Rapport Gemeentelijke Ombudsman
Geen vergunning voor aanbouw in de Filmwijk Gemeente Almere Dienst Stadsbeheer 29 januari 2009 RA0933870
Samenvatting Bewoners willen hun woning in de Filmwijk uitbreiden. Het bouwplan is weliswaar in strijd met het bestemmingsplan maar volgens hun architect moet het via vrijstelling lukken. De vergunning wordt geweigerd. De vrouw beklaagt zich erover dat zij onjuist geïnformeerd is en als gevolg daarvan veel geld heeft uitgegeven aan leges en architectkosten. Bovendien meet de gemeente met twee maten door niet op te treden tegen vergelijkbare aanbouwen in haar woonbuurt. De gemeente laat weten dat de informatie aan de vrouw beter had gekund, maar dat haar architect wel de correcte informatie heeft gekregen. Duidelijkheid over vrijstelling van een bestemmingsplan kan pas gegeven worden als alle stukken ingediend zijn. Toetsing vooraf was toentertijd niet mogelijk. Inmiddels (juli 2008) kent Almere wel de mogelijkheid om (bouw)plannen vooraf te laten toetsen aan de voorschriften van het bestemmingsplan. Informatie over deze nieuwe werkwijze kan volgens de ombudsman beter. Daarom verbindt hij een aanbeveling zijn oordeel.
Oordeel De onderzochte gedraging is onzorgvuldig.
Aanbeveling Het College van Burgemeester en Wethouders wordt verzocht te bevorderen dat bestaande informatie op Loket Almere zodanig wordt aangepast, dat burgers voortaan direct gewezen worden op de mogelijkheid om een eigen bouwplan vooraf te laten toetsen aan de voorschriften van het geldende bestemmingsplan.
Rapportnummer: RA0933870 Datum : 29 januari 2009 Pagina : 2/5
Verzoek Het verzoek tot onderzoek is op 24 april 2008 op het spreekuur ingediend en betreft de gemeente Almere, Dienst Stadsbeheer. Het gevraagde onderzoek heeft betrekking op: • de informatieverstrekking bij een bouwaanvraag.
Bevindingen achtergrond van het verzoek Verzoekster woont in de Filmwijk en wil een aanbouw aan haar woning. Ze gaat naar de balie op het stadhuis voor informatie over de haalbaarheid van het bouwplan. Na bestudering van het bestemmingsplan constateert de baliemedewerkster dat er in principe niet mag worden gebouwd, maar dat er altijd vrijstelling kan worden gevraagd. De medewerkster verwacht geen problemen. Verzoekster neemt daarop een architect in de arm die ook twee maal bij de gemeente langs gaat. Ook hij krijgt aan de balie te horen dat er in principe niet gebouwd mag worden, maar met een eventuele vrijstelling zou het volgens de architect wel lukken. Een voorbespreking van de vrijstellingsaanvraag kan niet. Er moet eerst een plan ingediend worden. Aan de vrijstellingsprocedure zijn leges verbonden. Totaal ongeveer €1000. De architect dient namens verzoekster een bouwaanvraag in. Zijn kosten bedragen €7000. Het Welstandsadvies is positief, maar de afdeling Stedenbouw en Landschap adviseert negatief. Naar de mening van deze afdeling is het bouwplan te dominant aanwezig en ondervinden de direct omwonenden hinder (toetreding van het dag- en zonlicht) van de uitbreiding. Daarom wordt de vergunning eind augustus 2007 geweigerd. Er wordt expliciet vermeld dat er geen zienswijzen zijn ingediend. Verzoekster baalt behoorlijk van alle verspilde moeite en geld en stuurt op advies van haar architect op 21 november 2007 een mail over de gang van zaken naar de directeur Publieksdienst. Wanneer ze geen reactie krijgt, dient ze hierover op 18 december 2007 een klacht in alsook over de gebrekkige informatieverstrekking en de procedure bij het indienen van een bouwaanvraag. Deze klacht wordt daarom door de dienst Stadsbeheer in behandeling genomen. Zij wordt uitgenodigd voor een hoorzitting eind januari 2008. Verzoekster voelt zich met name gegriefd door het uitblijven van een reactie op haar mail van 21 