GarantiBank neemt voorschot op de toekomst met Exchange Server 2007
Het messagingplatform van Garantibank was nog gebaseerd op Exchange Server 2000, aangevuld met uiteenlopende oplossingen voor onder meer mobiele communicatie, spamfiltering en dergelijke. De migratie naar één geïntegreerd Microsoft platform op basis van Exchange Server 2007 is zowel voor IT-beheer als de gebruikers een enorme stap naar de toekomst.
Inleiding Ruud Mooring, Manager ICT Infrastructure & Datacommunications voor GarantiBank International en Charles Toepoel, systeem- en netwerkbeheerder, vertellen over de „revolutie‟ die zich in de communicatie van hun organisatie voltrekt. Garantibank International is een bancaire instelling. Het Europese hoofdkantoor is gevestigd in Amsterdam en is een dochter van Garanti Turkije. De bank heeft vestigingen in Duitsland en Roemenie. Met name Roemenië is een groeimarkt. De bank is dit jaar van plan acht vestigingen te openen, naast de huidige twee. In 2005 heeft General Electric, grootste financiele dienstverlener ter wereld, 25,5% verworven in Garanti. Ruud Mooring: “Velen zullen ons vooral kennen van producten als de Gouden Internet Spaarrekening en de Gouden Klaver Spaarrekening. Goede rentes, niet de allerhoogste in de markt, maar wel de meest consistente. Daarnaast zijn we in de zakenwereld goed vertegenwoordigd met onze producten.” GarantiBank International doet nog meer. Naast de dienstverlening aan particulieren is de bank ook actief en in hoge mate gespecialiseerd in internationale kredietverlening, met name handelsfinanciering (trade finance). Bij deze vorm van kredietverlening is het een vereiste om veel gespecialiseerde kennis in huis te hebben over de diverse markten in Europa en ook ver daarbuiten. Handelsfinancieringen is een relatief "veilige" manier van kredietverlening, want de bank heeft eigenlijk altijd de goederen als onderpand.
Huidige situatie Charles Toepoel: “Onze huidige Exchange Server 2000 omgeving telt circa 150 mailboxen. Daarnaast heeft elke afdeling zijn eigen Public Mail Folders, voor onder meer contacten, agenda‟s en binnenkomende mail. Daar wordt constant en vaak gebruik van gemaakt, de public folders en de informatie in de mailboxen zijn min of meer de ruggengraat van onze bank.” Ruud Mooring: “Het is nog niet zo lang geleden dat wij overgeschakeld zijn naar Exchange Server 2000. Bij de implementatie daarvan zijn wij begeleid door IT-medewerkers van ons hoofdkantoor in Turkije. Die klus is jammer genoeg nooit helemaal naar wens afgemaakt. Op zich draait het allemaal wel, maar we missen een aantal aspecten, waaronder een gedegen forest-structuur en een beleid op basis van group policies. Wil je dat goed opzetten, dan moet je kennis in huis hebben, en die was bij ons slechts ten dele aanwezig. Het gevolg is wel, dat we nu een dagtaak hebben aan het updaten, finetunen en veilig houden van de IT-omgeving.” Het hart van die IT-omgeving telt meer dan dertig hardwareservers, waarop tal van applicaties draaien. Veel daarvan zijn niet-Microsoft, waaronder applicaties voor spamfiltering en mobiele communicatie. Ruud Mooring: “Garantibank doet voor een groot deel dezelfde business als de „grotere‟ banken, maar wel op een kleinere schaal: we werken met dezelfde of vergelijkbare applicaties en hebben dan ook hetzelfde aantal machines staan als een grote bank, hoewel die bij ons minder krachtig kunnen zijn.”
Noodzaak tot vernieuwing Ruud Mooring: “Wij zijn een financiële instelling en bovendien een buitenlandse organisatie. Je beveiliging moet dan niet 100% in orde zijn, maar bij wijze van spreken 200%. We kunnen dan ook niet zo maar wat gaan experimenteren met een nieuwe IT-omgeving. Toch liepen we al een tijdje met plannen rond om onze IT-omgeving rigoureus aan te pakken en nog professioneler op te zetten. Je moet dan kiezen voor een goede en solide omgeving en investeren in kennis (dat hebben we bij de vorige migratie (naar Windows 2000) verzuimd. We hadden al wel de keuze gemaakt om met Microsoft software verder te gaan, maar wisten nog niet met welke oplossingen we in één keer een flinke stap voorwaarts konden maken.
Het voorstel van Microsoft partner Wortell om samen met hen en onder begeleiding van Microsoft zelf alvast met een pre-release van Exchange Server 2007 aan de slag te gaan, was precies het zetje dat we nodig hadden en had op geen beter moment kunnen komen. Dit betekende namelijk automatisch – in verband met de gestelde eisen aan de Domain Controllers - ook een migratie voor enkele domain controllers en een upgrade naar Windows Server 2003 SP1.”
