BIJLAGE: FUNCTIONELE -, TECHNISCHE EN PROJECTVEREISTEN

Emile Jacqmainlaan 135 te 1000 Brussel

ons ons kenmerk

Tel.: +32(2)563 03 00

datum

bladnummer

VGC2013/DFB/AANKOOP/AB/06/BIJLAGE VGC2013/DFB/AANKOOP/AB/06/BIJLAGE

B1

BIJLAGE: FUNCTIONELE -, TECHNISCHE EN PROJECTVEREISTEN

Bijzonder bestek VGC2013/DFB/Aankoop/AB/06

Open offerteaanvraag voor de aankoop en het onderhoud van software voor het beheer van overheidsopdrachten en ondersteuning bij het aankoopproces voor de administratie van de Vlaamse Gemeenschapscommisie.

Inhoud : 1. Benadering van het concept. 2. Technische vereisten. 3. Diensten. 4. Software. 5. Databanken. 6. Beveiliging. 7. Bedrijfszekerheid. 8. Real-Time verwerking. 9. Documentatie. 10. Databeheer op lange termijn. 11. Projectorganisatie 12. Distaster recovery 13. Interactie en interfacing 14. Rapportering

J. Swinnen

10-10-2013

1/21


ons ons kenmerk

Tel.: +32(2)563 03 00

datum


bladnummer B2

1. Benadering van het concept. 1.1 Concept Software as a Service. De voorkeur gaat uit naar een toepassing gebaseerd op webtechnologie en meer bepaald gebruik makend van het SaaS concept (Software as a Service). Hieronder begrijpen we een via Internet toegankelijke extern gehoste toepassing die op geen wijze impact heeft op de infrastructurele uitrusting van de VGC. Naast de technische voorkeur voor deze architectuur, hechten wij eveneens belang aan de financiële opbouw van dit concept waarbij er gefactureerd wordt voor het gebruik van de service (inclusief hosting), en dit ongeacht het aantal gebruikers. Indien de leverancier bovenop het technisch aanleveren van dit concept eveneens deze financiële modus kan aanbieden, dan dient hij de modaliteiten hiervan te vermelden in zijn offerte. Dit sluit geenszins uit dat ook bij een SaaS concept de betalingen afhankelijk kunnen gemaakt worden van het aantal onderliggende databanken en/of het verbruikte volume aan gegevens. Indien de leverancier het SaaS concept aanbiedt, maar tevens voorziet dat extra diensten nodig zouden zijn die buiten de SaaS principes vallen, dient expliciet vermeld te worden welke deze zijn en wat hiervoor de regie- of eenheidsprijs is. 1.2 Client-Server concept. Onze algemene voorkeur voor het gebruik van het SaaS concept sluit evenwel andere technische voorstellen niet uit. Client-server oplossingen zullen zeker eveneens onze aandacht weerhouden. Indien een client-server toepassing aangeboden wordt, dan dient deze eveneens gebruik te maken van web-based technologie. De toepassing dient te kunnen functioneren onder de technische infrastructuur van de VGC die volledig en uitsluitend gebaseerd is op het principe van “ThinApp”. In deze omgeving zijn alle aan het netwerk aangesloten PC’s zuiver virtueel en op servers geplaatst. De gebruikers beschikken dus qua hardware niet over een individuele PC. De leverancier dient de expliciete garantie te bieden dat de toepassing onder deze omgeving correct zal functioneren en de toekomstige evoluties van deze technologie zal ondersteunen. De software, zowel front als back office, moet ten allen tijde beschikbaar zijn voor elke gebruiker (medewerker of deelnemer) die toegang heeft tot een internetverbinding. Indien het technisch concept een aantal offline functionaliteiten voorziet, dienen deze opgelijst te worden [indien de netwerkverbinding uitvalt]. 1.2.1 Client-server met externe hosting. De VGC gaat er van uit dat de leverancier best geplaatst is om alle aspecten omtrent hosting van toepassingen en databanken zelf uit te voeren of zelf uit te besteden. (zie hiervoor punt 3.1 Hosting)

J. Swinnen

10-10-2013

2/21


ons ons kenmerk

Tel.: +32(2)563 03 00

datum


bladnummer B3

1.2.2. Client-server met hosting binnen de VGC (buiten de voorkeur van ICT VGC). In tegenspraak met onze uitgedrukte voorkeuren en indien de leverancier de hosting niet zou voorzien waardoor deze dient ondergebracht te worden op de servers van de VGC dan zullen alle bijkomende technische specificaties in de offerte vermeld moeten worden. Deze nietbeperkende lijst dient te omvatten : - Voorziene volumes op de schijven. - Benodigde geheugencapaciteit. - Benodigde processorcapaciteit. - Vereiste server specificaties inclusief het Operating System waaronder hij functioneert. - Database licenties met vermelding van type en aantallen. - Vereiste netwerk specificaties. - Gebruikte onderliggende databasetechnieken met vermelding van de types en aantallen van de eventuele database licenties. - Andere specifieke vereisten. - Kostprijs inclusief externe hosting versus interne hosting. - De door de leverancier voor de toepassing voorziene backup en recovery modaliteiten.

