Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen

Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen Onderzoek relaties gemeente Nijmegen - NV Mensec Eindrapport

Januari 2002

Colofon De Nijmeegse Rekenkamer: De Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen (verder de Rekenkamer) bestaat uit raadsleden, heeft een externe voorzitter en wordt ondersteund door een ambtelijk secretaris. Zij heeft een onafhankelijke positie binnen de gemeente. Haar doel is de gemeenteraad een extra handvat te bieden zijn controlerende taak uit te voeren. De Rekenkamer voert onderzoek uit, waarbij zij antwoord wil krijgen op vragen zoals: zijn de doelen van het gemeentelijk beleid bereikt? Zijn de voorbereiding en de uitvoering van het beleid efficiënt verlopen? Welke aanbevelingen zijn nodig om de doeltreffendheid te vergroten? De Rekenkamer voert zelf onderzoek uit of geeft hiertoe opdracht. In de onderzoeken wordt altijd teruggekeken naar het verleden, met als nadrukkelijke bedoeling te leren voor de toekomst. Jaarlijks stelt de Rekenkamer een onderzoeksplan op, waarin wordt aangegeven welke onderzoeken in uitvoering worden genomen. Ieder jaar doet de Rekenkamer in ieder geval onderzoek naar de jaarrekening. Daarnaast voert zij twee tot drie onderzoeken uit die gericht zijn op de doeltreffendheid en/of doelmatigheid op specifieke beleidsterreinen of onderdelen daarvan. Samenstelling: Leden: R. Anzion R. Bos H. van Hooft jr R. Preijers H. van Xanten Plaatsvervangende leden: M. Hulskorte B. van Zijll de Jong – Lodenstein Voorzitter: L. Dolmans Secretaris: J. Smink Bij de uitvoering van het onderzoek ‘Mensec’ is de Rekenkamer ondersteund door de heer P. Houtsma

Inhoudsopgave Samenvatting

(klik op rood omlijnde tekst)

1

Inleiding 1.1 Aanleiding 1.2 Werkwijze 1.3 Leeswijzer

2

Bevindingen 2.1 Inleiding 2.2 De structuur van de NV Mensec 2.3 Historisch overzicht 2.4 Analyse bevindingen 2.4.1 Rollen en verantwoordelijkheden 2.4.2 Bedrijfsvoering

5 5 6 5 8 9 12

3

Conclusies en aanbevelingen 3.1 Conclusies 3.2 Aanbevelingen

18 18 19

4

Reacties hoor- en wederhoorprocedure 4.1 Reactie College Burgemeester en Wethouders 4.2 Reactie directie NV Mensec

22 22 23

5

Nawoord

24

Bijlagen 1 Overzicht formele gebeurtenissen 2 Subsidie top tien 3 Overzicht betrokkenen 4 Toelichting Naamloze Vennootschap 5 Overzicht adviezen en plannen 6 Overzicht prestaties NV Mensec

1 1 1 4

i xvii xxi xxiii xxxi xliii

Samenvatting De Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen heeft onderzoek gedaan naar de relaties tussen de gemeente Nijmegen en NV Mensec. Aanleiding hiervoor waren de onaangename verassingen waarmee de gemeenteraad een aantal keren is geconfronteerd. Ondanks de financiële reparaties, reorganisaties en andere ingrepen bestaat er bij de gemeenteraad nog steeds twijfel over de kwaliteit van de bedrijfsvoering. De onderzoeksperiode beslaat de jaren 1997 tot en met 2001. Voor de inhoudelijke reikwijdte is aangesloten op de uitgangspunten van government governance. Uit de reconstructie van de gebeurtenissen in de onderzoeksperiode én uit de gevoerde gesprekken, komt naar voren dat de onderzochte periode een zeer turbulente was. Het geheel overziend, concluderen wij dat er in de onderzochte periode sprake was van twee ‘kluwen’ van problemen. Een kluwen heeft te maken met de bedrijfsvoering in brede zin, de andere met onduidelijkheden rond rollen en verantwoordelijkheden. Bovendien grijpen deze kluwen ook nog eens op elkaar in. Ze hebben het karakter van complexe vicieuze cirkels. Er is veel tijd, geld en inspanning gestoken in het oplossen van de problemen. De gekozen oplossingen hadden echter een ad-hoc karakter. Hierdoor is het ons inziens niet gelukt de problematiek structureel op te lossen: de vicieuze cirkels zijn niet doorbroken. Kijkend naar de doelen en de cyclus van sturen, beheersen, toezicht houden en verantwoorden zien wij samengevat het volgende: Doelen: geen directe relatie tussen doelen en beschikbare middelen; Sturen: nauwelijks sturing op de realisatie van de gestelde doelen; Beheersen: bepaald door personen die op bepaalde momenten bepaalde posities bekleedden; Toezicht houden: onvoldoende uitgevoerd, uitvoering is overgenomen door portefeuillehouder cultuur en raadscommissie cultuur; Verantwoorden: onvoldoende en geen verbetering in de loop der jaren. Wij zien echter ook dat op dit moment een team van betrokkenen in goede harmonie met ‘Mensec’ aan de slag is. Het moment is rijp om tot structurele oplossing van de problematiek te komen. Met de nieuwe budgetovereenkomst is hiervoor één en ander in de steigers gezet. Wij zijn echter van mening dat voor het doorbreken van de eerder genoemde vicieuze cirkels meer nodig is. Centraal daarbij staat ons inziens dat duidelijkheid wordt gegeven over de rollen en de bijbehorende taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden.

Eindrapport onderzoek relaties gemeente Nijmegen – NV Mensec

1

Inleiding

1.1

Aanleiding Het werkterrein van de Rekenkamer betreft de hele gemeentelijke organisatie en via de gemeente instellingen waar gemeentelijke middelen hun uiteindelijke bestemming krijgen. Om uit dit geheel een keuze te maken heeft de Rekenkamer in haar Onderzoeksplan 2001 de kwaliteit van de bedrijfsvoering als uitgangspunt gehanteerd bij het kiezen van objecten van onderzoek. Om tot een keuze te kunnen komen, zijn twee criteria gehanteerd: • het belang (in brede zin) dat verbonden is aan een onderwerp; • twijfels over het feitelijk functioneren. Uitgangspunt en criteria hebben onder andere geleid tot de keuze voor ‘Mensec’. Mensec staat al enkele jaren in de belangstelling van de gemeenteraad; sinds 1998 is vrijwel geen raadsvergadering voorbijgegaan zonder dat Mensec aan de orde was of als voorbeeld werd aangehaald om de risico’s van andere (gemeentelijke) projecten te illustreren. Aanleiding hiervoor waren de onaangename verrassingen waarmee de gemeenteraad een aantal keren is geconfronteerd. Ondanks financiële reparaties, reorganisaties en andere ingrepen bestaat er bij de gemeenteraad nog steeds twijfel over de kwaliteit van de bedrijfsvoering. Omdat de gemeente met de NV Mensec aanzienlijke financiële risico’s loopt, is het belang van onderzoek naar Mensec naar onze mening groot.

1.2

Werkwijze Het onderzoek ‘Mensec’ hebben wij uitgevoerd volgens de stappen in het volgende kader. Na het kader is een korte toelichting opgenomen.

Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen 1


1. Bepalen onderzoeksopzet 2. Reconstructie (formele) gebeurtenissen 3. Gesprekken betrokkenen: Gemeente: (gericht op feitenaanvulling) 1. Directeur directie Inwoners 2. Controller directie Inwoners 3. Hoofd afdeling Cultuur a.i. 4. Beleidsmedewerker Cultuur Adviseur bedrijfsvoering Cultuur 5. Hoofd financiën Senior adviseur financiën/ treasury Adviseur financiën 4.Trekken van conclusies op hoofdlijnen 5. Gesprekken sleutelfiguren: Gemeente: (gericht op conclusies) 1. Portefeuillehouder Cultuur

NV Mensec: 1. Directeur a.i. 2. Coördinator Financiën en Administratie 3. Coördinator Sales en Marketing 4. Coördinator Programmering 5. Coördinator Technische Dienst

NV Mensec: 1. Directeur a.i. 2. Voorzitter RvC

6. Opstellen concept-rapport 7. Hoor- en wederhoorprocedure 8. Opstellen nawoord naar aanleiding van hoor- en wederhoorprocedure

De Rekenkamer is gestart met het bepalen van de onderzoeksopzet. Er is voor gekozen de nadruk in het onderzoek te leggen op een beperkte periode, 1999 tot en met heden. Voor het historisch perspectief zijn ook de jaren 1997 en 1998 meegenomen. Er is gekozen voor deze periode, omdat in 1997 en 1998 sprake was van veel onrust rond de bedrijfsvoering van NV Mensec en in 1999 breed de overtuiging leefde dat met de aanstelling van een interim manager als directeur de problematiek op korte termijn zou zijn opgelost. Ten aanzien van de inhoudelijke reikwijdte is besloten aan te sluiten op de uitgangspunten van “government governance”. Wij hebben voor dit concept gekozen, omdat wij mening zijn dat het naadloos aansluit op ontwikkelingen naar een verantwoord overheidshandelen en een transparant optreden naar buiten. Het concept van government governance is afgeleid van het begrip corporate governance dat in het midden van de jaren 80 in Angelsaksische landen is ontstaan als reactie op een aantal ondernemingsaffaires die de samenleving veel geld hebben gekost en het vertrouwen in ondernemingsbesturen aanzienlijk verminderde. Het doel van corporate governance is het beschermen van belanghebbenden die niet direct tot het ondernemingsbestuur behoren. In 1997 publiceerde de commissie Peters een rapport over corporate governance in Nederland met 40 aanbevelingen. De doelstelling van corporate governance is het geven van regels voor de verdeling van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden, die een evenwichtige invloed bewerkstelligen van bij de vennootschap en haar onderneming betrokkenen. De kern van corporate government is goed Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen 2


bestuur, adequaat toezicht, transparantie voor de buitenwereld en een heldere verantwoordingssytemathiek of accountability. Bij het functioneren van de overheid zijn tegenwoordig transparantie, betrouwbaarheid en responsiviteit sleutelbegrippen. Door het Ministerie van Financiën (Miljoenennota 2000) is het concept corporate governance aangepast en toepasbaar gemaakt voor de overheid en voorzien van de naam “government governance”. Government governance wordt gedefinieerd als “het waarborgen van de onderlinge samenhang tussen de wijze van sturen, beheersen en toezichthouden van een overheidsorganisatie, gericht op een efficiënte en effectieve realisatie van beleidsdoelstellingen, alsmede het daarover op een open wijze communiceren en verantwoording afleggen ten behoeve van belanghebbenden”. Kort samengevat komt het erop neer dat government governance bestaat uit de reeks cyclische activiteiten: sturen – beheersen – toezichthouden – verantwoorden. Het nieuwe aan government governance is echter niet deze individuele elementen, maar het in onderlinge samenhang bekijken van deze elementen gericht op de afgesproken beleidsdoelen. Toegespitst op de gemeentelijke overheid zijn de bovengenoemde activiteiten als volgt te verduidelijken: Sturen: is het proces waarbij het dagelijks bestuur richting geeft aan het realiseren van de door de raad vastgestelde beleidsdoelstellingen; Beheersen: betreft het stelsel van maatregelen, procedures en processen waardoor het dagelijks bestuur zorgdraagt voor het blijvend nastreven en realiseren van de vastgestelde beleidsdoelen; Toezicht houden: is de controlerende activiteit die het dagelijks bestuur uitoefent om de resultaten van het beleid te kunnen beoordelen; Verantwoorden: houdt in dat het dagelijks bestuur verantwoording aflegt aan de raad over de uitkomsten van de opgedragen taken en over het gebruik van de gedelegeerde bevoegdheden. Het mag duidelijk zijn dat de ontwikkeling van government governance nog extra accent heeft gekregen door de ontwikkeling binnen de overheid om de beleidsuitvoering meer op afstand te zetten. Het belang van helderheid in met name de bevoegdheids- en verantwoordelijkheidsverdeling en de daaraan verbonden informatiestromen komt hierbij in een nog sterker daglicht te staan. Het feitelijke onderzoek is gestart met een systematische terugblik op de gebeurtenissen rond Mensec. Vanuit de beschikbare (al dan niet gearchiveerde) stukken hebben wij een overzicht gereconstrueerd van wat zich in de jaren 1997 tot en met heden heeft afgespeeld tussen de gemeente Nijmegen en NV Mensec en wat



zich in beide organisaties rond deze relatie heeft voorgedaan. Dit overzicht van formele momenten1 hebben wij vervolgens besproken met betrokkenen binnen de gemeente Nijmegen en binnen de NV Mensec. Aan de hand van deze gesprekken is het overzicht compleet gemaakt. Tevens is daarbij stil gestaan bij oorzaken en achtergronden van hetgeen zich heeft afgespeeld en is gekeken naar de toekomst. Aan de hand van de reconstructie van gebeurtenissen én de resultaten uit de gesprekken hebben wij een aantal rode draden en conclusies geformuleerd. Deze zijn in gesprekken met sleutelfiguren getoetst. Vervolgens is het concept-rapport opgesteld. Het concept-rapport is voor een reactie voorgelegd aan het College van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Nijmegen en de directie van de NV Mensec. Naar aanleiding van deze reacties (die integraal in voorliggende rapportage zijn opgenomen) hebben wij een nawoord geschreven.

1.3

Leeswijzer In voorliggend rapport gaan wij achtereenvolgens in op onze bevindingen (hoofdstuk 2) en conclusies en aanbevelingen (hoofdstuk 3). Vervolgens hebben wij de ontvangen reacties op onze rapportage opgenomen in hoofdstuk 4. Naar aanleiding van deze reacties hebben wij een nawoord geschreven (Hoofdstuk 5). In hoofdstuk 2 geven wij een samenvatting van de formele gebeurtenissen zoals die zich in de onderzochte periode hebben voorgedaan. Vervolgens beschrijven wij in dit hoofdstuk onze bevindingen aan de hand van een aantal rode lijnen. Voor beide geldt: het gaat hier nadrukkelijk om hoofdlijnen. Wie meer gedetailleerd geïnformeerd wil worden verwijzen wij naar de bijlagen in dit rapport.

1

Het overzicht van formele momenten is opgenomen in bijlage 1.



2

Bevindingen

2.1

Inleiding In dit hoofdstuk gaan wij in op de bevindingen uit ons onderzoek. Wij starten met een korte toelichting op de structuur van de NV Mensec. Vervolgens geven wij op hoofdlijnen een samenvatting van de formele gebeurtenissen die zich in de onderzochte periode hebben voorgedaan. Voor een uitgebreid overzicht van hetgeen zich heeft voorgedaan wordt verwezen naar bijlage 1. Onze analyse van de bevindingen uit de dossiers én de gevoerde gesprekken beschrijven wij vervolgens aan de hand van een aantal rode draden dat wij zien.

2.2

De structuur van de NV Mensec NV Mensec, de Maatschappij ter Exploitatie van de Nijmeegse Schouwburg en Concertzaal, is opgericht in 1961. Doel van de NV Mensec was, zoals de naam al aangeeft, de exploitatie van de Stadsschouwburg en concertzaal De Vereeniging. Eind jaren zeventig is deze doelstelling verbreed met culturele doelstellingen, zoals die in grote lijnen nog steeds gelden. Tot de oprichting van de NV Mensec kende De Vereeniging een eigen NV, waarvan de aandelen in particuliere handen waren. Met de oprichting van de NV Mensec is 100% van de aandelen in bezit van de gemeente Nijmegen gekomen. De gemeente is altijd de belangrijkste financier geweest van NV Mensec. Bij de oprichting van de NV Mensec was overeengekomen dat de gemeente de kosten van het gebouw en het personeel voor haar rekening zou nemen, terwijl de programmering financieel gedragen zou moeten worden door de entreegelden. Al snel bleek jaarlijks een verlies op de exploitatie. In de geschiedenis van NV Mensec zijn er zeer veel jaren met negatieve exploitatieresultaten. Sinds 1992 vindt de financiering van NV Mensec door de gemeente plaats op basis van budgetfinanciering. Het bedrag is opgebouwd uit een personeel, materieel en investeringsdeel. Om een idee te krijgen van de relatieve omvang van de subsidie aan NV Mensec zijn wij op basis van het ‘Verdelingsvoorstel subsidies’ voor de onderzoeksjaren nagegaan op welke plaats in de ‘top tien’ NV Mensec staat. Hieruit komt naar voren dat NV Mensec met een bedrag van rond de NLG 4 miljoen op de 7e tot 10e plaats staat (zie bijlage 2).



2.3

Historisch overzicht: 1997 tot en met 2001 Ons onderzoek is gestart met het op een rij zetten van de formele gebeurtenissen in de periode 1997 tot en met 2001 (bijlage 1). In deze paragraaf beschrijven wij de hoofdlijnen van hetgeen zich de afgelopen jaren heeft voorgedaan. In het eerste onderzoeksjaar, 1997, ziet NV Mensec zich geconfronteerd met het voornemen van de gemeente van een bezuiniging van NLG 500.000,00 in 1999 tot NLG 1.500.000,000 vanaf 2001 op de gemeentelijke subsidie. De NV Mensec ziet zich hierdoor gedwongen op zoek te gaan naar andere bronnen van inkomsten. Zij laat zich daarbij adviseren door externe bureaus. Op basis van deze adviezen lijkt uitbreiding van de commerciële activiteiten een goed toekomstperspectief voor NV Mensec. In de adviezen wordt echter ook aangegeven dat dit wel vraagt om veranderingen in de structuur van de organisatie van NV Mensec en de kwaliteiten en vaardigheden van de medewerkers. Als concrete uitwerking van de adviezen richt de NV Mensec, tegen de zin van de gemeente, BV De Vereeniging op voor de uitvoering van de horeca-activiteiten. Omdat de gemeente van mening is dat het externe advies ‘businessplan horeca’ erg optimistisch oogt, laat zij hierop door externen respectievelijk een analyse en een second opinion uitvoeren en organiseert zij hierover een ronde tafel gesprek met deskundigen uit het veld. Hierin vraagt de gemeente tevens aandacht voor de inmiddels actueel geworden problematiek rond het management van NV Mensec. De gemeente is het niet eens met de interim-oplossing die door NV Mensec is gekozen en inmiddels geïmplementeerd. Zij vindt de betrokken personen niet voldoende geschikt en de interim-periode te lang. De externe deskundigen die door de gemeente over het businessplan geconsulteerd zijn noemen het plan op onderdelen te optimistisch en geven aan dat het plan om nadere uitwerking vraagt. Desalniettemin besluiten B&W dat het oorspronkelijke businessplan uitgangspunt blijft. De conclusies uit de second opinion worden opgenomen in de risicoparagraaf. In 1998 heeft de NV Mensec op een aantal momenten liquiditeitsproblemen. In januari verzoekt zij daarop de gemeente om een kapitaalinjectie. In april wordt gevraagd een aantal subsidietermijnen naar voren te halen en in december wordt verzocht het bedrag over te maken dat nodig is om te kunnen voldoen aan de korte termijn verplichtingen. Medio 1998 wordt gestart met de renovatie van De Vereeniging. Maandelijks vindt overleg plaats tussen vertegenwoordigers van NV Mensec, de gemeente Nijmegen en de externe projectleider (Haskoning). Al snel blijkt dat de kosten voor de verbouwing hoger zijn dan aanvankelijk geraamd. Er wordt gezocht naar extra financiers, waarbij als voorwaarde geldt dat de gemeente garant staat. Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen 6


Medio 1998 starten ook de besprekingen voor de nieuwe budgetsubsidieperiode. Ter voorbereiding hierop heeft NV Mensec een evaluatie uitgevoerd van de budgetsubsidiëring in de periode 1992 - 1997 en de “Feasibility 1998 – 2002” opgesteld. Over deze laatste ontstaat de nodige discussie en de gemeente schakelt opnieuw een extern bureau in om een second opinion uit te voeren. In de loop van het jaar zijn de (financiële) problemen bij NV Mensec zodanig dat de gemeente besluit dat eerst orde op zaken gesteld moet worden, voor dat sprake kan zijn van een nieuwe budgetsubsidie. Gezien de financiële én organisatorische (management) problemen bij NV Mensec neemt de gemeenteraad een aantal besluiten. De belangrijkste zijn: • de werving van een nieuwe directeur wordt opgeschort; • een interim-manager wordt aangesteld; • de leden van de Raad van Bestuur worden op eigen verzoek per 1 januari 1999 ontslagen; • de bezuinigingstaakstelling voor NV Mensec vervalt, onder voorwaarde dat NV Mensec de lasten van de exploitatietekorten en bouwkostenoverschrijdingen inverdient en dit in een ondernemingsplan uitwerkt. Eerder in 1998 had de gemeenteraad al besloten pas te besluiten over het voorstel van NV Mensec tot wijziging van de statuten, op het moment dat de nieuwe directeur één jaar in dienst zou zijn. Op 1 januari 1999 wordt een interim-manager als directeur aangesteld. Hij stelt een ondernemingsplan voor de periode 1999 - 2002 op. Het ondernemingsplan is gericht op het genereren van nieuwe inkomsten, met name door uitbreiding van de commerciële functies. Dit ondernemingsplan vormt de basis voor de subsidiëring van NV Mensec (in plaats van een budgetsubsidie-overeenkomst). Op basis van het plan besluit de gemeenteraad in oktober dat NV Mensec met een ‘schone lei’ moet kunnen beginnen. Voor de diverse financiële problemen worden oplossingen vastgesteld. Naar aanleiding van het gebeurde spreekt de gemeenteraad uit behoefte te hebben aan een breed cultureel beleidskader. In oktober wordt de nieuwe Raad van Bestuur benoemd. Sinds het ontslag van de vorige Raad van Bestuur (januari 1999) en het aantreden van de nieuwe, hebben de burgemeester en de portefeuillehouder Cultuur de taken van de Raad van Bestuur waargenomen. In de raadsvergadering van 2 februari 2000 wordt een nieuwe directeur van de NV Mensec benoemd. Medio 2000 wordt duidelijk dat er ondanks de ‘schone lei’ in 1999 tekorten zijn ontstaan. De opbrengsten uit horeca en zaalhuur blijken ook in 2000 achter te blijven bij de prognoses. In de loop van 2000 lopen prognose en realiteit in negatieve zin steeds verder uit elkaar. Aan het einde van het jaar verzoekt de



gemeente NV Mensec een analyse op de cijfers uit te voeren. Ondanks toezeggingen van de Raad van Commissarissen blijkt uiteindelijk dat de administratie van de NV Mensec niet is toegesneden op het presenteren van de gewenste informatie. Ook de verbouwing leidt in 2000 tot financiële zorgen: de sponsoractie voor de verbouwing van de Kleine Zaal in De Vereeniging levert te weinig op. De gemeente verstrekt een lening. Hiervoor wordt het bedrag ingezet dat gereserveerd was voor andere verbouwingen in De Vereeniging en de Schouwburg. Het voorstel voor statutenwijziging (1998) komt weer op tafel. In oktober gaat de gemeenteraad hiermee akkoord. Gezien de (financiële) problemen bij NV Mensec wordt besloten het contract met de directeur niet te verlengen. Per 1 januari 2001 wordt een gedelegeerd commissaris als interim directeur aangesteld. Hij krijgt de opdracht een brede analyse naar de situatie bij NV Mensec uit te voeren. Op basis van deze analyse stelt de interim directeur een Plan van Aanpak op. Dit Plan van Aanpak is een breekpunt met het vorige businessplan: het richt zich op de reductie van de kosten en niet meer op het genereren van nieuwe inkomsten. Met betrekking tot de analyse op de organisatie zijn in het Plan van Aanpak elementen uit eerdere adviezen (die nooit in uitvoering zijn genomen) terug te vinden. Het Plan van Aanpak kiest voor een ingrijpende reorganisatie. De interim directeur is zelf gestart met de uitvoering van het Plan van Aanpak. Over de voortgang heeft hij tweewekelijks overleg met de portefeuillehouder Cultuur. In zijn vergadering van december 2001 heeft de raad een budgetsubsidieovereenkomst voor de periode 2002 – 2005 met NV Mensec vastgesteld. De uitvoering van het Plan van Aanpak is hier een onderdeel van.

