Dienst Terugkeer en Vertrek – procesprotocol D4
Procesprotocol
D4 Ambtshalve signalering schrijnendheid
Datum
30 augustus 2013
Versie
Definitief, versie 4.6
Doel
Beschrijven van het ambtshalve signaleren op schrijnendheid gedurende de vertrekprocedure
Afbakening
Bedoeld voor
Het protocol heeft betrekking op het ambtshalve signaleren op schrijnendheid ten aanzien van vreemdelingen die zijn ingestroomd in de DT&V en op de afhandeling van bij de DT&V inkomende brieven met verzoeken/aanvragen om toetsing op schrijnendheid. (sr) regievoerders (bijzonder) vertrek, (sr) administratief medewerkers, (sr) medewerkers feitelijk vertrek, (sr) adviseurs, afdelingsmanagers
Ingangsdatum
1 januari 2007
Datum herziening
Ingangsdatum + 1 jaar
Eigenaar procesprotocol
Procesbeheer DT&V
Dienst Terugkeer en Vertrek (DT&V) Omdat het procesprotocol aan wijzigingen onderhevig kan zijn, vindt één maal per jaar een actualisering plaats.
Pagina 1 van 14
Dienst Terugkeer en Vertrek – procesprotocol D4
Versiebeheer Datum en versienummer 20060922 0.1 20060927 0.2 20061009 0.3 20061019 0.4 20061020 0.5 20061024 0.6 20061208 20061211 20070305
0.7 1.0 1.1
20070312 20070319 20070410 20070619 20070626 20070717 20071105
1.2 1.3 1.3 1.3 1.4 1.5 1.6
20071122 20071210 20080421 20080515 20080612
1.7 1.8 1.9 2.0 2.1
20080714 20080715 20080716 20080804
2.2 2.3 2.4 2.5
20080905 20080917 20081015
2.6 2.7 2.8
Opmerking Eerste concept Tweede concept Concept ter voorlegging aan gebruiker Nummering aangepast Voorgelegd aan IS-TV en HSIO Verwerkt reacties van IS-TV en HSIO. Gereed ter voorlegging aan IND Aangepast n.a.v. overleg met IND-PVT d.d. 6-12-06 ICT ondersteuning gevuld en definitief gesteld Aangepast n.a.v. brief van de toenmalige minister aan de Tweede Kamer Voorgelegd aan HSIO Verwerkt reactie van HSIO Voorgelegd aan IND Voorgelegd aan IS-TV IS-TV / Beheer aanvullingen verwerkt Akkoord Hoofd Bedrijfsvoering Aangepast n.a.v. opmerking gebruiker. Tevens de nota’s aangepast m.b.t. het vermelden van een decos-uitnummer. Voorgelegd aan IS-TV. IS-TV / Beheer aanvullingen verwerkt Akkoord Bedrijfsvoering. Bijlagen staan in IS-TV. Aangepast n.a.v. opmerking SIO Voorleggen aan HSIO en DVV Ovv van SIO en na verwerking opm. HSIO en DVV vastgesteld. Voorleggen aan Bedrijfsvoering voor mogelijke aanpassing ISTV. Aanpassingen t.b.v. beheer / IS-TV verwerkt Akkoord HBedrijfsvoering, op intranet geplaatst Aangepast en voorleggen aan gebruiker Voorgelegd aan directeur VV, SIO en aangepast. Voorgelegd aan Bedrijfsvoering Aanpassingen tbv Bedrijfsvoering/IS-TV verwerkt. Procesnaam aangepast. Def. vastgesteld voor 1e versie op Internet
Dienst Terugkeer en Vertrek (DT&V) Omdat het procesprotocol aan wijzigingen onderhevig kan zijn, vindt één maal per jaar een actualisering plaats.
