gemeente Eindhoven
Raadsnummer
13R5570
Inboeknummer
13bst01755
Beslisdatum B&W 15 oktober 2013 Dossiernummer
13.42.251
Raadsvoorstelinzake controleplan accountant 2013
Inleiding Vanaf boekjaar 2010 is PricewaterhouseCoopers (PWC) accountant van de gemeente Eindhoven. Het Controleplan van de accountant geldt als basis voor de accountantscontrole van het boekjaar 2013. Uw raad is opdrachtgever van de accountant betreffende de controlewerkzaamheden en dient het Controleplan per boekjaar vast te stellen. Bestuurlijk kader a Wettelijke taak Uw raad is opdrachtgever van de accountant betreffende de controlewerkzaamheden en dient het Controleplan per boekjaar vast te stellen. Doelstelling Door opdracht te geven aan de accountant voor controle krijgt de raad zekerheid over het getrouwe beeld van de jaarrekening en zekerheid over de rechtmatigheid van de baten en lasten evenals de balansmutaties in de vorm van een controleverklaring.
Voorstel 1 In te stemmen met het bij de jaarrekeningcontrole 2013 hanteren van een goedkeuringstolerantie voor tekortkomingen van 1% en voor onzekerheden 3% van het totaal van de lasten en een rapporteringstolerantie van € 500.000,--. 2 In te stemmen met de in het Controleplan 2013 opgenomen strategische onderwerpen voor de controle, de aandachtspunten van de natuurlijke adviesfunctie en de door de accountantscommissie ingebrachte aandachtspunten. 3 In te stemmen met het opstellen door de accountant van een Managementletter bij de tussentijdse controle, een accountantsverslag bij de Concernrekening en de in het communicatieschema opgenomen communicatie- en rapportagemomenten.
Raadsnummer
13R5570
4 In te stemmen met het Controleplan van PricewaterhouseCoopers (PWC) met toevoeging van de door de accountantscommissie ingebrachte aandachtspunten en aanvulling vanuit het college en het definitieve document door de burgemeester, als voorzitter van de raad, te laten ondertekenen. Argumenten 1.1 Conform Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten en door PWC uitgebrachte offerte d.d. 30 juni 2009 Voorafgaand aan de controle dient de goedkeurings- en rapporteringstolerantie in samenspraak met de Raad bepaald te worden. De goedkeuringstolerantie is conform het Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten (BAPG) gesteld op 1% voor tekortkomingen en voor onzekerheden 3% van het totaal van de lasten. Dit is tevens conform het programma van eisen inzake de in 2009 door PWC uitgebrachte offerte. Voor de rapporteringstolerantie wordt voorgesteld deze niet te wijzigen ten opzichte van 2012. Dit betekent een rapporteringstolerantie van € 500.000. 2.1 Goed inzicht in administratieve organisatie, interne controle en posten jaarrekening Voordat de controle gaat plaatsvinden kunnen door de raad aandachtspunten voor de controle worden aangedragen. Deze aandachtspunten komen expliciet in de controleaanpak van PWC tot uitdrukking en over de uitkomsten wordt door PWC expliciet aan de raad gerapporteerd in de managementletter en het accountantsverslag. In het controleplan zijn een aantal strategische onderwerpen opgenomen voor de controle naar aanleiding van de verschillende gesprekken die PWC heeft gehad met het ambtelijk management alsmede de gedane waarnemingen bij de controle van vorig jaar en de evaluatie van de wijzigingen in wet- en regelgeving. PWC zal tijdens de controle specifieke aandacht schenken aan de volgende strategische onderwerpen: - Een gezonde financiële positie met nadrukkelijke aandacht voor liquiditeitsmanagement en het instrument MKBA; - De weg naar realisatie van Route 2014 en de kadernota 2014 waaronder aspecten zoals informatievoorziening, sturing en interne beheersing; - De beheersing van de risico’s rondom verbonden partijen (in het bijzonder Strijp S, Capital D en de achtervang constructie Meerhoven). Het controleplan is op 16 september jl besproken in de accountantscommissie. Tijdens deze bespreking zijn door de commissie de volgende punten ingebracht waaraan de accountant in zijn accountantsverslag verder aandacht aan zou moeten schenken. - Terugloop van het gemeentelijke financiële vermogen en het oplopen van de schulden: welke maatregelen zijn nodig voor het bewaken en verbeteren van de financiële positie?