2.4

Analyse bevindingen Uit het overzicht van formele gebeurtenissen (bijlage 1) én uit de gevoerde gesprekken komt naar voren dat de onderzochte periode een zeer turbulente was. Problemen en oplossingen, nieuwe problemen en nieuwe oplossingen volgen elkaar in hoog tempo op. Bij een nadere beschouwing herkennen wij hierin een aantal rode lijnen. Zo is sprake van een accent op vooral de financiële kant van de bedrijfsvoering van NV Mensec en worden personele problemen onvoldoende aangepakt. Daarenboven zijn rollen en verantwoordelijkheden onduidelijk. Gegeven deze onduidelijkheid lijken ontstane problemen elkaar in stand te houden en te versterken.



In het vervolg van dit hoofdstuk beschrijven wij achtereenvolgens de rollen en verantwoordelijkheden en de bedrijfsvoering van NV Mensec in de onderzochte periode.

2.4.1

Rollen en verantwoordelijkheden Uit de zeer uitgebreide correspondentie tussen de gemeente Nijmegen en NV Mensec komt een gespannen relatie naar voren. Er wordt soms helder en duidelijk, maar vaker nog tussen de regels door blijk van gegeven weinig vertrouwen in elkaar te hebben. Hieruit volgt van beide kanten de wens om naast concrete afspraken, ook voornemens, standpunten en nuanceringen daarop vast te leggen. Uit de verslagen van de diverse vergaderingen komt een zelfde beeld naar voren. In de gesprekken die wij hebben gevoerd is dit beeld bevestigd. Voor de gespannen relatie is in de gesprekken als mogelijke oorzaak aangedragen dat “ieder” volgens de verwachtingen van de ander geen of onvoldoende invulling gaf aan zijn taken. Deze gedachte wordt gevoed vanuit de stukken: taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden zijn niet concreet vastgelegd en de formele relaties tussen de gemeente Nijmegen en NV Mensec zijn complex. Daarbij komt nog eens dat, zeker in het begin van de onderzochte periode, sprake was van grote verschillen van mening over de uit te voeren acties en de te volgen strategie. Met betrekking tot de relatie tussen de gemeente Nijmegen en NV Mensec is in diverse gesprekken ook aangegeven dat de sfeer het laatste jaar verbeterd is. De verhoudingen worden echter nog steeds fragiel genoemd. De verbetering in de relatie zou met name veroorzaakt zijn doordat de sleutelfiguren op dit moment allen slechts recent betrokken zijn bij het dossier Mensec. Ten aanzien van de betrokkenheid bij Mensec kan objectief worden vastgesteld dat het aantal personele wisselingen in de onderzochte periode groot is geweest. Er is sprake geweest van vijf directeuren, drie portefeuillehouders Cultuur en een volledige wisseling van de Raad van Bestuur. Mede door reorganisaties bij de gemeente en bij de NV Mensec hebben zich bovendien ook veel wisselingen van overige direct betrokken voorgedaan. In bijlage 3 is te zien op welke plekken en momenten personele wisselingen hebben plaatsgevonden. Wij hebben de indruk dat op dit moment sprake is van een team van betrokkenen dat er in goede harmonie samen de schouders onder zet. Zolang echter de rollen van de gemeente en de NV Mensec niet duidelijk zijn vinden wij dit niet voldoende. Ter onderbouwing gaan wij hier wat dieper in op die rollen. De gemeente Nijmegen heeft op drie manieren een relatie met de NV Mensec: als (enige) aandeelhouder van de NV, als subsidieverstrekker en als gebouweigenaar. Uit de gesprekken komt naar voren dat de rol van gebouweigenaar helder is, maar dat dit niet geldt voor de rollen van aandeelhouder en subsidieverstrekker.



Kijkend naar de gebeurtenissen van de afgelopen jaren is onze indruk dat deze twee rollen door de gemeente niet gescheiden zijn, maar door elkaar lopen. Het is onduidelijk wanneer de gemeente handelt als subsidieverstrekker en wanneer als aandeelhouder. Op dit moment wordt dit nog eens versterkt door het feit dat de portefeuillehouder Cultuur zowel de vertegenwoordiger van de gemeente als aandeelhouder is, als de vertegenwoordiger van de gemeente als subsidieverstrekker. Ook ambtelijk worden beide rollen door dezelfde personen ingevuld. In de gesprekken die wij hebben gevoerd wordt onze indruk dat de invulling van de rollen door de gemeente door elkaar loopt bevestigd, zowel door de betrokkenen bij de gemeente, als bij Mensec. Dat is des te opmerkelijker, omdat de gemeente zich al langere tijd van het risico van onduidelijkheid in de relatie bewust is, getuige de volgende passage in de budgetsubsidie-overeenkomst 1995 – 1998: ‘Betrokken partijen nemen op zich steeds duidelijk te maken in welke rol zij elkaar aanspreken’. Duidelijkheid houdt naar onze mening in dat de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van beide rollen helder zijn omschreven, maar ook dat vast staat hoe partijen zich tot elkaar verhouden. Wat vastligt zijn de formele rechtsregels die verbonden zijn aan een NV, de statuten van de NV Mensec zelf, algemene uitgangspunten van de gemeente Nijmegen voor budgetsubsidiëring en specifieke afspraken hierover in de budgetovereenkomst met de NV Mensec. Hoe deze regels en afspraken zich tot elkaar zouden moeten verhouden en wat dit betekent voor de uitvoering van de bijbehorende taken komt niet uit de verf, noch in de richting van de NV Mensec, noch intern. Wanneer de praktijk wordt afgezet tegen de algemene rechtsregels rond de NV2 , dan wordt duidelijk dat de gemeente haar rol als aandeelhouder veel breder invult dan gebruikelijk is. Naast haar taak als aandeelhouder in het kader van de algemene vergadering van aandeelhouders, geeft zij ook zelf invulling aan taken van het bestuur en van de Raad van Commissarissen van de NV Mensec. Een zuivere verdeling van taken zou naar onze mening inhouden dat zij de Raad en het bestuur aanspreekt op de invulling van zijn eigen rol. Sinds begin 2001 is de bemoeienis van de gemeente als aandeelhouder zeer sterk, ook in de periode daarvoor gebeurde dat echter al. Toen riep dit bij de Raad van Bestuur van NV Mensec met name irritaties op, nu is men van mening dat sprake is van een tijdelijke ingreep, die nodig is om tot een structurele oplossing van de problematiek te komen. Volgens de “Contourennota Subsidieverdeling en –instrumentarium in de gemeente Nijmegen - Van tredmolen naar effectieve subsidiëring-” heeft de gemeente als 2

Voor een beschrijving van de onderscheiden bestuursorganen en de bijbehorende taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden wordt verwezen naar bijlage 4.



subsidieverstrekker met name een rol in de beleidsvoorbereiding en beleidsevaluatie. De verantwoordelijkheid voor de beleidsuitvoering wordt overgelaten aan de gesubsidieerde instelling. In de budgetovereenkomst 1995 19983 met NV Mensec is ondermeer gesteld dat vergroting van de afstand tussen gemeente en NV Mensec uitgangspunt is. In de praktijk blijkt het tegenovergestelde, namelijk dat de betrokkenheid van de gemeente bij de bedrijfsvoering groot is en er ten aanzien van de beleidsvoorbereiding en de beleidsevaluatie veel onduidelijkheden zijn. In feite heeft de gemeente ondanks de grote betrokkenheid in de loop van de jaren weinig invloed gehad. Waarin de invulling van de rol van aandeelhouder en subsidiegever overeenkomen is dat de formele afstand tussen gemeente en NV Mensec, op momenten dat er problemen zijn of dreigen, in de praktijk niet aan de orde is. De gemeente is op die momenten kortstondig (zeer) intensief betrokken bij het zoeken naar oplossingen van het probleem. Wanneer het probleem lijkt opgelost, neemt de gemeente weer afstand van NV Mensec. Ons inziens heeft dit ertoe geleid dat NV Mensec steeds afhankelijker werd van de gemeente en zich ook steeds meer als zodanig ging gedragen. Deze reactieve werkwijze zien wij overigens breed binnen de gemeentelijke organisatie: de afdeling Cultuur richting NV Mensec, de afdeling concern-financiën richting de afdeling Cultuur en de gemeenteraad (raadscommissie ‘Cultuur’) richting de portefeuillehouder Cultuur. Het resultaat is ons inziens geweest dat niet verder werd gekomen dan tot de ad-hoc oplossing van problemen. Diverse problemen komen namelijk regelmatig terug of zijn te herleiden tot een meer fundamenteel probleem (dat niet is opgelost). Dit komt doordat op het moment dat het probleem in kaart is gebracht weer afstand wordt genomen, zonder dat concrete en operationele afspraken worden gemaakt over oplossingen. De NV Mensec is zelf verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering, zo wordt dan geredeneerd. Hierdoor is lange tijd niet naar de bredere context van problemen gekeken (bijvoorbeeld de kwaliteit van het management en het personeelsbeleid van de NV), niet nagegaan hoe een probleem een volgende keer voorkomen kan worden (bijvoorbeeld bij de liquiditeitsproblemen bij de NV) en is bij gewijzigde omstandigheden niet nagegaan welke mogelijke consequenties dit heeft en hoe hier mee wordt omgegaan (bijvoorbeeld bij de wijziging van de statuten van de NV toen de Raad van Bestuur is omgevormd tot een Raad van Commissarissen en daarmee de directeur meer speelruimte kreeg). Wij zijn van mening dat ook de wijze van informatievoorziening (formeel één keer per jaar in het kader van de jaarrekening) een belangrijke oorzaak is van de reactieve werkwijze en ad-hoc oplossingen.

3

In de jaren 1999, 2000 en 2001 is niet met een budgetovereenkomst gewerkt, in die periode gold het Ondernemingsplan 1999 - 2002 (zogenaamde Plan Burgers) als basis voor de gemeentelijke subsidiebijdrage (zie hiervoor paragraaf 2.4.2 bedrijfsvoering).



Op dit moment zien wij een kentering in de beschreven werkwijze. Met de opdracht aan de interim directeur een brede analyse uit te voeren naar de situatie bij NV Mensec is inhoudelijk sprake van een wijziging in de werkwijze: de gehele bedrijfsvoering is betrokken in het zoeken naar oplossingen, in plaats van een deel, zoals in eerdere adviesrapporten gebeurde. Ten aanzien van de informatievoorziening is in de nieuwe budgetovereenkomst voor de periode 2002 2005afgesproken dat NV Mensec de gemeente elk kwartaal informeert over de voortgang van de reorganisatie. Wat bij het geheel van de tussen 1997 en 2001 uitgebrachte adviezen opvalt is dat het er erg veel zijn (vooral in het begin van de onderzochte periode), dat ze opvallende overeenkomsten in geconstateerde problematiek en oplossingen constateren met het Plan van Aanpak dat nu voorligt en dat ze niet of maar zeer ten dele uitgevoerd zijn. In bijlage 5 hebben wij de diverse uitgebrachte adviezen op een rij gezet en samengevat. In de paragraaf bedrijfsvoering gaan wij nader op de inhoud van de adviezen in. In de gesprekken wordt aangegeven dat veel adviezen niet zijn uitgevoerd door het gebrek aan ‘rust’ bij en rond NV Mensec: er was sprake van vele personele wisselingen en actuele problemen en de noodzaak van oplossing daarvan eisten veel aandacht. Daarnaast is in de gesprekken de vraag opgeworpen of de NV Mensec wellicht onvoldoende tijd is gegund tot uitvoering van de adviezen te komen. Om te voorkomen dat ook het plan van de huidige interim directeur bij een plan blijft, is in de nieuwe budgetovereenkomst vastgelegd dat het plan in 2002 wordt vertaald naar een operationeel plan.

2.4.2

Bedrijfsvoering In deze paragraaf belichten wij onze bevindingen vanuit het dossieronderzoek, de interviews en de inhoud van de externe adviezen met betrekking tot de kwaliteit van de bedrijfsvoering. Wij doen dat vanuit het principe van government governance. Eerst gaan wij in op de doelstellingen en vervolgens op (de samenhang tussen) sturen – beheersen – toezicht houden – verantwoorden. Doelen Het doel van de vennootschap NV Mensec is in de vigerende statuten in de onderzochte periode omschreven als ‘het instandhouden, exploiteren of doen exploiteren van de Stadsschouwburg Nijmegen c.a. en het concertgebouw de Vereeniging c.a., alsmede het bevorderen van culturele activiteiten in de ruimste zin. Zij biedt daarbij zoveel mogelijk een dwarsdoorsnede van de podiumkunsten, tegen een betaalbare prijs voor een zo breed mogelijk publiek, en richt zich daarbij op het bewaren en doorgeven van het culturele erfgoed, het inspelen op vernieuwende tendensen en het zogenaamde “avondje uit”‘. Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen 12


Met de budgetovereenkomst voor de jaren 1995 – 1998 werd beoogd een garantie te creëren voor de uitvoering door de NV van het door de gemeenteraad vastgestelde beleid. Op basis van het door de vennootschap opgestelde beleidsplan “De NV Mensec in de jaren negentig” en de daaruit voortvloeiende programma’s, neemt de vennootschap de verplichting op zich tot het realiseren van de hoofddoelstelling ‘het brengen van een dwarsdoorsnede van de podiumkunsten in Nederland en de omringende landen tegen een betaalbare prijs’. Ter operationalisering van deze hoofddoelstelling zijn voor de jaren 1995-1998 de volgende outputcriteria gehanteerd: • 250 voorstellingen per seizoen in de Stadsschouwburg en De Vereeniging samen; • 100.000 betalende bezoekers in beide gebouwen per seizoen; • tarieven conform het in het verleden gevoerde beleid, rekening houden met ontwikkelingen in de inkoopkosten en tarieven in vergelijkbare steden (zoals Arnhem en Eindhoven); • een verhouding tussen het aantal voorstellingen op het gebied van musement en amusement van 50 respectievelijk 50%. Deze outputcriteria zijn door NV Mensec voor wat betreft het aantal voorstellingen en het aantal bezoekers ruim gerealiseerd (zie bijlage 6). Over de realisatie van de tarieven en de verhouding tussen musement en amusement geven de jaarverslagen geen informatie. In de aanloop naar de nieuwe budgetovereenkomst 1999 – 2002 concludeert NV Mensec in het ‘evaluatierapport budgetfinanciering 1992 – 1997‘ dat: • de culturele ‘poot’ van NV Mensec, voor zover het de verhouding tussen directe opbrengsten en directe kosten betreft, zeer gezond is te noemen; • NV Mensec zelf een steeds groter deel van de exploitatieopbrengsten weet te genereren. Uiteindelijk wordt in de periode 1998 – 2002 geen nieuwe geen nieuwe budgetovereenkomst opgesteld. De gemeente vindt dat eerst de (financiële) situatie bij NV Mensec structureel op orde moet worden gebracht. Als basis hiervoor wordt het Ondernemingsplan 1999-2002 gehanteerd (het zogenaamde Plan Burgers). Dit plan wordt ook als basis gehanteerd voor de subsidiëring door de gemeente. Het plan richt zich op het genereren van extra middelen door de uitbouw van de commerciële functies (zaalverhuur, horeca). Op deze manier wilde men de voorgenomen gemeentelijke bezuinigingen op het budget voor culturele programmering en de kosten voor de verbouwing van De Vereeniging en de Stadsschouwburg opvangen en de exploitatie op lange termijn gezond maken. De exploitatieprognose in dit plan wordt als financieel doel gehanteerd; voor de culturele doelen sluit het plan aan bij de outputcriteria uit de budgetovereenkomst 1995 – 1998. Veranderende



omstandigheden zijn niet in een aangepast doelstellingenkader vertaald; hoewel diverse externe adviezen wel het belang hiervan hebben aangegeven. In de door de gemeenteraad in december 2001 vastgestelde budgetovereenkomst 2002-2005 zijn de culturele doelstellingen enigszins uitgebreid. De culturele doelstelling is nu: • het jaarlijks verzorgen van 250 culturele voorstellingen; • met een minimum aantal bezoekers van 125.000 per jaar; • waarbij zowel de pluriformiteit als de kwaliteit van het Nederlandse podiumkunstenaanbod en van de ons omringende landen is terug te vinden; het totale aanbod dient voor 50% verdeeld te zijn over het genre “muziek” en voor 50% over het genre “theater”. Daarnaast is een aantal doelstellingen opgenomen dat gerelateerd is aan de bedrijfsvoering: • ter bewaking van deze culturele doelstelling wordt onder verantwoordelijkheid en onder leiding van de directeur Mensec een programmacommissie ingesteld; • het totale culturele seizoensaanbod dient financieel kostendekkend te zijn; • de NV Mensec dient zich coöperatief op te stellen ten aanzien van de nadere uitwerking en vormgeving van voor NV Mensec relevante onderdelen uit de cultuurvisie “Cultuur aan de Waal”; • de NV Mensec dient een kostenreductie te realiseren door het terugbrengen van het aantal vaste arbeidskrachten met 15 formatieplaatsen en het vervreemden van het bedrijfsonderdeel horeca aan een externe cateraar; • nadat de kostenreductie is voltooid kunnen behoedzaam de activiteiten worden uitgebouwd; • het aantal voorstellingen wordt in overeenstemming gebracht met hetgeen de subsidieverstrekker verlangd. Wat opvalt is dat deze aanvullende doelstellingen sterk gericht zijn op de financiële kant van de zaak en nauwelijks op de personele. Sturen, beheersen, toezicht houden en verantwoorden Zoals gesteld vormde de periode 1997-2001 een zeer turbulente periode. De gemeente en de NV Mensec hadden van doen met de aansturing van een aantal majeure processen te weten: • de afwikkeling van voorgenomen bezuinigingen ad. NLG 500.000 in 1999 tot NLG 1.500.000 vanaf 2001 structureel op het subsidiebudget voor NV Mensec; • de verbouwingen van de Stadsschouwburg en van De Vereeniging; • het ombuigen van de negatieve exploitatieresultaten van de voorgaande jaren; • wijzigingen in het management van de NV; • wijzigingen in het (bestuurlijke) toezicht op de NV; Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen 14


•

fundamentele ingrepen in de organisatiestructuur van de NV.

Dit soort ingrijpende en parallel lopende ontwikkelingen vereisen een helder kader vanuit de gemeente, een strakke sturing door het management en een adequaat toezicht. Hiervan was in de onderzochte periode geen sprake, ondanks de aanknopingspunten die de vele externe adviezen hiervoor geven. Ten aanzien van het kader is geadviseerd te komen tot een heroriëntatie op de culturele en commerciële doelen. Dit is nooit gebeurd. Geconstateerd kan worden dat op het gebied van sturing in de periode 1999/2000 in de praktijk het accent nog lag op voortzetting van bestaand cultureel beleid. Aanzetten tot een omslag naar sturing op commerciële doelen zijn pas in 2001 gegeven, toen maatregelen zijn genomen om een sluitende exploitatie te realiseren. Diverse adviezen geven al vanaf 1997 aan dat de kwaliteit van het management, het personeelsbeleid en –beheer en de kwaliteit van het personeel verbetering behoeven. Deze adviezen werden deels ingegeven door de noodzakelijke professionalisering van de commerciële functies, deels los daarvan. Op de realisatie van deze adviezen heeft geen sturing plaatsgevonden. Dit verklaart ons inziens ook het zware accent op tekortkomingen in management en personeel in de analyse van de huidige interim directeur. Feit is ook dat de horeca-exploitatie van De Vereeniging BV in 1999 en 2000 een negatief resultaat uit gewone bedrijfsvoering kende4 . Oorzaak hiervan was onvoldoende aandacht voor kostenbeheersing, met name op het gebied van de relatie van de omzet versus personeelskosten. Uit het dossieronderzoek, de externe adviezen, de accountantsrapportages en de interviews blijkt dat het stelsel van maatregelen, procedures en processen waardoor het bestuur van de vennootschap zorg kan dragen voor het blijvend nastreven en realiseren van de vastgestelde beleidsdoelen voor een belangrijk deel afwezig was en is. De administratieve systemen van de NV waren van onvoldoende niveau om het management te voorzien van adequate (tussentijdse) managementinformatie. Dit had zeker betrekking op de systemen ter ondersteuning van de commerciële exploitatie. Ook een overeenkomst over de zakelijke relaties tussen de NV Mensec en haar dochter De Vereeniging BV ontbrak en ontbreekt. In een extern advies aan de gemeente eind 1998 naar aanleiding van de eigen exploitatieprognose 1998-2002 (Feasibility) van de Raad van Bestuur werd geconstateerd dat ‘het probleem bij Mensec niet de hoogte van het exploitatietekort is, lees subsidie, maar de kundigheid en de kracht om de begroting daadwerkelijk te realiseren’. Ook in de managementletter van de accountant over het jaar 2000 wordt gewezen op de tekortkomingen in de tussentijdse berichtgeving en op de noodzaak om tot een goede beschrijving te komen van toewijzing van taken, bevoegdheden en 4

Zie rij ‘overige baten en lasten’ in exploitatie-overzicht BV De Vereeniging in bijlage 6.



verantwoordelijkheden. Volgens de accountant is onderlinge samenhang van de werkzaamheden en bevoegdheden niet gewaarborgd. De opmerkingen van de accountant zijn naar onze mening voor het realiseren van de ‘nieuwe’ reorganisatiedoelstellingen van wezenlijk belang. Wij hebben evenwel nog niet kunnen constateren dat de vereiste informatie ter beschikking is. Naast de ontoereikende administratieve organisatie speelt ook hier een rol dat de inrichting van de organisatie niet toegesneden was op de realisatie van de commerciële doelstellingen. Per 1 januari 1999 is de Raad van Bestuur op eigen verzoek ontslagen. De toezichtsfunctie op het bestuur (c.q. de directeur) van de NV werd in 1999 uitgeoefend door de burgemeester en de portefeuillehouder cultuur van de gemeente Nijmegen. In die periode waren zij ook de vertegenwoordiger van de aandeelhouder, respectievelijk de subsidieverstrekker. In oktober 1999 werd een nieuwe Raad van Bestuur aangesteld. Deze is in het jaar 2000 omgevormd tot een Raad van Commissarissen. Uit de dossiers en uit de interviews blijkt dat het toezicht binnen de vennootschap onvoldoende is geweest om daadwerkelijk de realisatie van de beleidsdoelstellingen te bewaken. Het feitelijk toezicht is vanaf 1999 materieel door de portefeuillehouder cultuur uitgeoefend via periodiek overleg met de directeur van de vennootschap. In 1999 en 2001 is het overleg tussen de wethouder en de interim directeuren van NV Mensec zeer frequent. Het lijkt zich echter te blijven concentreren op extra toezicht, extra controle en extra beheersingsmaatregelen. Wij zien nog onvoldoende een samenhangende filosofie van sturen, beheersen, toezicht en verantwoording gericht op de realisatie van beleidsdoelstellingen. Wat opvalt met betrekking tot de verantwoording is dat deze in de loop van het jaar vooral informeel plaatsvindt en wel via het contact tussen de portefeuillehouder en de directeur. Formele verantwoording vindt slechts één keer per jaar plaats via de aan de aandeelhouder en aan de gemeenteraad gepresenteerde jaarrekeningen. Door het ontbreken van formele tussentijdse informatie zijn de jaarrekeningen zowel voor de gemeente Nijmegen als aandeelhouder als voor de gemeente Nijmegen als subsidiegever het ultieme verantwoordingsinstrument. Deze verantwoording achteraf geeft in ieder geval de gemeente als subsidiegever niet de mogelijkheid om tussentijds bij te sturen in de richting van de beleidsdoelstellingen. Door het ontbreken van een goed managementinformatiesysteem geldt hetzelfde voor de mogelijkheden van bijsturing op de kosten. Ook daarvoor zijn onvoldoende betrouwbare gegevens bekend om te kunnen bijsturen. In bijlage 6 hebben wij de belangrijkste gegevens uit deze jaarrekeningen op een rij gezet. Alle jaren laten een negatieve exploitatie zien. Dat geldt voor De Vereeniging BV, maar ook voor de NV Mensec zonder horeca-exploitatie. Geconstateerd kan Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen 16


worden dat het saldo van de directe kosten en opbrengsten van de culturele voorstellingen positief is. Daarbij moet wel de aantekening worden gemaakt dat indirecte – gebouwgebonden – kosten hier niet aan worden toegerekend. De kwantitatieve omvang van de culturele prestaties overstijgt de in de budgetovereenkomst afgesproken aantallen. De omzet aan commerciële verhuur van zalen kent een redelijk stabiel niveau. De kosten van de NV Mensec zonder horecaexploitatie nemen vrijwel uitsluitend toe vanwege autonome factoren (nominale aanpassing, extra huur). De kosten van De Vereeniging BV stijgen nadrukkelijk in de lijn van de uitbouw van de commerciële functies.



