Functioneel Ontwerp. Klant : Netvlies Project : Intern project: CRM-systeem Versie : 0.1 Datum :

Functioneel Ontwerp Klant

: Netvlies

Project

: Intern project: CRM-systeem

Versie

: 0.1

Datum

: 06-05-2010

Documentbeheer In dit hoofdstuk wordt bijgehouden wat de meest actuele versie van het F.O. is en wat hierin de belangrijkste wijzigingen zijn.

Versiebeheer Per F.O. versie wordt aangegeven wanneer deze geschreven is en door welke auteur. Onder deze regel staat kort omschreven wat de belangrijkste wijzigingen / nieuwe functionaliteiten zijn. Versie 0.1 – 05-03-2010 – Auteur: Vincent Brunings In dit document is er een basis neergelegd voor een CRM-systeem voor Netvlies. Er is nagedacht over hoe adaptiviteit in het systeem verwerkt kan worden. Ook zijn er alternatieven bedacht voor de adaptieve onderdelen. In het document zijn ook verschillende onderzoeken en testen te vinden die bijgedragen hebben aan het eindresultaat. De belangrijkste functionaliteiten in het CRM systeem zijn: -

Het toevoegen/ bewerken van relaties

-

Het opzoeken van relaties in het systeem

-

Taken toevoegen

-

Exports kunnen maken

Vincent Brunings | Adaptive CRM-systeem » Versie 0.1

Pagina 2 van 65

Inhoudsopgave 1

Inleiding .............................................................................................................................. 5

2

Het concept......................................................................................................................... 6

3

Huidige situatie .................................................................. Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.

4

Concurrentieanalyse........................................................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.

5

Doelgroepanalyse .............................................................. Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Projectmanager ...................................................................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Accountmanager .................................................................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Task flow voor taken .............................................................. Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Task flow voor klantgegevens ................................................ Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Task flow voor export............................................................. Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Scenario Projectmanager ....................................................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Scenario Accountmanager ..................................................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.

6

Wensen .............................................................................................................................. 7

7

Informatie architectuur ....................................................................................................... 9

8

Standaard template........................................................................................................... 10

9

Adaptiviteit ....................................................................................................................... 12 Relaties aanpassen aan gebruiker............................................................................................... 12 Formulieren aanpassen ............................................................................................................... 13 Hints & Tips ................................................................................................................................. 13

10

De pagina’s en hun functionaliteiten.................................................................................. 15 0.0 Inloggen ................................................................................................................................. 16 1.0 Dashboard ............................................................................................................................. 18 2.0 Relaties .................................................................................................................................. 25 2.1 Klant detailpagina ................................................................................................................. 27 2.1.1 Algemene gegevens ........................................................................................................... 31 2.1.2 Adressen............................................................................................................................. 33 2.1.3 Mutaties ............................................................................................................................. 35 2.1.4 E-mail.................................................................................................................................. 36 2.1.5 Bestanden .......................................................................................................................... 37


Pagina 3 van 65

2.1.6 Interne Links ....................................................................................................................... 38 2.2 Contactpersoon detail pagina ............................................................................................... 39 2.2.1 Persoonsgegevens.............................................................................................................. 42 2.2.2 Marketing ........................................................................................................................... 44 2.2.3 Mutatie............................................................................................................................... 46 2.2.4 Bestanden .......................................................................................................................... 46 2.2.5 E-mail.................................................................................................................................. 46 2.3 Bedrijf of instelling toevoegen .............................................................................................. 46 2.4 Persoon toevoegen ............................................................................................................... 49 3.0 Export .................................................................................................................................... 51 3.1 Exporteren............................................................................................................................. 53 3.2 Nieuwsbrief uitnodiging versturen ....................................................................................... 54 3.3 Verzendlijsten maken............................................................................................................ 54 3.4 Opslaan als vCard .................................................................................................................. 54 4.0 Taken ..................................................................................................................................... 56 4.1 Komende taken ..................................................................................................................... 57 4.2 Afgeronde taken.................................................................................................................... 58 4.3 Verlopen taken ...................................................................................................................... 59 5.0 Gebruikers ............................................................................................................................. 60 5.1 Mijn gegevens ....................................................................................................................... 61 5.2 Mijn collega’s ........................................................................................................................ 63 5.3 Archief ................................................................................................................................... 64 M.1 Uitloggen.............................................................................................................................. 64


Pagina 4 van 65

1

Inleiding

Voor mijn afstuderen houd ik mij bezig met Adaptive User Interfaces. Voor Netvlies moet er een CRM-systeem worden ontworpen. Daarnaast moet er gekeken worden hoe adaptiviteit in het CRMsysteem verwerkt kan worden. Het CRM-systeem dat ontworpen moet gaan worden heeft voor deze opdracht niet veel eisen waaraan het moet gaan voldoen. Er is een lijst met functionaliteiten en onderdelen opgegeven die zij graag verwerkt willen hebben in het CRM-systeem. Echter ben ik voor de opdracht redelijk vrij om de inhoud van het CRM-systeem samen te stellen. Wel worden de wensen en ideeën van Netvlies meegenomen in het geheel. Uiteindelijk zal er een pakket komen met alle interne systemen van Netvlies. Het CRM-systeem beschreven in dit F.O. zal hier onderdeel van uit gaan maken.


Pagina 5 van 65

2

Het concept

CRM-systemen zijn er in allerlei vormen en maten. De verschillende onderdelen die in een CRM-

systeem staan, kunnen per pakket enorm verschillen. Het belangrijkste onderdeel in dit systeem is het beheren van klanten en hun contactpersonen. Het CRM-systeem wordt een webbased applicatie. Dit houdt in dat zowel de applicatie als de server in eigen beheer zijn. Het systeem moet via het internet overal ter wereld bereikbaar zijn voor de verschillende werknemers. Het CRM-systeem zal een adaptive user interface gaan bevatten. Dit houdt in dat de interface zich aanpast aan de gebruiker die er op dat moment mee werkt. Echter uit onderzoek blijkt dat de techniek nog niet in staat is om een perfecte adaptive interface neer te zetten. Zo heeft Microsoft al verschillende mislukte projecten achter de rug. Ook niet alle gebruikers zijn gecharmeerd van adaptive interfaces.1 Wanneer er toch gekozen wordt voor adaptiviteit binnen een CRM-systeem, moet er voor gezorgd worden dat de gebruiker niets extra’s hoeft te doen en de veranderingen die worden toegepast mogen niet te groot zijn. Hierdoor moet het CRM-systeem ook goed kunnen werken zonder gebruik te maken van het adaptive gedeelte. Ook mag het de gebruiker niet storen dat de interface gepersonaliseerd wordt. Het adaptive gedeelte zal dus subtiel in het CRM-systeem worden verwerkt en zal alleen ter ondersteuning gaan werken en niet als enige of belangrijkste manier om navigeren. Het doel van de adaptive interface is dat de gebruiker sneller zijn doel kan bereiken.

1

Nielsen, J.(1998). Perosnalisation is Over-Rated. Geraadpleegd op 26 maart 2010,

http://www.useit.com/alertbox/981004.html


Pagina 6 van 65

3

Wensen

Netvlies heeft onlangs zelf al een lijst met wensen samengesteld waaraan het systeem moet gaan voldoen waarin alle interne systemen verwerkt zitten. Zo ook voor het onderdeel CRM. Voor het CRM gedeelte is er vooral nagedacht over het beheer van klanten en de bijbehorende contactpersonen. Hierdoor zal het nadruk liggen op een operationele CRM-systeem en niet zo zeer op een analytische CRM-systeem. Voor klanten zijn er de volgende wensen Er moeten algemene gegevens over de klant worden ingevoerd zoals naam, telefoonnummer, website e.d. Er moeten één of meerdere bezoekadressen kunnen worden ingegeven, zodat alle vestigingen ingevoerd kunnen worden. Er moeten één of meerdere postadressen kunnen worden ingegeven, zodat alle vestigingen ingevoerd kunnen worden. Status kunnen aangeven. Klanten kunnen dan niet verwijderd worden maar wel gedeactiveerd, zodat deze later weer geactiveerd kan worden. Voor de boekhouding moet een debiteurennummer en bankrekeningnummer kunnen worden ingevoerd. Daarnaast moet kunnen worden aangegeven of de klant de factuur digitaal wilt ontvangen met daarbij het e-mailadres waar het heengezonden mag worden. Contactpersonen kunnen koppelen aan een klant. Aangeven wat voor soort relatie de klant is. Minimaal moeten de volgende keuzes erin zitten: Prospect, Suspect, Klant en Leverancier. Achtergrondinformatie kunnen invoeren Mutatiehistorie kunnen bekijken Eigen taken op klantniveau kunnen instellen.

Voor contactpersonen zijn er de volgende wensen Gegevens van de contactpersoon invoeren. Dit zijn naam, adresgegevens, functie e.d. Kunnen aangeven of de contactpersoon aanspreekpunt voor de hosting is. Kunnen aangeven of de contactpersoon zich aangemeld, afgemeld of geen van beiden heeft voor de e-mailnieuwsbrief Aan kunnen geven of de contactpersoon Netflits wilt ontvangen of zich afgemeld heeft met de manier waarop daarbij (telefoon/ post, mail) of geen van beiden. Aan kunnen geven of de contactpersoon Terugblik wilt ontvangen.


