FPB Order Set 1.3 Functionele procedurebeschrijving BB en rechtstreeks orderverkeer

FPB Order Set 1.3

Functionele procedurebeschrijving BB en rechtstreeks orderverkeer

Bestandsnaam

: GH05013v1.2 FPB Order Set 1.3.doc

Bestandsnummer

: GH/060706

Datum laatste wijziging

: 21-7-2009

Documentversie/release

: 1.2

Documentstatus

: Definitief

Florecom

Order Set 1.3

functionele procedurebeschrijving

Copyright © Florecom, 2009 Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of enig andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van stichting Florecom. Voor toestemming neemt u contact op met: Stichting Florecom, Postbus 205, 1430 AE Aalsmeer.

Disclaimer Florecom besteedt de uiterste aandacht aan de informatie die zij via haar website en FTPsite verspreidt. Florecom kan echter niet instaan voor de juistheid, volledigheid en tijdigheid van die informatie. Aan de informatie op de website en FTP-site kunnen dan ook geen rechten worden ontleend. Florecom sluit alle aansprakelijkheid uit voor enigerlei schade, direct of indirect en van welke aard dan ook, die voortvloeit uit of in enig opzicht verband houdt met het gebruik van deze sites of de daarop geplaatste informatie, danwel met de onmogelijkheid om deze sites of de daarop geplaatste informatie op enig moment te raadplegen. Verwijzingen naar andere websites en hyperlinks zijn slechts opgenomen ter informatie van de bezoeker van deze site. Florecom staat niet in voor de inhoud of betrouwbaarheid, in welk opzicht dan ook, van die websites en hyperlinks. Florecom behoudt zich alle rechten voor met betrekking tot de op deze sites geplaatste informatie. Openbaarmaking langs andere weg of bewerking van die informatie is niet toegestaan zonder voorafgaande toestemming van Florecom. 2

24-juli-2009

Florecom

Order Set 1.3


INHOUDSOPGAVE 1.

WIJZIGINGSBLAD ..................................................................................................................................... 5

2.

INLEIDING................................................................................................................................................... 7

3.

FLORECOM BERICHTENSET VOOR BB ORDERVERKEER ............................................................ 7 3.1 ROL VAN BB IN HET ORDERVERKEER ...................................................................................................... 7 3.1.1 actieve bemiddelingsrol .................................................................................................................. 7 3.1.2 passieve bemiddelingsrol ................................................................................................................ 7 3.2 SCHEMA FLORECOM BERICHTUITWISSELING BB ...................................................................................... 7 3.2.1 schema actieve bemiddelingsrol BB ............................................................................................... 8 3.2.2 schema passieve bemiddelingsrol BB ............................................................................................. 8 3.3 GEBRUIKTE BEGRIPPEN ............................................................................................................................ 8 3.3.1 commerciële transactie ................................................................................................................... 8 3.3.2 betrokken partijen ........................................................................................................................... 8 3.3.3 afleverlocaties (specifiek en generiek) ............................................................................................ 9 3.3.4 overslaglocatie ................................................................................................................................ 9 3.3.5 verzamelorder ................................................................................................................................. 9 3.3.6 eenheidsorder ................................................................................................................................. 9 3.3.7 producten ........................................................................................................................................ 9 3.3.8 Koperordernummer ...................................................................................................................... 10 3.4 TOEPASSING VAN EDI ........................................................................................................................... 10 3.4.1 routinematige transacties.............................................................................................................. 10 3.4.2 lange termijntransacties................................................................................................................ 10 3.5 ACTIVITEITEN VAN BB IN HET EDI VERKEER ........................................................................................ 10 3.5.1 EDI front office ............................................................................................................................. 10 3.5.2 EDI monitor .................................................................................................................................. 10 3.5.3 commerciële dienstverlener .......................................................................................................... 10 3.5.4 logistieke dienstverlener ............................................................................................................... 11 3.5.5 financiële dienstverlener ............................................................................................................... 11 3.6 VERDERE INHOUD VAN DIT DOCUMENT ................................................................................................. 11

4.

HET PLAATSEN VAN EEN FLORECOM VERZAMELORDER ........................................................ 12 4.1 AANBIEDINGEN ALS UITGANGSPUNT ...................................................................................................... 12 4.2 HANDMATIG AANMAKEN VAN EEN VERZAMELORDER ............................................................................ 12 4.2.1 vastleggen kopgegevens ................................................................................................................ 12 4.2.2 selectie uit aanbod ........................................................................................................................ 12 4.2.3 vrije ingave ................................................................................................................................... 13 4.2.4 bestellen ........................................................................................................................................ 13 4.2.5 vastleggen beladingdichtheid ....................................................................................................... 14 4.3 GEAUTOMATISEERD AANMAKEN VAN EEN VERZAMELORDER ................................................................ 14 4.4 ORDERSTATUS VAN DE VERZAMELORDERREGEL ................................................................................... 14 4.5 VERZENDEN VAN DE VERZAMELORDER ................................................................................................. 14

5.

BEHANDELING VAN VERZAMELORDERS DOOR BB ................................................................... 15 5.1 ONTVANGST VAN DE VERZAMELORDER ................................................................................................. 15 5.2 CONTROLE VAN DE ALGEMENE ORDERGEGEVENS .................................................................................. 15 5.3 OPSLAG IN DE BB DATABASE ................................................................................................................. 15 5.4 VERWERKING DOOR BB ........................................................................................................................ 15 5.4.1 Florecom capabele verkopers ....................................................................................................... 15 5.4.2 niet Florecom capabele verkopers ................................................................................................ 15 5.4.3 onbenoemde verkopers ................................................................................................................. 16

6.

AANMAKEN VAN EEN ORDERRESPONS DOOR DE FLORECOM VERKOPER ........................ 17

3

24-juli-2009

Florecom

Order Set 1.3


6.1 VERWERKING VAN FLORECOM EENHEIDSORDERS ................................................................................. 17 6.1.1 ontvangst van de eenheidsorders .................................................................................................. 17 6.1.2 controle van de berichten ............................................................................................................. 17 6.2 OPSLAG IN DE VERKOPERSAPPLICATIE ................................................................................................... 17 6.3 BEANTWOORDEN VAN ORDERREGELS .................................................................................................... 17 6.3.1 ‘geaccepteerd’ .............................................................................................................................. 17 6.3.2 ‘geaccepteerd na overleg’ ............................................................................................................ 17 6.3.3 ‘in afwachting’ .............................................................................................................................. 19 6.3.4 ‘niet geaccepteerd, omdat’ ........................................................................................................... 19 6.3.5 ‘afgewezen’ ................................................................................................................................... 19 6.4 VERZENDEN VAN DE EENHEIDSORDERRESPONS ..................................................................................... 19 6.4.1 bundelen van orderresponses ....................................................................................................... 19 6.4.2 responstijdslimiet .......................................................................................................................... 20 6.4.3 voortgangsstatus ........................................................................................................................... 20 7.

VERWERKING VAN EENHEIDSORDERRESPONSES DOOR BB .................................................. 21 7.1 ONTVANGST VAN DE EENHEIDSORDERRESPONSES ................................................................................. 21 7.1.1 verwerking in de database ............................................................................................................ 21 7.1.2 controle op reactietijdslimiet ........................................................................................................ 21 7.2 BEHANDELING VAN AFGEWEZEN ORDERREGELS .................................................................................... 21 7.3 AFHANDELING VOOR NIET FLORECOM CAPABELE VERKOPERS............................................................... 21 7.4 AFHANDELING ORDERREGELS VOOR ONBENOEMDE VERKOPERS ........................................................... 22 7.5 VERZENDEN VAN VERZAMELORDERRESPONSES .................................................................................... 22

8.

STATUSSEN BINNEN DE ORDERRESPONS ....................................................................................... 22 8.1 8.2 8.3

UITGANGSPUNTEN ................................................................................................................................. 22 PROCESVERLOOP VERWERKING EENHEIDSORDER DOOR FLORECOM CAPABELE VERKOPER ................... 23 PROCESVERLOOP VERWERKING EENHEIDSORDERRESPONS DOOR FLORECOM CAPABELE VERKOPER ......................................................................................................................................................... 26 8.4 PROCESVERLOOP VERWERKING VERZAMELORDER DOOR BB ................................................................ 27 9.

VERWERKING VAN VERZAMELORDERRESPONSES DOOR DE KOPER ................................. 30 9.1 ONTVANGST VAN DE FLORECOM VERZAMELORDERRESPONSES ............................................................. 30 9.1.1 verwerking in de database ............................................................................................................ 30 9.1.2 verwerking van geaccepteerde orderregels .................................................................................. 30 9.1.3 verwerking van ‘in afwachting’ orderregels ................................................................................. 30 9.1.4 verwerking van niet geaccepteerde orderregels ........................................................................... 30 9.1.5 verwerking van afgewezen orderregels ......................................................................................... 31

10.

