Gemeente Amsterdam
Privacyprotocol - programma Samen DOEN in de buurt -
Juni 2013 werkversie 1.63
Gemeente Amsterdam
In aanmerking nemende -
Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) Achtergrondstudies en verkenningen 23 - Beveiliging van persoonsgegevens (AV 23) Achtergrondstudies en verkenningen 25 – Elektronische overheid en privacy (AV25) Privacyverordening 1986 Gemeentelijk informatiebeveiligingsnorm (GIBN) Baseline informatiebeveiliging Gemeentelijk informatiebeveiligingsbeleid
Overwegende dat
het programma Samen DOEN in de buurt wordt uitgevoerd in opdracht van B&W (15 november 2011), bekrachtigd door een besluit van het bestuurlijk team van stad en stadsdelen (5 december 2011);
de wijze waarop de partijen die samenwerken binnen het programma Samen DOEN in de buurt is beschreven in het samenwerkingsconvenant Samen DOEN in de buurt;
het voor het programma Samen DOEN in de buurt noodzakelijk is om persoonsgegevens, te verwerken;
de wijze waarop de ondersteuning aan huishoudens en de registratie van persoonsgegevens plaatsvinden, is beschreven in een privacyprotocol en uniforme werkwijze;
het programma Samen DOEN in de buurt na met partijen gesproken te hebben een privacy protocol en een uniforme werkwijze heeft opgesteld;
stelt de directeur van het programma Samen DOEN in de buurt het volgende privacyprotocol vast dat vervolgens door partijen die het samenwerkingsconvenant ondertekenen en op die basis samenwerken met het programma Samen DOEN wordt gehanteerd;
-2-
Gemeente Amsterdam
Hoofdstuk 1
Begripsbepalingen 1. Persoonsgegeven: elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. 2. Verwerking van persoonsgegevens: elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens. 3. Dossier: elk gestructureerd geheel van persoonsgegevens, ongeacht of dit geheel van gegevens gecentraliseerd is of verspreid is op een functioneel of geografisch bepaalde wijze, dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is en betrekking heeft op verschillende personen. 4. Betrokkene: Degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft. 5. Programmadirecteur: Directeur van het programma Samen DOEN in de buurt, aangesteld door het college van burgemeester en wethouders, verantwoordelijkheid afleggend aan de coördinerend wethouder Jeugdzaken 6. Buurtteam: het in een buurt werkende team die de aanpak van het programma Samen DOEN in de buurt uitvoert. Het buurtteam bestaat uit medewerkers met één van de volgende functies: a. Teamleider: de coördinator van het team. b. Buurtteammedewerker: de medewerker die contact legt en onderhoudt met het huishouden en het ondersteunt. c. Teamassistent: praktische ondersteuner van het team. 7. Programmateam: de medewerkers die werkzaamheden verrichten voor het programma Samen DOEN en die niet behoren tot de medewerkers van een buurtteam. 8. Beheerder: degene aan wie door de verantwoordelijke het (technische) beheer over de applicatie alsmede het onderhoud van de applicatie is opgedragen. De beheerder is InfoRing, tevens de leverancier van de applicatie. De beheerder kan worden aangemerkt als bewerker in de zin van de Wbp, gezien het feit dat de beheerder uitvoerend verantwoordelijk is voor het afschermen en vernietigen van persoonsgegevens binnen de applicatie en bijbehorende ICT-omgeving. 9. Klachtcoördinator: degene die onder het gezag van de programmadirecteur belast is met het afhandelen van klachten. 10. Privacycoördinator: degene die onder het gezag van de programmadirecteur belast is met de borging van de privacy en dient als contactpersoon richting de CPA en het CBP. 11. Informatiebeveiligingscoördinator: degene die onder het gezag van de programmadirecteur is belast met de verantwoordelijkheid voor de informatiebeveiliging. Tot de taken behoren onder meer het opstellen van het informatiebeveiligingsplan, het bewaken van het plan, het adviseren van het management over beveiliging, risico’s en te nemen maatregelen en het inventariseren en rapporteren van beveiligingsincidenten.