Implementatietraject Inmiddels zijn 50 gebruikeraccounts naar Exchange Server 2007 gemigreerd en volgen er binnenkort nog 25. Charles Toepoel: “De implementatie en de migratie zijn onverwacht snel verlopen. Zodra de benodigde hardware in huis was, kwamen de engineers van Wortell om alles op te zetten en te configureren. Dat is allemaal razendsnel gegaan.” Ruud Mooring: “Eigenlijk te snel. Dit alles heeft zich namelijk in de vakantieperiode voltrokken, waardoor onze vijf systeembeheerders niet allemaal bij de implementatie betrokken zijn geweest. Dat is jammer, omdat dit voor ons een prima gelegenheid zou zijn geweest om kennis op te doen. Om die leemte alsnog op te vullen, zullen onze mensen - alvorens we de definitieve versie van Exchange Server 2007 uitrollen - eerst op cursus gaan.”
Mobiele gebruikers willen mail, agenda en meer Een van de eerste vernieuwingen van Exchange Server 2007 betreft de mobiele omgeving. Ruud Mooring: “Het zijn voornamelijk onze executive medewerkers, die al geruime tijd met een mobiele oplossing werken. Op hun Blackberry‟s krijgen zij via push-technologie hun mail binnen en maken zij er hun afspraken op. We hebben daarvoor in onze Exchange Server 2000 omgeving een aparte hardwareserver draaien met speciale RIM-software. Onderzocht wordt of deze zal worden uitgefaseerd. In Exchange Server 2007 zijn die voorzieningen namelijk standaard al ingebouwd, waardoor zo‟n aparte applicatie en aparte hardwareserver niet meer nodig zijn. Dat is een belangrijk pluspunt, temeer omdat we zien dat mobiel werken steeds belangrijker begint te worden, niet alleen voor het management, maar ook voor onze andere medewerkers.”
Charles Toepoel: “Ik ervaar nu al dat de nieuwe omgeving aanzienlijk eenvoudiger te beheren is en heb ook het idee dat die gemakkelijker uit te breiden is.”
Acceptatie van nieuwe omgeving door mobiele gebruikers Ruud Mooring: “We hebben een aantal gebruikers gemigreerd van hun mobiele Blackberry‟s naar smartphones die onder Windows Mobile 5 draaien. Voor hen is de Windows-omgeving wel even wennen, maar het is opmerkelijk hoe snel dat gaat. Dat komt vooral door de vele extra‟s die Windows Mobile 5 biedt ten opzichte van wat zij eerst hadden. Onze executives hebben nu immers een soort mini pc op zak met krachtige security en grafische eigenschappen. Daarop is bijvoorbeeld een koersverloop haarscherp weer te geven, wat voor mensen in de financiële wereld zeer aantrekkelijk is.”
Veranderingen op de werkplekken Om de nieuwe mogelijkheden van het communicatieplatform ten volle te benutten, migreren de desktops van Microsoft Office 2000 naar Microsoft Office 2007, maar omdat die laatste nog niet gereed is voor gebruik in een LIVE omgeving, wordt een tussenstap gemaakt met Office 2003. Ruud Mooring: “Via Outlook 2003 kunnen onze testgebruikers de informatie die in Exchange Server 2007 zit bereiken. Zo kunnen zij informatie delen en afspraken plannen op een manier die voor hen veel inzichtelijker is dan in de 2000-omgeving. Alles werkt gemakkelijker, het wordt visueel mooier in beeld gebracht, je mail is beter te categoriseren, de zoekmogelijkheden zijn krachtiger en vooral veel sneller. Vooral die snelheidswinst is een enorme plus: onze testgebruikers hebben 5 Gigabyte grote mailboxen en het doorzoeken daarvan kost nu slechts seconden in plaats van minuten.” Charles Toepoel: “Zeer krachtig vind ik ook de nieuwe Outlook Web Access. OWA2007 is ideaal voor medewerkers die een tijdje uit de roulatie zijn en thuis nog geregeld werk doen. Hun browser presenteert via OWA2007 een Outlook-achtig scherm met vrijwel dezelfde mogelijkheden als op kantoor: niet alleen kunnen ze hun mail en agenda raadplegen, ze kunnen meerdere mailboxen tegelijk openen en zelfs documenten openen en bewerken. Daartoe hoeven ze maar op de knop Documents te klikken, vervolgens geven ze het adres op waar hun
documenten staan en ze zijn in business. Qua functionaliteit gaan dat veel verder dan OWA2000. Echt ideaal.”
