FINANCIËLE EN SOCIALE HULP 4 INKOMEN 6 ONDERSTEUNING EN OPVOEDING 7 VOORDELEN EN PREMIES 8 JURIDISCH ADVIES 9 SCHULDEN 10

INHOUDSTAFEL VOORWOORD

2

WERKING 2013

3

FINANCIËLE EN SOCIALE HULP

4

INKOMEN ONDERSTEUNING EN OPVOEDING VOORDELEN EN PREMIES JURIDISCH ADVIES SCHULDEN

6 7 8 9 10

WONEN & INTEGRATIE

11

CRISISOPVANG SOCIAAL HUREN ASIELZOEKERS BUURTWERK ENERGIE

12 13 14 15 16

WONEN VOOR OUDEREN

17

WOONZORGCENTRUM DE MEERS KORTVERBLIJF DAGVERZORGINGSCENTRA SERVICEFLATS

18 20 21 22

THUISZORG

23

DIENSTENCENTRUM HET GAVERKE WARME MAALTIJDEN POETSDIENST KLUSJES- EN GROENDIENST ALARMAPPARATUUR MINDERMOBIELENCENTRALE ZORGCOÖRDINATIE

25 25 26 27 27 27 28

MEDEWERKERS

29

INTERN CONTROLESYSTEEM

30

DE BELEIDSORGANEN

31

HET ORGANOGRAM + LIJST BUDGETHOUDERS

32

OVERZICHT VAN DE DIENSTVERLENING

33

RESULTATEN 2013

36

OVERZICHT VAN DE GEBRUIKTE AFKORTINGEN

82

Jaarverslag 2013

1

VOORWOORD

Startpunt in 2013 was de installatievergadering van de nieuwe OCMW-raad, gevolgd door een intern uitgewerkt introductieprogramma voor alle raadsleden. De goedkeuring van het huishoudelijk reglement, nota dagelijks bestuur, aanduiding budgethouders, afsprakennota OCMW-raad en managementteam was een belangrijk gegeven voor onze werking van de komende 6 jaar. Na opmaak van de omgevingsanalyse en beleidsplannen werd in het najaar het meerjarenplan 2014-2019 goedgekeurd. In 2013 kenden we binnen de sociale dienst een sterke stijging van de aanvragen RMI, voornamelijk van de categorie 18 tot 25-jarigen. Ook het strikter beleid van de hogere overheden zoals de RVA was voelbaar omdat er overgegaan werd tot snellere schorsingen van de werkloosheid en men dus zo sneller terecht komt bij het OCMW. Het aantal dossiers collectieve schuldenregeling bleef verder stijgen waardoor de schuldproblematiek meer en meer op de voorgrond komt. Fedasil besliste tenslotte in 2013 om het aantal plaatsen voor de opvang van asielzoekers te verminderen met 15 plaatsen binnen Waregem waardoor de werking moest worden herbekeken en aangepast aan deze nieuwe realiteit. Binnen “wonen voor ouderen” nam het OCMW deel aan de Dag van de Zorg met een stevige interesse van meer dan 1000 bezoekers op 1 dag. Het serviceflatgebouw Coorenblomme werd in 2013 omgedoopt naar een “groep van assistentiewoningen” en de zorgflats in De Meers kenden voor het eerst een volledige bezetting. Verder in De Meers werd het medicatierobotsysteem en proteam ingevoerd. Binnen het kwaliteitsgebeuren schakelden we onze performantie-indicatoren over naar de verplichte kwaliteitsindicatoren van de Vlaamse overheid. De uitbouw van de onthaalfunctie was binnen de werking van de thuiszorgdiensten een belangrijk aandachtspunt in 2013. De invoering van de elektronische dienstencheques werd opgestart en ook de planning van de opdrachten van de klusjes- en groendienst werden geautomatiseerd. De opvolging van het aanwezigheidsbeleid was tenslotte ook belangrijk voor de werking van de thuiszorgdiensten. Ook in 2013 kregen we opnieuw het ISO-9001 certificaat, dankzij de gedreven inzet van alle medewerkers van het OCMW. Dit alles werd gerealiseerd door in het totaal 466 medewerkers (op 31/12), een lichte daling t.o.v. 2012. Namens de OCMW-raad willen wij iedereen bedanken die heeft meegeholpen om samen de vele uitdagingen op te nemen en samen te werken aan een performante dienstverlening.

De secretaris Bruno De Backer

De voorzitter Joost Kerkhove

Jaarverslag 2013

2

WERKING 2013

Jaarverslag 2013

3

Jaarverslag 2013

4

FINANCIËLE EN SOCIALE HULP 2013 was een werkjaar waarin we de voorop gestelde beleidsdoelstellingen realiseerden en aanpasten aan de steeds wijzigende noden van de maatschappij, rekening houdend met de vragen en behoeften van cliënten en onze organisatie. Door de regelmatige bijeenkomsten van interne werkgroepen was het mogelijk om constante bijsturingen door te voeren en de werking van de diensten op elkaar af te stemmen. Daardoor kunnen we kwalitatieve hulpverlening bieden aan onze cliënten. In 2013 werd de werking van het BCSD herwerkt, daardoor worden alle dossiers die op het comité voorgelegd worden vooraf besproken op het cliëntoverleg. Daarbij is het de bedoeling om tot een eenduidige visie te komen bij de behandeling van dossiers. Uiteraard gebeurt dit met oog voor de individuele situatie van elke cliënt. Om de dossierverdeling voor maatschappelijk werkers te meten werd de dossierbarometer herwerkt zodat deze eenvoudiger bij te houden is. Daardoor krijgt de verantwoordelijke ook zicht op het aantal actuele dossiers die door de maatschappelijk werkers behandeld worden. Zo kan er sneller bijgestuurd worden bij het toewijzen van dossiers en spelen we sneller in op stijging of daling van het aantal aanvragen. Om de maatschappelijk werkers te ondersteunen in hun hulpverlening werden er in 2013 intervisies voorzien onder begeleiding van een externe lesgever. Hierin kon men van elkaar leren hoe om te gaan met cliënten en moeilijke hulpverleningssituaties. In 2013 merkten we een verhoging van het aantal RMI-aanvragen. Vooral de groep jongeren tussen de 18 en 25 jaar blijven een stijgende trend vertonen, niettegenstaande de inspanningen die er gedaan worden om deze doelgroep intens te begeleiden. We merkten eveneens een verhoogde toestroom van cliënten die geschorst werden door de RVA. Daarbij zijn hoofdzakelijk attitudeproblemen de oorzaak van de schorsing. Voor deze cliënten proberen wij door middel van aangepaste methodieken hun negatieve attitude om te buigen tot een positief verhaal. In 2013 werd het systeem Mediprima vanuit de overheid ontwikkeld en opgestart. Daardoor werd er binnen de beslissingen dringende medische hulpverlening een wijziging doorgevoerd. De beslissingen voor tussenkomsten werden vroeger genomen voor een periode van 1 jaar. Dit werd gewijzigd. Er dient elke 3 maanden een nieuwe aanvraag te worden gedaan en de verantwoordelijkheid ligt hiervoor bij de cliënt zelf, uitgezonderd voor de asielzoekers. Het herwerken en aanpassen van het steunbarema was in 2013 een prioritaire doelstelling. Daarbij probeerden we rekening te houden met de gewijzigde noden en behoeften in de maatschappij. We kwamen tot een herwerkt steunbarema. Niet zomaar een bedrag dat de cliënt naar zijn keuze kan besteden, maar wel gerichte steun zoals huisvesting, energie, kinderen,… Zo kan de steun zeer gericht gebruikt worden voor deze specifieke situaties. De in 2012 opgestarte mobiele budgetbeurs kende in 2013 een verdere uitwerking. Hierbij kwam het luik i.v.m. preventie in kader van budget uitvoerig aan bod. Via deze werking willen we jongeren behoeden voor de valkuilen van kredieten en leningen. Vanuit het onderwijs was er een stijgende vraag. Gedurende een periode van 6 weken organiseerden we deze beurs zodat we een maximum aantal leerlingen konden bereiken. De beurs werd ook georganiseerd voor enkele cliënten van het OCMW met de bedoeling hen opnieuw zelfstandig te leren omgaan met hun budget. Naast deze beurs werden er eveneens workshops georganiseerd om cliënten aan te tonen dat men met een beperkt budget toch een volwaardige maaltijd kan bereiden.

Jaarverslag 2013

5

INKOMEN Kerncijfers 2011 aantal rechthebbenden leefloon 117 aantal GPMI 19 aantal nieuwe dossiers sociale dienst 179 intake en heropend aantal individuele dossiers 491 31/12/2013 aantal steunaanvragen in het BCSD 587 aantal dossiers financiële 381 hulpverlening(steun)

2012 146 32 208

2013 162 38 210

% daling/stijging + 10,96 % + 18,75 % + 0,96 %

552

542

- 1,81 %

772 452

866 526

+ 12,18 % + 16,37 %

De eerste aanmelding bij het OCMW is voor een persoon een grote stap in het onbekende. Het is dan ook van belang dat het eerste contact zowel voor de cliënten als voor de intakers op een positieve wijze kan gebeuren. De toekomstige vertrouwens- en samenwerkingsrelatie met de cliënt wordt hierdoor sterk bepaald. In onderstaande tabel een overzicht van het aantal rechthebbenden op leefloon volgens de leeftijdscategorie van de laatste 3 jaar.

0-17 18-25 26-29 30-39 40-49 50-59 60+ Totaal

2011 0 39 12 22 21 14 9 117

2012 0 58 20 25 22 14 7 146

2013 0 62 11 30 28 19 12 162

Hierbij de vaststelling dat de leeftijdscategorie van 18 tot 25 jaar de belangrijkste doelgroep blijft. Voor deze doelgroep wordt er in samenwerking met de maatschappelijk werkers en de dienst arbeidsbegeleiding een GPMI opgemaakt (verplicht voor deze leeftijdscategorie). Daarin wordt bepaald welk traject dient gevolgd te worden naar opleidingen, eventuele tewerkstelling of als student. In 2013 waren er 38 GPMI’s waarvan 34 voor de categorie van de -25 jarigen. Van deze waren er 14 specifiek opgemaakt voor studenten en 16 GPMI’s gericht naar opleiding en tewerkstelling. In 2013 werden er 210 nieuwe dossiers opgestart en waren er 308 infocontacten of aanvragen voor informatie. Dit is een intake waarbij er gepeild wordt naar het probleem en er gericht doorverwezen wordt naar andere diensten via kwaliteitsvolle informatieverstrekking. Hierbij is een intense samenwerking met de juridische dienst noodzakelijk.

Jaarverslag 2013

6

ONDERSTEUNING EN OPVOEDING Kerncijfers

opvoedingsondersteuning aantal sociale tewerkstellingen aantal opleidingstrajecten aantal huurwaarborgen aantal voedselpakketten verdeeld door ’t Kelderke

2011 27 48 105 31 4 842

2012 32 46 95 29 4 694

2013 14 52 111 53 5 285

% daling/stijging - 56,25 % + 13,04 % + 16,84 % + 82,76 % + 12,59 %

Het project opvoedingsondersteuning, opgestart in 2011 werd in 2013 verder gezet. In 2013 werd enerzijds pedagogisch advies gegeven. Hiervoor komt een pedagogisch adviseur twee keer per maand naar het OCMW om pedagogische adviesgesprekken te houden met OCMW-medewerkers of ouders. Anderzijds werden ook vormingen voor professionelen en ouders aangeboden. In 2013 waren er 14 contacten wat een opmerkelijke daling is tegenover vorig jaar. In 2013 sloegen de 13 OCMW’s van Zuid-West-Vlaanderen de handen in elkaar. Er werd een actieplan ontwikkeld in functie van een regionale activeringsstrategie. Dit met het oog op een gezamenlijke krachtenbundeling, expertiseopbouw en slagkrachtige en structurele aanpak op vlak van sociale activering. Voortvloeiend uit deze samenwerking nemen we deel aan 2 projecten, nl. het organiseren van kortlopende stages in privéondernemingen (art. 60§7) en voortrajecten voor kwetsbare jongeren. Beide projecten lopen in 2014 verder. Het aantal sociale tewerkstellingen en opleidingen steeg tijdens 2013. We konden dan ook rekenen op heel wat nieuwe externe tewerkstellingsplaatsen in onze regio. We moesten echter vaststellen dat er opvallend meer kortlopende trajecten waren. Vaak te wijten aan het vroegtijdig stopzetten door diverse problemen. Het nieuwe aanwezigheidsbeleid van het OCMW werd tijdens 2013 ook ingebed in de sociale tewerkstellingen. Het aantal toegekende huurwaarborgen kent een opmerkelijke stijging. Dit is vooral te wijten aan het feit dat de cliënten die muteren binnen de sociale bouwmaatschappij, voor hun nieuwe woning een nieuwe waarborg moeten betalen. De oude waarborg wordt pas vrijgegeven bij de verhuis naar de nieuwe woning. Deze huurwaarborgen worden toegekend onder de vorm van een borgbrief waarbij het OCMW garant staat. De aanvrager moet via maandelijkse stortingen deze borg hersamenstellen. Bij volstorting van de borg wordt deze dan omgezet in een geldelijke waarborg op een geblokkeerde rekening. In 2013 ontving het OCMW 38 vragen van de sociale huisvestingsmaatschappijen met betrekking tot huurachterstal. Daarvoor is er een tussenkomst om te bemiddelen via afbetalingsplannen. Van deze 38 waren er 8 huurders gekend in het OCMW en 30 niet gekend. De niet-gekenden werden via het project preventieve uithuiszettingen doorgegeven aan het CAW voor verdere opvolging om een uithuiszetting te voorkomen. Via het vredegerecht ontving het OCMW 54 verzoekschriften betreffende uithuiszettingen. Van deze waren er 10 die gekend zijn in het OCMW en 44 die niet gekend zijn. Opmerkelijk is dat er weinig huurders zijn die reageren op ons schrijven om te bemiddelen en zich dan later aanmelden als dakloze. Naast het geven van financiële steun werden sommige cliënten doorverwezen naar ‘t Kelderke voor de tussenkomst in de vorm van een voedselpakket. Hier zien we eveneens een stijging in het aantal pakketten. Om deze stijging te kunnen beheersen worden de cliënten die zich zonder te verwittigen 4 x niet aanmelden om hun pakket op te halen, geschorst.

Jaarverslag 2013

7

VOORDELEN EN PREMIES Kerncijfers

aantal aanvragen verwarmingstoelage aantal personen die beroep deden op de socioculturele participatie en vakantieparticipatie

2011 547 1 657

2012 764 1 856

2013 768 2 071

% daling/stijging + 0,52 % + 11,58 %

Verwarmingstoelage Het aantal aanvragen voor de verwarmingstoelage blijft ongeveer op hetzelfde niveau van 2012. Opmerkelijk is dat er in de tweede jaarhelft minder aanvragen zijn, dit is te wijten aan de lange winter waardoor aan veel rechthebbenden reeds het maximumbedrag uitbetaald werd. Het OCMW organiseert maandelijks een zitdag in de deelgemeente Desselgem om de gebruikers van Desselgem en Beveren-Leie te bedienen. Socioculturele participatie Omdat armoede net het samengaan is van een financieel onevenwicht in combinatie met andere specifieke armoedegebonden factoren (cultuur, kapitaal, sociaal netwerk, statusverlegenheid, enz.) is het belangrijk daarmee rekening te houden in het kader van socioculturele participatie. Bevorderen van vrijetijdsparticipatie is meer dan het aanbieden van ‘korting’ en/of ‘goedkope’ tickets. Via specifieke methodieken wordt de kloof tussen het maatschappelijk gebeuren en de persoon in armoede verkleind. De deelname aan activiteiten is daardoor eerder een middel tot integratie en psychosociaal welzijn, dan een doel op zich. Daarom wordt vanuit socioculturele participatie ingezet op: 1.

2.

3.

4.

financiële tussenkomst voor cliënten van het OCMW die zelf de stap zetten naar vrijetijdsinitiatieven, maar daarbij stuiten op financiële drempels. Om de toekenning op een eenvoudige wijze te kunnen berekenen werd er in het team een tool ontwikkeld. Deze is gebaseerd op de Europese armoedenorm en werd berekend door de Universiteit van Antwerpen de deelname aan allerhande vrijetijdsinitiatieven vergemakkelijken door de promotie/ informatie te bundelen en tickets/inschrijving/reservatie te laten verlopen door vertrouwde maatschappelijk werkers het organiseren van activiteiten specifiek voor deze doelgroep. Het gaat hierbij om laagdrempelige activiteiten die vertrekken vanuit aangepaste methodieken. Het uitbouwen van een sociaal netwerk, vertrouwd raken met ‘het onbekende’ e.d. staan daarbij centraal. Vb. het jaarlijkse paasfeest (buitenspeeldag), het sinterklaasfeest (kennismaking met toneel) en de jaarlijkse daguitstap. Er wordt ook vorming aangeboden over: hoe omgaan met geld in 2013 lag de focus op nieuwe maatregelen ter bestrijding van kinderarmoede. Naast de reeds bestaande initiatieven rond Sinterklaas en vrije tijd, werd nu ook tussenkomst verleend voor aankopen van schoolmateriaal, kinderkleding en werd materiaal aangekocht die de veiligheid en leesvaardigheid van jonge kinderen kan bevorderen

De activiteiten in het kader van socioculturele participatie zijn een invulling van onze OCMWopdracht ‘psychosociale begeleiding’ aan de hand van groepsmethodieken. Vrijetijdsparticipatie gaat uit van een integrale aanpak van de armoedeproblematiek.

Jaarverslag 2013

8

JURIDISCH ADVIES Kerncijfers

aantal verleende adviezen aan cliënten interne adviezen Totaal

2011 171

2012 183

2013 188

% daling/stijging + 2,73 %

249 420

471 654

517 705

+ 9,77 % + 7,80 %

De adviezen van de juridische dienst kunnen grosso modo opgedeeld worden in twee verschillende categorieën. Eerstelijnsbijstand Het betreft de eerstelijnsbijstand die verstrekt wordt aan alle inwoners van het grondgebied Waregem (inclusief deelgemeenten). De eerstelijnsbijstand houdt een eerste richtinggevend advies in. Dit kan bijvoorbeeld het volgende zijn: - de oplossing van een eenvoudige juridische vraag - moet ik antwoorden op deze brief? En hoe? - hoe verloopt een bepaalde procedure? - worden bepaalde kosten terecht aangerekend? - kan ik dit contract opzeggen? Tegen welke vergoeding? - heeft het zin om een procedure op te starten? - wat zijn mijn rechten? Een effectieve dossierbehandeling mag hier echter niet verwacht worden. De eerstelijnsbijstand kan gaan over allerhande juridische onderwerpen, maar in het bijzonder kunnen volgende rechtstakken vermeld worden: - familierecht: echtscheiding, onderhoudsgeld, omgangsregeling,… - huurrecht - kosteloze rechtsbijstand - voorlopige bewindvoering & gedwongen opnames - problemen met energieleveranciers & telecomoperatoren - erfrecht/schenkingen - vennootschapsrecht - strafrecht Adviezen Anderzijds betreft het de adviezen die verstrekt worden in het kader van de ondersteunende functie van de juridische dienst. Het gaat grotendeels om adviezen die verstrekt worden aan de sociale dienst, maar op occasionele basis worden ook juridische adviezen gegeven aan alle andere diensten binnen het OCMW Waregem. Ook hier kan er een advies gevraagd worden over elk juridisch aspect van een zaak. Frequent terugkerende problematieken zijn hier: het (helpen) opstellen van verzoekschriften collectieve schuldenregeling, voorlopige bewindvoering, gedwongen opname, het nalezen van beslissingsbrieven, de gegrondheid van bepaalde aangerekende kosten nagaan, adviseren over communicatie die ontvangen werd vanwege advocaten, … Aangezien de samenwerking met de financiële dienst geen adviezen betreft, maar een effectieve procedure ter invordering van schulden, wordt in de metingen slechts rekening gehouden met de werkelijke juridische adviezen verstrekt aan de andere diensten.

Jaarverslag 2013

9

SCHULDEN Kerncijfers dossiers zonder schulden aantal dossiers budgetbeheer aantal dossiers budgetbeg./eenmalige schuldbem. dossiers met schulden aantal dossiers/budgetbeheer aantal lopende dossiers collectieve schuldenreg. aantal dossiers budgetbeg./eenmalige schuldbem.

2011 176 20 2011 285 14 30

2012 126 75 2012 241 49 14

2013 189 5 2013 241 76 1

Personen die financiële moeilijkheden hebben, kunnen bij het OCMW terecht voor schuldbemiddeling. Schuldbemiddeling wordt georganiseerd binnen de dienst individuele hulpverlening in samenwerking met de juridische dienst. In eerste instantie wordt nagegaan welke de meest passende vorm van hulpverlening is. Budgetbegeleiding Budgetbegeleiding is een vorm van schuldbemiddeling waarbij de cliënt zelf zijn gelden blijft beheren en zelf verantwoordelijk blijft voor de betaling van de kosten en eventuele afbetalingen. De maatschappelijk assistent begeleidt de cliënt bij het beheer van zijn inkomsten en biedt ondersteuning bij het opmaken van een budgetplan. Budgetbeheer Budgetbeheer is een vorm van schuldbemiddeling waarbij het geldbeheer van de cliënt wordt overgenomen door de maatschappelijk assistent, weliswaar met de bedoeling om de cliënt op termijn opnieuw zelfstandig zijn budget te laten beheren. Budgetbeheer is aangewezen als mensen duidelijk het signaal geven dat ze het beheer van hun budget helemaal niet meer aankunnen en het effectief nodig is dat ze ontlast worden van de druk die de financiële problemen met zich meebrengen. Voor mensen met beperkte draagkracht of mogelijkheden kan budgetbeheer een langdurige vorm aannemen en verder blijven bestaan, ook al zijn de schulden intussen afbetaald. Het verloop van het budgetbeheer wordt jaarlijks geëvalueerd op basis van een afsprakennota. Collectieve schuldenregeling De collectieve schuldenregeling is een gerechtelijke procedure die voorziet in een globale regeling voor alle schulden van personen met een overmatige schuldenlast. Er wordt een schuldbemiddelaar aangesteld, die instaat voor de betaling van het leefgeld en de vaste kosten en voor het correcte verloop van de collectieve schuldenregeling. De bedoeling van deze procedure is dat dergelijke personen na verloop van tijd (maximum 7 jaar) opnieuw kunnen starten zonder schulden. Bijkomende bedoeling van deze procedure is om deze personen tijdens een collectieve schuldenregeling een menswaardig bestaan te waarborgen. Tijdens een collectieve schuldenregeling is er immers geen beslag meer mogelijk en worden de intresten bevroren. De procedure collectieve schuldenregeling is een delicate en kwetsbare evenwichtsoefening tussen de belangen van de schuldenaar en de belangen van de schuldeisers. De procedure collectieve schuldenregeling wil ook vermijden dat personen met een overmatige schuldenlast, die geen financiële perspectieven zouden hebben, zich onttrekken aan de maatschappij en steeds verder in armoede wegzakken.

