreken nog enkele of meerdere nummers of jaargangen. Sommige reeksen ontbreken volledig, andere zijn ons wellicht niet eens bekend. Vandaar deze oproep tot al wie ons kan helpen deze collectie te vervolledigen. Wij doen een beroep op personen of instellingen die in het bezit

zijn van losse nummers of volledige jaargangen van Belgische architectuurtijdschriften, en deze als schenking, in ruil of tegen betaling wensen af te staan aan de Bibliotheek Monumenten en Landschappen.’ 29

http://www.wbib.kuleuven.ac.be/?m=6 “Alumni, vrienden en bedrijven nemen een belangrijke plaats in

in de opbouw van onze bibliotheek, minstens omwille van de vele giften, zowel van materiaal als van liquide middelen. Maar evenzeer omwille van de evidente symbiose wanneer twee leefwerelden (zoals die van de studenten en van de bedrijfwereld) elkaar ontmoeten. Als dank voor de schenkingen bieden wij alumni en vrienden het lidmaatschap aan van de CBA-Mercatorclub, van de CBADodoensclub of van de CBA-Minckelersclub. Bedrijven bieden wij het lidmaatschap aan van de Gold Circle, de Silver Circle of de Bronze Circle. Een schenking is echter geen "one way" verkeer ! De bibliotheek garandeert een zekere RETURN waarover meer als je de link volgt per Club (bijvoorbeeld toegang tot de bibliotheek voor één of meerdere jaren) of per Circle (bijvoorbeeld het verschaffen van meeting facilities tegen kostprijs of het deelnemen aan 'on campus recruitment'). http://www.wbib.kuleuven.ac.be/?m=96

17


De vraag of het voorkomt dat één persoon meerdere keren een schenking doet, wordt slechts zelden positief beantwoord. Het kan dan gaan om mensen die op een of andere wijze een nauwe band hebben met de instelling of de moederorganisatie: vaste leeszaalklanten, mensen die professioneel aan de instelling verbonden zijn, oud-studenten, enz. Een markant voorbeeld is de hotelier die systematisch de door hotelgasten achtergelaten boeken aan de bibliotheek schenkt, aldus voor een welkome aanvulling op de anderstalige collectie zorgend. Een ander type “vaste schenker” is de persoon die boeken koopt, ze leest en ze dan meteen wegschenkt aan de plaatselijke openbare bibliotheek. Deze voorbeelden blijken echter uitzonderingen te zijn. 2.5

Bedanken van schenkers

Een geschreven dankbetuiging maakt deel uit van een goede public relations en kan geen grote moeite zijn. De bevraging leerde echter dat in ruim een kwart van de gevallen wordt volstaan met een mondeling bedankje. Als redenen hiervoor geeft men op dat het vaak om bekenden gaat, dat er zelden waardevolle schenkingen zijn - meestal slechts enkele boeken - of nog uitdrukkelijker dat ‘het plezier om het af te nemen genoeg is’. In het merendeel van de gevallen getroost men zich wel de moeite een bedankbriefje te sturen. Enkele doen zelfs meer. De erfgoedvereniging maakt melding van een schenking in zijn infoblad; een museum heeft een rubriek “schenkingen” in zijn magazine. Een openbare bibliotheek bezorgt de schenker behalve een bedankbriefje ook een lidmaatschap voor een jaar, ter waarde van 5 euro. In nog een andere instelling worden aan de bedankbrief de catalogusnummers van de geschonken boeken toegevoegd, wat uiteraard een snelle verwerking veronderstelt. Bij een vierde bibliotheek wordt in het geval van een belangrijke schenking ook meegedeeld voor welk aspect van de collectie ze belangrijk is en wordt de schenker hartelijk uitgenodigd ter plaatse eens een kijkje te komen nemen. Het kan niet worden ontkend dat deze initiatieven voorbeelden zijn van een voortreffelijke klantvriendelijkheid. 2.6

Aanvaarden van voorwaarden bij schenkingen

Aan een schenking verbonden voorwaarden kunnen volgens de ondervraagden enkel nog in uitzonderlijke gevallen bespreekbaar zijn, bijvoorbeeld als het om een erg waardevolle schenking

