W E L K O M
I N
D E
B E R N O U L L I B O R G
GEBRUIKERSHANDLEIDING FASE I versie 1.1
Faculteitsbestuur en stafbureau Personeel en Organisatie FBA
GEBRUIKERSHANDLEIDING
Middels deze gebruikershandleiding willen wij u informeren over de gang van zaken in de Bernoulliborg. Dit document dient als hulpmiddel om te wennen aan uw nieuwe huisvesting. Er is getracht om op voorhand zo volledig mogelijk antwoord te geven op praktische vragen. Mocht u vragen hebben waar in dit document geen antwoord op wordt gegeven dan kunt u contact opnemen met een aantal personen. Achteraan dit document is een lijst met namen en telefoonnummers bijgevoegd. Zoals reeds eerder gecommuniceerd vindt de oplevering en verhuizing gefaseerd plaats. In deze gebruikershandleiding staat beschreven hoe een aantal zaken is geregeld tot aan de definitieve en volledige ingebruikname van Bernoulliborg. Bij de definitieve ingebruikname zal er wederom een gebruikershandleiding verstrekt worden. Planning Zoals gesteld vindt de oplevering en verhuizing van de Bernoulliborg gefaseerd plaats. Fase I is op 1 september verhuisd en fase II wordt vanaf 3 november verhuisd. De planning rondom de ingebruikname en verhuizing ziet er als volgt uit.. 1 november 2007: 3 november 2007: 12 november 2007: 17 november 2007: 24 november 2007: 1 nov. t/m 1 dec. 2007:
oplevering Bernoulliborg verhuizing medewerkers KI ingebruikname onderwijszalen verhuizing medewerkers FBA/P&O/Faculteitsbestuur en stafbureau verhuizing medewerkers FZ/Beta Didactiek/Onderwijsbureau afbouw in het gebouw en plaatsing van additionele voorzieningen
Alle medewerkers wordt verzocht na de verhuizing alle spullen zo spoedig mogelijk uit te pakken. Uw dozen worden namelijk hergebruikt voor de volgende verhuisbeweging, zie planning. In de Social Corners/gangzones zullen trolleys geplaatst worden waarop de lege dozen geplaatst kunnen worden.
Wij verzoeken u vriendelijk vooral niet op eigen initiatief meubilair uit andere kamers te halen of om te wisselen. Op de dag na uw verhuizing worden alle kamers geïnventariseerd. U kunt dan aangeven als u denkt dat er iets ontbreekt of niet goed is verhuisd.
Met betrekking tot posters, schilderijen, whiteboards, prikborden en andere zaken waarbij wandmontage nodig is: Het is niet toegestaan dit zelf aan de wanden te bevestigen. Na de verhuizing zal de interne dienst ervoor zorgen dat uw spullen opgehangen worden.
Het gebruik van eigen Senseo- en koffiezetapparaten, waterkokers, magnetrons etc, op de kamers is in de Bernoulliborg niet toegestaan. In de oude huisvesting was dit eveneens niet toegestaan, maar daar bleek dit wel voor te komen.
