FINANCIËLE EN SOCIALE HULP 4 INKOMEN 6 ONDERSTEUNING EN OPVOEDING 7 VOORDELEN EN PREMIES 8 JURIDISCH ADVIES 9 SCHULDEN 10

INHOUDSTAFEL VOORWOORD

2

WERKING 2012

3

FINANCIËLE EN SOCIALE HULP

4

INKOMEN ONDERSTEUNING EN OPVOEDING VOORDELEN EN PREMIES JURIDISCH ADVIES SCHULDEN

6 7 8 9 10

WONEN & INTEGRATIE

11

CRISISOPVANG SOCIAAL HUREN ASIELZOEKERS BUURTWERK ENERGIE

12 13 14 15 16

WONEN VOOR OUDEREN

17

WOONZORGCENTRUM DE MEERS KORTVERBLIJF DAGVERZORGINGSCENTRA SERVICEFLATS

19 19 20 21

THUISZORG

22

DIENSTENCENTRUM HET GAVERKE WARME MAALTIJDEN POETSDIENST KLUSJES- EN GROENDIENST ALARMAPPARATUUR MINDERMOBIELENCENTRALE ZORGCOÖRDINATIE

24 24 25 26 26 26 27

MEDEWERKERS

28

INTERN CONTROLESYSTEEM

29

DE BELEIDSORGANEN

30

HET ORGANOGRAM + LIJST BUDGETHOUDERS

31

OVERZICHT VAN DE DIENSTVERLENING

32

RESULTATEN 2012

35

OVERZICHT VAN DE GEBRUIKTE AFKORTINGEN

75

Jaarverslag 2012

1

VOORWOORD

2012 was het jaar waarin de werking van de nieuwe vleugel aan De Meers verder werd uitgewerkt, zowel voor de administratie/stafdiensten, sociale dienst, de 25 rusthuiskamers op de 1° verdieping die aansluiten aan het woonzorgcentrum De Meers en de 14 woonzorgflats op de 2° verdieping. Het nieuw gebouw geeft letterlijk vorm aan de steeds verdere uitwerking van onze kwalitatieve dienstverlening en de realisatie van het concept sociaal huis in Waregem. Het charter toegankelijke dienstverlening, dat werd goedgekeurd door stad en OCMW, werd op die manier in de praktijk vertaald. De werking van de sociale dienst werd volledig hertekend in 2011 (werking met afspraken, spreekruimten, uitgebouwd onthaal). De werking werd geëvalueerd en verder verfijnd in 2012. Dit in het streven naar een blijvende kwalitatieve dienstverlening en realisatie van het concept sociaal huis in Waregem. In het woonzorgcentrum de Meers werden de bijkomende kamers verder in gebruik genomen alsook de verdere ingebruikname van de nieuwe zorgflats. Dit ging gepaard met de bijhorende organisatorische aanpassingen en personeelsinzet. Verder werd er in 2012 een opsplitsing gerealiseerd van het dagverzorgingscentrum en werd de erkenning bekomen vanaf half december voor de opstart van een 2e dagverzorgingscentrum gericht op personen met dementie op de 5° verdieping van de Meers. Binnen de thuiszorg werd er in 2012 voornamelijk gewerkt aan de optimalisatie van de bestaande werking. De voorbereidingen werden gedaan voor de opstart van een dienst logistieke hulp in het kader van de maximumfactuur in de thuiszorg, tijdens de winterperiode werd er vanuit de klusjes- en groendienst samengewerkt met de technische dienst en in het kader van de wijkwerking werden de 80-plussers bezocht in Sint-Eloois-Vijve. Ook in 2012 kregen we opnieuw het ISO-9001 certificaat, dankzij de gedreven inzet van alle medewerkers van het OCMW. Namens de OCMW-raad willen wij iedereen bedanken die heeft meegeholpen om samen de vele uitdagingen op te nemen en samen te werken aan een performante dienstverlening.

De secretaris Bruno De Backer

De voorzitter Joost Kerkhove

Jaarverslag 2012

2

WERKING 2012

Jaarverslag 2012

3

FINANCIËLE EN SOCIALE HULP

Jaarverslag 2012

4

FINANCIËLE EN SOCIALE HULP 2012 was een werkjaar volledig gericht op het nieuwe concept en de nieuwe werkwijze: werken met afspraken, vaste zitdagen, telefonie en onthaal. Het was zowel een aanpassing voor de medewerkers binnen de organisatie als voor de cliënten. Om dit veranderingsproces in optimale omstandigheden te laten verlopen werd er een begeleiding opgestart voor de maatschappelijk werkers en de onthaalmedewerkers. Uit deze begeleiding zijn er werkafspraken gemaakt om enkele aanpassingen in het landschapsbureel door te voeren. Sommige daarvan werden dan ook onmiddellijk uitgevoerd. Andere aanpassingen kunnen echter pas op termijn gerealiseerd worden. Vb: Het verhogen van geluidswerende tussenwanden in de benchen. Op regelmatige basis was er overleg tussen de verschillende diensten (onthaal, administratie en MW) om de knelpunten weg te werken en de dienstverlening naar cliënten toe te optimaliseren. Voortdurende zorg is het verbeteren van de werking, rekening houdend met de mogelijkheden van de organisatie en de cliënten. Vanuit de organisatie werden er bepaalde processen in het dienstverleningsproces doorgelicht in het kader van LEAN. Daarbij bekijkt men het proces vanuit het oogpunt van zowel de organisatie als van de cliënt om beide kwalitatief op elkaar af te stemmen. De aanvraag en verwerking van de verwarmingstoelage werd volgens dit principe bekeken. Voorheen kwamen er voor deze aanvraag 3 medewerkers tussen. Cliënten ontvingen pas na 2 maand hun tegemoetkoming. Door het proces te herevalueren, weet de aanvrager onmiddellijk op welke tussenkomst hij recht zal hebben, kan de uitbetaling teruggebracht worden tot maximum 1 maand en weet de cliënt wanneer hij zal uitbetaald worden. Terzelfdertijd wordt de beslissingsbrief opgemaakt en met de cliënt meegegeven. Zo moet er nadien geen briefwisseling meer verstuurd worden. Slechts 1 medewerker kan daardoor het volledige proces afhandelen. Er is ondertussen ook een doublure. Door de toepassing van het nieuwe systeem kan een maximum aan aanvragen verwerkt worden. De procedure van het LAC is ook op deze wijze doorgelicht en aangepast. De verwerking kon geautomatiseerd worden via NH en zo werd de opvolging van de dossiers vereenvoudigd. 2012 was voor de sociale dienst een jaar waarin een stijging van de aanvragen RMI en steun te bemerken zijn. We stellen vast dat de dossiers budgetbeheer inhoudelijk nu complexer zijn dan in het verleden. Preventieve actie in het kader van budget is belangrijk om jongeren op de gevaren van de consumptiemaatschappij te wijzen. In het kader daarvan werd er in samenwerking met CAW, OCMW en de scholen een mobiele budgetbeurs uitgewerkt. Daarbij doorlopen de leerlingen een traject met realistische situaties. Wat na school? Alleen gaan wonen… Huren van een woning en werk zoeken… . Deze budgetbeurs is een meerwaarde voor de leerlingen om hen met een bepaald budget te leren omgaan. Om de werking van de sociale dienst te optimaliseren werd er verder geïnvesteerd in aangepaste software. Daarmee kan het traject van een cliënt gevolgd worden van bij de aanmelding aan het onthaal tot aan de effectieve hulpverlening. Op die manier kunnen we een kwalitatieve en optimale hulpverlening bieden.

Jaarverslag 2012

5

INKOMEN Kerncijfers

aantal rechthebbenden leefloon aantal GPMI aantal nieuwe dossiers sociale dienst intake en heropend aantal individuele dossiers 31/12/2012 aantal steunaanvragen in het BCSD aantal dossiers financiële hulpverlening(steun)

2010 95 26 182

2011 117 19 179

2012 146 32 208

% daling/stijging + 24,79 % + 68,42 % + 16,20 %

502

491

552

+ 12,42 %

617

587

772

+ 31,52 %

419

381

452

+ 18,64 %

De eerste aanmelding bij het OCMW is voor een persoon een grote stap in het onbekende. Het is dan ook van belang dat het eerste contact zowel voor de cliënten als voor de intakers op een positieve wijze kan gebeuren. De toekomstige vertrouwens- en samenwerkingsrelatie met de cliënt wordt hierdoor sterk bepaald. In 2010 werd de module cliëntonthaal en trajectopvolging opgericht. Dit werd in 2011 verder uitgebreid naar het onthaal. Daardoor wordt er bij aanmelding van een cliënt een eenvormig dossier aangemaakt. Hierdoor kon in 2012 de werking van de sociale dienst en het dossierbeheer verder geoptimaliseerd en geautomatiseerd worden. Dit resulteerde in een vluggere administratieve verwerking van het dossier waardoor de MW tijd krijgt om inhoudelijk met een cliënt te werken. Via het programma worden de agenda’s, de sociale verslagen, de beslissingsbrieven voor het BCSD verwerkt en de attesten voor de cliënten opgemaakt. In 2012 waren er 146 gerechtigden op RMI onder de vorm van leefloon/tewerkstelling/student. Het aantal gerechtigden (58/2012 - 39/2011-34/2010) op RMI in de categorie van 18 jaar tot 25 jaar blijft de belangrijkste doelgroep. Voor deze doelgroep wordt er in samenwerking met de maatschappelijk werkers en de dienst arbeidsbegeleiding een GPMI opgemaakt (verplicht voor deze leeftijdscategorie). Daarin wordt bepaald welk traject dient gevolgd te worden naar opleidingen, eventuele tewerkstelling of als student. In 2012 waren er 31 GPMI’s waarvan 27 voor de categorie van de -25 jarigen. Van deze waren er 12 specifiek opgemaakt voor studenten. (2011-19/17) In 2012 werden er 208 nieuwe dossiers opgestart en waren er 404 infocontacten of aanvragen voor informatie. Dit is een intake waarbij er gepeild wordt naar het probleem en er gericht doorverwezen wordt naar andere diensten via kwaliteitsvolle informatieverstrekking. In 2011 waren er 356 infocontacten. Een stijging van de infocontacten duid erop dat er meer mensen de weg naar het OCMW weten te vinden. Hierbij is een intense samenwerking met de juridische dienst noodzakelijk. Het aantal individuele dossiers steeg in de loop van 2012 van 491 in januari tot 552 in december. In de voorgaande jaren was er meer schommeling tussen het aantal dossiers gedurende het lopende jaar terwijl er in 2012 een constante stijging te bemerken valt.

Jaarverslag 2012

6

ONDERSTEUNING EN OPVOEDING Kerncijfers

opvoedingsondersteuning aantal sociale tewerkstellingen aantal opleidingstrajecten aantal huurwaarborgen aantal voedselpakketten verdeeld door ’t Kelderke

2010 / 32 110 23 4 386

2011 27 48 105 31 4 842

2012 32 46 95 29 4 694

% daling/stijging + 18,52 % - 4,16 % - 9,52 % - 6,45% - 3,06%

Het project opvoedingsondersteuning, opgestart in 2011 werd in 2012 verder uitgebouwd. In 2012 werd gewerkt met een vast aanbod. Enerzijds wordt pedagogisch advies gegeven: Hiervoor komt een pedagogisch adviseur twee keer per maand naar het OCMW om pedagogische adviesgesprekken te houden met OCMWmedewerkers, of ouders. Anderzijds worden ook vormingen voor professionelen en ouders aangeboden. In 2012 waren er 32 contacten voor zowel ouders als maatschappelijk werkers. De adviezen worden hoofdzakelijk face-to-face gegeven. We merken dat vooral moeders beroep doen op het pedagogisch adviesgesprek. Slechts uitzonderlijk komen vaders langs en héél zelden zijn het beide ouders. In 2012 werd een tweede proeftuinproject gestart tussen de VDAB en de OCMW’s. Dit met het oog op het maken van een analyse voor een meer structurele samenwerking in functie van het opzetten van geïntegreerde werk-welzijnstrajecten. De dienst arbeidsbemiddeling heeft het project als trekker voor de regio Zuid-West-Vlaanderen mee vorm gegeven. De resultaten worden verwerkt door het Hoger onderzoeksinstituut voor Arbeid en Samenleving en zullen in 2013 worden toegelicht. In 2012 werd er in samenspraak met de maatschappelijk werkers van de individuele hulpverlening eveneens werk gemaakt van een betere screening en doorverwijzing van de cliënten naar de dienst arbeidsbemiddeling. Sinds november 2012 zijn er 2 arbeidsbemiddelaars aan de slag in plaats van 3. In november 2012 werden 2 workshops georganiseerd in samenwerking met vzw Mentor voor leidinggevenden rond leerwerknemers binnen het OCMW. Dit resulteerde in 9 acties die in 2013 worden uitgewerkt en ingebed in de werking. Het aantal toegekende huurwaarborgen blijft ongeveer gelijk als in 2011. Deze huurwaarborgen worden toegekend onder de vorm van een borgbrief waarbij het OCMW garant staat. De aanvrager moet via maandelijkse stortingen deze borg hersamenstellen. Bij volstorting van de borg wordt deze dan omgezet in een geldelijke waarborg op een geblokkeerde rekening. In 2012 ontving het OCMW 31 vragen van de sociale huisvestingsmaatschappijen met betrekking tot huurachterstal. Daarvoor is er een tussenkomst om te bemiddelen via afbetalingsplannen. Van deze 31 waren er 6 huurders gekend in het OCMW en 25 niet gekend. In 2012 werd met de sociale huisvestingsmaatschappijen, het OCMW en de CAW samengezeten om te bemiddelen met cliënten en zo te proberen een uithuiszetting te voorkomen. Via het vredegerecht ontving het OCMW 51 verzoekschriften betreffende uithuiszettingen. Van deze waren er 8 die gekend zijn in het OCMW en 43 die niet gekend zijn. Opmerkelijk is dat er weinig huurders zijn die reageren op ons schrijven om te bemiddelen en zich dan later aanmelden als dakloze. Naast het geven van financiële steun werden sommige cliënten doorverwezen naar ‘t Kelderke voor de tussenkomst in de vorm van een voedselpakket voor een bepaalde periode.

Jaarverslag 2012

7

VOORDELEN EN PREMIES Kerncijfers

aantal aanvragen verwarmingstoelage aantal personen die beroep deden op de socio-culturele - en vakantie-participatie

2010 655 1 382

2011 547 1 657

2012 764 1 856

% daling/stijging + 39,67 % + 12,01 %

Verwarmingstoelage Naar aanleiding van de blijvende hoge stookolieprijzen besliste de regering om de verwarmingstoelage voor het jaar 2012 verder te zetten. Er zijn 3 categorieën die in aanmerking komen. Ten eerste personen met recht op verhoogde verzekeringstegemoetkoming, mits deze een bepaald jaarlijks bruto belastbaar inkomen niet overschrijden. Ten tweede personen met een laag inkomen en ten laatste personen met schuldenlast binnen een CSR. Het aantal aanvragen kent een lichte stijging tegenover 2011 van 28%. Het recht op deze toelage maken we bekend via diverse infokanalen. Ook hebben we op regelmatige basis een zitdag in de deelgemeente Desselgem. Naast deze verwarmingstoelage kunnen cliënten die voldoen aan bepaalde voorwaarden ook een extra wintersteun aanvragen. Socioculturele participatie Omdat armoede net het samengaan is van een financieel onevenwicht in combinatie met andere specifieke armoede gebonden factoren (cultuur, kapitaal, sociaal netwerk, statusverlegenheid, enz.) is het belangrijk daarmee rekening te houden in het kader van socioculturele participatie. Bevorderen van vrijetijdsparticipatie is meer dan het aanbieden van ‘korting’ en/of ‘goedkope’ tickets. Via specifieke methodieken wordt de kloof tussen het maatschappelijk gebeuren en de persoon in armoede verkleind. De deelname aan activiteiten is daardoor eerder een middel tot integratie en psychosociaal welzijn, dan een doel op zich. Daarom wordt vanuit socio-culturele participatie ingezet op: 1.

financiële tussenkomst voor cliënten van het OCMW die zelf de stap zetten naar vrijetijdsinitiatieven, maar daarbij stuiten op financiële drempels. Om de toekenning op een eenvoudige wijze te kunnen berekenen werd er in het team een tool ontwikkeld. Deze is gebaseerd op de Europese armoedenorm en werd berekend door de Universiteit van Antwerpen.

2.

de deelname aan allerhande vrijetijdsinitiatieven vergemakkelijken door de promotie/ informatie te bundelen en tickets/inschrijving/reservatie te laten verlopen door vertrouwde maatschappelijk werkers.

3.

het organiseren van activiteiten exclusief/specifiek voor deze doelgroep. Het gaat hierbij om laagdrempelige activiteiten die vertrekken vanuit aangepaste methodieken. Het uitbouwen van een sociaal netwerk, vertrouwd raken met ‘het onbekende’ e.d. staan daarbij centraal. Vb. het jaarlijkse paasfeest (buitenspeeldag), het sinterklaasfeest (kennismaking met toneel) en de jaarlijkse daguitstap. Er wordt ook vorming aangeboden o.a. kooklessen rond gezonde, betaalbare voeding. In 2012 lag de focus op verhogen van de mentale weerbaarheid en de draagkracht van onze doelgroep.

De activiteiten in het kader van socio-culturele participatie zijn een invulling van onze OCMWopdracht: psychosociale begeleiding aan de hand van groepsmethodieken. Via initiatieven die mensen de kans geven om stil te staan bij wat ze kunnen. Zo kunnen ze ook weer aansluiting vinden bij de maatschappij, hun netwerk verbreden en ontdekken dat zij nog iets te bieden hebben. Vrijetijdsparticipatie gaat uit van een integrale aanpak van de armoedeproblematiek.

Jaarverslag 2012

8

JURIDISCH ADVIES Kerncijfers

aantal verleende adviezen aan cliënten interne adviezen Totaal

2010 232

2011 171

2012 183

% daling/stijging + 7,02 %

225 457

249 420

471 654

+ 89,16 % + 55,71 %

De adviezen van de juridische dienst kunnen grosso modo opgedeeld worden in twee verschillende categorieën. Eerstelijnsbijstand Het betreft het de eerstelijnsbijstand die verstrekt wordt aan alle inwoners van het grondgebied Waregem (inclusief deelgemeenten). De eerstelijnsbijstand houdt een eerste richtinggevend advies in. Dit kan bijvoorbeeld het volgende inhouden: - de oplossing van een eenvoudige juridische vraag - moet ik antwoorden op deze brief? En hoe? - hoe verloopt een bepaalde procedure? - worden bepaalde kosten terecht aangerekend? - kan ik dit contract opzeggen? Tegen welke vergoeding? - heeft het zin om een procedure op te starten? - wat zijn mijn rechten? Een effectieve dossierbehandeling mag hier echter niet verwacht worden. De eerstelijnsbijstand kan gaan over allerhande juridische onderwerpen, maar in het bijzonder kunnen volgende rechtstakken vermeld worden: - familierecht: echtscheiding, onderhoudsgeld, omgangsregeling,… - huurrecht - kosteloze rechtsbijstand - voorlopige bewindvoering & gedwongen opnames - problemen met energieleveranciers & telecomoperatoren - erfrecht/schenkingen - vennootschapsrecht - strafrecht Adviezen Anderzijds betreft het adviezen die verstrekt worden in het kader van de ondersteunende functie van de juridische dienst. Het gaat grotendeels om adviezen die verstrekt worden aan de sociale dienst, maar op occasionele basis worden ook juridische adviezen gegeven aan alle andere diensten binnen het OCMW Waregem. Ook hier kan er een advies gevraagd worden over elk juridisch aspect van een zaak. Frequent terugkerende problematieken zijn hier: het (helpen) opstellen van verzoekschriften collectieve schuldenregeling, voorlopige bewindvoering, gedwongen opname, het nalezen van beslissingsbrieven, de gegrondheid van bepaalde aangerekende kosten nagaan, adviseren over communicatie die ontvangen werd vanwege advocaten, … Aangezien de samenwerking met de financiële dienst geen adviezen betreft, maar een effectieve procedure ter invordering van schulden, wordt in de metingen slechts rekening gehouden met de werkelijke juridische adviezen verstrekt aan de andere diensten.

Jaarverslag 2012

9

SCHULDEN Kerncijfers dossiers zonder schulden aantal dossiers budgetbeheer aantal dossiers budgetbeg./eenmalige schuldbem. dossiers met schulden aantal dossiers/budgetbeheer aantal lopende dossiers collectieve schuldenreg. aantal dossiers budgetbeg./eenmalige schuldbem.

2010 117 21 2010 297 14 26

2011 2012 176 126 20 75 2011 2012 285 241 14 49 30 14

% daling/stijging - 28,41 % + 275,00 %

% daling/stijging - 15,44 % + 250,00 % - 53,33 %

Personen die financiële moeilijkheden hebben, kunnen bij het OCMW terecht voor schuldbemiddeling. Schuldbemiddeling wordt georganiseerd binnen de dienst individuele hulpverlening in samenwerking met de juridische dienst. In eerste instantie wordt nagegaan welke de meest passende vorm van hulpverlening is: budgetbegeleiding, budgetbeheer of collectieve schuldenregeling. Budgetbeheer is de meest toegepaste vorm van schuldbemiddeling Budgetbegeleiding Budgetbegeleiding is een vorm van schuldbemiddeling waarbij de cliënt zelf zijn gelden blijft beheren en zelf verantwoordelijk blijft voor de betaling van de kosten en eventuele afbetalingen. De maatschappelijk assistent begeleidt de cliënt bij het beheer van zijn inkomsten en biedt ondersteuning bij het opmaken van een budgetplan. Budgetbeheer Budgetbeheer is een vorm van schuldbemiddeling waarbij het geldbeheer van de cliënt wordt overgenomen door de maatschappelijk assistent, weliswaar met de bedoeling om de cliënt op termijn opnieuw zelfstandig zijn budget te laten beheren. Budgetbeheer is aangewezen als mensen duidelijk het signaal geven dat ze het beheer van hun budget helemaal niet meer aankunnen en het effectief nodig is dat ze ontlast worden van de druk die de financiële problemen met zich meebrengen. Voor mensen met beperkte draagkracht of mogelijkheden kan budgetbeheer een langdurige vorm aannemen en verder blijven bestaan, ook al zijn de schulden intussen afbetaald. Collectieve schuldenregeling Wanneer de maatschappelijk assistent geen haalbaar afbetalingsplan meer kan opstellen, wordt er geopteerd voor de procedure collectieve schuldenregeling. De collectieve schuldenregeling is een gerechtelijke procedure die voorziet in een globale regeling voor alle schulden van personen met een overmatige schuldenlast. De bedoeling van deze procedure is dat dergelijke personen na verloop van tijd opnieuw kunnen starten zonder schulden. Bijkomende bedoeling van deze procedure is om deze personen tijdens een collectieve schuldenregeling een menswaardig bestaan te waarborgen. Tijdens een collectieve schuldenregeling is er immers geen beslag meer mogelijk en worden de intresten bevroren. Alles gebeurt dan via een schuldbemiddelaar. De procedure collectieve schuldenregeling is een delicate en kwetsbare evenwichtsoefening tussen de belangen van de schuldenaar en de belangen van de schuldeisers. De procedure collectieve schuldenregeling wil ook vermijden dat personen met een overmatige schuldenlast, die geen financiële perspectieven zouden hebben, zich onttrekken aan de maatschappij en steeds verder in armoede wegzakken.