“Uw schenking vanaf 1.500 euro garandeert U de volgende voorrechten: . een bibliotheekkaart voor vijf jaar. . vermelding van uw naam in een boek in de bibliotheek . uitnodiging op de opendeurdag . een kunstfoto van de bibliotheek (Ontwerp Moneo) . de CBA-nieuwsbrief Fiscaal zijn alle giften reeds aftrekbaar vanaf 30 EURO. U ontvangt steeds een fiscaal attest voor dergelijke giften.Meer informatie over schenkingen:…”

18


gaat. Hierbij werd wel eens de opmerking gemaakt dat in dat geval de toestemming van het bestuur (c.q. het schepencollege) vereist zou zijn. Enkele instellingen werd in het verleden de eis voorgelegd een inventaris op te maken en te publiceren, een uiterst arbeidsintensief werk. Vroeger accepteerde men af en toe ex-librissen te plaatsen of de geschonken collectie bij elkaar te zetten en als een geheel te bewaren. Maar blijkbaar gaat niemand tegenwoordig nog op zulke eisen in. Een vereniging aanvaardde wel een kleine voorwaarde, namelijk dat de geschonken items aan de eigenaar zullen worden terugbezorgd, mocht de vereniging, en dus ook het documentatiecentrum, ooit opgeheven worden. 2.7

Registreren van herkomstgegevens

In een kleine helft van de instellingen worden de herkomstgegevens bijgehouden. Zes van de twintig geënquêteerde bibliotheken doen dit systematisch, en drie doen het soms: bij een belangrijke schenking bijvoorbeeld. Niet meegeteld zijn de bibliotheken waar enkel de vermelding “gift” wordt genoteerd. Meestal zijn deze gegevens niet in de catalogus op te zoeken. In één instelling bestond de gewoonte om voor een instelling die regelmatige schenkingen deed een etiket met de herkomstgegevens in de boeken te kleven, zonder dat deze gegevens echter in de catalogus worden genoteerd.

Aanbevelingen voor een schenkingsbeleid in Vlaanderen De huivering van de Vlaamse bibliothecarissen tegenover schenkingen wordt voornamelijk ingegeven door twee grote nadelige factoren verbonden aan schenkingen, namelijk de extra ruimte en de extra arbeidstijd verbonden aan de verwerking ervan. Bijkomende elementen zijn het onvoorspelbare karakter van schenkingen, zowel wat inhoud, omvang en timing betreft. Daarnaast is er nog de grote diversiteit aan schenkers. Om het fenomeen schenkingen beter beheersbaar te houden is het aanbevolen in de beleidsverklaring een luik aan het schenkingsbeleid te wijden. Dit dient gebaseerd te zijn op het collectiebeleid. Een beleidsverklaring zou op zijn minst de voorwaarden voor het aanvaarden van schenkingen moeten uiteenzetten. In samenhang hiermee wordt best een handleiding voor intern gebruik opgesteld die in detail en stap voor stap de procedures beschrijft waaronder de wijze van verwerking, welke personeelsleden betrokken worden in het proces, welke de modaliteiten van bedanking zijn, enz.

19


Het is ook goed om de wisselwerking tussen een schenkingsbeleid en een klantgericht beleid te zien. Uit de ervaring blijkt een goede uitstraling van de bibliotheek op zich al schenkingen aan te trekken. Een actief schenkingsbeleid is in Vlaanderen meestal afwezig. Op voorwaarde dat de schenker goed geïnformeerd kan worden over de schenkingsgebruiken van de bibliotheek zitten hier echter kansen in voor een grotere zichtbaarheid van de instelling naar de doelgroep toe. De gebruikelijke brochures die de instelling voorstellen kunnen bijvoorbeeld een paragraaf bevatten over de schenkingsmodaliteiten met de verwijzing naar het aanspreekpunt in de bibliotheek voor bijkomende inlichtingen. Ook de websites van de bibliotheken komen hiervoor in aanmerking. Dat een consistent schenkingsbeleid troeven inhoudt voor de marketing van de bibliotheek moge duidelijk zijn. Vele momenten in het proces veronderstellen immers een rechtstreeks contact met de geïnteresseerden. Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat de potentiële schenker goede ervaringen opdoet, ook al zit de kans erin dat zijn schenking tactvol wordt geweigerd. Een laatste constatering is dat in Vlaamse bibliotheken misschien te vlug wordt weggegooid. Bij verkopen heeft men immers vaak een dubbel gevoel. Daarenboven is het ruilbeleid in Vlaanderen zwak of nauwelijks uitgebouwd. Nochtans kan wat niet meer waardevol is voor de ene dit nog wel zijn voor een ander. De uitbouw van een consistent ruilbeleid voor de Vlaamse bibliotheken kan niet worden toevertrouwd aan één instelling. Het kan zelfs niet uitgebouwd worden binnen het streekgericht bibliotheekbeleid. Hier is nood aan een groter overkoepelend initiatief.