2
GEBRUIKERSHANDLEIDING
ADRESGEGEVENS BERNOULLIBORG Bezoekadres: Faculteit Wiskunde- en Natuurwetenschappen Afdeling………………………………………….. T.a.v. mevrouw/de heer………………… Nijenborgh 9 9747 AG GRONINGEN Postadres: Faculteit Wiskunde- en Natuurwetenschappen Afdeling………………………………………….. T.a.v. mevrouw/de heer………………… Postbus 407 9700 AK GRONINGEN Afleveradres: Faculteit Wiskunde- en Natuurwetenschappen Goederenontvangst T.a.v. mevrouw/de heer………………… Afdeling………………………………………….. Nijenborgh 4 9747 AG GRONINGEN
3
GEBRUIKERSHANDLEIDING
AUTOMATEN Op de 1e verdieping wordt bij de uitloopruimte van de grote collegezaal een automatenwand geplaatst. Hier vindt u een snoep-, frisdrank- en koffieautomaat alsmede een wisselautomaat. De automaten zijn in beheer bij de afdeling Restauratieve voorzieningen van Het Facilitair Bedrijf. BEVEILIGING Zie ‘Calamiteiten’ BEWEGWIJZERING Alle ruimten zijn voorzien van een nummer. De ruimtenummers en de bewegwijzering naar ruimten toe wordt aangebracht door een extern bedrijf. De planning is om de bewegwijzering in december 2007 gereed te hebben. BIBLIOTHEEK De entree van de bibliotheek is op de 2e verdieping gepositioneerd. De bibliotheek is op werkdagen geopend van 09.00 uur tot 17.00 uur. Het is op dit moment nog niet exact duidelijk wanneer de bibliotheek gereed zal zijn. Naar verwachting wordt dit in januari 2008. BRAND Het gebouw is voorzien van een brandmeld- en sprinklerinstallatie. Verlaat bij brand het gebouw via het trappenhuis en volg de instructies van de BHV-coördinator. BEZOEKERS In de tijdelijke situatie verdient het de aanbeveling om afspraken met externe contacten elders te plannen. Dit vanwege afrondende bouwactiviteiten rondom en in het gebouw. Bezoekers van de Bernoulliborg kunnen het gebouw via de entree aan de oostzijde (hoofdentree) betreden. Bezoekers dienen zich te melden bij de receptiebalie. De receptionist zal vervolgens contact opnemen met het secretariaat van de betreffende afdeling. Parkeren voor bezoekers dient ook te geschieden op de huidige parkeerplaatsen. Er wordt tijdelijke bewegwijzering geplaatst om de bezoekers langs Nijenborgh naar de Bernoulliborg te leiden. CALAMITEITEN Bij brand of ongeval dient u te allen tijde alarmtelefoon 8050 te bellen of een handbrandmelder te activeren. De BHV-organisatie wordt hiermee in werking gesteld. U meldt: Gebouw en verdieping; Zaal- / kamernummer; Belangrijke informatie; Wanneer sprake is van letsel bij ongeval; de aard van het letsel. Wanneer er sprake is van letsel blijft u bij het slachtoffer totdat een EHBO-er is gearriveerd en ondertussen probeert u het slachtoffer gerust te stellen.
4
GEBRUIKERSHANDLEIDING
CATERING In het pand zijn de volgende cateringvoorzieningen aanwezig: • Restaurant op de begane grond • Take-Away op de eerste verdieping • Faculty Club op de eerste verdieping • Automatenwand op de eerste verdieping • Koffieautomaten op de kantoorverdiepingen • Vergader- en lunchservice via de catering Door de afdeling Restauratieve Voorzieningen van het Facilitair Bedrijf wordt een brochure samengesteld met gedetailleerdere informatie. EINDE WERKDAG Om de schoonmaker goed zijn/haar werk te kunnen verrichten wordt u verzocht uw bureau aan het einde van de werkdag schoon en zo leeg mogelijk achter te laten. Vergeet niet uw computer uit te zetten en de verlichting uit te schakelen. U dient zelf de kamer op slot te draaien. ENTREE De hoofdentree van het gebouw bevindt zich aan de oostzijde van het gebouw (zie plattegrond). Medewerkers, bezoekers en studenten zullen deze entree moeten gebruiken en kunnen dan via de eerste verdieping de bovenliggende verdiepingen bereiken. Het is niet mogelijk om vanaf de begane grond via liften of trappenhuis naar bovenliggende verdiepingen te gaan. (m.u.v. minder validen) Voor meer informatie, zie ‘receptie’. FACULTY CLUB Op de 1e verdieping is de Faculty Club gepositioneerd. Informatie over het gebruik van de Faculty Club wordt nog verspreid. FIETSENSTALLING In de kelder van de Bernoulliborg bevindt zich de fietsenstalling. De fietsenstalling is vrij te betreden voor medewerkers, studenten en bezoekers van 08.00 uur tot 18.00 uur. Medewerkers met een toegangsdruppel kunnen de fietsenstalling betreden tussen 07.00 uur en 22.00 uur. De fietsenstalling is zonder toegangsdruppel te verlaten op ieder moment van de dag. Voor medewerkers is een afgesloten deel beschikbaar. Dit afgesloten deel is te openen met de sleutel van je werkkamer. De fietsenkelder is toegankelijk vanaf de oostzijde van het gebouw. Vanuit de fietsenkelder is de entreehal op de begane grond rechtstreeks bereikbaar. Het is vanuit beveiligingsoogpunt niet mogelijk om vanuit de fietsenkelder rechtstreeks via het trappenhuis het gebouw in te gaan. (GELUIDS)HINDER Als gevolg van nazorg werkzaamheden kan er sprake zijn van (geluids)hinder. Er wordt getracht dit tot een minimum te beperken. GROENVOORZIENINGEN De centrale ruimten zullen door Facilitaire Zaken worden voorzien van groenvoorzieningen.
