Geachte collega raadsleden, Op 19 mei 2014 heeft het audit-overleg namens de Gemeenteraad gesproken over het accountantsverslag en de bevindingen van de huisaccountant PwC, bij de controle van de jaarrekening 2013 van de gemeente Wijk bij Duurstede. In dit memo rapporteren wij u over de werkzaamheden van het audit-overleg in het verslaggevingsjaar 2013, zaken en bevindingen vanuit de controle, waarvan het auditoverleg van mening is dat hierop nadrukkelijk de aandacht van de Raad gevestigd dient te worden, aangevuld met onze beoordeling ten aanzien van deze zaken. Daarnaast zijn in dit memo enkele organisatorische zaken met betrekking tot het audit-overleg opgenomen, waarover door de Raad een besluit genomen dient te worden. Op onderdelen zijn wij wat uitvoeriger dan u van ons gewend bent, dit in verband met het toetreden van nieuwe leden tot onze Gemeenteraad. Managementsamenvatting
Het auditoverleg heeft met de accountant gesproken over interim controle en controle van de jaarrekening 2013. Met uitzondering van enkele aanbevelingen ten behoeve van de versterking van de verantwoording en interne beheersing, zijn er geen bijzonderheden aan de orde. De accountant verstrekt een goedkeurende controleverklaring; Het verdient de aanbeveling in 2014 voor de grondexploitatie ook middels scenarioanalyse de actualisaties te beoordelen; Een versterking van de interne controlefunctie is noodzakelijk: deze versterking moet worden gezien in het brede perspectief van interne beheersing, als ook verbijzonderde interne controle. Dit is een speerpunt voor het audit-overleg in 2014; De kwaliteit van de verslaggeving kan worden versterkt. Daarmee is reeds gestart. Met het college is besproken dat er nog meer wordt getracht de verbinding te leggen tussen beleid en financiële realisatie.
Werkzaamheden audit-overleg Het audit-overleg treedt namens de Gemeenteraad op als opdrachtgever van de onafhankelijke accountant. Zij voert ten minste twee maal per jaar overleg met de accountant aangaande de beoordeling van de accountant over de kwaliteit van de interne beheersing en de bevindingen bij de controle van de jaarstukken van de gemeente Wijk bij Duurstede. Deze overleggen zijn voor het verslagjaar 2013 gevoerd op 25 november 2013 (naar aanleiding van de interim controle) en 19 mei 2014 naar aanleiding van de gecontroleerde jaarstukken 2013. Het auditoverleg vindt plaats in aanwezigheid van de afgevaardigde raadsleden, de portefeuillehouder, de betrokken ambtelijke ondersteuning (hoofd financiën en directeur bedrijfsvoering), de raadsgriffier en uiteraard de accountant. Tot en met het najaar was er ook een toehoorder vanuit de rekenkamercommissie aanwezig. Bij de bespreking in het voorjaar van 2014 was dit niet het geval in verband met wijzigende samenstelling van deze commissie. Algemene beeldvorming PwC verstrekt een goedkeurende controleverklaring, onder voorbehoud van het raadsbesluit dat wordt genomen inzake de grondexploitaties. Hierover verderop in de notitie meer. In brede zin is waarneembaar dat de hoeveelheid bevindingen tijdens de controle van de jaarrekening, maar ook in de interimcontrole in de afgelopen jaren sterk is afgenomen. De kwaliteit van de verantwoording is in de afgelopen jaren toegenomen, maar kan verder worden verbeterd, door verbinding te leggen tussen beleid, beleidsrealisatie en financiële realisatie. Eventueel kan op dat vlak ook nog een koppeling worden gemaakt met de voorspelbaarheid van het resultaat: in welke
mate is de realisatie van beleid voorspellend voor de uitkomsten in de begroting en is het al dan niet zinnig tussentijds de begroting bij te stellen. Het auditoverleg ziet deze laatste bevinding wel in een ruimere context. De afgelopen jaren heeft Wijk bij Duurstede veel geïnvesteerd in het versterken van de maatregelen van interne beheersing, risicomanagement (onderdeel geworden van voor- en najaarsnota) en de koppeling van doelstellingen met de begrotingsteksten. Dat een verdere versterking mogelijk is onderkent ook het audit-overleg. Gelijktijdig constateert zij wel dat mogelijke risico’s in het kader van de voorspelbaarheid van de begroting (thans 1% afwijking in jaarresultaat ten opzichte van totale begrotingsstromen), ook reeds hun plaats krijgen in de risico-paragraaf die vast onderdeel is gemaakt van de voor- en najaarsnota. In 2013 is daarbij zelfs nog additioneel een decembernota aan toegevoegd door het college. Er is dus reeds een redelijk breed spectrum aan maatregelen doorgevoerd. Het audit-overleg neemt in dit kader vooral de aanbeveling over de verbinding tussen de verschillende verslaggevingselementen te leggen: beleid- en kaderstelling verbinden met begroting, realisaties financieel verbinden met realisaties beleid (is alles gedaan, wat moet nog, hoe is dit alles verklarend voor resultaten), verbanden leggen met beheersbaarheid van financiële realisaties in relatie tot risicomanagementmodel (risicokaart) en voorts steeds de impact op vermogen en resultaat blijven bepalen. Wat het audit-overleg betreft gaat het derhalve om het onderkennen van de gevoeligheid van de begroting en de noodzakelijke maatregelen die dat vraagt. Het auditoverleg zal expliciet