J. Swinnen

10-10-2013

3/21


ons ons kenmerk

Tel.: +32(2)563 03 00

datum

bladnummer


B4

2. Technische vereisten. Noot vooraf: In de volgende rubrieken wordt voor bepaalde zaken gevraagd in de offerte toe te lichten hoe de leverancier hieraan tegemoet kan komen. Het is hierbij niet de bedoeling het volledig technisch takenpakket in kaart te brengen, maar aan te geven welke diensten hij hierin kan verzekeren en aan te tonen dat hij daartoe voldoende voorzieningen en garanties kan bieden. 2.1 Hosting De offerte dient duidelijk te bepalen waar en door wie de eventuele hosting van de webtoepassing zal gebeuren evenals de afgesproken SLA overeenkomsten. Vermelding van maximale downtime en overeenkomsten dienen uitgebreid voorgelegd te worden, evenals alle afspraken in verband met upgrades en technische interventies aan zowel de toepassing als aan de onderliggende databases. De software, zowel front-office als back-office is ten allen tijde beschikbaar voor elke gebruiker die over een Internetaansluiting beschikt. Men mag varianten aanbieden in functie van verschillende formules naar reduntantie, performantie, flexibiliteit en SLA Er dient geen bijkomende software op de gebruikers-PC geplaatst te worden. 2.2 Gebruik. De webtoepassingen dienen gebruikt te kunnen worden door alle momenteel courant in de markt liggende browsers. De offerte moet de oplijsting hiervan voorzien en hun normale evolutie in de toekomst kunnen blijven ondersteunen. 2.3 Databases. De gebruikte databanktechniek dient omschreven te worden (Oracle, SQL, andere), evenals het aantal onderliggende databanken. Idealiter is dit slechts 1 enkele databank. Er dient vermeld te worden of dit een volledige autonome klant databank betreft, dan wel een databank voor gemeenschappelijk gebruik met andere klanten. Het eigendom van de gegevens evenals de confidentialiteit ervan dienen gegarandeerd en beschreven te worden. 2.4 Transactiebeveiliging De nodige programmatuur is voorzien om volgende transactionele evenementen technisch correct op te vangen : - Concurrentiële toegangen tot dezelfde datagegevens. - Transactionele beveiliging van het geheel van een operatie. (Alle acties worden uitgevoerd of alle worden verworpen). 2.5 Security en back-up garanties De nodige garanties worden geboden en de systemen gedocumenteerd betreffende de gebruikte technieken en methodes om de veiligheid en de continuïteit van de gegevens te vrijwaren. (mirroring technieken, ontdubbelde databases, enz….). De frequentie evenals de gebruikte back-up technieken worden gedocumenteerd bij de offerte.

J. Swinnen

10-10-2013

4/21


ons ons kenmerk

Tel.: +32(2)563 03 00

datum


bladnummer B5

De noodzakelijke tijd die nodig zou zijn om gegevens van een back-up opnieuw te installeren dient eveneens vermeld te worden. 2.6 Timestamp. Alle wijzigingen aan de databank worden gelogd. Eventueel door een timestamp aan de tabellen toe te voegen. Er dient ten allen tijde kunnen terug gevonden worden : - Auteur van de wijziging. - Datum en uur van de laatste wijziging. 2.7 Anysurfer label. De aangeboden webtoepassing beantwoordt aan het Anysurfer label. Indien dit label niet behaald werd, dan dienen de basisvereisten voorgeschreven door het Anysurfer label zo nauwkeurig mogelijk nageleefd te worden. 2.8 Hulp-functies. Volgende hulpfuncties dienen voorhanden te zijn : - Tekstuitleg bij “Mouse scroll over”. - Specifieke delen van de handleiding dienen on-line oproepbaar te zijn in de werkschermen en dit in algemeen begrijpbare praktische bewoordingen. 2.9 Handleidingen. Bij de oplevering voorziet de leverancier de nodige handleidingen specifiek aangepast aan het in dit document voorziene werk. 2.10. Eigendom van de gegevens. Onverminderd het aanbieden van de softwareoplossing via de SaaS-formule geldt dat alle gegevens die geregistreerd worden binnen het gebruik van de software eigendom zijn van de VGC. De leverancier kan op geen enkele wijze aanspraak maken op de geregistreerde gegevens, noch hier om welke reden dan ook gebruik van maken.