-3-
Gemeente Amsterdam
12. Derde: iedere, niet zijnde de betrokkene, de verantwoordelijke, de bewerker, of enig persoon die onder rechtstreeks gezag van de verantwoordelijke of de bewerker gemachtigd is om persoonsgegevens te verwerken. 13. Partijen: alle organisaties die samenwerken binnen het programma Samen DOEN in de buurt en die het samenwerkingsconvenant hebben ondertekend. 14. Applicatie RIS: het registratieprogramma Samen DOEN in de buurt waarin ten behoeve van het programma Samen DOEN in de buurt persoonsgegevens worden verwerkt. 15. Autorisatiebesluit: een besluit, door de programmadirecteur genomen, over wie de beheerder van de applicatie RIS is en wie als gebruiker met welke toegangsrechten wordt toegelaten tot de persoonsgegevens en de applicatie RIS. 16. Toestemming van de betrokkene : elke vrije, specifieke en op informatie berustende wilsuiting waarmee de betrokkene aanvaardt dat hem betreffende persoonsgegevens worden verwerkt.
-4-
Gemeente Amsterdam
Hoofdstuk 2
Protocol Artikel 1
De verantwoordelijkheid voor Samen DOEN in de buurt
De verantwoordelijkheid voor de verwerking van de persoonsgegevens van de betrokkenen binnen het programma Samen DOEN in de buurt is belegd bij de programmadirecteur, daartoe gemandateerd door het college van B&W en de stadsdelen van de gemeente Amsterdam. De programmadirecteur treedt in deze op als de verantwoordelijke in de zin van de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp).
Artikel 2
Doel van de gegevensverwerking
1. Het doel van de gegevensverwerking is: a. risico’s rondom kwetsbare huishoudens in beeld brengen, b. de eigen kracht van huishoudens optimaal inzetten en verbeteren, c. effectief gecoördineerde hulp aan kwetsbare huishoudens verlenen, d. ter beoordeling en evaluatie van de individuele aanpak, e. ter beoordeling en evaluatie van de werkwijze. 2. Het einddoel van iedere ondersteuning is om er voor te zorgen dat het huishouden en ieder lid van het huishouden voldoende zelfredzaam is. 3. Persoonsgegevens worden in overeenstemming met de wet, op basis waarvan de gegevens verzameld worden, en op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt. 4. Persoonsgegevens worden slechts verwerkt voor zover zij, gelet op de doeleinden waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden verwerkt, toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig zijn. 5. Gegevens kunnen ook gebruikt worden voor beleidsmatige, historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden. De gegevens worden in dat geval geanonimiseerd en er zal schriftelijk worden verantwoord welke voorzieningen zijn getroffen om te verzekeren dat de verdere verwerking uitsluitend geschiedt ten behoeve van deze specifieke doeleinden.
Artikel 3
Grondslag voor de verwerking
1. Verwerking van persoonsgegevens binnen het programma Samen DOEN in de buurt is gebaseerd op een van de grondslagen vastgelegd in artikel 8 Wet bescherming persoonsgegevens. 2. In alle gevallen wordt gevraagd om ondubbelzinnige toestemming van betrokkene tot gegevensverwerking. Indien de persoonsgegevens verwerkt moeten worden ter uitvoering van een wettelijke taak of van een publiek belang, wordt aan de betrokkene meegedeeld op welke grondslag - bij het ontbreken van toestemming - de persoonsgegevens verwerkt worden. 3. In het kader van de werkzaamheden die het programma Samen DOEN uitvoert en waaraan instellingen meewerken – onder meer door ondertekening van het Samenwerkingsconvenant – gelden in ieder geval de wettelijke taken op basis waarvan partijen hun werkzaamheden verrichten
-5-
Gemeente Amsterdam
en het publieke belang op grond van de beslissing van B&W van 15 november 2011, zie bijlage 1, voor het uitvoeren van het programma Aanpak kwetsbare huishoudens, nu genoemd programma Samen DOEN in de buurt. 4. Als bijlage IV wordt aangehecht een overzicht van de wettelijke taken en het publieke belang op basis waarvan partijen die het Samenwerkingsconvenant ondertekenen, persoonsgegevens registreren. Deze bijlage wordt aangepast indien de samenstelling van de partijen dit vergt.
Artikel 4
Geheimhoudingsplicht
1. De personen die kennis mogen nemen van persoonsgegevens uit de dossiers binnen het programma Samen DOEN in de buurt zijn gehouden, met inachtneming van beroeps- of ambtsgeheim, tot geheimhouding van de persoonsgegevens waarvan zij kennisnemen, behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift hen tot mededeling verplicht of uit hun taak de noodzaak tot mededeling voortvloeit. 2. Alle personen die onder rechtstreeks gezag van de verantwoordelijke of de bewerker gemachtigd zijn om persoonsgegevens te verwerken, tekenen daartoe de Overeenkomst geheimhouding persoonsgegevens (zie bijlage II) en voorafgaand aan de autorisatie tot de applicatie RIS het formulier Autorisatie RIS (zie bijlage III).
