GFI-producthandleiding. Gebruikershandleiding

GFI-producthandleiding

Gebruikershandleiding

De informatie en inhoud van dit document is alleen bedoeld ter informatie en wordt geleverd als zodanig en zonder garantie in welke vorm dan ook, expliciet, impliciet of anderszins, waaronder, zonder beperking, enige garantie van verkoopbaarheid of geschiktheid voor een bepaald doel, en niet-inbreukmakendheid. GFI Software kan niet aansprakelijk worden gesteld voor eventuele schade, waaronder gevolgschade of enige andere schade, voortvloeiend uit het gebruik van dit document. De informatie in dit document is afkomstig van openbaar beschikbare bronnen. Hoewel GFI alles in het werk stelt om correcte informatie aan te bieden, kan de volledigheid, nauwkeurigheid, actualiteit of geschiktheid van de informatie niet worden gegarandeerd en kan hierop geen aanspraak worden gemaakt. GFI kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor drukfouten, verouderde informatie of fouten. GFI biedt geen garantie, expliciet of impliciet, en aanvaardt geen wettelijke verplichtingen of verantwoordelijkheid voor de nauwkeurigheid of volledigheid van de informatie in dit document. Als u van mening bent dat dit document foutieve informatie bevat, kunt u contact met ons opnemen waarna wij uw opmerkingen zo snel mogelijk zullen bekijken. Alle product- en bedrijfsnamen die hier worden vermeld, kunnen handelsmerken zijn van hun respectievelijke eigenaars. GFI MailArchiver is een copyright van GFI SOFTWARE Ltd. - 1999-2011 GFI Software Ltd. Alle rechten voorbehouden. Documentversie: 1.1.1 Laatst bijgewerkt (maand/dag/jaar): 2/16/2012

Inhoudsopgave 1 GFI MailArchiver gebruiken 1.1 Aanmelden bij GFI MailArchiver 1.2 Bladeren door gearchiveerde e-mails 1.3 Werken met e-mails 1.4 Gearchiveerde e-mails zoeken 1.5 Geavanceerd zoeken 1.6 E-mails zoeken met smartphones 1.7 Toegang tot meerdere postvakken 1.8 GFI MailInsights 1.9 Gebruikersvoorkeuren wijzigen 2 GFI MailArchiver Outlook Connector installeren 2.1 GFI MailArchiver Outlook Connector installeren

6 6 6 8 10 10 12 15 16 33 35 35

3 Verklarende woordenlijst

36

4 Index

41

Lijst met afbeeldingen Schermafbeelding 1: Bladeren door gearchiveerde e-mails

7

Schermafbeelding 2: Werken met e-mails in GFI MailArchiver

8

Schermafbeelding 3: Geavanceerde zoekopties

10

Schermafbeelding 4: Aanmeldingsvenster smartphone

12

Schermafbeelding 5: Startpagina in GFI MailArchiver voor smartphones

13

Schermafbeelding 6: Zoekresultaten op smartphone

14

Schermafbeelding 7: Berichtweergave op smartphone

15

Schermafbeelding 8: Toegang tot meerdere postvakken

16

Schermafbeelding 9: Communicatiestroom in MailInsights

18

Schermafbeelding 10: Rapport Communicatiestroom in MailInsights

19

Schermafbeelding 11: WebMail-communicators in MailInsights

20

Schermafbeelding 12: Rapport WebMail-communicators in MailInsights

21

Schermafbeelding 13: E-mailresponstijd in MailInsights

22

Schermafbeelding 14: Rapport E-mailresponstijd in MailInsights

23

Schermafbeelding 15: Opslaggebruik in MailInsights

24

Schermafbeelding 16: Rapport Opslaggebruik in MailInsights

25

Schermafbeelding 17: Niet-actieve accounts in MailInsights

26

Schermafbeelding 18: Rapport Niet-actieve accounts

27

Schermafbeelding 19: Ongeoorloofde woorden in MailInsights

28

Schermafbeelding 20: Rapport Ongeoorloofde woorden in MailInsights

28

Schermafbeelding 21: Interne spammers voor MailInsights

29

Schermafbeelding 22: Rapport Interne spammers voor MailInsights

30

Schermafbeelding 23: Buiten kantooruren voor MailInsights

31

Schermafbeelding 24: Rapport Buiten kantooruren voor MailInsights

33

Schermafbeelding 25: Voorkeuren gebruikersprofiel

34

Lijst met tabellen Tabel 1: Opties op het tabblad Archief

7

Tabel 2: Weergaveopties voor e-mail

9

Tabel 3: Omschrijving van jokertekens

10

Tabel 4: Geavanceerde zoekopties

11

Tabel 5: Criteria voor het rapport Communicatiestroom

18


20

Tabel 7: Criteria voor het rapport WebMail-communicators

20


21

Tabel 9: Criteria voor het rapport WebMail-communicators

22


23

Tabel 11: Criteria voor het rapport Opslaggebruik

24


25

Tabel 13: Criteria voor het rapport Niet-actieve accounts

26

Tabel 14: Criteria voor het rapport Ongeoorloofde woorden

28


29

Tabel 16: Criteria voor het rapport Ongeoorloofde woorden

29


30

Tabel 18: Criteria voor het rapport Buiten kantooruren

31

Tabel 19: Criteria voor het rapport Buiten kantooruren

33

Tabel 20: GFI MailArchiver Outlook Connector-versies

35

1 GFI MailArchiver gebruiken In dit hoofdstuk vindt u meer informatie over de volgende onderwerpen: Aanmelden bij GFI MailArchiver Bladeren door gearchiveerde e-mails Werken met e-mails Gearchiveerde e-mails zoeken Toegang tot meerdere postvakken De weergavetaal wijzigen

1.1 Aanmelden bij GFI MailArchiver Ga naar Start > GFI MailArchiver > GFI MailArchiver. GFI MailArchiver wordt in uw standaardinternetbrowser geladen. Voer uw domeinaanmeldingsgegevens in (gebruikersnaam en wachtwoord waarmee u zich bij Microsoft Windows hebt aangemeld) als u hierom wordt gevraagd. U kunt ook de volgende URL in uw internetbrowser opgeven: http:///

Bijvoorbeeld: http://mijndomein.com/MailArchiver

Standaard hoeft u geen aanmeldingsgegevens voor GFI MailArchiver op te geven tijdens het aanmelden. In plaats daarvan worden de aanmeldingsgegevens gebruikt van de gebruiker die momenteel is aangemeld. Als u de browsersessie sluit, wordt de huidige aangemelde gebruiker afgemeld van GFI MailArchiver. OPMERKING Als u zich als een andere gebruiker wilt aanmelden, meldt u uw profiel af en meldt u zich aan als een andere Microsoft Windows-gebruiker.

