AMIS Edisonbaan 15 Postbus 24 3430 AA Nieuwegein T +31(0) 30 601 60 00 E
[email protected] I amis.nl BTW nummer NL811770400B69 KvK nummer 30114159 Statutair gevestigd te Enschede
Stop overtypen! Data integratie en procesverbetering met behulp van Oracle SOA Suite 11g
Auteur Lucas Jellema Publicatie Februari 2011
Overtypen Als consultant op het gebied van Oracle technologie kom ik bij heel wat organisaties over de vloer. In gesprekken, meestal met de IT manager, de lead-architect of de teamleider van het applicatie ontwikkelteam, komen vaak vergelijkbare problemen en uitdagingen langs. Sommige steekwoorden zijn indicator van een bepaald probleem dat voor mij snel herkenbaar is op basis van eerdere ervaringen - veel organisaties hebben nu eenmaal met min of meer dezelfde situaties te maken. Een voorbeeld van zo'n trefwoord-term waar ik dol op ben is het woord overtypen. Als dat woord valt, weet ik dat het een interessant gesprek kan gaan worden. Overtypen kom ik met name tegen in twee situaties - waarbij situatie twee soms de tweede generatie van situatie één kan worden genoemd. De eerste overtype omstandigheid is waar medewerkers de gegevens die in niet-elektronische vorm zijn binnengekomen van vooral externe partijen - meestal via papieren formulieren - vastleggen in de back office applicatie. In veel organisaties is het papieren formulier inmiddels goeddeels vervangen door een self-service Web Applicatie, waar de klanten, patiënten of inwoners het formulier on-line invullen. Lang niet al deze web applicaties zijn echter geïntegreerd met de back office applicatie. Sommige web applicaties sturen de vastgelegde informatie bijvoorbeeld als email of zelfs als fax door. Het overtypen bestaat er dan uit dat de gegevens in het ene systeem handmatig moeten worden vastgelegd in het andere systeem.
Is dat eigenlijk erg, al dat overtypen? Het zorgt toch voor veel werkgelegenheid. Daar zit hem natuurlijk een deel van de kneep: al dat overtype-werk is duur. Alle arbeid die daarvoor moet worden verricht, moet worden betaald. Maar minstens zo belangrijk: het overtypen van de gegevens betekent een flinke vertraging van het volledige proces dat uiteindelijk in de back-office applicatie met die gegevens moet worden uitgevoerd. Stel dat de klant het bestelformulier op vrijdag op de website invult, dan is de kans aanzienlijk dat het vastleggen in de back-office applicatie pas op maandag plaatsvindt. Drie dagen vertraging die in geval van echte integratie voorkomen had kunnen worden. Naast deze vaak ongewenste vertraging is het onontkoombaar dat er bij het overtypen fouten worden gemaakt. Schriftelijke formulieren zijn niet altijd leesbaar, zeker als daar in de haast van het typen niet al te nauwkeurig naar gekeken wordt. En typefauten zitten in een klein hoekje. Overtypen is dus duur, vertragend en foutgevoelig. Drie belangrijke business-redenen om te bezien of er alternatieve oplossingen zijn. 2/7 Whitepaper Stop overtypen!
Alternatieven voor overtypen De organisatie die de gegevens ontvangt zou die niet zelf willen moeten invoeren - het streven zou moeten zijn om die gegevens langs elektronische weg te ontvangen. En liefst op zo'n manier dat daar de minste handelingen en tussenstappen voor nodig zijn. En dat inzicht, validatie en foutafhandeling, performance en schaalbaarheid afdoende zijn. Klanten en andere zakelijke relaties die zich buiten de organisatie bevinden worden met zachte hand gedwongen tot het aanbieden van informatie op een gestructureerde, elektronische manier. Voor zakelijke relaties is het zeer voor de handliggend om een WebService aan te bieden. Deze maakt A2A (applicatie naar applicatie) uitwisseling van gegevens in een B2B (business naar business) scenario mogelijk zonder menselijke tussenkomst. Directer, sneller en zonder overtype-fouten.
