Functiebeschrijving: Nationaal Contactpunt Interreg Adjunct van de directeur
Voor akkoord Naam leidinggevende
Datum + handtekening
Naam functiehouder
Datum + Handtekening
1. Context van de functie 1.1.
Waarden van de Vlaamse overheid
De Vlaamse overheid is een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving. Samen met alle belanghebbenden werken we aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang.
1.2.
Positionering
Aan welke functie rapporteert de functiehouder?
De functiehouder rapporteert - aan het diensthoofd Team programma/-projectbeheer EFRO Interreg - aan het entiteitshoofd van de Entiteit Europa Economie
Welke functies rapporteren aan de functiehouder?
Niet van toepassing.
1.3.
Kwantitatieve gegevens
Aantal medewerkers waaraan wordt leiding gegeven (met vermelding van type medewerker): Budgetten (met vermelding van het type impact dat de functiehouder heeft): Bijkomende kwantitatieve gegevens:
Niet van toepassing.
Niet van toepassing.
In totaal wordt door AGENTSCHAP ONDERNEMEN voor 5 programma’s een NCP-werking verzekerd: Grensregio VlaanderenNederland, Frankrijk-Wallonië-Vlaanderen, 2 Zeeën, Noordzee Regio en Noordwest Europa
2. Doel van de functie Vanuit een specialisatie professioneel advies of begeleiding geven aan ‘externe’ klanten (*) teneinde deze klanten oplossingen aan te reiken of maximaal te ondersteunen in het vinden van een gepast antwoord op hun nood of vraag. (*) Onder “externe klant” moet worden verstaan: de uiteindelijke doelgroep.
2
3. Resultaatgebieden Resultaat
Voorbeelden van activiteiten
Probleemanalyse
-
Vervolledigen, verhelderen en analyseren van de vraag / problematiek teneinde over de nodige gegevens en inzichten te beschikken om een gepaste dienstverlening of doorverwijzing te kunnen uitwerken.
-
Informatie en advies Verstrekken van informatie, formuleren van een advies en / of opstellen van een begeleidingsplan teneinde de klant een passend antwoord of voorstel te bieden op zijn / haar situatie. Begeleiding en opvolging
-
Samen met de betrokkenen het advies of het begeleidingsplan uitvoeren en / of opvolgen teneinde de vooropgezette doelstellingen zo goed mogelijk te realiseren.
-
Rapportering
-
Registreren en analyseren van gegevens teneinde enerzijds officieel verslag uit te brengen en anderzijds input te geven aan het beleid.
-
-
Bekendmaking van dienstverlening en prospectie Bekendheid creëren rond de dienstverlening teneinde mogelijke klanten en / of partners te informeren en / of aan te trekken.
-
-
Projectideeën,-concepten of –aanvragen analyseren op hun inhoudelijk en operationeel potentieel om in aanmerking genomen te worden door een Interreg programma Projectideeën, - concepten of –aanvragen analyseren en adviseren teneinde deze naar het meest optimale subsidieprogramma te laten doorstromen binnen of buiten Interreg Analyses omzetten in concreet en helder advies voor de klant. Beantwoorden mondelinge & schriftelijke vragen door projectpromotoren Individuele of collectieve overlegmomenten met promotoren Organiseren van workshops (van A-Z; organisatie t.e.m. verslaggeving) Geschikte (Vlaamse) projectpartners identificeren en desgevallend met elkaar in contact brengen. Bestaande en nieuwe netwerken uitbouwen en bestendigen. Projectpromotoren begeleiden bij de uitwerking van een projectidee tot en met een ingediend en “Interreg proof” projectvoorstel. Projectpromotoren tijdens de uitvoering van hun project begeleiden en adviseren over programma-technische kwesties. Organiseren van en/of deelnemen aan werkvergaderingen en formele vergaderingen met projectuitvoerders (bijv. stuurgroepen, begeleidingscomités, conferenties, workshops…) Opstellen en bijhouden van de periodieke inhoudelijke en financiële verslaggeving over de eigen activiteiten aan de programma instanties Input vanuit de praktijk leveren aan Agentschap Ondernemen, het Interreg secretariaat, de Interreg community in verband met de uitvoering van Interreg programma’s via deelname aan of organisatie van overleg, het schrijven van nota’s en papers. Ad hoc input geven voor beleidsevaluatie processen door Agentschap Ondernemen en Interreg programma’s Input leveren aan de communicatie door Agentschap Ondernemen en de Interreg secretariaten over de bestaande dienstverlening (nieuwsbrieven, website, jaarverslagen…) Actief communiceren over programma’s en opportuniteiten. Bijwonen van en/of zelf (mee)organiseren van evenementen, workshops en conferenties ten behoeve van potentiële klanten
3
Kennismaking mbt het vakgebied
-
Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied teneinde de kwaliteit van de dienstverlening op individueel en afdelingsniveau te optimaliseren.
