Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen

Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen

Onderzoek Park ‘44 Januari 2007

Colofon De Nijmeegse Rekenkamer: De Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen (verder de Rekenkamer) bestaat uit raadsleden, heeft een externe voorzitter en wordt ondersteund door een ambtelijk secretaris. Zij heeft een onafhankelijke positie binnen de gemeente. Haar doel is de gemeenteraad een extra handvat te bieden zijn controlerende taak uit te voeren. De Rekenkamer voert onderzoek uit, waarbij zij antwoord wil krijgen op vragen zoals: zijn de doelen van het gemeentelijk beleid bereikt? Zijn de voorbereiding en de uitvoering van het beleid efficiënt verlopen? Welke aanbevelingen zijn nodig om de doeltreffendheid te vergroten? De Rekenkamer voert zelf onderzoek uit. In de onderzoeken wordt altijd teruggekeken naar het verleden, met als nadrukkelijke bedoeling te leren voor de toekomst. Jaarlijks stelt de Rekenkamer een onderzoeksplan op, waarin wordt aangegeven welke onderzoeken in uitvoering worden genomen. Ieder jaar doet de Rekenkamer in ieder geval onderzoek naar de jaarstukken. Daarnaast voert zij enkele onderzoeken uit die gericht zijn op de doeltreffendheid, doelmatigheid en/of rechtmatigheid op specifieke beleidsterreinen of onderdelen daarvan.

Samenstelling: Leden:

P. Breukers A. Hillen H. van Hooft jr. H. Veldman B. van Zijll de Jong – Lodenstein

Voorzitter:

L. Dolmans

Secretaris:

J. Smink

Contact: Post:

Postbus 9105 6500 HG NIJMEGEN

Telefoon:

024 – 3292338

E-mail:

[email protected]

Website:

www.nijmegen.nl/gemeente/bestuur&politiek/rekenkamer

Onderzoek Park ‘44

Inhoudsopgave

Samenvatting Leeswijzer 1.

Aanleiding voor onderzoek Park ‘44

1

2.

Werkwijze

2

3.

Bevindingen

5

De voorbereiding van het project door de gemeente

5

De besluitvorming en communicatie over de hoogte van de bijdrage van de

10

Stichting De besluitvorming en communicatie over de onderbouwing van de bijdrage van

14

de Stichting De besluitvorming en communicatie over de betalingsregeling met de Stichting

16

De afhandeling van de brief van de heer Splinter aan de gemeenteraad dd 9

19

november 2005 De afhandeling van opmerkingen en klachten over de werkwijze van de

22

gemeente 4.

Reactie van de heer Splinter

24

5.

Slotbeschouwing van de Rekenkamer

25

Bijlage 1

Tekst actuele motie Park ‘44

Bijlage 2

Brief van de heer Splinter aan de gemeenteraad betreffende Park ’44

Bijlage 3

Antwoord op de brief van de heer Splinter aan de gemeenteraad

Bijlage 4

Brief van de Rekenkamer aan de raad betreffende de aanpak van het onderzoek

Bijlage 5

Collegebesluiten- en voorstellen van 5 en 26 april 2005 betreffende Park ’44





Samenvatting De raad heeft ons op 10 mei 2006 gevraagd een quick scan uit te voeren naar de financiële verantwoording over Park ’44. Bij de start van ons onderzoek hebben wij het volledige dossier van het project Park ‘44 opgevraagd. Het dossier bleek niet volledig. Daarop is ons een aantal stukken nagestuurd. Voor het verkrijgen van een redelijk volledig beeld hebben wij tevens zelf diverse stukken moeten verzamelen. Wij hebben bij het bekijken van het proces als specifieke norm gehanteerd de duidelijkheid van de afspraken en de kwaliteit van de naleving ervan. Daarnaast hanteerden wij algemene normen van zorgvuldigheid en controleerbaarheid. Naar aanleiding van het doornemen van het dossier en de aanvullend verzamelde stukken, hebben wij de volgende kritische opmerkingen bij het project:

De voorbereiding van het project door de gemeente De voorbereiding van het project lang heeft geduurd (bijna twee jaar). Als één van de oorzaken zien wij dat bij het bepalen van de (on)mogelijkheden van het project sprake was van een hoge mate van risicomijding. Over de (on)mogelijkheden van het project heeft veelvuldig overleg plaatsgevonden met de heer Splinter. Verder valt op dat er veel ambtenaren bij de voorbereiding betrokken zijn geweest, dat de projectleiding een aantal malen is gewijzigd en dat de gemeentesecretaris (naast de projectleider) een grote rol had in de aansturing van het project en de contacten tussen de gemeente en de Stichting Park ’44 / de heer Splinter. Als gevolg hiervan zijn in onze ogen onduidelijkheden ontstaan over de gemaakte afspraken, zowel intern als met de Stichting / de heer Splinter. Het feit dat diverse afspraken niet op papier zijn vastgelegd, heeft dit nog eens versterkt. De besluitvorming en communicatie over de hoogte van de bijdrage van de Stichting Op 5 april 2005 heeft het college een besluit genomen over de aanleg van Park ’44. Het besluit ging ondermeer in op de maximale kosten en de verdeling van de kosten over de gemeente en de Stichting Park ’44. Dit besluit was niet openbaar. De Stichting is van dit besluit nooit op de hoogte gesteld. Eerder had de heer Splinter al wel een email bericht van de gemeentesecretaris ontvangen, waarin het voorstel aan het college werd aangekondigd en waarin was aangegeven dat een eventueel aanbestedingsvoordeel van de bijdrage van de Stichting afgetrokken mocht worden. Op basis van de haar bekende gegevens heeft de Stichting zelf berekend wat de hoogte van haar bijdrage aan het realiseren en onderhouden van Park ’44 zou moeten zijn (€ 74.000). In een brief van de gemeentesecretaris aan de Stichting is aangegeven dat met deze bijdrage van de Stichting de aanleg van Park ’44 in beginsel haalbaar is. In zijn besluit van 26 april stelt het college echter dat de hoogte van die bijdrage te laag is. Hierbij wordt uitgegaan van andere bedragen dan in het collegebesluit van 5 april, zonder dat deze worden toegelicht. De hoogte van de bijdrage van de Stichting was één van de argumenten voor het college om te besluiten de aanleg van Park ’44 af te blazen. De besluitvorming en communicatie over de onderbouwing van de bijdrage van de Stichting Wij hebben geen stukken aangetroffen waarin de gemeente vooraf aan de Stichting Park ’44 heeft aangegeven op welke wijze zij haar bijdrage diende te onderbouwen. Wij hebben wel een aantal stukken gezien waaruit blijkt dat de gemeente eisen heeft gesteld naar aanleiding van door de Stichting aangeleverde stukken.



De besluitvorming en communicatie over de betalingsregeling met de Stichting Wij hebben geconstateerd dat gelijktijdig met het besluit Park ’44 aan te leggen, een betalingsregeling met de Stichting is vastgesteld. Deze is korte tijd later bijgesteld. Eind 2005 heeft de Stichting de gemeente verzocht om bijstelling van de betalingsregeling. De gemeente is hier medio april 2006 mee akkoord gegaan. De besluitvorming en (interne) communicatie hierover is niet altijd helder geweest. De afhandeling van de brief van de heer Splinter aan de gemeenteraad dd 9 november 2005 Op 9 november 2005 schreef de heer Splinter een brief aan de gemeenteraad. Hij vraagt met deze brief ‘om een onderzoek in te stellen naar de gedragingen van de ambtenaren die dwars hebben gelegen en het gedrag van (onder meer) de wethouder Depla en de gemeentesecretaris in de aanloopfase naar het raadsbesluit van 27 april en daarna’. In de brief heeft de heer Splinter verder uitgebreid beschreven hoe de voorbereiding en uitvoering van het project is verlopen en hoe hij hierbij (niet) is betrokken. De raadscommissie Algemeen Bestuur heeft deze brief besproken in haar vergadering van 14 februari 2006. Het concept-antwoord lag toen tevens ter bespreking voor. De heer Splinter heeft tijdens die vergadering een nadere toelichting gegeven en vragen van de leden van de commissie beantwoord. De commissie was van mening dat het antwoord zoals dat door het college was voorbereid onvoldoende was en bijstelling behoefde. Het college heeft daarop een bijgesteld antwoord opgesteld. In opdracht van de griffier is dit antwoord aan de heer Splinter verstuurd, voordat de raad dat heeft kunnen bespreken. Achtergrond hiervan was dat de raadscommissies na de gemeenteraadsverkiezingen van 6 maart 2006 voorlopig niet meer bij elkaar zouden komen. De brief en het bijgestelde antwoord stonden uiteindelijk weer op de agenda van de raad van 10 mei 2006. De afhandeling van opmerkingen en klachten over de werkwijze van de gemeente Op een aantal momenten hebben de Stichting en / of de heer Splinter aandacht gevraagd voor de wijze waarop zij (niet) bij de uitvoering van het project Park ’44 zijn betrokken. In de richting van de gemeenteraad is dat voor het eerst gebeurd met de brief van 9 november 2005. Daarvoor en daarna hebben de Stichting en de heer Splinter zich gericht tot ambtenaren of (leden van) het college. Eén keer heeft de Stichting een officiële klacht ingediend. Deze was gericht tegen de gemeentelijke projectleider. Verder heeft de burgemeester een verzoek van de heer Splinter voor een gesprek over de gang van zaken afgewezen, omdat zij de brief aan de raad beschouwt als een klacht en zij zich niet in klachtenprocedures wil mengen.

Wij hebben geen reactie ontvangen van het college. De reactie van de heer Splinter / Stichting Park ’44 geeft ons geen aanleiding tot opmerkingen.

Het geheel overziend concluderen wij dat het project Park’44 ernstige tekortkomingen laat zien als het gaat om zorgvuldigheid en controleerbaarheid. Afspraken zijn niet duidelijk en in de uitvoering bestaat verwarring en onenigheid over de naleving ervan. In onze ogen heeft dit bij de extern betrokkenen geleid tot frustratie. Binnen de gemeente heeft dit geleid tot onnodige bureaucratie én tot onevenredig hoge uitvoeringskosten.



Leeswijzer De raad heeft ons op 10 mei 2006 gevraagd een quick scan uit te voeren naar de financiële verantwoording over Park ’44. Wij hebben besloten invulling te geven aan dit verzoek. Onze insteek was, om op basis van het beschikbare dossier, het verloop van het project in zijn geheel te beoordelen en daarbij specifiek aandacht te besteden aan de financiële aspecten. In voorliggend rapport doen wij verslag van ons onderzoek. In hoofdstuk 1 gaan wij in op de aanleiding van het onderzoek. In hoofdstuk 2 beschrijven wij hoe wij bij de uitvoering van het onderzoek te werk zijn gegaan. In hoofdstuk 3 hebben wij onze bevindingen beschreven. Het gaat hierbij om onderdelen van het project waar wij kritische opmerkingen bij hebben. Wij hebben hierbij onderscheid gemaakt naar: •

de voorbereiding van het project door de gemeente

•

de besluitvorming en communicatie over de hoogte van de bijdrage van de Stichting

•

de besluitvorming en communicatie over de onderbouwing van de bijdrage van de Stichting

•

de besluitvorming en communicatie over de betalingsregeling met de Stichting

•

de afhandeling van de brief van de heer Splinter aan de gemeenteraad dd 9 november 2005

•

de afhandeling van opmerkingen en klachten over de werkwijze van de gemeente

Wij hebben per kritische opmerking steeds een korte samenvatting gegeven van wat ons is opgevallen. Wij hebben deze vervolgens meer gedetailleerd uitgewerkt en onderbouwd vanuit de beschikbare stukken. Wij hebben hierbij gebruik gemaakt van citaten uit collegebesluiten, e-mails, brieven, vergaderingen van de raad(scommissie) en dergelijke. Met het oog op de leesbaarheid hebben we per kritische opmerking steeds alleen citaten gebruikt die raken aan het betreffende punt. Omdat in diverse stukken op verscheidene onderwerpen wordt ingegaan (bijvoorbeeld op de hoogte van de bijdrage van de Stichting én op de onderbouwing van de bijdrage door de Stichting), komen deze stukken telkens onder een aantal van de door ons behandelde punten terug. In hoofdstuk 4 is de reactie van de heer Splinter/Stichting Park ’44 opgenomen. In hoofdstuk 5 hebben wij onze slotbeschouwing opgenomen. Wij hebben daarin onze conclusies verwoord. In dit rapport ontbreekt een reactie van het college op onze bevindingen. Op de door ons gestelde deadline (10 januari 12.00 uur) 1 hadden wij deze nog niet ontvangen. In de bijlagen 1 tot en met 5 is meer gedetailleerde achtergrondinformatie opgenomen. Het geheel wordt voorafgegaan door een samenvatting.

1

De deadline is (als onderdeel van een uitgebreider overzicht van de afronding van het onderzoek) ambtelijk (aan de ambtelijke contactpersoon, Bureau Bestuursagenda, stadscontroller) bekend gemaakt op 20 november 2006. Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen




1.

Aanleiding voor onderzoek Park ‘44

In het pinksterweekend van 2003 is Plein ’44 voorzien van een grasmat, met daarin uitgespaard het stratenpatroon van voor het bombardement van 22 februari 1944 op het centrum van Nijmegen. De heer Splinter had hiervoor een verzoek ingediend ‘uit protest tegen het besluit om, hangende de planontwikkeling over en rondom Plein 1944, niets meer aan onderhoud te doen’ 1 . De gemeenteraad heeft dit initiatief omarmd. Hij heeft met de motie ‘van grijs naar groen in een handomdraai’ ingestemd met het idee van de heer Splinter en het college opdracht gegeven ‘alle medewerking te verlenen aan de uitvoering van het idee van de heer Splinter om Plein ’44 tijdelijk een groen aanzien te geven’ (raadsbesluit 14 mei 2003). Na afloop van dat weekend gingen stemmen op Plein 1944 tot de herontwikkeling op deze manier in te richten. De gemeente is nog in juni 2003 gestart met een onderzoek naar de (on)mogelijkheden hiervoor. In mei 2005 heeft de aanleg plaatsgevonden van wat inmiddels Park ’44 werd genoemd. Park ’44 zal tot en met 2007 in stand blijven. Op 10 mei 2006 heeft de gemeenteraad de actuele motie ‘Park 44’ aanvaard2 . Met deze motie is de Rekenkamer gevraagd een quick-scan uit te voeren naar de financiële verantwoording over Park ‘44. Aanleiding voor deze motie was een brief van de heer Splinter aan de gemeenteraad over het verloop van het project én het (concept)antwoord op die brief van het college 3 . In de ogen van de raad bleven er onduidelijkheden bestaan rond de financiering en de financiële afwikkeling van het project. Wij hebben het verzoek van de raad besproken in onze eerstvolgende vergadering op 30 mei. Wij hebben toen besloten invulling te geven aan het verzoek van de raad. We hebben de raad daarover met een brief op de hoogte gesteld. In die brief hebben wij tevens geschetst hoe wij te werk zullen gaan 4 . De gemeenteraad heeft deze brief in zijn vergadering van 28 juni 2006 voor kennisgeving aangenomen.

1

Bron: Gras erover! door J. Splinter (dd 28 november 2003).

2

De tekst van de motie is opgenomen in bijlage 1.

