● HET VAK • QUICKSCAN Tekst: Sanne Jellema en Chaya Kuijs. Beeld: Hans Oostrum Fotografie
Het ontwikkelen van een quickscan: Rollen op maat
Hoe tevreden is de ergotherapeut? Dit artikel is de beschrijving van het afstudeerproject Rollen op maat. Het project is uitgevoerd door twee studenten van de verkorte opleiding Ergotherapie aan de Hogeschool van Amsterdam in de periode september 2009 tot februari 2010. Tijdens dit project is een quickscan ontwikkeld, waarmee ergotherapeuten inzicht krijgen in de eigen arbeidssituatie. Hiervoor is uitgebreid (inter)nationaal literatuuronderzoek gedaan en hebben diverse afdelingen Ergotherapie meegewerkt aan twee pilots. Geconcludeerd kan worden dat ergotherapeuten over het algemeen een positief beeld hebben van de huidige arbeidssituatie. Toch is er verbetering mogelijk.
G
edurende de stages van de twee junioradviseurs is ervaren dat de mogelijkheden binnen de arbeids-
situatie op een afdeling Ergotherapie op meerdere instellingen niet optimaal worden benut. Hierbij valt te denken aan het gebruik van middelen en/of ruimte, de onderlinge communicatie en de inzet van personen. In samenspraak met de toenmalige stagebegeleidster, Stephanie Saenger, is besloten deze aanzet te gebruiken voor dit afstudeerproject. Stephanie Saenger is vanuit haar adviesbureau Rol-maat de opdrachtgever geworden.
Doelstelling Het doel van dit afstudeerproject was het ontwikkelen van een assessment waardoor ergotherapeuten inzicht krijgen in de eigen arbeidssituatie, gericht op handelen, persoon en omgeving, zowel individueel als op teamniveau. Met dit inzicht worden aspecten in de arbeidssituatie die verbetering behoeven gesignaleerd en kunnen er veranderingstrajecten ingezet worden. Tijdens dit afstudeerproject is gewerkt aan het ontwikkelen van een quickscan. Deze
ding kunnen zijn om zelf actie tot een veran-
deerproject verder worden uitgewerkt. Naar
quickscan biedt inzicht in de arbeidssituatie,
deringstraject te ondernemen. Begeleide vor-
aanleiding van dit afstudeerproject zijn aan-
echter geen directe oplossing en/of interven-
men van veranderingstrajecten kunnen in
bevelingen gegeven voor het volgende afstu-
ties. De uitslag van de quickscan zal voor de
samenspraak met Rol-maat worden gereali-
deerproject.
ergotherapeuten en of leidinggevende aanlei-
seerd en zullen wellicht in een volgend afstu-
Ergotherapie | 1 | februari 2011
1
● HET VAK • QUICKSCAN
Ergotherapeuten hebben over het algemeen een positief beeld van de huidige arbeidssituatie Onderzoeksmethode
eisen opgesteld, waaraan de quickscan moet
met de kantoor- en/of therapieruimte(s).
Om de arbeidssituatie van de ergotherapeu-
voldoen.
Hierbij worden aspecten als klimaat, indeling, pri-vacy en hoeveelheid ruimte het
ten in kaart te brengen en de quickscan te ontwikkelen is uitgebreid (inter)nationaal
Resultaten en conclusies
literatuuronderzoek gedaan naar diverse
Uit het literatuuronderzoek is gebleken dat
De verhouding met collega’s wordt als zeer
onderwerpen in verschillende wetenschaps-
onderstaande punten bijdragen aan een hoge
positief ervaren, wel zijn ergotherapeuten
gebieden. Daarnaast zijn met de quickscan
werkdruk bij ergotherapeuten:
minder tevreden met de stijl van leidinggeven
twee pilots uitgevoerd bij afdelingen Ergothe-
● organisatorische factoren: problemen met
binnen de organisatie.
rapie in Nederland. Het doel van de eerste pilot was het inventariseren van de behoefte aan een dergelijke
time- en werkplekmanagement; ● beperkte beschikbaarheid tijd en middelen;
quickscan, het in kaart brengen van de moge-
● tekort aan professionele waardering;
lijke knelpunten bij afdelingen Ergotherapie
● weinig scholings- en/of
en het afstemmen van de inhoud van de
meest ge-noemd.