-
-
Vaktechnische kennis op vlak van EFRO en Interreg regelgeving, overheidsopdrachten, staatssteun, administratieve vereenvoudiging up to date houden via zelfstudie, het volgen van opleidingen, het bijwonen van seminaries etc. Skills in verband met typische contactpunt competenties (1 op 1 gesprekken, faciliteren van groepsgesprekken of seminaries, presenteren, projectmatig werken) op peil houden via zelfstudie, opleidingen en on the job training Opgedane kennis borgen en delen met contactpunten, het programmasecretariaat, Agentschap Ondernemen… Actief deelnemen aan periodiek teamoverleg met collega contactpunten, het programmasecretariaat, het Agentschap Ondernemen
4. Competentieprofiel 4.1.
Gedragscompetenties
Verantwoordelijkheid nemen – niveau 2
Netwerken –niveau 2
Niveau 1
Niveau 1
-
Accepteert de doelen, waarden en normen van de organisatie en gedraagt zich ernaar. Respecteert geldende afspraken, regels, procedures en werkwijzen. Doet wat hij zegt, komt afspraken en beloften na. Is aanspreekbaar op zijn acties (komt voor fouten uit, staat open voor feedback). Reageert correct en loyaal als anderen kritiek uiten op zijn werk, entiteit of organisatie.
-
Niveau 2 -
-
Draagt actief bij aan de doelen en waarden van de organisatie. Overweegt de gevolgen van zijn voorstellen en acties voor de organisatie. Blijft consequent handelen, ook in lastige of onzekere situaties. Zegt wat hij doet, is open over de door hem gehanteerde waarden en normen. Wekt vertrouwen in zijn objectiviteit en integriteit.
Onderhoudt regelmatig, ook zonder directe aanleiding, contact met personen uit het bestaande netwerk. Beschikt over enkele vaste contactpunten binnen de organisatie op wie hij regelmatig beroep doet. Neemt contact op om informatie, steun of samenwerking te verkrijgen. Werkt actief mee aan vragen die vanuit andere afdelingen komen (deelt informatie, geeft advies, …). Maakt gebruik van contacten die ontstaan zijn bij beurzen, seminaries, vakverenigingen, opleidingen, …
Niveau 2 -
-
Legt contacten en onderhoudt ze. Kent de juiste personen om doelen te realiseren en wordt door hen gekend. Zoekt samenwerking met interne en externe partners uit wederzijds organisatiebelang. Legt contacten met andere afdelingen/organisaties als zijn opdracht hen aanbelangt (bv. voor- of na-traject, impact, …). Legt contacten (met andere entiteiten) om de slaagkansen van zijn project te vergroten (informatie, expertise, co-creatie, steun).
4
Communiceren –niveau 2
Analyseren – niveau 2
Niveau 1
Niveau 1
-
Drukt zich correct en zonder taalfouten uit. Hanteert een duidelijk en toegankelijk taalgebruik (beperkt bv. het gebruik van jargon). Formuleert de boodschap helder en kernachtig. Brengt structuur aan in zijn boodschap. Heeft aandacht voor de vorm van zijn boodschap (zorgt voor aangepast non-verbaal gedrag zoals oogcontact, expressie, lichaamshouding, intonatie; handhaaft afspraken rond huisstijl).