Jaarverslag 2013

10

Jaarverslag 2013

11

CRISISOPVANG Kerncijfers

aantal bezettingsdagen COC aantal bezettingsdagen per gezin in de doorgangswoningen aantal doorgangswoningen aantal kamers aantal crisiswoningen overmacht aantal kamers

2011 1 443 1 564

2012 1 898 2 104

2013 1 954 2 211

4 woningen 5 woningen 4 woningen 11 kamers 13 kamers 11 kamers 1 woning 1 woning 1 woning 2 kamers 2 kamers 3 kamers

% daling/stijging + 2,95 % + 5,09 % 1 woning minder 1 extra kamer

Het Crisisopvangcentrum (COC) biedt een residentiële opvang aan dakloze en thuisloze alleenstaande mannen die in een probleemsituatie verkeren en tijdelijk onderdak en begeleiding nodig hebben, rekening houdend met een aantal opnamecriteria. Het COC beschikt over 6 kamers, waaronder 1 crisiskamer. Deze kan door 1 persoon voor max. 3 weken worden bezet. Vaak worden mensen bij de start opgevangen in de crisiskamer. Tijdens deze eerste 3 weken kan er worden afgetoetst of betrokkene zijn plaats vindt in deze nieuwe omgeving en kan omgaan met de opgelegde regels. Pas nadien is een doorstroom mogelijk naar één van de andere kamers indien er een plaats vrij is. De duurtijd van de opname hangt af van de persoonlijke evolutie van de bewoner. Echter wordt er steeds op toegezien dat er een evolutie moet zijn. Mensen die de aangeboden begeleiding weigeren of die een ernstige terugval kennen (bv. alcoholmisbruik), kunnen niet in het COC blijven. In dat geval wordt er samen gezocht naar een meer passende hulpverlening. Indien de huisregels niet worden gevolgd, kan de bewoner niet langer in het COC verblijven. Sinds 2011 is er opnieuw een bureelruimte in het COC. Twee keer per week organiseren de begeleiders een spreekmoment. In 2013 werden 18 alleenstaande dakloze mannen opgenomen in het COC. OCMW Waregem is eveneens partner in het Regionaal Crisisnetwerk. Om de 3 weken nemen we gedurende een halve dag de permanentie op ons. Dit betekent concreet dat de begeleider de vraag krijgt om op zoek te gaan naar een opvangcentrum voor een persoon/gezin uit de regio die op dat moment dakloos is. Het OCMW beschikte in 2013 over 5 doorgangswoningen en 1 crisiswoning (overmacht). In 2012 werd één tijdelijke woning in gebruik genomen. Deze woning werd ons aangeboden door de intercommunale Leiedal en kon door het OCMW worden gebruikt in afwachting van de afbraak voorzien halverwege 2013. In deze woning werden 2 minderjarige erkende asielzoekers opgevangen in afwachting van een concreet huurcontract. In 2013 werden 2 kamers omgebouwd tot 2 volwaardige studio’s in 1 van de doorgangswoningen. Deze studio’s worden voorbehouden aan jongeren en jongvolwassenen die extra ondersteuning krijgen in functie van het zelfstandig leren wonen. In 2013 werden 8 alleenstaanden opgevangen en 16 gezinnen. De gemiddelde bezetting bedraagt 4,5 maanden. Mensen kunnen max. 6 maanden in een doorgangswoning verblijven met een mogelijkse verlenging van 2 maanden. De begeleiding wordt opgenomen door een parttime medewerker. Deze intensieve begeleiding zorgt voor een vlottere uitstroom wat zich uit in een verdubbeling van het aantal opgevangen gezinnen.

Jaarverslag 2013

12

SOCIAAL HUREN Kerncijfers

aantal woningen in beheer van het RSVK op 31/12 aantal huurders aantal toewijzingen aantal kandidaat-huurders

2011 67

2012 71

2013 94

% daling/stijging + 32,39 %

66

77*

+ 40,26 %

89

159

108* 37 202

+ 27,04 %

*Nieuwe berekeningswijze waarbij rekening wordt gehouden met de huurderswissels doorheen het werkjaar

Het RSVK Waregem richt zich vooral naar diegenen die het moeilijk hebben om op eigen kracht een degelijke en betaalbare woning te vinden. Het belangrijkste doel is om het basisrecht op betaalbaar wonen te garanderen. Het is als sociaal verhuurkantoor noodzakelijk om op de private huurmarkt voldoende betaalbare en kwalitatieve woningen in te huren om een antwoord te bieden aan de groeiende woonnood. Het RSVK heeft tot doel steeds betere en kwalitatievere woningen in te huren die niet meer dienen te worden gerenoveerd. Dit resulteert echter in een hogere inhuurprijs, maar in veel lagere uitgaves voor onderhouds-, herstellings- en energiekosten. Doorheen 2013 werd onder impuls van Leiedal en het Welzijnsconsortium het project ‘Warmer Wonen’ gelanceerd. Via dit project wordt er gewerkt rond energie, woningkwaliteit en betaalbaarheid. Tevens wordt er gewerkt aan de uitbouw van een regiostrategie thuisloosheid. Het RSVK participeert aan de ontwikkeling van dit project via de deelname aan een werkgroep. Het RSVK biedt onderhuurders inspraak- en participatiemogelijkheden. Inspraak impliceert dat de onderhuurder als een volwaardige participant wordt aanzien, als een gespreksgenoot waarmee het RSVK tot een vergelijk kan komen. Er wordt open gestaan voor alle kandidaat-huurders ongeacht hun afkomst, ras, etniciteit, ideologische, filosofische of godsdienstige overtuiging,…. In 2013 werden twee verhuurdersvergaderingen georganiseerd door de gemeente Harelbeke en de gemeente Anzegem die interessant waren voor eigenaars van woningen binnen het werkingsgebied van het RSVK. Daarnaast werd er ook door het RSVK zelf een vergadering belegd voor de bestaande eigenaars. Voorafgaand aan deze vergadering werd een tevredenheidsenquête opgesteld om een beter zicht te krijgen op de eigen werking en op de grootste bezorgdheden van de verhuurder. Doorheen het jaar werden met 60 verschillende eigenaars afspraken gepland om eventueel tot een overeenkomst te komen. In augustus 2013 werd er door de Raad van Bestuur van het RSVK beslist om de functie van woonbegeleider en inschrijven/toewijzen op te splitsen vanwege de grote groei. De huurbegeleider volgt de praktische aspecten van de verhuring op (met betrekking tot onderhuurcontracten, huurwaarborgen, plaatsbeschrijving, aanvraag huursubsidie, opname en doorgave nutsvoorzieningen,…) De woonbegeleider ondersteunt de huurder gedurende het hele huurcontract, namelijk van ondertekening van het huurcontract tot de afgifte van de sleutels bij een opzeg en de administratieve afhandeling van het dossier. Wanneer blijkt dat de huurbegeleiding niet volstaat, kan intensievere woonbegeleiding worden opgestart. In 2013 werd er eveneens beslist om een extra afsprakenmoment in te voeren zodat kandidaathuurders sneller konden worden ingeschreven.

Jaarverslag 2013

13

ASIELZOEKERS Kerncijfers 2011 16 239

2012 18 579

2013 18 420

aantal bezettingsdagen LOI 100 % aantal bezettingsdagen LOI – 2 473 2 318 2 356 NBBM 100 % aantal dossiers indiv. 6 4 3 hulpverlening (steun equivalent leefloon)* * aantal dossiers asielzoekers/tijdelijk verblijfsstatuut 2013 met financiële steun

Het LOI (Lokaal Opvanginitiatief) biedt opvang aan asielzoekers tijdens hun asielprocedure. De asielzoekers krijgen materiële hulp, d.w.z. dat ze onderdak krijgen en wekelijks zakgeld ontvangen dat hen in staat moet stellen om in hun levensonderhoud te voorzien. De medewerkers van het LOI staan in voor de begeleiding op verschillende levensdomeinen van de asielzoeker tijdens hun verblijf in het Waregems LOI. Sinds 01/05/2013 moeten de beroepsinkomsten van de werkende asielzoekers in rekening gebracht worden. Concreet betalen deze asielzoekers een progressieve bijdrage in de materiële hulp berekend op basis van 5 inkomensschijven. Asielzoekers die over een stabiele arbeidsovereenkomst en tevens over voldoende inkomsten beschikken, moeten de opvangstructuur verlaten. In 2013 werd opvang geboden aan 46 asielzoekers (alleenstaande volwassenen, gezinnen met kinderen) en 7 niet-begeleide buitenlandse minderjarige asielzoekers. Ten gevolge van het dalend aantal asielaanvragen en de snellere procedures, bleef de bezettingsgraad van het opvang-netwerk van het Federaal Agentschap voor de opvang van asielzoekers in 2013 in dalende lijn gaan. Ten gevolge daarvan werden er voor LOI Waregem 15 gesubsidieerde plaatsen opgezegd en 1 plaats wordt slechts aan 15 % gesubsidieerd als bufferplaats. Er werd hierbij vooral gesnoeid op plaatsen voor gezinnen en alleenstaande vrouwen met kinderlast. Ten gevolge daarvan werd er in december 2013 gestart met de afbouw van deze 15 plaatsen. Een aantal huurcontracten werden opgezegd in voorbereiding op de nieuwe werking die in 2014 van start zal gaan en ook de personeelsbezetting werd ten gevolge van deze herstructurering aangepast. In 2013 werden opnieuw 7 niet-begeleide minderjarige jongeren opgevangen. In tegenstelling tot vroeger, stellen we vast dat de instroom van de jongeren gewijzigd is. In het LOI NBBM verblijven zowel jongeren in asielprocedure, jongeren zonder statuut, als jongeren die reeds erkend zijn of subsidiaire bescherming genieten. Dit zorgt vaak voor onderlinge wrevel tussen de jongeren. In 2013 blijft het aantal dossiers vluchtelingen in financiële steun stabiel. Nog heel weinig mensen worden aan de financiële hulpverlening toegewezen, het gaat meestal om mensen uit langer lopende procedures die al enkele jaren recht hebben op financiële steun. We merken wel een duidelijke stijging in dossiers dringende en medisch noodzakelijke hulpverlening aan personen die illegaal op ons grondgebied verblijven. In 2013 kregen we 16 aanvragen voor een tussenkomst waarvan er 13 dossiers werden goedgekeurd en 3 waarvan de tussenkomst werd geweigerd. Het aantal dossiers steun equivalent leefloon (personen met definitief verblijfsstatuut) kwam op 32.

Jaarverslag 2013

14

BUURTWERK Het buurtwerk zette in 2013 een intensief rookstopproject op, bedoeld om mensen uit kansengroepen te laten verminderen of stoppen met roken. Zestien weken lang werd ofwel in groep stilgestaan bij het rookgedrag (onder begeleiding van een tabakologe) ofwel werd actief gewerkt rond een gezonde levensstijl (door de buurtwerker). 11 mensen zijn ermee gestart. Onderweg haakten 4 mensen af, 4 mensen slaagden erin te stoppen. Na een follow-up stelden we echter vast dat de rookstop bij niemand definitief was. 2013 was voor het buurtwerk een jaar met heel wat activiteiten. Een vaste waarde in de wijk hield er immers mee op, waardoor het buurtwerk i.s.m. de stad de wijkkermis in leven hield. Twee verenigingen die mee instapten, konden op die manier een budget voor het werkjaar bijeenbrengen. In samenwerking met het wijkcomité werd ook het sinterklaasfeest nog in leven gehouden. Toch bereikten we op die manier een goeie 120 kinderen uit de wijk. Daarnaast werkten we met een aantal verenigingen voor de allereerste keer samen de nieuwjaarsreceptie uit. Activiteiten vragen natuurlijk om promotie. Daarom werd dit jaar ingezet op een meer doorgedreven digitale promotie: via de Uitdatabank, de website, de Facebookpagina, het uitbreiden van de maillijst, enz. Met behoorlijk weinig investeringen kon op die manier veel ruchtbaarheid gegeven worden aan initiatieven. Maar het ging ook anders: tijdens de zomerperiode stikte men meer dan 250 meter aan wimpels aaneen om in de wijk duidelijk te maken wanneer er iets te doen is. In 2013 ging het buurtwerk voor het 2de jaar op rij op daguitstap. Een 30-tal bewoners uit de wijk tekenden in op een dagje Bobbejaanland. Op 31 mei ondersteunde het buurtwerk het Europese initiatief ‘Dag van de Buren’. Samen met enkele bewoners uit Ter Dompel werd een gezellige drink georganiseerd voor alle bewoners uit dit flatgebouw. Tot slot moest het buurtwerk ook inspelen op een aantal problemen: het buurtwerk greep in, in het terugvallende bezoekersaantal van wijkcafetaria Babbelbox door nu maandelijks activiteiten aan te bieden. En tot slot werden via de bewonersraad ook heel wat problemen bij Helpt Elkander aangekaart i.v.m. de renovatiewerken.

Jaarverslag 2013

15

ENERGIE Kerncijfers

aantal dossiers op LAC aantal opladingen oplaadpunt aantal leningen FRGE andere energiescans

2011 366 2 550 0 17

2012 142 3 736 3 10

2013 135 3 704 2 7

% daling/stijging - 4,93 % - 0,86 % - 33,33 % - 30,00 %

Energiearmoede is een realiteit waar geen enkel OCMW nog omheen kan. Hiervoor is de Lokale Advies Commissie (LAC) in het leven geroepen. De hele LAC-procedure is erop gericht om in die periode intensief te proberen contacten te leggen met de klant. Deze contacten hebben tot doel oplossingen te zoeken voor de problemen die ontstaan zijn en op die manier afsluitingen van nutsvoorzieningen te vermijden. Wanneer er toch een advies tot afsluiten genomen wordt, moeten alle partijen van de LAC ervan overtuigd zijn dat alle mogelijke andere middelen om tot een oplossing te komen uitgeput werden. Afsluiten wordt dan gezien als een ingangspoort om mensen ertoe te bewegen stappen te zetten en hulp te zoeken. De keuze voor specialisatie staat een integrale hulpverlening niet in de weg. Problemen van energiearmoede zijn immers een onderdeel van een geheel hulpverleningstraject dat de maatschappelijk werker met zijn cliënt aflegt. Het betekent wel dat hij met vragen over regelgeving, procedures en concrete aanpak bij een collega-expert terecht kan. Het werken met een expert zorgt tevens voor een uitgelezen kans om preventief te werken aan de energieproblematiek (meewerken aan klimaatwijken, groene lening, FRGE, minimale levering aardgas,…). Van de LAC-medewerkers wordt verwacht dat die aan de hand van telefonische contacten, briefwisseling en vooral huisbezoeken een zo groot mogelijk aantal klanten bereiken en bemiddelen ten einde zoveel mogelijk zaken, voorafgaande aan de LAC-zitting, op te lossen. De Lokale Advies Commissie vond in 2013 6 maal plaats en behandelde 135 dossiers. In 2013 werden er 7 klanten effectief afgesloten van elektriciteit of aardgas niettegenstaande de inspanningen die gedaan werden om dit te voorkomen. In 2013 ging een nieuwe werking voor het oplaadpunt van start. Klanten kunnen via een betaalterminal zelf opladingen uitvoeren. Bij deze selfservice oplading is een tussenkomst van de onthaalmedewerker niet meer noodzakelijk. In 2013 registreerden we 2 395 opladingen voor elektriciteit waarvan 1 391 via de selfservice en 1 309 voor gas waarvan 701 via selfservice. Sinds oktober 2011 participeert het OCMW in het Fonds ter Reductie van de Globale Energiekost. Dit fonds geeft goedkope energieleningen met een intrest van maximum 2 % voor energiebesparende werken. Door de federale overheid zijn er 2 categorieën bepaald. Enerzijds de doelgroep cliënten (verhoogde tegemoetkoming, OMNIO-statuut, schuldbemiddeling, OCMWbegeleiding), die een renteloze lening kunnen aanvragen, waarbij de gemeente dan de 2 % rente van de lening op zich neemt. Anderzijds niet-doelgroep cliënten (iedereen die niet in aanmerking komt als doelgroep cliënt). De aanvragen voor de niet-doelgroep cliënten worden door de milieudienst van stad opgenomen. De begeleiding gebeurt, van bij de aanvraag van de lening tot het contacteren en opvolgen van de werken, in samenwerking met het Welzijnsconsortium. In 2013 werden 2 dossiers voor een FRGE-lening opgesteld. In één dossier werd het krediet aangevraagd voor vervangen van een oude combiketel door een condensatieketel en een zonneboiler. Een ander dossier ging over het plaatsen van dakisolatie en een condensatieketel. Eén of twee maal per jaar is er LAC water. De doelstelling is gelijklopend met deze van LAC elektriciteit en aardgas nl. proberen te voorkomen dat mensen afgesloten worden.

Jaarverslag 2013

16

Jaarverslag 2013

17

WONEN VOOR OUDEREN De wetgeving die woongelegenheden voor ouderen reglementeert voorziet een aantal voorzieningen rekening houdend met de graad van zorgbehoevendheid van deze ouderen. OCMW Waregem biedt aan de Waregemse bevolking alle intramurale voorzieningen aan die de regelgeving voorziet. 65-plussers kunnen beschermd wonen in een serviceflat in ‘Residentie De Varent ‘of in de groep van assistentiewoningen ‘Coorenblomme’. Zij kunnen beroep doen op dagopvang in dvc De Meers bij fysische zorgvragen en in dvc De Manège bij ziektes verwant aan dementie. Om de mantelzorgers wat rust te bieden kunnen ouderen tijdelijk opgenomen worden in het centrum voor kortverblijf De Kouter of in het nachtopvangcentrum. Wzc De Meers biedt 268 kamers aan voor definitief verblijf en 14 ruime flats voor opname van koppels of verwanten.

WOONZORGCENTRUM DE MEERS Kerncijfers 2011 55 82,1 50,12 %

aantal ontslagen gemiddelde leeftijd aantal gedesoriënteerde bewoners op het totaal aantal bewoners

2012 85 83,3 49,32 %

2013 85 83,6 56,42 %

Gemiddelde validiteit van bewoners in de loop van 2013 WZC De Meers

O

A

B

C

Cd

Totaal

2011 2012 2013

7,85 % 7,60 % 4,61 %

10,02 % 8,50 % 7,65 %

34,04 % 31,86 % 34,00 %

16,58 % 17,24 % 15,93 %

30,48 % 32,60 % 37,81 %

98,97 % 97,80 % 100 %

herkomst nieuwe gebruikers Waregem andere gemeente Totaal

aantal 76 12 88

% 86,36 % 13,64 % 100 %

Op 17 maart 2013 stelde wzc De Meers zijn deuren open voor het publiek. Wij werkten namelijk mee aan ‘Dag van de Zorg’, een organisatie die tot doel heeft zorgvoorzieningen toegankelijker te maken voor het grote publiek. De opendeurdag werd grondig voorbereid samen met de animatieploeg en De Kring. Op het parcours werden 14 activiteiten voorzien waarbij bewoners een rol speelden. De opendeurdag werd een groot succes. We mochten meer dan 1 000 bezoekers ontvangen. In de loop van het voorjaar van 2013 konden we een volledige bezetting realiseren op de 14 zorgflats. We hebben zelfs een kleine wachtlijst. Wanneer één van de bewoners komt te overlijden moet de overblijvende partner verhuizen naar een locatie van zijn keuze. Bijna alle overblijvende partners kiezen voor een eenpersoonskamer in wzc De Meers.