HERHAALDE ORDERS EN ORDERRESPONSES .......................................................................... 32

10.1 REGELS VOOR HERHAALDE ORDERS EN ORDERRESPONSES .................................................................... 32 10.1.1 herhalingsregel verzamelorderregels ........................................................................................... 32 10.1.2 herhalingsregel eenheidsorderregels ............................................................................................ 32 10.1.3 toespitsregel .................................................................................................................................. 32 10.2 VERSTUREN VAN HERHAALDE ORDERS DOOR DE KOPER ........................................................................ 32 10.3 VERWERKING VAN HERHAALDE ORDERS DOOR BB ............................................................................... 32 10.4 VERWERKING VAN HERHAALDE EENHEIDSORDERS DOOR DE VERKOPER................................................ 33 10.4.1 Verwerking status ‘geaccepteerd na overleg’ ............................................................................... 33 10.5 VERWERKING VAN HERHAALDE EENHEIDSORDERRESPONSES DOOR BB ................................................ 33 11. 11.1 11.2 11.3 11.4 11.5 11.6

AFWIJKENDE PROCEDURES ........................................................................................................... 34 KOPIE ORDERRESPONSBERICHT DOOR VERKOPER .................................................................................. 34 KOPIE ORDERBERICHT DOOR KOPER ...................................................................................................... 34 DATA ENTRY DOOR BB VOOR FLORECOM CAPABELE HANDELSPARTNERS ............................................ 35 DATA ENTRY DOOR VERKOPER T.B.V. FLORECOM CAPABELE HANDELSPARTNERS ................................. 36 ROL VAN KWEKERSVERENIGINGEN ........................................................................................................ 37 AANSLUITING OP EAB ........................................................................................................................... 37 4

24-juli-2009

Florecom

1.

Order Set 1.3


Wijzigingsblad Datum 1-8-2003

Versie 5.5

Auteur G. Heemskerk

1-12-2004

GH04168v1.0

G. Heemskerk

2-12-2005

GH05013v1.0

30-1-2009 9-7-2009

GH05013v1.1 GH05013v1.2

Akkoord

Datum 9-7-2009

Gecontroleerd

9-7-2009

Wijzigingen - Initiële versie FPB BB MVA Order Set 1.2, 1 augustus 2003 - Orderresponsbericht i.p.v. orderbericht verstuurd door BB ter formalisering transactie i.g.v. ‘geaccepteerd na overleg’, gewijzigd. - Procesverloop orderrespons bij verkoper toegevoegd. - Een herhaalde verzamelorder bevat één of meer orderregels afkomstig uit één en dezelfde verzamelorderrespons, aangescherpt. - Het gebruik van subregels voor accessoires en productcomponenten i.g.v. samengestelde producten in order/orderrespons is voorlopig niet wordt toegepast, toegevoegd. - Generieke verpakking- en ladingdragertype hoeven niet verplicht te worden gewijzigd in specifiek type i.g.v. een afwijzing. - Schema’s volgens UMM modellering. - Paragraaf 4.2.4: VBN regelgeving i.p.v VBN aanvoervoorschriften. Product- en sorteringskenmerken gewijzigd in kenrmerken. - Paragraaf 4.2.4: vastleggen beladingdichtheid toegevoegd. - Paragraaf 8.1/8.2: De verkoper en bemiddelaar zijn niet verplicht ontbrekende beladingdichtheid gegevens aan te vullen. - Paragraaf 11.6 Aansluiting met EAB - Toegevoegd paragraaf 3.3.3: Gebruik ophaallocatie als afleverlocatie i.g.v. af-tuin levering - Toegevoegd paragraaf 3.3.4: opmerking aflevertijd in geval van gebruik overslaglocatie. - Toegevoegd paragraaf 3.3.8: Advies gebruik referentie koper ordernummer - Afwijkende procedures Toegevoegd paragraaf 11.1: Kopie orderrespons Florecom verkoper – Florecom koper wordt als ‘cc’ email aan BB FloraHolland verstuurd.

Functionaris G. Heemskerk (auteur) Aat Okam (FloraHolland) Gert-Jan van der Leede (FloraHolland) Rolf de Horde (FloraHolland) 5

Paraaf GH AO GvdL RdH

24-juli-2009

Florecom

Order Set 1.3

Kwaliteitscontrole door Florecom Geaccepteerd Werkgroep CMG EOS Geaccepteerd Werkgroep Standaarden


9-7-2009

Ben Ensink (HBAG) Hans van Rossen (Florecom) Hans van Rossen (Florecom)

BE HvR HvR

9-7-2009

Gerhard Heemskerk (Florecom)

GH

9-7-2009

Jan Ratterman

JR

6

24-juli-2009

Florecom

2.

Order Set 1.3


Inleiding De Florecom berichtenset voor het BB orderverkeer, kortweg: BB set, is bedoeld voor het elektronisch afwikkelen van commerciële transacties tussen kopers en verkopers, met actieve of passieve ondersteuning door de verkooporganisaties van de veilingen. Dit document bevat een functionele beschrijving van te volgen orderprocedures, beschreven vanuit het perspectief van de gebruikers. We beginnen met enkele algemene opmerkingen.

3.

Florecom berichtenset voor BB orderverkeer De BB set van Florecom is het geheel van EDI berichten dat tussen Florecom capabele kopers, BB en verkopers wordt uitgewisseld met betrekking tot de commerciële, logistieke en financiële aspecten van een verkooptransactie. Hieronder wordt eerst de rol van het BB in het orderverkeer tussen kopers en verkopers belicht. Vervolgens wordt een globaal schema van de berichtuitwisseling gepresenteerd. Daarna volgt een uitleg van enkele veel gebruikte begrippen. Ook wordt kort ingegaan op het gebruik van EDI berichten in het algemeen en op de verschillende activiteiten van BB in dit verband. Tenslotte wordt de verdere inhoud van dit document besproken.

3.1

Rol van BB in het orderverkeer Bij de afwikkeling van het orderverkeer tussen koper en verkoper kan het BB een actieve of een passieve rol vervullen.

3.1.1 actieve bemiddelingsrol In het bestelverkeer zal de koper veelal een beroep willen doen op de actieve bemiddelende rol van het BB. In dat geval stuurt de koper een verzamelorder naar het BB in de rol van ‘sales agent’. Deze zal de orderregels vervolgens, al dan niet langs elektronische weg, aan de verkopers doorgeven. Deze actieve bemiddelingsrol van BB komt tot uitdrukking in de volgende activiteiten, die in § 3.5 verder worden uitgelegd: -

EDI front office; EDI monitor; Commerciële dienstverlener; Logistiek dienstverlener; Financiële tussenpersoon.

3.1.2 passieve bemiddelingsrol Wanneer een koper en een verkoper gewend zijn rechtstreeks met elkaar zaken te doen, dan biedt een actieve tussenkomst van BB geen wezenlijke meerwaarde en kan de rol van de veiling tot de financiële afwikkeling beperkt blijven. In dat geval richt de koper zijn order gewoon direct naar de verkoper, die daarvan een afschrift naar de veiling sturen.

3.2

Schema Florecom berichtuitwisseling BB Het onderscheid tussen de actieve en passieve rol van BB in het orderverkeer komt tot uitdrukking in de volgende schema’s.

7

24-juli-2009

Florecom

Order Set 1.3


3.2.1 schema actieve bemiddelingsrol BB

BB/MVA

Verkoper

Koper

Verzamelorderbericht Eenheidsorderbericht

Eenheidsorderresponsbericht Verzamelorderresponsbericht Leveringsbericht Leveringsbericht

Factuurbericht*

Factuurbericht*

3.2.2 schema passieve bemiddelingsrol BB

BB/MVA

Verkoper

Koper

Eenheidsorderbericht

Eenheidsorderresponsbericht

eenheidsorderresponsbericht (kopie eenh.)

verzamelorderresponsbericht (kopie eenh.)

Leveringsbericht Leveringsbericht

Factuurbericht*

Factuurbericht*

*Factuurbericht is thans door ketenpartijen (nog) niet geïmplementeerd

3.3

Gebruikte begrippen 3.3.1 commerciële transactie Een commerciële transactie wordt gedefinieerd als het geheel van handelingen resulterend in een formele overeenkomst, bindend voor zowel koper als verkoper, ter zake van de overdracht en betaling van goederen, gespecificeerd in één regel van een Florecom order, tegen de in de orderkop aangegeven condities.

3.3.2 betrokken partijen Bij een Florecom BB transactie zijn drie partijen betrokken: 8

24-juli-2009

Florecom

Order Set 1.3

  


een officieel bij de veiling geregistreerde Florecom capabele koper; een officieel bij de veiling geregistreerde, al dan niet Florecom capabele verkoper (meestal een kweker) die formeel eigenaar is van de bestelde producten; het BB, dat fungeert als actieve of passieve dienstverlener t.b.v. koper en verkoper.

Voor de rol van kwekersverenigingen, zie § 11.5.

3.3.3 afleverlocaties (specifiek en generiek) Florecom gebruikt GLN codes om iedere handelspartner en iedere locatie uniek te identificeren. De grotere kwekers, veilingen en handelaren kennen vaak meerdere afleverlocaties voor hun bedrijf. Daarom kent Florecom naast de GLN bedrijfscodes voor commerciële adressen ook GLN locatiecodes voor de afleverlocaties van de handelspartners. Er bestaat bij lang nog niet alle handelspartners de behoefte aan eigen specifieke afleverlocaties. Deze handelspartners kunnen van de door Florecom uitgegeven generieke GLN locaties gebruikmaken. Voor logistieke afhandeling van de order is het beschikken over een specifieke GLN locatiecode essentieel. Bij af-tuin levering dient de GLN locatiecode van het ophaaladres als afleverlocatie te worden opgegeven.

3.3.4 overslaglocatie De locatie aangeduid met een specifiek adres waarmee een plaats wordt aangeduid waar overslag plaatsvindt van de levering (bijv. situatie ‘via FloraHolland-Naaldwijk naar FloraHolland-Bleiswijk’). Handelspartners kunnen de ‘via locatie’ in de order en orderrespons vermelden. In geval van een overslaglocatie dient met betrekking tot de aflevertijd rekening te worden gehouden met de verwerkingstijd bij de overslaglocatie. De afleverdatum/tijd geldt voor de eindbestemming.