Artikel 5
Bewaartermijnen
1. Persoonsgegevens worden niet langer bewaard in een vorm die het mogelijk maakt de betrokkene te identificeren, dan noodzakelijk is voor de verwerkelijking van de doeleinden waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden verwerkt. 2. De persoonsgegevens zijn onderdeel van documenten, dossiers of bestanden. Conform de op de Archiefwet 1995 gebaseerde Selectielijst archiefbescheiden gemeentelijke en intergemeentelijke organen vanaf januari 1996 wordt de informatie waarop dit reglement betrekking heeft maximaal 5 jaar bewaard (volgens categorie 2.9 van de Selectielijst), gemeten na het laatst gesloten contact. 3. De bewaartermijn vangt aan direct na het laatste contact met betrokkene(n) dat heeft geleid tot het sluiten van het dossier. 4. Na de bewaartermijn worden de gegevens alleen nog geanonimiseerd bewaard. 5. In het geval dat een betrokkene zijn / haar toestemming voor het verwerken van gegevens intrekt gedurende de ondersteuning vanuit binnen het programma Samen DOEN in de buurt, wordt het betreffende dossier per direct gesloten. Sluiting van het dossier valt samen met het laatst gesloten contact. De eisen gesteld in dit artikel zijn dan eveneens van toepassing, tenzij betrokkene een verzoek indient ter verwijdering van zijn / haar persoonsgegevens. 6. Indien dit voor het doel van de verwerking noodzakelijk is, kan de programmadirecteur, in bijzondere gevallen gemotiveerd bij besluit de bewaartermijn, genoemd in het tweede lid, verlengen. Dit wordt gemeld aan betrokkene.
-6-
Gemeente Amsterdam
Artikel 6
Beveiligen van persoonsgegevens
1. De verantwoordelijke zorgt, in samenwerking met de informatiebeveiligingscoördinator en de privacycoördinator, voor een passend niveau van beveiliging van de verwerking. Hierbij wordt rekening gehouden met de aard van de verwerking en de te beschermen gegevens, de daarmee samenhangende risico’s en de stand van de techniek. 2. De verantwoordelijke legt minstens passende technische en organisatorische maatregelen ten uitvoer om de persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, enige vorm van onrechtmatige verwerking, ongeautoriseerde kennisneming en onnodige verzameling en verdere verwerking van gegevens . 3. De verantwoordelijke kan de taak met betrekking tot het nemen van technische maatregelen uitbesteden aan de beheerder. De verantwoordelijke draagt zorg dat de beheerder voldoende waarborgen biedt ten aanzien van de beveiligingsmaatregelen. De verantwoordelijke ziet tevens toe op de naleving van die maatregelen. Dit is vastgelegd in het beheer- en onderhoudscontract. 4. Voor de vaststelling van de passende maatregelen zullen de AV 23, de GIBN en de baseline informatiebeveiliging als uitgangspunt worden genomen.
Artikel 7
Beveiligingsniveau persoonsgegevens
1. De technische en organisatorische maatregelen garanderen een passend beveiligingsniveau gelet op de risico’s die de verwerking en de aard van de te beschermen gegevens met zich meebrengen, deze worden bepaald aan de hand van de risicoklasse van persoonsgegevens. 2. Op grond van de Wbp en AV23 valt de verwerking van persoonsgegevens binnen het programma Samen DOEN in de buurt binnen risicoklasse II: a. de verwerking van persoonsgegevens kan bijzondere persoonsgegevens bevatten, b. de complexiteit van de verwerking is laag, omdat per persoon uitsluitend gegevens worden vastgelegd conform art. 8 van dit protocol, c. de vastlegging is gebaseerd op toestemming van de betrokkene of – indien deze niet wordt verkregen en registratie desondanks plaatsvindt – op de uitvoering van een wettelijke taak of op de uitvoering van een publiekrechtelijke taak die registratie van deze gegevens rechtvaardigt.
Artikel 8 Soorten van gegevens Van betrokkenen, zijnde leden van een huishouden, medewerkers van partijen en personen uit het netwerk van leden van het huishouden worden, de volgende gegevens verwerkt: . Gegevensgebied Gegevens Doel Leden van een huishouden
voorletters, voorvoegsels, geslachtsnaam, opgemaakte naam, geslacht, burgerlijke staat, geboortedatum, (correspondentie) adresgegevens, telefoonnummer (mobiel, vast), e-mailadres, relatie omschrijving. Omschrijving van de eigen
-7-
verlenen van diensten aan leden van een huishouden.
