GFI termékkézikönyv. Ügyfélprogram kézikönyv

GFI termékkézikönyv

Ügyfélprogram kézikönyv

A jelen dokumentumban foglalt információk és tartalmak kizárólag tájékoztatási célt szolgálnak. Jelen dokumentumot „adott állapotban” tesszük közzé kizárva minden kifejezett vagy beleértett szavatosságot, többek között, de nem kizárólag a forgalmazhatóságra, az adott célra való alkalmasságra, valamint a dokumentum nem jogsértő mivoltára vonatkozó beleértett garanciákat. A GFI Software nem tartozik kárfelelősséggel semmilyen kárért, így semmilyen következményes vagy bármilyen más kárért, amely a dokumentum használatából eredhet. A dokumentum információi nyilvánosan elérhető forrásokból származnak. A GFI minden elvárhatót megtett annak érdekében, hogy biztosítsa a dokumentumban szereplő adatok pontosságát. A GFI azonban nem tesz semmilyen kijelentést, ígéretet, illetve nem vállal garanciát az itt szereplő információk teljességére, pontosságára, frissességére vagy helytállóságára vonatkozóan, továbbá nem vállal felelősséget a nyomdai hibákért, elavult információkért vagy egyéb hibákért. A GFI nem garantál semmilyen kifejezett vagy jogszabályon alapuló szavatosságot, továbbá nem vállal semmilyen kárfelelősséget vagy kötelezettséget a jelen dokumentumban foglalt információk pontossága vagy teljessége tekintetében. Ha jelen dokumentumban bármilyen tényszerű hibát fedez föl, kérjük, forduljon hozzánk, és lehetőségeink szerint felülvizsgáljuk az ügyet. A jelen anyagban említett valamennyi termék- és vállalatnév a tulajdonosaik védjegyei lehetnek. A GFI FaxMaker a GFI SOFTWARE Ltd. szerzői jogában áll. - 1999-2011 GFI Software Ltd. Minden jog fenntartva. Dokumentumkonverzió: 2.1.2 Utolsó frissítés (hó/nap/év): 11/24/2011

Tartalomjegyzék 1 Bevezetés 1.1 Telepítés 1.2 Információk a kézikönyvről 2 Faxok küldése a GFI FaxMaker ügyfélprogram használatával 2.1 Tartalom nyomtatása GFI FaxMaker készülékre 2.2 Faxok küldése közvetlenül a GFI FaxMaker faxüzenet-űrlapjából 2.3 Faxok létrehozása Microsoft Outlookban 2.4 Faxok létrehozása e-mail ügyfélprogramból 3 SMS küldése 3.1 GFI FaxMaker SMS-üzenetűrlap 3.2 SMS küldése e-mail ügyfélprogramból

4 4 4 5 5 6 7 8 10 10 11

4 Faxok fogadása

12

5 A GFI FaxMaker faxnéző

13

6 A GFI FaxMaker faxüzenet-űrlap használata

16

6.1 Előnézet megtekintése a fax küldése előtt 6.2 Fax- és SMS-üzenetek újraküldése 6.3 A GFI FaxMaker faxüzenet-űrlap címjegyzéke 7 A GFI FaxMaker ügyfélprogram beállításai 7.1 Levelezési kiszolgáló beállításai 7.2 Adja meg az e-mail címet 8 Tárgymutató

17 18 18 22 22 23 25

1 Bevezetés A GFI FaxMaker ügyfélprogram a felhasználó készülékeire telepített alkalmazás, amely fax- és SMSüzenetek küldésére szolgál. Az alkalmazás a fax- és SMS-üzeneteket a GFI FaxMakerhez továbbítja. A faxok és SMS-ek küldéséhez az alkalmazás környezetétől és telepítési beállításaitól függően egy sor lehetőség áll rendelkezésre. 1.1 Telepítés A rendszerkövetelmények és a telepítési eljárások részletes leírása megtalálható a GFI FaxMaker rendszergazdai és konfigurációs kézikönyvében, amely az alábbi címen érhető el: http://www.gfi.com/faxmaker/manual 1.2 Információk a kézikönyvről Ez a kézikönyv kifejezetten a GFI FaxMaker ügyfélalkalmazás felhasználóinak készült. A kézikönyv megértése alapszintű felhasználói ismereteket feltételez az e-mailek küldésének és fogadásának folyamatáról olyan e-mail ügyfélprogramok használatával, mint például a Microsoft Outlook. Továbbá azt is feltételezi, hogy a GFI FaxMaker kiszolgáló beállításai és működése megfelelőek (a GFI FaxMaker rendszergazdai és konfigurációs kézikönyv alapján), mielőtt elindítja a GFI FaxMaker ügyfélprogramot. 1.2.1 A kézikönyvben alkalmazott kifejezések és konvenciók Táblázat 1: A kézikönyvben alkalmazott kifejezések és konvenciók

Kifejezés

Leírás További információk és hivatkozások a GFI FaxMaker működtetéséhez. A gyakran fellépő, lehetséges hibákra vonatkozó fontos értesítések és figyelmeztetések.

>

Részletes navigációs útmutatások az egyes funkciók eléréséhez.

Félkövér szöveg

Kiválasztható elemek, például csomópontok, menüopciók vagy parancsgombok.

Dőltbetűs szöveg

Azok a paraméterek vagy értékek, amelyeket be kell helyettesíteni a vonatkozó értékkel, így például egyedi útvonalak és fájlnevek.

Kód

Olyan szöveges értékek, amelyeket be kell billentyűzni, így például parancsok és címek.