OPMERKING Als u zich aanmeldt vanaf een computer die geen deel uitmaakt van het domein waarin GFI MailArchiver is geïnstalleerd, wordt u gevraagd de aanmeldingsgegevens op te geven waarmee u zich kunt aanmelden bij het domein waarin GFI MailArchiver is geïnstalleerd.

1.2 Bladeren door gearchiveerde e-mails 1. Klik in GFI MailArchiver op het tabblad Archief.

GFI MailArchiver

1 GFI MailArchiver gebruiken | 6

Schermafbeelding 1: Bladeren door gearchiveerde e-mails

2. Op het tabblad Archief kunt u de gearchiveerde e-mails bekijken voor alle postvakken waartoe u toegang hebt gekregen. Daarnaast kunt u op dit tabblad verschillende andere acties uitvoeren, zoals u kunt lezen in tabel 1 hieronder. Tabel 1: Opties op het tabblad Archief

OPTIE

OMSCHRIJVING Hiermee kunt u e-mails zoeken. Geef de woorden of woordgroepen op die u wilt zoeken en klik op . De resultaten worden weergegeven in het emailvenster. Hiermee verbergt u het e-mailvoorbeeldvenster. Hiermee geeft u het e-mailvoorbeeldvenster weer. Hiermee schakelt u tussen de weergave waarin e-mails onder in het venster worden weergegeven en de weergave waarin e-mails aan de zijkant van de pagina met e-mails worden weergegeven. Hiermee geeft u de e-mails in de berichtweergave weer. Hiermee geeft u de e-mails in de postvakweergave weer. Hiermee geeft u de lijst met postvakken weer waartoe de aangemelde gebruiker toegang heeft. Selecteer in de lijst met accounts het archief waarvoor u de postvakken wilt weergeven en selecteer de optie Accounts in archief weergeven. Klik op Sluiten om de lijst met accounts te sluiten.

GFI MailArchiver


OPMERKING Standaard worden in GFI MailArchiver maximaal 25 e-mails per pagina weergegeven. Als u deze waarde wilt wijzigen, klikt u op de gebruikersnaam die in de rechterbovenhoek van het scherm wordt weergegeven en wijzigt u de waarde van de optie Aantal e-mails dat per pagina kan worden weergegeven. Klik op Opslaan.

1.3 Werken met e-mails Op het tabblad Archief in GFI MailArchiver kunt u de gearchiveerde e-mails bekijken en werken met de gearchiveerde e-mails. Als u een e-mail wilt bekijken, selecteert u de gewenste e-mail in de postvak- of berichtweergave, waarna de geselecteerde e-mail in het voorbeeldvenster wordt weergegeven. Dubbelklik op een e-mail om deze in het e-mailweergavevenster weer te geven.

Schermafbeelding 2: Werken met e-mails in GFI MailArchiver

GFI MailArchiver


In het e-mailweergavevenster kunt u de inhoud van e-mails bekijken en verschillende acties uitvoeren. Welke acties u kunt uitvoeren, wordt beschreven in tabel 2 hieronder. Tabel 2: Weergaveopties voor e-mail

OPTIE

OMSCHRIJVING E-mailheaders weergeven Klik op deze knop om de e-mailinternetheaders weer te geven. Deze worden weergegeven in een venster. Klik nogmaals op deze knop of klik op Sluiten om het venster te sluiten. Gespreksthread weergeven Klik op deze knop om het hele gesprek in het e-mailweergavevenster weer te geven. Alle e-mails van het gesprek worden weergegeven. Klik nogmaals op deze knop of klik op Sluiten om het venster te sluiten. E-maillabels bewerken (persoonlijk en algemeen) Hiermee kunt u de e-mails categoriseren door ze te voorzien van labels. Deze functie is met name nuttig voor bepaalde e-mailtypen, bijvoorbeeld als u alle e-mails met het label 'Belangrijk' wilt zoeken. Ga als volgt te werk om een label toe te voegen: 1. Voer in Beschikbare labels een nieuw label in of selecteer een bestaand label. 2. Klik op Label toewijzen aan e-mail om het ingevoerde of geselecteerde label aan de e-mail toe te wijzen. Ga als volgt te werk om een eerder toegewezen label te verwijderen: 1. Selecteer een label dat u eerder hebt toegewezen. 2. Klik op Label verwijderen. Klik nogmaals op deze knop of klik op Sluiten om het venster te sluiten. OPMERKING de labels worden in het veld Labels in het zwart weergegeven. Labels die via categorisatiebeleidsregels op organisatieniveau zijn toegewezen, worden in het rood weergegeven. Labels die via categorisatiebeleidsregels zijn toegewezen, kunt u niet uit een e-mail verwijderen. E-mails herstellen Hiermee worden e-mails hersteld met behulp van de functie OneClick Restore (Met één klik herstellen), waarmee u gearchiveerde e-mails kunt terugzetten naar een bepaald postvak of een kopie van een gearchiveerde e-mail kunt doorsturen naar een e-mailadres. Voer in het venster voor het herstellen van e-mails het e-mailadres in waarnaar u een kopie van de e-mail wilt verzenden en klik op E-mail herstellen. E-mail opslaan op schijf (EML-indeling) Hiermee wordt de hele e-mail in .eml-indeling gedownload naar een op te geven locatie op schijf, inclusief eventuele bijlagen. Deze indeling is compatibel met verschillende e-mailclients zoals Microsoft Outlook Express, Windows Live Mail en Mozilla Thunderbird. Selecteer Opslaan in het dialoogvenster Bestand downloaden en selecteer de locatie waar u het bestand wilt opslaan. E-mail opslaan op schijf (MSG-indeling) Hiermee wordt de hele e-mail in .msg-indeling gedownload naar een op te geven locatie op schijf, inclusief eventuele bijlagen. Deze indeling is compatibel met Microsoft Office Outlook. Selecteer Opslaan in het dialoogvenster Bestand downloaden en selecteer de locatie waar u het bestand wilt opslaan. E-mail afdrukken Hiermee wordt de e-mail in een afdrukbare indeling in een nieuw browservenster weergegeven. Gebruik de afdrukfunctie in uw browser om de e-mail af te drukken. Afbeeldingen in e-mail weergeven Klik op deze knop om ingesloten afbeeldingen in de e-mail weer te geven. Markeren als geen spam Klik op deze knop om aan te geven dat een e-mail die eerder met een antispamoplossing is geïdentificeerd als spam, moet worden gemarkeerd als geen spam. Als u deze functie wilt gebruiken, moet er een spambewaarbeleid zijn ingesteld.

