GFI-producthandleiding
Gebruikershandleiding
De informatie en inhoud van dit document is alleen bedoeld ter informatie en wordt geleverd als zodanig en zonder garantie in welke vorm dan ook, expliciet, impliciet of anderszins, waaronder, zonder beperking, enige garantie van verkoopbaarheid of geschiktheid voor een bepaald doel, en niet-inbreukmakendheid. GFI Software kan niet aansprakelijk worden gesteld voor eventuele schade, waaronder gevolgschade of enige andere schade, voortvloeiend uit het gebruik van dit document. De informatie in dit document is afkomstig van openbaar beschikbare bronnen. Hoewel GFI alles in het werk stelt om correcte informatie aan te bieden, kan de volledigheid, nauwkeurigheid, actualiteit of geschiktheid van de informatie niet worden gegarandeerd en kan hierop geen aanspraak worden gemaakt. GFI kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor drukfouten, verouderde informatie of fouten. GFI biedt geen garantie, expliciet of impliciet, en aanvaardt geen wettelijke verplichtingen of verantwoordelijkheid voor de nauwkeurigheid of volledigheid van de informatie in dit document. Als u van mening bent dat dit document foutieve informatie bevat, kunt u contact met ons opnemen waarna wij uw opmerkingen zo snel mogelijk zullen bekijken. Alle product- en bedrijfsnamen die hier worden vermeld, kunnen handelsmerken zijn van hun respectievelijke eigenaars. Microsoft en Windows zijn gedeponeerde handelsmerken van Microsoft Corporation in de Verenigde Staten en andere landen. GFI MailArchiver® is een copyright van GFI SOFTWARE Ltd. - 1999-2012 GFI Software Ltd. Alle rechten voorbehouden. Documentversie: 2.0.2 Laatst bijgewerkt (maand/dag/jaar): 12/3/2012
Inhoudsopgave 1 GFI MailArchiver gebruiken 1.1 Aanmelden bij GFI MailArchiver 1.2 Bladeren door gearchiveerde e-mails 1.3 Werken met e-mails 1.4 Gearchiveerde e-mails zoeken 1.4.1 Geavanceerd zoeken 1.4.2 E-mails zoeken met smartphones 1.5 Toegang tot meerdere postvakken 1.6 GFI MailInsights 1.6.1 Rapporten genereren 1.6.2 Rapporten plannen 1.6.3 Communicatiestroom 1.6.4 WebMail-gebruik 1.6.5 E-mailresponstijd 1.6.6 Opslaggebruik 1.6.7 Niet-actieve accounts 1.6.8 Ongeoorloofde woorden 1.6.9 Interne spammers 1.6.10 Buiten kantooruren 1.6.11 Detectie gegevenslekken 1.6.12 Baan zoeken 1.6.13 Woordgroep zoeken 1.6.14 Rapport Gebruikersverkeer 1.7 Gebruikersvoorkeuren wijzigen 2 E-mailclienttoegang configureren 2.1 GFI MailArchiver Outlook Connector installeren 2.2 GFI MailArchiver Outlook Addon downloaden en installeren 2.3 GFI MailArchiver IMAP-clienttoegang configureren 2.3.1 IMAP configureren voor Android 2.3.2 IMAP configureren in Apple Mail 3.0 2.3.3 IMAP configureren in iOS5 2.3.4 IMAP configureren in Microsoft Outlook® 2003 2.3.5 IMAP configureren in Microsoft Outlook® 2007 2.3.6 IMAP configureren in Microsoft Outlook® 2010 2.3.7 IMAP configureren in Outlook® 2011 voor Mac 2.3.8 IMAP configureren in Mozilla Thunderbird 10 2.3.9 IMAP configureren in Windows® Live Mail
4 4 4 6 8 9 11 14 15 16 17 17 20 22 24 26 27 29 31 34 36 37 39 42 43 43 43 44 45 46 47 48 49 50 50 51 52
3 Verklarende woordenlijst
54
4 Index
59
1 GFI MailArchiver gebruiken In dit hoofdstuk vindt u meer informatie over de volgende onderwerpen: Aanmelden bij GFI MailArchiver Bladeren door gearchiveerde e-mails Werken met e-mails Gearchiveerde e-mails zoeken Toegang tot meerdere postvakken MailInsights-rapporten genereren De weergavetaal en andere opties wijzigen
1.1 Aanmelden bij GFI MailArchiver Ga naar Start > GFI MailArchiver > GFI MailArchiver. GFI MailArchiver wordt in uw standaardinternetbrowser geladen. Voer uw domeinaanmeldingsgegevens in (gebruikersnaam en wachtwoord waarmee u zich bij Windows® hebt aangemeld) als u hierom wordt gevraagd. U kunt ook de volgende URL in uw internetbrowser opgeven: http://
/
Bijvoorbeeld: http://mijndomein.com/MailArchiver
Standaard hoeft u geen aanmeldingsgegevens voor GFI MailArchiver op te geven tijdens het aanmelden. In plaats daarvan worden de aanmeldingsgegevens gebruikt van de gebruiker die momenteel is aangemeld. Als u de browsersessie sluit, wordt de huidige aangemelde gebruiker afgemeld bij GFI MailArchiver. OPMERKING Als u zich als een andere gebruiker wilt aanmelden, meldt u uw profiel af en meldt u zich aan als een andere Windows®-gebruiker.
OPMERKING Als u zich aanmeldt vanaf een computer die geen deel uitmaakt van het domein waarin GFI MailArchiver is geïnstalleerd, wordt u gevraagd de aanmeldingsgegevens op te geven waarmee u zich kunt aanmelden bij het domein waarin GFI MailArchiver is geïnstalleerd.
1.2 Bladeren door gearchiveerde e-mails 1. Klik in GFI MailArchiver op het tabblad Archief.
GFI MailArchiver
1 GFI MailArchiver gebruiken | 4
Schermafbeelding 1: Bladeren door gearchiveerde e-mails
2. Op het tabblad Archivering kunt u de gearchiveerde e-mails bekijken voor alle postvakken waartoe u toegang hebt gekregen. Daarnaast kunt u op dit tabblad verschillende andere acties uitvoeren, zoals u kunt lezen in tabel hieronder. Tabel 1: Opties op het tabblad Archivering
OPTIE
OMSCHRIJVING Hiermee kunt u e-mails zoeken. Geef de woorden of woordgroepen op die u wilt zoeken en klik op . De resultaten worden weergegeven in het emailvenster. Hiermee verbergt u het voorbeeldvenster van de e-mail. Hiermee geeft u het voorbeeldvenster van de e-mail weer. Hiermee schakelt u tussen de weergave waarin e-mails onder in het venster worden weergegeven en de weergave waarin e-mails aan de zijkant van de pagina met e-mails worden weergegeven. Hiermee geeft u de e-mails in de berichtweergave weer. Hiermee geeft u de e-mails in de postvakweergave weer.
GFI MailArchiver
1 GFI MailArchiver gebruiken | 5
OPTIE
OMSCHRIJVING Hiermee geeft u de lijst met postvakken weer waartoe de aangemelde gebruiker toegang heeft. Selecteer in de lijst met accounts het archief waarvoor u de postvakken wilt weergeven en selecteer de optie Accounts in archief weergeven. Klik op Sluiten om de lijst met accounts te sluiten. Hiermee verwijdert u de geselecteerde e-mails als de functie voor het verwijderen van e-mails door uw systeembeheerder is ingeschakeld. Als deze functie niet is ingeschakeld, wordt dit pictogram niet weergegeven. OPMERKING U kunt geen e-mails uit alleen-lezen archieven verwijderen en daarnaast kunt u geen e-mails verwijderen als de functie voor de juridische bewaarplicht is ingeschakeld.
OPMERKING Standaard worden in GFI MailArchiver maximaal 25 e-mails per pagina weergegeven. Als u deze waarde wilt wijzigen, klikt u op de gebruikersnaam die in de rechterbovenhoek van het scherm wordt weergegeven en wijzigt u de waarde van de optie Aantal e-mails dat per pagina kan worden weergegeven. Klik op Opslaan.
1.3 Werken met e-mails Op het tabblad Archivering in GFI MailArchiver kunt u de gearchiveerde e-mails bekijken en werken met de gearchiveerde e-mails. Als u een e-mail wilt bekijken, selecteert u de gewenste e-mail in de postvak- of berichtweergave, waarna de geselecteerde e-mail in het voorbeeldvenster wordt weergegeven. Dubbelklik op een e-mail om deze in het e-mailweergavevenster weer te geven.
GFI MailArchiver
1 GFI MailArchiver gebruiken | 6
Schermafbeelding 2: Werken met e-mails in GFI MailArchiver
In het e-mailweergavevenster kunt u de inhoud van e-mails bekijken en verschillende acties uitvoeren. Welke acties u kunt uitvoeren, wordt hieronder beschreven. Tabel 2: Weergaveopties voor e-mail
OPTIE
OMSCHRIJVING E-mailheaders weergeven Klik op deze knop om de e-mailinternetheaders weer te geven. Deze worden weergegeven in een venster. Klik nogmaals op deze knop of klik op Sluiten om het venster te sluiten. Gespreksthread weergeven Klik op deze knop om het hele gesprek in het e-mailweergavevenster weer te geven. Alle e-mails van het gesprek worden weergegeven. Klik nogmaals op deze knop of klik op Sluiten om het venster te sluiten.
