INVENCO. (Inventory and Cost Control) Project Charter

INVENCO (Inventory and Cost Control)

Project Charter

Project Official Name :

INVENCO (Inventory and Cost Control System)

Project sponsor and Contact Information : Sponsor : Board of Management Hotel Cemerlang Jl. Cemara no. 20 Jakarta

Contact Person

:

Adriansyah Rahadi (Financial Controller) Official Address : Jl. Cemara no. 20 Jakarta Phone : 021-1234565 e-mail : [email protected] Project Management and Contact Information : Project Executor :

Mitra Bahana Wibawa System Solution (MBWSYS) Jl. Belitung no. 3 Bandung

Contact Person : Muhammad Bilal Wibisono (Project Manager) Official Address : Jl.Belitung no.3 Bandung Phone : 022-4211502, fax : 022-4211242

e-mail

: [email protected]

Approval Sheet

Representative Board Management

Hotel Cemerlang

Date : Adriansyah Rahadi (Financial Controler)

Representative Manager

PT. Mitra Bahana Wibawa System Solution (MBWSYS)

Date : Muhammad Bilal Wibisono (Project Manager)

I.

Ringkasan Project Charter ini dibuat sebagai bentuk kesepakatan tertulis yang memuat semua keputusan dan perjanjian penting antara pihak manajemen Hotel Cemerlang dan PT. Mitra Bahana Wibaya System Solution dalam proyek pengadaan dan pengembangan sistem informasi INVENCO. Project Charter memuat spesifikasi sistem INVENCO secara umum, fitur-fitur yang dibutuhkan oleh Hotel Cemerlang, aturan dan ketentuan manajemen proyek selama proses pelaksanaan proyek, jadwal kegiatan, sumber daya, perkiraan biaya, harga jual aplikasi yang disepakati, serta personil yang terlibat dalam proyek ini.

II. Tujuan Manajemen Hotel Cemerlang meminta PT.Mitra Bahana Wibawa System Solution (MBWSYS) untuk membangun sistem informasi yang dapat mengelola data inventory dan pengendalian biaya yang handal, akurat dan transparan, untuk mendukung fungsi audit keuangan dan inventori pada Hotel Cemerlang. III. Latar Belakang Masalah Inventory pada hotel merupakan salah satu bagian yang dapat menjadi sebuah cost center, dalam artian, tempat tersimpannya catatan sebagian biaya pembelajaan suatu hotel. Jika informasi tentang inventory tidak dikelola dengan baik, maka pada akhirnya akan mempengaruhi unjuk kerja hotel tersebut dari segi keuangan, karena nilai barang yang tersimpan di inventory tidaklah sedikit. Proses permintaan barang, barang keluar, barang masuk maupun perpindahan barang dari satu departemen ke departemen yang lain di sebuah hotel sangat menentukan perhitungan biaya seluruh asset maupun stok yang tersedia di hotel tersebut. Untuk mendapatkan nilai stok yang akurat maka perlu ditunjang oleh sistem pengelolaan inventory yang cepat dan akurat. Pengelolaan Inventory pada Hotel Cemerlang saat ini masih belum didukung sistem informasi yang memadai sehingga seringkali menghambat proses pemeriksaan dari pihak manajemen. Selain itu, tidak adanya sistem pengolahan data yang baik menyulitkan pihak manajemen dalam memantau status pengadaan barang, mengendalikan persediaan, dan mengukur kinerja inventori secara keseluruhan dikaitkan dengan biaya yang telah dikeluarkan. IV. Produk Akhir Proyek Di akhir proyek, MBWSYS harus dapat menyediakan hal-hal berikut : 1. Sistem aplikasi INVENCO yang sudah terpasang dan berjalan lancar di lingkungan kerja Hotel Cemerlang.

2. Sistem aplikasi INVENCO harus memenuhi fitur-fitur sebagai berikut : • Meliputi entri data supplier, pricelist supplier, pelacakan Purchase Order, perhitungan stok, pencatatan transaksi, perhitungan biaya produksi untuk restoran, dan pelaporan stok sesuai kebutuhan standar manajemen inventori. • Bentuk laporan dapat dimodifikasi sesuai dengan keperluan pengguna dan hasil laporan dapat dibaca atau diintegrasikan ke sistem pelaporan manajemen atau ke aplikasi Office standar lainnya. • Terintegrasi dengan sistem akunting, dalam artian data dari sistem aplikasi INVENCO dapat diakses oleh sistem akunting. 3. Pihak MBWSYS mendampingi pengguna dalam proses inisialisasi data dan pengoperasian dalam 1 bulan pertama. 4. Pihak MBWSYS memberikan pelatihan kepada seluruh pengguna selama kurun waktu 1 bulan 5. Pihak MBWSYS menyerahkan seluruh kode asal (source-code), pedoman penggunaan (user manual) dan dokumentasi proyek lainnya. 6. Dokumentasi proyek yang harus diserahkan adalah user requirement, external design, internal design, database design dan spesifikasi aplikasi secara fungsional. 7. Pihak MBWSYS harus membuat perjanjian pemeliharaan aplikasi yang isinya akan ditetapkan kemudian. V. Ruang Lingkup Proyek 5.1. Spesifikasi Aplikasi MBWSYS akan membangun aplikasi untuk mendukung proses bisnis sebagai berikut : 1. Pemeliharaan data persediaan di gudang utama departemen inventori dan gudanggudang kecil di departemen lain (user warehouse) 2. Pencatatan transaksi barang keluar dan masuk baik di gudang utama maupun di gudang-gudang kecil. 3. Pencatatan transaksi pemindahan penanggungjawaban barang dan peminjaman barang. 4. Pemeliharaan data barang yang meliputi barang habis pakai (consumable), barang persediaan tetap, dan barang pendukung (office support). 5. Pelacakan status eksekusi Purchase Order (PO) serta pembuatan PO untuk kasus dimana limit minimum persediaan terjadi. 6. Prosedur verifikasi dan persetujuan PO sebelum diproses ke supplier. 7. Pencatatan data supplier dan harga barang terbaru dari supplier. 8. Perhitungan perkiraan biaya produksi khusus untuk produk-produk restoran dan perhitungan transaksi restoran yang berhubungan dengan inventori. 5.2. Desain Sistem Aplikasi INVENCO 5.2.1. Teknologi Client - Server Sistem INVENCO beroperasi pada jaringan personal komputer yang terintegrasi. Pemilihan teknologi ini merupakan langkah antisipatif terhadap perkembangan

