‘Sprinters’ door Medio via Bibnet voor openbare bibliotheken in Vlaanderen Specificaties van de totale dienstverlening Het kastklaar maken
Bij het kastklaar maken moet elk boek aan àlle volgende voorwaarden voldoen: a) Plastificeren met glanzende, sterk klevende en krasvrije folie. b) Versterken van het boek door innaaiing. c) Het boek dient in oorspronkelijke staat verwerkt te worden. In geen geval mag de totale kaft en/of cover versneden worden. d) Aanbrengen RFID-label (ISO-norm 15471) links op de binnenkant van de achterkaft van het boek e) Aanbrengen rugetiket volgens bepalingen onder 3.1.3. f) Aanbrengen verwijderbaar label met daarop al naargelang de periode waarin het verschijnt op voorzijde én rug “nieuw voorjaar 20XX” “nieuw zomer 20XX” “nieuw najaar 20XX”. g) GEEN barcode. h) De leverancier dient tevens de mogelijkheid te bieden aan bibliotheken om de boeken NIET kastklaar te laten maken, indien bibliotheken daarvoor kiezen. Het voorzien van etiketten
Dit betreft het kastklaar maken, inclusief het voorzien van etiketten met aanduiding van genre, of aanduiding volgens ZIZO classificatie, of aanduiding volgens Vlaamse SISO classificatie. a) Voor fictie Gebruiken van software Biblioprint voor pictogrammen op etiket van de firma Schülz. Afnemende bibliotheken zullen licentie nodig hebben op deze software voor gebruiksrecht op deze pictogrammen Genre benaming zoals bepaald door Bibliografisch Centrum van Bibnet Eerste vier letters van de achternaam auteur, zonder omzetting van de achternamen die bestaan uit voorvoegsels. Bijv. Van den Broeck wordt “ VAND” en NIET “BROE” Als volgt uit te voeren:
Afmeting 4cm x 2 cm
Plaatsing van etiket op rug van het boek volledig onderaan aansluitend, met maximale afwijkmarge van 5 mm b) Voor non-fictie indien bibliotheek kiest voor Vlaamse SISO classificatie Label volgens Vlaamse SISO classificatie Eerste vier letters van de achternaam auteur, zonder omzetting van de achternamen die bestaan uit voorvoegsels. Bijv. Van den Broeck wordt “VAND” en NIET “BROE” Als volgt uit te voeren:
Afmeting 4cm x 2 cm Plaatsing van etiket op rug van het boek volledig onderaan aansluitend, met maximale afwijkmarge van 5 mm c) Voor non-fictie indien bibliotheek kiest voor ZIZO classificatie Alle informatie over ZIZO is te vinden op: http://www.bibnet.be/portaal/Bibnet/Collectiebeheer/ZIZO_volwassenen/Documentatie Plankrubriek en rugrubriek Label volgens Vlaamse ZIZO classificatie Eerste vier letters van de achternaam auteur, zonder omzetting van de achternamen die bestaan uit voorvoegsels. Bijv. Van den Broeck wordt “VAND” en NIET “BROE”
In KLEUR Afmeting 9 cm x 2 cm Plaatsing van etiket op rug van het boek volledig onderaan aansluitend, met maximale afwijkmarge van 5 mm
Het aanbieden van een online bestelomgeving
Dit betreft het aanbieden van een online Nederlandstalige bestelomgeving van deze titelselectie met maximum aan metadata. a) De leverancier biedt permanent online in een helder vormgegeven overzicht de te verschijnen titels die voldoen aan het collectieprofiel. b) Deze online omgeving is minimaal beschikbaar en operationeel van maandag tot en met zaterdag van 8 uur tot 20 uur. c) Bij de aangeboden titels dienen minimum volgende startset aan metadata getoond worden: auteur titel uitgever verwachte verschijningsdatum ISBN Bindwijze NUR prijs d) Dit online overzicht te verschijnen titels dient per titel te worden geüpdatet met aanvullende metadata wanneer deze beschikbaar zijn, teneinde de bibliotheken maximale informatie te bieden over de te verschijnen titels. Zeer wenselijke aanvullende metadata naarmate de bestelronde nadert zijn: samenvatting uitgeverstekst flap tekst cover aantal pagina’s andere titelgegevens, reeks… e) Minimaal drie maal en maximaal zes maal per jaar organiseert de leverancier een bestelronde met de titels die te verschijnen zijn in de volgende leveringsperiode. Deze bestelrondes en afsluitdatum per bestelronde dienen minimaal twee maanden vooraf aangekondigd te staan op de online bestelomgeving met toelichting van de bestelmodaliteiten. f)
Daarnaast worden deze periodieke bestellijsten uiterlijk een week voor elke bestelronde in Microsoft Office Excel leesbaar formaat bezorgd aan het bibliografisch centrum van Bibnet. Dit Microsoft Office leesbaar formaat is op dat moment eveneens beschikbaar voor de bibliotheken.
g) Bibliotheken moeten rechtsreeks vanuit het helder vormgegeven Nederlandstalig online overzicht van te verschijnen titels op uiterst gebruiksvriendelijke wijze hun bestelling kunnen plaatsen. h) De bestelling kan bewaard worden en moet definitief kunnen bevestigd worden rechtstreeks vanuit deze bestelomgeving. i)
Bibliotheken dienen een afdruk te kunnen maken van de bestelling.
j)
Bibliotheken dienen na het afronden van de bestelling binnen de online omgeving rechtstreeks de bestelinformatie in CSV-formaat te kunnen opvragen en meteen aangeleverd krijgen.