november 2007 aan de directeur Publieksdienst en de onmogelijkheid om de vrijstelling vooraf te bespreken. Nu was ze verplicht om een complete bouwaanvraag in te dienen wat erg veel geld heeft gekost. Bovendien betreurt zij het niet geïnformeerd te zijn over de ingediende zienswijze van de buren. Als zij die wel ontvangen had, dan had ze kunnen proberen het probleem samen op te lossen. Haar klachten worden gedeeltelijk gegrond verklaard, maar de gemeente handhaaft het besluit. Wel zijn de werkafspraken over de informatieverstrekking aan aanvragers nog eens met alle medewerkers besproken. Er wordt een onderzoek toegezegd naar vergelijkbare aanbouwen in de straat waar zij woont. De gemeente betreurt het dat de ingediende zienswijze niet is meegenomen in de overwegingen. Ondanks de gemaakte fouten is er geen verkeerd besluit genomen. Indien verzoekster het niet eens is met de afhandeling van haar klacht, kan zij nog naar de Ombudsman. Dat betekent echter niets voor het besluit dat genomen is, aldus de teamleider van de afdeling Vergunningen. Verzoekster kan zich in deze uitkomst niet vinden. De gemeente meet met twee maten. Er wordt niet opgetreden tegen vergelijkbare aanbouwen en de informatie bij de balie van het bouw- en woningtoezicht is onvoldoende en onjuist. Over de zienswijze is zij niet geïnformeerd, met als gevolg een slechte
Rapportnummer: RA0933870 Datum : 29 januari 2009 Pagina : 3/5
verstandhouding met de buren. Voorts vindt verzoekster dat zij nodeloos leges heeft betaald. Daarom pleit ze voor een wijziging van de procedure: juiste informatie en de mogelijkheid om voorafgaand aan de aanvraag toetsing te laten plaatsvinden. Daarop wendt ze zich tot de Gemeentelijke Ombudsman. hoorzitting Algemeen Op woensdag 3 september 2008 houdt de ombudsman een hoorzitting als onderdeel van het onderzoek. Naast de ombudsman en de dossierbehandelaar zijn aanwezig verzoekster en haar echtgenoot, en twee medewerkers van de gemeente (een juridisch medewerkster en een medewerker handhaving). Grief De kern van verzoeksters grief betreft de willekeur bij de gemeente; verwezen kan worden naar de achtergrond van het verzoek. Zij en haar echtgenoot hebben volgens de regels gehandeld en hun aanvraag is desondanks afgewezen. Verzoeker vult aan dat de gemeente al bij het eerste baliecontact had kunnen meedelen dat de aanvraag vanwege het bestemmingsplan zou worden afgewezen. Dat is niet gebeurd, zij moesten telkens aanvullende gegevens leveren en er is ook diverse keren contact met de gemeente geweest. De kosten van architect en bouwtekeningen belopen daardoor zo’n €7000. De vertegenwoordiger van de gemeente brengt hiertegen in dat er leges in rekening gebracht zijn, omdat er een aanvraag bouwvergunning is ingediend. De architect was op de hoogte van de strijdigheid met het bestemmingsplan en de noodzaak van een vrijstellingsprocedure. Dat er dan toch tekeningen gemaakt zijn is het risico dat de aanvrager neemt. Informatie door de baliemedewerkers De aanbouw blijkt niet te voldoen aan de eisen voor vergunningvrije bouw. Desgevraagd door de ombudsman erkent de juridisch medewerkster dat reeds bij de balie had moeten worden gezegd dat vanwege strijd met het bestemmingsplan het bouwplan niet mogelijk is. Over de mogelijkheid van vrijstelling mag de baliemedewerker geen uitspraak doen. Aan de architect is wel de correcte informatie over de strijdigheid met het plan gegeven. De ombudsman merkt op dat er aan de balie geen informatie is gegeven aan welke voorwaarden de aanbouw moest voldoen om binnen het bestemmingsplan te vallen en dus vergunningvrij gebouwd te kunnen worden. De medewerker handhaving antwoordt dat de baliemedewerkers die informatie hadden kunnen en moeten geven. De balie maakt geen