teknologi informasi di masa datang. Kemampuan komputasi teknologi PC dan Server makin besar disamping itu harga teknologi yang kompetitif serta cenderung menurun dari waktu ke waktu. Jaringan PC ini terdiri dari satu PC-Server yang berfungsi sebagai Server (pusat data) dan beberapa PC workstation yang berfungsi sebagai terminal kerja (Client). Masing-masing PC dihubungkan ke server sehingga membentuk jaringan kerja yang terpadu. Sistem Informasi INVENCO dapat beroperasi pada semua jenis PC berbasis Intel. 5.2.2. Database Terpusat Perkembangan organisasi perhotelan mengakibatkan meningkatnya volume dan kompleksitas data dan informasi yang ditangani. Kondisi ini menuntut pengaturan dan manajemen data yang lebih ter-organisasi dengan baik. Database yang terpusat ditangani oleh teknologi sistem operasi pada PC-Server. Dengan demikian, pemasukan data cukup dilakukan sekali saja dan dapat digunakan secara bersama oleh pemakai. Sistem ini akan menjamin sepenuhnya konsistensi dan keamanan data. Sistem Aplikasi ini dirancang untuk komputer jaringan lokal (Local Area Network), tetapi dapat juga dipergunakan secara mandiri (stand alone). Seluruh data disimpan dalam satu komputer pusat (Server) dan dapat diakses dari beberapa komputer terminal (client) yang ditempatkan diberbagai unit kegiatan.

SERVER

CLIENT (Manager)

CLIENT (Warehouse)

CLIENT (Inventory) CLIENT (PO Tracking)

Gambar 1. Arsitektur Implementasi Aplikasi Client-Server

5.2.3. Spesifikasi Fungsional Sistem Sistem INVENCO dirancang khusus untuk memenuhi kebutuhan sistem yang terintegrasi. Aplikasi ini mencakup semua kebutuhan transaksi inventori yang dibutuhkan. Transaksi-transaksi inventory dikelompokkan dalam modul-modul yang

akan memberikan kemudahan dalam pengorganisasiannya maupun kemudahan dalam pentahapan implementasinya. Aliran Proses sistem INVENCO dapat dilihat pada gambar 2 di halaman berikut. Gambar tersebut menunjukkan fungsi yang ada pada sistem INVENCO berserta fungsi bisnis yang terlibat pada masing-masing proses tersebut.

P R O C E S S •Generate Request Order •Generate / reporting transfer transaction

Customer Request Order

FUNCTION

Customer / User

Request Order

•Collecting Request Order •Planning Request Order to Warehouse

Business Order Processing

Order Planning and Processing

•Incoming / Outgoing transaction •Maintain Data Quantity on Stock •Maintain Data Customer Request •Generate Purchase Requisition

Outgoing Material

Inventory

Incoming Material / Receiving Voucher

Purchase Requisition •Creating and maintain data PO •Maintain Data Supplier and pricelist •Maintain Data Invoice

Supplier Purchase Order

Invoice PO Status and Report

•Processing Invoice Payment

Gambar 2. Aliran Proses pada Sistem INVENCO

Sistem Aplikasi ini terdiri dari beberapa modul antara lain: 1. Customer Request Order 2. Order Processing 3. Purchase Requisition 4. Purchase Order 5. Incoming Transaction 6. Outgoing Transaction 7. Stock Control 8. Invoice

9. Treasury Payment Process 10. Treasury Receiving 11. Supplier Pricelist 12. Cost Production Estimation 13. Resto Outgoing Transaction Modul-modul ini terhubung ke satu bank data (pusat data) sehingga setiap unit (modul) bisa saling mengakses dan saling tukar informasi. 5.2.4. Fitur Utama Sistem INVENCO

Terintegrasi Secara Penuh Sejak awal rekayasa, sistem ini telah dirancang untuk memenuhi kebutuhan sistem yang terintegrasi. Ini berarti bahwa data yang dimasukkan hanya satu kali, dan akan dipakai bersama (share) untuk bagian yang lain. Databasenya sendiri akan terletak dalam sistem yang terpusat. Dalam hal ini konsistensi data akan dapat terjamin. Lengkap Sistem INVENCO mencakup semua kebutuhan transaksi inventory yang dibutuhkan sebuah Hotel pada umumnya. Transaksi-transaksi inventory dan pengadaan barang dikelompokkan dalam modul-modul yang akan memberikan kemudahan dalam pengorganisasiannya maupun kemudahan dalam pentahapan implementasinya. Pada aspek yang lain, sistem moduler tersebut akan memberikan kemudahan dalam memilih modul utama saja yang dibutuhkan untuk diimplementasikan sebuah Hotel disesuaikan dengan kondisi manajemen yang sedang dihadapi. Kelengkapan lingkup transaksi yang diberikan akan menjadi unggulan sistem ini, karena hampir semua aspek inventory, procurement dan cost control dapat dengan efisien dikendalikan oleh manajemen Hotel. Real Time Salah satu yang menjadi ciri utama Sistem INVENCO adalah kemampuannya melakukan transaksi-transaksi secara real-time. Hal ini memberikan manfaat kepada manajemen untuk dapat memonitor dan mengendalikan operasi Hotelnya setiap saat dengan data yang paling akurat dan up-to-date. Unjuk Kerja Transaksi inventory pada terminal komputer harus mempunyai respon yang baik. Tidak ada waktu tunggu yang dapat menghambat kelancaran proses bisnis. Unjuk kerja sistem ini harus terjamin kecepatannya walaupun dipakai secara bersama oleh semua bagian, bahkan oleh lebih dari 100 pengguna sekalipun dalam saat yang bersamaan. Fleksibel Sistem INVENCO dapat dijalankan oleh berbagai merek dan kelas PC, Server, dan jaringan. Unjuk kerja sistem ini disesuaikan dengan kebutuhan akan besarnya transaksi tiap Hotel. Oleh sebab itu sistem ini dapat dipakai oleh Hotel kecil (kelas melati) sampai Hotel berkelas besar (kelas bintang 5). Hal ini hanya merupakan faktor kemampuan PC dan jaringannya. Makin besar kemampuan PC dan Server, makin besar kemampuan transaksi per-satuan waktu.