5
GEBRUIKERSHANDLEIDING
ICT Wanneer er problemen/storingen zijn ten aanzien van het netwerk, de PC’s of de telefoon kan contact opgenomen worden met een medewerker van de Helpdesk. De helpdesk is te vinden op de tweede verdieping in kamer 248. In geval de Helpdesk nog niet operationeel is kunnen medewerkers nog gebruik maken van de helpdesk in Nijenborgh. KLIMAAT De Bernoulliborg beschikt over een klimaatsysteem waarbij verse lucht ingeblazen wordt via roosters in het plafond. Deze lucht neemt door vloerverwarming cq vloerkoeling de gewenste temperatuur aan en wordt weer afgezogen via het open plafond. Met dit systeem is het mogelijk om zowel in de zomer als in de winter een behaaglijk klimaat te creëren. Dit verwarmings- c.q. ventilatiesysteem werkt optimaal als de ramen zoveel als mogelijk gesloten blijven. KOFFIE/THEE Op elke kantoorverdieping zijn twee ‘Social Corners’ aanwezig. In deze Social Corner is de pantry opgenomen. In de pantry is een koffie-/theeautomaat aanwezig. Medewerkers kunnen gebruik maken van hun eigen mok / glas bij gebruik van de koffieautomaat. Voor het reinigen van uw mok / glas is een wasbak in het keukenblok aanwezig. De secretariaten krijgen koffie- en theekannen. Deze kannen kunnen worden gebruikt bij vergaderingen. Door zelf koffie of thee te tappen in deze kannen, kan bespaard worden op de kosten van de catering. De secretariaten krijgen hiervoor de beschikking over een zgn ‘kannensleutel’. In de pantry is hiervoor servies aanwezig. U wordt verzocht om dit vuile serviesgoed na afloop van de vergadering in de pantry terug te plaatsen. De catering zorgt er voor dat vuil servies omgeruild wordt voor schoon servies. KOLFRUIMTE In de Bernoulliborg is een EHBO-ruimte. Deze EHBO-ruimte kan tevens als kolfruimte gebruikt worden. De sleutel voor de ruimte is af te halen bij de receptie. KRIJTBORDEN In de oude huisvesting werd er bij een aantal medewerkers gebruik gemaakt van krijtborden. Deze krijtborden verhuizen niet mee naar de nieuwbouw. Vanwege het gewicht zijn deze krijtborden niet geschikt om met het gekozen ophangsysteem aan de wand te bevestigen. De krijtborden zullen, waar gewenst, worden vervangen door whiteboards. LICHTWERING In het gebouw wordt op toegewezen plaatsen lichtwering aangebracht. De lichtwering vanaf half november in het hele gebouw aangebracht worden. Op de begane grond en 1e verdieping wordt gebruik gemaakt van rolgordijnen. Op de overige verdiepingen komen horizontale jaloezieën. De rolgordijnen worden centraal (elektrisch) aangestuurd. De horizontale lamellen zijn individueel, handmatig instelbaar. MATTERING Op de kantoorverdiepingen zijn de kamers voorzien van kijkramen en hebben de gangwanden van de grote kamers een glazen wandafwerking. Vanwege de lichttoetreding in het gebouw is het wenselijk om de ramen zoveel als mogelijk vrij te laten. Om tegemoet te komen aan de wensen van gebruikers met betrekking tot privacy wordt de mogelijkheid geboden om een mattering aan te brengen. Hiervoor wordt een plakfolie toegepast.
