3. A Rendszer modul
3. A Rendszer modul A CCW+ ügyviteli rendszer használatát a Rendszer modulban elvégzendő beállításokkal, az általános és céghez tartozó törzsadatok kialakításával és rögzítésével kell kezdeni.
A modul egyes menüpontjai csak rendszergazdai feladatokat tartalmaznak. A modul feladata, hogy egy helyen gyűjtse össze az olyan beállításokat (alapvető paramétereket: pl. érvényes ÁFA kulcsok) és törzsadatokat, amelyek hatása az egész ügyviteli rendszerre, valamint több céges feldolgozási rendszer esetén egy adott cégre kiterjed, vagy a rendszer több moduljának működéséhez szükséges. Az itt felvett törzsadatok módosítása és bővítése általában elvégezhető a rendszer más moduljaiban is, ahol ezen adatok betallózására (beemelésére) lehetőség van. A modulban a Cégadatok, Céghez tartozó törzsadatok, Rendszer törzsadatok, Napi feladatok, Kezelési paraméterek és a vízszintes menüsor Listák címszó alá tartozó menüpontokban elvégzendő feladatok a Rendszer modulban elvégzendő általános feladatok. A Program adminisztrációk, Nyomtató paraméterek, és a vízszintes menüsor Adatbázis címszó alatti menüpontok rendszergazdai szintűek. Ezekben a menüpontokban történik • a rendszerbe bejelentkezők és a név szerinti jogosultságok meghatározása, • új adatbázisok és adatbázis kapcsolatok kialakítása és megszüntetése, 27
3. A Rendszer modul • a hálózati, vagy a lokális nyomtató paramétereinek beállítása, • valamint, ha szükséges, akkor a különböző gyűjtőkódok, számlaszámok export/importja, vagy bank által átadott deviza árfolyamok importálása. A speciális rendszergazdai feladatokra ebben a fejezetben nem térünk ki. A nyomtató paraméterek beállításáról, adatbázisok létrehozásáról, egymáshoz rendelésének és törlésének menetéről, valamint az export/import tevékenységek végzésének módjáról a 13. Az ügyviteli rendszer alkalmazása során szükséges számítástechnikai ismeretek fejezetben lesz szó.
3.1.
A rendszer modulban felvehető törzsadatok
Az ügyviteli rendszerben, több cég ügyvitele végezhető. Az egyik cég feldolgozásából, a másik cég feldolgozásába való átlépéshez, mindig a Főmenü → Cégváltás menüpontot kell kiválasztani. A cégek ilyen elkülönülése ellenére vannak közös meghatározások, és a céghez tartozó törzsállományok keretét megszabó törzsadatok, melyek használata, vagy konkrét törzsadatokkal való feltöltése nem kötelező minden cégre. Ha viszont egy cég szintjén üres egy ilyen állomány, akkor nincs mód egy másik cég ilyen nevű állományának használatára. 3.1.1.
