Financiële project control voor het MKB. Hoe kunt u inhoud geven aan project control binnen uw MKB-organisatie

Financiële project control voor het MKB

Hoe kunt u inhoud geven aan project control binnen uw MKB-organisatie

FINANCIËLE PROJECT CONTROL VOOR HET MKB

Inhoud Financiële project control voor het MKB

1

Hoe kunt u inhoud geven aan project control binnen uw MKB-organisatie

1

Inhoud

2

1. Inleiding

3

1.1 Wat is project control? 1.2 Verschil tussen project control en projectmanagement 1.3 Waar wordt project control al langer toegepast? 1.4 Project control toepasbaar voor het MKB

3 3 3 3

2. Financiële project control

5

2.1 Inleiding

5

2.2 Tijd 2.3 Geld 2.4 Kwaliteit 2.5 Informatie 2.5 Organisatie 2.6 Risico’s

5 6 9 10 12 13

3. Tips per branche

15

3.1 Ingenieurs en architecten 3.2 Reclame-, marktonderzoek- en communicatieadviesbureaus 3.3 Not-for-profitinstellingen 3.4 Consultancy- en adviesorganisaties

15 15 16 17

3

2


1. Inleiding 1.1 Wat is project control? Project control is een andere term voor projectbeheersing. Beheersaspecten zijn tijd, geld, kwaliteit, informatie, organisatie en eventueel risicobeheersing. De dienstverlening (advies en ondersteuning) van de projectcontroller heeft betrekking op het inrichten, het bewaken en het verbeteren van de projectbeheersing ten aanzien van geld en tijd (o.a. planning en verantwoording, risico's, budgettering, rapportages, interne controle). De projectcontroller is het financieel geweten van de projectorganisatie. Hij ziet er op toe dat wat er binnen de projecten gebeurt in overeenstemming is met de inhoudelijke en financiële doelen van het project.

1.2 Verschil tussen project control en projectmanagement Projectbeheer kan grofweg in drie functies worden opgedeeld: • Ontwerpleider • Projectmanager • Projectcontroller De ontwerpleider is verantwoordelijk voor het ontwerp van het project. Bij een architectenbureau is dit bijvoorbeeld de verantwoordelijke architect en bij een reclamebureau de art director. De functies projectmanager en projectcontroller zijn op het eerste gezicht wat minder goed te onderscheiden. Project control is dus het beheersen van projecten. Projectmanagement is het, door middel van projecten, integreren van mensen, afdelingen, organisaties, middelen en technische mogelijkheden tot het op een gestructureerde wijze oplossen van een gemeenschappelijk onderkende probleemstelling, daarbij rekening houdend met de belangen van de betrokkenen. Het verschil tussen beide begrippen is dat projectmanagement zich vooral richt op het in de greep houden van de processen. Dit heeft te maken met leiderschap. Het begrip project control heeft te maken met al eerder genoemde beheersaspecten als risico, tijd, geld en kwaliteit. Hierbij gaat het vooral om de financiële kant van het project in de breedste zin van het woord.

1.3 Waar wordt project control al langer toegepast? Project control wordt al geruime tijd toegepast bij woningcorporaties, grote bouwprojecten en publieke projecten. Binnen grote projecten zijn dan ook aparte functies voor de verschillende rollen. We zien daar per project een aparte projectmanager, projectcontroller en een ontwerpleider. De functie van projectcontroller wordt vaak uitgevoerd door mensen met een financiële achtergrond zoals controllers managers administrateurs hoofden administratie en accountants Voorbeelden van grote en bekende projecten in Nederland waar ook projectcontrollers bij betrokken zijn zijn Maasvlakte in Rotterdam en de HSL

1.4 Project control toepasbaar voor het MKB U vraagt zich wellicht af in hoeverre project control past bij MKB-organisaties. Uit recent onderzoek van AccountView onder zakelijke dienstverleners, ingenieurs- en architectenbureaus, consultants en stichtingen blijkt dat het MKB daar steeds meer mee bezig is, iedere branche op zijn eigen manier. Financieel grip houden op projecten: dat staat momenteel in iedere projecten urenorganisatie voorop. De zwaartepunten bij projectregistratie, projectbewaking, urenverantwoording en facturering liggen echter per branche duidelijk anders.

3

3


Sturen op kostenbegroting of budgetoverschrijding? Bijna 80% van de ingenieurs en architecten geeft aan dat het belangrijk is om vooraf de juiste kosten te kunnen schatten voor een project, terwijl stichtingen meer op budgetoverschrijding sturen. De maandelijkse bepaling van het onderhanden werk speelt een grote rol voor zakelijke dienstverleners en bij ingenieurs en architecten. Op maat factureren wordt belangrijk gevonden door een ruime meerderheid van de zakelijke dienstverleners, ingenieurs en architecten en consultants, net als het maken van vaste tariefafspraken.

Het speerpunt bij de bewaking van projecten verschilt per branche

Uiteenlopende accenten Per branche bekeken, springt ook een aantal onderzoeksresultaten in het oog. Bij ingenieurs en architecten blijkt dat zowel de controller als de projectleiders sturing geven aan projecten. Zakelijke dienstverleners kijken weer op verschillende manieren tegen het onderhanden werk aan. Bij stichtingen blijkt 80% vooral te sturen op de beschikbare budgetruimte. Ten slotte ziet 52% van de consultancyorganisaties een verschuiving van uur/factuur naar productgericht factureren. Wilt u het volledige onderzoek lezen vraag dit dan aan via [email protected].

Geavanceerde software maakt het mogelijk Nu de standaardsoftware steeds geavanceerder wordt, is het ook voor MKB-bedrijven mogelijk om te sturen op de elementen tijd, geld, kwaliteit, informatie, organisatie en risico. De meest basale vorm is het bewaken van uw projectbudget ten opzichte van de werkelijkheid, maar u kunt ook denken aan het risico op uw ‘te factureren’-positie of de trends die u bij de verschillende soorten projecten waarneemt. In deze whitepaper laten wij u graag de mogelijkheden van het invoeren van project control voor uw MKB-organisatie zien zodat u nog betere financiële grip krijgt op uw projecten en een voorsprong behaalt op uw concurrenten.

