Vergadering:
Algemeen bestuur
Datum:
18 juni 2013
Agendapunt:
11
Rapporteur
Onderwerp:
G.J. Metselaar
huisvesting bureau SOHW / huurovereenkomst SOHW / gemeente Strijen
Voorstel/Besluit: 1. Instemmen met het huisvesten van het bureau SOHW in het gemeentehuis van Strijen conform het besluit van het dagelijks bestuur d.d. 18 april 2013 en met het besluit van het db d.d. 23 mei 2013 tot het aangaan van een huurovereenkomst met de gemeente Strijen conform bijgaand concept contract 2. Kennisnemen van het feit dat de kosten van de huur en de aanvullende kosten verband houdend met de verhuizing/ nieuwe huisvesting kunnen worden gedekt uit de begroting 2013, posten huisvesting en bestuursondersteuning. 3. In te stemmen met afschrijving van nieuw aan te schaffen meubilair over een periode van 10 jaar. 4. In te stemmen met het besluit van het dagelijks bestuur d.d 18 april 2013 om de vergaderingen van - het dagelijks bestuur en algemeen bestuur te houden in het gemeentehuis van Strijen -de pfo’s in de gemeentehuizen te houden waarbij elk pfo vergadert in het gemeentehuis alwaar de voorzitter van het betreffende pfo is gehuisvest. - het raadsledenoverleg Hoeksche Waard te blijven houden in het gebouw van SVHW te Klaaswaal.
Toelichting Inleiding Het bureau SOHW zal, in verband met beëindiging van de huurovereenkomst met SVHW te Klaaswaal elders moeten worden gehuisvest. Op 18 april jl besloot het dagelijks bestuur om het bureau SOHW bij voorkeur te huisvesten in het gemeentehuis van Strijen. Deze voorkeur is verder uitgewerkt en heeft geleid tot een concept huurovereenkomst. Op 23 mei besloot het dagelijks bestuur om deze overeenkomst te sluiten met de gemeente Strijen. De verhuizing zal paatsvinden medio juli. Op 18 april jl besloot het dagelijks bestuur eveneens om in verband met de andere situatie die ontstaat bij huisvesting in Strijen, de vergaderingen van db,ab, pfo’s en het ROHW op andere locaties te houden dan gebruikelijk in de situatie in Klaaswaal. Besloten is om de vergaderingen van het dagelijks bestuur en algemeen bestuur te
houden in het gemeentehuis van Strijen. De pfo’s zullen worden gehouden in de gemeentehuizen. Een pfo vergadert in het gemeentehuis waar ook de voorzitter van het betreffende pfo is gehuisvest. De vergaderingen van het raadsledenoverleg Hoeksche Waard kunnen blijven plaatsvinden in het gebouw van SVHW te Klaaswaal. Financiële aspecten De huurprijs bedraagt € 165,- per m2. Uitgaande van een feitelijk ruimtebeslag van 180 m2 , waaronder vergaderruimte, is de huurprijs op jaarbasis: € 29.700,-Rekening wordt gehouden met de volgende kostenposten voor dit jaar: De huurprijs over 2013 voor de huisvesting op de nieuwe locatie bedraagt € 12.375,(uitgaande van verhuizing per 1-8-2013) Voor de huur van de grote zaal van SVHW voor 2 vergaderingen van het ROHW wordt rekening gehouden met € 600,Doordat vergaderingen van pfo’s worden gehouden in de gemeentehuizen en niet meer op een centrale locatie zullen iets meer kosten moeten worden gemaakt voor dienstreizen. Op jaarbasis zouden deze meerkosten ongeveer € 650,- bedragen. Voor de periode augustus/december 2013 is dit € 250,-. Wat per saldo de meerkosten zullen zijn ten opzichte van de huidige situatie in Klaaswaal zal nog moeten blijken op basis van de werkelijk gereden en gedeclareerde kilometers ook voor andere vergaderingen.