Besluit Sinds het decreet van 2001 is het uitschrijven van beleidsplannen gemeen goed in de bibliotheekwereld. Toch heeft Vlaanderen duidelijk nog geen echte traditie in het op papier zetten van procedures. Een uitgeschreven schenkingsbeleid en uitgeschreven collectiebeleidsplannen, die de basis vormen voor het schenkingsbeleid, zijn meestal onbestaand. Het lijkt of men ervoor huivert zich aan uitgeschreven richtlijnen vast te pinnen. Het ontbreken van een uitgeschreven schenkingsbeleid of een uitgebreide collectieomschrijving wordt blijkbaar niet als een gemis aangevoeld. Hiermee hangt het ontbreken van communicatie met de schenker over de bibliotheekrichtlijnen samen. Hoewel men zich ten zeerste bewust is van de opdracht tegenover de klant (de opdracht om de informatiekloof te dichten staat centraal in de huidige bibliotheekdoelstelling) wordt deze burger zelden rechtstreeks opgeroepen om actief aan de bibliotheekopbouw deel te nemen.

20


Om met een romantische noot te eindigen wil ik nog even wijzen op de ontdekkingen die het werken met schenkingen zo boeiend kunnen maken. Is het niet fijn die ‘eerste druk van Stijn Streuvels’ uit een muf ruikende doos met weinig waardevol materiaal te kunnen redden, zoals een van de geïnterviewden zei? Een andere boeiende uitdaging is het mee in overweging nemen van de vragen van de toekomstige bibliotheekgebruiker.

21


Bijlage 1 Dexia Bank/Brussel Vlaamse vereniging voor Familiekunde-Dendermonde/Dendermonde Ministerie van Economische Zaken-Queteletfonds/Brussel Stadsarchief Gent/Gent Openbare Bibliotheek Bilzen/Bilzen Openbare Bibliotheek De Haan/De Haan Openbare Bibliotheek Overijse/Overijse Openbare Bibliotheek Waasmunster/Waasmunster Openbare Bibliotheek Willebroek/Willebroek Hogeschool Antwerpen. Departement Dramatische Kunst, Muziek en DansConservatorium/Antwerpen Katholieke Hogeschool Kempen. Departement Gezondheidszorg. Campus Sint-Elisabeth Turnhout/Turnhout Abdij Sint-Sixtus (Westvleteren)/Vleteren Archief der Vlaamse Jezuïten/Leuven Sint-Andriesabdij Brugge/Brugge Documentatiecentrum museum In Flanders Fields/Ieper Museum Plantin-Moretus/Antwerpen Provinciale Bibliotheek Limburg/Hasselt Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën/Ronse Stadsbibliotheek Antwerpen (SBA)/Antwerpen Universiteit Antwerpen (UFSIA) Faculteit Letteren en Wijsbegeerte. Vakgroep Religieuze Wetenschappen. Ruusbroeckgenootschap bibliotheek/Antwerpen

22


Bijlage 2 Informeel telefonisch onderzoek in verband met regels en praktijk rond schenkingen Datum: Naam bibliotheek: Telefoonnummer en persoon: Type bibliotheek: Grootte van de bibliotheekcollectie: Heeft jullie bibliotheek al met schenkingen te maken gehad? Privé-schenkers/ institutionele schenkers Wat is het aandeel van de schenkingen in de jaarlijkse collectieaangroei? (ongeveer) Heeft de bibliotheek al geschenken geweigerd? Hoe gebeurt de prospectie? Heb je alternatieven die je kan voorstellen aan schenkers. Worden schenkers op de hoogte gesteld van het feit dat de bibliotheek niet alle geschonken materiaal kan opnemen in de collectie? (enkel mondeling of ook schriftelijk of niet) Als er duplicaten of ongeschikt materiaal tussen de schenking zit, hoe ga je er dan mee om: Wegschenken Verkoop (wanneer en aan wie) Vernietiging/weggooien Ruil Probeer je schenkers aan te trekken? Actief. Welke methoden. Passief. (rondleidingen, tentoonstellingen, belang van de collectie) Heb je terugkerende schenkers? Hoe worden schenkers bedankt? Heb je ooit al giften aanvaard waaraan voorwaarden verbonden waren? Hebben je voorgangers dit gedaan? Worden er herkomstgegevens bijgehouden? Wordt er in de catalogus melding gemaakt van herkomst?