3

4


2. Financiële project control 2.1 Inleiding Om de projecten te kunnen beheersen kunnen meerdere middelen worden ingezet. Als we kijken naar de mogelijkheden van financiële project control, het beheersen van projecten vanuit de financiële administratie in combinatie met de projectadministratie, blijkt dat alle elementen van project control impliciet of expliciet kunnen worden afgedekt. In dit hoofdstuk lichten wij per element toe hoe financiële project control u kan ondersteunen bij het beheersen van uw projecten voor de verschillende elementen.

2.2 Tijd 2.2.1 Wat verstaan we onder het element tijd? Het project is opgedeeld in fasen met daarbinnen hoofdactiviteiten. Voor iedere hoofdactiviteit kan een opdeling in activiteiten zinvol zijn, zodat gestuurd kan worden op relatief kleine tijdseenheden. Door de activiteiten af te ronden, wordt ook de bestede tijd zichtbaar en kunnen eenvoudig budget en realisatie worden vergeleken. Omdat gewerkt wordt met heldere tijdspannes zijn afwijkingen sneller zichtbaar en wordt het risico van grote verschillen beperkt. Tijd kan op twee manieren benaderd worden: doorlooptijd en bestede tijd. In het eerste geval wordt gestuurd op de periode waarbinnen een activiteit afgerond moet zijn in verband met mijlpalen, afhankelijkheden, resources en doeldata. Hierdoor wordt het kritische pad duidelijk en kan beoordeeld worden welke gevolgen een mogelijke afwijking heeft. In het tweede geval gaat het om de hoeveelheid beschikbare en gebudgetteerde tijd voor een activiteit in relatie tot de bestede tijd. Hierdoor wordt meer/minder werk zichtbaar, waardoor ook de eventuele financiële consequenties zichtbaar worden.

2.2.2 Hoe kan het element tijd met financiële project control worden ingevuld? Vastleggen van de geprognosticeerde tijd voor een project Een automatiseringssysteem kan u helpen om dit element eenvoudiger te bewaken. Met het systeem kunt u de vooraf te verwachten tijd bij een project vastleggen. U kunt dit op hoofdlijnen vastleggen voor een algemeen beeld en gedetailleerder (bijvoorbeeld per periode per medewerker) om ook capaciteitsinzicht te krijgen.

Vastleggen van de werkelijke tijd voor een project Vervolgens legt u centraal de uren vast of laat u uw medewerkers zelf de gemaakte uren verantwoorden. Door dit in een geïntegreerd systeem vast te leggen, kunt u direct de werkelijk bestede tijd vergelijken met vooraf geprognosticeerde tijd.

Vergelijk van werkelijkheid met budget Op basis van de geprognosticeerde en werkelijk bestede tijd in een geïntegreerd systeem kunt u direct de beschikbare ruimte bekijken. Dit is enerzijds de ruimte binnen de individuele projecten en anderzijds de beschikbare capaciteit van de medewerkers door de geprognosticeerde uren te vergelijken met de contracttijd van de medewerkers.

Rapportages Belangrijke rapportages die u met een geautomatiseerd systeem tot uw beschikking heeft zijn bijvoorbeeld inzicht in productiviteit, declarabiliteit en urenoverzichten vanuit de projecten.

3

5


2.2.3 Praktijkvoorbeeld Hieronder een voorbeeld van hoe software het element ‘tijd’ kan ondersteunen bij het beheren van de projecten voor Launch! "Met de online ureninvoertool kunnen de consultants altijd en overal hun uren invoeren. Ook op kantoor zijn de gegevens daardoor meteen up-to-date."

De uitdaging Launch! is een onafhankelijk consultancybedrijf gespecialiseerd in Human Capital Management. Het is een jonge organisatie die in 2006 is opgericht en inmiddels bestaat uit zo’n 45 medewerkers. Tot voor kort werd de financiële administratie gevoerd in een eenvoudige applicatie en werd de projecten urenadministratie inclusief facturering gevoerd in Word en Excel. Door de snelle groei van de organisatie ontstond er de noodzaak om dit proces te professionaliseren, om het proces van uur naar factuur gestroomlijnd te laten verlopen.

De oplossing De consultants bij Launch! zijn voornamelijk bij de klant, maar de urenverantwoording is wel de basis voor het beheersen van de processen en het versturen van de factuur. Met de volledig geïntegreerde oplossing kunnen de consultants online hun uren verantwoorden. Het enige wat ze daarvoor nodig hebben, is toegang tot internet. Vervolgens heeft de projectmanager op ieder moment zicht op de uren die de medewerkers op de verschillende projecten hebben geschreven, waardoor hij snel kan bijsturen. De factuur naar de klant is slechts een gevolg van de ureninvoer die al door de medewerkers is gedaan. De factuur is ook direct financieel verwerkt, zodat niet alleen de projectadministratie, maar ook de financiële administratie op ieder moment up-to-date is.

De meerwaarde De meerwaarde van de automatisering van de projectadministratie voor Launch! is: • De urenregistratie is verbeterd, doordat de consultants van Launch! overal direct hun uren kunnen verantwoorden. Omdat het direct gedaan wordt, worden er geen uren vergeten en is de invoer accurater. Bovendien zijn de uren sneller beschikbaar waardoor eerder kan worden gefactureerd. • De informatie over de projecten is op ieder moment up-to-date. Dit betekent dat de projectleiders veel sneller en preciezer kunnen sturen waardoor de winstgevendheid van de projecten toeneemt. • Launch! kan sneller factureren, omdat de uren op ieder moment up-to-date zijn. Dit betekent ook dat Launch! de openstaande posten eerder betaald krijgt (klant weet direct waar de factuur betrekking op heeft, want de uren zijn kortgeleden gemaakt). Hierdoor verbetert de liquiditeitspositie. Lees de volledige case op: www.accountview.nl/av55786.htm Website: www.launch-hcm.com

2.3 Geld 2.3.1 Wat verstaan we onder het element geld? Op basis van de benodigde tijd is een deel van de projectfinanciën zichtbaar en kan het budget versus realisatie worden gevolgd. Hierin kan onderscheid gemaakt worden in zogenaamde "outof-pocket" kosten en interne kosten. De eerste post betreft de kosten die gemaakt worden voor het inhuren van externe resources. De tweede post kan een intern tarief zijn voor eigen mensen, een inschatting van gederfde inkomsten of een combinatie.