Pagina 2 van 14
Dienst Terugkeer en Vertrek – procesprotocol D4
20081021 20090501
2.9 3.0
20090501 20090211 20090223 20090520 20100111 20100120 20100315 20100511
3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8
20101001 20101026
3.9 4.0
20110107 20110421 20111231 20120801 20121016
4.1 4.2 4.3 4.4 4.5
20130830
4.6
Aanpassing toelichting Aangepast n.a.v. een wijzging in de lijn van de nota aan de IND. Voorgelegd aan SIO Wijzgingsverzoek aan Bedrijfsvoering m.b.t. IS-TV. Aanpassingen tbv IS-TV / Beheer verwerkt. Akkoord Hbedrijfsvoering. Def. vastgesteld voor 2e versie op Internet Aangepast n.a.v. procesdiagram. Voorgelegd aan H’SIO Aangepast n.a.v. op- en aanmerking HSIO Def. vastgesteld voor 3e versie op Internet Aangepast nav nieuwe huisstijl van de memo aan HSIO en van de nota aan de IND. Def. vastgesteld voor 4e versie op Internet Aangepast n.a.v. de brieven met het nieuwe logo BZK. (Zie bijlagen) Aangepast n.a.v. hyperlink per activiteit Def. Vastgesteld voor 5e versie op Internet Def. Vastgesteld voor 6e versie op Internet Def. Vastgesteld voor 7e versie op Internet De nota ambtshalve signalering aan IND en memo beoordeling advies schrijnendheid zijn aangepast in IS-TV Def. Vastgesteld voor 8e versie op Internet
Goedkeuring Datum 20070501
Functie Algemeen Directeur DT&V
Dienst Terugkeer en Vertrek (DT&V) Omdat het procesprotocol aan wijzigingen onderhevig kan zijn, vindt één maal per jaar een actualisering plaats.
Pagina 3 van 14
Dienst Terugkeer en Vertrek – procesprotocol D4
Procesprotocol -Inhoudsopgave Pagina Nr.
Activiteit/processtap
Functionaris
4 5 6 7
0 1
8
2
Inhoudsopgave Administratieve afhandeling/Legenda procesdiagram Algemeen Ambtshalve toets op eigen initiatief door de behandelende ambtenaar binnen het vertrekproces Positief advies SIO
(sr) regievoerder vertrek, (sr) medewerker feitelijk vertrek, (sr) adviseur (sr) adviseur, directeur VV of Bewaring, (sr) regievoerder, HSIO
9
3
Negatief advies SIO
(sr) adviseur, directeur VV of Bewaring, (sr) regievoerder
10
4
Reactie IND: niet voorleggen aan Commissie schrijnende zaken
directeur VV of Bewaring, (sr) regievoerder
11
5
Reactie IND: voorleggen aan Commissie schrijnende zaken
directeur VV of Bewaring, (sr) regievoerder
12
6
13
7
(sr) administratief medewerker, (sr) regievoerder Een binnen de DT&V ingekomen brief van een vreemdeling of zijn gemachtigde met een verzoek om te toetsen op schrijnendheid Stopzetten of opschorten van vertrekactiviteiten naar aanleiding van de (sr) regievoerder vertrek, (sr) medewerker feitelijk vertrek brief Toelichting activiteiten Bijlage
14 14
Dienst Terugkeer en Vertrek (DT&V) Omdat het procesprotocol aan wijzigingen onderhevig kan zijn, vindt één maal per jaar een actualisering plaats.
Pagina 4 van 14
Dienst Terugkeer en Vertrek – procesprotocol D4
Administratieve afhandeling Voor elk procesprotocol geldt dat de gebruikelijke administratieve handelingen, zoals vastgelegd in de procesprotocollen A1 t/m A5 + L2, uitgevoerd worden. Algemeen: 1. Het digitale en het fysieke dossier lopen één op één. 2. Alle vreemdeling gerelateerde documenten worden digitaal vastgelegd in Decos. Documenten die digitaal worden aangeleverd hoeven niet meer opnieuw digitaal vastgelegd te worden (zie procesprotocol L2 Scannen). 3. Er wordt een postregistratie beheerd in Decos (zie procesprotocol A1 Registratie vreemdeling gerelateerd document.)
Legenda procesdiagram
Dienst Terugkeer en Vertrek (DT&V) Omdat het procesprotocol aan wijzigingen onderhevig kan zijn, vindt één maal per jaar een actualisering plaats.
