Verslag vergadering (104 O)
Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen Verslag vergadering 19 februari 2009 Aanwezig:
Afwezig met afmelding:
Afwezig zonder afmelding:
E. van Aalzum (vz. Rekenkamer)
-
-
P. van Vliet (lid Rekenkamer) P. de Goede (lid Rekenkamer) J. Smink (secr. Rekenkamer) Belangstellenden: Een
1. Opening/mededelingen De voorzitter opent de vergadering.
De voorzitter deelt mee dat de secretaris vanmiddag gebeld is door de heer Essers die graag zijn e-mail aan de Rekenkamer van 15 februari jl. wil toelichten. De secretaris heeft aangegeven dat zij deze e-mail niet heeft ontvangen, maar dat hij welkom is deze toe te lichten. De leden stemmen hiermee in. Naar aanleiding van het feit dat de Rekenkamer de email van de heer Essers niet heeft ontvangen, is afgesproken dat de secretaris navraag doet bij de afdeling Documentaire Informatie Voorziening. Mochten er intern afspraken zijn gemaakt over het beperkt doorzenden van post en e-mail, dan zal de secretaris benadrukken dat de Rekenkamer alle aan haar gerichte post en e-mails wil ontvangen. Zij wil steeds zelf de afweging maken hoe zij hiermee om gaat.
Afgesproken is de ontwikkelingen rond NV Mensec (stukken bij ‘ter informatiestukken’ van deze vergadering gevoegd) te bespreken in het niet openbare deel van de vergadering.
1a. Toelichting door de heer Essers (direct na binnenkomst) De heer Essers licht zijn mail toe. Samengevat komt het erop neer dat er naar de mening van de heer Essers in de verordening voor de vergoedingen voor raadsleden en die voor commissieleden inhoudelijke onjuistheden staan en dat deze verordeningen door de gemeente en de provincie onzorgvuldig zijn afgehandeld. Daarnaast merkt de heer Essers op dat het hem is opgevallen dat hij sinds het najaar van 2008 geen ontvangstbevestigingen op brieven of e-mails meer ontvangt en ook vrijwel nooit een antwoord.
Verslag vergadering 19 februari 2009
Verslag vergadering (104 O)
Vervolgvel
1
De secretaris stuurt de e-mail door aan de leden van de Rekenkamer. Zo mogelijk wordt voorafgaand aan de volgende vergadering via e-mail besloten hoe de Rekenkamer met de inbreng van de heer Essers om zal gaan. Wanneer dit besluit uitgebreider overleg vraagt, komt de mail terug in de volgende vergadering. De secretaris houdt de heer Essers op de hoogte.
2. Jaarverslag 2008 De hoofdtekst en de bijlagen van het jaarverslag zijn conform voorstel vastgesteld. De voorzitter maakt het voorwoord wat uitgebreider, beschouwender en persoonlijker. Hij werkt specifiek het onderdeel ‘dossiervorming’ uit. Hij verwerkt ook de diverse tekstuele op- en aanmerkingen van de leden en de secretaris (de secretaris mailt deze toe). Het onderdeel ‘213a-onderzoek’ wordt uitgewerkt door de heer De Goede. De voorzitter en de heer De Goede mailen hun tekstvoorstellen uiterlijk 27 maart rond. Een ieder reageert hier zo snel mogelijk op (uiterlijk 3 maart), de secretaris rondt de tekst op basis hiervan af en mailt deze nog één keer rond (uiterlijk 4 maart) voor commentaar (uiterlijk 6 maart). De secretaris zorgt vervolgens voor verzending aan de gemeenteraad (gelijktijdig met de Gedragscode en de Notitie Werkwijze). Afgesproken is dat alle raadsleden een fysiek jaarverslag ontvangen, maar (vanwege de geringe wijzigingen) niet van de Notitie Werkwijze en de Gedragscode. Deze worden wel fysiek en digitaal verstuurd aan alle fracties en op internet gezet. In een begeleidende brief voor de raadsleden zal dit worden toegelicht.
3. Geactualiseerde notitie werkwijze De wijzigingen zijn conform voorstel vastgesteld. Afgesproken is dat de actuele Notitie Werkwijze gelijktijdig met het Jaarverslag en de Gedragscode aan de gemeenteraad wordt toegestuurd. De secretaris draagt hier zorg voor (zie ook afspraken bij agendapunt 2).
