FOLYAMATLEÍRÁST SEGÍTİ GYAKORLATI ÚTMUTATÓ

FOLYAMATLEÍRÁST SEGÍTİ GYAKORLATI ÚTMUTATÓ

1/ 50

A dokumentum az Új Magyarország Fejlesztési Terv keretében, az Államreform Operatív Program támogatásával, az „Elektronikus közigazgatási keretrendszer” tárgyú kiemelt projekt megvalósításának részeként készült. A dokumentum elkészítésében részt vett:

2/ 50

Metaadat-táblázat Megnevezés Cím (dc:Title) Kulcsszó (dc:Subject) Leírás (dc:Description)

Típus (dc:Type) Forrás (dc:Source) Kapcsolat (dc:Relation) Terület (dc:Coverage) Létrehozó (dc:Creator) Kiadó (dc:Publisher) Résztvevı (dc:Contributor) Jogok (dc:Rights) Dátum (dc:Date) Formátum (dc:Format) Azonosító (dc:Identifier) Nyelv (dc:Language) Verzió (dc:Version) Státusz (State) Fájlnév (FileName) Méret (Size) Ár (Price) Felhasználási jogok (UserRights)

Leírás Folyamatleírást segítı gyakorlati útmutató folyamatleírás; útmutató A dokumentum útmutatót tartalmaz a közigazgatási folyamatok felméréséhez és a felmérés eredményének szöveges és grafikus reprezentálásához. Szöveg . . Magyarország e-Közigazgatási Keretrendszer Kialakítása projekt Miniszterelnöki Hivatal BME IK . 2008. MS-Word . HU V2.1 Kötelezı EKK_ekozig_folyamatleiras_gyakorlati_utmutato_080812_V2-1.doc 2559 KB . .

3/ 50

Verziókövetési táblázat Folyamatleírást segítı gyakorlati útmutató

A dokumentum neve A dokumentum készítıjének neve A dokumentum jóváhagyójának neve A dokumentum készítésének dátuma Verziószám Összes oldalszám A projekt azonosítója

Verzió V1.1 V1.2 V1.3 V1.4 V1.5 V1.6 V1.7 V2.0 V2.1

Dátum 2008.07.04 2008.07.09 2008.07.21 2008.07.21 2008.07.22 2008.07.22 2008.07.22 2008.07.22 2008.08.12.

2008.08.12. V2.1

49 e-Közigazgatási Keretrendszer

Változáskezelés A változás leírása First draft First draft . szemlézett változat Gyakorlati példával kiegészített változat BPMN-el kiegészített változat Kiegészítések Korrektúra Elıszó MeH-nek átadott változat Minıségbiztosító javaslatára módosított változat

Megnevezés 1. Elıszó (Foreword) 2. Bevezetés (Preamble) 3. Alkalmazási terület (Scope) 4. Rendelkezı hivatkozások (References) 5. Fogalom-meghatározások (Definitions) 6. A szabvány egyedi tartalma (UniqueContent) 7. Bibliográfia 8. Rövidítésgyőjtemény 9. Fogalomtár 10. Ábrák 11. Képek 12. Fogalmak 13. Verzió 14. Mellékletek (Appendix)

BME IK

Szövegsablon Leírás . . Folyamatleíró módszertan és eszközrendszer kidolgozása . . A gyakorlati útmutató a „Folyamatleírást segítı módszertani ajánlás” alapján készült, mely egy konkrét példán keresztül mutatja be az ajánlásban javasolt módszert és eszközrendszert. . . . Folyószövegben Folyószövegben . V2.1 A,B,C

4/ 50

Tartalomjegyzék 1. Elıszó.............................................................................................................................................................. 6 2. Bevezetés ........................................................................................................................................................ 6 3. A közigazgatási folyamatok leírásának lépései............................................................................................... 8 3.1. Folyamatleírás készítése.............................................................................................................................. 9 3.2. Folyamatleírás tervezése ........................................................................................................................... 11 3.3. Információgyőjtés ..................................................................................................................................... 13 3.4. Egy folyamatleírás kidolgozása / módosítása............................................................................................ 16 3.5. Folyamatleírások helyességének ellenırzése, módosítandó folyamatleírások azonosítása....................... 19 4. Gyakorlati példa folyamatok kidolgozására.................................................................................................. 22 A. Melléklet: A folyamatok táblázatos leírásának formátuma ....................................................................... 39 A.1. A folyamatok táblázatos leírása, rövid változat ........................................................................................ 39 A.2. A folyamatok táblázatos leírása, részletes változat ................................................................................... 40 B. Melléklet: Útmutató a folyamatok grafikus ábrázolására.......................................................................... 42 B.1. BPMN bevezetı ........................................................................................................................................ 42 B.2. Közigazgatási folyamatok ábrázolása BPMN-el....................................................................................... 45 B.2.1. A forgalomból kivonás folyamatának ábrázolása - példa .................................................................. 45 C. Melléklet: Ellenırzı táblázat .................................................................................................................... 48

5/ 50

1. Elıszó Jelen dokumentum az Elektronikus közigazgatási keretrendszer részét képezi. A közigazgatási folyamatok és eljárások informatikai támogatásához elengedhetetlen azok egységes szemlélető leírása, dokumentálása. A dokumentum ehhez a feladathoz nyújt gyakorlati segítséget. A gyakorlati útmutató a „Folyamatleírást segítı módszertani ajánlás” alapján készült, mely egy valóságoshoz hasonló, de bizonyos részletekben egyszerősített fiktív példán keresztül mutatja be az ajánlásban javasolt módszert és eszközrendszert. Az útmutató példaként a gépjármő forgalomból való kivonatásának némileg egyszerősített folyamatát mutatja be. A feldolgozott példa elsısorban arra koncentrál, hogy a valóságoshoz hasonló folyamat leírása során milyen absztrakciós lépéseket kell elvégezni. Összetett közigazgatási eljárás elektronizálása során szükségesnek tartjuk, hogy a bemutatott táblázatos adatfelvételt, és az adatok támogatását megfelelı segédeszközök támogassák. Ennek kidolgozására/kiválasztására a folyamatleírási módszer végleges kialakulása után, az eközigazgatási keretrendszer kialakítása c. projekt keretében teszünk javaslatot. Jelen útmutató „kézi” eszközökkel mutatja be a folyamatleírás lépéseit. Hangsúlyozzuk, hogy egy konkrét folyamat felmérése és megvalósítása során nem lehet eltekinteni a jogi megfelelıség ellenérzésétıl, ami a konkrét folyamat elektronizálásában résztvevı közigazgatási szakemberek feladata. Ezt az iteratív folyamatot foglalja össze a 3. fejezet, melynek gyakorlati lépéseit a 4. fejezet szemlélteti.

2. Bevezetés Ez a dokumentum a „Folyamatleírást segítı gyakorlati útmutató” (a továbbiakban: GyU), mely szorosan kapcsolódik „Folyamatleírást segítı módszertani ajánlás”-hoz (a továbbiakban: MA). A GyU a MA fejezeteire, ábráira hivatkozik, az ott kialakított jelölésrendszert és gondolatmenetet követi. Jelen dokumentum a MA-val közösen használandó a közigazgatási folyamatok leírásához, a következıkben leírt módon. ― A közigazgatási folyamatok leírásakor jelen dokumentum folyamatábráit alapul véve kell haladni. A haladási sorrendben az ábrák sorszáma a meghatározó: a folyamatábrák szám szerinti sorrendben követik egymást. ― A folyamatábrák a közigazgatási folyamatok meghatározásának, dokumentálásának, fejlesztésének, helyességük ellenırzésének lépéseit mutatják be. ― A folyamatábrákat minden esetben egy-egy táblázat követi, amely a folyamatábrán is feltüntetett lépéseket tartalmazza, azok javasolt sorrendjére is utalva. ― A folyamatábrákat követı táblázatokban a folyamatábra minden tevékenységének megfelel egy sor. Az elágazásokat, ciklusokat külön sorban írjuk le. ― A táblázat minden sorában leírjuk:

6/ 50

a tevékenység azonosítóját (képzése: ábra száma. a tevékenység sorszáma az adott folyamatábrán belül), a táblázat elsı tevékenysége a folyamatábra által bemutatott magas szintő folyamat (folyamatcsoport) o a végrehajtandó tevékenység nevét o a végrehajtandó tevékenység jellemzıit cél adott tevékenységet megelızı tevékenység input (ha van) lépések (ha vannak) output (ha van) felhasználható minta / template a tevékenységet követı tevékenység mérıszámok (ha értelmezhetı) o azt a hivatkozást vagy hivatkozásokat, amely vagy amelyek megmutatják, hogy a MA melyik fejezete tartalmaz részletes információkat az adott tevékenységgel kapcsolatban. A folyamatábrákon a dupla szélő téglalapok alfolyamat indításokat (hívásokat) jelölnek. Egy alfolyamat az indító folyamattól kapott bemeneti adatok alapján hajtja végre az indító folyamat egy adott lépést. Az alfolyamatok belsı lépései, melyek ugyancsak tartalmazhatnak további alfolyamat indításokat, külön folyamatábrákon kerülnek bemutatásra és részletezésre. A folyamatábrákat követı táblázatok a végrehajtandó lépéseket magas szinten írják le. A részletek a kapcsolódó MA dokumentumban olvashatók. Egyes esetekben egy tevékenységhez kapcsolódóan többféle lehetıség közül lehet választani, melyek a MA –ban kerültek leírásra (pl. interjú-módszerek, információszerzés módszere stb.) A választáshoz a módszertani ajánlás ad segítséget. A választás a jelen gyakorlati útmutató felhasználójának döntésén múlik. A közigazgatási folyamatok leírásában keletkezı outputokat felsoroljuk minden olyan pontban, ahol ilyenek keletkezhetnek. Ha egy outputhoz formai útmutató (template) is rendelkezésre áll, erre a tényre utalunk a táblázatban, és megadjuk az elérhetı template nevét. o

―

― ―

―

7/ 50

3. A közigazgatási folyamatok leírásának lépései

1. ábra: Közigazgatási folyamatok új alapokra helyezése

Megjegyzés: a szürkével jelölt részek nem képezik a GyU tárgyát. ID

Végrehajtandó tevékenység

L1.

Közigazgatási folyamatok új alapokra helyezése (Meglévı folyamatok IT támogatott folyamatokká alakítása)

A tevékenység jellemzıi: • cél • résztvevık • adott tevékenységet megelızı tevékenység • input (ha van) • lépések (ha vannak) • output (ha van) • felhasználható minta / template • a tevékenységet követı tevékenység • mérıszámok (ha értelmezhetı)

• cél: közigazgatási a folyamatok azonosítása, felmérése, meghatározás, figyelembe véve az IT, és kiemelten a szoftverfejlesztés tapasztalatait, az ezen a területen kialakult jó gyakorlatokat • résztvevık: a folyamatleírásért felelıs vezetı, kijelölt munkatársak, közigazgatásban jártas szakértık • adott tevékenységet megelızı tevékenység: • input (ha van): korábbi tanulmányok, világszinten tapasztalható trendek • lépések (ha vannak) : L2 – L3 – L4 –L5 – L6 (GyU 3.1, 3.2, 3.3,3.4, 3.5) • output (ha van) : folyamatleírások • a tevékenységet követı tevékenység: konkrét folyamatleírások készítése jelen GyU alapján (az ábrán nem jelenik meg), illetve a folyamatok IT-vel valós támogathatóságának vizsgálata • mérıszámok (ha értelmezhetı): pozitív és negatív visszajelzések az MA és GyU dokumentumokról

Hivatkozás a módszertani ajánlásra (MA)

MA 2.

8/ 50

3.1. Folyamatleírás készítése

2. ábra: Folyamatleírások készítése ID


A tevékenység jellemzıi: • cél • résztvevık • adott tevékenységet megelızı tevékenység • input (ha van) • lépések (ha vannak) • output (ha van) • felhasználható minta / template • a tevékenységet követı tevékenység • mérıszámok (ha értelmezhetı)


L2.

Folyamatleírások készítése

Lásd GyU 3.1, 2 ábra.

MA, 5.3 és az abban meghivatkozott részek.

L2.1.

Folyamatleírás tervezése Információgyőjtés Kidolgozandó folyamatleírások listájának elkészítése

Lásd GyU 3.2, 3. ábra

MA 7

Lásd GyU 3.3, 4. ábra • cél: azon folyamatok listájának elkészítése, amelyek kidolgozandók ( ha még nem létezett a folyamat és leírása) vagy módosítandók (ha már létezett a folyamat és leírása, de azt módosítani, fejleszteni kell – erre vonatkozó részleteket a 7. ábra tartalmaz) • résztvevık: a folyamatleírásért felelıs vezetı, kijelölt munkatársak, közigazgatásban jártas szakértık, a közigazgatási részlegek vezetıi • adott tevékenységet megelızı tevékenység: L2.2 • input (ha van) : folyamatfejlesztési terv, folyamatokkal, vagy ezekre vonatkozó igényekkel

MA 8 MA 5.3. , MA 12.

L2.2. L2.3.

9/ 50

L2.4.

Döntési pont: van kidolgozásra / módosításra jelölt folyamatleírás?

L2.5.

Egy folyamatleírás kidolgozása / módosítása Folyamatleírások helyességének ellenırzése, módosítandó folyamatok leírása.