3

De tekst van de brief van de heer Splinter aan de gemeenteraad is opgenomen in bijlage 2. Het concept- en het definitieve antwoord op die brief zijn opgenomen in bijlage 3.

4

De tekst van de brief van de Rekenkamer aan de gemeenteraad is opgenomen in bijlage 4. Wij gaan uitgebreid in op de gehanteerde werkwijze in hoofdstuk 2. Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen 1


2.

Werkwijze

Bij de uitvoering van ons onderzoek zijn wij als volgt te werk gegaan: Wij hebben het volledige dossier van het project Park ‘44 opgevraagd bij de ambtelijke contactpersoon die ons is toegewezen door de stadscontroller. Naar aanleiding van zijn toelichting bij de overdracht van het dossier bleek een aantal (categorieën van) stukken in het dossier te ontbreken. Het ging om: •

Een deel van de correspondentie tussen de gemeente en de Stichting Park ’44 en/of de heer Splinter. Deze stukken zijn ons direct na de overdracht van het dossier toegestuurd door de ambtelijke contactpersoon;

•

De college- en raadsbesluiten rond Park ’44. Wij hebben deze stukken, evenals de notulen van de betreffende raadsvergaderingen, zelf verzameld. Wij hebben aan onze ambtelijke contactpersoon voorgelegd of hetgeen wij hadden verzameld volledig was. Hij heeft dat bevestigd;

•

Verslagen van de behandeling van de brief van de heer Splinter in de commissievergadering en tijdens de Politieke Avond (Burgerronde en Kamerronde). Van deze vergaderingen worden geen verslagen gemaakt. Wij hebben de bandopnames van de relevante vergaderingen laten uittypen.

Vervolgens hebben wij de beschikbare stukken bestudeerd. Conform ons voornemen hebben wij globaal het gehele proces bekeken, waarbij wij bijzondere aandacht hebben besteed aan het aspect financiën. Wij hebben bij het bekijken van het proces als specifieke norm gehanteerd de duidelijkheid van de afspraken en de kwaliteit van de naleving ervan. Daarnaast hanteerden wij algemene normen van zorgvuldigheid en controleerbaarheid. Het ontvangen dossier had het karakter van een werkdossier. De informatie was opgenomen volgens een standaardindeling van projectstappen (opdracht, ontvangen gegevens uitgangspunten, correspondentie in, besprekingsverslagen, planning en financiën, technisch ontwerp, aanbesteding en overdracht). Op basis van het dossier was het niet eenvoudig ons een goed beeld te vormen van het verloop van het project, de (onderbouwing van de) gemaakte keuzes en de afspraken tussen de gemeente en de Stichting Park ’44 / de heer Splinter. De belangrijkste knelpunten waren: •

dat het dossier niet volledig was; al vrij snel werd ons duidelijk dat essentiële stukken ontbraken;

•

dat het dossier een werkdossier betrof; voor de overdracht aan ons is geen selectie van stukken gemaakt, wij hebben zelf moeten beoordelen welke informatie wel en welke niet relevant was;

•

dat binnen de onderscheiden categorieën in het dossier de informatie niet op chronologische volgorde was opgenomen; om zicht te krijgen op het verloop van het project hebben wij de stukken zelf moeten herordenen.

Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen 2


Ook in eerdere onderzoeken zijn wij er tegenaan gelopen dat de dossiervorming te wensen over liet. Wij brengen het nu weer naar voren, omdat wij bij aanvang van het onderzoek juist hebben gevraagd het volledige dossier aan ons te overleggen. Wij brengen het ook onder uw aandacht, omdat wij de wijze van dossiervorming zien als een bron van ondoelmatigheid en onzorgvuldigheid. Bovendien was het voor ons nu alleen door de inzet van veel extra tijd mogelijk u een beeld te schetsen van het verloop van het project. Na bestudering van het dossier (en de aanvullend door ons verzamelde stukken) hebben onze voorzitter en secretaris op 6 oktober 2006 een gesprek gevoerd met de heer Splinter. Het gesprek was er op gericht duidelijkheid te krijgen over het verloop van het project en over de gemaakte afspraken tussen de gemeente en de Stichting Park ’44 / de heer Splinter. In het gesprek heeft de heer Splinter aangegeven dat een aantal afspraken tussen de gemeente en de Stichting / hem alleen mondeling is gemaakt. Verder gaf hij aan dat hij de beschikking heeft over veel stukken. Op ons verzoek heeft hij een deel daarvan aan ons overlegd. Deze stukken waren niet opgenomen in het dossier dat wij van de ambtelijke contactpersoon hadden ontvangen. Het ging hierbij om diverse brieven en e-mailberichten (van de gemeente aan de Stichting / de heer Splinter en omgekeerd), om diverse begrotingen en om notities van de hand van de heer Splinter waarin de begrotingen en/of de werkwijze van de gemeente van commentaar wordt voorzien. Wij hebben de ontvangen stukken bestudeerd en onze bevindingen op basis daarvan rechtstreeks verwerkt in voorliggend rapport. Ondanks onze inspanningen tot dan toe was voor ons op een aantal, in onze ogen essentiële punten, niet duidelijk hoe de vork precies in de steel zat. Wij hebben daarop onze ambtelijke contactpersoon een aantal concrete vragen voorgelegd (19 oktober 2006). Deze vragen zijn in een gesprek tussen de ambtelijke contactpersoon en de voorzitter en de secretaris van de Rekenkamer op 31 oktober 2006 besproken. Ook onze ambtelijke contactpersoon gaf aan dat diverse afspraken tussen de gemeente en de Stichting Park ’44 / de heer Splinter alleen mondeling zijn gemaakt. Als onderbouwing op de mondelinge beantwoording van onze vragen tijdens het gesprek, heeft hij ons een aantal extra stukken overlegd. Deze bleken afkomstig uit het officiële dossier Park ’44 dat nog op de afdeling aanwezig bleek en eerder niet aan ons was overgedragen. Bij de bestudering van deze stukken werd ons duidelijk dat deze reeds, op één tekening na, alle in ons bezit waren. Wij hebben vervolgens besloten op basis van de analyse van de voor ons beschikbare stukken een aantal kritische opmerkingen naar voren te brengen over de uitvoering van het project Park ’44. U treft deze aan in hoofdstuk 3 van dit rapport. Wij hebben deze bevindingen 5 in de periode van 27 november tot en met 4 december 2006 voor ambtelijk hooren wederhoor voorgelegd aan onze ambtelijke contactpersoon. Naar aanleiding van zijn opmerkingen hebben wij onze rapportage op enkele onderdelen aangevuld en gewijzigd.

5

Hoofdstuk 3 en de bijlage 2 en 3 uit het voorliggende rapport. Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen 3


Vervolgens hebben wij ons rapport 6 voor hooren wederhoor voorgelegd aan het college en aan de heer Splinter 7 . Wij hebben hen in de periode van 7 december 2005 tot en met 10 januari 2006 in de gelegenheid gesteld op onze bevindingen te reageren. Van het college hebben wij geen reactie ontvangen. De reactie van de heer Splinter is opgenomen in hoofdstuk 4. In hoofdstuk 5 hebben wij een slotbeschouwing opgenomen. Wij presenteren hierin onze conclusies.

6

De leeswijzer, hoofdstuk 1, 2 en 3 en de bijlagen uit het voorliggende rapport.

7

We hebben de heer Splinter in overweging gegeven ook de voorzitter en de secretaris van de Stichting Park ‘44 te betrekken bij het opstellen van zijn reactie. Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen 4


3.

Bevindingen

Naar aanleiding van ons onderzoek hebben wij een aantal kritische opmerkingen bij de volgende onderdelen van het project Park ‘44: •

de voorbereiding van het project door de gemeente;

•

de besluitvorming en communicatie over de hoogte van de bijdrage van de Stichting;

•

de besluitvorming en communicatie over de onderbouwing van de bijdrage van de Stichting;

•

de besluitvorming en communicatie over de betalingsregeling met de Stichting;

•

de afhandeling van de brief van de heer Splinter aan de gemeenteraad dd 9 november 2005;

•

de afhandeling van opmerkingen en klachten over de werkwijze van de gemeente.

Wij lichten deze punten in het vervolg van dit hoofdstuk toe. Wij starten steeds met een korte samenvatting, vervolgens hebben wij één en ander meer gedetailleerd uitgewerkt en onderbouwd vanuit de beschikbare stukken.

De voorbereiding van het project door de gemeente

Na het doornemen van het dossier en de aanvullend verzamelde stukken valt op dat de voorbereiding van het project lang heeft geduurd (bijna twee jaar). Als één van de oorzaken zien wij dat bij het bepalen van de (on)mogelijkheden van het project sprake was van een hoge mate van risicomijding. Over de (on)mogelijkheden van het project heeft veelvuldig overleg plaatsgevonden met de heer Splinter. Verder valt op dat er veel ambtenaren bij de voorbereiding betrokken zijn geweest, dat de projectleiding een aantal malen is gewijzigd en dat de gemeentesecretaris (naast de projectleider) een grote rol had in de aansturing van het project en de contacten tussen de gemeente en de Stichting Park ’44 / de heer Splinter. Als gevolg hiervan zijn in onze ogen onduidelijkheden ontstaan over de gemaakte afspraken, zowel intern als met de Stichting / de heer Splinter. Het feit dat diverse afspraken niet op papier zijn vastgelegd, heeft dit nog eens versterkt. In het volgende overzicht hebben wij één en ander meer gedetailleerd uitgewerkt en onderbouwd vanuit de beschikbare stukken. Het betreft hierbij stukken uit het aan ons overgedragen dossier, maar ook door onszelf verzamelde stukken. Hier en daar hebben wij een opmerking opgenomen.



De voorbereiding van het project heeft lang geduurd Direct nadat Plein ’44 in het pinksterweekend van 2003 was veranderd in Park ’44, is bestuurlijk opdracht gegeven om uit te zoeken of het mogelijk is het plein op deze manier vorm te geven tot de herinrichting in 2008 van start gaat. Op basis van de beschikbare stukken hebben wij geconstateerd dat in juni 2003 gestart is met een inventarisatie van de (on)mogelijkheden bij een aantal direct betrokken ambtenaren. Vervolgens zijn uitwerkingen gemaakt van de kosten voor de uitvoering van het project. Uiteindelijk heeft dit geresulteerd 8

in een collegebesluit op 5 april 2005 en een (niet toegelichte) wijziging daarop op 26 april 2005 . Wij hebben niet kunnen reconstrueren hoe de hoogte van de uiteindelijke kosten exact tot stand is gekomen. Het dossier is niet compleet, diverse tussen-begrotingen zijn niet voorzien van data en na het collegebesluit van 5 april 2005 zijn nog wijzigingen aangebracht in de kosten, zonder dat deze zijn toegelicht. Wij hebben een poging gedaan om inzichtelijk te maken hoe de begroting zich heeft ontwikkeld en waarom diverse bijstellingen hebben plaatsgevonden. Al vrij snel werd ons duidelijk dat ons dit onevenredig veel tijd zou gaan kosten en bovendien geen volledig beeld op zou leveren. Samenvattend willen wij hier over het verloop van de totstandkoming van de begroting en de onderbouwing van de diverse kostenposten opmerken dat wij hebben gezien dat de heer Splinter een aantal begrotingen van commentaar heeft voorzien en hierbij zelfs een keer voor onderbouwing heeft gezorgd met een door hem opgevraagde offerte. In hoeverre hiermee rekening is gehouden bij volgende versies van de begroting wordt uit het dossier niet duidelijk. Op verzoek van de wethouders Depla en Van Hooft heeft de heer Splinter een eigen berekening aangeleverd. Hij heeft dit gedaan in de vorm van de notitie ‘Gras erover!’ (28 november 2003). Hij heeft daarin de posten van de gemeente becommentarieerd en tevens een verklaring gegeven voor de verschillen ten opzichte van zijn berekening. Wat de gemeente met deze notitie heeft gedaan wordt uit het dossier niet duidelijk. Mogelijk dat deze mede de aanleiding is geweest een extern bureau te vragen de verschillende berekeningen naast elkaar te zetten en te beoordelen. Deze second opinion is op 22 april 2004 uitgebracht. Hierin wordt over de kosten geconcludeerd: ‘De ramingen van zowel gemeente als van de heer Splinter zijn inhoudelijk getoetst. Hierbij bleek dat bij een vergelijk van alleen de eindbedragen geen eenduidig beeld gevormd kon worden. Na uitsplitsing van diverse onderdelen bleek de raming van de heer Splinter aan de lage kant en die van de gemeente aan de hoge kant. (…). Het grootste verschil tussen de raming van de heer Splinter en de gemeente Nijmegen is te vinden in de post voor het aanleggen van de grasmat met bijbehorende drainage. Aangezien de offerte van de grasmat welke in de raming van de gemeente Nijmegen is opgenomen niet gespecificeerd is kan deze niet voldoende worden gecontroleerd. (…) Om tot een juist en eenduidig vergelijk te komen tussen de twee ramingen zal er duidelijk aangegeven dienen te worden wat de uitgangspunten zijn en wat de radvoorwaarden’. Vervolgens zijn weer diverse begrotingen gemaakt (en door de heer Splinter van commentaar voorzien). Uiteindelijk lag er een definitieve raming in het college voor op 5 april 2005 9 . Het college heeft deze vastgesteld. Hierop zijn aanpassingen gedaan in het collegevoorstel voor de vergadering van 26 april 2005. Die laatste wijzigingen zijn niet toegelicht. Ook dit voorstel heeft het college vastgesteld.

8

Beide collegebesluiten en achterliggende voorstellen zijn in hun geheel opgenomen in bijlage 5.