Beveiliging Ruud Mooring: “Ik gaf al aan hoe alert wij zijn op beveiliging. De beveiligingseigenschappen van Exchange Server 2007 zijn vele malen beter dan die van onze huidige omgeving. Daardoor waren wij er ook gerust op om aan deze proef deel te nemen. We hebben weliswaar nog maar één server in gebruik, maar zodra we volledig live gaan, zorgen we ook voor schaduwmachines”. Charles Toepoel: “Van oudsher verkiezen wij schaduwmachines boven een clusteromgeving. In Exchange Server 2007 zien we dat de geclusterde omgeving nu sterk verbeterd is. Daarnaast biedt versie 2007 enkele alternatieven, bijvoorbeeld dat je de database op een andere locatie kunt installeren, waarop we onze schaduw-machines kunnen synchroniseren.” Ruud Mooring: “We werken al geruime tijd met schaduwmachines en dat voldoet op zich goed, maar mogelijk vereist onze groeiende business op termijn, dat we naar een clustered omgeving toe gaan. Exchange Server 2007 biedt die mogelijkheid.”
Hardware In de oorspronkelijke omgeving draait Garantibank zijn applicaties op meer dan 30 hardware servers. Ruud Mooring: “Uit oogpunt van troubleshooting en beheer was het tot nu toe het handigste om de verschillende applicaties die wij in gebruik hebben op aparte servers te draaien. Nu Exchange Server 2007 er is, moet je een afweging maken: wat kun je consolideren en wat draai je separaat? Hardware wordt steeds beter, betrouwbaarder en sneller dus we zijn nu serieus aan het bestuderen of consolidatie voor ons interessant is. Ook Virtual Server draait in die studie mee.” Charles Toepoel: “Edge Server is een goed voorbeeld van mogelijke consolidatie. Recentelijk hadden we al gekozen voor een andere oplossing om spam en virussen te filteren. Deze appliance werkt op zich goed, maar vraagt wel om extra hardware. Nu Exchange Server 2007 met Edge Server over een gelijksoortige, ingebouwde oplossing beschikt dient zich een alternatief aan.
Over de hele linie hebben we een voorkeur voor één leverancier, mede omdat alle software dan beter op elkaar aansluit, dus vanuit die optiek zou het logisch zijn om op Edge Server over te stappen. Toch moeten we nog even wachten, omdat de investering in de andere software economisch nog niet is afgeschreven.”
Toekomst Ruud Mooring: “Unified Messaging (UM) vind ik een van de mooiste noviteiten in Exchange Server 2007. Ik wil daarom zo snel mogelijk in overleg met onze communicatieprovider om onze IT-omgeving te koppelen met de telefooncentrale. Het is toch mooi, als je alle berichten op je mobieltje of je werkplek binnenkrijgt: voicemail op je desktop, faxberichten in je mailbox, e-mail op je mobiel, voor onze excutives is dat absoluut een pluspunt. Fax en Blackberry zijn voor ons nu nog twee gescheiden omgevingen, maar met Exchange Server 2007 wordt alle communicatie op één platform gebundeld, wat niet alleen voor ons beheerders voordelen biedt, maar ook voor onze gebruikers. Om zo te kunnen communiceren is voor hen veel efficiënter. Ook op andere gebieden levert Exchange Server 2007 meer efficiency en tijdbesparing. Wortell weet dat we met onze IT-omgeving een forse sprong voorwaarts willen maken. Daarom zijn we met hen al aan het bekijken welke oplossingen ons business-wise de meeste voordelen bieden. We denken aan een migratie van onze public (mail)folders naar Sharepoint. Server of naar Office Groove. Met Groove kun je bijvoorbeeld heel gemakkelijk je folders en je informatie delen, waar je ook bent en dat is waar onze manier van werken naartoe gaat. Ik heb het gevoel dat er nog heel veel gaat gebeuren en zie de komende jaren dan ook met plezier tegemoet.”
Eisen
Vernieuwing van verouderde communicatieomgeving
Nieuwe omgeving moet optimaal beveiligd zijn
Nieuwe omgeving moet goed te beheren zijn
Platform moet geschikt zijn voor toekomstige ontwikkelingen
Voordelen
Hoge snelheid, bijvoorbeeld tijdens het zoeken van gegevens
Vereenvoudigd beheer
Veel functionaliteit voor de gebruiker, vooral als het gaat om delen van info en bereikbaarheid van documenten,
Communicatie met mobiele apparatuur
Vrijwel geen verschil tussen Outlook op desktop en OWA 2007
Antispam en antivirus voorziening
Producten
Microsoft Exchange Server 2007 – www.microsoft.nl/exchange
Windows Mobile – www.microsoft.nl/windowsmobile
Links
Garantibank - www.garantibank.nl
