Technische Universiteit Eindhoven rolt Exchange Server 2007 uit in productieomgeving
“Wij leiden hier mensen op die straks de maatschappij in gaan en het is onze taak om hen daar goed op voor te bereiden, onder meer door hen vertrouwd te maken met de nieuwste ontwikkelingen en technologieën. Die verantwoordelijkheid maakt de Technische Universiteit Eindhoven (TU/e) een early adaptor en vandaar dat de Dienst ICT van de TU/e al in een vroeg stadium met een pre-release van Exchange Server 2007 aan de slag is gegaan. Na een zeer soepele migratie vanuit versie 2003 zagen we al snel dat deze nieuwe versie onze organisatie veel voordelen zal bieden op het gebied van spamfiltering, Unified Messaging, en bereikbaarheid van mailboxen en documenten.”
Aan het woord is Peter Kerkhofs, Systeembeheerder Exchange van de Dienst ICT van de Technische Universiteit Eindhoven (TU/e): “We willen uitdragen dat we in onze opleidingen voorop lopen in de techniek. Daar past bij dat je zelf, als organisatie, óók voorop moet lopen. Toen zich de mogelijkheid aandiende om ervaring op te doen met een pre-release van Exchange Server 2007, hebben we die dan ook met beide handen aangegrepen.” In dit artikel komen verder aan het woord Flip de Cock, IT-manager MS-Infrastructuur van de Dienst ICT van de TU/e en Thijs van Wetten en Maarten Keuzenkamp van Microsoft Consulting Services, die de implementatie van de nieuwe communicatieomgeving begeleidden. Flip de Cock: “Exchange is reeds flink in onze organisatie verweven, enerzijds voor de basisfuncties mail en agenda, anderzijds voor Studyweb. We hebben hier circa 14.000 mailboxen voor studenten, docenten en andere medewerkers met ruim 500 GB data-opslag. Studyweb is een digitaal onderwijsplatform voor communicatie, opslag en verspreiding van informatie en opgezet als webgeoriënteerde applicatie op basis van Outlook Web Access 2003 en public folders. Dit jaar zijn we gemigreerd van Exchange Server 2000 naar versie 2003. Deze migratie, waarbij we tevens twee clusters hebben ingericht, werd begeleid door Microsoft partner AAC Cosmos uit Eindhoven. Inmiddels is die migratie, waarmee we ons serverpark van 15 naar 8 servers hebben weten terug te brengen, afgerond.”
“Wat ik als heel praktisch heb ervaren, is dat we onze eigen home directory gewoon via OWA2007 kunnen benaderen en onze documenten kunnen openen. Dat is heel aantrekkelijk, want we hoeven hiervoor geen VPN-verbindingen meer op te zetten of op een andere manier contact te maken. Het loopt allemaal via het normale internetverkeer. Daar zijn wij zeer enthousiast over.” Peter Kerkhofs, Systeembeheerder Exchange van TU/e
Peter Kerkhofs: “Terwijl de 2003-migratie nog in volle gang was, heeft AAC Cosmos ons in contact gebracht met Microsoft om een proeftraject in te gaan met een pre-release van Exchange Server 2007. Gedreven door onze technische achtergrond zijn we hier meteen ingestapt, maar natuurlijk niet zonder doel. We wilden onderzoeken of de eigenschappen van 2007 interessant zijn voor onze organisatie én of 2007 compatibel is met de applicaties die we hier hebben draaien.” Maarten Keuzenkamp: “Een aantal nieuwe eigenschappen van Exchange Server 2007 biedt regelrechte aanknopingspunten voor de TU/e en die worden zeer serieus bestudeerd. Het gaat om Edge Server, Unified Messaging en de vereenvoudigde bereikbaarheid van mailboxen en documenten.”
Edge Server kan investering in anti-spam appliance overbodig maken Peter Kerkhofs: “Zoals zoveel organisaties hebben ook wij veel last van spam. We zijn al een tijdje op zoek naar een goede oplossing voor deze problematiek en overwegen de aanschaf van een appliance, dus een speciaal hardware-apparaat dat maar één ding doet, namelijk het wegfilteren van virussen, spam en dergelijke. De TU/e heeft als policy dat de gebruiker zelf bepaalt wat wel of niet spam is. Door de integratie van Edge-server met Exchange en Outlook wordt bereikt dat spam in de „junk‟ e-mail folder van de gebruikers terecht komt. Deze kunnen dan zelf bepalen wat ze ermee doen. De Edge-technologie vraagt om een aparte hardware-server en daarom hebben we in onze „proeftuin‟ naast de server waar Exchange Server 2007 op draait een tweede server geplaatst voor Edge.” Na de eerste ervaringen met Edge Server komt Peter Kerkhofs tot de conclusie dat Edge Server een zeer mooi onderdeel van Exchange Server 2007 is. Hij maakt een vergelijking met de vorige versie: “Als je in Outlook 2003 je junk-mail filter inschakelt, dan worden foute e-mails na ontvangst automatisch en direct naar de junk-folder verplaatst.