9

Bij het collegevoorstel hoort een Plan van Aanpak. Deze was niet (herkenbaar) opgenomen in het dossier. Wij hebben deze niet kunnen betrekken in ons onderzoek. Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen 6


Tijdens de voorbereiding was sprake van een hoge mate van risicomijding De stukken doornemend valt op dat er binnen de ambtelijke organisatie grote bedenkingen zijn bij de haalbaarheid (inhoudelijk en financieel) van het project. Duidelijk wordt dat men niet over één nacht ijs wilde gaan. Dit kan gezien worden als één van de verklaringen voor de lange doorlooptijd van het project. In de eerste gemeentelijke notitie (10 juli 2003) zijn de volgende punten genoemd als onmogelijkheid voor aanleg van het Park: ‘bij een regenbui komt het regenwater vanuit alle omliggende straten zoals de Bloemerstraat, Augustijnenstraat, Broerstraat, Pauwelstraat, Ziekerstraat, Molenstraat en loopt het via Plein 1944 naar Doddendaal / GEEN garantie / Het gras herstelt niet zo snel dat het de volgende dag weer groen is / Geen herstel mogelijk tussen de opbouw en afbouw van evenementen ed / Het niet kunnen waarborgen van continue groen gras / Hoge intensiteit van werkzaamheden op het plein, dit heeft een slechte invloed op de omwonenden (burgers van de gemeente Nijmegen) / Bereikbaarheid van hulpverlenende diensten bij eventuele afsluiting van het plein / continue verzorging van de grasmat met of zonder grasbetontegels zeven dagen per week 52 weken per jaar’. Voor een aanleg in ‘continue gras’ zijn aanvullend de volgende onmogelijkheden genoemd: ‘verwachtingspatroon van de gemeente Nijmegen kan niet worden gewaarborgd door negatieve beïnvloeding zoals scooters, auto’s, betreding e.d. / beeld eventuele vaste looproutes blijven zichtbaar / grasmat verdwijnt 100% bij evenementen / tijdsduur herstel grasmat c.q. opnieuw leggen van een grasmat / HET WEER !!!!!! / afwatering (al het water van hoger gelegen verharding komt uit op het plein) / omgevingsklimaat (in gesloten door bebouwing), open afbouw van evenementen / onderhoud handmatig verwijderen van zwerfvuil / grasmat nimmer bestand tegen aan- en afvoer van materiaal cq materieel dmv transportmiddelen / functiewijziging van het Plein, zoals het betreden met sooters, skateboards ed, gevoeliger voor hondenpoep / vergt meer toezicht en meer inspanning ten aanzien van schoonmaken (reinigen)’. Hoewel dat vanaf het begin van het project de bedoeling was, wordt in het collegevoorstel van 26 april 2005 het onderhoud van het Park door de aandeelhouders nog steeds als risico benoemd. Dit was voor het college één van de redenen om te besluiten het project niet door te laten gaan. Er is uitgebreid gesproken tussen de gemeente en de heer Splinter (en de Stichting) over de (on)mogelijkheden voor Park ’44. In een notitie van de heer Splinter (dd 22 september 2004) troffen wij onder meer aan 10 : ‘Voor alle problemen heb ik oplossingen aangedragen en vaak meer dan één. Telkens weer kreeg ik een nieuwe afdeling of deelprobleempje erbij; want de meneer die daar weer over ging kon uiteraard niets zeggen over dat andere onderdeeltje dat weer op een ander bureau lag: is het niet de kwaliteit van het gras, de drainage en het maaien elke week, dan is het wel de hondenpoep, het zwerfvuil en het terras van de ijssalon, de marktkraampjes voor de boekenbeurs, de automobilisten die willen draaien op het plein, de leveranciers voor de bedrijven, de skaters, de waterafvoer van de Molenstraat en Broerstraat (echt waar!), de ontkoppeling van het riool, de kleur van de muur, de voorlichting over de nieuwe plannen, zwervers en de hangjongeren, de bus op de Burchtstraat, de kermis in het voorjaar, de carnavalstent en de kermis in het najaar en niet te vergeten de Vierdaagse. Als je dat gehad hebt, word je vlak voordat je denkt dat de beslissing genomen gaat worden naar de brandweer gestuurd om daar te praten over hoe je een volle bluswagen over een grasveld laat rijden’.

10

De heer Splinter (en de Stichting Park ’44) hebben dit punt op meerdere momenten aangekaart. Wij hebben ervoor gekozen ter illustratie één van de overzichten van ingebrachte bezwaren hier op te nemen. Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen 7


Er waren veel ambtenaren betrokken bij de voorbereiding van het project Wij hebben gezien dat bij de voorbereiding van het project ruimte is gegeven aan diverse disciplines die op de één of andere manier in hun dagelijks werk te maken hebben of zullen krijgen met Plein / Park ’44. Het gaat dan om (diverse) medewerkers aanleg en onderhoud openbare ruimte, ontwikkelingsbedrijf, evenementenbeleid, bestemmingsplannen, brandweer, toezicht, wijkbeheer, communicatie en parkeerbeheer. Het is ons tevens opgevallen dat niet alleen in de fase waarin de (on)mogelijkheden van Park ’44 onderzocht werden veel ambtenaren bij het project waren betrokken. Zo zijn bijvoorbeeld de vier collegevoorstellen in de periode 5 april 2005 - 3 mei 2005 opgesteld door drie verschillende stellers. Ook de correspondentie tussen de gemeente en de Stichting / de heer Splinter is gevoerd door meerdere medewerkers. De projectleiding is een aantal malen gewijzigd, de gemeentesecretaris had een zware rol in het project Voor zover wij hebben kunnen nagaan is het project in de periode juni 2003 - mei 2005 door drie verschillende projectleiders aangestuurd. Daarbovenop had de gemeentesecretaris een zeer belangrijke rol in de directe aansturing van het project en de contacten tussen de gemeente en de Stichting / de heer Splinter. De inzet van de gemeentesecretaris is in de rondvraag van de collegevergadering van 30 november 2004 aan de orde geweest: ‘De gemeentesecretaris stelt voor dat hij opdracht geeft aan DGG 11 en DSB 12 voor de tijdelijke inrichting van Plein 1944 en dat hij dit proces ook gaat aansturen. (…)’. Diverse afspraken zijn niet op papier gezet Wij hebben geconstateerd dat over diverse afspraken discussie is ontstaan. Op basis van de beschikbare stukken konden wij een aantal in de stukken genoemde afspraken niet plaatsen. Wij hebben dit aan de orde gesteld in de gesprekken met de heer Splinter en onze ambtelijke contactpersoon. Beide gaven aan dat diverse afspraken mondeling zijn gemaakt. Daardoor was (voor ons) niet altijd na te gaan wat exact is afgesproken. === Opmerking GRN 13 : Wij vinden het overigens opvallend dat geen afspraken zijn gemaakt over de wijze waarop de gemeente omgaat met de Stichting Park ’44 en de heer Splinter. Worden zij behandeld als partner waarmee de gemeente samen een project uitvoert. Worden zij behandeld als burgers met een leuk idee dat door de gemeente wordt uitgevoerd? Worden zij …? En wat betekent dat dan voor de manier van werken en communiceren?

11

DGG: Directie Grondgebied.

12

DSB: Directie Stadsbedrijven.

13

GRN: Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen 8


Geen (tussen)evaluatie uitgevoerd In een notitie 14 dd 5 januari 2005 is over de procesbewaking van het project aangegeven: ‘Na afsluiting van elke fase zal door de projectleider gerapporteerd worden over de stand van zaken binnen het project. Deze rapportage behelst de financiële stand van zaken, planning en de kwaliteit van het werk. Gedurende de realisatie zullen afwijkingen gerapporteerd worden. Tevens zal na de oplevering een eindrapportage worden opgesteld waarbij de projectaspecten worden behandeld. Voor een goede procesvoortgang is het belangrijk dat elke processtap goed afgesloten wordt. Daarom zal de volgende fase in het proces niet worden opgestart voordat de producten uit het vorige proces zijn vastgesteld door de opdrachtgever. In een Plan van Aanpak van januari 2005 is aangegeven dat na afloop van het project een evaluatie wordt uitgevoerd. === Opmerking GRN: -

Wij hebben geen rapportages over de uitvoering van de verschillende projectfasen aangetroffen in het dossier.

-

Wij hebben geen evaluatie aangetroffen in het dossier. Ons is mondeling aangegeven dat het steeds de bedoeling is geweest die evaluatie uit te voeren nadat het project in zijn geheel zou zijn afgerond (dus op zijn vroegst in 2008). Wij vragen ons af wat de toegevoegde waarde van zo’n evaluatie is voor de projectonderdelen die dan inmiddels bijna vijf jaar geleden aan de orde waren.

14

De notitie heeft geen titel, het lijkt te gaan om een projectplan dat is opgesteld volgens een vast stramien. Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen 9


De besluitvorming en communicatie over de hoogte van de bijdrage van de Stichting

Op 5 april 2005 heeft het college een besluit genomen over de aanleg van Park ’44. Het besluit ging ondermeer in op de maximale totale kosten en de verdeling van de kosten over de gemeente en de Stichting Park ’44. Dit besluit was niet openbaar. De Stichting is van dit besluit nooit op de hoogte gesteld. Eerder (27 maart 2005) had de heer Splinter al wel een e-mail bericht van de gemeentesecretaris ontvangen, waarin het voorstel aan het college werd aangekondigd en waarin was aangegeven dat een eventueel aanbestedingsvoordeel van de bijdrage van de Stichting afgetrokken mocht worden. Op basis van de haar bekende gegevens heeft de Stichting zelf berekend wat de hoogte van haar bijdrage aan het realiseren en onderhouden van Park ’44 zou moeten zijn (€ 74.000). In een brief van de gemeentesecretaris aan de Stichting (20 april 2005) is aangegeven dat met deze bijdrage van de Stichting de aanleg van Park ’44 in beginsel haalbaar is. In zijn besluit van 26 april stelt het college echter dat de hoogte van die bijdrage te laag is. Hierbij wordt uitgegaan van andere bedragen dan in het collegebesluit van 5 april, zonder dat deze worden toegelicht. De hoogte van de bijdrage van de Stichting was één van de argumenten voor het college om te besluiten de aanleg van Park ’44 af te blazen. In het volgende overzicht hebben wij één en ander meer gedetailleerd uitgewerkt en onderbouwd vanuit de beschikbare stukken. Het betreft hierbij stukken uit het aan ons overgedragen dossier, maar ook door onszelf verzamelde stukken. Hier en daar hebben wij een opmerking opgenomen.



27 03 05

E-mail gemeentesecretaris 15 aan de heer Splinter

In de e-mail is het voorstel dat aan het college wordt gedaan voor zijn vergadering van 5 april opgenomen (zie hierna). Daarbij is tevens aangegeven dat ‘(…) jij tot het college van 19 april de tijd hebt om je aandeel bijeen te brengen minus een eventueel aanbestedingsvoordeel t.o.v. de geraamde 239.000 euro. (…)’. 05 04 05

Collegebesluit (niet openbaar)

Over de hoogte van de kosten is besloten (beslispunt 2): Opdracht te verstrekken voor de aanleg en het onderhoud voor drie jaar onder de voorwaarden dat: a.

de laagste offerte bij de aanbesteding op 13 april past binnen het budget van € 239.000,-

b.

de gemeentelijke bijdrage maximaal € 151.000,- bedraagt

c.

Stichting Park ’44 het resterende bedrag (maximaal € 88.000,-) uiterlijk 19 april 2005, voor de start van de collegevergadering om 9.30 uur bijeen heeft gebracht.

In het achterliggende voorstel is over de hoogte van de kosten en de verdeling daarvan opgenomen: ‘De totale kosten van het plan worden geraamd op € 239.000. Hiervan is € 94.000 bestemd voor voorbereiding en realisatie van het park en € 145.000 voor het beheer in de jaren 2005 tot en met 2007’. (…). Op 13 april wordt het werk aanbesteed. Dan wordt duidelijk of het werk binnen het gestelde budget past en hoeveel Stichting Park ‘44 daaraan moet bijdragen’. === Opmerking GRN: Uit de beschikbare stukken blijkt niet dat de Stichting Park ’44 op de hoogte is gesteld van dit besluit. Navraag bij de heer Splinter heeft opgeleverd dat de Stichting dit besluit niet kent. Wij vinden dat opmerkelijk, omdat met dit besluit de hoogte en de verdeling van de kosten tussen de gemeente en diens partner bij de uitvoering van dit project zijn vastgelegd. Eerder (27 maart 2005) heeft de heer Splinter wel een e-mail van de gemeentesecretaris ontvangen, waarin hij het voorstel aan het college heeft aangekondigd en tevens heeft aangegeven dat een eventueel aanbestedingsvoordeel van de bijdrage van de Stichting mag worden afgetrokken. 18 04 05

Gunning werk aan laagste inschrijver 16

De laagste inschrijving bedraagt € 209.000. Het werk is voor dit bedrag gegund. === Opmerking GRN: Op basis van dit aanbestedingsresultaat, de e-mail van de gemeentesecretaris van 27 maart 2005 en het collegebesluit van 5 april 2005 is onze conclusie dat de bijdrage van de Stichting aan het project € 58.000 zou moeten zijn, namelijk 88.000 (maximale bijdrage Stichting) - 30.000 (aanbestedingsvoordeel). Zowel de Stichting als de gemeente komen uit op andere bedragen (zie hierna). Op basis van de voor ons beschikbare stukken is niet duidelijk hoe zij hiertoe gekomen zijn.

15

Wij hebben geen namen van ambtenaren genoemd; wanneer deze voorkwamen hebben wij deze steeds vervangen door hun functie.

16

Datum afgeleid uit brief van Stichting Park ’44 aan gemeente dd 19 april. Uit het dossier wordt duidelijk dat de periode voor het indienen van de offertes door de aannemers verlengd is, omdat zij niet direct na de offerte-aanvraag over alle noodzakelijke gegevens beschikten om een goede offerte op te stellen. Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen 11


19 04 05

Brief van de Stichting Park ’44 aan de gemeente (college)

In deze brief heeft de Stichting Park ’44 aangegeven haar financiële bijdrage aan de realisatie van Park ’44 rond te hebben. De Stichting rekent in de brief tevens voor hoe zij de hoogte van haar bijdrage heeft berekend: ‘(…). Gisterochtend 18 april werd bekend gemaakt dat de aannemersofferte 209.000 euro is. De kosten die de gemeente daarboven heeft begroot, en deze getallen zijn terug te vinden in de begroting zoals door (GRN: van?) u ontvangen op 20 april 2005 17 , bedragen totaal bijna 16.000 euro. Deze twee bedragen vormen samen de kosten voor de aanleg en het onderhoud van Park ’44 voor de komende drie jaar, zijnde 225.000 euro. Afgesproken was, en in een e-mail bericht van de gemeentesecretaris dd 27 maart 2005 bevestigd, dat de gemeente Nijmegen bereid is 151.000 euro te investeren in Park ’44, mits de stichting op 19 april om 9.30 uur garant kon staan voor het resterende bedrag dat overbleef als de aannemersofferte bekend werd, en dat resterende bedrag is 74.000 euro. (…)’. 20 04 05

Brief van de gemeente (gemeentesecretaris) aan de Stichting Park ‘44

‘Het College van B&W heeft heden kennis genomen van de brief, eveneens van heden, waarin u meedeelt dat de Stichting Park ’44 € 74.000 aan diverse bijdragen en garantstellingen heeft verworven. Met deze bijdrage is, gezien de uitkomst van de aanbesteding, het project Park ’44 in beginsel haalbaar. Ik feliciteer u met dit resultaat. (…)’. 21 04 05

E-mail van de gemeentesecretaris aan de gemeentelijke projectleider

‘Volgens Jac weet hij niet beter dan dat de extra werkzaamheden 18 in het aanbestedingsprotocol zitten. Op basis daarvan heeft hij dekking geregeld. Dus als jullie niet goed hebben gecommuniceerd dat er werkzaamheden buiten de prijs van de aannemer zijn gehouden, dan kan Jac Splinter natuurlijk niet voor de goede dekking zorgdragen. Wil je dit nagaan? Ik zal je zo ook nog even bellen’. 21 04 05

E-mail van de gemeentesecretaris aan de heer Splinter

‘(…). Verder heb ik contact gehad met de gemeentelijke projectleider over het buiten de aanbesteding houden van een deel van de kosten. Het blijft zijn woord tegen het jouwe. Hij stelt duidelijk te hebben aangegeven dat hij heeft verteld wat hij heeft gedaan. Nu heeft menselijke communicatie altijd zijn risico’s, maar verwacht mag worden als jij uitgaat van een lager bedrag dan het oorspronkelijke door ons geraamde bedrag van jou verwacht mocht worden dat je dat met hem nog zou controleren. Dat heeft in ieder geval onvoldoende plaatsgevonden. Wat nu? Ervan uitgaande dat het niet realiseren van het project in deze fase om meerdere redenen niet gewenst is moeten we kijken wat ons nu nog te doen staat. Ik stel voor: -

(…)

-

De aanvullende middelen worden alsnog bij elkaar gebracht’.

