GEMEENTELIJKE SOCIO-CULTURELE RAAD Z
I N G E M ALGEMENE VERGADERING 3 maart 2015 om 19.30u. – raadzaal, gemeentehuis AANWEZIGE STEMGERECHTIGDE LEDEN Adelardus: /; Davidsfonds H-O-Z: Lucy Vandersmissen; De Zingemse Verzamelaars: Georges Kuipers; De Wijnhuisveldvrienden: Guy Van Melkebeke; d’Ouwegemse Fluitjes: André Brunfaut; Femma: Veronique Vanderplaetsen; Foto- en diaclub de Korenbloem: /; Gezinsbond Ouwegem: Kristel Cosyn; Heemkring Huizingouw: Ignace Bauters; Kon. Fanfare “Het Lyrisch Genootschap”: / ; Kon. Muziekmaatschappij St.-Cecilia Zingem: Bjorn Buckens; Kunstkring Triangel: Jo De Paermentier & Leona Cruypelinck; KVLV Ouwegem: /; KWB Huise: /; KWB Zingem: Peter Diegenant; Nieuw Zingems Toneel: Marijke Vermeulen; Rode Kruis – afd. Zingem: André Brunfaut; S-Plus Zingem: /; Tuin-Hier: Annie De Wulf; Wereldfront Zingem: An Balcaen; Zangkoor USCIA: / deskundige: Marleen Vandekerckhove
AANWEZIGE WAARNEMENDE LEDEN Gerrit Depaepe, Mieke Meire, Hans Van Hoecke, Ben Ghyselinck
VERONTSCHULDIGD Andre Leyten, Kristof Debruyne, Marie-Rose Hoebeke, Patrick Verschueren, Luk Rotman, Marc De Roose, Geert De Ruyck, Martha Haelterman, Paul Nachtergaele, Rob Willems, Bernard De Keyser, Marleen Petereyns, Ann De Clercq
AFWEZIG Hedwig Desmyter
VERSLAG
1. WELKOM & AANWEZIGHEDEN Ondervoorzitter heet iedereen welkom en verontschuldigt de voorzitter. Kort voorstellen Ben Ghyselinck, vervanger van Mieke & Valerie (1 maart – 31 aug).
2. VERSLAG CULTUURRAAD 3 DECEMBER 2014 Geen opmerkingen, verslag wordt goedgekeurd.
3. SUBSIDIES VOOR SOCIO-CULTURELE VERENIGINGEN 3.1 STAND VAN ZAKEN -
-
18 subsidieaanvragen (Adelardus, Broebel, Bluesnight, d’Ouwegemse Fluitjes, Gezinsbond, Jong CD&V, Koninklijke Muziekmaatschappij St.-Cecilia, Kunstkring Tuin-Hier, Triangel, NZT, 3 OKRA’s, USCIA, S-Plus, SCG Gaudeamus, Wereldfront, Werkgroep Huisekoutermolen) Totaal aantal punten: 1.019 => 11,78 EUR per punt) Gemiddeld aantal punten/bedrag = 57 punten/667 EUR Min. en max. aantal punten/bedrag = 21 punten/247 EUR – 97,5 punten/1.148 EUR Algemene Vergadering SCR 3 maart 2015 - pagina
1
Subsidieverdeling voor College van burgemeester en Schepenen op 11 maart bedragen gecommuniceerd uiterlijk op vrijdag 13 maart. 3.2 EVALUATIE 3.2.1 Dienst WERKWIJZE BEHANDELING AANVRAGEN Eerste aanvraag op 28 januari, laatste op 15 februari Behandelen ongeveer 15 minuten per dossier. Indien vragen of onduidelijkheden e-mail naar contactpersoon/indiener. Elk dossier werd door André en Mieke bekeken, eensgezindheid over manier van puntenverdeling Tekortkomingen/onjuistheden in het aanvraagformulier werden aangepast verenigingen en gelijkaardige activiteiten werden gelijk behandeld, ook al week dit soms af van het oorspronkelijk aanvraagformulier Toekenning van punten: streng maar rechtvaardig. VASTSTELLING M.B.T. AANVRAGEN/AANVRAAGFORMULIER Algemeen over aanvraagformulier Naam + contactgegevens + rekeningnummer vereniging ontbrak. Dit wordt bijgevoegd. Puntensysteem verfijnen: o Beter met tientallen of honderdtallen werken? Algemene gegevens Beleidsplan beter definiëren, nu op verschillende manieren geïnterpreteerd. Eventueel een vorming organiseren hierover of