6
GEBRUIKERSHANDLEIDING
Gebruikers kunnen deze mattering aanvragen bij de receptie. In overleg met de afdeling zal de mattering worden aangebracht. Het streven is om een eenduidige wijze van mattering toe te passen. MEUBILAIR Op basis van een inventarisatie van het bestaande meubilair is een herverdeling gemaakt. Tevens is er nieuw meubilair besteld. Er is getracht dat van iedere werknemer zoveel mogelijk eigen meubilair 1 op 1 mee verhuist. In basis krijgen alle medewerkers het meubilair waarover zij nu ook beschikken (kan zowel bestaand als nieuw meubilair zijn). Na de verhuizing bestaat de kans dat er meubilair ontbreekt of dat er teveel is geplaatst. Indien dit het geval is, is het niet toegestaan om zelf met meubilair te gaan schuiven of extra (nieuw) meubilair te bestellen. Hiervoor kan contact opgenomen worden met de receptie, tel. 6868. MINDER VALIDEN Mindervalide bezoekers kunnen het gebouw betreden vanaf de achterzijde van het gebouw. (kant Zernikelaan) Bij deze entree is een intercom aanwezig. Hiermee kunnen bezoekers zich kenbaar kunnen (dubbel) maken bij de receptie. De receptie opent dan van afstand de deur en kan de lift naar de begane grond sturen. Met mindervalide medewerkers zijn individuele afspraken gemaakt. NAAMBORDJES De deurbordjes van alle ruimten worden door Facilitaire Zaken voorzien van teksten, volgens de huisstijl van de Rijksuniversiteit. Indien teksten onjuist zijn of aangepast dienen te worden, kunt u dit aangeven bij de receptie. Wij zorgen er dan voor dat de juiste tekst in het naambordje wordt geplaatst. ONDERWIJSRUIMTEN In de Bernoulliborg is een aantal onderwijsruimten aanwezig. De roostering van deze ruimten verloopt van via roosterbureau. De onderwijsruimten zijn buiten de geroosterde uren afgesloten. Bij gebruik van de ruimten kan de sleutel opgehaald worden bij de receptie. Na gebruik dient de ruimte afgesloten te worden en de sleutel weer afgegeven te worden bij de receptie. Voor incidentele vergaderingen/bijeenkomsten zijn de onderwijsruimten te reserveren via de receptie. OPENINGSTIJDEN BERNOULLIBORG De komende weken kan het systeem van toegangscontrole nog niet in werking treden vanwege de vele bouwvakkers die nog werkzaam zijn in het pand. Het pand is tot het moment dat de toegangscontrole in werking treedt vrij toegankelijk van 08.00 uur tot 18.00 uur. Van 18.00 uur tot 22.00 uur zal een medewerker van het beveiligingsbedrijf bij de receptie zitten voor medewerkers die door willen werken na 18.00 uur. Tot het moment van in werking treden van het systeem van toegangscontrole, kan er ’s weekends nog niet overgewerkt worden. In de definitieve situatie zijn de openingstijden van de Bernoulliborg van 08:00 uur – 18:00 uur. Binnen deze tijden is het gebouw vrij toegankelijk. Medewerkers krijgen de beschikking over een zogenaamde ‘toegangsdruppel’. Met deze druppel kunnen medewerkers ook buiten de standaard openingstijden gebruik maken van de toegangsdeuren van het gebouw, de liften en de trappenhuizen. Standaard heeft elke medewerkers hiermee de mogelijkheid om het gebouw op werkdagen tussen 07.00 uur en 22.00 uur te betreden. Na goedkeuring van de leidinggevende kan een medewerker ook geautoriseerd worden voor toegang buiten deze standaardtijden. Hiervoor gelden wel spelregels waar de betreffende medewerker zich aan zal moeten houden. (zie overwerken)
