Royal Huisman enthousiast over Exchange Server 2007
Het bouwen van een luxe jacht brengt duizenden e-mails, tekeningen, foto’s en andere documenten met zich mee. Om efficiënt te kunnen communiceren en documenten uit te wisselen werkt Royal Huisman Shipyard al geruime tijd met Exchange Server 2003. Om alvast kennis te maken met nieuwe mogelijkheden, is een proefproject gestart met Exchange Server 2007. Zowel gebruikers als de beheerafdeling zijn vooral te spreken over Outlook Web Access 2007.
Inleiding Jachtbouwer Royal Huisman Shipyard BV staat in binnen- en buitenland in hoog aanzien. Het team van eigen ingenieurs, de moderne fabricagetechnieken en de toepassing van hypermoderne materialen zijn daar verantwoordelijk voor. Maar ook de gemotiveerde medewerkers en de hoogwaardige apparatuur waarmee zij werken. Directeur Alice Huisman over de recente investeringen in het nieuwe machinepark en de werkvoorzieningen voor de 340 medewerkers: “Mijn vader zei altijd, dat de beste mensen ook de beste spullen moeten hebben! Dus de beste schepen voor onze klanten en de beste gereedschappen voor onze medewerkers.”
Hoe ziet uw huidige Exchange Server omgeving eruit? Bernhard Bergman, ICT-manager Royal Huisman Shipyard: “Het bouwen van een jacht kost al gauw twee tot drie jaar. In die tijd wordt er enorm veel informatie gegenereerd: tekeningen, foto‟s, documenten en vooral heel veel e-mails. In onze communicatie geven wij de voorkeur aan e-mail, omdat je daarmee afspraken, bijvoorbeeld over een kleur of prijs, meteen vastlegt. Je kunt daar achteraf altijd weer op terugvallen, als dat nodig is. Al die projectgegevens slaan we op in onze Exchange-omgeving. Doordat we veel projecten parallel naast elkaar hebben lopen, gaat het hier om vele tientallen Gigabytes aan data en liepen we op een gegeven moment tegen de grenzen van de opslagcapaciteit van Exchange Server 5.5 aan. Daarom hebben we destijds aan de Exchange omgeving een externe database-applicatie toegevoegd: KVS. Ook na migratie naar Exchange Server 2000 en 2003 bleef deze database operationeel. Deze constructie voldoet goed: onze gebruikers kunnen namelijk vanuit een vertrouwd programma als Outlook via Exchange bij alle gearchiveerde projectinformatie.
Wat wel een probleem is, is dat we onze projectgegevens niet optimaal beschikbaar kunnen stellen aan onze mensen in de buitendienst. Die zitten over de hele wereld en als ze informatie over een bepaald project willen moeten ze hiernaartoe bellen en sturen wij hun per fax de informatie die ze nodig hebben.”
Voldoet de OWA-oplossing van Exchange Server 2003 voor u niet? Bernhard Bergman: “Met Outlook Web Access (OWA) van Exchange Server 2003 kun je van alles doen met je eigen mailbox, maar je hebt niet direct toegang tot een tweede of derde mailbox. Voor iedere mailbox moet je een aparte sessie opstarten. Daar zit hem de kneep, want onze projectgegevens liggen opgeslagen in een speciale Project-mailbox. Met Office-Outlook op je pc kun je die wel naast je eigen mailbox openen, maar vanuit OWA2003 is dat niet zo makkelijk. De nieuwe OWA van Exchange Server 2007 daarentegen is sterk verbeterd en werkt net als OfficeOutlook. Met een gewone browser en een internetaansluiting krijgen onze medewerkers nu een „echte‟ Outlook-omgeving te zien, waarin ze toegang hebben tot meerdere mailboxen tegelijk. Op hun thuis-pc kunnen zij daarmee precies zo werken als op kantoor, terwijl onze buitendienstmedewerkers – als ze op bezoek zijn bij een klant - met een mobiele smartphone kunnen volstaan.”
Waar eindigt de opslagcapaciteit van Exchange? De eerder genoemde KVS-server is bedoeld voor archivering van documenten. Daarnaast worden in de Project-mailbox van Exchange Server 2003 alle actuele documenten opgeslagen van de lopende projecten. Hier liep Royal Huisman Shipyard tegen de beperkingen van Exchange Server 2003 aan.
