GENOEG VAN OVERTYPEN? Dankzij Document Capture worden facturen en andere documenten geanalyseerd en gegevens worden automatisch van de gescande afbeelding gelezen. Document Capture gebruikt vooraf gedefinieerde documentsjablonen om de gegevens in de juiste velden van Microsoft Dynamics NAV in te voeren. Nieuwe sjablonen worden tijdens het proces aangemaakt. Sjablonen kunnen gemakkelijk worden gewijzigd door de tekst op de gescande afbeelding te arceren en aan de juiste velden te koppelen.
Behoud controle en overzicht! Met Document Capture krijgt u een direct overzicht van alle facturen die wachten op goedkeuring. U kunt zien wie de huidige goedkeurder is en we bieden diverse instrumenten waarmee u uw goedkeurders kunt aansporen om de facturen sneller te verwerken. Goedkeurders kunnen facturen gemakkelijk goedkeuren via de NAV-cliënt of het Document Capture-web portaal.
Bestelbonnen matchen met inkoopfacturen Document Capture bevat geavanceerde functies om inkoopfacturen overeen te laten stemmen met bestelbonnen. Het is bijvoorbeeld mogelijk om op iedere inkooplijn differentiaties toe te passen en gedeeltelijke leveringen van meervoudige inkoopordernummers te verwerken en nog veel meer. Een inkoopfactuur kan automatisch worden goedgekeurd als het gedifferentieerde bedrag binnen bepaalde drempelwaarden ligt.
Drag-and-Drop Met Document Capture kunt u elk bestand (bijv. Word, Excel of Project document), zelfs een e-mail naar om het even welke locatie in NAV ‘Slepen en Neerzetten’. Bijvoorbeeld, wanneer u inkoopfacturen goedkeurt, kunt u de originele inkoopofferte van de verkoper aanhechten, een e-mail met speciale condities toevoegen, etc. U kunt ook de functie Drag-and-Drop activeren op de verkoper- of klantkaart om belangrijke communicatie tussen hen beiden te archiveren. Door de functie op opdrachten te activeren, kunt u alle belangrijke communicatie en bestanden aanhechten aan de specifieke opdracht. Dit is allemaal mogelijk voor zowel de Rolgerichte cliënt als de Klassieke cliënt.
Alle documenten - overal en altijd! Door 'Slepen en Neerzetten' te gebruiken, kunt u back-updocumentatie zoals bestanden direct aan de inkoopfactuur van de NAV- of web portaalklant koppelen. Dit betekent dat alle goedkeurders altijd toegang hebben tot de door de verkoper verzonden originele factuur. Maar daarnaast hebben ze ook toegang tot alle back-updocumentatie die aan de factuur werd toegevoegd.
Wilt u een verkooporder - of andere belangrijke documenten - op dezelfde wijze registreren? Met Document Capture kunt u veel meer doen dan alleen inkoopfacturen verwerken. Door sjablonen te gebruiken die in grote mate aangepast kunnen worden, kunt u nieuwe documenttypes en -velden definiëren die relevant zijn voor uw bedrijf.
Volledige tekst doorzoeken Alle pdf-bestanden worden volledig geïndexeerd in NAV. Hierdoor kunt u een volledig tekstonderzoek doen door alle documentgegevens, niet alleen de gegevens die zijn opgeslagen en gebruikt in NAV-velden. U kunt bijvoorbeeld zoeken op een specifiek referentienummer, artikelnummer of serienummer.
Snelle implementatie door uw NAV-partner Continia Document Capture is door Microsoft gecertificeerd en eenvoudig door alle Microsoft Dynamics NAV-partners te implementeren. Dus uw NAV-partner kan onze oplossing aan u leveren met slechts weinig instructies en onze unieke partnerondersteuning. Dankzij de ervaring die we hebben opgedaan bij onze meer dan 800 bestaande klanten, kunt u binnen een week aan het werk!
Document Capture heeft een beperkte impact op het budget en bestaande NAV implementaties. Doordat Document Capture ook 100% gefocust is op Microsoft Dynamics NAV ligt de drempel bij nieuwe gebruikers dan ook erg laag om hiermee aan de slag te gaan.