Pagina 5 van 14
Dienst Terugkeer en Vertrek – procesprotocol D4
Procesprotocol – Activiteiten Nr. 0
Activiteit/ processtap Algemeen Voor het concipiëren van een brief of een nota zie procesprotocol A1 Registratie vreemdeling gerelateerde documenten. De Staatssecretaris (SvJ) kan in bijzondere gevallen besluiten om een vreemdeling alsnog een verblijfsvergunning te verlenen vanwege zogenaamde schrijnende omstandigheden. Het toetsen van schrijnende omstandigheden dient altijd plaats te vinden, ook gedurende het vertrekproces. De SvJ beslist op grond van haar discretionaire bevoegdheid. Het moet gaan om een uniek samenstel van factoren. Bij brief van 21 februari 2007 aan de Tweede Kamer heeft de toenmalige Minister voor Vreemdelingenzaken en Integratie een nadere aanduiding gegeven van factoren die een rol kunnen spelen bij de beoordeling of er sprake is van schrijnendheid. In de volgende combinaties van indicaties kan de DT&V een zaak uit eigener beweging aan de IND voorleggen: • Dreigende scheiding tussen vreemdeling en diens kind(eren); • Gendergerelateerde aspecten met name eerwraak en huiselijk geweld; • Overlijden in Nederland van gezinslid; • Minderjarig kind in Nederland geboren; • (Bijna) alle familieleden van de vreemdeling hebben een verblijfsvergunning dan wel zijn genaturaliseerd; • Traumatiserende ervaringen die in Nederland hebben plaatsgevonden; • Overige ernstige medische problemen; • Periode van rechtmatig verblijf. Bij de beoordeling zullen de volgende zaken als contra-indicatie worden meegewogen: • Het niet meewerken aan terugkeer of verwijdering; • Openbare orde aspecten te weten: criminele antecedenten; artikel 1F Vluchtelingenverdrag; gevaar voor de nationale veiligheid. Een beoordeling op schrijnendheid kan gerelateerd zijn aan vertrek uit Nederland, maar betreft primair een beoordeling tot toelating en is daarmee dan ook primair een verantwoordelijkheid van de IND. De IND blijft dan ook te allen tijde verantwoordelijk voor een totaal-afweging voor het toekennen van verblijf, dus voor het maken van het voorstel en voor het slaan van de beschikking. Door de persoonsgerichte aanpak binnen de DT&V is de regievoerder deels op de hoogte van de situatie waarin een vreemdeling zich bevindt. Bij het uitoefenen van zijn werkzaamheden kan de regievoerder stuiten op in zijn ogen schrijnende omstandigheden en deze signaleren bij de IND. Het zal hier vooral gaan om situaties of gebeurtenissen die voor het eerst aan de orde komen nadát de vreemdeling feitelijk verwijderbaar is geworden en er dus geen toelatingsprocedures meer openstaan bij de IND. Een ambtshalve beoordeling op schrijnendheid vindt op eigen initiatief door de regievoerder binnen het vertrekproces plaats. Indien deze van mening is dat er inderdaad schrijnende omstandigheden aanwezig zijn, kan hij aan de IND verzoeken om op door hem aangevoerde schriftelijke gronden (nota) nader te overwegen of er in betreffende zaak wellicht sprake is van schrijnendheid. De vreemdeling hoeft niet op de hoogte te worden gesteld van deze beoordeling van de regievoerder. De regievoerder is niet in het bezit van het IND-dossier en beschikt niet over alle informatie, zoals die bij de IND bekend is. Om die reden vindt er te allen tijde vóóraf overleg plaats tussen de DT&V (afdeling Inhoudelijke Ondersteuning) en de IND om te beoordelen of het doen voorleggen van een gesignaleerde schrijnende zaak zin heeft. NB: Zolang er nog een toelatingsprocedure loopt bij de IND, is het niet zinnig om een zaak in het kader van schrijnendheid voor te leggen.
Dienst Terugkeer en Vertrek (DT&V) Omdat het procesprotocol aan wijzigingen onderhevig kan zijn, vindt één maal per jaar een actualisering plaats.