7
GEBRUIKERSHANDLEIDING
OPHANGEN MATERIAAL Posters, kunst, whiteboards, prikborden etc. dienen niet zelf aan de muren bevestigd te worden. Na inhuizing zorgt de medewerker interne dienst, op verzoek, voor een ophangsysteem aan de muur. U kunt uw verzoeken hiervoor aangeven bij de receptie; tel. 6868 (email
[email protected]). Ook is het niet toegestaan met punaises, plakband en dergelijke dingen op te hangen aan muren, ramen en deuren. OVERWERKEN Het beveiligingsbedrijf loopt om 22.00 uur een sluitronde door het gebouw. Indien het gebouw leeg is zal deze medewerker het licht uit doen en het gebouw op inbraakalarm schakelen. Als zich om 22.00 uur nog medewerkers in het gebouw bevinden die door willen werken, wordt hen door de beveiliger verzocht zich telefonisch te melden bij de centrale beveiligingsloge (telefoonnummer 5520). Hiermee weet de beveiliging hoeveel en welke mensen nog in het pand zijn, wat de veiligheid vergroot. Indien u het gebouw verlaat dient u zich telefonisch ook weer af te melden bij de centrale beveiligingsloge. Zij zorgen er dan voor dat, na vertrek van de laatste medewerker, het licht wordt uitgeschakeld. Wanneer u het gebouw na 22.00 uur wilt verlaten, kan dit via de fietsenkelder. Bij overwerken in het weekend dient u zich eerst te melden bij de centrale beveiligingsloge. Daar worden uw gegevens genoteerd en afspraken met u gemaakt over melding en afmelding. Een beveiligingsmedewerker zal u begeleiden bij het betreden van het gebouw en de verlichting inschakelen. Hierdoor is het mogelijk dat u enige tijd moet wachten op een beschikbare beveiligingsmedewerker voordat u het gebouw kunt betreden. Uiteraard geldt dit alleen indien u geautoriseerd bent voor weekendwerk. We willen u verzoeken om zo terughoudend mogelijk te zijn met het werken buiten de tijden 07.00 uur en 22.00 uur. Buiten deze tijden staan zowel de verwarming/koeling als de ventilatie uitgeschakeld. PARKEREN Voor het parkeren van uw auto kunt u gebruik blijven maken van de huidige parkeerplaatsen. POST & GOEDEREN Iedere werkdag rond 8.30 uur bezorgt een medewerker interne dienst de post die binnen is gekomen uit de postbus bij het secretariaat. Verder wordt om 11.00 uur de RuG post eveneens bij het secretariaat bezorgd. Uitgaande post wordt uiterlijk om 15.00 uur door de medewerker interne dienst opgehaald bij het secretariaat. Heeft u koeriersstukken dan dient u deze voor 12.00 uur af te geven bij de receptie of aan de medewerkers interne dienst mee te geven. Goederen en pakketten worden vanuit Nijenborgh 4 (Logistiek Centrum) naar de Bernoulliborg vervoerd. De medewerker interne dienst zorgt ervoor dat de goederen bij het secretariaat terechtkomen. PRINTEN & KOPIEREN Op de 3e, 4e en 5e etage zijn per verdieping 2 Facility Corners (6 in totaal). Hier staat een Mulitifunctioneel apparaat (MFA) waarmee men kan kopiëren (zwart/wit) en printen. (de printfaciliteit is nog niet direct beschikbaar) Zowel dubbelzijdig kopiëren als nieten, printen en kopiëren op A4 of A3 formaat papier is mogelijk. In de Facility Corner staat tevens een papierbak, een bak voor oude batterijen en toner en er is ruimte voor het plaatsen van faxen. Het bijvullen van papier en het oplossen van storingen worden gedaan door de medewerkers van de interne dienst. U kunt dit melden bij de receptie.