Raming aanvullende eenmalige kosten Verhuizing Drukwerk huisstijl Aanvullend meubilair
€ 3.000,€ 1.000,€ 15.000,-
Financiële dekking De huur van de nieuwe huisvesting voor het jaar 2013 ad € 12.375,-,- en de aanvullende kosten bedragen in totaal € 31.600,-. Deze kosten kunnen worden gedekt uit de begroting 2013, posten huisvesting en bestuursondersteuning. Uit de post huisvesting wordt nu de bijdrage aan SVHW betaald (€ 75.000,- per jaar) Uitgaande van verhuizing vóór 1-8-2013 zou er binnen deze begrotingspost per die datum nog € 31.250,- te besteden zijn. Daarnaast bieden de posten drukwerk/abonnementen en vergaderkosten binnen het hoofdstuk bestuurondersteuning nog ruimte om eventuele extra kosten te financieren. Bij deze dekking wordt er van uitgegaan dat het nieuwe meubilair kan worden afgeschreven over een periode van 10 jaar. Omdat het algemeen bestuur nog geen nota “Waardering en afschrijving”heeft vastgesteld moet dit voorstel voor afschrijving van het meubilair aan het algemeen bestuur worden voorgelegd. Indien mocht blijken dat de werkelijke kosten hoger uitvallen en er binnen de bestaande begroting daardoor onvoldoende ruimte kan worden gevonden kan geanticipeerd worden op de in 2014 vrijvallende middelen als gevolg van de lagere huisvestingskosten dan nu in de begroting 2014 voorzien. Een en ander zal worden bezien in het kader van
burap tweede helft 2013.
Bijlage: concept huurcontract
CONCEPT HUUROVEREENKOMST BEDRIJFSRUIMTE De ondergetekenden: De gemeente Strijen, gevestigd aan het Waleplein 2, 3291 CZ te Strijen, ingevolge artikel 171 lid 1 Gemeentewet rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar burgemeester, de heer A.J. Moerkerke hierna te noemen: verhuurder en het Samenwerkingsorgaan Hoeksche Waard (SOHW), gevestigd op ……….., rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer ……….., hierna te noemen: huurder. in aanmerking nemende: dat verhuurder aan huurder wenst te verhuren, gelijk deze van verhuurder wenst te huren een kantoorruimte met een oppervlakte van 180 m2, staande en gelegen aan het Waleplein 2 op de tweede verdieping van het gemeentehuis, te Strijen, welke kantoorruimte nader is aangegeven op de als bijlage bij deze overeenkomst gevoegde en daarvan deel uitmakende tekening hierna te noemen: het gehuurde; dat partijen hun rechtsverhouding uit dien hoofde nader wensen te regelen; zijn overeengekomen als volgt: Artikel 1 Voorwaarden 1.1 Van deze overeenkomst maken deel uit de ‘ALGEMENE BEPALINGEN HUUROVEREENKOMST KANTOORRUIMTE' en andere bedrijfsruimte in de zin van artikel 7:230A BW’, gedeponeerd bij de griffie van de rechtbank te Den Haag op 11 juli 2003 en aldaar ingeschreven onder nummer 72/2003, hierna te noemen 'algemene bepalingen'. De inhoud van deze algemene bepalingen is partijen bekend. Huurder en verhuurder hebben een exemplaar van de algemene bepalingen ontvangen. 1.2 De algemene bepalingen waarnaar in 1.1 wordt verwezen, zijn van toepassing behoudens voor zover daarvan in deze overeenkomst uitdrukkelijk is afgeweken of toepassing daarvan ten aanzien van het gehuurde niet mogelijk is. Artikel 2 Duur, verlenging en opzegging 2.1 Met ingang van 1 augustus 2013, verhuurt verhuurder aan huurder, gelijk deze van verhuurder huurt, de bovenomschreven kantoorruimte, zulks voor de duur van 5 jaar, ingaande op 1 augustus 2013 en eindigend op 31 juli 2018 2.2 Na het verstrijken van de in 2.1 genoemde periode wordt deze huurovereenkomst telkens stilzwijgend verlengd voor een periode van 1 jaar. 2.3 Beëindiging van deze overeenkomst heeft plaats door opzegging tegen het einde van een huurperiode met inachtneming van een termijn van ten minste 6 maanden voor afloop van de al dan niet verlengde huurperiode. 2.4 Opzegging dient te geschieden bij aangetekend schrijven of deurwaardersexploot.