Pengoperasian Sederhana dengan Antarmuka Interaktif berbasis Windows. Transaksi-transaksi inventory dan procurement oleh operator akan dilakukan dengan cara yang sederhana. Layout pada layar monitor dan penggunaan keyboard dilakukan dengan cara yang paling singkat dan sederhana, dan dibantu dengan Help-key serta sistem validation entry. Dengan sistem yang seperti ini operator tidak akan banyak terganggu oleh kerumitan operasi transaksi komputer, dan diharapkan operator akan lebih berkonsentrasi pada bidang yang menjadi tanggung-jawabnya. Kesederhanaan operasi juga terdapat pada aspek perawatan dan pemeliharaan sistem. Antarmuka dirancang berbasis Windows yang memberikan tampilan menarik, mudah dan telah dikenal akrab oleh para pengguna komputer, khususnya di lingkungan Hotel Cemerlang. Penerapan Sistem Validasi Sistem validasi pemasukan data diterapkan pada semua transaksi. Sistem ini memberikan jaminan akan kebenaran data yang dimasukkan. Sistem validasi dapat dengan mudah disesuaikan dengan aturan yang berlaku pada Hotel Cemerlang.

VI. Metoda, Tahapan dan Perangkat Lunak Pengembangan Metoda yang akan digunakan pada pengembangan aplikasi ini adalah pengembangan bertahap (incremental) dengan membagi aplikasi menjadi beberapa tahapan sebagai berikut: • Fase pertama : Implementasi aplikasi pemeliharaan data barang, data supplier dan transaksi keluar / masuk barang • Fase kedua : implementasi aplikasi pembuatan, verifikasi dan eksekusi PO serta pencatatan harga supplier. • Fase ketiga : implementasi aplikasi transaksi pemindahan / peminjaman barang inter departemen, perhitungan biaya produksi restoran dan transaksi restoran. • Fase keempat : pelatihan dan dukungan implementasi

Paket perangkat lunak yang dipilih untuk digunakan dalam pengembangan proyek ini adalah : Aplikasi Pemrograman : Microsoft Visual Basic versi 6.0 Aplikasi basis data : MySQL versi 4.0. Sistem Operasi : Server : Linux Client : Microsoft Windows Family Aplikasi pendukung : Server : Web Server Apache Client:Paket pendukung Driver ODBC for MySQL (MyODBC) VII. Manajemen Proyek 7.1. Organisasi Proyek Organisai proyek adalah gabungan antara pihak manajemen Hotel Cemerlang dengan pihak MBWSYS dengan struktur organisasi dan tanggung jawab sebagai berikut :

•

•

Board Management Review : Terdiri atas unsur manajemen baik dari pihak MBWSYS yang diwakili oleh manajer proyek dan beberapa manajer terkait dari pihak Hotel Cemerlang. Technical Leader : petugas dari pihak MBWSYS yang bertugas mengkoordinasikan pekerjaan identifikasi kebutuhan, pengembangan aplikasi, pengujian, integrasi dan implementasi aplikasi di setiap area fungsi tertentu.

Dalam proyek ini dibentuk 4 Technical Leader (TL), seperti pada tabel berikut : Tabel 1. Team Leader serta Tanggung Jawab Modul / Aplikasi

Team Leader

Modul / Aplikasi

Cost Control

Invoice Treasury Payment Process Cost Production Estimation Resto Outgoing Transaction Incoming Transaction Outgoing Transaction Stock Control Customer Order Request Purchase Requisition Purchase Order Order Processing Treasury Receiving

Inventory Control

PO Tracking

Supplier

Supplier Pricelist

Struktur Organisasi Proyek adalah seperti gambar berikut

Keterangan : Garis Komando : Garis Koordinasi / kerjasama : Board Management Review : Gambar 3. Struktur Organisasi Proyek INVENCO

Tanggung Jawab masing-masing fungsi yang terlibat dalam struktur organisasi proyek adalah sebagai berikut : Tabel 2. Fungsi dan Tanggung Jawab masing-masing Fungsi

Tanggung Jawab

Fungsi

Board Management Review

MBWSYS Pihak MBWSYS diwakili oleh Manajer Proyek yang berperan aktif selain sebagai koordinator proyek secara umum, juga sebagai media perantara antara aspek teknis proyek dengan aspek manajerial perusahaan. Tanggung jawab meliputi : • Menetapkan definisi kebutuhan dan mendapatkan persetujuan pihak manajemen Hotel Cemerlang atas definisi tersebut. • Mengkomunikasikan semua spesifikasi kebutuhan aplikasi dan komponenkomponen pendukung aplikasi. • Mengelola jalannya proyek pengembangan aplikasi sampai masa pemeliharaan. • Bertanggung jawab penuh dari mulai fase pengembangan hingga pemeliharaan. • Memberikan alokasi beban pekerjaan serta mengevaluasi kemajuan pekerjaan secara rutin.

