Frézer Vállala rányítási Rendszer FK2 Könyvelő Modul
Tartalomjegyzék 1. Az FK2 kettős könyvelő program főbb jellemzői............................................................................3 2. Technikai jellemzők:........................................................................................................................4 2.1. Adatbázis kezelő rendszer: .....................................................................................................4 2.2. Operációs rendszerek: ..............................................................................................................5 2.3. Minimum rendszerkövetelmény:..............................................................................................5 3. Telepítés:..........................................................................................................................................5 4. Regisztráció:.....................................................................................................................................5 4.1. Regisztrációs kulcs megadása: .................................................................................................5 4.2. Felhasználók létrehozása:.........................................................................................................6 4.3. Felhasználók beállításai:...........................................................................................................6 5. Belépés a programba........................................................................................................................6 6. Cégadatok felvitele:..........................................................................................................................6 6.1. Belépés a cégbe....................................................................................................................7 7. Beállítások........................................................................................................................................7 7.1. Program beállításai...................................................................................................................7 7.2. Könyvelés beállításai ...............................................................................................................8 7.2.1. Speciális kartonok:............................................................................................................8 7.2.2. Áfakulcsok:.......................................................................................................................9 8. Törzsadatok......................................................................................................................................9 8.1.Kartonok beállítása:...................................................................................................................9 8.2. Naplók:....................................................................................................................................10 8.3. Gazdasági események:............................................................................................................10 8.4. Munkaszám.............................................................................................................................11 8.5. Partnerek.................................................................................................................................11 8.6. Cégadatok...............................................................................................................................11 8.7. Adatmásolás............................................................................................................................12 8.7.1. Új karton felvitele...........................................................................................................12 8.7.2. Karton nevek csoportos módosítása ..............................................................................12 8.8. Bankszámlák...........................................................................................................................12 9. Nyítómérleg rögzítések..................................................................................................................13 9.1. Nyitómérleg rögzítése.............................................................................................................13 9.2. Folyószámla nyitóadatok........................................................................................................13 10. Könyvelés.....................................................................................................................................14 10.1. Új bizonylat rögzítése...........................................................................................................14 10.2. Bérfeladás.............................................................................................................................16 10.2.1. Bérfeladás betöltése......................................................................................................16 10.2.2. Bérfeladás szerkesztése.................................................................................................16 10.2.3. Bérfeladás átvétele FrézerSoft Bér rendszerből............................................................16 10.3. Számla keresése....................................................................................................................16 10.4. Zárolások..............................................................................................................................17 11. Listák............................................................................................................................................17 11.1. Karton lista............................................................................................................................17 11.2. Napló lista.............................................................................................................................17 11.3. Főkönyvi kivonat..................................................................................................................18 11.4. Folyószámla.....................................................................................................................18 11.5. Tartozások/Követelések........................................................................................................19 11.5.1. Részletes........................................................................................................................19 11.5.2. Kivonat..........................................................................................................................19 11.5.3. Határidők.......................................................................................................................19 11.5.4. Nyitó kiegyenlítések.....................................................................................................19 11.5.5. Kompenzálás.................................................................................................................19 2
11.6. Számlatörzs......................................................................................................................19 11.7. Áfa analitika.....................................................................................................................20 11.8. Áfa bevallások......................................................................................................................21 11.8.1. Áfa bevallás...................................................................................................................21 11.8.2. EU Áfa bevallás (A60)..................................................................................................21 11.9. Pénztárjelentés......................................................................................................................22 11.10. Grafikonok..........................................................................................................................22 11.11. Kartonszámok.....................................................................................................................23 12. Nyomtatás:....................................................................................................................................23 13. Egyenlegközlő levél.....................................................................................................................23 13.1. Levél készítése......................................................................................................................23 13.2. Levél nyomtatása..................................................................................................................24 14. Módosított számlák:.....................................................................................................................24 15. Biztonsági mentés:........................................................................................................................24 