Az egész ügyviteli rendszerre kiterjedő törzsadatok
Bank adatok: Cégünknek (felvett saját cégeinknek) vagy partnereknek a számlavezető bankjai. Az adatok felvétele folyamatosan történhet. Elsőként csak a saját bankjaink adatainak megadása kötelező, a többi partner bankjainak adatai később a munka során folyamatosan rögzíthetők. 1. Feladat Bank adatok: Erste Bank Rt. 1132 Budapest, Váci út 48. Válassza a Rendszer törzsadatokon belül a Bankadatok menüpontot! A feladat megoldását bemutató animációt és szimuláció itt tekintheti meg: Bank adatok, Bank adatok interaktív feladat. Új üzemmódban: 1. Írja be a bank nevét A Bank név mezőn kívüli többi mező kitöltése nem kötelező. 2. Rögzít: F2
28
3. A Rendszer modul Gyűjtő típusok: A Gyűjtő típusok menüpontban kell megadni azokat a csoportosításokat, melyek az analitikus gyűjtőkódok egy-egy csoportját fogják képezni. Például: a dolgozók, a költséghelyek, vagy a partnerek kódjait és megnevezéseit tartalmazó csoport. A rendszer mindenütt csak az azonos típusba tartozó kódokat kínálja fel egyszerre a kereséshez. Gyakorló feladatokhoz fogadjuk el a Cobra rendszer által felkínált lehetőségeket! Események: Az Események menüpont alatt a rendszer tartalmazza a legalapvetőbb eseményeket, melyek egy része, mint például a Fizetés felszólítás, vagy a Kamatterhelés a pénzügyi modul által generálódhatnak. Az események a Partnernyilvántartó modulban, a Partner adat menüpont alapján megnyíló ablak, Történet menüpontjában használhatók fel. Az ott megnyíló ablakban a partnerhez különböző adatok vehetők fel, pl. a partnerrel kapcsolatos események (versenytárgyalás, helyszíni megbeszélés, árajánlat küldés, stb.), azok időpontjai és tetszőleges hosszúságban megadható leírása. Ezen adatokból egy partnerkapcsolat története állhat össze. Késedelmi kamat: Ebben a menüpontban kell definiálni folyamatosan a naptári dátumtól függő késedelmi kamatszázalékot. 2. Feladat A feladat megoldását bemutató animációt itt tekintheti meg: Késedelmi kamat. 1. Lépjünk be a menüpontba! 2. Új üzemmódban: 3. Érvényes: ide írja be 2005.05.01 4. KAMAT ÉRTÉKE: 17,00
ÁFA kulcs: Az ÁFA kulcs menüpontban kell adókulcs változás esetén megadni az új ÁFA kulcsokat, valamint a hatálybalépésük dátumát. A szoftverfejlesztő cégek ezt a menüpontot karbantartják! Előírt feladatok: A Napi feladatok címszó alatti Előírt feladatok menüpontban lehetőség van az ügyviteli rendszerbe bejelentkező dolgozók részére határidős feladatok előírására, és teljesítés esetén a teljesítés időpontjának rögzítésére. A Teljesítés dátuma mezőt (Módosít üzemmódban), a kijelölt felhasználó töltheti ki és rögzítheti. Az Új üzemmód csak a rendszergazdai jogkörrel rendelkező dolgozó részére aktív, feladatokat csak rendszergazda írhat elő. A Felhasználó mezőben, legördülő listából kell kiválasztani azt a dolgozót, akinek a részére feladatot akarunk előírni. A Határidő és a Feladat mezők kitöltése kötelező. 29
3. A Rendszer modul Lejárt határidők: Lejárt határideje lehet napi feladatnak, vevő vagy szállítói állomány időben ki nem fizetett tételének és igazolandó számlatételnek. • Ha a Napi feladatok megnevezést választjuk, és a Határidős adatok gombra kattintunk, akkor megnyílik a Lejárt határidejű feladatok ablak. • Ha a Vevő/Szállító számlák megnevezést választjuk, akkor több pénzügyi adatbázis közül is választhatunk. • Ezután a Határidős adatok gomb hatására megnyílik a Lejárt határidejű számlák ablak. • Az Állomány mezőbe a pénzügyi modul állományaiból választunk. Az Összes számla kapcsoló beállítása esetén a megadott időszakban kiegyenlített számlák is megjelennek a felsorolásban. • Ha az Igazolandó számlatételek megnevezést választjuk, akkor az előbbiekhez hasonló beállításokra van lehetőség. Mindhárom beállításnál, a Keresés gomb hatására kilistázódnak az ablak alsó részében, a beállított keresési paramétereknek megfelelő adatok. 3.1.2.
