GFI-producthandleiding. Handleiding

GFI-producthandleiding

Handleiding

De informatie en inhoud van dit document is alleen bedoeld ter informatie en wordt geleverd als zodanig en zonder garantie in welke vorm dan ook, expliciet, impliciet of anderszins, waaronder, zonder beperking, enige garantie van verkoopbaarheid of geschiktheid voor een bepaald doel, en niet-inbreukmakendheid. GFI Software kan niet aansprakelijk worden gesteld voor eventuele schade, waaronder gevolgschade of enige andere schade, voortvloeiend uit het gebruik van dit document. De informatie in dit document is afkomstig van openbaar beschikbare bronnen. Hoewel GFI alles in het werk stelt om correcte informatie aan te bieden, kan de volledigheid, nauwkeurigheid, actualiteit of geschiktheid van de informatie niet worden gegarandeerd en kan hierop geen aanspraak worden gemaakt. GFI kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor drukfouten, verouderde informatie of fouten. GFI biedt geen garantie, expliciet of impliciet, en aanvaardt geen wettelijke verplichtingen of verantwoordelijkheid voor de nauwkeurigheid of volledigheid van de informatie in dit document. Als u van mening bent dat dit document foutieve informatie bevat, kunt u contact met ons opnemen waarna wij uw opmerkingen zo snel mogelijk zullen bekijken. Alle product- en bedrijfsnamen die hier worden vermeld, kunnen handelsmerken zijn van hun respectievelijke eigenaars. Microsoft en Windows zijn gedeponeerde handelsmerken van Microsoft Corporation in de Verenigde Staten en andere landen. GFI MailArchiver® is een copyright van GFI SOFTWARE Ltd. - 1999-2014 GFI Software Ltd. Alle rechten voorbehouden. Documentversie: 2.2.2 Laatst bijgewerkt (maand/dag/jaar): 1/15/2014

Inhoudsopgave 1 GFI MailArchiver gebruiken 1.1 Aanmelden bij GFI MailArchiver 1.2 Bladeren door gearchiveerde items 1.3 Werken met gearchiveerde items 1.4 Gearchiveerde e-mails zoeken 1.5 Toegang tot meerdere postvakken 1.6 GFI MailInsights® 1.7 Gebruikersvoorkeuren wijzigen 2 E-mailclienttoegang configureren 2.1 installerenGFI MailArchiver Outlook Connector 2.2 GFI MailArchiver IMAP-clienttoegang configureren

4 4 5 6 9 17 18 39 40 40 41

3 Verklarende woordenlijst

51

4 Index

56

1 GFI MailArchiver gebruiken Met GFI MailArchiver kunt u een gemakkelijk toegankelijk archief met e-mails, agenda-items en documenten beheren, zonder dat u hiervoor PST-bestanden nodig hebt en hoeft te voldoen aan de almaar toenemende de nalevings- en eDiscovery-regels. Met de rapportagemogelijkheden van MailInsights-bedrijfsinformatieprogramma's kunt u het beste uit uw gearchiveerde items halen. Identificeer juridische risico's en bewaak de productiviteit door middel van rapportages, gebaseerd op essentiële bedrijfsinformatie in uw archieven. In de volgende gedeelten vindt u meer meer informatie over de volgende onderwerpen: Aanmelden bij GFI MailArchiver Bladeren door gearchiveerde e-mails Werken met e-mails Gearchiveerde e-mails zoeken Toegang tot meerdere postvakken MailInsights-rapporten genereren De weergavetaal en andere opties wijzigen

1.1 Aanmelden bij GFI MailArchiver Selecteer een van de volgende opties om u aan te melden bij GFI MailArchiver: Ga naar Start > GFI MailArchiver > GFI MailArchiver. De toepassing wordt in uw standaardinternetbrowser geladen. Voer uw domeinaanmeldingsgegevens in (gebruikersnaam en wachtwoord waarmee u zich bij Windows® hebt aangemeld) als u hierom wordt gevraagd. U kunt ook de volgende URL in uw internetbrowser opgeven: http:/// Bijvoorbeeld:http://mydomain.com/MailArchiver Standaard hoeft u geen aanmeldingsgegevens voor GFI MailArchiver op te geven tijdens het aanmelden. In plaats daarvan worden de aanmeldingsgegevens gebruikt van de gebruiker die momenteel is aangemeld. Als u de browsersessie sluit, wordt de huidige aangemelde gebruiker afgemeld bij GFI MailArchiver. OPMERKING Als u zich als een andere gebruiker wilt aanmelden, meldt u uw profiel af en meldt u zich aan als een andere Windows®-gebruiker.

OPMERKING Als u zich aanmeldt vanaf een computer die geen deel uitmaakt van het domein waarin GFI MailArchiver is geïnstalleerd, wordt u gevraagd de aanmeldingsgegevens op te geven waarmee u zich kunt aanmelden bij het domein waarin GFI MailArchiver is geïnstalleerd.

GFI MailArchiver

1 GFI MailArchiver gebruiken | 4

1.2 Bladeren door gearchiveerde items 1. Klik in GFI MailArchiver op het tabblad Archief.

Schermafbeelding 1: Bladeren door gearchiveerde e-mails

2. Op het tabblad Archief kunt u de gearchiveerde items bekijken voor alle postvakken waartoe u toegang hebt gekregen. Daarnaast kunt u op dit tabblad verschillende andere acties uitvoeren, zoals u kunt lezen in tabel hieronder. OPTIE

OMSCHRIJVING Hiermee kunt u e-mails zoeken. Geef de woorden of woordgroepen op die u wilt zoeken en klik op . De resultaten worden weergegeven in het e-mailvenster. Hiermee verbergt u het voorbeeldvenster van de e-mail. Hiermee geeft u het voorbeeldvenster van de e-mail weer. Hiermee schakelt u tussen de weergave waarin e-mails onder in het venster worden weergegeven en de weergave waarin e-mails aan de zijkant van de pagina met e-mails worden weergegeven. Hiermee geeft u de e-mails in de berichtweergave weer. Hiermee geeft u de e-mails in de postvakweergave weer. Omschakelen naar agendaweergave en gearchiveerde agenda-items weergeven.

GFI MailArchiver


OPTIE

OMSCHRIJVING Hiermee geeft u de lijst met postvakken weer waartoe de aangemelde gebruiker toegang heeft. Selecteer in de lijst met accounts het archief waarvoor u de postvakken wilt weergeven en selecteer de optie Accounts in archief weergeven. Klik op Sluiten om de lijst met accounts te sluiten. Hiermee verwijdert u de geselecteerde e-mails als de functie voor het verwijderen van e-mails door uw systeembeheerder is ingeschakeld. Als deze functie niet is ingeschakeld, wordt dit pictogram niet weergegeven. OPMERKING U kunt geen e-mails uit alleen-lezen archieven verwijderen en daarnaast kunt u geen e-mails verwijderen als de functie voor de juridische bewaarplicht is ingeschakeld.

OPMERKING Standaard worden in GFI MailArchiver maximaal 25 items per pagina weergegeven. Als u deze waarde wilt wijzigen, klikt u op de gebruikersnaam die in de rechterbovenhoek van het scherm wordt weergegeven en wijzigt u de waarde van de optie Aantal e-mails dat per pagina kan worden weergegeven. Klik op Opslaan.

1.3 Werken met gearchiveerde items Op het tabblad GFI MailArchiver Archief kunt u de verschillende typen gearchiveerde items bekijken en ermee werken. Met de knoppen op de taakbalk kunt u wisselen tussen e-mailconversaties en agenda-items. Raadpleeg voor meer informatie Bladeren door gearchiveerde items (page 5). Als u een e-mail of een gearchiveerd bestand wilt bekijken, selecteert u de gewenste e-mail in de postvak- of berichtweergave. Nu wordt het geselecteerde item in het voorbeeldvenster weergegeven. Dubbelklik op een e-mail of een gearchiveerd bestand om dit in het e-mailweergavevenster weer te geven.

GFI MailArchiver


Schermafbeelding 2: Werken met gearchiveerde items binnen GFI MailArchiver

Als u een gearchiveerd agenda-item wilt openen, schakelt u over naar de agendaweergave. Selecteer het item dat u wilt weergeven. Klik op het item om de details te bekijken in het agendavenster. Afhankelijk van het type gearchiveerde item dat u hebt geselecteerd kunnen de volgende acties worden uitgevoerd wanneer u de inhoud van gearchiveerde items bekijkt: OPTIE

OMSCHRIJVING Header e-mail/agenda-item weergeven. Klik op deze knop om de headers van e-mails of agenda-items weer te geven. Deze worden weergegeven in een venster. Klik nogmaals op deze knop of klik op Sluiten om het venster te sluiten. Gespreksthread weergeven Klik op deze knop om het hele gesprek in het e-mailweergavevenster weer te geven. Alle emails van het gesprek worden weergegeven. Klik nogmaals op deze knop of klik op Sluiten om het venster te sluiten.

GFI MailArchiver


OPTIE

OMSCHRIJVING E-mail- of agenda-itemlabels bewerken (persoonlijk en algemeen) Hiermee kunt u de e-mails en agenda-items categoriseren door ze te voorzien van labels. Deze functie is met name nuttig voor bepaalde typen gearchiveerde items. Bijvoorbeeld als u alle items met het label 'Belangrijk' wilt zoeken. Ga als volgt te werk om een label toe te voegen: 1. Voer in 'Beschikbare labels' een nieuw label in of selecteer een bestaand label. 2. Klik op Label toewijzen aan e-mail om het ingevoerde of geselecteerde label aan de e-mail toe te wijzen. Ga als volgt te werk om een eerder toegewezen label te verwijderen: 1. Selecteer een label dat u eerder hebt toegewezen. 2. Klik op Label verwijderen. Klik nogmaals op deze knop of klik op Sluiten om het venster te sluiten. OPMERKING De labels worden in het veld Labels in het zwart weergegeven. Labels die via categorisatiebeleidsregels op organisatieniveau zijn toegewezen, worden in het rood weergegeven. Labels die via categorisatiebeleidsregels zijn toegewezen, kunt u niet uit een e-mail verwijderen. E-mail/agenda-item herstellen. Hiermee worden e-mails en agenda-items hersteld met behulp van de functie OneClick Restore (Met één klik herstellen), waarmee u gearchiveerde items kunt terugzetten naar een bepaald postvak of een kopie van een gearchiveerde e-mail kunt doorsturen naar een e-mailadres. Voer in het venster voor het herstellen van e-mails het e-mailadres in waarnaar u een kopie van het huidige item wilt verzenden en klik op E-mail/agenda-item herstellen. E-mail opslaan op schijf (EML-indeling) Hiermee wordt de hele e-mail in .eml-indeling gedownload naar een op te geven locatie op schijf, inclusief eventuele bijlagen. Deze indeling is compatibel met verschillende e-mailclients zoals Microsoft Outlook® Express, Windows® Mail en Mozilla Thunderbird. Selecteer Opslaan in het dialoogvenster Bestand downloaden en selecteer de locatie waar u het bestand wilt opslaan. E-mail opslaan op schijf (MSG-indeling) Hiermee wordt de hele e-mail in .msg-indeling gedownload naar een op te geven locatie op schijf, inclusief eventuele bijlagen. Deze indeling is compatibel met Microsoft Outlook®. Selecteer Opslaan in het dialoogvenster Bestand downloaden en selecteer de locatie waar u het bestand wilt opslaan. Agenda-item downloaden Hiermee wordt de hele e-mail in .msg-indeling gedownload naar een op te geven locatie op schijf, inclusief eventuele bijlagen. Deze indeling is compatibel met Microsoft Outlook®. Selecteer Opslaan in het dialoogvenster Bestand downloaden en selecteer de locatie waar u het bestand wilt opslaan. E-mail/agenda-item afdrukken. Hiermee wordt het item in een afdrukbare indeling in een nieuw browservenster weergegeven. Gebruik de afdrukfunctie in uw browser om het item af te drukken. Afbeeldingen in e-mail weergeven Klik op deze knop om ingesloten afbeeldingen in de e-mail weer te geven. Markeren als geen spam Klik op deze knop om aan te geven dat een e-mail die eerder met een antispamoplossing is geïdentificeerd als spam, moet worden gemarkeerd als geen spam. Als u deze functie wilt gebruiken, moet er een spambewaarbeleid zijn ingesteld.