“Bij Royal Huisman hebben we ervaren dat Exchange Server 2007 gemakkelijk te implementeren is. De interface ziet er iets anders uit dan die van zijn voorganger, dat is even wennen, maar qua beheer wordt het er gemakkelijker op. Vooral de scripting-voorziening waarmee je beheertaken kunt automatiseren verwacht ik nog vaak te zullen gebruiken.” Erwin Meijer, Messaging consultant, Software Connection
Op de vraag waar deze grens precies ligt, antwoordt Maarten Keuzenkamp van Microsoft Services: “De databases van de vorige versies van Exchange Server standard edition hebben inderdaad een ingebouwde limiet. Voor Exchange Server 2003 standard edition ligt die – afhankelijk van welke Service Pack geïnstalleerd is - bij 16 of 75 GB. In Exchange Server 2007 is die beperking niet meer aanwezig. De maximale opslagcapaciteit wordt voortaan dus bepaald door de aanwezige hardware.”
Wat deed u ertoe besluiten om met Exchange Server 2007 aan de slag te gaan? Erwin Meijer van Microsoft partner Software Connection: “Toen Microsoft ons medio 2006 vroeg wie van onze klanten gebaat zou zijn bij een eerste implementatie van Exchange Server 2007, kwam meteen Royal Huisman Shipyard bij ons op. Dit is namelijk een bijzonder bedrijf dat een prachtig Nederlands product maakt en graag voorop wil lopen met innovaties. Dus hebben wij Bernhard Bergman gebeld en hem een voorstel gedaan.” Bernhard Bergman: “Wij beschouwen onszelf als echte early adaptors. Wij werken bijvoorbeeld veel met zeer hoogwaardige CAD-applicaties en zodra er een nieuwe versie van zo‟n ontwerpprogramma uitkomt, al is het maar een eerste bètaversie, dan staan wij vooraan om die uit te proberen. Zo was het ook met Exchange Server 2007. Bovendien was ik zeer nieuwsgierig naar de nieuwe OWA. Ik heb dan ook vrij vlot ingestemd met een proef met een pre-release van Exchange Server 2007.”
Hoe verliep de uitrol? Bernhard Bergman: “Vooraf heb ik duidelijk tegen onze partner Software Connection gezegd, dat de proef onze productieomgeving met Exchange Server 2003 absoluut niet mocht verstoren. Bovendien wilde ik er zelf niet teveel werk aan hebben.” Erwin Meijer: “Wij hebben Exchange Server 2007 redelijk - zoals wij dat noemen - „plain vanilla‟ uitgerold op één hardware server. Voor de 200 gebruikers van Royal Huisman is één server namelijk voldoende. We konden gebruik maken van de reeds aanwezige Active Directory. Functies als Edge hebben we niet hoeven implementeren, want daar is de omgeving te klein voor. Al me al verliep de implementatie heel voorspoedig. Eventjes (10 minuten) hebben we het hele systeem down gebracht, om de firewall van ISA server te configureren voor de nieuwe server en de huidige antivirus software te herconfigureren, maar de eindgebruikers hebben hier niets van gemerkt aangezien de mailserver gewoon beschikbaar bleef. Een grotere klus was het beschikbaar maken van de data van KVS in de nieuwe Exchange omgeving. Afgezien van een klein conflict met een antivirus-programma is ook dat succesvol verlopen.
Laat ik erbij zeggen, dat Royal Huisman een partij is, die zijn IT strak op orde heeft. Nemen veel bedrijven al genoegen met „als het maar werkt‟, Royal Huisman heeft een IT-omgeving die uitmunt in stabiliteit en betrouwbaarheid. In zo‟n omgeving kan er weinig misgaan.”
Onze medewerkers voelen zich nauw verbonden met de organisatie en OWA helpt daarbij, want ze kunnen thuis en onderweg bij hun mail. Met Exchange Server 2007 kunnen ze zelfs meer mailboxen openen, zoals ze Project-mailbox, en elkaars agenda‟s raadplegen, dus ik denk dat de komende tijd veel collega‟s spontaan om OWA 2007 zullen komen vragen. Bernhard Bergman, ICT Manager, Royal Huisman Shipyard BV
Welke voordelen verwacht u voor beheer? Microsoft stelt dat Exchange Server 2007 geen speciale aanpassingen vergt van de infrastructuur en ook, dat er minder hardware nodig is dan voor een vergelijkbare omgeving op basis van versie 2003. Bernhard Bergman: “Omdat wij Exchange Server 2007 op proef draaien naast onze productieomgeving van Exchange Server 2003 hebben we een aparte server aangeschaft, maar in principe is dat niet nodig. Als we Exchange Server 2007 in de productieomgeving opnemen, houden we een server over, die we een andere bestemming kunnen geven. Wat dat betreft past versie 2007 prima in ons budget. Ook verwacht ik een besparing omdat we niet meer hoeven te investeren in het beheer van de desktopversies van Outlook, omdat Outlook Web Access nu dezelfde functionaliteit biedt.”