Céghez tartozó törzsadatok
A céghez tartozó törzsadatokat, ha több céget is felveszünk egy ügyviteli rendszerbe, minden céghez külön-külön kell felvételezni. Ha van olyan törzsadat, amely több cégre közel azonos (pl. a főkönyvi számlaszámok), akkor a többszöri adatrögzítés elkerülhető az adott törzsállomány export/import-jának alkalmazásával. Az export és import végrehajtásának módjáról a 13.5. Export-import műveletek a Cobra rendszerben cím alatt olvashat. Fontos: Egy új cég létrehozása után mindaddig az előző cég adatbázisában dolgozunk, amíg a Főmenüben a Cégváltás funkcióval át nem váltunk az új cég adatbázisára! Cégváltás előtt bármilyen adatfelvitel az előző cég adatállományában kerül rögzítésre! Cég adatok A Cég adatok menüpont alapján megnyíló ablakban lehet a cég adatait megadni, és új céget felvenni. Az ügyviteli rendszer telepítése után a Cobra demo felhasználó nevet, tetszés szerinti névre módosíthatjuk, Módosít Üzemmódban. Az új cég adatainak rögzítésekor a rendszer automatikusan létrehozza a kiválasztott modulokhoz szükséges adatbázisokat. Azaz mindazokat az adatbázisokat, amelyekre a jogosultságot a cég megszerezte. (Pl. Partner, Rendszer, Főkönyv, Pénzügy) A Cég neve mezőn kívül a többi mező kitöltése nem kötelező (Számlázó modul alkalmazása esetében a minta feladat szerint kell eljárni!). Ha a Bankszámla mezőt kitöltjük, akkor a program ellenőrzi (ellenőrző szám és a hozzákapcsolódó algoritmus segítségével), hogy egy lehetséges bankszámla30
3. A Rendszer modul számot adtunk-e meg. Ha a cég számlavezető bankot vált, vagy bármilyen adata módosul, akkor a módosítás időpontjától, az új adatok lesznek érvényesek. (Pl. számla kiállítás.) 3. Feladat A Kanári Kft-nek fogunk könyvelni, ezért adatait a Cégadatok menüpontban adjuk meg. Vállalkozásunk neve: Kanári Termelő és Szolgáltató Kft Címe: 1121 Budapest, Cirmos u. 5. Adószáma: 10254344-2-41 TB Törzs-szám: 10254344 Bank: MKB Bank Rt Számla szám: 10300002-20370013-00003285 A feladat megoldását bemutató animációt itt tekintheti meg: Cég adatok. 1. Lépjünk be a Törzsadatok menüpontba! 2. Új üzemmódban: 3. Cég neve:
Kanári Termelő és Szolg. Kft
4. Ir.szám:
1121
5. Város:
Budapest
6. Utca:
Cirmos u. 5.
7. TB törzsszám:
10254344
8. Adószám:
10254344-2-41
9. EU adószám:
HU-10254344-2-41
10. Bank név:
Tallóz gombbal a program megnyitja a Bank adatok menüpontot és itt válassza ki az MKB-t!
11. Bankszámlaszám: 10300002-20370013-00003285 12. Rögzít: F2
Számlaszámok A céghez tartozó törzsadatok közül a Számlaszámok menüpont alapján megnyíló ablakban, a főkönyvi számlatükör szerinti kontír számokat (kódokat) kell a rendszerben definiálni. A számlaszámok maximum hat számjegyűek lehetnek. Célszerű felvenni a teljes számlatükröt (a számla osztályokat, számla csoportokat, számlákat és alszámlákat), iskola példát kivéve. Így egy áttekinthetőbb, későbbi bővítés esetén praktikusabb számlatükröt kapunk. A számlák megnevezése maximum 30 karakterből állhat. Szükség esetén a megnevezésekhez megfelelő rövidítéseket kell alkalmazni.