3.3.5 verzamelorder Een Florecom verzamelorder is een verzameling van één of meer orderregels: pers; -

-

geadresseerd aan één BB; geplaatst door één Florecom capabele koper; bestemd voor 1 of meer, al of niet benoemde, al of niet Florecom capabele verkobedoeld voor mogelijk gespreide aflevering in één of meer deelleveringen: • op één afleverlocatie, • binnen een bepaald tijdvenster op één afleverdatum; beantwoord met één of meer, mogelijk in tijd gespreide deelresponses.

3.3.6 eenheidsorder Een Florecom eenheidsorder is een verzameling van één of meer orderregels: -

-

geadresseerd aan één Florecom capabele verkoper; afkomstig van één, al dan niet Florecom capabele koper; al of niet actief bemiddeld door één BB; bedoeld voor aflevering als één geheel: • op één bepaalde afleverlocatie, • binnen een bepaald tijdvenster op één afleverdatum; beantwoord met één integrale orderrespons.

3.3.7 producten De Florecom berichtenset voor BB orderverkeer is bedoeld om te worden toegepast voor de afwikkeling van transacties in kamerplanten en tuinplanten. De berichtenset zal later op de afhandeling van transacties in snijbloemen worden toegesneden.

9

24-juli-2009

Florecom

Order Set 1.3


3.3.8 Koperordernummer In de orderregel kan de koper een interne (eigen) referentie voor de bestelde partij meegeven. Hoewel deze referentie naast het ordernummer ook een regel- en volgnummer kan bevatten wordt het gebruik regel- en volgnummer afgeraden. Het gebruik van het regel- en volgnummer is met name van toepassing bij het refereren naar ontvangen EDI documenten en niet bij het refereren naar interne orders. In de praktijk worden ontvangen orders ten delen handmatig in het EAB softwarepakket ingevoerd. Regel- en volgnummers van het koperordernummer worden daarbij niet overgenomen. Aangezien het BB het EAB bericht gebruikt als bron voor het DESADV bericht (leveringsbericht) kan de koper geen koppeling maken tussen de geleverde partij en de bestelde partij door het ontbreken van het regel- en volgnummer. In geval de koper berichten in opvolgende procesfases heeft geïmplementeerd (DESADV en INVOIC) is het advies daarom geen regel- en volgnummer in de referentie van het koperordernummer op te nemen.

3.4

Toepassing van EDI 3.4.1 routinematige transacties Gestandaardiseerde elektronische (EDI) berichten zijn ontworpen voor de afwikkeling van routinematige transacties, bedoeld om met een minimum aan handmatig ingrijpen door een bedrijfsapplicatie te worden verwerkt. Zo ook de Florecom BB set. Hoewel de berichten ervoor kunnen worden ingezet, wordt structureel gebruik voor (prijs)onderhandeling binnen Florecom afgeraden.

3.4.2 lange termijntransacties De huidige BB set is niet geschikt voor het afsluiten van (lange) termijntransacties, waarmee meerdere deelleveringen over een langere periode gemoeid zijn. Voor dit type transacties kunnen de veilingen later besluiten een aparte ‘termijntransactie berichtenset’ te definiëren.

3.5

Activiteiten van BB in het EDI verkeer Zoals gezegd kan BB in het orderverkeer een actieve rol vervullen. Deze rol bestaat uit de volgende activiteiten.

3.5.1 EDI front office BB zorgt er voor dat Florecom capabele kopers en verkopers elektronisch transacties kunnen afsluiten met willekeurig welke, bij dat BB geregistreerde zakenrelatie, ongeacht diens EDI competentie. BB vormt een EDI front office voor niet EDI capabele relaties, waar telefonische of gefaxte orders en orderresponses worden vastgelegd en omgezet in Florecom orders en orderresponsberichten voor EDI capabele handelspartners.

3.5.2 EDI monitor Een tijdige en soepele afwikkeling van elektronische transacties is gebaat bij het monitoren van vooral beginnende gebruikers met geringe EDI ervaring, die nog niet op de automatische piloot kunnen varen. BB vervult deze rol van ‘vluchtleiding’. Zij bewaakt de doorlooptijd van transacties, signaleert waar responstijden dreigen te worden overschreden en grijpt waar nodig in.

3.5.3 commerciële dienstverlener Voorts vervult het BB een actieve rol als commerciële dienstverlener, bijvoorbeeld bij het uitvoeren van zoekopdrachten, dat wil zeggen, verzamelorders met bestellingen voor onbenoemde verkopers.

10

24-juli-2009

Florecom

Order Set 1.3


3.5.4 logistieke dienstverlener Als logistiek agent kan de veiling worden belast met bepaalde ondersteunende activiteiten rond de BB leveringen, bijvoorbeeld de controle van de kwantiteit en/of kwaliteit, het overzetten (splitsen en combineren) en het verzorgen van (spoed) leveringen via de interne distributie naar de koper binnen het veilinggebouw.

3.5.5 financiële dienstverlener BB transacties worden financieel verrekend via de incasso en betalingsregeling van de betrokken veiling.

3.6

Verdere inhoud van dit document De rest van dit document beschrijft de procedure bij de afwikkeling van Florecom verzamel-orders van kopers richting BB en van de daaruit voortvloeiende eenheidsorders van BB richting verkopers. De procedurebeschrijving voor laatstgenoemd traject is ook van toepassing op de uitwisseling van directe eenheidsorders tussen Florecom capabele kopers en verkopers.

11

24-juli-2009

Florecom

4.

Order Set 1.3


Het plaatsen van een Florecom verzamelorder

Verkoper

BB/MVA

Koper

Verzamelorderbericht

Een Florecom verzamelorder voor het BB wordt aangemaakt in een daartoe geschikte en geteste applicatie van een koper voor berichtuitwisselingen volgens de Florecom standaard. Hierna volgt een functionele beschrijving van zo’n applicatie, gezien door de ogen van de inkoper.

4.1

Aanbiedingen als uitgangspunt Florecom orders worden bij voorkeur gebaseerd op actuele aanbodinformatie, hetzij als individuele aanbieding rechtstreeks door de verkoper of BB aan de koper gericht, ofwel als algemeen aanbod of individuele aanbieding verkregen via de ‘Landelijke Aanbodsbank‘ (LAB). Voor een vlotte afhandeling bij de verkoper wordt de koper geadviseerd de eventuele identificatie, die de aanbieder aan zijn aanbiedingregel heeft toegekend, als referentie in de order op te nemen.

4.2

Handmatig aanmaken van een verzamelorder Het maken van inkooporders behoort tot de kernactiviteiten van de kopers. Hun applicaties zullen daarom zo goed mogelijk zijn toegesneden op het behalen van een optimale efficiency in het inkoopproces. Dit document gaat voorbij aan de details van presentatie, invoer efficiency en interne werkstroom binnen die applicaties. Het geeft een globale procedurebeschrijving.

4.2.1 vastleggen kopgegevens Bij het aanmaken van verzamelorders dienen eerst de gegevens te worden vastgelegd, die betrekking hebben op het geheel van de order: -

-

de gewenste afleverlocatie; de gewenste afleverdatum en tijdslimiet (of tijdsvenster); het BB, via welk de verzamelorder moet worden afgehandeld; desgewenst kan op kopniveau ook de naam de inkoper of bemiddelaar, die bij de afhandeling betrokken zijn, en zijn eventuele telefoon- en/of faxnummer worden ingegeven; de valuta waarin de prijzen van de in de orderregels genoemde producten zijn gesteld; eventuele vrije tekst.

4.2.2 selectie uit aanbod Uit het aanbod dat in de kopersapplicatie opgeslagen is, kunnen vervolgens de producten worden geselecteerd die voldoen aan de door de inkoper gestelde selectiecriteria.

12

24-juli-2009

Florecom

Order Set 1.3


4.2.3 vrije ingave Wellicht bevindt het gewenste product zich niet in de aanbodlijst. In dat geval beschikken de meeste kopersapplicaties over de mogelijkheid de gegevens handmatig in te voeren. Van zo’n handmatig opgevoerd product kan men de verkoper benoemen of open laten. In geval van een ‘onbenoemde verkoper’ laat de inkoper de keuze van een geschikte verkoper aan het BB over.

4.2.4 bestellen Van de geselecteerde aanbiedingen zal men de basisgegevens ongewijzigd laten. Deze basisgegevens, die verplicht in de Florecom orderregel zijn opgenomen, betreffen: -

VBN artikelnummer; artikelomschrijving verplicht indien afwijkend van de standaard VBN omschrijving; de in de VBN regelgeving gespecificeerde kenmerken;

Indien de kwaliteitsgroep niet expliciet is opgegeven wordt kwaliteitsgroep ‘A1’ verondersteld te gelden. Voorts dient verplicht te worden ingevuld of uit de opties bij de aanbieding geselecteerd: -

het bestelde aantal eenheden; het type eenheid (stuks, bos, fust, laag, ladingdrager); de fustcode (een specifieke of generieke code); het type ladingdrager; de prijs en het prijstype (prijsleveringsvoorwaarde)

In geval van een prijsafspraak kan de prijs achterwege blijven. Het prijstype is in alle gevallen aanwezig. Het contractnummer dient bij een prijsafspraak te worden ingevuld. Daarnaast kan optioneel worden ingevuld: kar); -

aanvullende kenmerken; gewenste accessoires*; de gewenste samenstelling (i.g.v. een samengesteld product)* de beladingdichtheid (aantal per fust, aantal fusten per laag en aantal lagen per eventueel benodigde documenten*; de klant van de koper, voor wie het product bestemd is; de producent van het artikel; het aanbiedingnummer; een EAN artikelnummer; een artikelnummer van de koper; het artikelnummer van de verkoper; instructies voor kwaliteitscontrole; een verpakkingsinstructie en/of een verpakkingsmarkering; een ‘point of sale’ prijs met valuta (i.g.v. labelinstructie); vrije tekst