GFI MailArchiver


1.4 Gearchiveerde e-mails zoeken In GFI MailArchiver kunt u e-mails zoeken met behulp van het tekstvak Gearchiveerde e-mails zoeken. Tijdens het zoeken naar e-mails wordt met GFI MailArchiver de zoekindex doorzocht waarna de overeenkomende e-mail en eventuele bijlagen worden opgehaald. Naast het tekstvakGearchiveerde e-mails zoeken is in GFI MailArchiver ook de functie Geavanceerd zoeken aanwezig. Voor deze functie is een uitgebreid aantal zoekopties beschikbaar. OPMERKING Raadpleeg voor meer informatie Geavanceerd zoeken (pagina 10).

In het tekstvak Gearchiveerde e-mails zoeken kunt u ook gebruikmaken van jokertekens. Meer informatie hierover vindt u in de tabel hieronder. Tabel 3: Omschrijving van jokertekens

JOKERTEKEN

OMSCHRIJVING

?

Komt overeen met één willekeurig teken.

*

Komt overeen met elke willekeurige tekenreeks.

Bijvoorbeeld: Als u wilt zoeken naar e-mails waarin het woord 'Nederlands' voorkomt, geeft u in het tekstvak Gearchiveerde e-mails 'ne??s' of 'ne*s' op. De e-mails die overeenkomen met de zoekactie, worden in het e-mailvenster weergegeven. in GFI MailArchiver worden standaard maximaal 25 e-mails per pagina weergegeven. Als meer dan 25 emails overeenkomen met een zoekactie, worden de e-mails in GFI MailArchiver over meerdere pagina's verdeeld. Met behulp van de verplaatsingsknoppen onder aan het e-mailvenster kunt u vanuit een pagina naar de volgende pagina gaan.

1.5 Geavanceerd zoeken De functie Geavanceerd zoeken is een uitbreiding van de standaardzoekfunctie en biedt u de mogelijkheid tijdens het zoeken naar e-mails verschillende zoekcriteria te gebruiken. 1. Selecteer op het tabblad Archief de optie

.

Schermafbeelding 3: Geavanceerde zoekopties

2. Gebruik in het gedeelte Geavanceerde zoekopties de functies die in de tabel hieronder worden beschreven om een geavanceerde zoekactie uit te voeren.

GFI MailArchiver


Tabel 4: Geavanceerde zoekopties

OPTIE

OMSCHRIJVING

Archief

Hiermee kunt u aangeven in welk archief de zoekactie moet worden uitgevoerd. Selecteer een of meer archieven in de lijst met beschikbare archieven.

Verzenddatum

Hiermee kunt u aangeven wanneer de e-mail is verzonden die u zoekt.

Bevat alle/één

Hiermee kunt u aangeven of de e-mails moeten worden weergegeven die aan alle voorwaarden voldoen of de e-mails die aan één van de voorwaarden voldoen. Selecteer de gewenste optie in de vervolgkeuzelijst: Alle: hiermee worden de e-mails weergegeven die aan alle opgegeven voorwaarden voldoen. Eén: hiermee worden de e-mails weergegeven die aan ten minste één van de opgegeven voorwaarden voldoen. Klik op deze knop om voorwaarden toe te voegen. De volgende voorwaarden zijn beschikbaar: Onderwerp: hiermee kunt u e-mails met een bepaald onderwerp zoeken. Afzender: geef het e-mailadres of de Active Directory-weergavenaam op van de afzender waarvan u de e-mails wilt zoeken. Ontvanger : geef het e-mailadres of de Active Directory-weergavenaam op van de ontvanger waarvan u de e-mails wilt zoeken. Verzenddatum: e-mails zoeken die voor, na of exact op een bepaalde datum zijn verzonden. Typ of selecteer een datum en selecteer Is voor, Is na of Is exact. Ontvangstdatum: hiermee kunt u de e-mails zoeken die voor, na of exact op een bepaalde datum zijn ontvangen. Typ of selecteer een datum en selecteer Is voor, Is na of Is exact. Grootte (kB): hiermee kunt u de e-mails zoeken die groter zijn dan, kleiner zijn dan of gelijk zijn aan een bepaalde grootte. Typ of selecteer een grootte en selecteer Is groter dan, Is kleiner dan of Is exact. Bericht-ID: hiermee kunt u zoeken met behulp van het veld Bericht-ID in de e-mailheader. Typ of plak de bericht-ID van de e-mail die u zoekt. Hele e-mail: hiermee kunt u zoeken naar e-mails met specifieke inhoud op een willekeurige plek (waaronder de hoofdtekst, de headers en de bijlagen) in de e-mail. Hoofdtekst: hiermee kunt u zoeken naar e-mails met specifieke inhoud in de hoofdtekst. Bijlage: hiermee kunt u zoeken naar e-mails met specifieke inhoud in de bijlage. Map: hiermee kunt u e-mails zoeken die in een bepaalde postvakmap zijn opgeslagen. Map/submappen: hiermee kunt u zoeken naar e-mails die in een bepaalde submap van een postvakmap zijn opgeslagen. Label: hiermee kunt u zoeken naar e-mails met een specifiek label.

OPMERKING klik op E-mails uitsluiten met de volgende voorwaarden

naast een zoekvoorwaarde om de zoekvoorwaarde te verwijderen.

Hiermee kunt u een lijst met voorwaarden definiëren waaraan de e-mail NIET moet voldoen om als resultaat van de zoekactie te worden gegeven. Klik op en selecteer de voorwaarden die u wilt toepassen. De voorwaarden die u kunt selecteren, zijn gelijk aan de voorwaarden die hierboven worden beschreven. OPMERKING klik op

naast een zoekcriterium om het criterium uit de zoekactie te verwijderen.