de ontwikkeling van kwalitatieve analyses in begroting, voor- en najaarsnota en jaarrekening volgen en hierover rapporteren aan de raad. Bijzondere controles op verzoek audit-overleg Grondexploitaties Het audit-overleg heeft voor de controle 2013 expliciet de grondexploitaties als punt van aandacht benoemd. Zij heeft de accountant gevraagd aandacht te besteden aan de wijze van waardering (inschattingen management), de gehanteerde risicoanalyses en de daarmee samenhangende kwaliteit van de verantwoording. Overall kan worden vastgesteld dat de inschattingen die door het college zijn gemaakt aangaande de grondexploitaties binnen de normenkaders voor de controle vallen. De accountant meldt dat zij de programmatische inschatting en fasering (aantallen in de tijd) heeft getoetst aan de passendheid binnen het provinciale beleid, maar wel als optimistisch (binnen de norm) beschouwt. Concreet heeft het audit overleg uitgebreid de gevoeligheid van deze verkoopprognose aan de orde gehad. Daarbij is aan de orde geweest dat het achterblijven van verkopen in 2014 mogelijke impact kan hebben op de waardering van de grondexploitaties alsdan, zonder afbreuk te doen aan de waardering per 31-12-2013. Daarnaast is de mogelijkheid om meer met scenario-analyse te werken in dit kader gedaan door de accountant. Dit ligt in lijn met het advies dat door PAS BV is gegeven. Het audit-overleg ziet dit als waardevolle aanbeveling aan het college. Inkoopbeleid
Het inkoopbeleid is als speerpunt benoemd in verband met de gewijzigde nationale verslaggevingsregels. De accountant heeft in dit kader een specifieke deelwaarneming gedaan. De voornaamste bevinding is dat het inkoopbeleid geactualiseerd dient te worden, in het bijzonder in relatie tot de nieuwe wetgeving. Ook de kaders om af te wijken van het eigen beleid kunnen worden versterkt. Weerstandsvermogen structureel en incidenteel Het onderscheid structureel en incidenteel weerstandsvermogen geeft een verbetering van het inzicht in de weerstandscapaciteit. Over de omvang van het weerstandvermogen worden geen uitspraken gedaan; de maatregelen die getroffen (kunnen) worden om de gevolgen van als structureel benoemde risico’s te kunnen beperken spelen hierbij een belangrijke rol. Structurele risico’s dienen, dienen structureel te worden afgedekt. De disbalans tussen het incidentele en structurele weerstandsvermogen kan vanuit dat perspectief ook worden verklaard. Het college zal zich moeten blijven inspannen om de risico’s te beheersen en adequate maatregelen te treffen om er op deze wijze voor te zorgen dat de structurele risico’s worden vermeden en wanneer deze zich toch voor doen direct maatregelen kunnen worden genomen om de financiële consequenties te beperken. Overige bevindingen die aandacht behoeven Verbijzonderde interne controle De accountant steunt voor een deel van haar controle op de werkzaamheden van de (verbijzonderde) interne controle. Om te kunnen steunen op de werkzaamheden van de interne controle, moeten deze werkzaamheden voldoende kwaliteit en zekerheid bieden ten aanzien van de aspecten getrouwheid en rechtmatigheid. Door een wijziging in accountantsrichtlijn ISA610, zijn de eisen met ingang van 2014 verscherpt, hetgeen ook een versterking vraagt in de interne controle. De noodzakelijke maatregelen zijn voorgelegd aan de interne organisatie en worden nader door het college opgepakt. Het audit overleg is van mening dat in brede zin heroriëntatie en kaders noodzakelijk zijn in het kader van interne controle/beheersing. Deze ziet onder andere op: -
Risicomanagement in brede zin; Het samenstellen van interne controleprogramma’s; Interne controles/toetsing op de interne beheersing; Interne controles op specifieke verantwoordingen;
Het is raadzaam dit aspect in samenwerking met buurgemeenten op te pakken, mede in het kader van scholing, kennisopbouw en –overdracht, en beperkte formatieruimte. Voorspelbaarheid van het resultaat Door de accountant is in het rapport aangegeven dat de voorspelbaarheid van de begroting voldoende is. Het auditoverleg deelt deze mening, maar wel vanuit het navolgende perspectief:
-
-
-
-
De afwijking in percentage van de begroting (totale stromen) bedraagt 1%, wat ten opzichte van landelijk niet uitzonderlijk is; Het kwalitatief structurele resultaat, zoals berekend door PwC ligt in lijn met de begrotingsdoelstellingen die zijn benoemd in de decembernota van het college. Dit document vormt een aanvulling op de begroting, waarmee actuele ontwikkelingen zijn verbonden met de begroting. De voorspelbaarheid wordt daarmee versterkt; In de voor- en najaarsnota wordt adequaat aandacht besteed aan risicomanagement en de impact die dit op de begroting kan hebben. Daarmee worden ook tussentijds voorspellers voor de begroting geïncorporeerd in de planning & controlcylus De verantwoordings- en begrotingsdocumentatie kan in informatiewaarde toenemen door ook een verband te leggen tussen realisatie beleid ten opzichte van voorgenomen beleid, begroting, realisatie, risico’s en de beïnvloedbaarheid daarvan. In de huidige wijze van rapporteren wordt voldoende koppeling gezocht tussen incidentele nadelen en incidentele dekkingen daarvoor.