Gemeente Amsterdam
mogelijkheden en beperkingen, doelen en 1 wensen . Voortgang van de aanpak, datum plan van aanpak, veiligheidscheckvragen, cliënttevredenheid. Personen uit het netwerk van het huishouden
voorletters, voorvoegsels, geslachtsnaam, opgemaakte naam, geslacht, (correspondentie)adresgegevens, telefoonnummer (mobiel, vast), e-mailadres.
Contactregistratie
gesprek- & afsprakenverslag , voor- en achternaam gesprekdeelnemers, datum en wijze contact.
verlenen van diensten aan leden van een huishouden.
Ketenregistratie
organisatiegegevens, voor- en achternaam, telefoon en e-mail, functie medewerker en gegevens over de diensten, producten en afspraken. Monitoren van afspraken.
afstemmen van dienstverlening aan leden van een huishouden met partijen.
Regieregistratie
organisatiegegevens, voor- en achternaam, telefoon en e-mail, functie medewerker en gegevens over de doelen van de aanpak, prestatie-indicatoren Care4.
afstemmen van dienstverlening aan leden van een huishouden met partijen.
Voortgangsinformatie
zelfredzaamheidmatrix .
2
3
inwinnen van informatie.
resultaatgericht en effectief maken van dienstverlening aan leden van een huishouden
1
De mogelijkheden en belemmeringen worden beschreven aan de hand van de gevolgen die dit voor de betrokkenen met zich mee brengt, zonder daarvan de medische, psychiatrische, strafrechtelijke enz. oorzaak te vermelden. 2
Deze gesprek- & afsprakenverslagen bevatten geen persoonsgegevens, enkel gegevens die relevant zijn voor de integrale aanpak. 3
De zelfredzaamheidmatrix is een scorekaart waarop de mate van (on)zelfstandigheid van een volwassen (> 18 jaar) persoon kan worden aangegeven en bijgehouden. De score loopt van 1=slecht tot 5=goed. Er zijn 11 domeinen waarop die score geven wordt. De matrix wordt ontwikkeld tot een instrument dat advies geeft of de aanpak geschikt is voor de situatie waarin de potentiële betrokkenen verkeren.
-8-
Gemeente Amsterdam
Artikel 9
Bijzondere persoonsgegevens
1. Er vindt geen verwerking plaats van persoonsgegevens betreffende iemands godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven, alsmede persoonsgegevens betreffende het lidmaatschap van een vakvereniging, strafrechtelijke persoonsgegevens en persoonsgegevens over onrechtmatig of hinderlijk gedrag in verband met een opgelegd verbod naar aanleiding van dat gedrag. 2. Indien voor de uitvoering van de werkzaamheden verwerking van dergelijke gegevens noodzakelijk is, vindt deze plaats uitsluitend met ondubbelzinnige schriftelijke toestemming van de betrokkene. 3. Het burgerservicenummer wordt niet verwerkt, ook niet na het verkrijgen van schriftelijke toestemming voor het verwerken van persoonsgegevens.
Artikel 10
Herkomst van de gegevens
1. De in artikel 8 en artikel 9 van het protocol genoemde gegevens worden verkregen van de betreffende personen zelf of, na toestemming van betrokkenen, van derden.
Artikel 11
Aanmelden van een potentieel huishouden
1. Aanmelding van een potentieel huishouden kan op de volgende wijzen geschieden binnen het programma Samen DOEN in de buurt: a. Partijen of derden kunnen een cliënt aanmelden bij het programma Samen DOEN in de buurt. Bij de aanmelding worden alleen gegevens verstrekt over de betrokkene die nodig zijn om een eerste gesprek aan te kunnen knopen: naam, geslacht, geboortedatum, woonadres en reden van de aanmelding. Bij de reden van aanmelding kan een partij ook de ZRM-scoregegevens van betrokkene verstrekken. b. Betrokkenen kunnen zich melden bij het buurtteam met het verzoek om gebruik te kunnen maken van ondersteuning vanuit het programma Samen DOEN in de buurt. Van de betrokkene wordt gevraagd gegevens te verstrekken, die in het kader van deze ondersteuning noodzakelijk en relevant zijn. c.