Zoeken

Hiermee start u de zoekactie naar gearchiveerde e-mails. De resultaten worden weergegeven per geselecteerde voorwaarde.

Zoekvoorwaarden herstellen

Hiermee kunt u de beginwaarden van de zoekvoorwaarden herstellen en opnieuw beginnen.

GFI MailArchiver


OPTIE

OMSCHRIJVING

Opslaan

Hiermee kunt u de zoekvoorwaarden opslaan als een opgeslagen zoekactie die op elk gewenst moment kan worden gestart.

1.6 E-mails zoeken met smartphones In GFI MailArchiver kunt u e-mails zoeken met behulp van een smartphone. OPMERKING Deze functie wordt door de volgende mobiele besturingssystemen ondersteund: Android 2.1+ Apple iPhone iOS 4 Blackberry OS5+

Ga als volgt te werk om een eenvoudige zoekactie uit te voeren: 1. Start de internetbrowser op uw smartphone en voer de URL naar GFI MailArchiver in de volgende indeling in: http:/// Bijvoorbeeld: http://mijndomein.com/MailArchiver

Schermafbeelding 4: Aanmeldingsvenster smartphone

GFI MailArchiver


2. Meld u aan met uw aanmeldingsgegevens.

Schermafbeelding 5: Startpagina in GFI MailArchiver voor smartphones

OPMERKING In de mobiele gebruikersinterface wordt dezelfde taalinstelling gebruikt als de taalinstelling die door de gebruiker in GFI MailArchiver is opgegeven. Raadpleeg voor meer informatie Gebruikersvoorkeuren wijzigen (pagina 33).

3. Geef de tekst op die u wilt zoeken en klik op Zoeken.

GFI MailArchiver


Schermafbeelding 6: Zoekresultaten op smartphone

4. Blader door de weergegeven resultaten met behulp van de besturingselementen. De resultaten worden in aflopende volgorde weergegeven. OPMERKING Met de zoekfunctie op uw mobiele telefoon worden 10 e-mails per pagina weergegeven. Gebruik de weergegeven besturingselementen om door de andere pagina's te bladeren. Er kunnen maximaal 5000 resultaten worden weergegeven.

GFI MailArchiver


Schermafbeelding 7: Berichtweergave op smartphone

5. Klik op het onderwerp van een e-mail om de e-mail weer te geven of klik op Bericht weergeven om gerelateerde e-mails weer te geven. OPMERKING In de mobiele gebruikersinterface wordt gezocht in e-mailarchieven. Als u geavanceerde zoeken bladerfuncties wilt gebruiken, opent u GFI MailArchiver vanaf uw computer.

OPMERKING Via de mobiele gebruikersinterface hebben gebruikers ALLEEN toegang tot hun eigen postvak.

1.7 Toegang tot meerdere postvakken Via het tabblad Archief kunt u ook bladeren door de gearchiveerde e-mails van andere gebruikers. Van welke gebruikers u de e-mails kunt bekijken, is afhankelijk van de toegang die is verleend met de functie Toegangsbeheer in GFI MailArchiver.

GFI MailArchiver


OPMERKING De functie Toe te voegen gebruiker zoeken is uitgeschakeld als de aangemelde gebruiker geen toegang heeft tot de postvakken van andere gebruikers of als er geen e-mails zijn die kunnen worden weergegeven.

Schermafbeelding 8: Toegang tot meerdere postvakken

Ga als volgt te werk om de gearchiveerde e-mails voor een ander postvak te bekijken: 1. Voer in het zoekvak Toe te voegen gebruiker zoeken de naam in van het postvak waarvoor u de emails wilt weergeven. Er verschijnt een lijst met namen die overeenkomen met de ingevoerde naam van de gebruiker waarvan u het postvak kunt bekijken. 2. Selecteer de gebruiker en klik op

naast het zoekveld.

3. Selecteer de zojuist toegevoegde gebruiker in het veld Bladeren door gesprekken voor:. 4. Blader door of zoek de weergegeven e-mails met behulp van de besturingselementen.

1.8 GFI MailInsights GFI MailInsights is een rapportagehulpmiddel van GFI MailArchiver dat gebruikmaakt van gearchiveerde e-mails om informatie te leveren over e-mailgebruik en trends. Gebruik deze functie

GFI MailArchiver


om management- en HR-rapporten te maken die inzicht geven in gebruik of misbruik van e-mail en bronnen. OPMERKING GFI MailInsights is alleen ingeschakeld voor gebruikers met volledige toegangsrechten.Raadpleeg voor meer informatie Groepen toevoegen aan de groep met volledige toegang in de handleiding voor beheer en configuratie van GFI MailArchiver.

De beschikbare rapporten zijn: Communicatiestroom: toezicht houden op communicatie tussen gebruikers/groepen binnen de organisatie en daarbuiten. Gebruik van WebMail: topgebruikers identificeren die e-mail verzenden met webmailservices. Hiermee identificeert u potentiële gegevenslekken en ongepast e-mailgebruik. E-mailresponstijd: inzicht krijgen in de gemiddelde tijd die gebruikers nodig hebben om interne en externe e-mail te beantwoorden. Opslaggebruik: inzicht krijgen in de invloed van bijlagen op de opslagkosten van e-mail. Gebruik dit rapport om een passend bewaarbeleid te formuleren en de kosten rond het opslaan van e-mail te beheersen. Niet-actieve accounts: een lijst retourneren met accounts die e-mail hebben ontvangen maar deze niet binnen de opgegeven tijd hebben beantwoord. Ongeoorloofde woorden: ongepast taalgebruik in e-mail volgen die het bedrijfsbeleid schendt. Interne spammers: ontdek welke interne gebruikers de neiging hebben te veel ontvangers in de velden Aan, CC en BCC op te nemen. Met dit rapport kunt u achterhalen welke gebruikers dit gedrag vertonen en dit gedrag tot een minimum beperken. Buiten kantooruren: hiermee maakt u een lijst met interne e-mailaccounts met verzendactiviteiten buiten kantooruren. Gebruik dit rapport om te bepalen welke activiteiten u nader wilt onderzoeken.