L2.6.

kapcsolatos információk • lépések (ha vannak) : • output (ha van) : folyamatleírási terv, mely tartalmazza a kidolgozandó folyamatok listáját • felhasználható minta / template : • a tevékenységet követı tevékenység: L2.4. • mérıszámok (ha értelmezhetı): kidolgozott / még kidolgozásra váró folyamatok száma • cél: annak vizsgálata, hogy van-e a listában kidolgozásra / módosításra jelölt folyamat • résztvevık: a folyamatleírásért felelıs vezetı, kijelölt munkatársak, közigazgatásban jártas szakértık • adott tevékenységet megelızı tevékenység: L2.3 ill. L2.6 • input (ha van): meglévı folyamatok / folyamatleírások és aktuális igények ezekre vagy hiányzó folyamatokra vonatkozóan • lépések (ha vannak): lásd MA 2.3 • output (ha van): döntés a továbblépésrıl • felhasználható minta / template: • a tevékenységet követı tevékenység: o ha van kidolgozásra / módosításra jelölt folyamat: L2.5. o ha nincs kidolgozásra / módosításra jelölt folyamat: a folyamatleírás vége • mérıszámok (ha értelmezhetı): kidolgozott / még kidolgozásra váró folyamatok száma Ha kidolgozás / módosítás: Lásd 5. ábra, GyU 3.4

Lásd 6. ábra, GyU 3.5 Tevékenység végén: ugrás L2.4-re

MA 2.3.

MA 2.3

MA 6, MA7

10/ 50

3.2. Folyamatleírás tervezése

3. ábra: Folyamatleírás tervezése ID


L3.

Folyamatleírás tervezése

L3.1.

Cél meghatározása

A tevékenység jellemzıi: • cél • résztvevık • adott tevékenységet megelızı tevékenység • input (ha van) • lépések (ha vannak) • output (ha van) • felhasználható minta / template • a tevékenységet követı tevékenység • mérıszámok (ha értelmezhetı) • cél: a folyamatleírás tervezése a saját szükségleteknek megfelelıen • résztvevık: a folyamatleírásért felelıs vezetı, kijelölt munkatársak, közigazgatásban jártas szakértık • adott tevékenységet megelızı tevékenység: döntés a folyamatleírásról • input (ha van) : döntés • lépések (ha vannak) : 3.1 - 3.2 - 3.3 • output (ha van) : folyamatleírási terv • felhasználható minta / template : • a tevékenységet követı tevékenység: információgyőjtés • mérıszámok (ha értelmezhetı): a terv elkészült,. megvalósítható, jóváhagyásra került • cél : a A folyamatfelmérés / azonosítás céljának meghatározása. • résztvevık: felelıs vezetı, szakértık • adott tevékenységet megelızı tevékenység • input (ha van): döntés a folyamatfelmérésrıl • lépések (ha vannak) : lásd MA 4.1 • output (ha van) : megfogalmazott cél a folyamatfelmérésre vonatkozóan • felhasználható minta / template: • a tevékenységet követı tevékenység: 3.2.


MA, 4.

MA 4.1.

11/ 50

L3.2.

Résztvevık azonosítása

L3.3.

Idı- és erıforrás tervezés

• mérıszámok (ha értelmezhetı): érthetı, világos, mérhetı cél megfogalmazásra került • cél : a folyamatfelmérés / azonosítás résztvevıinek azonosítása • résztvevık: felelıs vezetı, szakértık, azonosított résztvevık (pl. a közigazgatásban dolgozók, IT szakemberek stb.) • adott tevékenységet megelızı tevékenység: 3.1 • input (ha van): folyamatleírás célja • lépések (ha vannak) : lásd MA 4.2. • output (ha van) : azonosított résztvevık • felhasználható minta / template: • a tevékenységet követı tevékenység: 3.3. • mérıszámok (ha értelmezhetı): azonosított résztvevık száma, neve, beosztása, szakértelme • cél : a folyamatfelmérés / azonosítás idı- és erıforrásterve • résztvevık: kijelölt felelıs vezetı, szakértık • adott tevékenységet megelızı tevékenység: 3.2 • input (ha van): döntés a folyamatfelmérésrıl • lépések (ha vannak) : lásd MA 4.3. • output (ha van) : a folyamatfelmérés / azonosítás idıés erıforrásterve • felhasználható minta / template: - (javasoljuk az MSProject használatát a terv dokumentálásához) • a tevékenységet követı tevékenység: 4 • mérıszámok (ha értelmezhetı): tervezett átfutás, tervezett ráfordítás, tervezett erıforrások

MA 4.2.

MA 4.3

12/ 50

3.3. Információgyőjtés

4. ábra: Információgyőjtés

ID

L4.

Végrehajtan dó tevékenység

A tevékenység jellemzıi:

Információgyőjt és

•

• • • • • • • • •

• • • • • • • • L4.1

A vonatkozó jogszabályok azonosítása és feldolgozása

• •

cél résztvevık adott tevékenységet megelızı tevékenység input (ha van) lépések (ha vannak) output (ha van) felhasználható minta / template a tevékenységet követı tevékenység mérıszámok (ha értelmezhetı) cél: a folyamatleíráshoz szükséges információk összegyőjtése résztvevık: a folyamatleírásért felelıs vezetı, kijelölt munkatársak, közigazgatásban jártas szakértık adott tevékenységet megelızı tevékenység: 3. input (ha van) : folyamatleírás célja, résztvevıi, idıés erıforrásterve lépések (ha vannak) : 4.1 - 4.2 - 4.3 – 4.4 - 4.5 output (ha van) : a folyamatleíráshoz szükséges információk, írásos formában felhasználható minta / template : a tevékenységet követı tevékenység: mérıszámok (ha értelmezhetı): a terv elkészült,. megvalósítható, jóváhagyásra került cél: a folyamatleírás jogszabályi hátterének feltárása és feldolgozása; résztvevık: a folyamatleírásért felelıs vezetı, kijelölt munkatársak, közigazgatásban jártas szakértık


MA, 5.

MA, 5.1

13/ 50

• • • • • •

L4.2.

Dokumentumvi zsgálat

• • • • • • • •

L4.3.

Interjúztatás

• • • • • • • •

L4.4

Szakértıi vélemények feltárása

• • • • • •

L4.5.

Döntési pont: Az összegyőjtött információk elegendı

• • • • •

adott tevékenységet megelızı tevékenység: 4. input (ha van) : folyamatleírás célja lépések (ha vannak): lásd MA 5.1 output (ha van): vonatkozó jogszabályok, határozatok, szabályzatok listája, vonatkozó követelmények listája felhasználható minta / template : a tevékenységet követı tevékenység: ha a folyamatleírási terv további forrásokat is megjelöl: 4.2-.4.3.-4.4.; az összegyőjtött információ vizsgálata: 4.5. cél: a folyamatleíráshoz kapcsolódó információigény kielégítése; résztvevık: a folyamatleírásért felelıs vezetı, kijelölt munkatársak, közigazgatásban jártas szakértık, adott tevékenységet megelızı tevékenység: 4.1 input (ha van): folyamatleírás célja, folyamatleírás készítésének terve lépések (ha vannak): lásd MA 5.2. output (ha van): átvizsgált dokumentumok listája, dokumentumvizsgálat jegyzetei felhasználható minta / template : a tevékenységet követı tevékenység: ha a folyamatleírási terv további forrásokat is megjelöl: 4.3.-4.4.; az összegyőjtött információ vizsgálata: 4.5. cél: a folyamatleíráshoz kapcsolódó információigény kielégítése; résztvevık: a folyamatleírásért felelıs vezetı, kijelölt munkatársak, közigazgatásban jártas szakértık, interjú alanyok adott tevékenységet megelızı tevékenység: 4.2 input (ha van): folyamatleírás célja, folyamatleírás készítésének terve lépések (ha vannak): lásd MA 5.3.2, MA 5.3.3. output (ha van): kitöltött kérdıívek, interjún készült jegyzıkönyvek felhasználható minta / template : a tevékenységet követı tevékenység: ha a folyamatleírási terv további forrásokat is megjelöl: 4.4.; az összegyőjtött információ vizsgálata: 4.5. cél: a folyamatleíráshoz kapcsolódó információigény kielégítése; résztvevık: a folyamatleírásért felelıs vezetı, kijelölt munkatársak, közigazgatásban jártas szakértık, bevont tanácsadók adott tevékenységet megelızı tevékenység: 4.3 input (ha van): kérdıívek, interjú jegyzıkönyvek, dokumentum átvizsgálás feljegyzései lépések (ha vannak): lásd MA 5.5.1. és/vagy 5.5.2. output (ha van): szakértıi ajánlások, véleményezett dokumentumok, feljegyzések felhasználható minta / template : a tevékenységet követı tevékenység: 4.5. cél: az összegyőjtött információk helyességének ellenırzése résztvevık: a folyamatleírásért felelıs vezetı, kijelölt munkatársak, közigazgatásban jártas szakértık, input: kérdıívek, interjú jegyzıkönyvek,

MA 5.2 és 5.4

MA 5.3 és 5.4

MA 5.5

14/ 50

mennyiségének és minıségének vizsgálata

dokumentum átvizsgálás feljegyzései • lépések (ha vannak): MA 7. alapvetı vizsgálatra, MA 5.5 véleményeztetésre. • output (ha van): döntés az információk megfelelıségérıl, elfogadásáról vagy elutasításáról • a tevékenységet követı tevékenység: elutasítás esetén, az elutasítás oka alapján: 4.1-4.4; elfogadás esetén: 5. •

15/ 50

3.4. Egy folyamatleírás kidolgozása / módosítása

5. ábra: Egy folyamatleírás kidolgozása / módosítása ID

L5.


Egy folyamatleírás kidolgozás / módosítása

A tevékenység jellemzıi: cél résztvevık adott tevékenységet megelızı tevékenység input (ha van) lépések (ha vannak) output (ha van) felhasználható minta / template a tevékenységet követı tevékenység mérıszámok (ha értelmezhetı) • cél: egy folyamat szöveges leírásának és grafikus ábrázolásának elkészítése, a rendelkezésre álló információk alapján • résztvevık: a folyamatleírásért felelıs vezetı, kijelölt munkatársak, közigazgatásban jártas szakértık

• • • • • • • • •

Hivatkozás módszertani ajánlásra (MA)

MA 6

16/ 50

a

• adott tevékenységet megelızı tevékenység: 2.4 vagy 5.5. • input (ha van) : információk folyamatokról, már létezı folyamatleírások • lépések (ha vannak) : 5.1-5,2 – 5.3 – 5.4 – 5.5 • output (ha van) : a folyamatleírások • felhasználható minta / template :

..\..\sablonok\Folyamatleiras_tablazat.doc

L5.1.

Külsı jellemzık azonosítása

L5.2

Döntési pont: szükséges-e a folyamatok belsı jellemzıinek azonosítás is?

L5.3.

Belsı jellemzık rögzítése / táblázat

• a tevékenységet követı tevékenység: 5.3 vagy 2.6 • mérıszámok (ha értelmezhetı): folyamatleírás kidolgozására fordított idı, ráfordítás, folyamatleírás hossza, folyamatleírással kapcsolatos visszajelzések száma és típusa • cél: egy folyamat szöveges leírásának és grafikus ábrázolásának elkészítése, a rendelkezésre álló információk alapján • résztvevık: a folyamatleírásért felelıs vezetı, kijelölt munkatársak, közigazgatásban jártas szakértık • adott tevékenységet megelızı tevékenység: 2.4 • input (ha van) : információk folyamatokról, már létezı folyamatleírások • lépések (ha vannak) : lásd MA 6.1, MA 6.2 • output (ha van) : a folyamatleírások • felhasználható minta / template: Folyamatleiras_tablazat.doc • a tevékenységet követı tevékenység: 5.2 • mérıszámok (ha értelmezhetı): folyamatleírás kidolgozására fordított idı, ráfordítás, folyamatleírás hossza, folyamatleírással kapcsolatos visszajelzések száma és típusa • cél: annak vizsgálata, hogy szükséges-e a folyamatok belsı jellemzıinek azonosítás is? • résztvevık: a folyamatleírásért felelıs vezetı, kijelölt munkatársak, közigazgatásban jártas szakértık • adott tevékenységet megelızı tevékenység: 5.1 • input (ha van) : folyamatleírások, mőködı folyamatok, módosítás iránti igények • lépések (ha vannak) : lásd MA 6 • output (ha van) : információ arra vonatkozóan, hogy a folyamatok belsı jellemzıit szükséges-e azonosítani • felhasználható minta / template: Folyamatleiras_tablazat.doc • a tevékenységet követı tevékenység: • ha szükséges a belsı jellemzık azonosítása: 5.3. • ha nem szükséges a folyamat belsı jellemzıinek azonosítása: . 2.6 • mérıszámok (ha értelmezhetı): adott idı alatt hány folyamat belsı jellemzıit kell azonosítani, és hány megvizsgált folyamat esetében van már azonosított belsı jellemzı-halmaz • cél: egy olyan folyamat szöveges leírásának és elkészítése, a rendelkezésre álló információk alapján, amely korábban egy másik folyamat egy lépéseként jelent meg • résztvevık: a folyamatleírásért felelıs vezetı, kijelölt munkatársak, közigazgatásban jártas szakértık • adott tevékenységet megelızı tevékenység: 5.2

MA 6, MA 3

MA 6, MA 3

MA 6.1

17/ 50

L5.4.

Folyamat grafikus ábrázolása

L5.5.

Döntési pont: kell-e újabb folyamatleírást kidolgozni a jelenlegi kidolgozásához / módosításához?