3

6


2.3.2 Hoe kan het element geld met financiële project control worden ingevuld? Het element geld op een project kan vanuit verschillende invalshoeken worden verantwoord. Dit is afhankelijk van het soort organisatie. De financiële elementen die op een project kunnen voorkomen zijn uren, inkoopfacturen en goederen. Hieronder een korte toelichting op verschillende stromen: uren, externe kosten en intern verbruik van goederen op een project.

Uren Het registreren van de uren is al bij de besteding van tijd aan de orde gekomen. Maar om de uren uit te drukken in geld, is nog een tarief nodig. Om de uren als kosten op een project in geld uit te drukken, kunnen ze worden verwerkt tegen een intern tarief of tegen een extern tarief. Beide methoden hebben voor- en nadelen. Welk tarief u gebruikt, is afhankelijk van waar u als organisatie op wilt sturen. Wanneer u intern tarief of extern tarief moet gebruiken, kunnen wij u het beste uitleggen aan de hand van een voorbeeld. Als voorbeeld nemen we een zelfstandig ondernemer zonder personeel. Hij heeft op grond van zijn ervaring berekend dat hij uit een jaaromzet van € 120.000 voldoende inkomsten krijgt. Zijn externe tarief is € 75 en zijn interne tarief (kostprijstarief) is € 60. De genoemde omzet wordt behaald bij 1.600 verkochte uren per jaar. De totale bedrijfskosten die moeten worden gedekt door de omzet komen daarmee op € 96.000 (1.600 x 60). De theoretische winst van deze onderneming voor een boekjaar zou dan € 24.000 zijn (120.000 - 96.000). Hij heeft dus een winstopslag van 25%. Uren verwerken tegen intern tarief Journaliseren tegen intern tarief maakt het lezen van het bezettingsresultaat uit de administratie gemakkelijker dan het lezen van het efficiëntieresultaat. Onze ondernemer heeft een ideaal jaar en hij is erin geslaagd alle 1.600 uren te verkopen tegen het volledige tarief. Kosten onderneming € 96.000 (debet) Doorbelasting aan projecten € 96.000 (credit) Omzet projecten € 120.000 (credit) Kostprijs projecten € 96.000 (debet) Het bezettingsresultaat is met deze rekeningtotalen vrij eenvoudig uit de administratie te lezen: Kosten onderneming - Doorbelasting aan projecten Het bezettingsresultaat is dus € 0. Het efficiëntieresultaat kan niet zo eenvoudig uit de administratie worden gelezen. Het kan wel worden berekend. We nemen hiervoor aan dat in de winst geen prijsverschillen zitten verstopt. Alle uren zijn tegen € 75 verkocht. De theoretische winstmarge is € 24.000 (96.000 x 25%) De daadwerkelijk behaalde winst op projecten is € 24.000 Dus is het efficiëntieresultaat € 0 Uren verwerken tegen extern tarief Journaliseren tegen extern tarief maakt juist het lezen van het efficiëntieresultaat uit de administratie heel gemakkelijk. Onze ondernemer beleeft geen ideaal jaar. Hij kan slechts 1.500 uur verkopen. Dan zien de balansrekeningen er als volgt uit: Kosten onderneming € 96.000 (debet) Dekking doorbelaste uren aan projecten € 112.500 (credit) Omzet projecten € 115.000 (credit) Kostprijs projecten € 112.500 (debet) Door de andere inrichting van de administratie kan het efficiëntieresultaat heel gemakkelijk worden gelezen: Omzet projecten - Kostprijs projecten

3

7

FINANCIËLE LE PROJECT CONTROL VOOR HET MKB

Het efficiëntieresultaat is dus € 2.500 (115.000 - 112.500). Toen tegen intern tarief werd gejournaliseerd moesten voor het berekenen berekenen van het efficiëntieresultaat bepaalde aannames worden gedaan, bijvoorbeeld met betrekking tot het prijsverschil. Vervolgens moest een berekening worden gemaakt gemaakt. Omgekeerd is bij het journaliseren tegen extern tarief het bezettingsresultaat weer wat lastiger last te bepalen. Het bezettingsresultaat is -/- € 6.000. Dit wordt als volgt berekend: € 112.500 - € 96.000 = € 16.500 Maar in die € 112.500 zit een winstmarge opgesloten van € 22.500 (1500 x (75 – 60)) Het bezettingsresultaat is dus -/- € 6.000 (16.500 - 22.500) Dit is een eenvoudig voorbeeld. In de praktijk kan de berekening van de theoretische winstmarge lastig zijn. Er werken dan bijvoorbeeld meerdere personen in het bedrijf, met verschillende functies en verschillende tarieven.

Inkoopfacturen/externe rne kosten Bij externe kosten kunt u denken aan goederen, die speciaal voor een project zijn ingekocht, maar ook de inhuur van derden voor een bepaald specialisme of om de capaciteit voor het project toereikend te maken. Belangrijk voor de financiële grip op uw projecten (inzicht in het geld) is om voor uw organisatie te bepalen wanneer u de (nog te ontvangen) inkoopfacturen wilt registreren op uw project. Registreert u deze al op het moment dat u de verplichting aan gaat (bijvoorbeeld bij opdracht) of boektt u de inkoopfactuur op het moment van het ontvangen van de inkoopfactuur? Bij het vastleggen van de verplichting ziet u nog eerder de invloed op uw projectbudget en kunt u uw projecten dus nog scherper sturen.

Intern verbruik materialen U kunt als organisatie satie ook nog te maken hebben met voorraadartikelen die u waar nodig op de verschillende projecten inzet. Financieel gezien zal de voorraad hierbij worden gemuteerd om ervoor te zorgen dat de kosten zichtbaar worden op het project. U boekt vaak de voorraad tegen de kostprijs als kosten op uw project.