GFI MailArchiver


OPTIE

OMSCHRIJVING E-mail/agenda-item verwijderen Hiermee verwijdert u het huidige item als de functie voor het verwijderen van e-mails door uw systeembeheerder is ingeschakeld. Als deze functie niet is ingeschakeld, wordt dit pictogram niet weergegeven. OPMERKING U kunt geen gearchiveerde items uit alleen-lezenarchiefopslag verwijderen en daarnaast kunt u geen items verwijderen als de functie voor de juridische bewaarplicht is ingeschakeld. Gebeurtenissen agenda-items weergeven Klik op deze knop om gebeurtenissen van agenda-items in het e-mailweergavevenster weer te geven.

Downloaden

Wanneer u gearchiveerde bestanden bekijkt, wordt er een extra koppeling Downloaden weergegeven in de hoofdtekst. Hiermee kunt u het bestand downloaden en opslaan op een schijf.

1.4 Gearchiveerde e-mails zoeken Tijdens het zoeken naar e-mails wordt met GFI MailArchiver de e-mailindex doorzocht waarna de overeenkomende e-mails en eventuele bijlagen worden opgehaald. In GFI MailArchiver kunt u e-mails zoeken met behulp van: OPTIE

OMSCHRIJVING

Snelzoeken

Gebruik het tekstvak in de werkbalk om alle gearchiveerde e-mails te doorzoeken voor de geselecteerde gebruiker en archiefopslag. In het tekstvak Snelzoeken kunt u de volgende jokertekens gebruiken: ? - Komt overeen met één willekeurig teken * - Komt overeen met elke willekeurige tekenreeks Bijvoorbeeld: Als u wilt zoeken naar e-mails waarin het woord Nederlands voorkomt, geeft u in het tekstvak Gearchiveerde e-mails 'ne??s' of 'ne*s' op.

Eenvoudig zoeken

Vouw Snelzoeken uit om de zoekactie te filteren op eenvoudige criteria zoals de afzender, de ontvanger, het onderwerp, de datum en andere gegevens. Raadpleeg voor meer informatie Eenvoudig zoeken gebruiken (page 9).

Geavanceerd zoeken

Gebruik de geavanceerde opties als u een uitgebreide reeks zoekopties wilt weergeven. Raadpleeg voor meer informatie Geavanceerd zoeken gebruiken (page 12).

De e-mails die overeenkomen met de zoekactie, worden in het e-mailvenster weergegeven. GFI MailArchiver worden standaard maximaal 25 e-mails per pagina weergegeven. Als meer dan 25 emails overeenkomen met een zoekactie, worden de e-mails in GFI MailArchiver over meerdere pagina's verdeeld. Met behulp van de verplaatsingsknoppen onder aan het e-mailvenster kunt u vanuit een pagina naar de volgende pagina gaan. 1.4.1 Eenvoudig zoeken gebruiken De functie Eenvoudig zoeken is een uitbreiding van de functie Snel zoeken en biedt u de mogelijkheid aanvullende zoekcriteria te gebruiken tijdens het zoeken naar e-mails, bestanden, agenda-items of fax/sms-berichten in alle archiefopslaglocaties. Ga als volgt te werk om Eenvoudig zoeken te gebruiken: 1. Klik op het tabblad Archief op het vervolgkeuzepictogram

GFI MailArchiver

naast het tekstvak Zoeken.


Schermafbeelding 3: Opties voor eenvoudig zoeken

2. Selecteer E-mail in het gedeelte Zoeken naar om e-mails in alle archiefopslaglocaties te zoeken. Gebruik de volgende zoekfuncties: OPTIE

OMSCHRIJVING

Bevat

Voer het trefwoord in waarnaar u zoekt. U kunt ook de volgende jokertekens gebruiken: ? - Komt overeen met één willekeurig teken * - Komt overeen met elke willekeurige tekenreeks

Onderwerp

Hiermee kunt u e-mails met een bepaald onderwerp zoeken.

Verzenddatum

Hiermee kunt u aangeven wanneer de e-mail is verzonden die u zoekt.

Van

Geef het e-mailadres of de Active Directory®-weergavenaam op van de afzender waarvan u de e-mails wilt zoeken.

Aan

Geef het e-mailadres of de Active Directory®-weergavenaam op van de ontvanger waarvan u de e-mails wilt zoeken.

Bijlage

Hiermee kunt u zoeken naar e-mails met specifieke inhoud in de bijlage.

Geavanceerde opties

Klik op de koppeling voor de geavanceerde opties als u een uitgebreide reeks zoekopties wilt weergeven. Raadpleeg voor meer informatie Geavanceerd zoeken gebruiken (page 12).

Zoekvoorwaarden herstellen

Hiermee kunt u de beginwaarden van de zoekvoorwaarden herstellen en opnieuw beginnen.

Opslaan

Hiermee kunt u de zoekvoorwaarden opslaan als een opgeslagen zoekactie die op elk gewenst moment kan worden gestart. Opgeslagen zoekacties worden weergegeven op het tabblad Archief van het venster Classificaties.

Zoeken

Hiermee start u de zoekactie naar gearchiveerde e-mails. De resultaten worden weergegeven per geselecteerde voorwaarde.

3. Selecteer Bestand in het gedeelte Zoeken naar om gearchiveerde bestanden in alle archiefopslaglocaties te zoeken. Gebruik de volgende zoekfuncties: OPTIE

OMSCHRIJVING

Bestandsnaam

Voer de volledige bestandsnaam of een gedeelte in van de bestandsnaam waarnaar u zoekt. U kunt ook de volgende jokertekens gebruiken: ? - Komt overeen met één willekeurig teken * - Komt overeen met elke willekeurige tekenreeks

Bestandsformaat

Geef een bestandsformaat op in de beschikbare lijst of selecteer Alle (standaard).

Datum laatste wijziging

Selecteer een optie in de beschikbare lijst of selecteer Aangepast en geef een datumbereik op met de kalender.

Geavanceerde opties


Zoeken




Opslaan


GFI MailArchiver


4. Selecteer Agenda in het gedeelte Zoeken naar om gearchiveerde agenda-items in alle archiefopslaglocaties te zoeken. Gebruik de volgende zoekfuncties: OPTIE

OMSCHRIJVING

Bevat


Organisator

Hiermee geeft u de naam van de organisator van de gebeurtenis op.

Onderwerp

Hiermee kunt u agenda-items met een bepaald onderwerp zoeken.

Genodigden

Hiermee geeft u de naam van de genodigden van de gebeurtenis op.

Begin van de gebeurtenis

Selecteer een optie in de beschikbare lijst of selecteer Aangepast en geef een datumbereik op met de kalender.

Locatie

Hiermee geeft u de naam van de locatie van de gebeurtenis op.

Geavanceerde opties


Zoeken




Opslaan


5. Selecteer Fax in het gedeelte Zoeken naar om gearchiveerde fax- en sms-berichten in alle archiefopslaglocaties te zoeken. Gebruik de volgende zoekfuncties: OPTIE

OMSCHRIJVING

Bevat


Type

Met deze vervolgkeuzelijst wisselt u tussen fax en sms.

Verzenddatum

Selecteer uit deze lijst wanneer de fax of sms is verzonden die u zoekt.

Van

Hiermee geeft u het adres van de afzender waarnaar moet worden gezocht op.

Aan

Hiermee geeft u het adres van de ontvanger waarnaar moet worden gezocht op.

Geavanceerde opties


Zoeken




Opslaan


OPMERKING De optie Fax zoeken wordt alleen weergegeven als het tabblad Zoeken in fax-archieven is ingeschakeld door de GFI MailArchiverBeheerder.

GFI MailArchiver


1.4.2 Geavanceerd zoeken gebruiken De functie Geavanceerd zoeken is een uitbreiding van de functie Eenvoudig zoeken en biedt u de mogelijkheid tijdens het zoeken naar e-mails verschillende zoekcriteria te gebruiken. Ga als volgt te werk om Geavanceerd zoeken te gebruiken: 1. Klik op het tabblad Archief op het vervolgkeuzepictogram selecteer Geavanceerde opties.

naast het tekstvak Snelzoeken en

Schermafbeelding 4: Geavanceerde zoekopties

2. Gebruik in het gedeelte Geavanceerde zoekopties de functies die hieronder worden beschreven om een geavanceerde zoekactie uit te voeren. OPTIE

OMSCHRIJVING

E-mails zoeken voor

Selecteer de Active Directory-gebruiker in de beschikbare lijst.

Archief

Hiermee kunt u aangeven in welk archief de zoekactie moet worden uitgevoerd. Selecteer een of meer archieven in de lijst met beschikbare archieven.

Verzenddatum

Hiermee kunt u aangeven wanneer de e-mail is verzonden die u zoekt.

Bevat alle/één

Hiermee kunt u aangeven of de items moeten worden weergegeven die aan alle voorwaarden voldoen of de items die aan één van de voorwaarden voldoen. Selecteer de gewenste optie in de vervolgkeuzelijst: Alle: hiermee worden de items weergegeven die aan alle opgegeven voorwaarden voldoen. Eén: hiermee worden de items weergegeven die aan minstens één van de opgegeven voorwaarden voldoen.