GFI MailArchiver
1 GFI MailArchiver gebruiken | 7
OPTIE
OMSCHRIJVING E-maillabels bewerken (persoonlijk en algemeen) Hiermee kunt u de e-mails categoriseren door ze te voorzien van labels. Deze functie is met name nuttig voor bepaalde e-mailtypen, bijvoorbeeld als u alle e-mails met het label 'Belangrijk' wilt zoeken. Ga als volgt te werk om een label toe te voegen: 1. Voer in Beschikbare labels een nieuw label in of selecteer een bestaand label. 2. Klik op Label toewijzen aan e-mail om het ingevoerde of geselecteerde label aan de e-mail toe te wijzen. Ga als volgt te werk om een eerder toegewezen label te verwijderen: 1. Selecteer een label dat u eerder hebt toegewezen. 2. Klik op Label verwijderen. Klik nogmaals op deze knop of klik op Sluiten om het venster te sluiten. OPMERKING De labels worden in het veld Labels in het zwart weergegeven. Labels die via categorisatiebeleidsregels op organisatieniveau zijn toegewezen, worden in het rood weergegeven. Labels die via categorisatiebeleidsregels zijn toegewezen, kunt u niet uit een e-mail verwijderen. E-mails herstellen Hiermee worden e-mails hersteld met behulp van de functie OneClick Restore (Met één klik herstellen), waarmee u gearchiveerde e-mails kunt terugzetten naar een bepaald postvak of een kopie van een gearchiveerde e-mail kunt doorsturen naar een e-mailadres. Voer in het venster voor het herstellen van e-mails het e-mailadres in waarnaar u een kopie van de e-mail wilt verzenden en klik op E-mail herstellen. E-mail opslaan op schijf (EML-indeling) Hiermee wordt de hele e-mail in .eml-indeling gedownload naar een op te geven locatie op schijf, inclusief eventuele bijlagen. Deze indeling is compatibel met verschillende e-mailclients zoals Microsoft Outlook® Express, Windows® Mail en Mozilla Thunderbird. Selecteer Opslaan in het dialoogvenster Bestand downloaden en selecteer de locatie waar u het bestand wilt opslaan. E-mail opslaan op schijf (MSG-indeling) Hiermee wordt de hele e-mail in .msg-indeling gedownload naar een op te geven locatie op schijf, inclusief eventuele bijlagen. Deze indeling is compatibel met Microsoft Outlook®. Selecteer Opslaan in het dialoogvenster Bestand downloaden en selecteer de locatie waar u het bestand wilt opslaan. E-mail afdrukken Hiermee wordt de e-mail in een afdrukbare indeling in een nieuw browservenster weergegeven. Gebruik de afdrukfunctie in uw browser om de e-mail af te drukken. Afbeeldingen in e-mail weergeven Klik op deze knop om ingesloten afbeeldingen in de e-mail weer te geven. Markeren als geen spam Klik op deze knop om aan te geven dat een e-mail die eerder met een antispamoplossing is geïdentificeerd als spam, moet worden gemarkeerd als geen spam. Als u deze functie wilt gebruiken, moet er een spambewaarbeleid zijn ingesteld. Bericht verwijderen Hiermee verwijdert u de geselecteerde e-mail als de functie voor het verwijderen van e-mails door uw systeembeheerder is ingeschakeld. Als deze functie niet is ingeschakeld, wordt dit pictogram niet weergegeven. OPMERKING U kunt geen e-mails uit alleen-lezen archieven verwijderen en daarnaast kunt u geen e-mails verwijderen als de functie voor de juridische bewaarplicht is ingeschakeld.
1.4 Gearchiveerde e-mails zoeken In GFI MailArchiver kunt u e-mails zoeken met behulp van het tekstvak Gearchiveerde e-mails zoeken. Tijdens het zoeken naar e-mails wordt met GFI MailArchiver de zoekindex doorzocht waarna de overeenkomende e-mail en eventuele bijlagen worden opgehaald.
GFI MailArchiver
1 GFI MailArchiver gebruiken | 8
Naast het tekstvak Gearchiveerde e-mails zoeken is in GFI MailArchiver ook de functie Geavanceerd zoeken aanwezig. Voor deze functie is een uitgebreid aantal zoekopties beschikbaar. OPMERKING Raadpleeg voor meer informatie Geavanceerd zoeken (page 9).
In het tekstvak Gearchiveerde e-mails zoeken kunt u ook gebruikmaken van jokertekens. Meer informatie hierover vindt u in de tabel hieronder. Tabel 3: Omschrijving van jokertekens
JOKERTEKEN
OMSCHRIJVING
?
Komt overeen met één willekeurig teken.
*
Komt overeen met elke willekeurige tekenreeks.
Bijvoorbeeld: Als u wilt zoeken naar e-mails waarin het woord 'Nederlands' voorkomt, geeft u in het tekstvak Gearchiveerde e-mails 'ne??s' of 'ne*s' op. De e-mails die overeenkomen met de zoekactie, worden in het e-mailvenster weergegeven. In GFI MailArchiver worden standaard maximaal 25 e-mails per pagina weergegeven. Als meer dan 25 emails overeenkomen met een zoekactie, worden de e-mails in GFI MailArchiver over meerdere pagina's verdeeld. Met behulp van de verplaatsingsknoppen onder aan het e-mailvenster kunt u vanuit een pagina naar de volgende pagina gaan. 1.4.1 Geavanceerd zoeken De functie Geavanceerd zoeken is een uitbreiding van de standaardzoekfunctie en biedt u de mogelijkheid tijdens het zoeken naar e-mails verschillende zoekcriteria te gebruiken. 1. Selecteer op het tabblad Archivering de optie
.
Schermafbeelding 3: Geavanceerde zoekopties
2. Gebruik in het gedeelte Geavanceerde zoekopties de functies die in de tabel hieronder worden beschreven om een geavanceerde zoekactie uit te voeren. Tabel 4: Geavanceerde zoekopties
OPTIE
OMSCHRIJVING
Archief
Hiermee kunt u aangeven in welk archief de zoekactie moet worden uitgevoerd. Selecteer een of meer archieven in de lijst met beschikbare archieven.
Verzenddatum
Hiermee kunt u aangeven wanneer de e-mail is verzonden die u zoekt.
GFI MailArchiver
1 GFI MailArchiver gebruiken | 9
OPTIE
OMSCHRIJVING
Bevat alle/één
Hiermee kunt u aangeven of de e-mails moeten worden weergegeven die aan alle voorwaarden voldoen of de e-mails die aan één van de voorwaarden voldoen. Selecteer de gewenste optie in de vervolgkeuzelijst: Alle: hiermee worden de e-mails weergegeven die aan alle opgegeven voorwaarden voldoen. Eén: hiermee worden de e-mails weergegeven die aan minstens één van de opgegeven voorwaarden voldoen. Klik op deze knop om voorwaarden toe te voegen. De volgende voorwaarden zijn beschikbaar: Onderwerp: hiermee kunt u e-mails met een bepaald onderwerp zoeken. Afzender: geef het e-mailadres of de Active Directory®-weergavenaam op van de afzender waarvan u de e-mails wilt zoeken. Ontvanger: geef het e-mailadres of de Active Directory®-weergavenaam op van de ontvanger waarvan u de e-mails wilt zoeken. Verzenddatum: e-mails zoeken die voor, na of exact op een bepaalde datum zijn verzonden. Typ of selecteer een datum en selecteer Is voor, Is na of Is exact. Ontvangstdatum: hiermee kunt u de e-mails zoeken die voor, na of exact op een bepaalde datum zijn ontvangen. Typ of selecteer een datum en selecteer Is voor, Is na of Is exact. Grootte (kB): hiermee kunt u de e-mails zoeken die groter zijn dan, kleiner zijn dan of gelijk zijn aan een bepaalde grootte. Typ of selecteer een grootte en selecteer Is groter dan, Is kleiner dan of Is exact. Bericht-ID: hiermee kunt u zoeken met behulp van het veld Bericht-ID in de e-mailheader. Typ of plak de bericht-ID van de e-mail die u zoekt. Hele e-mail: hiermee kunt u zoeken naar e-mails met specifieke inhoud op een willekeurige plek (waaronder de hoofdtekst, de headers en de bijlagen) in de e-mail. Hoofdtekst: hiermee kunt u zoeken naar e-mails met specifieke inhoud in de hoofdtekst. Bijlage: hiermee kunt u zoeken naar e-mails met specifieke inhoud in de bijlage. Map: hiermee kunt u e-mails zoeken die in een bepaalde postvakmap zijn opgeslagen. Map/submappen: hiermee kunt u zoeken naar e-mails die in een bepaalde submap van een postvakmap zijn opgeslagen. Label: hiermee kunt u zoeken naar e-mails met een specifiek label.
OPMERKING Klik op E-mails uitsluiten met de volgende voorwaarden
naast een zoekvoorwaarde om de zoekvoorwaarde te verwijderen.
Hiermee kunt u een lijst met voorwaarden definiëren waaraan de e-mail NIET moet voldoen om als resultaat van de zoekactie te worden gegeven. Klik op en selecteer de voorwaarden die u wilt toepassen. De voorwaarden die u kunt selecteren, zijn gelijk aan de voorwaarden die hierboven worden beschreven. OPMERKING Klik op
naast een zoekcriterium om het criterium uit de zoekactie te verwijderen.
Zoeken
Hiermee start u de zoekactie naar gearchiveerde e-mails. De resultaten worden weergegeven per geselecteerde voorwaarde.
Zoekvoorwaarden herstellen
Hiermee kunt u de beginwaarden van de zoekvoorwaarden herstellen en opnieuw beginnen.
Opslaan
Hiermee kunt u de zoekvoorwaarden opslaan als een opgeslagen zoekactie die op elk gewenst moment kan worden gestart. Opgeslagen zoekacties worden weergegeven op het tabblad Archief van het venster Classificaties.
GFI MailArchiver
1 GFI MailArchiver gebruiken | 10
1.4.2 E-mails zoeken met smartphones In GFI MailArchiver kunt u e-mails zoeken met behulp van een smartphone. OPMERKING Deze functie wordt door de volgende mobiele besturingssystemen ondersteund: Android 2.1+ Apple iPhone iOS 4 Blackberry OS5+
Ga als volgt te werk om een eenvoudige zoekactie uit te voeren: 1. Start de internetbrowser op uw smartphone en voer de URL naar GFI MailArchiver in de volgende indeling in: http:/// Bijvoorbeeld: http://mijndomein.com/MailArchiver
Schermafbeelding 4: Aanmeldingsvenster smartphone
2. Meld u aan met uw aanmeldingsgegevens.
GFI MailArchiver
1 GFI MailArchiver gebruiken | 11
Schermafbeelding 5: GFI MailArchiver-startpagina voor smartphones
OPMERKING In de mobiele gebruikersinterface wordt dezelfde taalinstelling gebruikt als de taalinstelling die door de gebruiker in GFI MailArchiver is opgegeven. Raadpleeg voor meer informatie Gebruikersvoorkeuren wijzigen (page 42).
3. Geef de tekst op die u wilt zoeken en klik op Zoeken.
GFI MailArchiver
1 GFI MailArchiver gebruiken | 12
Schermafbeelding 6: Zoekresultaten op smartphone
4. Blader door de weergegeven resultaten met behulp van de bedieningen. De resultaten worden in aflopende volgorde weergegeven. OPMERKING Met de zoekfunctie op uw mobiele telefoon worden 10 e-mails per pagina weergegeven. Gebruik de weergegeven bedieningen om door de andere pagina's te bladeren. Er kunnen maximaal 5000 resultaten worden weergegeven.