*Een gewenste accessoire dient als kenmerk, eventueel met vrije tekst aangevuld, te worden gespecificeerd. Het specificeren van de gewenste accessoire als subregel is (nog) niet door ketenpartijen geïmplementeerd. Hetzelfde geldt voor het specificeren van de gewenste samenstelling. Benodigde documenten mogen alleen in een bilaterale eenheidsorder worden gespecificeerd. In een verzamelorder kan dit alleen via een kenmerk of vrije tekst plaatsvinden. Uiteraard hoeft het aantal bestelde eenheden in de orderregel geen volle ladingdrager te zijn. 13

24-juli-2009

Florecom

Order Set 1.3


4.2.5 vastleggen beladingdichtheid Met het vastleggen van de beladingdichtheid in een order geeft de koper een expliciete opdracht ten aanzien van de beladingdichtheid aan de verkoper of bemiddelaar. Deze beladingdichtheid kan verschillen met die in een aanbod/aanbieding. Vastleggen van de beladingdichtheid in een aanbod/aanbieding: De beladingdichtheid omvat het aantal stuks in een volle verpakking, het totale aantal stuks en het aantal lagen op een volledig beladen ladingdrager. Vastleggen van de beladingdichtheid in een order: In verband met volumeplanning bij kopers is het gewenst aanvullend, in de orderregel, de beladingdichtheid te specificeren. De beladingdichtheid omvat dan het gewenste aantal stuks in een volle verpakking, het totale aantal stuks en het aantal lagen op een volledig beladen ladingdrager. Dit kan afwijken met de beladingdichtheid zoals de verkoper of bemiddelaar deze in een aanbod/aanbieding heeft gespecificeerd. In bepaalde gevallen is andere beladingdichtheid gewenst (ladingdragers in een cash & carry versus ladingdragers bestemd voor de export). Vastleggen van de beladingdichtheid in een orderresponse: Bij afwezigheid van de beladingdichtheid in de orderregel kan de verkoper of bemiddelaar beslissen deze in de orderresponse aan te vullen. De beladingdichtheid omvat dan het aantal stuks in een volle verpakking, het totale aantal stuks en het aantal lagen op een volledig beladen ladingdrager. De fustcode en type ladingdrager is alle situaties verplicht. In een order mag een generieke fustcode en type ladingdrager worden gespecificeerd. Door gebruik van code ‘999’ voor de generieke fustcode en ladingdrager kan de keuze aan de verkoper worden overgelaten.

4.3

Geautomatiseerd aanmaken van een verzamelorder De meer geavanceerde kopersapplicaties beschikken over de mogelijkheid om inkooporders (advieslijsten) te genereren uit eerder ingevoerde of elektronisch ontvangen verkooporders. In dat geval wordt veel van het boven geschetste invoerwerk geautomatiseerd uitgevoerd.

4.4

Orderstatus van de verzamelorderregel Alle orderregels in een Florecom verzamelorder, zowel die voor benoemde verkopers als die voor onbenoemde producenten, hebben een bindend karakter. Dat wil zeggen dat de koper eraan gehouden is de producten te accepteren en te betalen zodra de order met de responsstatus ‘geaccepteerd’. Mocht een orderregel abusievelijk onjuiste gegevens bevatten, dan is dat alleen door tijdig telefonisch overleg tussen betrokkenen te herstellen.

4.5

Verzenden van de verzamelorder Zodra men met de invoer gereed is, of wanneer de inkoper besluit de reeds ingevoerde orderregels alvast te versturen, zal hij de applicatie opdragen die orderregels te bundelen en in de vorm van een verzamelorder in één keer te versturen. De voortgangsstatus van de betrokken orderregels wijzigt van ‘nieuw’ naar ‘verzonden’.

14

24-juli-2009

Florecom

5.

Order Set 1.3


Behandeling van verzamelorders door BB

BB/MVA

Verkoper

Koper


5.1

Ontvangst van de verzamelorder De veilingen benaderen hun postbussen met grote regelmaat. Het EDI systeem van BB controleert de berichtstructuur, vertaalt het bericht naar intern formaat, verzorgt logging en archivering, en biedt de berichten aan het orderverwerkingssysteem aan. Op verzoek van de verzender worden eventuele fouten door middel van een foutbericht (APERAK) aan de verzender verstuurd.

5.2

Controle van de algemene ordergegevens De ontvangen verzamelorders worden door het order verwerkingssysteem van de betrokken veiling eerst op een aantal algemene aspecten gecontroleerd, bijvoorbeeld of de koper bij de veiling bekend en geautoriseerd is, of afleverdatum/tijdslimiet nog niet gepasseerd is. Afgekeurde verzamelorders worden aan de verzender teruggestuurd. De reden van afwijzing wordt in een vrij tekst op regelniveau opgegeven. Ook nadat de algemene gegevens zijn geaccepteerd en de orderregels door het BB systeem worden verwerkt, kunnen er alsnog fouten door de bemiddelaar worden geconstateerd (bijv. onjuiste beladinggegevens). Deze fouten kunnen door de bemiddelaar in overleg worden gecorrigeerd.

5.3

Opslag in de BB database Goedgekeurde verzamelorderregels worden met voortgangsstatus ‘nieuw’ opgeslagen.

5.4

Verwerking door BB De verdere verwerking van de verzamelorder hangt van de betrokken verkopers af:

5.4.1 Florecom capabele verkopers De verzamelorders voor Florecom capabele verkopers worden, na eventuele inspectie door de bemiddelaar, als Florecom eenheidsorders naar hun postbussen doorgezet. De voortgangsstatus wijzigt naar ‘verzonden naar verkoper’.

5.4.2 niet Florecom capabele verkopers De orderregels voor niet Florecom capabele verkopers worden, afhankelijk van de geboden functionaliteit van het orderverwerkingssysteem op het scherm getoond (t.b.v. telefonische behandeling door de bemiddelaar) of per fax aan de betrokken verkopers verstuurd.

15

24-juli-2009

Florecom

Order Set 1.3


5.4.3 onbenoemde verkopers Een speciaal geval vormen de orderregels voor onbenoemde verkopers. Deze worden door BB apart behandeld. Het gaat hierbij om de selectie van de geschikte verkoper(s). De levering van één enkele orderregel kan worden verzorgd door meerdere verkopers.

16

24-juli-2009

Florecom

6.

Order Set 1.3


Aanmaken van een orderrespons door de Florecom verkoper

BB/MVA

Verkoper

Koper



6.1

Verwerking van Florecom eenheidsorders 6.1.1 ontvangst van de eenheidsorders De Florecom capabele verkoper, kan alle voor hem bestemde eenheidsorders, afkomstig van één of meer kopers, gebundeld door het BB toegestuurd krijgen.

6.1.2 controle van de berichten De EDI module van de applicatie controleert de berichtstructuur, zorgt voor vertaling, logging en archivering, en biedt de berichten aan het orderverwerkingssysteem aan. Op verzoek van de verzender worden eventuele fouten door middel van een foutbericht aan de verzender verstuurd.

6.2

Opslag in de verkopersapplicatie De regels van de eenheidsorder(s) worden in de verkopersapplicatie met voortgangsstatus 'nieuw' opgeslagen. Afhankelijk van de functionaliteit van de applicatie kunnen de orderregels, gesorteerd op 'koper', 'product', ‘overslaglocatie’, 'afleverlocatie' en/of 'afleverdatum/tijd-venster', op het scherm worden gepresenteerd.

6.3

Beantwoorden van orderregels De verkoper zal elke orderregel, inclusief kopgegevens zoals afleverlocatie en -tijdstip, moeten beoordelen en beantwoorden. Een responsregel in een Florecom orderrespons kent één van de volgende formeel juridische respons statussen:

6.3.1 ‘geaccepteerd’ De verkoper accepteert de door de koper gespecificeerde orderregel, inclusief de op die regel betrekking hebbende kopgegevens, in zijn geheel en zonder voorbehoud. Er zijn situaties waarbij gegevens door de verkoper mogen worden gewijzigd of aangevuld zonder dat dit de acceptatiestatus aantast. Hoofdstuk 7 geeft de verschillende situaties weer middels procesweergaven. De transactie is formeel afgesloten mits de responsregel tijdig aan de koper wordt gemeld.

6.3.2 ‘geaccepteerd na overleg’ In overleg kunnen betrokken partijen, verkoper, koper en bemiddelaar, wijzigingen in de gespecificeerde orderregel accepteren. De wijzigingen worden door de verkoper of bemiddelaar aangebracht. De koper ontvangt in deze situatie een orderrespons van de verkoper of bemiddelaar met de status ‘geaccepteerd na overleg’. De transactie is formeel afgesloten mits de responsregel tijdig aan de koper wordt gemeld. Een orderresponsregel met regelstatus ‘geaccepteerd na overleg’ bevat wijzigingen ten opzichte van de orderregel. 17

24-juli-2009

Florecom

Order Set 1.3


In onderstaand diagram worden wijzigingen door de bemiddelaar in overleg met de kweker en koper aangebracht. BB maakt namens de kweker een eenheidsorderresponsbericht ter formalisering van de transactie.

BB/MVA

Verkoper

Koper


Verzamelorderresponsbericht (na overleg)

Eenheidsorderresponsebericht (na overleg)

In onderstaand diagram worden wijzigingen door de kweker in overleg met de bemiddelaar en koper aangebracht. De kweker stuurt een eenheidsorderresponsbericht met wijzigingen ter formalisering van de transactie.

BB/MVA

Verkoper

Koper


Eenheidsorderresponsbericht (na overleg) Verzamelorderresponsbericht (na overleg)

In onderstaand diagram worden wijzigingen door de bemiddelaar in overleg met de kweker en koper aangebracht, nadat de kweker een tegenvoorstel (niet akkoord, omdat) heeft verstuurd. BB maakt namens de kweker een eenheidsorderresponsbericht ter formalisering van de transactie.