• input (ha van) : információk folyamatokról, már létezı folyamatleírások • lépések (ha vannak) : lásd MA 6.1 • output (ha van) : a folyamatleírások (szöveges formában) • felhasználható minta / template : Folyamatleiras_tablazat.doc • a tevékenységet követı tevékenység: 5.4 • mérıszámok (ha értelmezhetı): folyamatleírás kidolgozására fordított idı, ráfordítás, folyamatleírás hossza, folyamatleírással kapcsolatos visszajelzések száma és típusa • cél: egy olyan folyamat grafikus ábrázolásának elkészítése, a rendelkezésre álló információk alapján, amely korábban egy másik folyamat egy lépéseként jelent meg • résztvevık: a folyamatleírásért felelıs vezetı, kijelölt munkatársak, közigazgatásban jártas szakértık • adott tevékenységet megelızı tevékenység: 5.3 • input (ha van) : információk folyamatokról, már létezı folyamatleírások • lépések (ha vannak) : lásd MA 6.2 • output (ha van) : a folyamatleírások (grafikus formában) • felhasználható minta / template : MA 6.2 • a tevékenységet követı tevékenység: 5.5 • mérıszámok (ha értelmezhetı): folyamatleírás kidolgozására fordított idı, ráfordítás, folyamatleírás hossza, folyamatleírással kapcsolatos visszajelzések száma és típusa • cél: annak vizsgálata, hogy kell-e újabb folyamatleírást kidolgozni a jelenlegi kidolgozásához / módosításához • résztvevık: a folyamatleírásért felelıs vezetı, kijelölt munkatársak, közigazgatásban jártas szakértık • adott tevékenységet megelızı tevékenység: 5.4 • input (ha van) : folyamatleírások, mőködı folyamatok, módosítás iránti igények • lépések (ha vannak) : lásd MA 6 • output (ha van) : információ arra vonatkozóan, hogy kell-e tovább részletezni a jelenlegi folyamatleírást • felhasználható minta / template : Folyamatleiras_tablazat.doc • a tevékenységet követı tevékenység: • ha a folyamatleírást tovább kell részletezni: 5 • ha nem szükséges a folyamatot tovább részletezni: . 2.6 • mérıszámok (ha értelmezhetı): adott idı alatt hány folyamatleírást kell tovább részletezni / módosítani

MA 6.2

MA 6, MA 3

18/ 50

3.5. Folyamatleírások helyességének ellenırzése, módosítandó folyamatleírások azonosítása

6. ábra: Folyamatok helyességének ellenırzése, módosítandó folyamatok azonosítása

ID

Végrehajtand ó tevékenység

L6.

Folyamatleírások helyességének ellenırzése, módosítandó folyamatok azonosítása

A tevékenység jellemzıi: • cél • résztvevık • adott tevékenységet megelızı tevékenység • input (ha van) • lépések (ha vannak) • output (ha van) • felhasználható minta / template • a tevékenységet követı tevékenység • mérıszámok (ha értelmezhetı) • cél: a folyamat „belsı” ellenırzése (pl. megfelel-e a szükséges jogszabályoknak vagy informatikai követelményeknek), és a kidolgozott folyamattal kapcsolatban levı folyamatok és a kidolgozott folyamat közötti inkonzisztenciák és redundanciák vizsgálata, megszüntetése. • résztvevık: a folyamatleírásért felelıs vezetı, kijelölt munkatársak, közigazgatásban jártas szakértık • adott tevékenységet megelızı tevékenység: 5. • input (ha van) : meglévı folyamatokra / ezekre való igényekre vonatkozó információk • lépések (ha vannak) : • output (ha van) : a folyamatleíráshoz szükséges információk, írásos formában • felhasználható minta / template : -


MA 7

19/ 50

L6.1

Inkonzisztens folyamatleírások módosításra jelölése

L6.2.

Redundáns részeket tartalmazó folyamatleírások módosításra jelölése

L6.3.

Jogszabályoknak való megfelelés vizsgálata

L6.4.

Azon folyamatleírások módosításra jelölése, amelyek csak külsı

• a tevékenységet követı tevékenység: 2.4. • mérıszámok (ha értelmezhetı): helyesnek talált és módosítandó folyamatok száma, talált inkonzisztenciák / redundanciák száma, ezek megszüntetésére fordított idı… • cél: a kidolgozott folyamattal kapcsolatban levı folyamatok és a kidolgozott folyamat közötti inkonzisztenciák vizsgálata és megszüntetése. • résztvevık: a folyamatleírásért felelıs vezetı, kijelölt munkatársak, közigazgatásban jártas szakértık • adott tevékenységet megelızı tevékenység: 5. • input (ha van) : meglévı folyamatok és kapcsolataik • lépések (ha vannak) : lásd MA 7.1 • output (ha van) : a folyamatleíráshoz szükséges információk, írásos formában • felhasználható minta / template : • a tevékenységet követı tevékenység: 6.2. • mérıszámok (ha értelmezhetı): talált inkonzisztenciák száma és típusa • cél: a kidolgozott folyamattal kapcsolatban levı folyamatok és a kidolgozott folyamat közötti redundanciák vizsgálata, megszüntetése. • résztvevık: a folyamatleírásért felelıs vezetı, kijelölt munkatársak, közigazgatásban jártas szakértık • adott tevékenységet megelızı tevékenység: 6.1. • input (ha van) : meglévı folyamatokra / ezekre való igényekre vonatkozó információk • lépések (ha vannak) : lásd MA 7.2, 7.3 • output (ha van) : a folyamatleíráshoz szükséges információk, írásos formában • felhasználható minta / template : • a tevékenységet követı tevékenység: 2.4. • mérıszámok (ha értelmezhetı): helyesnek talált és módosítandó folyamatok száma, talált • cél: a folyamat „belsı” ellenırzése (pl. megfelel-e a szükséges jogszabályoknak vagy informatikai követelményeknek), és a kidolgozott folyamattal kapcsolatban levı folyamatok és a kidolgozott folyamat közötti inkonzisztenciák és redundanciák vizsgálata, megszüntetése. • résztvevık: a folyamatleírásért felelıs vezetı, kijelölt munkatársak, közigazgatásban jártas szakértık • adott tevékenységet megelızı tevékenység: 5. • input (ha van) : meglévı folyamatokra / ezekre való igényekre vonatkozó információk • lépések (ha vannak) : • output (ha van) : a folyamatleíráshoz szükséges információk, írásos formában • felhasználható minta / template : • a tevékenységet követı tevékenység: 2.4. • mérıszámok (ha értelmezhetı): helyesnek talált és módosítandó folyamatok száma, talált hibák / nemmegfelelıségek száma • cél: annak ellenırzése, hogy a folyamat megfelel-e a szükséges jogszabályoknak vagy informatikai követelményeknek • résztvevık: a folyamatleírásért felelıs vezetı, kijelölt munkatársak, közigazgatásban jártas szakértık

MA 7.1

MA 7.2, 7.3

MA 7

MA 7

20/ 50

jellemzıikben kerültek kidolgozásra, de belsı jellemzıik leírása is fontos.

• adott tevékenységet megelızı tevékenység: 6.3. • input (ha van) : meglévı folyamatok és kapcsolataik, vonatkozó jogszabályok • lépések (ha vannak) : lásd MA 7 • output (ha van) : • felhasználható minta / template : lásd MA 15 • a tevékenységet követı tevékenység: 2.4. • mérıszámok (ha értelmezhetı): azon folyamatleírások száma, amelyek belsı jellemzıit részletezni kell.

A végleges ellenırzéshez célszerő felhasználni a C mellékletben ismertettet ellenırzı listához hasonló ellenırzı táblázatot, melynek kitöltésével könnyen ellenırizhetı, hogy minden szükséges lépést elvégeztünk-e.

21/ 50

4. Gyakorlati példa folyamatok kidolgozására Ebben a részben gyakorlati példával illusztráljuk a 3. fejezetben bemutatott lépések végrehajtását egy valós közigazgatási folyamat – a „Jármő forgalomból történı végleges kivonatása” – némileg leegyszerősített, fiktív változatára. Azokat a lépéseket soroljuk fel, amelyek végrehajtásra kerültek a konkrét esetben. A folyamatleírást a Kopint-Datorg zRt. készítette. A grafikus ábrázolások BPMN jelölési rendszerrel, MS Visio program használatával készültek a táblázatos leírásban megadott információk alapján. Értelmezésükhöz a B melléklet nyújt segítséget. Az ábrázolási lehetıségekrıl, nyelvekrıl, a BPMN kiválasztásának szempontjairól a MA 6.2 fejezetében található részletes leírás. L1: Közigazgatási folyamatok új alapokra helyezése • Cél: közigazgatási a folyamatok azonosítása, felmérése, meghatározás, figyelembe véve az IT, és kiemelten a szoftverfejlesztés tapasztalatait, az ezen a területen kialakult jó gyakorlatokat • Résztvevık: Kopint-Datorg zRt. kijelölt munkatársai, közigazgatásban jártas szakértık • Adott tevékenységet megelızı tevékenység: Elektronikus közigazgatási keretrendszer kialakítása projekt tervezése • Input: korábbi tanulmányok, világszinten tapasztalható trendek • Lépések: L2 és a kapcsolódók (L2.x, L3.x,L4.x,L5.x,L6x) • Output: folyamatleírások • Felhasználható minta / template: Folyamatleiras_tablazat.doc • A tevékenységet követı tevékenység: további konkrét folyamatleírások készítése jelen minta alapján, illetve a folyamatok IT-vel valós támogathatóságának vizsgálata • Mérıszámok (ha értelmezhetı): pozitív és negatív visszajelzések az elkészült folyamatleírásokról.

L2. lépés: Folyamatleírások készítése L2.1. Folyamatleírás tervezése • Cél: Ennek a lépésnek a keretében megtörtént a folyamatleírás tervezése a saját szükségleteknek megfelelıen. • Résztvevık: Kopint-Datorg zRt. kijelölt munkatársai, közigazgatásban jártas szakértık • Adott tevékenységet megelızı tevékenység: döntés a folyamatleírásról az Elektronikus közigazgatási keretrendszer kialakítása projektben. • Input (ha van) : döntésrıl feljegyzés • Lépések (ha vannak) : L3.1 -L3.2 - L3.3 • Output (ha van) : folyamatleírási terv • Felhasználható minta / template : • A tevékenységet követı tevékenység: információgyőjtés • Mérıszámok (ha értelmezhetı): a terv elkészült, megvalósítható, jóváhagyásra került.

Megjegyzés: A GyU-ban ez a tevékenység a 3. lépésben jelenik meg. A továbbiakban azt a logikát követjük, ahogyan a lépések a valóságban végrehajtásra kerültek. (Elıfordul, hogy ugyanazt a lépést többször is végre kell hajtani, ha pl. a ciklus úgy kívánja). L3.1. Cél meghatározása Cél : A folyamatfelmérés / azonosítás célja: mintaleírások készítése egy közigazgatási folyamatról (Jármő forgalomból történı végleges kivonatása) az Elektronikus közigazgatási keretrendszer kialakítása projektben, mely lehetıséget ad a Folyamatleírást segítı módszertani ajánlásban és a Folyamatleírást segítı gyakorlati útmutatóban leírtak alkalmazhatóságának kipróbálására, valamint visszacsatolást ad a nevezett dokumentumok

22/ 50

továbbfejlesztésére vonatkozóan. A készülı folyamatleírás mintául szolgál a további közigazgatási folyamatok azonosítására. Résztvevık: Kopint-Datorg zRt., szakértık Adott tevékenységet megelızı tevékenység: döntés az Elektronikus közigazgatási keretrendszer kialakítása projektben pilotként használható, és a módszertani ajánlást és gyakorlati útmutatót tesztelı folyamatleírások készítésérıl. Input: döntés az Elektronikus közigazgatási keretrendszer kialakítása projektben pilotként használható, és a módszertani ajánlást és gyakorlati útmutatót tesztelı folyamatleírások készítésérıl. Lépések: megbeszélések a folyamatleírások elkészítésének céljáról az Elektronikus közigazgatási keretrendszer kialakítása projektben, cél meghatározása. Output: megfogalmazott cél a folyamatfelmérésre vonatkozóan: a „Jármő forgalomból történı végleges kivonatása” folyamat vizsgálata és dokumentálása, a Folyamatleírást segítı módszertani ajánlás és a Folyamatleírást segítı gyakorlati útmutató felhasználásával. Felhasználható minta / template: A tevékenységet követı tevékenység: L3.2. Mérıszámok: egy darab folyamat (Jármő forgalomból történı végleges kivonatása) leírása a Folyamatleírást segítı módszertani ajánlás és a Folyamatleírást segítı gyakorlati útmutató alapján. (Több részfolyamat lehetséges!) L3.2. Résztvevık azonosítása Cél : a folyamatfelmérés / azonosítás résztvevıinek azonosítása Résztvevık: a folyamatfelmérésben részt vevıket az Elektronikus közigazgatási keretrendszer kialakítása projekt vezetıi, valamint a Kopint-Datorg zRt. vezetıi azonosították. Adott tevékenységet megelızı tevékenység: L3.1 Input: eldöntésre került, hogy mintaleírásokat kell készíteni egy közigazgatási folyamatról (Jármő forgalomból történı végleges kivonatása) az Elektronikus közigazgatási keretrendszer kialakítása projektben, mely lehetıséget ad a Folyamatleírást segítı módszertani ajánlásban és a Folyamatleírást segítı gyakorlati útmutatóban leírtak alkalmazhatóságának kipróbálására, valamint visszacsatolást ad a nevezett dokumentumok továbbfejlesztésére vonatkozóan. A készülı folyamatleírás mintául szolgál a további közigazgatási folyamatok azonosítására Lépések: a résztvevık szakértelmük és korábbi, közigazgatásban vagy folyamatmodellezésben szerzett tapasztalataik alapján kerültek kiválasztásra. Az elvégzendı feladatok, valamint ezek megoszlása a résztvevık között megbeszéléseken kerültek egyeztetésre. Output: azonosított résztvevık: az Elektronikus közigazgatási keretrendszer kialakítása projekt kapcsolódó részprojektjének vezetıje, 4 folyamatfejlesztési tanácsadó, 2 közigazgatási szakértı felhasználható minta / template: A tevékenységet követı tevékenység: L3.3. Mérıszámok: azonosított résztvevık száma: 7 L3.3. Idı- és erıforrás tervezés Cél : a folyamatfelmérés / azonosítás idı- és erıforrásterve Résztvevık: a folyamatfelmérési tervet az Elektronikus közigazgatási keretrendszer kialakítása projekt vezetıi, valamint a Kopint-Datorg zRt. vezetıi azonosították. Adott tevékenységet megelızı tevékenység: L3.2 Input: döntés a folyamatfelmérésrıl (lásd L3.1, L3.2) Lépések: folyamatos egyeztetések történtek az összes érdekelt féllel az elvégzendı tevékenységekrıl, ezek valószínő átfutásáról, a várható kockázatokról és azok elhárításának lehetıségeirıl. Az idı- és erıforrás tervnek illeszkednie kellett a az Elektronikus közigazgatási keretrendszer kialakítása projekt tevéhez. Kritikus volt a tervezésnél a határidı. Output: a folyamatfelmérés / azonosítás idı-és erıforrásterve: : MSProject a terv dokumentálásához Felhasználható minta / template A tevékenységet követı tevékenység: L4 Mérıszámok: tervezett átfutás: 30 nap, tervezett ráfordítás: 90 ember nap, tervezett erıforrások: ― Kopint-Datorg zRt: 2 fı , feladat: a közigazgatási folyamat elemeinek megértése, a folyamat leírása a módszertani ajánlás figyelembevételével, visszajelzések a módszertani ajánlás és a gyakorlati útmutató kapcsán ― Projektvezetı: a feladat teljes körő koordinálása