Pagina 7 van 65

Kunnen aangeven of de contactpersoon een bol.com cadeaubon krijgt met bijbehorende bedrag. Ook historie kunnen bekijken met ontvangen cadeaubonnen van Bol.com Contactmomenten vastleggen voor bellen, e-mail e.d. Exportfunctie voor papieren mailing Tags kunnen toevoegen aan contactpersoon Mutatiehistorie


Pagina 8 van 65

4

Informatie architectuur

De informatie architectuur is een overzicht dat alle pagina’s toont die een bezoeker via de website kan opvragen. Een gedeelte van de informatie architectuur wordt ingezet als hoofd- en subnavigatie. Deze hoofd- en subnavigatie items zullen bij de oplevering van de website gebruikt worden. CRM-systeem: Netvlies 0.0

Metanavigatie

Inloggen 1.0

Dashboard

2.0

Relaties 2.1

Klant detail 2.1.1 Algemene gegevens 2.1.2 Adressen 2.1.3 Mutaties

M.1

Uitloggen

Legenda www.website.nl 1.0

Hoofdnavigatie 1.1

Subnavigatie

2.1.4 E-mail 2.1.5 Bestanden 2.1.6 Links 2.2

Contactpersoon detail 2.2.1 Persoonsgegevens 2.2.2 Marketing 2.2.3 Mutatie 2.2.4 Bestanden 2.2.5 E- mail

3.0

2.3

Bedrijf toevoegen

2.4

Persoon toevoegen

Export 3.1

Exporteren

3.2

Nieuwsbrief uitnodiging sturen

3.3

Verzendlijst maken

4.0

Kenmerken

5.0

Taken

6.0

5.1

Komende taken

5.2

Afgeronde taken

5.3

Vergeten taken

Gebruikers 6.1

Mijn gegevens

6.2

Mijn collega’s

6.3

Archief


Pagina 9 van 65

5

Standaard template

In dit hoofdstuk worden de elementen (functionaliteiten en/of content) die op iedere pagina gebruikt worden binnen het CRM-systeem, gedefinieerd. Ter verduidelijking is bij de template omschrijving een schematische tekening toegevoegd waaruit duidelijk moet worden wat de plaatsing van de verschillende elementen binnen een template uiteindelijk zou moeten zijn. Zou moeten zijn, want tijdens de ontwerpfase zou hier nog iets van afgeweken kunnen worden.

Ingelogd als [gebruikersnaam] (uitloggen) Logo

Hoofdnavigatie

Kruimelpad Paginatitel

Sidebar Content


Pagina 10 van 65

Elementen op deze pagina Ingelogd als

Door op de gebruikersnaam te klikken zal de gebruiker naar ‘5.1 mijn gegevens’ verwezen worden. Achter de profielnaam staat de link uitloggen (verwijst naar: 0.0 inloggen)

Logo

Hier komt een afbeelding van het logo van de organisatie (Netvlies) en verwijst naar 1.0 dashboard.

Hoofdnavigatie

Hierin staat de hoofdnavigatie onderdelen zoals beschreven in hoofdstuk 4: Informatie architectuur

Kruimelpad

Toont het kruimelpad. Met behulp van het kruimelpad wordt aan de bezoeker duidelijk gemaakt in welk hiërarchisch gedeelte van de website hij/zij zich bevindt. Wanneer een bezoeker op van de aanklikbare pagina’s in het kruimelpad klikt, wordt hij/zij terug gebracht naar de betreffende pagina. Het laatste kruimelpad item is niet aanklikbaar. Dit is omdat de bezoeker zich op dat moment al op die pagina bevindt. Op het dashboard zal geen kruimelpad staan.

Paginatitel

Hier komt de titel van de pagina te staan, zoals deze beschrijven zijn in hoofdstuk 4 informatie architectuur. In het geval van een klant detailpagina of een contactpersoon detailpagina zal er de naam van het bedrijf of contactpersoon getoond worden

Content

In dit blok wordt de content van de pagina geplaatst. Deze content verschilt per pagina.

Sidebar

De sidebar kan per pagina andere functies en content bevatten.

Functionaliteiten van deze pagina Uitloggen

Wanneer een gebruiker zich niet uitlogt, zal hij/ zij ingelogd blijven en zal, wanneer het systeem weer wordt opgestart, de gebruiker niet nogmaals moeten inloggen. Wanneer de computer afgesloten is geweest, zal het inlogscherm wel getoond worden bij het opstarten van het CRM-systeem.


Pagina 11 van 65

6

Adaptiviteit

Een belangrijk onderdeel binnen deze opdracht is het verwerken van adaptiviteit in het CRMsysteem. Uit onderzoek is echter gebleken dat het toepassen van adaptiviteit niet garant staat voor het sneller bereiken van een doel binnen een systeem. Daarom wordt de adaptiviteit in minimale vorm toegepast. Wanneer er adaptiviteit toegepast wordt moet er gezorgd worden dat de gebruiker niets extra’s hoeft te doen en er mogen geen grote wijzigingen worden toegepast. Dit laatste is omdat een gebruiker een interface leert kennen. Hoe slecht de interface ook is, een gebruiker past zich erop aan. Wanneer de interface (flink) aangepast wordt, krijgt de gebruiker geen kans om de interface goed te leren kennen en zal hij geen automatisme ontwikkelen binnen het systeem.

Relaties aanpassen aan gebruiker Het eerste punt dat zich aan de gebruiker aanpast zijn de relaties die binnen het systeem staan. Iedere gebruiker heeft uit de hele lijst met gebruikers slechts (in verhouding) een handvol relaties waarmee hij per moment werkt. Dit zullen er in de praktijk tussen de 10 en 20 zijn. Via adaptiviteit zullen de relaties die op dit moment het meest belangrijk zijn voor de gebruiker, meer nadrukkelijk worden getoond. Dit wordt gedaan door de activiteit per relatie te berekenen. Het doel hiervan is dat de gebruiker zijn belangrijkste relaties het makkelijkst of snelst kan bereiken. Wanneer het systeem weet wat de belangrijkste relaties zijn, kan deze data op meerdere manieren worden gebruikt. Zo kan bijvoorbeeld, naast het sneller vinden van relaties, het koppelen van een taak aan een eigen relatie ook makkelijker gemaakt worden. Hoe werkt het? Door het systeem dagelijks te gebruiken kan het CRM-systeem achterhalen wat de belangrijkste relaties zijn voor de gebruiker. Dit doet hij door: -

te kijken welke pagina’s de gebruiker bekijkt. Wanneer een gebruiker een detailpagina van een klant of contactpersoon langer als 5 seconden bekijkt wordt deze genoteerd als ‘belangrijk’. Hier krijgt deze pagina als het ware een punt voor. Iedere keer dat de gebruiker deze detailpagina bekijkt, komt er een punt bij.

-

te kijken welke relaties hij een e-mail stuurt. Iedere keer dat er op een e-mail wordt geklikt wordt er een punt opgeteld bij de relatie.

-

te kijken welke relaties hij telefoneert. Iedere keer dat er op het telefoonnummer wordt geklikt wordt er een punt opgeteld bij de relatie. Wanneer de koppeling met de telefooncentrale niet mogelijk blijkt, zal het telefoonnummer met behulp van een klik op het klembord geplaatst kunnen worden waardoor er toch een klik geregistreerd kan worden om een punt op te tellen.


Pagina 12 van 65

-

te kijken aan welke relaties zijn taken zijn gekoppeld. Elke komende taak aan een bepaalde relatie levert een punt op.

-

te kijken aan welke relaties hij als intern contactpersoon is gekoppeld. Klanten kunnen worden gekoppeld aan één of meerdere interne contactpersonen (Bijvoorbeeld PM-ers). Wanneer blijkt dat een gebruiker de afgelopen 7 x 24 uur meer dan 20 relaties ‘vaak’ bekeken heeft, zullen de relaties waaraan de gebruiker gekoppeld is voorrang krijgen.

-

te kijken wie het profiel van de relatie aanmaakt en bewerkt. Het aanmaken van een relatie of het bewerken van het profiel levert iedere keer 1 punt op.

De punten worden per relatie bij elkaar opgeteld. Ieder punt wordt 7 x 24 uur bewaard. Er wordt dan per uur uitgerekend welke relaties de afgelopen 7 x 24 uur de hoogste waarden hebben. Dit om het systeem niet bij elke handeling te verzwaren met berekeningen. Alleen de 20 relaties met de hoogst aantal punten worden getoond als ‘belangrijke’ relatie. Heeft de gebruiker in de afgelopen 7 x 24 uur minder dan 20 gebruikers bekeken/ bewerkt, dan zullen er minder dan 20 relaties als ‘belangrijk’ worden gezien. Nieuw ingevoerde relaties zullen ook bij degene die ze heeft ingevoerd als belangrijke relaties gezien worden voor 24 uur. De lijst met ‘belangrijke’ relaties zal ook automatisch toegevoegd worden aan de Gmail contactpersonen van de gebruiker. Alternatief Het kan zijn dat het om bepaalde redenen niet wenselijk blijkt om adaptiviteit op de hierboven beschreven manier toe te voegen. Er kan dan voor gekozen worden om de laatste 15 aangeklikte relaties prominenter neer te zetten. Een aangeklikte relatie wordt bovenaan de lijst geplaatst. De eerder aangeklikt relaties zullen steeds verder naar beneden zakken. Een relatie kan aangeklikt worden door op de detailpagina te kijken, op het telefoonnummer te klikken, een taak toe te voegen of op het e-mailadres te passen.

Formulieren aanpassen In het systeem staan diverse formulieren. Deze formulieren bevatten vaak een droplist, radiobuttons en/ of checkboxes. De meest gebruikte instellingen van de gebruiker worden vervolgens gebruikt als standaard. In een droplist wordt de volgorde aangepast aan de hand van hoe vaak de verschillende onderdelen gebruikt worden. Het meest gebruikte onderdeel in de droplist zal bovenaan staan. Er wordt dus bijgehouden hoe vaak de gebruiker ieder onderdeel gebruikt.

Hints & Tips


Pagina 13 van 65

Één van de kenmerken van een gebruiker waaraan een systeem zich kan aanpassen is ervaring. Er van uitgaande dat een nieuwe gebruiker het systeem nog niet goed kent kan een nieuwe gebruiker geholpen worden tijdens zijn eerste paar bezoeken in het systeem. Zo kunnen er tips bovenaan pagina’s geplaatst worden of informatie op bepaalde plaatsen in formulieren worden gezet. De tips en informatieblokken zullen verdwijnen op het moment dat de gebruiker de informatie of tip daadwerkelijk heeft toegepast. Ook zullen bij formulieren slechts 1 tip- informatieblok per keer getoond worden. De meest hoogstaande tip- informatieblok in een formulier zal bij openen van een pagina getoond worden. Wanneer de gebruiker op een lager liggend veld klikt, zal de bijbehorende tip of lager liggende tip getoond worden.


