Functiebeschrijving (taken, profiel) coördinator personeelsadministratie 1
IDENTIFICATIEGEGEVENS
functie niveau statuut functiebeslag datum goedkeuring document 2
PLAATS IN DE ORGANISATIE
sector dienst eerste beoordelaar tweede beoordelaar beoordelaar met adviserende bevoegdheid geeft leiding aan (en is eerste beoordelaar van) 3
coördinator personeelsadministratie B1-B3 contractueel voltijds
ondersteunende diensten personeel & organisatie diensthoofd personeel & organisatie secretaris / volgens organogram
FLEXIBILITEIT Flexibele arbeidstijd, vast dienstrooster Vervangt collega's volgens organogram
4 4.1
TAKEN Je staat in voor de coördinatie, het beheer en de opvolging van zaken rond personeelsadministratie en dit met het oog op automatisering
- Je voert gespecialiseerde werkzaamheden uit op het vlak van lonen, arbeidsvoorwaarden en personeelsbeheer. - Je volgt sociale wetgeving en personeelsreglementering op: rechtspositieregeling, wet op de arbeidsovereenkomsten, arbeidsreglement,… - Je ontwikkelt een performante en efficiënte loonadministratie met het oog op een correcte en tijdige betaling van de wedden, toelagen en vergoedingen. - Je beheert en volgt het arbeidstijdregistratiesysteem op. Je overlegt over arbeidstijden en uurroosters met de verschillende diensten. Je bewaakt hierbij de eenheid. - Je beheert de personeelsdossiers en personeelsgerelateerde documenten en zorgt voor een goede administratieve opvolging. - Je werkt procedures uit voor de personeelsadministratie. - Je volgt de functionele en historische loopbaan van de werknemers op. - Je optimaliseert en beheert tewerkstellingsmaatregelen zoals sociale maribel, activa,… - Je biedt financiële ondersteuning - Je maakt kostprijsberekeningen. - Je ondersteunt het diensthoofd bij de opmaak van de financiële meerjarenplanning, het budget en de budgetwijzigingen: inventarisatie, voorbereiding, opvolging,… - Je bereidt dossiers voor de secretaris, voor het schepencollege en voor de gemeenteraad voor: aanstellingen, benoemingen, bevorderingen, pensioneringen, einde tewerkstelling,… - Je maakt rapporteringen in het kader van het HR-beleid: personeelsgegevens, verzuimcijfers,… FUNCTIEBESCHRIJVING FB-Coördinator_personeelsadministratie-160225.doc (datum laatste bewerking: 25/02/2016) stadsbestuur Herentals | dienst personeel & organisatie |Augustijnenlaan 30 | 2200 Herentals tel. 014-28 50 50 | fax 014-21 78 28 |
[email protected] | www.herentals.be p. 1 van 5
4.2
Je geeft leiding aan het team personeelsadministratie
- Je leidt, coacht, motiveert en sensibiliseert medewerkers volgens de richtlijnen van het HR-beleid zodat zijn hun doelstellingen en die van de dienst op een correcte manier kunnen realiseren. Dit doe je zowel individueel als in teamverband. - Je verdeelt de taken en de werkzaamheden van de medewerkers en verzekert de continuïteit. - Je zet de medewerkers in op de meest efficiënte manier. - Je staat in voor de aanwerving, opvolging en evaluatie van de medewerkers van je team. 4.3
Je communiceert: informatie verstrekken, overleg, rapporteren
- Je beantwoordt vragen (persoonlijk, telefonisch of via mail) van werknemers en zoekt naar gepaste oplossingen voor problemen. - Je verleent advies aan nieuwe medewerkers in verband met wetgeving, procedures, arbeidstijdregistratie,… - Je stelt brieven op voor de dienst. - Je neemt actief deel aan het dienstoverleg. - Je rapporteert aan het diensthoofd en overlegt op regelmatige basis met het diensthoofd. 5
PROFIEL
5.1
Kennisgebonden competenties
- Je hebt inzicht en interesse in het werkveld én in de organisatie en werking van een gemeentelijke administratie en de eigen taak daarin. - Je hebt een goede kennis personeelsadministratie en –beheer. - Je hebt een goede kennis sociale wetgeving, administratief recht (o.a. het gemeentedecreet) en arbeidsrecht. - Je kan softwareprogramma’s gebruiken die nodig zijn om de taken uit te voeren en je bent computervaardig met het oog op automatisering. - Je hebt een basiskennis - van organisatieprincipes en vergadertechnieken. - over opmaken en uitvoeren van een budget. 5.2 5.2.1
Gedragscompetenties Persoonsgebonden waarden
Betrouwbaarheid (integriteit, zorgvuldigheid, verantwoordelijkheid): je bewaakt regels. - Je wijst anderen op hun verantwoordelijkheid inzake normen en regels. - Je waakt over de naleving van afspraken, regels en ethiek en stuurt bij waar nodig. - Je treedt op tegen collega’s/medewerkers wanneer ze zich niet integer, zorgvuldig of verantwoordelijk gedragen. - Je gaat zorgvuldig om met het vertrouwen van de medewerkers. Neutraliteit: je gaat actief om met verschillen. - Je verzet je tegen onverdraagzaamheid en vooringenomenheid. - Je staat open voor andere invalshoeken. - Je let erop dat je niemand buitensluit, je blijft professioneel en voelt jezelf verantwoordelijk. Organisatiebetrokkenheid: je bent trots op je dienst. - Je toont je verbonden met je dienst. - Je engageert je voor activiteiten die je eigen individuele taken overstijgen. - Je houdt bij je eigen acties en voorstellen rekening met de voor- en nadelen voor je dienst. - Je ondersteunt en verdedigt de belangen van je dienst zowel binnen als buiten je dienst. - Je respecteert in jouw adviezen en beslissingen het ruimere beleidskader (doelen, waarden, cultuur, …). - Je hebt oog voor de kosten die met een bepaald voorstel of initiatief samenhangen.