J. Swinnen

10-10-2013

5/21


ons ons kenmerk

Tel.: +32(2)563 03 00

datum


bladnummer B6

3. Diensten. 3.1 Implementatie. De offerte dient een duidelijk en volledig overzicht te vermelden met aangeboden diensten tijdens de implementatie, die buiten het SaaS-, aankoop- of onderhoudscontract vallen zoals analyse, opstellen van documentatie, projectleiding, opleiding, maatwerk, testen,... 3.2 Onderhoudscontract 3.2.1 Onderhoudscontract in verband met SaaS-model. Bij het gebruik van een SaaS model gaan we er van uit dat alle werkzaamheden en kosten die nodig zijn om het volledige systeem operationeel te houden, in de prijs zijn vervat. Dit omhelst dus ook alle onderhoud: preventief of correctief, innovatief of evolutief. Dit handelt zowel over alle onderdelen die nodig zijn voor het operationeel systeem: zowel de software zelf alsook alle infrastructuur, systeemsoftware, middleware of databanken die nodig zijn om de toepassing correct te ondersteunen in het datacenter. Alle operationele taken die nodig zijn om de kwaliteit van de vooropgestelde dienstverlening te verzekeren maken dus ook deel uit van het SaaS contract. Voor het onderhoud van de door de leverancier aangeboden hardware kan er optioneel een extra kost worden voorgesteld binnen het SaaS contract (indien van toepassing). 3.2.2 Onderhoudscontract bij het niet gebruik van het Saas-model. Het onderhoudscontract dient duidelijk te omschrijven welke diensten hieronder vervat zijn. Dit omhelst dus ook alle onderhoud: preventief of correctief, innovatief of evolutief. Dit handelt zowel over alle onderdelen die nodig zijn voor het operationeel systeem: zowel de software zelf alsook alle infrastructuur, systeemsoftware, middleware of databanken die nodig zijn om de toepassing correct te ondersteunen in het datacenter. Alle operationele taken die nodig zijn om de kwaliteit van de vooropgestelde dienstverlening te verzekeren maken dus ook deel uit van het onderhoudscontract.. Uiteraard vallen de lokale voorzieningen van de VGC of opgenomen diensten hier niet onder, zijnde: ICT infrastructuur, de lokale netwerken bij de VGC of de internetverbinding van de VGC, de hardware. Een update moet vooraf meegedeeld en ingepland worden in overleg met de VGC. Bij elke upgrade hoort documentatie omtrent gewijzigde of nieuwe functionaliteiten. Elke interventie van de leverancier die de beschikbaarheid van de toepassing kan beïnvloeden, wordt in overleg met de VGC gepland met uitzondering van correctieve acties op de infrastructuur. Correctieve acties op de software dienen ook vooraf gepland, net zoals wijzigingen in de configuratie of parametrering van het pakket. 3.2 SLA De offerte vermeldt duidelijk alle relevante tijden inzake SLA, inclusief de bereikbaarheid van de helpdesk. Indien er verschillende voorstellen mogelijk zijn, dan dient men dat aan te geven, met opgave van de verschillende prijzen daaraan verbonden.