het beleidsplan weglaten. o Afhankelijk van verenging tot vereniging. Meeste verenigingen hebben een doelstelling, maar dit is geen beleidsplan. o Vorming kan wel helpen om verenigingen te laten nadenken over hun werking en achteraf kan er nog gepraat worden over het nut van een beleidsplan. Maar quotering volgend jaar is niet meteen nodig. Deelname aan AV socio-culturele raad OF seniorenraad. Kosten: vereniging kerntaak laten omschrijven. Kosten: beter omschrijven welke kosten kunnen ingebracht worden en ook welke niet. o Bijvoorbeeld: geen drukkosten voor promotie activiteiten, bureaumateriaal, bekers, drank, eten (tenzij als vorm van vergoeding van externe deskundigen/experten), vergoeding van vrijwilligers,… Activiteitenverslagen Algemeen: onderscheid maken tussen activiteiten in/buiten Zingem (cf. Broebel, theatervoorstelling buiten Zingem wegens geen beschikbare accommodatie voor de werking beschikbaar in Zingem)? o Vragen rond BroeBEL, werken zij met professionele vrijwilligers? Broebel werd twee jaar geleden als Zingemse vereniging erkend. o Mogelijke ideeën: activiteiten buiten Zingem limiteren, verplichting van minimum aantal activiteiten in Zingem, … Culturele activiteiten (niet door leden zelf beoefend) ontbreken, volgend jaar bijvoegen. Activiteiten kunstbeoefening ‘deelname aan’ enkel repetities + punt voor deelname (zo niet = free riden op kenmerken van activiteit georganiseerd door derden) Kunstbeoefening: onderscheid tussen enkel voor eigen leden en toegankelijk voor iedereen probleem want hier zijn leden altijd = actieve leden. Dus enkel de repetities of recepties zijn voor eigen leden. o Voorstel : onderscheid tussen al dan niet toegankelijk voor iedereen i.p.v. leden versus nietleden OF dit kenmerk laten vallen bij dit soort activiteiten Beter definiëren van ‘samenwerking’. O.a.. onderscheid met ‘deelnemen aan’ duidelijker maken. Wat met benefietactiviteiten? = in principe ‘bijzondere activiteit’ want valt vaak buiten de kerntaak van een organisatie. Maar ook niet altijd. Benefietactiviteit: toepassing categorieën in aanvraagformulier (betalend/gratis, voor iedereen/voor eigen leden, ….) niet mogelijk aparte categorie voorzien. o Opmerking i.v.m. toelage vd gemeente voor humanitaire acties. Reglement hieromtrent nogmaals publiceren in Zingemnaar, zodat dit grotere kenbaarheid geniet. Algemene Vergadering SCR 3 maart 2015 - pagina
2
VERENIGINGEN Hoe hebben de verenigingen het invullen van de aanvraag ervaren? o Afhankelijk van vereniging tot vereniging. Volgend jaar zal dit vlotter verlopen, nu moesten verschillende verenigingen echt op zoek gaan naar de correcte informatie. o Indienperiode vrij kort (6 weken). Zeker aangezien het de eerste keer was. Bij jeugd is het ook 6 weken, bij sport is de periode om aanvragen in te dienen nóg korter. In de toekomst zal het verwerken van de aanvraag vlotter verlopen. o Er moest worden ingediend op specimen (watermerk ‘ontwerp’ was nog actief), wat voor verwarring zorgde. Het zal tijd nodig hebben om tot een transparant subsidiereglement te komen. 3.3 VOORSTEL NIEUW AANVRAAGFORMULIER -
Mieke herwerkt o.b.v. de opmerkingen het aanvraagformulier.