Jaarverslag 2012

10

WONEN & INTEGRATIE

Jaarverslag 2012

11

CRISISOPVANG Kerncijfers

aantal bezettingsdagen COC aantal bezettingsdagen per gezin in de doorgangswoningen aantal doorgangswoningen aantal kamers Aantal crisiswoningen overmacht

2010 1 726 -

2011 1 443 1 564

2012 1898 2104

3 woningen 4 woningen 5 woningen 9 kamers 11 kamers 13 kamers 1 woning 1 woning 1 woning 2 kamers 2 kamers 2 kamers

% daling/stijging + 31,53 % + 34,52 % + 25,00 % 0%

Het crisisopvangcentrum (COC) biedt een residentiële opvang aan dakloze en thuisloze alleenstaande mannen die in een probleemsituatie verkeren en tijdelijk onderdak en begeleiding nodig hebben, rekening houdend met een aantal opnamecriteria. Het COC beschikt over 6 kamers, waaronder 1 crisiskamer. Deze kan door 1 persoon voor max. 3 weken worden bezet. Vaak worden mensen bij de start opgevangen in de crisiskamer. Tijdens deze eerste 3 weken kan er worden afgetoetst of betrokkene zijn plaats vindt in deze nieuwe omgeving en kan omgaan met de opgelegde regels. Pas nadien is een doorstroom mogelijk naar één van de andere kamers indien er een plaats vrij is. De duurtijd van de opname hangt af van de persoonlijke evolutie van de bewoner. Echter wordt er steeds op toegezien dat er een evolutie moet zijn. Mensen die de aangeboden begeleiding weigeren of die een ernstige terugval kennen (bv. alcoholmisbruik), kunnen niet in het COC blijven. In dat geval wordt er samen gezocht naar een meer passende hulpverlening. Indien de huisregels niet worden gevolgd, kan de bewoner niet langer in het COC verblijven. Sinds 2011 is er opnieuw een bureelruimte in het COC. Twee keer per week organiseren de begeleiders een spreekmoment. In 2012 werden 18 alleenstaande dakloze mannen opgenomen in het COC. OCMW Waregem is eveneens partner in het Regionaal Crisisnetwerk. Om de 3 weken nemen we gedurende een halve dag de permanentie op ons. Dit betekent concreet dat de begeleider de vraag krijgt om op zoek te gaan naar een opvangcentrum voor een persoon/gezin uit de regio die op dat moment dakloos is. Het OCMW beschikt op heden over 5 doorgangswoningen en 1 crisiswoning (overmacht). In 2012 werd één tijdelijke woning in gebruik genomen. Deze woning werd ons aangeboden door de intercommunale Leiedal en kan door het OCMW worden gebruikt in afwachting van de afbraak voorzien halverwege 2013. In deze woning worden op heden 2 minderjarige erkende asielzoekers opgevangen in afwachting van een concreet huurcontract. Tevens werden in 2012 2 kamers in een nieuwe woning in gebruik genomen. In 2013 wordt deze woning verder gerenoveerd en worden er 2 studio’s ingericht op de bovenverdieping. Door de ingebruikname van deze 2 extra woongelegenheden steeg de bezettingsgraad met 34,52 %. In 2012 werden 11 alleenstaanden opgevangen en 8 gezinnen. De gemiddelde bezetting bedraagt 4,5 maanden. Mensen kunnen max. 6 maanden in een doorgangswoning verblijven met een mogelijkse verlenging van 2 maanden. De begeleiding wordt opgenomen door een parttime medewerker. Deze intensieve begeleiding zorgt voor een vlottere uitstroom.

Jaarverslag 2012

12

SOCIAAL HUREN Kerncijfers

aantal woningen in beheer van het RSVK op 31/12 aantal huurders Aantal kandidaat-huurders

2010 59

2011 67

2012 71

% daling/stijging +5,97 %

56 87

66 89

77* 159

+16,67 % +78,65 %

*Nieuwe berekeningswijze waarbij rekening wordt gehouden met de huurderswissels doorheen het werkjaar.

Het RSVK Waregem vzw (en haar partners) ziet als prioritaire taak het garanderen van het recht op wonen voor iedereen. Dit kadert in het basisrecht op wonen voor iedereen, ook voor degenen die het moeilijk hebben om op eigen kracht een degelijke en betaalbare woning te vinden. Het is als sociaal verhuurkantoor dan ook noodzakelijk om op de privatieve huurmarkt voldoende betaalbare en kwalitatieve woningen te kunnen inhuren om aan de groeiende woonnood een antwoord te kunnen bieden. In 2012 werd ervoor gekozen om niet sterk te groeien, maar vooral toe te spitsen op de verdere uitbouw van de structuur binnen het RSVK. Er werd bijgevolg geen actieve prospectie uitgevoerd. De aangeboden woningen werden na bespreking en evaluatie opgenomen in het bestand. Het RSVK heeft als doel om steeds betere en kwalitatievere woningen in te huren die niet meer dienen gerenoveerd te worden. Dit resulteert in een iets hogere inhuurprijs, maar in veel minder uitgaven voor onderhouds- en herstellingskosten. Het RSVK staat open voor iedereen die voldoet aan de inschrijvingsvoorwaarden maar in het bijzonder voor de meest kwetsbare doelgroepen binnen onze samenleving. Bijgevolg dient er naast de uitbouw van het verhuurkantoor eveneens aandacht te worden besteed aan de huuren woonbegeleiding van kandidaat-huurders en huurders. De tussenkomsten gaan van korte ondersteunende contacten tot intensievere begeleiding van onze doelgroep. De huurbegeleiding start van zodra er een woning wordt toegewezen aan een kandidaat-huurder. Wanneer echter blijkt dat de huurbegeleiding niet volstaat, start de woonbegeleiding. Binnen het RSVK is er een doelgroepenproject lopend, bestaande uit 5 studio’s voor volwassen mensen met een handicap. Dit project wordt gerealiseerd in samenwerking met de serviceclub Kiwanis, stadsbestuur Waregem, OCMW Waregem, vzw Ten Anker Waregem en vzw Dominiek Savio Gits. In de loop van 2012 was er 1 personeelswissel. In december 2012 werd een nieuwe coördinator (fulltime) aangesteld. Tevens werd doorheen het werkjaar besloten om de uren van de administratief medewerker uit te breiden tot een halftijdse betrekking. Het RSVK heeft ook 1 huur- en woonbegeleider (fulltime) in dienst. Doorheen de jaren kunnen we een sterke stijging vaststellen van het aantal kandidaat-huurders. In 2012 werden 99 nieuwe kandidaten ingeschreven tegenover 90 in 2011 en 70 in 2010. Momenteel staan er 159 personen op de wachtlijst waarvan 23 met een maximaal aantal punten op basis van inkomen en woningnood. In 2012 waren er 16 toewijzingen waarvan 8 toewijzingen in nieuw ingehuurde woningen, 6 in bestaande woningen en 2 mutaties.

Jaarverslag 2012

13

ASIELZOEKERS Kerncijfers

aantal bezettingsdagen LOI 100 % aantal bezettingsdagen LOI – NBBM 100 % aantal dossiers indiv. hulpverlening (steun equivalent leefloon)

2010 15 711

2011 16 239

2012 18 579

% daling/stijging + 14,41 %

2 373

2 473

2 318

- 6,27 %

24

6

4

- 33,33 %

Het LOI (Lokaal Opvanginitiatief) biedt opvang aan asielzoekers tijdens hun asielprocedure. De asielzoekers krijgen materiële hulp, d.w.z. dat ze onderdak krijgen en wekelijks zakgeld ontvangen dat hen in staat moet stellen om in hun levensonderhoud te voorzien. De medewerkers van het LOI staan in voor de begeleiding op verschillende levensdomeinen van de asielzoeker tijdens hun verblijf in het Waregemse LOI. Het LOI voor volwassenen bood in 2012 opvang aan 46 asielzoekers +3 tijdelijke uitbreidingen. Het LOI NBBM (Niet begeleide buitenlandse minderjarigen) bood plaats aan 7 asielzoekers. In 2012 werden naar aanleiding van de besparingsmaatregelen van de overheid de werkingsmiddelen van het LOI teruggeschroefd. Sinds 1 mei 2012 werd het tarief voor de nietbezette plaatsen in de lokale opvanginitiatieven verminderd van 60 % naar 40 % van de subsidies. Tevens vond er met ingang van 1 augustus een tariefwijziging plaats voor de bezette plaatsen voor de begeleide minderjarige kinderen. (Van 36,30 euro per dag naar 19,97 euro per dag). Tevens werd er vanuit Fedasil de vraag gesteld om extra plaatsen voor alleenstaanden te creëren. OCMW Waregem ging in op deze vraag en huurde met ingang van 01.10.2012 een extra woning met de bedoeling om met ingang van januari 2013 (na inrichting en renovatie) 3 nieuwe alleenstaande mannen op te vangen. De staatsecretaris maakte werk van een aantal wijzigingen in het verloop van de opvang tijdens de asielprocedure. Zo kunnen asielzoekers die een 2de asielaanvraag indienen geen automatisch recht meer openen op materiële opvang. Door deze nieuwe maatregelen merken we op dat de in- en uitstroom aanzienlijk sneller gaat dan in het verleden. Bij de NBBM-werking werd er geopteerd om één keer per week een poetsvrouw van de dienst thuiszorg in te schakelen. Op woensdagnamiddag poetst zij samen met de jongeren de woning. Zij leert hen op die manier ook de westerse gewoonten in het kader van poetsen aan. In 2012 werd de eerste hand gelegd aan de opmaak van een draaiboek voor de LOI-werking. Dit wordt in 2013 verder gefinaliseerd. In 2011 wordt de trend van daling van aantal dossiers van vluchtelingen die financiële hulpverlening genieten van het OCMW verdergezet. Het gaat hier om personen die in hun asielprocedure zitten. Naast de vluchtelingen in de financiële hulpverlening merken we een evolutie van mensen die illegaal in het land verblijven. In 2012 ontving OCMW Waregem 11 aanvragen, (2011 – 7) waarvan er 10 tussenkomst ontvingen voor dringende medische hulp, 1 dossier is geweigerd na het sociaal onderzoek.

Jaarverslag 2012

14

BUURTWERK Het buurtwerk is intussen een vaste waarde in het Torenhof. Ook 2012 werd een actief werkjaar. In oktober 2012 vierde wijkcafetaria De Babbelbox haar 2de verjaardag. De Babbelbox wil mensen uit de wijk samenbrengen en eenzame bewoners uit hun isolement halen. Dit cafetaria wordt elke dinsdag gerund door een 6-tal vrijwilligers, met de steun van de buurtwerker. De Babbelbox ontvangt rond de 15 bewoners per week. In de winter is er verse soep en in de zomerperiode een stukje vers gebak. In 2012 gaf VormingPlus een vorming voor de vrijwilligers over omgaan met kritiek en leerden ze op een assertieve manier te communiceren. De Babbelbox organiseerde ook nog ‘werken met kruiden’, een paasactiviteit, een kerstfeestje, enz. Deze lokten enkele nieuwe bezoekers. Het project On the Road To Nowhere (sociaal-artistiek project uit 2011) kende haar filmvoorstelling. Met 25 bewoners werd de film voorgesteld op een festival in Gent. In maart was er de Waregemse première in De Schakel met ca 300 aanwezigen. De buurtwerker zette opnieuw zelf een aantal initiatieven op touw. Voor de tweede keer op rij werden de vrijwilligers omarmd met een bedankingsfeest. 54 vrijwilligers en hun partner waren er bij. Voor het eerst werd een daguitstap georganiseerd naar Pairi Daiza. 55 personen uit de wijk namen deel, waarvan 39 personen uit kansengroepen, 21 personen van allochtone origine en 4 mindervaliden. In september 2012 organiseerde het wijkcomité een grote garageverkoop. De Babbelbox werkte hieraan mee door het openhouden van de wijkcafetaria. Het buurtwerk ondersteunde met de opmaak van het reglement, opmaak van promotie, werven van deelnemers, enz. De eerste editie was een groot succes. 57 bewoners uit de wijk namen deel aan deze activiteit. Er waren een 400-tal bezoekers en 24 mensen namen deel aan de fotozoektocht. De aandacht vanuit de pers was ook groot. In april 2012 omarmde het wijkcomité, met steun van de buurtwerker, de lente opnieuw met de jaarlijkse bloemenactie. Ze verkochten 2297 bloemetjes. Niet minder dan 110 mensen maakten gebruik van dit initiatief. Daarnaast ging het buurtwerk met een 30-tal bewoners op bezoek bij een kruidenkwekerij. Tijdens de kerstperiode organiseerde het wijkcomité en het buurtwerk voor het 2de jaar op rij een kerstdrink. Een 100-tal bewoners waren aanwezig. Het buurtwerk zorgde voor 45 kerstbomen in de wijk die telkens versierd werden door een groepje buurtbewoners. Tot slot bezocht het buurtwerk ook het ‘Gezond (t)huis’. Dit kon een 10-tal bewoners bekoren. In 2012 startten de renovaties van Ter Dompel. Deze renovaties zorgden voor een grote impact bij de bewoners. Samen met Helpt Elkander bezocht de buurtwerker alle bewoners om na te gaan welke ondersteuning ze nodig hadden voor, tijdens en na de renovaties. In samenspraak met Helpt Elkander werden de oude burelen in Ter Dompel omgetoverd tot een ontmoetingsruimte, 003 genaamd. De huurders konden daar tot rust komen tijdens de werken. Helpt Elkander vergaderde wekelijks in ‘003’ met de bewoners om concrete problemen aan te kaarten en inspraak en info te geven. De buurtwerker nam samen met 3 bewoners uit de residenties deel aan VIVAS (netwerk voor sociale huurders) waar huurwetgeving, good practices,….werden uitgewisseld. Elk jaar organiseren zij een bewonerscongres. 9 bewoners gingen mee naar Hoboken. De buurtwerker nam ook nog deel aan het provinciaal overleg voor buurtwerkers en aan de denktank buurtgericht werken.

Jaarverslag 2012

15

ENERGIE Kerncijfers

aantal dossiers op LAC aantal opladingen oplaadpunt aantal leningen FRGE andere energiescans

2010 347 1 800 0 13

2011 366 2 550 0 17

2012 142 3736 3 10

% daling/stijging - 61,20 % + 46,51 % 0 - 41,18 %

Energiearmoede is een realiteit waar geen enkel OCMW nog omheen kan. Hiervoor is de Lokale Advies Commissie (LAC) in het leven geroepen. De LAC moet voorkomen dat de huishoudelijke klanten afgesloten worden van elektriciteit, gas en water. De LAC vergadert om advies te geven en een oplossing te zoeken wanneer een netbeheerder een verzoek tot afsluiting van elektriciteit, aardgas of water indient of een klant een verzoek tot heraansluiting indient. Het LAC vond in 2012 6 maal plaats met een zitting om de 2 maanden. In 2012 kwam er een doorbraak op administratief vlak, door de toepassing van het Leanproces. Alle aanvragen voor de LAC worden verwerkt via het registratieprogramma New Horizon. Zowel de uitnodigingen, de beslissingsbrieven als het verslag van het sociaal onderzoek worden via dat programma opgemaakt en geklasseerd. In 2012 werden er 142 dossiers voor gezinnen behandeld. In de vorige jaren werden de dossiers voor gas en elektriciteit afzonderlijk geteld. In 2012 is de telling gebeurd per huishouden voor alle energie. Het oplaadpunt van Eandis (sociale leverancier) telt meer en meer opladingen, zowel voor gas als voor elektriciteit. Dat wijst erop dat er steeds meer mensen te kampen hebben met energiearmoede. Dit oplaadpunt wordt georganiseerd in het onthaal van het OCMW. In 2012 registreerden we 2474 opladingen voor elektriciteit en 1262 voor gas. Sinds oktober 2011 participeert het OCMW in het Fonds ter Reductie van de Globale Energiekost. Dit fonds geeft goedkope energieleningen met een intrest van maximum 2% voor werken waardoor er energie zal bespaard worden in de woning. Door de federale overheid zijn er 2 categorieën bepaald. Enerzijds de doelgroep cliënten (verhoogde tegemoetkoming, OMNIO-statuut, schuldbemiddeling, OCMW-begeleiding), die een renteloze lening kunnen aanvragen, waarbij de gemeente dan de 2% rente van je lening op zich neemt. Anderzijds nietdoelgroep cliënten (iedereen die niet in aanmerking komt als doelgroep cliënt). De aanvragen voor de doelgroep cliënten worden opgenomen en begeleid door het OCMW, de aanvragen voor niet-doelgroep cliënten worden door de milieudienst van stad opgenomen. De begeleiding gebeurt, van bij de aanvraag van de lening tot het contacteren en opvolgen van de werken, in samenwerking met het Welzijnsconsortium. In 2012 werden 3 dossiers voor een FRGE-lening opgesteld. Het krediet werd 2 maal aangevraagd voor het plaatsen van een hoogrendementsketel en 1 maal voor het plaatsen van dubbele beglazing. Via de energiescans, krijgen de mensen interessante energietips en de energiescanner zal, waar het zinvol is, gratis spaarlampen, een spaardouchekop, buisisolatie of radiatorfolie plaatsen. Het uitvoeren van een energiescan zal in 2012 verder geoptimaliseerd worden aan de hand van de LAC-dossiers. Er waren 10 doorverwijzingen door de energiemedewerker van het OCMW en 29 energiescans in het totaal voor de doelgroep. Eén of twee maal per jaar is er LAC Water. De doelstelling is gelijklopend met deze van LAC elektriciteit en aardgas nl. proberen te voorkomen dat mensen afgesloten worden. In 2012 kwam de LAC-commissie twee maal bijeen.

Jaarverslag 2012

16

WONEN VOOR OUDEREN

Jaarverslag 2012

17

WONEN VOOR OUDEREN 2012 was een druk jaar voor WZC De Meers. Het voorjaar werd beheerst door de invulling van de nieuwe kamers op Hoefslag en de zorgflats op Amazonelaan. De uitbreiding van het WZC met 52 bedden vereiste organisatorische aanpassingen in de werking van de verschillende afdelingen maar ook in de werking van de ondersteunende diensten. Naast de organisatorische aanpassingen bleek dat ook medewerkers tijd nodig hebben om zich aan de nieuwe werkomgeving aan te passen. De zorgflats zijn voor de regio en voor West-Vlaanderen, een nieuw concept. Het bleef dus afwachten hoeveel succes dergelijke formule zou hebben. De 14 zorgflats werden in eerste instantie vlot verhuurd. De zorgbehoevende partner bleek in een aantal gevallen reeds palliatief te zijn, waardoor de opnameduur van een aantal koppels kort was. In 2012 waren er 10 overlijdens op de zorgflats, wat behoorlijk veel is. Ouderen kiezen voor deze woonvorm als de zorg thuis echt te zwaar wordt. De gezondheidstoestand van de zorgbehoevende partner is er dan vaak al sterk op achteruit gegaan. Na overlijden is de overblijvende partner in 9 op de 10 gevallen opgenomen in een eenpersoonskamer in De Meers en één persoon in De Varent. 2012 was ook op andere vlakken een druk jaar. - We werkten als voorziening mee aan het pilootproject rond het uitwerken en uittesten van de kwaliteitsindicatoren die sinds 2013 opgelegd zijn door de Vlaamse overheid. - Het softwarepakket van ons zorgdossier werd overgezet op een nieuw softwareplatform. Voor alle medewerkers werd hierrond vorming voorzien. - Op verschillende afdelingen werd gewerkt aan de opmaak van een uurschema met meer aaneengesloten diensten. Deze uurroosters werden in 2012 opgemaakt en waar mogelijk ingevoerd. - Sinds december 2012 werken alle afdelingen, de keuken en het onderhoud mee aan een werkdrukmeting. Het instrument dat daartoe gebruikt wordt meet op vastgestelde tijdstippen, hoeveel uren medewerkers ingezet worden voor welke zorgzwaarte van bewoners. Daar de metingen per afdeling gebeuren, kunnen afdelingen met elkaar vergeleken worden. Er wordt eveneens een externe benchmarking gedaan met vergelijkbare voorzieningen. - In het voorjaar van 2012 hadden we te kampen met meerdere langdurige ziektes onder de medewerkers van verschillende afdelingen. Dit resulteerde in vele uren sollicitatiegesprekken. Er werden alleen al voor verpleegkundigen en zorgkundigen 106 sollicitanten gezien waarvan uiteindelijk 33 kandidaten effectief aangeworven werden. - We werkten verder aan het project “levenseinde” waarbij alle medewerkers een opleiding kregen rond ‘medische beslissingen bij het levenseinde’. - Samen met de hoofdverpleegkundigen werd in het voorjaar een analyse gemaakt van de werking binnen De Meers. Hieruit kwamen een aantal voorstellen die in het najaar van 2012 grotendeels uitgevoerd werden. Eén van de acties resulteerde in het dossier ‘gefractioneerd medicatieverdeelsysteem’, waarbij de medicatie per bewoner per gift in dosissen per tijdstip afgeleverd wordt. Het dossier zal in 2013 uitgevoerd worden.

Jaarverslag 2012

18

WOONZORGCENTRUM DE MEERS Kerncijfers 2010 63 82,7 50,47 %

aantal ontslagen gemiddelde leeftijd aantal gedesoriënteerde bewoners op het totaal aantal bewoners

2011 55 82,1 50,12 %

2012 85 83,3 49,32 %

Gemiddelde validiteit van bewoners in de loop van 2012 WZC De Meers

O

A

B

C

Cd

Totaal

2010 2011 2012

9,76 % 7,85 % 7,60 %

8,62 % 10,02 % 8,50 %

31,27 % 34,04 % 31,86 %

17,42 % 16,58 % 17,24 %

30,91 % 30,48 % 32,60 %

97,98 % 98,97 % 97,80 %

herkomst nieuwe gebruikers Waregem andere gemeente Totaal

aantal 89 17 106

% 83,96 % 16,04 % 100 %

De 17 opnames van buiten Waregem zijn eerder van de koppels die opgenomen zijn in de zorgflats.

KORTVERBLIJF Kerncijfers

bezetting kortverblijf

2010 91,29 %

aantal dagen verblijf < dan 10 dagen 10 tot 30 dagen Meer dan 30 dagen

herkomst nieuwe gebruikers Waregem andere gemeente Totaal

2011 90,81 %

2010 17 % 43 % 40 %

2012 87,56 %

2011 20 % 44 % 35 %

aantal 84 39 123

% daling/stijging - 3,25 %

2012 25 % 43 % 32 %

% 68,29 % 31,70 % 100 %

De verhuis van het centrum voor kortverblijf van de vierde naar de tweede verdieping is nog steeds bezig. Tot nog toe zijn er acht kamers kortverblijf verhuisd naar Amazonelaan. Er blijven voorlopig nog twee kamers op de Tiercélaan. Bij alle gebruikers kortverblijf wordt een tevredenheidsmeting afgenomen. De tevredenheid scoorde 92 % in 2012.