J. Swinnen

10-10-2013

6/21


ons ons kenmerk

Tel.: +32(2)563 03 00

datum

bladnummer


B7

Bij deze rubriek worden de bepalingen omtrent Service level agreement (SLA) geformuleerd. De leverancier wordt gevraagd volgende vragen te beantwoorden: Hoe werkt de helpdesk en hoe ziet de workflow er uit voor: - De afhandeling van incidenten - De afhandeling van een effectief probleem - De afhandelingen van een aanvraag tot wijziging - De afhandeling van een vraag over werking van de software - Hoe verloopt het afsluiten van een call? - Is rapportering van incidenten/vragen voorzien en zo ja, volgens welke periodiciteit? - Hoe bereikbaar is de helpdesk (wanneer en hoe, binnen en buiten kantooruren)? - Is er een software ter ondersteuning voor het melden van incidenten/vragen? - Welk incidenttypes onderscheidt men? - Wat is de reactietijd ? (max. tijd die verloopt vanaf ontstaan incident totdat het probleem wordt behandeld door de helpdesk) - Wat is de escalatietijd (max. tijd die verloopt vanaf ontstaan incident totdat het probleem wordt geëscaleerd aan én aangevat door deskundige bij aanbieder)? - Hoe is disaster recovery gegarandeerd? - Wat is de backup-policy? - Wat is de verwachte limietbelasting en de flexibiliteit waarmee men kan omgaan met schommeling in de bezetting en mogelijke piekbelastingen? De organisatie van de support dient duidelijk omschreven te worden. Is er een eerste- en tweede lijnsupport ? Zo ja, door wie en welke organisatie of bedrijf worden deze verzekerd ? De offerte vermeldt duidelijk alle relevante tijden inzake SLA, inclusief de bereikbaarheid van de helpdesk. Indien er verschillende scenario’s mogelijk zijn, dan dient men dat aan te geven, met opgave van de verschillende prijzen daaraan verbonden. Minimale eisen inzake SLA Bereikbaarheid eerste lijn support : maandag-vrijdag tijdens de kantooruren Bereikbaarheid in geval van calamiteiten: maandag-zondag 9-21u 3.4 Service Desk De leverancier voorziet in een service desk die als Single Point of Contact functioneert voor alle in de SLA opgenomen incidenten 3.5 Werkzaamheden door derden Indien specifiek diensten van derden bijkomend ingeroepen worden, dan wordt dit ook vermeld in de offerte met aangeven van : - Identificatie van de derde - Het waarom, wat houden die diensten in en wanneer worden ze uitgevoerd?

J. Swinnen

10-10-2013

7/21


ons ons kenmerk

Tel.: +32(2)563 03 00

datum


bladnummer B8

4. Software De toepassing zal gebruikt worden in een internet/extranet omgeving voor de back office en is dus uitsluitend een webapplicatie (browsertoepassing). De leverancier dient aan te geven welke modules of onderdelen hiervan afwijken en dus niet in een browser kunnen worden gebruikt Indien er onderdelen van de software specifiek voor mobiele toestellen zijn voorzien, dan wordt dit tevens vermeld, zowel als het gaat over een echte natieve app die op een smartphone kan worden geïnstalleerd of over een mobiele webtoepassing, een webtoepassing die specifiek voor de smartphone is ontwikkeld maar gewoon via de browser van de smartphone wordt aangeroepen. 4.1 Mailserver Indien de toepassing het gebruik van mailingfunctionaliteiten voorziet, dan dient de offerte duidelijk te vermelden welke faciliteiten er zijn voorzien voor mailing en het uitsturen van berichten. Welke voorzieningen worden genomen voor het vermijden van blacklisting. Indien de procedures van sommige hulpfuncties (Bij voorbeeld bij het inloggen, de authentificatie, het opsturen van een nieuw paswoord, enz…) het gebruik van mails voorziet, dan dient de werkwijze hiervan gedetailleerd omschreven te worden. 4.2 Redundancy en performance De offerte dient duidelijk te maken welke voorzieningen er zijn om de performantie en de beschikbaarheid van de toepassing te verzekeren en welke de minimale uptime is die wordt gegarandeerd, in overeenstemming met het vermelde kader van functionaliteiten en volumes. 4.3 Client infrastructuur backoffice Men mag uitgaan van een gestandaardiseerd client platform met hetzelfde operating systeem. Er wordt gevraagd één specificatiesheet te geven waaraan de client PC’s voor de back office moeten voldoen. Wat is de benodigde bandbreedte (up/down) per gebruiker? Indien er specifieke configuratie op de PC of in de browser voor de goede werking van de toepassing nodig is, dan dient dit expliciet te worden vermeld welke deze zijn Indien er toch andere componenten, tools of software (ook add-ons, active-x,…) op de client zouden noodzakelijk blijken, dan dienen deze eveneens expliciet in de offerte vermeld te worden. 4.4 Client infrastructuur frontoffice Indien er minimale requirements zijn voor de gebruiker die via internet het systeem gebruiken, dan dient dit weergegeven te worden. Indien er specifieke configuratie op de PC of in de browser voor de goede werking van de toepassing nodig is, dan dient dit expliciet te worden vermeld welke deze zijn.

J. Swinnen

10-10-2013

8/21


ons ons kenmerk

Tel.: +32(2)563 03 00

datum


bladnummer B9

Indien er toch andere componenten, tools of software (ook add-ons, active-x,…) op de client zouden noodzakelijk blijken, dan vermeldt men deze eveneens expliciet in de offerte.

4.5 Piekbelastingen en volumes. 4.5.1 Piekbelasting : Niet van toepassing. 4.5.2 Volumes : Niet van toepassing.

J. Swinnen

10-10-2013

9/21


ons ons kenmerk

Tel.: +32(2)563 03 00

datum


bladnummer B10

5. De databank De offerte dient duidelijk te vermelden welke databanktechnieken ondersteund worden en welke databank zal worden gebruikt voor deze opdracht. Is deze databank gemeenschappelijk met andere klanten of dedicated? Zijn er één of meerdere onderliggende databanken?