=== Opmerking GRN: uit de mail wordt niet duidelijk welke extra middelen bijeen moeten worden gebracht en welk bedrag bedoeld wordt met het oorspronkelijk geraamde bedrag (voor zover wij hebben kunnen nagaan is het oorspronkelijk geraamde bedrag het bedrag dat volgt uit het collegebesluit van 5 april 2005; dit is echter nog lager dan het bedrag waar de Stichting vanuit is gegaan).

17

Niet (herkenbaar) bij beschikbare stukken.

18

Niet duidelijk is op welke extra werkzaamheden wordt geduid. Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen 12


23 04 05

Brief van de Stichting Park ’44 aan de gemeente (gemeentesecretaris)

De Stichting gaat in deze brief (naar aanleiding van de e-mail van de gemeentesecretaris van 21 april 2005) onder meer uitgebreid in op de wijze waarop de hoogte van de kosten en de bijdrage van de Stichting daarin is bepaald. Samenvattend wordt gesteld: ‘Welnu: uit de door ons bekende gegevens kunnen wij niets anders concluderen dan dat er € 74.000 door de stichting bijgedragen moet worden’. 26 04 05

Collegebesluit

Het college heeft op 26 april besloten niet over te gaan tot de aanleg van Park ’44, onder meer omdat de bijdrage van de Stichting (€ 74.000) te laag is: ‘De totale kosten van het plan werden geraamd op € 239.00. Hiervan is € 29.000 bestemd voor voorbereiding en aanpassingen ten behoeve van de bereikbaarheid voor de Brandweer en € 210.000 voor de realisatie van het park. Inmiddels is het werk aanbesteed voor € 209.000. Dat is € 1.000 lager dan geraamd, zodat ook de bijdrage van de Stichting Park ’44 € 87.000 in plaats van € 88.000 kan bedragen’. === Opmerking GRN: Ons is niet duidelijk waar de genoemde bedragen op gebaseerd zijn. Er is sprake van afwijkingen ten opzichte van het collegebesluit van 5 april, zonder dat deze zijn toegelicht. Ná 5 april en vóór 26 april zijn geen collegebesluiten genomen over de kosten van Park ’44. In zijn brief van 20 april heeft de gemeentesecretaris de Stichting laten weten dat ‘met deze bijdrage, gezien de uitkomst van de aanbesteding, het project Park ’44 in beginsel haalbaar [is]’. Op basis van het collegebesluit van 5 april, het aanbestedingsresultaat (18 april) en de e-mail van de gemeentesecretaris van 27 maart, is de bijdrage van de Stichting zelfs € 16.000,00 te hoog. 27 04 05

Raadsbesluit (motie ‘Gras erover!’)

Met het aannemen van deze motie heeft de raad het college opdracht gegeven Park ’44 aan te leggen. 03 05 05

Collegebesluit

Op 3 mei heeft het college besloten Park ’44 aan te leggen.



De besluitvorming en communicatie over de onderbouwing van de bijdrage van de Stichting

Wij hebben geen stukken aangetroffen waarin de gemeente vooraf aan de Stichting Park ’44 heeft aangegeven op welke wijze zij haar bijdrage diende te onderbouwen. Wij hebben wel een aantal stukken gezien waaruit blijkt dat de gemeente eisen heeft gesteld naar aanleiding van door de Stichting aangeleverde stukken. In het volgende overzicht hebben wij één en ander meer gedetailleerd uitgewerkt en onderbouwd vanuit de beschikbare stukken. Het betreft hierbij stukken uit het aan ons overgedragen dossier, maar ook door onszelf verzamelde stukken. Hier en daar hebben wij een opmerking opgenomen.

19 04 05

Brief van Stichting Park ’44 aan de gemeente

De Stichting Park ’44 heeft in deze brief beknopt aangegeven hoe haar bijdrage is samengesteld. 20 04 05

Brief van Stichting Park ’44 aan de gemeente (gemeentesecretaris)

De Stichting Park ’44 heeft in deze brief aangegeven hoe haar bijdrage is samengesteld. Daarbij is per categorie aangegeven om welk bedrag het gaat. In de brief is tevens aangegeven dat aan de gemeente een aantal akten van schenkingen en andere stukken ter inzage wordt gegeven, waaruit blijkt dat de Stichting (op termijn) over de genoemde middelen beschikt. In de brief heeft de Stichting tevens vier opties geschetst voor de wijze waarop het college om kan gaan met de onderbouwing van de Stichting. 20 04 05

Brief van de gemeentesecretaris aan de Stichting Park ’44

‘(…) Om onze besluitvorming definitief af te ronden verzoek ik u ons inzicht te geven in de hardheid van de bijdragen en toezeggingen, danwel ons een bankgarantie of bankverklaring te doen toekomen, zodat wij kunnen vaststellen dat deze gelden inderdaad ter beschikking staan van het project Park ’44. Als wij dit inzicht hebben ontvangen kunnen wij de aannemer opdracht geven een aanvang met de realisatie te maken’. 21 04 05

Stichting Park ’44 heeft inzage gegeven in verklaringen en stukken waaruit blijkt dat de Stichting (op termijn) de beschikking heeft over € 74.000,00

De Stichting heeft dit aangekondigd in haar brief van 20 april 2005; dat dit is gebeurd kan worden opgemaakt uit de e-mail van de gemeentesecretaris dd 21 april 2005 aan de heer Splinter en de brief van de Stichting aan de gemeente dd 23 april 2005. 21 04 05

E-mail van de gemeentesecretaris aan de heer Splinter

‘Ik heb onze financiële afdeling een beoordeling laten doen van de vandaag door jou overlegde stukken. Hun conclusie is dat deze de toets der kritiek niet kunnen doorstaan. Mijn belangrijkste zorgpunten zijn: (…). Ik stel voor: -

jij zorgt alsnog voor hardere garanties conform mijn brief aan jou van woensdag 20 april, waarbij met name veel meer zekerheid over de bovenstaande drie posten moet worden gegeven.

-

(…)’.



23 04 05

Brief van de Stichting Park ’44 aan wethouder Van Hooft

‘Bij deze ontvangt u een overzicht van de op termijn beschikbare gelden van de Stichting Park ’44, stand per 24 april 2005. (…). Het verschil met het afgelopen week is ontstaan omdat er inmiddels al weer aandelen verkocht zijn. (…)’. 23 04 05

Brief van de (voorzitter van de ) Stichting Park ’44 aan de gemeente (gemeentesecretaris)

‘Bedankt voor uw snelle reactie op de brief van 20 april jl., waarin u de Stichting Park ’44 feliciteert met het resultaat en waarin u verklaart dat de 74.000 euro voldoende zijn voor een haalbaar resultaat. U vraagt daarin ook om inzicht in de verklaringen waaruit blijkt dat de Stichting het bovenstaande bedrag ook ter beschikking staan van het project Park ’44. Wij hebben die verklaringen aan u afgegeven op donderdagmiddag 21 april. In uw email bericht van donderdagavond 22.04 uur aan de heer Splinter vraagt u om een nadere toelichting aangaande drie posten van het financiële overzicht. Hieronder een nadere verklaring, waar mogelijk vergezeld van bewijsstukken. (…)’. 25 04 05

Brief van de heer Splinter namens de Stichting Park ’44 aan de gemeente (gemeentesecretaris)

Bij deze brief zijn extra bewijsstukken gevoegd over de beschikbaarheid van delen van de bijdrage van de Stichting aan Park ’44 (door een bank gewaarmerkt bewijs van overboeking van een schenking naar de rekening van Park ’44, kopie van machtiging aangaande de laatste aandelen). 26 04 05

Collegebesluit

Het college heeft op 26 april besloten niet over te gaan tot de aanleg van Park ’44, omdat niet aan de op 5 april gestelde voorwaarden was voldaan (beslispunt 2). Volgens het achterliggende collegevoorstel is de bijdrage van de Stichting te laag (zie blz 13) én heeft de Stichting niet voldaan aan de eisen voor de onderbouwing van de hardheid van haar bijdrage. In het collegevoorstel is over dit laatste aangegeven: ‘Het college heeft op 19 april besloten nadere onderbouwing en garanties te vragen voor de bijdrage van Stichting Park ’44 alvorens tot aanleg te besluiten. (…) Conclusie: de bijdrage van de stichting is te laag en biedt verder voor een deel onvoldoende harde garanties daadwerkelijk betaald te worden’. === Opmerkingen GRN: -

In het collegebesluit (en achterliggende voorstel) van 5 april 2005 zijn geen specifieke eisen geformuleerd voor de onderbouwing van de hardheid van de bijdragen van de Stichting.

-

Op 19 april 2005 is geen collegebesluit genomen over de nadere onderbouwing van en/of garanties bij de

-

In de brief van de gemeentesecretaris dd 20 april 2005 aan de Stichting worden diverse mogelijkheden

bijdrage van de Stichting (wij hebben zowel de openbare als de niet openbare besluitenlijst bestudeerd). voor onderbouwing open gelaten: ‘(…) verzoek ik u ons inzicht te geven in de hardheid van de bijdragen en toezeggingen, danwel ons een bankgarantie of bankverklaring te doen toekomen. (…)’. 27 04 05

Raadsbesluit (motie ‘Gras erover!’)

Met het aannemen van deze motie heeft de raad het college opdracht gegeven Park ’44 aan te leggen. Uit de tekst van de motie is af te leiden dat de raad niet twijfelt aan de hardheid van de bijdrage van de Stichting. 03 05 05

Collegebesluit

Op 3 mei heeft het college besloten Park ’44 aan te leggen.



De besluitvorming en communicatie over de betalingsregeling met de Stichting

Wij hebben geconstateerd dat gelijktijdig met het besluit Park ’44 aan te leggen, een betalingsregeling met de Stichting is vastgesteld. Deze is korte tijd later bijgesteld. Eind 2005 heeft de Stichting de gemeente verzocht om bijstelling van de betalingsregeling. De gemeente is hier medio april 2006 mee akkoord gegaan. De besluitvorming en (interne) communicatie hierover is niet altijd helder geweest. In het volgende overzicht hebben wij één en ander meer gedetailleerd uitgewerkt en onderbouwd vanuit de beschikbare stukken. Het betreft hierbij stukken uit het aan ons overgedragen dossier, maar ook door onszelf verzamelde stukken. Hier en daar hebben wij een opmerking opgenomen.

03 05 05

Collegebesluit

Op 3 mei heeft het college besloten Park ’44 aan te leggen. Op dat moment heeft het college ook besloten ‘Met bijgevoegde brief Stichting Park ’44 te informeren over het besluit en de wijze waarop de bijdrage aan de gemeente betaald dient te worden’ (beslispunt 3). Volgens de concept-brief die onderdeel uitmaakte van het collegevoorstel ziet de betalingsregeling er als volgt uit: ‘(…). Na dit besluit gaan wij ook tot inning van uw bijdrage over. Wij zullen u medio mei een factuur sturen voor € 38.000 en vervolgens 36 maandelijkse facturen van € 1.000. (…)’. === Opmerkingen GRN: -

Wij hebben geconstateerd dat deze brief nooit is verstuurd aan de Stichting. De heer Splinter heeft dit aan ons bevestigd.

-

Wij hebben aan de hand van de beschikbare stukken niet kunnen achterhalen waarom de brief zoals die 3 mei door het college is vastgesteld niet is verstuurd.

07 06 05

Brief van de gemeente (college) aan de Stichting Park ‘44

In deze brief wordt aangegeven hoe de inning van de bijdrage vormgegeven zal worden: ‘ (…). Wij zullen u eind mei een factuur sturen voor € 38.000,- en vervolgens 24 maandelijkse facturen van € 1.500,-. (…)’. === Opmerkingen GRN: -

Deze betalingsregeling wijkt af van die uit de brief zoals die op 3 mei 2005 door het college is vastgesteld (toen was immers naast de eenmalige factuur voor € 38.000,- nog sprake van 36 maandelijkse termijnen van € 1.000).

-

Wij hebben geen collegebesluit kunnen terugvinden (noch in de openbare, noch in de niet openbare besluitenlijst), waaruit blijkt dat de op 3 mei vastgestelde betalingsregeling is gewijzigd.



19 12 05

Brief van Stichting Park ’44 en de heer Splinter aan de gemeente (college)

In deze brief wordt verzocht om aanpassing van de betalingsregeling. Er is daarbij een uitgebreide toelichting opgenomen over de totstandkoming van de totale kosten voor Park ’44, de verdeling van die kosten tussen de gemeente en de Stichting en de wijze waarop de Stichting en de heer Splinter daarbij (niet) zijn betrokken. De brief sluit af met: ‘Kort gezegd: -

de Stichting Park ’44 is nooit volledig en eenduidig geïnformeerd over de reëel te verwachten kosten van

-

de Stichting is en wordt niet geïnformeerd over de daadwerkelijke kosten van de aanleg en het onderhoud

de aanleg en onderhoud en de herstelkosten na evenementen; en de herstelkosten na de evenementen; -

de Stichting heeft zeer veel moeite gedaan om daar inzicht in te krijgen en de afspraken met de gemeente Nijmegen hierover waren dat betalingen zouden zijn gerelateerd aan de werkelijke kosten, die pas aan het eind van het project bekend zouden zijn.

Wij hopen op een spoedig besluit van uw college inzake het stopzetten van de incassoprocedure en rekenen op een vruchtbare, open samenwerking ten gunste van het instand houden van Park ’44’. === Opmerking GRN: uit de beschikbare stukken wordt niet duidelijk wat de (concrete) aanleiding was voor deze brief op dit moment. Onze ambtelijke contactpersoon heeft aangegeven dat de reden hiervoor de door de gemeente gestarte incassoprocedure was. Aanleiding daarvoor was dat de Stichting haar bijdrage niet betaalde. 07 02 06

Overleg tussen gemeente en Stichting Park ’44 over betalingsregeling 19

Op 7 februari 2006 heeft een gesprek heeft plaatsgevonden tussen de voorzitter van de Stichting en de gemeente (gemeentesecretaris en een medewerker van de afdeling Openbare Ruimte) over de betalingsregeling. Er is toen afgesproken dat de Stichting met een alternatief betalingsvoorstel zou komen en dat de incasso-activiteiten tot die tijd worden opgeschort. 26 03 06

Brief van de Stichting Park ’44 aan de gemeente (gemeentesecretaris)

‘Naar aanleiding van onze bespreking van 7 februari 2006 doet de stichting, zoals toegezegd, hierbij een nieuw voorstel voor betaling. (…)’. 28 03 06

Brief van de gemeente (college) aan de heer Splinter

‘(…). Helaas moeten wij nu constateren dat de Stichting haar financiële verplichtingen tot nu toe niet nakomt, met als gevolg dat wij inmiddels een invorderingsprocedure hebben moeten starten. (…)’. === Opmerking GRN: Wij vinden dit een opmerkelijke passage, omdat op 7 februari tussen de gemeente en de Stichting is afgesproken dat de incasso-activiteiten zouden worden opgeschort tot de Stichting een alternatief betalingsvoorstel aan de gemeente had gedaan.