Nu we Edge Server hebben draaien, is het de server die dat al in een veel eerder stadium regelt. Ik vind het werkelijk schitterend, dat e-mail die geïdentificeerd wordt als spam weggefilterd wordt, nog vóórdat die de In-box van de ontvanger bereikt. Voor alle gebruikers is dat een irritatie minder en haal je je e-mail binnen op een smartphone, dan scheelt dat ook nog eens flink wat transmissietijd en transmissiekosten.”
“Van een van onze medewerkers kreeg ik een opmerking over „de nieuwe Outlook‟. Hij zag Outlook Web Access 2007 aan voor de opvolger van Office Outlook 2003. Het geeft aan dat gebruikers bijna geen verschil meer zien tussen de desktop en webgebaseerde (OWA2007) versie.” Peter Kerkhofs, Systeembeheerder Exchange van TU/e
Meer doen met de telefoon Flip de Cock: “Unified Messaging of UM is een wens die al langer op onze agenda staat, en met Exchange Server 2007 zie ik de vervulling van die wens opeens heel dichtbij komen. Door middel van Unified Messaging en Outlook Voice Access kun je dan via de telefoon altijd bij je mail. Je navigeert met je stem door de menu‟s en laat je mail voorlezen door de computerstem.” Telefonie en internet komen met Unified Messaging dichter bij elkaar, net als met VOIP. Communiceren de studenten en docenten van TU/e al met VOIP? Thijs van Wetten: “De huidige telefooncentrale van de TU/e is vrij conventioneel en biedt bijvoorbeeld geen VOIP mogelijkheden, iets wat in de toekomst zeker gaat veranderen, omdat VOIP de toekomst heeft.“ Flip de Cock: “Onze telefoniecentrale biedt onvoldoende aanknopingspunten voor toekomstige technologie. De verantwoordelijkheid voor telefonie berust bij onze netwerkgroep, en met hen zijn we dan ook in overleg hoe we in de toekomst met „communicatie‟ om zullen gaan. We denken daarbij onder meer aan VOIP, of je verder gaat met vaste telefoons of overstapt naar GSM‟s en smartphones, en natuurlijk ook aan de integratie van mail en voice mail, Unified Messaging. Exchange Server 2007 kan daar een belangrijke rol in spelen en komt dus precies op het juiste moment. Ik zie UM als onderdeel van een totaal geïntegreerd communicatieplatform, dat gevormd wordt door telefonie én IT, waarop mensen efficiënter communiceren. Niet alleen kunnen ze hun mail via de telefoon bereiken, maar ook andersom: voicemail berichten zijn te beluisteren vanuit de In-box
van Outlook. We hebben daarom voor UM een apart deelproject opgezet, om te onderzoeken wat dit specifiek voor onze organisatie kan betekenen.” Peter Kerkhofs: “We zijn in volle gang om UM in bedrijf te stellen en staan nu op het punt om een fysieke koppeling aan te brengen tussen Exchange Server 2007 en onze huidige telefooncentrale. Dat doen we door middel van een netwerkkaart van Dialogic (red: voorheen Eicon) die in de server wordt geplaatst en via een IP gateway communiceert met de PABX-telefooncentrale. Zodra dat gelukt is, kunnen we Unified Messaging aanbieden.”
Gemakkelijke migratie van mailboxen Naast Edge Server en Unified Messaging worden ook de mailbox-eigenschappen van Exchange Server 2007 grondig bestudeerd. Flip de Cock: “Door al die nieuwe communicatiemogelijkheden zou je bijna voorbijgaan aan de essentie van Exchange Server 2007, namelijk de mailboxen voor e-mail, agendering en public folders. Onze studenten en docenten doen er alles mee, hetzij via OfficeOutlook, hetzij via Outlook Web Access, hetzij via Studyweb. Gezien onze schaalgrootte moeten wij dan ook zeker weten, dat een migratie naar Exchange Server 2007 vlekkeloos verloopt en dat de nieuwe omgeving goed werkt.” Thijs van Wetten: “Om te ervaren hoe de nieuwe mailboxen werken is de proeftuin voor 130 gebruikers al een echte productieomgeving. Zij hebben namelijk een account gekregen en zijn volledig gemigreerd van 2003 naar 2007.” Flip de Cock: “Ik moet zeggen dat die migratie heel gladjes is verlopen. Weliswaar zijn de desbetreffende gebruikers voornamelijk IT-medewerkers - dus geen mensen die met typische studieapplicaties werken - maar tot nu toe heeft niemand noemenswaardige problemen ervaren met de overgang. Iedereen is het erover eens dat de nieuwe omgeving goed werkt en dat Outlook Web Access 2007 (OWA) er héél gelikt uitziet.”