8
GEBRUIKERSHANDLEIDING
RECEPTIE De receptie bevindt zich op de eerste verdieping tegenover de entree. Iedere werkdag tussen 8.00 uur en 18.00 uur zal er iemand bij de receptie aanwezig zijn. De receptie is bereikbaar via telefoonnummer 6868. U kunt bij de receptie terecht voor al uw aanvragen voor het ophangen van materiaal, het melden van storingen en klachten en vragen en wensen omtrent de huisvesting. De receptionist zorgt ervoor dat passende actie wordt ondernomen. ROKEN In de Bernoulliborg is geen rookruimte aanwezig. Aan de voorzijde van het gebouw, nabij de entree, zullen asbakken geplaatst worden. Wij willen een ieder verzoeken zijn sigarettenpeuken in deze asbakken te deponeren. SCHOONMAAK Schoonmaakbedrijf Nivo Noord B.V. komt dagelijks het gebouw schoonmaken. Alle toiletten worden dagelijks voor 8.00 uur schoongemaakt. De zitwerkkamers worden tweemaal per week schoongemaakt eveneens voor 8.00 uur. Uw kamer is voorzien van een papier- en prullenbak. De prullenbak wordt tweemaal per week leeggemaakt door een medewerker van het schoonmaakbedrijf. Indien uw papierbak vol is, dan kunt u deze zelf legen in de daarvoor bestemde papiercontainer die te vinden is in de Facility Corner. SANIATIRE VOORZIENINGEN In het gebouw zijn op verschillende plaatsen toiletten aanwezig. Op de begane grond is tevens een doucheruimte aanwezig. SCIENCE LINKS In de centrale hal is de ruimte ‘Science Linx’ gepositioneerd. In Science Linx links worden show- en onderzoeksmodellen tentoongesteld. SLEUTELS Ieder zitwerkkamer is voorzien van een uniek slot met bijbehorende sleutel. Op de eerste dag na inhuizing zijn alle kamers geopend. De medewerker interne dienst zal ervoor zorgen dat iedereen (mits aanwezig) de eerste werkdag in de Bernoulliborg een sleutel van zijn/haar kamer ontvangt. De kamerbewoner is zelf verantwoordelijk voor een goed beheer van deze sleutel. Bij uitgifte van de sleutel dient een ontvangstbewijs voor de sleutel getekend te worden. Medewerkers die de eerste werkdag niet aanwezig zijn, kunnen een sleutel afhalen bij het secretariaat. Er worden geen hoofdsleutels verstrekt aan individuele gebruikers. Op het secretariaat zal een sleutelkast geplaatst worden waarin reservesleutels van alle kamers van de afdeling gehangen worden. Ook de onderwijsruimten zijn afgesloten. De sleutels voor de betreffende onderwijsruimte zijn af te halen bij de receptie op de 1e verdieping en dienen hier na gebruik ook weer ingeleverd te worden. SOCIAL CORNERS Op de 3e, 4e en 5e verdieping komen per verdieping twee Social Corners, welke zijn voorzien van een zitgelegenheid en een pantry met koffieautomaat en koelkastje. De wandafwerking van de Social Corners is vertraagd. Nadat de wanden zijn afgewerkt zal ook het definitieve meubilair geplaatst worden. Tot die tijd is er een tijdelijke inrichting geplaatst.
9
GEBRUIKERSHANDLEIDING
VEILIGHEID Iedere werkdag zal er om 22.00 uur een medewerker van beveiligingsbedrijf ISS Security een brand- en sluitronde door het gebouw lopen. Medewerkers die op dat moment nog in het gebouw aanwezig zijn en door willen werken, wordt verzocht zich telefonisch te meden bij de centrale beveiligingsloge. Na de controleronde wordt het gebouw afgesloten en wordt het alarm ingeschakeld. Tevens zal er dagelijks een visuele controle rondom het gebouw plaatsvinden. VERGADERRUIMTEN Op de 3e, 4e en 5e etage zijn op elke verdieping twee vergaderzalen voor 8 personen aanwezig. De vergaderzalen zullen worden beheerd door het secretariaat van de afdeling die op de betreffende verdieping is gehuisvest. Reservering van de ruimte kan bij het betreffende secretariaat aangevraagd worden. VERLICHTING De verlichting in het gebouw wordt centraal geschakeld. In ruimten wordt de verlichting ingeschakeld met behulp van bewegingssensoren. VIP-ROOM In de Bernoulliborg is een VIP-ROOM gerealiseerd. De VIP-ROOM is een vergaderzaal voor 16 personen. De reservering van de ruimte loopt via de receptie.
10
GEBRUIKERSHANDLEIDING
TELEFOONNUMMERS
Centraal alarmnummer
8050
Helpdesk/ ICT
4341
Receptie (begane grond)
6868
Secretariaat KI
6577
Secretariaat W & I
3939
Secretariaat Bestuur
4615
Secretariaat POBC
7009
Secretariaat FBA
7797
11