Zij heeft daarnaast kennisgenomen van de diverse staatjes die zijn opgenomen in het accountantsverslag en vastgesteld dat het totaal perspectief van deze analyses past in de bovenstaande opsomming. Opdracht accountant en rol audit-overleg komende periode De opdracht tot de controle van de jaarrekeningen van Wijk bij Duurstede, is verstrekt voor de periode 2011 tot en met het boekjaar 2013. Dit is 1 jaar korter dan gebruikelijk en wordt veroorzaakt doordat gezamenlijk met Bunnik aanbesteding heeft plaatsgevonden in 2011. In overleg met de ambtelijke organisatie is het voorstel van het auditoverleg de opdracht met 1 jaar te verlengen, zodat na een periode van 4 jaar weer een meervoudige aanbesteding kan plaatshebben. Aan de accountant is in dit kader reeds om een offerte gevraagd. Naar aanleiding van het gesprek over deze offerte (uitgangspunten dienstverlening) is door de accountant de vraag voorgelegd in hoeverre zowel overleg met de auditcommissie als de totale raad gevoerd dient te worden. Op steeds meer plekken vindt het overleg nog ‘slechts’ met de auditcommissie plaats en niet meer in de voltallige raad. Het is dan aan de audit commissie om verantwoording af te leggen aan de raad over haar werkzaamheden en die van de accountant. De ervaring tot op heden is dat er in de bespreking in de voltallige raad/voorbespreking geen nieuwe vragen aan de orde komen die niet reeds door het audit overleg zijn voorgelegd aan de accountant OF die niet door de portefeuillehouder of leden vanhet audit overleg beantwoord kunnen worden. Eventuele vragen die niet beantwoord kunnen worden, hebben nog tijd tot aan de raadsvergadering van vaststelling om schriftelijk beantwoord te worden. In dit kader stelt het auditoverleg voor om voor het verslagjaar 2014 op proef te bekijken of dit een werkbare situatie is. Wanneer de raad daarmee akkoord gaat betekent dit wel dat: -
Het auditoverleg vooraf rapporteert ten aanzien van de controleopdracht en speerpunten aan de accountant; Tussentijds rapporteert ten aanzien van haar bevindingen bij de interimcontrole; Uitgebreid rapporteert (conform huidige wijze van rapporteren) in de voorbespreking. Op de verdiepingsvragen/speerpunten bij de controle van de jaarrekening kan een verdiepingssessie met de accountant worden gepland ten behoeve van de voltallige
raad: onderwerpen als interne sturing/beheersing en rol van de raad zouden dan aandacht kunnen krijgen.
Aan de Raad wordt gevraagd om in te stemmen met een volledige vertegenwoordiging door het audit overleg naar de accountant en advisering aan de Raad op basis van de bevindingen van accountant en audit overleg.
Tot slot College, maar bovenal de ambtelijke organisatie hebben wederom met verbetering in kwaliteit een goed stuk werk neergelegd. De organisatie blijkt jaarlijks weer bereid en in staat verbeteringen te realiseren. Wat ons betreft verdient dat wederom complimenten. De dikke bundel die jaarverslag en jaarrekening heten, komen maar niet zo tot stand. Dat realiseren wij ons ter dege… Wij zien dan ook graag uit naar de verdere doorontwikkeling van deze stukken! Namens het auditoverleg,
Tijmen Baas (voorzitter)
Wietze Smit
Hans van Dijk