2.3.3 Praktijkvoorbeelden Hieronder een voorbeeld van hoe software het element ‘geld’ kan ondersteunen bij het beheersen van de projecten voor een organisatie als KNWU. "Tijdswinst is zeker een gevolg van het nieuwe systeem. Maar vooral beter financieel beheer van de projecten."

De uitdaging KNWU initieert, organiseert en coördineert een vraaggericht sportaanbod voor alle leeftijden en niveaus, met de verenigingen en organisatoren als belangrijkste basis. Tops Topsport port en wedstrijden staan voorop. De weg is de populairste discipline met grote wedstrijden zoals natuurlijk de Tour de France. Daarnaast zijn er in Nederlands jaarlijks zo’n 2.000 kleinere evenementen. De KNWU zorgt voor de officiële kanten zoals kalenderafstemming, kalender een jury en een keuring van het parcours. De organisatie werkte met een verouderd financieel systeem en de projectadministratie werd in diverse subsystemen bijgehouden. Jaarlijks heeft KNWU meer dan 700 projecten waarbij het goed kunnen registeren eren van de financiële kant van de projecten essentieel is voor de interne organisatie en om financiers inzicht te geven.


De oplossing De oplossing vond KNWU in een volledig geïntegreerde financiële en projectadministratie waardoor de administratie beter kon worden gestroomlijnd. De integratie zorgt ervoor dat KNWU minder handelingen op minder plekken hoeft te verrichten. Dat scheelt veel tijd en kans op fouten. Daarnaast hebben ze daardoor direct up-to-date informatie. Ze kunnen de informatie optimaal benutten en omzetten naar managementinformatie, zowel intern als voor hun financiers. Met meer inzicht kunnen ze indien nodig snel bijsturen, houden ze meer financiële grip op de projecten en is de informatie transparant.

De meerwaarde De meerwaarde van de automatisering van de projectadministratie voor KNWU is: • De geïntegreerde oplossing biedt KNWU een gestroomlijnde administratie. • De geïntegreerde oplossing zorgt ervoor dat KNWU minder handelingen op minder plekken hoeft uit te voeren. De applicatie zorgt dus direct voor dagelijkse tijdsbesparing in de organisatie. • De oplossing biedt KNWU transparante informatie die direct up-to-date is. Hierdoor heeft KNWU meer financiële grip op haar projecten. Lees de volledige case op: www.accountview.nl/av55401.htm Website: www.knwu.nl

2.4 Kwaliteit 2.4.1 Wat verstaan we onder het element kwaliteit? Kwaliteit bewaken in een project is belangrijk, echter, kwaliteit is een subjectief begrip. In principe gaat het om het volgende: indien datgene wordt gedaan wat is afgesproken, kan gesproken worden van kwaliteit. Hierin is alleen geen echte meetbaarheid afgedekt. Kwaliteit zal beoordeeld moeten worden op basis van de gestelde doelen en de beoogde resultaten.

2.4.2 Hoe kan het element kwaliteit met financiële project control worden ingevuld? De financiële en projectadministratie bieden vele signaalfuncties over de kwaliteit van de projecten. Een eenvoudig voorbeeld is de openstaande posten. Als een openstaande post van uw klant met betrekking tot een project lang open staat, kan het zo zijn dat de klant niet tevreden is over het betreffende project. Een ander voorbeeld is de analyse van de geannuleerde uren en bedragen als u factureert op basis van nacalculatie. Als bij een bepaalde medewerker of bij een bepaalde projectleider uren moeten worden afgeboekt op een project, kan dit te maken hebben met de kwaliteit. Het geeft u een signaal om met de betreffende persoon in gesprek te gaan. Met de juiste software kunt u er zelfs voor zorgen dat deze signalen u automatisch bereiken. U stelt eenmalig in welke signalen u wanneer wilt ontvangen en de software doet de rest. Bij kwaliteit kan ook worden gedacht aan de kwaliteit van de beschikbare informatie in het systeem. In softwarepakketten kunnen veelal allerlei controles worden ingesteld, zodat fouten vooraf worden voorkomen. Zo krijgen medewerkers bijvoorbeeld bij de ureninvoer alleen de projecten en de werkzaamheden te zien waarop ze mogen schrijven. Dit verbetert zonder extra moeite de kwaliteit van de informatie.

3

9

FINANCIËLE LE PROJECT CONTROL VOOR HET MKB

2.4.3 Praktijkvoorbeeld Hieronder een voorbeeld van hoe software het element ‘kwaliteit’ van project control kan ondersteunen voor Schuttelaar & Partners, een communicatieadviesbureau. “Het is snel duidelijk of een project uit de begroting loopt. Is het budget ‘heilig’, dan kunnen we kijken of het mogelijk is om uren van het ene projectonderdeel naar het andere te verschuiven. Natuurlijk rlijk op voorwaarde dat de kwaliteit gewaarborgd blijft.”

De uitdaging Schuttelaar & Partners is een communicatiebureau gespecialiseerd in gezondheid en duurzaamheid. Schuttelaar & Partners biedt strategisch advies en communicatieoplossingen op het terrein van voeding, gezondheid, technologie, landbouw, maatschappelijk verantwoord ondernemen en consumentengedrag. Het bedrijf groeide in vijftien jaar uit van eenmanszaak tot een organisatie met zeven partners en ruim tachtig medewerkers met vestigingen in Den Haag, Wageningen en Brussel. De groei van de organisatie maakte het noodzakelijk om structureel op projecten te sturen. Schuttelaar & Partners wilde een geïntegreerde oplossing, die de snelle groei van de organisatie en een serieuze aanpak van het budgetb budgetbeheer zou faciliteren.