•

Memberikan laporan rutin kepada pihak manajemen Hotel Cemerlang tentang kemajuan pekerjaan proyek.

HOTEL CEMERLANG Berperan dan bertanggung jawab dalam mensosialisasikan proyek dan memberikan arahan dan keteladanan sehingga dapat melibatkan peranan semua karyawan yang terkait Tanggung jawab utama meliputi : •

Memberikan persetujuan pada ketetapan proyek yang telah disepakati.

•

Memberikan fasilitas baik sarana dan prasarana untuk kemudahan pengumpulan informasi dan pendefinisian kebutuhan.

•

Mengalokasikan karyawan yang kompeten untuk membantu dalam proses pengembangan proyek, terutama untuk mendapatkan pendefinisian kebutuhan yang tepat.

•

Mengevaluasi perkembangan proyek secara rutin dan segera mengkomunikasikan setiap masalah yang dianggap tidak dapat diakomodasi sehingga dapat diselesaikan sedini mungkin.

•

Mendukung perubahan jadwal dan biaya yang diakibatkan perubahan spesifikasi kebutuhan yang disebabkan oleh permintaan pihak Manajemen Hotel Cemerlang, jika permintaan tersebut telah disepakati harus dipenuhi.

•

Memeriksa semua kelengkapan produk yang diserahkan oleh MBWSYS yang disesuaikan dengan perjanjian kontrak kerja dan menyepakati bentuk kontrak kerja pemeliharaan sistem yang diinginkan.

Administrator Proyek

Technical Leader

Programmer

• Mendokumentasikan semua kegiatan proyek dari mulai inisialisasi proyek hingga proyek selesai. • Membuat laporan rutin tentang kemajuan proyek yang meliputi : • Laporan perkembangan pembuatan aplikasi • Laporan pengeluaran dana • Laporan kinerja setiap anggota tim MBWSYS yang terlibat • Menyiapkan dokumen yang diperlukan untuk legalitas proyek seperti dokumen kontrak, berita acara serah terima, kesepakatan perubahan, kontrak pemeliharaan aplikasi dan lain-lain • Mempelajari fungsi bisnis yang terkait dengan modul yang akan dikerjakan. • Mendefinisikan kebutuhan yang mendukung proses bisnis terkait. • Merancang antarmuka aplikasi dan alur kerja aplikasi secara keseluruhan. • Aktif berkomunikasi dengan perwakilan Hotel Cemerlang mengenai spesifikasi aplikasi serta mendiskusikan dan memvalidasi setiap proses yang berlangsung dalam aplikasi. • Mengkomunikasikan perubahanperubahan yang terjadi baik yang disebabkan oleh permintaan pihak Hotel Cemerlang ataupun untuk kepentingan kemudahan dan kepraktisan aplikasi kepada pihak Hotel Cemerlang. • Melaksanakan dan melaporkan setiap perubahan yang telah disepakati, beserta dampak resiko yang mungkin terjadi terhadap biaya dan waktu kepada board management Review. • Mendistribusikan pekerjaan kepada pihak programmer dan mengevaluasi dan mengendalikan proses pembangunan aplikasi. • Menyiapkan materi pelatihan. • Melaksanakan pelatihan. • Mendokumentasikan semua proses analisa dan rancangan aplikasi serta menyerahkan dokumentasi ini ke pihak administrator proyek. • Membangun aplikasi sesuai dengan semua ketentuan yang telah ditetapkan oleh Team Leader. • Mengkomunikasikan semua perubahan yang dianggap perlu dikerjakan kepada tim leader sebelum melaksanakan semua perubahan tersebut. • Menyerahkan semua kode program kepada tim leader. • Membuat program sesuai ketentuan prosedur dan standar struktur program yang ditetapkan tim leader. • Mendokumentasikan struktur program dan menyerahkan hasilnya kepada Tim Leader.

• Memberikan keterangan sejelas-jelasnya tentang proses bisnis yang berlaku di Hotel Cemerlang beserta semua perhitungan, peraturan dan pengecualian. • Bersama Technical Leader menganalisa proses yang ada dan mencari solusi yang terbaik jika memang diperlukan. • Mengevaluasi setiap hasil kerja sesuai bidang masing-masing dan segera mengkomunikasikan hal-hal yang dianggap kritis untuk segera diperbaiki atau diganti. • Melakukan uji coba terhadap sistem aplikasi yang sudah selesai terpasang, secara bertahap, dan memeriksa setiap hasil perhitungan yang dihasilkan oleh sistem. • Mengkomunikasikan ke Board Management Review jika ada kebutuhan akan perubahan yang sangat kritis dan mendesak. • Komitment terhadap semua keterangan yang telah diberikan dan meralat semua kesalahan informasi yang terlanjur diberikan, dalam bentuk tertulis serta didistribusikan ke seluruh pihak terkait. • Mengikuti pelatihan dan mengalokasikan personil yang akan mengoperasikan sistem agar terlibat aktif dalam sesi implementasi dan pelatihan.

Operator

•

Mengikuti training yang telah ditetapkan

•

Mengoperasikan sistem sesuai petunjuk yang telah ditetapkan.