31
3. A Rendszer modul
A főkönyvi számlatükör TXT állományból importálható. Erről bővebben olvashat a 13.5. Export-import műveletek a Cobra rendszerben cím alatt. Az importálást bemutató animációt itt tekintheti meg: Számlatükör importálása. A tananyag végén található számlatükör adatait rögzítse a következő módon 4. Feladat A feladat megoldását bemutató animációt itt tekintheti meg: Számlaszámok. 1. Lépjünk be a Számlaszámok menüpontba! 2. Új üzemmódban: 3. Számlaszám: 3811 4. Név: Bolti Pénztár 5. Rögzít:
32
3. A Rendszer modul Folytassa egyedül a következő számlákkal: 4545 Beruházási szállítók, 3841 MKB Elszámolási betétszámla, 311 Belföldi vevők, 467 Fizetendő áfa, 466 Előzetesen felszámított áfa. A számlaszámok bármilyen sorrendben felvihetők! Gyűjtőkódok A Gyűjtőkód menüpont alapján megnyíló ablakban lehet felvenni a gyűjtőkódokat (partner, munkaszám, költséghely stb.) amelyekre szükség lesz az analitikus feldolgozásnál, a különböző vetületű kimutatások készítéséhez. Fontos: A Gyűjtőkód és Megnevezés rögzítéséhez a gyűjtőkód típusát definiálni kell. Az ügyviteli rendszer telepítésekor automatikusan létrejönnek az alapvető gyűjtőtípusok, mint például a Munkaszám, vagy Költséghely. Ha a már létező gyűjtő típusoktól eltérő típust (például: üzem, projekt, stb.) akarunk alkalmazni, akkor előzőleg a szükséges gyűjtő típust fel kell vennie a Gyűjtő típusok menüpont segítségével, vagy a Gyűjtőkód menüpont alapján megnyíló ablak Új típus funkciója segítségével. Lehetőség van az alapvető gyűjtőtípusok megnevezésének módosítására is, például a Dolgozók gyűjtőtípus Munkatárs megnevezésre módosítható. A gyűjtőkódok felvitelére a Gyűjtőkódok menüpontban van lehetőség. Fontos: Mivel az analitikus kódok egy törzsadat állományt alkotnak típustól függetlenül, a különböző gyűjtőkód típusba tartozó két kód nem lehet azonos. Felvételkor, az ablak bal felső sarkában a Típus mezőben kell kiválasztanunk a rögzítendő gyűjtőkód típusát, majd ezután kell megadni a Kód mezőben maximum 6 karaktert felhasználva a kódot. A gyűjtőkód nevét maximum 30 karakterben adhatjuk meg. Megjegyzés: TXT állományból a gyűjtőkódok és megnevezésük importálása lehetséges. Erről bővebben olvashat a 13.5. Export-import műveletek a Cobra rendszerben cím alatt.
33
3. A Rendszer modul 5. Feladat A megadott partner és munkatárs kódokat rögzítsük! Partnerkódok: Szállítók: Anyagellátó Rt. Vevők: Király & Trsa Kft, Budapest, Etele u. 56. Munkatársak: Holnap Mária A feladat megoldását bemutató animációt itt tekintheti meg: Gyűjtőkódok. Új üzemmódban: 1. Típus: válasszuk a Partner megnevezést 2. Kód: an 3. Gyűjtőkód neve: Anyagellátó Rt 4. Rögzít: A vevő gyűjtőkódot rögzítse ugyanitt! A munkatárs gyűjtőkódhoz: Új üzemmódban: 1. Típus mezőben válassza a Munkatárs (vagy Dolgozók) megnevezést 2. Kód: ho 3. Név: Holnap Mária 4. Rögzít:
Mérlegsorok A Mérlegsor menüpontban a mérleg, vagy akár az egész éves beszámoló, vagy más állandóan szükséges a főkönyvi számlaszámokra gyűjtött könyvelésekből elkészíthető sorokat vehetünk fel. Célszerű a sorok sorszámát úgy megadni, hogy ne használjuk ki mind a hat helyet, ha később a gyűjtést bővíteni akarjuk, akkor arra legyen lehetőség. A Mérlegsor kód: sorszám jellegű kód. A Főkönyvi modulban érvényesíthető célok érdekében az egy táblázatba tartozó gyűjtés sorait egy intervallumban kell felvenni. A jelen menüpontban meghatározott és rögzített sorokhoz a főkönyvi számlaszámokat a Főkönyvi modulban rendelhetjük hozzá. Fizetési módok A Fizetési módok menüpontban az alkalmazott fizetési feltételeket tartalmazó módokat rögzítjük. Ezeket a fizetési módokat a Partner modulban, valamint a számlakészítés során tudjuk alkalmazni.