Rapporten genereren Gegenereerde rapporten worden per e-mail verzonden naar aangemelde gebruikers (als bijlage in pdfindeling). Ga als volgt te werk om een rapport te genereren: 1. Selecteer het tabblad MailInsights en kies het gewenste rapport. 2. Gebruik de beschikbare filters door de waarde te selecteren waarop u wilt filteren. 3. Klik op Rapport genereren onder aan een rapportpagina. 1.8.1 Communicatiestroom Het diagram Communicatiestroom biedt een overzicht van e-mails die worden uitgewisseld tussen geselecteerde gebruikers/groepen en hun contacten.

GFI MailArchiver


Schermafbeelding 9: Communicatiestroom in MailInsights

Filter het rapport met de volgende criteria: Tabel 5: Criteria voor het rapport Communicatiestroom

OPTIE

OMSCHRIJVING

Bereik

Geef een datumbereik op of gebruik standaardinstelling. U kunt alleen datums in de laatste 6 maanden selecteren.

Rapport voor

Selecteer de Active Directory-gebruiker of groep.

Ontvangers

Selecteer Intern, Extern of Alles.

Opnemen

Geef het aantal resultaten op tot een maximum van 1000 ontvangers. Standaardwaarde is Top 20.

GFI MailArchiver


Schermafbeelding 10: Rapport Communicatiestroom in MailInsights

Afzenders kunnen een gebruiker zijn of een groep die als enkele eenheid in het midden van het rapport wordt weergegeven. Contacten worden gescheiden door domeinen. Elke domeincluster wordt in een andere kleur weergegeven. Met de randbreedte tussen de knooppunten wordt de sterkte van de e-mailrelatie tussen de verschillende eenheden aangegeven. De tabel onder het diagram toont de volgende informatie:

GFI MailArchiver



OPTIE

OMSCHRIJVING

E-mailadres contactpersoon

E-mailadres contactpersoon

Verzonden e-mails

Totaal aantal verzonden e-mails

Ontvangen e-mails

Totaal aantal ontvangen e-mails

Totaal aantal e-mails

Totaal aantal verzonden en ontvangen e-mails

Laatste communicatie

Datum en tijd verzonden/ontvangen e-mail

1.8.2 WebMail-gebruik In het gebied WebMail-gebruik kunt u een rapport genereren dat de interactie tussen interne gebruikers en webmailaccounts weergeeft.

Schermafbeelding 11: WebMail-communicators in MailInsights

Het rapport kan worden gefilterd met de volgende criteria: Tabel 7: Criteria voor het rapport WebMail-communicators

OPTIE

OMSCHRIJVING

Bereik

Geef een datumbereik op of gebruik standaardinstelling. U kunt alleen datums in de laatste 6 maanden selecteren.

Rapport voor


Opnemen

Geef het aantal resultaten op tot een maximum van 1000 ontvangers. De standaardwaarde is Top 20.

GFI MailArchiver


Schermafbeelding 12: Rapport WebMail-communicators in MailInsights

Het diagram geeft de totale hoeveelheid verzonden en ontvangen e-mail in de opgegeven periode weer. In het overzichtsgebied boven aan het rapport vindt u de belangrijkste WebMail-providers, met een overzicht van verzonden en ontvangen e-mails per provider. De tabel onder het diagram bevat de volgende informatie: Tabel 8: Criteria voor het rapport Communicatiestroom

OPTIE

OMSCHRIJVING

Gebruiker

Het e-mailadres van de gebruiker.

Totaal aantal e-mails

Het totaal aantal interne contacten.

Verzonden e-mails

Het totaal aantal verzonden e-mails.

Ontvangen e-mails

Het totaal aantal ontvangen e-mails.

Gemiddeld/dag

Het gemiddeld aantal verzonden en ontvangen e-mails per dag.

Percentage totaal

Het percentage van alle webmail.

GFI MailArchiver


OPMERKING Het rapport WebMail-gebruik dekt de volgende webmailproviders: Hotmail, Gmail, Yahoo!, Live, AOL, Facebook, Yandex.ru, Seznam.cz, Gawab.com, Gmx.com, Mail.ru, Hushmail.com en Rediff.com.

1.8.3 E-mailresponstijd Het rapport E-mailresponstijd toont hoe lang het duurt voordat medewerkers op hun e-mails reageren.

Schermafbeelding 13: E-mailresponstijd in MailInsights

Filter het rapport met de volgende criteria: Tabel 9: Criteria voor het rapport WebMail-communicators

OPTIE

OMSCHRIJVING

Bereik

Geef een datumbereik op of gebruik standaardinstelling (Laatste 7 dagen). U kunt alleen datums in de laatste 6 maanden selecteren.

Rapport voor


Opnemen

Geef het aantal resultaten op tot een maximum van 1000 ontvangers. De standaardwaarde is Alles.

Sorteren op

Geef de sorteervolgorde op. Opties zijn: Op naam (standaard) Op responstijd

GFI MailArchiver


Schermafbeelding 14: Rapport E-mailresponstijd in MailInsights

Het staafdiagram toont gebruikers op de y-as en responstijd in uren op de x-as. Gegevens worden gesorteerd volgens opgegeven criteria. Extra gegevens worden weergegeven in de tabel onder het diagram met de volgende informatie: Tabel 10: Criteria voor het rapport Communicatiestroom

OPTIE

OMSCHRIJVING

Gebruiker

Naam of e-mailadres van gebruiker

Gemiddelde responstijd

Alle e-mail (uren)

Gemiddelde interne responstijd

Interne e-mail (uren)

Gemiddelde externe responstijd

Externe e-mail (uren)

GFI MailArchiver


1.8.4 Opslaggebruik Het rapport Opslaggebruik laat zien hoeveel ruimte wordt verbruikt door de verschillende bijlagencategorieën.

Schermafbeelding 15: Opslaggebruik in MailInsights

Filter het rapport met de volgende criteria: Tabel 11: Criteria voor het rapport Opslaggebruik

OPTIE

OMSCHRIJVING

Bereik

Geef een datumbereik op of gebruik standaardinstelling (Deze maand). U kunt alleen datums in de laatste 6 maanden selecteren.

Rapport voor

Selecteer Iedereen (standaard), Active Directory-gebruiker of groep.