19

Datum afgeleid uit de brief van de Stichting aan de gemeente dd 26 maart 2006 én uit een ongedateerde brief van de gemeente aan de Stichting (beide zijn later in dit overzicht uitgewerkt). Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen 17


? ? 05 20

Brief van de gemeente (college) aan Stichting Park ’44 (cc aan de heer Splinter)

‘(…) Naar aanleiding van deze brief [GRN: gedoeld wordt op de brief van 19 december 2005] heeft er op 7 februari een gesprek plaatsgevonden (…). In dit gesprek is gesproken over de bijdrage van de stichting aan het project en de wijze waarop deze bijdrage betaald zou worden. Er is toen afgesproken dat de stichting een alternatief betaltingsvoorstel zou doen en dat in afwachting hiervan geen incasso activiteiten zouden plaatsvinden. Het alternatieve betalingsvoorstel (zie bijlage) hebben wij op 30 maart 2006 ontvangen. Met de door u voorgestelde betalingsregeling gaan wij akkoord en de facturen zullen conform deze regeling aan u worden verstuurd. De incassoprocedure van de in oktober 2005 verstuurde facturen zal definitief worden stopgezet’. === Opmerkingen GRN: -

De incasso-procedure is na het gesprek van 7 februari en na verzending van deze brief niet stopgezet. Op 21 april 2006 is een herinneringsfactuur voor € 21.700,00 verstuurd aan de Stichting.

-

Ons is aangegeven dat na telefonisch contact tussen de heer Splinter en een medewerker van de afdeling Openbare Ruimte op 25 april 2006 de incassoprocedure wel is stopgezet. Tevens werd aangegeven dat facturering en betaling nu plaatsvinden, zoals vastgelegd in de ongedateerde brief.

20

De brief die wij ontvingen in aanvulling op het aan ons overgedragen dossier, maakte onderdeel uit van een collegevoorstel. Hierin wordt voorgesteld de brief die als bijlage is bijgevoegd vast te stellen. Uit de collegebesluitenlijsten (openbaar, niet openbaar) blijkt dat het college noch deze brief, noch op andere wijze een gewijzigde betalingsregeling heeft vastgesteld. Onze ambtelijke contactpersoon heeft aangegeven dat de brief met collegevoorstel is aangeleverd, maar dat kennelijk door Bureau BestuursAgenda of de gemeentesecretaris is geoordeeld dat collegebehandeling niet nodig was. Op het collegevoorstel is een handgeschreven aantekening opgenomen, dat de brief is verzonden op 18 april 2006. Wij hebben bij de heer Splinter nagevraagd of de Stichting deze brief heeft ontvangen. Dat bleek het geval. Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen 18


De afhandeling van de brief van de heer Splinter aan de gemeenteraad

Op 9 november 2005 schreef de heer Splinter een brief aan de gemeenteraad. Hij vroeg met deze brief ‘om een onderzoek in te stellen naar de gedragingen van de ambtenaren die dwars hebben gelegen en het gedrag van (onder meer) de wethouder Depla en de gemeentesecretaris in de aanloopfase naar het raadsbesluit van 27 april en daarna’. In de brief heeft de heer Splinter verder uitgebreid beschreven hoe de voorbereiding en uitvoering van het project is verlopen en hoe hij hierbij (niet) is betrokken 21 . De raadscommissie Algemeen Bestuur heeft deze brief besproken in haar vergadering van 14 februari 2006. Het concept-antwoord lag toen tevens ter bespreking voor. De heer Splinter heeft tijdens die vergadering een nadere toelichting gegeven en vragen van de leden van de commissie beantwoord. De commissie was van mening dat het antwoord, zoals dat door het college was voorbereid, onvoldoende was en bijstelling behoefde. Het college heeft daarop een bijgesteld antwoord opgesteld. In opdracht van de griffier is dit antwoord aan de heer Splinter verstuurd (28 maart 2006), voordat de raad dat heeft kunnen bespreken. Achtergrond hiervan was dat de raadscommissies na de gemeenteraadsverkiezingen van 6 maart 2006 voorlopig niet meer bij elkaar zouden komen. De brief en het bijgestelde antwoord 22 stonden uiteindelijk weer op de agenda van de raad van 10 mei 2006. In het volgende overzicht hebben wij één en ander meer gedetailleerd uitgewerkt en onderbouwd vanuit de beschikbare stukken. Het betreft hierbij stukken uit het aan ons overgedragen dossier, maar ook door onszelf verzamelde stukken. Hier en daar hebben wij een opmerking opgenomen.

21

De volledige brief is opgenomen in bijlage 2.

22

De tekst van beide brieven is opgenomen in bijlage 3. Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen 19


09 11 05

Brief van de heer Splinter aan de gemeenteraad

De heer Splinter verzoekt in deze brief ‘om een onderzoek in te stellen naar de gedragingen van de ambtenaren die dwars hebben gelegen en het gedrag van (onder meer) de wethouder Depla en de gemeentesecretaris in de aanloopfase naar het raadsbesluit van 27 april en daarna’. In de brief heeft de heer Splinter verder uitgebreid beschreven hoe de voorbereiding en uitvoering van het project is verlopen en hoe hij hierbij (niet) is betrokken. ‘Hieronder een selectie van wat er zoal voorgevallen is’. De heer Splinter noemt de volgende zaken (samengevat door Rekenkamer): er zijn meer dan 50 ambtenaren betrokken geweest bij het project, er kwamen steeds nieuwe problemen naar voren, ambtenaren waren niet goed geïnformeerd over het voortraject, er zijn zeer veel begrotingen opgesteld, ook al was de heer Splinter lid van het projectteam hij werd lang niet uitgenodigd voor de vergaderingen en kreeg informatie niet of laat, de aannemers die is gevraagd offerte uit te brengen zijn niet volledig geïnformeerd, de Stichting is niet volledig geïnformeerd over de collegebesluiten rond Park ’44, wanneer de Stichting wel is geïnformeerd gebeurde dit telefonisch of mondeling, toezeggingen werden niet nagekomen, niemand is verantwoordelijk, iedereen wijst naar elkaar, niemand weet echt hoe het dossier in elkaar zit, suggesties van mijn kant werden zonder meer van tafel geveegd. Concluderend stelt de heer Splinter: ‘Ik ben, mede namens Stichting Park ’44, van mening dat de hele gang van zaken een voorbeeld is van ambtelijk gedrag dat: 1.

aanzienlijk kostenverhogend werkt;

2.

inefficiënt is;

3.

elk burger-initiatief tot een bijdrage aan de stad Nijmegen doodt;

4.

gekenmerkt wordt door een cultuur van ondoorzichtige besluitvorming en verdraaiing van de feiten op alle niveaus, een en ander ten koste van de Raad en de burgerij’.

21 12 05

Raadsbesluit over behandeling van de brief van de heer Splinter

In zijn vergadering van 21/22 december 2005 heeft de gemeenteraad besloten de brief dd 9 november 2005 van de heer Splinter ‘te bespreken in de raadscommissie’. 14 02 06

Vergadering raadscommissie Algemeen Bestuur

De heer Splinter heeft in de commissievergadering een toelichting gegeven op zijn brief dd 9 november 2005 en als onderdeel daarvan een aantal vragen gesteld over de hoogte van de kosten, de wisselingen daarin en de onderbouwing daarvan. Hij is tevens ingegaan op de manier van werken, de communicatie met hem en de Stichting en de betalingsregeling. De commissie heeft aangegeven dat zij graag antwoord wil krijgen van het college op de vragen die de heer Splinter heeft gesteld. Het college heeft gereageerd op de toelichting van de heer Splinter. De portefeuillehouder heeft aangegeven dat hij de opmerkingen dat de voorbereidingen lang geduurd hebben deelt. Hij heeft hierbij aangegeven dat dit met name te maken had met zorgvuldigheid; in zijn ogen was er binnen de gemeente sprake van een positieve grondhouding. Hij spreekt de opmerkingen van de heer Splinter (in zijn brief) over de manier van werken binnen de gemeente tegen. De commissie heeft in haar vergadering geconcludeerd dat het concept-antwoord onvoldoende was. De voorzitter sloot het agendapunt als volgt af: ‘Ik geloof dat de commissie echt behoefte heeft aan een aangepaste, veel helderder en veel duidelijker brief ook gericht op de vragen die de heer Splinter stelt. Maar de wethouder heeft een toezegging op dat punt gedaan. Wij wachten dat af en wellicht dat er in de nieuwe raad nog behoefte is om over die brief te praten, anders gaat die in de richting van de heer Splinter. Ik denk dat we hem wel willen zien in commissieverband’.



28 03 06

E-mail van de griffier aan een medewerker Bureau BestuursAgenda

‘De cie AB heeft eerder gevraagd de brief van J. Splinter te willen beoordelen. Op dit moment zijn er geen commissies aan het werk en dat kan nog zeker een maand duren. Mijn verzoek aan jou is de brief naar Splinter te sturen, ons een kopie daarvan te geven. Wij zorgen ervoor dat de raad hierover geïnformeerd wordt. Mogelijk is het nog een onderwerp van gesprek in de cie. Dat laten we t.z.t. weten’. 28 03 06

Brief van de gemeente (college) aan de heer Splinter

Deze brief betreft het aangepaste antwoord van het college op de brief die de heer Splinter op 9 november 2005 aan de gemeenteraad schreef. Wij hebben geconstateerd dat de brief op enkele onderdelen is uitgebreid ten opzichte van het concept zoals dat voorlag in de vergadering van de raadscommissie Algemeen Bestuur van 14 februari. In dit definitieve antwoord wordt echter niet expliciet ingegaan op de punten die de heer Splinter in zijn brief naar voren brengt (zie hiervoor onder de samenvatting van de brief (of in bijlage 3 voor de brief in zijn geheel), noch wordt expliciet ingegaan op de vragen die hij heeft gesteld in de commissievergadering (zie hiervoor onder de samenvatting van de commissievergadering). De raadscommissie had daar nadrukkelijk wel om gevraagd en de portefeuillehouder had dit ook toegezegd. 10 05 06

Raadsvergadering

De brief van de heer Splinter dd 9 november 2005 en het inmiddels verzonden antwoord daarop dd 28 maart 2006 zijn aan de orde geweest in de Burgerronde, de Kamerronde en de Besluitenronde. -

Burgerronde: De heer Splinter heeft een toelichting gegeven op de gang van zaken tot nu toe rond de realisatie van Park ’44.

-

Kamerronde: Een deel van de aanwezigen kon zich vinden in het antwoord zoals dat door het college is verstuurd een ander deel niet. Opmerking GRN: Ons is opgevallen dat in de discussie niet de afspraken naar aanleiding van de bespreking van de brief in de commissie Algemeen Bestuur van 14 februari 2006 zijn betrokken.

-

Besluitenronde: De raad heeft de motie ‘Park ‘44’ aangenomen, waarmee hij de Rekenkamer verzoekt een quick scan uit te voeren naar ‘de financiële verantwoording over dit onderwerp’.



De afhandeling van opmerkingen en klachten over de werkwijze van de gemeente

Op een aantal momenten hebben de Stichting en / of de heer Splinter aandacht gevraagd voor de wijze waarop zij (niet) bij de uitvoering van het project Park ’44 zijn betrokken. In de richting van de gemeenteraad is dat voor het eerst gebeurd met de brief van 9 november 2005 (zie hiervoor). Daarvoor en daarna hebben de Stichting en de heer Splinter zich gericht tot ambtenaren of (leden van) het college. Wij hebben dit al naar voren gebracht bij de ambtelijke bezwaren voor de aanleg van Park ’44, de onderbouwing van de hardheid van de bijdrage van de Stichting en de toelichting van de heer Splinter op zijn brief aan de raad op 14 februari en 10 mei 2006. Eén keer heeft de Stichting een officiële klacht ingediend. Deze was gericht tegen de gemeentelijke projectleider. Verder heeft de burgemeester een verzoek van de heer Splinter voor een gesprek over de gang van zaken afgewezen, omdat zij de brief aan de raad beschouwt als een klacht en zij zich niet in klachtenprocedures wil mengen. In het volgende overzicht hebben wij de officiële klacht en de genoemde communicatie tussen de heer Splinter en de burgemeester meer gedetailleerd uitgewerkt. Wij hebben hierbij gebruik gemaakt van stukken die wij hebben ontvangen van de heer Splinter. In het aan ons overgedragen dossier van de gemeente was hierover niets opgenomen.

05 07 05

Brief van Stichting park ‘44 aan de gemeente (projectleider (iaa directeur DSB en leden projectteam))

De Stichting dient met deze brief een ‘klacht in over het feit dat Jac. Splinter, als lid van het projectteam, niet betrokken wordt bij zaken over uitvoering en gebruik van Park ’44. (…). De heer Splinter is en wordt doelbewust en stelselmatig buiten elk overleg gehouden en dat is een kwalijke zaak. Telkens weer mogen wij de problemen oplossen die voorkomen hadden kunnen worden als er op een normale manier overleg mogelijk zou zijn. Afspraken die gemaakt zijn, worden gewoonweg veranderd en wij worden telkenmale voor voldongen feiten gezet. (…). Wij vragen met nadruk om een kundig team en ook om overleg te voeren met alle betrokken partijen tezamen. (…) Gezamenlijk overleg zou ons en de gemeente Nijmegen heel wat gedoe en geld bespaard hebben (…)’. 23 11 05

Brief van de gemeente (hoofd Keten Openbare Ruimte) aan de heer Splinter (ontvangen 5 januari 2005)

Met deze brief wordt onder meer gereageerd op de klacht die de Stichting op 5 juli 2005 heeft ingediend: ‘Op 29 augustus hebben wij een gezamenlijk overleg gevoerd in de aanwezigheid van de gemeentelijke projectleider en de voorzitter van uw Stichting Park ’44. Ik ben ervan uitgegaan dat deze bespreking recht deed aan uw opmerkingen over het optreden van de gemeentelijke projectleider en uw kanttekeningen t.a.v. het functioneren van delen van de organisatie gemeente Nijmegen. Het gesprek heb ik als constructief en opbouwend ervaren om met elkaar verder te kijken naar een goed gebruik van het Park door de Nijmeegse burgers en haar gasten. Zo hebben wij duidelijke afspraken gemaakt t.a.v. de boekenmarkt. Bureau Toezicht heeft deze activiteit in haar aandachtsgebieden opgenomen en houdt elke boekenmarkt toezicht op een juist gebruik van de ruimte conform de regelgeving. Voor mij was uw brief aanleiding voor ons gesprek en hebben we alle punten successievelijk doorgesproken’.