Jaarverslag 2012

19

DAGVERZORGINGSCENTRA Kerncijfers De Meers gemid. aantal gebruikers/dag gemiddelde leeftijd aantal ontslagen herkomst Waregem andere gemeente zorgprofielen – aantal F-forfaits

De Manège gemid. aantal gebruikers/dag gemiddelde leeftijd aantal ontslagen herkomst Waregem andere gemeente zorgprofielen – aantal F-forfaits

2010 23,45 74,11 30

2011 23,01 73,9 49

2012 23,96 76 46

69,44 % 30,55 % 15,93

60 % 40 % 14,87

74 % 26 % 15,80

2010

2011

2012 0,26 78 0 94 % 6% 16

Op 15 december 2012 werd dvc De Meers gesplitst in enerzijds dvc De Meers en anderzijds dvc De Manège. Dvc De Manège werd officieel erkend vanaf 15/12/2012, vandaar dat de statistische gegevens voor het jaar 2012 met deze datum rekening houden. In dvc De Meers werden de laatste jaren heel wat gebruikers met dementie opgenomen. Dit zorgde voor overlast. De begeleiding van personen met dementie is totaal anders dan de begeleiding van gebruikers die omwille van een zorgvraag opgenomen worden. Daarom keurde de Raad het voorstel goed om vergaderzaal De Manège en het daarbij liggende personeelslokaal, om te bouwen tot een dagverzorgingscentrum, specifiek voor gebruikers met dementie. Dvc De Meers werd vanaf 15 december 2012 erkend voor 12 gebruikers, dvc De Manège voor 10 gebruikers. In de loop van 2012 bleef de gemiddelde bezetting in dvc De Meers stabiel en dit ondanks een vrij groot verloop. Er vertrokken in 2012 45 gebruikers uit dvc De Meers. Er overleed 1 gebruiker. Van de 45 ontslagen werden er 16 personen opgenomen in dvc De Manège. In de loop van 2012 waren er in dvc De Meers 37 opnames. Waar gebruikers van het dagverzorgingscentrum tot voor een paar jaar vooral op zoek waren naar een zinvolle dagbesteding en sociaal contact, merken we de laatste jaren dat het dagverzorgingscentrum in een aantal gevallen een wachtplaats wordt voor opname in een woonzorgcentrum.

Jaarverslag 2012

20

SERVICEFLATS Kerncijfers De Varent aantal opnames aantal ontslagen gemiddelde leeftijd wachtduur voor opname

2010 6 7 82,5 jr. -

Coorenblomme aantal opnames aantal ontslagen gemiddelde leeftijd wachtduur voor opname

2010 3 4 80 jr. -

2011 6 9 83,5jr 3jr 2md

2011 5 4 81 jr. 2jr 5md

2012 11 12 83,7jr 3jr 10md

% daling/stijging + 83,33 % + 33,33 % + 0,20 % + 21,05 %

2012 6 7 81jr 3md 2jr 6md

% daling/stijging + 20,00 % + 75,00 % + 0,31 % + 3,45 %

De bezetting in residentie De Varent bedroeg in 2012 100 %. Voor serviceflat Coorenblomme bedroeg de bezetting 99,85 %. Vanuit De Varent werden 8 bewoners opgenomen in De Meers omwille van nood aan specifieke zorgen. 3 Bewoners zijn overleden en 1 bewoner verhuisde naar een andere flat binnenin de Varent. Vanuit Coorenblomme verhuisden 2 personen naar De Meers. Er waren ook 5 overlijdens. In beide serviceflats ligt de gemiddelde leeftijd boven 81 jaar. Er verblijven 52 vrouwen tegenover 15 mannen in De Varent. In Coorenblomme 32 vrouwen tegenover 19 mannen. In De Varent waren 9 nieuwe bewoners die zich in 2012 vestigden afkomstig uit Waregem. 2 nieuwe bewoners waren afkomstig uit Deerlijk. In Coorenblomme kwamen 3 mensen uit Desselgem en 3 personen uit Beveren-Leie. Het animatieprogramma werd verder geoptimaliseerd. Binnen het OCMW wordt er samengewerkt met de animatie van WZC De Meers en dienstencentrum Het Gaverke. Hierbij werden activiteiten voor de bezoekers van het dienstencentrum en de bewoners van de serviceflats samen georganiseerd, zoals een muziekquiz en modeshows. Indien mogelijk wordt het animatieprogramma van De Meers opengesteld voor de bewoners van de serviceflats. Beide serviceflats hebben een wachtlijst tot opname. De wachtlijsten bleven groeien in het voorbije jaar. Voor De Varent telde de lijst eind 2012 315 wachtenden, voor Coorenblomme gaat het om 69 inschrijvingen op de wachtlijst. Deze cijfers dienen echter gerelativeerd te worden. De meeste mensen geven bij inschrijving aan dat ze niet onmiddellijk wensen opgenomen te worden, maar dat ze rekening houden met een wachttijd van 3 à 5 jaar.

Jaarverslag 2012

21

THUISZORG

Jaarverslag 2012

22

THUISZORG In 2012 werd er binnen de dienst thuiszorg voornamelijk gewerkt aan de optimalisatie van de bestaande werking: -

Er werden benchmarkbezoeken afgelegd bij een aantal vergelijkbare diensten. Op basis van deze bezoeken werden een aantal aanpassingen doorgevoerd. Zo worden de medewerkersvergaderingen sinds dit jaar in kleinere groepen gehouden om zo de betrokkenheid van de medewerkers huishoudelijke hulp te verhogen.

-

Er werd een nieuwe administratieve kracht aangetrokken waardoor administratieve taken werden herverdeeld.

-

De inscholing van nieuwe medewerkers werd op punt gesteld door de opmaak van een welkomstbrochure en de verdere uitwerking en opvolging van het inscholingstraject.

De bedoeling was om in 2012 alle nodige voorbereidingen te treffen om op 1 januari 2013 te starten met een ‘dienst logistieke hulp’. Gezien er echter geen financiering is voorzien voor deze dienst en bovendien de opstart van de ‘maximumfactuur in de thuiszorg’ werd uitgesteld wordt gewacht met een effectieve opstart van deze dienst. In de klusjes- en groendienst werd gezocht naar mogelijkheden om de winterperiode te overbruggen en wordt sinds oktober voor bepaalde projecten samengewerkt met de technische dienst. In 2012 werd eveneens voor de eerste keer het winternoodplan geactiveerd. Er werden 4 oproepen geregistreerd. Op basis van de bevindingen werd een volledige werkinstructie opgemaakt om in de toekomst het plan vlot in werking te laten treden en zo ruim mogelijk bekend te maken. In 2012 werden een aantal acties genomen rond het tijdschrift ‘De Belle’: - Het tijdschrift wordt sinds januari 2012 ook digitaal aangeboden: het kan gratis geconsulteerd worden op de eigen website en wordt digitaal verstuurd naar 43 emailadressen. -

In 2012 werden ook de lezers van ‘De Belle’ bevraagd en bleek er een grote tevredenheid. 73% van de 97 respondenten gaf aan dat ze ‘De Belle’ maandelijks helemaal uitlezen.

Vanaf februari 2012 werden alle 80-plussers uit Sint-Eloois-Vijve, die niet aangesloten zijn bij een vereniging, stelselmatig bezocht in het kader van de nieuwe wijkwerking. Er werden in totaal 75 huisbezoeken afgelegd door de leden van de werkgroep. Sinds april 2012 wordt maandelijks een ontmoetingsnamiddag georganiseerd. Deze ontmoetingsnamiddagen bieden, naast een informatief gedeelte, kans tot ontmoeting.

Jaarverslag 2012

23

DIENSTENCENTRUM HET GAVERKE Kerncijfers dienstverlening aantal bloeddrukopnames hulp bij boodschappen pedicure verhuur verenigingen verhuur particulieren aantal verenigingen die beroep deden op accommodatie

2010 162 237 361 40

2011 122 316 368 43

2012 139 447 422 30

% daling/stijging + 13,93 % + 41,46 % + 14,67 % - 30,23 %

11 8

12 9

9 8

- 25,00 % - 11,11 %

-

bloeddrukopname: bij de bloeddrukopname zien we een lichte stijging tov het voorgaande jaar. Hier is geen specifieke oorzaak. Een aantal gebruikers zijn uitgevallen, maar er kwamen er ook wat nieuwe bij.

-

hulp bij boodschappen: de boodschappenhulp is gestegen. Boodschappen worden gedaan in het kader van de mindermobielencentrale die ook fel gegroeid is vorig werkjaar.

-

Pedicure: een dienstverlening als pedicure is belangrijk voor oudere gebruikers omdat een goede voethygiëne essentieel is om zich zo lang mogelijk op een kwalitatieve manier te kunnen blijven voortbewegen. We zagen in 2012 een aantal nieuwe klanten bijkomen.

-

Verhuringen: het aantal verhuringen is gedaald aangezien er een vereniging afhaakte wegens plaatsgebrek in het centrum. Ook bij de particulieren is er een daling. We kregen vooral aanvragen voor data die reeds bezet waren, terwijl vorig jaar de aanvragen meer gespreid lagen.

WARME MAALTIJDEN Kerncijfers

aantal cliënten aantal maaltijden

2010 425 58 913

2011 441 61 985

2012 443 60 725

% daling/stijging + 0,45 % - 2,03 %

Het aantal klanten en bedeelde maaltijden blijft tegenover vorig jaar vrij stabiel. Sinds 2010 wordt één route van de maaltijden voorzien door de externe firma Delicatesse.

Jaarverslag 2012

24

POETSDIENST Kerncijfers

aantal cliënten op 31/12 aantal gepresteerde uren aantal aanvragen aantal nieuwe cliënten ingeschakeld

2010 599 57 746 149 122

2011 587 58 487 142 101

2012 581 57 238 115 77

% daling/stijging - 1,02 % - 2,14 % - 19,01 % - 23,76 %

De laatste jaren is de sector van de dienstencheques enigszins gestabiliseerd en is de groei minder uitgesproken. Dit zien we ook weerspiegeld in de cijfers van het OCMW. We zien een lichte daling in het aantal gepresteerde uren, maar het aantal nieuwe aanvragen en nieuw ingeschakelde klanten is sterker gedaald. Sinds oktober 2012 worden klanten zonder specifieke hulpvraag, de zogenaamde ‘comfortklanten’, doorverwezen naar privé-diensten. Frequentie

maandelijks 5%

Frequentie wekelijks 30%

14-daags 65%

De klanten van de poetsdienst worden overwegend 14-daags geholpen. De maandelijkse klanten vormen een kleine minderheid.

Jaarverslag 2012

25

KLUSJES- EN GROENDIENST Kerncijfers

aantal cliënten aantal gepresteerde uren aantal nieuwe aanvragen groendienst aantal nieuwe aanvragen klusjes

2010 263 4 142 61

2011 311 5 048 58

2012 316 4 979 53

% daling/stijging + 1,61 % - 1,37 % - 8,62 %

64

53

47

- 11,32 %

Ondanks een daling van het aantal nieuwe aanvragen blijft het aantal klanten die van de klusjes- en groendienst gebruik maken stabiel. Het aantal nieuwe aanvragen is gedaald, maar vermoedelijk is dit voornamelijk te wijten aan het feit dat heel wat klanten lange tijd klant blijven.

ALARMAPPARATUUR Kerncijfers

aantal verhuurde personenalarmsystemen

dec. 2010 26

dec. 2011 30

dec. 2012 35

% daling/stijging + 16,66 %

Het aantal aanvragen voor personenalarmen blijft gestaag toenemen. Jaarlijks worden dan ook een aantal nieuwe toestellen aangekocht om de wachttijd bij nieuwe aanvragen zo kort mogelijk te houden.

MINDERMOBIELENCENTRALE Kerncijfers

aantal leden MMC aantal uitgevoerde ritten aantal km MMC aantal oproepen buiten Waregem

2010 194 2 753 54 011 33 %

2011 216 3 764 74 682 34 %

2012 226 4 029 80 116 34 %

% daling/stijging + 4,63 % + 7,04 % + 7,28 % +0%

Net als vorig jaar zien we een toename in het gebruik van de minder mobielen centrale. De nood aan aangepast vervoer op maat voor minder mobiele personen verdient dus de nodige aandacht. Sinds oktober 2012 wordt de planning van de minder mobielen centrale opgenomen door het onthaal van het thuiszorgloket. Daarnaast doen we geregeld oproepen voor bijkomende vrijwillige chauffeurs.

Jaarverslag 2012

26

ZORGCOÖRDINATIE Kerncijfers

aantal aanvragen tot huisbezoek aantal aanvragen multidisciplinair overleg aantal aanvragen indicatiestelling i.k.v. de zorgverzekering

2010 62 42

2011 63 38

2012 54 41

% daling/stijging - 14,29 % + 7,89 %

15

11

21

+ 90,91 %

Het aantal multidisciplinaire overleggen blijft vrij stabiel om en bij de 40 per jaar. Een belangrijke verschuiving daarbij is dat dit jaar slechts 41 % van de zorgoverleggen gebeurde op vraag van het ziekenhuis van Waregem. Dit betekent dat de dienst een bredere bekendheid krijgt en dus ook via andere kanalen wordt aangesproken zoals diensten gezinszorg, thuisverpleging en familie.

Aantal MDO's 2011 Anzegem Deerlijk Harelbeke Kuurne Waregem Wevelgem Zwevegem 0

10

20

30

40

50

Uit de cijfers van 2011 van het SEL blijkt dat Waregem in de regio koploper is in het organiseren van multidisciplinaire overleggen. Het grootste aandeel van de zorgoverleggen in Waregem (38 van 44) neemt het OCMW voor zijn rekening.

Jaarverslag 2012

27

MEDEWERKERS Kerncijfers

aantal medewerkers op 31/12 aantal FTE op 31/12 ziekteverzuimpercentage aantal arbeidsongevallen

2009 423 306,52 5,71 28

2010 436 315,31 6,71 22

2011 462 333,05 6,80 40

2012 475 348,31 7,81 31

% daling/stijging + 2,81 % + 4,58 % + 14,85 % - 22,50 %

Op 31 december 2012 waren er 475 medewerkers in dienst bij OCMW Waregem. Uitgedrukt in voltijds equivalenten komt dit overeen met 348,31. Na de integratie van competentiemanagement in het rekruterings- en selectiebeleid en het functionering- en evaluatiesysteem, heeft het personeelsbeleid binnen OCMW Waregem in 2012 opnieuw een verdere ontwikkeling gekend. Er werd in 2012 intense aandacht besteed aan de uitbouw van een ‘aanwezigheidsbeleid’ i.s.m. IDEWE om ervoor te zorgen dat iedere medewerker optimaal kan functioneren en zich gemotiveerd en betrokken voelt. Het ziekteverzuimpercentage voor 2012 bedraagt immers gemiddeld 7,81%, opnieuw een stijging tegenover de vorige jaren. In het voorjaar werd een werkgroep opgestart met actoren vanuit de verschillende diensten. Er werd samen gezocht naar werkbare afspraken voor de hele organisatie. In het najaar volgde een opleiding ‘gesprekstechnieken’ voor alle leidinggevenden. Het belang van elke leidinggevende om een open communicatie te voeren en gezamenlijk met de medewerker oplossingen te zoeken, in een positieve sfeer, staat centraal. Per 1 november gingen we van start met het afgewerkt projectplan. In 2013 volgt een verdere opvolging. In 2012 zijn er opnieuw heel wat inspanningen geleverd om goed personeel te vinden. In WZC De Meers werden een aantal bijkomende initiatieven genomen, waaronder de uitbouw van tewerkstelling van jobstudenten tijdens de weekends. Het personeelsbeleid startte in 2012 tevens een denkgroep VTO en staat de komende jaren voor de uitdaging om het vormingsbeleid verder uit te bouwen naar een ‘strategisch VTO-beleid’. OCMW Waregem onderstreept het belang van vorming, training en opleiding (‘VTO’) en kennisoverdracht. Om in een veranderende omgeving de kwaliteit en kwantiteit van onze dienstverlening op peil te houden, willen we deskundigheid, betrokkenheid en samenwerking garanderen. Daarom wensen wij continu te investeren in de ontwikkeling van onze personeelsleden. Vanuit de denkgroep VTO kwam ‘leren op de werkvloer’ als één van de gezamenlijke behoeften naar voren. Bedoeling is om de komende jaren jaarlijks één overkoepelde actie vast te leggen voor het hele OCMW en minstens één doelstelling per dienst. In 2012 kenden we 29 arbeidsongevallen, waarvan 7 niet erkend werden. Het betreft 17 ongevallen met werkverlet, 12 zonder werkverlet en 9 van en naar werk.

Jaarverslag 2012

28

INTERN CONTROLESYSTEEM Het algemeen kader van het intern controlesysteem (ICS) werd goedgekeurd in de OCMW-raadszitting van juni 2009. Het ICS is ingebed binnen de kwaliteitsstructuur van het OCMW, is altijd consulteerbaar en wordt permanent geactualiseerd via sharepoint. Interne controle is het geheel van maatregelen en procedures die ontworpen zijn om een redelijke zekerheid te verschaffen over: 1. Het bereiken van de doelstellingen De doelstellingen zijn opgenomen in de beleidsnota. A.d.h.v. de kwartaalrapportering wordt een overzicht gegeven van de stand van uitvoering van deze doelstellingen. Dit vanuit de 4 perspectieven van de balanced scorecard en binnen de 20 strategische doelstellingen van het OCMW. Ook de meer operationele doelstellingen worden systematisch opgevolgd door middel van het actueel verbeteractieplan binnen de kwaliteitsstructuur alsook via de boordtabel met de bijhorende indicatoren van alle processen binnen het OCMW. 2. Het naleven van wetgeving en procedures In de procedures en werkinstructies die opgenomen zijn in sharepoint worden controlepunten en maatregelen voorzien om te waken over het naleven van de wetgeving. In het beschrijvend gedeelte van de procedures is er telkens een verwijzing naar de van toepassing zijnde wetgeving. Door middel van o.a. interne audits wordt steekproefsgewijs de naleving daarvan nagegaan. 3. De beschikbaarheid van betrouwbare financiële informatie en beheersinformatie De financiële dienst staat in voor de financiële informatie en belangrijkste beheersinformatie, die wordt gegenereerd uit de boekhouding en het softwarepakket. Aan de hand van o.a. de kwartaalrapportering wordt de voornaamste financiële informatie en beheersinformatie ter beschikking gesteld aan de OCMWraad en de budgethouders. De budgethouders beschikken daarenboven over dagelijks geactualiseerde financiële informatie. Aan de hand van interne controlepunten, checklist en uitgeschreven werkinstructies werden meetpunten ingevoerd die moeten bijdragen tot accurate financiële informatie en beheersinformatie. 4. Het efficiënt en economisch gebruik van middelen Het efficiënt en economisch gebruik van middelen zit vervat binnen de beleidscyclus. Het begrip middelen omvat niet louter de financiële middelen maar omvat ook materiaal, uitrusting en gebouwen. Door middel van de budgetcommissies wordt jaarlijks gedetailleerd het budget opgemaakt. Daarbij wordt gestart van de jaarrekening van het voorbije jaar, wordt de stand van zaken op 30 juni bekeken en wordt rekening gehouden met te verwachten wijzigingen en beleidsopties. In de kwartaalkwaliteitsvergaderingen wordt dit mee opgevolgd, o.a. door middel van de diverse indicatoren van de verschillende processen. Ook aan de hand van het overzicht van de preventieve en correctieve maatregelen wordt binnen de organisatie gestreefd naar continue (efficiëntie) verbetering. 5. De bescherming van activa Activa omvatten niet alleen investeringsgoederen, maar worden ruim geïnterpreteerd. Door middel van het beheersprogramma Ultimo wordt dit voornamelijk vanuit de technische dienst aangestuurd. 6. Het voorkomen van fraude Door middel van de uitgeschreven procedures, werkinstructies, standaardbrieven, dubbele handtekening, deontologische code en vastgelegde prijslijsten werden de belangrijkste risico’s in kaart gebracht en ingebed binnen het kader van het intern controlesysteem.