FUNCTIEBESCHRIJVING FB-Coördinator_personeelsadministratie-160225.doc (datum laatste bewerking: 25/02/2016) stadsbestuur Herentals | dienst personeel & organisatie |Augustijnenlaan 30 | 2200 Herentals tel. 014-28 50 50 | fax 014-21 78 28 |
[email protected] | www.herentals.be p. 2 van 5
5.2.2
Aanpassen en flexibiliteit
Nauwgezetheid: je herkent nauwkeurigheid en stuurt bij. - Je weet snelheid met nauwkeurigheid te combineren en kwantiteit met kwaliteit. - Je ziet zaken waar anderen over heen kijken. - Je kan gepast met details omgaan zonder fouten te maken, ook onder tijdsdruk. - Je kiest de juiste methode of procedure in functie van het gevraagde resultaat. - Je spoort fouten en/of onnauwkeurigheden op in het werk van anderen. - Je brengt verbeteringen aan in werkaanpak en procedures en stelt wijzigingen voor aan het interne controlesysteem. Veranderingsbereidheid (innovatie): je detecteert veranderingen, formuleert ze en communiceert ze. - Je detecteert de nood aan verandering of vernieuwing binnen de dienst of departement. - Je moedigt vernieuwing ter verbetering enthousiast aan. - Je bent in staat om risico’s in te schatten. - Je kan de voor- en nadelen van de veranderingen correct inschatten. - Je communiceert helder en eenduidig over veranderingen. 5.2.3
Communicatie
Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid: je brengt een boodschap efficiënt over naar een persoon of een groep. - Je legt (technische) gegevens op een begrijpelijke en gestructureerde wijze uit. - Je beperkt het gebruik van vaktermen. - Je let op je lichaamstaal en houding. Je richt je duidelijk naar je gesprekspartner en je hebt/zoekt oogcontact. - Je gaat na of de boodschap voor de andere duidelijk begrepen is. - Je houdt in je communicatie rekening met je gesprekspartner(s) en de situatie. Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid: je schrijft efficiënt. - Je stelt ondubbelzinnige, leesbare documenten op. - Je kan een synthese maken van een complexe situatie of document, met behoud van de essentie. - Je schrijft teksten met een duidelijke structuur en logische opbouw, zowel inhoudelijk als vormelijk. - Je gebruikt een stijl die aangepast is aan de situatie. - Je gebruikt een toegankelijke taal die aan het publiek aangepast is. - Je gebruikt woorden in de juiste context en in de juiste betekenis. 5.2.4
Samenwerken
Samenwerken: je werkt spontaan en gemotiveerd samen om een gezamenlijk doel te bereiken. Je neemt steeds je verantwoordelijkheid, ook op mindere dagen. - Je kan je eigen mening opzij zetten in het belang van het doel. - Je stelt je competenties ten dienste van de groep. - Je komt met ideeën om het gezamenlijke resultaat te verbeteren. - Je bevordert de goede verstandhouding, de teamgeest en het respect voor verscheidenheid in mensen. - Je geeft opbouwende kritiek en feedback. - Je hebt waardering voor ieders werk, inzicht en ervaring. - Je werkt open en constructief ten opzichte van elkaar. - Je denkt en handelt vanuit gemeenschappelijke belangen en voorkomt afzonderlijk of in concurrentie met elkaar werken. - Je combineert je eigen talenten, cultuur en inzicht met deze van collega’s om zo tot betere resultaten te komen. 5.2.5
Beoordeling en besluitvorming
Besluitvaardigheid: je kunt beslissingen nemen waarbij niet alle maar wel voldoende informatie beschikbaar is en/of waarbij je de risico’s en consequenties niet steeds volledig kan inschatten. - Je neemt beslissingen en handelt daar consequent naar. FUNCTIEBESCHRIJVING FB-Coördinator_personeelsadministratie-160225.doc (datum laatste bewerking: 25/02/2016) stadsbestuur Herentals | dienst personeel & organisatie |Augustijnenlaan 30 | 2200 Herentals tel. 014-28 50 50 | fax 014-21 78 28 |
[email protected] | www.herentals.be p. 3 van 5