J. Swinnen 10/21

10-10-2013


ons ons kenmerk

Tel.: +32(2)563 03 00

datum


bladnummer B11

6. Beveiliging 6.1 Authentificatie en autorisatie Elk back office gebruik van de software wordt voorafgegaan door een authentificatie en autorisatieprocedure voor de gebruiker. Voorkeur wordt gegeven aan het gebruik van de Single Sign-on technologie. De software bevat rollen-mechanismen die de toegang controleren waardoor het gebruik van elke softwarefunctie uitsluitend voorbehouden blijft aan de bevoegde personen. De leverancier voorziet bij de voorlopige oplevering de nodige documentatie die het beheer van de toegangsrechten en autorisaties beschrijft. Deze documentatie beschrijft ten minste : - Het authentificatieproces van de gebruiker - Het autorisatieproces van de gebruiker - Het afbakenen van het gegevensbereik op basis van een autorisatieprofiel en het type gegeven – o.a. toegang tot gegevens van een andere entiteit. - Afbakenen van de procesafhandeling in functie van een autorisatieprofiel – o.a. mogelijkheid hebben tot het uitvoeren van functies of bewerkingen. 6.2 Algemeen De offerte geeft aan welke voorzieningen er zijn voor het verhinderen van gegevensdiefstal, intrusie, denial of service attacks,…

J. Swinnen 11/21

10-10-2013


ons ons kenmerk

Tel.: +32(2)563 03 00

datum


bladnummer B12

7. Bedrijfszekerheid. De software garandeert dat elke transactie in zijn geheel wordt uitgevoerd of, ingeval van een fout, in het geheel niet wordt uitgevoerd. In het tweede geval krijgt de gebruiker een gepaste foutmelding op het scherm. Dit betekent ook dat verrichtingen die zijn gekoppeld, ook samen worden doorgevoerd of in het geheel niet. De software werkt met andere woorden transactioneel. Niet of niet correct afgesloten transacties of programma’s mogen geen aanleiding geven tot het blokkeren of het beschadigen van bestanden of databanken. Dit kan verholpen worden door een automatische afsluiting van alle openstaande sessies op een bepaald moment van de dag, na de werkingsuren. Rekening houdend met de omgevingscriteria zoals gesteld in de luiken piekbelasting en volumes, dient de software continu beschikbaar te zijn. De antwoordtijden moeten aanvaardbaar zijn, rekening houdend met de frequentie waarmee de specifieke verrichting wordt uitgevoerd en rekening houdend met de complexiteit van de opvraging van de gegevens die er mee gepaard gaan. Er moet worden aangetoond dat de software voldoende performant is, idealiter gebeurt dit door het weergeven van benchmarks en capaciteitsberekening op basis van een aantal variabelen als het totaal aantal gebruikers, verschillende aantallen gelijktijdige gebruikers met diverse profielen en verschillende functionaliteiten. Indien specifieke onderdelen afwijken van de norm, dan wordt dit expliciet weergegeven.

J. Swinnen 12/21

10-10-2013


ons ons kenmerk

Tel.: +32(2)563 03 00

datum


bladnummer B13

8. Real-time verwerking Alle verwerkingen gebeuren in real-time, zonder tussenkomst van gespecialiseerd informaticapersoneel of derden. Elke verwerking die hieraan niet voldoet dient te worden vermeld. Indien er in de software een scheduler is voorzien dient er een overzicht gegeven te worden van de taken die automatisch uitgevoerd kunnen of moeten worden. De scheduler mag dan ook de interactieve verwerkingen aan het scherm niet blokkeren

J. Swinnen 13/21

10-10-2013


ons ons kenmerk

Tel.: +32(2)563 03 00

datum


bladnummer B14

9. Documentatie De software voorziet de nodige documentatie die al haar externe specificaties beschrijft. De documentatie wordt afgeleverd onder gedrukte vorm en onder elektronische vorm. De software gedraagt zich zoals beschreven in de documentatie. Er bestaat eenduidige conformiteit tussen de software en de bijhorende documentatie. De software moet beantwoorden aan haar expliciete doelstellingen, d.w.z. ze mag geen functionaliteiten bevatten die niet gedocumenteerd zijn. De documentatie geeft een juiste, nauwkeurige en heldere beschrijving, meer bepaald van de volgende aspecten: 1) Voor het gebruik van de software: - Dit zijn de standaard gebruikershandleidingen en procedurebeschrijvingen - Beschrijving van algemene principes, berekeningswijzen, … 2) Voor het exploiteren van het systeem: - De systeemopdrachten en -functies en de menustructuur; - De wijze waarop de goede werking van het systeem op een regelmatige basis kan worden gecontroleerd; - Duidelijke beschrijving van het datamodel met de relaties tussen de tabellen. - Duidelijke beschrijving van het datamodel met de relaties tussen de tabellen. 3) Voor het gebruik en implementatie van interfaces met het systeem: - Per interface beschrijving van de procedure - Per interface beschrijving van de foutafhandeling - Per interface beschrijving van de verwachte invoergegevens en beschrijving van de resultaten en/of de verwerking Er wordt verwacht dat de offerte aangeeft wat er bij implementatie aan standaarddocumentatie mag worden verwacht, met een representatief document of template per onderdeel. De leverancier maakt in het verloop van het project VGC-specifieke documentatie (zie project organisatie punt 11).

J. Swinnen 14/21

10-10-2013


ons ons kenmerk

Tel.: +32(2)563 03 00

datum


bladnummer B15

10. Databeheer op lange termijn De leverancier wordt gevraagd aan te geven hoe om te gaan met databeheer op lange termijn. Is er mogelijkheid tot archivering? Met archiveren wordt bedoeld het overdragen van samenhangende gegevens (bvb. alle evenementgerelateerde gegevens) op basis van een datum naar een archiefdatabank of apart medium, waarna die gegevens van de actuele databank worden geschrapt tijdens dezelfde archiefbeweging. Indien er geen archiveringsprocedure bestaat in deze zin, dan dient in de offerte te worden beschreven hoe gegevens kunnen worden uitgezuiverd.

J. Swinnen 15/21

10-10-2013


ons ons kenmerk

Tel.: +32(2)563 03 00

datum


bladnummer B16

11. Projectorganisatie. 11.1 Projectorganisatie-Algemeen. De leverancier dient een gedetailleerd projectplan op te stellen in samenwerking met de opdrachtgever teneinde duidelijk de verschillende uit te voeren activiteiten te documenteren die moeten leiden tot een succesvolle implementatie van de gevraagde toepassing. Het projectplan dient voor de hieronder vermelde activiteiten de volgende gegevens te bevatten : Planning, tijdspanne, manuren/mandagen, profielen, ressources. - Projectmanagement - Analyse - Ontwikkeling - Testing - Helpdesk - Implementatie - Specifieke documentatie voor de VGC (in het Nederlands). - Vorming en opleiding. De activiteiten die geen deel zouden uitmaken van de vooropgestelde prijsofferte dienen expliciet vermeld te worden evenals de bij elk profiel voorziene tarificatie. 11.2 Projectorganisatie-Projectvereisten. 11.2.1 Projectplan. 11.2.1.1. Projectplan- Algemeen. Als onderdeel van de offerte stelt de leverancier een leveringsplan op. Na gunning vertaalt de leverancier het leveringsplan naar een projectplan waarin de leverancier de levering koppelt aan de nodige mijlpalen, voorwaarden etc… Bij elke milestone wordt er duidelijk aangegeven welke de delivrables zijn, ook en in het bijzonder als het over documentatie of analyse gaat. Het weergeven van de ingeschatte delivrables is fundamenteel. De leverancier doet hierbij ook een voorstel naar projectstructuur, projectcommunicatie en issue- of probleemmanagement. Ook dit maakt deel uit van het projectplan. Het projectplan van de leverancier wordt samengevoegd met het projectplan van de VGC tot het Project Initiation Document (PID). Het PID is vervolgens het leidende document voor de uitvoer van de levering. Tijdens het project wordt naast de eigenlijke implementatie de nadruk gelegd op: - Ondersteuning bij het uittekenen van alle bedrijfsprocessen met beschrijving van het verloop in de software, ism de applicatiebeheerder en het projectteam van de VGC. - Mappen van de processen en de softwarefunctionaliteiten, ism de applicatiebeheerder van de VGC; - Parametreren/configureren en ontwikkelen van maatwerk waar en wanneer nodig. De offerte dient tevens een apart overzicht te geven van al het maatwerk dat noodzakelijk is; J. Swinnen 16/21