GFI MailArchiver


OPTIE

OMSCHRIJVING Klik op deze knop om voorwaarden toe te voegen. De volgende voorwaarden zijn beschikbaar: Onderwerp: hiermee kunt u e-mails met een bepaald onderwerp zoeken. Afzender: geef het e-mailadres of de Active Directory®-weergavenaam op van de afzender waarvan u de e-mails wilt zoeken. Ontvanger: geef het e-mailadres of de Active Directory®-weergavenaam op van de ontvanger waarvan u de e-mails wilt zoeken. BCC: Geef het e-mailadres of de Active Directory®-weergavenaam op van de ontvanger waarvan het adres in het BCC-veld werd getypt. Verzenddatum: e-mails zoeken die voor, na of exact op een bepaalde datum zijn verzonden. Typ of selecteer een datum en selecteer Is voor, Is na of Is exact. Ontvangstdatum: hiermee kunt u de e-mails zoeken die voor, na of exact op een bepaalde datum zijn ontvangen. Typ of selecteer een datum en selecteer Is voor, Is na of Is exact. Startdatum: hiermee worden de agenda-items weergegeven die voor een bepaalde datum starten. Grootte (kB): hiermee kunt u de items zoeken die groter zijn dan, kleiner zijn dan of gelijk zijn aan een bepaalde grootte. Typ of selecteer een grootte en selecteer Is groter dan, Is kleiner dan of Is exact. Bericht-ID: hiermee kunt u zoeken met behulp van het veld Bericht-ID in de e-mailheader. Typ of plak de bericht-ID van de e-mail die u zoekt. Hele e-mail: hiermee kunt u zoeken naar e-mails met specifieke inhoud op een willekeurige plek (waaronder de hoofdtekst, de headers en de bijlagen) in de e-mail. Hoofdtekst: hiermee kunt u zoeken naar e-mails met specifieke inhoud in de hoofdtekst. Bijlage: hiermee kunt u zoeken naar e-mails met specifieke inhoud in de bijlage. Bevat document: hiermee zoekt u alleen e-mails waaraan een document is gekoppeld. Map: hiermee kunt u items zoeken die in een bepaalde postvakmap zijn opgeslagen. Map/submappen: hiermee kunt u zoeken naar items die in een bepaalde submap van een postvakmap zijn opgeslagen. Label: hiermee kunt u zoeken naar e-mails met een specifiek label. OPMERKING Klik op

Al deze voorwaarden uitsluiten

naast een zoekvoorwaarde om de zoekvoorwaarde te verwijderen.

Hiermee kunt u een lijst met voorwaarden definiëren waaraan het item NIET moet voldoen om als resultaat van de zoekactie te worden gegeven. Klik op en selecteer de voorwaarden die u wilt toepassen. De voorwaarden die u kunt selecteren, zijn gelijk aan de voorwaarden die hierboven worden beschreven. OPMERKING Klik op

naast een zoekcriterium om het criterium uit de zoekactie te verwijderen.

Terug naar basisopties

Klik hierop om terug te gaan naar de functie Eenvoudig zoeken. Raadpleeg voor meer informatie Eenvoudig zoeken gebruiken (page 9).



Opslaan


Zoeken

Hiermee start u de zoekactie naar gearchiveerde items. De resultaten worden weergegeven per geselecteerde voorwaarde.

GFI MailArchiver


1.4.3 E-mails zoeken met smartphones In GFI MailArchiver kunt u e-mails zoeken met behulp van een smartphone. OPMERKING Deze functie wordt door de volgende mobiele besturingssystemen ondersteund: Android 2.1+ Apple iPhone iOS 4 Blackberry OS5+

Ga als volgt te werk om een eenvoudige zoekactie uit te voeren: 1. Start de internetbrowser op uw smartphone en voer de URL naar GFI MailArchiver in de volgende indeling in: http:/// Bijvoorbeeld: http://mijndomein.com/MailArchiver

Schermafbeelding 5: Aanmeldingsvenster smartphone

2. Meld u aan met uw aanmeldingsgegevens.

GFI MailArchiver


Schermafbeelding 6: GFI MailArchiver-startpagina voor smartphones

OPMERKING In de mobiele gebruikersinterface wordt dezelfde taalinstelling gebruikt als de taalinstelling die door de gebruiker in GFI MailArchiver is opgegeven. Raadpleeg voor meer informatie Gebruikersvoorkeuren wijzigen (page 39).

3. Geef de tekst op die u wilt zoeken en klik op Zoeken.

GFI MailArchiver


Schermafbeelding 7: Zoekresultaten op smartphone

4. Blader door de weergegeven resultaten met behulp van de bedieningen. De resultaten worden in aflopende volgorde weergegeven. OPMERKING Met de zoekfunctie op uw mobiele telefoon worden 10 e-mails per pagina weergegeven. Gebruik de weergegeven bedieningen om door de andere pagina's te bladeren. Er kunnen maximaal 5000 resultaten worden weergegeven.

GFI MailArchiver


Schermafbeelding 8: Berichtweergave op smartphone

5. Klik op het onderwerp van een e-mail om de e-mail weer te geven of klik op Bericht weergeven om gerelateerde e-mails weer te geven. OPMERKING In de mobiele gebruikersinterface wordt gezocht in e-mailarchieven. Als u geavanceerde zoeken bladerfuncties wilt gebruiken, opent u GFI MailArchiver vanaf uw computer.

OPMERKING Via de mobiele gebruikersinterface hebben gebruikers ALLEEN toegang tot hun eigen postvak.

1.5 Toegang tot meerdere postvakken Via het tabblad Archief kunt u ook bladeren door de gearchiveerde items in de postvakken van andere gebruikers – als u tenminste toegang is verleend tot hun archieven. Een gebruiker met Administratorrechten kan toegang verlenen en intrekken voor de postvakken van andere gebruikers met behulp van de functie GFI MailArchiverToegangsbeheer.

GFI MailArchiver


OPMERKING De functie Toe te voegen gebruiker zoeken is uitgeschakeld als de aangemelde gebruiker geen toegang heeft tot de postvakken van andere gebruikers of als er geen emails zijn die kunnen worden weergegeven.

Schermafbeelding 9: Toegang tot meerdere postvakken

Ga als volgt te werk om de gearchiveerde items voor een ander postvak te bekijken: 1. Voer in het zoekvak Toe te voegen gebruiker zoeken de naam van het postvak in waarvoor u de gearchiveerde items wilt weergeven. Er verschijnt een lijst met namen die overeenkomen met de ingevoerde naam van de gebruiker (waarvan u het postvak kunt bekijken). 2. Selecteer de gebruiker en klik op

naast het zoekveld.

3. Selecteer de zojuist toegevoegde gebruiker in het veld Bladeren door gesprekken voor: . 4. Blader door of zoek de weergegeven gearchiveerde items met behulp van de bedieningselementen.

1.6 GFI MailInsights® GFI MailInsights® is een rapportagehulpmiddel van GFI MailArchiver dat gebruikmaakt van gearchiveerde e-mails om informatie te kunnen leveren over e-mailgebruik en trends. Gebruik deze functie om management- en HR-rapporten te maken die inzicht geven in gebruik of misbruik van email en bronnen.

GFI MailArchiver


OPMERKING GFI MailInsights® is alleen ingeschakeld voor gebruikers met volledige toegangsrechten. Neem voor meer informatie contact op met uw systeembeheerder.

De beschikbare rapporten zijn: RAPPORTNAAM

OMSCHRIJVING

Communicatiestroom

Toezicht houden op communicatie tussen gebruikers/groepen binnen de organisatie en daarbuiten.

WebMail-gebruik

Topgebruikers identificeren die e-mails uitwisselen met webmailservices. Hiermee identificeert u potentiële gegevenslekken en ongepast e-mailgebruik.

E-mailresponstijd

Inzicht krijgen in de gemiddelde tijd die gebruikers nodig hebben om interne of externe e-mails te beantwoorden.

Opslaggebruik

Meer informatie krijgen over de invloed van bijlagen op de opslagkosten van e-mail. Een passend bewaarbeleid maken om de kosten rond het opslaan van e-mail te beheersen.

Niet-actieve accounts

Een lijst met gebruikersaccounts retourneren die e-mails hebben ontvangen maar deze niet binnen de opgegeven tijd hebben beantwoord.

Ongeoorloofde woorden

Ongepast taalgebruik in e-mails volgen die het bedrijfsbeleid schendt.

Interne spammers

Ontdekken welke interne gebruikers de neiging hebben te veel ontvangers in de velden Aan, CC en BCC op te nemen.

Buiten kantooruren

Een lijst maken met interne e-mailaccounts met verzendactiviteiten buiten kantooruren. Bepalen welke activiteiten nader moeten worden onderzocht.

Detectie gegevenslekken

E-mails zoeken met informatie over creditcards, burgerservicenummers (VS) of andere vertrouwelijke documenten en informatie.

Baan zoeken

Verzonden of ontvangen e-mails zoeken die cv's bevatten of zijn geadresseerd aan banenzoeksites.

Woordgroep zoeken

Bepaalde termen of woordgroepen in gearchiveerde e-mails zoeken.

Gebruikersverkeer

Het aantal e-mails dat wordt uitgewisseld tussen de geselecteerde gebruikers of groepen en de contactpersonen van deze gebruikers of groepen.

E-mailonderwerpen

Overzicht van de onderwerpen en veelgebruikte woorden in emails die worden uitgewisseld tussen de geselecteerde gebruikers of groepen en de contactpersonen van deze gebruikers of groepen.

Indicatoren e-mailprestaties

Verzonden en ontvangen e-mails analyseren om de productiviteit van gebruikers te classificeren op basis van een set vooraf gedefinieerde prestatie-indicatoren.

Rapport grote e-mails

Zoek grote e-mails die ongewenst veel ruimte in uw archief kunnen innemen. E-mailbijlagen worden geclassificeerd aan de hand van specifieke categorieën.

1.6.1 MailInsights-rapporten genereren Gegenereerde rapporten worden per e-mail verzonden naar de aangemelde gebruiker of naar de gebruiker die is opgegeven in het veld Verzenden naar. Gegenereerde rapporten worden als bijlage in pdf-indeling verzonden. Ga als volgt te werk om een rapport te genereren:

GFI MailArchiver


1. Selecteer het tabblad MailInsights® en kies het gewenste rapport. 2. Gebruik de beschikbare filters door de waarde te selecteren waarop u wilt filteren. 3. Voer het e-mailadres van de ontvanger in het veld Doorsturen naar in (optioneel). OPMERKING Wanneer u de optie Doorsturen gebruikt, wordt het rapport verzonden naar de gebruiker die het rapport heeft gegenereerd en eventueel naar andere gebruikers die in het veld Doorsturen naar zijn opgegeven.

OPMERKING U kunt meerdere e-mailadressen van elkaar scheiden met een puntkomma (;).

4. Klik op Rapport verzenden onder aan een rapportpagina. 1.6.2 MailInsights-rapporten plannen U kunt elk MailInsights®-rapport zo plannen dat dit automatisch wordt uitgevoerd. U kunt als volgt een rapport plannen: 1. Selecteer het tabblad MailInsights® en kies het gewenste rapport. 2. Gebruik de beschikbare filters door de waarde te selecteren waarop u wilt filteren. 3. Klik op Plannen.

Schermafbeelding 10: Rapporten plannen in MailInsights®

4. Voer in het veld Rapportnaam een betekenisvolle naam in voor uw rapport. 5. Voer het e-mailadres van de ontvanger(s) in het veld Doorsturen naar in (optioneel). 6. Geef in de vervolgkeuzelijst Rapport plannen aan hoe vaak u het rapport wilt uitvoeren. De volgende opties zijn beschikbaar: Dagelijks, Wekelijks of Maandelijks. 7. Geef het tijdstip op in het veld Om. 8. Klik op Rapport opslaan en plannen.