Jaarverslag 2012

29

DE BELEIDSORGANEN RAAD VOOR MAATSCHAPPELIJK WELZIJN 31/12/2012

Naam Joost Kerkhove - Voorzitter Lionel Beheydt Marie-Jeanne Dejaeghere Christian Dewaele Ann Hellin Michel Chanterie Marie-Paule Buyck Nele Callebert Marianne Verbeke Marie-Claire De Smet Tom Demunter

Adres Schoendalestraat 103 Het Veen 26 Leiegoeddreef 5 Potegemstr. 12 bus 2.1. F. Rooseveltlaan 46 Zultseweg 228 Kortrijkseweg 284 Tienbunder 17 G. Mahieulaan 18 A. Biebuyckstraat 24 Noorderlaan 6

Woonplaats VB 8793 Waregem x 8790 Waregem 8791 Waregem 8790 Waregem 8790 Waregem 8790 Waregem x 8791 Waregem 8792 Waregem 8793 Waregem x 8793 Waregem 8790 Waregem x

De Backer Bruno Vandaele Jozef

p/a Schakelstraat 41 Potegemstraat 14/13

8790 Waregem Secretaris 8790 Waregem Ontvanger

VB OV BCSD BCOZ

OV x x x x

BCSD x x x

BCOZ x x

x x x x x

x x

= lid van het Vast Bureau = lid van het Overlegcomité = lid van het Bijzonder Comité Sociale Dienst = lid van het Bijzonder Comité Ouderenzorg

Jaarverslag 2012

30

HET ORGANOGRAM + LIJST BUDGETHOUDERS

INSTELLING VAN HET BUDGETHOUDERSCHAP 1. OCMW-raad (voorzitter en secretaris) Wettelijke bevoegdheden, personeel, investeringen, dringende betalingen, permanente opdrachten en gedomicilieerde betalingen 2. Bijzondere Comités Sociale Dienst en Ouderenzorg (voorzitter en secretaris) Sociale uitkeringen en respectievelijke terugvorderingen 3. Aankoopverantwoordelijke Algemeen bestuur en stafdiensten 4. Directeur intramurale dienst De Meers, Kortverblijf, Dagverzorgingscentra De Meers en De Manège, Centrale keuken 5. Directeur technische dienst Technische dienst 6. Verantwoordelijke serviceflats Serviceflats De Varent, Serviceflats Coorenblomme 7. Hoofdmaatschappelijk werker individuele hulpverlening Sociale dienst - sociale en financiële hulp 8. Hoofdmaatschappelijk werker wonen en integratie Lokaal opvanginitiatief, Crisisopvangcentrum, sociale projecten 9. Hoofdmaatschappelijk werker thuiszorg Thuiszorgdiensten, dienste logistieke hulp, zorgcoördinator 10. Centrumleider Dienstencentrum Gaverke

Jaarverslag 2012

31

OVERZICHT VAN DE DIENSTVERLENING FINANCIËLE EN SOCIALE HULP contactpersoon: Kris Verhelst  056 62 98 32 [email protected] contactpersoon: Els Degraeve  056 62 98 57 [email protected] RMI/Leefloon/ art Wie geen bestaansmiddelen heeft of wie zijn bestaansmiddelen lager liggen dan de 60 § 7 wettelijk vastgestelde bedragen, kan het recht op maatschappelijke integratie bekomen. Steun Wie recht heeft op pensioen, kinderbijslag, werkloosheidsvergoeding, ziektevergoeding... en het dossier is nog niet in orde, kan een voorschot krijgen. Ook in geval van specifieke problemen zoals kosten van levensonderhoud, huishuur, verwarming, aankoop van kledij, dokterskosten, medicatie,... Budgetbegeleiding Deze dienst leert u uw inkomen beter te besteden en de inkomsten en uitgaven in Schuldbemiddeling evenwicht te houden. Bij grote schuldenlast, bij een belangrijk en blijvend onevenwicht tussen de inkomsten en de financiële lasten, kan u beroep doen op de erkende dienst schuldbemiddeling van het OCMW (i.s.m. de juridische dienst). Crisishulp In materiële en psychosociale noodsituaties wordt er via dringende hulpverlening een oplossing aangeboden voor noodsituaties. Bemiddeling Op een begeleide manier worden mensen, indien nodig, doorverwezen naar Doorverwijzing gespecialiseerde diensten. Specifieke  referentieadres daklozen opdrachten  bemiddeling bij uitdrijving uit sociale woningen  lokale adviescommissie voor beperking levering energie  opvoedingsondersteuning Adres Schakelstraat 41, 8790 Waregem Openingsuren Voormiddag van 9u tot 12u. Namiddag van 14u tot 17u (dinsdag tot 18.30u). Zitdagen Gemeentehuis Beveren-Leie dinsdag van 9.00 u -10.30 u om de 14 d. Coorenblomme Desselgem dinsdag van 10.30 u -12.00 u om de 14 d. Opvangcentrum Biedt opvang en onderdak bij crisissituaties en in geval van dakloosheid en zorgt voor lokale opvang van asielzoekers. Adres Keukeldam 3, 8790 Waregem (COC) Contactpersoon Wouter Depoortere -  0498 17 16 73 Arbeidsbegeleiding Helpt langdurig werklozen en leefloongerechtigden bij het zoeken naar de geschikte Opleiding opleiding en de gepaste job o.a. in samenwerking met de werkwinkel. Via sociale tewerkstelling wordt doorstroming gezocht naar de reguliere arbeidsmarkt. Adres Schakelstraat 41, 8790 Waregem Contactpersoon Dorine Keirsbulck -  056 62 98 34 Tine Casteleyn -  056 62 98 54 Sociaal Verschaft huisvesting aan personen/gezinnen die door hun maatschappelijke situatie verhuurkantoor weinig kans hebben om op de huisvestingsmarkt aan bod te komen. Adres RSVK vzw, Schakelstraat 41, 8790 Waregem Contactpersoon Joy Verstichele -  056 62 98 93 Akko Deschuytter -  056 62 98 94

VZW De plus² - Tandem – Strijkijzer – DieNaMo contactpersoon: Marc Fourneau  0496 16 49 64 Sociale werkplaats Biedt een opleiding en tewerkstelling aan langdurig en laaggeschoolde werklozen. Strijkijzer – Veloods Activiteiten: strijk voor iedereen en strijkgebonden retouches. Fietsverhuur en - DieNaMo fietsherstel, klussen voor lokale besturen en particulieren Adres Tandem vzw, Oude Vijvestraat 29, 8790 Waregem Contactpersoon Caroline Desmeytere -  056 61 34 38 Jan Verfaillie -  056 61 21 62 Gino Goessaert -  0493 70 08 49

Jaarverslag 2012

32

WZC DE MEERS Werking Adres Contactpersonen

Voor fysiek zorgbehoevende/demente ouderen. Schakelstraat 43 – 8790 Waregem Veerle Laevens -  056 62 99 41 [email protected] Riet Verbrugghe -  056 62 98 36 [email protected] Tine Noreillie -  056 62 86 87 [email protected]

ZORGFLATS Werking Adres Contactpersoon

De zorgflats zijn voorbehouden voor koppels die samen wensen opgenomen te worden en waarvan één of beide partners zorgbehoevend zijn. Schakelstraat 43 – 8790 Waregem Veerle Laevens -  056 62 99 41 [email protected] Riet Verbrugghe -  056 62 98 36 [email protected] Tine Noreillie -  056 62 86 87 [email protected]

DAGVERZORGING De Meers Werking

Adres Contactpersoon

Dagverzorgingscentrum voor fysiek zorgbehoevenden. Aangepaste opvang en begeleiding tijdens werkdagen van 9.00 u – 17.00 u. Er is vervoer van en naar huis met een busje. Schakelstraat 43 – 8790 Waregem Carine Dewulf –  056 62 99 13 [email protected]

DAGVERZORGING De Manège Werking

Adres Contactpersoon

Dagverzorgingscentrum voor personen met dementie. Aangepaste opvang en begeleiding tijdens werkdagen van 9.00 u – 17.00 u. Er is vervoer van en naar huis met een busje. Schakelstraat 43 – 8790 Waregem Bea Vervaecke –  056 62 99 79 [email protected]

KORTVERBLIJF/NACHTOPVANG Werking

Adres Contactpersoon

Kortverblijf: Voor zorgbehoevende ouderen die alleen of bij familie/partner wonen. Wij bieden gepaste opvang en begeleiding van uw familielid voor een korte periode, een weekend, een week,... Zo is kortverblijf een steun voor de thuisverzorgers. Nachtopvang: Voor zorgbehoevende ouderen die alleen of bij familie/partner wonen. Wij bieden opvang van 18.00u tot 9.00u. Op deze wijze kan de zorgdrager genieten van een goede nachtrust en kan de cliënt overdag nog in zijn vertrouwde thuisomgeving verblijven. Schakelstraat 43 – 8790 Waregem Veerle Laevens -  056 62 99 41 [email protected] Riet Verbrugghe -  056 62 98 36 [email protected] Tine Noreillie -  056 62 86 87 [email protected]

RESIDENTIE SERVICEFLAT DE VARENT Werking

Adres Contactpersoon

Residentie De Varent telt 63 serviceflats met 1 of 2 slaapkamers voor zelfstandig wonende ouderen in een beschutte woonomgeving. Elke flat is uitgerust met een modern domoticasysteem en een noodoproepsysteem. Middagmaal en thuisdiensten op aanvraag zijn mogelijk. De ontmoetingsruimte, wassalon en fietsenberging staan ter beschikking van de bewoners. Zuiderlaan 45 - 8790 Waregem Isabelle Tijtgat -  056 62 99 31 [email protected]

Jaarverslag 2012

33

SERVICEFLAT COORENBLOMME Werking Adres Contactpersoon

39 flats voor zelfstandig wonende ouderen in een beschutte woonomgeving. Er is dag en nacht personeel aanwezig. Middagmaal mogelijk, thuisdiensten, cafetaria, activiteiten. G. Coornaertdreef 11 - 8792 Desselgem Isabelle Tijtgat -  056 70 24 59 [email protected]

THUISZORG Maaltijdbedeling

Huishoudelijke hulp dienstencheques Alarmapparatuur

Klusjes- en groendienst Zorgcoördinatie

Adres Contactpersoon

Wie niet zelf meer kan zorgen voor zijn warm middagmaal, kan een beroep doen op deze dienst. Voor de weekdagen zijn dit vers bereide maaltijden, voor het weekend en op feestdagen kan men diepvriesmaaltijden bekomen. De maaltijden worden tussen 9.30u en 12.15u aan huis bezorgd. Er is een normaal tarief en een sociaal tarief. Voor huishoudelijke taken (schoonmaak, strijk en boodschappen) kan iedereen beroep doen op onze huishoudelijke dienst. Leeftijd speelt géén rol. De poetsvrouw komt bij u voor 3 of 4 uren, in de voor- of namiddag, wekelijks of 14daags. Wij plaatsen een alarmsysteem bij u thuis, zodat er bij een noodsituatie onmiddellijk hulp kan geboden worden. Dag en nacht is de telefooncentrale bereikbaar, waardoor de hulpverleners onmiddellijk kunnen verwittigd worden. We vragen een waarborg voor het gebruik en een maandelijkse bijdrage in de huur. Via deze klusjes- en groendienst wordt het thuiszorgaanbod van het OCMW nog verder uitgebreid. De dienst heeft tot doel de kwaliteit van de leefomgeving van voornamelijk de senioren te verbeteren door het opknappen van diverse karweitjes. De zorgcoördinator is een vertrouwenspersoon die de nodige informatie kan geven over de mogelijkheden in de thuiszorg (professionele hulpverleners, hulpmiddelen, financiële tegemoetkomingen, ontspanningsmogelijkheden, … ) Weversstraat 41, 8790 Waregem Joke Hennion  056 61 26 93 [email protected] Paul Vanden Broecke  056 61 17 48 [email protected] Lieselot Valcke  056 61 14 56 [email protected] Nele Vandierendonck  056 61 69 31 [email protected] Chris Lossy  056 60 94 57 [email protected]

DIENSTENCENTRUM HET GAVERKE Dienstencentrum

Vervoerdienst

Adres Contactpersoon

Het dienstencentrum is een ontmoetingsplaats voor alle buurtbewoners, met aandacht voor 55-plussers. Elke werkdag kan men er terecht voor dienstverlening, informatie en vorming. Ook kan men een keuze maken uit het aanbod voor zinvolle tijdsbesteding. Alle activiteiten staan in het maandelijks blad De Belle. Is een hulpdienst die mensen met verplaatsingsmoeilijkheden aan vervoer helpt. Vrijwilligers komen u tegen betaling ophalen thuis en brengen u ter bestemming. Zo blijven winkelen, doktersbezoek, vrienden- en/of familiebezoek toch mogelijk. Voor deze dienstverlening betaalt u jaarlijks lidgeld en een kleine vergoeding aan de chauffeur. Voorafgaande reservatie is noodzakelijk. Zeswegenstraat 120, 8790 Waregem Ann Bekaert  056 60 61 88 [email protected]

STAFDIENSTEN DIENST Secretariaat Financiële dienst Personeelsdienst Juridische dienst Aankoopdienst Technische dienst IDPBW Systeembeheer Adres Openingsuren

 CONTACTPERSOON E-MAIL 056 62 98 41 [email protected] Isabel Hondekyn 056 62 98 60 [email protected] Jozef Vandaele 056 62 98 51 [email protected] Carmen Van der Borght 056 62 98 47 [email protected] Ulrich Coussement 056 62 98 45 [email protected] Célestine Wielfaert 056 62 98 65 [email protected] Pol Willandt 056 62 96 89 [email protected] Jo Carron 056 62 98 88 [email protected] Luc Nuytens 056 62 98 42 [email protected] Patrick Amez Schakelstraat 41, 8790 Waregem Elke werkdag van 9.00u-12.00u en van 14.00u-16.30u

Jaarverslag 2012

34

RESULTATEN 2012

Jaarverslag 2012

35

BOORDTABEL 2012 Gerealiseerd Gedeeltelijk gerealiseerd, op schema Niet-gerealiseerd of achterstand op schema

Strategische nota 2012-2014 Prioritaire beleidsdoelstellingen INTERNE PROCESSEN Nieuwe dienstverlening Doelstelling

Groenproject voor moeilijk bemiddelbare werklozen

Beleidsdomein B03 - Financiële en sociale hulp Beleidsitem 09092 - Activering van tewerkstelling Actieplan  aankopen perceel landbouwgrond nabij Transvaal  uitwerken organisatie groenproject Meting aankoop perceel grond beslissing OCMW-raad m.b.t. opstart en praktische uitwerking

Streefcijfer:

Realisatie:

Aankoop grond: beslissing OCMW-raad Goedkeuring nota opstart door OCMW-raad # cliënten die begeleid worden: 5

Beslissing OCMW-raad om de grond niet aan te kopen.

Uitgave 2012 2013 2014 Doelstelling

Exploitatie Investering Andere Ontvangst Saldo Uitgave Ontvangst Saldo Uitgave Ontvangst Saldo 0 0 0 17.000 0 -17.000 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

0 0 0

Dagverzorging voor dementerenden in de Manège (dagverzorgingscentrum)

Beleidsdomein B05 - Wonen voor ouderen Beleidsitem 09591 - Dagverzorging Actieplan  opvragen formele goedkeuring bij Zorg en Gezondheid voor splitsing capaciteit van het huidige dagverzorgingscentrum  aanpassingswerken in de Manège cfr. de infrastructuurvoorwaarden voor een dagverzorgingscentrum  uitwerken en opstarten werking Meting bezetting dagverzorgingscentrum

Streefcijfer:

Realisatie:

Goedkeuring erkenningsaanvraag 100 % voldoen à infrastructuurvoorwaarden 10 gebruikers tegen 31/12/2012

Spitsing DVC is goedgekeurd april 2012 door het Agentschap zorg en gezondheid Werken zijn opgestart door de technische dienst

2012 2013 2014

Exploitatie Investering Andere Uitgave Ontvangst Saldo Uitgave Ontvangst Saldo Uitgave Ontvangst Saldo 82.116 242 -81.874 50.000 0 -50.000 0 0 84.688 242 -84.446 0 0 0 0 0 87.341 242 -87.099 0 0 0 0 0

Milieuvriendelijke en veilige infrastructuur Doelstelling

Nieuwbouw sociale werkplaats op de site Transvaal Jaarverslag 2012

36

0 0 0

Beleidsdomein Beleidsitem Actieplan Meting

B01 – Algemene financiering 00500 – Patrimonium zonder maatschappelijk doel algemene opvolging realisatie nieuwe sociale werkplaats door de WVI % voortgang van de bouwwerken

Streefcijfer:

Realisatie:

% realisatiegraad van de bouwwerken

Bouwvergunning is OK Uitwerking bestekken en publicatie bestek aanneming door WVI juni 2012 1° steenlegging april 2013

Uitgave 2012 2013 2014 Doelstelling

Beleidsdomein Beleidsitem Actieplan Meting

Exploitatie Investering Andere Ontvangst Saldo Uitgave Ontvangst Saldo Uitgave Ontvangst Saldo 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 3.200.000 0 -3.200.000 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Bouw 11 bejaardenwoningen in Beveren-Leie B05 – Wonen voor ouderen 09501 – Bejaardenwoningen Beveren-Leie opvolging realisatie en bouwwerken bejaardenwoningen i.s.m. de WVI % voortgang van de bouwwerken

Streefcijfer:

Realisatie:

% realisatiegraad van de bouwwerken

Bouwvergunning is aangevraagd Uitwerking bestek is lopende met de WVI Definitieve subsidiebeslissing nog niet ontvangen

Uitgave 2012 2013 2014

0 0 0

Exploitatie Investering Andere Ontvangst Saldo Uitgave Ontvangst Saldo Uitgave Ontvangst Saldo 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 2.100.000 0 -2.100.000 0 0

0 0 0

Nieuwe praktijken en werkmethoden Doelstelling

Erkenning thuiszorgdiensten als dienst voor logistieke hulp

Beleidsdomein B04 - Thuiszorg Beleidsitem 09482 – Dienst logistieke hulp Actieplan  aanvragen erkenning als dienst voor logistieke hulp  voorbereiden werking en organisatie om opstart te realiseren vanaf 1/1/2013 Meting werking operationeel tegen 1/1/1013

2012 2013 2014

Streefcijfer:

Realisatie:

100 %

Uitwerking nota tegen OCMW-raad september 2012

Exploitatie Investering Uitgave Ontvangst Saldo Uitgave Ontvangst Saldo 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Jaarverslag 2012

Uitgave 0 0 0

Andere Ontvangst Saldo 0 0 0 0 0 0

37

0 0 0

BELEIDSNOTA 2012 OCMW globaal KLANTENPERSPECTIEF Klantentevredenheid Evalueren en bijsturen indien nodig van het onthaal in het nieuw administratief centrum in het kader van het lokaal sociaal beleid. Actie  tevredenheidsmeting bij cliënten sociale dienst  interne evaluatie in de kwaliteitsvergaderingen Meting score bereikbaarheid en snelheid van dienstverlening Streefcijfer: Realisatie: score bereikbaarheid en snelheid van Nog op te starten dienstver-lening > 95 % Naambekendheid

Doelstelling

Doelstelling Dienstverleningsaanbod van het OCMW bekendmaken.

 verder verdelen van de algemene infobrochure  regelmatig actualiseren van de website Meting aantal verdeelde infobrochures Streefcijfer: Realisatie: 1000 infobrochures 200 infobrochures Afspraken maken met andere welzijnsactoren i.f.v. de uitwerking van het lokaal sociaal Doelstelling beleidsplan. Actie uitwerken afspraken met andere welzijnsactoren en integreren binnen de werking van het onthaal van het OCMW Meting concrete afspraken Streefcijfer: Realisatie: 1 formele afspraak Werking op proef met CAW ivm. woonbegeleiding. Indien + wordt dit geformaliseerd Prijszetting Doelstelling Evalueren van de prijzen. Actie n.a.v. de overschrijding van de spilindex de gehanteerde prijzen evalueren en aanpassen Meting goedgekeurde prijslijst door de OCMW-raad Realisatie: Streefcijfer: Beslissing OCMW-raad nov. en dec 2012 goedgekeurde prijslijst door OCMW-raad: 100% Actie

INTERNE PROCESSEN Nieuwe dienstverlening Doelstelling Opvolgen bouw bejaardenwoningen in Beveren-Leie

Actie Meting

opvolging bouwproject i.s.m. de WVI vooruitgang bouwproject Streefcijfer: aanvangsbevel aannemer

Realisatie: Bouwvergunning is aangevraagd Uitwerking bestek door WVI is OK Start bouwwerken april 2013 Doelstelling Opvolgen projectontwikkeling site Ware Heem – 20 eenpersoons-woongelegenheden Actie opvolging via de stuurgroep Meting verslagen stuurgroep

Jaarverslag 2012

38

Realisatie: Streefcijfer: Opstart stuurgroep 19/6/2012 Aanwezigheid in stuurgroep Nieuwe praktijken/werkmethoden Doelstelling Wijzigingen van het OCMW-decreet implementeren Actie i.f.v. de ev. impact van wijzigingen van het OCMW-decreet deze organisatorisch implementeren Meting goedgekeurde organisatorische wijzigingen Realisatie: Streefcijfer: Inwerktreding 1/1/2013 voldoen aan het OCMW-decreet goedkeuring wjizigingen door OCMW-raad Doelstelling Opmaken van het toewijzingsreglement voor de bejaardenwoningen Actie  opvolgen van de opmaak van het lokaal toewijzingsreglement  opmaken van een toewijzingsreglement voor de bejaardenwoningen Meting goedgekeurd toewijzingsreglement door de OCMW-raad Realisatie: Streefcijfer: 1° deel ontwerp (inschrijvingsvwden) is klaar om af te goedgekeurd toewijzingsreglement toetsen met de VMSW Efficiëntie verhogen Doelstelling Oplijsten van alle administratieve taken en herverdelen waar nodig

Actie

oplijsten bij alle betrokken medewerkers van de administratieve taken en efficiënter structureren Meting oplijsting van de takenpakketten Realisatie: Streefcijfer: Aangepast takenpakket is opgemaakt en aangepaste takenpakketten tegen 1/7 sproken.

afge-

GROEI- EN LEERVERMOGEN Personeelstevredenheid Doelstelling Houden van de 2-jaarlijkse personeelstevredenheidsenquête

Actie Meting

 terugkoppelen van de resultaten van de vorige bevraging  houden van de algemene personeelstevredenheidsenquête enquêtes Streefcijfer: Realisatie: respons van 50 % Bespreking op MAT september Enquête wordt via internet gerealiseerd Betrokkenheid

Doelstelling Uitvoeren van interne kwaliteitsaudits

Actie Meting

auditpool staat in voor de uitvoering van de interne audits aantal uitgevoerde interne audits Realisatie: Streefcijfer: 100 %, alle audits zijn uitgevoerd audit van alle processen

FINANCIEEL PERSPECTIEF Financiële zekerheid Doelstelling Goedkeuring budget en meerjarenplan

Actie Meting

opmaak en agenderen op de beleidsvergaderingen goedkeuringsbeslissing Streefcijfer: Realisatie: goedkeuringsbeslissing 100 % Start 2012 met budget in het nieuwe BBC-systeem :

Jaarverslag 2012

39

100 % Maximaal benutten van de overheidsmiddelen/subsidiekanalen Doelstelling Budgethouders bekijken alle subsidiemogelijkheden

Actie

sensibiliseren budgethouders om max. alle subsidiemogelijkheden te onderzoeken bespreken lijst belangrijkste inkomsten en opvolging/risico’s MAT mei ’12 Meting ontvanger subsidies Realisatie: Streefcijfer: 1° kwartaalrapportering OCMW-raad mei ’12: 25 % opvolging via de kwartaalrapporteringen 100 % Opmaak inkomende geldstromen OCMW: 100 % Bespreking op MAT 07/2012

Kwaliteit, Veiligheid, Milieu & Ethiek Kwaliteit KLANTENPERSPECTIEF Ruim kwalitatief hoogstaand aanbod Doelstelling Voldoen aan de ISO-9001 norm.

Actie Meting

opvolgingsaudit door Bureau Veritas Certification op 12/13 juni 2012 hercertificatie Realisatie: Streefcijfer: Audit is ingepland 13/5/2012. Hercertificatie adhv. rapport Bureau Veritas Auditrapport beschikbaar op sharepoint Certification

Veiligheid INTERNE PROCESSEN Nieuwe praktijken/werkmethoden Doelstelling Opvolgen arbeidsmiddelen

Actie Meting

opvolgen vervaldatum keuringsverslag met verwittiging naar betrokken diensten. performantie-indicatoren. Realisatie: Streefcijfer: per kwartaal overzicht sturen naar betrokken dienst Kw 1, 2 ,3 en 4: overzicht bezorgd, zie performantieindicatoren( Kw1 op papier, Kw 2 via mail (Jo Carron) 14/08/2012, Kw 3 via mail 12/10/2012), Kw 4 via mail 18/01/2012) Opvolgsysteem voor tijdelijke en mobiele werkplaatsen (bouwwerken, Doelstelling herstellingswerken, renovatie) Actie  opvolgingssysteem.  werken in eigen beheer met diverse aannemers op dezelfde werkplaats minimale verreisten of afspraken. Meting registratie in safety soft is aantoorbaar via rapport. Realisatie: Streefcijfer: opvolgingssysteem is operationeel sinds eind feb opvolgingssysteem in database safety soft is 2012 (gegevens vanaf 2009 ingebracht) operationeel. Doelstelling Voor iedere functie in het OCMW beschikken over een werkpostfiche Actie maken van werkpostfiche voor vast personeel op basis van risico analyse

Jaarverslag 2012

40

Meting

beschikbare werkpostfiches op sharepoint (+- 72 stuks) Realisatie: Streefcijfer: e Voor iedere functie is er een werkpostfiche 1 Kw de dringendste aangemaakt. overige Kw rest 15 stuks zijn al goedgekeurd Effeciëntie verhogen

Doelstelling Optimaliseren actiekaarten brand Meers (overgedragen naar boordtabel 2013)

Actie Meting

via werkgroep optimaliseren op sharepoint staan de geactualiseerde versies Realisatie: Streefcijfer:  De noodzakelijke interne disciplines zijn Alle noodzakelijke actiekaarten zijn vernieuwd vastgelegd  Het telefonieschema is afgewerkt en staat op sp vanaf 01/07/2012  De werkinstructies telesecretariaat en telebewaking zijn opgemaakt doorgegeven aan meldkamer en staan op SP

Optimaliseren actiekaarten brand Coorenblomme (overgedragen naar boordtabel 2013) Actie via werkgroep optimaliseren Meting op sharepoint staan de geactualiseerde versies Realisatie: Streefcijfer: Wacht op afwerking Meers Alle noodzakelijke actiekaarten zijn vernieuwd Doelstelling Klassement veiligheid (overgedragen naar boordtabel 2013) Actie volgens nieuw Sardio systeem Meting 1/3 verwezenlijkt Realisatie: Streefcijfer: 0 1/3 van 31 hoofdstukken is klaar Milieuvriendelijke en veilige infrastructuur Doelstelling

Doelstelling Overzichtsmatrix brandveiligheid Meers (overgedragen naar boordtabel 2013)

Actie Meting

integratie fase 3 map 16 Streefcijfer: rapportering mogelijk (bestuur, brandweer)

Realisatie: 0 (as built dossier lieten op zich wachten)

GROEI- EN LEERVERMOGEN Personeelstevredenheid Doelstelling Performantie opmaken betreffende PBM’s.