BB/MVA

Verkoper

Koper


Eenheidsorderresponsbericht (tegenvoorstel) Verzamelorderresponsbericht (tegenvoorstel)

Verzamelorderresponsbericht (na overleg)

Eenheidsorderresponsebericht (na overleg)

18

24-juli-2009

Florecom

Order Set 1.3


6.3.3 ‘in afwachting’ Op verzoek van Florecom capabele kopers kan de bemiddelaar telefonisch ontvangen orders vastleggen (data-entry service). De koper ontvangt, direct nadat de order is vastgelegd, een orderrespons met de status ‘in afwachting’. Zodra de reactie van de verkoper bekend is, wordt een herhaalde orderrespons door de bemiddelaar richting de koper verstuurd.

BB/MVA

Verkoper

Koper

Telefonisch/Fax/Email/Papieren orderbericht Verzamelorderresponsbericht (in afwachting)


Eenheidsorderresponsbericht Verzamelorderresponsbericht

6.3.4 ‘niet geaccepteerd, omdat’ Indien de verkoper de orderregel niet (volledig) kan accepteren, maar hij wel een ander voorstel heeft, krijgt de responsregel de responsstatus ‘niet geaccepteerd, omdat’. De verkoper wijzigt de orderregel, waarmee hij het niet eens is, in de waarden die voor hem wel acceptabel zouden zijn. De koper stuurt een herhaalde order, binnen de toegestane reactietijd, indien hij het eens is met het tegenvoorstel van de verkoper.

6.3.5 ‘afgewezen’ Als de verkoper de orderregel noch een alternatief kan of wil leveren, dan krijgt de orderregel de respons status ‘afgewezen’. Deze respons statussen ‘Niet geaccepteerd omdat’, ‘In afwachting’ en ‘Afgewezen’ betekenen dat er geen transactie is gesloten. In geval van ‘niet geaccepteerd, omdat’ kan de koper later alsnog, door middel van een expliciet herhaalde orderregel, met de gewijzigde voorwaarden akkoord gaan. Pas als deze herhaalde orderregel door de verkoper wordt beantwoord met de responsstatus ‘geaccepteerd’, is de transactie alsnog gesloten.

6.4

Verzenden van de eenheidsorderrespons Zodra álle orderregels die betrekking hebben op één eenheidsorder aldus beantwoord zijn, zal de applicatie deze onmiddellijk in de vorm van een eenheidsorderrespons verzenden. Merk op dat deze stelregel inhoudt dat de respons nog niet verzonden wordt zolang één of meer regels van de betrokken eenheidsorder nog in behandeling zijn.

6.4.1 bundelen van orderresponses Bij het verzenden kunnen de orderresponses die betrekking hebben op orders van meerdere kopers worden gebundeld en in één postzak naar het BB worden verstuurd.

19

24-juli-2009

Florecom

Order Set 1.3


6.4.2 responstijdslimiet De applicatie zal tot het versturen overgaan als de verstreken tijd, vanaf het moment van verzending van de verzamelorder door de koper, ligt binnen de afgesproken tijdslimiet. Deze limiet is voorlopig op 1 uur gesteld. Voor het berichtverkeer tussen BB en verkoper zal een verscherpte tijdslimiet van 45 minuten gelden.

6.4.3 voortgangsstatus De voortgangsstatus van verzonden respons(regel)s wijzigt van ‘nieuw’ naar ‘verzonden’.

20

24-juli-2009

Florecom

7.

Order Set 1.3


Verwerking van eenheidsorderresponses door BB

BB/MVA

Verkoper

Koper



7.1

Ontvangst van de eenheidsorderresponses De van de verkoper ontvangen postzak met eenheidsorderresponses wordt door het orderverwerkingssysteem van BB als volgt verwerkt.

7.1.1 verwerking in de database De responsregels worden in de database bij de corresponderende orderregels opgeslagen. De voortgangsstatus van de orderregel wijzigt in ‘beantwoord door verkoper’. Het systeem kan de verschillen tussen orderregels en responsregels signaleren.

7.1.2 controle op reactietijdslimiet Het BB orderverwerkingssysteem bewaakt of verkopers de orders tijdig beantwoorden. De bemiddelaar wordt gewaarschuwd als een verkoper de tijdslimiet van 45 minuten dreigt te overschrijden. Deze zal daarop met de betrokkene contact opnemen. Van elke ontvangen eenheidsorderrespons wordt vastgesteld of deze binnen de afgesproken reactietijdslimiet valt. Als de limiet wordt gehaald, kan de respons naar de kopers worden doorgestuurd. Is de deadline, ondanks actie van de bemiddelaar, toch overschreden, dan wordt dit opnieuw gesignaleerd. Tenzij in overleg met de koper anders wordt besloten, zal de bemiddelaar de betrokken eenheidsorder met orderstatus ‘vervallen’ aan de verkoper retourneren. De koper ontvangt in dat geval verzamelorderresponsregels met de responsstatus ‘niet geaccepteerd, omdat’. Binnen het BB systeem wijzigt de voortgangsstatus van de betrokken regels, na bevestiging van ontvangst door de verkoper, van ‘teruggezonden naar verkoper’ in ‘afgerond’.

7.2

Behandeling van afgewezen orderregels BB zal altijd trachten orderregels, die door de verkoper zijn afgewezen, langs andere weg te realiseren.

7.3

Afhandeling voor niet Florecom capabele verkopers De bemiddelaars zullen responses van niet EDI capabele verkopers telefonisch of per fax verzamelen en in het BB systeem inbrengen. Deze reacties worden op dezelfde wijze verwerkt als responses van Florecom verkopers, d.w.z. als elektronische berichten doorgezet naar Florecom kopers, en per telefoon of fax doorgegeven aan niet EDI capabele kopers.

21

24-juli-2009

Florecom

7.4

Order Set 1.3


Afhandeling orderregels voor onbenoemde verkopers Orderregels voor onbenoemde verkopers kunnen worden afgedekt met leveringen door één of meer, al dan niet Florecom capabele verkopers. Op een verzamelorderregel kunnen derhalve meerdere responsregels terugkomen. De bemiddelaar (zijn applicatie) zorgt ervoor dat de betrokken responsregels tegelijk en met dezelfde orderstatus naar de koper worden verstuurd, zodat diens applicatie deze meervoudige respons als één geheel kan verwerken.

7.5

Verzenden van verzamelorderresponses Geldige (tijdige) eenheidsorderresponses van de verkoper worden onmiddellijk als verzamel-orderresponses naar de Florecom koper doorgestuurd. Na ontvangst door de koper wijzigt de voortgangsstatus van de orderregels met responsstatus ‘geaccepteerd’ in ‘afgerond’ en de regels met responsstatus ‘in afwachting’ en ‘niet geaccepteerd, omdat’ in ‘open’.

8.

Statussen binnen de orderrespons Afhankelijk van het procesverloop kan de orderrespons verschillende statussen krijgen. Er zijn vijf mogelijke statussen te onderkennen: (status code ‘5’) (status code ‘24’) (status code ‘52’) (status code ‘6’) (status code ‘7’)

Geaccepteerd Geaccepteerd na overleg In afwachting Niet geaccepteerd, omdat (tegenvoorstel) Afgewezen

8.1

Uitgangspunten -

-

-

-

-

-

een Florecom order is een order bedoeld voor aflevering op één bepaalde afleverlocatie op één afleverdatum/-tijd. toevoegen betekent dat lege rubrieken door andere partij worden gevuld wijzigen betekent dat ingevulde waarde door een andere partij worden aangepast in een orderrespons van de verkoper (kweker) naar de koper en/of veiling dienen alle rubrieken die in de order waren ingevuld te worden teruggemeld. M.a.w het weglaten van optionele gegevens in de orderrespons is niet toegestaan een koper kan alleen een herhaalde order insturen indien: - hij een orderrespons heeft ontvangen met status ‘niet geaccepteerd, omdat’ en - hij iets wijzigt op orderregel niveau (uitgezonderd de producent, een nieuwe order is dan vereist). wil de koper in een verzamelorder een wijziging op kopniveau (met name afleverdatum/-tijd of afleverlocatie) dan dient hij een nieuwe order aan te maken (dit betekent een ander ordernummer). in de orderrespons naar de koper wordt op regelniveau de status aangegeven (‘geaccepteerd’, ‘geaccepteerd na overleg’, ‘in afwachting’ of ‘niet geaccepteerd, omdat). De reden van afkeuring wordt in de orderregel tekst vermeld. in de orderrespons die het BB van de verkoper (kweker) ontvangt, kan een status ‘afgewezen’ aanwezig zijn. Afhankelijk van commerciële afspraken tussen BB en de koper kan de status code ‘7’ in status code ‘6’ door BB worden gewijzigd en als zodanig richting de koper worden verstuurd. De kopgegevens worden echter nooit gewijzigd. in een eenheidsorder van veiling naar verkoper (kweker) kan geen inspectie agent voorkomen. Dit geldt ook in een orderrespons van de verkoper (kweker) naar de veiling. 22

24-juli-2009

Florecom

Order Set 1.3

-

8.2


Beladingdichtheid die de koper in de order heeft gespecificeerd moeten in de order response al dan niet gewijzigd worden opgenomen. Heeft de koper geen beladingdichtheid opgegeven dan vervalt deze verplichting.