NIEUW IN DOCUMENT CAPTURE 4.0 Automatische bladscheiding Document Capture 4.0 biedt een aantal mogelijkheden om er voor te zorgen dat uw stapel documenten na het inscannen automatisch wordt opgesplitst in afzonderlijke documenten. -
Via een unieke barcode (instelbaar per documenttype)
-
Via bronherkenning (op basis van een klant, leverancier, product, …)
-
Via blanco scheidingspagina’s
-
Via identificatievelden (bijv. Factuurnummer, verzendnotanr, …)
Het is ook mogelijk om de bladsplitsing op een combinatie van deze mogelijkheden te laten verlopen.
Splitsen en Samenvoegen Wanneer documenten geïmporteerd worden in Microsoft Dynamics NAV laat Document Capture 4.0 u nog altijd de mogelijkheid om documenten bestaande uit meerdere pagina's manueel te splitsen naar aparte documenten of aparte documenten samen te voegen tot één document.
Automatisch naar het juiste bedrijf verzenden In vorige versies van Document Capture werd er per document type en per bedrijf een apart e-mail adres en folder aangemaakt om er voor te zorgen dat de documenten naar het juiste bedrijf gestuurd werden. Vanaf versie 4.0 volstaat het om één e-mail adres te hebben per type document. Tijdens het importeren van de documenten in Microsoft Dynamics NAV zal Document Capture zelf bepalen voor welk bedrijf in de database het document bestemd is.
Matchen met openstaande orders Vaak werden orders nog niet ontvangen terwijl de factuur al was toegekomen. De gebruikers konden op dat ogenblik niet anders dan wachten op de magazijnier om die goederen te ontvangen. In Document Capture 4.0 zal het tevens mogelijk te zijn om in het “matching” formulier ook te matchen met openstaande ontvangstlijnen, welke tijdens de registratie van het document zullen ontvangen worden.
Intuïtieve vertaling van regels Waar je bij de vorige versies van Document Capture bij het gebruik van de lijnherkenning nog via een tussenscherm de vertalingen van de regels naar artikelen, grootboekrekeningen, vaste activa of toeslagen moest ingeven, kan je nu rechtstreeks in het scherm van de herkende lijnen deze vertaling ingeven. Zo zie je ook meteen wanneer er nog regels moeten vertaald worden en waar Document Capture deze al eens eerder heeft opgeslagen. Bovendien kan je nu in de leverancier/klant sjablonen opgeven of de herkende lijnen artikelnummers bevatten zoals die in de database aanwezig zijn. In dat geval zal de vertaling tijdens het ophalen van de regels volledig automatisch verlopen.
Vernieuwde goedkeuringsmodule via web portal De optionele goedkeuringsmodule via de web portal heeft een nieuwe look&feel gekregen. Maar niet alleen het uitzicht is veranderd. In de overzichtslijst van de goed te keuren facturen kan u via de zoomtool de factuur snel te bekijken, zonder het effectieve document met alle informatie te openen. Bovendien kan er vanuit de lijsten in batch goedgekeurd, afgewezen, doorgestuurd worden. Wanneer u een document via de web portal opent om de details te bekijken zal alle informatie in één beeld samengevat worden. U hoeft dus niet meer door het document te lopen om alle info terug te vinden.
Cloud OCR & On-Line Web Portal Vanaf Document Capture 4.0 is het mogelijk om het OCR gebeuren als ook de web goedkeuring via Continia Online te laten verlopen. Dit versneld en vereenvoudigd de implementatie van Document Capture in complexere omgevingen.
Automatisch Verkooporders aanmaken Naast het verwerkingsproces voor inkoopfacturen heeft Document Capture 4.0 nu eveneens een proces waarbij u gescande bestelbonnen van klanten automatisch kan omzetten naar een verkooporder in Microsoft Dynamics NAV.
En nog veel meer....! Uiteraard zijn er nog veel meer innovatieve nieuwigheden te ontdekken in Document Capture 4.0. Uw Microsoft Dynamics NAV partner zal u hieromtrent graag te woord staan tijdens een presentatie.