3

Conclusies en aanbevelingen In deze paragraaf presenteren wij onze conclusies en aanbevelingen aan de hand van de binnen government governance onderscheiden onderdelen doelen, sturen, beheersen, verantwoorden en toezicht houden.

3.1

Conclusies Het geheel onverziend concluderen wij dat er in de onderzochte periode sprake was van twee ‘kluwen’ van problemen. Eén kluwen heeft te maken met de bedrijfsvoering in brede zin, de andere met onduidelijkheden rond rollen en verantwoordelijkheden. Bovendien grijpen deze kluwen ook nog eens op elkaar in. Ze hebben het karakter van complexe vicieuze cirkels. Er is zeer veel tijd, geld en inspanning gestoken in het oplossen van de problemen. De gekozen oplossingen hadden echter een ad-hoc karakter. Hierdoor is het ons inziens niet gelukt de problematiek structureel op te lossen: de vicieuze cirkels zijn niet doorbroken. De doelen voor NV Mensec zijn te onderscheiden naar culturele en financiële doelen. Zowel de statuten van de NV, als de (budget)subsidie haken op beide in. De onduidelijkheid rond de rollen is dus al in de basis aanwezig. De culturele doelen betreffen alle kwantitatieve doelen (aantal voorstellingen, aantal bezoekers). Er bestaat geen directe relatie tussen de culturele doelen en de beschikbare middelen. De kwantitatieve doelen zijn in de gehele onderzochte periode meer dan gerealiseerd. Het aantal voorstellingen lag gemiddeld 10% boven de doelstelling, het aantal bezoekers 50%. Hoe dit vanuit het cultureel beleid van de gemeente geïnterpreteerd moet worden is onduidelijk. Het financiële doel een sluitende exploitatie te realiseren is in de gehele onderzochte periode leidend geweest. Medio 2001 is het uitgangspunt voor realisatie van een sluitende exploitatie drastisch omgegooid: in plaats van het genereren van (veel) meer commerciële inkomsten, is nu beheersing van de kosten het uitgangspunt. Wij concluderen dat geen invulling is gegeven aan het sturen op de realisatie van de gestelde doelen. Jaren was sprake van een ruime overschrijding van de culturele doelen. Formeel is hierover nooit gesproken, laat staan actie op ondernomen. Ook op de realisatie van de financiële doelen is nauwelijks gestuurd. Aan de hand van de beschikbare cijfers zijn slechts ad-hoc oplossingen doorgevoerd. De diverse adviezen die aangaven dat realisatie van de commerciële doelen alleen zou lukken als een aantal randvoorwaarden zou worden ingevuld, zijn niet gebruikt. Een integrale Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen 18


sturing door het management ontbrak bij NV Mensec, de sturing tussen de gemeente en NV Mensec was gericht op incidenten en de sturing binnen de gemeente op NV Mensec was reactief. Om te kunnen beheersen is het in de eerste plaats noodzakelijk dat taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden helder zijn vastgelegd. Geconcludeerd kan worden dat dit noch binnen de gemeente, noch binnen NV Mensec het geval is. In de tweede plaats is informatie nodig over de feitelijke bedrijfsvoering in brede zin. Aan een dergelijke informatie heeft het gedurende de gehele periode ontbroken. De wijze van beheersen is voor het grootste deel bepaald door de personen die op bepaalde momenten bepaalde posities bekleedden. De wijze van toezicht houden beoordelen wij als onvoldoende. Wij vinden dat de Raad van Bestuur/Raad van Commissarissen, de raadscommissie cultuur (voor zover het de culturele doelen betreft) en de accountant te weinig invulling hebben gegeven aan hun toezichthoudende taak. De portefeuillehouder cultuur als vertegenwoordiger van de aandeelhouder en de raadscommissie cultuur (voor zover het de financiële doelen betreft) hebben de rol van toezichthouder overgenomen, wat op zichzelf genomen begrijpelijk is, maar wat niet past bij de gewenste verhoudingen. Hierbij moeten wij echter aantekenen dat de concentratie op de toezichthoudende taak door de portefeuillehouder cultuur sinds begin dit jaar nu positief uitpakt. De oplossing van de problemen is naar onze mening op een slagvaardige wijze in de steigers gezet. Wij zijn echter ook van mening dat het slagen van het plan nog teveel afhankelijk is van personen. Zolang rollen niet duidelijk zijn en taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden niet zijn vastgelegd, achten wij de kans op voortzetting van de problematiek van de afgelopen jaren groot. De wijze van verantwoorden door de NV Mensec vinden wij in de gehele onderzochte periode ver onder de maat. De verantwoording is steeds ver achteraf, vaak later dan afgesproken en inhoudelijk zeer beperkt. Bovendien is geen sprake van verbetering in de loop der tijd. Wij vinden dit echter ook logisch in een situatie waarin doelen niet duidelijk zijn en bovendien niet helder is waarop gestuurd wordt.

3.2

Aanbevelingen Om de vicieuze cirkel(s) van problemen structureel te kunnen doorbreken, en tot een samenhangend stelsel van sturen – beheersen – toezicht houden – en verantwoorden te komen, is het ons inziens noodzakelijk duidelijkheid te geven over de rollen en de bijbehorende taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de



diverse betrokkenen. Algemeen uitgangspunt daarbij moet zijn dat geen sprake meer is van dubbelrollen (voor personen én organisatie-onderdelen). Ten aanzien van concern-financiën en de raad gaan wij iets specifieker in op de ons inziens gewenste inrichting van hun rol. Gezien de risico’s die de gemeente met de NV Mensec loopt, zijn wij van mening dat een meer pro-actieve houding van concernfinanciën noodzakelijk is. Ten aanzien van de rol van de raad achten wij het van groot belang dat deze de ontwikkelingen rond NV Mensec in de toekomst volgt op basis van vooraf gemaakte afspraken met het College over hoofdlijnen van beleid en bedrijfsvoering. Wij achten dit een belangrijke stap om de ad-hoc sturing te doorbreken, en zijn van mening dat deze benadering past bij de veranderende rol van de raad in het kader van dualisering. Op het moment dat er duidelijkheid is over rollen, taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden is het van groot belang dat de diverse betrokkenen elkaar aanspreken op het moment dat zij vinden dat de invulling van de rol niet in lijn is met de gemaakte afspraken en daar zo nodig (en mogelijk) consequenties aan verbinden. Bij het bepalen van de rollen, taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden verdient de NV-constructie voor Mensec bijzondere aandacht. Wij zien hierin geen toegevoegde waarde. Ze maakt de relaties bijzonder complex. Wij zijn ons er echter van bewust dat het opheffen van de NV ook nadelen kan hebben. Als belangrijkste nadeel zien wij dat opheffing van de NV weer tot onrust kan leiden. Zolang de NV blijft bestaan vinden wij het van belang dat de verschillende rollen van de gemeente zeer helder zijn. Dit kan door de rol van de gemeente als aandeelhouder te beperken tot de exploitatie van de gebouwen en de rol van de gemeente met betrekking tot de culturele doelen uitsluitend via de budgetsubsidie te spelen. Wij vinden het een sterk punt van de nieuwste budgetovereenkomst, dat NV Mensec de gemeente elk kwartaal moet informeren over de voortgang van de reorganisatie. Immers het is voor de gemeente belangrijk te weten of de continuïteit van de dienstverlening gegarandeerd is. In dit kader zijn wij echter van mening dat de verantwoording van NV Mensec ook na de reorganisatie breder zou moeten zijn dan financieel. Wij denken hierbij in ieder geval aan verslaglegging over de invulling van het personeelsbeleid en -beheer. Wij adviseren op korte termijn na te gaan met welk doel de gemeente welke informatie zou willen hebben. Door deze af te zetten tegen wat NV Mensec kan leveren, kan een pad worden uitgestippeld voor de verbetering van de wijze van sturing en verantwoording. Om structureel tot een verbetering van de situatie te komen adviseren wij de gemeente het verbetertraject (tot en met de bewaking van de feitelijke uitvoering) planmatig op te zetten. Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen 20


Tenslotte willen wij hier de vraag opwerpen of onze conclusies en aanbevelingen naar aanleiding van het onderzoek ‘Mensec’ ook leerpunten opleveren voor andere gemeentelijke subsidierelaties.



4

Reacties hoor en wederhoorprocedure In dit hoofdstuk hebben wij de reacties op ons rapport van het College van Burgemeester en Wethouders en de directie van NV Mensec integraal opgenomen.

4.1

Reactie College van Burgemeester en Wethouders Geachte heer Dolmans, Graag danken wij de zijn verricht om te de complexiteit van hebben wij met veel

gemeentelijke Rekenkamer voor de inspanningen die komen tot het onderliggend onderzoeksrapport. Gezien de relatie tussen de gemeente en de N.V. Mensec interesse kennis genomen van uw onderzoeksrapport.

Op uw verzoek geven wij, in het kader van de hoor- en wederhoorprocedure, onze reactie op het onderzoeksrapport. Wij zijn van mening dat de feitelijke gebeurtenissen over de periode 1997 tot en met 2001 overzichtelijk en compleet in beeld zijn gebracht en dat hiermee een goed historisch overzicht van de relatie tussen gemeente en de N.V. Mensec wordt gegeven. Ten aanzien van de eindconclusies uit het rapport hechten wij eraan het volgende op te merken: Wij onderschrijven uw oordeel over de aspecten; sturen, beheersen, toezicht houden en verantwoorden van en door de N.V. Mensec. Dat was ook de reden waarom wij als College vanaf begin 2001 ons zo intensief bezighouden met de N.V. Mensec. Om meer sturing te geven aan dit proces is feitelijk de wethouder Cultuur als vertegenwoordiger van de aandeelhouder en de Raad mede meer in de rol van toezichthouder terecht gekomen. Gezien de complexiteit van de problemen waarin de N.V. Mensec zich toen bevond werd dit noodzakelijk geacht. Deze wijze van sturing heeft het afgelopen jaar geleid tot een pakket van maatregelen waardoor wij weer vertrouwen hebben gekregen in de toekomst van de N.V. Mensec. Ook de gemeenteraad heeft haar vertrouwen uitgesproken door unaniem akkoord te gaan met de recentelijk afgesloten budgetovereenkomst, waarin de prestatieafspraken met de N.V. Mensec voor de periode 2002-2005 zijn vastgelegd. Wij achten het geheel van aanbevelingen gedaan door de Rekenkamer waardevol en onderwerpen deze dan ook aan een nadere studie. Het doel hierbij is om op korte termijn concrete voorstellen aan de gemeenteraad te doen. Evident is dat er in de relatie met de N.V. Mensec duidelijkheid moet zijn over rollen, taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden. Wij zullen ter verbetering van de sturingsrelatie tussen de N.V. Mensec en de gemeente, deze dan ook opnieuw kritisch bezien en herzien. Daarbij laten wij ons uiteraard leiden door de conclusies en aanbevelingen uit het onderzoeksrapport. Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen 22


Tot slot hechten wij eraan nog op te merken dat wij uw onderzoek naar de relaties tussen de N.V. Mensec en de gemeente zien als een waardevolle bijdrage om te komen tot een betere politieke sturingsrelatie op het realiseren van beleidsdoelstellingen. Onderzocht wordt dan ook of het onderzoek niet alleen leerpunten oplevert voor de relatie met de N.V. Mensec maar ook toepasbaar is op andere gemeentelijke subsidierelaties. Hopende u hiermee een afdoende reactie te hebben gegeven. Hoogachtend, college van Burgemeester en Wethouders van Nijmegen, De Burgemeester, mevr. dr. G. ter Horst

4.2

De Secretaris, ir. H.K.W. Bekkers

Reactie van de directie van NV Mensec Na bestudering van het onderzoeksrapport ben ik tot de conclusie gekomen dat ik mij in grote lijnen kan vinden in de conclusies en aanbevelingen van de rekenkamer. Een enkele kanttekening is wellicht op zijn plaats. -

De gemeente Nijmegen dient zich bewust te worden van het feit dat de verstrekte subsidie zich aan de absolute onderkant van de algemeen gangbare subsidieverstrekking bevindt. Dit heeft onafhankelijk onderzoek aangetoond.

-

Niet genoeg kan benadrukt worden dat er een cultuur- inhoudelijke discussie dient plaats te vinden. Bedrijfsvoering en middelen speelden en spelen een te dominante rol.

-

Bedrijfsvoering zoals deze gebruikelijk en gangbaar is tussen de aandeelhouder, raad van commissarissen, de subsidiegever, financier, sponsoren en consumenten dient nagestreefd te worden. Overdreven controlemaatregelen, hoewel misschien wel begrijpelijk gezien de geschiedenis, beïnvloeden de bedrijfsvoering negatief.

Ik hecht eraan, wellicht ten overvloede, vast te stellen dat bij mijn aantreden de NV Mensec in staat van faillissement was. Toezeggingen met betrekking tot financiële ondersteuningen van de aandeelhouder hebben de NV van de ondergang gered. Inmiddels mag ik vast stellen dat het operationele resultaat uitstekend is. Zorgelijk blijft echter de inmiddels opgebouwde schuldenlast met name ten opzichte van de aandeelhouder. Deze zal tot in lengte van jaren drukken op het resultaat en de vermogenspositie. Vertrouwende u hiermede van dienst te zijn geweest. Hoogachtend. NV Mensec Albert C.J.M. Krielen Gedelegeerd Commissaris.



5

Nawoord Rekenkamer gemeente Nijmegen Wij constateren met genoegen dat zowel het College van Burgemeester en Wethouders, als de directie van NV Mensec onze bevindingen, conclusies en aanbevelingen onderschrijven. Het verheugt ons dat het College aangeeft op korte termijn concrete voorstellen voor verdere verbetering van de relaties tussen de gemeente en NV Mensec aan de gemeenteraad te doen, op basis van onze conclusies en aanbevelingen. Verder hebben wij in de reactie van het College met instemming gelezen, dat zij gaat onderzoeken of de leerpunten uit onderhavig onderzoek toepasbaar zijn op andere gemeentelijke subsidierelaties. Wij zullen het verbetertraject met belangstelling volgen.


Bijlage 1 Overzicht formele gebeurtenissen In deze bijlage is in chronologische volgorde aangegeven welke formele gebeurtenissen zich in de onderzochte periode hebben voorgedaan. Het gaat om: • Collegebesluiten (voor zover deze niet zijn gevolgd door een raadsbesluit); • Raadsbesluiten; • Correspondentie tussen de gemeente Nijmegen en NV Mensec; • Verslagen van de Algemene vergadering van Aandeelhouders. Daarnaast zijn in het overzicht opgenomen: • In- en externe adviezen; • Plannen. Deze in- en externe adviezen en plannen zijn in cursief opgenomen en uitgewerkt in bijlage 5. Het overzicht is voor het grootste deel gebaseerd op de dossiers ‘Mensec’ zoals die binnen de gemeente zijn gearchiveerd. Daarnaast is een deel van de genoemde stukken aangeleverd door onze gesprekspartners.

Bijlage 1: Overzicht formele gebeurtenissen

Bijlage 1: Overzicht formele gebeurtenissen Wanneer 31 mei 1995

22 januari 1997

14 maart 1997 25 maart 1997 8 april 1997 23 april 1997 24 april 1997 22 mei 1997 28 mei 1997 24 juni 1997 1 juli 1997 27 juni 1997 4 juli 1997 6 augustus 1997 7 augustus 1997

Wat Raadsbesluit budgetsubsidie 1995 – 1998 NV Mensec, outputcriteria: • 250 voorstellingen per seizoen in de Stadsschouwburg en De Vereeniging samen • 100.000 betalende bezoekers in beide gebouwen samen per seizoen • tarieven cf het in het verleden gevoerde beleid, rekening houdend met ontwikkelingen in de inkoopkosten en tarieven in vergelijkbare steden (zoals Arnhem en Eindhoven) • een verhouding tussen het aantal voorstellingen op het gebied van musement en amusement van 50 respectievelijk 50%. 1997 Brief aan College van voorzitter RvB Mensec met betrekking tot bezuiniging: • Volgorde besluitvorming wordt betwist: eerst bezuiniging en dan discussie met culturele veld (moet andersom); • Waardering dat raad met bezuiniging plannen voor upgrading van beide gebouwen en programmeringsbeleid niet wil aantasten. Brief aan College van medewerkers afd. culturele evenementen & publieksservice NV Mensec waarin zij hun bezorgdheid uitspreken over reorganisatieplannen Brief aan College van medewerkers afd. culturele evenementen & publieksservice NV Mensec waarin wordt aangegeven dat inmiddels een dialoog met de directie op gang is gekomen Symposium georganiseerd door NV Mensec ‘Schouwburg en Concertzaal – wat nu?’ Rapport Twijnstra Gudde: NV Mensec Toekomstperspectief voor commerciële activiteiten. Brief NV Mensec (bestuurder) aan gemeente (beleidsmedewerker Cultuur) met planvorming Schouwburg en Vereeniging als bijlage. Rapport Moret, Ernst & Young: Business Plan Horeca NV Mensec. Brief directie NV Mensec (dir. Financiën) aan gemeente (beleidsmedewerker afdeling Kunst en Cultuur) waarin voornemen tot oprichting Horeca BV wordt aangekondigd en naar standpunt van aandeelhouder hierover gevraagd wordt. Brief van gemeente (hoofd Cultuur) aan bestuur NV Mensec met verzoek om toezending begroting 1998. Brief NV Mensec (directeur Financiën) aan gemeente (hoofd Kunst en Cultuur) met begrotingsopstelling (4 totaalposten). Brief NV Mensec (voorzitter RvB) aan gemeente (burgemeester (vertegenwoordiger aandeelhouder)): voorstel persbericht (ziekteverlof directeur) en organigram. Algemene Vergadering van Aandeelhouders over ziekteverlof directeur NV Mensec en daarmee samenhangend het management van NV Mensec. Brief van NV Mensec (directeur Financiën) aan gemeente (beleidsmedewerker Cultuur) met concept statuten De Vereeniging BV (horeca BV) als bijlage. Brief gemeente (directeur Educatie en Welzijn) aan NV Mensec (RvB) waarin met klem wordt ontraden over te gaan tot notarieel verlijden van concept-statuten voor De Vereeniging BV

i

Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen


Wanneer 15 september 1997

6 oktober 1997 13 oktober 1997 5 november 1997

27 november 1997 11 december 1997 22 december 1997 14 januari 1998 16 januari 1998

20 januari 1998

23 januari 1998 26 januari 1998

Wat Algemene Vergadering van Aandeelhouders NV Mensec: Aandeelhouder: voostel DB om voorzitter RvB als interim manager aan te wijzen niet akkoord (omdat Mensec motor zal moeten zijn van omvangrijke samenwerkingsslag in brede veld van podia); met grote spoed op zoek naar directeur met bewezen kwaliteiten op financieel, personeel en artistiek gebied. Vanuit NV Mensec wordt fel gereageerd. Nadat patstelling lijkt te ontstaan, stelt aandeelhouder voor om mogelijke oplossing te zoeken in bespreekbaarheid van termijn waarop door haar gewenste oplossing kan plaatsvinden. Brief NV Mensec (RvB) aan gemeente (burgemeester): RvB heeft managementoplossing getroffen als eerder voorgesteld. Deze interim-situatie zal zeker enige jaren moeten duren. Over uiterlijk 3 jaar evaluatie over resultaten bij NV Mensec en Centrum 2000 over scenario’s samenwerking. Fax van NV Mensec (bestuurder) aan gemeente (hoofd Cultuur) waarin wordt aangegeven dat akte statutenwijziging inmiddels is gepasseerd: gemeente heeft geen gebruik gemaakt van mogelijkheid materiële inhoud mede te bepalen. Brief gemeente (loco-burgemeester) aan RvB NV Mensec: reactie op brief NV Mensec dd 6 oktober 1997: • Niet eens met gekozen lijn/interimperiode à in volgende aandeelhoudersvergadering over overleggen; • Mededeling dat second opinion wordt uitgevoerd op Plan Moret; op basis daarvan besluit nemen over moment waarop vacature nieuwe directeur wordt opengesteld; • Vraag om nadere informatie over totaalvisie BV Horeca en BV Cultuur. Brief gemeente (hoofd Kunst en Cultuur) aan Bestuur NV Mensec over stand van zaken/planning second opinion + prikken datum aandeelhoudersvergadering. Brief Huub van Dael aan hoofd Kunst en Cultuur, deelnemer ronde tafelgesprek, met (gevraagd) advies over combineerbaarheid cultuur – commercie. Rapport David Schild: Analyse Effecten Businessplan Horeca NV Mensec. 1998 Rapport Langeveld Consultancy: Second opinion Business Plan Horeca NV Mensec. Brief gemeente (hoofd Kunst en Cultuur) aan NV Mensec (RvB) met daarin in het kort wat zij 13 januari hebben besproken: Mouw heeft aangegeven dat juridische structuur Mensec verouderd is: bestuur loopt aanzienlijke risico’s die niet sporen met feitelijke functie huidige bestuur. Oplossing: afzonderlijke dochter BV’s voor cultuur en horeca; NV Mensec voert hierover directie. Binnen NV Mensec moet bestuur RvC worden, huidige directie moet tweehoofdig worden en optreden als directie van NV Mensec en dochters. Invloed van gemeente als aandeelhouder kan gehandhaafd worden voor NV en gecreëerd worden voor de BV’s. B&W-besluit: • Oorspronkelijk businessplan Mensec (plan Moret) blijft uitgangspunt; • Conclusies Langeveld in risicoparagraaf; • Aandeelhouder moet worden betrokken bij aantrekken nieuwe directie; • Raadscommissie wordt geïnformeerd over besluit. Brief NV Mensec (RvB) aan raadsleden (en cc College) waarin noodzaak wordt aangegeven dat gemeente groen licht aan plannen geeft (voor 11 april) zodat Mensec plannen kan gaan uitvoeren (bank wil voor financiering garantie van gemeente). Brief NV Mensec met inspraakreactie van de Nijmeegse podia naar aanleiding van concept-raadsvoorstel ‘Conferenties’

ii



Wanneer 28 januari 1998

3 februari 1998

Wat Brief NV Mensec (RvB) aan aandeelhouder NV Mensec (burgemeester) over liquiditeitspositie NV Mensec. Brief geeft historisch overzicht resultaten NV Mensec: • 1990/1991: exploitatietekort van 750.000,-- : 500.000,-- voor rekening gemeente Nijmegen; 250.000,-- inzet eigen vermogen NV Mensec à v.a. 1992: budgetfinancieringsovereenkomst tussen gemeente en NV Mensec gesloten • à maatregelen NV Mensec • 1992 t/m 1994: batige rekeningssaldi à eigen vermogen weer enigszins hersteld • 1995: bezuiniging van 200.000,-- op subsidie door gemeente aan NV Mensec • à maatregelen NV Mensec • 1996: eigen vermogen ingezet om liquiditeit overeind te houden • 1997: begroting met nadelig exploitatietekort van 100.000,--; werkelijke exploitatie sluit met nadelig saldo van 300.000 (resultaat normale bedrijfsvoering met 200.000,-- verslechterd); daarnaast ook nog a-structurele tekorten van 600.000,-• à maatregelen NV Mensec, desondanks is verwachting voor 1998 negatief resultaat van 150.000,-- (deels veroorzaakt door verbouwingen); verwachting voor 1999 is sluitende begroting, verwachting voor 2000: eerste revenuen investeringen businessplan (commerciële activiteiten en horeca). Ernstige liquiditeitsproblemen dreigen: verzoek om kapitaalinjectie van 1,25 miljoen om verbouwingsfase te kunnen overbruggen. Algemene Vergadering van Aandeelhouders NV Mensec: • Managementstructuur: burgemeester vat standpunten RvB NV (interim-situatie aantal jaren laten voortbestaan) en aandeelhouder (eenhoofdige leiding) samen. • Businessplan: samenvatting collegebesluit • Juridische structuur: • Bespreekbaar voor aandeelhouder, wil wel relevantie wijziging bespreken; • NV wil modernere structuur met heldere organen die in het vennootschapsrecht gekend zijn, beoogt niet dat macht aandeelhouder ingeperkt wordt, NV + BV Cultuur en BV Horeca, invullen met zittende mensen tot alles op de rails staat, dan nieuwe directeur. Aandeelhouder geeft aan dat zij geen vertrouwen heeft in goed verloop. Aandeelhouder geeft aan dat RvB wat hem betreft visie aan de raad zou moeten voorleggen, College maakt hier dan advies bij en raad maakt afweging. • Verschil van mening over nieuwe directeur is ook: gemeente meent dat persoon te vinden is (gesteund door aantal externen), RvB meent van niet. • … RvB heeft zich niet gecommitteerd aan bezuinigingsresultaat van 1,5 miljoen. Aandeelhouder vraagt hoe businessplan dan moet worden opgevat. RvB: daarin is aantal randvoorwaarden gesteld … • Financiële situatie, problemen: • Bezuinigingstaakstelling; • Liquiditeitsproblemen: commerciële exploitatie blijft achter. Directeur a.i. geeft aan dat hij voortvarend heeft gereageerd op aantal manco’s dat hij in organisatie aantrof. • RvB NV geeft aan dat gemeente helderheid moet scheppen over financiële doelstellingen (financiële aanpak van de gebouwen) en antwoord moet geven op actuele financiële problemen. Aandeelhouder geeft aan dit graag op papier te ontvangen en dat College dan zo snel mogelijk na raadpleging van de raad reageert.