doorgroeimogelijkheden;
In het schema zijn de uitkomsten verkort weergegeven. Vanuit het beroepsprofiel wordt gewerkt met verschillende competentiegebieden. Met name de competentiegebieden samenwer-
quickscan op deze knelpunten. Voor de eer-
● relatie met cliënten;
ken, professioneel werken en communiceren
ste pilot zijn er vijf instellingen benaderd, in
● perfectionisme en zelfbeeld van de
zijn van toepassing op de arbeidssituatie. Het
diverse settingen en van verschillende groot-
ergotherapeut.
te. Deze instellingen zijn geselecteerd door de
Deze punten worden deels bevestigd in de
opdrachtgever.
is belangrijk dat een goede arbeidssituatie wordt geboden met faciliteiten als een
uitkomsten van de pilots. Er kan worden
geschikte ruimte en voorzieningen, maar ook
Voor de tweede pilot was het doel het opti-
geconcludeerd dat ergotherapeuten over het
één waar een sfeer heerst met een open en
maliseren van de quickscan en het inventari-
algemeen een positief beeld hebben van de
gelijke communicatie waardoor goed kan
seren van de mogelijkheden van het analyse-
huidige arbeidssituatie. Echter, bij veel
worden samengewerkt in verschillende
rapport. Hiervoor zijn zeven instellingen
instellingen is er een hoge werkdruk. Hier-
samenstellingen. Tevens een waar ruimte is
benaderd. Voor de tweede pilot is besloten
door hebben veel ergotherapeuten een
voor vormen van reflectie maar ook om evi-
om alle ergotherapeuten van de afdeling de
achterstand in hun werkzaamheden. Er is
dence-based te werken waardoor de kwaliteit
quickscan te laten invullen. De reden hier-
vaak te weinig tijd voor rapportage en het
wordt verbeterd maar ook groei en ontwikke-
voor is dat er op deze manier een duidelijk
afronden van een behandeling, waardoor
ling van werknemers kan ontstaan en
beeld van de afdeling gevormd kan worden.
ergotherapeuten het gevoel hebben tekort te
waardoor er experts in handelen ontstaan.
Hier zijn veel positieve reacties op gekomen
schieten. Dit heeft een negatieve invloed op
en er werd aangegeven dat afdelingen het
de werkdruk en het werkplezier.
analyserapport als zeer inzichtelijk hebben
Doel Quickscan Ergotherapie
Daarnaast zijn de fysieke arbeidsomstan-
De quickscan gaat in op alle aspecten in de
ervaren en zij ermee aan de slag konden.
digheden voor ergotherapeuten vaak niet
arbeidssituatie die verbetering behoeven,
Met al deze gegevens is een programma van
optimaal. Velen geven aan ontevreden te zijn
deze worden gesignaleerd en verande-
2
Ergotherapie | 1 | februari 2011
● HET VAK • QUICKSCAN
ringstrajecten kunnen worden ingezet. De
een ergotherapeutische benadering. De
de arbeidssituatie aan te passen en daardoor
quickscan gaat in op de gebieden arbeidsin-
onderdelen persoon, omgeving en handelen
taak- en regeleisen en ook autonomie en
houd, arbeidsomstandigheden, arbeidsvoor-
worden belicht. In het model is te zien hoe de
regelmogelijkheden, heeft dat invloed op de
waarden en arbeidsverhoudingen.
verschillende factoren elkaar beïnvloeden.
fysieke en mentale belasting van het werk en
Het ICF-model is gebruikt als basis voor de
De keuze is gemaakt om met de quickscan
hiermee op de interne/persoonlijke factoren.