19 12 05

E-mail van de heer Splinter aan de burgemeester

De heer Splinter heeft de burgemeester via een e-mail verzocht op korte termijn een gesprek te voeren over de wijze waarop de realisatie van Park ’44 tot nu toe in zijn werk is gegaan. Uit de e-mail: ‘Zowel u als ik willen van Nijmegen een leukere stad maken. Park ’44 is een van die kleine verbeteringen in de stad waar mensen veel plezier aan beleven. De realisatie kende echter enkele strubbelingen die binnenkort openbaar gemaakt gaan worden. Graag zou ik u persoonlijk op de hoogte willen brengen van een aantal zaken die zich afgespeeld hebben bij de totstandkoming van Park ’44. Voordat één en ander nodeloos breed wordt uitgemeten in de media wil ik u informeren wat er zoal gebeurd is. We hebben het dan over een demotiverende en ondoorzichtige bureaucratie, een minachting van burgers in de stad en een ontoegankelijk en weinig coöperatief ambtenarenapparaat van hoog tot laag. Ernstige beschuldigingen inderdaad. Daarom ook dit dringende verzoek. (…)’. 24 01 06

Brief van de burgemeester aan de heer Splinter

De burgemeester heeft per brief afwijzend gereageerd op het verzoek van de heer Splinter dd 19 december 2005 voor een gesprek over de realisatie van Park ’44. Uit de brief: ‘(…). U hebt inmiddels ook een brief geschreven aan de gemeenteraad waarin u verzoekt om een onderzoek (GRN: gedoeld wordt op de brief van 9 november 2005). Ik interpreteer uw brief als een klacht, en weet dat u inmiddels ook contact heeft gehad met één van onze klachtencoördinatoren (…). Hij heeft u geadviseerd om uw klacht op papier te zetten. Uw klacht kan dan de gebruikelijke klachtenprocedure van de gemeente doorlopen. Een persoonlijk gesprek met mij is daarbij weinig zinvol, omdat het niet gepast is dat ik mij in een klachtenprocedure meng. Ik hoop dat ik u hiermee voldoende heb geïnformeerd’. === Opmerking GRN: Hoewel de burgemeester de brief van de heer Splinter aan de raad beschouwt als een klacht is deze niet als zodanig afgehandeld (omdat deze niet volgens de klachtenprocedure bij de gemeente is aangeleverd?).



4.

Reactie van de heer Splinter / Stichting Park ‘44

Wij ontvingen op 9 januari de volgende reactie van de heer Splinter / Stichting Park ’44 23 :

Geachte leden van de Rekenkamer, Wij, Jac. Splinter en de Stichting Park ‘44, wensen hierbij onze waardering uit te spreken voor het werk van de Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen (GRN). Het voorliggend rapport toont systematisch en onbevooroordeeld de relevante feiten en is aantoonbaar het resultaat van grondig vooronderzoek in een weerbarstige materie. Los van de waardering voor de werkwijze bevestigt dit onafhankelijk rapport onze ervaringen terzake van de (in)transparantie en de stijl van communicatie door en organisatie van de gemeente Nijmegen in de context van het project Park ‘44. Wel acht de Stichting Park ‘44 het nog zinvol om hier haar rol en positie in dit project expliciet te duiden. Deze rechtspersoon is opgericht om als een identificeerbare, onafhankelijke beheerder te fungeren van de gelden die door of namens de heer Splinter van derden worden verkregen om de niet-gemeentelijke financiering van het project rond te krijgen. Analoog aan de opmerking van de GRN op p. 8 van haar rapport verkeert de Stichting zelf ook in onzekerheid over de juridische status van haar verhouding tot de gemeente en van de afspraken/overeenkomsten die tussen haar en de gemeente bestaan. Wij constateren dat de afstand in tijd en positie die het onderzoek van de Rekenkamer heeft tot de gebeurtenissen van (met name) april 2005 zeer verhelderend werkt. Enerzijds weerspiegelt de moeite die de Rekenkamer heeft gehad om tot een geordende reconstructie te komen van de communicatie, voorgestelde bedragen, verantwoording van berekeningen etc., en het feit dat zelfs op afstand geen goed overzicht is te krijgen (zie bijvoorbeeld de opmerking van de GNR op p. 3, derde alinea, maar ook elders) de chaos waarvoor de heer Splinter en ook de Stichting zich destijds gesteld voelden. Anderzijds komt uit het rapport naar voren (zie bijvoorbeeld p. 11-13), dat een zeer grote druk op ons werd uitgeoefend om binnen enkele dagen toezeggingen te doen over de hoogte van de bijdrage van de Stichting, en aldus werd in feite de go/no go-beslissing op het allerlaatste moment bij (met name) de Stichting gelegd. Wij erkennen dat wij zelf in deze omstandigheden fouten hebben gemaakt bij het doen van toezeggingen - fouten die, achteraf bezien, uitsluitend voortkomen uit hun onbekendheid met het besluit van 5 april 2005 (zie p. 11) en uit het feit dat de gemeente ondanks herhaald aandringen onvoldoende (eenduidig) inzicht gaf in de kosten die zij op een of andere manier bij het aanbestedingsbedrag optelde. Uit het rapport kan worden afgeleid dat wij bij herhaling voor faits accomplis werden gesteld en dat de tijdsdruk buitengewoon hoog was. Wij onderschrijven de conclusie van de Rekenkamer op p. 11 en 13 dat de bijdrage van de Stichting aan het project maximaal € 58.000 diende te bedragen. Intransparantie rondom de besluitvorming, berekeningswijze en communicatie hebben ons destijds doen dwalen bij het doen van toezeggingen over het bedrag dat de gemeente meende te kunnen stellen als voorwaarde voor het al dan niet doorgaan van het project. Hoogachtend,

voorzitter Stichting Park ‘44

23

Op het moment dat wij de heer Splinter in het kader van hooren wederhoor in de gelegenheid hebben gesteld om te reageren op onze bevindingen, hebben wij hem in overweging gegeven daarbij ook de voorzitter en secretaris van de Stichting Park ’44 te betrekken. Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen 24


5.

Slotbeschouwing van de Rekenkamer

Op verzoek van de gemeenteraad hebben wij onderzoek gedaan naar de uitvoering van het project Park ’44 . Wij hebben daarvoor de het verloop van het project in zijn geheel bekeken en daarbij speciaal aandacht besteed aan de financiële aspecten. Wij hebben in ons onderzoek als algemene normen gehanteerd zorgvuldigheid en controleerbaarheid. Als specifieke norm hanteerden wij de duidelijkheid van de afspraken en de kwaliteit van de naleving ervan.

Het geheel overziend concluderen wij dat het project Park’44 ernstige tekortkomingen laat zien als het gaat om zorgvuldigheid en controleerbaarheid. Afspraken zijn niet duidelijk en in de uitvoering bestaat verwarring en onenigheid over de naleving ervan. In onze ogen heeft dit bij de extern betrokkenen geleid tot frustratie. Binnen de gemeente heeft dit geleid tot onnodige bureaucratie én tot onevenredig hoge uitvoeringskosten.

De controleerbaarheid van het project laat ernstig te wensen over. Belangrijke oorzaak hiervan is dat het dossier verre van volledig is. Dat geldt voor het dossier dat bij aanvang van ons onderzoek aan ons is overgdragen als zijnde het volledige dossier, maar dat geldt ook voor het formele dossier dat wij bijna aan het einde van ons onderzoek ontvingen. Alleen door de stukken die wij aanvullend zelf hebben verzameld én (op ons verzoek) van de heer Splinter hebben ontvangen, was het mogelijk het verloop van het project te beoordelen. Een andere oorzaak van de gebrekkige controleerbaarheid is dat diverse afspraken alleen mondeling zijn gemaakt. Hierdoor is niet vast te stellen wat nu exact is afgesproken. Vanuit het oogpunt van zorgvuldigheid valt in onze ogen het nodige af te dingen op de uitvoering van het project. Wij willen hier de volgende zaken naar voren brengen: •

De (voorbereiding) van de besluitvorming door het college Op 26 april 2005 heeft het college besloten dat de aanleg van Park ’44 niet doorgaat. Volgens het bijbehorende collegevoorstel volgde dit besluit uit eerder genomen besluiten van het college. Dat blijkt echter niet het geval.

•

De communicatie met de Stichting Park ’44 en de heer Splinter Wij zijn van mening dat de communicatie van de gemeente met de Stichting Park ’44 en de heer Splinter niet voldoet aan de daaraan te stellen normen voor zorgvuldigheid. In zijn algemeenheid vinden wij het opvallend dat geen afspraken zijn gemaakt over de wijze waarop de gemeente omgaat met de Stichting Park ’44 en de heer Splinter. Worden zij behandeld als partner waarmee de gemeente samen een project uitvoert? Worden zij behandeld als burgers met een leuk idee dat door de gemeente wordt uitgevoerd? Worden zij …? En wat betekent dat voor de manier van werken en communiceren? Meer specifiek willen wij onze conclusie onderbouwen met de volgende feiten: •

diverse brieven van de Stichting of de heer Splinter zijn laat beantwoord (bijvoorbeeld over de betalingsregeling (na vier maanden) en over de klacht over de gemeentelijke projectleider (na 6 maanden));



•

brieven en e-mails die (in onze ogen) aan de Stichting verstuurd hadden moeten worden, zijn verstuurd aan de heer Splinter (bijvoorbeeld over de hoogte van de bijdrage van de Stichting, over de onderbouwing van de hardheid van de bijdrage van de Stichting en over de afhandeling van de klacht betreffende de gemeentelijke projectleider);

•

de Stichting (en de heer Splinter) zijn niet (schriftelijk) op de hoogte gesteld van diverse belangrijke besluiten (bijvoorbeeld over het collegebesluit van 5 april 2006 en over de laagste inschrijving).

•

De afhandeling van de brief van de heer Splinter aan de gemeenteraad Naar onze mening heeft de raad de brief die de heer Splinter aan hem schreef niet zorgvuldig afgehandeld. Het antwoord op de brief is verstuurd na 4,5 maanden en het antwoord betreft geen antwoord op de gestelde vragen, terwijl de raadscommissie Algemeen Bestuur daar op 14 februari 2006 nadrukkelijk om had gevraagd en de portefeuillehouder dat ook had toegezegd.

•

De afhandeling van klachten Ook de afhandeling van klachten heeft in onze ogen onzorgvuldig plaatsgevonden. De brief met de klacht van de Stichting over de gemeentelijke projectleider is beantwoord aan de heer Splinter. De beantwoording heeft een half jaar op zich laten wachten en in het antwoord wordt voorbijgegaan aan de punten die door de Stichting naar voren zijn gebracht. De burgemeester heeft in haar antwoord op het verzoek van de heer Splinter om een gesprek over het verloop van het project aangegeven dat zij de brief van de heer Splinter aan de gemeenteraad beschouwt als een klacht. Deze is echter niet als zodanig afgehandeld (omdat deze niet volgens de klachtenprocedure is aangeleverd). Wij vinden het overigens opmerkelijk dat de burgemeester er voor kiest om in dit geval te kiezen voor afhandeling via de klachtenprocedure. In onze ogen is namelijk sprake van een samenwerkingsverband tussen gemeente en Stichting Park ’44 (en de heer Splinter), waarbij één van de samenwerkingspartners aangeeft niet tevreden te zijn over de wijze waarop de uitvoering loopt. Naar ons oordeel ligt in een dergelijk geval overleg tussen de samenwerkingspartners meer voor de hand.

Er is sprake van onnodige bureaucratie en onevenredig hoge kosten Tijdens ons onderzoek hebben wij ons er in toenemende mate over verbaasd hoe een ogenschijnlijk zo eenvoudig project tot zoiets ingewikkelds kon uitgroeien als wij in de beschikbare stukken en onze gesprekken tegenkwamen. Wij hebben het beeld gekregen van een proces dat om moeilijk te begrijpen redenen met als maar meer condities en regels werd omgeven, wat geleid heeft tot een ondoorzichtig en moeilijk hanteerbaar geheel. Aan het project is hierdoor een zeer groot aantal ambtelijke uren besteed. In onze ogen staat dat aantal niet in verhouding tot de omvang van het project.



Bijlage 1:

Tekst actuele motie ‘Park 44’

In deze bijlage is de integrale tekst van de actuele motie Park 44 opgenomen. Deze motie is op 10 mei 2006 door de gemeenteraad aanvaard.





Bijlage 1:

Tekst actuele motie ‘Park 44’

Hier is de integrale tekst van de actuele motie ‘Park 44’ opgenomen. Deze motie is op 10 mei 2006 door de gemeenteraad aanvaard. De raad der gemeente Nijmegen, bijeen in openbare vergadering op 10 mei 2006, Overwegende dat: •

er rond de financiering van Park ’44 onduidelijkheden zijn;

•

de briefwisseling tussen dhr. Splinter en het college geen duidelijkheid heeft gegeven;

•

er twee wethouders naast elkaar aan dezelfde opdracht hebben gewerkt;

•

daardoor onduidelijkheden zijn gerezen betreffende de financiële afwikkeling tussen de gemeente Nijmegen en de Stichting Park ’44;

Verzoekt de raad een quick-scan te laten uitvoeren door de rekenkamer t.a.v. de financiële verantwoording over dit onderwerp.

Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen Bijlage 1, bladzijde 1




Bijlage 2:

Brief van de heer Splinter aan de gemeenteraad betreffende Park ’44

In deze bijlage is de integrale tekst van de brief van de heer Splinter aan de raad betreffende de aanpak van het project Park ’44 opgenomen.





Bijlage 3:


In deze bijlage is de integrale tekst van het antwoord op de brief van de heer Splinter aan de gemeenteraad (zie bijlage 2) opgenomen, zoals die is verstuurd aan de heer Splinter op 28 maart 2006. Dit antwoord is opgesteld door het college en voordat het besproken is in de gemeenteraad verzonden aan de heer Splinter. Dit is gebeurd in opdracht van de griffier, omdat de raadscommissies (na de gemeenteraadsverkiezingen van 6 maart 2006) voorlopig niet bij elkaar komen. Een concept-antwoord is wel besproken door de gemeenteraad (14 februari 2006 in de raadscommissie Algemeen Bestuur). De raadscommissie vond dat het concept-antwoord onvoldoende inging op de punten zoals die door de heer Splinter in zijn brief én in de commissievergadering naar voren zijn gebracht. De commissie heeft het college opdracht gegeven een antwoord voor te bereiden waarin wel op die punten wordt ingegaan. De wethouder heeft in de commissievergadering toegezegd dat dat zou gebeuren. De tekst van het uiteindelijke antwoord betreft de tekst van de concept-brief met enkele aanvullingen. Wij hebben deze aanvullingen in renvooi opgenomen.





Bijlage 3:


Hierna is de integrale tekst van de brief opgenomen, zoals die is verstuurd aan de heer Splinter op 28 maart 2006. De brief betreft het antwoord op de brief van de heer Splinter van 9 november 2005 (zie bijlage 2). De concept-versie van deze brief is besproken in de commissie Algemeen Bestuur van 14 februari 2006. De raadscommissie heeft het college toen opdracht gegeven het antwoord aan te passen. Wijzigingen ten opzichte van de concept-brief zijn in renvooi aangegeven.