Artikel 3 Betalingsverplichting 3.1 De betalingsverplichting van de huurder bestaat uit: - de huurprijs. 3.2 De huurprijs per jaar wordt in vier gelijke delen per kwartaal voldaan. De termijnen vervallen op de eerste dag van de tweede maand van ieder kwartaal.
3.3
Gelet op de datum van ingang van deze huurovereenkomst heeft de eerste betaling betrekking op de periode 1 augustus 2013 tot en met 30 september 2013 en bedraagt het over deze periode verschuldigde bedrag € 4.950,--.
Artikel 4 Huurprijs 4.1 De huurprijs bedraagt op 1 augustus 2013 € 165,00 per m2 per jaar, zijnde EUR 29.700,00 op jaarbasis. 4.2 De huurprijs zal jaarlijks op 1 januari worden herzien, voor het eerst op 1 januari 2015 overeenkomstig 9.1 tot en met 9.4 van de algemene bepalingen.
Artikel 5 5.1
Leveringen en diensten
Met betrekking tot leveringen en diensten wordt het volgende bepaald: a. Verhuurder levert een ruimte met afgewerkte muren, vloer en een afgewerkt plafond. b. In de huurprijs is geen rekening gehouden met de aanschaf van meubilair. c. Kosten van verbouwingen zijn niet in de huurprijs opgenomen. d. De schoonmaakkosten zijn in het huurtarief opgenomen. e. De kosten van levering van water en energie zijn in het huurtarief opgenomen. f. Verhuurder levert een aansluiting op de gemeentelijke telefooncentrale met elf doorkiesnummers, inclusief toestellen. Bij afwezigheid/bezet wordt de oproep doorgeschakeld naar de telefoniste/receptioniste van de gemeente. g. Verhuurder zorgt voor een koffievoorziening voor medewerkers van huurder. Daarnaast kan gebruik worden gemaakt van de overige in het gebouw aanwezige apparaten ten behoeve van vergaderingen e.d. h. Ten behoeve van DB- en AB-vergaderingen, alsmede overige overleggen kan gebruik worden gemaakt van de vergaderruimten van het gemeentehuis. De bezetting wordt bijgehouden in een door de bodedienst van de gemeente beheerde agenda. Ten behoeve van de DB- en AB-vergaderingen zal door de bodedienst koffie en thee worden verzorgd. i. Verhuurder zorgt voor een werkende hardware-omgeving, inclusief een multi-functionele printer/copier. Eventuele migratiekosten voor het overzetten van software, bestanden e.d. zijn niet meegenomen en worden afzonderlijk in rekening gebracht. j. Voor de lunch kan tegen betaling van de te nuttigen producten gebruik worden gemaakt van de huidige aanwezige catering (uitbesteed aan Sodexho) k. Voor de verzending van post kan gebruik worden gemaakt van de centrale postverzending van de gemeente Strijen. l. Voor kleine dagelijkse kantoorbenodigdheden kan gebruik worden gemaakt van de centrale inkoop door de gemeente. m. Voor de door SOHW wettelijk te archiveren bescheiden kan gebruik worden gemaakt van de archiefruimte van de gemeente Strijen. n. De openingstijden van het gemeentehuis zijn van 07.30 uur tot 18.00 uur. Indien de medewerkers/bestuurders van SOHW tijdens avonduren willen werken of vergaderen zullen ze door middel van aan hen toe te wijzen codes het alarm moeten (de)activeren.
Artikel 6 Bestemming 6.1 Huurder zal het gehuurde uitsluitend gebruiken als kantoorruimte. 6.2 Behoudens voorafgaande schriftelijke toestemming van verhuurder mag hij in deze bestemming geen wijziging brengen. Artikel 7 Bijzondere Bepalingen 7.1 De volgende bepalingen van de algemene bepalingen, waarnaar in artikel 1.1. wordt verwezen, worden niet van toepassing verklaard: a. bepalingen 12.1 tot en met 12.6 (bankgarantie); b. bepalingen 13.1 tot en met 13.10 met uitzondering van 13.5 en 13.9 (onderhoudsbepalingen) en
c. bepalingen 16.1 tot en met 16.11 (levering water en energie).
Aldus overeengekomen en in tweevoud ondertekend: Plaats: Datum: Verhuurder:
Bijlage: Tekening van de gehuurde ruimte.
Plaats: Datum: Huurder:
