Functie- en competentieprofielen ten behoeve van het College voor Examens FE (CVE-FE) Auteur S.J. Hania S.I. van de Weijer. Datum Februari 2013

Auteur S.J. Hania S.I. van de Weijer Datum Februari 2013 © Hogeschool Utrecht, Utrecht, 2012

Bronvermelding is verplicht. Verveelvoudigen voor eigen gebruik of intern gebruik is toegestaan.

Functie- en competentieprofielen ten behoeve van het College voor Examens FE (CVE-FE)

Inhoudsopgave Functie- en competentieprofielen ten behoeve van het College voor Examens FE (CVE-FE).......................................1 1.

2.

Functieprofielen ................................................................................................................................................ 3 1.1.

Medewerker ambtelijk secretariaat ...........................................................................................................3

1.2.

Coördinator ambtelijk secretariaat ............................................................................................................ 5

1.3.

Ambtelijk secretaris ..................................................................................................................................7

Competentieprofielen ........................................................................................................................................9 2.1. Voorzitter examencommissie ......................................................................................................................... 9 2.2. Vicevoorzitters examencommissie .............................................................................................................. 11 2.3. Leden examencommissie ............................................................................................................................. 12 2.4. Extern lid examencommissie ........................................................................................................................ 13 2.5. Voorzitter Facultaire Examencommissie (voor de FE College voor Examens) ............................................. 14

3.

Procedure aanstelling leden examencommissies en toetscommissie ............................................................. 16 3.1.

Wervings- en aannameprocedure .......................................................................................................... 16

3.2.

Aanstellen leden toetscommissie FE...................................................................................................... 17

4. Bijlagen ................................................................................................................................................................ 18 Bijlage 1: Vacaturetekst lid examencommissie.................................................................................................... 18 Bijlage 2: Functieprofielen NVE ........................................................................................................................... 20

2

1. Functieprofielen Voor de medewerkers van het ambtelijk secretariaat, de coördinator ambtelijk secretariaat en de ambtelijk secretaris worden onderstaand de functieprofielen bepaald. 1.1. Medewerker ambtelijk secretariaat De kernactiviteiten van de medewerkers van het ambtelijk secretariaat liggen op de volgende gebieden: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Secretariële ondersteuning examencommissie Het uitwerken en verwerken van besluiten Het archiveren Het zelfstandig uitvoeren van diverse jaarlijks terugkerende activiteiten Het zelfstandig uitvoeren van diverse wekelijks terugkerende activiteiten Signaleringsfunctie

Afhankelijk van de uit te voeren werkzaamheden wordt van de medewerkers ambtelijk secretariaat van het CVE-FE een functieniveau van Secretaresse/ Managementassistent 2 (salarisschaal 6) of Secretaresse/ Managementassistent 1 (salarisschaal 7) verwacht. Hierbij horen de volgende indelingscriteria: Resultaatgebieden Kernactiviteit 1. Secretariële ondersteuning examencommissie

Kader Vastgestelde werkprocedures en richtlijnen

Resultaat Informatie is tijdig beschikbaar voor examencommissies

Voorbeelden van activiteiten - Binnenkomende verzoeken controleren op volledigheid en correctheid. - Per post of per mail binnengekomen verzoeken plaatsen op de sharepointsite. - Binnengekomen verzoeken nummeren en aan lid examencommissie toewijzen. - Verzoeken waarbij fysieke handtekening van examencommissie nodig is, uitprinten en voorleggen aan examencommissie. - Notuleren bij vergaderingen (geen casuïstiek). - Ruimtes reserveren voor vergaderingen en hoorzittingen.

2. Het uitwerken en verwerken van besluiten

Vastgestelde werkprocedures en richtlijnen

De student ontvangt het besluit. Het besluit is in OSIRIS verwerkt.

-

Relevante stukken zijn terug te vinden in het archief (papier/digitaal)

-

3. Het archiveren


-

-

4. Het zelfstandig uitvoeren van

Vastgestelde werkprocedures

De student ondervindt geen/ 3

-

N.a.v. het besluit van de examencommissie (intern overleg) wordt zelfstandig het besluit geschreven en gecommuniceerd met de student. Het besluit wordt gearchiveerd. Indien nodig wordt het besluit direct in OSIRIS verwerkt. Digitaal: Afgehandelde verzoeken, stukken e.d. worden op de juiste wijze gecodeerd en gearchiveerd. Papier: Afgehandelde verzoeken, stukken e.d. worden op de juiste manier aangeboden ter archivering aan de medewerker van het studentenarchief. Archivering geluidsbestanden hoorzitting. De administratieve goedkeuring van HUminoren

diverse jaarlijks terugkerende activiteiten

en richtlijnen

nauwelijks hinder van administratieve processen. De vastgestelde procedures worden nauwgezet gevolgd.

-

Het berekenen en vaststellen van de tussentijdse studieadviezen (februari) en de definitieve studieadviezen (juli/augustus). Het versturen en archiveren van de brieven.

5. Het zelfstandig uitvoeren van diverse wekelijks terugkerende activiteiten


-

Er wordt wekelijks gekeken welke studenten voldoen aan de eisen voor het getuigschrift. Na controle wordt procedure voor het vervaardigen van het getuigschrift gestart.

6. Signaleringsfunctie


Getuigschriften worden op correcte basis uitgeschreven en kunnen op tijd worden geregistreerd Handhaving (werk) procedures

-

Melding aan coördinator ambtelijk secretariaat/ ambtelijk secretaris van afwijkende zaken. Melding significante toename bepaalde verzoeken.

-

4

1.2. Coördinator ambtelijk secretariaat De kernactiviteiten van de coördinator ambtelijk secretariaat liggen op de volgende gebieden: 1. 2. 3. 4. 5.

Coördinatie ambtelijk secretariaat Praktische vertaling HU- en FE-procedures Informatieverstrekking HMR Signalering

Van de coördinator ambtelijk secretariaat die werkzaam is op het ambtelijk secretariaat van het CVE-FE wordt een functieniveau van Senior Managementassistent verwacht. Hieraan is salarisschaal 8 gekoppeld. Hierbij horen de volgende indelingscriteria: Resultaatgebieden Kernactiviteit 1. Coördinatie ambtelijk secretariaat

Kader Verkregen bevoegdheden, werkprocedures en richtlijnen

Resultaat Bevordering van doelmatige, efficiënte en kwalitatief hoogwaardige werkuitvoering

Voorbeelden van activiteiten - Het maken en communiceren van het werkrooster (verdeling werk). - Het afstemmen van vrije dagen, ook in overleg met leidinggevende. - Het zorgen voor en handhaving van een uniforme werkwijze gekoppeld aan de huidige regelgeving. - In overleg met de ambtelijk secretaris standaardbrieven/ - besluiten ontwikkelen en beschikbaar stellen. - Inrichting en ontwikkeling sharepoint werksite ambtelijk secretariaat: Overzicht activiteiten met daaraan gekoppeld het proces, de werkbeschrijving en standaardbrieven/-besluiten

2. Praktische vertaling HU- en FE-procedures

Verkregen bevoegdheden, werkprocedures en richtlijnen

Optimale en correcte uitvoer van de werkzaamheden

- Het opstellen van het werkproces Diplomering - Het opstellen van het werkproces Invulling Profileringsruimte - Check (laten) uitvoeren of huidige werkwijze strookt met verscherpte regelgeving.

3. Informatie verstrekking


Correcte overdracht van informatie en/of ontlasting van medewerkers

- Informeren medewerkers over regelgeving. - Informeren medewerkers over doelstellingen en resultaten examencommissie. - Informeren medewerkers (werk)processen - Aanspreekpunt voor medewerkers, ambtelijk secretarissen en leidinggevende. - Vragen doorspelen en bij de juiste persoon neerleggen. - Werkinstructie geven over het studieadvies, goedkeuring profileringsruimte. - Werkbeschrijvingen (laten) maken hoe besluiten in OSIRIS verwerkt dienen te worden.

4. HMR

RGW-beleid Verkregen bevoegdheden, werkprocedures en

Leidinggevende actief informeren functioneren van medewerkers

- Inzet RGW- cyclus - Voortgangsgesprekken met leidinggevende

5

5. Signalering

richtlijnen

ambtelijk secretariaat


Handhaving (werk) procedures

6

- Melding maken aan ambtelijk secretaris van afwijkende zaken. - Melding significante toename bepaald verzoeken.

1.3. Ambtelijk secretaris De kernactiviteiten van de ambtelijk secretaris liggen op de volgende gebieden: 1. het voorbereiden, bijeenroepen en notuleren van de vergaderingen van het CVE-FE; 2. het adviseren van het CVE-FE en de examencommissies FE over de te nemen besluiten; 3. het bewaken en actief beïnvloeden/bijsturen van procesmatige en procedurele voortgang van de besluitvorming en de implementatie van genomen besluiten; 4. optreden als contactpersoon, zowel inhoudelijk als procesmatig; 5. bijdragen aan het in concept opstellen van jaarplannen, begrotingen en het jaarverslag.

Van de ambtelijk secretaris wordt een functieniveau van Adviseur (1) verwacht. Hieraan is salarisschaal (10 / 11?) gekoppeld. Hierbij horen de volgende indelingscriteria: Resultaatgebieden Kernactiviteit Het voorbereiden, bijeenroepen en notuleren van de vergaderingen van het CVE-FE

Kader Wet- en regelgeving

Resultaat Efficiënt en effectief vergaderen

Het adviseren van het CVE-FE en de examencommissies FE

Wet- en regelgeving

Oplossingen voor ervaren knelpunten in de uitvoering van beleid

Het bewaken en actief beïnvloeden/bijsturen van procesmatige en procedurele voortgang van de besluitvorming en de implementatie van genomen besluiten. van de uitvoering van genomen besluiten

Procedures en richtlijnen administratieve systemen Wet- en regelgeving

Efficiënte processen conform weten regelgeving

7

Voorbeelden van activiteiten -Agenda opstellen in overleg met de voorzitter. -Voorbereiden van beleidsmatige agendapunten, doen van voorstellen. -Urgentie van problematiek aangeven. -Notuleren. -Gevraagd en ongevraagd geven van adviezen en deze uitwerken in voorstellen op het eigen vakgebied. -Signaleren van knelpunten en problemen, kansen, ontwikkelingen en oplossingen die vanuit het eigen vakgebied van betekenis kunnen zijn. -(mede) opstellen van beleidsvoorstellen en toelichten/beargumenteren daarvan. -Inventariseren van organisatorische knelpunten en adviseren over verbeteringen. -Adviseren over casuïstiek. -(mede) ontwikkelen van instrumenten, methodes, werkwijzen en procedures vanuit het eigen vakgebied. -Ontwikkelen van standaardprocedures en standaardbrieven. -Beheren en bewaken van het gebruik van instrumenten, knelpunten signaleren in gebruik, effectiviteit en

optreden als contactpersoon, zowel inhoudelijk als procesmatig


Geïnformeerde medewerkers en derden

bijdragen aan het in concept opstellen van jaarplannen, begrotingen en het jaarverslag.


Actuele informatiebestanden

8

toepassing van instrumenten en voorstellen doen ter verbetering. -Aanwezigheid bij werkoverleg ambtelijk secretariaat. -Optreden als vraagbaak voor andere collega’s voor operationele en vakinhoudelijke problemen. -Overdragen van vakinhoudelijke en procesmatige kennis aan nieuwe of minder ervaren collega’s. -Verstrekken van management informatie. -Analyseren van informatie uit de administratie. -Informatie aanleveren voor het jaarverslag.

2. Competentieprofielen Voor de voorzitter van de examencommissie, de leden van de examencommissie, het extern lid van de examencommissie, de voorzitter van de het College voor Examens FE worden onderstaand de competentieprofielen bepaald. 2.1. Voorzitter examencommissie Aanstellingsomvang voorzitter examencommissie: FTE op grond van vCtD-criteria (vaststelling binnen kaders Reglement Examencommissies FE) Competentiegebieden Kernactiviteit Leiding en sturing geven aan de leden van de examencommissie (en de ambtelijk secretaris)

Kader Onderwijskundige, personele, organisatorische kaders van de HU overeengekomen verantwoordelijkheden en bevoegdheden

Resultaat Effectieve, efficiënte en kwalitatief hoogwaardige uitvoering van werkzaamheden en processen alsmede een optimale inzet van medewerkers

Zorgdragen voor het opstellen van een beleidsplan van de examencommissie en het op basis daarvan inrichten

Strategisch beleidsplan van de examencommissie

Beleid van de examencommissie effectieve en efficiënte organisatorische inrichting van de examencommissies

Leveren van een bijdrage aan het formuleren van het beleid van de examencommissie vanuit de eigen functionele discipline, in de vorm van beleidsideeën en beleidsnotities


Geformuleerd beleid draagt bij aan een kwalitatief hoogwaardige uitvoering van het onderwijs

Kennen van relevante weten regelgeving en

Bestuursrecht Onderwijsrecht

Wettelijke kaders

Geformuleerd beleid en gehanteerde

9

Voorbeelden van activiteiten -Voorzitten van de overleggen van de examencommissie -Doet jaarlijks verslag van de werkzaamheden aan de faculteitsdirectie. -Zorgdragen dat de ambtelijk secretaris en het secretariaat geschakeld blijven met de examencommissie -Verdelen van taken binnen de examencommissie -Toezien op een effectieve en efficiënte besteding van tijd -Vertalen van de OER, de wettelijke kaders en het beleid van de faculteit voor de examencommissie -Onderzoeken en analyseren van relevante in- en externe ontwikkelingen -Opstellen van beleidsplan en activiteitenplan van de examencommissie met bijbehorende planning -Vormgeven van besluitvormingsprocessen binnen de examencommissie -(Her)inrichten van de organisatie van de examencommissie -Richtlijnen en beoordelingsnormen vormgeven voor toetsing en examinering -Actief meedenken over de ontwikkeling naar meer flexibele leerroutes -Vormgeven procedures rondom EVC’s -Beoordelen van maatwerkprogramma’s -Bijhouden en analyseren van ontwikkelingen op het gebied

deze vertalen naar gevolgen voor de faculteit en de uitvoering van het onderwijs

procedures sluiten aan bij actuele weten regelgeving

Invulling geven aan en toezien op de toepassing van het kwaliteitszorgsysteem binnen de examencommissie

HU richtlijnen met betrekking tot kwaliteitsmanagement

Bijdrage aan de kwaliteit van werken van de examencommissie

Overleg met belanghebbenden

Reglement examencommissies en gemaakte afspraken

Vastgelegde afspraken conform weten regelgeving

10

van weten regelgeving omtrent onderwijs -In kaart brengen van de juridische-, onderwijskwalitatieve- en organisatorische gevolgen van nieuwe weten regelgeving. -Toepassen van gewijzigde weten regelgeving in het geformuleerd beleid en gehanteerde procedures -Zorgdragen dat de werkwijze en procedures van de examencommissie voldoen aan kwaliteitsnormen als gelijkwaardigheid, toegankelijkheid, rechtmatigheid en transparantie -Het doorlopen van de PDCA (plan, do, check, act) cirkel, voor continue verbetering van gevoerd beleid en aanpassingen in procedures -Maandelijks overleg met de instituutsdirecteur -Een aantal keer per jaar participeren in het MT overleg -Een aantal keer per jaar overleg met het decanaat -Een aantal keer per jaar aansluiten bij het overleg van de teamleiders.

2.2. Vicevoorzitters examencommissie Aanstellingsomvang vicevoorzitter examencommissie: FTE op grond van vCtD-criteria De vicevoorzitter vervangt de voorzitter indien noodzakelijk (zie 2.1.). Verder is de vicevoorzitter lid van de examencommissie (zie 2.3.).

11

2.3. Leden examencommissie Aanstellingsomvang lid examencommissie: FTE op grond van vCtD-criteria Competentiegebieden Kernactiviteit

Kader

Resultaat




Kennen van relevante weten regelgeving en deze vertalen naar gevolgen voor de faculteit en de uitvoering van het onderwijs

Bestuursrecht Onderwijsrecht

Geformuleerd beleid en gehanteerde procedures sluiten aan bij actuele weten regelgeving

Invulling geven aan en toezien op de toepassing van het kwaliteitszorgsysteem binnen de examencommissie

HU richtlijnen met betrekking tot kwaliteitsmanagement

Beleid van de examencommissie effectieve en efficiënte organisatorische inrichting van de examencommissies

Vertegenwoordigen van het instituut in de examencommissie door instituutspecifieke onderwerpen onder de aandacht te brengen binnen de examencommissie

OER en Studiegidsen

Instituutspecifieke onderwijsprogramma’s krijgen de gewenste aandacht binnen de examencommissie

Wettelijke kaders

12

Voorbeelden van activiteiten -Richtlijnen en beoordelingsnormen vormgeven voor toetsing en examinering -Actief meedenken over de ontwikkeling naar meer flexibele leerroutes -Vormgeven procedures rondom EVC’s -Beoordelen van maatwerkprogramma’s -Bijhouden en analyseren van ontwikkelingen op het gebied van weten regelgeving omtrent onderwijs -In kaart brengen van de juridische-, onderwijskwalitatieve- en organisatorische gevolgen van nieuwe weten regelgeving. -Toepassen van gewijzigde weten regelgeving in het geformuleerd beleid en gehanteerde procedures -Zorgdragen dat de werkwijze en procedures van de examencommissie voldoen aan kwaliteitsnormen als gelijkwaardigheid, toegankelijkheid, rechtmatigheid en transparantie -Het doorlopen van de PDCA (plan, do, check, act) cirkel, voor continue verbetering van gevoerd beleid en aanpassingen in procedures -Inzicht en overzicht hebben in wat er speelt binnen het instituut door ontwikkelingen te volgen -Verdiepen in de studiegidsen binnen het instituut -Voorbereiden van instituutspecifieke aandachtsgebieden

2.4. Extern lid examencommissie Aanstellingsomvang extern lid examencommissie: FTE op grond van vCtD-criteria en beleid CVE-FE Competentiegebieden Kernactiviteit

Kader

Resultaat

Het inbrengen van praktijkkennis en praktijkervaring binnen de examencommissie op het domein waarbinnen één van de vijf instituten actief is

Kaders vanuit het beroepenveld

Inbreng van inzichten en uitgangspunten vanuit het beroepenveld




Wettelijke kaders

Zie verder profiel 2.3. lid examencommissie

13

Voorbeelden van activiteiten -Inbrengen van praktijkcasussen vanuit het beroepenveld zodat de examencommissie kan toetsen of zij aansluiten bij de beleving binnen het beroepenveld -Richtlijnen en beoordelingsnormen vormgeven voor toetsing en examinering -Actief meedenken over de ontwikkeling naar meer flexibele leerroutes --Vormgeven van overstapmogelijkheden voor studenten bij de invoering van leerrechten -Beoordelen van maatwerkprogramma’s

2.5. Voorzitter Facultaire Examencommissie (voor de FE College voor Examens) Aanstellingsomvang voorzitter CVE-FE : FTE op grond van vCtD-criteria en afstemming met de faculteitsdirecteur Competentiegebieden Kernactiviteit Leiding geven aan de driehoek examencommissies, ambtelijk secretaris(sen) en het ambtelijk secretariaat Bewaken kernactiviteiten zoals beschrijven in de profielen van voorzitter examencommissie en het externe lid

Kader Kaders vanuit de WHW / OER-HU / Reglement Examencommissies FE Kaders vanuit het Organisatiemodel Toetsen & Beoordelen FE

Beheer Begroting CVE-FE

Kaders vanuit de WHW / OER-HU / Reglement Examencommissies FE HU kader en beleid

Contact met externen (binnen de FE)

Facultaire afspraken betreffende gremia binnen de FE

Contact met externen (buiten de FE)

HU- kader (rol HUP) Landelijk kader aangaande toetsing in het Hoger Onderwijs Reglement Examencommissies FE en kaders binnen vCtD

Verantwoordelijk voor de PDCA cyclus per studiejaar

Bewaken processen en inhoud ihkv het gelijkheidsbeginsel voor studenten Condities scheppen die het voor de voorzitters mogelijk maken de waarde van het HBO diploma dat wordt uitgegeven op de FE te waarborgen

Leidinggevende van de medewerkers op het ambtelijk secretariaat

Relatie met directie/ MT (FE) onderhouden

Resultaat Aansturen beleidsontwikkeling binnen wettelijke kaders, gericht op de taak en verantwoordelijkheid van een ieder die onderdeel is van het CVE-FE

Uniforme werkwijze en uitvoering borgen Uitwisseling en afstemming beleid in de lijn en het CVEFE, waarbij afspraken worden nagekomen

Voorbeelden van activiteiten -Voorzitten overleg CVE-FE (tweewekelijks) -Maandelijks werkoverleg bijwonen van het ambtelijk secretariaat -Zeswekelijks beraad met ambtelijk secretaris en coördinator ambtelijk secretariaat -Voorzitter CVE-FE en ambtelijk secretaris overleggen over de agenda voor de CVE-FE vergadering -RGW cyclus met medewerkers op het ambtelijk secretariaat doorlopen -Overleg voeren met P&O -Besluitvorming omtrent professionalisering

-Maandelijks overleg met de faculteitsdirecteur -Bijwonen managementdagen FE

Het CVE-FE verricht zijn (wettelijke) taak binnen de begrotingkaders; uitgaven zijn beargumenteerd en passen binnen de beleidskaders Beleidsafstemming tussen gremia in de lijn en het CVEFE

-Controle over geldstroom -Halfjaarlijkse begrotingscontrole -Verantwoorden bestedingen

Afstemming beleid en procedures op HU niveau

-Maandelijks HUP overleg -HBO Raad -Congres(sen)

PDCA cyclus uitvoeren aan de hand van jaarplannen en een verantwoording in het facultaire jaarverslag, waarin de vijf

-Bewaken processen: - Jaarplan CVE-FE - Jaarplan examencommissie - Jaarverslag CVE-FE )waarin opgenomen

14

-Participeren in de volgende overleggen: - O&S - Toelatingscommissie - Decanaat

Verantwoordelijk voor CVE-FE toetscommissie

Kader volgens Organisatiemodel Toetsen & Beoordelen FE

instituutsexamencommissies hun opbrengsten uitwerken De toetscommissie doet onderzoek naar de kwaliteit rond toetsen en beoordelen op de FE

Toetscommissie bestaat uit drie leden, waarvan een lid extern is

15

instituutsverantwoording) -facultaire toetscommissie instellen die onder verantwoordelijkheid staat van en rapporteert aan het CVE-FE.

3. Procedure aanstelling leden examencommissies en toetscommissie Voor de examencommissies die onderdeel zijn van het CVE-FE, de ambtelijk secretaris en de medewerkers op het ambtelijk secretariaat zijn profielen vastgesteld. Deze zijn uitgangspunt en leidend bij het benoemen en aanstellen van personen voor de verschillende gremia. Er is een verschil tussen de examencommissies en het ambtelijk secretariaat (hier wordt ook de ambtelijk secretaris onder geschaard). De examencommissieleden hebben een taak; zij vallen qua werving en aanstelling niet onder de procedures die binnen de HU/FE zijn vastgesteld en waar P&O een stem in heeft. De ambtelijk secretaris en de medewerkers op het ambtelijk secretariaat hebben een functie en vallen binnen het functiehuis op de HU/FE. De onderstaande procedure wordt toegepast bij het aanstellen van de voorzitters, de plaatsvervangend voorzitters, leden van de examencommissies en de voorzitter van het CVE-FE. Degene die opdracht geeft en aanstelt is de directeur van de faculteit (hier Faculteit Educatie). De benoemingsperiode en de kaders waarbinnen de examencommissies en het CVE-FE werken, is vastgelegd in het Reglement Examencommissies FE, versie 2012-2013. Binnen het CVE-FE is een voorbeeld advertentiebrief opgesteld en deze zal worden gebruikt voor het werven van leden van de examencommissies op de FE. 3.1. Wervings- en aannameprocedure a. In het voorjaar van het desbetreffende studiejaar dient de voorzitter van het CVE-FE een formatievoorstel in bij de faculteitsdirecteur voor het nieuwe studiejaar vanaf 1 oktober van het betreffende kalenderjaar. In dat voorstel wordt de aanstellingstermijn (bij goed functioneren twee maal drie jaar met een maximum van zes jaar) van de zittende leden meegenomen. Voor de betrokkenen die zes jaar in de examencommissie werkzaamheden hebben verricht, wordt een nieuw lid geworven (of voorzitter). (Deze termijn geldt ook voor de voorzitter van het CVE-FE.) b. De faculteitsdirecteur geeft opdracht om de advertentie, die specifiek wordt aangepast aan het desbetreffende instituut, binnen de Hogeschool Utrecht (HU) te verspreiden via de website (www.sharepoint.hu.nl) c. De faculteitsdirecteur stelt een benoemingsadviescommissie in om uit de geïnteresseerden (die een brief/e-mail met motivatie hebben gestuurd naar de voorzitter van het CVE-FE) een geschikte kandidaat aan te bevelen. d. De benoemingsadviescommissie bestaat: bij het aanstellen van een examencommissielid uit de volgende personen: een lid van de directie van het instituut (het facultair directieteam), de voorzitter van de examencommissie, de voorzitter van het CVE-FE en eventueel een vierde persoon naar keuze Bij het aanstellen van een voorzitter van de examencommissie uit de volgende personen: een lid van het directieteam, de voorzitter van het CVE-FE, een voorzitter van een ander instituut binnen de faculteit, een extern persoon die affiniteit heeft met de taken en bevoegdheden van de examencommissie Bij het aanstellen van de voorzitter van het CVE-FE uit de volgende personen: de faculteitsdirecteur, een lid uit het directieteam, een voorzitter van een van de examencommissies en een extern lid (bijv. een lid van het HUP (HU brede platform) e. De commissie heeft een (eerste) gesprek met de kandidaten (of – bij een grote hoeveelheid reacties – met de kandidaten die geselecteerd zijn).

16

f.

Tijdens het gesprek worden de profielen als leidraad genomen; daarbij wordt ook specifiek naar het profiel van de Nederlandse Vereniging voor Examens (NVE) gekeken. g. De commissie draagt een kandidaat voor bij de faculteitsdirecteur en verzoekt de directeur om desbetreffend persoon aan te stellen. h. De communicatie met de faculteitsdirecteur en de benoemingsadviescommissie wordt in dit proces gevoerd door de voorzitter van het CVE-FE. i. De aanstelling vindt plaats per 1 oktober van het desbetreffende jaar. In het kader van het aanstellen van externen binnen examencommissies is de werving niet alleen gericht op het desbetreffende instituut, maar op de hele faculteit en de hele hogeschool (HU). 3.2. Aanstellen leden toetscommissie FE Binnen het organisatiemodel Toetsen en & Beoordelen wordt de toetscommissie gepositioneerd onder de examencommissie. De leden van de toetscommissie leggen verantwoording af aan de voorzitter (en de leden) van het CVE-FE. De toetscommissie werkt in opdracht van het CVE-FE en verricht onderzoek binnen de vijf instituten in het kader van ‘borging kwaliteit toetsen en beoordelen’. Het CVE-FE werkt met een toetscommissie van drie leden, die intern en ook extern (buiten de HU) worden geworven. De omvang van de taak is 0,2 FTE per persoon. Daarbij geldt het volgende criterium: -

Voorzitter toetscommissie: voortkomend uit de FE Plv voorzitter en lid: voortkomend uit de HU Lid, voortkomend uit een externe onderwijsinstantie of een organisatie die gespecialiseerd is op het gebied van toetsen en beoordelen (voorbeelden: Persoon uit de Universiteit Utrecht (UU) of een toetsexpert van een andere hogeschool of een expert van bijv. Cito)

Voor het aanstellen van leden van de toetscommissie wordt het bovenstaande stappenplan gebruikt; voor de kerntaak zal, naast de profielen, ook accent worden gelegd op de kennis en vaardigheden als toetsexpert.

Bij deze procedure zijn de volgende documenten van belang: -

Reglement Examencommissies FE (versie 2012-2013 e.v.) Profielen CVE-FE Profiel toetscommissie (nog te ontwikkelen) Advertentie voor het werven van examencommissieleden Organisatiemodel Toetsen & Beoordelen

17

4. Bijlagen

Bijlage 1: Vacaturetekst lid examencommissie

Vacature examencommissielid De examencommissie ………….. zoekt per ………….. een nieuw lid. Taakomvang: ……. fte Deze vacature is alleen opengesteld voor interne kandidaten van het instituut ………… aan de Hogeschool Utrecht Uw werkzaamheden Het totaal aantal ingeschreven studenten bij het instituut ………………. zal in het studiejaar 201.-201. …… zijn, verdeeld over ……… CROHO’s, Als examencommissielid ziet u erop toe dat de regels met betrekking tot het onderwijs, tentamens en examens, zoals opgenomen in de OER-HU en studiegidsen, juist worden uitgevoerd. Het belangrijkste doel: het waarborgen van de kwaliteit van het onderwijs en daarmee het diploma. Taken van de examencommissie zijn onder andere: a. het waarborgen van de kwaliteit van de tentamens en examens; b. het verlenen van vrijstelling(en) voor het afleggen van één of meer tentamens; c. het uitreiken van getuigschriften; d. de vaststelling van de uitslag van tentamens; e. het beoordelen van onregelmatigheden bij tentamens; f. het goedkeuren van keuzecursussen en minoren; g. de toepassing van het studieadvies in de propedeuse. Uw profiel We zoeken een lid voor de examencommissie, die onder andere met het verzorgen van onderwijs in de opleiding is belast.  Een collega die goed op de hoogte is van de structuur van al onze opleidingen;  Een collega die aan de hand van weten regelgeving een onafhankelijk oordeel kan geven n.a.v. aanvragen van studenten;  Een collega die zich verdiept in de Onderwijs Examenregeling (OER), Wet Hoger en Wetenschappelijk Onderwijs (WHW) en studiegids;  Een collega die bereid is scholing te volgen, samen met leden van examencommissies van andere instituten, volgens het profiel voor een examencommissielid;  Een collega die goed kan functioneren in teamverband ;  Een collega die flexibel kan opereren; Wij bieden Benoeming vindt plaats voor een periode van 1 jaar door de directeur van de faculteit Educatie, de heer Dick de Wolff. Na dat jaar vindt een evaluatie plaats met een mogelijkheid tot verlenging van de benoeming als lid van de examencommissie. Een examencommissielid kan volgens het Reglement Examencommissies FE tweemaal een periode van drie jaar zijn taak uitoefenen. De examencommissie ……………. onderhoudt contact met de commissies binnen het College voor Examens FE (CVE_FE) om beleid en uitvoering af te stemmen. Daarnaast zal de commissie te maken krijgen met wijzigingen in de WHW en het OER, wat gevolgen heeft voor verantwoordelijkheid en

18

uitvoering. Leden van de examencommissie dienen geschoold te zijn, om deze reden wordt er een professionaliseringstraject aangeboden die leden van de examencommissie verplicht zijn te volgen. Solliciteren Wilt u meer informatie over deze taak, neem dan contact op met ………….., voorzitter van de examencommissie ………….., telefoon ………………….. en e-mail ………………………[email protected] Mocht u geïnteresseerd zijn in deze taak, dan kunt u uw motivatie schrijven naar het volgende adres voor ………………………. Hogeschool Utrecht Examencommissie ………………. Postbus 14007 3508SB Utrecht t.n.v. de voorzitter, …………………. De gesprekken worden gevoerd met een directielid en de voorzitter van de examencommissie in de week van ………. De procedure wordt daarna binnen een week afgerond.

19

Bijlage 2: Functieprofielen NVE Examencommissielid Doel van de functie Het Examencommissielid is, samen met zijn medecommissieleden, verantwoordelijk voor de borging van de kwaliteit van de examinering en het examenproces. De examencommissie geeft aan deze verantwoordelijkheid inhoud door:  het signaleren van risico’s die de kwaliteit van de examinering bedreigen  het doen van voorstellen aan het bevoegd gezag om die risico’s te beperken  het volgen van ontwikkelingen binnen en buiten de organisatie die de kwaliteit van de examinering kunnen beïnvloeden  het vaststellen of een examendeelnemer voldoet aan de voorwaarden voor het verkrijgen van een diploma  het toezicht houden op de naleving van de wettelijke vereisten betreffende examinering