gespreksnotities. Op verzoek wordt tegenwoordig wel een schriftelijke bevestiging gestuurd van de mededelingen door de baliemedewerker(s). Destijds bestond deze werkwijze nog niet. De gemeente Almere kent niet de mogelijkheid van een zogenaamde ‘pro forma’-aanvraag, waarbij de gemeente – zonder kosten voor de aanvrager - bekijkt of een aanvraag haalbaar is. Men moet meteen een officiële aanvraag indienen en leges betalen. Bij afwijzing van de aanvraag ontvangt men de helft daarvan terug. Zienswijze Verzoekers hebben de aanbouw met de buren besproken, zij toonden zich toen enthousiast. Verzoekers werden pas bij de behandeling van hun klacht gewaar dat hun buren een zienswijze hadden ingediend. De gemeentelijke medewerkers reageren dat niet duidelijk is waarom in de afwijzing niets over de zienswijze is opgenomen. Het betekent anderzijds ook dat de zienswijze bij de afwijzing geen rol heeft gespeeld en dat de vergunning louter op grond van strijdigheid met de planvoorschriften is geweigerd.
Rapportnummer: RA0933870 Datum : 29 januari 2009 Pagina : 4/5
Adviezen Vervolgens merkt de ombudsman op dat het welstandsadvies positief is, maar dat Stedenbouw en Landschap negatief heeft geadviseerd, omdat de aanbouw een te dominante en prominente positie inneemt en daarom niet past in het stedenbouwkundige beeld van de wijk. Volgens Stedenbouw en Landschap moet elke individuele woning hier tot zijn recht kunnen komen. De gemeente kan altijd van een advies afwijken, maar zal dat goed moeten onderbouwen. Verzoekers hebben de mogelijkheid om een nieuwe aanvraag in te dienen. Ter onderbouwing kunnen ze een nieuw stedenbouwkundig advies laten opstellen met een deugdelijke motivering waarom de visie van Stedenbouw en Landschap geen stand kan houden. De zienswijze van de buren kan dan wel worden meegenomen. Handhaving Dan komt het punt van illegale aanbouwen elders en (het gebrek aan) handhaving aan de orde. De medewerker handhaving heeft verzoekers dossier onlangs in behandeling gekregen. Hij legt uit dat hij intussen onderzoek naar vergunningloze aanbouwen in verzoekers omgeving heeft gedaan. Hij heeft een paar aanbouwen zonder vergunning aangetroffen. Sommige daarvan zijn vergunningvrij, een paar zijn illegaal en weer andere zijn mogelijk zonder vrijstelling. Tegen de illegale aanbouwen gaat hij optreden. Hij wijst erop dat vergunningvrij bouwen met inachtneming van het bestemmingsplan mogelijk is mits de aanbouw binnen bepaalde afmetingen blijft. Het vorenstaande laat onverlet dat de verwijzing van verzoekster naar diverse (illegale) aanbouwen in de omgeving geen betekenis heeft voor de aanbouw die zij wenst. Bovendien ontbreken bij de andere aanbouwen de zeer waardevolle architectuur van haar woning en dus ook de planologische en architectonische overwegingen die bij verzoekster tot een weigering hebben geleid. Nieuwe werkwijze Bij het Frontoffice kan sinds kort informatie verkregen worden over het bouwen Woningwet en de relevante voorschriften van het bestemmingsplan. Deze service is gratis. Aanvragers van bouwwerken en/of bedrijfsvestigingen kunnen schriftelijk informatie over het bestemmingsplan krijgen ook over de vraag of het voornemen past of niet past in het plan. En ook hoe men dan verder kan gaan. reacties op bevindingen Het resultaat van het onderzoek is als verslag van bevindingen naar verzoekster en naar de gemeente gestuurd om een nadere reactie mogelijk te maken. Zowel verzoekster als de gemeente heeft gereageerd. Verzoekster merkt op dat zij zich op diverse momenten onheus bejegend heeft gevoeld door de gemeente. De gemeente gaf haar het gevoel dat ze blij moest zijn dat de gemeente er voor haar was. De reacties zijn, voor zover relevant, opgenomen in het verslag van bevindingen.