quickscan. Dit model leent zich goed voor
ons te richten op de externe factor werk. Door
Door de vier A’s verder uit te werken worden
Positieve punten Arbeidsinhoud Voldoening uit werkzaamheden (83%)
Afwisseling in werkzaamheden (91%)
Negatieve punten Werk emotioneel goed aankunnen (100%) Werk is boeiend, inspirerend, nuttig en zinvol (100%) Hoeveelheid werk (82%)
Achterstand in werkzaamheden (62%) Werk niet op tijd af krijgen (62%) Routinematig werken (67%)
Werkzaamheden niet binnen gestelde tijd uitvoeren (30%)
Verantwoordelijk voor cliënten (100%)
Niet ongestoord door kunnen werken (68%) Werk niet af voor het eind van de werktijd (75%) Beperkte tijd voor onderzoek en rapportage (62%) Niet zelf bepalen werkzaamheden (33%)
Mogelijkheid tot bespreken/afstemmen werkzaamheden met collega’s (100%)
Niet bespreken van werkzaamheden met leidinggevende (48%)
Mogelijkheid tot inbreng van ideeën (100%) Tijd voor behandeling (91%)
Verantwoordelijkheid voor eigen werkzaamheden (97%) Duidelijkheid in werkzaamheden (88%) Arbeidsomstandigheden
Kantoorruimte (36%) Therapieruimte (19%)
Voorzieningen (16%)
Arbeidsvoorwaarden Werktijden (94%)
Werktijden die aansluiten op privésituatie (100%)
Verlofmogelijkheden (17%)
Geen eigen werkplek (71%) Klimaat/geluid (53%) Beperkte mogelijkheid tot gebruik van simulatieruimte (59%) Klimaat (50%) Beschikbaarheid computers (44%) Therapiemateriaal niet schoon (41%) Therapiemateriaal niet up-to-date (44%) Lange tijd van tevoren doorgeven van verlof (50%)
Mogelijkheden tot promotie (91%) Contractvorm (93%) Arbeidsverhoudingen De verstandhouding met collega’s (92%)
Voldoende vaste krachten (100%) Zekerheid omtrent contract (94%) Collega’s die naar elkaar luisteren (97%) Vrijheid om mening te geven tijdens overleg (100%)
De verstandhouding met cliënten (93%) De verstandhouding met collega’s van andere disciplines (84%)
Bevoegdheid tot het nemen van beslissingen (77%)
Uitvoeren van werkzaamheden zonder dat collega’s op de vingers kijken (97%) Waardering, steun (100%) Samenwerking (97%) Regelmatig overleg (97%) Bevoegdheid tot het nemen van beslissing omtrent behandelingen (97%) Stijl van leidinggeven binnen de organisatie (19%)
Beperkte bevoegdheid tot het nemen van beslissingen omtrent besteding budget (62%) Waardering inbreng medewerkers (86%) Organisatiestructuur (74%) Betrokkenheid bij commissies binnen de organisatie (65%)
Top 3 positieve punten Mogelijkheden voor eigen initiatieven Inhoud werkzaamheden Samenwerking team
Top 3 negatieve punten Arbeidsomstandigheden Tijd voor voorbereidingen/afhandelen behandelingen Werkdruk
Ergotherapie | 1 | februari 2011
3
● HET VAK • QUICKSCAN
De quickscan heeft een signalerende functie door bewustwording en laat ruimte voor eigen interpretatie en initiatieven tot verandering die punten van de arbeidssituatie belicht die
veranderingstraject, gericht op:
Afname quickscan
van toepassing zijn op de persoon, het han-
● aanpassen van de organisatie van het
De Quickscan Ergotherapie is aan te vragen
delen en de omgeving. De quickscan heeft een signalerende functie door bewustwording en laat ruimte voor eigen interpretatie en initiatieven tot veran-
werk, door werkdrukverhogende
via www.Rol-maat.nl. en/of www.Tevreden-
aspecten te verminderen of weg te
Met MijnWerk.nl. Rol-maat houdt zich bezig
nemen;
met de rollen die mensen vervullen in hun
● aanpassen van de inhoud van de
leven en richt zich op het vergroten en ver-
dering. De kracht van de quickscan ligt in de
functie, zoals het vergroten van de
mogelijkheid om zelf initiatieven te nemen en
mogelijkheden om zelf het werk in te
balans passend binnen ‘rollen’ in de gegeven
zelf veranderingstrajecten in te zetten. De
delen en te plannen;
of gekozen context. Onduidelijkheid in eisen
sterken van de eigen kracht en talenten en
quickscan is eenvoudig, snel en geeft in korte
● verbeteren van scholingsmogelijkheden;
en verwachtingen die men aan zichzelf stelt
tijd een goed en volledig inzicht in de indivi-
● aanpassen van de stijl van leidinggeven;
en die door anderen aan hen gesteld worden
duele- en teamsituatie. De uitslag van de
● verhogen van de zelfredzaamheid,
is regelmatig een bron van negatieve energie,
quickscan geeft stof tot nadenken, kan
onder andere door voorlichting en
gebruikt worden als voorbereiding of aanvul-
training;
ling op functionerings gesprekken, teamoverleg en een hulp zijn bij een afdeling in een (groter) reorganisatie traject. De Quickscan Ergotherapie helpt bij het nemen van de volgende stappen: 1 Beoordeling van de sterke en zwakke punten van de persoon, afdeling en branche; 2 Analyse van deze punten (bijvoorbeeld door bespreking in het team);
● verbeteren balans tussen de levensgebieden privé & ontspanning en werk;
– Adamson, B. C. (2001). What Managerial Skills do Newly Graduated Occupational Therapists
(tijds)planning; 5 Benutten van mogelijkheden in ruimte, middelen en tijd; 6 Evaluatie van de plannen, zijn de beoogde resultaten behaald? Hoe kunnen deze worden bereikt?