15.1. Biztonsági mentés készítése..................................................................................................24 15.2. Tanácsok biztonsági mentéshez............................................................................................24 15.3. Mentés visszaállítása.............................................................................................................25 16. Határidőnapló...............................................................................................................................25 17. Kimutatások..................................................................................................................................25 18. Tárgyi-eszköz...............................................................................................................................26 18.1. Tárgyi eszköz menü .............................................................................................................26 18.2. Beállítások ...........................................................................................................................27 18.2.1. Besorolások...................................................................................................................27 18.2.2. Mennyiségi egység........................................................................................................27 18.2.3. Tárolási helyek..............................................................................................................27 18.3. Nyitó adatok felvitele............................................................................................................28 18.4. Új eszköz felvitele................................................................................................................28 18.5. Adatok másolása...................................................................................................................28 18.6. Eszközök...............................................................................................................................29 18.6.1 Egyedi nyilvántartó lap készítése...................................................................................30 18.6.2. Eszköz története............................................................................................................31 18.6.3. Eladás / selejtezés..........................................................................................................31 18.6.4. Terven felüli É.CS.........................................................................................................31 18.7. É.CS. Lista............................................................................................................................31 18.7.1. É.CS. Lista (értékcsökkenés számítás) ........................................................................32 18.7.2. Időszakok......................................................................................................................32 18.7.3. Kartonok........................................................................................................................32 18.7.4. Tárgyidőszakban kivezetett eszközök...........................................................................32 18.7.5. Kifutott eszközök..........................................................................................................32 18.7.6. Adótörvény és számviteli törvény közti különbség......................................................33
3
1. Az FK2 kettős könyvelő program főbb jellemzői • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •
Ügyviteli szoftver,kettős könyvviteli program Többablakos használat Beépített szabadon módosítható számlatükör, naplók, előkontírozott gazdasági események Gyors adatbeviteli lehetőségek, bizonylat rögzítések akár egér használata nélkül Kerekítés és telefonáfa gyors és automatikus használata Bizonylaton belüli több áfa kezelése Beépített és szabadon testre szabható kimutatások Bérfeladás rögzítése Többféle, sokoldalú listák Összetett gyors, mindenre kiterjedő bizonylatkeresés Áfa teljesítés dátumának használata Áfa analitika készítése Deviza kezelése Tárgyi eszköz / immateriális javak nyilvántartása. (Opcionális) Egyenlegközlő/fizetési emlékeztető levél készítése Beépített és szabadon létrehozható kimutatások több nyelven Fejlett és dinamikus jogrendszer Gyors és nagy teljesítményű adatbázis kezelő rendszer Egyidejű hálózatos használat Megjegyzések és határidőnapló Biztonsági mentés készítés Automatikus frissítés és verziókövetés
4
2. Technikai jellemzők: 2.1. Adatbázis kezelő rendszer: (Windows operációs rendszer esetén) – FireBird 2.0.6 – FireBird 2.1.4 (32Bit) – FireBird 2.1.4 (64Bit) További információk: http://www.firebirdsql.org
2.2. Operációs rendszerek: – Windows XP (SP3) – Windows Vista – Windows 7
2.3. Minimum rendszerkövetelmény: – – – –
Intel Pentium IV, vagy gyorsabb processzor 500MB RAM (1GB ajánlott) 500MB szabad merevlemez kapacitás Minimum 1024x786-as felbontás, 1280x1024 felbontás ajánlott
3. Telepítés: A következõ leírás tartalmazza az FK2 könyvelő programm és Firebird adatbáziskezelő telepítési leírását, valamint a beállítási leírást. Ahhoz, hogy az FK2 programot futtatni tudjuk egy alkalommal telepíteni kell a Firebird adatbázis-kezelő programot. Amennyiben a számítógépre már telepítve van régebbi InterBase adatbázis-kezelő program, a Firebird telepítését nem szabad végrehajtani. FK2 telepítése: A telepítés az FK2 telepítővel automatikusan lezajlik, nincs szükség külön beállításokra, a telepítő minden konfigurálást automatikusan elvégez, ez akár több percig is eltarthat. Alapértelmezetten a program a C:\Program_Files\FK2\ mappába települ, az adatbázisfájlok a C:\Program_Files\FK2\data\ mappába kerülnek telepítésre. A program telepítés után az asztalon található FK2 ikonra kattintva indítható.
5
4. Regisztráció: 4.1. Regisztrációs kulcs megadása: A regisztrációs kulcs lekérdezéséhez elég egy adószámot és a tulajdonos azonosítót beírni, Internet kapcsolattal rendelkező gép esetében a többi adatot nem szükséges kitölteni, a program automatikusan lekéri a regisztrációs kódot és a szükséges licenceket. Azonosító igénylése vagy a regisztráció módosítása esetén kérjük forduljon kollégáink segítségéhez.
4.2. Felhasználók létrehozása: A program első indításakor meg kell, hogy adjon egy felhasználónevet, ezzel tud később belépni a programba.
4.3. Felhasználók beállításai: Új felhasználó felvitele után, a kezelőt ki kell választani a legördülő listából és aktívvá kell tenni, majd megadhatjuk, a további adatait és a belépési jelszavát. Ha felhasználó aktív és rendelkezik érvényes jelszóval, akkor beléphet a programba, alapértelmezetten teljes felhasználói joga van minden céghez.
5. Belépés a programba Az FK2 könyvelőprogramba csak érvényes felhasználónévvel és jelszóval rendelkező felhasználók léphetnek be. Új felhasználót bármely felhasználó létrehozhat, ha rendelkezik az adott joggal. A program a könyvelési folyamatok során regisztrálja, hogy mely felhasználó hozta létre vagy módosította/törölte az adott bizonylatot, vagy éppen beállításokat hajtott végre, illetve felhasználóinkat korlátozhatjuk, hogy mely cégeket láthassák a rendszerben, így fontos, hogy mindenki aki a programot használja rendelkezzen egyéni felhasználónévvel és jelszóval. 6
6. Cégadatok felvitele: Ha egy céget, ügyfelet könyvelni szeretnénk akkor azt regisztrálnunk kell a programban, a cégadatok rögzítése után a céget/ügyfelet egy egységes számlatükörrel és gazdasági eseményekkel lehet feltölteni, vagy később átmásolhatjuk egy meglévő cég adataiból. A cégadatok megadásakor a felső fülön léphetünk át a különböző jellegű adatokra, ha már megadtuk a minimális információkat amire a programnak szüksége van (cégnév,cím), akkor a rögzítés gomb aktívvá válik. Célszerű a legtöbb rendelkezésünkre álló adatot kitölteni, így később bármikor lekérdezhető. A cégadatok a név és adószám kivételével bármikor módosíthatóak. Az esetleges későbbi változásokat is nyomon lehet követni (Pl: címváltozások, tagok változásai) Az adatok ellenőrzése segít a hivatalos adatok ellenőrzésében pl: (Adószám,KSH szám,stb..)
6.1. Belépés a cégbe
A programba való belépés után a lenyíló listában kiválaszthatjuk a céget és a könyvelni kívánt évet. Több cég eseten megkönnyíti a kiválasztást, ha elkezdjük begépelni a cég nevét, így a program automatikusan kiegészíti a talált cégnevekkel. A kiválasztás után az OK gomb segítségével léphetünk be a cég könyvelésébe vagy egyszerűen csak ENTER-t nyomunk. A cégek között a „cégváltás” gombbal vagy a Cégek → Cégváltás menüpontban válthatunk.
7
7. Beállítások 7.1. Program beállításai Különböző információkat kérhetünk le a program tulajdonosával, futásával, illetve a regisztrációs beállításokkal kapcsolatban, valamint módosíthatjuk a regisztrációs beállításokat. Továbbá lehetőségünk van a nyomtatási beállítások változtatására vagy a főmenű háttérképét is megváltoztathatjuk.
7.2. Könyvelés beállításai Az egyéb beállítások menüpont alatt további beállításokat hajthatunk végre a programon. Minden cégen külön beállításokat használhatunk.
• • • • •
Számlakelt kezelése Fizetési határidő kezelése Munkaszámok kezelése Tárgyieszköz kezelése Egyenleg kijelzése
- Listákban és új bizonylat rögzítésnél kérdezi a kelt dátumot - Listákban és új bizonylat rögzítésnél kérdezi a fizetési határidőt - Munkaszámok kezelését teszi lehetővé - Programba integrált tárgyieszköz elérését aktíválja. -Bizonylat rögzítésnél egyenlegek kijelzésének bekapcsolása, ha a képernyőfelbontás engedi (1024x768 felett) A kijelzendő kartonszámokat a speciális kartonoknál lehet beállítani
7.2.1. Speciális kartonok: A speciális kartonok tartalmazzák azon kartonszámokat, melyeknek egyedi tulajdonságuk van a számlakeretben. Gazdakartonra csak a kerekítés beállításánál van szükség. Kartonokat rendelhetünk hozzá a különböző egyedi tulajdonságokhoz: • Kerekítés • Fizetendő áfa • Levonható áfa • Pénztár • Szállító folyószámla • Vevő folyószámla • Árfolyam különbözet • Egyenleg kijelzés Új Pénztár kartonszámot felvitelénél, minden esetben szükséges beállítás.
Példa: Kerekités megadása Ha a T oldalon van a 381, akkor a kerekítési kartonszám az ellentétes oldalon a 8639. Karton:8639, gazdakarton:381, Tartozik oldal
8
Speciális kartonoknál megadott számlaszámok egyenlegének kijelzése.
7.2.2. Áfakulcsok: A beállításoknál áfakulcs felvitele vagy törlése nem lehetséges, új áfakulcs csak központi programfrissítéssel érhető el.
8. Törzsadatok 8.1.Kartonok beállítása: A karton tulajdonságainál rögzíthetünk új kartonszámot illetve módosíthatunk egy meglévőt, törölni csak abban az esetben tudunk, ha az adott évben nem lett rá könyvelve egyetlen tétel sem. Ha egy kartonszámot alábontunk, akkor csak az új kartonszámot kell megadni, az alatta lévő kartonszámokat gyűjtőszámlaként fogja a program ezentúl kezelni.
A kartonszámok listája szabadon módosítható, viszont minden eseteben szükséges a kartonszám egyéb tulajdonságainak megadás. (pl:Szállító vagy vevő, áfás karton, tárgyi-eszköz) Az ellenszámla fülön adhatjuk meg, hogy az új év nyitásakor melyik kartonszámra vigye át a nyitóegyenleget. (nyitó átvezetés)
9
8.2. Naplók:
A számviteli bizonylatok rögzítése könyvelési naplókban történik, a naplótípusok használatával a bizonylatok csoportosítását biztosíthatjuk, a könyvelési kontírozást (gazdasági események) gyorsíthatjuk. A naplók szabadon variálhatók, de törölni csak olyan naplót lehetséges, amelyen még nincs könyvelési tétel. A naplótípusban adhatjuk meg, hogy a partnerlistában szállítók vagy vevők szerepeljenek, továbba megadhatjuk, hogy fizetési határidő vagy számlakelt ablakot szeretnénk-e használni az újbizonylat ablakban. Bérfeladás és kerekítés megadása is itt történik, kerekítés esetén a speciális kartonokból automatikusan elkészül a kerekítés könyvelése. Ezekkel a paraméterekkel jelentősen egyszerűsíthetjük munkánkat, hisz nincsenek felesleges kitöltendő ablakok.
8.3. Gazdasági események: A program több, mint 100 gazdasági esemény előkontírozását tartalmaz, amelyet Ön tovább bővíthet. Gazdasági eseményben a naplótípushoz rögzíthetünk tartozik és követel kartonokat, megadhatjuk a számlatípust, és további tulajdonságokat rendelhetünk hozzá. (Pl: Kerekítés,telefon áfa)
A jól beállított gazdasági eseményekkel rendkívül felgyorsul a tételek könyvelési munkaigénye.
10
Gazdasági eseményeket a “Szerkeszt”gomb segítségével módosíthatunk.
A kiválasztott kartont a “Karton hozzárendelése” gombal vihetünk fel a megfeleő oldalra, illetve a listában a karton kiválasztásával majd a “Hozzárendelés törlése” gomb segítségével távolíthatunk el a gazdasági eseményből. A “Törlés” gomb segítségével törölhetjük a tartozik és követel mezőket. A gazdasági esemény módosítása, esetleg törlése, nincs hatással a már letárolt számlákra, a régi számlák változatlanok maradnak. Lehetőségünk van a létrehozott gazdasági eseményeket átmásolni egy másik cég adatbázisába is, de gazdasági eseményt közvetlenül bizonylatrögzítéskor is létrehozhatunk. 8.4. Munkaszám A programban lehetőség van a munkaszámok kezelésére, ha a munkaszámok kezelése be van kapcsolva a Beállítások → Könyvelés beállításai menüpontban (7.2. fejezet). Új munkaszámot az „Új” gombbal adhatunk a meglévők közé, a sorszámot a program automatikusan adja hozzá. A munkaszám nevét bármikor módosíthatjuk, de egy munkaszámot csak akkor törölhetünk, ha még nincs rajta könyvelt tétel. 8.5. Partnerek A partnerek menüpont alatt vihetünk fel új partnereket a programba, illetve módosíthatjuk a már meglevő partnereink tulajdonságát. Ha a partner nevét módosítjuk, akkor az összes rögzített tételre hatással lesz. A partnereinkről teljes listát kérhetünk le a „Lista” gomb segítségével. Ha több partnert viszünk fel és csak a neveket szeretnénk rögzíteni, akkor célszerű a „Csak nevek rögzítése” opciót bejelölni, ezáltal a név beírása után egyszerűen ENTER-t nyomva rögzíthetjük a következő partnert.
8.6. Cégadatok Cégadatok segítségével módosíthatjuk a már rögzített cég adait, illetve új adatokat írhatunk a meglévőhöz. A módosítások segítségével megtekinthetjük a korábban végzet módosításokat, így akár nyomon követhetjük az időbeni változásokat.
11
8.7. Adatmásolás Az adatmásolás segítségével adatokat másolhatunk a felvitt cégek között. Mindig abban a cégben kell belépve lennünk amelyből másolni akarjuk az adatokat. A céglistából ki kell választanunk azokat a cégeket ahova másolni szeretnénk az adatokat, majd a másolni kívánt adat gombra kattintva megkezdődik a másolás folyamata. Nagyobb adatbázisoknál ez akár több percig is eltarthat. A másolási folyamat végét és eredményét üzenet jelzi. 8.7.1. Új karton felvitele A kiválasztott cégekhez vihetünk fel egy új kartonszámot, így nem kell cégenként külön belépve felvinni a kartonszámot, ha már egy cégnél létezik a kartonszám akkor csak a nevét módosítja a beírt kartonnévre. Az ellenőrzés gomb segítségével ellenőrizhetjük, hogy van-e már a felvinni kívánt karton a kiválasztott cégek valamelyikében. 8.7.2. Karton nevek csoportos módosítása A karton nevének csoportos módosításával a kiválasztott cégek kartonszám neveit módosíthatjuk le egyszerűen. Az adatmásolás opcióban az alábbi lehetőségeink vannak: •
Kartonszám CSV-ből feltöltve
•
Kartonszám másolása
•
Gazdasági esemény másolása
•
Naplók másolása
•
Partnerek másolása
•
Bérfeladás másolása
•
Speciális kartonok másolása
A másolásra csak akkor van lehetőség, ha a kiválasztott cégnek még nincs létrehozott és kiválasztott törzsadata. 8.8. Bankszámlák A számlaszámok menüpontban a kartonszámokhoz számlaszámot és/vagy adónemkódot kapcsolhatunk.
12
9. Nyítómérleg rögzítések 9.1. Nyitómérleg rögzítése A kezdő nyitómérleget az egyes kartonszámoknak a nyitómérleg rögzítése menüpontban adhatunk meg. A karton kiválasztása után „Entert” ütve megadhatjuk a tartozik vagy követel egyenleget. (csak az egyiket adhatjuk meg) A kiválasztott kartonszám nyitómérlegét a „rögzít” gombbal véglegesíthetjük. A rögzített nyitómérleget bármikor szabadon módosíthatjuk, ha a tétel nincs még zárolva.
A szállító vagy vevő karton nyitómérlegét szeretnénk rögzíteni akkor azt a „Folyószámla nyitóadatok” menüpontban tehetjük meg.
9.2. Folyószámla nyitóadatok A szállító vagy vevő kartonok nyitómérlegét adhatjuk meg a menüpont segítségével. Első lépésben ki kell választanunk a kartonszámot és hogy tartozik vagy követel oldalra szeretnénk-e könyvelni a nyitóegyenleget. Ezt követően a partnerlistából kiválasztott partnerekhez felvihetjük a nyitó számlákat. Funkciógombok: Új számla, módosítás, törlés
A kész nyitómérleg listát a „RENDBEN” gomb segítségével rögzíthetjük
13
10. Könyvelés 10.1. Új bizonylat rögzítése Az új bizonylat menüpontban rögzíthetjük a számlákat, a beviteli ablak TARTOZIK és KÖVETEL oldal (akasztófa) szerint látható, az aló sávban külön helyezkedik el az áfa analitika részletező panelsáv. Adatrögzítés egér használata nélkül is lehetséges, „ENTER”-t használva ugrunk a következő beviteli mezőre, illetve a „Home” gomb segítségével visszatérhetünk a naplótípus kiválasztáshoz. Jól beállított naplótípusok esetén csak azon beviteli ablakok kerülnek rögzítésre, amelyekre a szükségünk van. Továbbá a bizonylat rögzítés közben is fel lehet vinni új főkönyvi kartont, gazdasági eseményt, partnert, naplót, nem szükséges kilépni a rögzítés menetéből. Ha az egyenleg kijelzést bekapcsoltuk (7.2.1.fejezet), akkor könyvelés közben folyamatosan láthatjuk az általunk előre beállított főkönyvi kartonok egyenlegeit: (bankszámlák, pénztárak, átvezetési számla, jövedelemelszámolás, stb...)
14
További funkciók:
Napló kiválasztás, dátum, (beállítható bizonylat kelte, és fizetési határidő is), folyamatos könyvelésnél csak a napot kell begépelni. munkaszám választás (ha beállítottuk, hogy használni szeretnénk) bizonylatszám, („+” jelre a sorszámozást eggyel növeli) gazdasági esemény neve előkontírozott gazdasági eseményekből választva, (ebben az esetben azonnal kitölti a T és K főkönyvi kartonok számait) - csak azok a gazdasági események jelennek meg, emelyek a kiválasztott napló típushoz vannak előkontírozva (így nem kell olyan sok szövegből választani) - vagy bármilyen gazdasági eseményt szabadon be lehet írni, (ebben az esetben be kell majd gépelni a T és K kartonszámokat) megjegyzés (pl számlázási időszak, vagy bármilyen szöveges megjegyzés) vevő, vagy szállító partner neve (ha új partner lesz, itt is lehet rögzíteni, nem kell a rögzítésből kilépni) bizonylat bruttó végösszegét kell csak begépelni (a kurzor a partner neve után már az összeg helyére áll), ezután az előre beállított áfa kulcs szerint kiszámolja a nettó összeget és az áfát, azt be is írja a megfelelő főkönyvi karton számhoz tartozó összeg mezőbe pénztár naplóra történő könyvelés esetén a szabályszerű kerekítést a program automatikusan végzi az áfa analitikát is azonnal kitölti (több áfa kulcs is megadható egy bizonylatnál) be tudunk állítani EU-s, fordított áfás és import számlákat is ha a könyvelt tétel áfa bevallásunkban majd önrevíziós tétel lesz, úgy azt is itt tudjuk bejelölni amennyiben befejeztük a bizonylat rögzítését, enterre továbblép a következő bizonylathoz, és folytathatjuk a könyvelést. a bizonylat rögzítését addig nem lehet befejezni, amíg a T és a K oldal végösszegei nem egyeznek figyelmeztet pl. arra is ha egy adott partnernek már van ugyanolyan sorszámú számlája, mint amit éppen rögzíteni szeretnénk
Folyószámlás tételek kiegyenlítésének könyvelése
napló – dátum – munkaszám – bizonylatszám (fent említett módon) a gazdasági eseményben olyan megnevezést választunk, - amihez előzőleg beállítottuk - hogy kiegyenlítés, akkor ki kell választanunk a partner nevét akkor egy ablakban megjelennek az adott partner pénzügyileg még nem rendezett számlái dátum és bizonylatszám szerinti sorrendben a következő teendő, hogy kipipáljuk a kiegyenlítendő bizonylatot (egérrel, vagy szóköz billentyűvel), egyszerre akár az összeset is. ha csak egy részteljesítést szeretnénk könyvelni, akkor be tudjuk gépelni annak az összegét is. A táblázat alján látjuk összesítve, így könnyen tudunk a bankkivonattal, vagy a pénztárbizonylattal egyeztetni. Kompenzációk kezelése, abban az esetben, ha egy ügyfél egyszerre vevő és szállító is
15
Devizás tétel könyvelése:
Mivel az ügyfeleink többségének nincs szüksége a devizás könyvelésre (vagy nem minden ügyfélnél van rá szükség), a devizás funkció külön bekapcsolást igényel és csak ebben az esetben jelenik meg az árfolyam kitölthető mezője Azoknál a cégeknél is csak akkor, ha a gazdasági eseménynél is bejelöltük, hogy devizás tétel fogunk könyvelni, így nem zavarják a munkát a feleslegesen megjelenő, devizás könyveléshez és lekérdezéshez kapcsolódó funkciók Kiegyenlítés esetén képződő árfolyam különbözet automata könyvelése igény esetén, Devizában könyvelt főkönyvi számlák értékének párhuzamos vezetése forintban és devizában is,
10.2. Bérfeladás A bérfeladás használatával könnyebben könyvelhetjük le a havi bérfeladást, csupán az összegeket kell megadnunk táblázatos formában. A listában bármikor beszúrhatunk új tételt a „Új tétel beszúrása” gombbal, illetve törölhetünk egy kiválasztott tételt a „Sor törlése” gombbal. A bizonylatszám és a teljesítés dátuma mezők kitöltése kötelező a rögzítéshez. A nulla összegű sorok nem kerülnek könyvelésre.
10.2.1. Bérfeladás betöltése A rögzített bérfeladásokat a „Bérfeladások” gombbal hívhatjuk elő, ekkor a listában a kiválasztott dátumra kattintva töltődnek be a kiválasztott bérfeladás elemei. 10.2.2. Bérfeladás szerkesztése A bérfeladás lista elemei szabadon szerkeszthető, csupán a könyveléshez szükséges alapadatokat (Gazdasági esemény, T/K kartonok) kell megadnunk. A listából szabadon törölhetünk vagy hozzáadhatunk tételeket, de lehetőség van a tétel inaktívvá tételére is. A bérfeladást a tétel módosítása gombbal véglegesíthetjük.
10.2.3. Bérfeladás átvétele FrézerSoft Bér rendszerből A FrézerSoft Bér rendszert használó ügyfeleinknek lehetőségük van a bérfeladást átvenni a bérprogramból, a „Frézer bér import ” gombra kattintva a megjelenő panelen kell kiválasztani az importálni kívánt hónapot, majd az importálás gomba kattintva megtörténik a béradatok importálása. A „Rögzít” gombbal véglegesíthetjük a bérfeladást.
10.3. Számla keresése A számlák keresése nagyban segíti a rögzített számlák visszakeresését, rengeteg rögzített szempont alapján lehet szűrni, gyorsan és rugalmasan, több keresési szempont közül választva. A számlák egy 16
dupla kattintással előhívhatók és módosíthatók vagy törölhetők. (Ha nincs zárolva) További lehetőségek: • A sorválasztással lehetőség van a kiválasztott sorokat összegezni. • Listázás napló/karton/részletes szempont szerint. • T/K oldal szerinti szűrés • Keresés közvetlenül sorszámra • Keresés bizonylatszám vagy megjegyzés részletére. • Lista fejlécére kattintva bármely oszlopra rendezhetünk. • Keresés időszakra vagy összegsávra. • Kezelő által rögzített bizonylatokra való keresés.
10.4. Zárolások A zárolás segítségével egy időszakot zárolhatunk, a zárás után a bizonylatok nem módosíthatóak és nem törölhetőek.
Csak egymást követő időszakokat zárhatunk le, vagy nyithatunk fel.
11. Listák 11.1. Karton lista A karton lista segítségével kérhetjük le a főkönyvi kartonok összegeit, a kartonszám mező kitöltése kötelező, a kartonszámhoz gyűjtőkartont is megadhatunk. További funkciók: •
Átlagegyenleg számítása
•
Napi/Havi/Negyedéves összesítés
•
Göngyölt összeg használata
•
Havi összesítés lista
•
Átlagegyenleg lista
•
Időszaki összesítés
11.2. Napló lista A napló lista segítségével naplósoros 17
kimutatást készíthetünk. A dátum mezőt itt lehetőség van kelt dátum és teljesítési dátum szerint is lekérni, továbbá kérhető részletesebb lista, ahol az összegek külön tartozik/követel soronként lekérdezhetők.
11.3. Főkönyvi kivonat
A főkönyvi kivonat listában a tételeket kérdezhetünk le adott időszakra számla osztályonként, számla csoportonként, vagy részletesen al-számla bontásban. Lehetőség van továbbá egy-egy kijelölt számlaosztály lekérdezésére is nyitóegyenleg, forgalom, záróegyenleg oszloppárokkal. Főkönyvi kivonat lekérdezésből egy kiválasztott főkönyvi karton azonos időszakának részletes listájába léphetünk vissza, a karton listából pedig egy adott bizonylatba, aminek megtekinthetjük a bizonylat beviteli ablakot, valamint javítani is tudjuk az egyes bizonylatot. 11.4. Folyószámla A folyószámla listában kérhető le a Vevő/Szállító analitika, ahol partnerenkénti felsorolásban összesítve mutatja a partner egyenlegeket. A lista bármely időszakra lekérdezhető, akár visszamenőleges dátumra is. A lejárt számlákat külön piros figyelmeztető színnel jelzi a listában.