Procesverloop verwerking eenheidsorder door Florecom capabele verkoper Hier onder staat het procesverloop weergeven voor de Florecom capabele verkoper vanaf het moment dat de eenheidsorder is ontvangen. De status ‘Akkoord na overleg’ is niet in de onderstaande diagrammen opgenomen. Deze status wordt gelijk gesteld aan ‘akkoord’. De afkorting ‘EH’ staat voor ‘Eenheid’, ‘VZ’ voor ‘Verzamel’ en ‘FE’ voor ‘Florecom’. De verkoper (kweker) moet de eenheidsorder met één integrale orderrespons beantwoorden. Dit betekent dat de integrale orderrespons in het geheel ‘afgewezen’, ‘geaccepteerd’ of ‘niet volledig geaccepteerd’ kan zijn. In het laatste geval bevat de orderrespons minimaal 2 orderregels met verschillende: ‘afgewezen’, ‘geaccepteerd’, ‘geaccepteerd na overleg’ of ‘niet akkoord, omdat’. De orderrespons kent geen status op kopniveau. In onderstaande diagrammen is een herhaalde order gemodelleerd. De koper kan op basis van één of meer orderresponsregels met status ‘niet akkoord, omdat’ opnemen in een herhaalde order. Het aanmaken van een nieuwe order wordt voor deze situatie afgeraden.

Verkoper

Koper

Ontvangen EH order

Versturen EH order

Controleren kopgegevens

[niet haalbaar] EH respons afgewezen

Ontvangen EH orderrespons afgewezen

Orderregels verwerken [niet akkoord, omdat] [alle akkoord] EH respons geaccepteerd

Ontvangen EH respons geaccepteerd

EH respons niet volledig geaccepteerd

Ontvangen EH respons niet volledig geaccepteerd

[akkoord, afgewezen, niet akkoord omdat]

23

24-juli-2009

Florecom

Order Set 1.3


Verkoper

BB/MVA

Ontvangen EH order

Versturen EH order


[niet haalbaar] EH respons afgewezen

Ontvangen EH orderrespons afgewezen

[FE koper] Doorsturen Orderregels verwerken

[alle akkoord] Ontvangen EH respons geaccepteerd

EH respons geaccepteerd

[niet akkoord, omdat] [FE Koper] Doorsturen

EH respons niet volledig geaccepteerd

Ontvangen EH respons niet volledig geaccepteerd

[FE Koper] Doorsturen

[akkoord, afgewezen, niet akkoord omdat]

Processtap: Ontvangen eenheidsorder (door verkoper/kweker) Ontvangst van de eenheidsorder (‘voorlopig’ of ‘definitief’). Document functie ‘voorlopig’ mag alleen worden gebruikt in het rechtstreekse verkeer tussen koper en verkoper (kweker). De eenheidsorder kent documenttype ‘105’. Document functies ‘voorlopig’ of ‘definitief’ kennen respectievelijk de code ’46’ en ‘47’. Processtap: Controleren kopgegevens (door verkoper/kweker) Is levertijd, -datum of -locatie haalbaar voor alle orderregels. Indien niet akkoord, dan wordt een orderrespons gestuurd met status ‘Niet geaccepteerde, omdat’ (status code ‘6’) of ‘Afgewezen’ (status code ‘7’) voor alle orderrespons regels. De reden van afkeuring wordt bij de orderregel(s) vermeld. Processtap: Orderregels verwerken (door verkoper/kweker) In de volgende situatie blijft de acceptatiestatus onaangetast:

24

24-juli-2009

Florecom

Order Set 1.3


wijzigingen binnen de volgende gegevens: - eigen artikelnummer - prijsverlaging inkoopsprijs of accessoireprijs (laatstgenoemde prijs komt voor in een accessoire subregel*). - generieke verpakkingscode wijzigen in een specifieke verpakkingscode (verplicht wijzigen) - product component (komt voor in een product component subregel*). *Voorlopig zullen subregels in de order en/of orderrespons niet worden toegepast. aanvullingen met de volgende gegevens (optioneel): - betalingsregeling - maximum aantal ladingdragers (gehele eenheidsorder) - ladingdrager type (behorend bij het maximum aantal ladingsdragers) - contactpersoongegevens verkoper - contactpersoongegevens koper - contactpersoongegevens afleveradres - contactpersoongegevens bemiddelaar (sales agent) - alternatieve artikelnummers - artikelomschrijving - aanvullende kenmerken - vrije tekst - aantal stuks per verpakking - aantal stuks per ladingdrager - aantal lagen per ladingdrager - aantal stelen per bos (in geval van snijbloemen) - beladinginstructie - ladingsdrager markering - verpakking markering - aanbodsregel identificatie - aanvullende referenties - GLN bedrijfscode producent composiet (hoofdregel indien ongelijk aan verkoper) - GLN bedrijfscode producent component (subregel* indien ongelijk aan verkoper) - Component (accessoire of product component*) - verstrekte documenten voor gehele order en/of orderregel (bijv. PD-document) *Voorlopig zullen subregels in de order en/of orderrespons niet worden toegepast. In geval van een afwijzing is het niet verplicht de generieke verpakking- of ladingdragertype te wijzigen in een specifieke verpakking- of ladingdragertype. Uiteraard hoeft het aantal bestelde eenheden in de orderregel geen volle ladingdrager te zijn. In verband met volumeplanning bij kopers is het gewenst aanvullend, in de orderregel, de beladingdichtheid te specificeren. De beladingdichtheid dan omvat het aantal stuks in een volle verpakking, het totale aantal stuks en het aantal lagen op een volledig beladen ladingdrager (zie §4.2.5). Contract prijs Indien de prijs, op grond van een contract, niet aanwezig is binnen de order dan is de verkoper verplicht de ontbrekende prijs in te vullen. Het contractnummer dient in geval van een contract altijd te worden ingevuld. Dit alles leidt ertoe dat een orderrespons naar de veiling en/of koper gaat met de status ‘geaccepteerd’. Wijzigingen in andere rubrieken leiden tot een orderrespons met status ‘Geaccepteerd na overleg’ of ‘Niet geaccepteerd, omdat’ of ‘Afgewezen’ voor de desbetreffende orderregel(s). Eventueel toevoegen gegevens (door bemiddelaar) 25

24-juli-2009

Florecom

Order Set 1.3


Voordat de orderrespons door de veiling naar de koper kan worden teruggestuurd, dient de volgende rubriek gevuld te zijn: GLN bedrijfscode producent De transactie is formeel afgesloten mits de responsregel tijdig aan de koper wordt gemeld.

8.3

Procesverloop verwerking eenheidsorderrespons door Florecom capabele verkoper Hier onder staat het procesverloop weergeven voor de Florecom capabele verkoper vanaf het moment dat de eenheidsorderrespons is ontvangen. De veiling kan, in overleg met de verkoper en koper, de totstandkoming van de transactie bevestigen met een orderrespons. De verkoper (kweker) ontvangt een eenheidsorderrespons met orderresponsregels met de status ‘akkoord na overleg’. De transactie is formeel afgesloten mits de orderresponsregel tijdig aan de kweker en koper wordt gemeld. Processtap: Ontvangen eenheidsorderrespons Ontvangst van de eenheidsorderrespons. De ontvangen eenheidsorderrespons kan gezien worden als data-entry door de veiling namens de kweker, middels een elektronisch bericht aangeleverd. Processtap: Controleren kopgegevens Is een referentie naar de voorafgaande eenheidsorder van de veiling aanwezig in de kopgegeven. Indien niet, dan volgt een foutmelding. Processtap: Orderresponsregels verwerken Tijdens de verwerking van de orderresponsregels worden de gerefereerde orderregels opzocht. Indien gerefereerde orderregels niet worden gevonden, dan volgt een foutmelding. Is op een orderregel nog niet eerder gerespondeerd, dan wordt de orderresponsregel in het geheel opgeslagen en als ‘afgerond’ aangemerkt. Is de orderrespons een reactie op een tegenvoorstel van de kweker, neemt deze de plaats in van het tegenvoorstel. De orderregel wordt als ‘afgerond’ aangemerkt. Een foutmelding volgt indien de kweker de orderregel al met ‘akkoord’ of ‘afgewezen’ heeft beantwoordt.

26

24-juli-2009

Florecom

Order Set 1.3


Verkoper

BB/MVA

Ontvangen EH orderrespons

Versturen EH orderrespons

[geen referentie naar EH order] Controleren kopgegevens

Fout

Orderresponsregels verwerken

[geen referentie naar EH orderregel] Fout

[geen eerdere respons] EH orderregel geaccepteerd na overleg

[niet akkoord, omdat] EH orderregel geaccepteerd na overleg

[Akkoord] Fout

[Afgewezen] Fout

8.4

Procesverloop verwerking verzamelorder door BB Hier onder staat het procesverloop weergeven voor het BB vanaf het moment dat de verzamelorder is ontvangen. Status ‘Akkoord na overleg’ is niet in onderstaande diagrammen opgenomen. Deze status wordt gelijk gesteld aan ‘akkoord’. De afkorting ‘EH’ staat voor ‘Eenheid’, ‘VZ’ voor ‘Verzamel’ en ‘FE’ voor ‘Florecom’. De verkoper (kweker) moet de eenheidsorder met één integrale orderrespons beantwoorden. Dit betekent dat de integrale orderrespons in het geheel ‘afgewezen’, ‘geaccepteerd’ of ‘niet volledig geaccepteerd’ kan zijn. In het laatste geval bevat de orderrespons minimaal 2 orderregels met verschillende: ‘afgewezen’, ‘geaccepteerd’, ‘geaccepteerd na overleg’ of ‘niet akkoord, omdat’. De orderrespons kent geen status op kopniveau. In onderstaand diagram is een herhaalde order gemodelleerd. De koper kan op basis van één orderresponsregels met status ‘niet akkoord, omdat’ opnemen in een herhaalde order. Het aanmaken van een nieuwe order(nummer) wordt voor deze situatie afgeraden. 27

24-juli-2009

Florecom

Order Set 1.3


BB/MVA

Koper

Ontvangen VZ order

Versturen VZ order


[niet haalbaar] VZ respons afgewezen

Ontvangen VZ orderrespons afgewezen

Orderregels verwerken

[gewijzigd door bemiddelaar]

[Niet akkoord, omdat] Aanvullen gegevens

Respons verwerken [FE Kweker]

EH orders aanmaken

Procesverloop verwerking eenheidsorder door FlorEcom capabele verkoper.