Pagina 14 van 65

7

De pagina’s en hun functionaliteiten

In dit hoofdstuk worden alle pagina’s uit de site beschreven, aan de hand van de informatie architectuur (zie hoofdstuk 4) en op basis van de standaard template (zie hoofdstuk 5). Ter verduidelijking is naast de tekstuele omschrijving vaak een schematische tekening toegevoegd, waaruit duidelijk moet worden wat de plaatsing van de verschillende elementen binnen de pagina uiteindelijk zou moeten zijn.


Pagina 15 van 65

0.0 Inloggen Inloggen Gebruikersnaam

Wachtwoord

Onthoud mijn inloggegevens op deze computer

Inloggen

Iedere werknemer krijgt eigen inloggegevens die op de server van Netvlies staan. Deze inloggegevens krijgt de gebruiker bij zijn eerste werkdag. Via LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) kan de gebruiker inloggen. Deze inloggegevens kunnen in principe bij alle systemen van het bedrijf gebruikt worden (in de toekomst). Via LDAP kan worden aangegeven tot welke systemen een gebruiker toegang heeft. Wanneer een gebruiker toegang heeft gekregen tot het CRM-systeem, zal deze ook automatisch een profiel hebben in 5.0 gebruikers. De gebruiker (of een admin) moet het profiel nog wel aanvullen.

Elementen op deze pagina Gebruikersnaam

Hierin dient de gebruikersnaam ingevuld te worden zoals bekend in LDAP

Wachtwoord

Hierin dient het wachtwoord ingevuld te worden zoals bekend in LDAP

Foutmelding

Wanneer er een foutieve gebruikersnaam of wachtwoord wordt ingevoerd of de combinatie is niet goed, zal er een foutmelding verschijnen nadat er op ‘inloggen’ is geklikt. De foutmelding is als volgt: ‘Het door u ingevoerde wachtwoord en gebruikersnaam correspondeert niet met elkaar’.

Inloggegevens onthouden

Door deze aan te vinken zal er een cookie op de pc van de gebruiker geplaatst worden waardoor de gebruiker zich niet iedere keer hoeft aan te melden maar automatisch naar het dashboard gaat.

Inloggen

Door hier op te klikken zal het formulier gecontroleerd worden. Wanneer er en fout in het formulier staat zal de foutmelding verschijnen. Wanneer de gegevens juist zijn ingevuld zal 1.0


Pagina 16 van 65

Dashboard geopend worden.


Pagina 17 van 65

1.0 Dashboard

Het dashboard is de eerste pagina die de gebruiker na inloggen ziet. De pagina zal gedeeltelijk persoonlijk zijn voor de gebruiker. De pagina is vooral bedoeld om te zoeken naar contactpersonen of klanten. Daarnaast kunnen snel taken worden toegevoegd en een persoonlijk overzicht met taken bekeken worden. Of kunnen er snel relaties worden toegevoegd.

Elementen op deze pagina 1. Tip

-

Hierin wordt de tip ‘Bekijk hieronder de relaties waar jij de laatste tijd het meest mee werkt’ getoond. Na de derde keer in het systeem loggen zal het blok verdwijnen.

2. Mijn relaties

Deze lijst wordt aan de hand van adaptiviteit, zoals besproken in hoofdstuk 6, samengesteld. -

Er zijn vier kolomkoppen: Naam, Notities, E-mailadres, Telefoonnummer.

-

Hierin staat per contactpersoon de naam van de (contact)persoon, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer en aanwezigheid van notities. Per bedrijven staat de bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer en aanwezigheid van notities.


Pagina 18 van 65

-

Achter de naam van een contactpersoon staat direct de bedrijfsnaam waar de persoon voor werkt.

-

Bij notities staat een getalletje dat aangeeft hoe veel notities er zijn. Dit is alleen wanneer er 2 of meerdere notities zijn.

3. Zoeken binnen relaties

-

Er worden maximaal 20 relaties getoond.

-

Hierin staat een invoerveld waarin de gebruiker kan zoeken op naam of bedrijfsnaam. Doormiddel van enter (toetsenbord) of druk op ‘ok’ knop worden zoekresultaten getoond op pagina 2.0 Relaties.

-

Via de droplist kan de gebruiker kiezen naar wat voor type klant hij zoekt. De keuzes binnen de droplist zijn: Zoek binnen alle relaties, Suspects, Prospects, Klanten, Leveranciers, Familie, Bekenden, medewerker, slapende klanten en nieuwe relaties. (Deze lijst kan langer worden naarmate de gebruikers categorieën toevoegen). Bovenstaande keuzes staan standaard in het systeem. Wanneer er geen relaties aan gekoppeld zijn, zullen deze ook niet getoond worden in de droplist.

-

Medewerkers kunnen ook opgezocht worden via dit zoekvenster. De medewerkers in de droplist verwijzen echter naar ‘5.2 Mijn collega’s’.

-

Door op een persoonsnaam of bedrijfsnaam te klikken in de dropdown zal de bijbehorende detailpagina geopend worden.

4. Bedrijf of instelling

Deze link opent pagina ‘2.3 Bedrijf toevoegen’ waarin een bedrijf of

toevoegen

instelling kan worden toegevoegd aan het systeem.

5. Persoon toevoegen

Deze link opent pagina ‘2.4 Persoon toevoegen’ waarin een persoon kan worden toegevoegd aan het systeem.

6. Mijn taken

Bovenaan het overzicht met taken staat een invoerveld waarin een nieuwe taak kan worden ingevoerd. Met het pijltje erachter kunnen meerdere opties worden aangegeven doordat het overzicht wordt vervangen door een formulier.


Pagina 19 van 65

Formulier

Hierin kan een taak toegevoegd worden. Dit blok bevat de volgende onderdelen: -

Tekstveld: met inputhint ‘Voer hier een taak in’

-

Droplist: ‘Taak voor…’ (Hierin staan alle namen van alle gebruikers)

-

Invoerveld: input hint ‘Voer contactpersoon of bedrijf in’

-

Datepicker: Mogelijkheid om datum en tijd te kunnen kiezen.

-

Checkboxes: Sms en Mail

-

Droplist: Geen herinnering, 5 minuten van te voren, 10 minuten van te voren, 15 minuten van te voren, 30 minuten van te voren, 1 uur van te voren

-

Knop: ‘Opslaan’

-

Knop: ‘Meer opties’/ ‘Minder opties’

Onder het invoerveld staat een overzicht van persoonlijke taken van de gebruiker. Dit gedeelte bevat de volgende onderdelen: -

Overzicht met taken (10 stuks) Een taak bestaat uit maximaal de volgende onderdelen: o

Checkbox: om te kunnen afvinken

o

Relatie waaraan deze is gekoppeld

o

Omschrijving

o

Deadline (datum en tijd)

o

Gebruiker voor wie de taak bedoeld is

o

Checkboxes: Herinnering via sms of e-mail met daarbij de tijd voor de deadline wanneer de


Pagina 20 van 65

herinnering zal plaatsvinden. o

Knop: om alle velden te bekijken en de taak te bewerken (hetzelfde als het formulier om een taak toe te voegen)

o

Knop: Taak verwijderen

o

Status/ deadline taak. Een taak kan onderstaande statussen hebben en worden ook in deze volgorde getoond: Verlopen Vandaag Morgen Overmorgen Dagen van de week Datum (dd/mm)

-

Knop: Taken archiveren

-

Knoppen: om taken met latere of eerdere deadline te kunnen bekijken.

Functionaliteiten op deze pagina 2. Mijn relaties

-

Door op een naam van een persoon te klikken zal bijbehorende detailpagina(2.2) getoond worden.

-

Door op een bedrijfsnaam te klikken zal bijbehorende detailpagina(2.1) getoond worden.

-

Door op een e-mailadres te klikken zal Gmail geopend worden waarin de pagina voor het invoeren van een nieuw bericht getoond wordt met daarin het e-mailadres al ingevoerd. Een voorbeeld van een link die gebruikt kan worden is als volgt: https://mail.google.com/a/netvlies.net/?view=cm&tf=0&fs=1&to= [email protected]

-

Door op het telefoonnummer te klikken zal automatisch het nummer gebeld worden. In een popup is de naam met telefoonnummer te zien. Via deze popup kan het telefoongesprek ook weer beëindigd worden. Dit is echter nu nog niet mogelijk. Als tweede optie zal er een icoon achter het telefoonnummer staan. Door op dit icoon te klikken of nummer zelf, zal het telefoonnummer op het klembord geplaatst worden.

-

Door op een notitie-icoon te klikken zal er een popup verschijnen met daarin de notities die van de klant of contactpersoon bekend zijn. De laatste notitie zal getoond worden. De eventuele overige notities zijn bereikbaar via paginering.

-

Boven het overzicht staan de kolomkoppen. Hiermee kan er


Pagina 21 van 65

oplopend af aflopend worden gesorteerd op beginletter van achternaam/ bedrijfsnaam. -

De breedte per kolom kan worden kan worden aangepast door de gebruiker door de breedte van de kolomkoppen aan te passen.


-

Er wordt bijgehouden welke opties de gebruiker kiest binnen de droplist. Aan de hand van deze gegevens wordt de meest gebruikte optie bovenaan gezet en de minder gebruikte opties zullen eronder geplaatst worden op volgorde van hoe vaak deze gebruikt wordt.

-

Het zoekvenster heeft een FAYT functie waarbij maximaal 10 resultaten in een dropdown getoond worden. De relaties die ook op het dashboard bij ‘mijn relaties’ staan zullen dikgedrukt worden weergegeven in de dropdown.

6. Mijn taken

-

Standaard worden alleen het invoerveld voor een omschrijving getoond. Door op de knop achter het invoerveld te klikken zal het takenoverzicht vervangen worden door een formulier waarin aanvullende gegevens ingevoerd kunnen worden. Wanneer in het formulier op ‘terug’ geklikt wordt zal het overzicht met taken weer worden getoond.