GFI MailArchiver


1.6.3 Communicatiestroom Het diagram Communicatiestroom biedt een overzicht van e-mails die worden uitgewisseld tussen geselecteerde gebruikers/groepen en hun contacten.

Schermafbeelding 11: Communicatiestroom in MailInsights®

Filter het rapport met de volgende criteria: OPTIE

OMSCHRIJVING

Bereik

Geef een datumbereik op of gebruik de standaardinstelling. U kunt alleen datums uit de laatste 6 maanden selecteren.

Rapport voor

Selecteer de Active Directory®-gebruiker of -groep.

Ontvangers

Selecteer Intern, Extern of Alles.

Opnemen

Geef het aantal resultaten op tot een maximum van 1000 ontvangers. Standaardwaarde is Top 20.

In het gegenereerde rapport wordt de geselecteerde gebruiker of groep als één entiteit in het midden van de grafiek weergegeven. Contacten worden gescheiden door domeinen. Elke domeincluster wordt in een andere kleur weergegeven. Met de randbreedte tussen de knooppunten wordt de sterkte van de e-mailrelatie tussen de verschillende eenheden aangegeven. De tabel onder het diagram toont de volgende informatie: OPTIE

OMSCHRIJVING

E-mail contactpersoon

E-mailadres contactpersoon

Verzonden e-mails

Totaal aantal verzonden e-mails

Ontvangen e-mails

Totaal aantal ontvangen e-mails

Totaal aantal e-mails

Totaal aantal verzonden en ontvangen e-mails

Laatste communicatie

Datum en tijd verzonden/ontvangen e-mail

GFI MailArchiver


1.6.4 WebMail-gebruik In het gebied WebMail-gebruik kunt u een rapport genereren dat de interactie tussen interne gebruikers en webmailaccounts weergeeft.

Schermafbeelding 12: WebMail-gebruik in MailInsights

Het rapport kan worden gefilterd met de volgende criteria: OPTIE

OMSCHRIJVING

Bereik


Rapport voor


Opnemen

Geef het aantal resultaten op tot een maximum van 1000 ontvangers. De standaardwaarde is Top 20.

In de grafiek van het rapport wordt het totaal aantal verzonden en ontvangen e-mails in de opgegeven periode weergegeven. In het overzichtsgebied boven aan het rapport vindt u de belangrijkste WebMail-providers, met een overzicht van verzonden en ontvangen e-mails per provider. De tabel onder het diagram bevat de volgende informatie: OPTIE

OMSCHRIJVING

Gebruiker

Het e-mailadres van de gebruiker.

Totaal aantal e-mails

Het totaal aantal interne contacten.

Verzonden e-mails

Het totaal aantal verzonden e-mails.

Ontvangen e-mails

Het totaal aantal ontvangen e-mails.

Gemiddeld per dag

Het gemiddeld aantal verzonden en ontvangen e-mails per dag.

Percentage totaal

Het percentage van alle webmail.

GFI MailArchiver


OPMERKING Het rapport WebMail-gebruik biedt ondersteuning voor de volgende webmailproviders: Hotmail, Gmail, Yahoo!, Live, AOL, Facebook, Yandex.ru, Seznam.cz, Gawab.com, Gmx.com, Mail.ru, Hushmail.com en Rediff.com.

1.6.5 E-mailresponstijd Het rapport E-mailreactietijd toont hoe lang het gemiddeld duurt voordat medewerkers op hun emails reageren.

Schermafbeelding 13: E-mailresponstijd in MailInsights®


OMSCHRIJVING

Bereik

Geef een datumbereik op of gebruik de standaardinstelling (Laatste 7 dagen). U kunt alleen datums uit de laatste 6 maanden selecteren.

Rapport voor


Opnemen

Geef het aantal resultaten op tot een maximum van 1000 ontvangers. De standaardwaarde is Alles.

Sorteervolgorde

Geef de sorteervolgorde op. Opties zijn: Op naam (standaard) Op responstijd

In het gegenereerde rapport wordt een staafdiagram weergegeven met de gebruikers op de y-as en responstijd in uren op de x-as. Gegevens worden gesorteerd volgens opgegeven criteria. Extra gegevens worden weergegeven in de tabel onder het diagram met de volgende informatie:

GFI MailArchiver


OPTIE

OMSCHRIJVING

Gebruiker

Naam of e-mailadres van gebruiker.

Gemiddelde responstijd

Gemiddelde reactietijd voor alle e-mails (uren).

Gemiddelde interne responstijd

Gemiddelde tijd voor beantwoorden aan interne gebruikers (uren).

Gemiddelde externe responstijd

Gemiddelde tijd voor beantwoorden externe e-mail (uren).

1.6.6 Opslaggebruik Het rapport Opslaggebruik laat zien hoeveel ruimte wordt verbruikt door de verschillende categorieën van bijlagen.

Schermafbeelding 14: Opslaggebruik in MailInsights®


OMSCHRIJVING

Bereik

Geef een datumbereik op of gebruik de standaardinstelling (Deze maand). U kunt alleen datums uit de laatste 6 maanden selecteren.

Rapport voor

Selecteer Iedereen (standaard), Active Directory®-gebruiker of -groep.

Het gegenereerde rapport bestaat uit een grafiek met staven die verschillende categorieën van bijlagen voorstellen. De x-as van het diagram toont verschillende labels van grootten en de y-as toont de grootte van de bijlage. OPMERKING De categorieën van bijlagen voor het rapport Opslaggebruik zijnAccepted Afbeeldingen, Documenten, Muziek, Video's en Overig.

GFI MailArchiver


De tabel onder het diagram bevat de volgende extra informatie: OPTIE

OMSCHRIJVING

Datum

De datum waarop de e-mail is ontvangen.

Totale grootte

De totale grootte van de bijlage.

Afbeeldingen

De totale grootte van de bijlage voor de categorie Afbeeldingen.

Documenten

De totale grootte van de bijlage voor de categorie Documenten.

Muziek

De totale grootte van de bijlage voor de categorie Muziek.

Video's

De totale grootte van de bijlage voor de categorie Video's.

Overig

De totale grootte van de bijlage voor de categorie Overig.

1.6.7 Niet-actieve accounts In het gebied Niet-actieve accounts kunt u een rapport genereren met de interne accounts die niet meer actief zijn.

Schermafbeelding 15: Inactieve accounts in MailInsights®


OMSCHRIJVING

Bereik


OPMERKING Een niet-actieve account is een account die binnen het datumbereik e-mails heeft ontvangen maar geen e-mails heeft verzonden.

Met het rapport wordt een lijst met de niet-actieve accounts geretourneerd. GFI MailArchiver


1.6.8 Ongeoorloofde woorden In het gebied Ongeoorloofde woorden kunt u een rapport maken dat ongeoorloofd taalgebruik in emails identificeert. Ongeoorloofde woorden kunnen seksistische woorden, racistische woorden of scheldwoorden zijn.

Schermafbeelding 16: Ongeoorloofde woorden in MailInsights®


OMSCHRIJVING

Bereik

Geef een datumbereik op of gebruik de standaardinstelling (Vandaag). U kunt alleen datums uit de laatste 6 maanden selecteren.

Ontvangers

Selecteer Alles, Alleen intern, Alleen extern.

Het gegenereerde rapport bevat de volgende gegevens in tabelvorm: OPTIE

OMSCHRIJVING

Datum/tijd

E-maildatum en -tijd

Afzender

E-mailadres afzender

Onderwerp

Onderwerp e-mail

1.6.9 Interne spammers Met het rapport Interne spammers kunt u een lijst genereren met de interne e-mailaccounts waarvan de e-mails een groot aantal ontvangers bevatten. In dit rapport worden de ontvangers in de velden Aan, CC en BCC meegerekend.

GFI MailArchiver


Schermafbeelding 17: Interne spammers in MailInsights®


OMSCHRIJVING

Bereik


Opnemen

Geef het aantal e-mailaccounts op dat u wilt opnemen (maximaal 1000 gebruikers).

Rapportgegevens worden in de tabel weergegeven met de volgende informatie: OPTIE

OMSCHRIJVING

Gebruikersnaam

De naam of het e-mailadres van de gebruiker.

Gemiddeld aantal ontvangers

Het gemiddeld aantal ontvangers dat gedurende de opgegeven periode e-mail van de afzender heeft ontvangen.

1.6.10 Buiten kantooruren Gebruik dit rapport om te achterhalen welke interne gebruikers e-mails buiten kantooruren verzenden.

GFI MailArchiver


Schermafbeelding 18: Buiten kantooruren in MailInsights®


OMSCHRIJVING

Rapport voor

Hier kunt u aangeven op wie dit rapport van toepassing is. U kunt het rapport uitvoeren voor alle werknemers (standaardinstelling) of voor een Active Directory®-groep.

Opnemen

Geef het aantal resultaten op dat u wilt weergeven (maximaal 1000 ontvangers). De standaardinstelling is 50.

Bereik


Kantooruren

Voer het tijdsbereik in volgens de normale werkuren van uw organisatie.

Werkweek

Selecteer de werkdagen voor uw organisatie. Aangevinkte dagen worden gezien als normale kantooruren.

GFI MailArchiver


OPTIE

OMSCHRIJVING

Niet-werkdagen

Gebruik de agenda om niet-werkdagen voor datums in het verleden en datums in de toekomst te definiëren. De geselecteerde datums verschijnen in het venster dat wordt weergegeven. Voorbeelden van niet-werkdagen zijn nationale feestdagen en dagen waarop het bedrijf is gesloten. BELANGRIJK Deze instellingen worden alleen opgeslagen als het rapport foutloos wordt gegenereerd. Als u de pagina verlaat voordat het rapport is gegenereerd, gaan alle instellingen verloren. OPMERKING Als u op de knop Alle datums wissen klikt, worden de datums verwijderd die u voor alle jaren hebt geconfigureerd.

In de volgende voorbeelden wordt de werking van het rapport in standaardscenario's uitgelegd. Scenario 1: Een organisatie met een werkweek van maandag tot en met vrijdag, met een begin- en eindtijd op dezelfde dag, bijvoorbeeld van 9:00 uur tot 18:00 uur.

In het rapport worden de e-mails opgenomen die van maandag tot en met vrijdag tussen 18:00 uur en 9.00 uur en op zaterdag en zondag de hele dag zijn verzonden. Scenario 2: Een organisatie met een werkweek van maandag tot en met vrijdag. De begin- en eindtijd liggen niet op dezelfde dag, bijvoorbeeld van 20:00 uur tot 5:00 uur.

In dit geval zal het rapport alle e-mails bevatten die van maandag tot en met vrijdag tussen 5:00 uur en 20:00 uur en op zaterdag en zonder de hele dag zijn verzonden. E-mail die op zaterdag tussen 0:00 en 5:00 uur zijn verzonden, worden niet meegerekend, omdat deze worden gezien als e-mails die binnen normale werkuren worden verzonden. Scenario 3: Een organisatie met een werkweek van maandag tot en met vrijdag. De begin- en eindtijd liggen niet op dezelfde dag en woensdag is een vrije dag.