iii



Wanneer

11 februari 1998

17 februari 1998

26 februari 1998

Wat Afspraken: • NV schrijft brief aan College met haar mening; • College antwoordt zo snel mogelijk na raadpleging raad; • In tweede gesprek moeten RvB en Aandeelhouder tot oplossing komen; • Oplossing wordt aan raad voorgelegd; • RvB stemt in. Brief NV Mensec (directeur a.i. + voorzitter RvB) aan gemeente (beleidsmedewerker Kunst en Cultuur): • Verzoek in te stemmen met verslag aandeelhoudersvergadering 3 februari; • Voor RvB met voorstel voor managementstructuur kan komen moet OR eerst officieel om advies moet worden gevraagd, extra vergadering RvB noodzakelijk, gepland op 20 februari à voorstel naar OR à vergadert 9 maart; • Nogmaals: voor 11 april committent van gemeente voor investeringsplannen nodig. Brief gemeente (hoofd Kunst en Cultuur) aan RvB NV Mensec: • Verslag vergadering (zoals opgesteld door gemeentelijke verslaglegger; tijdens volgende vergadering ruimte voor reactie); • Afspraak bevestigd dat RvB concept-reactie indient op 20 of 23 februari zodat raadsbeslissing in procedure kan worden genomen. Businessplan NV Mensec onder voorwaarde van geheimhouding naar leden raadscommissie + commissieleden mogelijkheid geboden second opinion en verslag vergadering aandeelhouders (dd 3 februari) in te zien. NV Mensec (voorzitter RvB) verzendt voorgenomen besluit omtrent managementstructuur aan gemeente (burgemeester (vertegenwoordiger aandeelhouder)) (voorbehoud: moet nog over geadviseerd worden door de OR!)): • Overwegingen: (…) … second opinion door aanstellen salesmanager per 1 januari 1998 volledig achterhaald; (tevens afzonderlijke notitie met reactie op Second Opinion door dir. Financiën met die strekking en andere punten). • Committent: om tot realisatie van het businessplan te komen moet aan infrastructurele randvoorwaarden worden voldaan; al eerder verzocht groen licht te geven (23 januari, 11 februari) om financiering daarvoor rond te kunnen krijgen. Zo niet: dan ook voor RvB onredelijk zich te verbinden aan bezuinigingsdoelstelling en invulling managementstructuur onmogelijk. • Positiebepaling RvB: onverantwoord om aan uw wensen voor managementstructuur en persoonlijke invulling tegemoet te komen, echter barrière in overleg met gemeente niet gewenst, daarom aantal randvoorwaarden geformuleerd waaraan voldaan moet worden, waarna wij medewerking verlenen aan managementstructuur en personele invulling: • Raad gaat akkoord met businessplan; • Raad stelt haalbaar financieel perspectief voor de toekomst voor onze exploitatie vast; • Om gezond bedrijf te worden moet NV Mensec verantwoorde bedrijfsreserve kunnen opbouwen voor tot bezuiniging wordt overgegaan; • Medewerking verlenen aan actuele liquiditeitsproblemen. Bijlage, brief voorzitter RvB aan overige leden RvB (ivm afwezigheid bij vergadering), gaat in op mogelijk scenario dat aandeelhouder randvoorwaarden niet accepteert en RvB ontslaat.

iv



Wanneer 27 februari 1998 1 april 1998

? april 1998

9 april 1998

Wat NV Mensec (directeur a.i.) verzendt voorgenomen besluit omtrent managementstructuur aan gemeente (hoofd afd. Kunst en Cultuur) (zelfde brief als aan burgemeester verstuurd dd 26 februari). Raadsbesluit ‘managementstructuur en investeringen NV Mensec’: • < 29 april 1998 ism RvB Mensec profielschets opstellen voor aan te trekken algemeen directeur en deze voor te leggen aan algemene vergadering van aandeelhouders, ic de raadscommissie Cultuur. • Huidige interim-management voortzetten tot nieuwe directeur in dienst treedt. • Besluitvorming over toekomstige juridische structuur van NV Mensec nadat nieuwe directeur 1 jaar in dienst is geweest. • Businessplan NV Mensec is, met in achtneming van second opinion, uitgangspunt voor optimale benutting beide gebouwen. • Bezuiniging blijft gehandhaafd; op grond van: • Nadere uitwerking businessplan; • Second opinion; • Externe subsidiemogelijkheden; • En andere wordt gekomen tot nieuwe budgetsubsidie voor periode 1999 – 2002. Dan ook worden nieuwe taakstellingen bepaald. • Bedrijfsreserve mag niet gerealiseerd voordat tot bezuiniging wordt besloten/overgegaan. • Gemeentelijk aandeel in investeringen ad NLG 1,6 miljoen wordt vrijgegeven (à belangrijk ivm subsidie Eurowerk). • Onder nog nader door de raad te bepalen voorwaarden wordt liquiditeitslening ad NLG 1,25 miljoen aan NV Mensec verstrekt. • College wordt gemachtigd passende regeling te treffen voor inhoudelijke en financiële positie huidige directeur. • College wordt gemachtigd verdere inhoudelijke uitwerking van investeringsplannen te begeleiden. Procedurevoorstel (directeur a.i.) ter vervulling van de randvoorwaarden van de Raad van Bestuur van de NV Mensec op basis van het terzake door de gemeenteraad opgenomen besluit dd 1 april 1998: • Op korte termijn profiel nieuwe directeur vaststellen, feitelijke wervingsactiviteiten pas starten nadat: • Helderheid beëindiging directeurschap huidige directeur en inpassing in nieuwe managementstructuur; • Besprekingen over businessplan zijn afgerond en gevolgen daarvan voor budgetfinanciering door gemeenteraad zijn verwerkt in budgetfinanciering. • Na vaststelling profiel nieuwe directeur uitwerken businessplan, verwerken van second opinion en evaluatie huidige budgetovereenkomst. • Uitwerking geven aan verbouwingsplannen. Bijgevoegd: • Profiel directeur; • Investeringsplan. Brief NV Mensec (directeur Financiën) aan gemeente (beleidsmedewerker Kunst en Cultuur) met verzoek maximale liquiditeitsbehoefte voor juni voor te financieren uit reguliere subsidie.

v



Wanneer 15 april 1998

4 mei 1998 18 mei 1998 3 juni 1998 10 juni 1998 tot en met 9 nov. 1999 10 juni 1998

17 juli 1998 17 juli 1998 22 juli 1998 19 augustus 1998 28 augustus 1998 4 september 1998

Wat Algemene Vergadering van Aandeelhouders NV Mensec: • Spraakverwarring over dekking kapitaallasten en geven garantie door gemeente over ING lening. Alleen van dit laatste blijkt sprake à conclusie notulen voorleggen aan B&W en voorstellen garantie te verlenen en consequenties voor kapitaallasten in beeld te brengen bij taakstelling budgetcontract. • Gemeente entameert gesprek met voormalige directeur parallel aan werving nieuwe directeur (welke moet kunnen besluiten over inpasbaarheid huidige directeur) . • Liquiditeitslening wordt zo snel mogelijk verstrekt, uitgezocht wordt of raadsbesluit noodzakelijk is. • Interim-management zal op de winkel passen en geen veranderingen aanbrengen in de organisatiestructuur. • Nav horeca BV; zaak blijft rusten tot nieuwe directeur in dienst is; dan wordt beslist over definitieve structuur. Notitie ‘Cultuurbeleid op de drempel van de xxi-ste eeuw in Nijmegen’ dd 27 maart 1998 opgesteld door NV Mensec verstuurd aan gemeente (burgemeester (vertegenwoordiger aandeelhouder)). Brief NV Mensec (directeur Financiën) aan College met bespreekpunten voor nieuwe budgetovereenkomst 1999 tot en met 2002. Brief gemeente (hoofd afdeling Kunst en Cultuur) aan NV Mensec (voorzitter RvB) over procedure werven nieuwe directeur. Maandelijks vergadering met betrekking tot de renovatie van De Vereeniging door vertegenwoordigers van NV Mensec (voorzitter RvB, directeur financiën), gemeente Nijmegen (stadsarchitect), Haskoning. Overleg NV Mensec – gemeente (volgens agenda) over: • Invulling verdere werkwijze ten aanzien van de voormalige directeur. • Garantie geldlening van ING à offerte ING aan de hoge kant, lening door gemeente voordeliger? Lening bij gemeente mogelijkheid? Directeur financiën zet voor vergadering alles op een rijtje. • Werkwijze aanpassing Concertgebouw en Schouwburg en daarbij passende geldstroom: • Concertgebouw: gemeente draagt 1 miljoen bij in renovatiekosten; • Schouwburg: gemeentelijk investeringsvolume 1,8 miljoen. • Liquiditeitslening: ter leniging van de ergste nood is aantal subsidietermijnen naar voren gehaald. • Budgetbesprekingen (voorstel planning en inhoud). Brief NV Mensec aan gemeente (directeur Educatie en Welzijn/beleidsmedewerker Kunst en Cultuur) met concept-‘evaluatie budgetfinanciering’ als bijlage. Brief NV Mensec (directeur a.i.) aan gemeente (beleidsmedewerker Kunst en Cultuur) met betrekking tot achterstallig onderhoud Stadsschouwburg (op verzoek om onderbouwing investeringen zoals door NV Mensec voorgenomen). Overleg evaluatie budgetfinanciering NV Mensec 1992 – 1997. Brief van NV Mensec (directeur Financiën) aan gemeente (directeur Educatie en Welzijn) met concept-rapport Feasibility 1998 – 2002. Brief NV Mensec aan gemeente (directeur Educatie en Welzijn/beleidsmedewerker Cultuur) met definitieve‘evaluatie budgetfinanciering’ als bijlage. Algemene Vergadering van Aandeelhouders: • Problemen rond feasibility worden besproken (RvB: is nog geen formeel stuk van NV, echter is wel richting). • RvB geeft aan zich nooit aan netto opbrengst 1,5 miljoen te hebben gecommitteerd, diverse adviezen geven ook aan dat dit niet mogelijk is (rekening houdend met extra kosten/investeringen); burgemeester erkent dat ook second opinion aangeeft dat dit lastig gaat worden. • Afgesproken wordt tot nadere analyse cijfers te komen.

vi



Wanneer 21 september 1998

1 oktober 1998 10 november 1998

16 november 1998 26 november 1998 4 december 1998 4 december 1998

8 december 1998 15 december 1998

Wat Op verzoek: overzicht van de afspraken door RvB gemaakt door NV Mensec verzonden aan gemeente (burgemeester): • RvB betreurt dat notitie feasibility al besproken is. • Hecht eraan onderhandelingen over budgetfinancieringsovereenkomst 1998/2002 op korte termijn voort te zetten. • Is het met gemeente oneens dat nieuwe directeur gaat besluiten over positie van de voormalig directeur. Langeveld Consultancy BV: eerste reactie op concept feasibility 1998 – 2002 NV Mensec. Extra Algemene Vergadering van Aandeelhouders in verband met ernst problemen bij NV Mensec: • Burgemeester geeft aan dat gegeven moeilijke financiële situatie (hoogte exploitatietekort + financieringsmiddelen investeringen) NV Mensec werving nieuwe directeur wordt opgeschort. • RvB geeft aan dat verbouwing duurder uitvalt dan aanvankelijk geraamd (5 miljoen), gezocht wordt naar financiers; RvB kan risico alleen nemen als gemeente garant wil staan (3,5 miljoen). • Wethouder bekruipt angst dat NV Mensec niet binnen subsidiebudget kan blijven, RvB beaamt dit, maar schetst ook scenario waar binnen het wel kan. • Geconcludeerd wordt dat financiering wel rond zal komen, maar problemen in de exploitatie zullen ontstaan. Brief van NV Mensec (directeur Financiën) aan gemeente (directeur Educatie en Welzijn) met definitief rapport Feasibility 1998 – 2002 Fax van NV Mensec (directeur Financiën) aan gemeente (beleidsmedewerker Kunst en Cultuur) met mededeling dat kosten verbouwing hoger zijn dan aanvankelijk geraamd; er is extra financiering van 3.500.000,-- nodig. Brief NV Mensec (directeur Financiën) aan gemeente (hoofd Kunst en Cultuur) met verzoek op zeer korte termijn NLG 2.500.000,-- over te maken om aan korte termijn verplichtingen te kunnen voldoen. Algemene Vergadering van Aandeelhouders: • Afgelopen tijd veel aandacht besteedt aan feasibility die voor College onaangename verrassing was en pas op de plaats nodig achtte, RvB heeft problematiek met brief (?) onderkend en doet aanbod met eigen terugtreden oplossing voor toekomst te creëren. • College doet voorstel aan de raad (zie raadsbesluit 15 december). • Afgesproken wordt dat met komst nieuwe interim directeur huidige interim directeur zijn taak neerlegt en de voormalig directeur materieel doorwerkt op de huidige basis. Brief gemeente (hoofd Kunst en Cultuur) aan OR NV Mensec met aankondiging raadsbesluit december 1998. Raadsbesluit ‘renovatie grote podia’: • Leden RvB van NV Mensec worden op eigen verzoek ontslagen per 1 januari 1999. • Nieuwe leden RvB van NV Mensec worden benoemd per 1 januari 1999 (aanvaard amendement: zo spoedig mogelijk). • Opdracht van thans als gedelegeerd bestuurslid zittende interim-manager beëindigt de facto • Voor periode 1 januari 1999 tot en met 1 september 1999 wordt interim manager aangetrokken; kosten hiervoor worden geput uit concernpost ‘onvoorziene uitgaven 1999’. • Bezuinigingstaakstelling voor Mensec vervalt onder voorwaarde dat NV Mensec de lasten van de exploitatietekorten en bouwkostenoverschrijdingen inverdient à budget voor 1999 e.v.: niveau 1998 + normale jaarlijkse indexeringen. De taakstellingen moeten door de Raad van Bestuur (interim manager) in een ondernemingsplan inclusief exploitatieprognose worden verwerkt.

vii



Wanneer

16 december 1998 20 december 1998 11 januari 1999

2 maart 1999 29 april 1999

18 mei 1999 9 juni 1999

Wat • Instellen rekening-courant faciliteit voor periode 1 januari 1999 tot uiterlijk 1 september 1999 met maximum van NLG 2 miljoen, zijnde het huidige liquiditeitstekort. • Voor het zomerreces wordt voorstel voor nieuwe juridische structuur aan raad voorgelegd. • College wordt opgedragen: • Jaarrekeningen van 1995, 1996 en 1997 die niet overeenkomstig statuten door gemeenteraad zijn vastgesteld, voorzien van de accountantscontroles, zo spoedig mogelijk maar uiterlijk met de voorjaarsnota aan de gemeenteraad ter vaststelling voor te leggen. • Uitvoerige garanties in te bouwen bij het opnieuw opstarten van dit traject en de functionele commissie hier intensief bij te betrekken. Brief OR NV Mensec aan gemeente (hoofd Cultuur) waarin wordt aangegeven dat men zich kan vinden in raadsvoorstel. Rapport GITP: NV Mensec, kansen voor strategisch HRM. 1999 Brief van burgemeester aan RvB waarin hen per 1/1 op eigen verzoek ontslag wordt verleend; decharge gekoppeld aan besluit aandeelhouder over jaarrekeningen: voorstel is deze voor 1995 t/m 1998 in één keer vast te stellen (daarvoor nog enkele stukken van NV Mensec nodig). Bestuur wordt waargenomen door burgemeester en portefeuillehouder Cultuur. Brief NV Mensec (interim directeur) aan gemeente (aandeelhouder) met als bijlage financiële jaarverslagen 1997 en jaarverslag directie. Overleg tussen interim-directeur, wethouder Cultuur en oud bestuursleden NV Mensec. Doel is dat oud bestuursleden een toelichting geven op de jaarrekening 1998, in het bijzonder het negatieve resultaat op Overige Opbrengsten. Deze hebben volgens het oude bestuur te maken met voorbereidingen van de verbouwing van De Vereeniging, welke niet geactiveerd zijn en dus in zijn geheel aan 1998 toevallen. Oude bestuur geeft aan dat zij gemeenteraad hier op 8 maart 1998 ook al van op de hoogte heeft gesteld. Oude bestuur geeft verder aan het te betreuren dat College negatieve beeld dat ontstaan is van oude bestuur niet heeft weersproken, terwijl zij steeds coöperatief met gemeentebestuur heeft meegewerkt. Tevens geeft oude bestuur aan dat jaarrekening 1997 op verzoek van de burgemeester nog niet behandeld is. Brief van wethouder Cultuur aan raadsleden/leden raadscommissie met mededeling dat relevante stukken met betrekking tot NV Mensec op leeskamer ter inzage liggen (op verzoek CDA-fractie). Raadsbesluit: • Gemeente stelt middelen beschikbaar voor renovatie podia NV Mensec: • 1999: NLG 201.583,-• 2000 ev: NLG 308.500,-• Gemeente stelt vooruitlopend op definitief (her)financiering, obv ondernemingsplan met meerjaarlijkse exploitatieprognose en daarop aansluitend raadsbesluit, uitsluitend tbv investeringsuitgaven rekeningcourantkrediet van max. NLG 4 miljoen (naast al bestaande rek.cour-verhouding op grond van raadsbesluit december 1998 (NLG 2 miljoen)). • Subsidiebudget wordt vastgesteld op: • 1995: 3.887.696,-• 1996: 3.895.795,-• 1997: 3.959.914,-• 1998: 4.113.319,--

viii



Wanneer

? juni 1999 22 juni 1999 23 juni 1999 2 juli 1999 Augustus 1999 5 oktober 1999

8 oktober 1999

1 februari 2000

2 februari 2000

Wat • De jaarrekeningen 1995 t/m 1998 van NV Mensec worden voor kennisgeving aangenomen. • Per 1 januari 1999 wordt decharge verleend aan de afgetreden RvB. • De NV Mensec wordt een extra subsidie verleend van NLG 39.211,-- inzake wachtgeldverplichtingen. • Verbeteren van het functioneren van de lokale politiek door de voor dat doel in het leven geroepen regiegroep, onder voorzitterschap van de burgemeester en waarin alle fractievoorzitters zijn vertegenwoordigd, op te roepen een plan van aanpak op te stellen dat hierop gericht is. Collegebesluit: geprognosticeerd verlies van NLG 434.000,-- op rekeningbasis door de gemeente te laten afdekken. Collegebesluit: NV Mensec ontvangt voor 1999 NLG 4.117.413,-- subsidie van gemeente; hieraan ligt in verband met het op te stellen ondernemingsplan, incl. exploitatieprognose geen budgetsubsidie-beschikking ten grondslag (daarvan 232.417 tlv gemeenterekening brengen). Rapport Stadsschouwburg Nijmgen: theatertechnische installaties en kostenraming Algemene Vergadering van Aandeelhouders NV Mensec: • Vaststelling jaarrekeningen 1996, 1997 en 1998 (jaarrekening 1995 is door AVA al vastgesteld op 31 oktober 1996). Ondernemingsplan 1999 – 2002 NV Mensec (‘plan Burgers’) Raadsbesluit ‘Ondernemingsplan 1999 – 2002 inclusief exploitatieprognose NV Mensec’: • Beëindigen erfpacht en –opstalrechten, gemeente heeft weer volle eigendom en betaalt tegemoetkoming aan Mensec van NLG 7.500.000,--. Mensec huurt vervolgens pand tegen kostendekkend tarief (raadsbesluit 5 oktober 1999). • Gemeente verstrekt lineaire geldlening tbv verbouw van NLG 3.500.000,-- tegen rentepercentage van 5,75 en looptijd van 20 jaar. • Gemeente stelt NLG 3.700.000,-- beschikbaar voor opschonen balans. • Gemeente beschikt over de aanwezige ruimte in de begroting op de post ‘risico’s grote projecten’ ter afdekking van de rentelast (2000: NLG 200.000,-- en 2001: NLG 100.000,--). • Gemeente verlaagt subsidie aan Mensec met ingang van 2001 met NLG 100.00,-- en met ingang van 2002 structureel met NLG 316.000,-• College wordt opgedragen voor 1 februari 2000 visie(s) tav cultuurbeleid aan de raad voor te leggen. • College wordt opgedragen te onderzoeken: • welke samenwerkingsvormen met andere podia realiseerbaar zijn; • welke externe financiën (publiek en/of privaat) kunnen worden aangezocht. • Bij gewijzigde omstandigheden zal de bijdrage van de gemeente niet worden verhoogd. Algemene Vergadering van Aandeelhouders NV Mensec: • Benoeming nieuwe leden Raad van Bestuur en aanwijzen voorzitter. 2000 Brief portefeuillehouder Cultuur aan Mensec: • Betreffende gemeentesubsidie 2000: subsidiebedrag 2000: NLG 4.213.459,-• Raadsbesluit 5 oktober 1999 op een rij. Aangegeven dat uiterlijk voor 1 april financieel en inhoudelijk overzicht van 2000 ingediend moet zijn. Raadsbesluit benoeming nieuwe directeur.

ix



Wanneer 14 juni 2000

21 juni 2000

28/29 juni 2000 6 oktober 2000

Wat Algemene Vergadering van Aandeelhouders NV Mensec: • Jaarrekening 1999 (terugkoppeling algemene vergadering van aandeelhouders): winst- en verliesrekening sluit met verlies dat NLG 160.000,-- hoger ligt dan geprognosticeerd (directie Mensec: is gevolg van niet voorziene wettelijke verplichting vakantietegoeden op balans op te nemen; resultaat uit reguliere bedrijfsvoering wijkt niet noemenswaardig af van begrotingsresultaat). à besluit: jaarrekening 1999 wordt in september aan raad aangeboden; verlies NLG 434.000,-- (geprognosticeerd) wordt afgedekt door gemeente (besluit juni 1999); extra verlies voor rekening NV Mensec. • Rapportage 1e kwartaal: • Horeca en zaalverhuur blijven achter bij prognose; directie + bestuur: in 3e en 4e kwartaal moet ombuiging in deze bedrijfsresultaten zichtbaar worden (diverse zaken voor in gang gezet); à afspraak: Halfjaarcijfers worden met raadscommissie in september besproken; à besluit: in 2e en 3e kwartaal moet ombuiging in bedrijfsresultaten zichtbaar zijn, resulterend in resultaatverbetering 4e kwartaal. • Opbrengsten uit voorstellingen meer dan begroot. • Voorstel voor statutenwijziging, belangrijkste wijzigingen: • Uitbreiding aandelenkapitaal; • Uitbreiding aantal aandeelhouders; • Omvorming van RvB in RvC; à besluit: deskundigen (juristen) bekijken wijzigingsvoorstellen; in raad september voor goedkeuring voorgelegd. Aanvullende informatie van portefeuillehouder Cultuur aan leden raadscommissie betreffende: • Raadsvoorstel lening van NLG 1 miljoen (te beschouwen als aangepaste uitvoering raadsbesluiten april 1998 à Mensec krijgt geen extra geld, maar reeds gereserveerde geld wordt door Mensec anders ingezet). • Jaarrekening 1999 (terugkoppeling algemene vergadering van aandeelhouders): • balans is opgeschoond (obv raadsbesluit 5 oktober 1999); • winst- en verliesrekening sluit met verlies dat NLG 160.000,-- hoger ligt dan geprognosticeerd. • Voorstel voor statutenwijziging (terugkoppeling algemene vergadering van aandeelhouders). Raadsbesluit ‘restauratie kleine zaal’: Aan NV Mensec wordt een lening verstrekt van NLG 1 miljoen voor de financiering van de restauratie van de Kleine Zaal in concertgebouw ‘De Vereeniging’. Reden: sponsoractie levert te weinig op. Brief portefeuillehouder Cultuur aan raadscommissie met schriftelijke toelichting op gestelde vragen: wijziging van statuten (uitbreiding kapitaal) houdt niet in dat gemeente Nijmegen geld moet bijstorten om in Algemene Vergadering van Aandeelhouders de meerderheid van stemmen te behouden.