GFI MailArchiver
1 GFI MailArchiver gebruiken | 13
Schermafbeelding 7: Berichtweergave op smartphone
5. Klik op het onderwerp van een e-mail om de e-mail weer te geven of klik op Bericht weergeven om gerelateerde e-mails weer te geven. OPMERKING In de mobiele gebruikersinterface wordt gezocht in e-mailarchieven. Als u geavanceerde zoek- en bladerfuncties wilt gebruiken, opent u GFI MailArchiver vanaf uw computer.
OPMERKING Via de mobiele gebruikersinterface hebben gebruikers ALLEEN toegang tot hun eigen postvak.
1.5 Toegang tot meerdere postvakken Via het tabblad Archivering kunt u ook bladeren door de gearchiveerde e-mails van andere gebruikers. Van welke gebruikers u de e-mails kunt bekijken, is afhankelijk van de toegang die is verleend met de functie Toegangsbeheer in GFI MailArchiver. OPMERKING De functie Toe te voegen gebruiker zoeken is uitgeschakeld als de aangemelde gebruiker geen toegang heeft tot de postvakken van andere gebruikers of als er geen emails zijn die kunnen worden weergegeven.
GFI MailArchiver
1 GFI MailArchiver gebruiken | 14
Schermafbeelding 8: Toegang tot meerdere postvakken
Ga als volgt te werk om de gearchiveerde e-mails voor een ander postvak te bekijken: 1. Voer in het zoekvak Toe te voegen gebruiker zoeken de naam van het postvak in waarvoor u de emails wilt weergeven. Er verschijnt een lijst met namen die overeenkomen met de ingevoerde naam van de gebruiker waarvan u het postvak kunt bekijken. 2. Selecteer de gebruiker en klik op
naast het zoekveld.
3. Selecteer de zojuist toegevoegde gebruiker in het veld Bladeren door gesprekken voor: . 4. Blader door of zoek de weergegeven e-mails met behulp van de bedieningen.
1.6 GFI MailInsights GFI MailInsights is een rapportagehulpmiddel van GFI MailArchiver dat gebruikmaakt van gearchiveerde e-mails om informatie te kunnen leveren over e-mailgebruik en trends. Gebruik deze functie om management- en HR-rapporten te maken die inzicht geven in gebruik of misbruik van email en bronnen. OPMERKING GFI MailInsights is alleen ingeschakeld voor gebruikers met volledige toegangsrechten.
GFI MailArchiver
1 GFI MailArchiver gebruiken | 15
De beschikbare rapporten zijn: Communicatiestroom: toezicht houden op communicatie tussen gebruikers/groepen binnen de organisatie en daarbuiten. WebMail-gebruik: topgebruikers identificeren die e-mail verzenden met webmailservices. Hiermee identificeert u potentiële gegevenslekken en ongepast e-mailgebruik. E-mailresponstijd: inzicht krijgen in de gemiddelde tijd die gebruikers nodig hebben om interne en externe e-mail te beantwoorden. Opslaggebruik: inzicht krijgen in de invloed van bijlagen op de opslagkosten van e-mail. Gebruik dit rapport om een passend bewaarbeleid te formuleren en de kosten rond het opslaan van e-mail te beheersen. Niet-actieve accounts: een lijst met accounts retourneren die e-mail hebben ontvangen maar deze niet binnen de opgegeven tijd hebben beantwoord. Ongeoorloofde woorden: ongepast taalgebruik in e-mail volgen die het bedrijfsbeleid schendt. Interne spammers: ontdek welke interne gebruikers de neiging hebben te veel ontvangers in de velden Aan, CC en BCC op te nemen. Met dit rapport kunt u achterhalen welke gebruikers dit gedrag vertonen en dit gedrag tot een minimum beperken. Buiten kantooruren: hiermee maakt u een lijst met interne e-mailaccounts met verzendactiviteiten buiten kantooruren. Gebruik dit rapport om te bepalen welke activiteiten u nader wilt onderzoeken. Detectie gegevenslekken: e-mails zoeken met informatie over creditcards, burgerservicenummers (VS) of andere vertrouwelijke documenten en informatie. Baan zoeken: verzonden of ontvangen e-mails zoeken die cv's bevatten of zijn geadresseerd aan banenzoeksites. Woordgroep zoeken: hiermee kunt u bepaalde termen of woordgroepen in gearchiveerde e-mails zoeken. Gebruikersverkeer: het aantal e-mails dat wordt uitgewisseld tussen de geselecteerde gebruikers of groepen en de contactpersonen van deze gebruikers of groepen. 1.6.1 Rapporten genereren Gegenereerde rapporten worden per e-mail verzonden naar de aangemelde gebruiker of naar de gebruiker die is opgegeven in het veld Verzenden naar. Gegenereerde rapporten worden als bijlage in pdf-indeling verzonden. Ga als volgt te werk om een rapport te genereren: 1. Selecteer het tabblad MailInsights en kies het gewenste rapport. 2. Gebruik de beschikbare filters door de waarde te selecteren waarop u wilt filteren. 3. Voer het e-mailadres van de ontvanger in het veld Doorsturen naar in (optioneel). OPMERKING Wanneer u de optie Doorsturen gebruikt, wordt het rapport verzonden naar de gebruiker die het rapport heeft gegenereerd en eventueel naar andere gebruikers die in het veld Doorsturen naar zijn opgegeven.
GFI MailArchiver
1 GFI MailArchiver gebruiken | 16
OPMERKING U kunt meerdere e-mailadressen van elkaar scheiden met een puntkomma (;).
4. Klik op Rapport verzenden onder aan een rapportpagina. 1.6.2 Rapporten plannen U kunt elk MailInsights-rapport zo plannen, dat dit automatisch wordt uitgevoerd. U kunt als volgt een rapport plannen: 1. Klik op het tabblad MailInsights en kies het gewenste rapport. 2. Gebruik de beschikbare filters door de waarde te selecteren waarop u wilt filteren. 3. Klik op Plannen.
Schermafbeelding 9: MailInsights-rapporten plannen
4. Voer in het veld Rapportnaam een betekenisvolle naam in voor uw rapport. 5. Voer het e-mailadres van de ontvanger(s) in het veld Doorsturen naar in (optioneel). 6. Geef in de vervolgkeuzelijst Rapport plannen aan hoe vaak u het rapport wilt uitvoeren. De volgende opties zijn beschikbaar: Dagelijks, Wekelijks of Maandelijks. 7. Geef het tijdstip op in het veld Om. 8. Klik op Rapport opslaan en plannen. 1.6.3 Communicatiestroom Het diagram Communicatiestroom biedt een overzicht van e-mails die worden uitgewisseld tussen geselecteerde gebruikers/groepen en hun contacten.
GFI MailArchiver
1 GFI MailArchiver gebruiken | 17
Schermafbeelding 10: Communicatiestroom in MailInsights
Filter het rapport met de volgende criteria: Tabel 5: Criteria voor het rapport Communicatiestroom
OPTIE
OMSCHRIJVING
Bereik
Geef een datumbereik op of gebruik de standaardinstelling. U kunt alleen datums uit de laatste 6 maanden selecteren.
Rapport voor
Selecteer de Active Directory®-gebruiker of -groep.
Ontvangers
Selecteer Intern, Extern of Alles.
Opnemen
Geef het aantal resultaten op tot een maximum van 1000 ontvangers. Standaardwaarde is Top 20.
GFI MailArchiver
1 GFI MailArchiver gebruiken | 18
Schermafbeelding 11: Rapport Communicatiestroom in MailInsights
Afzenders kunnen een gebruiker zijn of een groep die als enkele eenheid in het midden van het rapport wordt weergegeven. Contacten worden gescheiden door domeinen. Elke domeincluster wordt in een andere kleur weergegeven. Met de randbreedte tussen de knooppunten wordt de sterkte van de e-mailrelatie tussen de verschillende eenheden aangegeven. De tabel onder het diagram toont de volgende informatie:
GFI MailArchiver
1 GFI MailArchiver gebruiken | 19
Tabel 6: Criteria voor het rapport Communicatiestroom
OPTIE
OMSCHRIJVING
E-mail contactpersoon
E-mailadres contactpersoon
Verzonden e-mails
Totaal aantal verzonden e-mails
Ontvangen e-mails
Totaal aantal ontvangen e-mails
Totaal aantal e-mails
Totaal aantal verzonden en ontvangen e-mails
Laatste communicatie
Datum en tijd verzonden/ontvangen e-mail
Raadpleeg voor meer informatie: MailInsights-rapporten genereren MailInsights-rapporten plannen 1.6.4 WebMail-gebruik In het gebied WebMail-gebruik kunt u een rapport genereren dat de interactie tussen interne gebruikers en webmailaccounts weergeeft.
Schermafbeelding 12: MailInsights WebMail-gebruik
Het rapport kan worden gefilterd met de volgende criteria: Tabel 7: Criteria voor het rapport WebMail-gebruik
OPTIE
OMSCHRIJVING
Bereik
Geef een datumbereik op of gebruik de standaardinstelling. U kunt alleen datums uit de laatste 6 maanden selecteren.
Rapport voor
Selecteer de Active Directory®-gebruiker of -groep.
Opnemen
Geef het aantal resultaten op tot een maximum van 1000 ontvangers. De standaardwaarde is Top 20.
GFI MailArchiver
1 GFI MailArchiver gebruiken | 20
Schermafbeelding 13: Rapport WebMail-communicators in MailInsights
Het diagram geeft de totale hoeveelheid verzonden en ontvangen e-mail in de opgegeven periode weer. In het overzichtsgebied boven aan het rapport vindt u de belangrijkste WebMail-providers, met een overzicht van verzonden en ontvangen e-mails per provider. De tabel onder het diagram bevat de volgende informatie: Tabel 8: Criteria voor het rapport WebMail-gebruik
OPTIE
OMSCHRIJVING
Gebruiker
Het e-mailadres van de gebruiker.
Totaal aantal e-mails
Het totaal aantal interne contacten.
Verzonden e-mails
Het totaal aantal verzonden e-mails.
Ontvangen e-mails
Het totaal aantal ontvangen e-mails.
Gemiddeld per dag
Het gemiddeld aantal verzonden en ontvangen e-mails per dag.
Percentage totaal
Het percentage van alle webmail.
GFI MailArchiver
1 GFI MailArchiver gebruiken | 21
OPMERKING Het rapport WebMail-gebruik biedt ondersteuning voor de volgende webmailproviders: Hotmail, Gmail, Yahoo!, Live, AOL, Facebook, Yandex.ru, Seznam.cz, Gawab.com, Gmx.com, Mail.ru, Hushmail.com en Rediff.com.