Actie Meting

meetsysteem voor tevredenheid over PBM’s performantie-indicatoren Streefcijfer: Realisatie:  basis voor systeem is klaar 60 % tevredenheidscore  eerste scores = > 60 %: zie performantieindicatoren Deskundigheid

Doelstelling Opleidingen volgen betreffende brandveiligheid Meers.

Actie Meting

opleiding(en) brandveiligheid voor preventieadviseur per module of thema Realisatie: Streefcijfer:  Studienamiddag brandveiligheid in rusthuizen minstens 1

Jaarverslag 2012

41



15/05/2012 Prenne 14/06/2012 (compartimentering, ventilatie,branddectie)

Veilige werkomgeving Observatie en installatie van veilig gedrag in de onderneming.(programma loopt verder in boordtabel 2013) Actie  samenstellen groepen  opmaken programma Meting aantal x opleiding Realisatie: Streefcijfer: 3 groepen kregen reeds opleiding 2 x hd (zie 2 Hd opleiding per groep registratie data opleiding op naam in saftey soft) Doelstelling Gezondheid en werken. Actie  aanwezigheid werkgroep ziekteverzuim Meting aantal x per jaar samenkomst werkgroep Realisatie: Streefcijfer: Aanwezig bij iedere uitnodiging: 27/03/2012 + aanwezig op werkgroep 10/05/2012 + 28/06/2012 Doelstelling Instructies rond gevaarlijke producten aanpassen aan de nieuwe wetgeving. Actie finalisering werkinstructies, veiligheidsfiches Meting inventaris Realisatie: Streefcijfer: Instructies staan op sharepoint 16/08/12 rapport inventaris met nieuwe pictogrammen op SP Doelstelling Noodprocedures Actie elektriciteitsuitval + gas (boordtabel 2011) Meting Procedure op sharepoint. Realisatie: Streefcijfer: Noodprocedure elektriciteit staat op sharepoint op sharepoint + vermeld op kwal. vergadering Noodprocedure gas wordt opgenomen in AVAP Doelstelling Risico analyses: integratie in veiligheidsdatabank Saftey Soft. - IDP Actie rapportage aanmaken (boordtabel 2011) Meting rapport uit safteysoft op sharepoint Realisatie: Streefcijfer:  rapport via maandverslag (jan 2012) rapport beschikbaar  per KG op SP (okt 2012) Doelstelling

Doelstelling Persoonlijke beschermingsmiddelen

Actie Meting

maken van instructies voor gebruik en onderhoud (voortzetting uit inventaris PBM 2011) instructies Realisatie: Streefcijfer: Alle staan op SP 18/06/2012 staan op sharepoint voor ganse OCMW Doelstelling Werken bij derden (klusjes en groendienst) Actie opmaak procedure Meting procedure op sharepoint Realisatie: Streefcijfer: 0 procedure Doelstelling Rookdedectie optimaliseren Actie gascabine Meting Indienstellingsverslag Somati Realisatie: Streefcijfer: Er is een explosievrije rookdedectie geplaatst verslag ok Doelstelling Risico analyses liften C blok Meers Actie door erkend organisme Meting verslag Realisatie: Streefcijfer:

Jaarverslag 2012

42

verslag

Bestelling geplaatst via job 51183 - Verslag 3/7/12 ICT en technologie

Doelstelling Databank IDPB

Actie Meting

beschikbaar maken op netwerk via sql server staat op sql server Streefcijfer: Realisatie: 100 % eind 2012  update is gebeurd in sept 2012  in overleg met IT is de database op L schijf gebleven, maar zijn er daar de noodzakelijke aanpassingen gebeurd

Milieu INTERNE PROCESSEN Nieuwe praktijken/werkmethoden Aanpassen metingstabellen (gas, water, elektriciteit) aan de nieuwe Doelstelling gebouwenconfiguratie (uitbreiding De Meers (fase 3) en nieuwe administratie - sociale

Actie Meting

dienst)  in kaart brengen nieuwe gebouwen en meetpunten  aanpassen tabellen in Sharepoint (performantie-indicatoren) nieuwe tabellen klaar tegen februari 2012 Realisatie: Streefcijfer: 100 % februari 2012 Milieuvriendelijke en veilige infrastructuur

Doelstelling Papierverbruik binnen het OCMW vermindert met 1 % tov 2011

Actie

Meting

 bijhouden papierverbuik  tijdens de kwaliteitsvergaderingen de resultaten toetsen aan de verbruikscijfers 2011  regelmatig sensibiliseren van medewerkers om papierverbruik te verminderen (nieuwsflits, teamvergaderingen e.d.)  communiceren van resultaten via performantie-indicatoren ‘Milieu’ Realisatie: Streefcijfer: na 3de kwart. = + 4,89 % -1 % tov 2011 Woning te Desselgem – Ooigemstraat – verbeteren energetische prestaties gebouw

Doelstelling door het isoleren van de woning en het plaatsen van een nieuwe hoogrendements-

Actie Meting

ketel  isoleren dak en muren  vervangen van de oude verwarmingsinstallatie door een nieuwe hoogrendementsketel isolatie en nieuwe ketel uitgevoerd tegen okt. 2012 Realisatie: Streefcijfer: werkplanning in opmaak – zie ook boordtabel TD – okt. 2012 dubbele beglazing geplaatst en hoogrendementsketel – dakisolatie is ter plaatse maar dient nog geplaatst. (in voorjaar 2013)

GROEI- EN LEERVERMOGEN Deskundigheid Doelstelling

Volgen van vormingsmomenten en studiedagen rond milieu binnen de zorgsector Milieu

Jaarverslag 2012

43

Actie

Meting

 opvolgen opleidingsaanbod  keuzes bepalen naar inhoud, relevantie en kostprijs  inplannen in agenda registratie aantal uren vorming – minstens 10 u. tegen eind 2012 Realisatie: Streefcijfer: 6 u. t/m 4de Kw. 10 u.

FINANCIEEL PERSPECTIEF Maximaal benutten van de overheidsmiddelen/subsidiekanalen Opvolgen project ‘Photovoltaische zonnepanelen’ op de platte daken van de diverse OCMW-instellingen Actie  opvolgen uitvoering en vergelijken met bepalingen in contract (contract, samen met stad Waregem)  bijhouden resultaten (verbruiken en opbrengsten)  communiceren van de behaalde resultaten (intern en extern) Meting resultaten verbruiken – minstens 80 % van de vooropgestelde winst wordt gehaald Realisatie: Streefcijfer: de productie is opgestart sinds juni 2012 – resultaten 80 % van geraamde energiewinst worden bijgehouden en zullen tegen eind 2012 getoetst worden aan de vooropgestelde energiewinst. We behalen uiteindelijk 96,2 % van de genormaliseerde opbrengst

Doelstelling

Ethiek Naambekendheid Doelstelling Het opnieuw bewustmaken van de mogelijkheid om ethische problemen te melden.

Actie Meting

lancering van een nieuwe campagne aantal nieuw binnengekomen meldingen Streefcijfer: Realisatie: aantal 5 20 %. Een nieuwe affiche werd ontworpen en zal in september verspreid worden

Groep Administratie Externe communicatie KLANTENPERSPECTIEF Ruim kwalitatief hoogstaand aanbod Doelstelling Coördinatie en controle van alle informatiestromen

Actie Meting

 regelmatige controle van de infostromen adhv. checklist  bijhouden van documentatie in inkom en wachtruimte cliënten metingsgegevens in sharepoint Realisatie: Streefcijfer: Controles tot eind 2012 zijn ok 100 %

Interne communicatie

Jaarverslag 2012

44

INTERNE PROCESSEN Afstemming dienstverlening Doelstelling Betere afstemming dienstverlening via het MAT i.f.v. de OCMW-raad

Actie Meting

maandelijks MAT voor de agenda van de OCMW-raad wordt verstuurd maandelijkse verslaggeving Streefcijfer: Realisatie: 12x/jaar Verslagen MAT tem. juni 2012

Secretariaat/Onthaal KLANTENPERSPECTIEF Klantentevredenheid Constante tevredenheidsmeting gericht naar het brede publiek door de opmaak van een signalisatieformulier.  opmaak van het signalisatieformulier Actie  formulier ter beschikking stellen in de wachtzaal; aan het onthaal en aanbieden bij probleemstellingen  verwerken van de ontvangen documenten  ad hoc bespreking in het team van de knelpunten en eventueel overleg met de hulpverleners  input van de verbeteracties in het AVAP of beleidsnota Meting aantal ontvangen formulieren Streefcijfer: Realisatie: 100 % registratie van de formulieren Goedgekeurd door diensthoofden wordt in gebruik genomen vanaf 1/11

Doelstelling

INTERNE PROCESSEN Afstemming dienstverlening Doelstelling Uitwerken van een gezamenlijk consulteerbare adressendatabank OCMW-stad

Actie

Meting

 overleg met de betrokken OCMW- en stadsdiensten  oplijsting van de input (doorverwijzers, raadsleden, ….)  uitwerking van de transparante databank door ICT  aandacht voor bewaking en updating uitbreiding performantie met gezamelijke adressendatabank Streefcijfer: Realisatie: maandelijkse controle Gezamelijke adressendatabank is niet mogelijk, my adress voor ganse OCMW-campus blijkt dé oplossing, eventuele aankoop wordt overwogen, budgetafhankelijk Nieuwe praktijken/werkmethoden

Doelstelling Implementeren van een elektronisch postregistratiesysteem.

Actie

Meting

 marktonderzoek naar bestaande oplossingen  in kaart brengen eigen postbewegingen  nagaan in hoeverre dossiers zo volledig mogelijk elektronisch kunnen worden behandeld  opstart met 1 proces  er is een duidelijke visie op elektronisch documentbeheer er is minstens een lastenboek tegen juni 2012 Realisatie: Streefcijfer: datum eindconclusie 26/03, de opportuniteit en de 20 % van de processen

Jaarverslag 2012

45

implementatie in onze programma’s werd bekeken, gezien onze softwareleverancier nog niet klaar is om dit te integreren, wordt beslist om de volgende 3 jaar niet te starten met een postscansysteem. Fysieke verhuis van het archief i.f.v. het te verlaten gebouw + optimaliseren van de Doelstelling inhoud Actie  voorbereiden, realiseren van en actieve deelname aan de verhuis  oplijsten van de praktische en logistieke eigen middelen + waar nodig externe contacten leggen  opkuis van het te verlaten gebouw  aanpassen procedure archief  sensibiliseren gebruikers over de aangepaste procedure  speciale behandeling van de oude stukken d.m.v. aankoop zuurvrije dozen  uitwerken van de signalisatie op de rekken  inventariseren van de totale inhoud op pc  digitaliseren van historisch belangrijke stukken Meting een geordend archief is aanwezig performantie van de afhalingen binnen de SD Realisatie: Streefcijfer: verhuis 100 % verhuis 100 % verdere verfijning in 2013 inventariseren 50 % Doelstelling Opstart digitale beschikbaarheid van informatie voor raadsleden.  benchmarkonderzoek bij het stadsbestuur Actie  opmaak stappenplan voor welke beleidsvergaderingen informatie wordt ter beschikking gesteld  duidelijke afspraken en beheersverantwoordelijkheden vastleggen  de juiste applicaties aanwenden informatie voor Bijzondere Comité’s wordt digitaal verspreid Meting Realisatie: Streefcijfer: BC’s start 1/7/12: agenda + bijlagen opstart met comités: 100 % aankoop specifieke software is noodzakelijk -) budgetafhankelijk Effeciëntie verhogen Doelstelling Optimaliseren van de onthaalwerking

 uitwerken van een evenwichtige werkverdeling/doublure/verlofopname/permanentie met behoud van verantwoordelijkheden + evaluatie en bijsturing  ondersteunen van de onthaalmedewerkers door overleg op vaste tijdstippen waar de gemaakte afspraken worden geevalueerd  verdere verfijning van de doorgaven in New Horizon m.b.t. onthaal + uitschrijven werkinstructie  evaluatie van de praktische invulling van het charter in samenspraak met betrokken directies + bijsturing waar nodig  er is een duidelijk klantvriendelijke visie  verfijning en updating van het draaiboek Meting werkinstructies op SP performantie updating draaiboek Realisatie: Streefcijfer: werkinstructies op SP= 100 % 100 % werkinstructies op SP performantie draaiboek=100 % 100 % performantie draaiboek Doelstelling Opvolging en bijsturen van cliënt- en telefoondoorstroming  sensibilisering medewerkers tot correct gebruik bestaande afspraken Actie  uitwerken van een beoordelingssysteem  permanent bijsturen via verslaggeving overleg onthaal en verslaggeving overleg onthaal/hoofden SD meting wachttijd cliënten SD Meting meting telefonische bereikbaarheid SD Actie

Jaarverslag 2012

46

Streefcijfer: bespreking via vast agendapunt op overleg: 100 % wekelijkse meting doorstroming: 100 %

Realisatie: bespreking via vast agendapunt op het overleg: 100 % bijkomende meting gestart vanaf maart

GROEI- EN LEERVERMOGEN Deskundigheid Organiseren van vorming voor onthaalmedewerkers m.b.t. o.a. omgaan met agressie aan de balie Actie  contacteren van organisaties die deze vorming aanbieden  keuzes bepalen naar inhoud en kostprijs  opleidingsmomenten inplannen in het permanentiesysteem Meting aantal vormingen georganiseerd rond dit thema Realisatie: Streefcijfer: 100 % gerealiseerd 1 voor elke onthaalmedewerker

Doelstelling

.

Aankoopdienst INTERNE PROCESSEN Afstemming dienstverlening Doelstelling

Actie

Meting

Op punt stellen van werking magazijn kantoorbenodigdheden, papier en computersupplies  na verhuis naar fase 3 – inventariseren van alle producten  implementeren nieuwe inventaris in Ultimo software  organiseren van magazijn zelf Ultimo magazijn functioneert vanaf mei 2012 Streefcijfer: Realisatie: mei 2012 90 % - resterende 10 % is afhankelijk van de herschkking van bepaalde taken binnen de FD en AD – wellicht pas te realiseren tegen eind 2012 – begin 2013 – wordt hernomen in boordtabel 2013 Nieuwe praktijken/werkmethoden

Doelstelling Uitwerken nieuw en uniform intern bestelsysteem voor kantoormateriaal

Actie

Meting

Doelstelling

Actie Meting

 op basis van inventaris opmaken van een intern bestelformulier, hetzij via Ultimo, hetzij via andere database  operationeel maken van systeem en uittesten  communicatie van de nieuwe werkmethode  invoeren van nieuw systeem tegen juli 2012 realisatie van het nieuwe systeem tegen juli 2012 Realisatie: Streefcijfer: 0 % - zie vorig punt ‘werking magazijn’ juli 2012 Implementeren van nieuwe wetgeving overheidsopdrachten in de basis- en modeldocumenten  inventariseren van de meest courante documenten  documenten aanpassen i.f.v.de nieuwe wetgeving documenten klaar tegen eind 2012 of tegen de inwerkingtreding van betrokken besluiten of wetten; Realisatie: Streefcijfer: nog steeds geen uitvoeringsbesluiten – wordt eind 2012 hernomen in boordtabel 2013

Jaarverslag 2012

47

Effeciëntie verhogen Doelstelling

Actie

Meting

Doelstelling

Actie Meting

Realisatie van de vooropgestelde investeringen - minimaal 90 % uitgevoerd, waarvan 90 % binnen het voorziene tijdschema.  opmaken investeringsplan na de voorbereidende gesprekken met de betrokken diensten en de financiële dienst  verkennende gesprekken voeren met de betrokken staf- en lijndiensten over het inhoudelijke en de opportuniteit op het ogenblik van de opstart van het dossier  opmaken dossier per item en aanvraag visum ontvanger  opstart gunningprocedure  bespreken offerte met betrokken partijen  opmaken gunningvoorstel voor de raad  uitvoering raadsbeslissing en verdere opvolging  bijhouden evolutie investeringstotaal en budgetcontrole  bijsturen van tijdschema en/of investeringsopdrachten minimum 90 % van het investeringsplan moet uitgevoerd zijn op het einde van het jaar (= minstens beslissing van de Raad) 90 % van de gerealiseerde investeringsdossiers wordt gerealiseerd binnen de voorziene planning Realisatie: Streefcijfer: 84 % t/m december 2012 90 % Milieuvriendelijke en veilige infrastructuur Bouwproject bejaardenwoningen in de Kerkdreef te Beveren-Leie – coördinatie tussen OCMW, architect en WVI  bijwonen van de werk- en werfvergaderingen  zorgen voor een vlotte communicatie tussen de betrokken partijen aanwezigheid van minstens 90 % op de geplande werk- en werfvergaderingen Realisatie: Streefcijfer: ste 1 Kw. slechts 1 vergadering rond bestekken en 90 % de materiaalkeuzes = 100 % - 2 kw. vergaderingen (bestekken en plannen) = 100 %. Bouwdossier ingediend bij VMSW – geen vergaderingen van de werkgroep meer gepland in 2012 GROEI- EN LEERVERMOGEN Deskundigheid

Doelstelling

Actie

Meting

Volgen van een opleiding rond de uitvoeringsbesluiten op de nieuwe wet op de overheidsopdrachten.  opvolgen opleidingsaanbod  keuzes bepalen naar inhoud en kostprijs  opleidingsmomenten inplannen in agenda registratie aantal vormingsuren – minstens 1 dag (7 u)/medewerker AD tegen eind 2012 Realisatie: Streefcijfer: 21 u t/m december 2012 – zie perform. Indic. 14 u.

Juridische dienst INTERNE PROCESSEN Nieuwe dienstverlening Doelstelling

Actie

Snellere anticipatie op dossiers die in aanmerking komen voor collectieve schuldenregeling. opstart van een overleg tussen de sociale en de juridische dienst, gekoppeld aan het cliëntoverleg

Jaarverslag 2012

48

Meting

aantal keer plaatsgevonden in 2012. Streefcijfer: 6x in 2012

Realisatie: (overleg bestaat formeel gezien maar blijkt in praktijk niet gebruikt te worden) => zal vervangen worden door een ander mechanisme, nieuwe intakes BBH worden systematisch met jurist besproken. Nieuwe praktijken/werkmethoden

Doelstelling Nieuw klassementssysteem

Actie Meting

integratie en aanpassing procedure- en invorderingsdossiers volgens het ARIES-systeem aantal geklasseerde dossiers Realisatie: Streefcijfer: 100 % 100 % Doelstelling Werkbare database invorderingsdossiers Actie ontwerpen van een aangepaste excellijst waar gemakkelijk een overzicht gegeven kan worden van alle dossiers die tot een bepaalde categorie behoren Meting aantal overgezette dossiers Realisatie: Streefcijfer: 100 % februari 2012 Effeciëntie verhogen Doelstelling 2 juristen met een eigen specialisatie

Actie Meting

 dossierverdeling uitwerken tussen de 2 juristen ontwerp van document met een uitgeschreven dossierverdeling Realisatie: Streefcijfer: 100 % dossierverdeling GROEI- EN LEERVERMOGEN ICT en technologie

Doelstelling Totale openstaande invorderingsdossiers berekenen en te categoriseren

Actie

creatie van een tool om concrete statistieken betreffende de openstaande invorderingen te kunnen becijferen. Meting Maandelijks na overleg met FD kan de evolutie van het totaal openstaande bedrag becijferd worden Streefcijfer: Realisatie: totaal openstaande invorderingsdossiers 100 %

Financiële dienst KLANTENPERSPECTIEF Prijszetting Doelstelling Bewaking van het budget en de kostprijs van de dienstverleningen

Actie

   

bepalen van de gemeentelijke bijdrage, in consensus met het stadsbestuur berekenen van de kostprijzen van dienstverleningen met gegevens uit de jaarrekening Meting kostprijsberekeningen bij de toelichting van de jaarrekening berekening van de gemeentelijke bijdrage vanuit informatie van de budgetcommissies en het managementteam Realisatie: Streefcijfer: Gemeentelijke bijdrage: zie budget 2012 raadszitting mei 2012: 100 % Kostprijzen: bij jaarrekening 2011: 100 %

Jaarverslag 2012

49

INTERNE PROCESSEN Nieuwe praktijken/werkmethoden Doelstelling Implementatie van het BBC-financieel instrumentarium

Actie

       

opmaak van het nieuw rekeningstelsel herwerken en aanvullen van de waarderingsregels installatie van de vernieuwde software testen van de nieuwe software en testen van alle rapporteringsmodellen Meting boekingen in het nieuwe BBC-systeem toepassing van de nieuwe waarderingsregels uittesten van de nieuwe rapporteringsmodellen permanente evaluatie van de software door controle van de boekingsgegevens Realisatie: Streefcijfer: Ok voor nieuw rekeningenstelsel en installatie gans het jaar 2012 – bijsturing software 100 % 2012: waarderingsregels, beginbalans, rapportering 50 % In 2013: overige 50 % beginbalans Effeciëntie verhogen Doelstelling Klassement van de financiële vorderingsdossiers herinrichten

Actie Meting

opstellen van afzonderlijke lijsten volgens de soorten vorderingsdossiers  lijsten per soort van vorderingsdossier: uitkeringen, csr, advocaat  de dossiers zijn geklasseerd in een mappensysteem  samenvatting van de lijst per soort met actuele stand van zaken per dossier Realisatie: Streefcijfer: Mappensysteem en lijsten = ok = 100 % februari 2012: 100 %

FINANCIEEL PERSPECTIEF Financiële zekerheid Doelstelling Goedkeuring van het meerjarenplan en het budget

Actie

   

bijeenkomsten budgetcommissies en managementteam opmaak van de ontwerpen meerjarenplan en budget Meting vaststellings- en goedkeuringsbeslissingen volgens decretale procedures bezorging meerjarenplan en budget aan de overheidsinstanties Streefcijfer: Realisatie: opmaak eind vorg jaar Ganse procedure is doorlopen en afgewerkt start werkjaar januari 2012 100 % 100 %