23/ 50

― SQI Kft: Folyamatleírást segítı módszertani ajánlás és Folyamatleírást segítı gyakorlati útmutató elkészítése és folyamatos finomítása a projekt többi résztvevıjének visszajelzései alapján. ― gGov Kft: tanácsadás a közigazgatási folyamatok sajátosságait, az alkalmazandó jogszabályokat illetıen, a készülı anyagok véleményezése, továbbfejlesztési tanácsok L2.2. Információgyőjtés Cél: a folyamatleíráshoz szükséges információk összegyőjtése Résztvevık: a folyamatleírásért felelıs vezetı, kijelölt munkatársak, közigazgatásban jártas szakértık. Lásd L3.2. Adott tevékenységet megelızı tevékenység: L3.3. Input: folyamatleírás célja, résztvevıi, idı-és erıforrásterve Lépések: Az információgyőjtés keretében sor került: interjúkra, dokumentumok vizsgálatára, jogszabályok vizsgálatára. Output: a folyamatleíráshoz szükséges információk, írásos formában Felhasználható minta / template : A tevékenységet követı tevékenység: L2.3 Mérıszámok: szükséges informácoiók / rendelkezésre álló információk, további szükséges információk L2.3. Kidolgozandó folyamatleírások listájának elkészítése Cél: azon folyamatok listájának elkészítése, amelyek kidolgozandók: elsı megközelítésben egy darab közigazgatási folyamat (Jármő forgalomból történı végleges kivonatása). Résztvevık: Kopint-Datorg zRt. kijelölt munkatársai, közigazgatásban jártas szakértık, a közigazgatási részlegek vezetıi (kik, honnan), valamint lásd L3.2. Adott tevékenységet megelızı tevékenység: L2.2 Input: folyamatfejlesztési terv, folyamatokkal, ezekre vonatkozó igényekkel kapcsolatos információk Lépések: elsı körben a Jármő forgalomból történı végleges kivonatása folyamatot magas szinten kell azonosítani. Az egyes lehetséges alfolyamatok lépésként jelennek meg ezen a szinten. Output: kidolgozandó folyamatok listája: Jármő forgalomból történı végleges kivonatása Felhasználható minta / template : A tevékenységet követı tevékenység: L2.4. Mérıszámok (ha értelmezhetı): kidolgozott folyamatok: 1, még kidolgozásra váró folyamatok száma: függ attól, hogy hány alfolyamatot kell kidolgozni, részletezni a továbbiakban. L2.4. Döntési pont: van kidolgozásra / módosításra jelölt folyamatleírás? Cél: annak vizsgálata, hogy van-e a listában kidolgozásra / módosításra jelölt folyamat. Résztvevık: Kopint-Datorg zRt. kijelölt munkatársai, közigazgatásban jártas szakértık, a közigazgatási részlegek vezetıi, valamint lásd L3.2. Adott tevékenységet megelızı tevékenység: L2.3 (ill. L2.6- nem ez az eset) Input: meglévı folyamatok / folyamatleírások és aktuális igények ezekre vagy hiányzó folyamatokra vonatkozóan Lépések: elsı körben a vizsgálat egyszerő volt: a Jármő forgalomból történı végleges kivonatása folyamatot kell kidolgozni. Output: döntés született a továbblépésrıl. Felhasználható minta / template : A tevékenységet követı tevékenység: ha van kidolgozásra / módosításra jelölt folyamat: L2.5. (ha nincs kidolgozásra / módosításra jelölt folyamat: a folyamatleírás vége – nem ez az eset áll fenn) Mérıszámok: kidolgozott / még kidolgozásra váró folyamatok száma : 0/1 L2.5. Egy folyamatleírás kidolgozása / módosítása Ennek a tevékenységnek a végrehajtása az L5.1, L5.2, L5.3, L5.4, L5.5 lépések végrehajtását jelenti.

L5.1.

Külsı jellemzık azonosítása

24/ 50

Cél: a Jármő forgalomból történı végleges kivonatása folyamat szöveges leírásának és grafikus ábrázolásának elkészítése, a rendelkezésre álló információk alapján Résztvevık: Kopint-Datorg zRt. kijelölt munkatársai, közigazgatásban jártas szakértık, a közigazgatási részlegek vezetıi (kik, honnan), valamint lásd L3.2. Adott tevékenységet megelızı tevékenység: L2.4 Input: információk folyamatokról Lépések: Output: a folyamatleírás szöveges és grafikus formában Szöveges leírás: forg_kivonas\00_Forgalombol_kivonatas_v1.doc

Szakér tı

Felelıs

NÉV

Folyamat Folyamat hivatalos neve: Azonosító: Rövid név: Informatikai támogatás mértéke:

Jármő forgalomból történı végleges kivonatása Forgalombol_kivonatas Jármő forgalomból történı végleges kivonatása -

Üzemeltetı:

A jármő tulajdonosa, üzemeltetıje, vagy a törzskönyvvel jogszerően rendelkezı más ügyfél

Kapcsolattartó - neve Kapcsolattartó – e-mail Kapcsolattartó – telefon Szakértı: Kapcsolattartó - neve Kapcsolattartó – e-mail Kapcsolattartó – telefon

Folyamat leírása:

Indítás

Indító esemény: Bemenetek:

Elıfeltétel, kezdeti állapot:

Változatok:

Termékek, kimenetek:

Utófeltétel, végállapot:

A jármővet egy azzal jogszerően rendelkezı személy bontóba adja. Ha a tulajdonos vagy üzemeltetı egy gazdasági társaság, jogosultságára vonatkozóan külön igazolásokat szerez be. Az azonosított, hitelesített ügyfél kérelmére bármely okmányiroda elvégzi a jármő forgalomból történı végleges kivonását. Ügyfél a jármővet beadja bontásra egy, az NKH által regisztrált bontóba. jármő forgalmi engedély személyazonosító okirat [HA az ügyfél nem a forgalmi engedélyben szereplı személy] meghatalmazás [HA az ügyfél nem a forgalmi engedélyben szereplı személy] meghatalmazó azonos a forgalmi engedélyben szereplı személlyel [HA az ügyfél a forgalmi engedélyben szereplı személy] személyazonosító okiratban foglalt személy azonos a forgalmi engedélyben szereplı személlyel 1. Jármő átvétele bontásra 2. 3. 4. Jármő forgalomból történı végleges kivonása az ügyfél kérelmére A) az igénylı ügyfél egy gazdasági társaság 2. Cégkivonat kiadása 3. Aláírási címpéldány készítése Egyszerősített határozat jármő forgalomból történı végleges kivonásáról Érvénytelenített törzskönyv Érvénytelenített forgalmi engedély nincs jármő (kikerül az ügyfél tulajdonából)

Napi kérések: Csúcsterhelés: Átlagos kiszolgálási idı: Minimum kiszolgálási idı: Maximum kiszolgálási idı:

300

Szülı folyamat:

-

c s ol ó

Statisztika

Eredmén y

Sorrend

Szokásos lépések:

Kopint-Datorg zRt.

25/ 50

Sza bály

Gyermek folyamatok:

(Bontasra_atvetel) Jármő átvétele bontásra (Cegkivonat) Cégkivonat kiadása (Alairasi_cimpeldany) Aláírási címpéldány készítése (Forgalombol_Kivonas) Jármő forgalomból történı végleges kivonása az ügyfél kérelmére

Jogszabályok

-

Gazdasági vonatkozások (illeték)

-

Függıségek: Megjegyzés:

Ezen a szinten minden lépésnek más Üzemeltetıje van, azaz egyben Gyermekfolyamatok is. Így e folyamat "Üzemeltetıje" csak maga az ügyfél lehet (vagy egy – jövıbeni – szolgáltatásintegrátor). Másképp: ez a folyamat egy élethelyzet. Egyéb általános megjegyzések: - A Bemenetek feltételes voltát hogyan jelöljük? - Az Üzemeltetıre vonatkozó korlátozások leírásának helye van-e az Elıfeltételek között?

Felhasználható minta / template : Folyamatleiras_tablazat.doc A tevékenységet követı tevékenység: L5.2 Mérıszámok: folyamatleírás kidolgozására fordított idı, ráfordítás, folyamatleírás hossza, folyamatleírással kapcsolatos visszajelzések száma és típusa L5.2

Döntési pont: szükséges-e a folyamatok belsı jellemzıinek azonosítás is?

Cél: annak vizsgálata, hogy szükséges-e a Jármő forgalomból történı végleges kivonatása folyamat belsı jellemzıinek azonosítás is? Résztvevık: Kopint-Datorg zRt. kijelölt munkatársai, közigazgatásban jártas szakértık, a közigazgatási részlegek vezetıi (kik, honnan), valamint lásd L3.2. Adott tevékenységet megelızı tevékenység: L5.1 Input: Jármő forgalomból történı végleges kivonatása folyamat szöveges és grafikus leírása (lásd L5.1.) Lépések: A Folyamatleírást segítı módszertani ajánlásban szereplı táblázatos folyamatleírás és a javasolt ábrázolási technikák alkalmazásával leírásra kerültek a Jármő forgalomból történı végleges kivonatása folyamat elemei. A Jármő forgalomból történı végleges kivonatása folyamat esetében 4 belsı lépés került azonosításra,

26/ 50

melyek annyira komplexek, hogy további részletezést igényelnek. Ezek a részletezésre váró folyamatok megjelennek a szöveges folyamatleírás Sorrend / Szokásos lépések, illetve a Jármő forgalomból történı végleges kivonatása folyamat gyermek folyamataként: • (Bontasra_atvetel) Jármő átvétele bontásra • (Cegkivonat) Cégkivonat kiadása • (Alairasi_cimpeldany) Aláírási címpéldány készítése • (Forgalombol_Kivonas) Jármő forgalomból történı végleges kivonása az ügyfél kérelmére Output: a Jármő forgalomból történı végleges kivonatása folyamat belsı jellemzıit szükséges azonosítani, mégpedig a: Jármő átvétele bontásra, Cégkivonat kiadása, Aláírási címpéldány készítése és Jármő forgalomból történı végleges kivonása az ügyfél kérelmére folyamatok esetében. Felhasználható minta / template : .. A tevékenységet követı tevékenység: ha szükséges a belsı jellemzık azonosítása: L5.3. és L5.4. ha nem szükséges a folyamat belsı jellemzıinek azonosítása: . L2.6 (nem ez az eset) Mérıszámok: a tervezett idı alatt a Jármő forgalomból történı végleges kivonatása folyamat további 4 alfolyamatát (belsı jellemzıit) szükséges azonosítani. Megjegyzés: a továbbiakban a 4 kijelölt folyamatra (belsı jellemzıre) végrehajtjuk az L5.3. és L5.4 lépéseket. L5.3.a Belsı jellemzık rögzítése / táblázat Cél: a Jármő átvétele bontásra folyamat szöveges leírásának elkészítése, a rendelkezésre álló információk alapján, amely korábban a Jármő forgalomból történı végleges kivonatása folyamat egy lépéseként jelent meg Résztvevık: Kopint-Datorg zRt. kijelölt munkatársai, közigazgatásban jártas szakértık, a közigazgatási részlegek vezetıi (kik, honnan), valamint lásd L3.2. Adott tevékenységet megelızı tevékenység: L5.2 Input: információk folyamatokról, Jármő forgalomból történı végleges kivonatása folyamat szöveges leírása Lépések: A Folyamatleírást segítı módszertani ajánlásban szereplı táblázatos folyamatleírás technikák alkalmazásával leírásra kerültek a Jármő átvétele bontásra folyamat elemei. Nincsenek gyermek folyamatok. Output: a Jármő átvétele bontásra folyamat leírása

NÉV

Folyamat hivatalos neve: Azonosító: Rövid név: Informatikai támogatás mértéke:

Jármő átvétele bontásra Bontasra_atvetel Jármő átvétele bontásra

Felelıs

Üzemeltetı: Kapcsolattartó - neve Kapcsolattartó – e-mail Kapcsolattartó – telefon

Regisztrált bontó

Szakért ı

Folyamat

Szakértı: Kapcsolattartó - neve Kapcsolattartó – e-mail Kapcsolattartó – telefon

Ered mén y

Sorr end

Indít ás

Folyamat leírása:

Indító esemény: Bemenetek: Elıfeltétel, kezdeti állapot:

A jármővet egy azzal jogszerően rendelkezı személy bontóba adja. Az átveszi a jármővet és helyben az ügyfélnek bontási átvételi igazolást ad ki. Ügyfél a jármővet beadja bontásra egy bontóba. jármő Üzemeltetı egy, az NKH nyilvántartásában regisztrált bontó.

Szokásos lépések: Változatok: Termékek, kimenetek:

Bontási átvételi igazolás

27/ 50


30 perc

Szülı folyamat: Gyermek folyamatok:

(Forgalombol_kivonatas) Jármő forgalomból történı végleges kivonatása -

Jogszabályok

91/2004. GKM rendelet a közúti jármővek forgalomba helyezésével és forgalomban tartásával, környezetvédelmi felülvizsgálatával és ellenırzésével, továbbá a gépjármőfenntartó tevékenységgel kapcsolatos egyes közlekedési hatósági eljárások díjáról 2950 Ft (közlekedési hatósági eljárási díj: bontási átvételi igazolás díja)

Szabály

Kap csol ódás

Statisztika



300


Felhasználható minta / template : Folyamatleiras_tablazat.doc A tevékenységet követı tevékenység: L5.4 .a Mérıszámok: folyamatleírás kidolgozására fordított idı, ráfordítás, folyamatleírás hossza, folyamatleírással kapcsolatos visszajelzések száma és típusa L5.4.a Folyamat grafikus ábrázolása Cél: a Jármő átvétele bontásra folyamat grafikus ábrázolásának elkészítése, a rendelkezésre álló információk alapján, amely korábban a Jármő forgalomból történı végleges kivonatása folyamat egy lépéseként jelent meg Résztvevık: Kopint-Datorg zRt. kijelölt munkatársai, közigazgatásban jártas szakértık, a közigazgatási részlegek vezetıi (kik, honnan), valamint lásd L3.2. Adott tevékenységet megelızı tevékenység: L5.3.a Input: információk folyamatokról, Jármő forgalomból történı végleges kivonatása és Jármő átvétele bontásra folyamatok szöveges leírása Lépések: A Folyamatleírást segítı módszertani ajánlásban szereplı grafikus ábrázolási technikák alkalmazásával leírásra kerültek a Jármő átvétele bontásra folyamat elemei. Nincsenek gyermek folyamatok. Output: a Jármő átvétele bontásra folyamat grafikus ábrázolása

Felhasználható minta / template : MA-ban javasolt jelölés A tevékenységet követı tevékenység: L5.5 Mérıszámok: folyamatleírás kidolgozására fordított idı, ráfordítás, folyamatleírás hossza, folyamatleírással kapcsolatos visszajelzések száma és típusa.

28/ 50

L5.5.


Cél: annak vizsgálata, hogy kell-e újabb folyamatleírást kidolgozni a Jármő forgalomból történı végleges kivonatása jelenlegi kidolgozásához / módosításához Résztvevık: : Kopint-Datorg zRt. kijelölt munkatársai, közigazgatásban jártas szakértık, a közigazgatási részlegek vezetıi (kik, honnan), valamint lásd L3.2. Adott tevékenységet megelızı tevékenység: L5.4.a Input: Jármő forgalomból történı végleges kivonatása folyamatleírás Lépések: Megvizsgáltuk, hogy a Jármő forgalomból történı végleges kivonatása folyamatnak van-e tovább részletezendı belsı jellemzıje (ez a Lépések illetve Gyermek folyamatok rovatokból derülhet ki). Vannak tovább részletezendı alfolyamatok. Output: információ arra vonatkozóan, hogy kell-e tovább részletezni a jelenlegi folyamatleírást: a Jármő forgalomból történı végleges kivonatása folyamat esetében szükség van ilyen részletezésre. Felhasználható minta / template : Folyamatleiras_tablazat.doc A tevékenységet követı tevékenység: ha a folyamatleírást tovább kell részletezni: 5.3.b ha nem szükséges a folyamatot tovább részletezni: L2.6 Mérıszámok: adott idı alatt hány folyamatleírást kell tovább részletezni / módosítani : 3 folyamatot kell tovább részletezni.

L5.3.b. Belsı jellemzık rögzítése / táblázat Cél: a Cégkivonat kiadása folyamat szöveges leírásának elkészítése, a rendelkezésre álló információk alapján, amely korábban a Jármő forgalomból történı végleges kivonatása folyamat egy lépéseként jelent meg Résztvevık: Kopint-Datorg zRt. kijelölt munkatársai, közigazgatásban jártas szakértık, a közigazgatási részlegek vezetıi (kik, honnan), valamint lásd L3.2. Adott tevékenységet megelızı tevékenység: L5.5. Input: információk folyamatokról, Cégkivonat kiadása folyamat szöveges leírása Lépések: A Folyamatleírást segítı módszertani ajánlásban szereplı táblázatos folyamatleírás technikák alkalmazásával leírásra kerültek a Cégkivonat kiadása folyamat elemei. Nincsenek gyermek folyamatok. Output: a Cégkivonat kiadása folyamat leírása

Cégkivonat kiadása Cégkivonat kiadása Cegkivonat tranzakció (4. szint) e-hiteles cégkivonat: fokozott biztonságú elektronikus aláírás és idıbélyegzı) is igényelhetı; a díj rendezhetı interneten (bankkártya, online átutalás), vagy emelt díjas telefon, mobiltelefonos vásárlás (T-Mobile) közhiteles kivonat: papíron, pecséttel

Felelıs

Üzemeltetı: Kapcsolattartó – neve Kapcsolattartó – e-mail Kapcsolattartó – telefon

Cégbíróság

Szakértı: Kapcsolattartó – neve Kapcsolattartó – e-mail Kapcsolattartó – telefon

NÉV


Szakért ı

Folyamat

Indítás

Folyamat leírása: Indító esemény: Bemenetek: Elıfeltétel, kezdeti állapot:

Ügyfél online benyújtja a cégkivonat iránti kérelmet Cégkivonat iránti kérelem Cégnév vagy cégjegyzékszám megadott cégnév vagy cégjegyzékszám Magyarországon bejegyzett cégre vonatkozik

29/ 50

Sorrend


Kap csol ódás

Statisztika

Eredmény

Változatok: Termékek, kimenetek:

1. ügyfél kiválasztja a fizetési módot 2. ügyfél fizet 3. Cégbíróság megbizonyosodik a fizetés megtörténtérıl (max. 3 perc) 4. Cégbíróság letölthetıvé teszi az e-hiteles cégkivonatot 5. ügyfél letölti az e-hiteles cégkivonatot A: Fizetés meghiúsul Cégkivonat A: -


Napi kérések: Csúcsterhelés: Átlagos kiszolgálási idı: Minimum kiszolgálási idı: Maximum kiszolgálási idı: Szülı folyamat: Gyermek folyamatok:

3 perc 2 perc (emberi adatbevitel gyorsaságától is függ) 30 perc (emberi adatbevitel gyorsaságától és session time-out-tól is függ) (Forgalombol_kivonatas) Jármő forgalomból történı végleges kivonatása

Szabály

Jogszabályok Gazdasági vonatkozások (illeték)

[e-hiteles kivonat] 5280 Ft (online átutalásos / bankkártyás fizetéssel) 5760 Ft (mobiltelefonos vásárlás) [közhiteles kivonat] 6600 Ft


Felhasználható minta / template : Folyamatleiras_tablazat.doc A tevékenységet követı tevékenység: L5.4.b Mérıszámok: folyamatleírás kidolgozására fordított idı, ráfordítás, folyamatleírás hossza, folyamatleírással kapcsolatos visszajelzések száma és típusa. L5.4.b Folyamat grafikus ábrázolása Cél: a Cégkivonat kiadása folyamat grafikus ábrázolásának elkészítése, a rendelkezésre álló információk alapján, amely korábban a Jármő forgalomból történı végleges kivonatása folyamat egy lépéseként jelent meg Résztvevık: Kopint-Datorg zRt. kijelölt munkatársai, közigazgatásban jártas szakértık, a közigazgatási részlegek vezetıi (kik, honnan), valamint lásd L3.2. Adott tevékenységet megelızı tevékenység: L5.3 Input: információk folyamatokról, Jármő forgalomból történı végleges kivonatása és Cégkivonat kiadása folyamatok szöveges leírása Lépések: A Folyamatleírást segítı módszertani ajánlásban szereplı grafikus ábrázolási technikák alkalmazásával leírásra kerültek a Cégkivonat kiadása folyamat elemei. Nincsenek gyermek folyamatok. Output: a Jármő átvétele bontásra folyamat grafikus ábrázolása

Felhasználható minta / template : MA-ban javasolt jelölés A tevékenységet követı tevékenység: L5.5

30/ 50

Mérıszámok: folyamatleírás kidolgozására fordított idı, ráfordítás, folyamatleírás hossza, folyamatleírással kapcsolatos visszajelzések száma és típusa. L5.5.


Cél: annak vizsgálata, hogy kell-e újabb folyamatleírást kidolgozni a Jármő forgalomból történı végleges kivonatása jelenlegi kidolgozásához / módosításához Résztvevık: : Kopint-Datorg zRt. kijelölt munkatársai, közigazgatásban jártas szakértık, a közigazgatási részlegek vezetıi (kik, honnan), valamint lásd L3.2. Adott tevékenységet megelızı tevékenység: L5.4.b. Input: Jármő forgalomból történı végleges kivonatása folyamatleírás Lépések: Megvizsgáltuk, hogy a Jármő forgalomból történı végleges kivonatása folyamatnak van-e tovább részletezendı belsı jellemzıje (ez a Lépések illetve Gyermek folyamatok rovatokból derülhet ki). Vannak tovább részletezendı alfolyamatok. Output: információ arra vonatkozóan, hogy kell-e tovább részletezni a jelenlegi folyamatleírást: a Jármő forgalomból történı végleges kivonatása folyamat esetében szükség van ilyen részletezésre. Felhasználható minta / template : Folyamatleiras_tablazat.doc A tevékenységet követı tevékenység: ha a folyamatleírást tovább kell részletezni: 5.3.c ha nem szükséges a folyamatot tovább részletezni: L2.6 Mérıszámok: adott idı alatt hány folyamatleírást kell tovább részletezni / módosítani : 2 folyamatot kell tovább részletezni.

L5.3.c Belsı jellemzık rögzítése / táblázat Cél: az Aláírási címpéldány készítése folyamat szöveges leírásának elkészítése, a rendelkezésre álló információk alapján, amely korábban a Jármő forgalomból történı végleges kivonatása folyamat egy lépéseként jelent meg Résztvevık: Kopint-Datorg zRt. kijelölt munkatársai, közigazgatásban jártas szakértık, a közigazgatási részlegek vezetıi (kik, honnan), valamint lásd L3.2. Adott tevékenységet megelızı tevékenység: L5.2 Input: információk folyamatokról, Aláírási címpéldány készítése folyamat szöveges leírása Lépések: A Folyamatleírást segítı módszertani ajánlásban szereplı táblázatos folyamatleírás technikák alkalmazásával leírásra kerültek a Aláírási címpéldány készítése folyamat elemei. Nincsenek gyermek folyamatok. Output: az Aláírási címpéldány készítése folyamat leírása

NÉV


Aláírási címpéldány készítése Alairasi_cimpeldany Aláírási címpéldány készítése

Felelıs


Közjegyzı

Szakért ı

Folyamat


or re n

Indít ás

Folyamat leírása:

A jármő tulajdonosa gazdasági társaság, melynek kérésére egy közjegyzı hiteles aláírási címpéldányt ad ki.


Ügyfél átadja a Bemeneteket. Kérelem aláírási címpéldány kiadása iránt


-

31/ 50

Eredmény Statisztika Kap csol ódás Szab ály

Változatok:

-


Aláírási címpéldány



(Forgalombol_kivonatas) Jármő forgalomból történı végleges kivonatása -



Felhasználható minta / template : Folyamatleiras_tablazat.doc A tevékenységet követı tevékenység: L5.4.c Mérıszámok: folyamatleírás kidolgozására fordított idı, ráfordítás, folyamatleírás hossza, folyamatleírással kapcsolatos visszajelzések száma és típusa. L5.4.c Folyamat grafikus ábrázolása Cél: a az Aláírási címpéldány készítése folyamat grafikus ábrázolásának elkészítése, a rendelkezésre álló információk alapján, amely korábban a Jármő forgalomból történı végleges kivonatása folyamat egy lépéseként jelent meg Résztvevık: Kopint-Datorg zRt. kijelölt munkatársai, közigazgatásban jártas szakértık, a közigazgatási részlegek vezetıi (kik, honnan), valamint lásd L3.2. Adott tevékenységet megelızı tevékenység: L5.3 .c Input: információk folyamatokról, Jármő forgalomból történı végleges kivonatása és az Aláírási címpéldány készítése folyamatok szöveges leírása Lépések: A Folyamatleírást segítı módszertani ajánlásban szereplı grafikus ábrázolási technikák alkalmazásával leírásra kerültek a az Aláírási címpéldány készítése folyamat elemei. Nincsenek gyermek folyamatok. Output: az Aláírási címpéldány készítése folyamat grafikus ábrázolása

Felhasználható minta / template : MA-ban javasolt jelölés

32/ 50

A tevékenységet követı tevékenység: L5.5 Mérıszámok: folyamatleírás kidolgozására fordított idı, ráfordítás, folyamatleírás hossza, folyamatleírással kapcsolatos visszajelzések száma és típusa. L5.5.