Jaarverslag 2013

18

Naast de vele activiteiten in de loop van het jaar, werd eind augustus de vijfde en laatste hoedenshow georganiseerd. Daarbij mochten we opnieuw beroep doen op heel wat vrijwilligers. De organisatie verliep vlot en we mochten onverwacht Jan Hoet verwelkomen. De aandacht voor leuke en zinvolle tijdsbestedingen van onze bewoners via allerhande activiteiten en uitstappen is een absolute meerwaarde in de werking van wzc De Meers. Eind september 2013 sloten we de deuren van de apotheek van OCMW Waregem. Vanaf 1 oktober wordt de medicatie voor de bewoners in unit verpakking, per medicatiegift, afgeleverd. Doordat verpleegkundigen een groot deel van de medicatie niet meer moeten klaarzetten kwam er tijd vrij. Daardoor konden we de uurroosters van de medewerkers aanpassen zodat er meer met aaneengesloten shiften kan gewerkt worden. Er kwam er ook tijd vrij voor de logistieke dienst. Zij worden nu dagelijks een bepaalde tijd ingezet om te helpen bij de maaltijdbedeling op de afdelingen. In het najaar van 2013 startten 2 afdelingen een proefproject “werken met Proteam”. Dit is een elektronisch uurroosterpakket. In de loop van 2014 zullen alle afdelingen met dit pakket werken. In 2013 hadden we 85 ontslagen. Dit betekent dat we ook 85 opnames van nieuwe bewoners hadden. We stelden vast dat ouderen met dementie veel langer op een opname moeten wachten dan ouderen met een fysische problematiek. Daarom werd besloten om ouderen met dementie die geen storend of wegloopgedrag vertonen ook op te nemen op afdelingen voor fysische aandoeningen. Vandaar de stijging van het aantal cd-profielen in 2013 t.o.v. 2012. Daartegenover daalde het aantal bewoners die geen of zeer weinig zorg nodig hebben (categorie O). Opvang van ouderen met dementie zal in de loop van 2014 verder onze aandacht krijgen. Zoals onze opdrachtverklaring aangeeft besteden we in De Meers bijzondere aandacht aan de zorg van bewoners op het einde van hun leven. In de werkgroep palliatieve zorg werd samen met de CRA een kader opgemaakt waarbinnen de voorwaarden en afspraken rond palliatieve sedatie en euthanasie vastgelegd werden en dit volledig in overeenstemming met de wettelijke richtlijnen terzake. De afspraken werden ter goedkeuring voorgelegd aan de Raad voor Maatschappelijk Welzijn. In de loop van 2013 werden alle woonzorgcentra van Vlaanderen door de Vlaamse Overheid verplicht om een aantal kwaliteitsindicatoren op te volgen. Het betreft metingen die de kwaliteit van de zorg in kaart moeten brengen. Zo moesten we o.a. op vooraf vastgelegde data het aantal bewoners met decubitus opmeten, het aantal valincidenten in kaart brengen, opgeven hoeveel soorten medicatie bewoners innemen per dag, het aantal zorgplannen voor einde leven opgeven e.d. De eerste metingen zijn nulmetingen. Zij vormen de basis waartegen de volgende metingen afgezet zullen worden. De metingen van de verschillende woonzorgcentra worden met elkaar vergeleken. De overheid gebruikt daartoe verschillende parameters. De resultaten van deze metingen zijn openbaar, wat inhoudt dat zij door de overheid gepubliceerd zullen worden. Binnen wzc De Meers werd in de bewonersraden afgesproken dat wij de resultaten van onze metingen telkens aan de bewoners en de familieleden zullen doorgeven. De resultaten van 2013 werden via een brief gecommuniceerd aan de bewoners en hun families. Zij zullen eveneens in de verschillende bewonersraden besproken worden.

Jaarverslag 2013

19

KORTVERBLIJF Kerncijfers

bezetting kortverblijf

2011 90,81 %

aantal dagen verblijf < dan 10 dagen 10 tot 30 dagen meer dan 30 dagen herkomst nieuwe gebruikers Waregem andere gemeente Totaal

2012 87,56 %

2011 20,00 % 44,00 % 35,00 %

2013 90,00 % 2012 25,00 % 43,00 % 32,00 %

aantal 70 37 107

% daling/stijging + 2,79 % 2013 25,00 % 42,00 % 33,00 % % 65,42 % 34,58 % 100 %

In de loop van 2013 werden de nog resterende kamers kortverblijf overgebracht naar afdeling Amazonelaan. De kamers werden op initiatief van de medewerkers gezellig ingericht en aangekleed. Elke gebruiker van het kortverblijf wordt gevraagd om bij ontslag een tevredenheidsmeting in te vullen. De tevredenheid scoort algemeen zeer hoog bij de gebruikers kortverblijf. Een belangrijk deel van de gebruikers heeft een ziekte verwant aan dementie. De noodzaak dringt zich hoe langer hoe meer op om de mogelijkheid te creëren om de afdeling te kunnen afsluiten daar heel wat gebruikers ‘wandel’gedrag vertonen. Voor het bijhouden en plannen van de aangevraagde periodes kortverblijf wordt het softwarepakket van de provincie West-Vlaanderen gebruikt. Via dit pakket kunnen mensen van thuis uit ook een kamer kortverblijf aanvragen.

Jaarverslag 2013

20

DAGVERZORGINGSCENTRA Kerncijfers De Meers gemid. aantal gebruikers/dag gemiddelde leeftijd aantal ontslagen herkomst Waregem andere gemeente zorgprofielen – aantal F-forfaits De Manège gemid. aantal gebruikers/dag gemiddelde leeftijd aantal ontslagen herkomst Waregem andere gemeente zorgprofielen – aantal F-forfaits

2011 23,01 73,9 49

2012 23,96 76 46

2013 18,23 73,10 41

60,00 % 40,00 % 14,87

74,00 % 26,00 % 15,80 2012 0,26 78 0

90,74 % 9,26 % 11,62 2013 9,56 82,8 34

94,00 % 6,00 % 16

74,30 % 25,70 % 39

Dagverzorgingscentrum (dvc) De Manège opende op 7 januari 2013 effectief zijn deuren voor gebruikers met dementie op de vijfde verdieping. Dit had gevolgen voor dvc De Meers. De personeelsequipe werd opgesplitst. De gebruikers met dementie verhuisden van het gelijkvloers naar de vijfde verdieping en er werden afspraken gemaakt over de samenwerking tussen beide dagverzorgingscentra. Eén van die afspraken was het regelen van het vervoer. Daar de gebruikers van beide dvc’s samen opgehaald worden, werd afgesproken dat dvc De Meers verantwoordelijk zou zijn voor de regeling van alle vervoer. Er werden ook afspraken gemaakt over de opnamemodaliteiten in beide dvc‘s, over het gezamenlijk overleg en omtrent de verroostering van de medewerkers. In de loop van 2013 werden in dvc De Manège 39 nieuwe gebruikers opgenomen. Om opgenomen te kunnen worden moeten kandidaat-gebruikers een diagnose “dementie” hebben die door een specialist arts vastgesteld is. De gemiddelde leeftijd ligt vrij hoog. Er is een hoge turnover. In het dvc komen o.a. gebruikers die wachten op definitieve opname. 89 % van de gebruikers is zorgbehoevend en lijdt aan dementie. Slechts 11 % is fysisch niet-zorgbehoevend maar lijdt wel aan dementie. Vrij vlug ondervonden we dat, naast de ouderen met dementie, ook hun mantelzorgers een luisterend oor nodig hebben. Het contact tussen de mantelzorger en de persoon met dementie verloopt vaak moeizaam en de kennis rond het ziektebeeld dementie is klein. Om mantelzorgers en ouderen met dementie samen iets leuks te laten doen zijn wij in het najaar gestart met een ‘contactkoor’. Samen met de mantelzorgers die dit willen, zingen de gebruikers van De Manège onder leiding van een dirigent. Dvc De Manège is erkend voor 10 F-forfaits. Na één jaar werking wordt een gemiddelde van 9,56 F-forfaits behaald, wat een succes is. Dvc De Meers had het na de splitsing moeilijk om gemiddeld 12 F-forfaits te behalen. In het najaar werd een inhaalbeweging gemaakt. In dvc De Meers werd in het najaar van 2013 een rustkamer gebouwd. Een onlangs gewijzigde wetgeving verplicht dc’s om minstens over één rustkamer te beschikken en dit tegen uiterlijk 31/12/2013. De rustruimte vormt nu een gezellige, transparante ruimte in het bestaande dvc.

Jaarverslag 2013

21

SERVICEFLATS Kerncijfers De Varent aantal opnames aantal ontslagen gemiddelde leeftijd wachtduur voor opname

Coorenblomme aantal opnames aantal ontslagen gemiddelde leeftijd wachtduur voor opname

2011 6 9 83,5jr 3jr 2md

2011 5 4 81 jr. 2jr 5md

2012 11 12 83,7jr 3jr 10md

2013 5 6 84jr 4jr 1md

% daling/stijging - 54,55 % - 50,00 % + 0,50 % + 6,52 %

2012 2013 6 4 7 6 81jr 3md 80jr 4 md 2jr 6md 2jr 10md

% daling/stijging - 33,33 % - 14,29 % - 1,13 % + 13,33 %

De bezetting in residentie De Varent bedroeg in 2013 100 %. Voor de groep van assistentiewoningen Coorenblomme bedroeg de bezetting 99 %. Vanuit De Varent werden 5 bewoners opgenomen in De Meers omwille van nood aan specifieke zorgen. Eén bewoner is overleden. Vanuit Coorenblomme verhuisden 2 personen naar De Meers en 1 bewonerskoppel verhuisde intern. Er waren ook 3 overlijdens. In beide residenties ligt de gemiddelde leeftijd boven 80 jaar. Er verblijven 54 vrouwen tegenover 13 mannen in De Varent. In Coorenblomme 30 vrouwen tegenover 19 mannen. In De Varent waren van de 5 nieuwe bewoners die zich in 2013 vestigden, 3 personen afkomstig uit Waregem en 2 personen uit Sint-Eloois-Vijve. In Coorenblomme kwamen 2 mensen uit Desselgem, 1 persoon uit Waregem en 1 persoon uit Anzegem bij. Een langer verblijf binnen beide residenties is momenteel mogelijk mits maximale ondersteuning van thuiszorgdiensten waarbij een optimale samenwerking essentieel is. Binnen het animatieprogramma werd er verder samengewerkt met de animatie van wzc De Meers en dienstencentrum Het Gaverke. Hierbij werden activiteiten voor de bezoekers van het dienstencentrum en de bewoners van de serviceflats samen georganiseerd, zoals een muziekquiz en modeshows. Indien mogelijk wordt het animatieprogramma van De Meers opengesteld voor de bewoners van de serviceflats. Beide serviceflats hebben een wachtlijst tot opname. De wachtlijsten bleven groeien in het voorbije jaar. Voor De Varent telde de lijst eind 2013 reeds 380 wachtenden, voor Coorenblomme gaat het om 86 inschrijvingen op de wachtlijst. Deze cijfers dienen echter gerelativeerd te worden. De meeste mensen geven bij inschrijving aan dat ze niet onmiddellijk wensen opgenomen te worden, maar dat ze rekening houden met een wachttijd van 3 à 5 jaar.

Jaarverslag 2013

22

Jaarverslag 2013

23

THUISZORG In 2013 werden heel wat inspanningen gedaan om de werking van de thuiszorgdiensten te vereenvoudigen en te versterken: -

de onthaalfunctie werd volledig uitgebouwd klanten die gebruik maken van huishoudelijke hulp worden zoveel mogelijk ingeschakeld in het systeem van elektronische dienstencheques er werd gestart met een elektronische planning binnen de klusjesdienst

De doelgroep voor de thuiszorgdiensten werd herbekeken en is nu gelijk voor alle thuiszorgdiensten. Er werd gewerkt aan de bekendmaking van de diensten door deelname aan de ‘Dag van de Zorg’ i.s.m. WZC De Meers en door het herwerken en afstemmen van alle folders. Het aanwezigheidsbeleid werd in de praktijk omgezet wat onder meer leidde tot een daling van het blijvend verzuim (frequente afwezigheden). Voor het dienstencentrum kregen we via Special Ad een minibus in bruikleen. Na ombouw wordt deze bus nu gebruikt voor rolwagenvervoer, voor vervoer van en naar de activiteiten van het dienstencentrum en voor uitstappen vanuit het dienstencentrum. In 2013 werd de wijkwerking die in 2012 werd opgestart, verder uitgewerkt. Maandelijks worden alle 80-plussers uit Sint-Eloois-Vijve die niet aangesloten zijn bij een seniorenvereniging uitgenodigd voor een ontmoetingsnamiddag. Op deze namiddag is er, naast ruimte voor ontmoeting, telkens een informatief luik. Sinds de opstart merken we een toename van het aantal deelnemers en zoeken we naar mogelijkheden om deze werking ook in andere wijken in groot-Waregem op te starten.

cursus bloemschikken DC Het Gaverke

Jaarverslag 2013

24

DIENSTENCENTRUM HET GAVERKE Kerncijfers dienstverlening aantal bloeddrukopnames hulp bij boodschappen pedicure verhuur verenigingen verhuur particulieren aantal verenigingen die beroep deden op accommodatie

2011 122 316 368 43 12 9

2012 139 447 422 30 9 8

2013 141 477 445 50 12 10

% daling/stijging + 1,44 % + 6,71 % + 5,45 % + 66,67 % + 33,33 % + 25,00 %

Bij de bloeddrukopname bleven de cijfers nagenoeg gelijk ten opzichte van het vorig jaar. De boodschappenhulp kende opnieuw een lichte stijging. Het aantal pedicurebeurten is opnieuw gestegen en bereikt stilaan zijn maximum. In 2012 zijn er een aantal nieuwe klanten bijgekomen die frequent blijven komen zodat alle beurten zo goed als volzet zijn. In 2014 zal een tweede moment ingelast worden. Het verhuren van lokalen is na een kalmer jaar opnieuw gestegen. Aangezien de bijgekomen verenigingen regelmatig beroep doen op ons lokaal is het aantal verhuringen aan verenigingen sterk toegenomen.

WARME MAALTIJDEN Kerncijfers

aantal cliënten aantal maaltijden

2011 441 61 985

2012 443 60 725

2013 415 55 763

% daling/stijging - 6,32 % - 8,17 %

We zien een relatief grote daling bij de bedeling van warme maaltijden aan huis. Dit heeft vooral te maken met het ruimer wordend aanbod aan goede alternatieven op de privémarkt. Sinds 2010 werd samengewerkt met een externe partner voor een deel van de bedeling. Deze samenwerking heeft een aantal nadelen waardoor er uitgekeken wordt naar een andere oplossing. Door de daling van de vraag zal de samenwerking met de externe partner stopgezet worden en zal terug gewerkt worden met de 3 eigen OCMW-routes.

Jaarverslag 2013

25

POETSDIENST Kerncijfers

aantal klanten op 31/12 aantal gepresteerde uren aantal aanvragen aantal nieuwe cliënten ingeschakeld

2011 587 58 487 142 101

2012 581 57 238 115 77

2013 568 54 634 97 73

% daling/stijging - 2,24 % - 4,55 % - 15,65 % - 5,19 %

De invoering van het systeem van de dienstencheques kende een enorm succes. Ook binnen OCMW Waregem groeide de dienst gestaag tot in 2010, van dan af zien we een stabilisering. In 2013 werd beslist om voor de dienstverlening vanuit OCMW Waregem voorrang te geven aan aanvragers met een zorgvraag: - 65+ - langdurig zieken - personen met een beperking - personen die doorverwezen worden vanuit de sociale dienst Hierdoor zien we een daling van het aantal aanvragen en gepresteerde uren. Dit effect wordt versterkt door de opeenvolgende prijsstijgingen van de dienstencheques. Frequentie

Verdeling volgens frequentie

27% 14-daags maandelijks 6%

wekelijks 67%

Tegenover vorig jaar zien we een kleine daling van het aandeel wekelijkse klanten ten voordele van de 14-daagse klanten. Het aantal maandelijkse klanten blijft heel beperkt.

Jaarverslag 2013

26

KLUSJES- EN GROENDIENST Kerncijfers

aantal klanten aantal gepresteerde uren aantal nieuwe aanvragen groendienst aantal nieuwe aanvragen klusjesdienst

2011 311 5 048 58

2012 316 4 979 53

2013 351 5 002 52

% daling/stijging + 11,08 % + 0,46 % - 1,89 %

53

47

57

+ 21,28 %

In 2013 zien we een toename van het aantal klanten die in de loop van het jaar beroep deden op de klusjes- en groendienst. We bereiken dus meer klanten, binnen hetzelfde aantal gepresteerde uren. We zien dat er vooral voor de klusjes heel wat nieuwe aanvragen kwamen. De klusjesdienst staat in voor verhuizen, vervoer van materiaal naar containerpark, beperkte schilderwerken en allerlei kleine klusjes aan sanitair, schrijnwerk en elektriciteit.

ALARMAPPARATUUR Kerncijfers

aantal verhuurde personenalarmsystemen

dec. 2011 30

dec. 2012 35

dec. 2013 31

% daling/stijging - 11,43 %

Tegenover 2012 werden er iets minder alarmtoestellen verhuurd. Door een wijziging in de wetgeving werd een provinciale subsidie voor de klanten afgeschaft waardoor de kostprijs voor de klant een stuk hoger kwam. Vanaf 2014 wordt ook voor de verhuur van alarmtoestellen een sociaal tarief ingevoerd.

MINDERMOBIELENCENTRALE Kerncijfers

aantal leden MMC aantal uitgevoerde ritten aantal km MMC aantal oproepen buiten Waregem

2011 216 3 764 74 682

2012 226 4 029 80 116

2013 298 5 897 79 834

% daling/stijging + 31,86 % + 46,36 % - 0,35 %

34 %

34 %

29 %

- 14,71 %

Het aantal leden binnen de mindermobielencentrale is in 2013 fors toegenomen. We zien echter wel dat het aantal vragen voor het vervoer buiten Waregem en het aantal gereden kilometers zijn gedaald. Dit is logisch te verklaren. Wegens een overbevraging van onze centrale hebben wij vorig jaar een kilometerbeperking opgelegd zodat er geen vervoer meer aangevraagd kon worden voor ritten verder dan 60 kilometer.

Jaarverslag 2013

27

ZORGCOÖRDINATIE Kerncijfers

aantal aanvragen tot huisbezoek aantal aanvragen multidisciplinair overleg aantal aanvragen indicatiestelling i.k.v. de zorgverzekering

2011 63 38

2012 54 41

2013 43 45

% daling/stijging - 20,37 % + 9,76 %

11

21

13

- 38,10 %

De zorgcoördinatie raakt stilaan goed ingeburgerd in Waregem. Klanten worden via diverse kanalen naar ons doorverwezen. De vraag naar multidisciplinair overleg rond moeilijke thuissituaties stijgt nog steeds. Binnen de regio stellen we veel bereidheid vast bij andere diensten om hierin mee te werken.

Ziekenhuis

Mantelzorger/familie

Zorgvrager

Sociale dienst

Zorgcoördinatie Huisartsen

Thuiszorgdiensten

Jaarverslag 2013

28

MEDEWERKERS Kerncijfers

aantal medewerkers op 31/12 aantal FTE op 31/12 ziekteverzuimpercentage aantal arbeidsongevallen

2009 423

2010 436

2011 462

2012 475

2013 466

% daling/stijging - 1,89 %

306,52 5,71 28

315,31 6,71 22

333,05 6,80 40

348,31 7,81 29

339,07 6,93 31

- 2,65 % - 11,27 % + 6,90 %

Beschrijvende toelichting Op 31 december 2013 waren er 466 medewerkers in dienst bij OCMW Waregem. Uitgedrukt in voltijdse equivalenten komt dit overeen met 339,07. Een daling van 2,65 % tewerkstelling in voltijdse equivalenten. Ook uit het verzuimpercentage blijkt dat we minder vaak afwezig zijn geweest op het werk in 2013. Het aantal ziektedagen is gedaald met 11 %. Het blijvend verzuim (4 keer per jaar of meer) is gedaald naar 8 % in 2013 ten opzichte van 10 % in 2012. Daarnaast is 34,57 % van de medewerkers nooit afwezig geweest wegens ziekte in 2013. Door ieders betrokkenheid met de job en werkomgeving, vermijden we een stijgende werkdruk bij onszelf en bij onze collega’s. We kunnen het werk beter plannen wat de kwaliteit van onze dienstverlening ten goede komt. In november 2012 gingen we van start met een nieuwe werkgroep aanwezigheidsbeleid. Daar werd intens gezocht naar werkbare afspraken voor iedereen, zodat iedere medewerker optimaal kan functioneren en zich gemotiveerd en betrokken voelt. Elke leidinggevende wordt gevraagd om een open en positieve communicatie te voeren en samen met de medewerker oplossingen te zoeken bij problemen. Bij evaluatie stellen we vast dat de overgrote meerderheid (90 %) van onze medewerkers, goed tot zeer goed hun job doet. We mogen dit gerust een “gouden score” noemen. Door hun deskundigheid, betrokkenheid en samenwerking dragen we samen zorg voor de kwaliteit en kwantiteit van onze dienstverlening. OCMW Waregem wil in de toekomst blijven investeren in haar medewerkers. Vorming, training en opleiding – ook wel VTO genoemd – krijgen steeds meer aandacht. Met de denkgroep VTO, opgestart in 2012, staan we de komende jaren voor de uitdaging om het vormingsbeleid verder uit te bouwen naar een ‘geïntegreerd strategisch VTO-beleid’. In 2013 lag de focus op werkplekleren als gezamenlijke behoefte. Iedere dienst werkt minstens één actie uit om het leren op de werkplek te bevorderen en voor het OCMW overkoepelend vonden meerdere externe jobwissels plaats. In 2014 ligt de focus op het detecteren van de opleidingsnoden. De gesprekken tussen leidinggevenden en medewerkers geven een goed inzicht in opleidings- en ontwikkelingsbehoeften en zijn de basis voor een jaarlijkse behoefteanalyse op vlak van VTO. In 2013 kenden we 31 arbeidsongevallen, waarvan 1 niet erkend werd. Het betreft 20 ongevallen met werkverlet, 11 zonder werkverlet en 7 ongevallen van en naar het werk.