Pagina 6 van 14
Dienst Terugkeer en Vertrek – procesprotocol D4
Nr. 1 1.1
1.2
1.3
1.4 1.5 1.6 1.7
Activiteit/ processtap Ambtshalve toets op eigen initiatief door de behandelende ambtenaar binnen het vertrekproces Bij het uitoefenen van zijn werkzaamheden kan de regievoerder tijdens het vertrekproces in een bepaalde zaak stuiten op in zijn ogen schrijnende omstandigheden, die zouden kunnen leiden tot het gebruikmaken van de discretionaire bevoegdheid door de SvJ. De regievoerder maakt, door tussenkomst van de senior regievoerder, een korte en duidelijke memo aan SIO of stemt eerst informeel af met SIO over de zaak met hierin aangegeven de redenen waarom er naar zijn mening sprake is van een schrijnende situatie (zie format in ISTV). Onomkeerbare stappen in het vertrekproces – lees: het feitelijke vertrek uit Nederland - worden niet genomen. Voorbereidende vertrekactiviteiten, zoals aanvragen LP, kunnen wel doorgang vinden. Tevens registreert de regievoerder in ISTV dat een memo naar SIO is verzonden en op welke datum dit gebeurt. Voor postverzending zie A1 Registratie vreemdeling gerelateerde documenten. Het memo gaat, nadat deze gezien is door de senior regievoerder, naar SIO. De adviseur bespreekt deze zaak met de IND. De adviseur koppelt de resultaten van dit gesprek terug aan de regievoerder per mail of telefonisch. De regievoerder zorgt ervoor dat deze terugkoppeling geregistreerd wordt in ISTV.
Dienst Terugkeer en Vertrek (DT&V) Omdat het procesprotocol aan wijzigingen onderhevig kan zijn, vindt één maal per jaar een actualisering plaats.
Pagina 7 van 14
Dienst Terugkeer en Vertrek – procesprotocol D4
Nr. 2 2.1
Activiteit/ processtap Positief advies SIO De zaak wordt door SIO met een positief advies per memo voorgelegd aan de directeur VV of Bewaring.
2.2
De directeur VV of Bewaring besluit de zaak voor te leggen aan de IND.
2.3
De directeur VV of Bewaring bericht aan de regievoerder dat de zaak door middel van een uitgebreide nota van DT&V aan de IND kan worden voorgelegd. De korte memo wordt geretourneerd aan de regievoerder, die dit registreert in ISTV. De regievoerder draagt zorg voor de uitgebreide nota van Directeur VV of Bewaring aan de IND (zie format in ISTV).
2.4
2.5
De uitgebreide nota gaat van de regievoerder via de afdelingsmanager visie vooraf aan Hoofd SIO.
2.6
HSIO parafeert en draagt zorg voor doorgeleiding van de nota naar Directeur VV of Bewaring.
2.7
Directeur VV of Bewaring parafeert de nota en draagt zorg voor doorgeleiding van de nota naar IND.
Dienst Terugkeer en Vertrek (DT&V) Omdat het procesprotocol aan wijzigingen onderhevig kan zijn, vindt één maal per jaar een actualisering plaats.
Pagina 8 van 14
Dienst Terugkeer en Vertrek – procesprotocol D4
Nr. 3 3.1
Activiteit/ processtap Negatief advies SIO De zaak wordt met een gemotiveerd negatief advies van SIO (gebaseerd op resultaat afstemming met IND) voorgelegd aan de directeur VV of Bewaring.
3.2
Directeur VV of Bewaring beslist dat de zaak toch wordt voorgelegd aan de IND. Ga hiervoor naar processtap 2.3 en verder.
3.3
Directeur VV of Bewaring beslist dat de zaak niet wordt voorgelegd aan de IND. De directeur VV of Bewaring bericht aan de regievoerder dat zaak niet aan de IND zal worden voorgelegd en zorgt ervoor dat het korte memo retour gaat naar de regievoerder.
3.4
De regievoerder zorgt ervoor dat het resultaat in ISTV wordt geregistreerd.
3.5
De regievoerder sluit het proces in IS-TV af.
3.6
De regievoerder gaat verder met het vertrekplan. Zie procesprotocol B1 Opstellen en onderhoud en afsluiten vertrekplan.
Dienst Terugkeer en Vertrek (DT&V) Omdat het procesprotocol aan wijzigingen onderhevig kan zijn, vindt één maal per jaar een actualisering plaats.
Pagina 9 van 14
Dienst Terugkeer en Vertrek – procesprotocol D4
Nr. 4 4.1
Activiteit/ processtap Reactie IND: niet voorleggen aan Commissie schrijnende zaken De directeur VV of Bewaring ontvangt van de IND door middel van een aantekening op de te retourneren nota het bericht dat de zaak niet zodanig is, dat het een bespreekgeval wordt binnen de commissie schrijnende zaken.