34
3. A Rendszer modul A Fizetési mód név mezőben a fizetési mód nevét és a Fizetési határidő mezőben adott számla kiállításától számított türelmi napok számát kell megadni. 6. Feladat A feladat megoldását bemutató animációt itt tekintheti meg: Fizetési módok. 1. Lépjen be a Fizetési mód menüpontba 2. Módosít üzemmódban: 3. A 3. 4. 5. fizetési módot az alábbiakra változtassa meg! Ne feledjen minden változtatást Rögzíteni! Fizetési mód:
Átutalás 15 nap Átutalás 10 nap Átutalás 30 nap
4. Felhasználók menüpontban Módosít üzemmódban a Cobra felhasználó nevet írja át Kanári Kft-re!
Árformák Az Árformák menüpontban a Számlakészítő modulban és az Anyag modulban alkalmazni kívánt árformák megnevezését módosíthatjuk, illetve új árformákat vehetünk fel tetszőleges számban. Deviza árfolyam A Deviza árfolyam menüpontban adhatók meg törzsadatként az alkalmazott devizanemek árfolyamai. A deviza árfolyamokat törzsadatként folyamatosan vezetjük, a rendszer a megadott dátumtól az érvényes deviza árfolyamokat kínálja fel a modulokban. A rendszer tartalmaz általánosan használt deviza nemeket, de szükség esetén ezek száma tetszőlegesen bővíthető. A Deviza árfolyam egyedileg is megadható a feldolgozás folyamán, továbbá, ha a jelen menüpont alapján előre meghatározzuk a deviza árfolyamát, a konkrét felhasználási helyen azt felülbírálhatjuk. Minősítés A Minősítés menüpont alapján megnyíló ablakban, lehetőség van a modulban installáláskor létrejött minősítés megnevezéseit módosítani a kívánt megnevezésekre. A minősítés törzsadatot a pénzügyi modul minősítés funkciója alkalmazza. A meglévő öt minősítés megnevezése módosítható.
35
3. A Rendszer modul
3.2.
Kezelési paraméterek
Az Általános használati kérdések címszó alatt bemutatott funkciókon kívül itt az Adat státusza megnevezés és a hozzárendelt billentyűzet hozzárendelést mutatjuk be. Erre a funkcióra akkor lehet szükség, ha ugyanabban az ügyviteli rendszerben és ugyanabban az állományban több felhasználó is dolgozhat (írhat, módosíthat), és kétségessé vált, hogy egy bizonyos tételt ki hozott létre, vagy ki módosította azt. Az állományban kijelölünk egy tételt vagy rögzített bizonylatot, a klaviatúrán a CTRL és F3 billentyűket egyidőben lenyomva, megjelenik egy ablak, amelyben meggyőződhetünk arról, hogy a kijelölt tételt, bizonylatot ki és mikor hozta létre, ki és mikor módosította. A Rendszer modul Kezelési paraméterek menüpontjában az alapbeállításhoz tartozó billentyűzet kiosztás, és egyéb alapbeállítások megváltoztathatók. Az eszközölt megváltoztatásokat a rendszer tárolja, de ha vissza akarunk térni az eredeti alapbeállításra, akkor az Alapbeállítás gomb és a Rögzít gomb segítségével viszszatérhetünk. A Billentyűzet hozzárendelések megváltoztatásánál ügyelni kell az egyértelműségre. Nem javasoljuk, hogy a tanulás ideje alatt a billentyűzet hozzárendelést az alapbeállítástól eltérőre megváltoztassa. Az Általános paraméterek részben, alapbeállítás esetén jelölt állapotban van az Új módban a [RÖGZÍT] kitörli a mezőket kapcsoló. Ha a kapcsoló megjelölését megszüntetjük, akkor rögzítés után a felvételezésre szolgáló mezőkben benne maradnak az utoljára felvett adatok. Ez a beállítás akkor hasznos, ha az egymás után felvett tételek adatai csak kis mértékben térnek el egymástól, és az előző tétel adatait módosítva lehet beírni a következő tétel adatait. Fontos: A Kilépés ellenőrzés nélkül kapcsolók bármelyikének beállítását csak nagyon gyakorlott és biztos kezű felhasználó teheti meg, tehát a tanulás idejére egyáltalán nem javasoljuk.