Het aanbieden van een module voor budgetopvolging
Dit betreft het aanbieden van een online bestelomgeving van deze titelselectie met minimum aan metadata, inclusief een module voor budgetopvolging. a) Bibliotheken dienen online permanent en individueel een stand van zaken te krijgen van hun reeds besteed budget over de periode van een jaar/kalenderjaar met een overzicht van de reeds bestelde materialen. Leveren en snelheid van leveren
Vermits de bestellingen kort na publicatiedatum dienen geleverd te worden zullen de leveringen het hele jaar door gebeuren. Met publicatie wordt bedoeld het beschikbaar komen van de bestelde titels op de VlaamsNederlandse markt. a) Maximaal 7 kalenderdagen na publicatie, kastklaar en geleverd. b) Het is de leverancier echter toegelaten om bij bibliotheken die per bestelronde minder dan 25 procent van de aangeboden selectie bestellen af te wijken van de maximale levertermijn van 7 kalenderdagen. Doch, deze afwijking in leveringstermijn mag nooit langer zijn dan 14 kalenderdagen bovenop de algemeen gestelde 7 kalenderdagen. c) Op adres dat aangegeven wordt door bibliotheek. d) Uitsluitend op weekdagen op overeen te komen tijdstip tijdens kantooruren. e) Bij elke levering zit een leveringsnota met vermelding van de door de bibliotheek opgegeven administratieve gegevens (bestelbonnummer) en een gedetailleerd overzicht van de levering. f)
Wijze van leveren per bibliotheek (dag, tijdstip en leveringsadres) zijn via de online bestelomgeving te raadplegen door de bibliotheek.
Facturatie
a) Periodiek van factureren te bepalen met elke bibliotheek/gemeente afzonderlijk. b) Aan adres opgegeven door bibliotheek. c) Met vermelding van de door bibliotheek opgegeven administratieve gegevens (bestelbonnummer).
Waarborgen Bij de uitvoering van de opdracht zullen alle openbare bibliotheken die op basis van deze overeenkomst in het kader van de opdrachtencentrale opdrachten bij de gekozen leverancier plaatsen, als opdrachtgevers gelden, ieder slechts voor de bestelling die zijzelf hebben geplaatst. Zo moet de gekozen leverancier aan de openbare bibliotheken afzonderlijk factureren, overeenkomstig afspraken die zij met elke bibliotheek zullen maken. Daarnaast is de gekozen leverancier gehouden aan volgende bepalingen bij of na levering: Bij fouten zoals bepaald onder 3.4.1. tot 3.4.4. zal de aannemer gehouden zijn aan een korting op de brutofactuur te geven. Hij dient de fout te herstellen binnen een opgegeven
aantal werkdagen na melding. Indien deze termijn niet wordt gehaald, is de aannemer gehouden aan een bijkomende korting op de brutofactuur per kalenderdag bij laattijdig herstellen van de fout. Bibliotheken kunnen de overeenkomst eenzijdig opzeggen indien zij 4 maal dezelfde fout vaststellen. In geval in één bibliotheek in totaal 10 verschillende fouten bij levering, zoals bepaald onder 3.4.1. tot 3.4.4., worden vastgesteld is dat een geldige reden voor de bibliotheek om de overeenkomst tussen betreffende bibliotheek en de aannemer te verbreken ten laste van de dienstverlener en dit onverminderd het recht van Bibnet en / of de bibliotheek de geleden schade te verhalen. Laattijdige levering
Bij levering later dan 7 of indien van toepassing later dan 21 kalenderdagen na de uiteindelijke publicatiedatum, geldt het volgende: a) In gevallen van heirkracht door staking en/of abnormale verkeersbelemmeringen en/of wegens uitzonderlijke aantoonbare omstandigheden die redelijkerwijze niet te voorzien zijn, heeft de aannemer verder geen verplichtingen naar de betreffende bibliotheek toe. b) In gevallen geen redenen van heirkracht (zie a) kunnen worden voorgelegd, zal mits eenvoudig bewijs van de te late levering (bijv. leveringsnota), voorgelegd door de betreffende bibliotheek binnen 3 werkdagen na laattijdige levering, volstaan om automatisch en zonder dat daartoe een ingebrekestelling vereist is, en zonder rechterlijke tussenkomst, de aannemer verplicht een korting toepassen op de factuur van 2% van de bruto factuurwaarde. De aannemer maakt hiervoor een creditnota op voor de betreffende bibliotheek. Indien de laattijdigheid meer dan vijf werkdagen bedraagt, is de aannemer vanaf de zesde werkdag gehouden een bijkomende korting te geven op de brutofactuur van 1% per kalenderdag bijkomend te laat. c) Dergelijke vaststellingen worden in kopie verstuurd naar Bibnet die als opdrachtencentrale de claims bijhoudt. d) In gevallen van meer dan 4 maal voorkomen van te late levering in één bibliotheek, is dat een geldige reden voor de bibliotheek om de overeenkomst tussen betreffende bibliotheek en de aannemer te verbreken ten laste van de dienstverlener en dit onverminderd het recht van Bibnet en / of de bibliotheek de geleden schade te verhalen. Foutieve levering