Artikel 12
Derden kunnen bij het buurtteam aangeven dat zij zich zorgen maken over een persoon. Informatie die aan derden gevraagd wordt te verstrekken, betreft alleen die gegevens die nodig zijn om een eerste gesprek aan te kunnen knopen: de naam en het adres van de betrokkene. Aanvullend worden eventueel de contactgegevens van de derde vastgelegd.
Toegang tot gegevens
1. Toegang tot de persoonsgegevens hebben uitsluitend diegenen die daartoe krachtens het autorisatiebesluit gemachtigd zijn, dit besluit is vastgesteld door de programmadirecteur. Het
-9-
Gemeente Amsterdam
verwerken van de gegevens is slechts toegestaan voor zover dit noodzakelijk is in het kader van de taak en de werkzaamheden van de geautoriseerde personen en is beperkt tot die gegevens die noodzakelijk zijn voor een goede taakuitoefening. 2. De programmadirecteur beschikt over een totaaloverzicht van de geautoriseerde personen (conform vorige lid) met daarbij de vermelding van de teams waarvan zij deel uitmaken, zodat duidelijk is welke gegevens zij kunnen raadplegen. 3. Autorisatie en toegang tot de Applicatie RIS wordt verleend na ondertekening van de overeenkomst geheimhouding persoonsgegevens en het formulier Autorisatie RIS op verzoek van de programmadirecteur door de applicatiebeheerder. 4. Enkel daarvoor geautoriseerde gebruikers kunnen gegevens in de applicatie RIS toevoegen of ontsluiten, conform het autorisatiebesluit zijn de volgende machtigingen afgegeven: a. De programmadirecteur en de leden van het programmateam hebben geen toegang tot de individuele gegevens van personen. Zij hebben alleen toegang tot die onderdelen van de applicatie RIS die betrekking hebben op het genereren van managementinformatie. b. De klachtcoördinator en de (klacht)behandelaar hebben geen toegang tot de individuele gegevens van personen. Zij krijgen enkel toegang tot de individuele gegevens van personen voor zover deze betrekking hebben op een ingediend verzoek om informatie, een verzoek om inzage, een verzoek om verbetering, aanvulling verwijdering of afscherming, een verzoek om opgave van de deelnemers of derden aan wie mededeling is gedaan van de verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming of een verzoek om verzet en bij escalatie. c. De privacycoördinator heeft geen toegang tot de individuele gegevens van personen. De coördinator heeft toegang tot de applicatie RIS zover noodzakelijk om de privacy te kunnen waarborgen. d. De informatiebeveiligingscoördinator heeft geen toegang tot individuele gegevens van personen. e. De beheerder heeft geen toegang tot individuele gegevens van personen. Om het (technisch) beheer en onderhoud over de applicatie RIS te kunnen uitvoeren, heeft de beheerder enkel toegang tot de applicatie RIS zonder zichtbare persoonsgegevens. Dit staat vastgelegd in het beheer- en onderhoudscontract. f. De applicatiebeheerder RIS heeft geen toegang tot individuele gegevens van personen. Om het (technisch) beheer en onderhoud over de applicatie RIS te kunnen uitvoeren, heeft de applicatiebeheerder RIS enkel toegang tot de applicatie RIS zonder zichtbare persoonsgegevens. Tevens kan de applicatiebeheerder RIS autorisaties verlenen aan de gebruikers op verzoek van de programmadirecteur. g. De teamleider heeft toegang tot de gegevens van de betrokkenen, voor zover zij behoren tot cliënten van het buurtteam waarvan de teamleider ook deel uitmaakt, om zicht te hebben op de inhoud van de dienstverlening aan de betrokkenen. De teamleider is verantwoordelijk voor het juist instrueren van de teamleden met betrekking tot het gebruik van de applicatie RIS en houdt toezicht op een deugdelijk gebruik. h. Elke buurtteammedewerker heeft toegang tot de gegevens van betrokkenen, die behoren tot cliënten van het buurtteam waarvan de buurtteammedewerker deel uitmaakt, om een integrale dienstverlening mogelijk te maken. De buurtteammedewerker heeft uitsluitend kijkrechten, tenzij hij in de applicatie RIS is aangemerkt als teamlid voor het betreffende dossier. In dat geval heeft hij ook schrijfrechten.
- 10 -
Gemeente Amsterdam
i.
j.
k. l.