Jaarverslag 2013

29

INTERN CONTROLESYSTEEM Het algemeen kader van het intern controlesysteem (ICS) werd goedgekeurd in de OCMWraadszitting van juni 2009. Het ICS is volledig ingebed binnen de kwaliteitsstructuur van het OCMW, is altijd consulteerbaar en wordt permanent geactualiseerd via sharepoint. Interne controle is het geheel van maatregelen en procedures die ontworpen zijn om een redelijke zekerheid te verschaffen over: 1. Het bereiken van de doelstellingen De doelstellingen zijn opgenomen in de beleidsnota. A.d.h.v. de kwartaalrapportering wordt een overzicht gegeven van de stand van uitvoering van deze doelstellingen. Dit vanuit de 4 perspectieven van de balanced scorecard en binnen de 20 strategische doelstellingen van het OCMW. Ook de meer operationele doelstellingen worden systematisch opgevolgd door middel van het actueel verbeteractieplan binnen de kwaliteitsstructuur alsook via de boordtabel met de bijhorende indicatoren van alle processen binnen het OCMW. 2. Het naleven van wetgeving en procedures In de procedures en werkinstructies die opgenomen zijn in sharepoint worden controlepunten en -maatregelen voorzien om te waken over het naleven van de wetgeving. In het beschrijvend gedeelte van de procedures is er telkens een verwijzing naar de van toepassing zijnde wetgeving. Door middel van o.a. interne audits wordt steekproefsgewijs de naleving daarvan nagegaan. 3. De beschikbaarheid van betrouwbare financiële informatie en beheersinformatie De financiële dienst staat in voor de financiële informatie en belangrijkste beheersinformatie, die wordt gegenereerd uit de boekhouding en het softwarepakket. Aan de hand van o.a. de kwartaalrapportering wordt de voornaamste financiële informatie en beheersinformatie ter beschikking gesteld aan de OCMW-raad en de budgethouders. De budgethouders beschikken daarenboven over dagelijks geactualiseerde financiële informatie. Aan de hand van interne controlepunten, checklist en uitgeschreven werkinstructies werden meetpunten ingevoerd die moeten bijdragen tot accurate financiële informatie en beheersinformatie. 4. Het efficiënt en economisch gebruik van middelen Het efficiënt en economisch gebruik van middelen zit vervat binnen de beleidscyclus. Het begrip middelen omvat niet louter de financiële middelen maar omvat ook materiaal, uitrusting en gebouwen. Door middel van de budgetcommissies wordt jaarlijks gedetailleerd het budget opgemaakt. Daarbij wordt gestart van de jaarrekening van het voorbije jaar, wordt de stand van zaken op 30 juni bekeken en wordt rekening gehouden met te verwachten wijzigingen en beleidsopties. In de kwartaalkwaliteitsvergaderingen wordt dit mee opgevolgd, o.a. door middel van de diverse indicatoren van de verschillende processen. Ook aan de hand van het overzicht van de preventieve en correctieve maatregelen wordt binnen de organisatie gestreefd naar continue (efficiëntie) verbetering. Vanaf 2014 zijn er kwartaalvergaderingen gepland met alle budgethouders om het budget op te volgen per kwartaal. 5. De bescherming van activa Activa omvatten niet alleen investeringsgoederen, maar worden ruim geïnterpreteerd. Door middel van het beheersprogramma Ultimo wordt dit voornamelijk vanuit de technische dienst aangestuurd. 6. Het voorkomen van fraude Door middel van de uitgeschreven procedures, werkinstructies, standaardbrieven, dubbele handtekening, deontologische code en vastgelegde prijslijsten werden de belangrijkste risico’s in kaart gebracht en ingebed binnen het kader van het intern controlesysteem.

Jaarverslag 2013

30

DE BELEIDSORGANEN RAAD VOOR MAATSCHAPPELIJK WELZIJN 31/12/2013

Naam Joost Kerkhove Marianne Verbeke Nele Callebert Bruno Lahousse Tom Ruysschaert Veronique Amez Christel Markey Ann-Sophie Kindt Melissa Vanackere Johan Roose Christiane De Coninck

Adres Schoendalestraat 103 G. Mahieulaan 18 Tienbunder 17 Henri Lebbestraat 45 Nieuwstraat 120 Hoevelaan 56 Schoendalestraat 231 Beveren-Dries 72 Kronkelstraat 87 Gruuthusestraat 24 Bergstraat 15

Woonplaats 8793 Waregem 8793 Waregem 8792 Waregem 8790 Waregem 8792 Waregem 8793 Waregem 8793 Waregem 8791 Waregem 8793 Waregem 8791 Waregem 8790 Waregem

BCSD x x

De Backer Bruno Vandaele Jozef

p/a Schakelstraat 41 Potegemstraat 14/13

8790 Waregem 8790 Waregem

Secretaris Ontvanger

BCSD BCOZ

x

BCOZ x x x

x x x x x x

= lid van het Bijzonder Comité Sociale Dienst = lid van het Bijzonder Comité Ouderenzorg

van links naar rechts vooraan: Jozef Vandaele ; Joost Kerkhove ; Bruno De Backer achteraan: Veronique Amez ; Christiane De Coninck ; Ann-Sophie Kindt ; Christel Markey ; Bruno Lahousse ; Melissa Vanackere, Nele Callebert ; Marianne Verbeke ; Johan Roose ; Tom Ruysschaert

Jaarverslag 2013

31

HET ORGANOGRAM + LIJST BUDGETHOUDERS

INSTELLING VAN HET BUDGETHOUDERSCHAP 1. OCMW-raad (voorzitter en secretaris) Wettelijke bevoegdheden, personeel, investeringen, dringende betalingen, permanente opdrachten en gedomicilieerde betalingen 2. Bijzondere Comités Sociale Dienst en Ouderenzorg (voorzitter en secretaris) Sociale uitkeringen en respectievelijke terugvorderingen 3. Aankoopverantwoordelijke Algemeen bestuur en stafdiensten 4. Directeur intramurale dienst De Meers, Kortverblijf, Dagverzorgingscentra De Meers en De Manège, Centrale keuken 5. Directeur technische dienst Technische dienst 6. Verantwoordelijke serviceflats Serviceflats De Varent, GAW Coorenblomme 7. Hoofdmaatschappelijk werker individuele hulpverlening Sociale dienst - sociale en financiële hulp 8. Hoofdmaatschappelijk werker wonen en integratie Lokaal opvanginitiatief, Crisisopvangcentrum, sociale projecten 9. Hoofdmaatschappelijk werker thuiszorg Thuiszorgdiensten, dienst logistieke hulp, zorgcoördinator 10. Centrumleider Dienstencentrum Het Gaverke

Jaarverslag 2013

32

OVERZICHT VAN DE DIENSTVERLENING FINANCIËLE EN SOCIALE HULP contactpersoon: Kris Verhelst  056 62 98 32 [email protected] contactpersoon: Els Degraeve  056 62 98 57 [email protected] RMI/Leefloon/ art Wie geen bestaansmiddelen heeft of wie zijn bestaansmiddelen lager liggen dan de 60 § 7 wettelijk vastgestelde bedragen, kan het recht op maatschappelijke integratie bekomen. Steun Wie recht heeft op pensioen, kinderbijslag, werkloosheidsvergoeding, ziektevergoeding,... en het dossier is nog niet in orde, kan een voorschot krijgen. Ook in geval van specifieke problemen zoals kosten van levensonderhoud, huishuur, verwarming, aankoop van kledij, dokterskosten, medicatie,... Budgetbegeleiding Deze dienst leert u uw inkomen beter te besteden en de inkomsten en uitgaven in Schuldbemiddeling evenwicht te houden. Bij grote schuldenlast, bij een belangrijk en blijvend onevenwicht tussen de inkomsten en de financiële lasten, kan u beroep doen op de erkende dienst schuldbemiddeling van het OCMW (i.s.m. de juridische dienst). Crisishulp In materiële en psychosociale noodsituaties wordt er via dringende hulpverlening een oplossing aangeboden voor noodsituaties. Bemiddeling Op een begeleide manier worden mensen, indien nodig, doorverwezen naar Doorverwijzing gespecialiseerde diensten. Specifieke  referentieadres daklozen opdrachten  bemiddeling bij uitdrijving uit sociale woningen  Lokale Advies Commissie voor beperking levering energie  opvoedingsondersteuning Adres Schakelstraat 41, 8790 Waregem Openingsuren SD voormiddag van 9.00u tot 12.00u namiddag van 14.00u tot 16.30u (dinsdag tot 18.30u). Zitdagen Gemeentehuis Beveren-Leie dinsdag van 9.00u -10.15u om de 14 d. Coorenblomme Desselgem dinsdag van 10.30u -11.30u om de 14 d. Opvangcentrum Biedt opvang en onderdak bij crisissituaties en in geval van dakloosheid en zorgt voor lokale opvang van asielzoekers. Adres Keukeldam 3, 8790 Waregem (COC) Contactpersoon Els Degraeve -  056 62 98 57 Arbeidsbegeleiding Helpt langdurig werklozen en leefloongerechtigden bij het zoeken naar de geschikte Opleiding opleiding en de gepaste job o.a. in samenwerking met de werkwinkel. Via sociale tewerkstelling wordt doorstroming gezocht naar de reguliere arbeidsmarkt. Adres Schakelstraat 41, 8790 Waregem Contactpersoon Dorine Keirsbulck -  056 62 98 34 Tine Casteleyn -  056 62 98 54 Sociaal Verschaft huisvesting aan personen/gezinnen die door hun maatschappelijke situatie verhuurkantoor weinig kans hebben om op de huisvestingsmarkt aan bod te komen. Adres RSVK vzw, Schakelstraat 41, 8790 Waregem Contactpersoon Joy Verstichele -  056 62 98 93 Akko Deschuytter -  056 62 98 94

VZW De plus² - Tandem – Strijkijzer – DieNaMo contactpersoon: Marc Fourneau  0496 16 49 64 Sociale werkplaats Biedt een opleiding en tewerkstelling aan langdurig en laaggeschoolde werklozen. Strijkijzer – Veloods Activiteiten: strijk voor iedereen en strijkgebonden retouches. Fietsverhuur en - DieNaMo fietsherstel, klussen voor lokale besturen en particulieren Adres Werkplus, Oude Vijvestraat 29, 8790 Waregem Contactpersoon Yves Vercruysse -  056 61 34 38 Caroline Desmeytere -  056 61 34 38 Jan Verfaillie -  056 61 34 38

Jaarverslag 2013

33

WZC DE MEERS Werking Adres Contactpersonen

Voor fysiek zorgbehoevende/demente ouderen. Schakelstraat 43 – 8790 Waregem Veerle Laevens -  056 62 99 41 [email protected] Riet Verbrugghe -  056 62 98 36 [email protected] Tine Noreillie -  056 62 86 87 [email protected]

ZORGFLATS Werking Adres Contactpersoon

De zorgflats zijn voorbehouden voor koppels die samen wensen opgenomen te worden en waarvan één of beide partners zorgbehoevend zijn. Schakelstraat 43 – 8790 Waregem Veerle Laevens -  056 62 99 41 [email protected] Riet Verbrugghe -  056 62 98 36 [email protected] Tine Noreillie -  056 62 86 87 [email protected]

DAGVERZORGING De Meers Werking

Adres Contactpersoon

Dagverzorgingscentrum voor fysiek zorgbehoevenden. Aangepaste opvang en begeleiding tijdens werkdagen van 9.00 u – 17.00 u. Er is vervoer van en naar huis met een busje. Schakelstraat 43 – 8790 Waregem Carine Dewulf –  056 62 99 13 [email protected]

DAGVERZORGING De Manège Werking


Dagverzorgingscentrum voor personen met dementie. Aangepaste opvang en begeleiding tijdens werkdagen van 9.00u – 17.00u. Er is vervoer van en naar huis met een busje. Schakelstraat 43 – 8790 Waregem Katrien Dessauvage –  056 62 99 79 [email protected]

KORTVERBLIJF/NACHTOPVANG Werking


Kortverblijf: Voor zorgbehoevende ouderen die alleen of bij familie/partner wonen. Wij bieden gepaste opvang en begeleiding van uw familielid voor een korte periode, een weekend, een week,... Zo is kortverblijf een steun voor de thuisverzorgers. Nachtopvang: Voor zorgbehoevende ouderen die alleen of bij familie/partner wonen. Wij bieden opvang van 18.00u tot 9.00u. Op deze wijze kan de zorgdrager genieten van een goede nachtrust en kan de cliënt overdag nog in zijn vertrouwde thuisomgeving verblijven. Schakelstraat 43 – 8790 Waregem Veerle Laevens -  056 62 99 41 [email protected] Riet Verbrugghe -  056 62 98 36 [email protected] Tine Noreillie -  056 62 86 87 [email protected]

RESIDENTIE SERVICEFLAT DE VARENT Werking


Residentie De Varent telt 63 serviceflats met 1 of 2 slaapkamers voor zelfstandig wonende ouderen in een beschutte woonomgeving. Elke flat is uitgerust met een modern domoticasysteem en een noodoproepsysteem. Middagmaal en thuisdiensten op aanvraag zijn mogelijk. De ontmoetingsruimte, wassalon en fietsenberging staan ter beschikking van de bewoners. Zuiderlaan 45 - 8790 Waregem Isabelle Tijtgat -  056 62 99 31 [email protected]

GAW COORENBLOMME Werking Adres Contactpersoon

39 flats voor zelfstandig wonende ouderen in een beschutte woonomgeving. Er is dag en nacht personeel aanwezig. Middagmaal mogelijk, thuisdiensten, cafetaria, activiteiten. G. Coornaertdreef 11 - 8792 Desselgem Isabelle Tijtgat -  056 70 24 59 [email protected]

Jaarverslag 2013

34

THUISZORG Maaltijdbedeling

Huishoudelijke hulp dienstencheques Alarmapparatuur

Klusjes- en groendienst Zorgcoördinatie


Wie niet zelf meer kan zorgen voor zijn warm middagmaal, kan een beroep doen op deze dienst. Voor de weekdagen zijn dit vers bereide maaltijden, voor het weekend en op feestdagen kan men diepvriesmaaltijden bekomen. De maaltijden worden tussen 9.30u en 12.15u aan huis bezorgd. Er is een normaal tarief en een sociaal tarief. Voor huishoudelijke taken (schoonmaak, strijk en boodschappen) kan men beroep doen op onze huishoudelijke dienst. De poetsvrouw komt bij u voor 3 of 4 uren, in de voor- of namiddag, wekelijks of 14daags. Wij plaatsen een alarmsysteem bij u thuis, zodat er bij een noodsituatie onmiddellijk hulp kan geboden worden. Dag en nacht is de telefooncentrale bereikbaar, waardoor de hulpverleners onmiddellijk kunnen verwittigd worden. We vragen een waarborg voor het gebruik en een maandelijkse bijdrage in de huur. Via deze klusjes- en groendienst wordt het thuiszorgaanbod van het OCMW nog verder uitgebreid. De dienst heeft tot doel de kwaliteit van de leefomgeving van voornamelijk de senioren te verbeteren door het opknappen van diverse karweitjes. De zorgcoördinator is een vertrouwenspersoon die de nodige informatie kan geven over de mogelijkheden in de thuiszorg (professionele hulpverleners, hulpmiddelen, financiële tegemoetkomingen, ontspanningsmogelijkheden,… ) Weversstraat 41, 8790 Waregem Joke Hennion  056 61 26 93 [email protected] Chantal Desloovere  056 61 17 52 [email protected] Paul Vanden Broecke  056 61 17 48 [email protected] Lieselot Valcke  056 61 14 56 [email protected] Nele Vandierendonck  056 61 69 31 [email protected] Chris Lossy  056 60 94 57 [email protected]

DIENSTENCENTRUM HET GAVERKE Dienstencentrum

Vervoerdienst


Het dienstencentrum is een ontmoetingsplaats voor alle buurtbewoners, met aandacht voor 55-plussers. Elke werkdag kan men er terecht voor dienstverlening, informatie en vorming. Ook kan men een keuze maken uit het aanbod voor zinvolle tijdsbesteding. Alle activiteiten staan in het maandelijks blad De Belle. Is een hulpdienst die mensen met verplaatsingsmoeilijkheden aan vervoer helpt. Vrijwilligers komen u tegen betaling ophalen thuis en brengen u ter bestemming. Zo blijven winkelen, doktersbezoek, vrienden- en/of familiebezoek toch mogelijk. Voor deze dienstverlening betaalt u jaarlijks lidgeld en een kleine vergoeding aan de chauffeur. Voorafgaande reservatie is noodzakelijk. Zeswegenstraat 120, 8790 Waregem Ann Bekaert  056 60 61 88 [email protected]

STAFDIENSTEN DIENST Secretariaat Financiële dienst Personeelsdienst Juridische dienst Aankoopdienst Technische dienst IDPB Systeembeheer Adres Openingsuren OCMW

 CONTACTPERSOON E-MAIL 056 62 98 41 Isabel Hondekyn [email protected] 056 62 98 60 Jozef Vandaele [email protected] [email protected] Carmen Van der Borght 056 62 98 51 056 62 98 47 Ulrich Coussement [email protected] 056 62 98 45 Célestine Wielfaert [email protected] 056 62 98 65 Pol Willandt [email protected] 056 62 86 89 Jo Carron [email protected] 056 62 98 88 Luc Nuytens [email protected] 056 62 98 42 Patrick Amez [email protected] Schakelstraat 41, 8790 Waregem Elke werkdag van 8.30u-12.00u en van 13.30u-17.00u dinsdag tot 18.30u

Jaarverslag 2013

35

RESULTATEN 2013 BOORDTABEL 2013 Gerealiseerd Gedeeltelijk gerealiseerd, op schema Niet-gerealiseerd of achterstand op schema

Strategische nota 2013-2015 Prioritaire beleidsdoelstellingen 2013 INTERNE PROCESSEN

Nieuwe praktijken en werkmethoden Doelstelling Beleidsdomein Beleidsitem Actieplan

Geautomatiseerde individuele medicatie voorbereiding B05 – wonen voor ouderen 09531 – De Meers

 uitwerken organisatie en communicatie naar bewoners  aanpassing organisatie werking afdelingen

 aantal uren inzet verpleegkundigen voor medicatie  opvolging bewonersfacturen Streefcijfer: Realisatie: 100 % werking tegen 1 oktober 2013 Toewijzing OCMW-raad 27 mei. opstart september 2013

Meting

2013 2014 2015

Uitgave 0 0 0

Exploitatie Ontvangst 0 0 0

Saldo 0 0 0

Uitgave 0 0 0

Investering Ontvangst 0 0 0

Saldo 0 0 0

Uitgave 0 0 0

Andere Ontvangst 0 0 0

Saldo 0 0 0

Efficiëntie verhogen Doelstelling Beleidsdomein Beleidsitem Actieplan

Organisatie van de interne werking in de thuiszorg

B04 - thuiszorg 09460/09470/09481/09/09482/09490/09511= volledig beleidsdomein B04 - thuiszorg  vereenvoudigen en automatiseren planning klusjes- en groendienst  herbekijken van het systeem planning van de poetsdienst  bekijken mogelijkheden tot uitbreiding gebruik elektronische dienstencheques Meting  onderdelen van de planning en administratieve afhandeling die geautomatiseerd zijn  aantal maatregelen die genomen worden om planning poetsdienst te vereenvoudigen  % klanten die gebruik maken van de elektronische dienstencheques Streefcijfer: Realisatie: 100 % automatische planning klusjesdienst Strategische nota is in ontwerp opgemaakt Gebruik elektronische dienstencheques + Werkgroepen zijn opgestart

Jaarverslag 2013

36

communicatie naar klanten tegen 31/12 Geautomatiseerd planningssysteem poetsdienst 2013 2014 2015

Uitgave 0 0 0

Doelstelling


Saldo 0 0 0

Uitgave 0 0 0

1° dossier OCMW-raad april + verdere besprekingen in het BCOZ


Saldo 0 0 0

Uitgave 0 0 0


Saldo 0 0 0

Toeleiding en opvolging tewerkstelling leefloners en werklozen in dienstenchequebedrijven

Beleidsdomein B03 – financiële en sociale hulp Beleidsitem 09040 – activering van tewerkstelling Actieplan  iedere nieuwe toewijzing aan dienst arbeidsbemiddeling screenen i.f.v. mogelijke tewerkstelling  minimale competenties vastleggen in overleg met dienstenchequebedrijven  aanleggen wervingsreserve gemotiveerde leefloners/werklozen die in aanmerking komen Meting  kandidaten toeleiden naar kwaliteitsvolle poetsopleidingen en stage  begeleiden en evalueren werknemers tijdens tewerkstelling (i.s.m. dc-bedrijf)  lijst bijhouden: wervingsreserve, wie in opleiding, wie in contract, wie gestopt, … Streefcijfer: Realisatie: 3 kandidaten aan het werk of op werfreserve. Werkinstructie is opgemaakt. Bespreking BCSD jan ’13 Toeleiding: 8 kandidaten (tot en met dec.) Opvolging: 5 gestarte tewerkstellingen - 2 vanuit werkloosheid 3 cliënten OCMW: 1 tewerkgesteld tot juni 2013- nadien langdurig ziek (= einde contract) 2 cliënten extern aan de slag waarvan 1 nog in contract. Geen werfreserve! 2013 2014 2015

Uitgave 0 0 0


Saldo 0 0 0

Uitgave 0 0 0


Saldo 0 0 0

Uitgave 0 0 0


Saldo 0 0 0

Afstemming dienstverlening Doelstelling Herziening steunbarema sociale dienst Beleidsdomein B03 – financiële en sociale hulp Beleidsitem 09000 – sociale dienst Actieplan  toepassing steunbarema herdefiniëren  berekening steunbarema herbekijken  steun bekijken als hulpverleningsvorm i.p.v. puur financiële tussenkomst Meting  bekijken efficiëntie en administratieve vereenvoudiging  verslagen cliëntoverleg als klankbord  wijzigingen in procedures, werkinstructies en documenten Streefcijfer: Realisatie: Aangepast steunbarema is goedgekeurd tegen werkgroep kwaliteit: herdefiniëring van het steun31/12 in het BCSD barema is lopend + er is een 1° ontwerp Eind september beslist om eigen ontwerp te maken. Tool + simulaties werden afgewerkt tegen BCSD december 2013. Start voorzien vanaf 01/01/2014. 2013 2014 2015

Uitgave 0 0 0


Saldo 0 0 0

Uitgave 0 0 0


Jaarverslag 2013

Saldo 0 0 0

Uitgave 0 0 0


Saldo 0 0 0

37

Overige beleidsdoelstellingen 2013 OCMW globaal KLANTENPERSPECTIEF

Naambekendheid Doelstelling Actie Meting

Doelstelling Actie Meting

Dienstverlening van het OCMW bekend maken  realisatie en verdeling 2 druk infobrochure verdeling brochures Streefcijfer: Realisatie: + 15 000 brochures Actie is vervangen door deelname en bekendmaking via Dag van de Zorg e

Deelname aan Dag van de Zorg  uitwerken deelname OCMW aan Dag van de Zorg 17 maart 2013 aantal bezoekers Streefcijfer: Realisatie: 500 bezoekers 1100 bezoekers

Prijszetting Doelstelling Actie Meting

Evalueren en actualiseren van de prijzen  n.a.v. de spilindexoverschrijding de gehanteerde prijzen evalueren en aanpassen goedgekeurde prijslijst door de OCMW-raad Streefcijfer: Realisatie: 50 % Goedkeuring OCMW-raad nov. 2013

INTERNE PROCESSEN Nieuwe praktijken/werkmethoden Doelstelling

Samenwerking realiseren met ziekenhuis Waregem in het kader van de reïntegratie van psychische patiënten vanaf april 2013  samenwerkingsovereenkomst uitwerken  bepalen criteria van toewijzing verslaggeving Streefcijfer: Realisatie: 100 % Inrichting personeelslokaal 1- is OK. Bespreking 19/3. Het OCMW maakt deel uit van de stuurgroep

Actie Meting

Nieuwe dienstverlening Doelstelling

Actie Meting

Opvolgen bouw bejaardenwoningen in Beveren-Leie.

 opvolging bouwproject i.s.m. de WVI aanvangsbevel aannemer en werfverslagen Streefcijfer: Realisatie: aanvangsbevel aannemer Wijziging in subsidies. Dossier ter bespreking met de WVI. N.a.v. nieuw subsdiesysteem in een berekening opgevraagd bij de VMSW.