x



Wanneer 11/12 oktober 2000

23 oktober 2000 31 oktober 2000 16 november 2000

Wat Raadsbesluit : • Vaststelling jaarrekening 1999: • Jaarrekening 1999 wordt voor kennisgeving aangenomen; • Subsidiebudget voor 1999 wordt definitief vastgesteld. • Wijziging statuten Mensec: • Uitbreiding aandelenkapitaal en aantal aandeelhouders; • Mogelijkheden voor aantrekken van vreemd kapitaal; • Omvorming van Raad van Bestuur in Raad van Commissarissen; • Eén van de leden van de RvC van NV Mensec is een vertegenwoordiger uit het personeel of de OR. Brief NV Mensec aan gemeente (hoofd Kunst en Cultuur) met verzoek met zeer veel spoed resterende subsidiebedrag 1999 (op basis van raadsbesluit 11/12 oktober) van NLG 375.955,-- uit te keren. Brief portefeuillehouder Cultuur aan raadscommissie inzake vragen preferente aandelen/raadsvoorstel statutenwijziging NV Mensec. Algemene Vergadering van Aandeelhouders NV Mensec: • Besluit statutenwijziging: volgens planning. • Prognose 2000: • Loonkosten als gevolg van CAO-afspraken hoger dan in begroting vastgesteld; • Resultaat brutomarge horeca beter dan in begroting opgenomen; • Huurverhoging nog niet in prognose verwerkt; • Schoonmaakkosten worden bekeken op mogelijkheid tot verlaging. à Besluit: Analyse-rapport samenstellen met: • Toelichting op cijfers; • Percentage vermeldingen; • Afwijkingen in percentages. Een en ander in vergelijking met cijfers Ondernemingsplan 1999 - 2002. Deadline: RvC-vergadering 29/11; na bespreking in RvC presentatie aan gemeente. • Aanpak 2001 • Besproken aan de hand van Onderzoeksplan bruikbaarheid Schouwburg. à afspraak: Onderzoeksplan wordt 28 november in de raadscommissie besproken. • Twee fundamentele zaken zijn van belang bij aanpak 2001 (vragen opgeworpen ten aanzien van): • Horeca-zijde; • Organisatorische zijde.

xi



Wanneer 1 december 2000

19 december 2000

9 januari 2001

Wat Brief portefeuillehouder Cultuur Depla aan voorzitter RvC, graag duidelijkheid verschaffen over situatie bij NV Mensec: • Gedegen presentatie en analyse van de cijfers, waarbij aandacht voor: • Prognose plan Burgers; • Karakter cijfers (incidenteel of structureel). • Analyse bedrijfsvoering NV Mensec, met name informatie over: • Organisatie; • Cultuur binnen de organisatie; • Posititie van horeca (troef of steen om de nek). • Plan van Aanpak voor nabije toekomst op basis van de analyse. Algemene Vergadering van Aandeelhouders NV Mensec: à Opdracht gegeven aan register-accountant om: • te onderzoeken of: • de gepresenteerde cijfers boekhoudkundig juist zijn; • de gevoerde administratie geen achterstand heeft; • de financiële planning en control cyclus verbeterd dient te worden; • te controleren of geen malversaties zijn gepleegd. Doel: eenduidig financieel verslag (tot op heden gesegmenteerd). 2001 Algemene Vergadering van Aandeelhouders NV Mensec: • Financiële cijfers: • Resultaat onderzoek accountant: • Geen malversaties; • Geen achterstanden in administratie en in orde; • Financiële structuur in het algemeen goed, op enkele onderdelen voor verbetering vatbaar; • Portefeuillehouder Cultuur: nog geen totaal financieel overzicht en ruim NLG 1 miljoen overschrijding! Mensec: kan pas worden gegeven als jaarrekening gereed is, eerste twee jaar Burgers te optimistisch. Daadkrachtig management nodig, maar ontbreekt. • Voortgang NV Mensec: • Gezien totaal beeld problemen stelt RvC aan aandeelhoudersvergadering voor tijdelijk gedelegeerd lid van de RvC te benoemen welke de opdracht krijgt binnen vijf weken Plan van Aanpak aan te leveren aan RvC en aandeelhouder. Plan van Aanpak dient te bevatten: • Totaaloverzicht huidige financiële situatie NV Mensec; inclusief grondige analyse van de cijfers; • scan huidige bedrijfsvoering NV Mensec: welke bedrijfsonderdelen gaan goed, welke gaan slecht. Bijzondere aandacht voor bedrijfsonderdelen horeca en commerciële activiteiten; • Culturele profiel NV Mensec voor komende periode. Uitgangspunt is na te gaan wat is gebeurd na vertrek interim directeur en huidige situatie.

xii



Wanneer

8 februari 2001

Wat Portefeuillehouder Cultuur geeft aan: Mensec moet eigen broek op houden; financiële gat moet door NV worden gedragen, anders komt faillissement in zicht. RvC bevestigt uitgangspunt. • Positie Algemeen Directeur: intentie contract niet te verlengen • Publiciteit: • Huidige situatie Mensec wordt in raadscommissievergadering 16 januari in vertrouwen gemeld. • Mensec ligt dan ook personeel in. Algemene Vergadering van Aandeelhouders NV Mensec: • Financieel verslag: voorzitter RvC: financiële verantwoording/analyse cijfers over 2000 nog niet voorhanden, volgende vergadering (6 maart) zijn de cijfers er; • Analyse gedelegeerd commissaris à hoofdlijnen analyse Mensec: • Er wordt niet of onvoldoende gemanaged; op alle niveaus ontbreekt juiste aansturing; • Over het algemeen geldt voor de hele organisatie dat niet de juiste mensen op de juiste plaatsen zitten. Reactie portefeuillehouder Cultuur: niet eerder aangereikt dat zo drastisch in management ingegrepen moet worden. • Mogelijke oplossingen: • Faillissement aanvragen en vanuit nieuwe rechtspersoon doorstart maken met theaters. Portefeuillehouder Cultuur: in eerste instantie geen wenselijk scenario; gemeente is enig aandeelhouder en dient betrouwbare partner te zijn • Organisatie in versneld tempo afslanken: • Geen van de tijdelijke contracten wordt verlengd; • Interim directeur zoekt uit wat status personeel is (trendvolgers?) + stelt plan op met afvloeiingsregeling voor overtollig personeel; • Aanpassen organisatiestructuur, kernwoorden: platte structuur, functieprofielen, kwalitatief goede mensen bij zoeken. Afspraak: gedelegeerd commissaris werkt afslankscenario verder uit en geeft daarin antwoord op de volgende vragen: • Wat levert het scenario op; • Wat gaat het kosten; • In welk tempo moet er worden afgeslankt; • Wat moet vooraf worden geïnvesteerd om tot gewenst resultaat te komen. • Mandaat tot implementatie: • Gedelegeerd commissaris vraagt mandaat om hoogst noodzakelijke elementen afslankscenario met onmiddellijke ingang te kunnen implementeren à hiervoor is besluit B&W nodig (want verbreding opdracht). Portefeuillehouder Cultuur verzoekt voorzitter RvC formeel verzoek in te dienen, portefeuillehouder zal dan per omgaande reageren. • Cultuur/Horeca • Verzoek om duidelijkheid door portefeuillehouder Cultuur omtrent onderdeel horeca. RvC vindt dat dit pas moet gebeuren als duidelijk is dat NV Mensec kan overleven. • Algemeen directeur • RvC: contract met huidige directeur niet verlengen. Gedelegeerd commissaris: niet wenselijk dat huidige directeur resterende dienstverband nog fysiek aanwezig is, hij gaat hierover met hem in gesprek.

xiii



Wanneer

6 maart 2001

14 maart 2001

Wat • Liquiditeitspositie Mensec: • Portefeuillehouder Cultuur naar aanleiding van verzoek aan gemeente om bevoorschotting van subsidie naar voren te halen in verband met slechte liquiditeitspositie: liquiditeitspositie echt zo slecht? RvC is niet op de hoogte van exacte inhoud verzoek. Gedelegeerd commissaris geeft aan dat op korte termijn liquiditeitsproblemen zijn te verwachten. Beleidsmedewerker Cultuur: voor hierover besluitvorming kan plaatsvinden moet er eerst totaal-overzicht komen. Gedelegeerd commissaris levert aan. Portefeuillehouder Cultuur wil goed op de hoogte worden gehouden, voorstel elke 14 dagen overleg met gedelegeerd commissaris. Algemene Vergadering van Aandeelhouders NV Mensec: • Vaststelling jaarrekeningen 1999 NV Mensec en De Vereeniging BV • Reeds door gemeenteraad behandeld, bij deze formeel vastgesteld • Jaarrekeningen 2000 NV Mensec en De Vereeniging BV • Gedelegeerd commissaris: Eerder verondersteld verlies van 1 miljoen komt uit op 7 ton; allemaal incidentele tegenvallers. Portefeuillehouder Cultuur: hoe zijn fluctuaties te verklaren: sept. 4 ton verlies, okt/nov: 1,2 ton verlies, nu: 7 ton verlies? Gedelegeerd commissaris: er zijn verschillende mensen mee bezig geweest; niet goed gemanaged. Nu betrouwbaar, want met accountant uitgezocht. Nu een man verantwoordelijk voor cijfers. Portefeuillehouder Cultuur: niet duidelijk wat verliesgevend is (cultuur, horeca, commercie?). Gedelegeerd commissaris: wordt over 3 weken aan aandeelhouder aangeleverd. In begroting Ondernemingsplan 1999 – 2002 was aantal zaken over het hoofd gezien. • Gedelegeerd commissaris: twee scenario’s voor de toekomst (A: afslanken, B: faillissement + technische doorstart) uitgewerkt (kosten + planning (A)) kosten A: 6,5 miljoen, B: 8,9 miljoen). PD: niet bij gemeenteraad aankloppen voor 6,5 miljoen; gemeenteraad voor keuze stellen: A, A+ of B. • Perscommunicatieplan Brief portefeuillehouder Cultuur aan voorzitter RvC, wil snel (< 1 april) antwoord op volgende vragen: • Verdiepte analyse cijfers 2000 • Om inzicht te krijgen in: • aard tekorten: structureel of incidenteel • bedrijfsonderdelen waaraan tekorten zijn toe te schrijven • verschillen met Ondernemingsplan 1999 – 2002 • en conclusies te kunnen trekken over: • verschillende bedrijfsonderdelen • exploitatie Mensec op langere termijn • Te vormen organisatiestructuur en consequenties voor het personeel • Actualisatie Ondernemingsplan 1999 – 2002 (bedrijfsplan (inclusief begroting 2001) voor middellange termijn waarbij huidige organisatorische en financiële problemen worden opgelost à kosten voor reorganisatie zelf opvangen).

xiv



Wanneer 15 mei 2001

27 juni 2001

Zomer 2001 10 augustus 2001

26 september 2001

Wat Algemene Vergadering van Aandeelhouders NV Mensec: • Plan van Aanpak: Voorzitter RvC: plan maakt organisatie weer gezond. Portefeuillehouder Cultuur: waardering; begroting 2001 nu cruciaal, geconsolideerd tekort 7,5 ton? à personele kosten (niet voorzien in Ondernemingsplan 1999 - 2002, wel gebeurd). Afspraak: niet meer alles vergelijken met Ondernemingsplan 1999 - 2002 (= te optimistisch). Portefeuillehouder Cultuur: planning uitvoering bedrijfsvoering, horeca, commerciële activiteiten? Antw: qua bezuinigingen al eea doorgevoerd. Portefeuillehouder Cultuur: PvA in uitvoering nemen, cijfermatig verder uitwerken, moet leiden tot meerjaren businessplan (à volgende AvA) dat basis moet vormen voor budgetovereenkomst met gemeente voor periode 2002 – 2005. Ruim voor 1/1/2002 duidelijkheid. Mensec: voor doorvoeren plan financiële steun nodig, Advies aandeelhouder: in eerste instantie naar banken. Bij goede onderbouwing is kans groot dat gemeente garanties geeft. Interim directeur (gedelegeerd commissaris): verhuurder verantwoordelijk voor achterstand onderhoud. Huurprijs redelijk? Hoger dan andere theaters. Portefeuillehouder Cultuur zegt toe dit aan te kaarten bij portefeuillehouder Financiën. Geen toezeggingen voor PvA geanalyseerd is. Raadsbesluit ‘rapportage onderzoeksplan Stadsschouwburg’: • Kennis genomen van rapportage ‘onderzoek naar de toekomst van de stadsschouwburg’. • Akkoord met keuze voor consolidatie-scenario schouwburg en uitwerking van dit scenario op basis van verschillende alternatieven. • 7.000.000,-- reserveren voor realiseren arbo-aanpassingen in schouwburg. Cultuurvisie gemeente Nijmegen College-advies Plan van Aanpak NV Mensec • Kennis nemen van PvA NV Mensec. • Gemeentelijke vertegenwoordiger mandateren: • Akkoord te gaan met wijze van reorganiseren van NV Mensec als in PvA aangegeven, maar voorbehoud te maken bij voorstel om noodzakelijke investeringslasten voor rekening gemeente te laten komen; • Er op aan te dringen dat PvA binnen huidige budgettaire kaders wordt gefinancierd met behulp van een particuliere kredietfaciliteit; • Aan te geven dat het PvA binnen de in het voorstel aangegeven randvoorwaarden als uitgangspunt wordt genomen voor de nieuwe budgetovereenkomst met de NV Mensec (2002 – 2006); • De gedelegeerde commissaris de bevoegdheid te geven om zsm de reorganisatie conform het PvA door te voeren. • Het PvA ter kennisname te brengen van de raadscommissie. Raadsbesluit Jaarrekening 2000 NV Mensec: • Jaarrekening voor kennisgeving aangenomen • Subsidiebudget vastgesteld op NLG 4.330.285,-- met inbegrip van aanvullende subsidie 2000 ad NLG 16.826,-- inzake wachtgeldverplichtingen

xv



Wanneer 12/13 december 2001

Wat Raadsbesluit budgetovereenkomst NV Mensec 2002 – 2005, akkoord gegaan met voorstel: • Het opdragen aan de NV Mensec om binnen de periode 2002-2005 de culturele- en reorganisatiedoelstellingen conform dit raadsvoorstel te realiseren. In het bijzonder gaat het hier om: a) Het verzorgen van 250 culturele voorstellingen per jaar met een minimum aantal bezoekers van 125.000 per jaar en b) Het uitvoeren van de reorganisatie binnen de NV Mensec. • Kennis te nemen van het bijgevoegde “plan van aanpak 2002-2005” van de NV Mensec. • De lijn die het management van de NV Mensec volgt aangaande het uitplaatsen van bedrijfsonderdeel Horeca, en de aandeelhouder akkoord te laten gaan met de verpachting aan derden van het bedrijfsonderdeel Horeca, onder de aangegeven randvoorwaarden. • Akkoord te gaan met het voorstel van de Raad van Commissarissen van de NV Mensec om een managementcontract voor de duur van het reorganisatieproces af te sluiten met de huidige (interim)manager, zodat deze eindverantwoordelijk wordt voor de uitvoering en het slagen van de culturele- en reorganisatiedoelstellingen. • Het subsidiebudget voor het jaar 2002 vast te stellen op NLG 4.191.103,- (€ 1.901.839,62); en voor de jaren 2003, 2004, 2005 een zelfde (geïndexeerd) bedrag te reserveren binnen de gemeentelijke begroting 2003–2005. • Het uitgangspunt dat de reorganisatiekosten volledig voor rekening en verantwoording komen van de NV Mensec. De gemeente aan de kredietverstrekker van de NV Mensec een garantie verleent ten behoeve van de kredietfaciliteit. Delegatie aan het College van B&W om de inhoud van de garantie nader uit te werken. Hierbij blijft men binnen de beschikbare financiële kaders van het totale subsidiebedrag. • Het definitief toekennen aan de NV Mensec van de reeds binnen de saldireserve gereserveerde ƒ 7.000.000,- (€ 3.176.461,51) voor het realiseren van arboaanpassingen (waaronder o.a. de geautomatiseerde trekkenwand) binnen de organisatie, zoals besloten in de raad van 27 juni 2001. • Te besluiten tot vaststelling van de budgetsubsidiebeschikking voor de NV Mensec conform de bijgevoegde (concept)beschikking. • Indien de uitkomsten van het rapport van de Rekenkamer daartoe aanleiding geeft, zal in overleg met de Raad van Commissarissen van de NV Mensec worden gekeken op welke wijze de aanbevelingen met betrekking tot de onderlinge sturingsrelatie kunnen worden overgenomen.

xvi


Bijlage 2 Subsidie top tien Om een idee te krijgen van de relatieve omvang van de subsidie aan NV Mensec is in deze bijlage de ‘subsidie top tien’ van de Dienst Educatie en Welzijn respectievelijk de Directie Inwoners gepresenteerd voor de onderzochte jaren. In de grafieken zijn de subsidiebedragen afgerond op het dichtst bij gelegen kwart miljoen gulden.

Bijlage 2: Subsidie top tien

Subsidiebedrag in miljoen NLG volgens concernbegroting in verdelingsvoorstel subsidies Dienst Educatie en Welzijn 1997 1.000.000 1.

Wijkgericht sociaal cultureel werk

2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

Uitlenen van boeken Onderwijs kunstzinnige vorming Maatschappelijke opvang Verslavingszorg Maatschappelijk werk Kinderdagverblijven Grote podia (= Mensec) Basiseducatie volwassenen Peuterspeelzalen

2.000.000

3.000.000

4.000.000

5.000.000

6.000.000

7.000.000

8.000.000

9.000.000 8.751.066

10.000.000

7.170.866 5.199.782

5.883.978

4.205.174 4.017.911 3.995.038 3.961.662 3.172.160 2.565.617



2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

Uitlenen van boeken Onderwijs kunstzinnige vorming Maatschappelijke opvang Kinderopvang Maatschappelijk werk Grote podia (= Mensec) Basiseducatie volwassenen Verslavingszorg Peuterspeelzalen

2.000.000

3.000.000

4.000.000

5.000.000

6.000.000

7.000.000

6.573.331 4.273.679 4.167.659 4.115.888 4.064.981 4.035.574

8.000.000

9.000.000 9.070.506

10.000.000

7.241.100

5.200.379

2. 613.381

Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen xvii




2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

Uitlenen van boeken Onderwijs kunstzinnige vorming Maatschappelijke opvang Verbetering onderwijskansen Verslavingszorg Basiseducatie volwassenen Kinderdagverblijven Maatschappelijk werk Grote podia (= Mensec)

2.000.000

3.000.000

4.000.000

5.000.000

6.000.000

7.000.000

8.000.000

9.000.000 10.000.000 9.371.754

7.411.729 7.186.568 6.966.213 4.665.107 4.498.702 4.479.164 4.387.223 4.245.673

5.881.228

Subsidiebedrag in miljoen NLG volgens concernbegroting in verdelingsvoorstel subsidies Directie Inwoners 2000 1.000.000 1.


2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

Uitlenen van boeken Maatschappelijke opvang Onderwijs kunstzinnige vorming Verbetering onderwijskansen Maatschappelijk werk Kinderdagverblijven Basiseducatie volwassenen Grote podia (= Mensec) Verslavingszorg

2.000.000

3.000.000

4.000.000

5.000.000

6.000.000

5.884.149

7.000.000

8.000.000 7.765.351

9.000.000

10.000.000

7.615.409 7.003.867 6.912.355

4.914.469 4.606.251 4.579.544 4.325.719 4.258.447

xviii



Subsidiebedrag in miljoen NLG volgens concernbegroting in verdelingsvoorstel subsidies Directie Inwoners 2001 1.000.000 1.


2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

Uitlenen van boeken Onderwijs kunstzinnige vorming Maatschappelijke opvang Kinderdagverblijven Verslavingszorg Maatschappelijk werk Basiseducatie volwassenen Verbetering onderwijskansen Grote podia (= Mensec)

2.000.000

3.000.000

4.000.000

5.000.000

4.579.544 4.548.860 4.337.314

xix

6.000.000

5.406.326 5.153.454

7.000.000

8.000.000 9.000.000 8.267.215

10.000.000

7.902.427 7.794.715 7.584.432 6.909.438


Bijlage 3 Overzicht betrokkenen Bijgevoegd overzicht betreft de wisselingen in betrokkenen bij het dossier Mensec; wanneer er ten opzicht van het voorgaande jaar of binnen het betreffende jaar wijzigingen zijn opgetreden in de invulling van betrokkenen is de betreffende cel gerenvooieerd. In het geval er sprake is van meerdere rollen voor één persoon is deze benoemd in de betreffende cellen.

Bijlage 3: Overzicht betrokkenen

Overzicht betrokkenen Betrokkenen → Jaar ↓

Portefeuillehouder Cultuur (vertegenwoordiger subsidieverstrekker)

Gemeente Nijmegen Vertegenwoordiger aandelhouder

NV Mensec Ambtelijk

1997 1998 1999

Is tevens (waarnemend) lid RvB

Is tevens (waarnemend) lid RvB

2000

Is tevens vertegenwoordiger aandeelhouder Is tevens vertegenwoordiger aandeelhouder

Is tevens vertegenwoordiger subsidieverstrekker Is tevens vertegenwoordiger subsidieverstrekker

2001

Directie

RvB/RvC

Directeur is gedelegeerd commissaris Directeur is gedelegeerd commissaris

Eén commissaris is gedelegeerd als directeur Eén commissaris is gedelegeerd als directeur Waarnemers zijn portefeuillehouder Cultuur en vertegenwoordiger aandeelhouder

Directeur is gedelegeerd commissaris

Eén commissaris is gedelegeerd als directeur

Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen xxi

Bijlage 4 Toelichting Naamloze Vennootschap In deze toelichting is aangegeven wat de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden binnen de Naamloze Vennootschap zijn, zoals deze voortvloeien uit de algemene rechtsregels en uit de statuten van NV Mensec. Tevens gaat deze toelichting meer specifiek in op de taak ‘verantwoorden’. Hiertoe geven we de hoofdlijnen uit de handreiking van de Algemene Rekenkamer met betrekking tot de verslaglegging door rechtspersonen met een publieke taak.