De teamassistent heeft toegang tot de gegevens van de betrokkenen, voor zover zij behoren tot cliënten van het buurtteam waarvan de teamassistent deel uitmaakt. De teamassistent kan zowel gegevens inzien als bewerken om toe te zien of in de applicatie RIS op een verantwoorde manier persoonsgegevens vastgelegd worden en om te ondersteunen bij het invoeren van gegevens indien nodig. Tevens kan de teamassistent op verzoek van de teamleider de schrijfrechten voor een dossier toekennen aan buurtteammedewerkers en op verzoek van de programmadirecteur nieuwe buurtteammedewerkers toegang verschaffen tot de applicatie RIS op grond van de autorisatie RIS. Partijen hebben geen toegang tot gegevens. Met medewerkers van partijen (niet zijnde buurtteammedewerkers) kunnen relevante gegevens gedeeld worden , indien dit noodzakelijk is voor de integrale aanpak van het programma Samen DOEN in de buurt en enkel na schriftelijke toestemming van de betrokkene, zoals bepaald in artikel 13. Betrokkenen hebben geen toegang tot de applicatie RIS, maar kunnen een verzoek tot ‘recht op inzage’ indienen bij een medewerker van het buurtteam. Derden hebben geen toegang tot gegevens.
5. Elke poging (geslaagd of niet) om toegang te krijgen tot de applicatie RIS met persoonsgegevens wordt vastgelegd in een logbestand. Dit logbestand heeft een voldoende lange bewaartijd, zodat een analyse van bijzonderheden kan worden gemaakt en hierover kan worden gerapporteerd.
Artikel 13
Het verstrekken van gegevens
1. Persoonsgegevens mogen niet aan derden worden verstrekt, tenzij: a. De betrokkene schriftelijk toestemming heeft gegeven voor de verstrekking van gegevens aan derden b. De betrokkene verzoekt om gegevens te verstrekken aan derden, hiervoor geeft de betrokkene schriftelijk toestemming, waarin de gegevens en personen nauwkeurig staan omschreven. c. De verstrekking vereist wordt op grond van een wettelijk voorschrift. d. Er dringende en gewichtige redenen zijn voor de verstrekking van individuele persoonsgegevens. Deze beoordeling wordt gelaten aan de programmadirecteur en dient onder vermelding van de redenen en de gemaakte afweging te worden vastgelegd in de applicatie RIS. 2. Persoonsgegevens worden niet verstrekt indien de verstrekker weet of redelijkerwijs zou moeten weten dat de gegevens zullen worden benut voor een doel dat niet verenigbaar is met het doel van de verwerking. 3. Verstrekking van gegevens vindt niet plaats voor zover dit in strijd zou komen met de geheimhoudingsplicht van de medewerkers van het programma Samen DOEN in de buurt. 4. Van elke gegevensverstrekking wordt een melding gemaakt in de applicatie RIS, tevens wordt de schriftelijke toestemming dan wel de wettelijke grondslag dan wel het besluit van de programmadirecteur toegevoegd aan de melding.
- 11 -
Gemeente Amsterdam
5. Gegevens kunnen worden verstrekt aan andere gemeentelijke registratiesystemen omdat de Gemeente Amsterdam aantal wettelijke taken op het gebied van het monitoren van ‘kwetsbaren’ heeft. De voorwaarden voor een dergelijke verstrekking zijn: a. anonieme verstrekking, zodat de bron niet tot personen herleidbaar is, b. resultaten van het onderzoek zijn niet tot personen herleidbaar, c. mocht een onderzoeker de betrokkene zelf willen onderzoeken, dan is daar alsnog een schriftelijke toestemming van de betrokkenen of diens wettelijk vertegenwoordiger voor vereist.
Artikel 14
Melding verwerking persoonsgegevens
1. De programmadirecteur draagt zorg voor een juiste melding van de verwerking van persoonsgegevens die voor het verwezenlijken van de doeleinden van het programma Samen DOEN in de buurt bestemd is bij de CPA en het CBP, tenzij de melding conform Wbp en het vrijstellingsbesluit in aanmerking komt voor vrijstelling van melding.
Artikel 15
Informatieverstrekking
1. Direct bij het eerste contact zal aan de betrokkene de volgende informatie mondeling en/of schriftelijk worden verstrekt: a. b. c. d.
de identiteit van de buurtteammedewerker, de taak, de werkwijze en het doel van het programma Samen DOEN in de buurt, het doel van de gegevensverwerking, de rechten van de betrokkene, waaronder het indienen van klachten, het recht op inzage, verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming van gegevens en het recht van verzet, e. de door betrokkene te ondertekenen verklaring indien deze instemt met de verwerking van de persoonsgegevens, f. de verkregen contactgegevens en de aard van de signalering van het potentiële huishouden. 2. Van de informatieverstrekking wordt melding gemaakt in de applicatie RIS.