Raadpleeg voor meer informatie: MailInsights-rapporten genereren MailInsights-rapporten plannen 1.6.5 E-mailresponstijd Het rapport E-mailresponstijd toont hoe lang het duurt voordat medewerkers op hun e-mails reageren.
Schermafbeelding 14: E-mailresponstijd in MailInsights
Filter het rapport met de volgende criteria: Tabel 9: Criteria voor het rapport E-mailresponstijd
OPTIE
OMSCHRIJVING
Bereik
Geef een datumbereik op of gebruik de standaardinstelling (Laatste 7 dagen). U kunt alleen datums uit de laatste 6 maanden selecteren.
Rapport voor
Selecteer de Active Directory®-gebruiker of -groep.
Opnemen
Geef het aantal resultaten op tot een maximum van 1000 ontvangers. De standaardwaarde is Alles.
Sorteervolgorde
Geef de sorteervolgorde op. Opties zijn: Op naam (standaard) Op responstijd
GFI MailArchiver
1 GFI MailArchiver gebruiken | 22
Schermafbeelding 15: Rapport E-mailresponstijd in MailInsights
Het staafdiagram toont gebruikers op de y-as en responstijd in uren op de x-as. Gegevens worden gesorteerd volgens opgegeven criteria. Extra gegevens worden weergegeven in de tabel onder het diagram met de volgende informatie: Tabel 10: Criteria voor het rapport E-mailresponstijd
OPTIE
OMSCHRIJVING
Gebruiker
Naam of e-mailadres van gebruiker
Gemiddelde responstijd
Alle e-mail (uren)
Gemiddelde interne responstijd
Interne e-mail (uren)
Gemiddelde externe responstijd
Externe e-mail (uren)
Raadpleeg voor meer informatie: MailInsights-rapporten genereren MailInsights-rapporten plannen GFI MailArchiver
1 GFI MailArchiver gebruiken | 23
1.6.6 Opslaggebruik Het rapport Opslaggebruik laat zien hoeveel ruimte wordt verbruikt door de verschillende categorieën van bijlagen.
Schermafbeelding 16: Opslaggebruik in MailInsights
Filter het rapport met de volgende criteria: Tabel 11: Criteria voor het rapport Opslaggebruik
OPTIE
OMSCHRIJVING
Bereik
Geef een datumbereik op of gebruik de standaardinstelling (Deze maand). U kunt alleen datums uit de laatste 6 maanden selecteren.
Rapport voor
Selecteer Iedereen (standaard), Active Directory®-gebruiker of -groep.
GFI MailArchiver
1 GFI MailArchiver gebruiken | 24
Schermafbeelding 17: Rapport Opslaggebruik in MailInsights
Het diagram bestaat uit staven die verschillende categorieën van bijlagen voorstellen. De x-as van het diagram toont verschillende labels van grootten en de y-as toont de grootte van de bijlage. OPMERKING De categorieën van bijlagen voor het rapport Opslaggebruik zijnAccepted Afbeeldingen, Documenten, Muziek, Video's en Overig.
De tabel onder het diagram bevat de volgende extra informatie: Tabel 12: Criteria voor het rapport Opslaggebruik
OPTIE
OMSCHRIJVING
Datum
De datum waarop de e-mail is ontvangen.
Totale grootte (kB)
De totale grootte van de bijlage.
Afbeeldingsgrootte (kB)
De totale grootte van de bijlage voor de categorie Afbeeldingen.
GFI MailArchiver
1 GFI MailArchiver gebruiken | 25
OPTIE
OMSCHRIJVING
Documentgrootte (kB)
De totale grootte van de bijlage voor de categorie Documenten.
Muziekgrootte (kB)
De totale grootte van de bijlage voor de categorie Muziek.
Videogrootte (kB)
De totale grootte van de bijlage voor de categorie Video's.
Overige grootten (kB)
De totale grootte van de bijlage voor de categorie Overig.
Raadpleeg voor meer informatie: MailInsights-rapporten genereren MailInsights-rapporten plannen 1.6.7 Niet-actieve accounts In het gebied Niet-actieve accounts kunt u een rapport genereren met de interne accounts die niet meer actief zijn.
Schermafbeelding 18: Niet-actieve accounts in MailInsights
Filter het rapport met de volgende criteria: Tabel 13: Criteria voor het rapport Niet-actieve accounts
OPTIE
OMSCHRIJVING
Bereik
Geef een datumbereik op of gebruik de standaardinstelling (Laatste 30 dagen). U kunt alleen datums uit de laatste 6 maanden selecteren.
GFI MailArchiver
1 GFI MailArchiver gebruiken | 26
Schermafbeelding 19: Rapport Niet-actieve accounts
OPMERKING Een niet-actieve account is een account die binnen het datumbereik e-mails heeft ontvangen maar geen e-mails heeft verzonden.
Met het rapport wordt een lijst met de niet-actieve accounts geretourneerd. Raadpleeg voor meer informatie: MailInsights-rapporten genereren MailInsights-rapporten plannen 1.6.8 Ongeoorloofde woorden In het gebied Ongeoorloofde woorden kunt u een rapport maken dat ongeoorloofd taalgebruik in emails identificeert. Ongeoorloofde woorden kunnen seksistische woorden, racistische woorden of scheldwoorden zijn.
GFI MailArchiver
1 GFI MailArchiver gebruiken | 27
Schermafbeelding 20: Ongeoorloofde woorden in MailInsights
Filter het rapport met de volgende criteria: Tabel 14: Criteria voor het rapport Ongeoorloofde woorden
OPTIE
OMSCHRIJVING
Bereik
Geef een datumbereik op of gebruik de standaardinstelling (Vandaag). U kunt alleen datums uit de laatste 6 maanden selecteren.
Ontvangers
Selecteer Alles, Alleen intern, Alleen extern.
Schermafbeelding 21: Rapport Ongeoorloofde woorden in MailInsights
GFI MailArchiver
1 GFI MailArchiver gebruiken | 28
OPMERKING Als het rapport Ongeoorloofde woorden meer dan 1500 rijen bevat, wordt het rapport gegenereerd in de .xls-indeling.
Rapportgegevens worden in de tabel weergegeven met de volgende informatie: Tabel 15: Criteria voor het rapport Ongeoorloofde woorden
OPTIE
OMSCHRIJVING
Datum/tijd
E-maildatum en -tijd
Afzender
E-mailadres afzender
Onderwerp
Onderwerp e-mail
Raadpleeg voor meer informatie: MailInsights-rapporten genereren MailInsights-rapporten plannen 1.6.9 Interne spammers Met het rapport Interne spammers kunt u een lijst genereren met de interne e-mailaccounts waarvan de e-mails een groot aantal ontvangers bevatten. In dit rapport worden de ontvangers in de velden Aan, CC en BCC meegerekend.
Schermafbeelding 22: Interne spammers voor MailInsights
Filter het rapport met de volgende criteria:
GFI MailArchiver
1 GFI MailArchiver gebruiken | 29
Tabel 16: Criteria voor het rapport Interne spammers
OPTIE
OMSCHRIJVING
Bereik
Geef een datumbereik op of gebruik de standaardinstelling (Laatste 30 dagen). U kunt alleen datums uit de laatste 6 maanden selecteren.
Opnemen
Geef het aantal e-mailaccounts op dat u wilt opnemen (maximaal 1000 gebruikers).
Schermafbeelding 23: Rapport Interne spammers voor MailInsights
Rapportgegevens worden in de tabel weergegeven met de volgende informatie: Tabel 17: Criteria voor het rapport Interne spammers
OPTIE
OMSCHRIJVING
Gebruikersnaam
De naam of het e-mailadres van de gebruiker.
GFI MailArchiver
1 GFI MailArchiver gebruiken | 30
OPTIE
OMSCHRIJVING
Gemiddeld aantal ontvangers
Het gemiddeld aantal ontvangers dat gedurende de opgegeven periode e-mail van de afzender heeft ontvangen.
Raadpleeg voor meer informatie: MailInsights-rapporten genereren MailInsights-rapporten plannen 1.6.10 Buiten kantooruren Gebruik dit rapport om te achterhalen welke interne gebruikers e-mails buiten kantooruren verzenden.
Schermafbeelding 24: Buiten kantooruren voor MailInsights
Filter het rapport met de volgende criteria: GFI MailArchiver
1 GFI MailArchiver gebruiken | 31
Tabel 18: Criteria voor het rapport Buiten kantooruren
OPTIE
OMSCHRIJVING
Rapport voor
Hier kunt u aangeven op wie dit rapport van toepassing is. U kunt het rapport uitvoeren voor alle werknemers (standaardinstelling) of voor een Active Directory®-groep.
Opnemen
Geef het aantal resultaten op dat u wilt weergeven (maximaal 1000 ontvangers). De standaardinstelling is 50.
Bereik
Geef een datumbereik op of gebruik de standaardinstelling (Deze maand). U kunt alleen datums uit de laatste 6 maanden selecteren.
Kantooruren
Voer het tijdsbereik in volgens de normale werkuren van uw organisatie.
Werkweek
Selecteer de werkdagen voor uw organisatie. Aangevinkte dagen worden gezien als normale kantooruren.
Nietwerkdagen
Gebruik de agenda om niet-werkdagen voor datums in het verleden en datums in de toekomst te definiëren. De geselecteerde datums verschijnen in het venster dat wordt weergegeven. Voorbeelden van niet-werkdagen zijn nationale feestdagen en dagen waarop het bedrijf is gesloten. BELANGRIJK Deze instellingen worden alleen opgeslagen als het rapport foutloos wordt gegenereerd. Als u de pagina verlaat voordat het rapport is gegenereerd, gaan alle instellingen verloren. OPMERKING Als u op de knop Alle datums wissen klikt, worden de datums verwijderd die u voor alle jaren hebt geconfigureerd.
In de volgende voorbeelden wordt de werking van het rapport in standaardscenario's uitgelegd. Scenario 1: Een organisatie met een werkweek van maandag tot en met vrijdag, met een begin- en eindtijd op dezelfde dag, bijvoorbeeld van 9:00 uur tot 18:00 uur.
In het rapport worden de e-mails opgenomen die van maandag tot en met vrijdag tussen 18:00 uur en 9.00 uur en op zaterdag en zondag de hele dag zijn verzonden. Scenario 2: Een organisatie met een werkweek van maandag tot en met vrijdag. De begin- en eindtijd liggen niet op dezelfde dag, bijvoorbeeld van 20:00 uur tot 5:00 uur.