Cél: annak vizsgálata, hogy kell-e újabb folyamatleírást kidolgozni a Jármő forgalomból történı végleges kivonatása jelenlegi kidolgozásához / módosításához Résztvevık: : Kopint-Datorg zRt. kijelölt munkatársai, közigazgatásban jártas szakértık, a közigazgatási részlegek vezetıi (kik, honnan), valamint lásd L3.2. Adott tevékenységet megelızı tevékenység: L5.4.c. Input: Jármő forgalomból történı végleges kivonatása folyamatleírás Lépések: Megvizsgáltuk, hogy a Jármő forgalomból történı végleges kivonatása folyamatnak van-e tovább részletezendı belsı jellemzıje (ez a Lépések illetve Gyermek folyamatok rovatokból derülhet ki). Vannak tovább részletezendı alfolyamatok. Output: információ arra vonatkozóan, hogy kell-e tovább részletezni a jelenlegi folyamatleírást: a Jármő forgalomból történı végleges kivonatása folyamat esetében szükség van ilyen részletezésre. Felhasználható minta / template : Folyamatleiras_tablazat.doc A tevékenységet követı tevékenység: ha a folyamatleírást tovább kell részletezni: 5.3.d ha nem szükséges a folyamatot tovább részletezni: L2.6 Mérıszámok: adott idı alatt hány folyamatleírást kell tovább részletezni / módosítani : 1 folyamatot kell tovább részletezni. L5.3.d Belsı jellemzık rögzítése / táblázat Cél: a Jármő forgalomból történı végleges kivonása az ügyfél kérelmére folyamat szöveges leírásának elkészítése, a rendelkezésre álló információk alapján, amely korábban a Jármő forgalomból történı végleges kivonatása folyamat egy lépéseként jelent meg Résztvevık: Kopint-Datorg zRt. kijelölt munkatársai, közigazgatásban jártas szakértık, a közigazgatási részlegek vezetıi (kik, honnan), valamint lásd L3.2. Adott tevékenységet megelızı tevékenység: L5.5. Input: információk folyamatokról, Jármő forgalomból történı végleges kivonatása folyamat szöveges leírása Lépések: A Folyamatleírást segítı módszertani ajánlásban szereplı táblázatos folyamatleírás technikák alkalmazásával leírásra kerültek a Jármő forgalomból történı végleges kivonása az ügyfél kérelmére folyamat elemei. Van egy gyermek folyamat: (Rendszam_selejtezese) Jármő hatósági jelzésének selejtezése. Output: a Jármő forgalomból történı végleges kivonása az ügyfél kérelmére folyamat leírása

NÉV


Jármő forgalomból történı végleges kivonása az ügyfél kérelmére Forgalombol_Kivonas Jármő forgalomból történı végleges kivonása az ügyfél kérelmére

Felelıs


Körzetközponti jegyzı (Okmányiroda)

Szakért ı

Folyamat


d í t

Folyamat leírása:

Indító esemény:

A közlekedési igazgatási hatóság az ügyfél kérelmére véglegesen kivonja a jármővet a forgalomból. Ügyfél átadja a Bemeneteket.

33/ 50

Bemenetek:

Elıfeltétel, kezdeti állapot:

Sorrend


Forgalomból történı végleges kivonás iránti kérelem Bontási igazolás Forgalmi engedély Törzskönyv Rendszámtáblák Személyazonosságot igazoló irat [HA a jármő törzskönyvével gazdasági társaság rendelkezik] cég ügyintézıje eljárási jogosultságát igazoló megbízás [HA a jármő törzskönyvével gazdasági társaság rendelkezik] a megbízás jogosultja az ügyfél. A személyazonosságot igazoló irat és a forgalmi engedély az ügyfélre vonatkozik. rendszám a kérelmen, a forgalmi engedélyen és a rendszámtáblákon azonos. Törzskönyv és forgalmi engedély bevonása Törzskönyv és forgalmi engedély visszavonása tényének és a Bontási átvételi igazolás sorszámának bejegyzése a jármőnyilvántartásba Jármő hatósági jelzésének selejtezése

Változatok:

Szabály

cs ol ó

Statisztika

Eredmény



Határozat jármő forgalomból történı végleges kivonásáról Bejegyzés a jármőnyilvántartásra (kivonás ténye, bontási átvételi igazolás sorszáma) Érvénytelenített törzskönyv Érvénytelenített forgalmi engedély A jármő nincs forgalomban. A jármő ismételten nem helyezhetı forgalomba.


300

Szülı folyamat: Gyermek folyamatok:

(Forgalombol_kivonatas) Jármő forgalomból történı végleges kivonatása (Rendszam_selejtezese) Jármő hatósági jelzésének selejtezése

Jogszabályok

35/2000. (XI. 30.) BM rendelet a közúti közlekedési igazgatási feladatokról, a közlekedési okmányok kiadásáról és visszavonásáról 1999. évi LXXXIV. törvény a közúti közlekedési nyilvántartásról 1800 Ft igazgatási szolgáltatási díj



Felhasználható minta / template : Folyamatleiras_tablazat.doc A tevékenységet követı tevékenység: L5.4.d. Mérıszámok: folyamatleírás kidolgozására fordított idı, ráfordítás, folyamatleírás hossza, folyamatleírással kapcsolatos visszajelzések száma és típusa. L5.4.d. Folyamat grafikus ábrázolása Cél: a Jármő forgalomból történı végleges kivonása az ügyfél kérelmére folyamat grafikus ábrázolásának elkészítése, a rendelkezésre álló információk alapján, amely korábban a Jármő forgalomból történı végleges kivonatása folyamat egy lépéseként jelent meg Résztvevık: Kopint-Datorg zRt. kijelölt munkatársai, közigazgatásban jártas szakértık, a közigazgatási részlegek vezetıi (kik, honnan), valamint lásd L3.2. Adott tevékenységet megelızı tevékenység: L5.3.d Input: információk folyamatokról, Jármő forgalomból történı végleges kivonatása és Jármő forgalomból történı végleges kivonása az ügyfél kérelmére folyamatok szöveges leírása Lépések: A Folyamatleírást segítı módszertani ajánlásban szereplı grafikus ábrázolási technikák alkalmazásával leírásra kerültek a Jármő forgalomból történı végleges kivonása az ügyfél kérelmére folyamat elemei. Van egy gyermek folyamat, melyet tovább szükséges részletezni. Output: a Jármő forgalomból történı végleges kivonása az ügyfél kérelmére folyamat grafikus ábrázolása

34/ 50

Felhasználható minta / template : MA-ban javasolt jelölés A tevékenységet követı tevékenység: L5.5 Mérıszámok: folyamatleírás kidolgozására fordított idı, ráfordítás, folyamatleírás hossza, folyamatleírással kapcsolatos visszajelzések száma és típusa. L5.5.


Cél: annak vizsgálata, hogy kell-e újabb folyamatleírást kidolgozni a Jármő forgalomból történı végleges kivonása az ügyfél kérelmére folyamat jelenlegi kidolgozásához / módosításához Résztvevık: : Kopint-Datorg zRt. kijelölt munkatársai, közigazgatásban jártas szakértık, a közigazgatási részlegek vezetıi (kik, honnan), valamint lásd L3.2. Adott tevékenységet megelızı tevékenység: L5.4.c. Input: Jármő forgalomból történı végleges kivonatása folyamatleírás Lépések: Megvizsgáltuk, hogy a Jármő forgalomból történı végleges kivonatása folyamatnak van-e tovább részletezendı belsı jellemzıje (ez a Lépések illetve Gyermek folyamatok rovatokból derülhet ki). Vannak tovább részletezendı alfolyamatok. Output: információ arra vonatkozóan, hogy kell-e tovább részletezni a jelenlegi folyamatleírást: a Jármő forgalomból történı végleges kivonatása folyamat esetében szükség van ilyen részletezésre a (Rendszam_selejtezese) Jármő hatósági jelzésének selejtezése folyamat esetében. Felhasználható minta / template : Folyamatleiras_tablazat.doc A tevékenységet követı tevékenység: ha a folyamatleírást tovább kell részletezni: 5.3.e ha nem szükséges a folyamatot tovább részletezni: L2.6 Mérıszámok: adott idı alatt hány folyamatleírást kell tovább részletezni / módosítani : nem kell több folyamatot tovább részletezni. L5.3.e, Belsı jellemzık rögzítése / táblázat Cél: a Jármő hatósági jelzésének selejtezése folyamat szöveges leírásának elkészítése, a rendelkezésre álló információk alapján, amely korábban a Jármő forgalomból történı végleges kivonása az ügyfél kérelmére folyamat egy lépéseként jelent meg Résztvevık: Kopint-Datorg zRt. kijelölt munkatársai, közigazgatásban jártas szakértık, a közigazgatási részlegek vezetıi (kik, honnan), valamint lásd L3.2. Adott tevékenységet megelızı tevékenység: L5.5. Input: információk folyamatokról, Jármő forgalomból történı végleges kivonása az ügyfél kérelmére folyamat szöveges leírása Lépések: A Folyamatleírást segítı módszertani ajánlásban szereplı táblázatos folyamatleírás technikák alkalmazásával leírásra kerültek a Jármő hatósági jelzésének selejtezése folyamat elemei. Nincs gyermek folyamat. Output: a Jármő hatósági jelzésének selejtezése folyamat leírása

35/ 50

NÉV


Jármő hatósági jelzésének selejtezése Rendszam_selejtezese Rendszám selejtezése

Felelıs


KEK KH

Szakért ı

Folyamat


Szab ály

Kapcso lódás

Statisztika

Eredmény

Sorr end

Indít ás

Folyamat leírása:


A közlekedési igazgatósági hatóság (okmányiroda) jármő forgalomból történı végleges kivonása esetén annak hatósági jelzéseit selejtezés céljából megküldi a Hivatalnak. Okmányiroda megküldi a Bemeneteket a Hivatalnak selejtezés céljából Hatósági jelzés (rendszámtábla)

Szokásos lépések: Változatok: Termékek, kimenetek:


selejtezett hatósági jelzés


300

Szülı folyamat:

(Forgalombol_Kivonas) Jármő forgalomból történı végleges kivonása az ügyfél kérelmére -

Gyermek folyamatok:


35/2000. (XI. 30.) BM rendelet a közúti közlekedési igazgatási feladatokról, a közlekedési okmányok kiadásáról és visszavonásáról -


Felhasználható minta / template : Folyamatleiras_tablazat.doc A tevékenységet követı tevékenység: L5.4.e. Mérıszámok: folyamatleírás kidolgozására fordított idı, ráfordítás, folyamatleírás hossza, folyamatleírással kapcsolatos visszajelzések száma és típusa. L5.4.e. Folyamat grafikus ábrázolása Cél: Jármő hatósági jelzésének selejtezése folyamat grafikus ábrázolásának elkészítése, a rendelkezésre álló információk alapján, amely korábban a Jármő forgalomból történı végleges kivonása az ügyfél kérelmére folyamat egy lépéseként jelent meg

Résztvevık: Kopint-Datorg zRt. kijelölt munkatársai, közigazgatásban jártas szakértık, a közigazgatási részlegek vezetıi (kik, honnan), valamint lásd L3.2. Adott tevékenységet megelızı tevékenység: L5.3.c Input: információk folyamatokról, Jármő forgalomból történı végleges kivonatása és Jármő hatósági jelzésének selejtezése folyamatok szöveges leírása

36/ 50

Lépések: A Folyamatleírást segítı módszertani ajánlásban szereplı grafikus ábrázolási technikák alkalmazásával leírásra kerültek a Jármő hatósági jelzésének selejtezése folyamat elemei. Nincs gyermek folyamat. Output: a Jármő hatósági jelzésének selejtezése folyamat grafikus ábrázolása

Felhasználható minta / template : MA-ban javasolt jelölés A tevékenységet követı tevékenység: L5.5 Mérıszámok: folyamatleírás kidolgozására fordított idı, ráfordítás, folyamatleírás hossza, folyamatleírással kapcsolatos visszajelzések száma és típusa. L5.5.


Cél: annak vizsgálata, hogy kell-e újabb folyamatleírást kidolgozni a Jármő forgalomból történı végleges kivonatása jelenlegi kidolgozásához / módosításához Résztvevık: : Kopint-Datorg zRt. kijelölt munkatársai, közigazgatásban jártas szakértık, a közigazgatási részlegek vezetıi (kik, honnan), valamint lásd L3.2. Adott tevékenységet megelızı tevékenység: L5.4 Input: Jármő forgalomból történı végleges kivonatása folyamatleírás Lépések: Megvizsgáltuk, hogy a Jármő forgalomból történı végleges kivonatása folyamatnak van-e tovább részletezendı belsı jellemzıje (ez a Lépések illetve Gyermek folyamatok rovatokból derülhet ki). Vannak tovább részletezendı alfolyamatok. Output: információ arra vonatkozóan, hogy kell-e tovább részletezni a jelenlegi folyamatleírást: a Jármő forgalomból történı végleges kivonatása folyamat esetében szükség van ilyen részletezésre. Felhasználható minta / template : sablonok\Folyamatleiras_tablazat.doc A tevékenységet követı tevékenység: ha a folyamatleírást tovább kell részletezni: 5.3. ha nem szükséges a folyamatot tovább részletezni: L2.6 (ez az eset) Mérıszámok: adott idı alatt hány folyamatleírást kell tovább részletezni / módosítani : jelenleg nem kell folyamatokat tovább részletezni. L2.6. Folyamatleírások helyességének ellenırzése, módosítandó folyamatok azonosítása Cél: a folyamat „belsı” ellenırzése (pl. megfelel-e a szükséges jogszabályoknak vagy informatikai követelményeknek), és a kidolgozott folyamattal kapcsolatban levı folyamatok és a kidolgozott folyamat közötti inkonzisztenciák és redundanciák vizsgálata, megszüntetése. Résztvevık: a folyamatleírásért felelıs vezetı, kijelölt munkatársak, közigazgatásban jártas szakértık Adott tevékenységet megelızı tevékenység: L5. Input: meglévı folyamatokra / ezekre való igényekre vonatkozó információk Lépések: a résztvevık ellenırízték a kidolgozott folyamatokat konzisztencia , redundancia, illetve ezek együttes elıfordulása szempontjából. Output: a folyamatleíráshoz szükséges információk, írásos formában Felhasználható minta / template : A tevékenységet követı tevékenység: L2.4..a Mérıszámok: helyesnek talált és módosítandó folyamatok száma, talált inkonzisztenciák / redundanciák száma, ezek megszüntetésére fordított idı.