- 12 -
Gemeente Amsterdam
Artikel 16
Recht op inzage
1. Iedere betrokkene heeft, conform Wbp) het recht een verzoek om inzage in zijn persoonsgegevens in te dienen. Indien de betrokkene een minderjarige is die nog geen 16 jaar is of onder curatele is gesteld, wordt het verzoek ingediend door de wettelijke vertegenwoordiger. De identiteit van de verzoeker wordt aan de hand van een identiteitsbewijs vastgesteld. 2. De afhandeling van een verzoek van een betrokkene om inzage in zijn gegevens wordt uitgevoerd conform de procedure “Afhandeling verzoeken, verzet en bezwaren m.b.t. persoonsgegevens” zoals vastgelegd in de uniforme werkwijze.
Artikel 17
Recht op verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming
1. De betrokkene die in kennis gesteld is van verwerking van hem betreffende persoonsgegevens, dan wel zijn wettelijke vertegenwoordiger, kan (conform Wbp) aan de programmadirecteur schriftelijk verzoeken om verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming, indien de gegevens: a. feitelijk onjuist dan wel onvolledig zijn, b. voor het doel van verwerking onnodig of niet ter zake dienend zijn, c. in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. 2. De afhandeling van een verzoek zoals bedoeld in lid 1 wordt uitgevoerd conform de procedure “Afhandeling verzoeken, verzet en bezwaren m.b.t. persoonsgegevens” zoals vastgelegd in de uniforme werkwijze.
Artikel 18
Recht van verzet
1. De betrokkene kan schriftelijk verzet aantekenen bij de programmadirecteur tegen de verwerking van hem betreffende persoonsgegevens in verband met bijzondere persoonlijke omstandigheden. 2. De afhandeling van een verzoek van een betrokkene conform lid 1 wordt uitgevoerd conform de procedure “Afhandeling verzoeken, verzet en bezwaren m.b.t. persoonsgegevens” zoals vastgelegd in de uniforme werkwijze.
Artikel 19
Rechtsbescherming (indienen bezwaar)
1. Tegen een besluit tot afwijzing van een verzoek om informatie, een verzoek om inzage, een verzoek om verbetering, aanvulling verwijdering of afscherming, een verzoek om opgave van de deelnemers of derden aan wie mededeling is gedaan van de verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming of een verzoek om verzet, kan een belanghebbende schriftelijk bezwaar maken bij de programmadirecteur binnen zes weken na de bekendmaking van dat besluit. De Algemene wet bestuursrecht is van toepassing.
- 13 -
Gemeente Amsterdam
Artikel 20
Klachtrecht
1. Ambtshalve of op verzoek van een betrokkene kan het CBP een onderzoek instellen naar de wijze waarop ten aanzien van de verwerking toepassing wordt gegeven aan het bepaalde bij of krachtens de WBP en het protocol.
Artikel 21
Sancties
1. Overtreding van het voorliggende protocol kan voor gebruikers en andere medewerkers die werkzaamheden verrichten voor het programma Samen DOEN in de buurt leiden tot: a. Disciplinaire maatregelen conform het ambtenarenreglement indien deze van toepassing is op betreffend persoon. b. Ontneming van de autorisatie en bevoegdheden ten aanzien van de verwerking van persoonsgegeven voor het programma Samen DOEN in de buurt. c. Beëindiging van de overeenkomst die op deze arbeidsrelatie van toepassing is.
Artikel 22
Slotbepalingen
1. Dit protocol kan door een ieder worden geraadpleegd op de internetsite van de gemeente Amsterdam onder het programma Samen DOEN in de buurt. 2. Dit protocol wordt voorgelegd aan de CPA ter advisering en treedt inwerking na een positief advies van de CPA en vaststelling door de programmadirecteur; het vervangt vanaf dat moment alle eventuele voorgaande afspraken en het protocol d.d. september 2012. 3. Dit protocol treedt voor de duur van de huidige organisatie van het programma Samen DOEN in de buurt in werking beginnend, met terugwerkende kracht, op 16 september 2011. 4. Indien nodig, bijvoorbeeld door wijzigingen in wet- en regelgeving of in de werkwijze van het programma Samen DOEN in de buurt, zal voorliggend protocol aan de nieuwe situatie getoetst worden. Eventuele aanpassingen van het protocol worden vooraf met partijen die deelnemen aan het samenwerkingsconvenant besproken. Nadat het protocol opnieuw is vastgesteld maakt het onderdeel uit van de wijze waarop partijen samenwerking binnen het Programma Samen DOEN en conformeren partijen die het samenwerkingsconvenant ondertekenen zich dan ook aan het gewijzigde protocol. 5. Dit protocol kan worden aangehaald als “privacyprotocol programma Samen DOEN in de buurt”.