A lista rendezhető: • Teljesítés dátuma • Fizetési határidőnapló • Számla kelte • Bizonylatszám 18
11.5. Tartozások/Követelések A várható kiadások és bevételek, melyet a fizetési határidők figyelembevételével tetszőleges időpontig le lehet kérni, napi vagy havi bontásban összesítve.
11.5.1. Részletes A folyószámla egyenleg lekérdezhető partnerenként összesítve, lista szerűen. (legnagyobb szállítók és vevők forgalma) 11.5.2. Kivonat A szállítók és vevők listája kivonatos formátumban, partnerek szerint, Tartozik/Követel forgalommal és egyenleggel. 11.5.3. Határidők Fizetési határidő szerinti lista lekérdezése 30-60-90-180 napon túli összesítés bontásban, a lista csak akkor kérhető le, ha a kartonszám meg van adva. 11.5.4. Nyitó kiegyenlítések Előző évről áthozott kiegyenlítetlen számlákat és azok kiegyenlítését lehet lekérni egy összesített listában. (A könyvvizsgálók kérése szerint) 11.5.5. Kompenzálás Azonos partner kimenő és bejövő számlái kérhetők le a listában, a lista lekéréshéz szükséges, hogy egy partner ki legyen választva a szűrési feltételek között. A listából közvetlen kompenzáló levelet lehet nyomtatni.
11.6. Számlatörzs A számlatörzs segítségével összesítő listában kérhetjük le a kartonok egyenlegeit, vagy partnerek egyenlegeit megadott kartonszámra. 19
A lista csak olyan partnerek vagy kartonszámokat listáz amelyeken van rögzített tétel.
11.7. Áfa analitika Előre beállított bevallási időszakra lehet lekérdezni az áfa analitikát a fizetendő és a levonható számlákra nettó/bruttó/áfa összeget százalékok szerinti oszlopokba rendezve. A lista lekéréshez az áfa karton kiválasztása kötelező.
11.8. Áfa bevallások 11.8.1. Áfa bevallás
20
Az áfa bevallás az áfa analitika kimutatásból összesítést készít a 65/650/651 áfa bevallás soraihoz igazodva. A listát az előre beállított áfa bevallási időszak szerint lehet lekérdezni. A programmal lehetőség van a különleges áfák kezelésére is. (pl: EU közösségi, fordított áfa, stb..) A lista a „Frissítés” gombbal kérhető le. 11.8.2. EU Áfa bevallás (A60) A programmal lehetőség van az A60-as EU-s áfa bevallás kitöltésére partnerenként (adószámonként) összesítve.
EU áfa készítéséhez elengedhetetlen a közösségi adószám kitöltése a partnereknél, illetve az országkód megadása. (8.5. fejezet)
11.9. Pénztárjelentés A pénztár kartonokról időszaki 21
pénztárjelentést tudunk lekérdezni képernyőre vagy le tudjuk menteni pdf formátumban, valamint a sorszámozott oldalakon ki is tudjuk nyomtatni. A nyomtatás során a program az IP számot automatikusan növeli. A pénztár kartonok beállításánál szükséges, hogy a „speciális kartonok”-nál a karton fel legyen rögzítve, mint pénztár karton (7.2.1. fejezet)
Formátuma a kézzel vezetendő pénztárjelentés mintájára készült, ugyanolyan adattartalommal (sorszám, bizonylatszám, megnevezés, bevétel, kiadás, nyitó-, és záróegyenleg. Címletezési lehetőség)
11.10. Grafikonok A Grafikon segítségével 2 tetszőlegesen választott kartonszám göngyölt záróegyenlegeit jeleníthetjük meg grafikonon.
A megrajzolt grafikon kinyomtathatjuk vagy képként elmenthetjük.
11.11. Kartonszámok A kartonszámok menüpontban listázhatjuk ki a cégnél használt számlatörzset. A szürke háttérben megjelenő kartonszámok gyűjtőkartonok. A gyűjtőkartonokra nem vihető fel tétel. A listában kereshetünk kartonszámra és kartonnévre egyaránt.
22
12. Nyomtatás: Az egységes nyomtatási előnézeten lehetőségünk van meghatározni, hogy mely oszlopokat szernénk látni a nyomtatáson. Az előnézetből nyomtathatunk közvetlenül a nyomtatóra, illetve készíthetünk PDF fájlt. A PDF fájlt akár e-mailben is elküldhetjük. A PDF fájl készítéséhez szükség van a PDF Creator ingyenes programra, amely virtuális nyomtatóként jelenik meg a számítógépen. PDF Creator az alábbi címről letölthető: http://ingyenszoftver.net/letoltes?did=1975
13. Egyenlegközlő levél A program segítségével készíthetünk egyenlegközlő levelet, illetve fizetési emlékeztetőt. A levél szövege szabadon megadható, így egyéni levelet tud készíteni ügyfelei részeére.
13.1. Levél készítése A levél létrehozáskor első lépésben ki kell választanunk a felső lenyíló menüben, hogy milyen típusú levelet szeretnénk elkészíteni. A levél szövegének megírása egy körlevél megszerkesztésére hasonlít ahol a szöveget egyszerűen létrehozzuk, majd a változó részeknél a jobb oldali listából választunk a változók közül. pl.: A cégnevet választva változóként, akkor a nyomtatásban a cégnév fog szerepelni.
A megírt egyenlegközlő, vagy fizetési emlékeztető levelet a „Rögzít” gombbal véglegesíthetjük, a levél szövege később bármikor szabadon módosítható.