In dit geval zal het rapport alle e-mails bevatten die van maandag tot en met vrijdag tussen 5:00 uur en 20:00 uur en op zaterdag en zonder de hele dag zijn verzonden. E-mail die op zaterdag tussen 0:00 en 5:00 uur zijn verzonden, worden niet meegerekend, omdat deze worden gezien als e-mails die binnen normale werkuren worden verzonden. Scenario 3: Een organisatie met een werkweek van maandag tot en met vrijdag. De begin- en eindtijd liggen niet op dezelfde dag en woensdag is een vrije dag.
GFI MailArchiver
1 GFI MailArchiver gebruiken | 32
In het rapport worden de e-mails opgenomen die van maandag tot en met vrijdag tussen 5:00 uur en 20:00 zijn verzonden, e-mails die op zaterdag en zondag zijn verzonden en alle e-mails die op woensdag van 0:00 tot 0:00 zijn verzonden.
Schermafbeelding 25: Rapport Buiten kantooruren voor MailInsights
De resultaten van het gegenereerde rapport worden in een horizontaal staafdiagram weergegeven. In het overzicht boven het diagram ziet u de top 3 van gebruikers die de meeste e-mails buiten kantooruren hebben verzonden. Extra gegevens worden weergegeven in de tabel onder het diagram met de volgende informatie: GFI MailArchiver
1 GFI MailArchiver gebruiken | 33
Tabel 19: Criteria voor het rapport Buiten kantooruren
OPTIE
OMSCHRIJVING
E-mail
E-mailadres van gebruiker
Aantal verzonden e-mails
Aantal verzonden e-mails buiten kantooruren
Raadpleeg voor meer informatie: MailInsights-rapporten genereren MailInsights-rapporten plannen 1.6.11 Detectie gegevenslekken Met dit rapport kunt u de e-mails zoeken die mogelijk gevoelige gegevens bevatten. Hiermee worden verzonden of ontvangen e-mails gezocht die de volgende gegevens bevatten: Creditcardnummers (VISA, Mastercard, American Express, Diner’s Club, Discover) Burgerservicenummers (VS) Vertrouwelijke documenten en informatie OPMERKING Met het rapport worden zowel de verzonden als de ontvangen e-mails voor de geselecteerde gebruiker geanalyseerd.
Schermafbeelding 26: MailInsights-rapport Detectie gegevenslekken
Filter het rapport met de volgende criteria:
GFI MailArchiver
1 GFI MailArchiver gebruiken | 34
Tabel 20: Criteria voor het rapport Detectie gegevenslekken
OPTIE
OMSCHRIJVING
Bereik
Geef een datumbereik op of gebruik standaardinstelling (Laatste 3 maanden). U kunt alleen datums uit de laatste 6 maanden selecteren.
Rapport voor
Hier kunt u aangeven op wie dit rapport van toepassing is. U kunt het rapport uitvoeren voor alle werknemers (standaardinstelling) of voor een Active Directory®-gebruiker of -groep.
Ontvangers
Interne ontvangers, externe ontvangers of beide. De standaardwaarde is Beide.
Schermafbeelding 27: MailInsights-rapport Detectie gegevenslekken
De resultaten van het gegenereerde rapport worden gesorteerd op datum in oplopende volgorde in een tabel weergegeven. In het rapportoverzicht boven de tabel ziet u de top 3 van afzenders. De tabel bevat de volgende informatie: Tabel 21: Criteria voor het rapport Detectie gegevenslekken
OPTIE
OMSCHRIJVING
Datum
De datum en tijd van de e-mail.
Afzender
Het e-mailadres van de afzender.
Onderwerp
Het onderwerp van de e-mail. OPMERKING In de kolom met het onderwerp vindt u een koppeling naar de gevonden e-mail.
Type lek
Voorbeelden van typen lekken: Creditcards, burgerservicenummers, vertrouwelijke gegevens, medische gegevens OPMERKING Worden er meerdere typen lekken gevonden, wordt alleen het eerste type lek weergegeven.
Raadpleeg voor meer informatie: MailInsights-rapporten genereren MailInsights-rapporten plannen
GFI MailArchiver
1 GFI MailArchiver gebruiken | 35
1.6.12 Baan zoeken Gebruik dit rapport om te achterhalen welke interne gebruikers e-mails uitwisselen met banenzoeksites. Hiermee worden verzonden of ontvangen e-mails gezocht die cv's bevatten. OPMERKING Met het rapport worden zowel de verzonden als de ontvangen e-mails voor de geselecteerde gebruiker geanalyseerd.
Schermafbeelding 28: MailInsights-rapport Baan zoeken
Filter het rapport met de volgende criteria: Tabel 22: Criteria voor het rapport Baan zoeken
OPTIE
OMSCHRIJVING
Bereik
Geef een datumbereik op of gebruik de standaardinstelling (Deze maand). U kunt alleen datums uit de laatste 6 maanden selecteren.
Rapport voor
Hier kunt u aangeven op wie dit rapport van toepassing is. U kunt het rapport uitvoeren voor alle werknemers (standaardinstelling) of voor een Active Directory®-gebruiker of -groep.
Domeinen
De lijst met domeinen in dit gedeelte wordt aan de zoekcriteria van het rapport toegevoegd. U kunt domeinen toevoegen door de URL in het beschikbare veld te typen en vervolgens op
te klikken. Als u
een domein wilt verwijderen, klikt u op . Met Alles wissen verwijdert u alle weergegeven URL's. De standaardlijst met banenzoeksites bevat de volgende sites: Monster.com, Jobster.com, jobcentral.com, hotjobs.yahoo.com, careerbuilder.com, indeed.com, simplyhired.com, jobing.com, reed.co.uk, jobsearch.co.uk, monster.co.uk, totaljobs.com, fish4.co.uk en cityjobs.com.
GFI MailArchiver
1 GFI MailArchiver gebruiken | 36
Schermafbeelding 29: MailInsights-rapport Baan zoeken
De resultaten van het gegenereerde rapport worden gesorteerd op datum in oplopende volgorde in een tabel weergegeven. In het rapportoverzicht boven de tabel ziet u de top 3 van gebruikers die emails met banenzoekdomeinen hebben uitgewisseld. De tabel bevat de volgende informatie: Tabel 23: Criteria voor het rapport Baan zoeken
OPTIE
OMSCHRIJVING
Datum
De datum en tijd van de e-mail.
Afzender
Het e-mailadres van de afzender.
Onderwerp
Het onderwerp van de e-mail. OPMERKING In de kolom met het onderwerp vindt u een koppeling naar de gevonden e-mail.
Raadpleeg voor meer informatie: MailInsights-rapporten genereren MailInsights-rapporten plannen 1.6.13 Woordgroep zoeken Met het rapport Woordgroep zoeken kunt u bepaalde termen of woordgroepen in gearchiveerde emails zoeken. Met het rapport worden query's uitgevoerd op de volledige berichttekst van e-mails om de opgegeven termen te zoeken, waarna de resultaten als cirkeldiagram of als grafiek met een gestapelde lijn worden weergegeven.
GFI MailArchiver
1 GFI MailArchiver gebruiken | 37
OPMERKING Met het rapport worden de woordgroepen in zowel de verzonden als de ontvangen emails voor de geselecteerde gebruiker of groep gezocht.
Schermafbeelding 30: MailInsights-rapport Woordgroep zoeken
Filter het rapport met de volgende criteria: Tabel 24: Criteria voor het rapport Woordgroep zoeken
OPTIE
OMSCHRIJVING
Bereik
Geef een datumbereik op of gebruik de standaardinstelling (Deze maand). U kunt alleen datums uit de laatste 6 maanden selecteren.
Rapport voor
Hier kunt u aangeven op wie dit rapport van toepassing is. U kunt het rapport uitvoeren voor alle werknemers (standaardinstelling) of voor een Active Directory®-gebruiker of -groep.
Diagramtype
U kunt kiezen tussen een cirkeldiagram en een grafiek met een gestapelde lijn. In het cirkeldiagram wordt het totale percentage e-mails weergegeven voor de gevonden resultaten. In de grafiek met een gestapelde lijn wordt het aantal e-mails weergegeven dat elke dag is verzonden.
Woordgroepen
Woordgroepen kunnen uit één of meer woorden bestaan. Gebruik dubbele aanhalingstekens (") als u exacte woordgroepen wilt zoeken. Voer woorden zonder aanhalingstekens in als u alle ingevoerde woorden wilt zoeken. Omdat u maximaal 10 woordgroepen kunt invoeren, blijft het aantal gebruikte systeembronnen beperkt en neemt het uitvoeren van het rapport niet te veel tijd in beslag.
GFI MailArchiver
1 GFI MailArchiver gebruiken | 38
Schermafbeelding 31: MailInsights-rapport Woordgroep zoeken
De resultaten van het gegenereerde rapport worden gesorteerd op datum in oplopende volgorde in een tabel weergegeven. In het rapportoverzicht boven de tabel ziet u het totaal aantal e-mails en het totaal aantal e-mails dat overeenkomt met een woordgroep. De tabel bevat de volgende informatie: Tabel 25: Criteria voor het rapport Woordgroep zoeken
OPTIE
OMSCHRIJVING
Datum
De datum en tijd van de e-mail.
Afzender
Het e-mailadres van de afzender.
Onderwerp
Het onderwerp van de e-mail. OPMERKING In de kolom met het onderwerp vindt u een koppeling naar de gevonden e-mail.
Woordgroep
De woordgroep die deel uitmaakte van de zoekopdracht.
Raadpleeg voor meer informatie: MailInsights-rapporten genereren MailInsights-rapporten plannen 1.6.14 Rapport Gebruikersverkeer De grafiek Gebruikersverkeer biedt een overzicht van het aantal e-mails dat wordt uitgewisseld tussen de geselecteerde gebruikers of groepen en de contactpersonen van deze gebruikers of
GFI MailArchiver
1 GFI MailArchiver gebruiken | 39
groepen. Daarnaast bevat deze grafiek alle unieke e-mailadressen van de verzonden en ontvangen emails.
Schermafbeelding 32: Gebruikersverkeer in MailInsights
Filter het rapport met de volgende criteria: Tabel 26: Criteria voor het rapport Gebruikersverkeer in MailInsights
OPTIE
OMSCHRIJVING
Bereik
Geef een datumbereik op of gebruik de standaardinstelling. U kunt alleen datums uit de laatste 6 maanden selecteren.
Rapport voor
Selecteer de Active Directory®-gebruiker of -groep.