GFI FaxMaker

1 Bevezetés | 4

2 Faxok küldése a GFI FaxMaker ügyfélprogram használatával A felhasználók számára egy sor lehetőség áll rendelkezésre a faxüzenetek küldéséhez: Tartalom nyomtatása GFI FaxMaker készülékre A GFI FaxMaker faxüzenet-űrlapja Faxok létrehozása Microsoft Outlookban Faxok küldése e-mail ügyfélprogramból 2.1 Tartalom nyomtatása GFI FaxMaker készülékre A GFI FaxMaker ügyfélprogram telepítése után a nyomtatók listájában automatikusan megjelenik egy nyomtató-illesztőprogram. Ez lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy a kinyomtatott tartalmakat az illesztőprogram segítségével faxüzenetben küldjék el. Ehhez kövesse az alábbi lépéseket: 1. A faxon küldendő tartalmat bármely olyan alkalmazásban létrehozhatja, amely lehetővé teszi a nyomtatást. Így például a Microsoft Word alkalmazásban, könyvelési csomagokban, tartalomkezelő vagy ügyfélkapcsolat-kezelő rendszerekben.

Pillanatkép 1: Nyomtatás a GFI FaxMaker nyomtató-illesztőprogram használatával

2. Válassza ki azt a tartalmat, amelyet faxolni, majd nyomtatni kíván a FaxMaker nyomtatóillesztőprogram segítségével.

GFI FaxMaker

2 Faxok küldése a GFI FaxMaker ügyfélprogram használatával | 5

A program a tartalmat automatikusan faxformátumba alakítja (*.fax kiterjesztéssel) és becsatolja egy Microsoft Outlook üzenetbe vagy egy GFI FaxMaker üzenetűrlapra (a telepítéskor beállított lehetőségektől függően). Adja meg a fax címzetteit, a faxüzenet tárgyát, valamint gépelje be az üzenetet, amely a fax fedőlapjára kerül. 2.2 Faxok küldése közvetlenül a GFI FaxMaker faxüzenet-űrlapjából A GFI FaxMaker tartalmazza a faxüzenet-űrlapot is, amely lehetővé teszi a különböző tartalmak faxolását. Ez egy másik lehetőség az e-mailes faxküldés mellett, és akkor hasznos igazán, ha a felhasználónál nincs telepített e-mail ügyfélprogram. 1. Navigáljon a Start > Programok > GFI FaxMaker Ügyfél > GFI FaxMaker faxüzenet-űrlap menüpontra a GFI FaxMaker faxüzenet-űrlapjának betöltéséhez. 2. Adja meg a faxküldéshez szükséges valamennyi értéket, így a címzetteket, a tárgyat és a mellékletet. A GFI FaxMaker faxüzenet-űrlapjában elérhető funkciók listája a jelen kézikönyvben is megtalálható. További információ az alábbi fejezetben található: A GFI FaxMaker faxüzenet-űrlap használata (page 16). 3. A fax elküldéséhez kattintson a Küldés gombra.

Pillanatkép 2: Fax létrehozása a GFI FaxMaker faxüzenet-űrlapjával

GFI FaxMaker


Fontos megjegyzések: 1. Ez a továbbítási eljárás faxformátumba (.fax) alakítja a faxüzeneteket a GFI FaxMaker kiszolgálón. A GFI FaxMaker azonban nem tudja átalakítani az olyan formátumú vagy olyan betűkészletet tartalmazó az üzeneteket, amelyek a faxkiszolgálón nem lettek telepítve. Ezért javasolt a különböző tartalmakat közvetlenül a felhasználói készülékről faxformátumba alakítani. További információ az alábbi fejezetben található: Tartalom nyomtatása GFI FaxMaker készülékre (page 5). 2. Az e-mail üzenetben további faxküldési lehetőségek is beállíthatók, többek között megadható fedőlap, a fax felbontása, a számlázási kód, illetve a faxküldés egy meghatározott dátum/időpont szerint ütemezhető. Ennek érdekében a TextAPI parancsokat hozzá kell adnia az e-mail üzenet első sorához. A TextAPI parancsok teljes listája az GFI FaxMaker API Kézikönyvben található, amely az alábbi webhelyen érhető el: http://www.gfi.com/faxmaker/manual.

2.3 Faxok létrehozása Microsoft Outlookban Faxok közvetlenül a Microsoft Outlook programból is küldhetők. Hozzon létre egy új e-mail üzenetet, és adja meg a faxküldéshez szükséges adatokat, például a címzett, a tárgy és a melléklet mezők értékeit. A Microsoft Outlook a helyi és a hálózati címjegyzékek használatát egyaránt lehetővé teszi. Válassza ki a címzetteket, akikhez van hozzárendelt faxszám. Másik lehetőségként a címzettek faxszámát az alábbi formátumban adhatja meg: faxszá[email protected]. Például: [email protected]. A fax elküldéséhez kattintson a Küldés gombra.

GFI FaxMaker


Pillanatkép 3: Fax küldése a Microsoft Outlook programból

Fontos megjegyzések: 1. Ez a továbbítási eljárás faxformátumba (.fax) alakítja a faxüzeneteket a GFI FaxMaker kiszolgálón. A GFI FaxMaker azonban nem tudja átalakítani az olyan formátumú vagy olyan betűkészletet tartalmazó az üzeneteket, amelyek a faxkiszolgálón nem lettek telepítve. Ezért javasolt a különböző tartalmakat közvetlenül a felhasználói készülékről faxformátumba alakítani. További információ az alábbi fejezetben található: Tartalom nyomtatása GFI FaxMaker készülékre (page 5). 2. Az e-mail üzenetben további faxküldési lehetőségek is beállíthatók, többek között megadható fedőlap, a fax felbontása, a számlázási kód, illetve a faxküldés egy meghatározott dátum/időpont szerint ütemezhető. Ennek érdekében a TextAPI parancsokat hozzá kell adnia az e-mail üzenet első sorához. A TextAPI parancsok teljes listája az GFI FaxMaker API Kézikönyvben található, amely az alábbi webhelyen érhető el: http://www.gfi.com/faxmaker/manual.