In het rapport worden de e-mails opgenomen die van maandag tot en met vrijdag tussen 5:00 uur en 20:00 zijn verzonden, e-mails die op zaterdag en zondag zijn verzonden en alle e-mails die op woensdag van 0:00 tot 0:00 zijn verzonden. De resultaten van het gegenereerde rapport worden in een horizontaal staafdiagram weergegeven. In het overzicht boven het diagram ziet u de top 3 van gebruikers die de meeste e-mails buiten kantooruren hebben verzonden. Extra gegevens worden weergegeven in de tabel onder het diagram met de volgende informatie:

GFI MailArchiver


OPTIE

OMSCHRIJVING

E-mail

E-mailadres van gebruiker

Aantal verzonden e-mails

Aantal verzonden e-mails buiten kantooruren

1.6.11 Detectie gegevenslekken Met dit rapport kunt u de e-mails zoeken die mogelijk gevoelige gegevens bevatten. Hiermee worden verzonden of ontvangen e-mails gezocht die de volgende gegevens bevatten: Creditcardnummers (VISA, Mastercard, American Express, Diner’s Club, Discover) Burgerservicenummers (VS) Vertrouwelijke documenten en informatie OPMERKING Met het rapport worden zowel de verzonden als de ontvangen e-mails voor de geselecteerde gebruiker geanalyseerd.

Schermafbeelding 19: Rapport Detectie gegevenslekken in MailInsights®


OMSCHRIJVING

Bereik

Geef een datumbereik op of gebruik standaardinstelling (Laatste 3 maanden). U kunt alleen datums uit de laatste 6 maanden selecteren.

Rapport voor

Hier kunt u aangeven op wie dit rapport van toepassing is. U kunt het rapport uitvoeren voor alle werknemers (standaardinstelling) of voor een Active Directory®-gebruiker of -groep.

Ontvangers

Interne ontvangers, externe ontvangers of beide. De standaardwaarde is Beide.

GFI MailArchiver


De resultaten van het gegenereerde rapport worden gesorteerd op datum in oplopende volgorde in een tabel weergegeven. In het rapportoverzicht boven de tabel ziet u de top 3 van afzenders. De tabel bevat de volgende informatie: OPTIE

OMSCHRIJVING

Datum

De datum en tijd van de e-mail.

Afzender

Het e-mailadres van de afzender.

Onderwerp

Het onderwerp van de e-mail. OPMERKING In de kolom met het onderwerp vindt u een koppeling naar de gevonden e-mail.

Type lek

Voorbeelden van typen lekken: Creditcards, burgerservicenummers, vertrouwelijke gegevens, medische gegevens OPMERKING Worden er meerdere typen lekken gevonden, wordt alleen het eerste type lek weergegeven.

1.6.12 Baan zoeken Gebruik dit rapport om te achterhalen welke interne gebruikers e-mails uitwisselen met banenzoeksites. Hiermee worden verzonden of ontvangen e-mails gezocht die cv's bevatten. OPMERKING Met het rapport worden zowel de verzonden als de ontvangen e-mails voor de geselecteerde gebruiker geanalyseerd.

Schermafbeelding 20: MailInsights-rapport Baan zoeken

GFI MailArchiver



OMSCHRIJVING

Bereik


Rapport voor


Domeinen

De lijst met domeinen in dit gedeelte wordt aan de zoekcriteria van het rapport toegevoegd. U kunt domeinen toevoegen door de URL in het beschikbare veld te typen en vervolgens op

te klikken. Als u

een domein wilt verwijderen, klikt u op . Met Alles wissen verwijdert u alle weergegeven URL's. De standaardlijst met banenzoeksites bevat de volgende sites: Monster.com, Jobster.com, jobcentral.com, hotjobs.yahoo.com, careerbuilder.com, indeed.com, simplyhired.com, jobing.com, reed.co.uk, jobsearch.co.uk, monster.co.uk, totaljobs.com, fish4.co.uk en cityjobs.com.

De resultaten van het gegenereerde rapport worden gesorteerd op datum in oplopende volgorde in een tabel weergegeven. In het rapportoverzicht boven de tabel ziet u de top 3 van gebruikers die emails met banenzoekdomeinen hebben uitgewisseld. De tabel bevat de volgende informatie: OPTIE

OMSCHRIJVING

Datum

De datum en tijd van de e-mail.

Afzender


Onderwerp

Het onderwerp van de e-mail. OPMERKING In de kolom met het onderwerp vindt u een koppeling naar de gevonden e-mail.

1.6.13 Woordgroep zoeken Met het rapport Woordgroep zoeken kunt u bepaalde termen of woordgroepen in gearchiveerde emails zoeken. Met het rapport worden query's uitgevoerd op de volledige berichttekst van e-mails en bijlagen om de opgegeven termen te zoeken, waarna de resultaten als cirkeldiagram of als diagram met een gestapelde lijngrafiek worden weergegeven. OPMERKING Met het rapport worden de woordgroepen in zowel de verzonden als de ontvangen emails voor de geselecteerde gebruiker of groep gezocht.

GFI MailArchiver


Schermafbeelding 21: MailInsights-rapport Woordgroep zoeken


OMSCHRIJVING

Bereik


Rapport voor


Diagramtype

U kunt kiezen tussen een cirkeldiagram en een grafiek met een gestapelde lijn. In het cirkeldiagram wordt het totale percentage e-mails weergegeven voor de gevonden resultaten. In de grafiek met een gestapelde lijn wordt het aantal e-mails weergegeven dat elke dag is verzonden.

Woordgroepen

Woordgroepen kunnen uit één of meer woorden bestaan. Gebruik dubbele aanhalingstekens (") als u exacte woordgroepen wilt zoeken. Voer woorden zonder aanhalingstekens in als u alle ingevoerde woorden wilt zoeken. Omdat u maximaal 10 woordgroepen kunt invoeren, blijft het aantal gebruikte systeembronnen beperkt en neemt het uitvoeren van het rapport niet te veel tijd in beslag.

De resultaten van het gegenereerde rapport worden gesorteerd op datum in oplopende volgorde in een tabel weergegeven. In het rapportoverzicht boven de tabel ziet u het totaal aantal e-mails en het totaal aantal e-mails dat overeenkomt met een woordgroep. De tabel bevat de volgende informatie: OPTIE

OMSCHRIJVING

Datum

De datum en tijd van de verzending van een e-mail.

Afzender


Onderwerp

Het onderwerp van de e-mail. Als u toestemming hebt om de e-mail te bekijken, kunt u in de kolom met het onderwerp op de vermeldingen klikken om de gevonden e-mail weer te geven.

Woordgroep

De woordgroep die werd gevonden in de e-mail.

GFI MailArchiver


1.6.14 Rapport Gebruikersverkeer De grafiek Gebruikersverkeer biedt een overzicht van het aantal e-mails dat wordt uitgewisseld tussen de geselecteerde gebruikers of groepen en de contactpersonen van deze gebruikers of groepen. Daarnaast bevat deze grafiek alle unieke e-mailadressen van de verzonden en ontvangen emails.

Schermafbeelding 22: Gebruikersverkeer in MailInsights®


OMSCHRIJVING

Bereik


Rapport voor


Het gegenereerde rapport toont de communicatie voor de geselecteerde gebruiker of groep. Emailadressen die in de tabel worden weergegeven laten zien welke communicatie er heeft plaatsgevonden tussen dat specifieke e-mailadres en de geselecteerde gebruiker of groep. De tabel onder het diagram toont de volgende informatie: OPTIE

OMSCHRIJVING

E-mailadres

E-mailadres contactpersoon.

Verzonden

Het totaal aantal verzonden e-mails.

Ontvangen

Het totaal aantal ontvangen e-mails.

Intern

Totaal aantal verzonden en ontvangen interne e-mails.

Inkomend

Totaal aantal binnenkomende e-mails van buiten de organisatie.

Uitgaand

Totaal aantal uitgaande e-mails naar adressen buiten de organisatie.

GFI MailArchiver


1.6.15 Rapport E-mailonderwerpen Het rapport E-mailonderwerpen bevat de onderwerpen die zijn gevonden in de e-mails die zijn uitgewisseld tussen de geselecteerde gebruikers of groepen en de contactpersonen van deze gebruikers of groepen. Daarnaast vindt u in dit rapport een overzicht van veelgebruikte woorden in de e-mails. Dit rapport gebruikt de zoekindexen of de populairste zoektermen te vinden.

Schermafbeelding 23: E-mailonderwerpen in MailInsights®


OMSCHRIJVING

Bereik


Rapport voor


Het gegenereerde rapport bevat het geselecteerde postvak (van een gebruiker of groep). Dit postvak wordt boven in het rapport weergegeven. In een rapportsamenvatting worden de vijf belangrijkste trefwoorden voor de geselecteerde gebruiker en het totaal aantal e-mails voor elk trefwoord weergegeven. In een gestapeld kolomdiagram worden de tien belangrijkste trefwoorden op de x-as en het aantal keer dat deze woorden zijn gevonden op de y-as weergegeven. De gegevens worden als volgt onderverdeeld in twee tabellen onder het diagram: TABEL

OMSCHRIJVING

Belangrijkste trefwoorden voor organisatie

Een tabel met de trefwoorden en het totaal aantal keren dat elk trefwoord voorkomt.

E-mailonderwerpen

Een tabel met de datum, de afzender en het onderwerp van elke gevonden e-mail, en de woordgroep waarnaar is gezocht.

GFI MailArchiver


OPMERKING De tabel Belangrijkste trefwoorden voor organisatie toont informatie uit archieven die de gevraagde periode gedeeltelijk of volledig overbruggen. De tabel E-mailonderwerpen toont uitsluitend informatie van e-mails die werden ontvangen gedurende de geselecteerde periode.

1.6.16 Rapport Indicatoren e-mailprestaties Het rapport Indicatoren e-mailprestaties bevat een classificatie van de productiviteit van gebruikers op basis van een set vooraf gedefinieerde prestatie-indicatoren, waarmee de e-mailgebruikstrends van gebruikers over een bepaalde periode worden vergeleken. De resultaten zijn relevant wanneer het rapport wordt uitgevoerd voor een groep mensen met dezelfde functieomschrijving, omdat die een vergelijkbaar e-mailgebruik kennen. De prestatieberekeningen worden gebaseerd op het aantal verzonden en ontvangen e-mails. De resultaten worden weergegeven op basis van de volgende indicatoren: OPTIE

OMSCHRIJVING

Is sociaal

Een vriendelijk persoon, praat graag met andere mensen en neemt graag deel aan activiteiten van anderen.

Neemt initiatief

Heeft de vaardigheid zaken onafhankelijk te beoordelen en te initiëren.

Is expressief

Een persoon die in staat is gedachten of gevoelens effectief over te brengen.

Is georganiseerd

Systematische aanpak, houdt van orde en kan efficiënt omgaan met toegewezen taken.

Is verantwoordelijk

Doet wat wordt gevraagd als onderdeel van een functie of rol.

U kunt specifieke woorden uitsluiten van het rapport om te voorkomen dat niet-relevante e-mails worden weergegeven, zoals automatische meldingen.