GFI MailArchiver
1 GFI MailArchiver gebruiken | 40
Schermafbeelding 33: Rapport Gebruikersverkeer in MailInsights
Het geselecteerde postvak kan van een gebruiker of groep zijn (dit wordt boven aan het rapport weergegeven). De verschillende kleuren geven aan waarvan de e-mails afkomstig zijn (verzonden, ontvangen, interne, inkomende of uitgaande e-mails). De tabel onder het diagram toont de volgende informatie: Tabel 27: Criteria voor het rapport Gebruikersverkeer
OPTIE
OMSCHRIJVING
E-mailadres
E-mailadres contactpersoon
Verzonden
Totaal aantal verzonden e-mails
Ontvangen
Totaal aantal ontvangen e-mails
Intern
Totaal aantal verzonden en ontvangen e-mails
Inkomend
Totaal aantal inkomende e-mails.
Uitgaand
Totaal aantal uitgaande e-mails.
Raadpleeg voor meer informatie: MailInsights-rapporten genereren MailInsights-rapporten plannen
GFI MailArchiver
1 GFI MailArchiver gebruiken | 41
1.7 Gebruikersvoorkeuren wijzigen 1. Klik op de gebruikersnaam die in de rechterbovenhoek van het scherm wordt weergegeven.
Schermafbeelding 34: Voorkeuren gebruikersprofiel
2. Selecteer in de vervolgkeuzelijst Taalopties de taal die u wilt weergeven. 3. Geef in het gebied Maximale paginagrootte aan hoeveel e-mails per pagina kunnen worden weergeven. 4. Wijzig de datum-/tijdnotatie voor controlerapporten in het gebied Datum-/tijdnotatie in controlerapporten (alleen beschikbaar als u bent aangemeld als beheerder). 5. Klik op Opslaan.
GFI MailArchiver
1 GFI MailArchiver gebruiken | 42
2 E-mailclienttoegang configureren U kunt GFI MailArchiver met verschillende e-mailclients en technologieën integreren zodat gebruikers vanaf verschillende locaties (zowel op kantoor als onderweg) toegang kunnen krijgen tot hun gearchiveerde e-mails. Op de pagina E-mailclienttoegang kunt u het volgende doen: GFI MailArchiver Outlook Connector downloaden. Dit is een Microsoft Outlook®-invoegtoepassing waarmee gebruikers hun gearchiveerde e-mails op hun Microsoft Outlook-client kunnen bekijken. GFI MailArchiver Outlook Addon downloaden. Dit is een hulpprogramma waarmee gebruikers handmatig e-mails kunnen archiveren die in hun Microsoft Outlook®-omgeving zijn opgeslagen. Een IMAP-account in de gewenste e-mailclient configureren om gearchiveerde e-mails te bekijken in de postvakken waartoe u toegang hebt. In dit hoofdstuk:
2.1 GFI MailArchiver Outlook Connector installeren Met GFI MailArchiver Outlook Connector kunnen gebruikers hun Microsoft Outlook®-mappen synchroniseren met de gegevens die in GFI MailArchiver zijn gearchiveerd. 1. Open GFI MailArchiver. 2. Klik op het tabblad E-mailclienttoegang. 3. Klik op het tabblad Outlook Connector. 4. Selecteer een van de beschikbare koppelingen voor de downloadopties om GFI MailArchiver Outlook Connector te downloaden. In het volgende overzicht vindt u de beschikbare opties. Tabel 28: GFI MailArchiver Outlook Connector-versies
OPTIE
OMSCHRIJVING
Outlook Connector (32-bits Outlook)
Hiermee kunt u GFI MailArchiver Outlook Connector downloaden voor de 32-bits versie van Microsoft Outlook.
Outlook Connector (64-bits Outlook)
Hiermee kunt u GFI MailArchiver Outlook Connector downloaden voor de 64-bits versie van Microsoft Outlook.
5. Dubbelklik op het bestand en volg de instructies in de wizard om het programma te installeren. 6. Als u wilt controleren of de installatie correct is uitgevoerd, kijkt u of in Microsoft Outlook een nieuwe map met de naam GFI MailArchiver-postvak is gemaakt. OPMERKING Raadpleeg voor meer informatie over het gebruik van GFI MailArchiver Outlook Connector de handleiding van GFI MailArchiver Outlook Connector die u kunt vinden op http://www.gfi.com/mar/manual/.
2.2 GFI MailArchiver Outlook Addon downloaden en installeren U kunt GFI MailArchiver Outlook Addon downloaden via de webinterface van GFI MailArchiver.
GFI MailArchiver
2 E-mailclienttoegang configureren | 43
BELANGRIJK U kunt GFI MailArchiver Outlook Addon niet downloaden als Handmatig archiveren is uitgeschakeld. Raadpleeg voor meer informatie Archiveringsmethode configureren.
1. Open GFI MailArchiver. 2. Klik op het tabblad E-mailclienttoegang. 3. Klik in het gedeelte Handmatig archiveren op Outlook Addon downloaden. 4. Dubbelklik op het gedownloade bestand en volg de instructies in de wizard om het programma te installeren. OPMERKING De installatie is geslaagd als de werkbalk van GFI MailArchiver Outlook Addon wordt weergegeven in Microsoft Outlook®.
2.3 GFI MailArchiver IMAP-clienttoegang configureren GFI MailArchiver biedt ondersteuning voor een aantal e-mailclients die IMAP gebruiken om gearchiveerde e-mailberichten vanuit de archieven naar de e-mailclient over te brengen. Via een van de volgende ondersteunde e-mailclients kunnen gebruikers een alleen-lezen weergave van hun gearchiveerde e-mails bekijken: E-mailtoepassing voor Android Apple Mail E-mailtoepassing in iOS5 Microsoft Outlook® 2003 Microsoft Outlook® 2007 Microsoft Outlook® 2010 Microsoft Outlook® 2011 voor Mac Mozilla Thunderbird Windows® Live Mail OPMERKING IMAP (Internet Message Access Protocol) is een internetprotocol voor het ophalen van email. De eerste keer dat u IMAP inschakelt, kan het even duren voordat de synchronisatie tussen uw e-mailclient en GFI MailArchiver is voltooid en de gearchiveerde e-mails zijn opgehaald.
Gedeelde postvakken weergeven Als gebruiker met toegang tot de postvakken van andere gebruikers kunt u met uw IMAP-account de gedeelde postvakken bekijken waartoe u toegang hebt. Als u dit wilt doen, moet u voor elk gedeeld
GFI MailArchiver
2 E-mailclienttoegang configureren | 44
postvak een nieuw account configureren. Volg de instructies voor het maken van een nieuw IMAPclientaccount in de gewenste e-mailclient. Hierbij moet u uw gebruikersnaam echter in de volgende indeling invoeren:
In dit hoofdstuk:
2.3.1 IMAP configureren voor Android Volg deze instructies om IMAP te configureren voor Android: OPMERKING Voor de volgende configuratie is een internetverbinding nodig.
1. Start de e-mailclient en selecteer de optie voor het maken van een nieuw IMAP-e-mailaccount. 2. Configureer de volgende instellingen voor de server voor inkomende e-mail: OPTIE
WAARDE
E-mailadres:
(volledig e-mailadres)
Wachtwoord:
(uw wachtwoord)
3. Voer in de modus voor handmatige configuratie de volgende gegevens in: OPTIE
WAARDE
Aanmeldingsnaam:
(volledig e-mailadres)
Wachtwoord:
(uw wachtwoord)
IMAP-server:
(IMAP-servernaam)
Poort:
Gebruik het standaardpoortnummer 44143 of het poortnummer dat u van uw systeembeheerder hebt ontvangen.
Beveiligingstype:
Selecteer het beveiligingstype dat u van uw systeembeheerder hebt ontvangen. OPMERKING Als Beveiligingstype is ingesteld op Geen, is uw verbinding met de IMAP-server niet versleuteld.
4. Nadat u de IMAP-configuratieparameters hebt ingevoerd, worden de instellingen voor inkomende email op uw apparaat gecontroleerd. 5. Voer de serverinstellingen voor uitgaande e-mail in die u van uw systeembeheerder hebt ontvangen als u hierom wordt gevraagd. Op het apparaat worden uw instellingen voor uitgaande e-mail gecontroleerd.
GFI MailArchiver
2 E-mailclienttoegang configureren | 45
OPMERKING De configuratie-instellingen zijn afhankelijk van de versie van het Androidbesturingssysteem die u gebruikt. Raadpleeg de documentatie die bij uw apparaat is geleverd voor meer informatie over het instellen van een nieuw IMAP-account.
2.3.2 IMAP configureren in Apple Mail 3.0 Volg deze instructies om IMAP te configureren in Apple Mail 3.0: OPMERKING Voor de volgende configuratie is een internetverbinding nodig.
1. Klik op Mail > Voorkeuren.... 2. Klik op het tabblad Accounts op de knop + om een nieuw account toe te voegen. 3. Voer de volgende gegevens in: OPTIE
WAARDE
Volledige naam:
(uw naam)
E-mailadres:
(volledig e-mailadres)
Wachtwoord:
(uw wachtwoord)
4. Klik op Ga door. 5. Voer de volgende gegevens in voor Server inkomende post: OPTIE
WAARDE
Accounttype:
Selecteer IMAP.
Beschrijving
Voer de accountbeschrijving in.
Server inkomende post:
imap.gfi.com
Gebruikersnaam:
(volledig e-mailadres)
Wachtwoord:
(uw wachtwoord)
6. Klik op Ga door om het scherm Beveiliging inkomende post weer te geven. 7. Selecteer Gebruik SSL (Secure Sockets Layer) om verbinding met GFI MailArchiver te maken via een versleutelde verbinding. OPMERKING Als SSL niet is ingeschakeld, wordt de verbinding niet versleuteld.
8. Voer de volgende gegevens in voor Server uitgaande post: OPTIE
WAARDE
Server uitgaande post:
smtp.gfi.com
Gebruik verificatie:
geselecteerd
Gebruikersnaam:
(gebruikersnaam)
Wachtwoord:
(uw wachtwoord)
GFI MailArchiver
2 E-mailclienttoegang configureren | 46
9. Klik op Ga door. 10. Bekijk de samenvatting van het account en klik op Maak. 11. Selecteer het account dat u zojuist hebt gemaakt. 12. Voer de volgende gegevens in op het tabblad Geavanceerd: OPTIE
WAARDE
Poort
Gebruik het standaardpoortnummer 44143 of het poortnummer dat u van uw systeembeheerder hebt ontvangen.
Gebruik SSL
Selecteer deze optie om verbinding met GFI MailArchiver te maken via een versleutelde verbinding.
2.3.3 IMAP configureren in iOS5 Volg deze instructies om IMAP te configureren in iOS5: OPMERKING Voor de volgende configuratie is een internetverbinding nodig.