2.4 Faxok létrehozása e-mail ügyfélprogramból Faxokat közvetlenül a saját e-mail ügyfélprogramjából is küldhet. 1. Hozzon létre egy új e-mail üzenetet.

GFI FaxMaker


2. A címzett faxszámát adja meg a Címzett mezőben, a következő formátum szerint: faxszá[email protected]. Például: [email protected]. Több címzett is megadható, pontosvesszővel (;) elválasztva. MEGJEGYZÉS A Microsoft Outlook használatakor helyi vagy tartomány címjegyzék is választható. További információ az alábbi fejezetben található: Faxok létrehozása Microsoft Outlookban (page 7).

3. A tárgyat a Tárgy mezőben adhatja meg. Ez rákerül a fax fedőlapjára. 4. Gépelje be a faxüzenet szövegét. Ez szintén rákerül a fax fedőlapjára. 5. Csatoljon mellékletet a faxhoz. 6. A fax elküldéséhez kattintson a Küldés gombra. Fontos megjegyzések: 1. Ez a továbbítási eljárás faxformátumba (.fax) alakítja a faxüzeneteket a GFI FaxMaker kiszolgálón. A GFI FaxMaker azonban nem tudja átalakítani az olyan formátumú vagy olyan betűkészletet tartalmazó az üzeneteket, amelyek a faxkiszolgálón nem lettek telepítve. Ezért javasolt a különböző tartalmakat közvetlenül a felhasználói készülékről faxformátumba alakítani. További információ az alábbi fejezetben található: Tartalom nyomtatása GFI FaxMaker készülékre (page 5). 2. Az e-mail üzenetben további faxküldési lehetőségek is beállíthatók, többek között megadható fedőlap, a fax felbontása, a számlázási kód, illetve a faxküldés egy meghatározott dátum/időpont szerint ütemezhető. Ennek érdekében a TextAPI parancsokat hozzá kell adnia az e-mail üzenet első sorához. A TextAPI parancsok teljes listája az GFI FaxMaker API Kézikönyvben található, amely az alábbi webhelyen érhető el: http://www.gfi.com/faxmaker/manual.

GFI FaxMaker


3 SMS küldése Az SMS küldéséhez két lehetőség áll rendelkezésre: GFI FaxMaker SMS-üzenetűrlap SMS küldése e-mail ügyfélprogramból 3.1 GFI FaxMaker SMS-üzenetűrlap A GFI FaxMaker ügyfélprogram egy olyan űrlapot is magában foglal, amely lehetővé teszi az SMSüzenetek küldését. Ha a GFI FaxMaker SMS-üzenetűrlappal SMS-üzenetet kíván küldeni, kövesse az alábbi lépéseket: 1. Navigáljon a Start > Programok > GFI FaxMaker Ügyfél > GFI FaxMaker SMS-üzenetűrlap menüponthoz.

Pillanatkép 4: SMS létrehozása az GFI FaxMaker SMS-üzenetűrlapon

2. Adja meg az alábbi SMS-értékeket: Táblázat 2: SMS-küldési beállítások

Paraméter

Leírás

SMS címzettje

Adja meg az SMS címzettjének telefonszámát a Címzett.. vagy a Másolatot kap... mezőben. Másik lehetőségként adja meg a címzettet a címjegyzékből az alábbi módon: Címzett beszúrása címjegyzékből - Adja hozzá a címzettet a GFI FaxMaker címjegyzékéből. További információ az alábbi fejezetben található: A GFI FaxMaker faxüzenet-űrlap címjegyzéke (page 18). Outlook névjegykártya beszúrása - Töltse be a Microsoft Outlook névjegykártyák listáját. Válasszon ki egy felhasználót az SMS címzettjeként.

SMSüzenet szövege

Gépelje be az SMS szövegét.

3. Az SMS elküldéséhez kattintson a Küldés gombra.

GFI FaxMaker

3 SMS küldése | 10

MEGJEGYZÉS Az SMS üzenetek legfeljebb 160 karaktert tartalmazhatnak. A 160 karaktert meghaladó üzenetek továbbítása több üzenetben történik. A nem latinbetűs, így például arab vagy kínai karakterek esetén egyszerre legfeljebb 70 karakter küldhető.

3.2 SMS küldése e-mail ügyfélprogramból SMS-üzenetet közvetlenül a saját e-mail ügyfélprogramjából is küldhet. Ehhez kövesse az alábbi lépéseket: 1. Az e-mail ügyfélprogramjából válasszon egy lehetőséget új e-mail üzenet létrehozásához. 2. Adja meg az alábbi SMS-értékeket: Táblázat 3: SMS-küldési beállítások

Paraméter

Leírás

SMS címzettje

Adja meg az SMS címzettjének telefonszámát az alábbi formátum szerint: <smsszám>@smsmaker.com. Például: [email protected] vagy [sms: <smsszám>]. Például: [sms: 987654321]

SMS-üzenet szövege

Írja be az SMS-üzenetet az e-mail szövegtörzsébe.