- Je verzamelt voldoende informatie alvorens knopen door te hakken. - Je schat op een correcte wijze in of je over voldoende informatie beschikt om je beslissing te onderbouwen/motiveren. - Je beslist resultaatgericht om de gestelde doelen te realiseren en dit op de meest effectieve en efficiënte wijze. - Je kiest het juiste moment voor je besluit. - Je toont doorzettingsvermogen en doortastendheid om jouw besluit te doen uitvoeren. - Je neemt zo nodig onpopulaire beslissingen, waar weerstand kan verwacht worden. - Je herziet moeiteloos je eigen beslissing indien dit nodig blijkt op basis van nieuwe informatie. Kwaliteits- en resultaatsgerichtheid: je zoekt actief naar kwaliteitsverbetering. - Je gaat actief op zoek naar nieuwe mogelijkheden om de kwaliteit van het werk van je dienst te verbeteren en de doelstellingen ervan te bereiken. - Je bestudeert en werkt je in nieuwe relevante materies in en je informeert over nieuwe ontwikkelingen (vakliteratuur, wetgeving,…). - Je voert je taken kosten- en tijdsbewust uit zonder echter in te boeten aan kwaliteit. - Je corrigeert tijdig wanneer je verspilling vaststelt. - Je voorkomt probleemsituaties en lost problemen op wanneer ze zich voordoen. - Je formuleert doelstellingen in concrete en meetbare termen: gewenst eindresultaat, datum (deadline). - Je doet voorstellen voor efficiëntere werkwijzen. - Je communiceert op regelmatige basis over je opdrachten, werk, dossiers, taken,… aan de betrokken collega’s en aan je diensthoofd. Probleemanalyse en oordeelsvorming: je analyseert een probleem op structurele wijze. Je neemt tijdig standpunten in op basis van onvolledige, maar voldoende gegevens. - Je benadert een probleem vanuit verschillende standpunten. - Je onderscheidt feiten van veronderstellingen. - Je benoemt de oorzaken van de problemen die zich voordoen. - Je detecteert onderliggende problemen. - Je legt verbanden tussen verschillende informatie-elementen. - Je selecteert en formuleert relevante hypothesen. - Je betrekt de juiste instanties en/of mensen bij de zaak. - Je kan de geanalyseerde informatie afwegen en op grond daarvan tot een synthese of oordeel komen. - Je neemt standpunten in en overziet de verdergaande consequenties daarvan. - Je betrekt mogelijke neveneffecten of consequenties van standpunten in je overwegingen. 5.2.6
Leidinggeven en management
Motiveren: je zet aan dat productief werken. - Je bent enthousiast en zorgt voor een goede sfeer. - Je toont voorbeeldgedrag onder andere door afspraken en beloften na te komen. - Je zorgt dat anderen zich betrokken voelen en weet ze enthousiast te maken. - Je spreekt waardering en respect uit. - Je moedigt medewerkers aan om hun verantwoordelijkheid te nemen. - Je hebt oog voor wat anderen goed kunnen en graag doen. Sturen: je stuurt je medewerkers op het niveau van taken en de uitvoering daarvan (processen). Je maakt de medewerkers duidelijk waar je naartoe wil. - Je zegt concreet en duidelijk welke resultaten je verwacht en gebruikt daarvoor meetbare gegevens (datum, aantallen,… - Je zegt concreet en duidelijk hoe de taken, rollen en verantwoordelijkheden verdeeld zijn binnen de groep/het team. - Je zorgt ervoor dat je medewerkers iedereen met respect behandelen en geeft hierin het voorbeeld. - Je organiseert communicatiemomenten over de taken en de uitvoering ervan. - Je richt je niet alleen op de taak of het doel dat gerealiseerd moet worden, maar ook op de persoon die de taak moet uitvoeren. FUNCTIEBESCHRIJVING FB-Coördinator_personeelsadministratie-160225.doc (datum laatste bewerking: 25/02/2016) stadsbestuur Herentals | dienst personeel & organisatie |Augustijnenlaan 30 | 2200 Herentals tel. 014-28 50 50 | fax 014-21 78 28 |
[email protected] | www.herentals.be p. 4 van 5
- Je treedt corrigerend op indien nodig, maar je geeft ook een complimentje als het kan. 6
HANDTEKENING
eerste beoordelaar
coördinator personeelsadministratie
datum
FUNCTIEBESCHRIJVING FB-Coördinator_personeelsadministratie-160225.doc (datum laatste bewerking: 25/02/2016) stadsbestuur Herentals | dienst personeel & organisatie |Augustijnenlaan 30 | 2200 Herentals tel. 014-28 50 50 | fax 014-21 78 28 |
[email protected] | www.herentals.be p. 5 van 5