GFI MailArchiver


Schermafbeelding 16: Rapport Opslaggebruik in MailInsights

Het diagram bestaat uit staven die staan voor verschillende bijlagecategorieën. De x-as van het diagram toont verschillende formaten haken en de y-as toont het formaat van de bijlage. OPMERKING De bijlagecategorieën voor het rapport Opslaggebruik zijn Afbeeldingen, Documenten, Muziek, Video's en Overig.

De tabel onder het diagram bevat de volgende extra informatie: Tabel 12: Criteria voor het rapport Opslaggebruik

OPTIE

OMSCHRIJVING

Datum

De datum waarop de e-mail is ontvangen.

Totale grootte (kB)

De totale grootte van de bijlage.

Afbeeldingen (kB)

De totale grootte van de bijlage voor de categorie Afbeeldingen.

GFI MailArchiver


OPTIE

OMSCHRIJVING

Documenten (kB)

De totale grootte van de bijlage voor de categorie Documenten.

Muziek (kB)

De totale grootte van de bijlage voor de categorie Muziek.

Video's (kB)

De totale grootte van de bijlage voor de categorie Video's.

Overig (kB)

De totale grootte van de bijlage voor de categorie Overig.

1.8.5 Niet-actieve accounts In het gebied Niet-actieve accounts kunt u een rapport genereren met de interne accounts die niet meer actief zijn.

Schermafbeelding 17: Niet-actieve accounts in MailInsights

Filter het rapport met de volgende criteria: Tabel 13: Criteria voor het rapport Niet-actieve accounts

OPTIE

OMSCHRIJVING

Bereik


GFI MailArchiver


Schermafbeelding 18: Rapport Niet-actieve accounts

OPMERKING Een niet-actief account is een account dat binnen het gegevensbereik e-mails heeft ontvangen maar geen e-mails heeft verzonden.

Met het rapport wordt een lijst met de niet-actieve accounts geretourneerd. 1.8.6 Ongeoorloofde woorden In het gebied Ongeoorloofde woorden kunt u een rapport maken dat ongeoorloofd taalgebruik in emails identificeert. Ongeoorloofde woorden kunnen woorden zijn die seksistische woorden, racistische woorden of scheldwoorden bevatten.

GFI MailArchiver


Schermafbeelding 19: Ongeoorloofde woorden in MailInsights

Filter het rapport met de volgende criteria: Tabel 14: Criteria voor het rapport Ongeoorloofde woorden

OPTIE

OMSCHRIJVING

Bereik

Geef een datumbereik op of gebruik standaardinstelling (Vandaag). U kunt alleen datums in de laatste 6 maanden selecteren.

Ontvangers

Selecteer Alles, Alleen intern, Alleen extern.

Schermafbeelding 20: Rapport Ongeoorloofde woorden in MailInsights

GFI MailArchiver


OPMERKING Als het rapport Ongeoorloofde woorden meer dan 1500 rijen bevat, wordt het rapport gegenereerd met de .xls-indeling.

Rapportgegevens worden in de tabel weergegeven met de volgende informatie: Tabel 15: Criteria voor het rapport Opslaggebruik

OPTIE

OMSCHRIJVING

Datum/tijd

E-maildatum en -tijd

Afzender

E-mailadres afzender

Onderwerp

Onderwerp e-mail

1.8.7 Interne spammers Met het rapport Interne spammers kunt u een lijst genereren met de interne e-mailaccounts waarvan de e-mails een groot aantal ontvangers bevatten. In dit rapport worden de ontvangers in de velden Aan, CC en BCC meegerekend.

Schermafbeelding 21: Interne spammers voor MailInsights

Filter het rapport met de volgende criteria: Tabel 16: Criteria voor het rapport Ongeoorloofde woorden

OPTIE

OMSCHRIJVING

Bereik


Opnemen

Geef het aantal e-mailaccounts op dat u wilt opnemen (maximaal 1000 gebruikers).

GFI MailArchiver


Schermafbeelding 22: Rapport Interne spammers voor MailInsights

Rapportgegevens worden in de tabel weergegeven met de volgende informatie: Tabel 17: Criteria voor het rapport Opslaggebruik

OPTIE

OMSCHRIJVING

Gebruikersnaam

De naam of het e-mailadres van de gebruiker.

Gemiddeld aantal ontvangers

Het gemiddeld aantal ontvangers dat gedurende de opgegeven periode e-mail van de afzender heeft ontvangen.

1.8.8 Buiten kantooruren Gebruik dit rapport om te achterhalen welke interne gebruikers e-mails buiten kantooruren verzenden.

GFI MailArchiver


Schermafbeelding 23: Buiten kantooruren voor MailInsights

Filter het rapport met de volgende criteria: Tabel 18: Criteria voor het rapport Buiten kantooruren

OPTIE

OMSCHRIJVING

Rapport voor

Hier kunt u aangeven op wie dit rapport van toepassing is. U kunt het rapport uitvoeren op alle werknemers (standaardinstelling) of op een Active Directory-groep.

Opnemen

Geef het aantal resultaten op dat u wilt weergeven (maximaal 1000 ontvangers). De standaardinstelling is 50.

Bereik

Geef een datumbereik op of gebruik de standaardinstelling (Deze maand). U kunt alleen datums in de laatste 6 maanden selecteren.

Kantooruren

Voer het tijdsbereik in volgens de normale werkuren van uw organisatie.

Werkweek

Selecteer de werkdagen voor uw organisatie. Aangevinkte dagen worden gezien als normale kantooruren.

Nietwerkdagen

Gebruik de agenda om niet-werkdagen voor datums in het verleden en datums in de toekomst te definiëren. De geselecteerde datums verschijnen in het venster dat wordt weergegeven. Voorbeelden van niet-werkdagen zijn nationale feestdagen en dagen waarop het bedrijf is gesloten. BELANGRIJK Deze instellingen worden alleen opgeslagen als het rapport foutloos wordt gegenereerd. Als u de pagina verlaat voordat het rapport is gegenereerd, gaan alle instellingen verloren. OPMERKING Als u op de knop Alle datums wissen klikt, worden de datums verwijderd die u voor alle jaren hebt geconfigureerd.

GFI MailArchiver


In de volgende voorbeelden wordt de werking van het rapport in standaardscenario's uitgelegd. Scenario 1: Een organisatie met een werkweek van maandag tot en met vrijdag, met een begin- en eindtijd op dezelfde dag, bijvoorbeeld van 9:00 uur tot 18:00 uur.