•

Melaporkan setiap kesalahan yang terjadi, baik salah perhitungan atau kegagalan sistem dalam melaksanakan satu proses.

dengan

7.2. Perencanaan dan Pengendalian proyek Jadwal eksekusi proyek secara mendetil akan disertakan di dokumen perencanaan proyek. Semua tahapan perencanaan dikendalikan penuh oleh Board Management Review dan evaluasi perkembangan proyek dilakukan setiap minggu, yaitu pada hari Jum’at jam 14.00 sampai selesai di Ruang Pertemuan departemen Inventory dan dihadiri oleh Team Leader, Manajer Proyek dan pihak manajemen Hotel Cemerlang yang terkait. Hasil pertemuan dinyatakan dalam berita acara pertemuan dan memuat : • Semua usulan, perubahan dan persetujuan terhadap hasil kerja yang ditandatangani oleh semua peserta yang hadir • Target pekerjaan yang harus dipenuhi untuk kurun waktu pertemuan berikutnya. • Evaluasi biaya yang telah dikeluarkan selama proyek berlangsung. • Dokumen berita acara ini didistribusikan ke seluruh pihak Board Management Review. 7.3. Pelatihan Pelatihan dibagi menjadi 2 bidang yaitu pelatihan pada tim proyek dan pelatihan end-user. Pelatihan pada tim proyek disusun dan dilaksanakan serta menjadi tanggung jawab sepenuhnya pihak MBWSYS yang meliputi : 1. Pemahaman proses bisnis 2. Standarisasi proses pengendalian dan pelaporan proyek 3. Komunikasi selama proyek berlangsung 4. Dokumentasi proyek 5. Standarisasi metoda dan proses pembuatan aplikasi Pelatihan pada end-user meliputi : 1. Cara instalasi aplikasi 2. Inisialisasi data awal. 3. Troubleshooting untuk masalah praktis tentang aplikasi dan jaringan komputer. 4. Cara penggunaan aplikasi 5. Aturan dan prosedur kerja aplikasi 6. Pemeliharaan rutin data dan aplikasi. 7. Mekanisme pelaporan jika terjadi masalah pada aplikasi. 7.4. Manajemen Perubahan Manajemen perubahan difokuskan pada usaha untuk membangun komitmen dari seluruh pihak yang berkepentingan terhadap aplikasi agar proyek ini dapat berjalan sesuai jadwal dan biaya serta dapat memenuhi kebutuhan semua pihak. Sosialisasi proyek harus dilakukan secara bertahap dan melibatkan berbagai lapisan manajemen di pihak Hotel

Cemerlang sehingga semua pihak dapat bekerjasama dengan baik. Pendekatan yang dilakukan adalah dengan melibatkan beberapa user-leader sebagai anggota tim dalam proses pembangunan dan implentasi aplikasi. Setiap usulan perubahan terhadap sistem dapat disampaikan melalui user-leader untuk diteruskan ke project manager. 7.5. Prosedur Resolusi Masalah kritis Agar tim proyek dapat tetap berfokus pada tujuan dan dapat menyelesaikan aplikasi sesuai jadawal, maka semua masalah masalah kritis harus diselesiakan secepat dan sejelas mungkint. Prosedur Resolusi masalah kritis adalah sebagai berikut : 1. Klarifikasi masalah. 2. Menetapkan prioritas. 3. Menugaskan personil MBWSYS untuk menyelesaikan masalah tersebut sesuai bidang masing-masing (tergantung tim masing-masing). 4. Menganalisa masalah, mengidentifikasi alternatif dan rekomendasi solusi 5. Menyelesaikan masalah dan mendokumentasikan keputusan akhir. 6. Memguji modifikasi aplikasi akibat masalah tersebut sesuai prosedur perubahan yang telah ditetapkan. 7. Mendapatkan persetujuan pemakai (User Acceptance) atas perubahan tersebut. 8. Mengkomunikasikan modifikasi tersebut kepada seluruh tim MBWSYS atau menetapkan prosedur baru akibat modifikasi tersebut. Klarifikasi Masalah Masalah dapat timbul dalam berbagai cara, biasanya terjadi pada saat desain disodorkan ke pihak operasional atau pada saat aplikasi sedang diujicoba. Masalah yang terjadi pada saat ini didokumentasikan oleh Tim Leader yang kemudian diteruskan ke tim manajemen proyek sehingga setiap anggota tim pengembangan aplikasi dapat mengetahui masalah tersebut. Penetapan Prioritas Masalah yang didokumentasikan ini kemudian akan dievaluasi oleh Team Leader bersamasama dengan perwakilan manajemen hotel dan manajer proyek. Hasil evaluasi adalah penentuan prioritas solusi terhadap masalah tersebut. Penetapan prioritas adalah dengan memberikan skala prioritas terhadap masalah sesuai dengan tabel berikut , sehingga dapat dipahami dengan cepat oleh seluruh anggota tim. Tabel 3. Penetapan Skala Prioritas

Prioritas 1 2 3 4

Deskripsi Status Masalah Darurat – Harus segera diselesaikan, sangat mempengaruhi aktivitas proyek Segera – mempengaruhi aktivitas proyek dalam kurun waktu 2-4 minggu. Sedang – mempengaruhi aktivitas proyek dalam jangka waktu 4 – 8 minggu Jangka panjang – mempengaruhi proyek dalam jangka waktu lebih dari 8 minggu.