Jaarverslag 2013

38

Toelichting in de OCMW-raad dec. 2013. Doelstelling

Actie Meting

Opvolgen realisatie eenpersoonswoongelegenheden site Ware Heem  deelname aan werken stuurgroepen verslagen van de werken stuurgroepen Streefcijfer: Realisatie: 100 % aanwezigheid 100 % aanwezigheid.

Nieuwe praktijken/werkmethoden Doelstelling Implementeren van de wijzigingen van het OCMW-decreet Actie  de wijzigingen van het OCMW-decreet organisatorisch implementeren Meting goedgekeurde wijzigingen Streefcijfer: voldoen aan alle nieuwe elementen Realisatie: van het decreet Wijzigingen zijn verwerkt in huishoudelijk reglement en goedgekeurd in de OCMW-raad Doelstelling Opvolgen van de clusterwerking van administratieve taken Actie  uitwerken en opvolging van de clusterwerking aankoopdienst en financiële dienst, secretariaat en telefonie en onthaal, sociale dienst alsook de onderlinge samenwerking Meting aantal gerealiseerde uitwisselingen en onderling uitgevoerde taken Streefcijfer: Realisatie: uitwisseling in alle clusters Evalutievergadering 27/3 2 uitwisselingen Uitwisseling structureel OK via vaste momenten à het onthaal + samenwerking aankoopdienst en financiële dienst i.v.m. magazijnwerking Ultimo Doelstelling Verder onderzoeken van de samenwerkingsmogelijkheden met de stad

Waregem  bespreking met het stadsbestuur en de stadsdiensten  gezamenlijke aankoopdossiers  gezamenlijk ICT- raamovereenkomst Streefcijfer: Realisatie: ICT-raamovereenkomst Opmaak is in voorbereiding. Systeembeheerder 4 aankoopdossiers in 2013 maakt deel uit van deze werkgroep. 3 aankoopdossiers. Doelstelling Opmaken van het toewijzingsreglement voor de bejaardenwoningen Actie  opmaken van een reglement Meting goedgekeurd toewijzingsreglement door de OCMW-raad Streefcijfer: Realisatie: goedgekeurd toewijzingsreglement Wordt verschoven naar 2014 omwille van gewijzigde subsidieregeling met bijhorende verschuiving timing bouwwerken. Actie Meting

Efficiëntie verhogen Doelstelling Actie

Meting

Doorlichten van alle procedures en werkinstructies en vereenvoudigen waar mogelijk  externe screening  screening via de werkgroepen kwaliteit en via de interne audits  bevraging bij alle administratief medewerkers aantal vereenvoudigde procedures Streefcijfer: Realisatie: 20 procedures LEAN-opleiding in dec ’12. Verwerkt bij int. audits. 2 procedures gerealiseerd. Verdere uitrol ook in ’14

GROEI- EN LEERVERMOGEN

Jaarverslag 2013

39

Personeelstevredenheid Doelstelling

Verwerken van de personeelstevredenheidsenquêtes en opvolgen van de resultaten

Actie

 verwerking van de enquêtes  opname van de resultaten in het verbeteractieplan aantal acties in het verbeteractieplan Streefcijfer: Realisatie: 10 verbeteracties Enquête is opgestart, toelichting in MAT + DT. Ontwerp verbeteractie + communicatie via intranet.

Meting

Deskundigheid Doelstelling Actie Meting

Introductieprogramma nieuwe raadsleden organiseren  algemeen introductieprogramma organiseren  verdere uitdieping via toelichtingen in de bijzondere comités aantal introductiemomenten Streefcijfer: Realisatie: 2 introductiemomenten Introductieprogramma is afgerond 2 momenten (2x vrijdag jan / feb)

Betrokkenheid Doelstelling Actie Meting

Uitvoeren van interne kwaliteitsaudits in alle processen  de auditpool staat in voor de uitvoering van de audits aantal audits Streefcijfer: Realisatie: 27 audits Bijeenkomst audit pool in dec ’12. Alle audits zijn uitgevoerd.

ICT & technologie Doelstelling

Informatie en documentatie voor OCMW-raadsleden elektronisch ter beschikking stellen

 onderzoek naar de diverse mogelijkheden de info en documentatie kan elektronisch ter beschikking gesteld worden Streefcijfer: Realisatie: systeem COBRA is in gebruik tegen 31/12 Toelichting in de OCMW-raad dec. 2013. Start van 2014 van het intranet voor raadsleden.

Actie Meting

FINANCIEEL PERSPECTIEF Financiële zekerheid Doelstelling Actie Meting

Goedkeuring budget en meerjarenplan  opmaak i.s.m. het managementteam en de budgethouders goedgekeurd budget en meerjarenplan Streefcijfer: Realisatie: 50 % Goedkeuring gemeenteraad dec. 2014

Kostenbeheersing Doelstelling Actie

De kostprijs van de dienstverlening van het OCMW berekenen  kostprijsberekening in de BBC-boekhouding

Jaarverslag 2013

40

Meting

opname in de toelichting bij de jaarrekening Streefcijfer: Realisatie: Kostprijzen De Meers en thuiszorgdiensten zijn Agendering OCMW-raad juni 2013 gekend.

Maximaal benutten van de overheidsmiddelen/subsidiekanalen Doelstelling Actie Meting

Doelstelling

Alle subsidiemogelijkheden onderzoeken  sensibiliseren van de budgethouders om max. alle subsidiemogelijkheden te onderzoeken en projectoproepen op te volgen ontvangen subsidies Streefcijfer: Realisatie: + 5 % t.o.v. 2012 Aanvraag project EVF is ingediend. Dossier is niet goedgekeurd. Bijkomende erkenning 2 RVT-bedden.

Alle belangrijke financiële stromen in kaart brengen en beheersen d.m.v. uitgeschreven procedures en werkinstructies (Intern controlesysteem)  uitschrijven procedures en werkinstructies  overzichtstabel door de financiële dienst waarin de verantwoordelijkheden qua opvolging vastgelegd worden aantal procedures en werkinstructies Streefcijfer: Realisatie: 50 % De belangrijkste stroom (riziv) is in een procedure gegoten. Andere financiële stromen (subsidies) worden bekeken in het kader van het BBC-decreet (koppeling beleidsdoelstellingen aan Vlaamse beleidsdoelstellingen – codes).

Actie

Meting

Kwaliteit, Veiligheid, Milieu & Ethiek Kwaliteit KLANTENPERSPECTIEF

Ruim kwalitatief hoogstaand aanbod Doelstelling Actie Meting

Voldoen aan de ISO-9001 norm

 hercertificatie audit door Bureau Veritas Certification hercertificatie Streefcijfer: Realisatie: hercertificatie tegen 30/6 Audit is afgerond met hercertificatie.

INTERNE PROCESSEN

Nieuwe praktijken/werkmethoden Doelstelling

Systematisch zoeken naar vereenvoudigingen door de interne auditoren bij de uitvoering van de interne audits

Actie Meting

 LEAN-vorming voor de interne auditoren aantal voorstellen naar vereenvoudigingen door de interne auditoren in de auditrapporten Streefcijfer: Realisatie:

Jaarverslag 2013

41

1 voorstel van vereenvoudiging per auditrapport per proces

Ieder rapport bevat minstens 1 vereenvoudiging

Veiligheid Nieuwe praktijken/werkmethoden Doelstelling Actie

Veiligheid verder promoten als een gezamenlijke verantwoordelijkheid


Klassement veiligheid

          

opleiding veilig gedrag promotiecampagne overleg in directieteam: algemene consensus rond beleid (veilig gedrag, scoop Ohsas) beleid rond ergonomie in beeld brengen risicoanalyses in teams (her)introduceren welzijnsmanagement systeem plan van aanpak aanbevelingen uit Ohsas pre audit bespreken in directieteam Meting registratie opleiding planning agendering, rapportering Streefcijfer: Realisatie: 1 opleiding (2 nam.) directieteam: 1 campagne  algemene consensus rond beleid (veilig gedrag, 1 directieteam scoop Ohsas)> 26 maar rapport i.v.m. ergonomie bespreking poster gouden 10 (diverse malen) 1 pre-audit  opleiding en sensibilisatie: toelichting gouden 10 op teams:  campagne: - nieuwsflits /april 2013 en mei 2013 - gouden 10 veiligheid - toevoegen aan werkbon Ultimo TD, in juni -opstart observaties november - gouden 10 besproken in directieteam juli  plan van aanpak - bespreken aanbevelingen uit initiële nulaudit op dir. team: > 26 maart - werkgroep OHSAS: 04 oktober 2013 - INTRAMURAAL:  pre-audit: initiële nulaudit op 14/01  risicoanalyses in teams introduceren: - keuken: met verantwoordelijke (agenda) - SD in teamvergadering (agenda, verslag) - administratie Staf (agenda, verslag)  volgens nieuw Sardio-systeem 1/3 verwezenlijkt

Streefcijfer:

Realisatie:

1/3 van 31 hoofdstukken is klaar

Het systeem en manier van werken is bepaald.

Efficiëntie verhogen Doelstelling Actie Meting

Optimaliseren actiekaarten brand De Meers (loopt verder 2014)  via werkgroep optimaliseren op sharepoint staan de geactualiseerde versies

Streefcijfer:

Realisatie:

alle noodzakelijke actiekaarten zijn vernieuwd

Werkgroep 24/05/2013

Jaarverslag 2013

42


Optimaliseren actiekaarten brand Coorenblomme  via werkgroep optimaliseren op sharepoint staan de geactualiseerde versies

Streefcijfer:

Realisatie:

alle noodzakelijke actiekaarten zijn vernieuwd

- opleiding voor bewoners (najaar 2012) - evacuatieoefening (08/02/2013) - verbeterpunten opgenomen in avap veiligheid - geactualiseerde versie actiekaart staat op sharepoint en is uitgehangen in instelling (voorjaar 2013)

Doelstelling Actie

Efficiëntie verhogen in afhandelen van arbeidsongevallen en risicoanalyses

Doelstelling Actie

Vormingsbeleid veiligheid beter structureren (loopt verder 2014)

 safety soft bereikbaar maken voor HL  informeren en/of opleiding HL Meting via safety soft Streefcijfer: Realisatie: tegen 01/09/2013 beschikbaar software is nog niet beschikbaar

 meewerken denk- en werkgroep VTO-beleid  koppelen veiligheidsopleidingen aan functies Meting  aantal adviezen, deelnames aan project  aantal gekoppelde veiligheidsopleidingen Streefcijfer: Realisatie: per werkgroep advies of aanwezigheid - deelname aan werkgroep: 06/05/13 en 08/10/13 - doelstelling vastgelegd in VTO: veiligheid verder minstens 1 veiligheidsopleiding promoten als een gezamenlijke verantwoordelijkheid hiërarchische lijn - in kaart brengen van de referenten veiligheid

Milieuvriendelijke en veilige infrastructuur Doelstelling Actie Meting

Overzichtsmatrix brandveiligheid De Meers  integratie fase 3 De database is beschikbaar bij preventiedienst

Streefcijfer:

Realisatie:

rapportering (bestuur, brandweer)

Database is beschikbaar



Doelstelling

Actie Meting

Kennis van welzijnsmaterie verhogen bij interne preventieadviseur  langlopende opleiding aantal dagen gevolgd Streefcijfer: 100 % aanwezigheid

Realisatie: 37 woensdagen gevolgd in 2013

Asbest herkennen voor (nieuwe) technische medewerkers Gevaren van elektriciteit kennen voor (nieuwe) technische medewerkers Blusoefeningen voor nieuwe medewerkers OCMW  opleiding aantal opleidingen Streefcijfer: 1 opleiding per thema

Realisatie: - asbestherkenning wordt mee opgenomen in VTO beleid - 62 (voornamelijk nieuwe) medewerkers kregen

Jaarverslag 2013

43

een blusoefening op 13 juni en 04 juli (poeder + frietketel met deken) - tevens werd op 05 juli aan alle LOI bewoners een gelijkaardige opleiding gegeven. - opleiding BA5 (schakelen hoogspanning) is doorgegaan in nov.

Milieu INTERNE PROCESSEN

Milieuvriendelijke en veilige infrastructuur Doelstelling Actie

Meting

Doelstelling Actie

Meting

Papierverbruik binnen het OCMW blijft op hetzelfde peil als in 2012  bijhouden papierverbruik  tijdens de kwaliteitsvergaderingen de resultaten toetsen aan de verbruikscijfers 2012  regelmatig sensibiliseren van medewerkers om papierverbruik te verminderen (nieuwsflits, teamvergaderingen e.d.)  communiceren van resultaten via performantie-indicatoren ‘milieu’ Streefcijfer: Realisatie: idem als 2012 Na 4de kwartaal: + 4,32 %

Duurzamer aankopen  oplijsten van investeringsdossiers of dossiers courante aankopen die in aanmerking komen om specifieke eisen te stellen op vlak van milieuvriendelijkheid of duurzaamheid  bestekken opmaken waaruit deze duurzaamheid blijkt en nagaan of die overeenstemmen met de principes van het nieuwe materialendecreet van 23/12/2011 (vervanger van het afvalstoffendecreet Vlarea) en VLAREMA van 23/05/2012  toepassen van het LCC- principe op deze aankopen (Life Cycle Costing) 3 opdrachten in 2013 Streefcijfer: Realisatie: 3 opdrachten Tot en met dec. 2013 – 4 dossiers: legionellabehandeling SFC en pottenwasmachine keuken De Meers en tilliften en badliftstoel, kantoorbenodigdheden, papier en toners

Doelstelling

Uitvoeren van een eco-efficiëntiescan van de verschillende OCMWinstellingen of sites met het oog op het nemen van maatregelen of vinden van opportuniteiten om de eco-efficiëntie van het OCMW te verbeteren.

Actie

 uitvoeren eco-efficiëntiescan (via OVAM-software)  overzicht maken van mogelijke maatregelen of opportuniteiten  opstellen actie- en stappenplan resultaten scan bekend tegen juni 2013 Streefcijfer: Realisatie: juni 2013 OVAM heeft momenteel problemen met de desbetreffende software. Na toegang tot programma blijkt dat dit enkel geschikt is voor industrie en ondernemingen die ‘goederen’ produceren

Meting


Deskundigheid

Jaarverslag 2013

44

Doelstelling Actie

Meting

Volgen van een opleiding rond de uitvoeringsbesluiten op de nieuwe wet op de overheidsopdrachten  opvolgen opleidingsaanbod  keuzes bepalen naar inhoud, relevantie en kostprijs  inplannen in agenda registratie aantal uren vorming Streefcijfer: Realisatie: 10 uren 19/03/2013 – deelname aan “Energiedag voor lokale besturen” = 4 u. 16/05/2013 – deelname aan studiedag “Energieprestatiecontracten” = 5 u. 25/11/2013 – deelname aan studiedag “Milieubeleid: afvalstoffen” = 6 u. Totaal voor 2013 = 15 u.

Ethiek GROEI- EN LEERVERMOGEN


Organiseren van een opleiding voor vertrouwenspersonen  keuzes bepalen naar inhoud, relevantie en kostprijs  inplannen in agenda effectief gevolgde opleidingsdagen Streefcijfer: Realisatie: 3 dagen 100 % (+ terugkoppeling @ andere vertrouwenspersonen wordt voorzien)

Groep Administratie Externe communicatie KLANTENPERSPECTIEF

Klantentevredenheid Doelstelling Actie Meting

Regelmatig actualiseren van de website  regelmatige aanpassingen van de website  verder verdiepen van de website door opname van formulieren e.d. aantal aanpassingen van de website Streefcijfer: Realisatie: 12 aanpassingen 12e actualisatie december ‘13

Doelstelling Alle informatie- en communicatiebronnen worden gebruikt, onderhouden en opgevolgd als hefboom om de werking te optimaliseren, de dienstverlening bekend te maken en daardoor een klantgericht dienstbetoon aan te bieden Actie

 bewaken van een kwaliteitsvolle en herkenbare stijl  onderzoek naar de communicatiebehoeften van de burgers  bewaken van een correcte informatiedoorstroming

Jaarverslag 2013

45

 vast agendapunt overleg onthaal en sociale dienst  terugkoppeling naar het redactieteam Performantie-indicatoren externe communicatie Streefcijfer: maandelijkse controle 12x

Meting

Realisatie:


Bekendmaking van deelname aan Dag van de Zorg  brede bekendmaking via alle mogelijke kanalen aantal bezoekers aan Dag van de Zorg Streefcijfer: Realisatie: 500 bezoekers Krant van West-Vlaanderen, de Sprong 1 100 bezoekers

INTERNE PROCESSEN

Nieuwe praktijken/werkmethoden Doelstelling Actie Meting

Doorlichten van alle communicatiekanalen

 externe doorlichting van de communicatiekanalen eindrapport Streefcijfer: Realisatie: geactualiseerd communicatiebeleid tegen 31/12 verschoven naar 2014.

Interne communicatie INTERNE PROCESSEN


Intern doorlichten van alle communicatiekanalen

 interne doorlichting en aanpassen waar nodig actueel overzicht van alle interne communicatiekanalen Streefcijfer: Realisatie: actueel overzicht op intranet verschoven naar 2014

Secretariaat INTERNE PROCESSEN Nieuwe praktijken/werkmethoden Doelstelling Actie

Actieve deelname aan de aanpassingen van het OCMW-decreet  opmaak stappenplan voor welke beleidsvergaderingen er welke info digitaal ter beschikking wordt gesteld  inplementeren van het digitaal doorsturen documenten voor de raad/BC’s  duidelijke afspraken en beheersverantwoordelijken vastleggen  documenten aanpassen i.f.v. de nieuwe wetgeving

Jaarverslag 2013

46

Meting

Doelstelling

aangepaste documenten Streefcijfer: februari

Realisatie: Procedures zijn aangepast; overige zaken zijn budgetafhankelijk

Algemene werking optimaliseren door het uitbreiden van de samenwerking met de stadsdiensten

 uitwerken gezamenlijk consulteerbare databanken  samenwerking bij de organisatie van o.a. plechtigheden, huldigingen, bijeenkomsten,  samenwerking afstemmen op beleidsniveau en op niveau van de burger Meting verslagen Streefcijfer: Realisatie: 100 % voor alle feestelijkheden Samenwerking i.v.m. nieuwjaarsviering + pensioenOverleg 2x jaar feesten is gerealiseerd Actie


Optimaliseren indeling en gebruik archief  bewaken evenwicht tussen te behouden en te vernietigen documenten  registratie archief residenten excellijst met gearchiveerde gegevens van de residenten Streefcijfer: Realisatie: 100 % registratie archief residenten 80 % blijvende sensibilisering medew. rond schonen

GROEI- EN LEERVERMOGEN Betrokkenheid Doelstelling Actie

Organisatie van 2 initiatieven ter ondersteuning van een goed doel

 keuze van een project door het feestcomité  praktische organisatie  evaluatie Meting aantal initiatieven Streefcijfer: Realisatie: 1 project in voorjaar en 1 in najaar 1 dansfeest op 04/10 uitwerking in FC e 2 initiatief in voorjaar 2014 in samenwerking met de stad. Doelstelling Organiseren van de mogelijkheid om een jobwissel te doen. Actie  organisatie van de jobwissels Meting aantal personen die een jobwissel doen in 2013 Streefcijfer: Realisatie: 10 % van het personeelsbestand Oplijsting van kandidaten Aanvraag bij diverse externe instanties zijn gerealiseerd voor 90 %

Algemeen onthaal KLANTENPERSPECTIEF Klantentevredenheid

Jaarverslag 2013

47

Doelstelling Actie

Meting

Blijvend optimaliseren en bijsturen van het onthaal i.s.m. de andere processen  organiseren van een vorming agressie – keuzes maken naar inhoud en prijs + opleidingsmomenten inplannen in het permanentiesysteem  ontwikkelen van een eenduidige, breed gedragen visie op gebied van klantvriendelijkheid door 6-maandelijkse evaluatie met onthaal en SD o.l.v. externe partner  coördinatie en opvolging van de nieuwe pool  behandeling en evaluatie van ontvangen signalisatieformulieren op het teamoverleg en op de kwaliteitsvergaderingen AC en SD  betrokkenheid verhogen door inbreng van onthaalmedewerkers als vast agendapunt op het team in te voegen  verdere verfijning en updating van het draaiboek  garanderen van een effectieve doublurewerking verslagen / performanties Streefcijfer: Realisatie: 1 vorming agressie Vorming agressie op 3 en 10/10/13 2 x evaluatie Opvolging pool via teamoverleg met verslaggeving Maandelijkse update draaiboek zie performantie doublering taken is bezig

INTERNE PROCESSEN Nieuwe praktijken/werkmethoden Doelstelling Actie

Meting

Afstemmen samenwerking met de stad m.b.t. OCMW-onthaal - stadswinkel  afstemmen en indien nodig uitbreiden van de productencatalogus  organisatie van een jobwissel tussen onthaalmedewerkers OCMW en stadswinkel  6-maandelijks overleg met de verantwoordelijken onthaal  evaluatie van de praktische invulling van het charter  uitvoering van de afspraken binnen het Lokaal Sociaal Beleidsplan verslagen Streefcijfer: Realisatie: 1 x jobwissel Uitbreiding producten i.f.v. LSB 2 x overleg jobwissels zijn gerealiseerd


Opvolgen en bijsturen van cliënt- en telefoondoorstroming

 sensibilisering medewerkers tot correct gebruik bestaande afspraken  permanente bijsturing via verslaggeving overleg onthaal en overleg met diensthoofden SD Meting  meting wachttijd bezoekers  meting wachttijd beller  meting telefonische bereikbaarheid medewerkers AC en SD  meting wachttijd reguliere cliënten (op afspraak) a.d.h.v. het aangemaakte ticket in New Horizon  meting wachttijd nieuwe intakes a.d.h.v. het aangemaakte ticket in New Horizon Streefcijfer: Realisatie: 2-wekelijkse bespreking via vast agendapunt op Opvolging op diverse overlegmomenten het overleg wekelijkse meting doorstroming

Jaarverslag 2013

48

Aankoopdienst INTERNE PROCESSEN

Afstemming dienstverlening Doelstelling Actie

Meting

Op punt stellen en implementeren van Ultimo magazijnwerking in het magazijn van de aankoopdienst  inwerken nieuwe medewerker(s) (via cluster AD – FD) in de magazijnwerking  volgen van specifieke Ultimo-opleiding  voorzien in webtoepassing van Ultimo voor bestellingen papier- en kantoorbenodigdheden Ultimo-magazijnwerking (software) + bestellingen zijn geïmplementeerd tegen juni 2013 Streefcijfer: Realisatie: juni 2013 Opleiding Ultimo in januari 2013. Webtoepassing Ultimo voor bestelling is te duur in de huidige versie van Ultimo. Andere oplossing wordt gezocht via de bestaande webtoepassing van de TD (werkbon) – wordt verplaatst naar 2014 tot de nieuwe release Ultimo 10.1 beschikbaar is.