1. Tik op Instellingen en selecteer E-mail, contacten, agenda's. 2. Tik in het gedeelte Accounts op Voeg account toe. 3. Selecteer Anders in de lijst. 4. Selecteer Voeg mailaccount toe en voer de volgende gegevens in: OPTIE
WAARDE
Naam:
(uw naam)
E-mail:
(volledig e-mailadres)
Wachtwoord:
(uw wachtwoord)
Beschrijving:
(betekenisvolle beschrijving)
5. Tik op Volgende. Op het apparaat wordt verbinding met internet gemaakt en wordt uw account gecontroleerd. 6. Selecteer IMAP en voer de volgende gegevens in: DETAILS SERVER INKOMENDE POST:
WAARDE
Hostnaam:
(IMAP-servernaam)
Gebruikersnaam:
(volledig e-mailadres)
Wachtwoord:
(uw wachtwoord)
DETAILS SERVER UITGAANDE POST:
WAARDE
Hostnaam:
(SMTP-servernaam)
Gebruikersnaam:
(gebruikersnaam)
Wachtwoord:
(uw wachtwoord)
OPMERKING De gegevens voor de server voor uitgaande e-mail ontvangt u van uw systeembeheerder.
GFI MailArchiver
2 E-mailclienttoegang configureren | 47
7. Tik op Volgende. Als er een fout verschijnt dat u geen verbinding kunt maken via SSL, tikt u op Ja om door te gaan zonder SSL. Tik vervolgens op Bewaar. OPMERKING Nadat u het nieuwe e-mailaccount hebt opgeslagen, kunt u SSL configureren. Als SSL niet is ingeschakeld, wordt de verbinding niet versleuteld.
8. Ga naar E-mail, contacten, agenda's en zoek in het gedeelte Accounts het account dat u hebt gemaakt. 9. Tik op de accountnaam en blader naar Geavanceerd. 10. Wijzig onder Inkomend-instellingen het nummer van de serverpoort in standaardpoortnummer 44143 of het poortnummer dat u van uw systeembeheerder hebt ontvangen. 11. Tik op Gebruik SSL om de functie in te schakelen. 12. Tik op Volgende. De ingevoerde gegevens worden gecontroleerd. 2.3.4 IMAP configureren in Microsoft Outlook® 2003 1. Start Outlook ®. 2. Klik in het menu Extra op E-mailaccounts. 3. Klik onder E-mailaccounts op Een nieuwe e-mailaccount toevoegen en klik op Volgende. 4. Klik op IMAP als het accounttype dat u wilt maken en klik op Volgende. 5. Voer de volgende gegevens in het gedeelte Gebruikersgegevens in: OPTIE
WAARDE
Uw naam:
(uw naam)
E-mailadres:
(volledig e-mailadres)
6. Voer de volgende gegevens in het gedeelte Servergegevens in: OPTIE
WAARDE
Inkomende e-mail (IMAP):
(IMAP-servernaam)
Uitgaande e-mail (SMTP):
(de SMTP-servernaam die u van uw systeembeheerder hebt ontvangen)
7. Voer de volgende gegevens in het gedeelte Aanmeldingsgegevens in: OPTIE
WAARDE
Gebruikersnaam:
(volledig e-mailadres)
Wachtwoord:
(uw wachtwoord)
8. Klik op Meer instellingen > Geavanceerd en voer de volgende gegevens in: OPTIE
WAARDE
Inkomende e-mail (IMAP):
Gebruik het standaardpoortnummer 44143 of het poortnummer dat u van uw systeembeheerder hebt ontvangen.
Voor deze server is een versleutelde verbinding vereist
Selecteer deze optie om verbinding te maken via een versleutelde verbinding.
GFI MailArchiver
2 E-mailclienttoegang configureren | 48
OPMERKING Als SSL niet is ingeschakeld, wordt de verbinding niet versleuteld.
9. Als u de configuratiegegevens hebt ingevoerd, klikt u op Volgende. Klik vervolgens op Voltooien. 2.3.5 IMAP configureren in Microsoft Outlook® 2007 1. Start Outlook ®. 2. Klik in het menu Extra op Opties. 3. Klik op het tabblad E-mailinstellingen op E-mailaccounts. 4. Klik op Nieuw. 5. In het dialoogvenster Automatische accountconfiguratie selecteert u Serverinstellingen of extra servertypen handmatig configureren. Klik op Volgende. 6. Klik op Internet-e-mail en klik op Volgende. 7. Voer de volgende gegevens in het gedeelte Gebruikersgegevens in: OPTIE
WAARDE
Uw naam:
(uw naam)
E-mailadres:
(volledig e-mailadres)
8. Voer de volgende gegevens in het gedeelte Servergegevens in: OPTIE
WAARDE
Accounttype:
IMAP
Server voor inkomende e-mail:
(IMAP-servernaam)
Uitgaande e-mail (SMTP):
(de SMTP-servernaam die u van uw systeembeheerder hebt ontvangen)
9. Voer de volgende gegevens in het gedeelte Aanmeldingsgegevens in: OPTIE
WAARDE
Gebruikersnaam:
(volledig e-mailadres)
Wachtwoord:
(uw wachtwoord)
10. Klik op Meer instellingen > Geavanceerd en voer de volgende gegevens in: OPTIE
WAARDE
Inkomende e-mail (IMAP):
Gebruik het standaardpoortnummer 44143 of het poortnummer dat u van uw systeembeheerder hebt ontvangen.
Gebruik het volgende type versleutelde verbinding:
Selecteer het versleutelingstype dat u van uw systeembeheerder hebt ontvangen. OPMERKING Accepteer het beveiligingscertificaat als u hierom wordt gevraagd.
OPMERKING Als Geen als het versleutelingstype is geselecteerd, wordt de verbinding niet versleuteld.
11. Als u de configuratiegegevens hebt ingevoerd, klikt u op Volgende. Klik vervolgens op Voltooien. GFI MailArchiver
2 E-mailclienttoegang configureren | 49
2.3.6 IMAP configureren in Microsoft Outlook® 2010 1. Start Outlook ®. 2. Klik in het menu Bestand op Info en klik vervolgens op Accountinstellingen. 3. Selecteer Accountinstellingen in de lijst. 4. Klik op het tabblad E-mail op Nieuw. 5. Schakel het selectievakje Serverinstellingen of extra servertypen handmatig configureren in en klik op Volgende. 6. Klik op Internet-e-mail en klik op Volgende. 7. Voer de volgende gegevens in het gedeelte Gebruikersgegevens in: OPTIE
WAARDE
Uw naam:
(uw naam)
E-mailadres:
(volledig e-mailadres)
8. Voer de volgende gegevens in het gedeelte Servergegevens in: OPTIE
WAARDE
Accounttype:
IMAP
Server voor inkomende e-mail:
(IMAP-servernaam)
Uitgaande e-mail (SMTP):
(de SMTP-servernaam die u van uw systeembeheerder hebt ontvangen)
9. Voer de volgende gegevens in het gedeelte Aanmeldingsgegevens in: OPTIE
WAARDE
Gebruikersnaam:
(volledig e-mailadres)
Wachtwoord:
(uw wachtwoord)
10. Klik op Meer instellingen > Geavanceerd en voer de volgende gegevens in: OPTIE
WAARDE
Inkomende e-mail (IMAP):
Gebruik het standaardpoortnummer 44143 of het poortnummer dat u van uw systeembeheerder hebt ontvangen.
Gebruik het volgende type versleutelde verbinding:
Selecteer het versleutelingstype dat u van uw systeembeheerder hebt ontvangen. OPMERKING Accepteer het beveiligingscertificaat als u hierom wordt gevraagd.
OPMERKING Als Geen als het versleutelingstype is geselecteerd, wordt de verbinding niet versleuteld.
11. Als u de configuratiegegevens hebt ingevoerd, klikt u op Volgende. Klik vervolgens op Voltooien. 2.3.7 IMAP configureren in Outlook® 2011 voor Mac Volg deze instructies om IMAP te configureren in Outlook® 2011 voor mac: 1. Open Outlook® 2011.
GFI MailArchiver
2 E-mailclienttoegang configureren | 50
2. Klik in het welkomstscherm van Outlook® op Account toevoegen. Klik anders op Extra > Accounts en klik op + in de menubalk. 3. Klik op E-mailaccount. 4. Voer de volgende gegevens in: OPTIE
WAARDE
E-mailadres:
(volledig e-mailadres)
Wachtwoord:
(uw wachtwoord)
Gebruikersnaam:
(volledig e-mailadres)
Type:
Selecteer IMAP.
Inkomende e-mail:
(IMAP-servernaam)
Selecteer Standaardpoort negeren en voer het poortnummer in:
Gebruik het standaardpoortnummer 44143 of het poortnummer dat u van uw systeembeheerder hebt ontvangen.
SSL gebruiken om verbinding te maken (aanbevolen)
Selecteer deze optie om verbinding met GFI MailArchiver te maken via een versleutelde verbinding. OPMERKING Als SSL niet is ingeschakeld, wordt de verbinding niet versleuteld.
Server voor uitgaande e-mail:
(de SMTP-servernaam die u van uw systeembeheerder hebt ontvangen)
OPMERKING Schakel het selectievakje Automatisch configureren uit.
5. Klik op Account toevoegen. 6. Klik in het venster Accounts op Meer opties en stel Verificatie in op Instellingen van inkomende server gebruiken. 7. Klik op Geavanceerd en selecteer IMAP IDLE gebruiken (als de server deze optie ondersteund) om een melding te ontvangen als er nieuwe berichten zijn. 8. Klik op OK. 2.3.8 IMAP configureren in Mozilla Thunderbird 10 Volg deze instructies om IMAP te configureren in Mozilla Thunderbird 10: 1. Selecteer in Thunderbird Bestand > Nieuw > E-mailaccount. 2. Voer in het scherm E-mailaccountset-up de volgende gegevens in: OPTIE
WAARDE
Uw naam:
(voor- en achternaam)
E-mailadres:
(volledig e-mailadres)
Wachtwoord:
(uw wachtwoord)
3. Klik op Doorgaan.
GFI MailArchiver
2 E-mailclienttoegang configureren | 51
OPMERKING Klik op Stoppen om te voorkomen dat accountinstellingen automatisch worden gedetecteerd in Thunderbird. Klik vervolgens op Handmatige config. (Handmatige configuratie).
4. Voer in het scherm E-mailaccountset-up de volgende gegevens in: OPTIE
WAARDE
Inkomend:
Selecteer IMAP in het vervolgkeuzemenu.