In het rapport worden de e-mails opgenomen die van maandag tot en met vrijdag tussen 18:00 uur en 9.00 uur en op zaterdag en zondag de hele dag zijn verzonden. Scenario 2: Een organisatie met een werkweek van maandag tot en met vrijdag. De begin- en eindtijd liggen niet op dezelfde dag, bijvoorbeeld van 20:00 uur tot 5:00 uur.

In dit geval zal het rapport alle e-mails bevatten die van maandag tot en met vrijdag tussen 5:00 uur en 20:00 uur en op zaterdag en zonder de hele dag zijn verzonden. E-mail die op zaterdag tussen 0:00 en 5:00 uur zijn verzonden, worden niet meegerekend, omdat deze worden gezien als e-mails die binnen normale werkuren worden verzonden. Scenario 3: Een organisatie met een werkweek van maandag tot en met vrijdag. De begin- en eindtijd liggen niet op dezelfde dag en woensdag is een vrije dag.

In het rapport worden de e-mails opgenomen die van maandag tot en met vrijdag tussen 5:00 uur en 20:00 zijn verzonden, e-mails die op zaterdag en zondag zijn verzonden en alle e-mails die op woensdag van 0:00 tot 0:00 zijn verzonden.

GFI MailArchiver


Schermafbeelding 24: Rapport Buiten kantooruren voor MailInsights

De resultaten van het gegenereerde rapport worden in een horizontaal staafdiagram weergegeven. In het overzicht boven het diagram ziet u de top 3 van gebruikers die de meeste e-mails buiten kantooruren hebben verzonden. Extra gegevens worden weergegeven in de tabel onder het diagram met de volgende informatie: Tabel 19: Criteria voor het rapport Buiten kantooruren

OPTIE

OMSCHRIJVING

E-mail

E-mailadres van gebruiker

Aantal verzonden e-mails

Aantal verzonden e-mails buiten kantooruren

1.9 Gebruikersvoorkeuren wijzigen 1. Klik op de gebruikersnaam die in de rechterbovenhoek van het scherm wordt weergegeven. GFI MailArchiver


Schermafbeelding 25: Voorkeuren gebruikersprofiel

2. Selecteer in de vervolgkeuzelijst Taalopties de taal die u wilt weergeven. 3. Geef in het gebied Maximale paginagrootte aan hoeveel e-mails per pagina kunnen worden weergeven. 4. Wijzig de datum-/tijdnotatie voor controlerapporten in het gebied Datum-/tijdnotatie controlerapporten (alleen beschikbaar als u bent aangemeld als beheerder). 5. Klik op Opslaan.

GFI MailArchiver


2 GFI MailArchiver Outlook Connector installeren Met GFI MailArchiver Outlook Connector kunnen gebruikers hun Microsoft Outlook-mappen synchroniseren met de gegevens die in GFI MailArchiver zijn gearchiveerd. 1. Klik op het tabblad Outlook Connector. 2. Selecteer een van de beschikbare koppelingen voor de downloadopties om GFI MailArchiver Outlook Connector te downloaden. In het volgende overzicht vindt u de beschikbare opties. Tabel 20: GFI MailArchiver Outlook Connector-versies

OPTIE

OMSCHRIJVING

Outlook Connector (32-bits Outlook)

Hiermee kunt u GFI MailArchiver Outlook Connector downloaden voor de 32-bits versie van Microsoft Outlook.

Outlook Connector (64-bits Outlook)

Hiermee kunt u GFI MailArchiver Outlook Connector downloaden voor de 64-bits versie van Microsoft Outlook.

2.1 GFI MailArchiver Outlook Connector installeren 1. Klik op het tabblad Outlook Connector en download het volgende bestand: MAROC_32bitOutlook.exe (installatieprogramma voor 32-bits versie van Microsoft Outlook) MAROC_64bitOutlook.exe (installatieprogramma voor 64-bits versie van Microsoft Outlook) 2. Dubbelklik op het bestand en volg de instructies in de wizard om het programma te installeren. GFI MailArchiverAls u wilt controleren of de installatie correct is uitgevoerd, kijkt u of in Microsoft Outlook een nieuwe map met de naam is gemaakt. Raadpleeg voor meer informatie over het gebruik van GFI MailArchiver Outlook Connector de handleiding GFI MailArchiver Outlook Connector die u kunt vinden op: http://www.gfi.com/mar/manual/

GFI MailArchiver

2 GFI MailArchiver Outlook Connector installeren | 35

3 Verklarende woordenlijst A Active Directory Een technologie waarmee verschillende netwerkservices worden geboden, waaronder LDAPdirectoryservices. AD Zie Active Directory Archiefbeheer Een GFI MailArchiver-technologie waarmee u de archieven die u wilt gebruiken in de wachtrij kunt plaatsen en kunt plannen volgens verschillende perioden. Archieven Een verzameling e-mailbronnen, e-mailmetagegevens en zoekindexen in GFI MailArchiver.

B Bewaarbeleid Een systeem waarmee u kunt bepalen hoe lang bepaalde e-mails in uw archieven bewaard moeten blijven.

C Categorisatiebeleid Een categorisatiesysteem in GFI MailArchiver waarmee e-mails op basis van het label kunnen worden gecategoriseerd. Controle databaseactiviteiten Een systeem waarin de traceringsfuncties van Microsoft SQL Server worden gebruikt om alle activiteiten in een archiefdatabase vast te leggen. Controle gebruikersinteractie Een systeem waarmee u alle activiteiten van gebruikers kunt vastleggen wanneer ze gebruikmaken van de webinterface van GFI MailArchiver.

D Databaseschema De structuur van een database waarmee de tabellen, de velden in deze tabellen en de relatie tussen de velden en tabellen worden gedefinieerd.

GFI MailArchiver

3 Verklarende woordenlijst | 36

E Exchange OLE DB-provider Een methode waarmee u via OLE DB en Microsoft ADO toegang tot krijgen tot het lokale Microsoft Exchange Server-archief. Exchange System Manager Een speciale MMC-console waarmee u uw Exchange-organisatie kunt beheren. ExOLEdb Zie Exchange OLE DB-provider

F Firebird-database Een open-bron relationeel databasesysteem.