10-10-2013


ons ons kenmerk

Tel.: +32(2)563 03 00

datum

bladnummer


B17

- Het opleiden en assisteren van de medewerkers, zowel tijdens de implementatiefase als bij de opstart en in de nazorg fase. Voor het opleiden wordt het principe van ‘train de trainer’ gehanteerd, waarbij minimaal de administrator (indien van toepassing) en de applicatiebeheerders van de verschillende diensten, plus enkele ‘key-users’ door de leverancier worden opgeleid. - Roll-out. (*) Zowel het uittekenen van de bedrijfsprocessen als het mappen van de processen en softwarefunctionaliteiten is in handen van de applicatiebeheerder, de leverancier voorziet ondersteuning en aansturing om dit efficiënt mogelijk te maken. Het leveringsplan houdt rekening met volgende aspecten en volgorde van implementatie: Fase 1: Opmaak Project Initiation Document (… weken na de bestelling) Fase 2: Algemene analyse voor het geheel van de oplossing (… maanden na bestelling) Fase 3: Volledige oplevering, implementatie en facturatie van de software en de noodzakelijke hardware binnen de betrokken diensten (… maanden na bestelling)) Indien de software zal gebruikt worden door verschillende afdelingen of geografische sites Dan wordt de implementatie van de software opgesplitst in een pilootfase en rollout fase. De implementatie start dan in enkele afgesproken pilootafdelingen of sites (configuratie, opleiding, en testen), waarna een rollout naar de overige afdelingen of sites plaats vindt. Het leveringsplan van de leverancier geeft aan of deze praktijk noodzakelijk en/of wenselijk is en aan welk ritme de installaties zullen gebeuren. Indien dit het geval zou zijn, dan kunnen we er van uit gaan dat de voorlopige oplevering kan plaats vinden na evaluatie van de werking van de pilootafdelingen of sites. Voorafgaand de voorlopige oplevering vindt plaats: - Analyse en implementatie - Testen, beoordeling en eventuele aanpassingen - In productiestelling - Evaluatieperiode van één minstens maand of langer volgens afspraak. 11.2.1.2. Projectplan-Timing De VGC voorziet de implementatie tijdens de periode van januari 2013 tot februari 2013. Bij de gunning van het project zal de timing bepaald en afgesproken te worden door de VGC en de leverancier. Wanneer de leverancier in het projectplan afwijkt van de afgesproken timing, wordt gevraagd deze afwijkingen te motiveren. De VGC houdt zich het recht voor zo nodig de timing aan te passen en desgevallend de leverancier hier onmiddellijk over in te lichten.

J. Swinnen 17/21

10-10-2013


ons ons kenmerk

Tel.: +32(2)563 03 00

datum


bladnummer B18

11.2.2. Opleiding De offerte vermeldt een opleidingsplan, waarin volgende opleidingen worden voorzien 11.2.2.1. Opleiding-Initiatie De initiatie is een eerste opleiding voor de projectmedewerkers als kennismaking met het pakket. Aldus krijgen zij een algemeen inzicht in de werking van de software en de voorziene functionaliteiten met de bedoeling de communicatie tussen de gebruikers, applicatiebeheerder en betrokken informatici en de leverancier te vergemakkelijken. Daarom gebeurt deze opleiding vlak na de aanschaf en vóór de start van de conceptfase. Deze opleiding is voor een beperkte groep, maximaal 6 projectmedewerkers. 11.2.2.2. Opleiding-Administratie en applicatiebeheerders De leverancier wordt gevraagd een opleiding te voorzien voor de applicatiebeheerders en administrator als kennismaking met de basisconfiguratie van de toepassing. Dit om de (technische) parameterisatie van de toepassing te begrijpen en te kunnen ondersteunen. Dit is voor een beperkt aantal gebruikers, maximaal 2. 11.2.2.3. Opleiding-Gebruikers Gebruikers dienen te worden opgeleid in de fase van geïntegreerde testen. (Initieel opleidingsplan te voorzien door de leverancier welke wordt verfijnd tijdens het project in samenwerking met de projectgroep). De voorkeur gaat hier uit naar het principe ‘Train the trainer’ waarbij de opleiding gegeven wordt door de leverancier aan de sleutelgebruikers waarbij zij op hun beurt de eindgebruikers opleiden. 11.2.3. Documentatie implementatie Tijdens het project wordt een documentatiepakket opgebouwd, dat eigen is aan het gebruik van de software. Deze omvat zeker een beschrijving van de instellingen en configuratie van de software op gebruiksniveau met onder andere: - Parameters gebruikersbeheer: rollen, groepen, autorisatieparameters, … - Initiële basistabellen en vooral beschrijving van de inhoudelijke redenen omtrent Opvullingen. - Statusinformatie inzake afhandelingsprocedures. - Een bibliotheek aan gebruikte termen: een zogenaamde glossary - Een beschrijving van de werkprocessen, met relatie naar gebruik van de software op proceduraal niveau; maar eventueel ook met manueel uit te voeren stappen. - Elk document krijgt een uniek label en er wordt een register gemaakt met het overzicht. - Enz….