Geachte heer Splinter, Op 9 november 2005 schreef u een brief aan de Raad van de gemeente Nijmegen. De Raad heeft in haar vergadering van 21 en 22 december jl. besloten uw brief door ons college te laten beantwoorden. In uw brief schetst u een beeld van de lange voorbereidingsgeschiedenis van park’44. U hebt gelijk dat er op bepaalde momenten tot begin 2005 onnodig tijd verloren is gegaan. Anderzijds is vanaf begin 2005 voortvarend gewerkt en is het project succesvol gerealiseerd. Risico’s Ons college stond en staat welwillend tegenover uw initiatief. Maar wij hebben ook steeds op de risico’s gewezen. Veel tijd en aandacht zijn uitgegaan naar de fysieke risico’s: is een park op een dermate intensief gebruikt plein wel in stand te houden. Uiteindelijk hebben we hier voldoende zekerheid over gekregen. En anderzijds hebben wij gewezen op de financiële risico’s. Voor ons is steeds voorwaarde geweest dat uw stichting een bijdrage in de kosten zou leveren. Kosten “wat kost zoiets nou” U geeft aan dat er meerdere begrotingen zijn gemaakt en dat er telkens andere bedragen uitkwamen. Zoals u ongetwijfeld zult weten bestaat een ontwerpproces altijd uit meerdere fases en in vrijwel elke fase wordt een kostenraming opgesteld. Afhankelijk van de fase waarin het proces verkeert en de gedetailleerdheid is een raming meer of minder accuraat. Normaal werkt een ontwerpproces van grof naar fijn, van weinig gedetailleerd naar zeer gedetailleerd, Park 44 was hierop geen uitzondering. Uit de eerste zeer globale ramingen zijn kosten gekomen die veel te hoog waren. Dit is onder andere een gevolg van het grote aantal ingeschatte risico’s die moeilijk te ramen zijn. In de latere ramingen is het aantal risico’s afgenomen en zijn de kosten -mede als gevolg van externe toetsing en opmerkingen uwerzijds- naar beneden bijgesteld. Het aanvragen van een offerte in de ontwerpfase bij een of meerdere aannemers is iets dat altijd vermeden wordt uit het oogpunt van concurrentie. Uit eerlijkheid zou een aannemer die een (oriënterende) offerte heeft ingediend niet meer kunnen meedoen aan de aanbestedingsprocedure omdat deze voorkennis en daarmee voorsprong heeft op de concurrentie. De totale kosten van het project bedragen € 239.000. Hiervan neemt de gemeente Nijmegen € 165.000 voor haar rekening. De Stichting draagt € Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen Bijlage 3, bladzijde 1


74.000 bij. Deze bijdrage bestaat uit twee delen, te weten € 25.000 vergoeding van de aannemer voor onderhoud door de stichting en € 49.000 bestaande uit giften en de opbrengst van de verkoop van aandelen. Voor het eerste bedrag staat de aannemer garant ook indien de stichting haar verplichtingen niet nakomt. Voor het tweede bedrag heeft ons college ondanks herhaaldelijk verzoek nooit een afdoende garantieverklaring van de Stichting gekregen. Helaas moeten wij nu constateren dat de Stichting haar financiële verplichting tot nu toe niet nakomt, met als gevolg dat wij inmiddels een invorderingsprocedure hebben moeten opstarten. Aanbestedingsbeleid “wij zijn verantwoordelijk, dus wij besteden alles uit” Het aanbestedingsbeleid van de gemeente Nijmegen is door het bestuur vastgesteld en als zodanig uitgangspunt voor alle werken en diensten die de gemeente uitbesteedt. De aanleg van Park 44 is daarop geen uitzondering. Dit bestek is aanbesteed als een UAV-GC contract, een contractvorm waarbij aanleg en onderhoud in een contract zijn geïntegreerd. Het voordeel hiervan is dat er met één partij wordt gewerkt voor de aanleg en het onderhoud. Zodoende kan op een effectieve wijze gebruik gemaakt worden van de kennis die een opdrachtnemer in huis heeft. “van kastje naar de muur” Het geschetste beeld is een beeld van een slecht functionerende ambtelijke organisatie tijdens de werkzaamheden voor het Park 44 project. Zeer waarschijnlijk was bij het project Park 44 de wet van behoud van ellende van toepassing. Uiteraard is dit geen excuus en dienen alle projecten die onder verantwoordelijkheid van de gemeente worden uitgevoerd goed te verlopen. Naar onze mening verloopt de overgrote meerderheid van de projecten ook goed en helaas was park 44 tot begin 2005 hierop een uitzondering. Vooropgesteld dat er geen opzet of kwade wil in het spel was kan alleen maar worden geconcludeerd dat het tot het begin van 2005 slecht gesteld was met de voortgang van het project en de communicatie met de stichting Park 44. Zoals eerder in deze brief al aangegeven is er vanaf het begin van 2005 voortvarend aan het project gewerkt en er ligt nu dan ook een mooi park op het plein. Deze voortvarendheid is af en toe zo groot geweest dat daardoor de communicatie met de stichting park 44 soms in het gedrang kwam. Besluitvorming Op 5 april 2005 nam ons college een voorwaardelijk besluit, namelijk het park aan te leggen onder voorwaarde dat: a. de laagste offerte bij de aanbesteding op 13 april 2005 past binnen het budget van € 239.000 b. de gemeentelijke bijdrage daarin maximaal € 151.000 bedraagt c. Uw Stichting het resterende bedrag (maximaal € 88.000) uiterlijk 19 april 2005 bijeen heeft gebracht. Op 26 april 2005 besloot ons college het park niet aan te leggen omdat uw stichting onvoldoende zekerheid bood voor de door u te leveren bijdrage. Vervolgens droeg de gemeenteraad ons bij motie op 27 april 2005 op toch tot aanleg van het park over te gaan. Wij hebben toen nogmaals geprobeerd meer financiële zekerheid te verkrijgen. Dit leidde tot de bankgarantie van de aannemer van € 25.000. Uw stichting heeft ook toen geen volledige garanties gegeven voor uw bijdrage. Desondanks besloten wij op 3 mei 2005 het park aan te leggen. Bij brief van 26 mei 2005 hebben wij u bericht dat wij starten met de inning van uw bijdrage. Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen Bijlage 3, bladzijde 2


Ambtelijk gedrag Uw opmerking over “wantoestanden in het gemeentelijk apparaat” nemen we voor kennisgeving aan. Daarnaast suggereert u obstructie door het ambtelijk en bestuurlijk apparaat. Wij zijn er van overtuigd dat van obstructie geen sprake is geweest of zal zijn. Zoals aangegeven hebben wij ingestemd met uitvoering van het plan voor Park 44 ondanks een magere financiële onderbouwing. Daarnaast is er voor het plan van Park 44 altijd medewerking verleend vanuit het ambtelijk en bestuurlijk apparaat. Hoogachtend, college van Burgemeester en Wethouders van Nijmegen, De Burgemeester,

De Secretaris,

mevr. dr. G. ter Horst

ir. H.K.W. Bekkers





Bijlage 4:


In deze bijlage is de integrale tekst van onze brief aan de raad betreffende de aanpak van ons onderzoek Park ’44 opgenomen. Deze brief is in afschrift verzonden aan het college en de heer Splinter.





Bijlage 4:


Hierna is de integrale tekst van onze brief aan de raad betreffende de aanpak van ons onderzoek Park ’44 opgenomen. Deze brief is in afschrift verzonden aan het college en de heer Splinter.

Geachte leden van de Gemeenteraad, In uw vergadering van 10 mei jl. heeft u de actuele motie ‘Park 44’ aangenomen. Met deze motie verzoekt u de Rekenkamer een quick scan uit te voeren naar de financiële verantwoording over Park 44. Wij hebben dit verzoek besproken in onze eerstvolgende vergadering (30 mei 2006). Daarin hebben wij besloten dat wij invulling geven aan uw verzoek. Wij verzamelen daartoe feiten op de volgende manier: 1.

Wij vormen ons een beeld van het verloop van het proces aan de hand van een feitenrelaas en bijbehorende stukken. Hierbij bekijken wij globaal het gehele proces, waarbij het aspect financiën onze bijzondere aandacht heeft;

2.

Wij voeren een gesprek met de ambtelijke contactpersoon (ons inmiddels aangewezen door de stadscontroller);

3.

Wij voeren een gesprek met de heer Splinter; de aanleiding van de motie lag immers in de brief die hij op 9 november 2005 aan de Gemeenteraad schreef omtrent het project Park 44.

Op deze manier willen wij u inzicht geven in het verloop van het (financiële) proces van dit project; wij streven ernaar daarbij tevens leerpunten aan te reiken voor dergelijke projecten in de toekomst. Gezien onze overige prioriteiten kunnen wij voor het verzamelen van het feitenmateriaal maximaal drie dagen uittrekken. Wij rapporteren u op basis van de bevindingen die wij in die tijd aantreffen. Met vriendelijke groet,

L.J.F. Dolmans

J.J. Smink

Voorzitter Gemeentelijke

Secretaris Gemeentelijke

Rekenkamer Nijmegen

Rekenkamer Nijmegen





Bijlage 5:

Collegebesluiten en - voorstellen van 5 en 26 april 2005 betreffende Park ‘44

In deze bijlage zijn achtereenvolgens opgenomen: •

collegebesluit en bijbehorend voorstel dd 5 april 2005 betreffende Park ’44;

•

collegebesluit en bijbehorend voorstel dd 26 april 2005 betreffende Park ’44.

In hoofdstuk 3 (bevindingen) wordt op een aantal plaatsen gerefereerd aan onderdelen van deze collegebesluiten en -voorstellen: •

de voorbereiding van het project door de gemeente;

•

de besluitvorming en communicatie over de hoogte van de bijdrage van de Stichting;

•

de besluitvorming en communicatie over de onderbouwing van de hardheid van de bijdrage van de Stichting.





Collegebesluit en - voorstel 5 april 2005 betreffende Park ‘44 Hierna volgt het collegebesluit van 5 april 2005 betreffende Park ’44. Tevens is de volledige tekst van het achterliggende voorstel opgenomen.




Collegevoorstel Advies: Niet openbaar

Onderwerp

Plein 1944 wordt Park '44

Programma / Programmanummer

IBW-nummer

Grondbeleid / 4310 Portefeuillehouder

P. Depla

Samenvatting

Directie/afdeling, ambtenaar, telefoonnr.

De Nijmeegse kunstenaar Jac Splinter heeft het initiatief genomen om Plein 1944 tot aan de definitieve herinrichting in 2007 om te vormen tot een park: Park ’44. Dit houdt in hoofdlijnen in dat de verharding verdwijnt en wordt vervangen door gras. Hierbij wordt het oude stratenpatroon van voor 1944 in ere hersteld. De kosten van het plan worden geraamd op € 239.000. Hiervan is € 94.000 bestemd voor voorbereiding en realisatie van het park en € 145.000 voor het beheer in de jaren 2005 tot en met 2007. Inwoners van Nijmegen en andere belangstellenden kunnen participeren in Park ’44. Dit kan door één of meerdere aandelen in het park te kopen. Het uitgeven van de aandelen wordt verzorgd door de Stichting Park ’44. Met deze stichting is afgesproken dat zij € 88.000 van de totale projectkosten mee-financieren. Zonder deze inbreng is de investering niet gedekt en wordt het plan niet gerealiseerd. Ons college onderkent risico’s in het beheer van het park, met name voor de grasmat. Desondanks staan wij welwillend tegenover dit initiatief. De risico’s zijn zo goed mogelijk afgedekt door aanleg en instandhouding voor 3 jaar voor een vast bedrag aan een aannemer uit te besteden. Voorstel om te besluiten 1. In te stemmen met het voorgelegde plan voor Plein 1944: Park ‘44 2. Opdracht te verstrekken voor de aanleg en het onderhoud voor drie jaar onder de voorwaarden dat: a: de laagste offerte bij de aanbesteding op 13 april past binnen het budget van € 239.000,b: de gemeentelijke bijdrage daarin maximaal € 151.000,- bedraagt c: Stichting Park ‘44 het resterende bedrag (maximaal € 88.000,-) uiterlijk 19 april 2005, voor de start van de collegevergadering om 9.30 uur bijeen heeft gebracht. 4. In de collegevergadering op 19 april te controleren of aan de voorwaarden is voldaan en wanneer dat zo is toestemming te geven het werk op 20 april aan de laagste inschrijver te gunnen. 5. De gemeentelijk bijdrage te dekken uit: a. participatie-impuls GSB (€ 10.000) b. knelpuntenbudget ISV (€ 20.000) c. PIO budget (€ 20.000) d. onderhoudsbudget Openbare Ruimte (€ 81.000) e. planexploitatie Plein ’44 (€ 20.000)

G520

Datum ambtelijk voorstel

31 maart 2005 Registratienummer

05.0009256

Directies

Paraaf

Verantwoordelijke directie: G500

G100

Directeur

Paraaf

Gemeentesecretaris

Besluit B&W d.d. 5 april 2006

Portefeuillehouder

nummer: 1.16

Datum

Procescoördinatie

: Actieve informatie aan de Raad

Conform advies Aanhouden X Anders, nl. Het college besluit in te stemmen met het voorstel. De burgemeester en wethouder Lucassen tekenen aan tegen het voorstel te stemmen.

Datum

akkoord

Collegevoorstel Park 1944 v1.doc

Collegevoorstel

1

Inleiding

Op initiatief van de Nijmeegse kunstenaar Jac Splinter is Plein 1944 tijdens het pinksterweekend in 2003 voor korte tijd omgevormd in een park: Park ’44. De reacties van de bevolking op dit initiatief waren positief. De definitieve herinrichting van Plein 1944 staat gepland voor 2007/2008. Splinter heeft het voorstel geopperd om tot de aanvang van de werkzaamheden het plein “definitief” om te vormen tot Park ’44. Dit initiatief is met sympathie ontvangen door de gemeente waarna is gestart met de uitwerking van dit plan. Met name de haalbaarheid en de dekking van de investerings- en beheerkosten zijn onderzocht en vervolgens onderdeel geweest van uitgebreide discussie. In dit voorstel wordt de afweging beschreven die hierover is gemaakt.

2

3

Doelstelling

Het doel van dit project is om het huidige Plein 1944 om te vormen naar een groen park (Park ‘44). Argumenten

Ontwerp Park ’44 is gebaseerd op een ontwerp van Splinter. Dit houdt in hoofdlijnen in dat de verharding verdwijnt en wordt vervangen door gras. Hierbij wordt het oude stratenpatroon van voor 1944 in ere hersteld. De grote brede "straat" is de Houtstraat , die vroeger tot aan de Ziekerstraat liep. De smalle 'steegjes' liepen tussen de huizenblokken door. In het ontwerp heeft de Houtstraat een breedte van 6 meter en de zijstraten een breedte van 2 meter. Alleen op de Houtstraat is verkeer toegestaan en alleen in gevallen waarin bijvoorbeeld gelost moet worden voor een evenement. Er is geen gemotoriseerd verkeer toegestaan in het park. Bij de verdere uitwerking van het ontwerp zijn twee mogelijkheden onderzocht, namelijk natuurgras en kunstgras. Beide soorten kunnen binnen de beschikbare budgetten worden aangelegd en verschillen met name in de benodigde onderhoudsinspanning. Om onderstaande redenen is vervolgens het natuurgras verder uitgedetailleerd. De ontwerptekening is als bijlage bijgevoegd. Maatschappelijk belang De huidige vormgeving van het plein is kil door de grote betonnen vlakte: geen gezellige ontmoetingsplaats in het levendige stadscentrum. De verdiepte ligging van het plein vereist tevens een inspanning van de bezoeker om er te komen. Hiervoor moet het plein een uitnodigende uitstraling hebben. Deze ontbreekt in de huidige situatie. Een park midden in de binnenstad heeft een aantal sociale en maatschappelijke voordelen. Inwoners kunnen in het gras zitten of liggen en genieten van relatieve rust in een roerige binnenstad. Er ontstaat een ontmoetingsplek. Tevens draagt het groene plein bij aan een vriendelijkere uitstraling van dit deel van de binnenstad. Het stratenpatroon van voor de oorlog zal daarnaast herinneringen oproepen bij de oudere inwoners van Nijmegen. Het centrum wordt voor veel inwoners aantrekkelijker met de komst van dit park.