Implementeren van nieuwe wetgeving overheidsopdrachten in de basis- en modeldocumenten van de aankoopdienst

Actie

 inventariseren van de meest courante documenten  documenten aanpassen i.f.v. de nieuwe wetgeving documenten klaar tegen eind 2013 of tegen de inwerkingtreding van besluiten of wetten Streefcijfer: Realisatie: De nieuwe wetgeving gaat in op 01/07/2013 – aantal eind 2013 documenten al geselecteerd voor aanpassing – eind april wordt ook nog een opleiding gevolgd rond de toepassing van de nieuwe wetgeving. – tegen aug. 2013 was 60 % van de documenten aangepast. Begin oktober was 80 % van de documenten aangepast. Op 31/12/2013 zijn alle courante en basisdocumenten aangepast aan de nieuwe wetgeving

Meting

Doelstelling Actie

Stimuleren van de samenwerking met de AD van Stad Waregem, na bepalen van een gezamenlijk aankoopbeleid     

overleg Stad-OCMW inzake aankoopbeleid voorstellen van enkele concrete dossiers stappenplan voor samenwerking samenaankoop ook stimuleren met andere OCMW’s (en/of steden) binnen de regio eventuele aansluiting bij ‘aankoopcentrale’ voor bepaalde gangbare producten (vb. massaproductieartikelen zoals papier, brandstoffen…) Meting aantal gezamenlijk gerealiseerde aankoopdossiers Streefcijfer: Realisatie: minstens 2 dossiers in 2013 1 dossier is al gerealiseerd (mobiele telefonie) + 1 overleg met stad op 18/03 i.f.v. nieuwe raamcontracten IT e.d. + machtiging verleend aan Stad Waregem voor het opstarten van nieuwe offerte voor levering elektriciteit en aardgas + 1 dossier hospitalisatieverzekering + 1 dossier maaltijdcheques in het najaar, alsook raamovereenkomst informatica = 4 dossiers

Jaarverslag 2013

49

Efficiëntie verhogen Doelstelling

Realisatie van de vooropgestelde investeringen - minimaal 90 % uitgevoerd, waarvan 90 % binnen het voorziene tijdschema

Actie

 opmaken investeringsplan na de voorbereidende gesprekken met de betrokken diensten en de financiële dienst  verkennende gesprekken voeren met de betrokken staf- en lijndiensten over het inhoudelijke en de opportuniteit op het ogenblik van de opstart van het dossier  opmaken dossier per item en aanvraag visum ontvanger  opstart gunningprocedure  bespreken offerte met betrokken partijen  opmaken gunningvoorstel voor de OCMW-raad  uitvoering raadsbeslissing en verdere opvolging  bijhouden evolutie investeringstotaal en budgetcontrole  bijsturen van tijdschema en/of investeringsopdrachten  minimum 90 % van het investeringsplan moet uitgevoerd zijn op het einde van het jaar (= minstens beslissing van de OCMW-raad)  90 % van de gerealiseerde investeringsdossiers wordt gerealiseerd binnen de voorziene planning - zie performantie-indicatoren Streefcijfer: Realisatie: Na 4de kwartaal: 95 % 90 %

Meting

Doelstelling

Briefwisseling i.v.m. gunningen of nieuwe offerteaanvragen wordt verstuurd binnen de 5 wd na de OCMW-raad waarin de beslissing werd genomen

 bijhouden van de tijdslimieten in de performantie-indicatoren AD  afwijking mag maximum 10 % bedragen Meting Performantie-indicatoren Streefcijfer: Realisatie: de Na 4 kwartaal: 3,08 % = OK max. 10 % briefwisseling > 5 wd Actie


Deskundigheid Doelstelling Actie

Meting

Volgen van een opleiding rond de uitvoeringsbesluiten op de nieuwe wet op de overheidsopdrachten  opvolgen opleidingsaanbod  keuzes bepalen naar inhoud en kostprijs  opleidingsmomenten inplannen in agenda registratie aantal vormingsuren – minstens één dag/medewerker tegen eind 2013 Streefcijfer: Realisatie: 2 dagen T/M december 2013: 17,10 u.

Veilige werkomgeving Doelstelling Actie

Meting

Veiligheid verder uitwerken als een gezamenlijke verantwoordelijkheid  meewerken aan een welzijnsmanagementsysteem: - plan van aanpak samen opstellen met directieteam - verdere uitwerking plan aanpak via werkgroep  plan aanpak  meewerken aan interne auditgids (auteur IDPBW) Streefcijfer: Realisatie: ste 4 werkgroepen ½ dag Nog geen bijeenkomst werkgroep – 1 bijeen-komst

Jaarverslag 2013

50

voorzien op 05/10/2013

Juridische dienst KLANTENPERSPECTIEF


Checkup tevredenheid interne adviezen


Checkup tevredenheid CSR-cliënten

 tevredenheidsenquête voor sociale dienst organiseren score op deskundigheid, snelheid, e.d. Streefcijfer: Realisatie: > 80% Enquête verstuurd op 30/12, maar invuldatum nog niet verstreken + resultaten nog niet verwerkt.  tevredenheidsenquête voor CSR-cliënten organiseren score op deskundigheid, snelheid, e.d. Streefcijfer: Realisatie: 0 % > 70 % - zou eventueel gekoppeld kunnen worden aan de enquête die de sociale dienst organiseert. - wordt verschoven naar 2014

INTERNE PROCESSEN

Afstemming dienstverlening Doelstelling Actie Meting

Uniformiteit van dossierbehandeling garanderen  organisatie van een maandelijks overleg tussen de juristen aantal plaatsgevonden samenkomsten Streefcijfer: Realisatie: 88,88 % 9 x in 2013 - 23/1; 27/2; 24/4; 22/5; 26/6; 4/9; 23/10; 27/11



Juridische basisprincipes terugkoppelen naar sociale dienst  verstrekken van interne juridische opleidingen aantal gegeven sessies Streefcijfer: Realisatie: 100 % 3 in 2013 - 18/06: dienstverlening aan vreemdelingen - 22/08: huurwetgeving – opzegmogelijkheden - 21/11: verzekeringen

ICT & technologie Doelstelling Actie Meting

Efficiëntere behandeling CSR-dossiers  integratie van de CSR-module van logins in New Horizon realisatie van de integratie in het computersysteem

Jaarverslag 2013

51

Streefcijfer: eind 2013

Realisatie: 0 %. Module werd niet tijdig ontwikkeld door Logins.

Financiële dienst KLANTENPERSPECTIEF

Prijszetting Doelstelling Actie Meting

Evalueren van de tarieven en prijzen voor de diverse dienstverleningen  opvolgen evolutie index consumptieprijzen, de tarieven en prijzen evalueren en hieraan aanpassen voorstellen nieuwe prijzen aan de OCMW-raad en goedkeuring prijslijst door de OCMWraad Streefcijfer: Realisatie: Prijzen aan index januari 2013 = goedgekeurd. 100% N.a.v. budgetbesprekingen (BW 2013: nieuwe evaluatie tarieven - ook niet-index) Evaluatie totale prijzenlijst: oktober 2013 = ok Prijsverhogingsdossier FOD Economie: oktober 2013

INTERNE PROCESSEN

Nieuwe praktijken/werkmethoden Doelstelling Actie

Meting

Implementatie van het BBC-financieel instrumentarium – deel 2      

conversie van de NOB-gegevens uit de jaarrekening 2011 naar het BBC-stelsel opmaak van de nieuwe waarderingsregels voorbereiding van de BBC-beginbalans per 01/01/2012 resten en evalueren van de BBC-software matrix van de conversie NOB naar BBC opmaak en goedkeuring van de BBC-beginbalans Streefcijfer: Realisatie: Conversie beginbalans. 100% Waarderingsregels en BBC-beginbalans: OCMW-raad 04/2013. Opmaak van de 1° BBC-jaarrekening: OCMW-raad juni 2013


Implementeren van een cluster voor de administratieve taken financiële Financiële dienst/aankoopdienst  uitwerken, opvolgen en evalueren van de administratieve taakverdeling cluster financiële dienst/aankoopdienst duidelijke taakverdeling en organisatie van administratieve taken binnen de cluster financiële dienst/aankoopdienst Streefcijfer: Realisatie: 100% Geïmplementeerd. Periode van inwerken. Evaluatie periodiek.

FINANCIEEL PERSPECTIEF

Financiële zekerheid

Jaarverslag 2013

52

Doelstelling

Bewaking van het jaarbudget en maken van kostprijsanalyses van de dienstverleningen    

Actie Meting


bepalen van de gemeentelijke bijdrage in consensus met het stadsbestuur verzamelen van data voor de kwartaalrapporteringen kwartaalrapporteringen (budgetevolutie, bezettingsgegevens, personeelsgegevens) kostprijsanalyses bij de toelichting van de jaarrekening Streefcijfer: Realisatie: 100% Kwartaalrapporteringen 2013 op de raadszittingen Jaarrekening 2013 op de raadszitting

Vaststelling meerjarenplan 2014-2019 en budget 2014  bijeenkomsten van het managementteam en de budgetcommissies  opmaak ontwerpen van het meerjarenplan en het budget beslissing vaststelling meerjarenplan en budget Streefcijfer: Realisatie: 100% Voorbereidingen starten na zekerheid over BW ’13. Voorbereidingen MJP 2014-2019/B 2014 OCMWraad nov.

Informatica INTERNE PROCESSEN



Rationeel gebruik van fotomateriaal  bewerken fotobestand  opladen fotomateriaal naar beeldbank van stad Waregem hoeveelheid bruikbaar beeldmateriaal staat op beeldbank en niet meer op eigen servers Streefcijfer: Realisatie: 100 % op eind 2013 start implementatie

Optimaliseren databeveiliging

 vernieuwen, rationaliseren back-upsysteem back-up werkt/ restore is mogelijk tot min. 2 maand na datum Streefcijfer: Realisatie: realisatie tegen half 2013 Installatie op 12/04/2013

Milieuvriendelijke en veilige infrastructuur Doelstelling

Veiligheidsplan volledig conform maken aan minimale veiligheidseisen KSZ

 verfijnen veiligheidsplan, risicoanalyse en continuïteitsplan  laten uitvoeren van audit door KSZ Meting externe audit KSZ Streefcijfer: Realisatie: geslaagd zijn voor de audit 3- maandelijks overleg met veiligheidcoördinatoren, G%oedkeuring veiligheidsplan in 2014 Actie

Technische dienst KLANTENPERSPECTIEF

Jaarverslag 2013

53



Blijvende opvolging openstaande zaken  maandelijks overleg met budgethouder sociale dienst projectwerking (LOI, COC, doorgangswoningen) Verslag: 10 verslagen Streefcijfer: Realisatie: 10 maal/jaar 23/01/13; 01/03/13; 27/03/13; 24/04/13; 22/05/13; 26/06/13; 28/08/13; 23/09/13; 24/10/13; 19/12/13

Blijvende opvolging openstaande zaken  minstens tweewekelijks overleg met budgethouder De Meers en centrale keuken Verslag: 27 verslagen (zie agenda outlook Jo) Streefcijfer: Realisatie: 20 maal/jaar 14/01/13; 21/01/13; 28/01/13; 11/02/13; 25/02/13; 04/03/13; 11/03/13;18/03/13; 08/04/13;15/04/13; 29/04/13; 13/05/13; 27/05/13;10/06/13; 24/06/13; 08/07/13; 02/09/13; 09/09/13; 16/09/13; 23/09/13; 07/10/13; 28/10/13; 18/11/13; 25/11/13; 02/12/13; 09/12/13; 16/12/13


TD OCMW bekend maken bij studenten in een technische opleiding

 aanvraag voor stagiairs vanuit VTI of KA Waregem Stagerapport Streefcijfer: Realisatie: e 1 overleg met 2 studenten en begeleiders op 11/01/13 minimum 2 studenten lopen stage i.v.m. project renovatie badkamer Oude Vijvestraat 43 Artikel is verschenen in nieuwsflits + boekje van VTI


Woningen dienen te voldoen aan gestelde eisen  verbeteringswerken uitvoeren aan zowel eigen woningen als aan huurwoningen (waar eigenaar minstens tussenkomt voor het bekostigen van de gebruikte materialen)  aantal jobs van jobsoort “structurele verbeteringen” en afdelingscode “41.02: sociale dienst: LOI, COC, SD-woningen” = 10 Realisatie: Streefcijfer: Jaarplanning opgemaakt voor projecten LOI in overleg met LOI en 10/jaar klusjesdienst Ooigemstraat 23, Bijkomend lichtpunt voorzien in traphal 43*: asbestinventaris: Gepaste acties naar aanleiding van inventaris. Keukeldam 86: Parket living t.h.v. de schuiframen is volledig los en zal moeten hersteld worden Holstraat 111: acties naar aanleiding van muizenprobleem renovatie traphal + gang Noorderlaan 96 Gentsesteenweg 186/1: geluids- en warmte isolatie plaatsen + muurtje Keukeldam 3: Vraag om extra opbergruimte in berghok + extra frigo Posterijstraat 13/1: badkamermuur injecteren tegen omhoog komend vocht Badkamer vernieuwen v/d Oude Vijfseweg 43 Posterijstraat 13/1, kamer 1 & 2: Isolatie en nieuwe wandjes plaatsen

INTERNE PROCESSEN


Voldoende bezetting TD (ook tijdens verlofperiodes)  opvolging bezettingsgraad gedurende gans het jaar berekening procentuele bezettingsgraad/week via gegevens protime Streefcijfer: Realisatie:

Jaarverslag 2013

54

nooit onder de 60 % (uitgezonderd ziekte)

100 % voldoende bezetting

Nieuwe dienstverlening Doelstelling Actie

Algemene opvolging realisatie ZuidBoulevard

 aanwezigheid op werkgroep waar OCMW belanghebbend is (werkgroep openbaar domein, werkgroep BIB + gebouwen (enkel gebouwen van belang voor OCMW)) Meting aanwezigheden te verifiëren via werfverslagen Streefcijfer: Realisatie: 100 % aanwezigheid op werfvergaderingen Recente plannen zijn beschikbaar op intranet VanHaerents. Diverse vergaderingen bijgewoond in verband met mobiliteit tijdens de werffase. Regelmatig overleg met werfleider Doelstelling Algemene opvolging realisatie nieuwe bejaardenwoningen Beveren-Leie Actie  aanwezigheid op werfvergaderingen en overlegmomenten Meting aanwezigheid te verifiëren via werfverslagen Streefcijfer: Realisatie: Voorlopig on hold tot goedkeuring subsidie. Wordt niet 100 % aanwezigheid op werfvergaderingen meer gerealiseerd dit jaar. Overdragen naar 2014


Algemene opvolging realisatie nieuwe sociale werkplaats door de WVI

 aanwezigheid op werfvergaderingen en overlegmomenten aanwezigheid te verifiëren via werfverslagen Streefcijfer: Realisatie: 100 % aanwezigheid op werfvergaderingen Tot op heden: 100 % aanwezigheid: Aanwezig op werfvergadering: 14/01/13; 19/03/13; 15/04/2013; 22/04/13; 06/05/13; 21/05/13; 27/05/13; 03/06/13; 11/06/13; 17/06/13; 24/06/13; 04/07/13; 08/08/13; 29/08/13; 05/09/13; 12/09/13; 19/09/13; 26/09/13; 03/10/13; 10/10/13; 17/10/13; 24/10/13; 07/11/13; 14/11/13; 21/11/13; 28/11/13; 05/12/13; 12/12/13; 19/12/13 Doelstelling Evaluatie samenwerking TD – klusjesdienst voor bepaalde werkzaamheden Actie Meting

 samenwerking met klusjesdienst voor bepaalde werkzaamheden, inplannen en overleg inplannen voor opvolging. aantal projecten doorgegeven aan klusjesdienst en volledig afgewerkt door klusjesdienst + bijhouden parameters Streefcijfer:  Realisatie: 5 projecten in 2013 Jaarplanning opgemaakt voor projecten LOI in overleg met LOI en klusjesdienst  schilderwerken muur TD  Schilderwerken berging DVZ Manège  Schilderwerken badkamer Posterijstr. 13  Schilderwerken kamer 1 Posterijstraat 15-1  Isolatie zolder Holstraat 111  Isolatie zolder Ooigemstraat 23  Schilderwerken kamer + living Kortrijkseweg 283  Schilderwerken Biebuyckstraat 30-31


LEAN-werking TD

Jaarverslag 2013

55

 nazien van alle PO (periodiek onderhoud) met uitvoerende technieker en evaluatie naar noodzaak, nut, uitvoeringsmodaliteiten, enz…met de bedoeling aantal PO te verminderen en de PO op zich te vereenvoudigen Meting datum goedkeuring PO-model valt in 2013. Aantal PO-modellen actief Streefcijfer: Realisatie: aantal PO < 500 (nu 581 PO) Wekelijks overleg Gecontroleerde PO’s: 102/582 Geschrapte PO’s: 76 (onder andere door samenvoegen met andere PO’s) Doelstelling Betere inschatting “datum gereed” voor jobs waarbij materiaal besteld Actie

moet worden.  levertermijnen van de verschillende hoofdleveranciers TD in kaart brengen meten van termijn tussen bestelaanvraag en ontvangst goederen Streefcijfer: Realisatie: gemiddelden bepalen en gebruiken bij Opgenomen in performantie-indicatoren leveranciersbeoordeling

Actie Meting


Voldoen aan EPB-wetgeving voor alle publieke gebouwen

 opstellen EPB-rapport voor publieke gebouwen naar aanleiding van recente wijzigingen (zonnepanelen, BEO-veld, Fase 3,…) Meting opstellen document voor De Meers, Coorenblomme,… Streefcijfer: Realisatie: EPB-certificaat voor: De Meers, De Varent, Bestaande documenten zijn nog steeds geldig. Coorenblomme afgewerkt 31/12/13

GROEI- EN LEERVERMOGEN Deskundigheid Doelstelling Actie Meting

Voldoende kennis hebben van nieuwe technieken, enz.  opleiding betreffende energie, technieken, enz. volgen aantal uren gevolgde opleiding Streefcijfer: Realisatie: 19 maart: VVSG Energiedag 10 uren

22 april: studiedag elektrische installatie, Prebes 16 mei: studiedag energieprestatiecontracten 24 mei: duurzame technieken verwarming & sanitair, Van Marcke

Betrokkenheid Doelstelling Actie Meting

Betrokkenheid verhogen van medewerkers TD  maandelijks teamoverleg organiseren verslag teamoverleg = 8/10 Streefcijfer: Realisatie: 10/jaar 30/01/13; 05/03/13; 30/04/13; 31/05/13; 18/07/13; 02/10/13; 05/11/13; 03/12/13

Veilige werkomgeving Doelstelling Actie

Veiligheidsgedrag medewerkers TD bevorderen  volgen van verschillende veiligheidsopleidingen (BA4, herkennen asbest, brandblusoefeningen,…)  zie ook PROCES VEILIGHEID

Jaarverslag 2013

56

Meting

aanwezigheid op opleidingen Streefcijfer: Minstens vijf acties / opleidingen gelinkt aan veiligheid

Realisatie:  telkens veiligheidsitems aan bod laten komen in teamvergaderingen (zie verslagen interne vergaderingen)  22 april, studiedag elektrische installatie, Prebes  19/09 prenne, studiedag prebes  opstart kennisgeving i.v.m. werken met derden.  observaties veiligheidsgedrag techniekers  verplicht melden van veiligheidsvoorzorgen door techniekers per Ultimojob

ICT & technologie Doelstelling

Vlotte werking Ultimosysteem garanderen

 twee bijkomende licenties + analyse scan laten uitvoeren i.f.v. mogelijke upgrade naar Ultimo 10 Meting licenties operationeel + rapport van systeem scan = 100 % Streefcijfer: Realisatie: 5 licensies TD + systeem scan uitgevoerd tegen Momenteel 8 licenties beschikbaar voor TD, aan31/12/2013 koop en magazijn. Scan uitgevoerd Actie

FINANCIEEL PERSPECTIEF Kostenbeheersing Doelstelling Actie Meting

Kosten per afdeling in kaart brengen

 oplijsten van de kosten per afdeling via Ultimo aantal euro en aantal gepresteerde uren TD per maand per afdeling Streefcijfer: Realisatie: maandelijkse cijfers bijhouden Nog op te nemen in performantie-indicatoren  over te nemen in avap 2014

Maximaal benutten van de overheidsmiddelen/subsidiekanalen Doelstelling

Volledige renovatie woning Roterijstraat 121 met subsidie Nationale Loterij

 planning opstellen, jobs aanmaken, budget opstellen en uitvoering 100 % benutting subsidie Streefcijfer: Realisatie: 01/02/13: planning Voorlopig on hold tot definitieve bevestiging van 01/03/13: jobs goedkeuring budget van Nationale Loterij. 01/05/13: gedetailleerd plan + budget Wordt niet meer gerealiseerd dit jaar. Overdragen 01/06/13: aanvang renovatie naar 2014 Actie Meting