2
Raadsnummer
13R5570
-
Toepassing van het gemeentelijke financiële normenkader: voldoet het? Hoe is de wisselwerking met de concrete indicatoren? - In de pas lopen van de bezuiniging op personeel (Route 2014): lopen we op schema (in relatie tot de te formuleren tussendoelen)? Lopen we een risico (langetermijneffect)? - Kloppen de cijfers over het ziekteverzuim? Deze punten worden door PWC aan de definitieve versie van het Controleplan toegevoegd. Naast de aandachtspunten voor de controle heeft PWC aangegeven aan welke punten aandacht zal worden geschonken voor invulling van de natuurlijke adviesfunctie, te weten: - Verankering van de 4 domeinen van de financiele positie in de P&C-cyclus en de mate waarin externe ontwikkelingen tijdig worden doorvertaald in de P&C-cyclus; - De sturing op en de beheersing van de investeringsagenda en projecten; - Voortgang en resultaten van de implementatie van het verbeterplan liquiditeitenbeheersing; - Ondersteunen in het traject van decentralisaties door te klankborden over de governance en verantwoordingsstructuur; - Nadere uitleg geven aan accountantscommissie wat het effect is van diverse wetswijzigingen op de gemeente Eindhoven. Deze aandachtspunten kunnen door uw raad eventueel geamendeerd of aangevuld worden met de kanttekening dat dit mogelijk leidt tot hogere accountantskosten. Wij willen u adviseren om als aanvulling op de aandachtspunten, PWC te verzoeken om in het kader van het sturen met normen in de accountantsrapportage ook aandacht te schenken aan de realisatie van de financiële indicatoren (stand ultimo 2013 in relatie tot de norm). Dit als aanvulling op het onderwerp “een gezonde financiële positie”. 3.1 Informeren college en raad: conform de door de accountant uitgebrachte offerte d.d. 30 juni 2009 In de in 2009 met de accountant PWC afgesloten overeenkomst is vastgelegd hoe de accountant het college en de raad op de hoogte stelt van de belangrijkste bevindingen uit de controle. In het controleplan is een communicatieschema opgenomen waarin de communicatie- en rapportagemomenten zijn weergegeven. 4.1 Opdrachtverstrekking aan accountant De Raad is opdrachtgever van de accountant betreffende de controlewerkzaamheden. Het controleplan 2013 van de accountant geldt als basis voor de accountantscontrole van het boekjaar 2013 en dient als zodanig door de raad te worden vastgesteld. Het controleplan en controleaanpak worden elk jaar naar
3
Raadsnummer
13R5570
aanleiding van verschillende evaluatiegesprekken en in samenspraak met de accountantscommissie, de wethouder financiën en de directie door PWC op maat gemaakt. Diverse verbeteracties zijn dan ook door PWC ondernomen op basis van de verschillende gesprekken. De belangrijkste verbetering is in het controleplan 2013 terug te zien in wijziging van het controleteam waarbij deze beter is afgestemd op de uitdagingen waar de gemeente voor staat en de behoefte van de gemeente dat PWC ook beschikbaar is als bredere sparringpartner. Kanttekeningen Niet van toepassing Kosten De kosten voor de jaarrekeningcontrole 2013 (inclusief natuurlijke adviesfunctie en bestuurlijke ondersteuning) zijn conform de in 2009 met de accountant PWC afgesloten overeenkomst. Communicatie Er zal op de gebruikelijke wijze worden gecommuniceerd. Planning en uitvoering De planning van de tussentijdse controle en jaarrekeningcontrole en de momenten van rapportage zijn opgenomen in het communicatieschema als onderdeel van het controleplan. Evaluatie Dit is het laatste jaar dat PWC binnen het huidige contract de jaarrekeningcontrole zal uitvoeren. Inmiddels is een nieuwe aanbestedingsprocedure opgestart. Na de jaarrekeningcontrole zal bekeken worden in hoeverre evaluatie van de dienstverlening van PWC wenselijk is zodat punten hieruit meegenomen kunnen worden naar het controlejaar 2014 en de gekozen accountant. Bijlage(n) Als bijlage(n) bij dit voorstel behoren: b Controleplan accountant boekjaar 2013 a De bijlage wordt meegestuurd Een ontwerpraadsbesluit bieden wij u hierbij ter vaststelling aan.
Burgemeester en wethouders van Eindhoven, , secretaris.
4
Raadsnummer
13R5570
Raadsbesluit De raad van de gemeente Eindhoven; gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van 15 oktober 2013; besluit: 1 In te stemmen met het bij de jaarrekeningcontrole 2013 hanteren van een goedkeuringstolerantie voor tekortkomingen van 1% en voor onzekerheden 3% van het totaal van de lasten en een rapporteringstolerantie van € 500.000,--. 2 In te stemmen met de in het Controleplan 2013 opgenomen strategische onderwerpen voor de controle, de aandachtspunten van de natuurlijke adviesfunctie en de door de accountantscommissie ingebrachte aandachtspunten. 3 In te stemmen met het opstellen door de accountant van een Managementletter bij de tussentijdse controle, een accountantsverslag bij de Concernrekening en de in het communicatieschema opgenomen communicatie- en rapportagemomenten. 4 In te stemmen met het Controleplan van PricewaterhouseCoopers (PWC) met toevoeging van de door de accountantscommissie ingebrachte aandachtspunten en aanvulling vanuit het college en het definitieve document door de burgemeester, als voorzitter van de raad, te laten ondertekenen.
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 19 november 2013.
ir. J. Rozendaal, waarnemend voorzitter.
J. Verheugt, griffier.
rme/CD13017096
5