3. Az SMS elküldéséhez kattintson a Küldés gombra. Fontos megjegyzések 1. Az SMS üzenetek legfeljebb 160 karaktert tartalmazhatnak. A 160 karaktert meghaladó üzenetek továbbítása több üzenetben történik. A nem latinbetűs, így például arab vagy kínai karakterek esetén egyszerre legfeljebb 70 karakter küldhető. 2. Az alapértelmezett e-mail aláírások az SMS-üzenetbe is bekerülnek. A karakterszámba azonban az e-mail aláírások is beleszámítanak, ezért ezt az üzenetküldéskor figyelembe kell venni. 3. Ilyenkor a címzettek nem választhatók ki a Microsoft Outlook címjegyzékéből. Ehhez használja az GFI FaxMaker SMS-üzenetűrlapot. További információ az alábbi fejezetben található: GFI FaxMaker SMS-üzenetűrlap (page 10).

GFI FaxMaker

3 SMS küldése | 11

4 Faxok fogadása A beérkező faxok az e-mailekhez hasonlóan a postafiókba kerülnek, a tárgymezőben az alábbi adatokkal: Fax érkezett: . Az e-mail szövegtörzse információkat tartalmaz a faxüzenetről. A beérkező faxüzenet megtekintéséhez kattintson duplán a mellékletre.

Pillanatkép 5: Beérkező faxok a Microsoft Outlook programban

GFI FaxMaker

4 Faxok fogadása | 12

5 A GFI FaxMaker faxnéző A GFI FaxMaker faxnéző lehetővé teszi a faxfájlok (*.fax kiterjesztéssel) kezelését, illetve a faxüzenetek megtekintését, szerkesztését, nyomtatását és tárolását. Töltse be a GFI FaxMakerfaxnézőt a Start > Programok > GFI FaxMaker Ügyfél > GFI FaxMaker Megjelenítő menüpontból vagy kattintson duplán egy fax fájlra (*.fax kiterjesztéssel).

Pillanatkép 6: Fax betöltse a GFI FaxMaker faxnézőbe

GFI FaxMaker Faxnéző beállításai: Faxkezelés Faxok szerkesztése 5.0.1 Faxkezelés Az alábbi táblázat a faxkezelés lehetőségeit mutatja be a GFI FaxMaker faxnézőben.

GFI FaxMaker

5 A GFI FaxMaker faxnéző | 13

Táblázat 4: Faxok kezelése a GFI FaxMaker faxnézőben

Funkció

Leírás

Faxok megtekintése

Egy fax megtekintéséhez kattintson duplán az adott faxfájlra (*.fax kiterjesztéssel) a GFI FaxMaker faxnézőben.

Faxok mentése

Navigáljon a Fájl > Mentés másként... menüponthoz. Adja meg a helyet, a fájlnevet és a kiterjesztést.

Faxok nyomtatása

Navigáljon a Fájl > Nyomtatás menüponthoz és válasszon nyomtatót. A nyomtatási beállításokat a Fájl > Nyomtatóbeállítás... menüpontban konfigurálhatja.

Faxok létrehozása

Új fax megnyitásához navigáljon a Fájl > Új... menüponthoz. MEGJEGYZÉS Ha a faxokat egy másik eszközben hozza létre, akkor nyomtassa a fájlt a GFI FaxMaker nyomtatóra, ezáltal a fájl faxformátumba konvertálódik. További információ az alábbi fejezetben található: Tartalom nyomtatása GFI FaxMaker készülékre (page 5).

Nagyítás

A fax tartalmának megtekintéséhez a Nagyítás menüből válassza ki a nagyítási szintet. Ebben a menüben számos nagyítási lehetőség áll rendelkezésre, többek között a nagyítás és kicsinyítés, oldal hozzáigazítása az ablak szélességéhez vagy magasságához, illetve a nagyítás meghatározott százalék vagy arány szerint.

Navigálás oldalak között

Többoldalas faxok esetén egyszerűen navigálhat az oldalak között. Az Oldal menüben válassza a Következő oldal vagy Előző oldal lehetőséget, így egyszerűen léptethet az oldalak között előre, illetve hátra. Kattintson az Oldal > Ugrás oldalhoz menüpontra, ha egy adott oldalhoz kíván navigálni. Másik lehetőségként az Oldal menü eszköztárában válassza ki azt az oldalt, amelyhez navigálni kíván.

Az oldalak Miniatűr formátumban is megtekinthetők. Navigáljon a Nézet > Miniatűr nézet menüponthoz. A megtekintéshez kattintson duplán az oldalra. Eszköztár

Az eszközök megjelenítését vagy elrejtését a Nézet menüpontban állíthatja be. Az eszköztár gyors elérést biztosít a különböző funkciókhoz.

Faxelőnézet megtekintése

A fax megszerkesztése után megtekintheti a fax végleges nézetét fekete-fehér formátumban az átvitelt megelőzően. Navigáljon a Széljegyzet > Fekete-fehér előkép menüponthoz. Az előnézeti kép bezárásához, illetve a fax további további szerkesztéséhez navigáljon a Széljegyzet > Megjelenítés menüpontba.

Oldalinformáció

Az adott oldalról információkat a Nézet > Kép adatai... menüpont alatt találhat.

5.0.2 Faxok szerkesztése Az alábbi táblázat a GFI FaxMaker faxnézőben elérhető faxszerkesztési funkciókat mutatja be. Táblázat 5: Faxok szerkesztése a GFI FaxMaker faxnézőben

Funkció

Leírás

Oldalak forgatása

Navigáljon az Oldal menühöz és válasszon az alábbi lehetőségek közül: Balra forgatás - Az oldalt 90 fokkal elforgatja az óramutató járásával ellentétes irányban Jobbra forgatás - Az oldalt 90 fokkal elforgatja az óramutató járásával megegyező irányban Tükrözés - Az oldalt 180 fokkal elforgatja

Tartalom törlése

Navigáljon a Széljegyzet > Radír menüponthoz, majd jelölje ki a törlendő területet.