3.3.
Jogosultságok megadása
Az e pontban leírtak ismerete és alkalmazása akkor szükséges, ha az ügyviteli rendszer egyazon telepítését több tanuló is használja. A különböző gazdasági események rögzítéséért, módosításáért, egy cégen belül más-más személy felelős, a betekintési jog is lehet különböző. Előfordulhat az is, hogy egy rendszeren belül több cég ügyviteli rendszere van kialakítva, és minden cég adatbázisának eléréséhez másoknak van jogosultságuk. Az ügyviteli rendszerben a jogosultságoknak az a szerepe, hogy elhatárolja a felelősséget, valamint meg lehessen akadályozni a jogtalan betekintést. 36
3. A Rendszer modul A Program adminisztrációk címszó alatti Felhasználók menüpont, vagy a vízszintes menüsor Rendszer adatok → Felhasználók a rendszerben menüpont alapján megnyíló ablakban vehetők fel azok a személyek, akik a rendszerbe beléphetnek, illetve akiknek jogosultságuk van az egyes modulokban bizonyos feladatok végrehajtására. A menüpont alapján megnyíló ablakban az Új és Módosít üzemmód csak a Paraméter adatbázisban is rendszergazda joggal rendelkező számára aktív, továbbá a felhasználókhoz tartozó Jelszó mező is csak a rendszergazda számára olvasható.
A Cobra ügyviteli rendszer értelmez Alap jogosultságot, amely a felhasználó alapvető mozgásterét határozza meg, valamint ebből kiindulva a különböző modulokhoz, vagy kialakított cégek adatbázisaihoz definiálhatók más-más hozzáférési (Egyedi) jogok. Megjegyzés: Ha egy új adatbázist definiálunk egy létező modulon belül, akkor az adatbázis definiálásakor is meg kell adni az alapjogosultságot. Az ott kiválasztandó Alapjogosultságot nevezzük modul jogosultságnak. Az új adatállomány definiálásakor célszerű a kiválasztott modulhoz olyan Alapjogosultságot meghatározni, amely a legjellemzőbb lesz azokat a felhasználókat tekintve, akiknek a neve rögzítésre kerül a Felhasználók menüpontban. A legmagasabb szintű jogosultság a Rendszergazda jogosultság.
37
3. A Rendszer modul Például új felhasználó felvételét, régi felhasználó törlését, (inaktiválás), jogosultságok megváltoztatását, szüneteltetését csak a Paraméter adatbázishoz rendszergazdai joggal rendelkező végezheti, de az adott modulban állományok létrehozásához és törléséhez is ez a jogosultság szükséges. A más modulokhoz biztosított rendszergazdai jog mellett bárkinek lehet a Paraméter adatbázishoz bármilyen alacsonyabb szintű joga. A normál munkavégzéshez az Ir/Töröl jogosultság szükséges. A gazdasági eseményekhez tartozó adatok rögzítését és módosítását biztosítja. Semmi jogosultság: adott felhasználónak egyes cégek moduljai vonatkozásában rendszergazdai, írás, vagy olvasási joga van és más cégek moduljaiban rögzített gazdasági események adataiba még betekintési joggal sem rendelkezik. Ha a Cobra rendszerben a felhasználónak olyan jogosultságot kell meghatározni, amelyhez nem elég az alapjogosultság megadása, akkor azt két lépésben kell elvégezni. 1. Az alapjogosultságot rögzíteni kell minden felhasználó részére, majd 2. Módosít üzemmódban a Jogosultságok egyedileg menüpont alapján megnyíló ablakban a rögzített nevekhez, minden névhez külön-külön a definiált cégenként, és adatbázisonként, más-más jogosultságok megadása. 3.3.1.
Felhasználói alapjogosultság
Amikor egy felhasználó felvételre kerül akkor a Felhasználó menüpont Új üzemmódjában, rögzítés előtt a következő tábla szerinti adatokat adja meg a rendszergazda. Az Alapjogosultsága mezőbe legördülő menüből kell kiválasztani a felhasználóra legjellemzőbb jogosultságot, amellyel a legtöbb cég adatbázisában és moduljaiban rendelkezni fog. Ezt a jogosultságot nevezzük felhasználói alapjogosultságnak.