Kode prioritas ini kemudian akan digunakan dalam penyederhaan pelaporan masalah dan penetapan target waktu penyelesaian masalah. Prioritas ini akan dievaluasi dan dieskalasi begitu tengat waktu penyelesaian sudah makin dekat sehingga masalah harus segera diselesaikan, atau jika tidak ada ada aksi yang akan dilakukan untuk menyelesaikan masalah tersebut. Manajer proyek akan mencari masalah-masalah yang sekiranya perlu diteruskan ke pihak Board Management Review untuk pengarahan atau klarifikasi. Keputusan eskalasi masalah ini bergantung pada besarnya pengaruh masalah tersebut terhadap organisasi, atau berimplikasi besar terhadap pengembangan aplikasi secara keseluruhan. Penugasan Personil Setelah menentukan prioritas, manajer proyek akan menentukan personil yang bertanggung jawab mencari solusi masalah tersebut sesuai area kerja masing-masing, baik pihak MBWSYS maupun pihak Hotel Cemerlang. Personil yang telah ditunjuk ini bertanggung jawab untuk meneliti, mendiskusikan dan mencari solusi yang mungkin dari masalah tersebut. Penyelesaian Masalah Jika kemudian kesimpulan dari analisa terhadap masalah tersebut bahwa aplikasi perlu dimodifikasi, maka Tim Leader dibantu oleh perwakilan dari pihak Hotel Cemerlang akan merancang modifikasinya, serta mendokumentasikan perubahan ini sesuai prosedur dokumentasi yang telah ditetapkan. Jika kesimpulan hasil analisa ini ternyata perlu dilakukan perubahan pada proses bisnis yang sedang berjalan, maka Tim Leader akan mengkomunikasikan temuan tersebut ke Manajer Proyek untuk disampaikan pada forum Board Management Review. Laporan ini harus disertai juga dengan dampak dan pengaruh dari perubahan tersebut terhadap organisasi dan terhadap biaya dan waktu penyelesaian aplikasi. Persetujuan Pihak Pengguna. Setelah satu modifikasi berhasil dilaksankan dan proses ujicoba sudah selesai, serta semua hasilnya sesuai dengan kebutuhan maka tim MBWSYS akan membuat berita acara persetujuan dari pihak pengguna (User Acceptance) dalam bentuk dokumen tertulis dan ditandatangani semua pihak yang terkait. 7.6 Administrasi Masalah Administrasi Masalah adalah prosedur dokumentasi semua masalah yang terjadi selama pengembangan proyek, atau disebut sebagai ‘Log Problem’. Setiap masalah yang mengakibatkan perubahan desain aplikasi, perubahan perhitungan atau proses eksekusi aplikasi, perubahan struktur data, panjang data, dan sebagainya harus dicatat pada Log Problem, sehingga Log Problem akan berperan sebagai : • Satu sumber informasi tunggal untuk semua masalah pengembangan dan implementasi aplikasi. • Digunakan sebagai sumber untuk memonitor perkembangan penyelesaian masalah. • Sumber informasi untuk mengetahui spesifikasi apa yang diperlukan untuk menyelesaikan masalah tersebut. • Catatan bagi para programmer untuk mengetahui tugas apa yang diberikan untuk mereka berkaitan dengan masalah tertentu.

Agar memudahkan semua pihak dalam mempelajari masalah, maka setiap masalah harus diberi kode dan dikaitkan dengan modul yang terkait yaitu : • TPO : berkaitan dengan Tracking PO • INV : berkaitan dengan masalah inventory • CCO : berkaitan dengan masalah cost control • SUP : berkaitan dengan masalah supplier Sistem administrasi masalah ini juga dilengkapi dengan kode status solusi terhadap satu masalah yaitu: O- Open, T – Dalam fase testing, S – menunggu persetujuan pengguna, C – Selesai. 7.7. Risk Management Procedures Tujan prosedur Manajemen Resiko adalah menyediakan informasi yang diperlukan oleh manajer proyek dan manajemen Board untuk membangun rencana strategis mitigasi. Resiko adalah segala sesuatu yang dapat terjadi dan mempengaruhi keberhasilan implementasi proyek. Berikut ini adalah tahapan-tahapan yang harus dilakukan dalam proses manajemen resiko : Klarifikasi Resiko. Resiko dapat terjadi dalam berbagai tahap pengembangan. Resiko biasanya terjadi akibat ketidaktelitian pihak pengembang dalam mengantisipasi perubahan atau menangkap kebutuhan pihak pengguna. Semua resiko yang terjadi harus dituliskan dalam bentuk dokumentasi yang baik dan dilaporkan ke manajer proyek. Prioritas Resiko. Prioritas resiko didasarkan baik pada Peluang Kejadian maupun dampak terhadap proyek secara keseluruhan. Peluang Kejadian Setiap ditemukan suatu resiko, maka anggota tim harus dapat menentukan dan menetapkan sebuah ‘peluang kejadian’ terhadap satu resiko. Board Management Review akan mengevaluasi semua resiko secara rutin dalam evaluasi mingguan untuk mengetahui apakah peluang tersebut memang ditetapkan secara layak. Peluang kejadian resiko dinyatakan dalam kode seperti tabel di bawah ini. Deksripsi untuk setiap tingkatan peluang harus dapat dipahami dengan jelas oleh seluruh anggota tim proyek. Tabel 4. Peluang Kejadian Resiko

Peluang High Medium Low

Definisi Terdapat peluang sangat tinggi bahwa resiko tersebut dapat terjadi Peluang terjadinya resiko tersebut adalah sedang Peluang terjadinya resiko tersebut kecil

Persentase Lebih dari 70 % Antara 30 % - 70 % Kurang dari 70 %

Manajer proyek kemudian akan memutuskan resiko mana yang harus diteruskan ke Board Management Review untuk mendapatkan arahan atau klarifikasi. Tingkat Dampak.

Anggota tim yang mengisikan informasi Resiko juga akan menentukan dan menetapkan ‘Tingkat dampak’ terhadap proyek secara keseluruhan, dalam skala tinggi, sedang dan rendah seperti pada tabel berikut : Tabel 5 . Tingkatan Dampak Resiko terhadap Proyek

Tingkatan High

Dampak terhadap Jadwal Beberapa jadwal akan bergeser selama 4 minggu dengan penyesuaian yang harus dilakukan pada beberapa aktivitas penting.