De oplossing Schuttelaar & partners vond haar oplossing in een compleet geïntegreerd systeem dat het proces van projectbudget tot uiteindelijke factuur en verzorging van de financiële administratie voor zijn rekening kon nemen. Alle informatie wordt nu slechts eenmalig ingevoerd en vaak ook nog direct gecontroleerd door de regels die in het systeem zijn vastgelegd. Dit zorgt ervoor dat de kwaliteit van de informatie enorm is verbeterd. De rapportages zijn hierdoor niet alleen geschikt geschik voor intern gebruik, maar worden ook gebruikt richting klanten. Overheidsorganisaties vragen hierbij vaak ook nog goedkeuring van een accountant. Ook dit levert met de applicatie geen enkel probleem op.

De meerwaarde De meerwaarde eerwaarde van de automatisering vvan an de projectadministratie voor Schuttelaar & partners is: • Verminderde kans op fouten door het vervallen van dubbele invoer en controle bij de invoer. invoer • Met één druk op de knop een factuur op maat voor de klant, dus een kwaliteit die de klant verwacht. • Eenvoudig genereren van projectrapportages niet alleen voor intern gebruik, maar vooral ook voor klanten waarbij zelfs goedkeuring door de accountant kan worden gegeven. Lees het volledige verhaal op www.accountview.nl/av56015.htm Website: www.schuttelaar.nl

2.5 Informatie 2.5.1 Wat verstaan we onder het element informatie? Zonder informatie is een project niet te besturen. Denk aan het communiceren van de plannen en de resultaten aan de gebruikers. Daarnaast moet worden gedacht aan de voortgangsrapporten, overlegmomenten, et cetera. etera. In de verschillende groepen zal continu bepaald moeten worden welke informatie gecommuniceerd zou moeten worden en aan wie.


2.5.2 Hoe kan het element informatie met financiële project control worden ingevuld? Informatie is uiteraard de basis van een goed softwaresysteem. Gegevens moeten niet alleen maar in een systeem worden vastgelegd; het is vooral belangrijk om op basis van deze gegevens informatie uit het systeem te halen. Dit kan in rapportvorm, maar voor de dagelijkse beoordeling is een dashboard met informatie op het scherm vele malen eenvoudiger. Daarbij is het handig om op hoofdlijnen input te krijgen over de stand van zaken en door te zoomen naar detail indien dit wenselijk is. De informatie die een systeem kan genereren is gebaseerd op de individuele projecten met zijn totalen. Het kan ook veel informatie bieden door bepaalde selectiecriteria aan de informatie op te geven. Bijvoorbeeld alle projecten die deze maand worden afgerond of alle projecten met een negatieve budgetruimte. Door snel over deze informatie te beschikken kan ook nog scherper worden gestuurd. Informatie over individuele projecten is natuurlijk belangrijk voor de sturing hiervan, maar dwarsdoorsneden over verschillende projecten heen kan nog veel meer informatie bieden. Welke projectleider heeft meer sturing nodig? Is die grote klant uiteindelijk wel winstgevend met het totaal van alle projecten die de organisatie voor hem doet? Deze informatie biedt u niet alleen financiële grip op de projecten, maar ook financiële grip op de toekomst. Als we spreken over financiële informatie met betrekking tot projecten kan het begrip onderhanden werk uiteraard niet ontbreken. In 2007 is dit voor projectorganisaties nog belangrijker geworden in het kader van de wet ‘Werken aan winst’ die stelt dat het projectresultaat moet worden genomen naar rato van de voortgang van het project. Voor veel organisaties betekent dit veel handmatig werk en pas inzicht in de werkelijke financiële stand van zaken ruim nadat de betreffende termijn is verstreken. Met automatisering kan hierop veel sterker worden gestuurd. Per project kan de wijze van onderhanden werk bepalen worden vastgelegd en vervolgens boekt het systeem volgens de vastgelegde regels het betreffende resultaat over. Uiteraard beschikt u dan direct over de juiste rapportages die het onderhanden werk onderbouwen. Meer informatie over onderhanden werk? Vraag de whitepaper ‘onderhanden werk bepalen’ aan bij [email protected].

2.5.3 Praktijkvoorbeeld Hieronder een voorbeeld van hoe software voor de financiële grip het architectenbureau HVN kan helpen bij het element ‘informatie’ van project control: “Het onderhanden werk is netjes per project inzichtelijk. Zo weten we veel beter hoe we ervoor staan.”

De uitdaging HVN architecten ontwerpt plannen voor allerlei soorten bouwprojecten. Van stadsontwerp tot inrichting en van nieuwbouw tot restauratie met herbestemming. De projecten verschillen niet alleen sterk in aard en complexiteit, ook de doorlooptijd varieert van twee tot soms wel twintig jaar. Vaak zijn er vele miljoenen euro’s mee gemoeid. Het aantal onderhanden projecten kan oplopen tot 150. HVN architecten wilden graag één systeem voor het begroten en volgen van projecten, liefst geïntegreerd met de financiële administratie. Ook wilden ze gemakkelijk per projectfase kunnen vaststellen wat een project ze had opgeleverd, los van de facturatie. Dit ook in het kader van de veranderde fiscale wetgeving, die stelt dat tegenover de kosten voor onderhanden werk in een bepaalde periode ook opbrengsten moeten staan. De oplossing moest betaalbaar zijn, gebruiksvriendelijk maar vooral ook de informatie helder presenteren.

3 11


De oplossing Door de volledige automatisering van de projectadministratie en de financiële administratie heeft HVN architecten nu een oplossing die het maken van rapportages minder bewerkelijk maakt. Dit levert al direct tijdswinst op, terwijl de kwaliteit van de informatie hoger is doordat gegevens niet langer van het ene systeem in het andere systeem worden overgenomen. Van strategisch belang is dat HVNA veel meer grip heeft op de cijfers, ze kunnen projecten op de voet volgen en beschikken over actuele stuurinformatie. Ze weten beter hoe ze er werkelijk voor staan en voldoen in een moeite aan de belastingwetgeving.

De meerwaarde De meerwaarde van de automatisering van de projectadministratie voor HVN architecten is: • HVN architecten kan scherper calculeren • HVN architecten kan de marges beer bewaken • HVN architecten kan projecten sneller bijsturen als een project uit de begroting loopt. Lees de volledige case op www.accountview.nl/av55791.htm Website: www.hvna.nl

2.5 Organisatie 2.5.1 Wat verstaan we onder het element organisatie? De projectorganisatie dient ervoor te zorgen dat het project wordt gerealiseerd. De projectorganisatie bestaat uit een kerngroep van mensen, die gepland en op ad hoc basis wordt aangevuld voor bepaalde activiteiten. Op basis van voortgangrapportages en overleg kan worden bewaakt of de projectorganisatie de juiste is.