Tartalom elrejtése

Ez a funkció lehetővé teszi a bizalmas információk elrejtését a fax elküldése előtt. Navigáljon a Széljegyzet > Területkijelölő menüponthoz, majd jelölje ki az elrejteni kívánt területet. A kijelölt terület elrejtéséhez navigáljon a Szerkesztés > Régió kifefeketítése menüponthoz.

GFI FaxMaker


Funkció

Leírás

Alakzatok beillesztése

A Széljegyzet eszköztárból vagy a Széljegyzet menüből egy sor alakzat illeszthető az üzenetbe: Téglalap Kör Vonal - A vonal beillesztéséhez és méretezéséhez használja az egeret. A vonal vastagságát a Vonalstílus eszköztárban állíthatja be. Nyíl - A nyíl stílusát a Nyílstílus eszköztárban választhatja ki. Új nyíl beillesztésekor a kiválasztott nyílstílus automatikusan hozzáadódik az alakzathoz.

Alakzatszínek

Az alakzatok kiválasztásához használja a választó eszközt (Széljegyzet > Választó eszköz). Válassza ki a kívánt színt a Szín/árnyalat eszköztárból. MEGJEGYZÉS A faxfájl mentésekor az alkalmazás a színeket szürkeárnyalatos formátumba konvertálja.

Szöveg beillesztése

Navigáljon a Széljegyzet > Gépelt szöveg menüponthoz. A szövegdoboz beillesztéséhez és méretezéséhez használja az egeret. Gépelje be a szöveget. A szöveg formázása a Formázás eszköztárban állítható be.

Alakzatok átméretezése

Az átméretezni kívánt alakzat kiválasztásához használja a választó eszközt (Széljegyzet > Választó eszköz). Az alakzat átméretezéséhez használja az egeret.

Tartalom igazítása

A Választó eszköz segítségével több objektumot is kiválaszthat, majd az Igazítás eszköztárban az alábbi pozicionálási értékeket állíthatja be:

Balra / jobbra / felülre / alulra / középre igazítás - Két vagy több alakzatot az egyik szélhez vagy a középső margóhoz igazíthat. A többi alakzat igazítása az elsőként kiválasztott alakzathoz történik. Előretérbe hozás - Ha a faxon több alakzat is szerepel, akkor ezzel a funkcióval a kiválasztott alakzat a többi elé helyezhető. Hátraküldés - Ha a faxon több alakzat is szerepel, akkor ezzel a funkcióval a kiválasztott alakzat a többi mögé helyezhető. Képek vagy bélyegzők beillesztése

Navigáljon a Széljegyzet > Bélyegző menüponthoz. Válasszon alakzatot a beszúráshoz, majd kattintson az Elfogadás gombra. A GFI FaxMaker alapértelmezés szerint egy sor, gyakran használt bélyegzőt tartalmaz. Ha a bélyegzők listájához új képet kíván hozzáadni, kattintson a Hozzáadás gombra. Csak *.bmp formátumú képek adhatók hozzá.

Színek invertálása

A fax színeinek invertálásához navigáljon az Oldal > Invertálás menüpontra.

Képjavítások

A faxfájlokhoz nem hozható létre színes tartalom. A képjavítás funkció révén meghatározhatja azt a sötétségi szintet, amelyen a színes alakzatok mentésre kerülnek. Navigáljon a Nézet > Képjavítás menüpontra, majd válassza ki a sötétségi/világossági szintet a fax tárolásához.

Tartalom kiemelése

Navigáljon a Széljegyzet > Kiemelő menüpontra és az egér használatával illesszen be egy kiemelő téglalapot.

GFI FaxMaker


6 A GFI FaxMaker faxüzenet-űrlap használata A GFI FaxMaker faxüzenet-űrlapja több lehetőséget kínál a faxok küldésekor.

Pillanatkép 7: Fax létrehozása a GFI FaxMaker faxüzenet-űrlapjával Táblázat 6: A GFI FaxMaker faxüzenet-űrlapjának beállításai

Beállítás

Leírás

Új faxüzenet létrehozása

Navigáljon a Start > Programok > GFI FaxMaker ügyfélprogram > GFI FaxMaker faxüzenet-űrlap menüponthoz.

Fax címzettei

A Címzett szövegdobozban adja meg a címzettek faxszámát. Másik lehetőségként kattintson a Címzett gombra, és illessze be a címzetteket a címjegyzékből.

Másolatok címzettei

A Másolatot kap mezőben adja meg a másolatok címzetteinek faxszámát. Másik lehetőségként kattintson a Másolatot kap gombra, és illessze be a címzetteket a címjegyzékből.

Tárgy

A Tárgy szövegdobozban adja meg a faxüzenet tárgyát. Ez rákerül a fax fedőlapjára.

Faxüzenet

Az űrlap szövegtörzsében gépelje be az üzenet szövegét. Ez rákerül a fax fedőlapjára.

Melléklet

A fax mellékletének csatolásához kattintson a Fájl... gombra vagy navigáljon a Beszúrás > Fájlmelléklet... menüpontra. MEGJEGYZÉS Ez a továbbítási eljárás faxformátumba (.fax) alakítja a faxüzeneteket a GFI FaxMaker kiszolgálón. A GFI FaxMaker azonban nem tudja átalakítani az olyan formátumú vagy olyan betűkészletet tartalmazó az üzeneteket, amelyek a faxkiszolgálón nem lettek telepítve. Ezért javasolt a különböző tartalmakat közvetlenül a felhasználói készülékről faxformátumba alakítani. További információ az alábbi fejezetben található: Tartalom nyomtatása GFI FaxMaker készülékre (page 5).