-

Wanneer het korte formulier er staat kan door tekst in te voeren en op de enter toets te drukken de taak worden toegevoegd

-

De droplist met ‘taak voor’ zal standaard de gebruiker zelf tonen.

-

Het koppelen aan een contactpersoon of bedrijf werkt hetzelfde als de find-as-you-type bovenaan de pagina waarin gezocht kan worden naar een relatie.

-

Door op terug te klikken zal de taak toegevoegd worden aan de taken. Het blok zal inklappen tot het verkorte formulier.

-

Wanneer een gebruiker een taak aan een collega koppelt zal deze een e-mail ontvangen waarin de taak staat.

-

Door ‘#’ gevolgd door een dag in de week in de taak te zetten, wordt de taak daadwerkelijk bij deze dag geplaatst. Ook kan de’#’ gevolgd worden door ‘vandaag’, ‘morgen’ of ‘overmorgen’.

-

Wanneer de gebruiker het formulier voor het eerst gebruikt zal er nadat op het invoerveld voor de taak geklikt is, een ‘tip’ getoond worden. In deze tip staat de volgende tekst: ‘Zet #(dag van de week) in de taak om de taak daadwerkelijk aan de dag te koppelen. Bijvoorbeeld: #vrijdag Henk bellen ‘. Door # te vervolgen met volgende (dag van de week), kan een taak ook een week later gepland worden.


Pagina 22 van 65

-

Wanneer deze functie gebruikt is of na de derde keer inloggen zal deze tekstballon verdwijnen.

-

Pas wanneer er een datum en tijd is ingevuld zal het stukje herinnering getoond worden in het formulier.

-

De taken kunnen worden afgevinkt. Het zal visueel zichtbaar worden gemaakt wanneer een taak is afgevinkt. Een afgevinkte taak kan ook weer worden hersteld door nogmaals op het vinkje te klikken.

-

De volgorde van de taken kunnen worden veranderd door op een taak te klikken en naar boven of beneden te slepen en de rechtermuisknop weer los te laten. Dit is enkel de volgorde veranderen. De deadline van de taak zal niet gewijzigd worden.

-

Door op een pijltje achter de taak te klikken zal de lijst met taken vervangen worden voor een scherm waarin de betreffende taak bewerkt kan worden. Deze ziet er hetzelfde uit als het formulier waarin een taak toegevoegd kan worden in uitgeklapte vorm. Met een druk op de knop kan de lijst met taken weer getoond worden. Het enige verschil is dat er geen ‘opslaan’ knop bij staat.

-

Door een knop kunnen alle afgevinkte taken worden verwijderd (gearchiveerd). Deze zullen wel weer terug te vinden zijn in een archief op pagina ‘4.0 Taken’.

-

Wanneer de gebruiker een relatie opgeeft zal deze naam voor de taakomschrijving staan in het overzicht. Op de detailpagina van de relatie zelf zal deze naam niet getoond worden in het taken overzicht.

-

Wanneer een taak is afgevinkt zal bij een Mouse-over een verwijderknop getoond worden.

-

In het overzicht op het dashboard wordt de deadline (tijd) en de gebruiker voor wie deze bedoeld is niet getoond. De omschrijving zal niet langer zijn dan past op de regel achter de naam van de relatie(indien ingevuld). De omschrijving zal worden afgekapt door ‘…’. Door op het pijltje achter de taak te klikken kunnen alle onderdelen van de taak bekeken en bewerkt worden.

-

Een naam in een taak verwijst naar desbetreffende detailpagina.

Opmerking -

Met de huidige koppeling met de telefooncentrale is het niet mogelijk om direct een nummer te bellen door op een telefoonnummer te klikken. Echter wordt er op dit moment gekeken naar een vervanger voor het huidige programma (Pimphony) voor de koppeling met


Pagina 23 van 65

de telefooncentrale. Met het nieuwe programma is het misschien wel mogelijk om via het CRM-systeem direct relaties te kunnen bellen. -

Het versturen van smsjes ter herinnering van een taak is mogelijk. Netvlies heeft een eigen SMS service. Het versturen van en SMS kost echter wel 7 cent.


Pagina 24 van 65

2.0 Relaties

Hierin staat het overzicht met alle relaties. En zijn ook de relaties die in het archief geplaatst zijn terug te vinden.

Elementen op deze pagina 1. Tabs

-

Met behulp van de tabs kan er gekozen worden om de actieve relaties te bekijken of de relaties die in het archief staan.

2. Tip

-

De volgende tip wordt getoond zo lang de gebruiker geen gebruik heeft gemaakt van de lijst met kenmerken: ‘Klik op een kenmerk om de bijbehorende relaties te bekijken’.

3. Knoppen


-

Bedrijf toevoegen verwijst naar ‘2.3 bedrijf toevoegen’

-

Persoon toevoegen verwijst naar ‘2.4 persoon toevoegen’

-

Selectie exporteren verwijst naar ‘3.0 exporteren’

-

Dit werkt op dezelfde manier als het zoeken naar relaties op het dashboard.

5. Overzicht relaties

-

Is er nog geen zoekopdracht ingevuld zal de volledige lijst met relaties getoond worden


Pagina 25 van 65

-

Aan de hand van de ingevoerde zoekopdracht worden de resultaten in dit blok getoond.

-

De verschillende resultaten werken hetzelfde als op het dashboard.

-

De gebruiker kan zelf aangeven hoeveel resultaten hij op een pagina getoond wilt hebben met behulp van de droplist onderaan het blok.

-

Relaties die niet op de pagina passen zullen bereikbaar zijn middels paginering.

6. Kenmerken

-

-

In dit blok staan de volgende onderdelen: o

Titel: Kenmerken

o

Knop: selecteren/ deselecteren

o

Overzicht kenmerken

De kenmerken staan per beginletter gesorteerd. Dit houdt in dat achter bijvoorbeeld de letter ‘A’ alle kenmerken beginnend met de letter ‘A’ staan.

-

Door kenmerken te selecteren zullen de bijbehorende relaties getoond worden in het overzicht.

-

De volgende gegevens staan bij kenmerken: o

Kenmerken bij bedrijven en contactpersonen

o

Cadeaubon (met waarde), Netflits, Terugblik, Nieuwsbrief

o

Hosting contactpersonen

o

Plaatsnaam

o

Man/ vrouw

o

Functie

o

Waarde

o

Relatiesoort

Functionaliteiten op deze pagina 3. Knoppen

Wanneer op de knop ‘selectie exporteren’ geklikt wordt, zal de query toegepast worden op pagina 3.0 Export.


De meest gebruikte keuze in de droplist zal standaard geselecteerd zijn.

5. Overzicht relaties

De meest gebruikt keuze in de dropdown voor het aantal resultaten wordt onthouden en wordt als standaard gebruikt.


Pagina 26 van 65

6. Kenmerken

De knop selecteren/ deselecteren zorgt ervoor dat alle kenmerken in één keer geselecteerd of gedeselecteerd kunnen worden.

2.1 Klant detailpagina

Dit is een detailpagina voor een bedrijf. Op iedere detailpagina hoort alle informatie te staan die bekend is over het bedrijf. Zo is er terug te vinden welke contactpersonen aan het bedrijf gekoppeld zijn, welke notities er bij het bedrijf gemaakt zijn, wat de taken bij het bedrijf zijn, contactgegevens, e-mails, bestanden, wijzigingen in het profiel en links. Doormiddel van tabbladen is het mogelijk om veel informatie binnen de pagina te houden op een overzichtelijke wijze. Binnen de pagina zijn de meeste velden ook te beheren, zodat de gebruiker zo min mogelijk van de pagina weg wordt gehaald. Achter de bedrijfsnaam staan een aantal sterren die aangeven hoe belangrijk het bedrijf is.

Elementen op deze pagina Vincent Brunings | Adaptive CRM-systeem » Versie 0.1

Pagina 27 van 65

1. Kenmerken

Kenmerken bestaat uit de volgende onderdelen: -

Kenmerken, bestaande uit: o

Kenmerktitel

o

Dropdown – deze dropdown toont een verwijderbutton en bewerkbutton

2. Contactpersonen

-

Knop: ‘Kenmerk toevoegen’

Hierin staat een overzicht van de contactpersonen die aan dit bedrijf zijn gekoppeld. De werking is hetzelfde als op het dashboard. Echter staan hier het telefoonnummer en emailadres niet uitgetypt maar staat alleen een icoon getoond. Met behulp van een tooltip wordt bij een Mouse-over het emailadres of telefoonnummer getoond.

-

Door een icoontje kan de contactpersoon ook uit de lijst verwijderd worden. Dit is alleen uit deze lijst dus de contactpersoon wordt niet uit het systeem verwijderd.

-

Alleen de 5 meest bekeken en aangeklikte contactpersonen worden getoond van de gerbuiker. De overige zijn via paginering zichtbaar. Alternatief: Wanneer er niet voor bovenstaande manier wordt gekozen, kunnen de laatste 5 bekeken of aangeklikte contactpersonen getoond worden.

-

Er staat onderaan een link om een contactpersoon toe te voegen.

3. Notities

-

-

Dit blok bevat de volgende onderdelen: o

Titel: Notities

o

Knop: Bewerken

o

Knop: Verwijder

o

Knop: Nieuw

o

Tekst: De notitie zelf

o

Paginering

Door de knop ‘bewerken’ achter de notitie wordt de notitie veranderd in een invoerveld waarin de notitie aangepast kan worden.

-

Door de knop ‘verwijder’ kan de notitie volledig verwijderd worden. Deze actie dient wel bevestigd te worden middels een ‘alert’.

-

De knop ‘nieuw’ toont een leeg invoerveld waarin een notitie geplaatst kan worden. Deze kan bevestigd worden met de knop ‘opslaan’


Pagina 28 van 65

-

Zijn er twee of meerdere notities, dan zal er een paginering getoond worden.

-

Is de notitie langer dan past in het blok, zal er een scrollbalk getoond worden.

4. Tabbladen

-

Onder de tabbladen is de overige informatie te vinden. Deze tabbladen worden later in dit F.O. toegelicht.