2.5.2 Hoe kan het element met financiële project control en software worden ingevuld? Software kan uw organisatie ondersteunen om ervoor te zorgen dat de organisatie rondom de projecten soepel verloopt en iedereen de juiste taken voor het project uitvoert. Alleen al het automatiseren van de bedrijfsprocessen maakt dat processen binnen een organisatie duidelijker zijn ingeregeld. De automatisering biedt een handvat voor een efficiënt verloop van processen binnen de organisatie. Automatisering kan er ook voor zorgen dat u de verantwoordelijkheden kunt verlagen zonder de grip op de processen en de organisatie te verliezen. U kunt het systeem functiescheidingen laten afdwingen. Zo kunt u de projectleiders bijvoorbeeld de uren laten goedkeuren voordat ze daadwerkelijk worden doorverwerkt of de projectleiders zelf de conceptfacturen laten opstellen in het systeem. Een ander persoon geeft nog zijn uiteindelijke fiat, maar meer mensen binnen de organisatie voelen zich nu verantwoordelijk voor het project. Bij de projecten zijn natuurlijk niet alleen interne personen betrokken. Ook externe partijen kunnen een bijdrage leveren aan het project. Voor iedereen in de organisatie is het belangrijk om hier inzicht in te hebben. Ook dit kan in een softwarepakket vaak eenvoudig worden vastgelegd. Zo is alle informatie over de organisatie centraal beschikbaar en kan iedereen zich bezighouden met de juiste dingen.

2.5.3 Praktijkvoorbeeld Hieronder een voorbeeld van hoe software voor financiële grip RBOI, een groot ingenieursbureau, kan helpen bij het element ‘organisatie’ van project control:

3 12


"Door de structuur van de software hebben we nu een middel om onze bedrijfsprocessen efficiënter te maken. Dat is heel verhelderend."

De uitdaging RBOI is een adviesbureau voor integrale ruimtelijke planning. Het bedrijf levert onderzoek, advies en ontwerp voor de fysieke leefomgeving aan overheidsinstanties en het bedrijfsleven. De belangrijkste werkvelden zijn: bestemmingsplannen en structuuradvies, ruimtelijk bestuursrecht, stedenbouw en ontwerp, verkeer en vervoer, landschap en ecologie, sociaal en economisch onderzoek, milieu en water. De organisatie heeft drie vestigingen, 185 medewerkers, ruim 500 opdrachtgevers en 1.600 projecten per jaar met een looptijd variërend van vier maanden tot vier jaar. RBOI werkte met verschillende systemen waardoor veel tijd verloren ging aan dubbel invoeren en vanuit verschillende systemen informatie raadplegen. Ze waren op zoek naar een volledig geïntegreerd systeem met efficiencyverbetering als voornaamste doelstelling.

De oplossing De geïntegreerde softwareoplossing kon dienen als leidraad voor het aanpassen van de bedrijfsprocessen. Hierdoor konden ze de projectadministratie vereenvoudigen en efficiënter te werken. Dat werkte zeer verhelderend. Gegevens werden in het verleden wel drie of vier keer ingevoerd op verschillende plaatsen. Nu worden alle gegevens op een plek ingevoerd en kunnen de projectleiders zelf de informatie opvragen. Door de integratie van systemen zijn er nu heel wat stappen tussenuit. Dit betekent een grote tijdsbesparing. Door de efficiencyverhoging kunnen medewerkers hun werkzaamheden naar een hoger plan tillen. De taken verschuiven van uitvoerend naar controlerend en vooral informerend.

De meerwaarde De meerwaarde van de automatisering van de projectadministratie voor RBOI is: • Bedrijfsprocessen stroomlijnen aan de hand van de automatisering • Efficiency en tijdsbesparing door het terugdringen van het aantal keren invoeren van gegevens naar één. • Meer verantwoordelijkheden bij de medewerkers, de taken konden verschuiven van uitvoerend naar controlerend en informerend.

2.6 Risico’s 2.6.1 Wat verstaan we onder het element risico’s? Risico’s zijn eigenlijk overkoepelend voor de elementen tijd, geld, kwaliteit, informatie en organisatie. Een risico is een gebeurtenis die kan optreden en waarvan de gevolgen negatief zijn voor een project. Risico wordt doorgaans als volgt gedefinieerd: risico = kans x gevolg. Dit geeft weer dat een risico groter is wanneer de kans van optreden en de gevolgen van optreden groter zijn. Het geeft ook weer dat een groot gevolg gecombineerd met een minimale kans niet belangrijk is, evenals een grote kans met een minimaal gevolg. Risicomanagement bestaat uit het identificeren van risico's, het kwantificeren van kansen en gevolgen en het vaststellen van beheermaatregelen.

2.6.2 Hoe kan het element risico’s met financiële project control worden ingevuld? Risico’s inschatten op basis van financiële project control kan op basis van individuele projecten, maar ook over projecten heen. Bij individuele projecten vergelijkt u bijvoorbeeld het budget met de

3 13


werkelijkheid, maar om de risico’s goed te kunnen bepalen kunt u beter kijken naar het relatieve budget. Als u bijvoorbeeld een budget heeft van € 1.000 en de werkelijke kosten zijn nu € 750 dan lijkt het project goed te lopen. Is het project echter pas voor de helft gevorderd, dan staat het er opeens een stuk minder rooskleurig voor. Het gebruiken van een relatief budget kan u dus helpen om het risico op budgetoverschrijding eerder te signaleren en daarop in te springen door de rem op de uren te zetten of met de klant te overleggen voor een stuk meerwerk. Maar ook over projecten heen kunt u risico’s signaleren. Als u bijvoorbeeld factureert op basis van nacalculatie zou u alle uren en kosten die zijn gemaakt ook daadwerkelijk willen factureren. U hebt uiteraard uw te factureren positie inzichtelijk, maar op welke periode hebben de te factureren bedragen betrekking. Als een bedrag betrekking heeft op een periode drie maanden geleden terwijl u maandelijks factureert, kan dat een aanwijzing zijn dat u het risico loopt bepaalde bedragen niet meer te kunnen factureren. U kunt dan direct aan de bel trekken en de projectleider aanspreken of contact opnemen met de klant om te achterhalen waar de problemen zijn ontstaan.