Een tegenwerping die nog vaak klinkt bij het schetsen van zo'n scenario is het feit dat niet alle zakelijke relaties in staat zijn - of bereid zijn - om met een WebService te integreren. Dat is begrijpelijk, zeker in een overgangsscenario. En om ook die relaties tegemoet te komen is meest eenvoudige en ook steeds meer geaccepteerde manier een website met 'formulier-applicatie'. Deze webapplicatie zal niet rechtstreeks op de enterprise of back office database mogen inhaken. En dat is ook helemaal niet gewenst. De web applicatie zou een A2A interactie moeten aangaan met dezelfde WebService die ook door andere applicaties (die van de zakelijke relaties aan de andere kant van de B2B uitwisseling) wordt gebruikt.
3/7 Whitepaper Stop overtypen!
Het overtype-probleem opgelost: de eigenaar van de informatie en/of de initiator van de interactie doet het typewerk zelf. Fouten door niet goed leesbare formulieren worden hiermee ook voorkomen. Als we de applicatie bovendien voorzien van een eenvoudige, intuïtieve gebruikersinterface en een uitgebreide set validaties en controles kunnen we de kwaliteit van de data enorm verhogen. Bovendien kunnen we op deze manier ook niet-zakelijke relaties ondersteunen, zoals eindklanten en burgers, waarvan we niet kunnen verwachten dat ze zelf rechtstreeks met een WebService kunnen communiceren. Stel dat de organisatie aan deze laatste categorie toch ook alternatieve communicatiekanalen wil toestaan - via post, email, fax en telefoon - dan is daarvoor menselijke tussenkomst waarschijnlijk onontkoombaar. Via een callcenter, een postkamer en mogelijk toch ook medewerkers die gegevens van papier vastleggen in elektronische vorm zal een deel van de binnenkomende informatie toch nog moeten worden overgetypt. Voor dat werk wordt idealiter gebruik gemaakt van dezelfde web applicatie als aan externe partijen wordt aangeboden of eventueel een aanvullende, op bulk-data-verwerking door getrainde gebruikers gerichte applicatie - die in elk geval van dezelfde service gebruik maakt.
In dit scenario zou het handmatige werk - het call center en de verwerking van de papierstroom - eventueel kunnen worden uitbesteed. Daarnaast kan met OCR (Optical Character Recognition) een deel van de papierstroom mogelijk automatisch worden verwerkt.
Interne inrichting Sommige organisaties vinden het geschetste verhaal op zich prima klinken, maar denken dat het voor hen niet van toepassing kan zijn aangezien hun interne systemen niet van een service-ingang zijn voorzien waarlangs de elektronische aanlevering van gegevens kan worden aangeboden. Bij nadere beschouwing zijn er vaak wel degelijk programmatische ingangen (APIs in een of andere vorm) die met moderne technologie vrij eenvoudig te service-enablen zijn. Maar soms zijn de systemen er inderdaad nog niet geschikt voor. Dat is echter geen reden om dus maar niets te doen voor wat betreft het aanbieden van services en op service gebaseerde toegangen tot de organisatie.
4/7 Whitepaper Stop overtypen!
Het volgende scenario is een stap in de evolutie van de interne architectuur en de moderne interactie met zakelijke partners - waarvoor de interne systemen niet direct aangepast hoeven te worden.
