Nasazení Microsoft Exchange Server 2010 a migrace z Microsoft Exchange Server 2007 Společnost AVE CZ nepoužívá nejmodernější technologie nejen ve svém oboru odpadového hospodářství, nýbrž i ve své IT infrastruktuře. Po analýze nových možností poštovního serveru Microsoft Exchange Server 2010 a porovnání se stávajícím prostředím serveru Microsoft Exchange Server 2007 bylo rozhodnuto o migraci na nejnovější verzi, hlavně z pohledu snížení celkových nákladů na vlastnictví (TCO) a implementaci nových vlastností, které Exchange Server 2010 přináší.
Situace Společnost AVE CZ patří do Rakouské skupiny AVE, která působí v devíti zemích Evropy. Na českém trhu působí společnost AVE CZ v oblastech odpadového hospodářství a obsluhuje zhruba 1.2 milionu obyvatel České republiky a 20 000 živnostníků a průmyslových subjektů. Už z těchto čísel je patrné, že nároky na výkonnou elektronickou poštovní infrastrukturu, s důrazem na efektivní plánování a další pokročilé funkce, jsou namístě. Do projektu migrace bylo vybráno všech 400 emailových schránek uživatelů, které byly dosud provozovány v prostředí Microsoft Exchange Server 2007. I když Exchange Server 2007 je stále profesionálním řešením podnikové komunikace, novinky v Exchange Serveru 2010 jasně definovaly strategii pro další vývoj IT právě z pohledu komunikace a plánování ve společnosti AVE CZ. Microsoft Exchange Server 2010 byl vybrán díky výborným zkušenostem společnosti AVE CZ s jeho předchůdci Exchange Server 2003 a Exchange Server 2007. Nemalým plusem při rozhodování je také kooperace a spolehlivá součinnost s dalšími produkty společnosti Microsoft.
Obrázek 1: Znázornění propojení jednotlivých řešení společnosti Microsoft
Cíle Cíle a očekávání od nového řešení vnitrofiremní komunikace se lišila dle pracovních pozic a tedy odlišné potřebě na funkcionalitu u jednotlivých zaměstnanců.
-1-
Přehled řešení Země: Odvětví: Odstraňování komunálního a nebezpečného odpadu, živnostenské odpady a další Profil zákazníka: AVE CZ odpadové hospodářství s.r.o. je čtvrtým největším soukromým podnikem v oblasti odpadového hospodářství v České Republice. Těžiště činnosti tvoří odstraňování komunálního odpadu společně s provozem skládek. Velikost společnosti 400 počítačů Výchozí stav: Společnost AVE CZ provozovala Exchange Server 2007, který v některých oblastech již nereflektoval reálné potřeby. Řešení: Společnost AVECZ nepoužívá nejmodernější technologie nejen ve svém oboru odpadového hospodářství, nýbrž i ve své IT infrastruktuře. Po analýze nových možností poštovního serveru Microsoft Exchange Server 2010 a porovnání se stávajícím prostředím serveru Microsoft Exchange Server 2007 bylo rozhodnuto o migraci na nejnovější verzi, hlavně z pohledu snížení celkových nákladů na vlastnictví (TCO) a implementaci nových vlastností, které Exchange Server 2010 přináší. Hlavní přínosy řešení: Snížení hardware nároků na serverovou infrastrukturu Zvýšení bezpečnosti a dostupnosti Zvýšení uživatelského komfortu Nové možnosti v OWA a v budoucnu s Outlook 2010 Profil partnera: Společnost KPCS CZ se snaží zákazníkům na produktové platformě Microsoft nabídnout
Cíle pro IT administrátory:
Snížení hardwarových nároků na serverovou infrastrukturu
Zvýšení bezpečnosti
Lepší dostupnost služeb v případě výpadku
Zjednodušená správa a delegace úkolů na samotné uživatele
Zajištění archivace poštovní schránky, bez zásahu uživatele
Cíle pro uživatele a management:
Zvýšení uživatelského komfortu
Zpřehlednění práce s e-maily pomocí konverzačního pohledu
Práce s více kalendáři v jednom okně
On-line archiv, řešený přímo na serveru, bez nutnosti zásahu uživatele
Rychlejší odezvy při práci v Outlook Web App
Podpora více druhů internetových prohlížečů při práci mimo firmu
Novinky ve spojení s Windows Phone
Zpřehlednění práce s e-maily pomocí konverzačního pohledu
Možnost synchronizace SMS zpráv s poštovní schránkou
Snížení celkových nákladů na vlastnictví (TCO)
Z cílů je vidět, že zatímco IT oddělení si od nového Exchange Server 2010 slibovalo hlavně snížení HW nároků a navýšení spolehlivosti a dostupnosti, v případě uživatelů se jedná hlavně o uživatelský komfort a nové vlastnosti.