Personeelsdienst KLANTENPERSPECTIEF

Klantentevredenheid Doelstelling

Optimaliseren personeelsbezetting

Jaarverslag 2013

57

       

Actie

meer jobstudenten tijdens het weekend en schoolvakanties rekruteringskanalen uitbouwen aanbod in vacatures meer belichten opvolgen evaluaties jobstudenten/stagiairs getuigenissen website deelname Dag van de Zorg en Jobbeurs Waregem ‘vliegende’ personeelsleden? gezamenlijke selectie met OCMW’s uit de regio?  … Meting Performatie-indicatoren: analyse rekruteringskanalen, aantal sollicitanten en effectieve aanwervingen Streefcijfer: Realisatie: optimale personeelsbezetting  deelname Dag van de Zorg 17 maart 2013  vaste jobstudenten tijdens weekend  jobstudenten tijdens schoolvakanties en brugdagen  opvolging evaluaties jobstudenten en stagiairs centraal vanuit personeelsdienst  volledig aanbod opgenomen in de vacatures  getuigenissen gefilmd op 17 oktober 2013 (Zuiddag) ) -> verwerking 2014  opstart uitwerking mobiele equipe (2,5 FTE)  gezamenlijkse selectie OCMW’s -> werkgroep personeelsmanagement in OCMW’s

INTERNE PROCESSEN


Opvangen van toekomstige pensioneringen  systematische bevraging van medewerkers + 59 rond hun gewenste pensioendatum

overzicht van de toekomstige pensioneringen en noodzakelijke aanwervingen Streefcijfer: Realisatie: resultaat van de bevraging: 100 % overzicht  in kaart brengen overzicht komende pensioneringen OK  7/11/2013: infossessie rond pensioenen + LBO 55+ (nieuwe wetgeving)  systematisch beantwoorden vragen en opmaken ramingen


Optimaliseren VTO-beleid  ontwikkelen langetermijnscope  vraag én aanbodgestuurd  centrale coördinatie (PD)  evalueren evaluatieformulieren

Meting

uitgewerkt strategisch VTO-beleid, centraliseren en evalueren van vorming, training en opleiding Streefcijfer: Realisatie:  projectplan strategisch VTO-beleid 2013–2018 implementatie tegen eind 2013  

opgemaakt denkgroep VTO: jaaracties 2013 per afdeling werden gerealiseerd onderzoek uitgevoerd naar jaarlijkse

Jaarverslag 2013

58

 Doelstelling Actie Meting

Opvolgen en evalueren aanwezigheidsbeleid  evalueren nieuwe procedure en opvolgen waar aanpassingen wenselijk zijn procedure aanwezigheidsbeleid Streefcijfer: 100 %

  

Doelstelling Actie

Meting

behoeftenanalyse per afdeling op vlak van VTO: gezamenlijke conclusie: jaarlijks vormingsaanbod op basis van input FG, EG en beleidsdoelstellingen. Personeelsdienst biedt o.a. ondersteuning bij de evaluatie van competenties opstart ondersteuning medewerkers in het belang, doel en voorbereiding van een functioneringsgesprek

Realisatie: continue opvolging procedure per kwartaal opvolging ziektecijfers (aantal frequenties en ziektedagen) MAT september: aanpassing van de procedure

Optimaliseren van het competentiegericht selectiebeleid  inventariseren van de meest geselecteerde functies en noden/mogelijkheden van praktijktesten en persoonlijkheidstesten  verkennen van de markt op vlak van testing uitgewerkt voorstel rond het gebruik van testen Streefcijfer: 100 % Realisatie:  HR Expo: enkele leveranciers ontmoet  verder onderzoek voorzien in 2014

Nieuwe praktijken/werkmethoden Doelstelling Actie

Meting

Invoeren exitgesprekken  systematisch voeren van gestandaardiseerde exitgesprekken  terugkoppeling voorzien  gecentraliseerd/objectief reden van verlaten organisatie nagaan met oog op het nemen van acties ter verhoging van de werkbaarheid (vb. stressreductie, verzuimbeleid, jobrotatie, …) Streefcijfer: Realisatie: 3 acties zijn uitgevoerd  centralisatie: personeelsdienst  systematisch uitvoeren van exitgesprekken a.d.h.v. gestandaardiseerde formulieren  opmaak uitgewerkte procedure  terugkoppeling/communicatie voorzien


Personeelstevredenheid Doelstelling

Aanpassen van de personeelsformatie

 uitwerken personeelsformatie overzicht personeelsformatie Streefcijfer: personeelsformatie is aangepast

Actie Meting

Realisatie: Niet gerealiseerd

ICT & technologie Doelstelling Actie

Opvolging functionerings- en evaluatiegesprekken Cevips  registreren van alle vormen van functionerings- en evaluatiegesprekken  timing functionerings- en evaluatiegesprekken genereren uit Cevips

Jaarverslag 2013

59

Meting

Doelstelling Actie

leidinggevende en directie ten alle tijde op de hoogte brengen van de timing Streefcijfer: Realisatie: 100 %  100 % registratie en opvolging functionerings- en evaluatiegesprekken + opvolging proeftijd vanuit de personeelsdienst  automatisch generen niet mogelijk uit Cevips (software niet voldoende uitgebouwd)

Verder uitbouwen van het softwarepakket Cevips-HRM

Meting

 opstart van de module vorming  opstart module rekrutering en selectie  contracten automatisch genereren de module Cevips-HRM en de consultatiemodule zijn volledig operationeel Streefcijfer: Realisatie: 100 % 0 %: beslissing om het HR-software pakket van Cevi niet te gebruiken

Doelstelling

Vervolledigen van het tijdsregistratiesysteem ProTime binnen het OCMW

 communicatie naar medewerkers en diensthoofden  opleiden van de diensthoofden  invoeren van de uurroosters  realiseren van de automatische linken tussen het tijdsregistratiepakket en het loonpakket Meting protime is operationeel bij diensthoofden Streefcijfer: Realisatie: 60 % 80 % van de medewerkers werkt via protime  reeds actief in 2012: sociale dienst, stafdiensten, logistiek, technische dienst, onderhoud DM, poetsdienst, klusjesdienst, administratie intramuraal, logistieke dienst  2013: opstart dagverzorgingscentra, dienstencentrum, serviceflats gerealiseerd  2013: proefproject met nachtdienst, Amazonelaan en gelijkvloers lopende sinds oktober 2013 tot eind februari 2014.  steeds continue ondersteuning vanuit de personeelsdienst, opleidingen voorzien en handleidingen uitgewerkt  afronding voorzien 2014: serviceflats, keuken en overige afdelingen bewonerszorg Actie


Maximaal benutten van de overheidsmiddelen/subsidiekanalen Doelstelling Actie

Groeidiversiteitsplan

 afwerken van de geplande acties: opleidings- en loopbaanbeleid ontwikkelen met aandacht voor kansengroepen, verhoging van de werkbaarheid (exitgesprekken), opleiding coachend leidinggeven (koks)  indienen van het bewijsdossier Meting bedrag van de ontvangen subsidie Streefcijfer: Realisatie: de maximale subsidie wordt bereikt  10/07/2013 bewijsdossier ingediend  20/09/2013: positief advies ontvangen van de raad van bestuur SERR.  23/09/2013: rapport werd verzonden naar departement werk en sociale economie voor een tweede advies en uitbetaling

Jaarverslag 2013

60



uitbetaling OK

Sociale dienst Individuele en Projectwerking gezamenlijke doelstellingen KLANTENPERSPECTIEF


Bij afwezigheid van de maatschappelijk werker die dossier beheert, zorgen dat de cliënten voldoende info kunnen krijgen of vragen aan de doublure  voldoende actuele info beschikbaar m.b.t. dossier in New Horizon  voldoende info m.b.t. afwezigheid van de collega in outlook  steekproef NH  steekproef outlook

Streefcijfer: steekproef NH: 90 % steekproef outlook: 90 %

Doelstelling Actie

Realisatie: Projectwerking: meeting 80 % gerealiseerd (beschikbare info = goed) IHV meeting 100 % gerealiseerd (beschikbare info = goed)

Verhogen tevredenheid van de cliënten sociale dienst     

bevragen/meten tevredenheid afnemen van enquête/interviews door externe firma e vertalen naar verbeteracties (1 helft 2014) e terugkoppelen van de verbeteracties naar cliënten (1 helft 2014) Meting afgewerkte bevraging met voldoende resultaten om representatief te zijn (afhankelijk van methodiek)  aantal verbeteracties die hieruit voortvloeien Streefcijfer: Realisatie: Methodiek focusgroep in plaats van enquête/ interviews afgewerkte bevraging: 100 % 1 focusgroep met thema ‘budgetbeheer’ o.l.v. externe org. aantal verbeteracties: 5 Vorming+ dd.15/03/2013. Verslag met bevindingen en aanbevelingen cliënten op SP. Terugkoppeling team aanbevelingen cliënten m.b.t. budget-beheer team 23/04/2013. Opmaak toolbox methodiek afbouw budgetbeheer. Positieve evaluatie methodiek, voorstel continuëren in 2014.

INTERNE PROCESSEN


Opmaak lokaal sociaal beleidsplan i.s.m. Stad Waregem

 overleg met de stadsdiensten in het kader van de opmaak van het lokaal sociaal beleidsplan Meting  verslagen voorbereidende vergaderingen  uitwerking lokaal sociaal beleidsplan 2013-2018 Streefcijfer: Realisatie: 100 % verslagen 100 % verslag overleg maart, mei, juni, okt. 2013 100 % beleidsplan 100 % Beleidsplan Doelstelling Afstemming aanbod SD met andere welzijnsorganisaties in Waregem

Jaarverslag 2013

61

Actie

Meting

 overleg m.b.t. overlappingen en hiaten in het hulpverleningsaanbod  duidelijke communicatie m.b.t. hulpverleningsaanbod en hulpverleningsconcept van de SD  kennis m.b.t. sociale kaart en de werking van andere welzijnsorganisaties optimaliseren bij de MW van de sociale dienst/onthaalmedewerkers  situaties waarbij de afstemming met andere welzijnsorganisaties onduidelijk zijn bijhouden a.d.h.v. bevraging/registratie aantal acties die de afstemming verbeteren Streefcijfer: Realisatie: Bevraging maatschappelijk werker SD is gebeurd. 4 acties Afstemming met Helpt Elkander i.v.m. aanbod en doorverwijzing op 06/02/2013 en 16/01/2014. Overleg met sociale dienst ziekenhuis op 17/05/2013 en 25/10/2013 (afstemming mediprima). Afspraken met het Voorhuis op 18/06/2013. Bekendmaking hulpverleningsaanbod bij Immo-kantoren via folder. Overleg m.b.t. hulpverleningsaanbod kinder-armoede op 17/09/2013. Continueren in 2014


Strijd tegen kinderarmoede: kinderen zo vroeg mogelijk kansen geven, generatie-armoede doorbreken

 samenwerking met diensten die kinderarmoede kunnen signaleren en/of detecteren  verduidelijking aanbod OCMW (bv. opvoedingsondersteuning, studie-ondersteuning) naar jeugbewegingen en scholen toe. Herbekijken financiële steun ten behoeve van het kind.  ontwikkelen hulpverleningsmethodiek(en) voor gezinnen met jonge kinderen Meting registreren acties in kader van kinderarmoede (financieel/aantal gezinnen) Streefcijfer: Realisatie: 2 acties herbekijken financiële steun ten behoeve Realisatie van een pamperbank in samenwerking van het kind met ‘t Kelderke 2e helft van 2013. 1 uitgewerkte hulpverleningsmethodiek voor Tussenkomst schoolkosten begin schooljaar. gezinnen met jonge kinderen Acties i.k.v. SCIP: Sinterklaas, bevordering vrijetijdsparticipatie, ... Overleg met partners m.b.t. hulpverleningsaanbod op 17/09/2013. Toelichting aanbod middelbare school: 20/12/2013 Toelichting leerkrachten lager onderwijs voorzien maart 2014. Steunbarema aangepast met focus op behoeften kinderen. Actie


Doelstelling Actie

Organiseren van intervisie voor maatschappelijk werkers  per kwartaal 1 intervisiemoment voorzien met externe begeleiding  bevraging evaluatie/effecten van de intervisie bevraging eind 2013 Streefcijfer: 100 %

Realisatie: 100 % 28/03: eerste intervisie 16/05: tweede intervisie Bevraging in functie van evaluatie: OK

Sociale fraude opsporen en beperken  lijst maken van sociale fraude waarmee we geconfronteerd (kunnen) worden  controlesysteem uitwerken voor efficiënt opsporen van niet aangegeven inkomsten uit

Jaarverslag 2013

62

sociale uitkeringen en/of tewerkstelling  systeem om spaargelden en eigendommen na te vragen  evaluatie inspanningen/effecten eind 2013 Meting  wijzigingen in procedures en werkinstructies  aantal situaties waarin sociale fraude opgespoord werd (in verhouding tot aantal controles om relevant cijfermateriaal te bekomen) om evolutie te kunnen vaststellen Streefcijfer: Realisatie: uitgewerkt controlesysteem 24-01-2013 Opleiding voor MW efficiënt gebruik van de KSZ stromen binnen het sociaal onderzoek 25/4/2013 Kwartaalforum ‘Sociale fraude opsporen en beperken’ Procedure en werkinstructie aangepast: oncl. checklist voor MW om te gebruiken bij sociaal onderzoek. 04/06/2013 Introductie in team Doelstelling LEAN-proces SD Actie  interne opleiding voorzien rond handvaten LEAN voor één of meerdere medewerkers  doorlichten 3 processen en vereenvoudigen waar mogelijk. Meting 3 procedures + gekoppelde werkinstructies worden aangepast indien vereenvouding mogelijk is Streefcijfer: Realisatie: 3 processen: 100 % 2 processen: 66 % (LAC, voorschotten LOI) borgbrieven, facturatie COC/doorgangswoningen: reeds opgestart – nog niet afgewerkt.



Maximale betoelaging van dossiers door POD MI  intensieve controle van de aangevraagde en uitbetaalde toelagen van de POD MI aantal correcties Streefcijfer: Realisatie: 0 % correcties 0%

Individuele hulpverlening INTERNE PROCESSEN


Doelstelling Actie

Verwerking van de gegevens van de dossiers die op het LAC komen via NH om op deze wijze een betere opvolging te hebben van de dossiers die op het LAC komen  implementatie en verwerking van alle LAC-dossiers in NH tegen eind 2013  implementie beslissingsbrieven van alle LAC-dossiers via NH tegen eind 2013 invoering van de implementatie in NH Streefcijfer: Realisatie: 100 % 100 %

Bepalen richtlijnen voor budgetbeheer met het oog op het verhogen van de kwaliteit van de hulpverlening  doelstellingen bepalen binnen budgetbeheer  fases in budgetbeheer uitwerken in functie van afbouw (incl. evolutie- en evaluatie-

Jaarverslag 2013

63

systeem)  richtlijnen in het kader van bepalen leefgeld  efficiëntie en administratieve vereenvoudiging waar mogelijk  evaluatie van de effecten van bovenstaande acties eind 2013 Meting wijzigingen in procedures en werkinstructies Streefcijfer: Realisatie: wijzigingen in procedures en werkinstructies:100 % In voorbereiding volgt er 1 MW vorming om expertise op te doen voor de toepassing in de IHV. Verzamelen info uit vorming, andere OCMW’s, … Methodiek ontwikkelt onder de vorm van een toolbox. Werkinstructie (opmaak tijdslijn) volgt. Besproken op team nov. 2013, eerste evaluatie jan 2014. Opstart met nieuwe dossiers en geleidelijke uitbreiding naar actieve dossiers in 2014.

Nieuwe dienstverlening Doelstelling

Onderzoek naar noodzaak om aanvragen studietoelagen elektronisch uit te voeren voor niet-cliënten van het OCMW

Actie

 toegang tot de DAF-module voor de maatschappelijk werkers  schooljaar 2012-2013 proef met aanvragen voor cliënten van het OCMW Waregem  contact met directies van de scholen om kansarmen te detecteren en naar het OCMW toe te leiden via de aanvragen studietoelagen voor schooljaar 2013-2014 aantal cliënten met recht op studietoelage die geen aanvraag ingediend hebben (steekproef) Streefcijfer: Realisatie: 0% Eind oktober 2013. Toegang DAF ok. Toeleiding kan via CLB (ter plaatste of op zitdag in de scholen) of OCMW of Stadswinkel.

Meting


Actie

Meting

Onderzoek naar noodzaak en haalbaarheid van een bijkomend oplaadpunt voor budgetmeter  registratie aantal opladingen opvragen bij Eandis  contact met Eandis voor navraag naar mogelijkheden en moeilijkheden voor inplanting nieuw oplaadpunt  contact en informatie met betrokken partijen voor nieuw oplaadpunt nood aan extra oplaadpunt Streefcijfer: Realisatie: 1 oplaadpunt Pilootproject voor zelfstandig opladen door cliënten is opgestart, afwachten op de resultaten. Positieve evaluatie. Afwachten fiat Eandis om verdere stappen te ondernemen voor extra oplaadpunt.

Projectwerking KLANTENPERSPECTIEF

Klantentevredenheid Doelstelling

Creëren en stimuleren van ontmoeting onder bewoners Torenhof - verdere uitbouw wijkcafetaria Torenhof

Jaarverslag 2013

64

Actie

    

evaluatie van de huidige werking bevraging behoefte uitbreiding openingsuren tegen eind 2013 onderzoek naar de mogelijkheden opstart wijkresto Meting registratie van het aantal activiteiten in het kader van de wijkcafetaria resultaten van de bevraging in wijk Torenhof rond uitbreiding openingsuren en opstart wijkresto  verslagen van overleg met diverse diensten (thuiszorg, WOB,…) rond opstart wijkresto Streefcijfer: Realisatie: aantal activiteiten in het kader van de wijkcafetaria: Aantal activiteiten Babbelbox: 10 5 Overleg met dienstencentrum en thuiszorg 18/03 resultaat van de bevraging i.v.m. wijkresto: 100 % Benchmarkbezoek: verslag bezoek 26/04 verslagen:100 % Evaluatie Babbelbox gepland tijdens WOB

Naambekendheid Doelstelling Actie

Meting

Doelstelling

Digitale promotie buurtwerk  nagaan of de wijkwebsite up to date wordt gehouden  registratie van aantal bezoekers website, aantal ‘likes’ facebook, aantal adressen mailinglist, aantal keren bekeken ‘youtube’-filmpjes evaluatie evenredigheid aantal gebruikers t.o.v. input gegevens wijkwebsite. Streefcijfer: Realisatie: 1 evaluatie Meting wijkwebsite 13/02/2013-07/01/2014: 1 021 bezoekers Meting facetoog: 9-tal per week (09/2013-12/2013) Evaluative: 20 jan. 2014 - OK

Werkgeversbenadering met het oog op het creëren van meer tewerkstellingsmogelijkheden (arbeidsbegeleiding)

 kleine KMO’s (0-50 werknemers) uit Waregem inventariseren en aanschrijven  opmaken infobrochure over opleidingen tewerkstellingsmogelijkheden van het OCMW (opleiding art. 60 - art. 60 privé - art. 61)  verkennende bedrijfsbezoeken organiseren bij geïnteresseerde KMO’s  screening van cliënten arbeidsbegeleiding i.k.v. eventuele nieuwe vacatures Meting  nieuwe werken opleidingsplaatsen registeren op lijst in SP  aantal bedrijfsbezoeken registreren + resultaat Streefcijfer: Realisatie: infobrochure 100 % Opmaak brochure gebeurt regionaal: OK aanschrijven KMO’s 100 % Deelname aan jobbeurs eind april met potentiële lijst KMO’s die openstaan voor plaatsing van onze werkzoekenden: geen geschikte kandidaten doelgroep: 100 % Inventaris kleine KMO’s waar tewerkstelling gerealiseerd: 100 % Screening: 100 % Deelname aan ESF Diverscity rond kortdurende stages in privé-ondernemingen: goedkeuring binnen (start 01/2014) Vraag tot opstart 1 tewerkstelling art. 60 privé (januari 2014) Actie

Ruim kwalitatief hoogstaand aanbod Doelstelling Actie

Meting

Werken aan gezondheidsbevordering in wijk Torenhof  project ‘uitgerookt’ i.s.m. LOGO  komen tot gerichte doorverwijzing naar bestaande initiatieven met het oog op verduurzamen van dit thema  in kaart brengen van de bestaande initiatieven in de regio  registratie van het aantal deelnemers aan het project + slaagpercentage  registratie van het aantal doorverwijzingen met gericht resultaat (bv. inschrijving)  verzamelen van een 3-tal good practices die als voorbeeld kunnen dienen voor wijk

Jaarverslag 2013

65

Torenhof Streefcijfer: minstens 6 deelnemers 2 doorverwijzingen met gericht resultaat 3 good practices Doelstelling Actie Meting

Doelstelling

Realisatie: Project uitgerookt: 100 % 11 deelnemers: 4 afgehaakt. Doorverwijzingen met resultaat: 2 Good practices: 3

Ondersteunen van bestaande bewonersinitiatieven en groepen in wijk Torenhof  evaluatie werking tegen eind 2013 via bevraging aan de diverse bewonersgroepen door externe persoon  verslaggeving evaluatie tegen eind 2013 Streefcijfer: Realisatie: 100 % Voorstel uitstel tot eerste helft 2014: aanwezigheid stagaire die bevraging op zich kan nemen.