37/ 50

L2.4.a Döntési pont: van kidolgozásra / módosításra jelölt folyamatleírás? Cél: annak vizsgálata, hogy van-e a listában kidolgozásra / módosításra jelölt folyamat. Résztvevık: Kopint-Datorg zRt. kijelölt munkatársai, közigazgatásban jártas szakértık, a közigazgatási részlegek vezetıi, valamint lásd L3.2. Adott tevékenységet megelızı tevékenység:. L2.6 Input: meglévı folyamatok / folyamatleírások és aktuális igények ezekre vagy hiányzó folyamatokra vonatkozóan Lépések: az elsı körben nem kell további folyamatokat kidolgozni, mert a felmérés elérte célját. Output: döntés született a továbblépésrıl. Felhasználható minta / template : A tevékenységet követı tevékenység: ha van kidolgozásra / módosításra jelölt folyamat: L2.5. (nem ez az eset) ha nincs kidolgozásra / módosításra jelölt folyamat: a folyamatleírás vége – ez az eset áll fenn) Mérıszámok: kidolgozott / még kidolgozásra váró folyamatok száma : 5/5

5. Összefoglalás Az útmutatóban bemutattuk, hogy „Folyamatleírást segítı módszertani ajánlás” alapján miként lehet a gyakorlatban egy konkrét közigazgatási folyamatot leírni. A leírás lépéseit egy valóságoshoz hasonló, de bizonyos részletekben egyszerősített fiktív példán keresztül mutattuk be. A feldolgozott példa elsısorban arra koncentrál, hogy a valóságoshoz hasonló folyamat leírása során milyen absztrakciós lépéseket kell elvégezni. Összetett közigazgatási eljárás elektronizálása során szükségesnek tartjuk, hogy a bemutatott táblázatos adatfelvételt, és az adatok támogatását megfelelı segédeszközök támogassák. Ennek kidolgozására/kiválasztására a folyamatleírási módszer végleges kialakulása után, ay eközigazgatási keretrendszer kialakítása c. projekt keretében teszünk javaslatot. Jelen útmutató „kézi” eszközökkel mutatja be a folyamatleírás lépéseit. Hangsúlyozzuk, hogy egy konkrét folyamat felmérése és megvalósítása során a folyamatleírás iteratív lépések sorozatával alakul ki. A módszertani ajánlásban a javasolt táblázatok kitöltése az adott absztrakciós szinttıl függıen különbözı részletezettségő lehet. Sıt egyes sorok kitöltése akár el is maradhat, vagy késıbbre halasztódhat. Ugyanakkor fontosnak tartjuk, hogy egységes táblázatot használjunk. Véleményünk szerint változó szerkezető táblázatok használata tovább bonyolítaná a folyamatleírás menetét, ugyanis esetenként elıre el kellene dönteni, hogy az adott esetben melyik táblázatot használjuk. Egy adott közigazgatási folyamat vagy eljárás leírásakor az szorosan együtt kell dolgozni a informatikus és közigazgatási szakembernek. Ez utóbbi kell, hogy ügyeljen a részletekre, az informatikus alapvetı feladata, pedig a megfelelı absztrakciós eszköz és szint megtalálása. Csak a kettı megfelelı alkalmazásával van esély olyan leírások készítésére, melyek újrafelhasználhatók és könnyen módosíthatók és segítik a közigazgatási folyamatok nem csak informatikai szempontból való korszerősítését, átláthatóságát, még akkor is, ha egyes esetekben ez ellenérdekek vált ki.

38/ 50

A. Melléklet: A folyamatok táblázatos leírásának formátuma A.1. A folyamatok táblázatos leírása, rövid változat

NÉV


Felelıs


Szakért ı

Folyamat


Szokásos lépések: Változatok: Termékek, kimenetek: Utófeltétel, végállapot:

cs ol ó

Statisztika

or re n


ed m én

Indít ás

Folyamat leírása:


S za bá ly



39/ 50

A.2. A folyamatok táblázatos leírása, részletes változat Név:

Azonosító: Rövid név: Informatikai támogatás mértéke: Tulajdonos: Üzemeltetı:

Szakértı:

Folyamat hivatalos neve A folyamatnak a közigazgatásban szokásos hivatalos megnevezése, amely alkalmas a folyamat azonosítására. A folyamatnak egy rövid és egyértelmő megnevezése, amit a leírásokban referenciaként könnyen használhatunk. A folyamat azonosítására alkalmas, a gyakorlatban alkalmazott nem szükségképp hivatalos elnevezés A folyamat végrehajtása lehet tisztán emberi tevékenység, de tartalmazhat gépi informatikai támogatást is (szélsı esetben az egész folyamat támogatott). A támogatottság mértékét csak az éppen vizsgált folyamatra számítjuk, az általa indított gyermek folyamatokra nem. A folyamatleírást elkészítı szervezet neve. A folyamat meglétéért, végrehajtásáért felelıs szervezet, intézmény megnevezése. A közigazgatás alanya, aki a tevékenységet végzi. A tevékenység végzéséhez szükséges feltételekkel rendelkezik. A folyamat minden mozzanatát ismerı szervezet, személy, akinek a folyamattal kapcsolatos állásfoglalása mértékadó.

Verzió:

A leírás verziószáma

Létrehozás:

Létrehozás dátuma

Módosítás:

Módosítás dátuma

Leírás:

A folyamat szöveges megfogalmazása, terjedelme: 5-10 sor. A közigazgatás alanyának jogi hatással bíró, jogszabályokon, jogi normákon alapuló akaratnyilvánítása megvalósításához szükséges tevékenység. A folyamatot egy a folyamaton kívülrıl származó indító esemény kezdeményezi. A folyamat lehet összetett, amikor a megvalósításhoz további folyamat(ok) végrehajtásának kezdeményezése szükséges.

Szinonímák:

Eljárás, procedura

Szabályok:

Azoknak a szabályoknak a felsorolása, amelyek figyelembe veendık ennél a folyamatnál A folyamat szempontjából külsı esemény, amely a folyamat egy példányának létrejöttét és a folyamat megindulását eredményezi, ha az elıfeltételek és kezdeti állapot ezt lehetıvé teszik. Az esemény pillanatszerő, oszthatatlan történés. Eseménynek tekintendı valamely megjelölt idıpillanat elérkezése is. Az eseménynek lehetnek paraméterei. Pl: az esemény idıpontja, az eseményt okozó személy. Azon folyamat(ok), amely(ek)nek a végrehajtása során a vizsgált folyamat végrehajtását kezdeményezik. Azon folyamat(ok), amely(ek)nek végrehajtását a vizsgált folyamat kezdeményezi.

Indító esemény:

Szülı folyamat: Gyermek folyamat: Bemenetek: Elıfeltétel, kezdeti állapot:

Az indítás pillanatában a folyamatot indító által az induló folyamatnak átadott dolgok (pl. termékek, ügyiratok, adatok). Azon – folyamaton kívüli – dolgok (beleértve a folyamat bemeneteit is) jellemzıire vonatkozó korlátozások összessége, amelyeknek teljesülnie kell az indító esemény bekövetkeztének pillanatában ahhoz, hogy a folyamat ténylegesen meginduljon.

40/ 50


Változatok:


Utófeltétel, végállapot: Napi kérések: Csúcsterhelés: Átlagos kiszolgálási idı: Minimum kiszolgálási idı: Maximum kiszolgálás idı: Kapcsolatok: Függıségek: Jogszabályok: Gazdasági vonatkozások:

Megjegyzés:

Ha a folyamattól elvárt eredmények, utófeltételek kialakítása érdekében végzett tevékenység nem ragadható meg egyetlen mozzanatként (lépésként), akkor a tevékenységet lépések sokaságaként definiálhatjuk. Egy lehetséges lépés egy újabb folyamat indítása. A folyamat konkrét példányának végrehajtásakor a lehetséges lépéssorozatok egy változata hajtódik végre. Ez a leírás a leggyakoribb lépéssorozatot adja meg. (Példa folyamat: pénzfelvétel ATM-bıl. Itt a sikeres eset tekinthetı szokásosnak) A Gyermek folyamatok a Szokásos lépéseknek azon részhalmaza, amelyet külön folyamatleíró lapon elemzünk. A lehetséges lépéssorozatok kevéssé gyakori változatainak leírása. (Példa folyamat: pénzfelvétel ATM-bıl. Egy változat: a PIN kódot ismételten meg kell adni, és a bankszámlán nincs elegendı pénz, ezért a pénzfelvétel meghíusul) Mindazon, a folyamat végrehajtása során keletkezett dolgok (okiratok, adatok stb.) összessége, amelyek kimunkálása, létrehozása céljából zajlott le a folyamat. A termékek a folyamat indulása elıtt nem léteztek, de a folyamat befejezıdését követıen tovább léteznek. Azon – folyamaton kívüli – dolgok jellemzıire vonatkozó korlátozások összessége, amelyeknek teljesülnie kell a folyamat befejezıdésének pillanatában. Mind a szokásos lefutás, mind a változatok esetére meghatározandó. A folyamat napi indításainak száma átlagosan A folyamat napi indításainak maximális száma. A csúcsterheléses idıszakok elıfordulása, hosszúsága. A folyamat teljes lefutásának szokásos ideje

A folyamat teljes lefutásának minimális ideje

A folyamat teljes lefutásának maximális ideje A Gyermek folyamatok a Szokásos lépéseknek azon részhalmaza, amelyet külön folyamatleíró lapon elemzünk. Azok a folyamaton kívüli dolgok, amelyek hatással lehetnek a folyamatra általában, és a leírás korábbi pontjaiban nem szerepelnek. Azon jogszabályok, jogi normák, elıírások, amelyek a folyamattal, annak végrehajtásával kapcsolatosak, amelyek módosulása a folyamat módosítását okozza. Azon szabályok, elıírások összessége, amelyek a folyamat végrehajtásának gazdasági aspektusait meghatározzák. Pl: ki és hogyan fedezi a folyamat végrehajtása során felmerülı költségeket (illetékeket) ? Ha a folyamat gazdasági, pénzügyi tevékenységeket, illetve erre való hivatkozásokat (büntetés kiszabása vagy segély, támogatása folyósítása) tartalmaz, akkor az milyen módon és kik között történik ? Tetszıleges a folyamat megértését segítı szöveg. Pl: Folyamatként kezeljük, azonos sémában írjuk le a magas szintő (absztrakt, elvont) és a mélyebb (konkrét részletekre vonatkozó) munkafolyamatokat is. A legelemibb folyamatoknak, amelyekrıl e projektben adatlapot töltünk ki, webszolgáltatások (WS) alapját kell képezzék. A folyamat absztrakciós szintjének megadása hosszabb távon, a folyamatleíró módszertan letisztulása során válhat kiegészítı leíró elemmé.

41/ 50

B. Melléklet: Útmutató a folyamatok grafikus ábrázolására B.1. BPMN bevezetı Az alábbiakban kifejtjük a BPMN alapvetı elemeit. A könnyebb érthetıség érdekében az elemek megnevezését angolul és magyarul is feltüntettük. ― Flow objects (Folyamat objektumok): A BPMN-nek három alap folyamat objektum eleme van, így sem a modellezınek sem az értelmezınek nem szükséges nagyszámú alapelemlistát megtanulnia. o Event – esemény Az eseményeket körrel jelöljük, és segítségével jelezhetjük, hogy valami „történik” az üzleti folyamat során. Az események a folyamat mőködését befolyásolják, így egy eseménynek jellemzıen van oka és hatása. Háromféle eseménytípust különböztetünk meg, attól függıen, hogy hogyan befolyásolja az üzleti folyamatot: • Start (indító), • Intermediate (köztes), • és End (záró) esemény.