2.6.3 Praktijkvoorbeeld Hieronder een voorbeeld van hoe software voor financiële grip Being There, een reclamebureau uit Amsterdam, kan helpen bij het element ‘risico’s’ van project control. “Urenregistratie is echt een stuurmiddel voor ons geworden.”

De uitdaging Being There is een reclamebureau voor mensen en merken die op een bijzondere manier aanwezig willen zijn. Het bureau bedenkt ‘verschijningsvormen’. De activiteiten lopen uiteen van radio- en tv-commercials tot PR, evenementen, internetprojecten en het verzinnen van nieuwe producten. Klanten zijn onder andere Unox, Ola, Bertolli en de Nederlandse Spoorwegen. Being There is een groeiende organisatie met steeds meer projecten. Daarom is het belangrijk om het overzicht te bewaren en professioneel te kunnen rapporteren, zowel intern als naar klanten toe. Daarvoor is direct inzicht in de maandcijfers essentieel.

De oplossing De volledig geïntegreerde softwareoplossing voor financiële project control zorgt ervoor dat het hele proces van projectbudget tot uiteindelijke factuur en uitgebreide projectrapportages door een systeem worden gegenereerd. Daarbij kon Being There van registreren naar sturen gaan. Zo worden overschrijdingen bij langlopende projecten meteen per maand gereserveerd. Dat voorkomt tegenvallers aan het einde van de rit die dan een negatief resultaat op de cijfers veroorzaken. Ook signaleerde het bedrijf door het systeem dat op het onderdeel strategie veel uren werden gemaakt terwijl daar weinig mankracht tegenover stond. Al dit soort inzichten zorgen voor meer grip op de bedrijfsvoering met een beter resultaat.

De meerwaarde De meerwaarde van de oplossing voor financiële project control voor Being There is: • Alle informatie centraal beschikbaar en maar eenmalig invoeren. Dit verbetert de kwaliteit van de informatie en bespaart tijd. • De organisatie heeft de stap gemaakt van registreren naar signaleren waardoor processen zijn verbeterd en risico’s vroegtijdig worden opgemerkt. Dit zorgt er direct voor dat het bedrijfsresultaat positief wordt beïnvloed. Lees het volledige verhaal op www.accountview.nl/av55790.htm Website: www.there.nl

3 14


3. Tips per branche 3.1 Ingenieurs en architecten 3.1.1 Uw branche in het kort Financiële bewaking van projecten is voor u als ingenieur of architect zeer belangrijk. Met uw opdrachtgevers moet u vaak een vaste en scherpe prijs afspreken zodat er weinig ruimte voor speling in uw marge zit. Op basis van de verschillende fasen van uw project probeert u vooraf een heldere calculatie op te stellen. Deze wilt u ook kunnen baseren op ervaringen uit het verleden. Tijdens het project kan het voorkomen dat uw klant wijzigingen in het oorspronkelijke idee wil aanbrengen. Deze kosten wilt u dan eenvoudig op basis van nacalculatie aan uw opdrachtgever kunnen doorbelasten als meerwerk. Kosten kunnen betrekking hebben op uren van medewerkers, maar ook op het inhuren van extra mankracht. Deze kosten wilt u ook duidelijk gescheiden terugzien in uw projectadministratie.

3.1.2 Tips Tip 1: Werk niet alleen met budget en werkelijkheid, maar ook met een relatief budget. Het relatieve budget geeft u nog beter inzicht in de kans op budgetoverschrijding. Tip 2: Probeer uw projecten in te delen in groepen waardoor u op basis van ervaringen uit het verleden steeds beter kunt budgetteren voor nieuwe projecten. Hierdoor kunt u uw projecten winstgevender maken. Tip 3: Zorg dat u op ieder moment actueel inzicht hebt in uw budgetruimte. Zo kunt u direct schakelen met de klant voor eventueel meerwerk en is het risico op budgetoverschrijding minder groot.

3.2 Reclame-, marktonderzoek- en communicatieadviesbureaus 3.2.1 Uw branche in het kort Uw branche wordt gekenmerkt door kennisintensieve organisaties met vaak een creatieve inslag. De disciplines marktonderzoek, (direct) marketing en reclame worden steeds vaker samengevoegd in één onderneming om klanten een totaalconcept te kunnen bieden. De bewaking van uw projecten is belangrijk, omdat u met uw opdrachtgevers vaste afspraken maakt voor het totale project of voor onderdelen daarvan. Een project bestaat vaak uit meerdere fases met de daarbij behorende werkzaamheden. De insteek van de projecten heeft niet alleen betrekking op uren maar meestal ook op kosten voor zaken als drukwerk, zendtijd, advertenties en een knipseldienst. In uw branche wordt ook regelmatig gebruik gemaakt van inleenkrachten. Enerzijds is dit om expertise binnen te halen (bijvoorbeeld een fotograaf of een stylist voor een reclamecampagne) en anderzijds om pieken op te vangen (bijvoorbeeld veldwerkers bij marktonderzoek). De urenverantwoording is voor uw projecten essentieel. Omdat veel creatieve mensen binnen de organisatie op een Mac werken, moet de urenverantwoording ook hierop kunnen plaatsvinden.

3.2.2 Tips Tip 1: Gebruik nieuwe software ook om uw bedrijfsprocessen te optimaliseren. Door medewerkers een taakgerichte interface te bieden, wordt de bediening van de software eenvoudig en zal de informatie direct en op de juiste wijze worden vastgelegd. Dit vergroot het inzicht en de directe sturing. Tip 2: Leg uw inkoopopdrachten al vast bij het definitief maken van de opdracht bij uw klant. Zo heeft de aangegane inkoopopdracht direct invloed op uw beschikbare budgetruimte en wordt het risico op budgetoverschrijding door nog komende inkoopfacturen tot nul gereduceerd.