4. OPVOLGING UITVOERING ACT-76 VAN HET MEERJARENPLAN -
Eventuele reacties binnen het bestuur op dit voorstel? Intenties? NZT heeft al kaarten gegeven. Nog geen kaarten voor Ann Nelissen. Davidsfonds zal deelnemen. De Harmonie zal ook deelnemen.
5. PLANNEN EN VOORSTELLEN VAN HET DB VOOR DE RAAD (2015-2018) De socio-culturele raad heeft een aantal taken en kan ook zelf initiatieven nemen op het terrein van cultuur en het verenigingsleven. De AV wordt gevraagd zich uit te spreken over de volgende punten. 5.1 Voortzetting van de tentoonstellingen van kunstenaars in gemeentehuis en De Griffel, samen met Kunstkring Triangel Continu verder zoeken naar manieren om tentoonstellingen meer bekendheid te laten genieten, o.a. via De Zingemnaar. In de Griffel een informatiebord hangen om kunstwerken meer bekendheid te geven, erop wijzen dat er effectief een tentoonstelling is. Kunst tentoongesteld in openbare plaatsen, niet de bedoeling om een aparte tentoonstelling te organiseren. Idee om werken in andere publieke ruimten in het gemeentehuis te hangen. Dit wordt in het najaar bekeken. Samenwerking met kunstkring Triangel zeker verder zetten. Gunstig advies
5.2 Op dit moment bestaan er werkgroepen voor het organiseren van optredens van artiesten, voor de plaatselijke dialecten en voor de tentoonstelling over WO I en WO II. De eerste werkgroep komt voort uit de AV, de andere zijn verbonden met de bibliotheek respectievelijk de Dienst vrije tijd. Het DB ziet graag nieuwe projecten opgestart met geëngageerden uit de gemeente en in samenwerking met de verenigingen en wil daar inspanningen voor doen. Te denken aan: culturele activiteiten als bezoek aan tentoonstellingen, lezingen, kunstwandelingen, samenzang bijeenkomsten, e.d. Beheerraad bibliotheek overweegt deelname aan Erfgoeddag. Thema is rituelen, dit kan gelinkt worden aan verschillende verenigingen aangezien het thema breed geïnterpreteerd kan worden. Veel leden van de AV zijn reeds geëngageerd, waardoor tijd een probleem vormt. Misschien zijn er andere mensen die geen deel uitmaken van de AV die interesse tonen om een activiteit te organiseren, bijvoorbeeld onder de noemer van een werkgroep. Sporadische activiteiten kunnen ondersteund worden, maar weinig animo om nog een extra activiteit te ondersteunen. Advies: Het voorstel tot activiteit/oprichten werkgroep kan gedaan worden en dan wordt dit binnen de AV bekeken of het haalbaar wordt geacht of niet.
Algemene Vergadering SCR 3 maart 2015 - pagina
3
5.3 In 2018 zal het DB de dienst vrije tijd vragen een brainstormavond te organiseren om culturele plannen voor de volgende legislatuur te bedenken. - Ter voorbereiding van het nieuwe meerjarenplan, meer betrokkenheid/inspraak in de opmaak van het aspect ‘cultureel beleid’ van het plan gunstig advies
5.4 Onderzoeken of sponsoring van culturele activiteiten door particulieren of bedrijven mogelijk is. Bijvoorbeeld het optreden van Ann Nelissen is een organisatie van de socio-culturele raad. De raad valt onder de noemer van gemeentelijke initiatieven, hierdoor kan de socio-culturele raad geen sponsoring vragen. Opmerking komt dat verenigingen hierdoor mogelijke sponsors mislopen. Negatief advies 5.5 Ondervoorzitter en voorzitter zullen verenigingen bezoeken om te spreken over het wel en wee van de vereniging en informatie te verzamelen voor de presentatie van de vereniging in De Zingemnaar. In de Zingemnaar een vereniging in de kijker zetten d.m.v. een aparte rubriek. Het dagelijks bestuur komt langs en neemt een klein interview af onder vorm van een identificatiefiche die voor elke vereniging hetzelfde zal zijn. Gunstig advies.