Bijlage 4: Toelichting Naamloze Vennootschap

Toelichting Naamloze Vennootschap De naamloze vennootschap algemeen De NV treedt in het rechtsverkeer op als rechtspersoon (drager van rechten en plichten). Als rechtspersoon/ondernemer kan de NV een onderneming hebben, drijven of in stand houden. In het begin van de opkomst van de NV als rechtsvorm werd deze gezien als een contract tussen de aandeelhouders. Momenteel heeft de opvatting de overhand dat de NV wordt gezien als een van de aandeelhouders vrijstaand (zelfstandig) instituut dat als zodanig kan functioneren door middel van eigen beslissingsmechanismen. De organisatie van de vennootschap is opgebouwd uit organen ofwel functionele eenheden binnen de vennootschap die door de wet of de statuten met beslissingsbevoegdheid zijn bekleed. Zo heeft iedere vennootschap een algemene vergadering van aandeelhouders (ava) en een bestuur. Soms zijn er nog andere organen. Bij de structuurvennootschap is een raad van commissarissen (rvc) verplicht. De doelomschrijving in de statuten geeft het beoogde terrein van werkzaamheden van de vennootschap aan. Zij geeft de grenzen aan waarbinnen de vennootschap mag optreden. Afgezien hiervan moeten bestuur en commissarissen zich richten naar het belang van de vennootschap en de met haar verbonden onderneming. De eis dat in het vennootschapsbelang gehandeld wordt houdt in dat telkens alle in aanmerking komende belangen zorgvuldig moeten worden afgewogen. Daarbij moeten aan het bestuur en de rvc een zekere beleidsvrijheid worden gelaten. Bestuur en rvc moeten ook rekening houden met relevante, externe belangen. Enkele belangrijke redenen om te kiezen voor de rechtsvorm van een NV zijn: • Uitsluiting van (persoonlijke) aansprakelijkheid voor verbintenissen; • Gemakkelijke overdraagbaarheid van het eigenaarbelang; • Vastomlijnde juridische organisatie over verdeling van de bevoegdheden en de besluitvorming. Het kapitaal van de naamloze vennootschap is verdeeld in aandelen. Het aandeel is een recht met betrekking tot het vermogen van de vennootschap dat als zodanig behoort tot het vermogen van de aandeelhouder. Men zegt wel dat de aandeelhouders tezamen “economisch eigenaar” zijn van het vermogen van de naamloze vennootschap. Het recht van aandeel laat zich ontleden in een aantal onderling samenhangende rechten. Sommige van deze zijn vermogensrechtelijk van aard (o.m. dividend), andere hebben een ondersteunend karakter. Tot de laatste behoren het stemrecht en andere “zeggenschapsrechten”. Met deze twee aspecten van het recht van aandeel corresponderen de twee functies die men pleegt te onderscheiden. Enerzijds de beleggingsfunctie anderzijds de zeggenschapsfunctie. De rechten van de aandeelhouder worden ook wel aangeduid als “lidmaatschapsrechten”. Bedacht moet wel worden dat “deelnemer” zijn van de vennootschap niet betekent dat de aandeelhouders samen de vennootschap vormen. De vennootschap is per saldo een van de aandeelhouders vrijstaand instituut, dat beheerst wordt door eigen regels, welke ook aan anderen dan aandeelhouders bevoegdheden toekennen.

Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen xxiii


Taak en bevoegdheid van het bestuur moet worden bezien in het perspectief van de bovengenoemde opvatting m.b.t. de vennootschap en onderneming. Dit betekent dat voortdurend in het oog moet worden gehouden dat het bestuur niet de taak heeft een bepaald belang te dienen, maar in plaats daarvan het complexe belang van de vennootschap in al haar functies. Volgens de wet is de taak van het bestuur: “behoudens beperkingen volgens de statuten is het bestuur belast met het besturen van de vennootschap”. Maar wat is besturen?. Het is in elk geval meer dan ‘uitvoeren’ en meer dan ‘dagelijks bestuur’. Het bestuur heeft niet alleen de leiding bij de dagelijkse gang van zaken, het moet ook plannen maken voor de toekomst, nieuwe projecten entameren, beleid uitstippelen. De bestuurstaak is in beginsel een taak van de gezamenlijke bestuurders, waarvoor iedere bestuurder verantwoordelijkheid draagt. Dit is het principe van collectief of collegiaal bestuur, waarop het wettelijk stelsel is gebouwd. Dat het bestuur een taak heeft brengt met zich mee dat het bevoegd is die taak uit te oefenen. Bestuurstaak en –bevoegdheid gaan hand in hand. De bestuursbevoegdheid omvat de bevoegdheid om de vennootschap tegenover derden te vertegenwoordigen. De omvang van de bevoegdheid die door de wet aan het bestuur is toegekend is voor discussie vatbaar, maar handelingen die diep ingrijpen in de structuur van de vennootschap of de onderneming, of de zeggenschap van de ava uithollen, kunnen alleen in uitzonderingsgevallen tot de bestuursbevoegdheid worden gerekend. De bevoegdheid van het bestuur vindt dus haar eerste begrenzing in de wet. Een nadere begrenzing ligt verscholen in de doelomschrijving. De vennootschap is niet bevoegd buiten haar doelomschrijving te handelen. Een verdere afbakening van de bevoegdheid van het bestuur kan worden gegeven door in de statuten opgenomen, tot het bestuur als zodanig gerichte, bepalingen. Binnen de grenzen van zijn door de wet en de statuten aangegeven taak is het bestuur autonoom. Dat wil zeggen dat het bestuur, zolang het binnen de genoemde grenzen blijft, noch van de ava, noch van de rvc, noch van enig ander orgaan instructies hoeft te aanvaarden. Aan de ava van een NV komen naar dwingend recht belangrijke bevoegdheden toe: statutenwijziging, ontbinding. Bij de gewone (= niet-structuur-) NV komen daar nog bij: benoeming, schorsing en ontslag van bestuurders en minimaal twee derde van de commissarissen, vaststelling van de jaarrekening. In beginsel heeft de ava ook een beslissende stem bij emissie, intrekking, inkoop en verkoop van aandelen. Een algemene regel is dat aan de ava, binnen de door de wet en de statuten gestelde grenzen, alle bevoegdheid toekomt die niet aan het bestuur of aan andere organen is toegekend. Bij de gewone NV kan dus de ava in laatste instantie de dienst uitmaken. De ava kan echter niet rechtstreeks komen op een terrein dat aan het bestuur (bestuursautonomie) of aan andere organen is toegekend. Iedere aandeelhouder heeft stemrecht in de ava. Jaarlijks wordt tenminste één vergadering gehouden, de ‘jaarvergadering’, waarop gewoonlijk de jaarrekening wordt vastgesteld. De bevoegdheid tot het bijeenroepen van een vergadering berust in beginsel bij het bestuur en, zo die er is, de rvc. De wet geeft regels voor een door de president van de rechtbank geautoriseerde bijeenroeping van de ava op verzoek van de aandeelhouder. Bestuurders en commissarissen hebben in de ava een adviserende stem. Bestuur en rvc zijn verplicht aan de ava als zodanig alle door

Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen xxiv


de ava verlangde inlichtingen te geven ‘tenzij een zwaarwichtig belang der vennootschap zich daartegen verzet’. De rvc is in zijn oorspronkelijke opzet het orgaan dat ten behoeve van de aandeelhouders toezicht houdt op het bestuur. De wet spreekt van de ‘raad van commissarissen’. Daarmee wordt tot uitdrukking gebracht dat de commissarissen over het algemeen niet individueel optreden, maar als college. De raad van commissarissen kan overigens ook uit één persoon bestaan Toezicht en advies worden in de wet als basistaken van de rvc genoemd. Het toezicht strekt zich uit tot het beleid van het bestuur en de algemene gang van zaken in de vennootschap en de met haar verbonden onderneming. De maatschappelijke ontwikkeling van de laatste decennia heeft intussen meegebracht dat men de vennootschap niet langer ziet als een privé-zaak van de aandeelhouders. Daarmee verandert ook de visie op de rol die de rvc dient te vervullen. Zo moet de gedachte dat de rvc speciaal tot taak heeft de belangen van de aandeelhouders te behartigen als verlaten worden beschouwd. De rvc dient zich te richten naar het belang van de vennootschap en de met haar verbonden onderneming. Om zijn taak naar behoren te kunnen vervullen dient de rvc in het bezit te komen van de daarvoor noodzakelijke gegevens. Volgens de wet moet het bestuur deze tijdig verschaffen. De rvc is bevoegd iedere bestuurder te allen tijde te schorsen. Van deze bepaling kan wel in de statuten worden afgeweken. De ava is in elk geval bevoegd de schorsing te allen tijde weer op te heffen. De NV Mensec als rechtspersoon Naast de hiervoor beschreven algemene wettelijke bepalingen zijn voor het handelen van de NV Mensec de statuten van belang (p.s. onderstaande is gebaseerd op ontwerpstatuten dd. 25 mei 2000, behandeld in de raadsvergadering van 11/12 oktober 2000) Statutaire doel NV Mensec : “Het instandhouden, exploiteren of doen exploiteren van de Stadsschouwburg Nijmegen c.a. en het concertgebouw “De Vereeniging” c.a., alsmede het bevorderen van culturele activiteiten in de ruimste zin. Zij biedt daarbij zoveel mogelijk een dwarsdoorsnede van de podiumkunsten tegen een betaalbare prijs voor een zo breed mogelijk publiek en richt zich daarbij op het bewaren en doorgeven van het cultureel erfgoed, het inspelen op vernieuwende tendensen en het zogenaamde avondje uit” Aandelenkapitaal NV Mensec “De gemeente Nijmegen dient te allen tijde rechtstreeks danwel middelijk gerechtigd te zijn tot de meerderheid van de geplaatste aandelen in het kapitaal van de vennootschap en het daaraan verbonden stemrecht. Uitgiften of overdrachten van aandelen in strijd met deze regeling zijn nietig” Tot op heden bedraagt het geplaatste aandelenkapitaal f. 315.000 en is de gemeente enig aandeelhouder. De uitbreiding van het maatschappelijk aandelenkapitaal heeft als doel ook andere aandeelhouders aan te trekken.

Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen xxv


Bestuur NV Mensec “Bestuur van de vennootschap is opgedragen aan het bestuur, bestaande uit één of meer bestuurders, onder toezicht van één of meer commissarissen. Bestuurders worden door de ava benoemd en kunnen te allen tijde door deze vergadering worden geschorst en ontslagen. Ook de RvC is bevoegd een bestuurder te schorsen. De RvC stelt ter zake van een benoeming van een bestuurder een voordracht op. Het bestuur moet zich gedragen naar de aanwijzingen van de RvC betreffende de algemene lijnen van het te voeren van het te voeren financiële, sociale, economische en personeelsbeleid. Voorafgaande goedkeuring van de RvC heeft het bestuur onder meer nodig voor het vaststellen van het jaarplan en de begroting en het verrichten van rechtshandelingen waarvan het belang of de waarde voor de vennootschap een bedrag van NLG. 100.000 te boven gaat. Het bestuur behoeft in ieder geval goedkeuring van de ava voor het verrichten van rechtshandelingen, waarvan het of de waarde voor de vennootschap een bedrag van f. 1.000.000 te boven gaat. “Jaarlijks wordt binnen vijf maanden na afloop van het boekjaar, behoudens verlenging van deze termijn met ten hoogste zes maanden door de ava op grond van bijzondere omstandigheden, door het bestuur een jaarrekening opgemaakt, die aan de ava wordt overgelegd. De jaarrekening wordt vastgesteld door de ava, het jaarverslag wordt vastgesteld door het bestuur” Raad van Commissarissen NV Mensec Tot aan de statutenwijziging was het bestuur in de vorm van een Raad van Bestuur belast met het bestuur van de vennootschap en de directeur belast met de exploitatie van de onderneming binnen het kader van het beleidsplan van de Raad van Bestuur. Met ingang van de gewijzigde statuten bestaat er een RvC waarvan de leden benoemd, geschorst en ontslagen worden door de ava. “de RvC heeft tot taak toezicht te houden op het beleid van het bestuur en op de algemene gang van zaken in de vennootschap en de met haar verbonden onderneming. De RvC geeft advies aan het bestuur en aan de ava telkens wanneer dit wordt verlangd of hij dit wenselijk oordeelt.” “De RvC kan zich ten behoeve van de uitoefening van zijn functie voor rekening van de vennootschap doen bijstaan door een accountant.” De zittingstermijn voor de leden van de RvC is vijf jaar met een mogelijkheid voor herbenoeming voor twee perioden. Algemene Vergadering van Aandeelhouders “Jaarlijks wordt uiterlijk binnen zes maanden na afloop van het boekjaar een ava gehouden waarin worden behandeld de jaarrekening, het jaarverslag, de voorziening in vacatures en andere voorstellen die door bestuur, RvC of aandeelhouders op de agenda zijn geplaatst." De winst van de vennootschap staat ter beschikking van de ava met inachtneming van het in de statuten bepaalde omtrent reserveringen. De jaarrekening wordt vastgesteld door de avahetgeen inhoudt de decharge van het bestuur en van de RvC. De ava bepaalt de benodigde afschrijvingen op de bezittingen en de benodigde voorzieningen. De ava benoemt, schorst en ontslaat het bestuur en de RvC.

Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen xxvi


Verslaglegging publieke activiteiten van de NV Zoals aangegeven gaat het bij de kwaliteit van de bedrijfsvoering (“Good Governance”) om de samenhang tussen plannen, beheersen, toezicht houden en verantwoorden. Op het gebied van de verantwoording door rechtspersonen is ook weer het nodige terug te vinden in het Burgerlijk Wetboek. Wettelijk kader m.b.t. de jaarrekening en het jaarverslag in de NV Bij de beschrijving van het wettelijke kader rond de NV, is onder meer aangegeven dat de verantwoording binnen een NV zich in verschillende fasen voltrekt. Is er een rvc, die toezicht houdt, dan moet het bestuur aan dit orgaan verantwoording afleggen. Dan is er op de vennootschap als zodanig rustende verplichting tot het verschaffen van inlichtingen en gegevens – financiële en andere – aan de ondernemingsraad. Tenslotte is er de plicht tot het afleggen van verantwoording voor het financiële en bedrijfseconomische beleid in de jaarrekening en het jaarverslag. Deze stukken zijn in eerste instantie bestemd voor de aandeelhouders. Voor wat betreft het financieel verslag maakt de wet onderscheid tussen jaarrekening, jaarverslag en overige gegevens: Onder jaarrekening wordt verstaan: de balans en de winst- en verliesrekening met toelichting; Het jaarverslag is een door het bestuur op te stellen document, waarin nadere mededelingen worden gedaan over de toestand op de balansdatum en de gang van zaken gedurende het boekjaar. Het moet ook mededelingen bevatten over de verwachte gang van zaken. Overige gegevens noemt de wet een aantal gegevens die in de jaarrekening of het jaarverslag niet op hun plaats zouden zijn maar wel in nauw verband daarmee staan: de accountantsverklaring, het voorstel tot winstbestemming of verliesverwerking, een opgave van gebeurtenissen na balansdatum met belangrijke gevolgen etc. Het opmaken van de jaarrekening rust op het bestuur en wel binnen vijf maanden na afloop van het boekjaar (verlenging met ten hoogste zes maanden is mogelijk). Hetzelfde geldt voor het jaarverslag. De opgemaakte jaarrekening is een bestuursconcept, het jaarverslag is een definitief stuk. De opgemaakte jaarrekening wordt ondertekend door de bestuurders en de commissarissen. De jaarrekening wordt vervolgens vastgesteld door de ava. Anders dan voor het opmaken stelt de wet geen termijn waarbinnen de jaarrekening moet zijn vastgesteld. Een indirecte sanctie geeft de wet wel: is de jaarrekening niet binnen twee maanden na de voor het opmaken voorgeschreven termijn vastgesteld, dan maakt het bestuur “onverwijld” de opgemaakte jaarrekening openbaar. De vast te stellen jaarrekening moet worden onderzocht door een registeraccountant of een vergelijkbare deskundige. Tot het verlenen van de opdracht is primair de ava bevoegd. De accountant toetst de jaarrekening, het jaarverslag en de overige gegevens aan de bij of krachtens de wet gestelde voorschriften. Hij brengt vervolgens verslag uit aan de rvc en het bestuur. Dit is het zgn. ‘accountantsrapport’, een intern stuk, dat in beginsel niet voor derden – ook niet voor aandeelhouders – ter inzage is. De uitslag van zijn onderzoek geeft de deskundige in een verklaring weer. Deze ‘accountantsverklaring’

Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen xxvii


moet worden opgenomen onder de ‘overige gegevens’, die met de jaarrekening aan de ava worden overleg. De verklaring is dus wel voor extern gebruik. Resultaat van de winst- en verliesrekening over enig jaar is de winst of verlies in dat jaar. Vaststelling van de jaarrekening houdt dus mede in vaststelling van de winst (of het verlies). Het orgaan dat de bevoegdheid heeft de jaarrekening vast te stellen heeft mede de bevoegdheid tot winstvaststelling. Is de winst eenmaal vastgesteld, dan rijst de vraag naar wie deze toegaat. De wet bepaalt dat de winst, voorzover bij de statuten niet anders is bepaalt, aan de aandeelhouders ten goede komt. Er staat dus niet in de wet dat de ava (tenzij de statuten anders bepalen) over de bestemming van de winst beschikt. Volgens het wettelijke systeem behoort dus het vaststellen van de winst tot de werkzaamheden van de ava, maar valt de winstbestemming daarbuiten. Over het algemeen bevatten echter de statuten de bepaling dat de winst “ter beschikking van de ava” staat. De ava moet dan jaarlijks over de bestemming van de winst beslissen. Verslaggeving door een NV met een publieke taak In het rekenkameronderzoek hebben we te maken met een NV die volgens de eerder genoemde rechtsregels acteert c.q. hoort te acteren in het maatschappelijk verkeer. Daarnaast is het specifieke van NV Mensec dat het op zekere afstand van het gemeentelijke bestuur met publiek geld (via een subsidieovereenkomst) een – min of meer - publieke taak uitoefent. Dit hoort een verantwoording en een daarbij behorende verslaggeving met zich mee te brengen die past bij een dergelijke “gemengde” organisatie. Verslaggeving die goed op de informatiebehoeften van de ontvanger(s) is toegesneden kan een aantal belangrijke functies vervullen: toezichthouders kunnen op gepaste afstand functioneren, financiers kunnen de besteding van de middelen nagaan en beleidsmakers/subsidiegevers kunnen hun beleid/subsidie aan de praktijk toetsen. Gezien het publieke karakter is het niet in de laatste plaats van belang dat de burger van de verslaggeving kennis kan nemen. In het lokale democratische bestuur wordt door gepaste verantwoording en verslaggeving de verantwoordelijk wethouder in staat gesteld aan de gemeenteraad verantwoording af te leggen over de uitvoering van de publieke taken. Voor de organisatie zelf kan adequate verslaggeving vertrouwen wekken in haar omgeving en een mogelijkheid bieden tot interne reflectie. Vanuit een handreiking opgesteld door de Algemene Rekenkamer gericht op de verantwoording door rechtspersonen met een publieke taak zijn de volgende normen waaraan alle onderdelen van de verslaggeving zouden moeten voldoen, te noemen: Relevantie:

de in de verslaggeving behandelde onderwerpen, de gedetailleerdheid van de informatie en de verschijningsdatum van de verslaggeving sluiten aan bij het gebruik dat de ontvanger van de informatie ervan moet maken;

Samenhang:

verslaggeving over prestaties, bedrijfsvoering en financiën wordt met elkaar in verband gebracht. De realisatiecijfers worden afgezet tegen de begroting en de beleidsvoornemens. De

Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen xxviii


samenhang van informatie is zowel binnen een document als tussen verschillende verslaggevingsstukken duidelijk; Tijdigheid:

de verslaggevingsstukken worden tijdig verstrekt met het oog op het gebruik van belanghebbenden. Om de tijdigheid vast te kunnen stellen worden verslaggevingsstukken gedateerd;

Deugdelijkheid:

de verslaggeving is deugdelijk in de zin van juist, volledig, inzichtelijk en begrijpelijk. De informatie wordt goed toegelicht en is gebaseerd op aanvaardbare vooronderstellingen en grondslagen. Deze grondslagen zijn door de jaren heen consistent of in ieder geval herleidbaar.

Efficiency:

de informatie die op verzoek van de ontvanger in de verslaggeving wordt verwerkt, loopt zoveel mogelijk parallel met informatie die de organisatie zelf nodig heeft voor haar beleid en bedrijfsvoering;

Wetsconformiteit: de verslaggevingsstukken voldoen aan de wettelijke voorschriften Autorisatie:

de verslaggevingsstukken zijn door een daartoe bevoegde functionaris ondertekend.

In de algemene informatie over de NV zal de verslaggeving informatie moeten bieden over de publieke activiteiten van de organisatie in relatie tot de overeengekomen beleidsafspraken. De min of meer private/commerciële activiteiten worden eveneens toegelicht. Samenstelling van de organisatie en de daarbij behorende bestuursorganen en strategische- en beleidsinformatie completeren de informatie over de organisatie. De verslaggeving over prestaties behandelt de informatie over de realisatie van de doelstellingen en het beleid, dus over geleverde prestaties en over effecten die zijn bereikt. Deze informatie moet worden gegeven in samenhang met informatie over de middelen die hiervoor benodigd waren. Voor deze categorie van informatie kan het nodig zijn om voor verschillende belanghebbenden aparte stukken op te stellen, die aan verschillende informatiebehoeften tegemoet komen. Effecten, prestaties (output), activiteiten (throughput) en middelen (input) dienen altijd getoetst te kunnen worden aan normen, streefwaarden, waarden in voorgaande jaren, benchmarkgegevens e.d.. Verklaring van verschillen en maatregelen naar aanleiding van meting van afwijkingen horen uiteraard ook hierbij. Bij de verslaggeving over de bedrijfsvoering is het goed op te merken dat hieronder een ruimer begrip wordt verstaan dan verantwoording over financieel beheer. Het ligt voor de hand om gelet op de afstand van de NV ten opzichte van de gemeente en de daarbij behorende eigen verantwoordelijkheid hier te spreken over verantwoording op hoofdlijnen. Deze hoofdlijnen zijn wel van belang met het oog op de continuïteit van de vervulling van de publieke taak. Bij een verslaggeving per onderwerp kan worden gedacht aan:

Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen xxix


• • • •

Administratieve organisatie en het systeem van informatievoorziening; Kwaliteitsborging; Personeel; Scheiding van publieke en private geldstromen en gegevens.

Voor wat betreft de financiële verslaglegging kan overwegend worden verwezen naar hetgeen onder het eerste deel van deze paragraaf is gesteld. Kort gezegd bestaat de samenstelling van de financiële verantwoording uit een balans, met toelichting, een resultatenrekening met toelichting en oordelen van deskundigen. Uiteraard is bij deze laatste de rechtmatigheid van uitgegeven en ontvangen publieke gelden van groot belang.

Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen xxx

Bijlage 5 Overzicht adviezen en plannen In het volgende overzicht zijn de adviezen die zijn uitgebracht aan en/of over NV Mensec op een rij gezet. Tevens zijn in het overzicht de plannen opgenomen die zijn vastgesteld voor de verbetering van de bedrijfsvoering van NV Mensec. Per advies/plan is in het overzicht aangegeven: • Datum van verschijnen; • Uitvoerder en titel; • Opdrachtgever; • Aanleiding. Onder het overzicht is per advies of plan een samenvatting opgenomen.

Bijlage 5: Overzicht adviezen en plannen

Overzicht adviezen en plannen Datum 23/04/97

22/05/97

11/12/97 22/12/97 14/01/98

04/05/98

05/08/98 01/10/98

1

Uitvoerder/titel Twijnstra Gudde NV Mensec, toekomstperspectief voor commerciële activiteiten Moret Ernst & Young Business Plan Horeca NV Mensec

Opdrachtgever Directie NV Mensec

Aanleiding • Noodzaak eigen inkomsten te genereren.

RvB NV Mensec

•

Huub van Dael Visie op combineerbaarheid cultuur – commercie David Schild Analyse Effecten Businessplan Horeca NV Mensec Langeveld Consultancy Second Opinion Plan Horeca NV Mensec

Gemeente Nijmegen

NV Mensec Cultuurbeleid op de drempel van de xxi-ste eeuw in Nijmegen NV Mensec Evaluatie budgetfinanciering 1992 – 1997 Langeveld Consultancy BV Eerste reactie op concept feasibility1 NV Mensec

RvB NV Mensec

Gemeente Nijmegen Gemeente Nijmegen

Voornemen gemeente exploitatiebijdrage voor culturele activiteiten te verlagen. • Voornemen renovatie beide gebouwen. • Ronde tafelgesprek waarin vanuit verschillende invalshoeken gekeken zal worden businessplan NV Mensec. • Vraag: is businessplan horeca NV Mensec haalbare zaak op financiële en artitstiek inhoudelijke gronden? Second opinion geven over businessplan, concreet: • Reactie geven op: • Congresdeel; • Horecadeel; • Organisatiestructuur. • Profielschets maken voor aan te trekken algemeen directeur. • Korting op subsidies in bestaande culturele veld door gemeente Nijmegen.