Informatica INTERNE PROCESSEN Effeciëntie verhogen Doelstelling Beter printmanagement

 marktonderzoek en benchmarking  implementatie printermanagement Meting systeem van printermanagement is operationeel Realisatie: Streefcijfer: Wordt niet uitgevoerd wegens negatieve balans 100 % gerealiseerd in 2012 kosten/baten Doelstelling Veiligheidsplan is actualiseren i.s.m. informatiebeveiligingsadviseur Actie  risicoanalyse opmaken  continuïteitsplan opmaken Actie

Jaarverslag 2012

50

   

veiligheidsplan actualiseren risicoanalyse staat op papier continuïteitsplan is opgemaakt veiligheidsplan is actueel en goedgekeurd door de Raad Realisatie: Streefcijfer: eind 2012 Doelstelling Verbeteren en optimaliseren internetverbinding (Isa-server) Actie installatie nieuwe firewall Meting er is een nieuwe firewall Realisatie: Streefcijfer: Nieuwe firewall is geïnstalleerd (juli 2012) 31/03/2012 Meting

Doelstelling Vervangen oude pc’s op diverse diensten

Actie Meting

inventarisatie, opstart aankoopprocedure, installatie oude pc’s zijn vervangen Realisatie: Streefcijfer: 60 % pc’s zijn vervangen 31/03/2012 Doelstelling Fotobestand rationaliseren Actie  alle foto’s en andere media op een specifieke fotoserver installeren  back-up realiseren buiten organisatie (via beeldbank bij stad) Meting foto’s zijn gemigreerd en gecategoriseerd in nieuwe server Realisatie: Streefcijfer: procedure beeldbank is volop bezig 31/03/2012 Doelstelling Machtigingen verfijnen kwaliteitssysteem

 inventarisatie machtigingen  machtigingen herdefiniëren Meting machtigingen staan op punt Realisatie: Streefcijfer: 31/03/201 Doelstelling Doorlichting enkele belangrijke netwerkelementen Actie  doorlichting Citrixomgeving (efficiëntie en performantie)  doorlichting netwerkperformantie Meting er is een overzicht van de knelpunten Realisatie: Streefcijfer: Geen externe doorlichting, interne analyse 31/06/2012 Doelstelling Upgrade databaseserver Actie  aankoopprocedure starten  installatie Meting nieuwste versie van Ms-SQL server is geïnstalleerd Actie

Streefcijfer:

Realisatie:

februari 2012

Is up and running

Technische dienst KLANTENPERSPECTIEF Klantentevredenheid Doelstelling

Actie Meting

Tevredenheidspeiling bij gebruikers van technische dienst opstellen en laten invullen van vragenlijst door zoveel mogelijk gebruikers bespreking resultaten in team Streefcijfer: Realisatie: 80 % Enquête is uitgevoerd. Resultaten : zie tevredenheidsonderzoeken op SP

Jaarverslag 2012

51

Ruim kwalitatief hoogstaand aanbod Doelstelling Garanderen van constante watervoorziening in ganse campus

Actie Meting

aanpassing drukverhoging plaatsing sturing voor drie pompen in cascade Streefcijfer: plaatsing = 100 %

Realisatie: Wijze van gunnen in raad juni 2012 Gunning in raad van juli 2012 Plaatsing in oktober 2012 = 100 %

Doelstelling Hoog niveau van herstellingen garanderen

Actie Meting

defecten en pannes in één keer goed herstellen aantal jobs meten per installatie via Ultimo Streefcijfer: Maximum 10 % van de herstellingen op zelfde toestel uitvoeren in periode van 2 maand (als er een herstelling is gebeurd op een bepaald toestel moet dit toestel voor minstens 2 maanden intact blijven.

Realisatie: Zie performantie-indicatoren 5,17 %

INTERNE PROCESSEN Afstemming dienstverlening Doelstelling Bij activiteiten voldoende uniform aanbod van materiaal verzekeren

Actie Meting

10 bijkomende klaptafels aankopen bij alle activiteiten waar tafels nodig zijn geen oude tafels gebruiken tenzij expliciet anders gevraagd. Opvolging via jobs Ultimo Streefcijfer: Realisatie: levering = 100 % Wijze van gunnen en gunning in raad september 2012 Levering in oktober 2012 Nieuwe dienstverlening

Doelstelling Inrichten en ombouw van Manège naar nieuwe dagverzorging

Actie Meting

in eigen beheer aanpassingen uitvoeren dagverzorging afgewerkt Streefcijfer: afwerking tegen eind 2012

Realisatie: Werkzaamheden zijn van start gegaan volgens opgestelde planning. Voor ieder deelaspect van dit project is een Ultimobon opgemaakt. Opstart dagverzorging mogelijk begin januari Nieuwe praktijken/werkmethoden

Doelstelling Werken met stagiairs van VTI en KA voor verschillende projecten

Actie Meting

scholen aanspreken, inplannen stage,… stage voor elektricien, sanitair en houtbewerking Realisatie: Streefcijfer: Leerling van KA richting houtbewerking heeft stage verslag = 100 % gedurende drie weken stage gevolgd. In september is stage voorzien voor student Kaho St Lieven (Gent) in het kader van de opleiding facilitair management. Effeciëntie verhogen

Doelstelling Beheersing uitvoeringstijden van de verschillende jobs

Actie

aanpassen van performantie-indicatoren (meting over vaste periodes)

Jaarverslag 2012

52

Meting

meting van duur jobs in functie van prioriteit en in functie van bezetting Realisatie: Streefcijfer: Zie performantie-indicatoren Oproep : <2u ; dringend <24u ; Planbaar <360u Oproep : 2.36 u Dringend : 12.62 u Planbaar : 123.16 u Doelstelling Beheersing uitvoeringstijden van de verschillende jobs Actie aanpassen van performantie-indicatoren (meting over vaste periodes) Meting meting van duur jobs per technieker Realisatie: Streefcijfer: Zie performantie-indicatoren Oproep : <2u ; dringend <24u ; Planbaar <360u Milieuvriendelijke en veilige infrastructuur Doelstelling

Actie Meting

Toepassen van de nieuwste verlichtingstechnologie binnen de infrastructuur van het OCMW verlichting in traphallen uitvoeren met LED verlichting vervangen installatie in traphal B Realisatie: Streefcijfer: Wijze van gunnen in raad mei plaatsing = 100 % Gunning in raad juni Geplaatst Augustus GROEI- EN LEERVERMOGEN Betrokkenheid

Doelstelling Betrokkenheid verhogen van techniekers

Actie Meting

maandelijks teamoverleg organiseren verslag teamoverleg Streefcijfer: 9 maal/jaar

Realisatie: Teamvergadering is doorgegaan op : 27/01/2012 - 13/03/2012 - 29/03/2012 27/04/2012 - 05/06/2012 - 28/06/2012 20/09/2012 - 25/10/2012 - 05/12/2012 Veilige werkomgeving

Doelstelling Creëren van veilige stockage van alle materialen TD

Actie Meting

uitbreiding TD afwerking uitbreiding Streefcijfer: uitvoering uitbreiding = 100 %

Realisatie: Wijze van gunnen in raad oktober voorzien Muur is geplaatst Poort is opgemeten en wordt geplaatst half februari 2013

FINANCIEEL PERSPECTIEF Maximaal benutten van de overheidsmiddelen/subsidiekanalen Doelstelling Subsidie Nationale loterij

Actie Meting

volledige renovatie woning in Ooigemstraat 23 te Desselgem afwerking in fazes: eerst gelijkvloers, nadien verdieping (studio’s) Realisatie: Streefcijfer: REG premie voor condensatietoepassing Oude Volledige afwerking = 100 % Vijvestraat 43 : - Opvolging project Ooigemstraat 23 : Renovatie gelijkvloers volledig gerealiseerd. Eerste verdiep wordt afgewerkt in het voorjaar 2013

Jaarverslag 2012

53

-Subsidie rationeel energiegebruik : subsidie voor dakisolatie in Oude vijvestraat 43 ontvangen.

Personeelsdienst INTERNE PROCESSEN Afstemming dienstverlening Doelstelling Opvangen van toekomstige pensioneringen

 systematische bevraging van medewerkers +58 rond hun gewenste pensioendatum  actualiseren van de aanwervingsvoorwaarden van functies die in de toekomst vacant zullen komen Meting overzicht van de toekomstige pensioneringen en noodzakelijke aanwervingen Streefcijfer: Realisatie: beide acties zijn uitgevoerd = 100 % 0%: wijzigingen inzake pensioenwetgeving pas december 2012 definitief. => 2013 doelstelling aanpak vergrijzijng + aanpassingen RPR Bieden van ondersteuning bij het werken met vrijwilligers aan de verschillende Doelstelling diensten Actie  centraliseren van de gegevens van vrijwilligers ikv doorgave naar de verzekering  voorzien van algemene info rond het werken met vrijwilligers  doorverwijzen van kandidaat-vrijwilligers naar de correcte diensten Meting centraal overzicht van vrijwilligers, kandidaat-vrijwilligers en informatie rond het werken met vrijwilligers Streefcijfer: Realisatie: de 3 geplande acties zijn uitgevoerd = 100 % 20 %: Doorverwijzen van kandidaat-vrijwilligers naar correcte diensten = ok Actie

GROEI- EN LEERVERMOGEN Deskundigheid Doelstelling Optimaliseren van het competentiegebaseerd selectie

 inventarisatie van de meest geselecteerde functies en noden/mogelijkheden van praktijktesten en persoonlijkheidstesten  verkennen van de markt op vlak van testing Meting uitgewerkt voorstel rond het gebruik van testen Realisatie: Streefcijfer: 10 %: VVSG-trefdag: opvraag info bij Jobpunt beide acties zijn uitgevoerd = 100 % Vlaanderen + HR Expo => 2013 data ingepland detecteren mogelijkheden Veilige werkomgeving Actie

Doelstelling Uitbouw van een ziekteverzuimbeleid/gezondheidsbeleid i.s.m. IDEWE

 opstarten van een werkgroep  zicht krijgen op het ziekteverzuim en de knelpunten binnen de organisatie  bepalen van te nemen acties Meting Projectplan Realisatie: Streefcijfer: 100 % afgewerkt projectplan (2013 verdere opvolging uitgewerkt projectplan = 100 %  werkgroep (4 bijeenkomsten)  visietekst en procedure  registratie ziekteperiodes, werkdag, frequentie, som bradford  opleiding gespreksvoering 4 en 19 oktober Actie

Jaarverslag 2012

54

 opmaak handleiding  start 1 november 2012 ICT en technologie Doelstelling Verder uitbouwen van het softwarepakket Cevips-HRM

 opstart van de module vorming  invoeren van de consultatiemodule voor diensthoofden Meting de module Cevips-HRM en de consultatiemodule zijn volledig operationeel Streefcijfer: Realisatie: 2 geplande acties zijn uitgevoerd = 100 % 20 % Module medewerkersgesprekken: mogelijkheid lijst per dienst van geregistereerde gesprekken – ontbrekende gesprekken nog niet te rapporteren Doelstelling Toepassing van het tijdsregistratiesysteem ProTime binnen het volledige OCMW Actie  communicatie naar medewerkers en diensthoofden  opleiden van de diensthoofden  invoeren van de uurroosters  realiseren van de automatische linken tussen het tijdsregistratiepakket en het loonpakket Meting Streefcijfer: Realisatie: 58 %: 80 % van de medewerkers werkt via Protime  werken reeds met Proteam: administratie, technische dienst, poetsdienst, logistiek, RSVK, sociale dienst,  lopende: dagverzorging  nog op te starten: onderhoud, keuken, bewonerszorg Actie

FINANCIEEL PERSPECTIEF Maximaal benutten van de overheidsmiddelen/subsidiekanalen Doelstelling Afronden van het diversiteitsplan

 afwerken van de geplande acties  indienen van het bewijsdossier Meting bedrag van de ontvangen subsidie Streefcijfer: de maximale subsidie wordt bereikt Actie

Realisatie: Geplande acties zijn afgewerkt, bewijsdossier ingediend juni / juli: positief advies van raad van e bestuur van de SERR / oktober 2 advies departement werk en sociale economie goedgekeurd: volledige subsidie ontvangen

Sociale dienst Individuele hulpverlening KLANTENPERSPECTIEF Klantentevredenheid Doelstelling Max. telefonische bereikbaarheid

Actie

 sensibilisering medewerkers tot correct gebruik van de bestaande afspraken (flowchart telefonie)

Jaarverslag 2012

55

 permanent bijsturen via verslaggeving overleg team individuele hulpverlening en projectteam en verslaggeving overleg onthaal/hoofden SD.  terugkoppeling door diensthoofden SD naar medewerkers op basis van beoordelingssyteem onthaal Meting zie performantie-indicatoren onthaal (meting wachttijd cliënten SD + meting telefonische bereikbaarheid SD) Streefcijfer: Realisatie: maandelijkse bespreking (telefonische Steekproefgewijs meting door onthaal OK. Mogelijkheid bereikbaarheid) via vast agendapunt tijdens bekijken of naast kwantitatief (aantal beltonen) ook kan overleg met onthaal/diensthoofden SD =12x geregistreerd worden in hoeveel gevallen de persoon bereikt wordt die men aan de lijn wil. Ruim kwalitatief hoogstaand aanbod Problemen detecteren met betrekking tot thuisloosheid en ontwikkelen hulpverleningsantwoord voor groeiend probleem huisvesting. Actie  in kaart brengen betrokken actoren en netwerken  in kaart brengen knelpunten en opportuniteiten  inspelen op deze opportuniteiten en realiseren/optimaliseren samenwerking/netwerken  aanpakken van de knelpunten voor zover we er impact op hebben  signaleren van knelpunten aan de bevoegde instanties en beleid  ontwikkelen methodiek in het kader van wonen (huishouding, organisatie,…) en implementeren in 2 studio’s doorgangswoning Ooigemstraat. Meting  verslagen ad hoc werkgroep en kwartaalforum  opmaak visietekst  toepassen methodiek (controle via NH-historiek contacten-handelingsplannen)  verwerking resultaten bevraging immokantoren 1e kwartaal tegen 30/4/2012  verwerking resultaten bevraging immokantoren 4e kwartaal tegen 31/12/2012  verwerking resultaten maandelijkse bevraging aantal dringende woningnoodsituaties (PI) Streefcijfer: Realisatie: 100 % verslagen Opstart werkgroep mei 2012: 2 verslagen akkoord BCSD m.b.t. visietekst Benchmarkbezoek BZW Minor N’dako op 28/09/2012 100 %=implementatie methodiek in 2 studio’s en BZW CAW Kortrijk op 15/10/2012 2x verwerking resultaten bevraging Vragenlijst immokantoren in opmaak: interviews 12x verwerking meting aantal dringende vonden plaats september/oktober woningnoodsituaties 0% beslissing BCSD visietekst 100 % verwerking resultaten bevraging. Opmaak brief en folder voor immokantoren: bezig. 0 % implementatie methodiek in 2 studio’s: studio’s pas afgewerkt halfweg 2013. Opgenomen in doelstellingen 2013.

Doelstelling

INTERNE PROCESSEN Afstemming dienstverlening Doelstelling

Actie Meting

Afstemmen van behoeften en mogelijkheden met betrekking tot huisbezoeken die passen binnen een ruimer, breed gedragen concept van hulpverlening  huisbezoeken bij alle nieuwe beslissingen leefloon (team IHV)  bepalen van duidelijke visie/richtlijnen/strategie met betrekking tot huisbezoeken  meting huisbezoeken via NH  verslagen ad hoc werkgroep en kwartaalforum  overeenstemming bekomen rond visietekst en prioriteiten met beleid  opmaak werkinstructie met nieuwe richtlijnen Realisatie: Streefcijfer: Eerste aanzet via vorming 7/6/2012 100 % HB Meting huisbezoeken 6,82 % bij nieuwe beslissing

Jaarverslag 2012

56

leefloon 1é semester. e Metinghuisbezoeken 4 kwartaal: 49 % 0 % verslagen 0 % goedkeuring visietekst BCSD 0 % opmaak werkinstructie Er is een keuze gemaakt om de visietekst van de sociale dienst voor te brengen in BCSD februari 2013. Vanuit deze visie zal verder gewerkt worden rond de huisbezoeken.(AVAP) Nieuwe dienstverlening

100 % verslagen 100 % goedkeuring visietekst BCSD 100 % opmaak werkinstructie

Doelstelling Realiseren studieondersteuning

Actie

   

realiseren randvoorwaarden (ankerfiguur, vrijwillige studenten, afspraken met vzw Katrol) implementatie en uitbouwen van studieondersteuning bij cliënten van de sociale dienst Meting aantonen realisatie randvoorwaarden op basis van correspondentie realiseren 4 begeleidingen tegen 30/12/2012 Realisatie: Streefcijfer: Werkgroep opgestart : mei 2012. 4 verslagen 100 % randvoorwaarden Benchmarkbezoek vzw Katrol september 2012 : ok 100 % realisatie begeleiding Implementatie vanaf februari 2013 : keuze om te starten met 2 studenten en 2 gezinnen in een proefproject periode februari-mei 2013 100 % randvoorwaarden. Start opleiding van 2 ankerfiguren : september 2012. 0 % realisatie begeleiding : uitstel tot voorjaar 2013 Project opvoedingsondersteuning gericht op de kansarme gezinnen i.s.m. VOT Ieper. Doelstelling Individuele hulpverlening  registratie van het aantal vragen en tussenkomsten Actie  vormingen voor de maatschappelijk werker  uitbreiden doelgroep op doorverwijzing CLB en LOI  registratie van de gedane tussenkomsten Meting  verslagen van de werking Realisatie : Streefcijfer : Registratie gebeurt 100 % 2x vorming MW Uitbreiding gerealiseerd Verslagen op SP Doelstelling Begeleiden en opvolging van FRGE-dossiers. - Individuele hulpverlening  bekendmaken van het FRGE en begeleiden van cliënten Actie  aantal FRGE-dossiers Meting Realisatie : Streefcijfer : Bekendmaking via folder CP april 100 % 4 Aanvragen 3 dossier opgestart, 1 in onderzoek 2 geen doelgroep Nieuwe praktijken/werkmethoden Doelstelling Ondersteuning van initiatieven in kader van de digitale kloof

Actie

Meting

 deelname aan de digitale week 2012 ( stimuleren van zowel partners als deelnemers tot deelname)  deelname aan overlegplatform rond digitale kloof  formuleren van voorstellen in kader van de digitale kloof  registratie als deelnemer van de digitale week indien mogelijk in samenwerkingsverband  verslagen overlegplatform digitale kloof  formuleren voorstellen op regelmatige basis, met eindverslag tegen 30/12/2012 Realisatie: Streefcijfer: Digitale markt afgevoerd wegens te weinig interesse 100 % Deelname overlegplatform ok Infomoment in team IHV nov.

Jaarverslag 2012

57

Cliënten sensibiliseren in functie van rationeel GSM-verbruik. - Individuele hulpverlening Actie  bespreking in teamvergadering hoe omgaan met overmatige telecomfacturen  bespreking tussen maatschappelijk werker en cliënten budgetbeheer  voorwaarden koppelen aan aanvullende steun op vraag van BCSD Meting  registratie aantal beslissingen BCSD met betrekking tot hoge telecomfacturen  verslag cliëntoverleg resultaat bespreking hoge telecomfacturen Realisatie: Streefcijfer: Infomoment team IHV nov. verslag cliëntoverleg 100 % registratie volgens beslissingen BCSD Effeciëntie verhogen

Doelstelling

Doelstelling

Actie

Meting

Performantie verhogen en realiseren eenvormigheid in sociaal onderzoek en verlengingscriteria voedselpakketten  uitwerken gebruiksvriendelijk systeem om sociaal onderzoek te voeren met voldoende garanties voor privacy en behoud laagdrempeligheid  implementeren in de werking (MW en vrijwilligers)  evalueren  tegen 30/5/2012 gebeuren 50% van de verlengingen op nieuwe manier  tegen 30/11/2012 gebeuren 100% van de verlengingen op deze manier  evaluatie op basis van verslag Realisatie: Streefcijfer: Voorstel werd gemaakt door werkgroep kwaliteit.OK 50 % (30/5/2012) Wordt voorgelegd op BCSD maart 2013. 100 % (30/11/2012) 100 % verslag

Doelstelling Wachttijd tot een minimum beperken.

Actie Meting

werken met afspraken  permanent bijsturen via verslaggeving overleg sectorteam en projectteam en verslaggeving overleg onthaal/hoofden SD.  meting wachttijd nieuwe meldingen (zonder afspraak) a.d.h.v. de aangemaakte tickets in New Horizon via performantie-indicatoren onthaal  meting wachttijd reguliere cliënten (op afspraak) a.d.h.v. de aangemaakte tickets in New Horizon via performantie-indicatoren onthaal Realisatie: Streefcijfer: Zie meting onthaal: performantie-indicatoren 80 % van de cliënten op afspraak maximale wachttijd 15 min. 80 % van de nieuwe meldingen maximale wachttijd 1u. Doelstelling Optimalisatie hulpverlening Actie  evenwicht zoeken tussen werkdruk en optimale hulpverlening  uitklaren takenpakket: (MW, adm., derden)  in kaart brengen knelpunten, opportuniteiten, bestaande modellen o.a. samenwerking/netwerken (intern en extern)  ontwikkelen van methodiek voor intensief te begeleiden cliëntsituaties Meting  bevraging m.b.t. kerntaken / knelpunten / opportuniteiten / grijze zone tegen 31/3/2012 e  verwerking resultaten bevraging tegen 2 kwartaalforum (verslag)  methodiekontwikkeling voorleggen aan beleid tegen 31/12/2012 (verslag) Realisatie: Streefcijfer: Dit gebeurde voor een stuk in het kader van uitklaren 100 % bevraging werkgroepen. 100 % verslagen Rapportering via forumvergad.: verslagen 100 % 100 % overeenstemming met beleid Vorming Frank Labaere: 8 mei 2012 ‘grenzen in de hulpverlening: 100 % 20 % overeenstemming met beleid Methodiek intensief te begeleiden cliëntsituatie: verdere uitwerking via volgende forumvergadering

Jaarverslag 2012

58

26/10/2012 + uitrol via CLO bekijken. GROEI- EN LEERVERMOGEN Deskundigheid Ontwikkelen van een eenduidige, breed gedragen visie op hulpverlening binnen de sociale dienst Actie  organiseren van vorming met betrekking tot visievorming in de hulpverlening vertrekkend vanuit bestaande visieteksten, missie, charter klantvriendelijke hulpverlening,…  afstemmen prioriteiten binnen de hulpverlening tussen beleidsniveau en de werkvloer komen tot 1 visie en 1 manier van werken rond enkele specifieke thema’s: o.a. empowerment en zelfredzaamheid, instroom en uitstroom budgetbeheer, … Meting  visietekst waaruit duidelijke prioriteiten blijken tegen 30/5/2012  toetsen visietekst aan het beleid tegen 30/6/2012  visie en werkwijze specifieke thema’s tegen 30/12/2012 Streefcijfer: Realisatie: Via vorming Frank Labare wordt gewerkt rond 100 % visietekst klaar tegen 30/05/2012 knelpunten ‘empowerment’, ‘zelfzorg’, 100 % overeenstemming met beleid tegen balans en evenwicht in de hulpverlening: 30/06/2012 komen van individuele invulling naar 100 % uitgewerkte visie en werkwijze tegen gezamenlijk klantgerichte streefdoel. 30/06/2012 Voorstel visietekst klaar. afstemming met de volledige SD op forumvergadering 26/10/2012. verder uitrol specifieke thema’s voorzien in 2013.