Řešení Naplno se novinky u uživatelů projeví až s migrací na klientský produkt Microsoft Office Outlook 2010, který je aktuálně těsně před oficiálním uvedením na trh a v prostředí společnosti AVE CZ je pilně testován. Aktuálně tak uživatelé nové funkce komunikačního rozhraní využívají díky novému Outlook Web App (dříve Outlook Web Access), který více než kdy dříve připomíná desktopový Outlook z pohledu nabízených funkcí. Do rozhraní Outlook Web App byl implementován doplněk pro již dříve nasazený Office Communication Server 2007 R2, čímž se podařilo propojit přístup skrze internetový prohlížeč jak do Exchange, tak jej navázat na další komunikační možnosti OCS, jakými jsou např. zobrazení aktuální prezence uživatelů, či možnost zahájení okamžitého chatu. V čem je management společnosti a IT správci dvojhlasně za jedno, je snadná integrace a napojení na další produkty společnosti Microsoft. V blízké budoucnosti se plánuje nasazení produktů Sharepoint 2010 a Office Communication Server 2010 a jejich plná integrace s Exchange Server 2010. Oproti jiným řešením, které se buďto velmi složitě, či v některých případech vůbec nedají propojit, technologie společnosti Microsoft jsou již od prvotních fází vývoje programovány tak, aby spolu jednoduše a spolehlivě kooperovaly. V rámci projektu se migrovalo 400 uživatelských poštovních schránek ze stávajícího řešení Exchange Server 2007 do nového Exchange Server 2010. IT správce společnosti AVE CZ velmi potěšila a překvapila jednoduchost migrace uživatelské
-2-
poštovní schránky pomocí zcela přepracované funkce „online-move“ a tím snížení nákladů na migraci oproti původním plánům. Toto snížení bylo přínosem i pro management, který zaznamenal snížení nákladů na samotný projekt migrace uživatelských schránek do nového Exchange Server 2010.
Časový harmonogram Den 1 – Analýza stávajícího prostředí Exchange organizace Den 2 – Implementace Exchange Server 2010 Den 3 – Konfigurace Exchange Server 2010 dle potřeb zákazníka Den 4 – Rušení / odinstalace Exchange Server 2007 z organizace Z časového harmonogramu je patrné, že přechod z Exchange Server 2007 na Exchange Server 2010 není nikterak časové náročnou operací. Celý projekt migrace stál společnost AVE CZ 4 dny, z čehož samotná migrace 400 poštovních schránek zabrala pouze jeden den. Technicky je poštovní tok zabezpečen předřazeným antivirovým a anti-spamovým řešením dle obrázku 2. Tím je zajištěna kompletní bezpečnost elektronické komunikace.