Az előnézet megtekintése a fax küldése előtt

GFI FaxMaker

A GFI FaxMaker lehetővé teszi a faxok előnézetének megtekintését az elküldés előtt. Ehhez válassza az Előnézet kérése lehetőséget. További információ az alábbi fejezetben található: Előnézet megtekintése a fax küldése előtt (page 17).

6 A GFI FaxMaker faxüzenet-űrlap használata | 16

Beállítás

Leírás

Aláírás

Aláírás alkalmazása valamennyi fax esetén: 1. Kattintson a Beállítások lehetőségre. 2. A Formátum fülön jelölje be az Aláírás hozzáfűzése lehetőséget. 3. Az aláírás szövegének megadásához vagy módosításához kattintson az Aláírás szerkesztése... gombra. 4. Kattintson az OK gombra. 5. Zárja be, majd nyissa meg újra a GFI FaxMaker faxüzenet-űrlapját.

Fax felbontása

A fax felbontását a Formátum menüben állíthatja be. Másik lehetőségként kattintson a Beállítások lehetőségre és válassza a Nagy vagy a Normál beállításokat a Felbontás legördülő listájából.

Fontosság

A faxüzenet fontosságát a Formátum menüben állíthatja be. Másik lehetőségként kattintson a Beállítások lehetőségre, és a Kézbesítés fülön válassza a Nagy, Normál vagy Kicsi beállításokat a Fontosság legördülő listájából.

Fedőlap

Lehetővé teszi fedőlap hozzáfűzését a GFI FaxMaker kiszolgáló beállításai alapján. 1. Kattintson a Beállítások lehetőségre. 2. A Formátum fülön válassza a Fedőlap küldése lehetőséget. 3. Válassza ki a használni kívánt fedőlapot: Alapértelmezett fedőlap: A GFI FaxMaker kiszolgáló beállításai szerint az alapértelmezett fedőlap használatához hagyja üresen a Fedőlap neve mező értékét. Egyéni fedőlap: Adja meg a használni kívánt fedőlap nevét. A kiszolgálón konfigurált fedőlapok nevéről a GFI FaxMaker rendszergazdától kérhet felvilágosítást. 4. Kattintson az OK gombra.

Számlázási kód

Ha a rendszergazda beállítja a számlázási kódok használatát, kattintson a Beállítások lehetőségre, majd a Kézbesítés fülön adja meg a megfelelő Számlázási kódot.

Ütemezés

A faxok küldése egy előre meghatározott dátum vagy időpont alapján ütemezhető. A faxküldés ütemezésének beállításához: 1. Kattintson a Beállítások lehetőségre. 2. A Kézbesítés fülön válassza A következő ütemezett időpontban küldje el a faxot: lehetőséget. 3. A fax ütemezéséhez adja meg az időpontot és dátumot. 4. Kattintson az OK gombra.

Miután minden tartalom hozzáadása és valamennyi beállítás megtörtént, a fax elküldéséhez kattintson a Küldés gombra. MEGJEGYZÉS Amennyiben be van kapcsolva az Előnézet kérése lehetőség, a fax elküldése nem történik meg az előnézet jóváhagyásáig. További információ az alábbi fejezetben található: Előnézet megtekintése a fax küldése előtt (page 17).

6.1 Előnézet megtekintése a fax küldése előtt Miután a faxot megszerkesztette a GFI FaxMaker faxüzenet-űrlap segítségével, a fax elküldése előtt előnézet kérhető. Az előnézet minden olyan tartalmat magában foglal, amely faxformátumba került, beleértve a GFI FaxMaker kiszolgálón beállított módosításokat, így például a fedőlap vagy fejléc/lábléc hozzáadását is. Az előnézet megtekintéséhez a fax küldése előtt: 1. Kattintson a Fájl > Előnézet kérése lehetőségre. 2. A fax végleges megszerkesztése után kattintson a Küldés gombra.

GFI FaxMaker


3. Ekkor a fax feldolgozásra kerül a GFI FaxMaker szoftverben, de az átvitel nem történik meg. A GFI FaxMakere-mail mellékletként küldi vissza a faxot a postafiókjába. Az email tárgysora egy ehhez hasonló azonosító kódot tartalmaz: [::send=pbc123ff]. 4. Vizsgálja meg a csatolt faxüzenet tartalmát. 5. Az üzenet tartalmának megerősítéséhez és az átvitel elindításához válaszoljon a GFI FaxMaker készülékéről érkező e-mail üzenetre. MEGJEGYZÉS 1. Az e-mail üzenet tartalmában ne módosítsa a Címzett vagy a Tárgy mezőket. 2. A faxüzenet tartalmában a szükséges módosítások kizárólag a GFI FaxMaker faxüzenet űrlap segítségével végezhetők el. 2. Az előnézetként küldött faxokat 1 napon meg kell erősíteni, különben törlésre kerülnek.

6.2 Fax- és SMS-üzenetek újraküldése A GFI FaxMaker az elküldött fax- és SMS-üzenetek példányát a kiszolgálón tárolja. Az üzenetek tárolási ideje sikertelen küldés esetén 1 hét, sikeres átvitel esetén pedig 2 nap. Ez a funkció lehetővé teszi a fax- vagy SMS-üzenetek gyors újraküldését. MEGJEGYZÉS Az üzeneteket az újraküldéshez sikertelen küldés esetén 1 hét után, sikeres átvitel esetén pedig 2 nap után már újra kell szerkeszteni.