Collegevoorstel

Vervolgvel

2

Het huidige Plein 1944 is van groot belang voor de evenementen die jaarlijks in Nijmegen worden georganiseerd. In het ZKA Evenementenlocatie-onderzoek (d.d. 24 december 2004) wordt ook geconstateerd dat Plein 1944 een zeer belangrijke locatie is voor evenementen en manifestaties. In dit onderzoek wordt ook gesteld dat deze functie alleen uitgevoerd kan worden mits dit plein over een verharde ondergrond beschikt. Een ondergrond van gras leidt tot beheerproblemen. Deze kunnen worden ondervangen, maar dit leidt tot extra kosten. Inwoners van Nijmegen en andere belangstellenden kunnen participeren in het project Park ’44. Dit kan door één of meerdere aandelen in het park te kopen. Het uitgeven van de aandelen wordt verzorgd door de Stichting Park ’44. Met deze actie wordt uitgestraald dat de stad van ons allemaal is: door samen te werken kan de kwaliteit van de dagelijkse leefomgeving worden verbeterd. Daarnaast worden inwoners mede verantwoordelijk gemaakt voor het beheer van hun stad. Alle inbreng van aandeelhouders wordt beschouwd als positieve bijdrage. Echter in het beheerplan is het uitgangspunt dat alle beheertaken door de gemeente worden uitgevoerd. Beheer Het beheer van een park vereist meer tijd en geld dan het huidige Plein 1944. De ondergrond van gras is immers kwetsbaarder dan de huidige stenen ondergrond. Het beheer van het park bestaat uit: maaien van de gazons, 30x per seizoen; handmatig verwijderen van het zwerfvuil, 300x per jaar prikken, bezanden, etc. bemesten beregenen van de grasmat, 20x per jaar; vervangen van de grasmat, naar verwachting 8x tot en met 2007. De grasmat wordt zonodig vervangen na de carnaval, de vierdaagse-feesten en de najaarskermis. aanbrengen rijplaten bij evenementen. om het terrein ook bij slecht weer begaanbaar te houden voor bezoekers van een evenement worden er bij de hiervoor genoemde evenementen deels rijplaten op het gras gelegd. Het beheer van een kunstgrasveld is eenvoudiger, goedkoper en kent minder risico’s dan dat van een natuurgrasveld. Splinter is echter van mening dat de uitstraling van natuurgras vele malen groter is dan van kunstgras. Voor de gebruikers van het park voelt natuurgras prettiger aan. Om deze reden stellen wij voor te kiezen voor natuurgras. Risico’s Aan het in stand houden van het park op een kwalitatief acceptabel niveau zijn een aantal risico’s verbonden. 1. Gebruik plein als evenementen terrein afsterven van het gras door afdekken met rijplaten. Om het gras begaanbaar te houden voor de bezoekers van de evenementen is het noodzakelijk om rijplaten op het gras te leggen. indien deze platen echter voor een langere duur (4 dagen) blijven liggen bestaat de kans dat het gras, onherstelbaar, afsterft. hemelwater van tenten. Dit veroorzaakt diepe uitspoeling en drassige grond.wat snel kapot wordt gelopen.

Collegevoorstel

Vervolgvel

3

stempelplaten van bijvoorbeeld podia. Veroorzaakt een indruk op het veld en laat gele plekken achter. Op deze plaatsen worden nieuwe zoden gelegd. belopen door veel mensen. Het zelfherstellend vermogen van gras werkt niet bij een intensief gebruik. Met name bij evenementen zal het aantal bezoekers van invloed zijn op de kwaliteit van de grasmat.

Het park wordt tijdens de volgende evenementen dusdanig intensief gebruikt dat er reëele kans op onherstelbare schade is: carnaval, vierdaagsefeesten, najaarskermis en tijdens de kerstmarkt met de ijsbaan. In totaal denken we dat er 8 complete vervangingen van de grasmat nodig zijn. 2. Gebruik als weg. logistiek rondom evenementen. Bij evenementen is het regelmatig nodig dat zware voertuigen laden en lossen in het park. Ze kunnen hiervoor alleen gebruik maken van de verharde Houtstraat. Indien een leverancier toch met te groot materieel de grasvlakte oprijdt zal het gras onherstelbaar beschadigd raken en het voertuig zelf vast komen te zitten. 3. kwaliteit grasmat mosvorming. Met name op schaduwrijke plaatsen kan mosvorming ontstaan. weersinvloeden, te droog en te nat. Bij te droog weer droogt het grasveld uit en zal het verkleuren en wellicht afsterven. Hiervoor is het noodzakelijk om regelmatig te beregenen. Bij te nat weer is de kans groter dat het drassige veld kapot wordt gelopen. Indien dit gebeurt tijdens een evenement zal het gras vervangen moeten worden. Alle vermelde risico’s zijn ondervangen door de aanleg en de instandhouding van de grasmat gedurende drie jaar voor een vast bedrag uit te besteden aan een aannemer. Financiën De totale kosten van het plan worden geraamd op € 239.000,-. Hiervan is € 94.000,bestemd voor voorbereiding en realisatie van het park en € 145.000,- voor het beheer in de jaren 2005 tot en met 2007. De risico’s zijn zo goed mogelijk afgedekt door aanleg en instandhouding voor 3 jaar voor een vast bedrag aan een aannemer uit te besteden. De dekking van de investering en het beheer is als volgt: Dekking Participatie-impuls GSB Knelpuntenpotje ISV (€ 10.000 in 2005 en in 2006) PIO Budget Planexploitatie Plein ‘44 Onderhoudsbudget Openbare ruimte Aandelenverkoop Stichting Park ‘44 Totaal

Bedrag in € 10.000 20.000 20.000 20.000 81.000 88.000 239.000

Collegevoorstel

Vervolgvel

4

Om de dekking rond te krijgen en om de burger zoveel mogelijk te betrekken bij het plan is met de initiatiefnemers afgesproken dat zij aandelen in Park ’44 verkopen. De Stichting Park ’44 is verantwoordelijk voor de verkoop. 4

5

6

Juridische aspecten

De voorstellen voor Park ’44 vallen binnen het vigerende bestemmingsplan. Noodzakelijke vergunningen zullen conform de vastgestelde procedures worden aangevraagd. Communicatie

De werving van en het contact met de aandeelhouders is een verantwoordelijkheid van Stichting Park ’44 i.s.m. de heer Splinter. Wel heeft de gemeente met haar middelen mensen attent gemaakt op de acties van Splinter en de actie in haar communicatiemiddelen ondersteund. Uitvoering

Op 13 april wordt het werk aanbesteed. Dan wordt duidelijk of het werk binnen het gestelde budget past en hoeveel Stichting Park ’44 daaraan moet bijdragen. Op 19 april controleert het college tijdens haar vergadering of aan de voorwaarden is voldaan en kan 20 april het werk aan een aannemer gegund worden. Uitgangspunt is dat de werkzaamheden zijn afgerond in week 19 zodat de opening kan plaatsvinden op 14 mei 2005.

- Ontwerptekening park ‘44


Collegebesluit en - voorstel 26 april 2005 betreffende Park ‘44 Hierna volgt het collegebesluit van 26 april 2005 betreffende Park ’44. Tevens is de volledige tekst van het achterliggende voorstel opgenomen.




Collegevoorstel Advies: Openbaar

Onderwerp

Plein 1944 wordt Park '44

Programma / Programmanummer

IBW-nummer

Grondbeleid en OR/ 4310 Portefeuillehouder

P. Depla / H.v.Hooft Samenvatting

Directie/afdeling, ambtenaar, telefoonnr.

Op 5 april j.l. heeft ons College besloten onder voorwaarden in te stemmen met het voorstel van de Nijmeegse kunstenaar Jac Splinter om Plein 1944 tot aan de definitieve herinrichting in 2007 om te vormen tot een park: Park ’44. De kosten voor voorbereiding, realisatie en het beheer in de jaren 2005 tot en met 2007 voor het plan werden geraamd op € 239.000,-. De eerste voorwaarde is dat de inwoners van Nijmegen en andere belangstellenden voldoende zullen participeren in Park ’44. Dit kan door aandelen in het park te kopen van Stichting Park ’44. Met deze stichting is afgesproken dat zij € 88.000 van de totale projectkosten zal betalen. De andere voorwaarde is dat de gemeentelijke bijdrage maximaal € 151.000,- zal bedragen. Vanwege de deadline om het park op 15 mei op te leveren diende uiterlijk op 19 april bekend te zijn of aan de voorwaarden is voldaan. Op 19 april is geconstateerd dat aan alle voorwaarden lijkt te zijn voldaan, maar een nadere onderbouwing/garantstelling van de bijdrage van de stichting nodig is. Op achtereenvolgens 21 april en 25 april is deze onderbouwing aangeleverd, maar als onvoldoende gekwalificeerd. Enerzijds omdat de bijdrage te laag is en anderzijds omdat hij onvoldoende zekerheid biedt over daadwerkelijke betaling. Voorstel om te besluiten 1. niet akkoord te gaan met de nadere onderbouwing/garantstellingen voor de bijdrage van Stichting Park ’44. 2. te constateren dat daarmee niet aan op 5 april gestelde voorwaarden is voldaan en aldus af te zien van de aanleg van Park ’44; 3. de reeds gemaakte voorbereidingskosten inclusief vergoeding voor reeds gemaakte kosten door de aannemer, die het werk nu niet opgedragen krijgt voor 50% te dekken uit het programma grondbeleid en voor 50% uit het programma openbare ruimte. 4. De Raad per brief te informeren over het besluit. 5. De Stichting Park 44 over het besluit te informeren.

G520

Datum ambtelijk voorstel

25 april 2005

Registratienummer

05.0012164

Directies

Paraaf

Verantwoordelijke directie: G500

G100

Directeur

Paraaf

: Actieve informatie aan de Raad

Procescoördinatie

Besluit B&W d.d. 26 april 2005

Gemeentesecretaris

nummer: 1.30

Conform advies Aanhouden X Anders, nl. Het college stelt het voorstel vast onder voorwaarde dat de reeds door degemeente gemaakte ontwikkelkosten gelijk verdeeld worden over de programma’s Openbare ruimte en Grondbeleid.

Datum

akkoord

Datum

Portefeuillehouder

Collegevoorstel Park 1944geenaanleg.doc

Collegevoorstel

1

Inleiding

Op initiatief van de Nijmeegse kunstenaar Jac Splinter is Plein 1944 tijdens het Pinksterweekend in 2003 voor korte tijd omgevormd in een park: Park ’44. De reacties van de bevolking op dit initiatief waren positief. De definitieve herinrichting van Plein 1944 staat gepland voor 2007/2008. Splinter heeft het voorstel geopperd om tot de aanvang van de werkzaamheden het plein “definitief” om te vormen tot Park ’44. Dit initiatief is met sympathie ontvangen door de gemeente waarna is gestart met de uitwerking van dit plan. Met name de haalbaarheid en de dekking van de investerings- en beheerkosten zijn onderzocht en vervolgens onderdeel geweest van uitgebreide discussie. Op 5 april j.l heeft het college besloten onder voorwaarden in te stemmen met de aanleg van het Park en op 19 april j.l te controleren of aan de voorwaarden voldaan is. Bij die controle leek aan de voorwaarden voldaan te zijn. De aanbesteding op 18 april had een inschrijving opgeleverd die binnen het budget paste en Stichting Park ’44 had bij brief aangegeven de benodigde bijdrage bijeengebracht te hebben. Het college heeft op 19 april besloten nadere onderbouwing en garanties te vragen voor de bijdrage van Stichting Park ’44 alvorens tot aanleg te besluiten. In dit voorstel wordt verslag gedaan van deze nadere vraagstelling aan Stichting Park ’44 en daaraan gekoppeld een voorstel voor het vervolg gedaan..

2

3

Doelstelling

Vast te stellen of de bijdrage van Stichting Park 44 voldoet aan de op 5 april gestelde voorwaarden en de op 19 april gevraagde nadere onderbouwing/garantstelling en alsdan te besluiten tot aanleg van Park ‘44. Argumenten

De nadere onderbouwing van de bijdrage van de Stichting zoals aangeleverd op 21 en 25 april valt uiteen in drie delen: a. Ongeveer € 49.000,- bestaande uit giften en de opbrengst van verkoop van aandelen b. € 25.000,- die men ontvangt van de aannemer van het werk, wanneer zij het maaien van het gras en het opruimen van zwerfvuil gedurende de gehele periode voor haar rekening neemt. c. € 13.000,- waarvan men overtuigd is deze niet te hoeven betalen vanwege het behaalde aanbestedingsresultaat. Ad. a. Hoewel we niet de gevraagde bankverklaring hebben, zijn wij bereid de garanties van de stichting voor deze bedragen te accepteren. Ad. b. Het belangrijkste onderdeel betreft de afspraak met de aannemer. De toezegging van € 25.000 voor het onderhoud zal gedurende de hele looptijd van het project een risico vormen. Als de stichting niet zelf voldoende onderhoud uitvoert, zal de maandelijkse betaling door de ondernemer aan de Stichting die het project aanneemt stoppen. Er is naar de mening van ons College een groot risico verbonden aan deze afspraak. Immers vrijwilligers zullen gedurende deze periode (ook in weer en wind) een contractueel omschreven prestatie uit moeten voeren. De gemeente kan bij het aanvaarden van deze dekking het onderhoudscontract

Collegevoorstel

Vervolgvel

2

nog wel afdwingen, maar zet dan de betaling door de stichting op het spel. Aan de Stichting is door ons voorgesteld met de aannemer af te spreken de aanneemsom met € 25.000 te verlagen onder gelijktijdige verlaging van de bijdrage van de bijdrage van de Stichting aan de gemeente. De Stichting heeft dit voorstel echter niet overgenomen. Ad. c. De stichting verkeert in de veronderstelling dat een aanbestedingsvoordeel van € 14.000,- is behaald, terwijl dit slechts € 1.000,- is. Conclusie: de bijdrage van de stichting is te laag en biedt verder voor een deel onvoldoende harde garanties daadwerkelijk betaald te worden 4

Financiën De totale kosten van het plan werden geraamd op € 239.000,-. Hiervan is € 29.000,bestemd voor voorbereiding en aanpassingen ten behoeve van de bereikbaarheid voor de Brandweer en € 210.000,- voor de realisatie van het park. Inmiddels is het werk aanbesteed voor € 209.000,-. Dat is € 1.000,- lager dan geraamd, zodat ook de bijdrage van Stichting Park 44 € 87.000,- in plaats van € 88.000,- kan bedragen. Wij stellen vast dat de stichting aangeeft € 74.000,- bijeen te hebben gebracht, waarvan maximaal € 49.000,- voldoende garanties biedt. Dat betekent een dekkingstekort van € 38.000,- waarmee de aanleg, conform de gestelde voorwaarden op 5 april j.l., niet door kan gaan. De aannemer heeft omwille van de korte realisatietijd enkele voorbereidende werkzaamheden verricht. Deze kosten zullen vergoed moeten worden en komen bovenop de reeds gemaakte voorbereidingskosten. Deze kosten zullen voor 50% ten laste worden gebracht van het programma grondbeleid en voor 50% ten laste van het programma openbare ruimte.

4

5

6

Juridische aspecten

Geen.

Communicatie

Het besluit van het college zal gecommuniceerd worden met de stichting en via de gebruikelijke gemeentelijke kanalen. De Raad wordt per brief geinformeerd. Uitvoering Geen.

Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen

Recommend Documents