Serverhostnaam:
(IMAP-servernaam)
Poort:
(standaard gebruiken)
SSL:
Selecteer het versleutelingstype dat u van uw systeembeheerder hebt ontvangen. OPMERKING Als SSL niet is ingeschakeld, wordt de verbinding niet versleuteld.
Authenticatie:
(normaal wachtwoord)
Uitgaand:
(gebruik de instellingen die u van uw systeembeheerder hebt ontvangen)
5. Klik op Uitgebreide config. (Uitgebreide configuratie) en ga onder de accountnaam naar Serverinstellingen. Voer de volgende gegevens in: OPTIE
WAARDE
Poort:
Gebruik het standaardpoortnummer 44143 of het poortnummer dat u van uw systeembeheerder hebt ontvangen.
Aanmeldingsnaam:
(volledig e-mailadres)
6. Als de accountgegevens in Thunderbird zijn geverifieerd, klikt u op Account aanmaken. 7. Klik op E-mail ophalen om e-mails te downloaden. 2.3.9 IMAP configureren in Windows® Live Mail 1. Open Windows® Live Mail en klik op het tabblad Accounts op E-mail. 2. Voer in het scherm E-mailaccounts toevoegen de volgende gegevens in: OPTIE
WAARDE
E-mailadres:
(volledig e-mailadres)
Wachtwoord:
(uw wachtwoord)
Serverinstellingen handmatig configureren:
(Geselecteerd)
3. Klik op Volgende. 4. Voer in het scherm Serverinstellingen configureren de volgende gegevens in: OPTIE
WAARDE
Informatie over de server voor inkomende e-mail: Servertype:
(poortnummer)
Serveradres:
(IMAP-servernaam)
Poort:
Gebruik het standaardpoortnummer 44143 of het poortnummer dat u van uw systeembeheerder hebt ontvangen.
GFI MailArchiver
2 E-mailclienttoegang configureren | 52
OPTIE
WAARDE
Vereist een beveiligde verbinding (SSL):
Selecteer deze optie om verbinding met GFI MailArchiver te maken via een versleutelde verbinding. OPMERKING Als SSL niet is ingeschakeld, wordt de verbinding niet versleuteld.
Verifiëren met:
(tekst wissen)
Informatie over de server voor uitgaande e-mail:
(gebruik de instellingen die u van uw beheerder hebt ontvangen)
5. Klik op Volgende en klik vervolgens op Voltooien.
GFI MailArchiver
2 E-mailclienttoegang configureren | 53
3 Verklarende woordenlijst A Active Directory Een technologie waarmee verschillende netwerkservices worden geboden, waaronder LDAPdirectoryservices. AD Zie Active Directory Archiefbeheer Een GFI MailArchiver-technologie waarmee u de archieven die u wilt gebruiken in de wachtrij kunt plaatsen en kunt plannen volgens verschillende perioden. Archieven Een verzameling e-mailbronnen, e-mailmetagegevens en zoekindexen in GFI MailArchiver.
B Bewaarbeleid Een systeem waarmee u kunt bepalen hoe lang bepaalde e-mails in uw archieven bewaard moeten blijven.
C Categorisatiebeleid Een categorisatiesysteem in GFI MailArchiver waarmee e-mails op basis van het label kunnen worden gecategoriseerd. Controle databaseactiviteiten Een systeem waarin de traceringsfuncties van Microsoft SQL Server worden gebruikt om alle activiteiten in een archiefdatabase vast te leggen. Controle gebruikersinteractie Een systeem waarmee u alle activiteiten van gebruikers kunt vastleggen wanneer ze gebruikmaken van de webinterface van GFI MailArchiver.
D Databaseschema De structuur van een database waarmee de tabellen, de velden in deze tabellen en de relatie tussen de velden en tabellen worden gedefinieerd.
GFI MailArchiver
3 Verklarende woordenlijst | 54
E Exchange OLE DB-provider Een methode waarmee u via OLE DB en Microsoft ADO toegang krijgt tot het lokale Microsoft Exchange Server-archief. Exchange System Manager Een speciale MMC-console waarmee u uw Exchange-organisatie kunt beheren. ExOLEdb Zie Exchange OLE DB-provider
F Firebird-database Een open source relationeel databasesysteem.
G Gecombineerde verificatiemethode Een SQL Server-verificatiemethode waarmee zowel Windows- als SQL Server-verificatie wordt ingeschakeld. Gespreksthread Een lijst met e-mails die samen een gesprek tussen twee of meer gebruikers vormen. GFI MailArchiver Import Service Een hulpprogramma van GFI MailArchiver waarmee u e-mailgegevens uit een bestand in GFI MailArchiver kunt importeren. GFI MailArchiver Outlook Connector Een hulpprogramma in GFI MailArchiver waarmee u Microsoft Outlook-mappen kunt synchroniseren met de e-mailgegevens die in GFI MailArchiver zijn gearchiveerd. GFI MailInsights Een rapportagehulpmiddel van GFI MailArchiver dat gebruikmaakt van gearchiveerde e-mails om informatie over e-mailgebruik en trends te leveren. GPO Zie Groepsbeleidsobjecten Groepsbeheerders Een gebruikersgroep in GFI MailArchiver waarvan de leden alle gebruikers kunnen zoeken en weergeven die deel uitmaken van de Active Directory-groep. Groepsbeleidsobjecten Een centraal beheer- en configuratiesysteem van Active Directory waarmee u kunt instellen welke taken gebruikers in een computernetwerk kunnen uitvoeren.
GFI MailArchiver
3 Verklarende woordenlijst | 55
H Headers De informatie die voorafgaat aan de tekst van de e-mail (hoofdtekst). Voorbeelden hiervan zijn de afzender, de geadresseerde, het onderwerp, de verzend- en ontvangsttijd, enzovoort.
I IMAP Zie Internet Message Access Protocol Internet Message Access Protocol Een van de twee meestgebruikte internetstandaardprotocollen voor het ophalen van e-mail. Het andere protocol is POP3.
L Logboekopname Een functie in Microsoft Exchange Server waarmee e-mailkopieën voor verschillende doeleinden in een centraal postvak worden opgeslagen (bijvoorbeeld voor e-mailarchivering).
M MAIS Zie GFI MailArchiver Import Service MAPI Zie Message Application Programming Interface Message Application Programming Interface Een berichtenarchitectuur en een API gebaseerd op een componentobjectmodel voor Microsoft Windows. Metagegevens Gegevens die informatie levert over de e-mails die in GFI MailArchiver zijn gearchiveerd. Microsoft SQL Server Een relationeel databasebeheersysteem van Microsoft. MIME Zie Multipurpose Internet Mail Extensions Multipurpose Internet Mail Extensions Een standaard die een uitbreiding vormt op de e-mailindeling zodat ook ondersteuning kan worden geboden voor tekst in een andere indeling dan ASCII, niet-tekstuele bijlagen, berichttekst met verschillende delen en headerinformatie in niet-ASCII-tekensets.
GFI MailArchiver
3 Verklarende woordenlijst | 56
O OneClick Restore Een gebruiksvriendelijke methode waarmee u gearchiveerde e-mails kunt terugzetten in het postvak van de gebruiker, e-mails kunt herstellen naar de staat waarin ze verkeerden op het moment van verwijderen en e-mails als e-mailbijlage naar gebruikers kunt verzenden. Openbare mappen Een algemene map die tussen Microsoft Exchange en een gebruiker wordt gedeeld en waarmee informatie kan worden gedeeld. Ophalen postvak met mappenstructuur Een functie in GFI MailArchiver waarmee u de mappenstructuur van het postvak in Microsoft Exchange kunt synchroniseren met GFI MailArchiver. Outlook Web Access Een Microsoft Exchange Server-webmailservice. Hiermee hebt u via een webinterface toegang tot e-mails, contactpersonen, taken enzovoort als Microsoft Office Outlook niet beschikbaar is. OWA Zie Outlook Web Access
P POP3 Zie Post Office Protocol ver.3 Post Office Protocol 3 Een protocol dat door lokale e-mailclients wordt gebruikt en waarmee e-mails via een TCP/IPverbinding uit postvakken worden opgehaald. Postvak Een directory of map waarin berichten van e-mails worden ontvangen, gearchiveerd en opgeslagen. PST-bestand Een bestand waarmee lokale kopieën van e-mails, agenda-activiteiten, contactpersonen en andere items in Microsoft Office Outlook worden opgeslagen. PST-exportprogramma Een agentgebaseerd hulpprogramma dat op doelcomputers wordt geïmplementeerd en waarmee e-mails uit PST-bestanden worden opgehaald voor verwerking door GFI MailArchiver Import Service.
GFI MailArchiver
3 Verklarende woordenlijst | 57
T Toegangsbevoegdheden Bevoegdheden die zijn verleend aan gebruikers of groepen gebruikers voor het uitvoeren van verschillende bewerkingen op diverse e-mails.
Z Zoekindex Een systeem waarmee gegevens worden verzameld, geanalyseerd en opgeslagen om snel en nauwkeurig gegevens te kunnen ophalen.
GFI MailArchiver
3 Verklarende woordenlijst | 58
4 Index A Active Directory 10, 18, 20, 22, 24, 32, 35-36, 38, 40 archief 4, 9
B Bewaarbeleid 16
C Controlerapporten 42
D Documentatie 46
G Gebruikersvoorkeuren 42 GFI MailInsights rapporten genereren 15
H headers 10
I IMAP 43-52
L labels 25
O OneClick Restore 8 ontvanger 10
P postvakken 4-5, 14, 44
T Toegangsbeheer 14
V Verklarende woordenlijst 54
Z Zoekindex 8
GFI MailArchiver
Index | 59
VS, CANADA EN CENTRAAL- EN ZUID-AMERIKA 15300 Weston Parkway, Suite 104 Cary, NC 27513, USA Telefoon: +1 (888) 243-4329 Fax: +1 (919) 379-3402 [email protected] VK EN IERLAND Magna House, 18-32 London Road, Staines-upon-Thames, Middlesex, TW18 4BP, UK Telefoon: +44 (0) 870 770 5370 Fax: +44 (0) 870 770 5377 [email protected] EUROPA, MIDDEN-OOSTEN EN AFRIKA GFI House, San Andrea Street, San Gwann, SGN 1612, Malta Telefoon: +356 2205 2000 Fax: +356 2138 2419 [email protected] AUSTRALIË EN NIEUW-ZEELAND 83 King William Road, Unley 5061, South Australia Telefoon: +61 8 8273 3000 Fax: +61 8 8273 3099 [email protected]