A fax- vagy SMS-üzenetek újraküldéséhez válaszoljon a GFI FaxMaker által az átvitel után küldött átviteli jelentésre. A válasz e-mailben: Ne módosítsa a tárgy mezőt. Ez ugyanis olyan kódot tartalmaz, amely alapján a GFI FaxMaker vissza tudja keresni a fax- vagy SMS-üzenetet. A válasz e-mail címzettjeként automatikusan az eredeti címzett faxszáma kerül beállításra. Ez szükség szerint szerkeszthető. A fax-, illetve SMS-üzenet nem tartalmazza az átviteli jelentést. A GFI FaxMaker az eredetivel egyező módon küldi újra a fax- vagy SMS-üzenetet. 6.3 A GFI FaxMaker faxüzenet-űrlap címjegyzéke A GFI FaxMaker címjegyzéke lehetővé teszi a címzettek, kapcsolattartói adatok és egyéb kapcsolódó adatok tárolását és kezelését.

GFI FaxMaker


MEGJEGYZÉS A Microsoft Outlook használatakor a kapcsolattartók adatait közvetlenül a Microsoft Outlook címjegyzékéből is kezelheti. Kattintson a Beszúrás > Címzettek beszúrása az Outlook névjegykártyák közül... lehetőségre, amellyel elindíthatja a Microsoft Outlook címjegyzékét.

Töltse be a GFI FaxMaker címjegyzéket aBeszúrás > Címzettek a FaxMaker címjegyzékből... lehetőség használatával.

Pillanatkép 8: A GFI FaxMaker címjegyzéke

A GFI FaxMaker címjegyzéke az alábbiakat tartalmazza: Címjegyzékek - Kapcsolattartók és csoportok jegyzéke. Több címjegyzék is létrehozható. Csoportok - A kapcsolattartók csoportokba rendezhetők. Ez a lehetőség például csoportos faxüzenet küldéséhez használható az adott csoport valamennyi címzettje számára. Egyedi címzettek - Olyan rekord a címjegyzékben, amely csak egy címzett adatait tartalmazza. 6.3.1 Címjegyzék

GFI FaxMaker


Táblázat 7: Címjegyzékek kezelése

Funkció

Leírás

Új címjegyzék létrehozása

1. A GFI FaxMaker címjegyzékében kattintson a Beállítások gombra, majd válassza az Új címjegyzék lehetőséget. 2. Adja meg a Címjegyzék nevét. 3. Közös címjegyzék létrehozásához válassza a Globális könyvtár lehetőséget. 4. Kattintson az OK gombra.

Címjegyzékek törlése

1. A GFI FaxMaker címjegyzékében válassza a címjegyzék törlése lehetőséget. 2. Válassza a Beállítások > Címjegyzék törlése lehetőséget. 3. A megerősítéshez kattintson az Igen gombra.

Címjegyzékek exportálása

A címjegyzék rekordjai vesszővel tagolt fájlba exportálhatók. 1. Válassza ki az exportálandó rekordokat. Több címzett kiválasztásához nyomja meg és tartsa lenyomva a Shift billentyűt. 2. Kattintson a Beállítások > Exportálás ASCII fájlba pontra. 3. Válasszon könyvtárt a mentés helyéhez, majd adjon nevet az ascii fájlnak. 4. Kattintson a Mentés gombra.

Címjegyzékek importálása

Kapcsolattartók a .txt kiterjesztésű, vesszővel tagolt fájlokból importálhatók. Mindegyik rekordot külön sorban kell tárolni, az alábbi formátumban: Keresztnév, Vezetéknév, Vállalat, Részleg, E-mail cím, Faxszám, Telefonszám MEGJEGYZÉS Ha egy mező nem hordoz értéket, az alábbiakat akkor is föl kell venni: Adjon meg két dupla idézőjelet ("") és egy vesszőt. 1. A GFI FaxMaker címjegyzékében válassza ki azt a címjegyzéket, ahová az importált rekordokat menteni kívánja. 2. Kattintson a Beállítások > Importálás ASCII fájlból pontra. 3. Válassza ki az importálandó fájlt, majd kattintson a Megnyitás pontra.

6.3.2 Csoportok Táblázat 8: Csoportok kezelése

Funkció

Leírás

Csoportok hozzáadása

1. A GFI FaxMaker címjegyzékében válassza ki azokat a címzetteket, amelyeket hozzá kíván adni a csoporthoz. Több címzett kiválasztásához nyomja meg és tartsa lenyomva a Shift billentyűt. 2. Kattintson a Beállítások gombra, majd válassza a Hozzáadás a csoporthoz lehetőséget. 3. Válasszon ki egy meglévő csoportot vagy adjon meg egy új csoportot. 4. Kattintson az OK gombra.

Csoportba rendezett címzettek megtekintése

A GFI FaxMaker címjegyzékében a Jelenlegi csoport legördülő listájából válassza ki azt a csoportot, amelynek a címzettjeit meg kívánja jeleníteni. Az adatmezőben megjelennek a kiválasztott csoport kapcsolattartói.

Csoportok törlése

Csoport, illetve csoporton belül valamennyi kapcsolattartó törléséhez: 1. Válassza ki a törlendő csoportot a Jelenlegi csoport legördülő listájából. 2. Kattintson az Eltávolítás gombra. 3. Kattintson az Igen gombra.

Fax küldése csoportnak

Fax küldése egy csoport valamennyi címzettjének 1. A GFI FaxMaker Címjegyzékben válassza ki a kívánt csoportot a Jelenlegi csoport legördülő listájából. 2. Kattintson az OK gombra. 3. A csoport valamennyi tagja automatikusan bekerül a fax címzetteinek listájába.

6.3.3 Egyedi címzettek

GFI FaxMaker


Táblázat 9: Egyedi címzettek kezelése

Funkció

Leírás

Új hozzáadása

1. A GFI FaxMaker Címjegyzékben válassza ki azt a címjegyzéket, illetve csoportot, amelyben az új címzettet létre kívánja hozni. 2. Kattintson a Hozzáadás gombra. 3. Adja meg a címzett adatait. 4. Kattintson az OK gombra.