Doelstelling

Projectwerking KLANTENPERSPECTIEF Klantentevredenheid Doelstelling Max. telefonische bereikbaarheid

 sensibilisering medewerkers tot correct gebruik van de bestaande afspraken (flowchart telefonie)  permanent bijsturen via verslaggeving overleg team individuele hulpverlening en projectteam en verslaggeving overleg onthaal/hoofden SD.  terugkoppeling door diensthoofden SD naar medewerkers op basis van beoordelingssyteem onthaal zie performantie-indicatoren onthaal (meting wachttijd cliënten SD + meting telefonische Meting bereikbaarheid SD) Streefcijfer: Realisatie: maandelijkse bespreking (telefonische Steekproefgewijs meting door onthaal OK. bereikbaarheid) via vast agendapunt tijdens Mogelijkheid bekijken of naast kwantitatief (aantal overleg met onthaal/diensthoofden SD =12x beltonen) ook kan geregistreerd worden in hoeveel gevallen de persoon bereikt wordt die men aan de lijn wil. Actie

Ruim kwalitatief hoogstaand aanbod Doelstelling

Actie

Problemen detecteren met betrekking tot thuisloosheid en ontwikkelen hulpverleningsantwoord groeiend probleem huisvesting.  in kaart brengen betrokken actoren en netwerken  in kaart brengen knelpunten en opportuniteiten  inspelen op deze opportuniteiten en realiseren/optimaliseren samenwerking/netwerken  aanpakken van de knelpunten voor zover we er impact op hebben  signaleren van knelpunten aan de bevoegde instanties en beleid

Jaarverslag 2012

59

 ontwikkelen methodiek in het kader van wonen (huishouding, organisatie,…) en implementeren in 2 studio’s doorgangswoning Ooigemstraat. Meting  verslagen ad hoc werkgroep en kwartaalforum  opmaak visietekst  toepassen methodiek (controle via NH-historiek contacten-handelingsplannen) e  verwerking resultaten bevraging immokantoren 1 kwartaal tegen 30/4/2012 e  verwerking resultaten bevraging immokantoren 4 kwartaal tegen 31/12/2012  verwerking resultaten maandelijkse bevraging aantal dringende woningnoodsituaties (PI) Realisatie: Streefcijfer: Opstart werkgroep mei 2012: 2 verslagen 100 % verslagen Benchmarkbezoek BZW Minor N’dako op 28/09/2012 100 % beslissing BCSD visietekst en BZW CAW Kortrijk op 15/10/2012 100 % implementatie methodiek in 2 studio’s Vragenlijst immokantoren: interviews vonden plaats 100 % verwerking resultaten bevraging september/oktober 100 % verwerking meting aantal dringende 0 % beslissing BCSD visietekst woningnoodsituaties 100 % verwerking resultaten bevraging. Opmaak brief en folder voor immokantoren: bezig. 0 % implementatie methodiek in 2 studio’s: studio’s pas afgewerkt halfweg 2013. opgenomen in doelstellingen 2013. Doelstelling Sensibiliseren van bewoners Torenhof op vlak van gezondheid Actie  overleg met instanties/ buurtorganisaties in de regio die rond dit thema werken  inspelen op gezondheidsthema’s (gezonde voeding, beweging, diabetes,….) oa. via vorming, kookworkshops, organiseren van bezoeken,…  samenwerking met actoren en netwerken  indien mogelijk opstart volkstuintjes voor bewoners van wijk Torenhof  komen tot een gerichte doorverwijzing naar bestaande initiatieven met het oog op verduurzamen van dit thema + in kaart brengen van de bestaande intiatieven in de regio. Meting  benchmarkrapporten van ev. bezoeken  verslagen van overlegforum  stand van zaken volkstuintjes op BCSD per kwartaal  evaluatie van de doorverwijzingen Realisatie: Streefcijfer: verslagen van overlegforum ‘Denktank gezondheid’ ok 100 % benchmarkrapporten volkstuintjes afgelast. 100 % verslagen van overlegforum org. ‘Fit in je hoofd’ mei-juni. Ok 100 % svz op BCSD voorbereiding project logo uitgerookt: gepland voorjaar 2013 100 % benchmarkrapporten 100 % verslagen van overlegforum bevraging bij alle huisartsen in buurt in het kader van project uitgerookt. 75 % svz op BCSD: eerste,tweede kwartaal en derde kwartaal. vierde kwartaal voorzien in BCSD april 2013 programma ‘uitgerookt’. INTERNE PROCESSEN Afstemming dienstverlening Doelstelling

Actie Meting

Afstemmen van behoeften en mogelijkheden met betrekking tot huisbezoeken die passen binnen een ruimer, breed gedragen concept van hulpverlening  bepalen van duidelijke visie/richtlijnen/strategie met betrekking tot huisbezoeken  verslagen ad hoc werkgroep en kwartaalforum  overeenstemming bekomen rond visietekst en prioriteiten met beleid  opmaak werkinstructie met nieuwe richtlijnen

Jaarverslag 2012

60

Realisatie: eerste aanzet via vorming ‘Grenzen in de hulpverlening’ 8/5/2012 belang van huisbezoeken en frequentie zit verwerkt in procedure doorgangswoning en COC. uitbreiding aanwezigheid in COC (2 spreekmomenten) Nieuwe dienstverlening

Streefcijfer: 100 % verslagen 100 % goedkeuring visietekst BCSD 100 % opmaak werkinstructie

Doelstelling Realiseren studieondersteuning

Actie

   

realiseren randvoorwaarden (ankerfiguur, vrijwillige studenten, afspraken met vzw Katrol) implementatie en uitbouwen van studieondersteuning bij cliënten van de sociale dienst Meting aantonen realisatie randvoorwaarden op basis van correspondentie realiseren 4 begeleidingen tegen 30/12/2012 Realisatie: Streefcijfer: werkgroep opgestart : mei 2012. 4 verslagen 100 % randvoorwaarden benchmarkbezoek vzw Katrol september 2012 : ok 100 % realisatie begeleiding implementatie vanaf februari 2013 : keuze om te starten met 2 studenten en 2 gezinnen in een proefproject periode februari-mei 2013 100 % randvoorwaarden. start opleiding van 2 ankerfiguren : september 2012. 0 % realisatie begeleiding : uitstel tot voorjaar 2013 Doelstelling Realiseren van een zinvolle dagbesteding voor een afgebakende doelgroep Actie  bepalen en afbakenen van de doelgroep  bepalen van de activiteiten en de werking  nagaan of samenwerking met andere instanties mogelijk is en subsidiekanalen bekijken  realiseren van de randvoorwaarden (personeel, vrijwilligers, afspraken met andere instanties,….)  inrichten van de locatie  afstemmen met het project volkstuintjes buurtwerking Meting  verslagen via ad hoc werkgroep  uitschrijven en vorm geven aan het project + aantonen realisatie randvoorwaarden tegen 30/06/2012  realisatie van de opstart van het project tegen 31/12/2012 Realisatie: Streefcijfer: geen terrein. on hold. 100 % randvoorwaarden 30/06/2012 0 % randvoorwaarden 30/06/2012 100 % realisatie opstart project 31/12/2012 0 % realisatie opstart project 31/12/2012 Nieuwe praktijken/werkmethoden Ondersteuning van initiatieven in kader van de digitale kloof vanuit het buurtwerk in samenwerking met SD ind. hulpverlening Actie  deelname aan de digitale week 2012 (stimuleren van zowel partners als deelnemers tot deelname)  deelname aan overlegplatform rond digitale kloof  formuleren van voorstellen in kader van de digitale kloof Meting  registratie als deelnemer van de digitale week indien mogelijk in samenwerkingsverband  verslagen overlegplatform digitale kloof  formuleren voorstellen op regelmatige basis, met eindverslag tegen 30/12/2012 Realisatie: Streefcijfer: 50 % 100 % digitale markt afgevoerd wegens te weinig interesse deelname overlegplatform ok voorstel infomoment verbruikersatelier voor maatschappelijk werkers: planning najaar- niet gebeurd. Wel infomoment voor IVH. Doelstelling Optimalisatie verwerking medische kosten Doelstelling

Jaarverslag 2012

61

Actie

   

opmaak procedure + implementeren nieuwe werking medische kosten afstemmen tijdens regio-overleg de afstemming nieuwe werkwijze POD vanaf 3 kwartaal 2012 organiseren info-sessie voor de zorgverstrekkers en administratie van het OLV- van Lourdes ziekenhuis Meting  verslaggeving regio-overleg  procedure in sharepoint rond nieuwe werking Realisatie: Streefcijfer: 100 % verslaggeving 100 % verslaggeving 100 % opmaak + implementatie OK 100 % opmaak + implementatie nieuwe procedure organisatie info-sessie ziekenhuis : afgelast. wel informatieverstrekking via hoofdgeneesheer: oktober 2012. implementatie voor specialisten wettelijk gezien niet mogelijk. opmaak werkinstructie ipv procedure : ok Effeciëntie verhogen Doelstelling Wachttijd tot een minimum beperken

Actie Meting

werken met afspraken  permanent bijsturen via verslaggeving overleg sectorteam, projectteam en verslaggeving overleg onthaal/hoofden SD.  meting wachttijd nieuwe meldingen (zonder afspraak) a.d.h.v. de aangemaakte tickets in New Horizon via performantie-indicatoren onthaal  meting wachttijd reguliere cliënten (op afspraak) a.d.h.v. de aangemaakte tickets in New Horizon via performantie-indicatoren onthaal Realisatie: Streefcijfer: zie meting onthaal: performantie-indicatoren 80 % van de cliënten op afspraak max. wachttijd 15 min. 80 % van de nieuwe meldingen max. wachttijd 1u. Doelstelling Optimalisatie hulpverlening Actie  evenwicht zoeken tussen werkdruk en optimale hulpverlening  uitklaren takenpakket: (MW, adm., derden)  in kaart brengen knelpunten, opportuniteiten, bestaande modellen o.a. samenwerking/netwerken (intern en extern)  ontwikkelen van methodiek voor intensief te begeleiden cliëntsituaties Meting  bevraging m.b.t. kerntaken / knelpunten / opportuniteiten / grijze zone tegen 31/3/2012 e  verwerking resultaten bevraging tegen 2 kwartaalforum (verslag)  methodiekontwikkeling voorleggen aan beleid tegen 31/12/2012 (verslag) Realisatie: Streefcijfer: dit gebeurde voor een stuk in het kader van uitklaren 100 % bevraging werkgroepen. 100 % verslagen rapportering via forumvergadering: verslagen 100 % 100 % overeenstemming met beleid vorming Frank Labaere: 8 mei 2012 ‘grenzen in de hulpverlening: 100 % 20 % overeenstemming met beleid methodiek intensief te begeleiden cliëntsituatie : verdere uitwerking via volgende forumvergadering 26/10/2012 + uitrol via CLO bekijken. GROEI- EN LEERVERMOGEN Deskundigheid Doelstelling

Actie

Ontwikkelen van een eenduidige, breed gedragen visie op hulpverlening binnen de sociale dienst  organiseren van vorming met betrekking tot visievorming in de hulpverlening vertrekkend vanuit bestaande visieteksten, missie, charter klantvriendelijke hulpverlening,…  afstemmen prioriteiten binnen de hulpverlening tussen beleidsniveau en de werkvloer

Jaarverslag 2012

62

 komen tot 1 visie en 1 manier van werken rond enkele specifieke thema’s: o.a. empowerment en zelfredzaamheid, instroom en uitstroom budgetbeheer, … Meting  visietekst waaruit duidelijke prioriteiten blijken tegen 30/5/2012  toetsen visietekst aan het beleid tegen 30/6/2012  visie en werkwijze specifieke thema’s tegen 30/12/2012 Realisatie: Streefcijfer: via vorming Frank Labaere wordt gewerkt rond 100 % visietekst klaar tegen 30/05/2012 knelpunten ‘empowerment’, ‘zelfzorg’, 100 % overeenstemming met beleid tegen balans en evenwicht in de hulpverlening: komen van 30/06/2012 individuele invulling naar gezamenlijk klantgerichte 100 % uitgewerkte visie en werkwijze tegen streefdoel. 30/06/2012 voorstel visietekst klaar. Afstemming met de volledige SD op forumvergadering 26/10/2012. verder uitrol in specifieke thema’s voorzien in 2013.

Extramurale dienst Thuiszorg KLANTENPERSPECTIEF Klantentevredenheid Doelstelling

Tevredenheidsmeting bij gebruikers huishoudelijke hulp Actie September: opstellen van vragenlijst en versturen naar cliënten December: verwerking vragenlijst + conclusies in team Meting Resultaten bevraging Streefcijfer: Realisatie: respons van de klanten: 50 % er wordt een systeem van permanente evaluatie ingevoerd Ruim kwalitatief hoogstaand aanbod

Doelstelling Gerichte ondersteuning en begeleiding van mantelzorgers voor dementerenden

Actie

overleg met bestaande organisaties ivm huidige initiatieven rond dit thema overleg met intramurale dienst in het kader van de opstart dagverzorgingscentrum voor dementerenden Meting verslaggeving team extramuraal Realisatie: Streefcijfer: 100 % tegen eind 2012 moet het duidelijk zijn onder welke vorm deze begeleiding kan uitgewerkt worden INTERNE PROCESSEN Nieuwe praktijken/werkmethoden Doelstelling

Actie

Meting

Overkoepelend elektronisch dossier voor gedeelde cliënten binnen de eigen organisatie  oplijsting van diensten die gezamenlijke cliënten omvatten  overleg met betrokken diensten  bepalen van informatie die belangrijk is om “gedeeld” te worden  nagaan mogelijkheden op vlak van informatica Aantal overlegmomenten rond dit item Realisatie: Streefcijfer: 50 % 1

Jaarverslag 2012

63

Doelstelling Ontwikkelen erkende dienst logistieke hulp.

 onderzoeken impact en opportuniteit van de opstart van een erkende dienst logistieke hulp  bij beslissing tot opstart: voldoen aan de erkenningsvoorwaarden Aantal klanten die in aanmerking komen voor de maximumfactuur thuiszorg Meting Aantal erkenningsvoorwaarden waaraan voldaan wordt Realisatie: Streefcijfer: dienst wordt voorlopig niet opgestart gezien de uitstel voldoen aan 100 % van de 14 van de maximumfactuur thuiszorg erkenningsvoorwaarden Actie

Doelstelling Maaltijdbedeling – evaluatie samenwerking externe partner

Actie Meting

Doelstelling

Actie

Meting

oplijsten van gemaakte opmerkingen door cliënten opvragen van redenen van stopzetting Aantal bijeenkomsten met externe partner Streefcijfer: 2 Effeciëntie verhogen

Realisatie: 2

Dienst huishoudelijke hulp – een aantal taken van eigen dienstverlening op een andere wijze organiseren  de werking van andere OCMW bevragen  oplijsting van taken die op een andere wijze kunnen georganiseerd worden  opname van interessante suggesties in AVAP Aantal uitgevoerde benchmarkbezoeken Realisatie: Streefcijfer: 2 2 GROEI- EN LEERVERMOGEN Deskundigheid

Doelstelling Traject inscholingskaart beter opvolgen

Actie

Meting

 herziening onthaal- en inscholingskaarten  verantwoordelijkheid voor opvolging verschuiven naar (hoofd)maatschappelijk werker)  aanduiden vaste peters en meters  directe opvolging onthaal  planning inscholing % afgewerkte onthaalkaarten (indiensttredingen sinds 1.04.2012) Realisatie: Streefcijfer: 100 % 100 %

Dienstencentrum het Gaverke KLANTENPERSPECTIEF Klantentevredenheid Doelstelling

Bevraging leden tijdschrift De Belle

 opmaak vragenlijst  vragenlijst laten invullen bij hernieuwing abonnement Meting bespreking resultaten team extra muraal Streefcijfer: Realisatie: 50 % hebben vragenlijst ingevuld  vragenlijst werd meegegeven met tijdschrift april en opgehaald door de bedelers in mei  verwerking in mei  resultaten in juni Actie

Jaarverslag 2012

64

Ruim kwalitatief hoogstaand aanbod Vrijwilligersbeleid verder uitbouwen – meewerken aan communicatiekanaal zodat ook vrijwilligers op de hoogte blijven van de ocmw-werking Actie samenkomst met verantwoordelijken van alle diensten binnen het ocmw die werken met vrijwilligers Meting verslaggeving en bespreking extramuraal team Realisatie: Streefcijfer: vanaf september wordt gestart met uitgewerkt communicatiekanaal

Doelstelling

INTERNE PROCESSEN Nieuwe dienstverlening Buurtwerkfunctie in deelgemeente door samenwerking met plaatselijke verenigingen  gesprek met plaatselijke verenigingen om na te gaan op welke domeinen een samenwerking kan tot stand komen  bepalen van doelgroep Meting verslaggeving en bespreking team extra muraal Realisatie: Streefcijfer: februari 2012: 75 huisbezoeken afgelegd door de organiseren van 3 contactnamiddagen werkgroep 6 contactnamiddagen gerealiseerd Nieuwe praktijken/werkmethoden

Doelstelling

Actie

Doelstelling Digitaal verspreiden van tijdschrift De Belle bij postabonnees

Actie Meting

mailadressen opvragen bij hernieuwen tijdschrift lijst met mailadressen Streefcijfer: 2/3 van de postabonnees wordt digitaal verstuurd

Realisatie: 100 %

Intramurale dienst ROB-RVT- Intake – Dvc – Kortverblijf De Kouter KLANTENPERSPECTIEF Klantentevredenheid Doelstelling

tevredenheidsmeting bewoners ROB/RVT– DVC

Actie Meting

tevredenheidsenquête uitvoeren schriftelijke bevraging in de loop van 2012 Streefcijfer: Realisatie: verbetering van de punten ‘beloproepen’ en  tevredenheidsmeting gepland in najaar 2012 ‘opstaan’ met 5 % Naambekendheid

Doelstelling Uitwerken opnamebrochure

Actie Meting

opmaak van een nieuwe aangepaste opnamebrochure rekening houdend met wettelijke bepalingen opnamebrochure voor nieuwe bewoners ter beschikking Streefcijfer: Realisatie:

Jaarverslag 2012

65

Opnamebrochure op SP, 100 % van de kandidaat bewoners ontvangt een opnamebrochure Naar aanleiding van 25 jaar jubileum – werking beide dagverzorgingscentra bekend Doelstelling maken Actie  opendeurdag voor geïnteresseerden  opmaken brochure  uitnodigen van eerste lijns diensten Meting krantenartikels Streefcijfer: Realisatie:  verschenen in diverse krantenartikels in de maand november  toelichting op gebruikersraad DVC najaar 2012 Doelstelling Informatiebrochure voor vrijwilligers Actie Meting

opmaken van een brochure door verantwoordelijke vrijwilligers voor kandidaat vrijwilligers, die de diverse aspecten van de vrijwilligerswerking beschrijft Brochure is beschikbaar Streefcijfer: Realisatie: 30/06/2012  01/06/2012: eerste ontwerp gedeeltelijk beschikbaar  brochure beschikbaar vanaf half september Ruim kwalitatief hoogstaand aanbod

Doelstelling Werking Amazonelaan, Ruiterlaan en Hoefslag evalueren

 evalueren van: o bezetting o profiel bewoners o dagindeling o werkshiften o personeelsbezetting Meting  bezetting en profiel bewoners via geracc  dagindeling, werkshiften en personeelsbezetting via evaluatie met hoofdverpleegkundigen Realisatie: Streefcijfer:  Evaluaties per team :  bezetting en profiel – 100 % - Hoefslag : evaluatie op teamvergadering 13/02, 6/03; in bezetting RVT en ROB op werkgroepje op 28/02; er worden vanaf begin maart tijdens de 31/12/2012 week 3.75u extra ingezet in voormiddag en tijdens weekend 8u  bespreking en evaluatie in team: (extra vroegdienst) om werkdruk te verminderen; dagindeling, werkshiften, evaluatie op 25/06 en 28/06 : aanpassing uurregeling, gaat in personeelsbezetting per kwartaal voege op 02/07; bijsturing werking sept : inzetten extra medewerker zowel tijdens de week als het weekend; bespreking werking Hoefslag en nieuwe uren in werkgroep 17/11 en 26/11, bespreking op teamvergadering 5/12; nieuwe werking gaat in voege op 04/02/2013 - Amazonelaan : evaluatie op teamvergadering 15/02, 08/05 is positief; werkuren worden wat bijgestuurd - Ruiterlaan : evaluatie op teamvergadering 6/02, er wordt elke dag in de voormiddag 3.75u of 4u (tijdens weekend) extra ingezet. Probleem vormen langdurige ziektes die moeilijk kunnen vervangen worden. Op teamvergadering 23 mei voorstel aanpassing roulement en uurregeling, goedgekeurd door medewerkers; uitwerking uurregeling met uitsluitend aaneensluitende uren, wordt besproken op teamvergadering november, op proef in voege vanaf 07/01/13 Risico op ondervoeding bij bewoners wordt in kaart gebracht – DM, DVC Doelstelling Actie

Jaarverslag 2012

66

 opvolging van gewicht en BMI  aanpassen van voeding Meting nulmeting van alle aanwezige bewoners Streefcijfer:  gewicht en BMI wordt van alle aanwezige bewoners 2x per jaar geregistreerd Actie



Realisatie: april, mei: deelname van WZC De Meers aan proefproject “Lucas – kwaliteitsindicatoren”: één van de indicatoren is gewichtsafname  gewichten en gewichtsafname van een aantal bewoners werden geregistreerd. Kring 05 juni: vormingsmoment door Nathalie Vandekeere ivm sondevoeding en bijvoeding Nestlé.