Versturen

Ontvangen VZ orderrespons

Ontvangen EH orderrespons [akkoord/afgewezen]

Processtap: Ontvangen verzamelorder (door bemiddelaar) Ontvangst van de verzamelorder (definitief). De verzamelorder kent documenttype ‘221’ en kent alleen document functie definitief (code ‘47’). Processtap: Controleren kopgegevens (door bemiddelaar) Is levertijd, -datum of -locatie haalbaar voor alle orderregels. Indien niet akkoord, dan wordt een orderrespons gestuurd met status ‘afgewezen’ (regelstatus code ‘7’) voor alle orderrespons regels. De reden van afkeuring wordt bij de orderregel(s) vermeld. Processtap: Orderregels verwerken (door bemiddelaar) De bemiddelaar kan de volgende gegevens aanvullen (optioneel): - betalingsregeling 28

24-juli-2009

Florecom

Order Set 1.3

-


maximum aantal ladingdragers (alleen toe te voegen in de eenheidsorder richting verkoper) ladingdrager type (behorend bij het maximum aantal ladingsdragers) (alleen toe te voegen in de eenheidsorder richting verkoper) contactpersoongegevens verkoper contactpersoongegevens koper contactpersoongegevens afleveradres contactpersoongegevens bemiddelaar (sales agent) alternatieve artikelnummers artikelomschrijving aanvullende kenmerken vrije tekst product aantal stuks per ladingdrager aantal lagen per ladingdrager aantal stelen per bos (in geval van snijbloemen) beladinginstructie ladingsdrager markering verpakking markering aanbodsregel identificatie aanvullende referenties GLN bedrijfscode producent composiet (hoofdregel* (indien ongelijk aan verkoper) GLN bedrijfscode producent component (subregel* indien ongelijk aan verkoper) component

*Voorlopig zullen subregels in de order en/of orderrespons niet worden toegepast. De bemiddelaar mag de vrije tekst zoals opgegeven door de koper wijzigen als de toevoeging die de bemiddelaar wil vastleggen niet meer in de rubriek vrije tekst past De bemiddelaar mag gegevens wijzigingen mits: Indien de orderregels volgens de gestelde condities niet akkoord/mogelijk zijn, dan kan de bemiddelaar rubrieken wijzigen. Deze orderregels worden in een orderrespons met status ‘Niet geaccepteerd, omdat’ teruggestuurd naar de koper. Deze regels worden niet doorgestuurd naar de verkoper (kweker). Voordat de orderrespons door de veiling naar de koper kan worden teruggestuurd, dienen rubrieken m.b.t. beladingdichtheid gevuld te zijn. Deze verplichting vervalt indien de koper deze rubrieken niet in de order heeft gespecificeerd. Uiteraard hoeft het aantal bestelde eenheden in de orderregel geen volle ladingdrager te zijn. In verband met volumeplanning bij kopers is het gewenst aanvullend, in de orderregel, de beladingdichtheid te specificeren. De beladingdichtheid omvat het aantal stuks in een volle verpakking, het totale aantal stuks en het aantal lagen op een volledig beladen ladingdrager (zie ook §4.2.5). Contract prijs Indien de prijs, op grond van een contract, niet aanwezig is binnen de order dan is de bemiddelaar verplicht de ontbrekende prijs in te vullen zover de order bestemd is voor een niet Florecom capabel verkoper. Het contractnummer dient in geval van een contract altijd te worden ingevuld. Processtap: Respons verwerken (door bemiddelaar) Voor niet FE kwekers zal de bemiddelaar de orderregels responderen. De bemiddelaar beantwoordt namens de kweker de verzamelorderregels. Processtap: Eenheidsorders aanmaken (door bemiddelaar) 29

24-juli-2009

Florecom

Order Set 1.3


De orderregels van één verzamelorder worden per kweker in een eenheidsorder gebundeld en naar de betreffende kwekers verstuurd. Processtap: Ontvangen eenheidsorder respons (door bemiddelaar) Ontvangen eenheidsorderresponses zullen door de bemiddelaar richting de Florecom koper worden verstuurd. Processtap: Versturen (door bemiddelaar) Het versturen van orderresponses van Florecom en niet Florecom kwekers richting de koper.

9.

Verwerking van verzamelorderresponses door de koper

9.1

Ontvangst van de Florecom verzamelorderresponses De van BB ontvangen verzamelorderresponsberichten wordt door de EDI vertaler van de koper verwerkt en naar het orderverwerkingssysteem doorgezet.

9.1.1 verwerking in de database De responsregels worden in de database bij de corresponderende verzamelorderregels opgeslagen. Het systeem zal de verschillen tussen orderregels en responseregels signaleren.

9.1.2 verwerking van geaccepteerde orderregels Orderregels met responsstatus ‘geaccepteerd’ en ‘geaccepteerd na overleg’, zijn definitief. Deze verkrijgen binnen de kopersapplicatie de voortgangsstatus ‘afgerond’. Florecom afsluitregel Uit het bovenstaande kan samenvattend de volgende Florecom afsluitregel voor BB transacties worden afgeleid. Een BB transactie is gesloten als: -

de koper, al dan niet via BB, een orderregel naar de verkoper heeft gestuurd, en: de verkoper deze binnen de gestelde tijdslimiet, al dan niet via BB, met ‘geaccepteerd’ of ‘geaccepteerd na overleg’ heeft beantwoord, of: de verkoper na verstrijken van de tijdslimiet heeft geantwoord, maar de koper, al dan niet via BB, te kennen geeft de overschrijding toch te accepteren door na te laten om de orderregel binnen de afgesproken tijdslimiet te laten vervallen.

In alle andere gevallen is er geen transactie gesloten.

9.1.3 verwerking van ‘in afwachting’ orderregels De verzamelorderresponsregels met responsstatus ‘in afwachting’ behelzen een elektronische bevestiging van telefonische orders geplaatst door de inkoper bij de bemiddelaar. Deze krijgen de status ‘open’. Met een herhaalde verzamelorderrespons van de bemiddelaar wordt de reactie van de verkoper naar de koper verstuurd. Afhankelijk van deze reactie krijgt de verzamelorder regel de status ‘open’ of ‘afgerond’.

9.1.4 verwerking van niet geaccepteerde orderregels De verzamelorderresponsregels met responsstatus ‘niet geaccepteerd, omdat’ behelzen een voorstel waarop kan worden gereageerd: deze krijgen de status ‘open’. Op deze respons-regels kan op twee manieren door de koper worden gereageerd:

30

24-juli-2009

Florecom

Order Set 1.3

-

-


het voorstel is onacceptabel: de koper zal dat in zijn eigen applicatie kenbaar moeten maken, maar hoeft verder niets meer te doen; de voortgangsstatus gaat over naar ‘afgerond’; het voorstel is geheel of gedeeltelijk acceptabel: de koper wijzigt de orderregel in de door de verkoper aangegeven richting en stuurt een herhaalde orderregel. De koper mag in een herhaalde order de producent niet wijzigen. In een dergelijk geval zal hij een nieuwe order moeten aanmaken. Dit laatste geldt ook in geval van een tegenvoorstel waarbij de bemiddelaar een andere producent aanbiedt.

9.1.5 verwerking van afgewezen orderregels Orderregels met responsstatus ‘afgewezen’ verkrijgen binnen de kopersapplicatie de voortgangsstatus ‘afgerond’

31

24-juli-2009

Florecom

Order Set 1.3

10.

Herhaalde orders en orderresponses

10.1

Regels voor herhaalde orders en orderresponses


Het versturen van herhaalde order(regel)s is onderhevig aan de Florecom ‘herhalingsregel’ en aan de ‘toespitsregel’.

10.1.1 herhalingsregel verzamelorderregels Voor een Florecom verzamelorder geldt de volgende herhalingsregel: -

-

een verzamelorderregel mag slechts worden herhaald in reactie op een respons met status ‘niet geaccepteerd, omdat’, mits de leveringstijdslimiet van de orderregel nog niet is gepasseerd. een orderresponsregel mag slechts worden herhaald in reactie op een herhaalde verzamelorderregel.

10.1.2 herhalingsregel eenheidsorderregels Voor een Florecom eenheidsorder geldt de volgende herhalingsregel: -

-

een eenheidsorderregel mag slechts worden herhaald in reactie op een eenheidsorderrespons met status ‘niet geaccepteerd, omdat’, mits de leveringstijdslimiet van de orderregel nog niet is gepasseerd. een eenheidsorderrespons mag slechts worden herhaald in reactie op een herhaalde eenheidsorder.

10.1.3 toespitsregel In een Florecom BB transactie geldt de algemene toespitsregel: -

-

-

10.2

alle partijen, koper, BB en verkoper respecteren de kopgegevens van een order en mogen die dus niet wijzigen, wanneer deze eenmaal door BB zijn geaccepteerd; in een herhaalde order, dient de koper de condities van een gewijzigde orderregel te wijzigen in de richting, die de verkoper in zijn responsregel met status ‘niet geaccepteerd, omdat’ heeft aangegeven; de koper mag geen nieuwe regels aan een reeds verzonden verzamelorder toevoegen; voor nieuwe regels dient een nieuwe verzamelorder te worden aangemaakt. een herhaalde verzamelorder bevat één of meer orderregels afkomstig uit één en dezelfde verzamelorderrespons.