GFI MailArchiver


Schermafbeelding 24: Rapport Indicatoren e-mailprestaties in MailInsights®


OMSCHRIJVING

Bereik

Geef een datumbereik op of gebruik de standaardinstelling. Selecteer Laatste 6 maanden of Laatste 12 maanden.

Rapport voor


Uitgesloten e-mails

Voer de e-mailadressen in die u van het rapport wilt uitsluiten. U kunt bijvoorbeeld nieuwsbrieven en automatische systeemmeldingen uitsluiten. Bijvoorbeeld: *@newsletters.com.

Weging

Hiermee worden de gebruikerscategorieën aangegeven waarmee de gebruikers binnen een specifieke rol worden gedefinieerd. Zo zal een verkoper naar verwachting meer e-mails verzenden dan ontvangen terwijl een accountmanager meer e-mails zal ontvangen dan verzenden. Selecteer de gewenste optie: Normaal: een normale gebruiker zal ongeveer evenveel e-mails verzenden als ontvangen. Zwaar wegende afzender: een gebruiker in zijn/haar rol zal naar verwachting meer e-mails verzenden dan ontvangen. Ontvanger: een gebruiker die meestal meer e-mails ontvangt dan verzendt.

In het gegenereerde rapport wordt een staafdiagram weergegeven met gegevens met kleurcodes. Een verklaring van de gegevens voor het geselecteerde postvak (dat bij een gebruiker of groep hoort) vindt u in twee tabellen onder het diagram. De tabellen bestaat uit de volgende gegevens:

GFI MailArchiver


TABEL

OMSCHRIJVING

Factoren

Een score voor elke prestatie-indicator per maand (of per gebruiker als het rapport voor een groep is gegenereerd).

Verzamelde statistieken

Het totaal aantal e-mails per gebruiker (als het rapport voor een groep is gegenereerd) of per maand. E-mailadres (gebruiker)/maand: Totaal verzonden Totaal ontvangen Totaal aantal verzonden antwoorden Totaal aantal ontvangen e-mails aan meerdere ontvangers Totaal aantal verzonden e-mails aan meerdere ontvangers Verzonden bijlagen Ontvangen bijlagen

1.6.17 Rapport grote e-mails Het Rapport grote e-mails toont e-mails groter dan een opgegeven waarde die worden uitgewisseld tussen de geselecteerde gebruikers of groepen en de contactpersonen van deze gebruikers of groepen. Daarnaast toont het de bijlagecategorieën (bijvoorbeeld video, afbeeldingen, muziek, documenten en overige)

Schermafbeelding 25: MailInsights® Grote e-mails


OMSCHRIJVING

Bereik


GFI MailArchiver


OPTIE

OMSCHRIJVING

Rapport voor


Grootte

Definieer de totale grootte van een e-mail in MB (bericht en bijlagen). E-mails groter dan de opgegeven grootte worden weergegeven in het rapport. De minimum grootte is 5 MB en deze is standaard ingesteld.

Het gegenereerde rapport bevat het postvak voor de geselecteerde gebruiker of groep. Dit postvak wordt boven in het rapport weergegeven. In een rapportsamenvatting worden de vijf belangrijkste gebruikers en de totale grootte van de e-mails voor de opgegeven periode weergegeven. Twee diagrammen geven een grafische weergave van de grootte van de e-mails die werden verzonden in percentages, een voor de belangrijkste gebruikers en een voor de bijlagecategorieën. Als gebruiker A bijvoorbeeld 5 e-mails van 5 MB elk (totaal 25 MB) en B 4 e-mails van 10 MB elk (totaal 40 MB) verzendt, heeft B een groter %a in het diagram. De gegevens worden als volgt onderverdeeld in een tabel onder het diagram: TABEL

OMSCHRIJVING

Datum

De datum en tijd van de verzending van een e-mail.

Afzender


Onderwerp

Het onderwerp van de e-mail. Als u toestemming hebt om de e-mail te bekijken, kunt u in de kolom met het onderwerp op de vermeldingen klikken om de gevonden e-mail weer te geven.

Aantal ontvangers

Het totale aantal ontvangers dat gedurende de opgegeven periode e-mail van de afzender heeft ontvangen.

Bijlagecategorie

De bestandscategorieën van e-mailbijlagen (bijvoorbeeld video, afbeeldingen, muziek, documenten en overige)

Grootte

De totale grootte van een e-mail inclusief de bijlage.

1.7 Gebruikersvoorkeuren wijzigen 1. Klik op de gebruikersnaam die in de rechterbovenhoek van het scherm wordt weergegeven. 2. Selecteer in de vervolgkeuzelijst Taalopties de taal die u wilt weergeven. 3. Geef in het gebied Maximale paginagrootte aan hoeveel e-mails per pagina kunnen worden weergeven. 4. Wijzig de datum-/tijdnotatie voor controlerapporten in het gebied Datum-/tijdnotatie in controlerapporten (alleen beschikbaar als u bent aangemeld als beheerder). 5. Gebruik de vervolgkeuzelijst in het gedeelte Stel uw tijdzone in om de juiste tijdzone in te stellen. De datum en tijd van e-mails in GFI MailArchiver worden weergegeven aan de hand van deze instelling. 6. Klik op Opslaan.

GFI MailArchiver


2 E-mailclienttoegang configureren U kunt GFI MailArchiver met verschillende e-mailclients en technologieën integreren zodat gebruikers vanaf verschillende locaties (zowel op kantoor als onderweg) toegang kunnen krijgen tot hun gearchiveerde items. Op de pagina E-mailclienttoegang kunt u het volgende doen: GFI MailArchiver Outlook Connector Downloaden. Dit is een Microsoft Outlook® invoegtoepassing waarmee gebruikers hun gearchiveerde items in hun Microsoft Outlook-client kunnen bekijken. GFI MailArchiver Archiveringsassistent Downloaden. Dit is een hulpprogramma waarmee gebruikers handmatig e-mails, bestanden en agenda-items kunnen archiveren die in hun Microsoft Outlook® omgeving zijn opgeslagen. Configureer een IMAP-account in de gewenste e-mailclient om gearchiveerde items te bekijken in de postvakken waartoe u toegang hebt.

2.1 installerenGFI MailArchiver Outlook Connector Met GFI MailArchiver Outlook Connector kunnen gebruikers hun Microsoft Outlook®-mappen synchroniseren met de gegevens die in GFI MailArchiver zijn gearchiveerd. 1. Open GFI MailArchiver. 2. Klik op het tabblad E-mailclienttoegang. 3. Klik op het tabblad Outlook Connector. 4. Selecteer een van de beschikbare koppelingen voor de downloadopties om GFI MailArchiver Outlook Connector te downloaden. In het volgende overzicht vindt u de beschikbare opties. OPTIE

OMSCHRIJVING

Outlook Connector (32-bits Outlook)

Hiermee kunt u GFI MailArchiver Outlook Connector downloaden voor de 32-bits versie van Microsoft Outlook.

Outlook Connector (64-bits Outlook)

Hiermee kunt u GFI MailArchiver Outlook Connector downloaden voor de 64-bits versie van Microsoft Outlook.

5. Dubbelklik op het bestand en volg de instructies in de wizard om het programma te installeren. 6. Als u wilt controleren of de installatie correct is uitgevoerd, kijkt u of in Microsoft Outlook een nieuwe map met de naam GFI MailArchiver-postvak is gemaakt. OPMERKING Raadpleeg voor meer informatie over het gebruik van GFI MailArchiver Outlook Connector de handleiding van GFI MailArchiver Outlook Connector die u kunt vinden op http://go.gfi.com/?pageid=MAR_DownloadDocumentation.

2.1.1 GFI MailArchiver Archiveringsassistent MSI-pakket downloaden U kunt GFI MailArchiver Archiveringsassistent downloaden van de server van GFI MailArchiver. BELANGRIJK U kunt GFI MailArchiver Archiveringsassistent niet downloaden als Handmatig archiveren is uitgeschakeld.

GFI MailArchiver

2 E-mailclienttoegang configureren | 40

1. Open op de GFI MailArchiver-server, de GFI MailArchiver-installatiemap. 2. Ga naar MailArchiver > Outlook. 3. Zoek gfimailarchiverarchiveassistant.msi en sla het pakket in een gedeelde map in het netwerk op. Zorg dat de gedeelde map over leeseigenschappen beschikt. Onthoud het pad naar de map.

2.2 GFI MailArchiver IMAP-clienttoegang configureren GFI MailArchiver biedt ondersteuning voor een aantal e-mailclients die IMAP gebruiken om gearchiveerde e-mailberichten vanuit de archieven naar de e-mailclient over te brengen. Via een van de volgende ondersteunde e-mailclients kunnen gebruikers een alleen-lezen weergave van hun gearchiveerde e-mails bekijken: E-mailtoepassing voor Android Apple Mail E-mailtoepassing in iOS5 Microsoft Outlook® 2003 Microsoft Outlook® 2007 Microsoft Outlook® 2010 Microsoft Outlook® 2013 Microsoft Outlook® 2011 voor Mac Mozilla Thunderbird Windows® Live Mail OPMERKING IMAP (Internet Message Access Protocol) is een internetprotocol voor het ophalen van email. De eerste keer dat u IMAP inschakelt, kan het even duren voordat de synchronisatie tussen uw e-mailclient en GFI MailArchiver is voltooid en de gearchiveerde e-mails zijn opgehaald.

Gedeelde postvakken weergeven Als gebruiker met toegang tot de postvakken van andere gebruikers kunt u met uw IMAP-account de gedeelde postvakken bekijken waartoe u toegang hebt. Als u dit wilt doen, moet u voor elk gedeeld postvak een nieuw account configureren. Volg de instructies voor het maken van een nieuw IMAPclientaccount in de gewenste e-mailclient. Hierbij moet u uw gebruikersnaam echter in de volgende indeling invoeren:
GFI MailArchiver


OPMERKING Voor de volgende configuratie is een internetverbinding nodig.

1. Start de e-mailclient en selecteer de optie voor het maken van een nieuw IMAP-e-mailaccount. 2. Configureer de volgende instellingen voor de server voor inkomende e-mail: OPTIE

WAARDE

E-mailadres:

(volledig e-mailadres)

Wachtwoord:

(uw wachtwoord)

3. Voer in de modus voor handmatige configuratie de volgende gegevens in: OPTIE

WAARDE

Aanmeldingsnaam:


Wachtwoord:

(uw wachtwoord)

IMAP-server:

(IMAP-servernaam)

Poort:

Gebruik het standaardpoortnummer 44143 of het poortnummer dat u van uw systeembeheerder hebt ontvangen.

Beveiligingstype:

Selecteer het beveiligingstype dat u van uw systeembeheerder hebt ontvangen. OPMERKING Als Beveiligingstype is ingesteld op Geen, is uw verbinding met de IMAP-server niet versleuteld.