Medium

Terjadi pergeseran jadwal sekitar 2 minggu

Low

Perubahan jadwal kurang dari 2 minggu

Ruang Lingkup Terjadi penambahan yang signifikan pada ruang lingkup proyek sehingga diperlukan penyesuaian jadwal atau biaya proyek. Terjadi penambahan ruang lingkup proyek, dapat menyebabkan perubahan atau penyesuaian jadwal dan biaya Dampak minimal

Biaya atau SDM Tingkat terhadap dukungan atau waktu meningkat hingga lebih dari 20%

Tingkat dukungan dan waktu meningkat hingga 10%

Penambahan tingkat dukungan dan waktu sekitar 5 %

Penentuan Tingkat Resiko Secara Keseluruhan Untuk mengidentifkasi tingkat resiko secara keseluruhan, dilakukan kombinasi antara “Tingkat dampak’ dan ‘peluang kejadian’ sehingga diperoleh tabel berikut : Tabel 6. Tingkat Resiko Secara Keseluruhan

Tingkat Resiko = Peluang Kejadian + Tingkat dampak Peluang Kejadian Tingkat Dampak Tingkat Resiko High High High High Medium High High Low Medium Medium High High Medium Medium Medium Medium Low Low Low High Medium Low Medium Low Low Low Low

Berdasarkan tingkat resiko secara keseluruhan maka akan dilakukan aktivitas berikut : • Tingkat resiko tinggi : akan dibangun strategi mitigasi, yang jika telah disetujui kemudian akan diturunkan menjadi rencana mitigasi yang siap dieksekusi. • Tingkat resiko sedang : strategi mitigasi akan disiapkan untuk dimintakan persetujuan kepada pihak manajemen. Jika tingkat resiko berubah menjadi tinggi maka rencana mitigasi akan segera dibuat.

•

Tingkat resiko rendah : hasil ini akan dievaluasi pada periode evaluasi mingguan. Jika tingkat resiko berubah menjadi sedang maka akan dibangun strategi mitigasi.

Tahapan selanjutnya setelah menentukan tingkat resiko adalah : • • • •

Menugaskan personil atau grup terhadap satu resiko tertentu. Menganalisa resiko dan membangun strategi mitigasi resiko (serta rencana mitigasi jika diperlukan). Melakukan mitigasi resiko dan mendokumentasikan keputusan akhir. Mendapatkan persetujuan pengguna atas hasil akhir yang diperoleh.

VIII. Jadwal Pelaksanaan Proyek 8.1. Jadwal Pengembangan. Jadwal pengembangan aplikasi dapat dirincikan sebagai berikut : 1. Analisa desain sistem : 14 hari kerja 2. Programming : 48 hari kerja 3. Testing dan Implementasi (inisiasi data awal dan training) : 14 hari kerja 4. Dokumentasi : 14 hari kerja Kegiatan di atas berlangsung secara paralel tidak sekuensial sehingga diharapkan pekerjaan dapat diselesaikan seluruhnya dalam kurun waktu 60 hari kerja. Jadwal Rinci dapat dilihat pada lampiran. 8.2. Jadwal Implementasi. Implementasi aplikasi akan dilaksanakan dalam kurun waktu kurang-lebih 30 hari kerja dan dilaksanakan secara bertahap. Periode implementasi direncanakan pada tanggal 20 Oktober 2005 sampai 20 Desember 2005, dan terbagi menjadi 5 fase implementasi yaitu : • Fase pertama : Implementasi aplikasi pemeliharaan data barang, data supplier dan transaksi keluar / masuk barang, direncanakan dapat dikerjakan dalam kurun waktu 7 hari kerja. • Fase kedua : implementasi aplikasi pembuatan, verifikasi dan eksekusi PO serta pencatatan harga supplier, direncanakan dapat dikerjakan dalam kurun waktu 7 hari kerja. • Fase ketiga : implementasi aplikasi transaksi pemindahan / peminjaman barang inter departemen, perhitungan biaya produksi restoran dan transaksi restoran. Direncanakan dapat dikerjakan dalam kurun waktu 7 hari kerja. • Fase keempat : pelatihan instalasi dan pengoperasian aplikasi . Direncanakan akan dikerjakan dalam kurun waktu 14 hari. • Fase kelima : pemeliharaan aplikasi, akan dilaksanakan dalam kurun waktu 6 bulan sejak fase keempat berakhir.

IX. Sumber Daya Proyek 9.1. Kebutuhan Sarana dan Prasarana Kebutuhan Sarana dan prasarana pendukung untuk pelaksanaan proyek ini adalah sebagai berikut : Sarana : • 4 buah komputer untuk pengembangan dan 1 buah komputer untuk server dengan spesifikasi sebagai berikut : Spesifikasi Hardware : Pentium IV-2GHz, RAM 256 Kb, HD 40 GB, LAN-card, monitor, keyboard dan mouse standard, dan dilengkapi dengan CD Writer. Spesifikasi Software : Sistem operasi berbasis Windows untuk pengembangan dan berbasis Linux untuk server • Paket Aplikasi Microsoft Visual Basic versi 6.0. Paket pendukung berupa aplikasi basis data MySQL versi 4.0, Web Server Apache, koneksi ODBC MyODBC, dan paket aplikasi laporan Seagate Crystal Report versi 8. • 1 Printer Laser Black-White • Removeable Storage (USB – Removeable Disk) Prasarana : • Alat tulis kantor : kertas, alat tulis, tinta printer dan CD Blank • Alat pendukung : peralatan makan secukupnya, dispenser dan galon air mineral, peralatan sholat, koneksi ke instalasi listrik, koneksi ke jaringan komputer, line telpon internal, dan kartu akses masuk dengan periode tertentu. • Akomodasi harian : makan siang dan penyediaan air mineral. • Ruang kerja : berukuran sekitar 5 x 6 m2 dilengkapi dengan pendingin ruangan, 3 buah meja kerja standar, kursi standar, penerangan yang memadai, lantai beralas karpet, bebas rokok, ventilasi ruangan yang memadai, dan pintu akses yang mudah dicapai. Sarana dan prasarana tersebut harus disediakan oleh masing-masing pihak sesuai ketentuan berikut : Tabel 7. Kebutuhan Sarana dan Prasarana

Jenis Kebutuhan Komputer Server Komputer Pengembangan Software sistem operasi dan pendukung Printer USB-removable disk ATK Alat Pendukung Akomodasi Harian Ruang kerja + Perlengkapannya

Penyedia Hotel Cemerlang MBWSYS MBWSYS Hotel Cemerlang MBWSYS MBWSYS Hotel Cemerlang MBWSYS Hotel Cemerlang

9.2.