4. Voorbereiden gesprek directeur Concern / Stadscontroller (4 maart) Als onderwerpen voor het gesprek zijn benoemd: •
toelichting op Rekenkameronderzoek kwaliteit burgerparticipatie;
•
toelichting op aanpak brief / handreiking aan de raad betreffende financiële stromen rond riolering (in het kader van GRP III);
Verslag vergadering 19 februari 2009
Verslag vergadering (104 O)
Vervolgvel
2
•
resultaten uit / aanpak naar aanleiding van de diverse doorlichtingen die binnen de directie Concern zijn uitgevoerd;
•
aanpak wegvallen GSB-middelen.
De secretaris geeft de onderwerpen door aan de directeur Concern en de Stadscontroller.
De heer De Goede geeft aan dat hij verhinderd is op 4 maart. Omdat de afspraak al eind 2008 gemaakt is, is afgesproken dat de secretaris voor de zekerheid navraag doet naar de beschikbaarheid van de directeur Concern / Stadscontroller. Mocht één van hen inmiddels ook verhinderd zijn, dan wordt verzocht het gesprek uit te stellen. Wanneer beiden beschikbaar zijn, dan wordt het gesprek gevoerd zonder de heer De Goede.
5. Rondvraag De heer De Goede neemt namens de Rekenkamer deel aan (een deel van) de ALV van de NVRR. Zodra de stukken beschikbaar zijn, doet de secretaris via e-mail een voorstel voor de Nijmeegse inbreng. De leden reageren hier zo snel mogelijk op, zodat de heer De Goede gedragen standpunten kan inbrengen. De secretaris doet navraag bij de NVRR naar het moment waarop de stukken (ongeveer) worden toegestuurd.
Afgesproken is dat de voorzitter en de secretaris de brief van de heer Barends afhandelen betreffende de wijze waarop de gemeente met zijn correspondentie omgaat. De leden zijn het eens met hun eerdere voorstel, dat er in de kern op neer komt dat: •
de Rekenkamer de aanpak die het college nu kiest voor de afhandeling van zijn correspondentie met de gemeente helder vindt en dat de Rekenkamer er vanuit gaat dat het college deze in de praktijk ook hanteert;
•
de Rekenkamer de wijze waarop de gemeente met burgers omgaat betrekt in het voor 2009 geplande onderzoek ‘kwaliteit burgerparticipatie’; dat de Rekenkamer daarbij zowel kijkt naar de werkwijze van het college in zijn algemeenheid als naar de aanpak in een aantal te selecteren cases;
•
de Rekenkamer waar nodig en zinvol (via informele contacten) aandacht blijft vragen voor de wijze waarop de gemeente communiceert met burgers.
De heer De Goede overweegt om naar het 1e lustrum-congres van de commissie BBV op 3 maart te gaan.
Verslag vergadering 19 februari 2009
Verslag vergadering (104 O)
Vervolgvel
3
Naar aanleiding van het verzoek van de NVRR om voor het jaarcongres weer een posterpresentatie te verzorgen is afgesproken dat de secretaris dit alleen doet, wanneer zij hiervoor voldoende ruimte kan vinden. Wanneer een posterpresentatie verzorgd wordt, zal dit gaan over het onderzoek ‘Mensec’. Dit past het beste binnen het thema van het jaarcongres: ‘toezicht’.
De secretaris deelt mee dat de ‘groene kaften’ bijna op zijn. Afgesproken is deze bij te bestellen en deze voortaan te gebruiken voor de stukken die jaarlijks worden uitgebracht (onderzoeksplan, jaarverslag, notitie werkwijze). Voor de uit te brengen onderzoeken wordt steeds een kaft op maat gemaakt, vergelijkbaar met die voor het nazorgonderzoek rioolbeleid uit juni 2008.
Naar aanleiding van de opmerking van de heer De Goede dat hij al een tijdje geen digitale nieuwsbrief van de raad heeft ontvangen, geven ook de andere leden aan dat zij deze niet meer krijgen. De secretaris doet navraag en zorgt er zo nodig voor dat de leden weer op de verzendlijst komen te staan.