Obrázek 2: Schéma toku poštovní zprávy v organizaci V rámci implementace Mailbox role Exchange Serveru 2010 bylo vše podřízeno pro zajištění vysoké dostupnosti – toho bylo docíleno pomocí novinky jménem Database Availability Group (DAG). Tato nová funkce umožňuje kontinuální replikaci poštovních databází, a to dokonce již se dvěma Exchange Servery 2010 Standard, což společnosti AVE CZ v budoucnu přinese další nemalou úsporu nákladů. Data jsou tak neustále dostupná v Exchange prostředí AVE CZ dvakrát a v případě výpadku jednoho z Exchange serverů je ten druhý okamžitě připraven jej 100% zastoupit. Řešení klientského připojení je řešeno pomocí pole CAS serverů. Této funkcionality bylo
-3-
docíleno díky síťovému zařízení, které klientskou komunikace dle požadavků správce a ve spolupráci v CAS polem distribuuje na ten CAS server, který je v dané situaci pro klienta výhodnější.
Obrázek 3: Příklad řešení vysoké dostupnosti pro Exchange Server 2010
Licenční model Enterprise Agreement s Software Assurance
Přínosy Největší přínosem pro společnost AVE CZ bylo splnění všech plánovaných cílů a očekávání od nového řešení Exchange Server 2010. Implementace zabrala méně času, než se původně plánovalo a díky přepracované funkci new-movemailbox (online move) se uživatelům neodpojovaly poštovní schránky v průběhu migrace. Nedošlo tedy k odstavení uživatele od poštovní schránky a společnosti AVE CZ tím nevznikly žádné ztráty způsobené implementací groupware řešení. Největší přínosy z pohledu společnosti AVE CZ:
Zcela přepracovaná funkcionalita přesunu schránek při migraci z přechozí verze Exchange
Možnost práce pomocí Outlooku odkudkoli, díky nasazení technologie Outlook Anwhere a automatické konfigurace klientů pomocí Exchange Autodiscover
Nové funkce Outlook Web App
Konverzační pohled
Možnost zobrazení více kalendářů vedle sebe
-4-
Možnost delegace oprávnění
Možnost použití alternativních webových prohlížečů (OWA Premium)
Mail tipy, které uživateli napovídají např. zda-li uživatel nemá nestavenu zprávu v nepřítomnosti a automaticky zobrazí atd.
Integrace doplňku pro Office Communication Server 2007 R2
Integrace s dalšími produkty společnosti Microsoft, jako Sharepoint nebo Office Communication Server
Snadná správa pro IT administrátory a velké možnosti využití Exchange Management Shell
Logická konfigurace, která šetří náklady na správu celého řešení
Řešení archivace poštovní komunikace bez zásahu uživatele, či hrozbou ztráty dat z důvodu selhání hardware na straně koncové stanice
Synchronizace SMS zpráv mezi Windows Phone a e-mailovou schránkou uživatele
Navýšení vysoké dostupnosti pomocí Database Availability Group, která zajišťuje online replikace poštovních databází. Tyto replikace lze docílit již se dvěma servery, což v minulosti nebylo možné. Tím se rapidně snížily náklady na zajištění vysoké dostupnosti v oblasti Exchange
Sdílení kalendářů s obchodními partnery pro usnadnění plánovaní schůzek
Citace Po úspěšné implementaci Microsoft Exchange 2010 zaznamenala téměř okamžitě většina našich uživatelů změny na webové poště OutlookWebApp, včetně nových možností propojení s aplikací Microsoft Office Communicator. Implementace tohoto produktu rovněž dopomohla všem našim zaměstnancům včetně managementu k možnosti kdykoli a okamžitě reagovat na podněty našich zákazníků. K tomu napomáhá i nově nasazená služba Outlook Anywhere, která je zvláště důležitá pro uživatele notebooků. Ve společnosti se dále rozvíjí plánování schůzek a jednání právě za použití sdílených kalendářů, včetně blokace zasedacích místností a dalších sdílených zdrojů. Pro mne, jako IT ředitele, přináší Exchange vyšší dostupnost služby formou zálohy fyzických serverů.
Jan Svatoš, IT ředitel AVE CZ
Produkty a technologie Windows Server 2008 R2 Enterprise Exchange Server 2010 Standard
-5-