Versturen van herhaalde orders door de koper Onder voorwaarde dat de bovenstaande regels worden gerespecteerd, kan de koper orderregels herhalen. Na verzending wijzigt de voortgangsstatus van de betrokken regels van ‘open’ naar ‘verzonden’ .

10.3

Verwerking van herhaalde orders door BB Binnen het BB orderverwerkingssysteem wordt een herhaalde verzamelorder herkend als een vervolg op een eerdere verzamelorder. De herhaalde orderregels worden in het systeem vastgelegd en vergeleken met de oorspronkelijke versie. De gewijzigde regels worden gesignaleerd; hun voortgangsstatus verandert van 'open' naar 'gewijzigd door koper'. Na inspectie door de bemiddelaar worden de herhaalde verzamelorderregels in de vorm van (een) herhaalde eenheidsorder(s) naar de betrokken Florecom verkoper(s) doorgezet. De voortgangsstatus wijzigt naar 'wijziging verzonden naar verkoper'. 32

24-juli-2009

Florecom

10.4

Order Set 1.3


Verwerking van herhaalde eenheidsorders door de verkoper In de applicatie van de verkoper worden de gewijzigde orderregels eveneens gesignaleerd en voorzien van de voortgangsstatus 'gewijzigd door koper'. Herhaald responderen verloopt analoog aan het beantwoorden van een originele orderregel, dat wil zeggen: -

de verkoper kan de gewijzigde orderregel accepteren, wijzigen of afwijzen; de responstijd geldt vanaf het tijdstempel van de herhaalde verzamelorder; dezelfde overschrijdingsregel is van kracht.

10.4.1Verwerking status ‘geaccepteerd na overleg’ De bemiddelaar kan in overleg met betrokken partijen (verkoper en koper) het tegenvoorstel direct accepteren. In een dergelijke situatie ontvangt de verkoper een bevestiging door middel van een eenheidsorderresponsregel met de status ‘geaccepteerd na overleg’. De verkoper verstuurt dan geen herhaalde orderrespons. De voortgangsstatus wijzigt in ‘afgerond’. De koper ontvangt, van de bemiddelaar, een verzamelorderresponsregel met dezelfde status.

10.5

Verwerking van herhaalde eenheidsorderresponses door BB Ook in het BB orderverwerkingssysteem worden herhaalde eenheids- en verzamelorderresponsberichten op eenzelfde wijze behandeld als originele responses. Alleen aan het voorvoegsel 'wijziging' op de voortgangsstatussen is het onderscheid te herkennen.

33

24-juli-2009

Florecom

11.

Order Set 1.3


Afwijkende procedures In de praktijk blijken bij de afwikkeling van BB orders soms afwijkende procedures te worden gevolgd of door partijen gewenst. Hieronder wordt uiteengezet hoe hiermee binnen de Florecom standaard met dergelijke bijzonderheden wordt omgegaan.

11.1

Kopie orderresponsbericht door verkoper In het kader van bilaterale transacties tussen een Florecom koper en een Florecom verkoper, op basis van eenheidsorders, kan de verkoper besluiten een kopie van de transactie door middel van een orderrespons naar BB te sturen. Voor een kopie van de transactie maakt de Florecom verkoper gebruikt van het ‘cc’-adres in de email waarmee de orderrespons naar de koper wordt verstuurd. Het ‘cc’-adres is een emailadres van het BB bestemd voor het ontvangen van EDI berichten. De EDI applicatie van het BB moet de orderrespons, met als ‘EDI ontvanger’ de Florecom koper, kunnen verwerken. De Florecom orderrespons ondersteunt ook de documentfunctie ‘kopie’. Hierbij dient de EDI applicatie een extra orderrespons met als ‘EDI ontvanger’ het BB en documentfunctie ‘kopie’ aan te maken. Deze vorm van het versturen van een kopie zal niet door FloraHolland worden ondersteund. Reden voor het kopiebericht is de vergoeding wegens Florecom Ordersystematiek gebruik. In geval van een telefonische transactie kan de Florecom verkoper besluiten een eenheidsorderrespons met documentfunctie ‘bevestiging van telefonische transactie’ naar BB te sturen.

BB/MVA

Verkoper

Koper

Telefonisch/Fax/Email/Papieren orderbericht

Telefonisch/Fax/Email/Papieren etc orderresponsbericht



Eenheidsorderresponsbericht (tel.bevest.)

Eenheidsorderresponsbericht (kopie eenh.)

11.2

Kopie orderbericht door koper Het komt voor dat Florecom kopers elektronische orders rechtstreeks versturen bijvoorbeeld aan Florecom verkopers of VBA handelsplein of in geval van niet Florecom verkopers doorbellen. Om het betrokken BB van deze transacties op de hoogte te brengen en de bemiddelaar te laten weten dat hij/zij niet in actie hoeft te komen, ondersteunt de Florecom verzamelorder de volgende documentfuncties: 34

24-juli-2009

Florecom

Order Set 1.3


- ‘bevestiging van telefonische transactie’ - ‘kopie’

Verkoper

BB/MVA

Koper


Telefonisch/Fax/Email/Papieren etc orderresponsbericht



Verzamelorderresponsbericht (tel.bevest.)

Verzamelorderresponsbericht (kopie eenh.)

In geval van een telefonische transactie kan de FlorEcom koper besluiten een verzamelorderrespons met documentfunctie ‘bevestiging van telefonische transactie’ naar BB/MVA te sturen. In geval van een elektronische order, op basis van een FlorEcom eenheidsorder of orders van derden of een vanuit een ander systeem (vb. VBA Handelsplein) kan de FlorEcom koper besluiten een verzamelorderrespons met documentfunctie ‘kopie’ naar BB/MVA te sturen.

11.3

Data entry door BB voor Florecom capabele handelspartners Het komt voor dat Florecom capabele kopers, nadat zij een order hebben ingestuurd, naderhand telefonisch orderregels willen toevoegen (bijvoorbeeld vanaf de tribune) of een geheel nieuwe verzamelorder willen plaatsen. In zo’n geval kan BB de service van dataentry verlenen. De aldus ingevoerde (verzamel)order kan aan de koper voor interne verwerking worden opgestuurd. Deze verzamelorder zal direct na vastlegging, in de vorm van een verzamelrespons, naar de koper worden opgestuurd. In eerste instantie heeft de orderrespons de status ‘in afwachting’. De reactie van de verkoper zal in een herhaalde verzamelorderrespons worden verstuurd. De Florecom capabel koper mag bij telefonische orders een (intern) ordernummer opgeven. Dit ordernummer zal naast het interne BB ordernummer en het EDI documentnummer (referenties aangemaakt door BB op kop- en regelniveau) in de verzamelorderrespons worden opgenomen.

35

24-juli-2009

Florecom

Order Set 1.3


BB/MVA

Verkoper

Koper

Telefonisch/Fax/Email/Papieren orderbericht Verzamelorderresponsbericht (in afwachting)



Een dergelijke service kan ook aan Florecom capabele kwekers worden aangeboden. Betrokken applicaties moeten in dat geval op het kunnen ontvangen en verwerken van dergelijke berichten zijn ingericht.

BB/MVA

Verkoper

Koper

Tel/Fax/Email/Papieren orderbevestigingsbericht

Verzamelorderresponsbericht


11.4

Data entry door verkoper t.b.v. Florecom capabele handelspartners Sommige kopers hebben er behoefte aan dat transacties, die met de verkoper mondeling zijn overeengekomen, eerst elektronisch door de verkoper door middel van een Florecom orderrespons worden bevestigd, waarna pas later (eventueel) van koperskant een order ter formalisering wordt geplaatst. Een dergelijke procedure is eventueel mogelijk in het kader van bilateraal orderverkeer op basis van eenheidsorders tussen koper en verkoper, mits daarover tussen partijen onderling afspraken zijn gemaakt.

Verkoper

BB/MVA

Koper



36

24-juli-2009

Florecom

11.5

Order Set 1.3


Rol van kwekersverenigingen Er zijn kwekers die hun verkoopactiviteiten hebben gebundeld in kwekersverenigingen. Deze fungeren als verkoopkantoor namens de kweker. Indien deze kwekersvereniging Florecom capabel is, is het mogelijk dat orders voor aangesloten deelnemers niet aan die kwekers zelf maar aan dit verkoopkantoor worden gestuurd, mits het: -

de betrokken kwekersvereniging bij de veiling als zodanig geregistreerd staat, en de order betrekking heeft op een aanbod/aanbieding die betrokken kwekersvereniging als aanbieder namens de kweker heeft verspreid.

In dit geval wordt de kwekersvereniging dus gewoon als verkoper beschouwd.

11.6

Aansluiting op EAB Afhankelijk van de integratie tussen order- en EAB applicatie zullen geaccepteerde orderregels leiden tot partijregels op een aanvoerbrief binnen de EAB applicatie. Voor deze partijen zal verrekening plaatsvinden, door het versturen van de EAB naar de veiling welke in de orderresponse wordt aangegeven middels de betalingsregeling (PAT segment). Met de betalingsregeling (PAT segment) wordt niet aangegeven voor welke vestiging van een veiling een aanvoerbrief dient te worden aangemaakt. In hoeverre er sprake is van een levering aan de distributie van de veiling, thuisgehaald of bij de koper is afhankelijk van de ingevulde aflever- en overslaglocatie in de orderresponse.

37

24-juli-2009

FPB Order Set 1.3 Functionele procedurebeschrijving BB en rechtstreeks orderverkeer

Recommend Documents