De secretaris heeft het Onderzoeksplan van de afdeling Onderzoek en Statistiek uitgedeeld aan de leden.
Naar aanleiding van het verslag van het openbare deel van de vergadering van 20 januari 2009 is opgemerkt / afgesproken: •
dat het gesprek met de fractievoorzitters in het najaar van 2009 gepland wordt.
Naar aanleiding van de stukken ter informatie is opgemerkt / afgesproken: •
dat de secretaris navraag doet bij de voorzitter van de auditcommissie en de griffier naar het feit dat de accountant in de boardletter niet heeft gerapporteerd over het themaonderzoek begrotingswijzigingen (opdracht), maar wel over de tijdigheid en rechtmatigheid van budgetoverhevelingen (voor zover bij de Rekenkamer bekend geen opdracht). De Rekenkamer heeft het onderzoek begrotingswijzigingen van haar lijst met potentiële onderzoeksonderwerpen geschrapt, omdat de accountant hiermee aan de slag zou gaan. Zij
Verslag vergadering 19 februari 2009
Verslag vergadering (104 O)
Vervolgvel
4
wil nu graag weten wanneer de accountant rapporteert over het proces van begrotingswijzigingen nu dat niet is gebeurd bij de interim-controle.
Van de agendapunten 6 tot en met 11 is, in verband met het vertrouwelijke karakter van (een deel van) de informatie, een afzonderlijk verslag gemaakt. Dat verslag is niet openbaar.
Volgende vergadering: 31 maart 2009, Stadhuis, Vergadercentrum kamer B0.03
=======================================================
Afsprakenlijst (wijzigingen ten opzichte van de vorige keer in renvooi) Wanneer gesproken wordt over leden, wordt ook de voorzitter bedoeld.
Afspraak •
Navraag doen naar niet ontvangen van post en e-mail van
Actie door
Datum gereed
Secretaris
week 9
de heer Essers •
E-mail van de heer Essers doorsturen aan leden
Secretaris
week 9
•
Reageren op e-mail van de heer Essers: hoe hiermee om te
Allen
18 maart 2009
Secretaris
23 maart 2009
Allen (zie tekst
< 6 maart
gaan •
Informeren van de heer Essers over de wijze waarop met zijn e-mail zal worden omgegaan
•
Afronden voorwoord (beschouwing)
voor concrete afspraken) •
Aangepaste gedragscode gelijktijdig met jaarverslag en
Secretaris
maart 2009
Secretaris
20 februari
Secretaris
week 9
notitie werkwijze aan gemeenteraad toesturen •
Navraag doen naar beschikbaarheid directeur Concern / Stadscontroller
•
Zo nodig nieuwe data zoeken voor gesprek met directeur Concern / Stadscontroller
Verslag vergadering 19 februari 2009
Verslag vergadering (104 O)
Vervolgvel
5
Afspraak •
Gesprekonderwerpen doorgeven aan directeur Concern /
Actie door
Datum gereed
Secretaris
afh. van voorgaande
Secretaris
25 februari 2009
Stadscontroller (één week voor het gesprek plaatsvindt) •
Navraag doen bij NVRR naar moment van beschikbaarheid stukken voor de ALV
•
Voorbereiden ALV NVRR via e-mail
Allen
< 12 maart 2009
•
Deelnemen aan (deel) ALV NVRR
De Goede
13 maart 2009
•
Afhandelen brief van de heer Barends
Voorzitter
week 10
Secretaris •
Navraag doen naar thema-onderzoek begrotingswijzigingen
Secretaris
week 9
Allen
20 mei 2009
Secretaris
Doorlopend
Secretaris
Zodra beschikbaar
Allen
Zodra beschikbaar
door accountant •
In gesprek met burgemeester toelichting geven op onderzoek kwaliteit burgerparticipatie
•
Volgen voortgang NVRR actie omtrent rechtmatigheid richting Min BZK en Platform Rechtmatigheid
•
Overkoepelend rapport Doe Mee onderzoek naar 213a onderzoek agenderen / toesturen aan stadscontroller en voorzitter auditcommissie
•
Bespreken dossiervorming, mede aan de hand van stelseladvies Raad voor Cultuur
De voorzitter
De secretaris
E.R.J. van Aalzum
J.J. Smink
Verslag vergadering 19 februari 2009