4.2
De directeur VV of Bewaring bericht aan de regievoerder dat er onvoldoende gronden aanwezig zijn om de zaak voor te leggen als schrijnende zaak. De nota gaat retour naar de regievoerder.
4.3
De regievoerder zorgt ervoor dat het resultaat in ISTV wordt geregistreerd.
4.4
De regievoerder sluit het proces in IS-TV af.
4.5
Het feitelijke vertrek kan weer aangevangen worden. De regievoerder gaat daarmee verder. Zie procesprotocol B1 Opstellen en onderhoud en afsluiten vertrekplan.
Dienst Terugkeer en Vertrek (DT&V) Omdat het procesprotocol aan wijzigingen onderhevig kan zijn, vindt één maal per jaar een actualisering plaats.
Pagina 10 van 14
Dienst Terugkeer en Vertrek – procesprotocol D4
Nr. 5 5.1
Activiteit/ processtap Reactie IND: voorleggen aan Commissie schrijnende zaken IND bericht aan de directeur VV of Bewaring dat de zaak wel zodanig is dat het een bespreekgeval wordt binnen de commissie schrijnende zaken van de IND.
5.2
IND meldt aan directeur VV of Bewaring het resultaat van de beoordeling door de commissie schrijnende zaken van de IND. De nota wordt geretourneerd met bijgevoegd het besluit van de IND. De directeur VV of Bewaring bericht aan regievoerder het resultaat van de beoordeling. De nota wordt doorgezonden aan de regievoerde De regievoerder zorgt ervoor dat het resultaat in ISTV wordt geregistreerd.
5.3
5.4 5.5
De regievoerder sluit het proces in IS-TV af.
5.6
Indien het gedane voorstel leidt tot een verblijfsstatus draagt de regievoerder direct zorg voor het stopzetten van alle vertrekactiviteiten. Vertrekprocedure wordt afgesloten, nadat door de IND aan de vreemdeling een verblijfsvergunning is verstrekt (betreft BVV informatie). Bij in bewaringstelling wordt de bewaring opgeheven. Zie procesprotocllen B1 Opstellen en onderhoud en afsluiten vertrekplan en A4 Dossierverkeer, afsluiten en fiatteren vertrekprocedure en archiefhandelingen Indien het gedane voorstel niét leidt tot een verblijfsstatus gaat de regievoerder verder met het vertrek. Zie procesprotocol B1 Opstellen en onderhoud en afsluiten vertrekplan.
5.7
Dienst Terugkeer en Vertrek (DT&V) Omdat het procesprotocol aan wijzigingen onderhevig kan zijn, vindt één maal per jaar een actualisering plaats.
Pagina 11 van 14
Dienst Terugkeer en Vertrek – procesprotocol D4
Nr. 6 6.1
6.2
Activiteit/ processtap Een binnen de DT&V ingekomen brief van een vreemdeling of zijn gemachtigde met een verzoek om te toetsen op schrijnendheid. De brief wordt met een begeleidende ‘overdrachts’brief van de DT&V doorgezonden naar de IND, ter behandeling. In de begeleidende brief wordt verzocht om aan te geven of de brief van de vreemdeling of zijn gemachtigde voor de IND aanleiding is om de verwijderbaarheidsstatus te wijzigen. Tevens wordt in deze brief aangegeven of de vreemdeling in vreemdelingenbewaring verblijft of niet. De briefschrijver wordt d.m.v. een brief van de doorzending op de hoogte gesteld. Deze brief wordt als uitgaande post vastgelegd en geregistreerd. Zie procesprotocol A1 Registratie vreemdeling gerelateerde documenten.
6.3
De administratief medewerker maakt bij proces A.1.2 een deadline aan m.b.t. de reactietermijn. IND meldt via de regionale DT&V-mailbox (of via BVV) of de verwijderbaarheidsstatus vanwege de brief is gewijzigd; bij bewaringszaken binnen 5 werkdagen na verzending van de DT&V-brief, bij niet bewaringszaken binnen 10 werkdagen
6.4
De administratief medewerker kijkt via BVV of de IND heeft gereageerd binnen de gestelde termijn.