Bij een levering die onvolledig, beschadigd, of titel(s) bevat die niet conform de bestelling is/zijn, geldt het volgende: a) Bibliotheek maakt bewijs van vaststelling van fout bij levering door een digitale foto van de fout of, indien onvolledige zending, een kopie van bestelbon en leveringsbon en zendt dit binnen de 3 werkdagen na levering naar de aannemer. b) Vaststellingen worden in kopie verstuurd naar Bibnet die als opdrachtencentrale de claims bijhoudt. c) In dat geval zal, mits eenvoudig bewijs van de foute levering, voorgelegd door de betreffende bibliotheek binnen 3 werkdagen na de levering, volstaan om
automatisch en zonder dat daartoe een ingebrekestelling vereist is, en zonder rechterlijke tussenkomst, de aannemer verplicht een korting toepassen op de factuur van 2% van de bruto factuurwaarde per exemplaar. De aannemer maakt hiervoor een creditnota op voor de betreffende bibliotheek. d) De aannemer is bij foutief leveren tevens verplicht kosteloos het foutieve exemplaar te vervangen door het correcte en alsnog te leveren binnen 4 werkdagen na melding. Indien de vervanging van het foutieve materiaal niet alsnog geleverd wordt 4 werkdagen na melding, is de aannemer vanaf de vijfde werkdag laattijdigheid gehouden aan een bijkomende korting van 1% op het brutobedrag van de bruto factuurwaarde per exemplaar voor elke kalenderdag bijkomend te laat. e) In het geval dat er in één bibliotheek meer dan 4 maal een foute levering voorkomt is dat een geldige reden voor deze bibliotheek om de overeenkomst tussen betreffende bibliotheek en de aannemer van rechtswege te verbreken ten laste van de dienstverlener en dit onverminderd het recht van Bibnet en / of de bibliotheek de geleden schade te verhalen. Kastklaar is fout
Bij fouten in kastklaar maken, geldt: a) Bibliotheek maakt bewijs van vaststelling van foute verwerking door een digitale foto van de fout en zendt dit binnen de 3 werkdagen na levering naar de aannemer. Retourzendingen zijn ten laste van de aannemer. b) Vaststellingen worden in kopie verstuurd naar Bibnet die als opdrachtencentrale de claims bijhoudt. c) In dat geval zal, mits eenvoudig bewijs van het fout kastklaar maken, voorgelegd door de betreffende bibliotheek binnen 3 werkdagen na de levering, volstaan om automatisch en zonder dat daartoe een ingebrekestelling vereist is, en zonder rechterlijke tussenkomst, de aannemer verplicht een korting toepassen op de factuur van 2% van de bruto factuurwaarde. De aannemer maakt hiervoor een creditnota op voor de betreffende bibliotheek. d) De aannemer is bij foutief kastklaar maken tevens verplicht kosteloos het foutieve exemplaar te vervangen en alsnog te leveren binnen 4 werkdagen na melding. Indien de vervanging van het foutieve materiaal niet alsnog geleverd wordt 4 werkdagen na melding, is de aannemer vanaf de vijfde werkdag laattijdigheid gehouden aan een bijkomende korting van 1% op de bruto factuurwaarde per exemplaar voor elke kalenderdag bijkomend te laat. e) In het geval dat er in één bibliotheek meer dan 4 maal het kastklaar maken op foutieve wijze is gebeurd, is dat een geldige reden voor deze bibliotheek om de overeenkomst tussen betreffende bibliotheek en de aannemer van rechtswege te verbreken ten laste van de dienstverlener en dit onverminderd het recht van Bibnet en / of de bibliotheek de geleden schade te verhalen. Facturatie is fout
Bij fouten op de facturatie (niet conform leveringen, foute titels, foute aantallen, foute prijzen), geldt: a) Bibliotheek meldt bij aannemer, die de fout rechtzet.
b) Vaststellingen worden in kopie verstuurd naar Bibnet die als opdrachtencentrale de claims bijhoudt. c) In gevallen van meer dan 4 maal voorkomen in één bibliotheek van foute facturatie is dat een geldige reden voor deze bibliotheek om de overeenkomst tussen betreffende bibliotheek en de aannemer van rechtswege te verbreken ten laste van de dienstverlener en dit onverminderd het recht van Bibnet en / of de bibliotheek de geleden schade te verhalen.