-
5.6 “De AV adviseert het College om tenminste een keer per jaar een studiebijeenkomst te organiseren voor alle verenigingen over een voor de verenigingen relevant thema. Te denken valt aan: het organiseren van een evenement, verzekeringen (de vorige bespreking zou nog een vervolg krijgen), het werven van nieuwe vrijwilligers, het maken van een beleidsplan, het maken en onderhouden van een website, werken aan communicatie en publiciteit, enz.” Op advies van de AV kan het college te opnemen in het meerjarenplan (een actie toevoegen). Op die manier kan er budget worden vrijgemaakt. Interessant om een poging te wagen. In het najaar komt er waarschijnlijk een infoavond i.v.m. het organiseren van evenementen om de verenigingen zo veel mogelijk te informeren. Gunstig advies Er zal een advies worden geformuleerd door de dienst vrije tijd in naam van de AV, aan het college.
6. HERHALING VERENIGINGENFOOR? Vinden de verenigingen het wenselijk om dit nog in deze legislatuur te herhalen? o Jaarlijks heeft geen zin. Een herhaling om de 3 à 4 jaar lijkt beter, dus 2018 zou een geschikt moment zijn om een nieuwe verenigingenfoor te organiseren. o De foor werd door de verenigingen als positief onthaald.
7. MEDEDELINGEN VANUIT HET COLLEGE EN DE DIENST VRIJE-TIJD-JEUGDINFORMATIE -
-
-
De gemeentelijke uitleendienst werd uitgebreid met volgende materiaal: o 4 podiumelement, nu 16 ter beschikking met totale oppervlakte van 2 op 8 meter. o Mobiele geluidsinstallatie vernieuwd (2 passieve boxen werden vernieuwd, aankoop 2 actieve boxen en nieuwe microfoon). Materiaal zal vanaf nu beter gecontroleerd worden om discussie achteraf te vermijden. De opdracht werd gegeven om een nieuwe beamer aan te kopen. Kandideren Vlaanderen Feest! (vanaf 11 maart) als gemeentelijke initiatief o Er worden twee verenigingen geselecteerd. Andere kandidaat verenigingen kunnen nog steeds subsidies krijgen, maar dit via Vlaamse Overheid en niet via gemeente Zingem. o Mail zal nog verstuurd worden naar alle verenigingen. Vraag van Rode Kruis/d’Ouwegemse Fluitjes i.v.m. lidmaatschap AV o André Brunfaut is aanwezig als vertegenwoordiger voor Rode Kruis maar is ook bestuurslid van d’Ouwegemse Fluitjes. Kan je voor 2 verenigingen in de AV zetelen? o Leden hebben hier geen bezwaar tegen. Bij stemmen heb je uiteraard maar 1 stem. o d’Ouwegemse Fluitjes wordt dus lid van de AV, met als vertegenwoordiger André Brunfaut. Algemene Vergadering SCR 3 maart 2015 - pagina 4
8. WERKGROEP OPTREDENS -
-
Stand van zaken ticketverkoop. o Streefdoel 174 kaarten. o Op dit moment 120 verkochte kaarten. o De betalingen lopen ook bijzonder vlot. Vanuit de dienst vrije tijd zal er een week voor het optreden een persbericht worden verstuurd. Oproep voor medewerkers, zeker voor zaterdagavond. Alle hulp bij opzet en opkuis is welkom.
9. VARIA -
Op donderdag 16 april geeft Griet Op de Beeck een lezing om 19.30 uur in De Griffel. Iedereen van harte welkom.
secretariaat socio-culturele raad dienst vrije tijd jeugd info
MEIRE Mieke
Voorzitter
LEYTEN André
Algemene Vergadering SCR 3 maart 2015 - pagina
5