“Met Unified Messaging kunnen we een praktisch probleem oplossen. Veel van onze studenten en medewerkers zwerven over de hele wereld en komen in de meest afgelegen uithoeken. Internet is nog niet overal, maar telefonie meestal wel. Door middel van Unified Messaging en Outlook Voice Access kun je dan via de telefoon altijd bij je mail. Je navigeert met je stem door de menu‟s en laat je mail voorlezen door de computerstem.” Flip de Cock, IT-manager MS-Infrastructuur van de TU/e
Meer doen met Outlook Web Access Peter Kerkhofs: “Niet alleen ziet OWA2007 er goed uit, ook de functionaliteit is er sterk op vooruit gegaan. Zo kun je nu gemakkelijker meerdere mailboxen benaderen vanuit OWA2007. En wat ik ook als heel praktisch heb ervaren, is dat we onze eigen home directory via OWA2007 kunnen benaderen en onze documenten kunnen openen. Dat is heel aantrekkelijk, want we hoeven hiervoor geen VPNverbindingen meer op te zetten of op een andere manier contact te maken. Het loopt allemaal via het normale internetverkeer. Daar zijn wij zeer enthousiast over.” Een ander sterk punt vindt Peter Kerkhofs de nieuwe Out of Office Assistent, waarmee je via Outlook Web Access aan anderen laat zien of je aanwezig bent of niet: “In de vorige versie had je alleen de mogelijkheid om één standaardboodschap aan of uit te zetten, in versie 2007 kun je verschillende teksten kiezen voor verschillende tijden en datums. Ook kun je onderscheid maken in teksten voor interne mensen en teksten voor externe mensen. Ik krijg daar hele positieve reacties op.” Veel studenten en docenten zullen vanaf hun PDA of smartphone verbinding gaan maken met hun mailbox. Peter Kerkhofs: “Mocht het apparaat gestolen worden of zoekraken, dan kan de gebruiker de opgeslagen informatie eenvoudig op afstand wissen. In eerdere versies van Exchange was dat een actie die de tussenkomst van de systeembeheerder vereiste.”
Helder delegatiemodel op rollen gebaseerd TU/e heeft veel ervaring met Exchange Server 2000 en 2003. Wat vindt IT-beheer van de techniek van Exchange Server 2007 in vergelijking met de eerdere versies? Peter Kerkhofs: “Tijdens de installatie leer je het pakket al aardig kennen en het valt op dat de nieuwe versie logischer in elkaar zit dan de vorige versies. Als ik naar de verschillende rollen kijk, dan zijn die in versie 2000 en 2003 aan elkaar „geknoopt‟, terwijl ze in versie 2007 los van elkaar staan. Met de versies 2000/2003 kon je alleen onderscheid maken in Front-end en Back-end servers. Met versie 2007 kunnen servers ingericht worden op basis van een bepaalde rol hetgeen de schaalbaarheid van Exchange zeer ten goede komt.”
Volledige uitrol van Exchange Server 2007 Zal Exchange Server 2007 binnenkort over de hele organisatie worden uitgerold? Flip de Cock: “De bedoeling van deze testomgeving was onder andere om te onderzoeken welke consequenties een
migratie naar Exchange Server 2007 voor onze organisatie zal hebben. Vooral de combinatie met onze running business moet nog onderzocht worden. We hebben hier diverse maatwerkapplicaties draaien, zoals het al genoemde Studyweb, dat cruciaal is voor onze studenten en docenten. Een aantal van dat soort applicaties moet nog getest worden in de nieuwe Exchange-omgeving en mogelijk ook nog aangepast. Op basis van onze ervaringen zal er overleg volgen met de faculteiten. Ik kan wel zeggen dat we er zeker toe overgaan om de mailboxen van alle 14.000 mailboxen te migreren naar de Exchange Server 2007, maar wanneer die uitrol plaatsvindt is op dit moment nog speculeren. Dat het slechts een kwestie van tijd is, dat is zeker.”
Eisen
Onderzoeken nieuwe functionaliteiten
Onderzoek compatibiliteit met eigen applicaties, zoals Studyweb
Onderzoek of Edge Server aanschaf anti-spam appliance overbodig maakt
Voordelen
Gemakkelijke toegankelijkheid van documenten via OWA, geen VPN nodig
Soepele migratie van mailboxen naar Exchange Server 2007
Uitstekende bereikbaarheid van mail en voicemail via Unified Messaging
Anti-spam filtering houdt spam al bij de server tegen
Product
Microsoft Exchange Server 2007 - www.microsoft.nl/exchange
Windows Mobile – www.microsoft.nl/windowsmobile
Links
Technische Universiteit Eindhoven - www.tue.nl
AAC Cosmos - www.aaccosmos.nl