Szerkesztés

1. A GFI FaxMaker Címjegyzékben válassza ki azt a felhasználót, akinek az adatait szerkeszteni kívánja. 2. Kattintson a Szerkesztés... gombra. 3. Szerkessze meg a címzett adatait, majd kattintson az OK gombra.

Törlés

1. A GFI FaxMaker Címjegyzékben válassza ki azt a felhasználót, akit el kíván távolítani. 2. Kattintson az Eltávolítás gombra. 3. Kattintson az Igen gombra.

GFI FaxMaker


7 A GFI FaxMaker ügyfélprogram beállításai Ez a fejezet az alábbi témákat tárgyalja: Levelezési kiszolgáló beállításai E-mail cím megadása 7.1 Levelezési kiszolgáló beállításai A GFI FaxMaker ügyfélprogram a fax- és SMS-üzeneteket a levelezési kiszolgálón keresztül a GFI FaxMaker kiszolgálóra továbbítja. A levelezési kiszolgáló beállításai a GFI FaxMaker ügyfélprogram telepítése során konfigurálhatók, de a GFI FaxMaker faxüzenet-űrlapján is szerkeszthetők. A levelezési kiszolgáló beállításaihoz kövesse az alábbi lépéseket: 1. Kattintson a Beállítások lehetőségre.

Pillanatkép 9: SMTP-beállítások fül

2. Az SMTP-beállítások fülön az alábbi beállítások adhatók meg: Táblázat 10: Levelezési kiszolgáló beállításai

Beállítás

Leírás

Levelezési kiszolgáló neve / IP és port

Adja meg a levelezési kiszolgáló nevét vagy IP-címét, valamint a port számát.

Jelölje be az SSL használata lehetőséget

Ekkor a GFI FaxMaker a levelezési kiszolgálóhoz az SSL protokollon keresztül csatlakozik és kommunikál.

SMTP-hitelesítés használata

Ekkor a GFI FaxMaker a levelezési kiszolgálóhoz meghatározott felhasználói hitelesítési adatokon keresztül csatlakozik.

Fiók és jelszó

Adja meg a hitelesítési adatokat.

GFI FaxMaker

7 A GFI FaxMaker ügyfélprogram beállításai | 22

Beállítás

Leírás

Bejelentkezés biztonságos jelszóhitelesítéssel

Ezt a lehetőséget akkor válassza, ha a levelezési kiszolgáló biztonságos jelszóhitelesítést igényel.

3. Kattintson az OK gombra. 7.2 Adja meg az e-mail címet Az e-mail címének a megadása a GFI FaxMaker faxüzenet-űrlap használatakor fontos, mivel az üzenetküldés és az átviteli jelentések is ez alapján történik. A GFI FaxMaker faxüzenet-űrlap első elindításakor adja meg az e-mail címét.

Pillanatkép 10: E-mail cím megadása

7.2.1 E-mail cím módosítása Az e-mail cím módosításához kövesse az alábbi lépéseket: 1. A GFI FaxMaker faxüzenet-űrlapon kattintson a Beállítások gombra vagy navigáljon a Nézet > Beállítások lehetőséghez.

GFI FaxMaker


Pillanatkép 11: E-mail cím szerkesztése a GFI FaxMaker faxüzenet-űrlap beállításaiban

2. Az SMTP-beállítások fülön az E-mail cím lehetőség szerkeszthető. 3. Kattintson az OK gombra.

GFI FaxMaker


8 Tárgymutató * *.fax

R 6, 13 Rendszerkövetelmények

A

S

Aláírás

17

Alapértelmezett fedőlap

17

E Előnézet kérése

16-17

F Faxelőnézet megtekintése

4

14

smsmaker.com

11

SMTP-hitelesítés használata

22

SSL

22

T Tartalom elrejtése

14

Tartalom kiemelése

15

faxmaker.com

7, 9

Telepítés

Faxok küldése

5-6

TextAPI

Fedőlapok

17

Fejléc

17

4 7-9

G GFI FaxMaker faxnéző GFI FaxMaker faxüzenet-űrlap GFI FaxMaker nyomtató-illesztőprogram GFI FaxMaker SMS-üzenetűrlap

13 16, 18 5 10

J Jelölje be az SSL használata lehetőséget

22

K Képjavítások

15

L Levelezési kiszolgáló beállításai

22

M Microsoft Outlook

4, 6, 9-12, 19

N Nyomtatás GFI FaxMaker készülékre

5

Nyomtatók

5

P Port

GFI FaxMaker

22

Tárgymutató | 25

USA, KANADA, VALAMINT KÖZÉP- ÉS DÉL-AMERIKA 15300 Weston Parkway, Suite 104 Cary, NC 27513, USA Telefon: +1 (888) 243-4329 Fax: +1 (919) 379-3402 [email protected] ANGLIA ÉS ÍRORSZÁG Magna House, 18-32 London Road, Staines, Middlesex, TW18 4BP, Egyesült Királyság Telefon: +44 (0) 870 770 5370 Fax: +44 (0) 870 770 5377 [email protected] EURÓPA, KÖZEL-KELET ÉS AFRIKA GFI House, San Andrea Street, San Gwann, SGN 1612, Málta Telefon: +356 2205 2000 Fax: +356 2138 2419 [email protected] AUSZTRÁLIA ÉS ÚJ-ZÉLAND 83 King William Road, Unley 5061, Dél-Ausztrália Telefon: +61 8 8273 3000 Fax: +61 8 8273 3099 [email protected]

GFI termékkézikönyv. Ügyfélprogram kézikönyv

Recommend Documents