-

Deze werkt hetzelfde als op het dashboard

6. Taken bij…

-

Dit werkt hetzelfde als op het dashboard. Echter zullen taken via dit formulier standaard aan de betreffende klant gekoppeld worden.

-

Er worden alleen de taken die aan dit bedrijf of aan de contactpersonen van dit bedrijf zijn gekoppeld, getoond.

7. Laatste e-mails

-

Hierin staan de laatste 5 e-mails die doorgestuurd zijn naar dit bedrijf of de contactpersonen bij dit bedrijf.

8. Opslaan als vCard

Er zal een popup verschijnen waarin de gebruiker een titel kan opgeven en de gegevens op deze detailpagina kan opslaan als vCard.

9 . Informatie

Na het toevoegen van een taak, zal hier de melding: ‘*taakomschrijving+ is succesvol toegevoegd’

Functionaliteiten op deze pagina 1. Kenmerken

-

Door op de knop ‘kenmerken toevoegen’ te klikken, zal er een invoerveld verschijnen waarin de gebruiker een nieuw kenmerk kan invoeren. Door op enter te drukken wordt het kenmerk toegevoegd.

-

Het invoerveld werkt met FAYT. Door te typen zullen er reeds bestaande kenmerken die voldoen aan de ingevoerde tekens in een dropdown getoond worden. Door op een kenmerk in de dropdown te klikken zullen deze in het invoerveld worden geplaatst.

-

Door in de dropdown achter een kenmerk te klikken op verwijderen wordt een kenmerk verwijderd.

-

Door in de dropdown achter een kenmerk op wijzigen te klikken, zal het kenmerk veranderen in een invoerveld zodat deze gewijzigd kan worden. Het kenmerk wordt dan wel bij alle


Pagina 29 van 65

relaties met hetzelfde kenmerk gewijzigd. Door enter of op een andere plaats op het scherm te klikken, kan de wijziging bevestigd worden. 2. Contactpersonen

-

Door op ‘contactpersoon toevoegen’ te klikken zal er een invoerveld onder de lijst met contactpersonen verschijnen. In het invoerveld kan er middels FAYT gezocht worden naar contactpersonen in het systeem. Door op een contactpersoon te klikken zal deze gekoppeld worden aan het bedrijf.

-

Wanneer er een contactpersoon toegevoegd moet worden aan het bedrijf die nog niet in het systeem staat, kan er geklikt worden op de link ‘nieuw contactpersoon aanmaken’ die pagina ‘2.4 persoon toevoegen’ toont waarin een nieuw contactpersoon kan worden aangemaakt. Na toevoegen wordt de gebruiker terugverwezen naar deze detailpagina.

7. Notities

-

Boven de lijst met e-mails staat een infoblok. Hierin staat het volgende: ‘Je kunt direct e-mail doorsturen naar het CRMsysteem door e-mail door te sturen naar [email protected]. Het systeem zal automatisch de e-mail bij de juiste relatie plaatsen wanneer het e-mailadres is ingevoerd in het systeem.’

-

Wanneer de gebruiker gebruik heeft gemaakt van deze functie zal dit blok verdwijnen.


Pagina 30 van 65

2.1.1 Algemene gegevens

Op dit tabblad staan algemene gegevens van het bedrijf zoals contactgegevens, bankrekening nummer, Status en Relatiesoort. Alleen van de gegevens die bekend zijn zullen titel en omschrijving worden getoond. Indien niet bekend worden ze niet getoond.

Toelichting op deze pagina Bewerken

Via deze knop veranderd het tabblad in een formulier (zie hieronder) waarin alle gegevens gewijzigd kunnen worden of er gegevens aan toegevoegd kunnen worden.

Linkedin

-

Wanneer de linkedin gegevens van de gebruiker bekend zijn zal via een link een standaard widget getoond kunnen worden van Linkedin.

-

Door op deze link te klikken wordt er in een standaard widget de volgende informatie getoond: o

Link naar alle connecties van het bedrijf op het profiel van het bedrijf op Linkedin in een ander scherm.

o

Links naar vijf(indien mogelijk, het is standaard 3) werknemers van het bedrijf


Pagina 31 van 65

Inhoud formulier

Bedrijfsnaam Waarde van de klant

-

Invoerveld (verplicht veld) De waarde van de klant zal op de detailpagina achter de bedrijfsnaam boven aan de pagina worden getoond in sterren.

Telefoonnummer/ E-

-

Wanneer er meerdere nummers/ adressen zijn kan er

mailadres

aangegeven worden wat het primaire nummer is, zodat dit nummer op pagina 1.0 en 2.0 getoond kan worden.

Functionaliteiten op deze pagina Formulier

-

Bedrijfsnaam kan gewijzigd worden maar er wordt een foutmelding gegeven wanneer het veld leeg is en er wordt een ander veld geselecteerd.

-

Wanneer het digitaal factuur op ‘Wel’ gezet wordt zal er een invoerveld bijgezet worden naar waar het digitaal factuur verstuurd mag worden.

-

Er kunnen meerdere interne contactpersonen toegevoegd worden aan een klant.

-

Door op ‘opslaan’ te klikken zullen de wijzigingen worden opgeslagen.

-

Het tekstveld ‘achtergrondinformatie’ kan door de gebruiker van grootte gewijzigd worden.

-

Bij telefoonnummer, faxnummer, e-mailadres, website en intern contactpersoon kan door op het plusje te klikken een extra veld toegevoegd worden, zodat er extra nummers,


Pagina 32 van 65

adressen en contactpersonen toegevoegd kunnen worden. -

Achter ‘waarde van de klant’ staat de volgende tip: ‘Geef de waarde van een klant aan, zodat iedereen weet hoe belangrijk de klant voor het bedrijf is’. Deze zal bij het openen van het formulier getoond worden. Wanneer de gebruiker op een veld klikt met een andere tip zal de tip bij de waarde voor het bedrijf verdwijnen. Nadat de gebruiker voor de derde keer dit formulier opent, zal deze tip niet meer getoond worden.

-

Wanneer de gebruiker op een veld waarachter een plusje staat klikt zal er een tip verschijnen waarin uitgelegd wordt hoe het plusje werkt.

-

Er zal altijd maar één tip tegelijk getoond worden.

-

Wanneer de gebruiker één van de tips toegepast heeft zal de tekstballon niet meer verschijnen.

2.1.2 Adressen

Op dit tabblad staan de adres(sen) van het bedrijf. Aan een adres kan een titel gegeven worden, zodat deze makelijker uit elkaar te halen zijn.

Elementen op deze pagina Bewerken

Door op deze knop te drukken zal het tabblad veranderen in een formulier.


Pagina 33 van 65

Inhoud formulier


-

‘Titel’ is een verplicht veld. Wanneer dit veld leeg is zal er een foutmelding onder het veld staan.

-

Met de checkboxes kan er worden aangegeven of het adres een postadres en/of bezoekadres en/of factuuradres is.

-

Wanneer de postcode en huisnummer zijn ingevuld zullen de bekende adresgegevens (woonplaats en adres) automatisch worden ingevuld. Standaard staat Nederland geselecteerd in de droplist ‘Land’.

-

Door op ‘opslaan’ te drukken zal het (gewijzigde) formulier opgeslagen worden en zal het formulier weer terug veranderen in de standaard weergave.

-

Door op de knop ‘verwijderen’ te klikken zal het verwijderen bevestigd moeten worden in een alert.

-

Als de gebruiker nog niet eerder een adres heeft ingevoerd zal er een tip getoond worden met de volgende tekst: ‘Voeg een postcode en een huisnummer in en automatisch zal het adres ingevuld worden’.

-

Bij de knop ‘adres toevoegen’ staat een tip waarin de volgende

tekst staat: ‘Voeg via deze knop meerdere adressen toe aan een bedrijf’


Pagina 34 van 65

2.1.3 Mutaties

Hierin staat een overzicht met alle wijzigingen die gemaakt zijn op het profiel van het bedrijf.

Elementen op deze pagina Inhoud

Iedere mutatie bevat de volgende onderdelen: -

Datum wijziging

-

Naam van diegene die de wijziging heeft doorgevoerd

-

Omschrijving wijziging

De volgende mutaties zullen getoond worden in het overzicht: -

Wijzigingen per veld in algemene gegevens.

-

Datum wanneer profiel is aangemaakt

-

Toevoegen/ verwijderen van contactpersonen

-

Toevoegen/ wijzigen per veld/ verwijderen bezoek-/ postadressen

-

Wijzigen kenmerken

Functionaliteiten op deze pagina Kolomtitels

-

Het overzicht kan oplopend of aflopend worden gesorteerd op datum, naam en mutatie. Door op één van de drie titels te klikken zal het overzicht zich oplopend sorteren. Door nogmaals op dezelfde link te klikken zal het overzicht zich aflopend sorteren op het aangeklikte onderdeel. Door op één van de andere kolomtitels te klikken zal het overzicht op dat onderdeel oplopend sorteren.

-

De breedte van de kolommen kan worden aangepast door de breedte van de kolomkoppen aan te passen.


Pagina 35 van 65

2.1.4 E-mail

Gebruikers kunnen ontvangen e-mails doorsturen naar het CRM-systeem. Aan de hand van de originele verzender kan het systeem de e-mail koppelen aan een bedrijf of gebruiker.

Functionaliteiten op deze pagina Kolomtitels

-

Het overzicht kan oplopend of aflopend worden gesorteerd. Door op één van de vier kolomtitels te klikken zal het overzicht zich oplopend sorteren. Door nogmaals op dezelfde link te klikken zal het overzicht zich aflopend sorteren op het aangeklikte onderdeel. Door op één van de andere kolomtitels te klikken zal het overzicht op dat onderdeel oplopend sorteren. Standaard zal het overzicht aflopend op datum gesorteerd zijn.

Paginering

-

Er worden 20 e-mails getoond. Oudere e-mails zijn bereikbaar via paginering.

Tip

-

De tekst onderaan het tabblad zal verdwijnen wanneer er emails doorgestuurd zijn naar het systeem van deze klant.