13.2. Levél nyomtatása Ha elkészítettük levelünk szövegét, akkor már lehetőség van a levelek nyomtatásra is. Az alapvető adatok megadása után a „Levél nyomtatása” gombbal készíthetjük el a levél előnézeti képét, amelyből nyomtathatjuk az elkészült levelet. De lehetőség van PDF exportra is, vagy akár e-mail küldésre is. Az elkészült és kiküldött egyenlegközlő/felszólító levelek a 23
listába kerülnek, ahol bármikor megnézhetők, vagy akár újranyomtathatók.
14. Módosított számlák: A program minden módosítást és törlést rögzít, illetve biztonsági mentést hajt végre a számla előző állapotáról, így bármikor nyomon követhető, hogy a számlán ki és mikor milyen módosítást hajtott végre. A módosított számla előző állapotai is megtekinthetők, illetve a már törölt tételek is pár mozdulattal megtekinthetők.
15. Biztonsági mentés: 15.1. Biztonsági mentés készítése A biztonsági mentés segítségével, tömörített másolatot készíthetünk a teljes adatbázisról GBAK formátumban. (GBAK a FireBird adatbázis kezelő biztonsági mentés formátuma.) A fájlok a cél mappába kerülnek lementésre, amely lehet hálózati meghajtó, vagy akár egy pendrive. A biztonsági mentés fájljait ne a számítógépen tárolja.
15.2. Tanácsok biztonsági mentéshez A biztonsági másolat készítése csak az első lépés. Fontos személyes fájljainak és adatainak mindig rendelkezésre kell állniuk, amikor szüksége van rájuk. Az alábbiakban néhány hasznos ötletet olvashat ezek védelmére: • Juttassa ki az adatokat a házból vagy az irodából. A biztonsági másolatokat ne a számítógépen tárolja,
hanem egy külön szobában, tűzálló dobozban. Ha értékes papíralapú dokumentumait biztonsági széfben tartja, tárolja abban a biztonsági másolatokat tartalmazó lemezeket is. • Egynél több másolatot készítsen. A biztonsági másolatokat két külön helyen tartsa, így ha az egyik helyen valami baj történne, a másik példány még mindig rendelkezésre áll. • Tartson rendet a tárolt adatok között. Időről időre (főleg ha fizet a tárolásért) törölje a régi fájlokat. • Védje jelszóval adatait. Egyes adathordozó-formátumok jelszavas védelemmel vannak ellátva. Személyes vagy bizalmas adatok tárolásakor érdemes megfontolni ennek a szolgáltatásnak a használatát is.
15.3. Mentés visszaállítása A mentés visszaállítása a kicsomagolással lehetséges, amelyből a program új FDB adatbázisfájlokat generál. Vigyázzon, hogy külön mappába mentse le, ne írja felül meglévő adatait. A mentett adatbázisok visszaállítása csak helyi lemezeken alkalmazható, hálózati meghajtóra nem csomagolhatók ki az állományok. Mentés visszaállításhoz, adatbázisok mozgatásához kérje kollégáink segítségét.
24
16. Határidőnapló A határidőnaplóval figyelmeztetéseket helyezhetünk el cégenként előre megadott dátumra. Ezzel a beépített könnyen kezelhető határidőnaplóval feljegyezhet minden fontos teendőt, elintéznivalót, határidős munkát. Határidőnaplós bejegyzést készíthetünk az Egyéb->Határidőnapló menüpontba. Vagy a menűsor alatt található gyorsikonon.
A cégbe belépve a kiválasztott napon figyelmeztetés jelenik meg a bal felső sarokban. Az jobb felső sarokban mozgó ikonra kattintva előhívhatjuk a korábban rögzített figyelmeztető üzenetet. Az „OK” gomb lenyomásával tudomásul vettük az üzenetet, de nem töröltük a határidőnaplóból, így következő belépésnél újból figyelmeztetést kapunk (dátum után is), mindaddig míg az üzenetet nem töröljük.
17. Kimutatások A programban lehetőségünk van az előre beépített kimutatásokból választani. A kimutatások a felső menősorban érhetők el csoport szerinti rendezésben. A Kimutatásra kattintva, majd az időszak beállításai után a „nyomtat” gomb segítségével készíthetjük el a kimutatást.
18. Tárgyi-eszköz Az FK2 könyvelőprogram rendelkezik tárgyi eszköz nyilvántartó opcióval, amit a regisztráció során lehet aktiválni. Az opció a későbbiekben is bármikor hozzáadható a programhoz. Aktivált tárgyi-eszköz opció esetén a beállítások menüpontban lévő „Tárgyieszköz kezelése” jelölőnégyzet elérhetővé válik. Ha az adott cégnél 25
szeretnénk használni a tárgyieszköz opciót akkor a „Tárgyieszköz kezelése” opciónak bekapcsolva kell lenni. (Bekapcsolás követően a következő bejelentkezéskor lesz elérhető az adott menüpont) A tárgy-eszköz opció a „Tárgyieszköz” menüpontban érhető el, ahol beállíthatjuk a cég bevallási időszakát, valamint elindíthatjuk a tárgyi-eszköz programot. A szükséges adatbázist és beállítások a program az első tárgyieszköz indításkor hozza létre, amelyről felugró üzenetben is tájékoztat.
18.1. Tárgyi eszköz menü A tárgy-eszköz opció indítása után a főmenü jelenik meg, ahol az alábbi lehetőségek közül választhatunk:
•
Új eszköz felvitele
•
Nyitóleltár rögzítés
•
Eszközök (Összes eszköz listázása)
•
Leltár
•
Adatmásolás
•
Beállítások
•
É.CS. Lista
•
Partnerek (a könyvelő programban felvitt partnerek)
•
Kartonok ( akönyvelő programban felvitt karton számok)
•
Bevallás
•
Bevallási időszak
•
Kilépés
26
18.2. Beállítások
Ebben a menüpontban van lehetőségünk a tárgyi eszköz rögzítéshez és értékcsökkenés számításhoz szükséges alapadatok beállítására.