J. Swinnen 18/21

10-10-2013


ons ons kenmerk

Tel.: +32(2)563 03 00

datum


bladnummer B19

12. Disaster-recovery. De leverancier moet een geschreven procedure kunnen afleveren waarin de mogelijke disaster–recovery verrichtingen zijn beschreven. De offerte moet vermelden welke backup en restore faciliteiten er mogelijk zijn: - Totale disaster recovery: vertrekkende van een basis infrastructuur omgeving terug de software up and running te krijgen met hergebruik van de meest recente correcte gegevens en met een minimaal verlies van gegevens (aangeven wat dit maximale verlies kan zijn). - Andere backup-restore mogelijkheden. Het gaat hier inzonderheid om de gegevensbestanden en de programma’s. Ze maakt het mogelijk om het systeem te herstellen in de staat waarin het zich bevond bij de laatste back-up. De herstelling kan nodig zijn na een werkingsfout of een verkeerde manipulatie. De software moet voorzien in een backup en restore procedure van: * De software zelf. De laatste versie van de software moet op een gescheiden medium zijn aangebracht, zowel wat client-software als server-software betreft. * De data. Naast de actuele beveiligingsmogelijkheden qua infrastructuur voor het verzekeren van een correcte en stabiele data-opslag dient er een procedure voorzien te zijn, waarbij minimaal dagelijks backup (optioneel on-line of off-line) kan worden genomen via een automatische procedure en de restore procedure eveneens is geautomatiseerd en gedocumenteerd. Ook indien de procedure gebruik maakt van standaardfunctionaliteit die momenteel aanwezig is in databasesystemen, dan nog dient de procedure in zijn totaliteit te zijn geautomatiseerd of minimaal gedocumenteerd.

J. Swinnen 19/21

10-10-2013


ons ons kenmerk

Tel.: +32(2)563 03 00

datum


bladnummer B20

13. Interactie en interfacing. De leverancier bepaalt in zijn offerte op welke wijze de communicatie met andere binnen de organisatie aanwezige software systemen kan gerealiseerd worden. Hij dient te vermelden hoe zijn standaard gegevensuitwisseling met de meest courante financiële en boekhoudingspaketten opgebouwd werd en op welke wijze deze kan aangepast worden aan de specifieke behoeften van de VGC. Indien deze aanpassingen geen deel uitmaken van de prijsopgave dan dienen de tarificaties hiervan in de offerte vermeld te worden. De leverancier vermeldt in de offerte welke technologie gebruikt kan worden om deze communicaties tot stand te brengen en dit voor zowel inkomende als uitgaande gegevens, voor zover de toepassing dit zou vereisen. - Type bestanden, aanmaakmethode, frekwentie van aanmaak, enz… - Gebruik van webservices Eventueel specifiek eigen aan de VGC bestanden op maat te maken communicaties moeten kunnen gegenereerd worden. De leverancier vermeldt duidelijk op welke wijze deze uitwisseling kan gebeuren en op welke wijze de inhoud van deze bestanden kunnen vastgelegd worden. Hierbij denken we bijvoorbeeld aan de communicatie met toepassingen zoals collegeprocedures en dataware-housing. Indien deze aanpassingen geen deel uitmaken van de prijsopgave dan dienen de tarificaties hiervan in de offerte vermeld te worden.

J. Swinnen 20/21

10-10-2013


ons ons kenmerk

Tel.: +32(2)563 03 00

datum


bladnummer B21

14. Rapporten. 14.1 Standaardrapporten. De offerte dient de lijst te vermelden van rapporten met welke standaard in de software aangeboden worden, evenals de inhoud van deze rapporten. De keuzemethode en invoering van eventuele selectieparameters dient gedocumenteerd te zijn. 14.2 Clientrapporten. De offerte dient te vermelden op welke wijze de hiertoe gemachtigde gebruiker zelf rapporten kan definiëren binnen de software en op welke wijze deze operationeel in gebruik kunnen gesteld worden. De werkwijze en de eventueel te gebruiken software dient omschreven te worden. De offerte dient te vermelden of de gebruiker tevens de mogelijkheid heeft om mits het gebruik van de geleverde toepassing ook zelf éénmalige rapporten op te vragen en ondervragingen of opzoekingen uit te voeren in de databank. Er dient omschreven te worden op welke wijze deze operaties uitgevoerd kunnen worden. Indien voor deze activiteiten beroep gedaan wordt op specifieke software-onderdelen dan dienen deze in de offerte vermeld te worden. (Vb. Crystal reports, enz…).

J. Swinnen 21/21

10-10-2013

BIJLAGE: FUNCTIONELE -, TECHNISCHE EN PROJECTVEREISTEN

Recommend Documents