Kebutuhan Sumber Daya Manusia dan Alokasi Jam Kerja Tabel 8. Kebutuhan Sumber Daya Manusia

SDM

Kualifikasi

Project Manager

S2 – Administrasi bisnis atau Sistem informasi atau S1 dengan pengalaman di bidang proyek Sistem informasi minimal 4 tahun. S1 yang menguasai proses bisnis masing-masing.

Business Analyst System Analyst

Programmer

Project Management Officer

S1, dengan pengalaman pembuatan program minimal 2 tahun, mengerti tentang software dan hardware komputer secara umum, memahami infrastruktur jaringan. S1, dengan pengalaman pembuatan progam minimal 1 tahun. D3 – sederajat, memahami seluk beluk administrasi bisnis dan administrasi proyek.

Alokasi Jam kerja/hari 5 jam / hari

Jumlah

Penyedia

1 org

MBWSYS

3 jam / hari

4 org

5 jam /hari

4 orang

MBWSYS – 1 orang Hotel Cemerlang – 3 orang MBWSYS

8 jam /hari

8 orang

MBWSYS

8 jam / hari

1 org

MBWSYS

9.3. Anggaran Anggaran pelaksanaan proyek dari awal hingga masa pemeliharaan sistem INVENCO adalah sebagai berikut : Tabel 9. Kebutuhan Anggaran Pelaksanaan Proyek

No 1 2 3 4 5 6 7 8 9

Jenis Anggaran Studi Kelayakan Proyek Pendefinisian Kebutuhan Pembayaran Honor Anggota Tim MBWSYS Komputer pengembangan dan Printer Komputer Server Kabel jaringan dan instalasi listrik ATK Lisensi Penggunaan Software Akomodasi Harian

Jumlah (Rp). 500,000.00 1,000,000.00 20,000,000.00 8,000,000.00 5,000,000.00 500,000.00 1000,000.00 10,000,000.00 5,000,000.00

Penyedia MBWSYS MBWSYS MBWSYS MBWSYS Hotel Cemerlang Hotel Cemerlang MBWSYS Hotel Cemerlang MBWSYS

9.4. Harga Jual dan Sistem Pembayaran Berdasarkan kesepakatan terakhir yang tertuang dalam keputusan manajemen Hotel Cemerlang pada surat keputusan bernomor : HC/001/SKP/AC/0705 maka disepakati bahwa Hotel Cemerlang akan membayar biaya pembelian Sistem INVENCO kepada pihak MBWSYS sebesar : Rp.100,000,000.00 (seratus juta rupiah) dalam 3 termin, yaitu : • Termin 1 : Rp. 20,000,000.00 pada saat penandatangan kesepakatan Proyek • Termin 2 : Rp. 50,000,000.00 pada saat status pengembangan proyek sudah mencapai 50 %. • Termin 3 : Rp. 30,000,000.00 pada saat penandatangan keputusan penerimaan dari pihak manajemen Hotel Cemerlang (User Acceptance). Harga di atas tidak termasuk : • Biaya selama masa pemeliharaan (akan dibicarakan pada termin terpisah). • Biaya yang harus dikeluarkan oleh pihak Hotel Cemerlang dalam penyediaan sarana dan prasarana sesuai kesepakatan yang telah dituangkan pada tabel 9 di atas. Harga di atas sudah termasuk : • Seluruh biaya yang harus dikeluarkan oleh MBWSYS dalam proses pelaksaan proyek seperti yang tertuang dalam tabel 9. 9.5.

Penugasan Personil Tabel 10. Penugasan Personil

SDM Management Review

Project Manager Business Analyst

System Analyst

Programmer

Project Officer

Management

Nama Adriansyah Rahadi (Financial Controller) Sabili Salam (Inventory Manager) Syahdina Faturahmi (Pastry & Resto Manager) Muhammad Bilal Wibisono Odi Surodi Faturahman (Kadept. WareHouse) M.Afif Saleh (Kadept. HouseHold) Rendi Nugraha (Kadept. Procurement) M. Alfian Darmawan Ghinaisna Tasya Urnadin M. Anaafi Asriansyah Irwan Nugraha, Dini Permatasari, Alif Rizqan, Alfian Rifaldi, Valiant Marcelino, Gumelar, Wilbi, Rizky Pahlevi Adelina

Penyedia Hotel Cemerlang

MBWSYS MBWSYS Hotel Cemerlang

MBWSYS

MBWSYS

MBWSYS

9.6. Pihak Pemasok (Vendor) Perusahaan yang akan memasok kebutuhan untuk proyek ini akan ditentukan oleh masingmasing pihak yang berkewajiban menyediakan sarana dan prasarana kebutuhan tersebut.

X.Referensi 1. Term Of Requirement, Inventory System, Hotel Cemerlang – MBWSYS , 2005 2. Feasibility Study Inventory System Hotel Cemerlang, MBWSYS, 2005 3. NWCG Project Charter Guidelines , National Wildfire Coordinating Group (supercedes Version 1.3, July 2002) 4. A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) 2000 Edition. Project Management Institute, Inc., Newtown Square, Pennsylvania, 2000. Frank V. Payne, PMP, Contributing Editor. 5. e-Project Manager Today!, Vol 2, Issue 6. Wainscott Finch Associates, 2001. 6. Connect-ND, Maximus People, Nort Dakota Project Charter with PeopleSoft, 2004

X. Lampiran a. Jadwal Proyek (gantt chart)