3 15


Tip 3: Software kan u de mogelijkheid bieden om de factuur toe te spitsen op de klant zonder dat u daar extra tijd mee kwijt bent. Zo kan goede software u dus ook helpen bij de tevredenheid van uw klanten en het verbeteren van uw concurrentiepositie.

3.3 Not-for-profitinstellingen 3.3.1 Uw branche in het kort Als not-for-profitinstelling is uw organisatie afhankelijk van subsidies, giften en opbrengsten van lidmaatschappen. Het wordt steeds belangrijker om aan uw subsidieverstrekkers en leden te rapporteren wat er met de ontvangen gelden gedaan is. De rapportage daarvoor dient sluitend te zijn. Niet alleen voor de gemaakte kosten, maar ook steeds vaker voor de uren die door de medewerkers en vrijwilligers aan de projecten worden besteed. U hebt voor deze subsidieverantwoording ook vaak een accountantsverklaring nodig waardoor een goed systeem om dit bij te houden steeds essentiëler wordt. Het bijhouden van een goede projectadministratie ondersteunt u bij het nakomen van deze verplichtingen en zorgt ervoor dat u op ieder moment de juiste rapportages en verantwoordingen kunt overleggen aan de directie en de subsidieverstrekkers.

3.3.2 Tips Tip 1: Door alle informatie over projecten in een systeem vast te leggen, kunt u ook eenvoudig dwarsdoorsneden maken op de informatie. Zo maakt u bijvoorbeeld eenvoudig een overzicht per periode, per subsidieverstrekker of per type subsidie. Zowel intern als extern rapporteert u de juiste informatie zonder tijdsverlies. Tip 2: Stel standaarden op om projecten te bewaken. Dit maakt het voor u mogelijk om projecten ook onderling met elkaar te vergelijken en zo een nog betere budgettering te maken voor toekomstige projecten. U kunt hierdoor uw subsidiestromen nog optimaler benutten. Tip 3: Als u gaat automatiseren, maak dan voor uw gebruikers (vrijwilligers) een taakgerichte interface. Zo zorgt u ervoor dat de vrijwilligers de informatie in het systeem eenvoudig zonder al te veel uitleg kunnen vullen. U beschikt dan direct over de juiste informatie en kunt de projecten nog strakker sturen.

3 16


3.4 Consultancy- en adviesorganisaties 3.4.1 Uw branche in het kort De markt van consultancy- en adviesorganisaties is een echte kennismarkt die de afgelopen decennia enorm is gegroeid. Dat geldt zowel voor het aantal als de omvang van deze organisaties. Het waarborgen van kwaliteit wordt in deze branche steeds belangrijker. Dat is onder andere terug te zien in de wettelijke bescherming van het adviesberoep middels certificering en gedragscodes. Deze professionalisering beïnvloedt ook de automatiseringsbehoeften. In het verleden hadden organisaties een dusdanige omvang dat standaard Microsoft-applicaties volstonden. Door de groei van de organisatie en de toenemende concurrentie wordt efficiency van bedrijfsprocessen noodzakelijk. Goede automatisering kan hieraan belangrijk bijdragen. Door de 24/7-economie wordt voortdurende bereikbaarheid en informatievoorziening essentieel. Het gebruik van onlinesoftware-applicaties waarmee aan deze behoefte kan worden voldaan, neemt dan ook enorm toe.

3.4.2 Tips Tip 1: Kijk niet alleen naar uw totale ‘te factureren’-positie, maar bekijk ook op welke periode het bedrag betrekking heeft. Zo signaleert u tijdig eventueel niet te factureren bedragen en kunt u daar een voorziening voor treffen. Tip 2: Kijk niet alleen iedere maand naar wat u wel hebt gefactureerd, maar ook naar wat u niet hebt gefactureerd. Door dit totale bedrag af te zetten tegen bijvoorbeeld de opdrachtgever, projectleider of medewerker krijgt u inzichtelijk waar veel uren worden afgeboekt en kunt u daarop sturen om het in de toekomst beter te doen. Tip 3: Snellere ureninvoer zorgt voor betere facturen en een verbeterde liquiditeitspositie. Zorg dan ook dat uw consultants overal en altijd hun uren kunnen verantwoorden.

3 17


4. Meer informatie Heeft de whitepaper u aan het denken gezet? Als u meer wilt weten over dit onderwerp of advies wilt ten aanzien van de inrichting van uw projectadministratie en uw financiële administratie dan kunt u natuurlijk contact met ons opnemen. Onze afdeling verkoop is bereikbaar via: telefoon 020 – 355 29 10 of per mail via: [email protected]. Wij kijken graag in een vrijblijvend inventariserend gesprek wat AccountView voor u kan betekenen. AccountView BV H.J.E. Wenckebachweg 200 Postbus 9400 1006 AK AMSTERDAM Tel. 020 355 29 99 Fax 020 617 14 78 E-mail: [email protected] Internet: www.accountview.nl Andere whitepapers rondom het thema project control die zijn verschenen zijn: • Bepalen van het onderhanden werk • Onderzoek financiële grip op projecten AccountView is onderdeel van Visma AS

Copyright © AccountView BV, 2010 Alle rechten met betrekking tot deze whitepaper en de daarin beschreven software berusten bij AccountView BV. Dit geldt ook voor eventuele aanvullingen of wijzigingen. Het gebruik van de in deze whitepaper beschreven software is gebonden aan regels die worden omschreven in de licentiebepalingen. Reproductie van het materiaal, op welke wijze dan ook, is zonder voorafgaande schriftelijke toestemming uitdrukkelijk verboden. De informatie in deze whitepaper kan zonder voorafgaande mededeling worden gewijzigd en impliceert geen enkele verplichting voor AccountView BV.

3 18

Financiële project control voor het MKB. Hoe kunt u inhoud geven aan project control binnen uw MKB-organisatie

Recommend Documents