- 14 -
Gemeente Amsterdam
Bijlage I
Grondslag publiekrechtelijke taak artikel 8 onder e Wpb4 18 A0 Onderwerp
Integrale aanpak kwetsbare huishoudens met meervoudige problematiek Het college van burgemeester en wethouders besluit
1. In te stemmen met de integrale aanpak kwetsbare huishoudens waarvan de zes belangrijkste kenmerken zijn:
Eigenkracht: de eigen kracht is leidend principe bij de uitvoering. Er wordt maximaal gebruik gemaakt van de eigen kracht en het netwerk van de huishoudens zodat alleen gebruik gemaakt hoeft te worden van (overheids-) voorzieningen als dat nodig is Eén: er wordt steeds gewerkt op basis van 1 huishouden, 1 plan, 1 regisseur, 1 budget Domeinen komen samen: de aanpak gaat door alle domeinen heen: Jeugd, armoede, veiligheid, zorg en werk Vraaggericht: er wordt steeds geredeneerd vanuit de behoeften en problemen van het huishouden Integrale financiering: budgetten ontschotten Regisseur: heeft doorzettingsmacht, bepaalt samen met huishouden welke inzet voor welk domein nodig is, leveranciers hebben leverplicht Businesscase: het maatschappelijk en financieel rendement van de aanpak worden in beeld gebracht en vervolgens gemonitord met een businesscase
zoals weergegeven in de bijlagen: a. Update Uitwerking integrale aanpak kwetsbare huishoudens b./c. Indicatieve Maatschappelijke Kosten Baten Analyse (MKBA) Kolenkit en Resultaten indicatieve MKBA Kolenkit (van adviesbureau LPBL) d. Nulmeting kwetsbare huishoudens (van Bijleveld Advies) 2. In te stemmen met het beschikbaar stellen van € 4 miljoen voor deze aanpak uit de stelpost Sociaal Domein. 3. Kennis te nemen van het feit dat in januari het definitieve programmaplan volgt, alsmede het aantal huishoudens waarop de aanpak zich in 2012 richt.
4
Bijlage I is een deel van 8 pagina’s grote B&W Flap
- 15 -
Gemeente Amsterdam
Bestuurlijke achtergrond
In de kadernota 2012 is de integrale aanpak risicogezinnen aangekondigd alsmede dat er € 4 miljoen beschikbaar is voor deze aanpak vanuit de stelpost Sociaal Domein. In de BAAK is een onderbouwing aangeleverd voor de aanpak. Mede naar aanleiding van de motie “kwetsbare groepen” (nr. 679) van raadslid Ulichki inzake de kadernota 2012 is in de BAAK gevraagd om op 15 november 2011 een aanscherping te leveren van de aanpak in de vorm van een MKBA/nulmeting alsmede een update van de aanpak aangepast aan de actuele inzichten. De aanpak is verbreed van risicogezinnen naar kwetsbare huishoudens. Onderbouwing besluit
Uitkomsten advies
Bestuursdienst/DMC: akkoord nvt Behandeling in raadscommissie en/ of gemeenteraad
14 dec. 2011 Commissie JIF onder uitnodiging van de commissies KSZ en WPA 21/22 december gemeenteraad Financiële onderbouwing
De middelen worden gedekt uit de in de Kadernota opgenomen Stelpost Sociaal Domein: kwetsbare huishoudens € 4 miljoen. Geheimhouding
nvt Voorlichting en communicatie
- 16 -
Gemeente Amsterdam
Opnemen in de besluitenlijst. nvt Stukken
a. Update Uitwerking integrale aanpak kwetsbare huishoudens b. Indicatieve MKBA Kolenkit van LPBL c. Resultaten indicatieve MKBA Kolenkit d. Nulmeting kwetsbare huishoudens, Bijleveld Advies Nvt
Behandelend ambtenaar (naam, telefoonnummer en e-mailadres)
Masja Cohen, 020 251 80 78,
[email protected] Besluit college van burgemeester en wethouders
- 17 -
Gemeente Amsterdam
Bijlage II Overeenkomst geheimhouding persoonsgegevens Bijlage III Autorisatie RIS Bijlage IV Brief toestemming betrokkene
- 18 -