A felhasználó adatának meghatározása után az adatokat rögzíteni kell, mert Új üzemmódban további adat nem határozható meg. Rögzítés után a felhasználóval kapcsolatos adatok megjelennek a felhasználók felsorolására szolgáló táblázatban. A táblázat Jelszó mezőjében „legelso” szó szerepel, amely azt jelenti, hogy a felhasználó még nem rendelkezik jelszóval. A jelszót a felhasználó megadhatja első bejelentkezése alkalmából, de a rendszergazda is rögzítheti. Ha a rendszergazda ad jelszót, akkor elvégezheti Módosít üzemmódban. A Jelszó gombra kattintás után megjelenő ablakban a felhasználó bejelentkezési nevéhez kapcsolódó jelszó rögzíthető. 38
3. A Rendszer modul A jelszó akkor válik rögzítetté, ha egymás után kétszeri beírás azonos. Egyébként a rendszer nem változtatja meg az előző állapotot. Ha a felhasználónak az első bejelentkezésekor még nincs rögzítve jelszó, akkor azt egyszeri beírás után rögzíti az ügyviteli rendszer. Ilyenkor különös jelentősége van a jelszó hibátlan beírásának és megjegyzésének, mert az első jelszó beírásakor, a beírással egy időben, amit beírunk felülíródik csillaggal, hasonlóan a normál bejelentkezéshez, amikor a rendszer a tényleges jelszót hasonlítja össze a beírttal. 3.3.2.
Jogosultságok egyedileg
A felhasználó tényleges jogosultságát, (cégenként és modulokon belüli jogot értünk), Módosít üzemmódra váltva határozza meg a rendszergazda. A Semmi alapjogosultsággal felvett felhasználó sorára kattintva, Módosít üzemmódban, a FELHASZNÁLÓK ablak alsó részében, minden mező és jogosultság meghatározó gomb aktív állapotra vált. Ezután a felhasználó modulokra vonatkozó jogosultságát az ablakrész jobboldalán elhelyezkedő négy gomb segítségével lehet meghatározni. Ez a jogosultság mindenhol gombra kattintással azt határozhatjuk meg, hogy a felhasználónak az ügyviteli rendszer minden cégének minden adatbázisában, a nevéhez meghatározott felhasználói alapjogosultság legyen érvényes. Mindenhol az alapjogosultság gombra kattintással azt határozhatjuk meg, hogy az ügyviteli rendszer minden cégének minden moduljában, az adott modul adatbázisának az alapjogosultsága lesz érvényes a kijelölt felhasználóra. Minden jogosultság törlése gombra kattintással azt határozhatjuk meg, hogy a felhasználónak az ügyviteli rendszer minden cégének minden moduljában az eddig meghatározott jogosultsága törlődjön. Ha a felhasználó minden céghez és modulhoz kapcsolódó jogosultságát a Jogosultságok egyedileg menüpont segítségével határozzuk meg, akkor a menüpont alapján megnyíló ablakban csak Új üzemmódra van lehetőség. Az ablakban felsorolásra kerül az ügyviteli rendszer összes adatállománya, és a felsorolás alatt mindig a kijelölt adatbázis alap jogosultsága, és a felhasználó alap jogosultsága jelenik meg. Minden kiválasztott adatbázishoz egyenként kiválasztható a Felhasználó jogosultsága a választott adatbázishoz legördülő menüből, amely a felhasználó részére biztosítandó jogosultság.
39
3. A Rendszer modul
Minden kijelölt adatbázishoz kiválasztás után a rögzítést el kell végezni. Rögzítés után az adatbázis sorában a Jogosultság oszlopban a kiválasztott jogosultság kiíródik.
40
3. A Rendszer modul
3.4.