Occupational Therapy. The American Journal of Occupational Therapy , 23-29. – Bassett, H. L. (2001). Occupational Therapy in Mental Health; Managing Stress and Burnout.
ration for the Workplace. Britisch Journal of Occupational Therapy , 61 (4), 173-179. – Allan, F. L. (1998). Levels of Stress and Perceived Need for Supervision in Senior Occupational Therapy Staff. British Journal of Occupational Therapy , 61 (8), 346-350. – Arbobondgenoten. (n.d.). Retrieved from www.arbobondgenoten.nl. – Baarda. D.B, Goede M.P.M. de, Kalmijn M.;
British Journal of Occupational Therapy , 64 (8), 406-411. – Blaser-Csontos, M. (2002). Ueber das Ausbalancieren von Anforderungen; Die Bedeutung der Psychohygiene für Ergotherapeutinnen. Ergotherapie (Schweiz) , 9, 6-9. – Block P.; 2001; Feilloos adviseren, een praktische gids voor adviesvaardigheden; Academic Service, Schoonhoven – Brice, H. (2001). Working with Adult with Enduring
2000; Enquêteren en gestructureerd intervie-
Mental Illness: Emotional Demands Experienced
wen, praktische handleiding voor het maken van
by Occupational Therapists and the Coping
een vragenlijst en het voorbereiden en afnemen
Strategies they Employ. British Journal of
van gestructureerde interviews; Wolters Noordhoff, Groningen – Baarda. D.B., Goede M.P.M de, Teunissen J.;
Vervolgtraject Rol-maat zal als opdrachtgever de quickscan, die gereed is voor uitgifte, uitbrengen. Een digitale versie is beschikbaar. Gezien de jarenlange
kennis
van
Rol-maat
met
groepstrainingen kunnen verschillende inter-
Occupational Therapy , 64 (4), 175-183. – Broekhoff, M.A.; 2002; Starten met marktonderzoek, snel en praktisch aan het
& Zeitlinger, Lisse – Gibson, D. V. (2000). Clinical Reasoning of a Novice versus an Experienced Occupational Therapist: A Qualitative Study. Occupational Therapy in Health Care , 12 (4), 15-31. – Gutiérrez, J. R. (2004). Burnout in Occupational Therapy: an analysis focused on the level of individual and organizational consequences. Psychologoy in Spain , 8 (1), 98-105. – Hartingsveldt, M. v.-P, Logister-Proost, I, Kinébian, A; (2009) Beropesprofiel ergotherapeut – Kinébanian A., Granse M. le, 2006; Grondslagen van de ergotherapie; Elsevier gezondheidszorg, Maarsen – Kuiper C., Heerkens Y., Balm M., Bieleman A., Nauta N.; 2005; Arbeid en Gezondheid, preventie, behandeling en reïntegratie, een handboek voor paramedici; Bohn Stafleu Van Loghum, Houten – Leet Tan B.; 2004; Irrational Beliefs and Job Stress among Occupational Therapists in Singapore; British Journal of Occupational Therapy – Leonard, C. C. (1998). Sources of Stress and
2005; Basisboek Kwalitatief Onderzoek, hand-
werk;Wolters Noordhoff, Groningen
Coping Strategies in Basic Grade Occupational
leiding voor het opzetten en uitvoeren van kwali-
– Evers A.;1995; Meetinstrumenten voor
Therapy. British Journal of Occupational Therapy,
tatief onderzoek; Wolters Noordhoff, Groningen
4
– Bailey, D. (1989). Reasons for Attrition From
Need? A View from their Managers. British Jour-
pists' Perceptions of their Undergraduate Prepa-
uitkomsten en kan indien nodig en gewenst begeleiding bieden bij veranderingstrajecten.
venties geboden worden. Voor meer gevari-
nal of Occupational Therapy , 64 (4), 184-192. – Adamson, B. H. (1998). Occupational Thera-
Rol-maat zorgt voor de verwerking van de
4 Controle van correcte uitvoering van
3 Indien gewenst of noodzakelijk start een
Literatuur
dilemma’s en conflicten.
Ergotherapie | 1 | februari 2011
arbeidsomstandigheden, stress en welzijn; Swets
61 (6), 257-262.