Pagina 36 van 65

2.1.5 Bestanden

Gebruikers kunnen bij iedere klant of contactpersoon bestanden toevoegen door deze te uploaden. Bij klanten zullen ook alle bestanden van de bijbehorende contactpersonen geplaatst worden.

Functionaliteiten op deze pagina Bestandsnaam

-

De bestandsnaam moet gewijzigd kunnen worden d.m.v. een knop achter de bestandsnaam die verschijnt bij een mouseover.

-

Door op de bestandsnaam te klikken zal deze worden gedownload en kan deze op de gebruiker zijn computer geplaatst worden

-

Afbeeldingen zijn vooraf door een mouse-over in een tooltip te bekijken.

Verwijderen

-

Verwijderen dient in een alert bevestigd te worden.

Kolomtitels

-

Het overzicht kan oplopend of aflopend worden gesorteerd. Door op één van de vier titels te klikken zal het overzicht zich oplopend sorteren (A-Z of 1-9). Door nogmaals op dezelfde link te klikken zal het overzicht zich aflopend sorteren op het aangeklikte onderdeel. Door op één van de andere kolomtitels te klikken zal het overzicht op dat onderdeel oplopend sorteren.

-

Standaard zal het overzicht aflopend op datum gesorteerd zijn.

-

Het systeem onthoud welke manier van sorteren de gebruiker het meest toepast en deze zal als standaard gebruikt worden.


Pagina 37 van 65

Paginering

-

De gebruiker kan in een droplist aangeven hoeveel bestanden hij getoond wilt hebben. Overige bestanden zijn bereikbaar via paginering.

2.1.6 Interne Links

Op dit tabblad kunnen diverse links geplaatst worden die bedoeld zijn voor de klant. Dit kan het NAS zijn maar ook het extranet. Hierdoor staan alle links bij elkaar in een overzicht waar de gebruiker altijd naar toe kan.

Functionaliteiten op deze pagina Link: bewerken

-

Door op deze link te klikken, zullen de vier velden veranderen in invoervelden. Door op opslaan te klikken worden de wijzigingen opgeslagen.

Link toevoegen

-

Door op deze link te klikken zullen er vier invoervelden verschijnen waarin de bijbehorende gegevens ingevoerd kunnen worden. Door de knop opslaan wordt de nieuwe link toegevoegd aan de lijst.


Pagina 38 van 65

2.2 Contactpersoon detail pagina

Deze pagina lijkt in eerste instantie erg op de detailpagina van een bedrijf. Ook hier is vrijwel alle informatie die bekend is van een persoon terug te vinden binnen de pagina. Ook is te zien aan welk bedrijf de gebruiker is gekoppeld. De getoonde taken zijn gekoppeld aan de contactpersoon. Via social media is het mogelijk om meer inzicht te krijgen in de persoon.

Elementen op deze pagina 1. Naam persoon

-

De paginatitel is de naam van de gebruiker. Achter de naam staat het bedrijf waar de persoon voor werkt. Deze bedrijfsnaam verwijst naar 2.1 Klant detail.

2. Kenmerken

-

Werkt hetzelfde als op de klant detail pagina

3. Contactgegevens

-

Dit blok bevat de volgende onderdelen: o

Telefoonnummer(s)

o

E-mailadres(sen)


Pagina 39 van 65

-

o

Faxnummer(s)

o

Knop: wijzigen

Bij ieder contactgegeven staat (indien ingevuld) een kenmerk. Dit kan bijvoorbeeld vast, mobiel, werk enz. zijn.

-

Door de knop wijzigen zal het blok veranderen in een formulier waarin alle gegevens aangepast kunnen worden.

4. Tabbladen

-

Onder de tabbladen is de overige informatie te vinden. Deze tabbladen worden later in dit F.O. toegelicht.

5. Notities

-

Deze werkt hetzelfde als op de klant detailpagina

6. Informatie

Na het toevoegen van een taak, zal hier de melding: ‘*taakomschrijving+ is succesvol toegevoegd’


Dit blok werkt hetzelfde als op het dashboard

8. Twitter

-

Hierin staan de laatste 10 twitter berichten van de contactpersoon. Standaard wordt het laatste bericht getoond. Met behulp van pijltjes kunnen de overige tien berichten bekeken worden.

-

Een bericht bestaat uit tekst en datum met tijd.

-

Is er geen twitterprofiel bekend dan zal dit blok er niet staan en zullen de overige onderdelen in de sidebar naar boven schuiven

9. Taken bij

-

Deze heeft dezelfde werking als op het dashboard. Echter zal dit bericht aan de contactpersoon worden gekoppeld en is bij het uitklappen van dit formulier de contactpersoon al ingevuld.

-

Er worden alleen de taken die aan deze persoon gekoppeld zijn getoond.

10. Laatste e-mails

-

Deze heeft dezelfde werking als bij ‘2.1 Klant detail’

11. Contactpersoon opslaan

-

Deze heeft dezelfde werking als bij ‘2.1 Klant detail’

als vCard

Functionaliteiten op deze pagina 3. Contactgegevens

-

Door op de knop ‘wijzigen’ te klikken zullen de contactgegevens veranderen in invoervelden en kunnen deze aangepast worden.


Pagina 40 van 65

-

Één telefoonnummer en één e-mailadres kunnen worden geselecteerd als primair nummer. Dit nummer zal op het dashboard getoond worden bij de gebruiker.

-

Bij ieder gegeven kan er een korte omschrijving gegeven worden van maximaal 15 karakters. Dit kan bijvoorbeeld ‘werk’of ‘prive’ zijn. Deze extra gegevens werken met FAYT, zodat er zo veel mogelijk dezelfde omschrijvingen worden gebruikt.

-

In het formulier staat een dropdown met de volgende gegevens: E-mailadres, Faxnummer en E-mailadres. Door één van deze te selecteren kan er een e-mailadres, telefoonnummer of faxnummer worden toegevoegd.


Pagina 41 van 65

2.2.1 Persoonsgegevens

In dit tabblad staan enkele algemene gegevens over de contactpersoon. Dit zijn o.a. naam, geboortedatum, adres en profielen van social media. Velden die niet ingevuld zijn zullen ook niet getoond worden.


-

Door op de knop ‘bewerken’ te klikken zal het tabblad in een formulier (zie hieronder) veranderen waarin de gegevens aangepast kunnen worden.


Pagina 42 van 65

Inhoud formulier

Voornaam

-

Verplicht veld

Achternaam

-

Verplicht veld

Functie

-

Werkt met FAYT om er voor te zorgen dat er zo veel mogelijk dezelfde termen worden gebruikt. De functies komen ook tussen de kenmerken te staan op de pagina’s 3.0 Export en 2.0 Relaties.

Postcode

-

Achter postcode staat de volgende tip: ‘Voeg een postcode en een huisnummer in en automatisch zal het adres, woonplaats en land ingevuld worden’

Linekdin

-

Input hint: Voer de URL van het publieke profiel in. Bijvoorbeeld:

‘http://nl.linkedin.com/in/Gebruikersnaam’ Twitter

-

Input hint: Voer de URL van het publieke profiel in. Bijvoorbeeld: ‘http://twitter.com/Gebruikersnaam’

Facebook

-

Input hint: Voer de URL van het publieke profiel in. Bijvoorbeeld: ‘http://www.facebook.com/Gebruikersnaam’


Pagina 43 van 65

Extra veld

-

Achter ‘Extra veld’ staat de volgende tip: ‘Belangrijke gegevens die geen standaard plek in het overzicht hebben, kunnen hier ingevuld worden.’

Functionaliteiten op deze pagina Bewerken

Door op deze knop te klikken zal de inhoud veranderen in een formulier waar alle bekende velden al zijn ingevuld. De knop zelf zal veranderen in ‘opslaan’ waarmee de wijzigingen in het formulier opgeslagen worden.

Formulier

Voor de functionaliteiten in het formulier, zie: 2.4 Persoon toevoegen.

Status

Wanneer de gebruiker op archief staat zal deze alleen via archief op het dashboard te vinden zijn.

Tips

-

De tips werken op dezelfde manier als in het formulier op: ‘2.2 contactpersoon detailpagina’

2.2.2 Marketing

Via dit tabblad kan er worden aangegeven wat voor cadeaubon een contactpersoon aan het einde van het jaar krijgt, of hij/ zij een e-mail nieuwsbrief, netflits en/ of terugblik wilt ontvangen.


-

Door op de knop ‘bewerken’ te klikken zal het tabblad veranderen in onderstaand formulier.


Pagina 44 van 65

Historie marketing

-

De volgende mutatie worden getoond: o

Aanmelden/ afmelden van één van de mogelijkheden

-

-

o

Prijswijziging van cadeaubon

o

Wijzigen reden van afmelding

o

Wijzigen datum afmelden

Kolomtitels bevat de volgende onderdelen: o

Datum

o

Door

o

Mutatie

Mutatieoverzicht bevat de volgende onderdelen: o

Datum

o

Naam van diegene die mutatie heeft uitgevoerd

o

Omschrijving mutatie

Inhoud formulier

Cadeaubon

-

Droplist met de verschillende cadeaubonnen die kunnen worden weggegeven.

E-mail nieuwsbrief

-

Droplist: Onbekend, Afgemeld, Aangemeld

Netflits

-


Terugblik

-



-

Indien bij e-mail nieuwsbrief, Netflits of Terugblik afgemeld wordt geselecteerd dan zal de droplist voor de manier van afmelden met een datepicker getoond worden.


Pagina 45 van 65

Tip

-

Deze tip blijft staan tot de gebruiker gebruik heeft gemaakt van de mogelijkheid om de reden van afmelden aan te geven.

2.2.3 Mutatie Dit tabblad heeft dezelfde werking als 1.1.4 Mutaties. De wijzigingen die worden bijgehouden verschillen wel. Wijzigingen

-

Wijzigingen per veld in persoonsgegevens.