INTERNE PROCESSEN Afstemming dienstverlening Doelstelling Verhuis kortverblijf Naar Amazonelaan

Actie Meting

elke kamer die vrijkomt op Amazonelaan wordt omgeschakeld naar kortverblijf aantal kamers kortverblijf op Amazonelaan op 31/12/2012 Streefcijfer: Realisatie: 10 kamers 31/12/2012  maart 2012: 6 kamers KV op Amazonelaan  aug 2012 : 6 kamers KV op Amazonelaan Doelstelling Ontwikkeling van een levenseindebeleid  in samenwerking met de CRA een kader uittekenen omtrent levenseindebeslissingen  uitwerken van richtlijnen en standpunten m.b.t. levenseindebeslissingen  vastleggen van zorgvuldigheidscriteria  afbakenen van verantwoordelijkheden  communiceren van richtlijnen naar mw, bewoners, familieleden  vorming organiseren voor mw m.b.t. medische beslissingen bij het levenseinde  beleid omtrent levenseinde opnemen in interne afsprakennota Meting verslagen Kring, teamvergaderingen, werkgroepen aanwezigheidslijsten vorming interne afsprakennota Streefcijfer: Realisatie: richtlijnen opgenomen in sharepoint tegen  21/9, 24/9, 27/9, 5/10: 4 tal vormingsmomenten 31/12/2012 gepland door palliatief netwerk Zuid-West Vlaanderen rond medisch begeleid sterven voor alle medewerkers verpleging/verzorging/paramedici  voorjaar 2013 vorming door palliatief netwerk Zuid-West Vlaanderen rond ‘contact en communicatie, luisteren en spreken in palliatieve zorg’ voor alle medewerkers verpleging/verzorging/paramedici  uitwerking voorstel starten/voortzetten/stoppen kunstmatige vocht-en voedseltoediening  2 palliatief referenten volgen opleiding ‘werken met de richtlijn Palliatieve Sedatie’ door Federatie Palliatieve Zorg Vlaanderen op 6/12/12 Nieuwe dienstverlening Actie

Doelstelling Dvc voor gebruikers met dementie

Actie

 goedkeuring vanwege de Vlaamse Overheid  vergaderzaal De Manège omvormen tot een dvc dat voldoet aan de architectonische

Jaarverslag 2012

67

Meting

normen  splitsen bestaande dvc in twee eenheden  splitsen personeelsequipe  opleiding medewerkers  bekendmaking binnen Waregemse regio erkenning 2 dvc Realisatie: Streefcijfer:  april 2012: opmaken tijdstabel i.s.m. directeur tegen 31/12/2012 technische dienst  mei 2012: start van de verbouwingswerken in De Manège (wordt DVC)  juni 2012: verhoging aantal F-forfaits tot 22 is aangevraagd  samenstelling teams  uitwerking organisatie dagelijkse werking Nieuwe praktijken/werkmethoden

Doelstelling overdracht van micro-organismen beperken via het onderhoud

Actie

   

invoeren van probiotische onderhoudsmiddelen procedure onderhoud materialen opmaken Meting effectiviteit van de producten wordt gemeten door staalafname documentaire basis: aanwezigheid en versiegeschiedenis van procedure Realisatie: Streefcijfer:  01/06/2012: Documentaire basis:herwerkte een daling van het aantal micro-organismen procedures: planning , uitvoering en opvolging tussen twee meetmomenten onderhoud  01/06/2012: werkinstructies volledig herwerkt: - “stappenplan”, met concrete instructies ivm probiotische middelen. - “onderhoud bij bewoner met MRSA” - “instructies Schrob – Zuigmachine” Onderzoek naar een efficiënt medicatieverdeelsysteem Doelstelling Actie  werking medicatierobot onderzoeken  gevolgen van werken met robot onderzoeken  benchmarking Meting verslagen benchmarking Realisatie: Streefcijfer:  19 maart 12: Benchmarkbezoek WZC Gulle Heem gegronde keuze van een efficiënt te Gullegem: demonstratie werken met medicatieverdeelsysteem medicatierobot Apotheker Loosvelt Kortrijk (verslag zie Benchmark)  december 2012 : Uitwerking aanbestedingsdossier  voorjaar 2013 : wijze van gunnen Efficiëntie verhogen Doelstelling Werking sociale dienst De Meers evalueren.

Actie Meting

twee maal per jaar evaluatie van werkverdeling, uurrooster dossierbarometer Realisatie: Streefcijfer: Werkverdeling volgens tewerkstellingsequivalent  Evaluatie op 16 april 2012: - effciënter plannen van de kortverblijven via de Permanentie kan gewaarborgd worden door het website van de provincie en aangepast uitgewerkte uurschema programma. de gebruikers kunnen van thuis uit boeking doen. de interne planning wordt via het

Jaarverslag 2012

68

bijgevoegde programma up tot date gehouden. het vroegere excel rooster wordt niet meer gebruikt. - uurschema en permanentie: verlopen prima, schema goed opgevolgd Doelstelling Administratieve vereenvoudiging voor afdelingen De Meers/DVC/KV Actie  oplijsten welke administratieve taken belastend zijn  nagaan welke acties kunnen ondernomen worden om de werking administratief te ontlasten Meting lijst met werkpunten opgemaakt door De Kring vastleggen aan welke punten gewerkt kan worden in de loop van 2012 Realisatie: Streefcijfer: afwerken van vooropgestelde werkpunten tegen  werkpunt Kring : maart 2012: - ontwerp van formulier “Aanvragen” 31/12/2012 - L/Intramuraal: wijzigen van de plaats van de verslagen Kring: staat nu onder de map “Verslagen” de  01/06/2012: Reeds 5 versie van het formulier: wordt voortdurend geëvalueerd en bijgestuurd

GROEI- EN LEERVERMOGEN Personeelstevredenheid Doelstelling Medewerkers zijn tevreden over de hun bevraagde items.

Actie Meting

personeelstevredenheidsenquête afnemen werkdruk & werkoverleg Streefcijfer: de punten werkdruk en werkoverleg scoren 5 % beter dan vorige meting Deskundigheid

Realisatie:

Doelstelling Medewerkers kunnen met de aangereikte software werken.

op geregelde tijdstippen vorming organiseren ivm de aanwezige software programma’s aanwezigheidslijsten Realisatie: Streefcijfer:  Vervolmaking Iris Zorg (aanpassen zorgenplan) + 3x per jaar wordt een vorming ivm een software werken in Ultimoweb: programma georganiseerd - 10 & 20 jan: Meers 2 en Meers 1 - 07 & 16 febr: Meers 3 - 9 maart: Meers 4 - 03 & 05 april: Meers 0 en Meers 2 - 10 mei: Meers 3  Najaar 2012 : opleiding voor alle medewerkers zorgteams van dotnetversie Geracc (geautomatiseerd bewonersdossier) ICT en technologie Actie Meting

Doelstelling Dotnetversie Iris Zorg implementeren.

Actie

     

vorming voor keygebruikers overschakeling voorbereiden vorming medewerkers Meting aanwezigheid dotnet versie aanwezigheidslijsten vorming versiegeschiedenis werkinstructies Streefcijfer: volledige implementatie tegen eind 2012



Realisatie: april 2012: bestelling nieuwe versie en deelname “road show”

Jaarverslag 2012

69





juni 2012: voorbereiden overschakelen: alle “fouten” uit de oude versie, die de overschakeling bemoelijken worden systematich weggewerkt (systeemverantwoordelijke i.s.m. Landsheere Bart, Lagache Linda, Dhoop Tania, Quintyn Sonia). Op 29 juni: online ondersteuning van dit proces door CMS. Proces herhaald op 17/08 opleiding wordt gevolgd door alle gebruikers begin oktober; implementatie oktober

Serviceflats KLANTENPERSPECTIEF Klantentevredenheid Doelstelling

Actie

Meting

De bewoners en/of hun familieleden zijn tevreden over de aspecten waarover zij bevraagd worden.  in de loop van 2012: uitvoeren tevredenheidsmeting bewoners de Varent en de Coorenblomme  evalueren resultaten en (eventuele) verbeteracties aan koppelen  resultaten terugkoppelen op bewonersraad tegen einde 2012.  resultaten tevredenheidsbevraging  verbeteracties opnemen in verbeteractieplan Streefcijfer: Realisatie: 80 % tevredenheid enquete bedeeld in juni resultaten verwerkt terugkoppeling aan bewoners voorzien in november 2012 Naambekendheid

Deelname aan het maatschappelijk gebeuren. – maatschappelijke integratie bevorderen. Actie  minstens 3 x per jaar een persartikel over een intramurale activiteit  samenwerking met dienstencentrum en animatie de Meers Meting  verslagen overleg dienstencentrum en animatie de Meers  persartikels Streefcijfer: Realisatie:  geplande acties zijn gerealiseerd  info hartziekten dienstencentrum het Gaverke  gezamenlijke activiteiten met  modeshow Dimoda dienstencentrum  november 2012: Organisatie kwis centrum/de  persartikels: zie boordtabel ROB/RVT Varent Ruim kwalitatief hoogstaand aanbod

Doelstelling

Doelstelling Actualiseren van de documentaire basis.

Actie

   

oplijsten van procedures en documenten die in 2011 niet werden geactualiseerd in overleg met de gebruikers – actualiseren van procedures en werkinstructies Meting versiedatum procedures, werkinstructies en formulieren SP/ De Meers/ performantie-indicatoren/oplijsting procedures Realisatie: Streefcijfer:  juni 2012 : 50 % actualisaties december 2012: 100 % realisatie  december 2012 : 100 % actualisaties

Jaarverslag 2012

70

INTERNE PROCESSEN Afstemming dienstverlening Doelstelling Actualiseren van wachtlijsten

 briefwisseling aan eerste 10 personen op wachtlijst met concrete info plaats wachtlijst SF  contacteren eerste 3 personen op wachtlijst SF en peilen naar concrete belangstelling  meting wachtduur sedert 2011 bijhouden om structureel overzicht te bekomen Meting verslagen BCOZ Streefcijfer: Realisatie: ste eind dec 2012:  1 kwartaal: wachtlijstduur:  wachtlijstduur is gekend voor beide SF De Varent is 3,3 jaar  100 % van de nieuwe opnames is gerealiseerd Coorenblomme 2,5 jaar. de uit de eerste 10 personen uit de wachtlijst  2 kwartaal: wachtlijstduur: De Varent: 3,4 jaar Coorenblomme: 2,1 jaar  3de kwartaal : wachtlijstduur: De Varent: 3,4 jaar Coorenblomme: 2,3 jaar de  4 kwartaal: wachtlijstduur: De Varent: 3,5 jaar Coorenblomme: 2,3 jaar Actie

Doelstelling Opvragen en verwerking van KATZ-scores in residentie de Varent

 van alle bewoners wordt een recente KATZ-score opgevraagd in voorjaar 2012  verwerking van de scores  klasseren gegevens in persoonlijke dossiers  aanpassen bewonerslijst tegen najaar 2012  heroriënteren bewoner analoog KATZ-scores Meting aantal opgevraagde KATZ – schalen Streefcijfer: Realisatie: 100 % van de KATZ-schalen zijn verwerkt juni 2011: scores zijn opgevraagd en verwerkt, klasseren volgt in najaar Nieuwe praktijken/werkmethoden Actie

Doelstelling Implementatie regelgeving nieuw woonzorgdecreet serviceflats/assistentiewoningen

Actie Meting

invoering van uitvoeringsbesluiten assistentiewoningen invoering tegen de in het decreet vooropgestelde datum Realisatie: Streefcijfer: uitvoeringsbesluiten voorzien voor najaar 2012, nog volledige uitvoering tegen gestelde datum steeds niet verschenen, wachten op goedkeuring Raad van State inwerkingtreding wet 1/1/2013 of later? FINANCIEEL PERSPECTIEF Kostenbeheersing

Doelstelling Optimale bezetting serviceflats

 leegstand binnen vooropgestelde marge  korte opvolging opknapwerken Coorenblomme Meting bezettingscijfers Coorenblomme/de Varent Realisatie: Streefcijfer: e  1 kwartaal: bezetting de Varent en eind dec 2012:  gemiddelde bezetting de Varent: 100 % Coorenblomme 100 % Actie

Jaarverslag 2012

71

 gemiddelde bezetting Coorenblomme: > 98 %

 

e

2 kwartaal: bezetting de Varent 100 % en Coorenblomme 99,58 % e 3 kwartaal: bezetting de Varent 100 % en Coorenblomme

Logistiek INTERNE PROCESSEN Effeciëntie verhogen Doelstelling Efficiënt stockbeheer in magazijn De Meers

Actie

   

invoeren van software voor stockbeheer vorming medewerkers Meting aanwezigheidslijsten vorming inzicht in de verbruiken van medisch verpleegkundige materialen Realisatie: Streefcijfer:  april 2012: eind 2012: stockbeheer en bestellingen verlopen via software - installatie van programma Ultimo programma - opleiding van mw op (17 april 2012)  mei – juni 2012: stockbeheer verloopt via nieuwe software

Apotheek INTERNE PROCESSEN Afstemming dienstverlening Doelstelling Reorganisatie van de apotheek in het kader van de bijkomende bedden van fase 3

 uurregeling van de apotheker en de apotheekassistente reorganiseren  tussentijdse evaluatie van de uurregeling  foutregistratie  fakturatie is elke maand klaar Meting fakturatie is elke maand klaar totale foutmarge zelfde niveau als 2011 Streefcijfer: Realisatie:  elke maand tijdige facturatie voor bewoners  jan – mei 2012: 100 % van de bewoners kregen  uitvoeren foutregistratie met evaluatie tijdige factuur  vergelijkende cijfers omzet: Aantal voorschriften - ontvangsten jan 2011: 647 – 31442,41 euro jan 2012: 1064 – 39280,72 euro feb 2011: 585 – 28027,63 euro feb 2012: 1121 – 37031,28 euro  foutregistratie : zie performantie-indicatoren Actie

GROEI- EN LEERVERMOGEN Deskundigheid Doelstelling Meehelpen aan het evalueren van het geneesmiddelenbeleid in WZC “De Meers”

Actie

vergadering met de hoofdverpleegkundigen, of een werkgroep, rond het ganse geneesmiddelenbeleid, dit vanaf het voorschrijven tot en met het toedienen en het faktureren

Jaarverslag 2012

72

van de geneesmiddelen. Meting verslagen van de vergaderingen Streefcijfer: minstens 4 vergaderingen in 2012





Realisatie: 19 maart 12: benchmarkbezoek WZC Gulle Heem te Gullegem: demonstratie werken met medicatierobot Apotheker Loosvelt Kortrijk (verslag zie Benchmark) overleg ivm medicatie op vergadering De Kring (1 maart)

Keuken KLANTENPERSPECTIEF Klantentevredenheid Doelstelling

Service in cafetaria verhogen

Actie Meting

aankopen trolleys voor in de cafetaria aankoop uitgevoerd en trolleys in gebruik Streefcijfer: Realisatie: aankoop en ingebruikname = 100 % eind juli 2012 trolleys: gunnen in raad van maart ; levering tweede helft april, onmiddelijke ingebruikname Ruim kwalitatief hoogstaand aanbod Doelstelling Introduceren van nieuwe gerechten zoals uitgebreider aanbod vegetarische schotel

Actie Meting

minstens 2 verschillende vegetarische maaltijden aanbieden uitbreiding met minstens 2 maaltijden. Realisatie: Streefcijfer:  maart 2012: er wordt momenteel elke dag een 2 vegetarische gerechten aanbieden = 100 % vegetarische maaltijd aangeboden. Om de andere dag is er variatie in de menu. momenteel slechts twee verschillende vegetarische schotels beschikbaar. aramark is gevraagd om bijkomende voorstellen te doen. Doelstelling Opvolging klachten (intern/extern) Actie noteren van klachten en correctieve en preventieve acties definiëren Meting opname tabel in performantie-indicatoren Realisatie: Streefcijfer: aantal klachten tov totaal aantal plateau’s per shift  januari: 22 klachten (0.11 %)  februari: 8 klachten (0.04 %) < 2 % gemeten per maand  maart: 4 klachten (0.02 %)  juni 2012: omwille van gewijzigde organisatie wordt deze meting voorlopig niet meer bijgehouden. INTERNE PROCESSEN Nieuwe dienstverlening Doelstelling Zelfde niveau van service leveren voor alle bewoners van De Meers

Actie Meting

planning en interne organisatie aanpassen aan uitbreiding aantal bewoners (fase III) evaluatie van aangepaste planning via overleg (verslag koksoverleg, keukenpersoneelsoverleg) Realisatie: Streefcijfer: evaluatie van de planning op maandelijks overleg  planning en evaluatie werden besproken op

Jaarverslag 2012

73

overleg van: 10/01/12, 6/02/12, 13/03/12 en 18/04/12

met keukenmedewerkers

GROEI- EN LEERVERMOGEN Personeelstevredenheid Doelstelling Tijdrovende bezigheden automatiseren

Actie Meting

aanschaf automatische vleessnijmachine plaatsing OK 100 % Streefcijfer: Realisatie: plaatsing en ingebruikname van vleessnijmachine  maart 2012: gunnen in de raad. Levering voorzien = 100 % tegen aug. 2012 in de week van 23/04/12  mei 2012: toestel is geplaatst en operationeel Doelstelling Betrokkenheid, motivatie van eigen personeel verhogen Actie op regelmatige basis overleg met koks en keukenpersoneel Meting verslag van overleg Streefcijfer: Realisatie:  koksoverleg en keukenpersoneelsoverleg: in maandelijks 1 maal koksoverleg en 1 maal plaats van tweemaal praktisch dezelfde zaken te keukenpersoneelsoverleg bespreken wordt er maandelijks één algemeen keukenoverleg gedaan waarbij zowel de koks alsook de keukenmedewerkers vertegenwoordigd zijn.  dit overleg ging door op : 10/01/12, 16/02/12, 13/03/12 en 18/04/12

Jaarverslag 2012

74

A

DE MEEST GEBRUIKTE AFKORTINGEN AC: administratief centrum AD: aankoopdienst ADL: activiteiten van het dagelijks leven AVAP: actueel verbeteractieplan

B

BS: Belgisch staatsblad BA: burgerlijke aansprakelijkheid BOC: basis overleg comité BCSD: bijzonder comité sociale dienst BCOZ: bijzonder comité ouderenzorg BOH: breed overleg huisvesting BIRB: Belgisch interventie- en restitutiebureau BMI: body mass index BBH: budget beheer BBC: beleids- en beheerscyclus BSC: balanced scorecard

C

CEVI: centrum voor informatica (softwarehuis) CP: culturele participatie CSR: collectieve schuldenregeling CGVS: commissariaat generaal voor vluchtelingen en staatslozen COC: crisisopvangcentrum COT: clientonthaal en trajectopvolging CRA: coördinerend arts CAW: centrum voor algemeen welzijnwerk CLO: cliëntoverleg CLB: centra voor leerlingenbegeleiding COT: cliënt- en onthaaltraject CMS:

D

DT: directieteam DC: dienstencentrum DVC: dagverzorgingscentrum DAVO: dienst alimentatievorderingen DRK: digitale regio Kortrijk DAF: digitaal aanvraagformulier voor school – en studietoelage

E

ESF: Europees sociaal fonds EX. D.: extramurale dienst EHBO: eerste hulp bij ongevallen

F

FD: financiële dienst FPC: financiële plannings controle FOD: federale overheidsdienst FRM: formulieren FRGE: Fonds ter Reductie van de Globale Energiekost

G

GECO: gesubsidieerd contractueel GESCO WEP PL: gesubsidieerd contractueel in het kader van het werkervaringsplan plus GEDIS: gemeentelijk samenwerkingsverband voor distributienetbeheer GPMI: geïndividualiseerd project voor maatschappelijke integratie GSM: Global System for Mobile Communications GTB: dienst voor gespecialiseerde trajectbepaling en –begeleiding

Jaarverslag 2012

75

H

HOC: hoog overleg- en onderhandelings comité HR of HRM: human resource management HACCP: Hazard Analysis and Critical Control Points HVK: hoofdverpleegkundige HB: huisbezoek

I

IBF: interdepartementaal begrotingsfonds IDPBW-IDP-IDPB: interne dienst voor preventie, bescherming en welzijn op het werk IKZ: integrale kwaliteitszorg ID: intramurale dienst ICT: informatie- en communicatietechnologie IT: informatietechnologie IM: intramuraal IHV: individuele hulpverlening ICS: intern controlesysteem

J

JV: jaarverslag JD: juridische dienst

K

K-CO: kwaliteitscoördinator K-decreet: kwaliteitsdecreet KV: kortverblijf KZ: katzschaal KSF: kritische succes factoren KVME: Kwaliteit, Veiligheid, Milieu, Ethiek KSZ: Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid KG: kwaliteitsgroep KA: Koninklijk Atheneum KW: kwartaal

L

LAC: lokale adviescommissie energie LOI: lokaal opvang initiatief LSI: lokaal samenwerkingsinitiatief LST: lokaal steunpunt thuiszorg LED: licht-emitterende diodes

M

MMC: mindermobielencentrale MW: maatschappelijk werker MMPP: medische, mentale, psychische en of psychiatrische problematiek MAT: managementteam MDO: multidisciplinair overleg MRSA: Meticilline-resistente Staphylococcus aureus

N

NOB: nieuwe OCMW-boekhouding NOO: nieuwe OCMW-organisatie NAH: niet aangeboren hersenletsels NBBM: niet begeleide buitenlandse minderjarige asielzoeker NH: New Horizon

O

OC: overleg comité of ontmoetingscentrum OCMW: openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn OXO: ouders en opvoeden

P

PWA: plaatselijk werkgelegenheidsagentschap

Jaarverslag 2012

76

PDL: passiviteiten van het dagelijks leven POD: programmatorische overheidsdienst POD MI: programmatorische federale overheidsdienst maatschappelijke integratie PPS: publiek private samenwerking PI: prestatie indicatoren PRC: procedure PIC: provinciaal integratiecentrum nu de SOM genoemd PD: personeelsdienst PBM: persoonlijke beschermingsmiddelen PC: personal computer R

RSZPPO: rijksdienst voor sociale zekerheid van de provinciale overheidsdiensten RPR: rechtspositieregeling REG: rationeel energie gebruik RSVK: regionaal sociaal verhuur kantoor RVT: rust- en verzorgingstehuis RVS: raad van state ROB: rustoordbedden RCK: regionaal crisisnetwerk RMI: recht op maatschappelijke integratie ROG:recht om gehoord te worden

S

SVK: sociaal verhuur kantoor SAR: seniorenadviesraad SERR: sociaal-economische raad van de regio SVZ: stand van zaken SBR-rekening: sociale bijstandsrekening SIF: sociaal impulsfonds SF: serviceflat SD: sociale dienst SIT: samenwerkingsinitiatief thuiszorg SEL: samenwerkingsinitiatieven éérste lijn SINE: sociale inschakelingseconomie SOM (de): organisatie, decretaal verantwoordelijk voor de realisatie en de opvolging van het decreet ten aanzien van etnisch-culturele Minderheden voor het grondgebied West-Vlaanderen. SP: sharepoint

T

TD: technische dienst afkortingen gebruikt binnen de technische dienst: H: herstellen PO: preventief, periodiek onderhoud O: opleiding V: verbeteren zodat de onderhoudskosten dalen A: iets bijplaatsen, iets wegdoen en niet hoort tot de andere categorieën TOK: tewerkstelling en opleiding voor kansarmen

U V

VVSG: vereniging van Vlaamse steden en gemeenten VB: vast bureau VOT: vereniging ons tehuis Ieper VIPA: Vlaams infrastructuurfonds voor persoonsgebonden aangelegenheden VDAB: Vlaamse Dienst voor Arbeidsbemiddeling en Beroepsopleiding VTO-beleid: vorming, training en opleidingsbeleid

Jaarverslag 2012

77

VVBAD: Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek, Archief en Documentatie VTI: vrij technisch instituut VMSW: Vlaamse maatschappij voor sociaal wonen W

WIVO: West-Vlaams instituut voor de vorming van overheidspersoneel WM: warme maaltijden WEP PL: werkervaringsplan plus WI: werkinstructies WVI: West-Vlaamse Intercommunale

XY Z

Jaarverslag 2012

78