1

Plaats van de functie in de organisatie De Examencommissie is een adviesorgaan van het bevoegd gezag van een organisatie, die gerechtigd is examens af te nemen en diploma’s te verstrekken. Het bevoegd gezag stelt de beleidskaders vast waarbinnen het examencommissielid zijn werkzaamheden uitvoert. De samenstelling en werkwijze van de examencommissie staan borg voor de onafhankelijkheid van het examencommissielid. De examencommissie legt over diens bevindingen ten aanzien van de kwaliteit van de examinering 2 verantwoording af aan het bevoegd gezag en desgevraagd aan andere belanghebbenden. De examencommissie houdt toezicht op de kwaliteit van de examens waarbij het vaststellen van de toetstechnische kwaliteit veelal gedelegeerd is aan een vaststellingscommissie. 3 De examencommissie evalueert de deskundigheid van de bij de examinering betrokkenen en de kwaliteit van hun werkzaamheden Kennis, vaardigheden en eigenschappen Kennis Een examencommissielid heeft kennis van:  de weten regelgeving geldende voor de (onderwijs)organisatie, het bedrijf of de branche waarvoor het examencommissielid zijn werkzaamheden uitvoert  de onderwijsvisie, de didactische werkvormen, de inhoud en het niveau van het onderwijs of de opleiding(en) waarvoor het examencommissielid zijn werkzaamheden uitvoert  de kerndoelen, examenprogramma’s of kwalificatiedossiers van het onderwijs of de opleiding(en) waarvoor het examencommissielid zijn werkzaamheden uitvoert  beoordelingssystemen voor de kwaliteit van toetsen en examens, zoals de systemen van Cotan en de Inspectie van het Onderwijs, die door een beroepsgroep en/of overheden 1

Dit profiel gaat uit van een examenorganisatie volgens het bijgevoegde organogram. Belanghebbenden: Inspectie van het Onderwijs, (ouders van)kandidaten, medewerkers van de exameninstelling, vervolgonderwijs, beroepenveld. 3 Bij de examinering betrokkenen: examencommissieleden, toetsconstructeurs, toetsvaststellers, examinatoren/assessoren, surveillanten en medewerkers examenbureau. 2

20

onderschreven worden  de meest gebruikte vraag- en examenvormen  de stappen van het examineringsproces: o de constructie van examens o het vaststellen van examens o het plannen en afnemen van examens o het corrigeren/beoordelen van examens o het beheer van persoonlijke gegevens en examenresultaten van examendeelnemers o de door de organisatie gehanteerde regels en procedures met betrekking tot diplomering o de statistische analyses van examens o de behandeling van klachten 4  de functieprofielen van de bij examinering betrokkenen  fraudepreventie  een specifiek vakgebied zoals bijvoorbeeld: onderwijskunde, recht, organisatiekunde

Beroepsvaardigheden  Kan bepalen of het examen (of het totaal aan toetsen/examens) wat betreft inhoud en complexiteit representatief is voor de kerndoelen, examenprogramma’s of kwalificatiedossiers  Kan beoordelen of het examen voldoet aan de criteria van het gehanteerde beoordelingssysteem voor de kwaliteit van examens  Kan verantwoorden dat de beslissing tot diplomeren op terechte gronden is/wordt genomen  Kan gemandateerde beslissingen nemen bij fraude, klachten, overmachtsituaties, verzoeken tot vrijstelling of alternatieve examinering en onvoorziene situaties rondom de examinering  Kan regels en procedures met betrekking tot examinering opstellen, implementeren, evalueren en verbetervoorstellen doen  Kan adviseren bij het maken van afwegingen betreffende kwaliteit en kostenbeheersing (bijvoorbeeld examens inkopen versus zelf ontwikkelen, korte versus lange examens)  Kan de deskundigheid en werkwijze van de bij de examinering betrokkenen5 evalueren en kan naar aanleiding van deze evaluatie verbeteracties voorstellen en feedback geven aan de betrokkenen  Kan de werkzaamheden van de examencommissie prioriteren, plannen, uitvoeren, evalueren en verbetervoorstellen doen

Communicatieve vaardigheden  Kan eenduidig en genuanceerd communiceren en overleg voeren met belanghebbenden en betrokkenen  Kan op een correcte wijze mondeling en schriftelijk communiceren in het Nederlands en mogelijk in een andere taal indien de werkzaamheden dat vereisen  Kan effectief vergaderen  Kan een standpunt beargumenteren en verdedigen

4

Zie voetnoot 3

21

Sociale vaardigheden  Kan functioneren in teamverband in een examencommissie Persoonlijke eigenschappen  Kan de werkzaamheden aanpassen n.a.v. zelfreflectie, feedback en scholing  Kan de werkzaamheden aanpassen n.a.v. veranderende onderwijsvisies  Kan integer en vertrouwelijk omgaan met persoonlijke gegevens van examendeelnemers en zaken met betrekking tot de examinering

Functieprofiel Examencommissielid 17-11-2011 Nederlandse Vereniging voor Examens (NVE) Cito, J.J. Adema Research Centrum voor Examinering en Certificering, Dr. P.F. Sanders De Groene Campus / Helicon Opleidingen, Ir. J. Jacobs Provex Examens & Audits, A.M.H.M. de Ponti

22

Functie- en competentieprofielen ten behoeve van het College voor Examens FE (CVE-FE) Auteur S.J. Hania S.I. van de Weijer. Datum Februari 2013

Recommend Documents