4. Nadat u de IMAP-configuratieparameters hebt ingevoerd, worden de instellingen voor inkomende email op uw apparaat gecontroleerd. 5. Voer de serverinstellingen voor uitgaande e-mail in die u van uw systeembeheerder hebt ontvangen als u hierom wordt gevraagd. Op het apparaat worden uw instellingen voor uitgaande e-mail gecontroleerd. OPMERKING De configuratie-instellingen zijn afhankelijk van de versie van het Androidbesturingssysteem die u gebruikt. Raadpleeg de documentatie die bij uw apparaat is geleverd voor meer informatie over het instellen van een nieuw IMAP-account.

2.2.2 IMAP configureren in Apple Mail 3.0 Volg deze instructies om IMAP te configureren in Apple Mail 3.0: OPMERKING Voor de volgende configuratie is een internetverbinding nodig.

1. Klik op Mail > Voorkeuren.... 2. Klik op het tabblad Accounts op de knop + om een nieuw account toe te voegen. 3. Voer de volgende gegevens in:

GFI MailArchiver


OPTIE

WAARDE

Volledige naam:

(uw naam)

E-mailadres:


Wachtwoord:

(uw wachtwoord)

4. Klik op Ga door. 5. Voer de volgende gegevens in voor Server inkomende post: OPTIE

WAARDE

Accounttype:

Selecteer IMAP.

Beschrijving

Voer de accountbeschrijving in.

Server inkomende post:

imap.gfi.com

Gebruikersnaam:


Wachtwoord:

(uw wachtwoord)

6. Klik op Ga door om het scherm Beveiliging inkomende post weer te geven. 7. Selecteer Gebruik SSL (Secure Sockets Layer) om verbinding met GFI MailArchiver te maken via een versleutelde verbinding. OPMERKING Als SSL niet is ingeschakeld, wordt de verbinding niet versleuteld.

8. Voer de volgende gegevens in voor Server uitgaande post: OPTIE

WAARDE

Server uitgaande post:

smtp.gfi.com

Gebruik verificatie:

geselecteerd

Gebruikersnaam:

(gebruikersnaam)

Wachtwoord:

(uw wachtwoord)

9. Klik op Ga door. 10. Bekijk de samenvatting van het account en klik op Maak. 11. Selecteer het account dat u zojuist hebt gemaakt. 12. Voer de volgende gegevens in op het tabblad Geavanceerd: OPTIE

WAARDE

Poort


Gebruik SSL

Selecteer deze optie om verbinding met GFI MailArchiver te maken via een versleutelde verbinding.

2.2.3 IMAP configureren in iOS5 Volg deze instructies om IMAP te configureren in iOS5: OPMERKING Voor de volgende configuratie is een internetverbinding nodig.

GFI MailArchiver


1. Tik op Instellingen en selecteer E-mail, contacten, agenda's. 2. Tik in het gedeelte Accounts op Voeg account toe. 3. Selecteer Anders in de lijst. 4. Selecteer Voeg mailaccount toe en voer de volgende gegevens in: OPTIE

WAARDE

Naam:

(uw naam)

E-mail:


Wachtwoord:

(uw wachtwoord)

Beschrijving:

(betekenisvolle beschrijving)

5. Tik op Volgende. Op het apparaat wordt verbinding met internet gemaakt en wordt uw account gecontroleerd. 6. Selecteer IMAP en voer de volgende gegevens in: DETAILS SERVER INKOMENDE POST:

WAARDE

Hostnaam:

(IMAP-servernaam)

Gebruikersnaam:


Wachtwoord:

(uw wachtwoord)

DETAILS SERVER UITGAANDE POST:

WAARDE

Hostnaam:

(SMTP-servernaam)

Gebruikersnaam:

(gebruikersnaam)

Wachtwoord:

(uw wachtwoord)

OPMERKING De gegevens voor de server voor uitgaande e-mail ontvangt u van uw systeembeheerder.

7. Tik op Volgende. Als er een fout verschijnt dat u geen verbinding kunt maken via SSL, tikt u op Ja om door te gaan zonder SSL. Tik vervolgens op Bewaar. OPMERKING Nadat u het nieuwe e-mailaccount hebt opgeslagen, kunt u SSL configureren. Als SSL niet is ingeschakeld, wordt de verbinding niet versleuteld.

8. Ga naar E-mail, contacten, agenda's en zoek in het gedeelte Accounts het account dat u hebt gemaakt. 9. Tik op de accountnaam en blader naar Geavanceerd. 10. Wijzig onder Inkomend-instellingen het nummer van de serverpoort in standaardpoortnummer 44143 of het poortnummer dat u van uw systeembeheerder hebt ontvangen. 11. Tik op Gebruik SSL om de functie in te schakelen. 12. Tik op Volgende. De ingevoerde gegevens worden gecontroleerd. 2.2.4 IMAP configureren in Microsoft Outlook® 2003 1. Start Outlook ®.

GFI MailArchiver


2. Klik in het menu Extra op E-mailaccounts. 3. Klik onder E-mailaccounts op Een nieuwe e-mailaccount toevoegen en klik op Volgende. 4. Klik op IMAP als het accounttype dat u wilt maken en klik op Volgende. 5. Voer de volgende gegevens in het gedeelte Gebruikersgegevens in: OPTIE

WAARDE

Uw naam:

(uw naam)

E-mailadres:


6. Voer de volgende gegevens in het gedeelte Servergegevens in: OPTIE

WAARDE

Inkomende e-mail (IMAP):

(IMAP-servernaam)

Uitgaande e-mail (SMTP):

(de SMTP-servernaam die u van uw systeembeheerder hebt ontvangen)

7. Voer de volgende gegevens in het gedeelte Aanmeldingsgegevens in: OPTIE

WAARDE

Gebruikersnaam:


Wachtwoord:

(uw wachtwoord)

8. Klik op Meer instellingen > Geavanceerd en voer de volgende gegevens in: OPTIE

WAARDE



Voor deze server is een versleutelde verbinding vereist

Selecteer deze optie om verbinding te maken via een versleutelde verbinding.

OPMERKING Als SSL niet is ingeschakeld, wordt de verbinding niet versleuteld.

9. Als u de configuratiegegevens hebt ingevoerd, klikt u op Volgende. Klik vervolgens op Voltooien. 2.2.5 IMAP configureren in Microsoft Outlook® 2007 1. Start Outlook ®. 2. Klik in het menu Extra op Opties. 3. Klik op het tabblad E-mailinstellingen op E-mailaccounts. 4. Klik op Nieuw. 5. In het dialoogvenster Automatische accountconfiguratie selecteert u Serverinstellingen of extra servertypen handmatig configureren. Klik op Volgende. 6. Klik op Internet-e-mail en klik op Volgende. 7. Voer de volgende gegevens in het gedeelte Gebruikersgegevens in: OPTIE

WAARDE

Uw naam:

(uw naam)

E-mailadres:


8. Voer de volgende gegevens in het gedeelte Servergegevens in:

GFI MailArchiver


OPTIE

WAARDE

Accounttype:

IMAP

Server voor inkomende e-mail:

(IMAP-servernaam)




WAARDE

Gebruikersnaam:


Wachtwoord:

(uw wachtwoord)


WAARDE



Gebruik het volgende type versleutelde verbinding:

Selecteer het versleutelingstype dat u van uw systeembeheerder hebt ontvangen. OPMERKING Accepteer het beveiligingscertificaat als u hierom wordt gevraagd.

OPMERKING Als Geen als het versleutelingstype is geselecteerd, wordt de verbinding niet versleuteld.

11. Als u de configuratiegegevens hebt ingevoerd, klikt u op Volgende. Klik vervolgens op Voltooien. 2.2.6 IMAP configureren in Microsoft Outlook® 2010 1. Start Outlook ®. 2. Klik in het menu Bestand op Info en klik vervolgens op Accountinstellingen. 3. Selecteer Accountinstellingen in de lijst. 4. Klik op het tabblad E-mail op Nieuw. 5. Schakel het selectievakje Serverinstellingen of extra servertypen handmatig configureren in en klik op Volgende. 6. Klik op Internet-e-mail en klik op Volgende. 7. Voer de volgende gegevens in het gedeelte Gebruikersgegevens in: OPTIE

WAARDE

Uw naam:

(uw naam)

E-mailadres:



WAARDE

Accounttype:

IMAP


(IMAP-servernaam)



9. Voer de volgende gegevens in het gedeelte Aanmeldingsgegevens in:

GFI MailArchiver


OPTIE

WAARDE

Gebruikersnaam:


Wachtwoord:

(uw wachtwoord)


WAARDE






11. Als u de configuratiegegevens hebt ingevoerd, klikt u op Volgende. Klik vervolgens op Voltooien. 2.2.7 IMAP configureren in Microsoft Outlook 2013 1. Start Outlook ®. 2. Klik in het menu Bestand op Info en klik vervolgens op Accountinstellingen. 3. Selecteer Accountinstellingen in de lijst. 4. Klik op het tabblad E-mail op Nieuw. 5. Schakel het selectievakje Serverinstellingen of extra servertypen handmatig configureren in en klik op Volgende. 6. Klik op Internet-e-mail en klik op Volgende. 7. Voer de volgende gegevens in het gedeelte Gebruikersgegevens in: OPTIE

WAARDE

Uw naam:

(uw naam)

E-mailadres:



WAARDE

Accounttype:

IMAP


(IMAP-servernaam)




WAARDE

Gebruikersnaam:


Wachtwoord:

(uw wachtwoord)

10. Klik op Meer instellingen > Geavanceerd en voer de volgende gegevens in:

GFI MailArchiver


OPTIE

WAARDE






11. Als u de configuratiegegevens hebt ingevoerd, klikt u op Volgende. Klik vervolgens op Voltooien. 2.2.8 IMAP configureren in Outlook® 2011 voor Mac Volg deze instructies om IMAP te configureren in Outlook® 2011 voor mac: 1. Open Outlook® 2011. 2. Klik in het welkomstscherm van Outlook® op Account toevoegen. Klik anders op Extra > Accounts en klik op + in de menubalk. 3. Klik op E-mailaccount. 4. Voer de volgende gegevens in: OPTIE

WAARDE

E-mailadres:


Wachtwoord:

(uw wachtwoord)

Gebruikersnaam:


Type:

Selecteer IMAP.

Inkomende e-mail:

(IMAP-servernaam)

Selecteer Standaardpoort negeren en voer het poortnummer in:


SSL gebruiken om verbinding te maken (aanbevolen)

Selecteer deze optie om verbinding met GFI MailArchiver te maken via een versleutelde verbinding. OPMERKING Als SSL niet is ingeschakeld, wordt de verbinding niet versleuteld.

Server voor uitgaande e-mail:


OPMERKING Schakel het selectievakje Automatisch configureren uit.

5. Klik op Account toevoegen. 6. Klik in het venster Accounts op Meer opties en stel Verificatie in op Instellingen van inkomende server gebruiken.