6.5
Heeft de IND niet gereageerd, dan verzoekt de administratief medewerker de regievoerder of medewerker feitelijk vertrek om te rappelleren bij de IND De regievoerder of medewerker feitelijk vertrek rappelleert telefonisch bij de IND.
6.6
6.7
In afwachting van het besluit van de IND wordt een mogelijke vlucht geannuleerd.
Dienst Terugkeer en Vertrek (DT&V) Omdat het procesprotocol aan wijzigingen onderhevig kan zijn, vindt één maal per jaar een actualisering plaats.
Pagina 12 van 14
Dienst Terugkeer en Vertrek – procesprotocol D4
Nr. 7 7.1
Activiteit/ processtap Stopzetten of opschorten van vertrekactiviteiten naar aanleiding van de brief De regievoerder of medewerker feitelijk vertrek ontvangt het bericht van de IND dat de brief aanleiding heeft gevormd om de verwijderstatus te wijzigen.
7.2.
De regievoerder of medewerker feitelijk vertrek bepaalt welke vertrekactiviteiten worden stopgezet en welke vertrekactiviteiten doorgang kunnen vinden.
7.3
De feitelijke uitzetting blijft achterwege tot aan het moment dat de IND de status verwijderbaarheid wederom wijzigt. Na wijziging in de status naar verwijderbaarheid worden de voorbereidingen voor de uitzetting weer ter hand genomen.
7.4
Indien de IND het verzoek om heroverweging inwilligt, ontvangt de regievoerder of medewerker feitelijk vertrek via het BVV een bericht.
7.5
De regievoerder of medewerker feitelijk vertrek sluit de vertrekprocedure in IS-TV en het vertrekdossier af, nadat door de IND aan de vreemdeling een verblijfsvergunning is verstrekt (betreft BVV informatie). Zie procesprotocollen B1 Opstellen en onderhoud en afsluiten vertrekplan en A4 Dossierverkeer, afsluiten en fiatteren vertrekprocedure en archiefhandelingen.
Dienst Terugkeer en Vertrek (DT&V) Omdat het procesprotocol aan wijzigingen onderhevig kan zijn, vindt één maal per jaar een actualisering plaats.
Pagina 13 van 14
Dienst Terugkeer en Vertrek – procesprotocol D4
Procesprotocol – Toelichting activiteiten Nr. Activiteit/ processtap 2 Schriftelijke aanvragen of verzoeken om heroverweging of toetsing op schrijnendheid worden beschouwd als toelatingsaanvragen en worden afgehandeld door de toelatingsprocessen van de IND. Dergelijke bij de DT&V binnenkomende brieven worden dan ook terstond doorgeleid naar de IND, onder in kennisstelling van de vreemdeling. De IND bericht vervolgens aan de DT&V of er als gevolg van een dergelijke brief de uitzetting dient te worden opgeschort. Vorenstaande geldt eveneens voor aan de DT&V voorgelegde urgenties/politieke interventies met dezelfde strekking, die door de IND worden afgehandeld. 3 Gedurende de periode van de beoordeling op schrijnendheid door de IND worden door de DT&V geen onomkeerbare uitzettingshandelingen verricht. Voorbereidende handelingen ter fine van de uitzetting, zoals nader identiteitsonderzoek of een presentatie ten behoeve van een laissez passer, kunnen doorgang vinden. Na het niet in behandeling nemen door de IND van het voorstel van de DT&V of het niet-inwilligen door de SvJ, bericht de IND aan de DT&V dat de uitzettingshandelingen weer aangevangen kunnen worden. Bij een inwilliging door de SvJ bericht de IND (via BVV) aan de DT&V dat aan betrokken vreemdeling een verblijfsvergunning regulier voor bepaalde tijd zal worden verleend. De DT&V zal vervolgens álle nog lopende vertrekactiviteiten staken en het vertrekdossier afsluiten. Procesprotocol – Bijlage
Brief 21-02-2007 aan de Tweede Kamer
G:\ Terugkeerorganisatie i.o\werkgroep werkprocessen en informatievoorziening\AO, Proces Protocollen\Definitief\D.4 Brief 21-02-2007 schrijnendheid.doc
Dienst Terugkeer en Vertrek (DT&V) Omdat het procesprotocol aan wijzigingen onderhevig kan zijn, vindt één maal per jaar een actualisering plaats.
Pagina 14 van 14