Lekérdezések a modulból
A modul vízszintes menüsorának Listák → Törzs listák menüpontja alapján megnyíló ablakban lehetőség van a Rendszer modulhoz tartozó listák megjelenítésére és kinyomtatására. A Lista típusa négyállású kapcsolóval állítható be, hogy mely állományról akarunk listát készíteni. • Számlaszám: Számlatükör nyomtatás • Gyűjtőkód – Gyűjtő típus: A felvett gyűjtőkódok listázása • Árfolyam: Árfolyamok listázása dátumtól dátumig • Adatbázis – Cég: Az ügyviteli rendszer minden céghez tartozó adatbázisának az útvonala, cégenként új lapot kezdve kilistázódik.
41
3. A Rendszer modul
Ellenőrző kérdések 1. Melyek a cégtől független törzsadatok az alább felsoroltak közül? a) fizetési módok b) áfa kulcsok c) bankadatok d) mérlegsorok e) irányítószámok Segítség a megoldáshoz: 3. A Rendszer modul. 2. Melyek a céghez tartozó törzsadatokat? a) mérlegsorok b) gyűjtőkódok c) áfa kulcsok d) fizetési módok e) események Segítség a megoldáshoz: 3.1. A Rendszer modulban felvehető törzsadatok. 3. A Kanári Kft adatai megváltoztak, módosítsa azokat! Cím: 1025 Budapest, Pasaréti út 8. Adószám: 11936536-2-13 Segítség a megoldáshoz: Cég adatok. 4. Új főkönyvi számlaszámokat rögzítsen, ill. a meglévőt módosítsa! 473 Magán nyugdíjpénztári kötelezettség 4621 Munkaviszonyból származó Szja elsz.szla Törölje a következő számlaszámot! 4542 Külföldi szállító Segítség a megoldáshoz: 3.1.2. Céghez tartozó törzsadatok/Számlaszámok. 5. Pótolja a hiányzó szavakat! A Gyűjtőkód, a főkönyvi számlaszámokhoz hasonlóan .........., ráfordítások, és ............ gyűjtéséhez, bontásához és csoportosításához felhasználható kódok, melyek vetületében értékelések, elemzések és összehasonlítások (utókalkulációk, kimutatások) készíthetők Segítség a megoldáshoz: 3.1.2. Céghez tartozó törzsadatok/Gyűjtőkódok. 42
3. A Rendszer modul 6. A számlázó modulhoz hány Fizetési mód definiálható? a) egy b) öt c) bármennyi Segítség a megoldáshoz: 3.1.2. Céghez tartozó törzsadatok/Fizetési módok. 7. Az Rendszer modulból milyen lekérdezések nyomtathatók? Segítség a megoldáshoz: 3.4. Lekérdezések a modulból.
43
3. A Rendszer modul
Megoldások 1. Cégtől független törzsadatok b) c) e) 2. Céghez tartozó törzsadatok a) b) d) 3. Cég adatok menüpont alapján megnyíló ablakban Módosít üzemmód: A cég cím és adószám adatait kellett módosítani. Rögzít: Az adatok módosításának időpontjától az újonnan kiállított bizonylatokon (számla, munkalap, stb.) az új adatok jelennek meg, és nem terjed ki a módosítás a megelőzően kiállított bizonylatok (számlák, munkalapok, stb.) adat állományában tárolt adatainak módosítására. 4. Számlaszámok menüpontban: Felvétel Új üzemmódban a Számlaszám és a főkönyvi számlához tartozó Név mezők kitöltésével és Rögzítéssel történik. Megnevezés módosítása Módosít üzemmódban végezhető. Törlés Módosít üzemmódban, a törlendő főkönyvi számlaszám sorának a kijelölésével, és a Töröl gombra kattintással történik. A főkönyvi számla megnevezéséhez tartozó számlaszámot nem lehet módosítani, ha már könyveltünk a számlára! 5. A Gyűjtőkód, a főkönyvi számlaszámokhoz hasonlóan költségek, ráfordítások, és bevételek gyűjtéséhez, bontásához és csoportosításához felhasználható kódok, melyek vetületében értékelések, elemzések és összehasonlítások (utókalkulációk, kimutatások) készíthetők. 6. A Rendszer modulból listázható kimutatások: – Főkönyvi számlatükör, – Gyűjtőkód listák, – Deviza árfolyamok,
44