Niveau 2 -
Kiest een communicatiewijze naargelang de behoeften, mogelijkheden of eigenheden van het doelpubliek. Hanteert een stijl die aangepast is aan de situatie (zakelijk, onderhoudend, informatief, interactief, … Zorgt voor een correcte uitwisseling van informatie (gaat na of zijn boodschap duidelijk is, vat de boodschap van anderen samen, … Stimuleert de communicatie in twee richtingen (stelt vragen, verzoekt om inbreng, …).
-
Verzamelt relevante informatie. Maakt een duidelijk onderscheid tussen hoofd- en bijzaken in de informatie. Omschrijft duidelijk de kern van het probleem. Verwerft een algemeen inzicht in de problematiek. Gaat systematisch en gestructureerd te werk bij het analyseren van gegevens.
Niveau 2 -
-
Benadert het probleem of vraagstuk vanuit verschillende gezichtspunten. Legt verbanden tussen verschillende soorten informatie. Benoemt de oorzaken van problemen. Detecteert onderliggende problemen. Integreert nieuw gevonden informatie met bestaande informatie.
Inleving – niveau 1
Klantgerichtheid – niveau 2
Niveau 1
Niveau 1
-
Toont zich belangstellend en betrokken. Neemt anderen ernstig en laat hen in hun waarde (toont begrip en respect). Luistert actief (geeft anderen ruimte, laat hen uitspreken, toetst of hij begrijpt wat ze willen zeggen, vat samen…). Leeft zich in de denk- en gevoelswereld van anderen in. Houdt rekening met de omstandigheden waarin anderen zich bevinden.
-
Helpt anderen op een beleefde en vriendelijke wijze voort. Neemt vragen van klanten (intern en extern) ernstig en reageert er gepast op. Onderneemt concrete acties om de problemen en klachten van klanten op een adequate manier op te lossen. Zet zich in om, rekening houdend met de bestaande procedures en planning, de wensen en behoeften van belanghebbenden te vervullen en zelfs te overtreffen. Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening.
Niveau 2 -
Verleent nazorg en onderneemt concrete acties naar aanleiding van specifieke feedback van belanghebbenden. Gaat kritisch na op welke punten de dienstverlening kan worden verbeterd en formuleert hiertoe concrete voorstellen. Zet nieuwe mogelijkheden op het vlak van dienstverlening meteen om in de praktijk. Onderneemt acties om de dienstverlening aan specifieke doelgroepen te optimaliseren, rekening houdend met hun beperkingen en behoeften.
5
4.2.
Vaktechnische competenties
Diploma Licentiaat/master bij voorkeur in een economische richting. Ook andere diplomahouders met affiniteit voor de functie komen in aanmerking Functie-specifieke kennis Basiskennis van de EU (werkveld, instellingen en beleid) Basiskennis van EFRO Goede mondelinge en geschreven kennis Engels (generiek) Goede mondeling en geschreven kennis Frans (enkel voor Frankrijk-Wallonië-Vlaanderen en 2 Zeeën) Pluspunten Kennis en/of ervaring op vlak van projectontwikkeling, -coördinatie of -beheer (al dan niet in een EU context)
5. Andere functierelevante informatie Deze functie maakt deel uit van de Interreg NCP werking binnen Agentschap Ondernemen - Entiteit Europa Economie. Ze is te onderscheiden van de reguliere opdrachten die de Entiteit en het AGENTSCHAP ONDERNEMEN vervullen voor de Interreg programma’s. De taken en activiteiten van de functiehouder worden mee bepaald of beïnvloed door het programma waarvoor hij/zij werkzaam. De functiehouder werkt nauw samen met de leden van het programmasecretariaat en het netwerk of team van collega NCPs in binnen- en buitenland (waar van toepassing).
6