18.2.1. Besorolások Kartonszám szerint megadható az adótörvény és számviteli törvény szerinti értékcsökkenés százalékos értéke (leírási kulcsa). Egy kartonszámhoz több leírási kulcs is megadható. Itt van lehetőség továbbá a leírási kulcs módosítására, törlésére, valamint az eszköz nullára való kifutása esetén az átvezetési karton megadására is. A kartonszámok lekérésekor csak azok a kartonszámok kerülnek megjelenítésre, amelyek a könyvelő programban már tárgyieszköz kartonnak lettek megadva (8.1.fejezet)
18.2.2. Mennyiségi egység Különböző mennyiségi egységek adhatók a programhoz (pl.: Db,Db/csomag), a mennyiségi egységek cégenként külön vannak kezelve a programon belül.
18.2.3. Tárolási helyek A tárolási helyeket adhatjuk meg a cégen beül.
27
18.3. Nyitó adatok felvitele
A nyitóadatok felvitele menüpontban vihetjük fel azokat az eszközöket, amelyekre már korábban volt számolva értékcsökkenés. A értékcsökkenés százaléka közvetlenül nem írható be,csak az előre beállított leírási kulcsok közül választhatunk (18.2.1.fejezet), amelyek kartonszám szerint szűrve kérhető le. Ha számviteli értékcsökkenése is van az eszköznek, akkor a „Számviteli ÉCS” jelölőnégyzetet be kell jelölni.
18.4. Új eszköz felvitele
Az új eszköz felvitele menüpontban rögzíthetjük az új eszközöket. A program automatikusan felajánlja a soron következő leltári számot, a rögzítés hasonló a nyitóadatok felviteléhez (18.3.fejezet)
18.5. Adatok másolása Az adatok másolás segítségével a kiválasztott adatokat (gazdasági esemény, mennyiségi egység, leírási kulcs, tárolási hely) másolhatunk egyik cégből a másikba. A forrás részben ki kell választunk mely cégből szeretnénk másolni az adatokat.
28
18.6. Eszközök Az „Eszközök” menüpontban kérhető le az összes rögzített eszköz. Itt van lehetőség az eszközök adatainak módosítására vagy törlésére is.
További lehetőségek: •
Eszközök lekérése, több szűrési szempont szerint
•
Szűrt lista EXCEL exportja
•
Eszközöz gyors keresése
•
Eszköz módosítás/törlése
•
Ráaktíválás eszközre, vagy ráaktíválás törlése
•
Eladás, selejtezés
•
Terven felüli É.CS.
•
Egyedi nyilvántartó lap nyomtatása
•
Eszköz történetének lekérése
•
Dokumentumok (képek) hozzácsatolása eszközhöz fájlból, vagy lapolvasóról
Az eszközre való dupla kattintással belenézhetünk az eszköz adatlapjára, vagy akár módosítjuk is az adatait. (Ha nincs még zárolva eszköz).
29
18.6.1 Egyedi nyilvántartó lap készítése. Az eszközről a „Tárgyieszköz egyedi nyilvántartó lap” gomb segítségével nyomtathatunk adatlapot. Míg az „Összes tárgyieszköz nyomtatása” gomb segítségével az összes eszközről összesített listát kérhetünk le.
30
18.6.2. Eszköz története
Az eszköz története gomb segítségével átfogó listát kérhetünk le az eszköz eddigi előzményeiről. Lehetőségünk van a listát nyomtatni, vagy EXCEL exportot készíteni.
18.6.3. Eladás / selejtezés Az „Eladás/Selejt” gomb segítségével vezethetjük ki az adott eszközt. A felső részben kell kiválasztanunk, hogy eladás vagy selejtezéas történt-e, eladás esetén meg kell adnunk az eladási értéket. A dátum megadása minden esetben kötelező.
18.6.4. Terven felüli É.CS. A „Terven felüli É.CS.” segítségével egyéb értékcsökkenéseket vihetünk fel az adott eszközre.
18.7. É.CS. Lista Az É.CS. lista menüpontban van lehetőség az értékcsökkenés számítására, kivont és kifutott eszközök listázására adott időszakban, valamint időszakok zárására. Az É.CS. lista lekérése az „ÉCS számítás” gombbal történik, a lekéréskor az ÉCS lista összes listája kitöltésre kerül.
31
18.7.1. É.CS. Lista (értékcsökkenés számítás) Az É.CS. Lista karton szerinti csoportokban hozza a kiszámított értékcsökkenéseket a megadott időszakra. A lista alapértelmezetten az előre beállított bevallási időszaknak megfelelő időszakot állítja be. Lehetőségünk van egy karton csoportot is lekérni a listában. Ha az eszköz időközben leíródott, akkor a program automatikusan átsorolja egy előre megadott kartonszámra, amely a leírási kulcsban adható meg.(18.2.1.fejezet) A listában az eszközre kattintva bármikor megtekinthető az eszköz egyedi nyilvántartó lapja. 18.7.2. Időszakok Az időszak fül „Rögzít” gombja segítségével zárhatunk le egy számított időszakot. Az időszak zárása után az eszköz időszakra vonatkozó adatai már nem módosíthatóak. A zárást a töröl gomb segítségével oldhatjuk fel. (Ha szükséges) Mindig csak az utolsó időszakot törölhetjük. 18.7.3. Kartonok
A kartonok fül alatt lévő lista egy összesített listában tartalmazza, a számított értékcsökkenéseket valamint a bruttó és nettó záró összegeket karton szerint részletezve. 18.7.4. Tárgyidőszakban kivezetett eszközök
A tárgyidőszakban kivezetett eszközök lista az adott időszakban eladott vagy selejtezés által kivezetett eszközöket listázza kartonszám szerinti csoportokban. 18.7.5. Kifutott eszközök
A kifutott eszközök listában láthatjuk a tárgyidőszakban kifutott eszközök listáját, kartonszámokra lebontva. A lista a lekérhető egy adott kartonszámra vagy egy adott kartonszám kivételével is. 32
18.7.6. Adótörvény és számviteli törvény közti különbség
A adótörvény és számviteli törvény szerinti különbség külön listában is megtekinthető kartonszám szerinti bontásban összesítve.
33