-

Wijzigingen in marketing (zie 2.2.2 marketing)

-

Wijzigingen per veld bij contactgegevens

-

Wijzigingen in kenmerken

-

Wijzigen van werkgever

2.2.4 Bestanden Zie 2.1.6 Bestanden. Het enige verschil is dat op dit tabblad alleen de bestanden van de contactpersoon te zien zijn.

2.2.5 E-mail Zie 2.1.5 E-mail. Het enige verschil is dat op dit tabblad alleen de e-mails van de contactpersoon te zien zijn.

2.3 Bedrijf of instelling toevoegen


Pagina 46 van 65

Met dit formulier kan de gebruiker een bedrijf of instelling toevoegen aan het systeem.

Elementen op deze pagina 1. Informatie

Nadat er onderaan op opslaan is geklikt zal dit blok eerst getoond worden voor enkele seconden en zal vervolgens afhankelijk van op welke ‘opslaan’ knop er is geklikt de vervolgpagina getoond worden.

2. vCard downloaden

Door op deze knop te klikken zal er een popup verschijnen waarin de gebruiker naar een vCard op zijn computer kan zoeken om deze toe te voegen aan het formulier.

Bedrijfsnaam

Hierin kan de bedrijfsnaam ingevuld worden. Dit werkt met FAYT. Bedrijfsnaam is een verplicht veld.

Klantcode

De klantcode wordt automatisch aan de hand van de bedrijfsnaam aangemaakt. Het zal bestaan uit de drie eerste letters van alle woorden die in de bedrijfsnaam voorkomen. Tussen de verkorte woordjes zullen underscores geplaatst worden. De klantcode kan wel aangepast worden door de


Pagina 47 van 65

gebruiker. Bijvoorbeeld: Netvlies Internetdiensten wordt net_int Relatiesoort

Hierin staan: alle relaties, Suspects, Prospects, Klanten, Leveranciers, Familie, Bekenden, medewerker en nieuwe relaties. Het is ook mogelijk om een nieuwe relatiesoort toe te voegen met behulp van het linkje achter de droplist.

Kenmerken

-

Dit werkt op dezelfde manier als bovenaan een klant detailpagina.

Intern contactpersoon

Hiermee kan een gebruiker van het CRM-systeem toegevoegd worden aan het bedrijf. Er kan ook voor ‘geen contactpersoon’ gekozen worden.

Klant via

Dit werkt met FAYT.

Adressen

Dit stukje formulier heeft dezelfde werking als ‘2.1.2 Adressen’

Annuleren

Hierdoor wordt het formulier afgesloten en zijn de ingevoerde gegevens verloren. De ‘vorige’ pagina zal getoond worden

Opslaan

Als er een bedrijfsnaam ingevuld wordt, zal het bedrijf worden toegevoegd aan het systeem en zal 2.2 Klant detail geopend worden.

Opslaan en contactpersoon

Deze link slaat het formulier op en verwijst naar ‘2.4 Persoon

toevoegen

toevoegen’.

Functionaliteiten op deze pagina Plusje

-

Door op het plusje te klikken wordt er een nieuwe invoerveld toegevoegd onder het desbetreffende invoerveld geplaatst.

-

Er zal op het moment dat de gebruiker op een veld voor het plusje een tip verschijnen waarin de betekenis van het plusje wordt uitgelegd.

Nieuwe relatiesoort toevoegen

-

Door op de link te klikken zal er een invoerveld met opslaan knop verschijnen waardoor er een nieuwe relatiesoort aan het systeem toegevoegd kan worden.


Pagina 48 van 65

Achtergrondinformatie

Dit tekstvlak kan door de gebruiker zelf worden vergroot.

Foutmelding

-

Wanneer er na een klik op ‘opslaan’ of ‘ opslaan en contactpersoon toevoegen’ geen bedrijfsnaam is ingevuld zal er een foutmelding onder het desbetreffende veld getoond worden.

-

Wanneer er geen geldig telefoonnummer, e-mailadres of foutieve postcode ingevuld is wanneer de gebruiker een nieuw veld aanklikt of op opslaan klikt, zal er direct een foutmelding onder het foutief ingevulde veld verschijnen

2.4 Persoon toevoegen

Via dit formulier kan er een extra contactpersoon worden toegevoegd.


Pagina 49 van 65


Nadat er onderaan op opslaan is geklikt zal dit blok eerst getoond worden voor enkele seconden en zal vervolgens afhankelijk van op welke ‘opslaan’ knop er is geklikt de vervolgpagina getoond worden.

Naam

Voor- en achternaam zijn verplichte velden.

Functionaliteiten op deze pagina Opslaan & bedrijfsgegevens

Deze knop verschijnt wanneer er een bedrijfsnaam ingevuld is die

aanvullen

nog niet bekend is. Wanneer in het formulier een niet bestaand bedrijf wordt ingevuld, wordt er een nieuw bedrijfsprofiel aangemaakt met alleen de ingevulde bedrijfsnaam. Via deze link kan het bedrijfsprofiel direct worden aangevuld.

Foutmelding

-

Wanneer er geen geldig telefoonnummer, e-mailadres of foutieve postcode ingevuld is wanneer de gebruiker een nieuw veld aanklikt of op opslaan klikt, zal er direct een foutmelding onder het foutief ingevulde veld verschijnen.

-

Wanneer er na een klik op ‘opslaan’ of ‘ opslaan en bedrijfsgegevens aanvullen’ geen bedrijfsnaam is ingevuld zal er een foutmelding onder het desbetreffende veld getoond worden.

Kenmerken

-

Dit werkt op dezelfde manier als bovenaan een klant detailpagina.

Voor de verdere werking en functionaliteiten van dit formulier kan er gekeken worden naar 2.2.1 Persoonsgegevens en 2.1.2 Adressen.


Pagina 50 van 65

3.0 Export

Aan alle relaties kunnen kenmerken worden toegevoegd. Aan de hand van deze kenmerken en enkele standaard gegevens van een relatie kunnen lijsten worden samengesteld. De lijst die door de selectie tot stand komt kan vervolgens worden opgeslagen als Excel, CSV, PDF of vCard. Ook kan de selectie een uitnodiging gestuurd worden voor aanmelding van de nieuwsbrief.


Wanneer er een export of verzendlijst wordt opgeslagen of een uitnodiging verstuurd, zal in dit blok aangegeven worden wanneer dit succesvol is gebeurt.

2. Verzendlijsten

De selecties die gemaakt worden op deze pagina kunnen worden opgeslagen, zodat deze snel via deze droplist teruggehaald kunnen worden. Door een verzendlijst te selecteren worden in het filter de bijbehorende velden geselecteerd.


Pagina 51 van 65

3. Filter

-

Het filter bestaat uit: Alle relatiesoorten en kenmerken die aan relaties zijn gekoppeld. Voor alle onderdelen in kenmerken zie: ‘2.0 Relatie’ onder het kopje kenmerken.

-

Kenmerken die nergens aan gekoppeld zijn zullen hier niet zichtbaar zijn.

-

Door op een kenmerk te klikken wordt deze geselecteerd.

-

Standaard staat alles geselecteerd

-

Door de knop ’(de)selecteer alles’ kunnen alle velden in het filter geselecteerd of gedeselecteerd worden.

4. Alfabetische navigatie

-

Hierin kan er gekozen worden om alle resultaten die voldoen aan de selectie in het filter getoond worden of alleen de resultaten met een bepaalde beginletter die voldoen aan de selectie in het filter.

-

Van de letters die niet als beginletter voorkomen zullen greyed out worden weergegeven en zijn niet klikbaar.

5. Resultaten

-

Hierin staan alle resultaten die voldoen aan het filter en de en alfabetische navigatie.

-

In de resultaten staan alle contactpersonen die voldoen aan de selectie in het filter.

-

Door op ‘Naam’ te klikken boven de lijst, kan de volgorde van de resultaten gewijzigd worden in oplopend of aflopend op beginletter.

-

-

Per contactpersoon worden de volgende gegevens getoond: o

Voornaam, Achternaam, Voorletter

o

Bedrijfsnaam

o

Kenmerken

Met de droplist kan worden aangegeven hoeveel resultaten er per pagina getoond worden

-

Middels paginering kunnen de overige resultaten bekeken worden wanneer er meer resultaten zijn dan aangegeven in de droplist.

-

Standaard zijn alle contactpersonen in de lijst geselecteerd staan.

-

Door op de checkbox bovenaan bij de kolomkoppen te klikken kunnen alle checkboxes geselecteerd of gedeselecteerd worden.

6. Knoppen

-

‘Selectie exporteren’ opent popup: 3.1 Exporteren


Pagina 52 van 65

-

‘Uitnodiging voor nieuwsbrief’ opent popup: 3.2 Nieuwsbrief uitnodiging versturen

-

‘Opslaan als verzendlijst’ opent popup: 3.3 Verzendlijst maken

-

‘Selectie opslaan als vCard’ opent popup: 3.4 Opslaan als vCard

3.1 Exporteren

Dit onderdeel verschijnt als popup nadat er een selectie is gemaakt op 3.0 Export en op de knop ‘exporteren’ is geklikt. De selectie kan met bepaalde velden worden opgeslagen om vervolgens te gebruiken bij bijvoorbeeld mailingen.

Functionaliteiten op deze pagina Radiobuttons

Er kan gekozen worden of een CSV, Excel of PDF wordt gemaakt.

Listbuilder

-

De lijst met mogelijke velden kunnen meerdere onderdelen geselecteerd worden om vervolgens met het pijltje naar rechts in de rechterkolom te plaatsen.

-

Om een onderdeel uit de rechterkolom te verwijderen dient het onderdeel geselecteerd te worden en met de pijl naar links terugverplaatst worden naar de linkerkolom.

-

De lijst in de rechterkolom kan de volgorde worden gewijzigd door de onderdelen naar boven of beneden te verslepen.

Opslaan

-

Na opslaan kan de gebruiker een locatie op zijn computer


Pagina 53 van 65

kiezen om de export op te slaan.