De Service kan de gegevens niet direct in de Back Office systemen voeden. Als toegang tot de Back Office is de afdeling overtypen nog steeds aanwezig. Dus toch overtypen - hoezo is dit dan toch vooruitgang, een eerste stap op weg naar die moderne architectuur waar over gesproken wordt? Allereerst is naar de buitenwereld de organisatie service enabled. Zakelijke relaties kunnen elektronische interactie aangaan (B2B op een A2A manier) met de organisatie. Voor die externe partijen is het onzichtbaar en maakt het niet uit hoe de organisatie verder intern invulling geeft aan de architectuur en de verwerking van gegevens. Daarnaast wordt alle informatie op efficiënte wijze verzameld, gecontroleerd en uiteindelijk op uniforme wijze aangeleverd bij de 'overtype afdeling'. De kans op fouten is verkleind, de incorrecte invoer is al gefilterd en de data is netjes gestructureerd. Het verwerkingsproces verloopt productiever. En van deze inrichting kan in een aantal kleine stappen het overtypen vervangen worden door elektronische verwerking. Een gebruikelijke tussenstap bijvoorbeeld is dat de service gegevens in een bestand schrijft dat periodiek door een medewerker wordt geladen in de back office applicatie. Een volgende stap zou kunnen zijn dat de verwerking van de bestanden automatisch verloopt - bijvoorbeeld door de gegevens per email aan de back office applicatie te sturen. En daarna kan de service mogelijk direct gaan communiceren met een 'adapter' die de back office ontsluit. Al deze stappen maken het proces sneller en efficiënter - en kunnen worden uitgevoerd zonder dat de 'buitenwereld' er iets van merkt - anders dan mogelijk snellere reacties van de organisatie.
5/7 Whitepaper Stop overtypen!
Conclusie Overtypen van gegevens is zeer ongewenst en veelal ook onnodig. Zonder grote investeringen en met een beperkte implementatie-inspanning kan het overtypen worden geminimaliseerd. De vertraging in bedrijfsprocessen, de hoge kosten en de fouten als gevolg van over-type-fouten kunnen hiermee worden teruggedrongen zo niet uitgebannen. Zowel de interne business als de externe relaties zullen de positieve gevolgen direct kunnen waarnemen. Ook organisaties die qua interne systemen en architectuur nog niet toe zijn aan volledige service oriëntatie kunnen aan de zakelijke partijen waar ze interactie mee hebben een 'service ingang' beschikbaar stellen waarmee elektronische integratie mogelijk wordt.
6/7 Whitepaper Stop overtypen!
The Author In addition to his role as CTO at AMIS, Lucas Jellema is active as consultant, architect and trainer. As of 2006 Lucas may call himself Oracle ACE Director. He writes on a regular basis for international publications and on the very popular AMIS Technology Blog. This weblog services over 5.000 visitors daily and is in the top 3 of the worlds most visited Oracle technology blogs. There are 5 Oracle ACE’s in the AMIS team, amongst which 3 ACE Directors, who make regular contributions to the worldwide oracle community. AMIS is an Oracle Platinum Partner. Lucas is a well-regarded speaker on many international technical conferences, including Devoxx, JavaOne, Oracle Open World, Oracle User Group meetings and Oracle University Celebrity Seminars.
Lucas is also the author of the handbook Oracle SOA Suite 11g, published by The Oracle Press.
AMIS Know-why AMIS is the leading Oracle technology partner in the Netherlands. AMIS consultants are involved in every major Oracle implementation in the Netherlands and various ground-breaking projects worldwide. Based on solid business cases, we bring the latest technology into actual production with customers. Know-how At AMIS, expertise is key. This manifests itself in a profound knowledge of complete Oracle technology stack. Seasoned experts who know what they are doing and assess today’s technology in the context of the future. Professionals who won’t take unconsidered decisions that might haunt you for years. Expertise also implies an aim for quality. We won’t stop until Oracle technology delivers it’s promise. It's that simple. Know-why To make Oracle technology work, we venture beyond technological expertise. We need to understand you. What is it exactly you want to achieve with your project? What is its purpose, what are your true priorities and which are the preconditions? Only within the context of a customer can Oracle technology truly shine.
More Information Please contact us at: AMIS T +31(0) 30 601 60 00 E
[email protected] I amis.nl 7/7 Whitepaper Stop overtypen!