Welke voordelen verwacht u voor de dagelijkse business? Niet alle 200 gebruikers van Royal Huisman zullen deelnemen aan de proef met Exchange Server 2007. De eerste vijf gebruikers hebben een mailbox gekregen, hun aantal zal oplopen tot 20; Bernhard Bergman: “Met 10% van onze mensen komen we er wel achter, welke voordelen de nieuwe versie onze gebruikers kan bieden.” Geselecteerde gebruikers hebben de beschikking gekregen over een mobiele i-Mate telefoon. Door daarop eenmalig de Active Sync te configureren voor connectie met de URL huisman.com en een communicatiepoort open te zetten, kan voortaan op elk moment op een beveiligde manier een
mobiele verbinding worden gemaakt met Exchange Server 2007. Bernhard Bergman: “Sales-mensen willen eenvoudig kunnen communiceren. Dat kunnen ze nu. In plaats van e-mail te moeten ophalen, komt deze door middel van Pushtechnologie spontaan op de mobiele telefoon binnen. Dat is nog even wennen, want dit proces gaat de hele dag door. De directie zal het prachtig vinden, maar onze echtgenotes/echtgenoten zullen het waarschijnlijk iets minder waarderen.” Hij vervolgt: “Inmiddels heb ik ook gezien dat Exchange Server 2007 standaard een functie biedt, waarvoor we nu nog een aparte applicatie hebben draaien. Namelijk de Resource & Equipment Mailbox. Je kunt hiermee een vergaderruimte reserveren, compleet met voorzieningen zoals een beamer en video. Ook andere resources die wij gebruiken zoals bedrijfswagens, zijn hier te beheren.”
Hoe denkt u dat de gebruikers de nieuwe mogelijkheden oppikken? Bernhard Bergman: “We werken al met Exchange vanaf versie 5.5 en hebben ook de upgrades meegemaakt naar versie 2000 en 2003. Sinds die laatste hebben we ook Outlook Web Access 2003 aan een aantal gebruikers beschikbaar gesteld. Die vonden het zo handig dat ze met een gewone browser bij hun e-mail konden, niet alleen op de zaak maar ook thuis en onderweg, dat steeds meer van hun collega‟s ook OWA wilden. De nieuwe OWA2007 ligt nóg dichter bij de Outlook-client, en dat zal de acceptatie door onze gebruikers nog meer versnellen. Vooral de toegang tot meerdere mailboxen is een stukje extra functionaliteit, waar binnen onze organisatie veel behoefte aan is. Mailtjes, foto‟s en documenten over de jachten in aanbouw kunnen gemakkelijk naar de Project mailbox worden gesleept, terwijl ook hun eigen Postvak openstaat.”
Stapt u na de proef over op Exchange Server 2007? Ik heb al veel goede dingen gezien, maar het is nu nog te vroeg om al een beslissing te nemen. Zo wil ik eerst nog een aantal zaken goed evalueren, waaronder de groepsagenda om een meeting te plannen. Daarvoor hebben we nu van een derde partij een groupcalendar-applicatie bovenop Exchange Server 2003 draaien. In Exchange Server 2007 zit hiervoor een Free-Busy-functie en die ziet er veelbelovend uit! Ook vraag ik me af hoe het zit met de beveiliging van de e-mails; ik weet dat Exchange 2007 geïntegreerd is met Microsoft Information Rights Management Server waarmee mail kan worden beveiligd op basis van inhoud, en daar wil ik me in verdiepen. Verder zijn we bezig om met SharePoint
Portal Server een intranet op te zetten en willen we zien hoe je van buitenaf via Exchange Server 2007 bij de informatie op het intranet kunt komen. Voorlopig zijn we dus nog niet zo ver. Er is nog veel te ontdekken. Wat dat betreft is het met een prerelease van een nieuw softwareproduct net als bij het bouwen van een nieuw jacht: in het begin zijn er telkens weer andere dingen die spelen, waarvoor je een oplossing moet zoeken. Heb je het juiste gereedschap - en dat is Exchange Server 2007 – dan lukt dat altijd.”
Eisen
Weinig bemoeienis met uitrol, functionaliteit moet een op een overgezet kunnen worden van Exchange Server 2003 naar Exchange Server 2007
Proefomgeving mag productieomgeving niet verstoren
Voordelen
Outlook Web Access 2007 (OWA) geeft toegang tot meerdere mailboxen tegelijk
OWA2007 is goede vervanger van desktopversie van Outlook
Resource & Equipment Mailbox voor reserveren van vergaderruimte en apparatuur
E-mail op mobiele telefoon of PDA
Onbegrensde opslagmogelijkheid voor projectgegevens, waaronder e-mails
Producten
Microsoft Exchange Server 2007 - www.microsoft.nl/exchange
Links
Royal Huisman - www.royalhuisman.com
Software Connection - www.software-connection.nl