GFI MailArchiver


7. Klik op Geavanceerd en selecteer IMAP IDLE gebruiken (als de server deze optie ondersteund) om een melding te ontvangen als er nieuwe berichten zijn. 8. Klik op OK. 2.2.9 IMAP configureren in Mozilla Thunderbird 10 Volg deze instructies om IMAP te configureren in Mozilla Thunderbird 10: 1. Selecteer in Thunderbird Bestand > Nieuw > E-mailaccount. 2. Voer in het scherm E-mailaccountset-up de volgende gegevens in: OPTIE

WAARDE

Uw naam:

(voor- en achternaam)

E-mailadres:


Wachtwoord:

(uw wachtwoord)

3. Klik op Doorgaan. OPMERKING Klik op Stoppen om te voorkomen dat accountinstellingen automatisch worden gedetecteerd in Thunderbird. Klik vervolgens op Handmatige config. (Handmatige configuratie).

4. Voer in het scherm E-mailaccountset-up de volgende gegevens in: OPTIE

WAARDE

Inkomend:

Selecteer IMAP in het vervolgkeuzemenu.

Serverhostnaam:

(IMAP-servernaam)

Poort:

(standaard gebruiken)

SSL:

Selecteer het versleutelingstype dat u van uw systeembeheerder hebt ontvangen. OPMERKING Als SSL niet is ingeschakeld, wordt de verbinding niet versleuteld.

Authenticatie:

(normaal wachtwoord)

Uitgaand:

(gebruik de instellingen die u van uw systeembeheerder hebt ontvangen)

5. Klik op Uitgebreide config. (Uitgebreide configuratie) en ga onder de accountnaam naar Serverinstellingen. Voer de volgende gegevens in: OPTIE

WAARDE

Poort:


Aanmeldingsnaam:


6. Als de accountgegevens in Thunderbird zijn geverifieerd, klikt u op Account aanmaken. 7. Klik op E-mail ophalen om e-mails te downloaden. 2.2.10 IMAP configureren in Windows® Live Mail 1. Open Windows® Live Mail en klik op het tabblad Accounts op E-mail. 2. Voer in het scherm E-mailaccounts toevoegen de volgende gegevens in:

GFI MailArchiver


OPTIE

WAARDE

E-mailadres:


Wachtwoord:

(uw wachtwoord)

Serverinstellingen handmatig configureren:

(Geselecteerd)

3. Klik op Volgende. 4. Voer in het scherm Serverinstellingen configureren de volgende gegevens in: OPTIE

WAARDE

Informatie over de server voor inkomende e-mail: Servertype:

(poortnummer)

Serveradres:

(IMAP-servernaam)

Poort:


Vereist een beveiligde verbinding (SSL):

Selecteer deze optie om verbinding met GFI MailArchiver te maken via een versleutelde verbinding. OPMERKING Als SSL niet is ingeschakeld, wordt de verbinding niet versleuteld.

Verifiëren met:

(tekst wissen)

Informatie over de server voor uitgaande e-mail:

(gebruik de instellingen die u van uw beheerder hebt ontvangen)

5. Klik op Volgende en klik vervolgens op Voltooien.

GFI MailArchiver


3 Verklarende woordenlijst A Active Directory Een technologie waarmee verschillende netwerkservices worden geboden, waaronder LDAPdirectoryservices. AD Zie Active Directory Archiefbeheer Een GFI MailArchiver-technologie waarmee u de archieven die u wilt gebruiken in de wachtrij kunt plaatsen en kunt plannen volgens verschillende perioden. Archieven Een verzameling e-mailbronnen, e-mailmetagegevens en zoekindexen in GFI MailArchiver.

B Bewaarbeleid Een systeem waarmee u kunt bepalen hoe lang bepaalde e-mails in uw archieven bewaard moeten blijven.

C Categorisatiebeleid Een categorisatiesysteem in GFI MailArchiver waarmee e-mails op basis van het label kunnen worden gecategoriseerd. Controle databaseactiviteiten Een systeem waarin de traceringsfuncties van Microsoft SQL Server worden gebruikt om alle activiteiten in een archiefdatabase vast te leggen. Controle gebruikersinteractie Een systeem waarmee u alle activiteiten van gebruikers kunt vastleggen wanneer ze gebruikmaken van de webinterface van GFI MailArchiver.

D Databaseschema De structuur van een database waarmee de tabellen, de velden in deze tabellen en de relatie tussen de velden en tabellen worden gedefinieerd.

GFI MailArchiver

3 Verklarende woordenlijst | 51

E Exchange OLE DB-provider Een methode waarmee u via OLE DB en Microsoft ADO toegang krijgt tot het lokale Microsoft Exchange Server-archief. Exchange System Manager Een speciale MMC-console waarmee u uw Exchange-organisatie kunt beheren. ExOLEdb Zie Exchange OLE DB-provider

F Firebird-database Een open source relationeel databasesysteem.

G Gecombineerde verificatiemethode Een SQL Server-verificatiemethode waarmee zowel Windows- als SQL Server-verificatie wordt ingeschakeld. Gespreksthread Een lijst met e-mails die samen een gesprek tussen twee of meer gebruikers vormen. GFI MailArchiver Import Service Een hulpprogramma van GFI MailArchiver waarmee u e-mailgegevens uit een bestand in GFI MailArchiver kunt importeren. GFI MailArchiver Outlook Connector Een hulpprogramma in GFI MailArchiver waarmee u Microsoft Outlook-mappen kunt synchroniseren met de e-mailgegevens die in GFI MailArchiver zijn gearchiveerd. GFI MailInsights Een rapportagehulpmiddel van GFI MailArchiver dat gebruikmaakt van gearchiveerde e-mails om informatie over e-mailgebruik en trends te leveren. GPO Zie Groepsbeleidsobjecten Groepsbeheerders Een gebruikersgroep in GFI MailArchiver waarvan de leden alle gebruikers kunnen zoeken en weergeven die deel uitmaken van de Active Directory-groep. Groepsbeleidsobjecten Een centraal beheer- en configuratiesysteem van Active Directory waarmee u kunt instellen welke taken gebruikers in een computernetwerk kunnen uitvoeren.

GFI MailArchiver


H Headers De informatie die voorafgaat aan de tekst van de e-mail (hoofdtekst). Voorbeelden hiervan zijn de afzender, de geadresseerde, het onderwerp, de verzenden ontvangsttijd, enzovoort.

I IMAP Zie Internet Message Access Protocol Internet Message Access Protocol Een van de twee meestgebruikte internetstandaardprotocollen voor het ophalen van e-mail. Het andere protocol is POP3.

L Logboekopname Een functie in Microsoft Exchange Server waarmee e-mailkopieën voor verschillende doeleinden in een centraal postvak worden opgeslagen (bijvoorbeeld voor e-mailarchivering).

M MAIS Zie GFI MailArchiver Import Service MAPI Zie Message Application Programming Interface Message Application Programming Interface Een berichtenarchitectuur voor Microsoft Windows die u in staat stelt e-mail te verzenden vanuit een Windows-toepassing en een document als bijlage bij de e-mail te sluiten. Metagegevens Gegevens die informatie levert over de e-mails die in GFI MailArchiver zijn gearchiveerd. Microsoft SQL Server Een relationeel databasebeheersysteem van Microsoft. MIME Zie Multipurpose Internet Mail Extensions Multipurpose Internet Mail Extensions Een standaard die een uitbreiding vormt op de e-mailindeling zodat ook ondersteuning kan worden geboden voor tekst in een andere indeling dan ASCII, niet-tekstuele bijlagen, berichttekst met verschillende delen en headerinformatie in niet-ASCII-tekensets.

GFI MailArchiver


O OneClick Restore Een gebruiksvriendelijke methode waarmee u gearchiveerde e-mails kunt terugzetten in het postvak van de gebruiker, e-mails kunt herstellen naar de staat waarin ze verkeerden op het moment van verwijderen en e-mails als e-mailbijlage naar gebruikers kunt verzenden. Openbare mappen Een algemene map die tussen Microsoft Exchange en een gebruiker wordt gedeeld en waarmee informatie kan worden gedeeld. Ophalen postvak met mappenstructuur Een functie in GFI MailArchiver waarmee u de mappenstructuur van het postvak in Microsoft Exchange kunt synchroniseren met GFI MailArchiver. Outlook Web Access Een Microsoft Exchange Server-webmailservice. Hiermee hebt u via een webinterface toegang tot e-mails, contactpersonen, taken enzovoort als Microsoft Office Outlook niet beschikbaar is. OWA Zie Outlook Web Access

P POP3 Zie Post Office Protocol ver.3 Post Office Protocol 3 Een protocol dat door lokale e-mailclients wordt gebruikt en waarmee e-mails via een TCP/IPverbinding uit postvakken worden opgehaald. Postvak Een directory of map waarin berichten van e-mails worden ontvangen, gearchiveerd en opgeslagen. PST-bestand Een bestand waarmee lokale kopieën van e-mails, agenda-activiteiten, contactpersonen en andere items in Microsoft Office Outlook worden opgeslagen. PST-exportprogramma Een agentgebaseerd hulpprogramma dat op doelcomputers wordt geïmplementeerd en waarmee e-mails uit PST-bestanden worden opgehaald voor verwerking door GFI MailArchiver Import Service.

GFI MailArchiver


S Single Instance Storage Hiermee kunt u een kopie van een e-mail bewaren die meerdere gebruikers kunnen delen. Zo voorkomt u dubbele gegevens en kunt u efficiënter werken omdat er minder schijfruimte nodig is voor de opslag van e-mails.

T Toegangsbevoegdheden Bevoegdheden die zijn verleend aan gebruikers of groepen gebruikers voor het uitvoeren van verschillende bewerkingen op diverse e-mails.

Z Zoekindex Een systeem waarmee gegevens worden verzameld, geanalyseerd en opgeslagen om snel en nauwkeurig gegevens te kunnen ophalen.

GFI MailArchiver


4 Index A Active Directory 10, 12, 21-24, 28, 30, 32-35, 37, 39 archief 4-6, 12, 17, 19

B Bewaarbeleid 19

C Controlerapporten 39

D Documentatie 42

G Gebruikersvoorkeuren 39 GFI MailInsights rapporten genereren 18

H headers 7, 13

I IMAP 40-49

L labels 24

O OneClick Restore 8 ontvanger 9-10, 13, 20, 37

P postvakken 4-5, 17, 41

T Tijdzone 39 Toegangsbeheer 17

V Verklarende woordenlijst 51

GFI MailArchiver

Index | 56

VS, CANADA EN CENTRAAL- EN ZUID-AMERIKA 4309 Emperor Blvd, Suite 400, Durham, NC 27703, USA Telefoon: +1 (888) 243-4329 Fax: +1 (919) 379-3402 [email protected] VK EN IERLAND Magna House, 18-32 London Road, Staines-upon-Thames, Middlesex, TW18 4BP, UK Telefoon: +44 (0) 870 770 5370 Fax: +44 (0) 870 770 5377 [email protected] EUROPA, MIDDEN-OOSTEN EN AFRIKA GFI House, Territorials Street, Mriehel BKR 3000, Malta Telefoon: +356 2205 2000 Fax: +356 2138 2419 [email protected] AUSTRALIË EN NIEUW-ZEELAND 83 King William Road, Unley 5061, South Australia Telefoon: +61 8 8273 3000 Fax: +61 8 8273 3099 [email protected]

GFI-producthandleiding. Handleiding

Recommend Documents