7. ábra Indító, köztes és záró esemény BPMN jelölése o Activity – Tevékenység A tevékenységeket BPMN-ben kerekített sarkú téglalappal jelöljük és a szervezet munkáját jelképezik. A tevékenységek lehetnek feladatok (atomiak) vagy al-folyamatok (összetettek, tovább részletezettek). Az alfolyamatot egy kis „plusz jel”-el jelöljük a téglalap alsó részén, középen. Abban az esetben, ha az alfolyamatot nem külön ábrán részletezzük, akkor a „plusz jel” helyett „mínusz jelt” használunk. o Gateway – Átjáró Az átjárót a jól megszokott rombusszal (45 fokban elforgatott négyzettel, vagy „gyémánttal”) jelöljük és a szokásos fork-join szerepét tölti be, tehát döntéseket, elágazási és összefogó pontokat jelölhetünk vele. A rombusz belsı felében feltüntetett jelek mutatják az átjáró típusát. ― Connecting objects (Összekapcsoló objektumok): A folyamatobjektumokat összekapcsoló objektumok segítségével köthetjük össze. A BPMN ezekbıl is három típust különböztet meg: o Sequence flow – szekvencia folyam A szekvencia folyammal tevékenységeket köthetünk össze. A szekvencia folyamot egy vékony vonallal és a végén sötét nyíllal jelöljük, ahol a nyíl vége mutatja a tevékenységek végrehajtásának

42/ 50

irányát, sorrendjét. (Megj: a BPMN nem használja a „control flow” kifejezést). Figyelem: két különbözı medencében lévı tevékenység között csak üzenetfolyam jelölést használhatunk, szekvencia folyamot nem. o Message flow – üzenetfolyam Az üzenetfolyam szaggatott vonallal, a végén fehér nyíllal reprezentálható. Az üzenetfolyam két egymástól elkülönülı folyamatszereplı (üzleti entitás vagy üzleti szerepkör) üzenetváltását mutatja meg. A BPMN-ben két különálló medence között húzhatunk üzenetfolyamokat. Az üzenetfolyam segítségével az üzleti felek közti üzenetváltások (küldés-fogadás) válik hangsúlyossá. o Association – asszociáció Az asszociáció pöttyözött vonallal, végén egyszerő nyíllal reprezentálható. Segítségével adat, szöveg és más termékek rendelhetık a folyamatobjektumokhoz. Terméket csak asszociációs kapcsolattal rendelhetünk folyamatobjektumokhoz. Ilyenkor kötelezı meghatározni az asszociáció irányát is (a vonal melyik végén legyen a nyíl). Az asszociáció irányától függıen az adat- vagy szövegobjektum be- vagy kimenet lesz. Olyan modellezésnél, ahol elég egy magas szintő, kevésbé precíz ábra (pl. dokumentációs vagy kommunikációs célokra), ott egy jól érthetı modell könnyen és gyorsan elkészíthetı a bemutatott alapelemek felhasználásával.

8. ábra –BPMN alapelemekbıl álló BPD Ha mégis precízebb modellt szeretnénk, akkor felhasználható a BPMN kibıvített elemlistája, mely az alapelemeket további altípusokra bontva segít még konkrétabbá tenni az ábrát. Ezek a kibıvített jelölések általában az alapjelöléseken belül jelennek meg, pl. - pluszjel a tevékenység jelében – tovább részletezett, alfolyamat, - vagy óra a köztes eseményt jelölı kettıs kör belsejében – mely idızítést jelöl.

43/ 50

9. ábra - kiterjesztett BPMN elemeket is tartalmazó BPD

― Swimlanes – (Úszósávok): o Pool – medence A medence egy folyamat résztvevıjét reprezentálja, ugyanakkor grafikusan mutatja meg az egymáshoz tartozó tevékenységek listáját. A különbözı medencékben található tevékenységek külön folyamathoz tartoznak. Mindegyiknek van indító és záró eseménye. o Lane – sáv Egy medencét több sávra lehet osztani, így a sáv mindig egy medence részét képezi. A sávok a tevékenységek szervezésére és kategorizálására használhatók fel. A különbözı sávokhoz tartozó események egy folyamathoz tartoznak, így egy indító és egy záró eseményük van. Fontos különbség a medence és a sáv között, hogy különbözı sávokban található tevékenységek között létrehozhatunk szekvencia folyamot, viszont különbözı medencékben található tevékenységek között nem (ez esetben üzenetfolyamot hozhatunk létre). A BPMN alapelemei között három terméktípus szerepel: az adatobjektum, a csoport, és a megjegyzés. Emelett a BPMN-t úgy tervezték, hogy bármennyi terméket hozzá lehessen adni egy diagramhoz és ki lehessen terjeszteni az alapelemek listáját. ― Artifact – (Termékek): o Data objects – adatobjektumok Az adatobjektum klasszikus inputokat és outputokat jelenít meg. Segítségével megmutathatjuk, hogy egy tevékenységhez milyen adatokra van szükség illetve, hogy milyen adatok jönnek létre a tevékenység végrehajtása esetén. Az adatobjektumokat asszociáció segítségével köthetjük a tevékenységekhez. o Group – csoport(osítás) A csoportosítást használhatjuk dokumentációs vagy elemzési célokra. Fontos tudni, hogy nincs hatással a szekvencia folyamra. A 44/ 50

csoportosítást pontozott-szaggatott vonalú és kerekített sarkú téglalappal jelöljük. o Annotation – megjegyzés A megjegyzések segítségével további információkat főzhetünk a BPDhez vagy a BPD egyes elemeihez.

10. ábra – A BPMN alapvetı szimbólumai, forrás: www.bpmn.org

B.2. Közigazgatási folyamatok ábrázolása BPMN-el A közigazgatási folyamatok szöveges leírására a már említett táblázatos formát ajánlunk. A táblázatos leírás kialakításából adódóan az így leírt folyamatok könnyen felrajzolhatók BPMN-ben is. A táblázat számos alapeleme egy-az-egyben konvertálható BPMN elemmé. Ilyen például a kimenet vagy bemenet illetve a tevékenység és alfolyamat. Ugyanazt a folyamatot többféle szemszögbıl ábrázolhatjuk BPMN-el. Fontos lehet például a szekvencia folyam (tevékenységek sorozata, sorrendje), az adatáramlás vagy a felek közötti kommunikáció. Az ábrának mindig azt kell mutatnia, amit az adott szituációban a leglényegesebbnek tartunk. A folyamatok BPMN szerinti ábrázolásánál lényeges segítség lehet egy könnyen használható eszköz felhasználása. A modellezı eszköz kiválasztásánál véleményünk szerint a legfontosabb szempont az ábra validálása. Az ábra validálása során kiszőrjük a rosszul felhasznált BPMN elemeket, kapcsolatokat. Tipikus példa, amikor nem megfelelı összekötı elemeket használunk a tevékenységek illetve a termékek összekapcsolására. Pl. nem köthetünk össze terméket tevékenységgel szekvencia folyam segítségével. Az ilyen hibákat egyes eszközök automatikusan kiszőrik, ezzel is felgyorsítva az ábrázolási folyamatot, az ábra ellenırzését.

B.2.1. A forgalomból kivonás folyamatának ábrázolása - példa A forgalomból kivonáshoz tartozó összes folyamatábrát részletesen is tárgyaljuk. Ebben a fejezetben ezek közül csak néhány példát említünk, kiemelve az ábrázolás során felmerülı lehetıségeket, döntési pontokat. Bármely közigazgatási folyamat táblázatos leírásából kiinduló ábrázolását a már említett direkt konverzióval kezdhetjük. a) Adatobjektumként felvesszük a kimeneteket és bemeneteket o Az inputokat és outputokat mindig asszociációval kötjük a tevékenységekhez.

45/ 50

o Ha az adatobjektumot termékhez kötöttük, az asszociáció irányát mindig meg kell határozni. Bemenı nyíl, ha bemenet, kimenı, ha kimenet. o Egy adatobjektum lehet több tevékenység ki-vagy bemenete. o A tevékenységek módosíthatnak az adatobjektumok állapotán. Ebben az esetben az adatobjektum állapotát kapcsos zárójelben jelöljük az adatobjektum megnevezése alatt. o Egy adatobjektum többször is szerepelhet egy ábrán, fıleg akkor, ha változik az állapota. b) Felvesszük a tevékenységeket (lépéseket) o Amennyiben egy lépés gyerekfolyamatként is szerepel, akkor alfolyamatként vesszük fel az ábrára és késıbb ezeket újabb BPD-n fejtjük ki. o Abban az esetben, ha a tevékenységek meg vannak számozva a táblázatos leírásban, szerencsés ugyanazon számozást hozzárendelni a tevékenység ábráihoz is. c) Felvesszük az elágazásokat gateway-ként. A 11. ábra látható, hogy az ügyfél indítja a folyamatot, a különbözı tevékenységek során számos bemenetet ad át a különbözı hatóságoknak. Az ügyfél lehet magánszemély vagy gazdasági társaság. Ez két eset, az ügyfél ettıl függıen különbözı bemeneteket kell, hogy szolgáltasson, ezért ezt egy gatewayel (elágazással) reprezentáltuk. Az ábrán az is megfigyelhetı, hogy a számozást a táblázatos leírásnak megfelelıen követtük, mert ez nagyban javítja az olvashatóságot. Igyekeztünk a tevékenységeket, adatobjektumokat és elágazásokat pontosan úgy elnevezni, ahogy a táblázatos leírásban szerepeltek. Többszereplıs BPMN ábránál érdemes elıször egy egyszerő folyamatleírást készíteni, majd ezt követıen venni fel a medencéket vagy sávokat. A 11. ábra elkészítésénél fontosnak tartottuk a felek közötti kommunikációt, de a sok szereplı és adatobjektum miatt, könnyebben értelmezhetınek találtuk, ha a szereplıket nem medencékkel, hanem sávokkal választjuk szét, így egyszerősítve a kezdeti ábránkat. Ezzel 4 indító és záró eseményt zártunk ki, s hasonlóan csökkentettük a szekvencia folyamok számát is.

46/ 50

11. ábra – forgalomból kivonás folyamata BPMN-ben

Habár a táblázatos leírás nem mindig tartalmazza a teljes bemeneti listát, (néhol csak a legfontosabb bemeneteket) az ábrán fontosnak tartottuk kiemelni, hogy egyes folyamatok bemenetei állapotváltozáson mennek keresztül, vagy késıbb is felhasználásra kerülnek, illetve sok esetben a kimenetek, késıbb más folyamatok bemeneteiként szolgálnak.

12. ábra – cégkivonat kiadása

A 12. ábra szemlélteti a felek közötti kommunikáció egy lehetséges grafikus megjelenítését. Megfigyelhetı, hogy a két fél külön medencébe került s emiatt mindkét félnél egy indító esemény hatására elindul a folyamat és mindkét félnél lezárul. A felek üzenetfolyam segítségével kommunikálnak egymással. A két medence közt szekvencia folyam nem történhet. A jobb érthetıség érdekében az ábrákat itt is lehet számozni, s ezzel a sorrendiséget hangsúlyozni.

47/ 50

13. ábra – Aláírási címpéldány készítése

A 13. ábrán a lehetı legegyszerőbb folyamat látható egy tevékenységgel, egy bemenettel és egy kimenettel, indító és záró eseménnyel.

C. Melléklet: Ellenırzı táblázat Az alábbiakban összefoglaljuk az e-közigazgatási folyamatok meghatározásának lépéseit. Ezt a táblázatot (az esetleg ismétlıdı tevékenységekkel megfelelıen kiegészítve) ellenırzı listaként lehet használni a folyamatok meghatározása során.

Feladat L1: Közigazgatási folyamatok új alapokra helyezése L2: Folyamatleírások készítése

Teljesítve (pipa)

Megjegyzés Ide akkor kerül pipa, ha az összes alábontott tevékenység végrehajtásra került. Ide akkor kerül pipa, ha az összes alábontott tevékenység végrehajtásra került.

L2.1. Folyamatleírás tervezése L3.1. Cél meghatározása L3.2. Résztvevık azonosítása L3.3. Idı- és erıforrás tervezés L2.2. Információgyőjtés

Alább (L2.2.1-L2.2.5) felsoroljuk az információgyőjtés lehetséges formáit. Nem kötelezı az összes lehetıséget alkalmazni. Az információt győjtı szabadon kiválaszthatja a megfelelı technikát a felsoroltakból, vagy

48/ 50

Feladat

Teljesítve (pipa)

Megjegyzés azok kombinációjából.

L2.2.1. A vonatkozó jogszabályok azonosítása és feldolgozása L2.2.2. Dokumentumok átvizsgálása L2.2.3. Interjúk szervezése és megtartása L2.2.4. Esettanulmányok L2.2.5. Szakértıi vélemények feltárása

L2.3. Kidolgozandó elkészítése

folyamatleírások

listájának

L2.4. Döntési pont: van kidolgozásra / módosításra jelölt folyamatleírás? Ennek a tevékenységnek a végrehajtása az L5.1, L5.2, L5.3, L5.4, L5.5 lépések végrehajtását jelenti.. Annyiszorr kell az alábbi tevékenységsorozatot végrehajtani, ahány kidolgozandó folyamatot azonosítottunk.

L2.5. Egy folyamatleírás kidolgozása / módosítása

L5.1. Külsı jellemzık azonosítása L5.2 Döntési pont: szükséges-e a folyamatok belsı jellemzıinek azonosítás is?

L5.3.a Belsı táblázat

jellemzık

rögzítése

A továbbiakban az összes kijelölt folyamatra (belsı jellemzıre) végrehajtjuk az L5.3. és L5.4 lépéseket.

/

L5.4.a Folyamat grafikus ábrázolása L5.5. Döntési pont: kell-e újabb folyamatleírást kidolgozni a jelenlegi kidolgozásához / módosításához? L5.3.b. Belsı táblázat

jellemzık

rögzítése

Stb. Annyiszor írjuk be ezeket a sorokat, ahány esettben egy folyamat belsı jellemzıit is meg kell határozni.

/

L5.4.b Folyamat grafikus ábrázolása ….

Ha már nincs több, a jelenlegihez kapcsolódó, leírásra váró folyamat, ez a ciklus lezárul.

49/ 50

Feladat

Teljesítve (pipa)

Megjegyzés Visszatérés az L2.4-hez., majd újabb folyamattal folytatódik a kör.

… … L5.5. Döntési pont: kell-e újabb folyamatleírást kidolgozni a jelenlegi kidolgozásához / módosításához?

Ha nem, lezárult.

a

feladat

50/ 50

FOLYAMATLEÍRÁST SEGÍTİ GYAKORLATI ÚTMUTATÓ

Recommend Documents