3.2 Nieuwsbrief uitnodiging versturen Dit onderdeel verschijnt als popup nadat er een selectie is gemaakt op 2.0 Export en er is geklikt op ‘uitnodiging voor nieuwsbrief’ is geklikt. De selectie zal een e-mail gestuurd worden waarin de ontvangers kunnen aangeven of zij wel of niet de nieuwsbrief willen ontvangen.


-

Door een kruisje rechts boven in de popup kan het scherm worden afgesloten.

-

Tekst: ‘Weet u zeker dat u de geselecteerde contactpersonen een uitnodiging wilt versturen?’

-

Knop: Nee

-

Knop: Ja

Functionaliteiten op deze pagina - Contactpersonen kunnen slechts eenmaal een uitnodiging ontvangen. Wanneer een contactpersoon in de selectie staat maar al eens een uitnodiging heeft ontvangen, zal de er geen nieuwe uitnodiging verstuurd worden.

3.3 Verzendlijsten maken Om een selectie in het filter te kunnen hergebruiken, kan de selectie worden opgeslagen als verzendlijst. Deze verzendlijst kan later weer opgevraagd worden, zodat dezelfde selectie niet nogmaals ingevoerd hoeft te worden.


-

Door een kruisje rechts boven in de popup kan het scherm worden afgesloten.

-

Invoerveld: Geef een titel op

-

Knop: Opslaan

Functionaliteiten op deze pagina -

Er zal een query worden opgeslagen. Dit houdt in dat er niet een selectie aan contactpersonen maar de instelling in het filter wordt opgeslagen. Hierdoor worden bij een volgend gebruik van een verzendlijst ook nieuwe contactpersonen aan de lijst toegevoegd.

3.4 Opslaan als vCard Vincent Brunings | Adaptive CRM-systeem » Versie 0.1

Pagina 54 van 65

De selectie kan worden opgeslagen als vCard. Hierdoor kunnen de contactgegevens van de selectie op 3.0 Export op de gebruiker zijn computer worden opgeslagen om deze in bijvoorbeeld andere applicatie gebruikt worden. In een popup kan de gebruiker een locatie op zijn computer opgeven om de vCards op te kunnen slaan.


Pagina 55 van 65

4.0 Taken

Op deze pagina zijn alle taken terug te vinden. Zo kunnen eigen taken maar ook taken van alle collega’s bekeken worden. Ook zijn niet alleen de komende taken te zien maar kunnen ook alle afgeronde taken teruggevonden worden en zijn de verlopen taken terug te vinden. Ook kunnen taken worden toegevoegd op dezelfde wijze als op het dashboard.


-

Wordt getoond wanneer er een taak is toegevoegd.

2. Filter

-

Bovenaan het filter kan gekozen worden van welke gebruiker(s) de taken getoond moeten worden. Dit kunnen persoonlijke taken, alle taken of individuele taken van andere gebruikers zijn.

-

In het invoerveld kan een relatie met behulp van FAYT gevonden worden. Hierdoor kunnen de taken van één bepaalde relatie bekeken worden.

3. Tabbladen

-

Via de tabbladen kunnen alle komende, afgeronde en verlopen taken bekeken worden

-

De tabbladen zullen later in het F.O. verder worden toegelicht.


-

Heeft dezelfde werking als op het dashboard.

5. Taak toevoegen

-

Dit blok hetzelfde als op het dashboard. Met als enige verschil


Pagina 56 van 65

dat deze standaard uitgeklapt is.

Functionaliteiten op deze pagina 1. Filter

-

De gebruiker zelf zal altijd bovenaan staan.

4.1 Komende taken

Op dit tabblad staan alle komende taken die vallen onder de opgegeven selectie in het filter. Het tabblad heeft dezelfde werking als het takenoverzicht op het dashboard. Het verschil is dat hier alle gegevens getoond worden in een regel.


-

-

Kolomtitels o

Wie

o

Omschrijving

o

Bestemd voor

o

Tijdstip

Per taak: o

Naam bedrijf of contactpersoon’

o

Omschrijving

o

Naam van gebruiker voor wie taak bestemd is

o

Deadline (datum en/ of tijd)

o

Icoon: herinnering

o

Knop: verwijderen

o

Knop: bewerken


Pagina 57 van 65

-

Knop: taken archiveren

-

Paginering

-

Droplist: om hoeveelheid resultaten aan te geven.

Functionaliteiten op deze pagina Het overzicht werkt grotendeels hetzelfde als het overzicht met taken op het dashboard. Alleen het aantal getoonde resultaten kan aangepast worden.

4.2 Afgeronde taken

Hierin kunnen alle afgeronde taken teruggevonden worden.


-

Kolomtitels

-

Overzicht met taken

-

Paginering

-

Droplist: Om aantal resultaten op te geven

-

Knop: selectie terugplaatsen

Functionaliteiten op deze pagina Overzicht

-

Via een knop kan de gebruiker iedere tak weer terugplaatsen bij de komende taken.

-

Geselecteerde afgeronde taken kunnen volledig verwijderd worden of teruggeplaatst worden. Taken die teruggeplaatst worden maar waarbij de deadline is verlopen zullen teruggeplaatst worden als ‘Taak zonder datum’.


Pagina 58 van 65

4.3 Verlopen taken

Bij verlopen taken staan alle taken waar een deadline aan gekoppeld is waarbij deze deadline is verlopen. De verlopen taken kunnen alsnog afgevinkt worden of volledig verwijderd worden.

Elementen op deze pagina Taken archiveren

-

Hiermee kunnen de afgevinkte taken in het archief geplaatst worden

Selectie terugplaatsen

-

Hiermee kunnen taken als ‘taak zonder datum’ teruggeplaatst worden bij ‘komende taken’.

Selectie verwijderen

-

Hiermee kunnen de afgevinkte taken volledig uit het systeem verwijderd worden.

Functionaliteiten op deze pagina Bewerken

-

Door het pijltje achter een taak kan de taak bewerkt worden op dezelfde manier als op het dashboard. Door de datum veranderen in een nog et komen datum word de taak teruggeplaatst bij komende taken na het afsluiten van het formulier.


Pagina 59 van 65

5.0 Gebruikers

Alle gebruikers die op server van Netvlies staan en toegang hebben tot het CRM-systeem zijn hier terug te vinden. De gebruiker kan hier zijn eigen profiel terug zien en bewerken en kan de profielen van collega’s bekijken. In het archief staan alle (ex) gebruikers van het systeem. Dit zijn bijvoorbeeld oud-werknemers. Hier kunnen ook nieuwe werknemers worden toegevoegd aan het systeem.

Elementen op deze pagina 1. Tabbladen

Via de verschillende tabbladen kunnen mijn gegevens, actieve gebruikers, en inactieve gebruikers bekeken worden. (Deze tabbladen worden later toegelicht)

2. Zoeken binnen

Dit werkt hetzelfde als op het dashboard

relaties


Pagina 60 van 65

5.1 Mijn gegevens

Hierin staan de gegevens die bekend zijn van de gebruiker. De gebruiker zelf of een admin kan deze gegevens aanpassen in een formulier.


-

Via deze knop zal het tabblad veranderen in een formulier


Pagina 61 van 65

Inhoud formulier

Voornaam

-

De voornaam kan via LDAP achterhaald worden

Achternaam

-

De achternaam kan via LDAP achterhaald worden

Functionaliteiten op deze pagina Plusteken

Door op het plusteken te klikken achter het telefoonnummer of emailadres word er een nieuwe invulregel getoond om een extra telefoonnummer of e-mailadres toe te voegen.

Tip

-

Achter het kruisje zal een tip verschijnen op het moment dat de gebruiker op de bijbehorende velden ervoor klikt .

-

Het heeft dezelfde functionaliteiten als in de andere formulieren.


Pagina 62 van 65

Rechten

Het onderste gedeelte van het formulier is bedoeld voor de admins. -

Admins kunnen gebruikers activeren of archiveren.

-

Admins kunnen de rechten van gebruikers aangeven. Hierdoor kan worden aangegeven welke onderdelen van het systeem een gebruiker kan bekijken.

Foutmelding

Wanneer er geen geldig telefoonnummer, e-mailadres of foutieve postcode ingevuld is wanneer de gebruiker een nieuw veld aanklikt of op opslaan klikt, zal er direct een foutmelding onder het foutief ingevulde veld verschijnen

5.2 Mijn collega’s

Op dit tabblad staan alle gebruikers van het CRM-systeem.

Functionaliteiten op deze pagina Gebruikersnaam

-

De gegevens van een gebruiker kunnen bekeken worden door op de naam van de gebruiker te klikken. Hierdoor zal in dit tabblad een overzicht met gegecvens getoond worden van de gebruiker zoals ‘5.1 mijn gegevens’. Admins kunnen deze gegevens ook aanpassen. Daarnaast zal er een knop worden toegevoegd om terug te gaan naar het overzicht met alle gebruikers.

E-mailadres

-

Het e-mailadres werkt hetzelfde als het e-mailadres van relaties op ‘2.0 relaties’. Op deze pagina worden echter alle telefoonnummers van een gebruiker getoond.


Pagina 63 van 65

Telefoonnummer

-

Het telefoonnummer werkt hetzelfde als het telefoonnummer van relaties op ‘2.0 relaties’. Op deze pagain worden echter alle e-mailadressen van een gebruiker getoond.

5.3 Archief

Op dit tabblad staan alle oud werknemers en dus ex-gebruikers van het systeem. Hierdoor raken contactgegevens niet kwijt maar staan ze niet meer tussen de actieve gebruikers

Elementen op deze pagina Terugplaatsen

Via deze icoon kan de gebruiker door een admin terug bij de actieve gebruikers geplaatst worden.

Verwijderen

Via deze knop kan een gebruiker volledig verwijderd worden uit het systeem.

Functionaliteiten op deze pagina Zie functionaliteiten bij 5.2 Mijn collega’s

M.1 Uitloggen Door op uitloggen te klikken zal de gebruiker verwezen worden naar 0.0 Inloggen.


Pagina 64 van 65


Pagina 65 van 65

Functioneel Ontwerp. Klant : Netvlies Project : Intern project: CRM-systeem Versie : 0.1 Datum :

Recommend Documents