● HET VAK • QUICKSCAN
eerde en gerichte interventies op de bij punt 3 genoemde punten wordt binnenkort een nieuw afstudeerproject uitgeschreven. Een volgend afstudeerproject zal onder meer gericht zijn op het aanbieden van interventies naar aanleiding van uitkomsten uit de quickscan en de gespecificeerde vraag. De interventies moeten geschikt zijn voor toepassing in teamverband, maar ook op individueel niveau. De onderwerpen waarop het vervolgtraject gericht moet worden, zijn: ● Arbeidsinhoud: hoeveelheid werk, werkdruk (timemanagement); ● Arbeidsomstandigheden: kantoorruimte, therapieruimte, voorzieningen (werkplekmanagement); ● Arbeidsvoorwaarden: verlofmogelijkheden, scholingsmogelijkheden; ● Arbeidsverhoudingen: organisatie/leidinggevende; ● Balans tussen privésituatie, zorgtaken en werk.
●
– Logister-Proost, I. (2003). Blijf gezond in het
– Robertson, L. G. (2009). Graduates' reflections on
beroep! Prevalentie en preventie van stress en
their preparation for practice. British Journal of
burn-out bij ergotherapeuten. Nederlands
Occupational Therapy, 72 (3), 123-132.
Tijdschrift voor Ergotherapie, 31 (6), 246-251. – Meijer, E. S.-D. (2001). Ontwikkeling van een signaleringsinstrument voor problemen, toekomstverwachtingen en wensen van (oudere)
– Rugg, S. (2002). Expectations and stress in junior occupational therapists. British Journal of Therapy and Rehabilitation, 9 (12), 478-484. – Saunders. M, Lewis.P, Thornhill. A; 2004;
– TNO: kennis voor zaken. (n.d.). Retrieved from www.tno.nl. – Tuning project;2007; Tuning Reference point for the design and delivery of degree programmes in occupational therapy; Universidad de Deusto – Veldhoven M., Meijman T.F., Broersen J.P.J., Fortuijn R.J.;2002; De Vragenlijst Beleving en
paramedici. Academic Medical Center,
Methoden en technieken van onderzoek; Pearson
Beoordeling van de Arbeid (VBBA); SKB
Amsterdam.
Education Benelux, Amsterdam.
Vragenlijst Services; Amsterdam
– Moore, K. C. (2006). The Influence of Managers on Job Satisfaction in Occupational Therapy. British Journal of Occupational Therapy, 69 (7), 312318. – Nivel. (2001). Kwaliteitsbevordeing Paramedische Zorg: Evaluatie intercollegiale toetsing en het IOF.
– Schaufeli W, Bakker A., Jonge j de.; 2003; De
Vragenlijst Beleving en Beoordeling van de
psychologie van arbeid en gezondheid; Bohn
Arbeid. (n.d.). Retrieved from www.vbba.nl.
Stafleu Van Loghum, Houten
– Wigham, S. S. (2001). Should Occupational
– Smulders P.G.W., Weegh J.M.J. op de;1995; Arbeid
Therapists Work Shifts? British Journal of
en gezondheid: risicofactoren; Lemma, Utrecht
Occupational Therapy, 64 (3), 151-152.
– STECR werkwijzer Reductie van werkstress in
– Wressle, E. O. (1998). Work-Related Stress
– Reïntegratie, S. P. (2003).
Gezondheidszorg en Onderwijs. Opgehaald van
Among Occupational Therapists in Sweden.
– Powell, J. K. (2008). State of the Occupational
www.stecr.nl.
British Journal of Occupational Therapy, 61
Therapy Workforce: Resultsof a National Study. The
– Sweeney, G. N. (1999). Job Stress in Occupational
(10), 467-471. – Wright, R. (2001). Occupational Therapy: what
American Journal of Occupational Therapy, 62,
Therapy: An Examination of Causative Factors.
97-105.
British Journal of Occupational Therapy, 56 (3),
makes you stay in the profession? British
89-92.
Journal of Therapy and Rehabilitation, 8 (11),
– Psychisch & Werk: Psychische aandoeningen en vermoeidheid in de arbeidssituatie. (n.d.). Retrieved from www.psychischenwerk.nl. – Quickscan werkdruk. (n.d.). Retrieved from www.werkdruk.com.
– Tan, B. (2004). Irrational Beliefs and Job Stress
418-425.
among Occupational Therapists in Singapore. British Journal of Occupational Therapy, 67 (7), 303-309.
Ergotherapie | 1 | februari 2011
5