Directie NV Mensec

Aflopen budgetsubsidieperiode.

Gemeente Nijmegen

Behoefte van gemeente aan duidelijkheid over: • de reden van de afwijking tussen het businessplan horeca en de exploitatieprognose; • de mate waarin de geraamde subsidie-uitzetten onvermijdelijk is.

exploitatieprognose

Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen xxxi


16/11/98

NV Mensec Feasibility 1998 – 2002

RvB NV Mensec

• •

20/12/98

GITP NV Mensec: kansen voor strategisch HRM

RvB NV Mensec

•

23/06/99

Hans Wolff & Partners BV Stadsschouwburg Nijmegen, onderzoek naar de theatertechnische installaties en kostenraming Burgers Consultancy BV Ondernemingsplan 1999 – 2002 NV Mensec Nijmegen Albert Krielen Plan van Aanpak NV Mensec Gemeente Nijmegen Rapportage bruikbaarheid Schouwburg

Gemeente Nijmegen

•

Gemeente Nijmegen

•

RvC NV Mensec

•

Gemeente Nijmegen

•

08/99 09/05/01 22/05/01

Inzicht geven in bouwprogramma en daaraan verbonden financiering. Grondslag leggen voor onderhandeling en uitkomst nieuwe budgetfinancieringsovereenkomst. Met het oog op afnemende subsidieperspectieven noodzakelijk te werken aan meer bedrijfsmatige besturing, bedrijfsvoering en exploitatie. Inzicht geven in noodzakelijke verbeteringen toneeltechnische voorzieningen in vervolg op concept beleidsplan ARBO-zorg NV Mensec Nijmeegse Schouwburg. Noodzaak businessplan als basis voor exploitatie Opstellen PvA om te komen tot slagvaardige organisatie geënt op solide bedrijfsvoering Noodzaak vrij maken financiële middelen voor investeringen in het gebouw van de stadsschouwburg. In de Raad van oktober 2000 is besloten de uitvoering van de noodzakelijke investeringen afhankelijk te stellen van nadere politieke afweging aangaande de toekomst van de stadsschouwburg.

Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen xxxii


Twijnstra Gudde: NV Mensec, toekomstperspectief voor commerciële activiteiten Hoofdlijnen advies: Organisatie nu met name gericht op culturele taken, bij meer commerciële activiteiten professionalisering noodzakelijk (belangrijk daar aan voorafgaand strategische discussie te voeren). Noodzakelijk voorwaarden te scheppen vanuit zes invalshoeken: • Strategie à toekomstscenario formuleren en vastleggen in ondernemingsplan; • Structuur à integrale structuur voor twee gebouwen: • Twee poten: • Programmering; • Commerciële activiteiten; • Één ondersteunende dienst; • Horeca onderbrengen in afzonderlijke BV. • Systeem à administratieve systemen verbeteren zodat optimale P&C mogelijk wordt. • Cultuur à bij meer commerciële activiteiten meer naar buiten richten (daartoe ook interne communicatie versterken). • Personeel à investeren in opleidingen, systeem van functionerings- en beoordelingsgesprekken opzetten, frequent werkoverleg organiseren. • Managementstijl à ondernemende en stimulerende stijl implementeren. • Publiciteit à komende jaren veel aandacht en budget besteden aan promotie. • Voorzieningen à bij afwezigheid strategische visie wordt aanbevolen af te zien van grootscheepse uitbreiding/verbouwing omdat daarmee middelen en activiteiten voor lange termijn worden vastgelegd. Primair richten op verbeteren bestaande voorzieningen. Verwachting stijgende exploitatie-opbrengsten: • Jaar 1 stijging aantal verhuurde dagen met 25%, indien …; • Na kwaliteitsverbetering zaal is 10% prijsverhoging mogelijk; • Horeca-omzet kan toenemen (obv referentiepodia) ….

Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen xxxiii


Moret Ernst & Young: Business Plan Horeca NV Mensec Hoofdlijnen voorgestelde aanpak en daaruitvoortvloeiende resultaten: • Na renovaties kunnen commerciële activiteiten verder worden ontwikkeld, waarbij commercie en cultuur elkaar over en weer zullen versterken (synergie). • Alle renovatieplannen voor het Concertgebouw in één keer uitvoeren. • In eerdere plannen geen rekening gehouden met volgende posten …. • Na renovatie stijgende bezoekersstromen voor beide gebouwen. • Mensec kan als congres- en vergadercentrum met name scoren bij eendaagse bijeenkomsten nonprofitsfeer (mn cursussen en trainingen); kansen voor evenementen met grotere luxe. • Naamsbekendheid buiten regio moet verbeterd. • Na renovatie trekt Concertgebouw grotere bezoekersstroom dan Schouwburg: overweeg huisvesting deel leidinggevenden en ondersteunende diensten in Concertgebouw. • Theatercafé Schouwburg niet uitbreiden met restaurantservice en niet openstellen voor passanten. • Voor Mensec is één geïntegreerde organisatie met strakke aansturing noodzakelijk. • Omzet van commerciële verhuringen, buffetopbrengsten en catering kan stijgen. • Op zoek naar additionele inkomsten voor nog niet gedekte kosten renovatie bij subsidiegevers en sponsors. • Verbetering exploitatieresultaat zodanig dat dit redelijk is ten opzichte van voorgenomen investeringen. • Terughoudender beleid voor verhuur met een aanzienlijke korting aan amateurgezelschappen. Huub van Dael: brief gevraagd advies comineerbaarheid cultuur – commercie Hoofdlijnen advies: • Commercie en artistiek inhoudelijk cultureel beleid kunnen best samen gaan voorzover via (extra) inkomsten meer hoogwaardig cultuuraanbod aan de orde kan zijn c.q. in stand kan worden gehouden (…). Wanneer een commerciële ontwikkeling echter uitsluitend tot doel heeft een bezuiniging gedekt te krijgen terwijl tegelijkertijd een omslag dient plaats te vinden van aanbod- naar vraaggericht denken, dan is wel duidelijk dat vertrossing van het aanbod het gevolg is. Of in het licht van deze ontwikkeling juist de NV Mensec dan ook de motor zal kunnen worden op het gebied van een verdergaande inhoudelijke programmatische samenwerking met andere podia, is zeer de vraag. • Met betrekking tot het profiel van de beoogd directeur: … als de maatschappelijke doelstellingen in Nijmegen zijn als hiervoor geïnterpreteerd, dan hoeft deze directeur geen artistieke visie te hebben. Sterker nog, dan zou dat alleen maar lastig zijn. • Het overlaten van de culturele programmering aan een ander dan de algemeen directeur zelf zoals in het rapport (= Moret) gesuggereerd, lijkt mij niet echt nodig wanneer mijn interpretatie van de Nijmeegse maatschappelijke uitgangspunten correct is. Hoogstens lijkt mij dit relevant op het moment dat er nog echt cultuurinhoudelijk beleid aan de orde blijft, zij het dat dan de algemeen directeur toch ten minste zoveel affiniteit met de inhoudelijke kant van het cultuurproduct moet hebben dat hij of zij een belangenstrijd in de organisatie richting commercieel dan wel artistiek inhoudelijk op bepaalde momenten de goede kant uit leidt. • … er hoeft niet gesproken te worden over cultureel of commercieel, doch over ‘commerciële activiteiten om cultureel te kunnen blijven!’

Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen xxxiv


David Schild: Analyse effecten businessplan Horeca NV Mensec Hoofdlijnen analyse: • Bij voortgezet beleid in het verlengde van het businessplan treedt een verschraling op van het culturele aanbod in schouwburg en concertgebouw (cultuur gaat ten koste van commercie). • De structuur van de organisatie moet worden aangepast. • Gezocht: artistieke diplomaat met grensoverschrijdende visie. • Begroting oogt te optimistisch. • Verlangde extra toneelfaciliteiten dienen te worden gerealiseerd. • Diverse Nijmeegse podia dienen herkenbare profielen te krijgen. • Er dient een adequate oplossing te komen voor amateur-bespeling. • Minder concurrentie en meer samenwerking tussen de Nijmeegse podia. • Artistieke imago van Nijmegen is gediend met verschuiving van receptieve naar meer productieve kunsten. • Er dient een onderzoek te komen naar de (on)mogelijkheden en haalbaarheid van de programmatie van grootschalige muziektheater/opera/dans/musical in Nijmegen. Langeveld Consultancy: Second opinion Business Plan Horeca NV Mensec Hoofdlijnen analyse: • Nadruk leggen op aantrekken symposia, grote vergaderingen, productpresentaties en kleine congressen. • Cultuur en commercie geen synergie, maar complementariteit. • Maak verschil tussen verhuurmogelijkheden theaters en concertzaal voor commerciële activiteiten. • Cijfers prognose bezetting zalen niet helder/te herleiden (onderbouwing businessplan niet sterk). • Veronderstelde groei Vereeniging ambitieus (obv landelijke cijfers, obv commerciële slagkracht Mensec). • Aannames Vereeniging niet realistisch (te hoog) (obv landelijke cijfers, obv commerciële slagkracht Mensec). • Principiële afweging tussen cultuur en zakelijke markt maken (prioriteit zaalgebruik). • Aannames voor Schouwburg reëel. • Veel aandacht aan verkoop besteden. • Prijsbeleid verder uitwerken. • Voorstel organisatie op hoofdlijnen ok. • Extra kosten door extra verhuring niet meegenomen in businessplan.

Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen xxxv


NV Mensec: Cultuurbeleid op de drempel van de xxi-ste eeuw in Nijmegen Hoofdlijnen geschetst toekomstbeeld • Het is onmogelijk om op een winstgevende noch budgettair neutrale wijze een cultureel aanbod aan te bieden. Daarom spelen gemeente en cruciale rol in het Nederlandse cultuurbeleid. • Teleurgesteld over vertaling uitkomsten ‘Conferenties’ naar gemeentelijk cultuurbeleid; samenhang tussen beleidsveld cultuur met andere beleidsvelden ontbreekt; onvoldoende afstemming door gemeente met rijks- en provinciaal beleid. • Nijmegen wordt in cultureel opzicht door rijk en provincie duidelijk onderbedeeld, ‘bevlogen’ gemeentebestuur zou deze omissie wellicht kunnen wegwerken • Onze podia hebben ook een educatieve taak, wij hebben een grensverleggende taak en wij willen graag experimenten mogelijk maken voor dat publiek dat niet alleen op standaardproducten afkomt. Wij stemmen derhalve in met de door de gemeente aangekondigde onderzoeken (?), doch wij willen geen “u vraagt, wij draaien” situatie. • Inhoudelijk op programmeurniveau werken podia goed met elkaar samen, op directie-/-bestuursniveau niet. Is gevolg van verdeel en heers politiek die gemeente via subsidiestelsel speelt. Wij vinden dan ook dat niet NV Mensec coördinatie op zich moet nemen, maar de portefeuillehouder van de gemeente Nijmegen. • Ten behoeve van haar imago zou Nijmegen met behoud van subsidies aan bestaande podia additionele financiële middelen beschikbaar moeten stellen om voor bestaande podia overstijgende producties mogelijk te maken (landelijk aandacht trekkende festivals). Daarvoor is stedelijke culturele makelaar nodig. • Podia zijn inhoudelijk en financieel bereid samen te werken; fusie is daarvoor niet de aangewezen weg. Als gemeentebestuur heeft u de garantie dat wij alles zullen doen om: • De efficiëntie te verhogen (een gezamenlijk facilitair bedrijf?); • De verscheidenheid in aanbod te garanderen; • Een meerwaarde aan de stad toe te voegen op cultureel niveau; • Braaf samen te werken. • Het zou de gemeente Nijmegen sieren als zij: • Samenhangend beleid tot stand bracht; • Bereid is regiefunctie op zich te nemen; • Aan te geven op welke financiële backing de podia kunnen rekenen bij producties bovenop eigen programmering; • Podia niet alleen financieel zou afrekenen. • In Nijmegen is eenzijdig sprake van reproductie, gemeente zou zich meer moeten inspannen voor het naar Nijmegen halen van het Gelders Orkest/Introdans of een ander gezelschap. • Kunsteducatie moet verbreed worden. • Om de genoemde culturele doelstellingen te kunnen bereiken en zo een meerwaarde in Nijmegen toe te voegen aan de som der delen is een integrale aanpak noodzakelijk, waarbij de podia de ideeën aanleveren, de verantwoordelijke cultuurwethouder de regiefunctie in handen heeft en de podia vervolgens afzonderlijk en in overleg met elkaar voor de effectuering ervan zorgdragen. • Bij een integrale en niet langer gefragmenteerde beleidsbenadering van kunst en cultuur in onze stad horen een aantal basisvoorwaarden zoals: • Een stedelijk podium-overleg; • Permanent publieksonderzoek; • Regierol van de gemeente. • Uitgaande van de eigen verantwoordelijkheden van directies/besturen en rekening houdende met de reeds getroffen maatregelen ten gevolge van krimpende subsidiestromen mag ervan uitgegaan worden dat er slechts nog marginale efficiëntievoordelen te behalen zijn binnen de afzonderlijke podia. Het samenwerkingsonderzoek dient er dan ook op gericht te worden om te bezien of door samenwerking tussen de podia deze winst wel te behalen is (bijv. personeelsbeleid, kassabeheer).

Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen xxxvi


NV Mensec: Cultuurbeleid op de drempel van de xxi-ste eeuw in Nijmegen Hoofdlijnen geschetst toekomstbeeld • Als gezamenlijke doelstelling kunnen wij formuleren: • Het uitbrengen van een gezamenlijk blad; • Gezamenlijke internetsite; • Een of twee geïntegreerde kassa’s; • Gezamenlijke persconferentie; • Gezamenlijk publieksonderzoek. NV Mensec: Evaluatie budgetfinanciering 1992 – 1997 Hoofdlijnen evaluatie: Stuk geeft samenvattende beschrijving van gebeurtenissen en ontwikkelingen over periode 1992 – 1997. Met name waar het gemaakte kosten en gerealiseerde opbrengsten betreft zijn toelichtingen en verklaringen gegeven. Geconcludeerd is dat NV Mensec in de loop der jaren een steeds groter deel van de exploitatie zelf heeft weten te genereren. Langeveld Consultancy BV: Eerste reactie op concept feasibility NV Mensec Hoofdlijnen reactie: Geconcludeerd wordt dat de gebruikte cijfers in de Feasibility moeilijk te herleiden zijn en veelal niet zijn toegelicht (in het stuk wordt een poging gedaan door het gebruikte bronnenmateriaal naast elkaar te zetten; waar dit geen duidelijkheid geeft worden concrete aanbevelingen voor nader onderzoek gedaan). In gevallen dat wel een toelichting is opgenomen, worden kritische kanttekeningen bij deze toelichting gezet. Aan de hand van de aspecten cultureel profiel, kapitaallasten en overige exploitatie komt de adviseur tot de conclusie dat de begroting 1997 niet ruim, maar wel reeel is. Probleem bij de Mensec is, naar de mening van de adviseur, niet de hoogte van het exploitatietekort (subsidie) maar de kundigheid en kracht de begroting daadwerkelijk te realiseren. De volgende aanbevelingen worden gedaan (in steekwoorden): • Gegeven situatie zien wij geen mogelijkheden exploitatie substantieel te verbeteren; evenmin zien wij aanleiding subsidieniveau te verhogen; • Wijs concept-feasibility af en verzoek NV Mensec een document op te stellen dat voortborduurt op de huidige kwaliteit en kwantiteit van programmering, aansluit bij businessplan en recente jaarrekeningen en dat op afwijkingen deugdelijk onderbouwd is. • Handhaaf huidige subsidieniveau en pas dit jaarlijks aan cf index overheids- of gezinsconsumptie. Op moment dat Mensec goede feasibility heeft ingeleverd kan worden overwogen in feaibility aangegeven lagere kapitaallasten op subsidie in mindering te brengen. • Bij Mensec is meer marktgerichte mentaliteit en commerciële slagkracht nodig. Huidige situatie is dermate ernstig dat nieuwe directeur sterke en ervaren manager moet zijn. • Onderzoek of de huidige topstructuur inclusief personele invulling competent is de gestelde ambities te kunnen waarmaken. • Bestudeer op korte termijn de ontwikkelingen van de personeelskosten en schroom niet een verbod in te stellen op de uitbreiding van vast personeel. • Stel plan op voor flexible inzet en prestatiegerichte beloning van personeel. • Bepaal jaarlijke subsidie voor lange termijn medio 2001 als duidelijk is hoe verbouwingen in de markt zijn ontvangen en of ze hebben geleid tot wezenlijk meer verhuringen. NV Mensec: Feasibility 1998 – 2002 Hoofdlijnen plan: Het plan (exploitatieprognose) gaat achtereenvolgens in op: • Investeringsprogramma. • Financieringsplan. • Implementatie van investeringsprogramma en financieringsplan naar balans en resultatenrekening. • Feasibility op standaardcondities. • Feasibility, een stad als Nijmegen waardig.

Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen xxxvii


GITP: NV Mensec: kansen voor strategisch HRM Hoofdlijnen onderzoeksresultaten/advies: • Onderzoeksresultaten op hoofdlijnen: • Er heerst grote bezorgdheid over de continuïteit van de organisatie; • De directie en het managementteam van afdelingshoofden functioneren niet als team en genieten niet het vertrouwen van de medewerkers; • Het geloof van het personeel in verbetering van de situatie is minimaal; • Afdelingen functioneren als eilanden met veel eigen regelingen die de onderlinge relatie tussen afdelingen onder spanning zet; • De functionele communicatie en samenwerking is onvoldoende; • De beoogde voordelen van het integreren van afdelingen van de Schouwburg en De Vereeniging zijn niet gerealiseerd; • Er wordt nauwelijks gestructureerd personeelsbeleid gevoerd. Al deze problemen zijn direct te relateren aan aspecten van integraal strategisch personeelsbeleid. Te lang is bovendien gewacht met adequate maatregelen, waardoor de situatie zich heeft kunnen verergeren en er een ieder voor zich mentatiltie bij veel medewerkers is ontstaan. Men heeft de aanwezigheid van onvoldoende krachtig management aangegrepen om individuele en afdelingsbelangen voor te laten gaan in plaats van het organisatiebelang. De effectiviteit en efficiëntie van de werkcultuur heeft daar ernstig onder te lijden gehad. • Aanbevelingen op hoofdlijnen: • Krachtige aanpak van de werkcultuur om disfunctionele elementen te verwijderen; • Voorwaarde hiervoor is herstel van vertrouwen in de leiding; • Beleid vertalen naar transparante HRM-afspraken, nadat aan eerste twee punten is voldaan (omdat deze de benodigde veranderingen wel kunnen verankeren, maar niet kunnen veroorzaken).

Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen xxxviii


Ed Burgers Consultancy: Ondernemingsplan 1999 – 2002 NV Mensec Hoofdlijnen voorgestelde aanpak: • Uitgangspunten: • Voor de doelstelling van de programmering dient een standpunt ingenomen te worden ten aanzien van een mogelijk beschikbaar te stellen budget dat als buffer kan dienen zonder direct in de gevarenzone terecht te komen; • Blijven behoren bij grote theaters in Nederland; • Niet te veel verwachten van sponsor-inkomsten; • Investeren in medewerkers. • Organisatie. De structuur van de organisatie dient een verandering te ondergaan: • Statuten wijzigen: RvB moet RvC worden (RvB die mede indirect leiding geeft aan organisatie ondergraaft functie en verantwoordelijkheden algemeen directeur); • Aan hoofd organisatie algemeen directeur, die van buiten moet worden aangetrokken. Stafafdelingen direct onder hem: financiële administratie, P&O (nu nog geen medewerker voor) en programmering; • Daarnaast in directieteam: Adjunct Directeur Operations (huidige financieel directeur (met uitbreiding taken, zodat hij onder zich krijgt: theater techniek, publieksservice, automatisering en inkoop)) en Adjunct Directeur Marketing (onder zich horeca, commercieel beheer, horeca en marketing & PR (van buiten aantrekken)); ondersteuning directieteam door directiesecretariaat. • Exploitatie NV Mensec Model II met toelichting (cijfers zijn oa gebaseerd op rapporten Moret Ernst & Young, Langeveld en eigen inschatting van mogelijkheden die beide gebouwen na huidige renovatie en nieuwbouw bieden). Hans Wolff & Partners BV: Stadsschouwburg Nijmegen, onderzoek naar de theatertechnische installaties en kostenraming Hoofdlijnen: Het stuk betreft een inventarisatie van de bestaande toestand van alle theatertechnische installaties, een advies tot verbetering en een kostenraming hierbij.

Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen xxxix


Albert Krielen: Plan van Aanpak NV Mensec Hoofdlijnen voorgestelde aanpak • Rapport Burgers in relatie tot huidige stand van zaken: • diverse adviezen/acties niet uitgevoerd; • diverse ambities niet te realiseren (te optimistisch); • kostenniveau inmiddels gestegen; • personele kosten bij NV en BV hoger. • NV Mensec is organisatie met groot achterstallig onderhoud in mensen en middelen; doodzieke organisatie die wacht op structurele maatregelen welke de laatste 15 jaar achterwege zijn gebleven. • Mede onder invloed van meer-programmering dan overeengekomen met subsidiegever is personeelsbezetting nagenoeg verdubbeld. • Vanaf april van start gegaan met vereenvoudigde organisatie (platter (huidige organisatie is niet organisatie als voorgesteld door Burgers)) à goede ervaringen à organisatie is in te krimpen met 15 fte. Oude organisatievorm had geen kans van slagen à reorganisatie in twee fasen: 1. Kwantitatief; 2. Kwalitatief. • Subsidiëring is in vergelijking met andere schouwburgen laag, huur van de gebouwen relatief hoog. • Voorkeur bij management voor faillissementsscenario; aandeelhouder wil zich dergelijk scenario niet permitteren. Plan gaat uit van consolidatie; biedt de mogelijkheid lening voor reorganisatie op redelijke termijn terug te betalen, zonder dat voor iedere tegenvaller bij aandeelhouder aangeklopt hoeft te worden. • Onvoldoende middelen om gebouwen tegen vriendelijk tarief te verhuren aan amateurkunst, carnaval en charitatieve bijeenkomsten. • Samenwerking tussen podia zou voor een ieder veel culturele en financiële voordelen kunnen bieden. • Nog in onderzoek zijn de mogelijkheden van de horeca. • Noodzakelijke investeringen kunnen door NV niet in exploitatie worden opgenomen, komen voor rekening eigenaar gebouw.

Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen xl


Gemeente Nijmegen: rapportage bruikbaarheid Stadsschouwburg Hoofdlijnen onderzoek en en advies: • Uitgangspunt onderzoek: culturele functies voor stad en regio moeten behouden blijven. In dit kader drie scenario’s onderzocht op de onderdelen gebouw, cultuur, financiën en monument. Scenario’s betreffen: • sluiting stadsschouwburg: binnen dit scenario is onderzocht of sluiting van de stadsschouwburg als een reële optie kan worden beschouwd. Hierbij stond centraal of het mogelijk is om de huidige culturele activiteiten van de Stadsschouwburg bij andere Nijmeegse podia onder te brengen; • consolidatie stadsschouwburg: binnen dit scenario wordt er naar gestreefd om het huidige gebouw en cultureel aanbod in tact te houden door middel van het doen van de meest noodzakelijke investeringen; • revitalisering stadsschouwburg: binnen dit scenario is onderzocht of het mogelijk is om op de plaats van de huidige accommodatie van de stadsschouwburg een nieuw complex te realiseren met daarin een nieuw theater dat voldoet aan de eisen van deze tijd. In het kader van dit scenario zijn twee varianten onderzocht: gebouw slopen voor het realiseren van nieuwbouw en gebouw ingrijpend aanpassen. • Aanbevelingen en beslispunten voor de gemeenteraad (cf besloten): • Scenario 1 ‘sluiting stadsschouwburg’ afwijzen, omdat hiermee culturele functie voor stad en regio niet behouden blijft; • Akkoord gaan met scenario 2 ‘consolidatie stadsschouwburg’, hetgeen betekent: • Resultaten lokatieonderzoek Doornroosje uitgangspunt voor verdere renovatie stadsschouwburg; • Ikv bouwkundige integratie van Doornroosje met stadsschouwburg opdracht verstrekken tot verrichten haalbaarheidsonderzoek; • Bedrag van 7.000.000 reserveren voor arbo-investeringen; toekenning bedrag hangt samen met besluitvorming rond PvA; • NV Mensec opdracht geven om dekking voor overige noodzakelijk investering gefaseerd te verwerken in op te stellen ondernemingsplan voor periode 2001 t/m 2004. • Scenario 3 ‘revitalisering stadsschouwburg’ in zijn geheel af te wijzen, omdat: • Slopen voor het plegen van nieuwbouw niet in overeenstemming te brengen is met advies monumentencie; • Realiseren van nieuwbouw kostenplafond ruimschoots te boven gaat; • Intensieve renovatie (bouw)technisch gezien op te veel bezwaren stuit; • Extra theaterzaal niet voorziet in huidige behoefte NV Mensec; • Er geen evenwicht is tussen culturele rendement, draagvlak en omvang investeringen.

Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen xli

Bijlage 6 Overzicht prestaties NV Mensec In deze bijlage zijn vier cijfermatige overzichten opgenomen: • Exploitatie-overzicht NV Mensec inclusief De Vereeniging BV • Exploitatie-overzicht NV Mensec exclusief De Vereeniging BV • Exploitatie-overzicht De Vereeniging BV • Overzicht culturele prestaties NV Mensec Zowel bij de exploitatie-overzichten als bij het overzicht van culturele prestaties is een toelichting opgenomen. In deze toelichtingen worden de belangrijkste aandachtspunten op een rij gezet.

Bijlage 6: Overzicht prestaties NV Mensec

Overzicht prestaties NV Mensec Culturele prestaties In onderstaande grafieken zijn de prestaties van NV Mensec, voor zover deze zijn opgenomen in de jaarverslagen, afgezet tegen de overeengekomen outputcriteria. Grafiek 1:

Aantal voorstellingen: gerealiseerd ten opzichte van doel in absolute aantallen

300

300 286

250

275

250

254

200 150 100 50 0

doel

Grafiek 2:

1997

1998

1999

2000

Aantal voorstellingen: gerealiseerd ten opzichte van doel in procenten

125 120% 100

114%

110%

100%

101%

75 50 25 0

doel

1997

1998

1999

Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen xliii

2000


Grafiek 3:

Aantal bezoekers: gerealiseerd ten opzichte van doel (cijfers kunnen als absolute aantallen (x 1.000) en als procenten worden gelezen).

150

150

149

155

147

1997

1998

1999

2000

125 100

100

75 50 25 0

Doel

Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen xliv


Overzicht exploitatieresultaten In dit deel van de bijlage zijn de exploitatie-overzichten van de NV Mensec exclusief activiteiten De Vereeniging BV, van de NV Mensec inclusief de activiteiten van De Vereeniging BV en van De Vereeniging BV opgenomen. Voorafgaand aan deze overzichten is een toelichting daarop opgenomen. In deze toelichting zijn eerst de aandachtspunten voor de gehele onderzochte periode opgenomen; vervolgens zijn de aandachtspunten per jaar op een rij gezet.

Toelichting exploitatie-overzichten Algemeen • Vanaf 1 augustus 1997 is de verantwoording van de horeca-exploitatie ondergebracht in een aparte jaarrekening van de Vereeniging BV. In 1997 is bij de enkelvoudige jaarrekening van de NV Mensec nog een cijfermatige verantwoording over 7 maanden opgenomen. In de geconsolideerde overzichten (NV en BV samen) worden de horecaopbrengsten vanaf 1998 expliciet onder de opbrengsten BV Vereeniging opgenomen; • In 2000 zijn de kosten en opbrengsten van de commerciële verhuuractiviteiten ook ondergebracht bij de Vereeniging BV Bevindingen 1997-2000 • Het saldo van directe kosten en directe opbrengsten van de culturele voorstellingen in de schouwburg en in het concertgebouw is in deze periode positief en zeker in het jaar 2000 substantieel (+f.520.000). Onduidelijk is wel, en in de diverse accountantsrapporten is daarvoor aandacht gevraagd, in hoeverre indirecte kosten (schoonmaak, energiekosten e.d.) aan de culturele voorstellingen kunnen worden doorberekend; • De omzet aan commerciële zalenverhuur is in de jaren 1997-2000 redelijk stabiel en beweegt zich in de orde van grootte van f.700.000 per jaar; • De overige - niet zaalverhuur en horecaopbrengsten laten een stijging zien van ca. f.500.000 in de periode 1997-2000 vanwege hoger parkeeropbrengsten, doorberekende administratiekosten abonnementen en hogere sponsorbijdragen; • De exploitatielasten van de enkelvoudige NV Mensec (los van horeca-exploitatie) stijgen met f. 960.000 door hogere personeelskosten (+f.370.000 = over vier jaar 10%), hogere huurkosten (f.400.000), hogere schoonmaak en energiekosten. • De horecaomzet van de Vereeniging BV stijgt van f.740.000 in 1997 naar f. 3.200.000 in 2000 Stijging van omzet en bruto-marge lopen in de pas (432% ten opzichte van 427%) • De personeelskosten van de Vereeniging BV stijgen in de periode 1997-2000 van f.510.000 naar f. 2.200.000. Dit betekent dat vrijwel de gehele stijging van de personeelskosten van de NV Mensec toe te schrijven is naar de horeca-functie. • De huisvestingskosten van de Vereeniging BV stijgen met name in 2000 door de doorbelasting aan de BV van de huur van het concertgebouw (+f.440.000), van de huur inventaris (+f.154.000) en hogere energielasten (+f.100.000). Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen xlv


•

•

In de jaren 1999 en 2000 is aan de exploitatie van de Vereeniging BV een bijzondere bate (of negatieve kosten) toegekend van respectievelijk f. 395.000 en f. 460.000 ten laste van het verbouwingsbudget. De resultaten uit gewone bedrijfsvoering in die jaren zijn hierdoor vertekend. In feite bedroeg over de jaren 1998-2000 het negatieve bedrijfsresultaat uit gewone bedrijfsvoering van de Vereeniging BV gemiddeld ca. f.425.000 negatief. In 1999 is aan de enkelvoudige NV Mensec ook een bijzondere bate ad. f.330.000 ten laste van het verbouwingsbudget toegekend. Rekening hiermee houdend zou het enkelvoudige budgetresultaat van de NV Mensec in dat jaar op. f.600.000 negatief uitkomen.

Aandachtspunten 1997 NV Mensec exclusief activiteiten De Vereeniging BV • Resultaat culturele voorstellingen + f. 15.000 (resultaat op culturele voorstellingen was in 1996 -/- f.60.000). NB bij dit resultaat wordt geen rekening gehouden met de reguliere én gesubsidieerde apparaatskosten die voortvloeien uit de exploitatie van de beide gebouwen. • Opbrengsten commerciële – niet horeca – activiteiten f. 960.000 (in 1996 f.950.000) • Opbrengsten horeca – niet Vereeniging BV – f. 196.000. Totale horecaopbrengsten over 1997 f. 759.000 (was in 1996 f. 443.000) • Totale exploitatiekosten (exclusief De Vereeniging BV) f. 6.100.000 (in 1996 f. 5.700.000; toename vanwege advieskosten f.23.000, kosten interim-management f.40.000, toename afschrijvingskosten met f. 180.000, afkoopsom arbeidsrechtelijke kwestie f. 150.000, hogere intrestlasten f. 155.000) • Budgetresultaat (exclusief De Vereeniging BV) f. 950.000 negatief (in 1996 f. 520.000 negatief) • Aantal (gemiddeld) fte: 44 De Vereeniging BV (geen vergelijkende exploitatiecijfers over 1996) • Bruto-marge horeca-activiteiten f. 565.000 • Totale exploitatiekosten f. 755.000 (waarvan f. 510.000 personeelskosten) • Exploitatieresultaat f. 195.000 negatief • Aantal (gemiddeld) fte: 22 Geconsolideeerd • Financiële deelname NV Mensec in 100% dochter De Vereeniging BV via deelneming in startkapitaal f.40.000 en verstrekking f.700.000 ter financiering van de uitkoop van de vorige exploitant (f.615.000) en van de aankoop inventaris (f.85.000). Dit betreft een vordering op de BV. Het negatieve resultaat van de BV wordt vertaald in een afwaardering van de deelneming met f.40.000 en van de vordering op de BV via een voorziening wegens oninbaarheid ad. f.155.000. Resteert een vordering van de NV op de BV van f. 530.000

Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen xlvi


•

Resultaatverslechtering 1997 t.o.v. 1996 (f. 1.146.000 in 1997 en f. 520.000 in 1996) vanwege: - verbetering resultaat culturele voorstellingen + f. 75000 - Hogere commerciële opbrengsten +f. 267.000 - Hogere personeelskosten +f. 500.000 - Hogere exploitatiekosten +f. 70.000 - Hogere algemene kosten + f. 80.000 - Hogere algemene kosten +f. 176.000 - Hogere afschrijvingen + f. 254.000 - Hogere diverse lasten +f. 135.000 - Hogere intrestlasten + f. 160.000 - Vrijval post kapitaalslasten -/- f. 310.000

Aandachtspunten 1998 NV Mensec exclusief activiteiten De Vereeniging BV • Resultaat culturele voorstellingen + f. 235.000. NB bij dit resultaat wordt geen rekening gehouden met de reguliere én gesubsidieerde apparaatskosten die voortvloeien uit de exploitatie van de beide gebouwen (resultaat 1997 +f. 15.000) • Opbrengsten commerciële – niet horeca – activiteiten f. 1.300.000 (omzet in 1997 f. 960.000) • Totale exploitatiekosten f. 6.360.000 dat is een toename van f.270.000 t.o.v. 1997 (toename t.o.v. 1997 door hogere kosten personeel derden +f.125.000 en hogere overige personeelskosten f. 70.000, door hogere huisvestingslasten +f. 100.000, hogere exploitatiekosten +f. 85.000, hogere algemene kosten +f. 65.000, hogere afschrijvingskosten +f.47.000, lagere incidentele lasten -/-f.150.000, lagere intrestkosten -/-f. 56.000) • Budgetresultaat (exclusief De Vereeniging BV) f. 710.000 negatief (in 1997 f. 951.000 negatief) • Aantal (gemiddeld) fte: 44 De Vereeniging BV • Bruto-marge horeca-activiteiten f. 1.640.000 (in 1997 f. 563.000) • Totale exploitatiekosten f. 2.030.000 (stijgt met f.1.300.000 t.o.v. 1997) • Post salarissen stijgt met f.600.000 t.o.v. 1997 en post personeel van derden met f.200.000 • Post huisvestingskosten stijgt met f.120.000 t.o.v. 1997 in verband met huur gebouwen en pacht buffetten over heel jaar en hogere energie en onderhoudslasten • Post intrestlasten stijgt met f.68.000 • Exploitatieresultaat f. 463.000 negatief • Aantal (gemiddeld) fte: 23 Geconsolideerd • Door verlies op deelneming in de BV ad. f.463.000 neemt de “waarde” ervan en de vordering van de NV op de BV af naar f. 336.000

Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen xlvii


•

•

Totale budgetresultaat (inclusief horeca-exploitatie) over 1998 bedraagt f. 1.173.000 negatief ( was in 1997 f. 1.146.000 negatief) Ten opzichte van 1997 stijgen de culturele opbrengsten (per saldo) met f. 220.000, de commerciële – niethoreca – opbrengsten stijgen met f. 340.000, de horeca-opbrengsten stijgen met f. 823.000 (totale opbrengstenstijging f. 1.383.000). De exploitatiekosten stijgen t.o.v. 1997 met f.1.565.000 en de ontvangen subsidie is t.ov. 1997 met f.150.000 toegenomen. Totale stijging personeelskosten 1998 t.o.v. 1997 is f. 1.100.000

Aandachtspunten 1999 NB Op 5 oktober 1999 is door de gemeenteraad besloten de eigendomsverhouding van de gebouwen en de financiële huishouding van NV Mensec te herstructureren. Dit door beëindiging van het erfpacht- en opstalrecht (+ f. 7.500.000 met als tegenhanger een marktconforme huur), de verstrekking van een annuïtaire lening ten behoeve van de verbouwing (+f.3.500.000) en de verstrekking van een bedrag van f. 3.700.000 in het kader van een financiële balansopschoning (tegenhanger structurele verlaging subsidiebedrag) NV Mensec exclusief activiteiten De Vereeniging BV • Resultaat culturele voorstellingen + f. 214.000 (resultaat in 1998 + f. 235.000) . NB bij dit resultaat wordt geen rekening gehouden met de reguliere én gesubsidieerde apparaatskosten die voortvloeien uit de exploitatie van de beide gebouwen. • Opbrengsten commerciële – niet horeca – activiteiten f. 1.233.000 (in 1998 f. 1.300.000) • Totale exploitatiekosten f. 6.118.000 ( in 1998 f. 6.359.000) Daling t.o.v. 1998 door enerzijds toename personeelskosten met f. 360.000 (opname incidentele post verloftegoeden ad. f. 140.000)en toename huisvestingskosten met f. 70.000, anderzijds een daling van de afschrijvingskosten met f. 170.000 en de opname van een bijzondere bate van f. 370.000 ten laste van het verbouwingsbudget. • Budgetresultaat (exclusief De Vereeniging BV) f. 276.000 negatief (in 1998 f. 710.000 negatief) • Aantal (gemiddeld) fte: 44 De Vereeniging BV • Bruto-marge horeca-activiteiten f. 1.204.000 (in 1998 f. 1.639.000). Daling horecaomzet met f. 500.000. • Totale exploitatiekosten f. 1.135.000 (daalt met f.900.000 t.o.v. 1998) • Post salarissen daalt met f.450.000 t.o.v. 1998 en post personeel van derden en gedetacheerd personeel stijgt met f.260.000 • Post huisvestingskosten daalt met f.110.000 t.o.v. 1998 onder meer in verband met niet door berekenen huur gebouwen ad. f. 60.000 (verbouwing concertgebouw) en lagere energielasten ad. f. 30.000 • Bijzondere bate ad. f. 330.000 als vergoeding initiële kosten (daardoor lagere reguliere exploitatiekosten) ten laste van verbouwingsbudget

Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen xlviii


• •

Exploitatieresultaat f. 0 Aantal (gemiddeld) fte: 16,9

Geconsolideerd • Door financiële herstructurering en een daarmee samenhangende extra-afschrijving op de overgenomen “goodwill” wordt de waarde van de immateriële vaste activa afgewaardeerd naar 0 • De negatieve stand van de nivelleringsreserve budgetsubsidiëring wordt weggewerkt door het verkregen bedrag van f.3.700.000 • Het budgetresultaat 1999 bedraagt f. 276.000 rekening houdend met een bedrag van f.700.000 dat in mindering wordt gebracht op de reguliere exploitatiekosten en ten laste komt van het verbouwingsbudget (in 1998 geconsolideerd budgetresultaat f. 1.173.000 negatief). De verbetering van het budgetresultaat met f. 900.000 is het saldo van lagere culturele opbrengsten (-/-f.21.000), lagere opbrengsten commerciële verhuur (-/- f.67.000), lagere opbrengsten horeca(f. 430.000) lagere exploitatielasten (-/- f. 1.100.000) en een hogere subsidie t.o.v. 1998 (+f. 320.000).

Aandachtspunten 2000 NV Mensec exclusief activiteiten De Vereeniging BV ; NB per 01/01/2000 zijn de commerciële zaalverhuuractiviteiten ook ondergebracht bij de BV) • Resultaat culturele voorstellingen + f. 520.000 (in 1999 +f. 214.000). NB bij dit resultaat wordt geen rekening gehouden met de reguliere én gesubsidieerde apparaatskosten die voortvloeien uit de exploitatie van de beide gebouwen. • Opbrengsten commerciële – niet horeca – activiteiten f. 1.490.000 (in 1999 f. 1.233.000). • Totale exploitatiekosten f. 7.047.000 en zijn f. 900.000 hoger dan in 1999 met name door hogere huur (+ f.400.000), hogere afschrijvingskosten (+ f.300.000) en het achterwege blijven van de bijzondere bate ten laste van het verbouwingsbudget. N.B. NV belast per saldo f. 350.000 aan personeelskosten door aan BV. In 2000 nog f. 125.000 aan kosten vml. statutair directeur. • Budgetresultaat (exclusief De Vereeniging BV) f. 707.000 negatief. Stijging van het negatieve budgetresultaat t.o.v. 1999 met f. 432.000 door enerzijds hogere culturele opbrengsten (+f. 347.000), hogere overige commerciële opbrengsten (+f.255.000), hogere exploitatielasten (+f.900.000) en een lagere subsidie (-/f.100.000) • Aantal (gemiddeld) fte: 42 De Vereeniging BV • Bruto-marge horeca-activiteiten f. 2.406.000 (in 1999 f. 1.204.000); Horecaomzet f. 3.230.000 (in 1999 f. 1.661.000) • Totale exploitatiekosten f. 2.930.000 (stijgt met f.1.800.000 t.o.v. 1999).

Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen xlix


• • •

• •

Post personeelskosten neemt met f.1.000.000 toe t.o.v. 1999 (personeel derden +f.400.000 , salarissen +f.300.000, gedetacheerd personeel + f.190.000) Post huisvestingskosten stijgt met f.700.000 door huur gebouw + f. 440.000, huur inventaris +f. 150.000, hogere energiekosten f. 100.000 Bijzondere bate ad. f. 464.000 als vergoeding initiële kosten (daardoor lagere reguliere exploitatiekosten) ten laste van verbouwingsbudget (= in feite negatieve exploitatieresultaat!) Exploitatieresultaat f. 0 Aantal (gemiddeld) fte: 28,3

Geconsolideerd • Commerciële opbrengsten NV Mensec f. 895.000, commerciële opbrengsten De Vereeniging BV f. 3.260.000 . Horeca-opbrengsten nemen toe van f. 1.700.000 naar f. 2.700.000. Totale commerciële opbrengsten nemen toe van f. 2.300.000 in 1999 naar f. 4.100.000 in 2000. • De totale exploitatiekosten nemen toe van f. 7.200.000 in 1999 naar f. 9.700.000 in 2000 door + f.1.100.000 hogere personeelskosten, f. 650.000 hogere huisvestingskosten, f.300.000 hogere afschrijvingslasten en f.400.000 lagere bijdrage in de initiële kosten in vergelijking met 1999. • Het budgetresultaat 1999 bedraagt f. 707.000 negatief rekening houdend met een bedrag van f.464.000 dat in mindering wordt gebracht op de reguliere exploitatiekosten en ten laste komt van het verbouwingsbudget. De verbetering van het budgetresultaat 2000 t.o.v. 1999 met f. 432.000 komt door enerzijds hogere culturele opbrengsten f. 347.000, hogere commerciële verhuuropbrengsten f. 256.000(niet BV), hogere horeca- en commerciële activiteiten van de BV f.1.577.000, hogere exploitatielasten f. 2.465.000 en een lagere subsidie f.100.000.

Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen l

EXPLOITATIEOVERZICHT NV MENSEC 1997-2001 EXCLUSIEF DEELNEMINGSRESULTAAT BV DE VEREENIGING

1997

1998

1999

2000

Schouwburg Entreegelden Directe voorstellingskosten Saldo op voorstellingen

2.694.250 2.593.753 100.497

3.407.958 3.112.740 295.218

3.517.531 3.343.385 174.146

3.546.877 3.167.402 379.475

Concertgebouw Entreegelden Directe voorstellingskosten Saldo op voorstellingen

1.492.143 1.577.759 -85.616

1.666.061 1.725.612 -59.551

1.686.714 1.687.508 -794

1.763.753 1.622.615 141.138

Zaalverhuur Verhuur/verpachting Overige Opbrengst commerciële verhuur

594.710 113.355 252.745 960.810

768.839 122.274 408.997 1.300.110

698.978 65.583 468.770 1.233.331

141.666 600.182 747.252 1.489.100

Opbrengst horeca Inkoop horeca Brutomarge horeca

257.868 53.876 203.992

0

0

0

Opbrengst catering Inkoop catering Brutomarge catering

6.910 5.516 1.394

0

0

0

Exploitatiekosten (horeca/catering)

9.620

Personeelskosten Huisvestingskosten Exploitatiekosten Algemene kosten Afschrijvingen vaste activa Diverse baten en lasten Intrestbaten en -lasten Totaal exploitatiekosten

3.002.302 1.456.367 406.590 583.290 352.232 132.437 149.518 6.082.736

3.168.942 1.577.927 491.885 648.887 399.297 -21.552 93.707 6.359.093

3.524.509 1.647.248 483.830 587.169 221.485 -383.761 37.562 6.118.042

3.369.285 2.129.825 398.239 493.801 524.670 -32.098 163.387 7.047.109

Exploitatieresultaat Subsidiebudget Budgetresultaat 1997

-4.911.279 3.959.914 -951.365

-4.823.316 4.113.319 -709.997

-4.711.359 4.435.627 -275.732

-5.037.396 4.330.285 -707.111

EXPLOITATIEOVERZICHT BV DE VEREENIGING 1997-2000

Horecaomzet Kostprijs verkopen Brutomarge Omzet commerciële activit. Overige omzet Personeelskosten Huisvestingskosten Exploitatiekosten Algemene kosten Aschrijvingen imm.vaste activa Afschrijvingen mat.vaste activa Overige baten en lasten Totale expl.kosten

1997* 738.848 175.392 563.456

509.501 83.532 52.557 30.375 51.250 28.051

1998 2.157.108 518.158 1.638.950

1999 1.660.683 456.992 1.203.691 3.536

2000 3.229.889 823.892 2.405.997 588.726 9.155

1.202.818 108.406 171.565 45.442

2.173.105 814.687 286.234 111.884

755.266

1.457.223 219.499 122.488 53.300 123.000 64.957 -7.201 2.033.266

4.044 -395.856 1.136.419

5.492 -461.615 2.929.787

Bedrijfsresultaat Intrest baten en lasten

-191.810 -2.466

-394.316 -68.821

70.808 -70.808

74.091 -74.091

Exploitatieresultaat

-194.276

-463.137

0

0

EXPLOITATIEOVERZICHT NV MENSEC 1997-2001 INCLUSIEF DEELNEMINGSRESULTAAT DE VEREENIGING BV 1997

1998

1999

2000

Schouwburg Entreegelden Directe voorstellingskosten Saldo op voorstellingen

2.694.250 2.593.753 100.497

3.407.958 3.112.740 295.218

3.517.531 3.302.738 214.793

3.546.877 3.167.402 379.475

Concertgebouw Entreegelden Directe voorstellingskosten Saldo op voorstellingen

1.492.143 1.577.759 -85.616

1.666.061 1.725.612 -59.551

1.686.714 1.687.508 -794

1.763.753 1.622.615 141.138

Zaalverhuur Verhuur/verpachting Overige Opbrengsten commerciële verhuur

594.710 113.355 252.745 960.810

768.839 122.274 408.997 1.300.110

698.978 65.583 468.770 1.233.331

141.666 600.182 747.252 1.489.100

Opbrengst horeca Inkoop horeca Brutomarge horeca

257.868 53.876 203.992

0

0

0

6.910 5.516 1.394

0

0

0

9.620 503.692 699.458

1.523.579 1.523.579

1.089.478 1.089.478

2.666.286 2.666.286

Personeelskosten Huisvestingskosten Exploitatiekosten Algemene kosten Afschrijvingen vaste activa Diverse baten en lasten Intrestbaten en -lasten Totale exploitatiekosten

3.503.076 1.489.899 462.452 609.323 431.535 132.435 151.984 6.780.704

4.618.842 1.678.460 613.304 695.544 587.254 -9.980 162.385 8.345.809

4.714.446 1.695.654 652.693 631.201 225.529 -779.726 108.370 7.248.167

5.810.465 2.350.830 672.488 605.685 530.162 -493.713 237.478 9.713.395

Exploitatieresultaat Subsidiebudget Budgetresultaat 1997-2000

-5.105.555 3.959.914 -1.145.641

-5.286.453 4.113.319 -1.173.134

-4.711.359 4.435.627 -275.732

-5.037.396 4.330.285 -707.111

Opbrengst catering Inkoop catering Brutomarge catering Exploitatiekosten (horeca/catering) Opbrengsten BV Vereeniging Opbrengsten horeca

Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen

Recommend Documents