Behoorlijkheidsvereisten De ombudsman toetst de gedragingen van gemeentelijke instanties aan behoorlijkheidsvereisten. In dit onderzoek is getoetst aan het vereiste van actieve en adequate informatieverstrekking.
Overwegingen Het vereiste van actieve en adequate informatieverstrekking houdt in dat bestuursorganen burgers actief en desgevraagd van adequate informatie voorzien. Actief wil zeggen dat de gemeente uit eigen beweging de benodigde informatie verschaft. Desgevraagd houdt in dat de gemeente dat op verzoek doet. Adequaat betekent dat de informatie juist en op de situatie toegesneden moet zijn.
Rapportnummer: RA0933870 Datum : 29 januari 2009 Pagina : 5/5 Vast staat dat de informatieverstrekking door de baliemedewerkers aan verzoekster gebrekkig is geweest. Haar architect heeft wel correcte informatie gekregen. Dat laatstgenoemde ervoor gekozen heeft niet vergunningvrij te bouwen maar via een vrijstellingsprocedure getracht heeft een bouwvergunning te verkrijgen kan de gemeente niet tegengeworpen worden. Met instemming heeft de Gemeentelijke Ombudsman vernomen van de nieuwe werkwijze, waarbij het mogelijk is om voorafgaand schriftelijke informatie te krijgen of het bouwvoornemen past of niet past in het plan. Wel verdient het aanbeveling de informatie daarover op de site van Loket Almere zodanig aan te passen dat het duidelijk is dat alle bouwaanvragen desgewenst vooraf planologisch getoetst kunnen worden en niet alleen die van (startende) ondernemers. Gelet op het belang dat de burger actief wordt geïnformeerd, verbindt de Gemeentelijke Ombudsman een aanbeveling aan zijn oordeel. Terzijde wijst de Gemeentelijke Ombudsman erop dat in de klachtafhandeling correct ingegaan is op het ontbreken van de zienswijze en de door verzoekster genoemde aanbouwen bij andere woningen in de Filmwijk. Daar waar de gemeente verzoekster verwijst naar de Gemeentelijke Ombudsman en haar meedeelt dat een en ander geen gevolg heeft voor de geweigerde bouwvergunning, merkt de ombudsman het volgende op. De gemeente verzuimt te vermelden binnen welke termijn verzoekster een verzoekschrift kan indienen. Verder gaat het College van Burgemeester en Wethouders van Almere voorbij aan de bevoegdheid van de Gemeentelijke Ombudsman om naar aanleiding van zijn onderzoek een aanbeveling aan het bestuursorgaan te doen. Nu een dergelijke aanbeveling heel wel betrekking kan hebben op een reeds genomen besluit, is het niet aan het bestuursorgaan om hierop vooruit te lopen.
Oordeel De onderzochte gedraging is onzorgvuldig.
Aanbeveling Het College van Burgemeester en Wethouders wordt verzocht te bevorderen dat bestaande informatie op Loket Almere zodanig wordt aangepast, dat burgers voortaan direct gewezen worden op de mogelijkheid om een eigen bouwplan vooraf te laten toetsen aan de voorschriften van het geldende bestemmingsplan.