23


Bibliografie Badics, Joseph, Tammany, Rosina/ The gifts and exchanges program at Eastern Michigan University, in The acquisitions librarian. - 22(1999). - p.131-142 Burgett, James/ Unpacking a donor’s library: a gifts librarian’s nod to Walter Benjamin, in The acquisitions librarian. - 22(1999). - p. 5-14, Bybee, Howard C./ Reducing gift anxiety through carefully worded gift policies, in The acquisitions librarian. – 22(1999). - p. 15-31 Cenzer, Pamela S., Gozzi, Cythia I./ Evaluating acquisitions and collection management. ISBN 1-56024-160-8. -New York (N.Y.): The Haworth Press, 1991 Delporte, Marie-Hélène/ Patrimoine écrit, in Bulletin des bibliothèques de France. - 5(2000) . - p. 134-136 Denning, Catherine (ed.)/ Gifts and exchanges: problems, frustrations,…and triumphs, ISBN 0-7890-0678-2. - New York (N.Y.): The Haworth Press, 1999 Drummond, Rebecca, Hollman, Pauline V., Monroe, Mary H./ Gifts in policy and practice, in The acquisitions librarian. - 22(1999). - p. 33-50 Ford, Stephen/ The acquisition of library materials. – Chicago: American Library Association, 1973 Futas, Elizabeth (Ed.)/ Library acquisition policies and procedures. - (A Neal-Schuman professional book). - Phoenix: Oryx, 1977 Golden, Vincent/ Library book sales and auctions, or: You can get more than a dollar for that!, in The acquisitions librarian. – 22(1999). - p. 143-163 Harrington, Peter/ Successful soliciting: building up a World War II art collection, in The acquisitions librarian, 22(1999). - p. 179-190 Johnson, Steve/ Automating gifts and exchanges: a review of current trends, in The acquisitions librarian. - 22(1999). - p.59-73 Korolev, Svetlana/ Gifts to a science academic librarian, in The acquisitions librarian. 27(2002). - p. 87-94 Kurzeja, Karen/ Need funding? Let the net work for you! in Computers in libraries. - ISSN 1041-7915. - 20(2000)5. - p. 38-42 Lane, Alfred H./ Gifts and exchange manuel. – London: Aldwych, 0-86172-007-5, 1980 Magrill, Rose Mary, Doralyn, J. Hickey/ Acquisitions management and collection development in libraries. - ISBN 0-8389-0408-4. – Chicago: American Library Association, 1984

24


Martin, Susan K./ Academic library fund-raising : organization, process, and politics, in Library trends. - vol. 48, nr 3(2000). - p.560-578 Norris, Janice G./ A subject-oriented approach to gifts management and donor relations: policy and outreach, in Collection management. - 27(2002)1. - p. 41-57 Riddick, John F./ Collection development for the nineties: a context for evaluation, in The acquisitions librarian. – 22(1999). - p.35-43 Scheschy, Virginia/ The book nook: an alternative for library gifts, in The acquisitions librarian. - 22(1999). - p. 165-170 Walterus, Jeroen/ Bewaar(de)bibliotheken in Vlaanderen: eindrapport. – Brussel: Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap, 2003 Withers, R., Wachel, K./ How do you solve a problem like unwanted gift books; in Library collections, acquisitions and technical services, 24(2000)4. - p. 491-492 Wulfekoetter, Gertrude/ Acquisition work: processes involved in building library collections. – Seattle: University of Washington Press

25

Bibliotheken versus schenkingen Recente literatuur en rondvraag in Vlaanderen

Recommend Documents