G Gecombineerde verificatiemethode Een SQL Server-verificatiemethode waarmee zowel Windows- als SQL Server-verificatie wordt ingeschakeld. Gespreksthread Een lijst met e-mails die samen een gesprek tussen twee of meer gebruikers vormen. GFI MailArchiver Import Service Een hulpprogramma van GFI MailArchiver waarmee u e-mailgegevens uit een bestand in GFI MailArchiver kunt importeren. GFI MailArchiver Outlook Connector Een hulpprogramma in GFI MailArchiver waarmee u Microsoft Outlook-mappen kunt synchroniseren met de e-mailgegevens die in GFI MailArchiver zijn gearchiveerd. GFI MailInsights Een rapportagehulpmiddel van GFI MailArchiver dat gebruikmaakt van gearchiveerde e-mails om informatie te leveren over e-mailgebruik en trends. GPO Zie Groepsbeleidsobjecten Groepsbeheerders Een gebruikersgroep in GFI MailArchiver waarvan de leden alle gebruikers kunnen zoeken en weergeven die deel uitmaken van de Active Directory-groep. Groepsbeleidsobjecten Een centraal beheer- en configuratiesysteem van Active Directory waarmee u kunt instellen welke taken gebruikers in een computernetwerk kunnen uitvoeren.

GFI MailArchiver


H Headers De informatie die voorafgaat aan de tekst van de e-mail (hoofdtekst). Voorbeelden hiervan zijn de afzender, de geadresseerde, het onderwerp, de verzenden ontvangsttijd, enzovoort.

I IMAP Zie Internet Message Access Protocol Internet Message Access Protocol Een van de twee meestgebruikte internetstandaardprotocollen voor het ophalen van e-mail. Het andere protocol is POP3.

L Logboekopname Een functie in Microsoft Exchange Server waarmee e-mailkopieën voor verschillende doeleinden in een centraal postvak worden opgeslagen (bijvoorbeeld voor e-mailarchivering).

M MAIS Zie GFI MailArchiver Import Service MAPI Zie Message Application Programming Interface Message Application Programming Interface Een berichtenarchitectuur en een API gebaseerd op een componentobjectmodel voor Microsoft Windows. Metagegevens Gegevens die informatie levert over de e-mails die in GFI MailArchiver zijn gearchiveerd. Microsoft SQL Server Een relationeel databasebeheersysteem van Microsoft. MIME Zie Multipurpose Internet Mail Extensions Multipurpose Internet Mail Extensions Een standaard die een uitbreiding vormt op de e-mailindeling zodat ook ondersteuning kan worden geboden voor tekst in een andere indeling dan ASCII, niet-tekstuele bijlagen, berichttekst met verschillende delen en headerinformatie in niet-ASCII-tekensets.

GFI MailArchiver


MyTerm myterm

O OneClick Restore Een gebruiksvriendelijke methode waarmee u gearchiveerde e-mails kunt terugzetten in het postvak van de gebruiker, e-mails kunt herstellen naar de staat waarin ze verkeerden op het moment van verwijderen en e-mails als e-mailbijlage naar gebruikers kunt verzenden. Openbare mappen Een algemene map die tussen Microsoft Exchange en een gebruiker wordt gedeeld en waarmee informatie kan worden gedeeld. Ophalen postvak met mappenstructuur Een functie in GFI MailArchiver waarmee u de mappenstructuur van het postvak in Microsoft Exchange kunt synchroniseren met GFI MailArchiver. Outlook Web Access Een Microsoft Exchange Server-webmailservice. Hiermee hebt u via een webinterface toegang tot e-mails, contactpersonen, taken enzovoort als Microsoft Office Outlook niet beschikbaar is. OWA Zie Outlook Web Access

P POP3 Zie Post Office Protocol ver.3 Post Office Protocol 3 Een protocol dat door lokale e-mailclients wordt gebruikt en waarmee e-mails via een TCP/IPverbinding uit postvakken worden opgehaald. Postvak Een directory of map waarin berichten van e-mails worden ontvangen, gearchiveerd en opgeslagen. PST-bestand Een bestand waarmee lokale kopieën van e-mails, agenda-activiteiten, contactpersonen en andere items in Microsoft Office Outlook worden opgeslagen. PST-exportprogramma Een agentgebaseerd hulpprogramma dat op doelcomputers wordt geïmplementeerd en waarmee e-mails uit PST-bestanden worden geëxtraheerd voor verwerking door GFI MailArchiver Import Service.

GFI MailArchiver


T Toegangsbevoegdheden Bevoegdheden die zijn verleend aan gebruikers of groepen gebruikers voor het uitvoeren van verschillende bewerkingen op diverse e-mails.

Z Zoekindex Een systeem waarmee gegevens worden verzameld, geanalyseerd en opgeslagen om snel en nauwkeurig gegevens te kunnen ophalen.

GFI MailArchiver


4 Index A Active Directory archief

11, 18, 20, 22, 24, 31 6, 8, 10, 15

B Bewaarbeleid

17

C Controlerapporten

34

G Gebruikersvoorkeuren

33

GFI MailInsights rapporten genereren Groep met volledige toegang

16 17

H headers

11

O OneClick Restore ontvanger

9 11

P postvakken

6-7, 15

T Toegangsbeheer

15

V Verklarende woordenlijst

36

Z Zoekindex

GFI MailArchiver

10

Index | 41

VS, CANADA EN CENTRAAL- EN ZUID-AMERIKA 15300 Weston Parkway, Suite 104 Cary, NC 27513, USA Telefoon: +1 (888) 243-4329 Fax: +1 (919) 379-3402 [email protected] GROOT-BRITTANNIË EN IERLAND Magna House, 18-32 London Road, Staines, Middlesex, TW18 4BP, UK Telefoon: +44 (0) 870 770 5370 Fax: +44 (0) 870 770 5377 [email protected] EUROPA, MIDDEN-OOSTEN EN AFRIKA GFI House, San Andrea Street, San Gwann, SGN 1612, Malta Telefoon: +356 2205 2000 Fax: +356 2138 2419 [email protected] AUSTRALIË EN NIEUW-ZEELAND 83 King William Road, Unley 5061, South Australia Telefoon: +61 8 8273 3000 Fax: +61 8 8273 3099 [email protected]

GFI-producthandleiding. Gebruikershandleiding

Recommend Documents