Flexibele Workflows Workflowmanagement en ketenbeheersing voor iedere organisatie realiseerbaar
NGI Regio Den Haag
NGI / 1 maart 2011
Diederik Roeterink / Cor van Weelden RI
1
AGENDA
• Inleiding en toelichting Your.Way of Working (WoW) – Cor van Weelden RI, Zelfstandig Professional, promotor WoW
• Pauze • Demonstratie Your.Way of Working – Diederik Roeterink, directeur APP Services bv, geestelijk vader WoW
NGI / 1 maart 2011
Diederik Roeterink / Cor van Weelden RI
2
Definitie Workflow(management) • Workflowmanagement is de beheersing van werkstromen en zorgt ervoor dat de juiste informatie, volgens de regels van het bedrijf, op inzichtelijke en efficiënte wijze van de ene afdeling naar de andere afdeling komt (Wikipedia) • Een workflow of werkstroom is de logische volgorde van activiteiten die moeten worden uitgevoerd om een van te voren gedefinieerde uitkomst te verkrijgen (Informatiebeheer) • In de workflow is vastgelegd wie wat in welk stadium mag doen. Vaak wordt middels e-mail een notificatie gestuurd wanneer een actie wordt gevraagd NGI / 1 maart 2011
Diederik Roeterink / Cor van Weelden RI
3
Ketenautomatisering
• Samenwerkende organisaties die onderdeel uitmaken van eenzelfde informatieketen worden, als gevolg van het toenemende belang van de informatievoorziening voor het bedrijfsproces, gedwongen met de ketenpartners bindende afspraken te maken over de uitwisseling van en standaardisatie van de informatievoorziening • Deze afstemming en uitwisseling van informatie over de organisaties heen, zonder dat tussen de organisaties een hiërarchische relatie bestaat, is in zijn aard complex NGI / 1 maart 2011
Diederik Roeterink / Cor van Weelden RI
4
Soorten Workflows
• • • • •
Verborgen workflows Document workflows Vaste workflows Variabele workflows Data workflows
Software om werkprocessen zichtbaar te maken (Activiteitendiagram) Workflowmanagement-systemen NGI / 1 maart 2011
Diederik Roeterink / Cor van Weelden RI
5
Oorsprong Your.Way of Working (APP data manager) • 25 jaar actief in ontwikkeling, productie en promotie van FMCG: ● Conceptontwikkeling ● Werktekenen ● Drukken / printen
● Schetsen ● Lithograferen
• Klanten: ● Superunie, Van den Bergh Nederland, Remia, Intradal, Fenix, Campina Melkunie, Philips Lighting e.a. NGI / 1 maart 2011
Diederik Roeterink / Cor van Weelden RI
6
APP data manager gerealiseerd samen met Philips Lighting [versie 1]
• Doel: transparant maken proceduren Inzicht in waar en bij wie het proces stokt
• Effect:
Doorlooptijd offerteaanvraag van 3-5 weken naar 2 dagen Decodeerafdeling (6 fte’s) opgeheven 15 personen zijn andere werkzaamheden gaan doen Op de diverse productielocaties zijn 26 personen andere taken gaan doen
NGI / 1 maart 2011
Diederik Roeterink / Cor van Weelden RI
7
Your.Way of Working [versie 3] in een notendop • Krachtige Workflow software ter ondersteuning van velerlei werkprocessen • Gebruikersvriendelijk; inrichting door gebruiker zonder dat IT kennis noodzakelijk is • Eenvoudig te combineren en te koppelen met bestaande software pakketten • Internet gebaseerd, dus altijd en overal beschikbaar
NGI / 1 maart 2011
Diederik Roeterink / Cor van Weelden RI
8
Zeer veel mogelijkheden voor Your.Way of Working • • • • • • • •
Factuurafwikkeling en goedkeuring Investeringsvoorstellen Personeelswerving, selectie en aanname Ziekmelding door medewerker zelf Aanvraag tot bestellen van goederen en diensten Klachtenafhandeling en opvolging Project beheersing Enz. NGI / 1 maart 2011
Diederik Roeterink / Cor van Weelden RI
9
Waarom Your.Way of Working? • Ideale ondersteuning voor processen waarbij meerdere partijen betrokken zijn • Goede vastlegging van alle afgesproken stappen • Direct statusoverzicht • Activering per e-mail: inzicht in taken • Eigenaarschap van flow en data geregeld • Borging van data en attachments • Overdracht van taken bij afwezigheid • Van huis uit benaderbaar NGI / 1 maart 2011
Diederik Roeterink / Cor van Weelden RI
10
Case demonstratie Your.Way of Working • Offerte aanvraag Drukkerij Klant (uitgever, bedrijf, particulier) Verkoper Calculator Bedrijfsbureau
• Offerte aanvraag Afwerker (extern) NGI / 1 maart 2011
Diederik Roeterink / Cor van Weelden RI
11
Proces-Stap-Diagram voor levering offerte (Schema DEMO model)
NGI / 1 maart 2011
Diederik Roeterink / Cor van Weelden RI
12
Structuur APP Data Manager Sjabloon Werkproces Stap 1
TO-DO
Profielenboom Rollen Groepen Personen
Persoon Formulier Aantal dagen
Stap 2
TO-DO
Formulierendatabase
Persoon Formulier Aantal dagen
Formulieren Vaste gegevens Variabele gegevens Stap 3
TO-DO
Stap 3
TO-DO
Persoon
Persoon
Formulier
Formulier
Aantal dagen
Aantal dagen
Stap 4
SQL Database
Attachments
EXPORT * Papier * XML
Logboek registratie
TO-DO
Persoon Formulier
Logboek
Aantal dagen
NGI / 1 maart 2011
Diederik Roeterink / Cor van Weelden RI
13
Demonstratie Your.Way of Working 1e Zoals gebruikers de flows toepassen [de voorkant] 2e Zoals gebruikers de flows inrichten [de achterkant]
NGI / 1 maart 2011
Diederik Roeterink / Cor van Weelden RI
14
Voor nadere info:
Per mail: diederik.roeterink @ appdatamanager.eu Via de website: www.appdatamanager.net Telefonisch mobiel: 06 55 167 115 Diederik Roeterink 06 51 143 803 Roland van Herwijnen 06 26 494 677 Cor van Weelden
NGI / 1 maart 2011
Diederik Roeterink / Cor van Weelden RI
15