Ontwikkelen methodiek in het kader van zelfstandig wonen voor erkende NBBM’s en/of NBBM’s met subsidiaire bescherming en/of jongeren (-21 jaar) (doorgangswoning Ooigemstaat 23, Desselgem)

 eventueel samenwerkingsovereenkomsten uitwerken met externe welzijnspartners i.h.k. van BZW  bepalen criteria van toewijzing, bepalen opname- en begeleidingsvoorwaarden  opmaak procedure rond werking en methodiek  realiseren van de eerste opnames Meting  verslaggeving WG thuisloosheid  opmaak procedure  registratie van de opnames (in NH + dossierbarometer) Streefcijfer: Realisatie: verslaggeving 100 % Verslag forumvergadering 21/02/2013 procedure 100 % 100 % Verslag werkgroep 25/04/2013-15/07/2013registratie van de opnames 09/09/2013. (in NH + dossierbarometer) 100 % Subsidiedossier EVF ingediend op 24/05/2013 doch niet goedgekeurd. Studio’s bijna afgewerkt. Projectfiche + checklist opgemaakt. Procedure in opmaak. Eerste opnames gepland januari 2014. Actie

INTERNE PROCESSEN

Afstemming dienstverlening Doelstelling

Onderzoek naar de mogelijkheid om de werking COC aan te passen naar analogie met de werking doorgangswoningen

 onderzoek relevantie + haalbaarheid  eventuele implementatie van de nieuwe werking indien haalbaar en relevant Meting  aanpassen procedure in het kader van de nieuwe werking. Streefcijfer: Realisatie: aanpassing procedure 100 % Procedure aangepast 100 % Actie


Meting

Realiseren studieondersteuning    

implementatie en uitbouwen van studieondersteuning binnen de sociale dienst ondersteunen van minstens 2 gezinnen in het kader van studieondersteuning evaluatie van de werking na de eerste proefperiode evaluatienota

Jaarverslag 2013

66

Streefcijfer: evaluatienota

Doelstelling Actie

Realisatie: Implementatie en uitbouw 100 % Ondersteuning 2 gezinnen 100 % Evaluatienota: ok Dossier Nationale Loterij ingediend met oog op verderzetting werking.

Uitwerken invulling lokaal toewijzingsreglement Stad Waregem

 opmaak samenwerkingsovereenkomst met alle betrokken welzijnsactoren en de bouwmaatschappij en opstart van een toewijscomité  opmaak aanmeldingsformulier  vastleggen criteria van toeleiding  opmaak interne procedure + infovergadering voor SD rond deze werking Meting  registratie van de toeleidingen  procedure uitwerken Streefcijfer: Realisatie: registratie toeleiding: 100 % Toewijscommissie 100 % uitgewerkte procedure: 100 % Registratie en toeleiding: 100% eerste werkjaar 75 % tweede werkjaar (tot en met maart 2014) Procedure: 100 % Infovergadering SD: 100 % Doelstelling Groenproject voor moeilijk bemiddelbare werklozen Actie  praktische en theoretische uitwerking van het project  onderzoek van mogelijke subsidiekanalen Meting uitgewerkt project Streefcijfer: Realisatie: 100 % Onderzoek is lopende


Meting

Herbekijken en definiëren van doorverwijscriteria SD individuele hulpverlening - dienst arbeidsbemiddeling  bepalen criteria van doorverwijzing  uitwerken tool voor gerichte doorverwijzing  optie gezamenlijke intake bekijken  verslaggeving overleg met de sociale dienst individuele hulpverlening  opmaak werkinstructie in het kader van de uitgewerkte criteria Streefcijfer: Realisatie: werkinstructie 100 % Verslag 100 % Opmaak werkinstructie 100 % Opmaak template NH


Deskundigheid Doelstelling

Voorzien van een vorming voor LOI-medewerkers rond zelfzorg en verwerking moeilijke hulpverleningssituaties

 regionale vorming organiseren voor LOI-medewerkers rond zelfzorg en verwerking moeilijke hulpverleningssituaties  opmaak evaluatieformulier in te vullen door de medewerkers (toetsing bevindingen vorming) Meting  1 vormingsmoment organiseren  evaluatieformulier Streefcijfer: Realisatie: vorming 100 % Gezamenlijke Intervisie dd. 28/3 en 16/05. Actie

Jaarverslag 2013

67

evaluatieformulier 75 %

1 maatschappelijk werker volgt intervisies specifiek voor NBBM van het VVSG.

Extramurale dienst Thuiszorg KLANTENPERSPECTIEF



Doelstelling

Actie Meting

Doelstelling Actie

Meting


Concretiseren van de doelgroep en voorwaarden voor de hulpverlening  herdefiniëren van de doelgroep  communiceren naar aanvragers toe aandeel aan klanten zonder specifieke hulpvraag binnen de huishoudelijke hulp Streefcijfer: Realisatie: max. 10 % 11,52 %

Versterken van de opvolging van klanten door systematische huisbezoeken  vastleggen duidelijke afspraken rond het doen van huisbezoeken naar doel en frequentie aantal overlegmomenten rond huisbezoeken Streefcijfer: Realisatie: 4 4

Uitkijken naar eventuele alternatieven voor de 4e route van de warme maaltijden  analyseren van de huidige knelpunten  inventariseren van de verschillende mogelijkheden analyse van de verschillende mogelijke pistes Streefcijfer: Realisatie: gefundeerd voorstel Dossier in OCMW-raad dd. 22.04.2013

Uitbouwen van de onthaalfunctie  centraliseren van het telefoonverkeer naar onthaal  overhevelen van minder mobielen centrale naar thuiszorgloket  herverdelen van bestaande administratieve taken uitvoering van de 3 acties Streefcijfer: Realisatie: 100 % 100 %

Zorgcoördinatie spreiden over meerdere personen  overleggen binnen het team van het thuiszorgloket rond sterkere samenwerking met zorgcoördinatie minstens 1 van de maatschappelijk werkers wordt voor een deel van zijn opdracht toegevoegd aan de zorgcoördinatie Streefcijfer: Realisatie: 1 1: – wijkwerking is doorgeschoven

INTERNE PROCESSEN


Herbekijken van het systeem van planning voor de poetsdienst

Jaarverslag 2013

68

 nagaan van de knelpunten in de planning  knelpunten wegwerken Meting aantal knelpunten die weggewerkt zijn Streefcijfer: Realisatie: 2 knelpunten worden aangepakt - Concrete toepassing aanwezigheidsbeleid - start van planningsmodule als piloot gepland in 2014 Doelstelling Uitbreiden van het gebruik van New Horizon Actie  nagaan van de mogelijkheden van New Horizon  nagaan van de mogelijkheden om de intakemodule te gebruiken Meting aantal nieuwe functionaliteiten die gebruikt worden Streefcijfer: Realisatie: 2 Trajecten + bijhouden van contacten zijn in opstart Doelstelling Vereenvoudigen van bestaande administratieve processen Actie  inventariseren van knelpunten  aanpassen van processen waar nuttig Meting aantal aangepaste processen Streefcijfer: Realisatie:3 2 - telefonisch onthaal - taakverdeling opstart nieuwe klanten - wijzigingen huishoudelijke hulp Doelstelling Vereenvoudigen en automatiseren van de planning van de klusjesdienst Actie  afleggen van minstens 1 benchmarkbezoek  nagaan van de knelpunten en behoeften  uitwerken nieuw systeem van planning  implementatie nieuw planningssysteem Meting uitvoering van de 4 acties Streefcijfer: Realisatie: 100 % 100 % Doelstelling Bekijken van de mogelijkheden tot uitbreiding van het gebruik van Actie

elektronische dienstencheques  afleggen van minstens 1 benchmarkbezoek  omschakelen van klanten naar elektronische dienstencheques waar mogelijk Meting % aandeel klanten die werken via elektronische dienstencheques Streefcijfer: Realisatie: stijging tot 10 % van de klanten 11,17 % Actie


Meting

Doelstelling

Actie Meting

Voorzien van een spreekruimte en verfraaiing van de locatie  overleggen met de stad rond noodzakelijke werken aan o.a. voorgevel en trottoir  herindeling van de burelen om een spreekruimte te creëren  schilderen van binnenmuren waar nodig uitvoering van de 3 acties Streefcijfer: Realisatie: 100 % 33 %

Zoeken naar een duurzame oplossing om de knelpunten binnen de huidige locatie van het thuiszorgloket weg te werken  oplijsten van de huidige knelpunten  nagaan van de verschillende mogelijkheden analyse van de verschillende mogelijke pistes Streefcijfer: uitgewerkt voorstel

Jaarverslag 2013

Realisatie: Oplijsting is ok

69



Nakijken van de mogelijkheden om sociale tewerkstelling te voorzien binnen de poetsdienst  overleg met dienst arbeidsbegeleiding  aanbieden van opleiding en stagemogelijkheden aantal nieuwe medewerkers die behoren tot de doelgroep van leefloners of werklozen Streefcijfer: Realisatie: 60 % 80 %


Kostenbeheersing Doelstelling Actie Meting

Doelstelling Actie

Meting

Beperken van het ziekteverzuim binnen de poetsdienst  implementeren van het ziekteverzuimbeleid binnen de thuiszorgdienst  voeren van verzuimgesprekken daling van het aantal medewerkers met meer dan 4 ziektemeldingen op jaarbasis (= blijvend verzuim) Streefcijfer: Realisatie: daling met 5 % daling > 5 %

Optimalisatie van de werking van de klusjesdienst  nagaan van de huidige verliesposten  realiseren van een stijging van het aantal gefactureerde prestaties  herbekijken van de tarieven aandeel gefactureerde prestaties Streefcijfer: Realisatie: stijging met 5 % + 0,46 %

KLANTENPERSPECTIEF


Herwerken van alle bestaande folders van de thuiszorgdiensten  omzetten naar uniforme lay-out en indeling  herwerken van de inhoud van de folders aantal vernieuwde brochures Streefcijfer: 4

Realisatie: 6

Dienstencentrum het Gaverke KLANTENPERSPECTIEF

Klantentevredenheid

Jaarverslag 2013

70

Doelstelling Actie

Meting

Tweejaarlijkse tevredenheidsmeting bij gebruikers infomomenten  opmaak enquêtes (25 %)  verspreiden en verwerking van de enquêtes aan de gebruikers (50 %)  verbeteracties bepalen (25 %) uitvoering van de 3 acties Streefcijfer: Realisatie: 100 % 100 % STAP 1: opmaak enquête gerealiseerd 25 % STAP 2: verspreiding enquête in minstens 5 infomomenten (40 %) - patiëntenrechten + verwerking ok - slaapmiddelen + verwerking ok - het geheugen + verwerking ok - de invloed van een psychisch zieke + verwerking ok - workshop koken met kruiden en groenten + verwerking ok - info hartritmestoornissen: verwerking ok Stap 3: verbeteracties in avap steken



Doelstelling

Bekendmaken en uitbouwen van de restaurantfunctie binnen het dienstencentrum  bekendmaking via de Belle, bestaande folders en bedelers  aantrekkelijker aankleden van het dienstencentrum aantal gebruikers van maaltijden Streefcijfer: Realisatie: stijging met 5 % Standaard opgenomen in tijdschrift De Belle en folder warme maaltijden Extra inkleding dienstencentrum

Evalueren van de projecten ‘telefoonster’ en ‘wijkwerking’  evaluaties van beide projecten  opmaak actieplan actieplan Streefcijfer: 100 %

Realisatie: e 50 %: 1 evaluatievergadering: 18/01/2013 100 %: vanaf 2014 zal gestart worden met een bezoek en team in het kader van de wijkwerking

Verruimen van het vervoersaanbod via Minder Mobielen Centrale door aankoop van een ‘handicar’ via subsidie

 nazien van de mogelijkheden tot subsidie  aankoop handicar Meting uitbreiding van het aanbod Streefcijfer: Realisatie: aankoop handicar= 100 % 30 %: bekijken mogelijkheid minibus door middel van sponsoring via firma SpecialAD 60 % contacten ombouw en in gebruikstelling 100 % in gebruikname Actie

INTERNE PROCESSEN

Milieuvriendelijke en veilige infrastructuur Doelstelling

Aantrekkelijker maken van de het dienstencentrum

Jaarverslag 2013

71

Actie

Meting


 opfrissen van de cafetaria door o.a. versiering en gordijnen  overleg met de stad rond herstellen van het binnendak van de boltrog  herschikken van de bergruimte uitvoering van de 3 acties Streefcijfer: Realisatie: 100 % 50 % Bergruimte herschikt Decoratie en inkleding Rest werd geschrapt wegens budget

Zoeken naar een definitieve oplossing om te blijven voldoen aan de erkenningsnormen op vlak van infrastructuur  oplijsten van de vereisten voor erkenning als dienstencentrum  oplijsten van de mogelijkheden naar de toekomst analyse van de mogelijke pistes Streefcijfer: uitgewerkt voorstel

Realisatie: 60 % Opbouw dossier ter voorbereiding van onderhandelingen beleidsprioriteiten

Intramurale dienst ROB-RVT- Intake - DVC - Kortverblijf KLANTENPERSPECTIEF


DVC – bekendmaking nieuw DVC De Manège

 aan huidige en nieuwe gebruikers onderscheid tussen beide DVC uitleggen  informeren van omgeving via thuiszorgdiensten, huisartsen, ziekenhuis, maatschappelijke diensten  informatie via gebruikersblad, scherm aan onthaal, plaatselijke kranten  meewerken aan Dag voor de Zorg  opmaken nieuwe brochures Meting  aanwezigheid brochures  acties naar diverse doorverwijzers Streefcijfer: Realisatie: 100 % Gebruikers kennen duidelijk onderscheid - Dag van de Zorg: 17 maart 2013: tussen beide DVC - nieuwe infobrochures leggen - geven duidelijke info over verschil tussen beide DVC - en worden aan alle kandidaat gebruikers gegeven. - DVC De Manège en De Smesse: informatieve filmpjes i.v.m. dementieproces en de omgang ermee - 20 juni: info vergadering voor thuiszorgdiensten uit de regio - bij inschrijving wordt het verschil tussen beide dvc duidelijk gemaakt. - stand op 31/05/2013: 100 % opgenomen gebruikers kennen het onderscheid Doelstelling DM – DVC: De Meers en de DVC in een positief daglicht zetten naar

eventuele toekomstige bewoners en medewerkers Actie Meting

 meewerken aan Dag voor de Zorg  organiseren van opendeurdag in De Meers en beide DVC  aantal bezoekers

Jaarverslag 2013

72

 aantal inschrijvingen sollicitanten Streefcijfer: Realisatie: bekendmaking zorgflats en dvc - 17 maart: Dag van de Zorg: 1 100 bezoekers Inschrijvingen kandidaat mw - uithangen van authentieke en positieve getuigenissen van medewerkers De Meers – Jobstand met 55 nieuwe inschrijvingen - DVC De Manège: tiental geïnteresseerde kandidaten - opmaak brochure voor beide dvc’s - uitnodiging thuiszorgdiensten + geriater zh Wa – voorstelling beide dvc’s

Ruim kwalitatief hoogstaand aanbod Doelstelling Actie

DM – KV – DVC: voorkomen van ondervoeding bij bewoners en gebruikers     

registreren van bewoners met onbedoeld gewichtsverlies nagaan hoe extra calorieën via de voeding kunnen gegeven worden correct gebruik van bijvoeding Meting verbruik van caloriedrankjes aangepaste diëten van bewoners met onbedoeld gewichtsverlies Streefcijfer: Realisatie: Industriële bijvoeding reduceren met 15 % - alle bijvoeding en ingedikte voeding wordt door de keuken van De Meers bereid - bespreking op werkgroep voeden op 25 april - stand op 31/05/2013: 100 % bijvoedingen worden gemaakt in de centrale keuken - wegen van bewoners met onbedoeld gewichtsverlies: wordt een verplichte meting van de Vlaamse overheid in 2014. Doelstelling DM: opnamemogelijkheden voor personen met dementie verhogen Actie  een aantal bedden omschakelen naar zorg voor personen met dementie Meting aantal opnames op jaarbasis Streefcijfer: Realisatie: stijging met 10 % t.o.v. 2012 - personen met dementie die geen storend gedrag vertonen kunnen opgenomen worden op een afdeling fysische RVT - in de zorgflats worden geregeld partners met dementie opgenomen Doelstelling DM – KV: levenseindebeleid Actie  uitwerken van procedure levenseindebeleid in het kader van palliatieve sedatie en euthanasie  procedure ter goedkeuring voorleggen aan de raad voor maatschappelijk welzijn Meting  aanwezigheid van een procedure  verslagen Kring, teamvergaderingen, werkgroepen  aanwezigheidslijsten vorming Streefcijfer: Realisatie: Beide richtlijnen opgenomen in SP tegen - ontwerp richtlijn palliatieve sedatie: besproken 31/12/2013 binnen palliatieve werkgroep op 2/05/2013, in juni besproken op huisartsenkring, in september op BCOZ; opgenomen in SP onder werkinstructies; wordt toegelicht op de diverse teams in najaar - richtlijn euthanasie: ontwerp besproken op palliatieve werkgroep 4/12, komt in voorjaar 2014 aan bod op BCOZ en in huisartsenkring

Jaarverslag 2013

73

INTERNE PROCESSEN


DM – KV: interne organisatie aanpassen aan schaarste op de arbeidsmarkt      

optimalisatie uurschema’s uitzuiveren van taken herzien van taakomschrijvingen zorgkundigen-verpleegkundigen inzetten van logistiek assistenten Meting werkdrukmeting aantal overuren Streefcijfer: Realisatie: daling aantal overuren met 15 % - Ruiterlaan: volledig aaneengesloten, uurregeling in voege vanaf 7 januari - Tiercélaan: aanpassing uurregeling vanaf 18/02 - Hoefslag: nieuwe uurregeling en werking vanaf 04/02 - Kring 14 mei 2013: brainstormsessie i.v.m. taken voor verpleegkundigen, zorgkundigen, logistiek - Inschrijving in project “werkdrukvermindering” van Vlaamse overheid - herbekijken taken op diverse afdelingen n.a.v. ingebruikname robotmedicatiesysteem vanaf 1/10 - nieuwe uurregeling op 3ev, gelijkvloers, 4°v vanaf 1/10 Actie


DVC: opstart DVC De Manège

 uitwerken opnamebeleid  effectieve opstart vanaf 1/01/2013  organisatie dagelijkse werking, animatie en ergo  samenwerking met expertisecentrum dementie Meting aantal gebruikers dvc De Manège Streefcijfer: Realisatie: Gemiddelde van 10 gebruikers per dag - eerste gebruikers in Manège op maandag 7 jan 2013 - eerste kwartaal 2013: gemiddeld 9.3 gebruikers per dag - overleg met Alzheimerliga - mei


DM – KV- onderhoud: werkdrukmeting

 via Probis, werkdrukmeting op alle afdelingen, onderhoud en logistiek softwarepakket Probis Streefcijfer: Realisatie: 2 x per maand ingeven van correcte cijfergegevens - cijfergegevens worden 3x per maand ingegeven: 5de, 15de, 25ste - bespreking kwartaalcijfers op De Kring van 30/04 eindrapport beschikbaar 24/01/2014: - -- -- eindconclusie: naar werkdruk toe is inzet personeel goed afgestemd op zorgbehoevendheid Doelstelling Zelfevaluatie Actie  metingen zoals opgelegd door de Vlaamse Gemeenschap correct uitvoeren

Jaarverslag 2013

74

 vorming aan alle mw resultaten metingen op SP Streefcijfer: Realisatie: alle verplichte metingen worden correct uitgevoerd - jan - mei: alle cijfers worden bijgehouden op SP: performantie-indicatoren De Meers, in afwachting van eerste ingave in e – health eind juni 2013 - 16 april 2013: vorming i.v.m. e – health (deelname door Ann Herpels en Sonia Quintyn) - maart – juni: invoering van evaluatieschermen in Geracc: - medewerkers kunnen rechtstreeks metinqen ingeven - kwaliteitsverantwoordelijke kan gegevens rechtstreeks verwerken, om ze via e – health door te sturen naar de Vlaamse Gemeenschap - mei 2013: kwaliteitsverantw. en dir ID hebben toegang tot e – health via elektronische identiteitskaart - Peerdesprong september: artikel met toelichting eerste resultaten - dec 2013: eerste terugkoppeling van de gegevens door Vlaamse Overheid. Alle bewoners ontvangen een brief met cijfers en duiding. Meting


Personeelstevredenheid Doelstelling Actie

Werkdruk verlagen     

mogelijkheden mobiele equipe nagaan inzetten logistiek assistenten meer vakantiejobs inzetten tijdens schoolvakanties Meting werkdrukmeter overzicht aantal overuren Streefcijfer: Realisatie: reduceren aantal overuren met 15 % - tijdens krokusverlof/paasvakantie/weekends/ feestdagen worden vakantiejobs ingezet - lid van project ‘werkdrukvermindering’ beslissing OCMW-raad rond medicatieverdeelsysteem via robotisering mei 2013. Herschikken van minstens 3 uren verpleegkundige per dag per afdeling. - randvoorwaarden en modaliteiten mobiele equipe worden onderzocht, contactname met voorzieningen die met mobiele equipe werken (bespreking Kring 27/11 en personeelspunten 9/12)

ICT & technologie Doelstelling Actie Meting

DVC: automatisatie gebruikersdossier  invoeren van gerniss-dossiers in beide DVC  alle gebruikers hebben een elektronisch dossier  de dossiers zijn volledig en correct ingevuld

Jaarverslag 2013

75

Streefcijfer: 100 %

Realisatie: - adm dossier Geracc werd in beide dvc ingevoerd. - invoeren van zorgdossier zie budgetherziening In 2014: implementatie Geracc in DVC




DVC: beide DVC behalen een 100 % bezetting van F-forfait gerechtigden  opnamebeleid uitwerken  opvolging van KATZ-schalen bezetting F-forfait gerechtigden Streefcijfer: 100 %

Realisatie: - referentieperiode 2012-2013: Dvc De Meers: 83 % Dvc De Manège: 82,5 % - referentieperiode 2013-2014: tussentijdse cijfers op schema om de 100 % bezetting te halen.

DVC: indienen van projecten voor beide DVC aan provinciale overheid

 uitwerken project DVC De Meers en De Manège  tijdig ingediende projecten  goedgekeurde projecten door provinciale overheid Streefcijfer: Realisatie indienen van 2 projecten - maart 2013: twee projecten zijn ingediend - mei 2013: verdediging van de projecten - beslissing mei door provincie: geen van beide projecten werd weerhouden

Serviceflats KLANTENPERSPECTIEF


Meting

Deelname aan het maatschappelijk gebeuren, bevorderen van maatschappelijke en sociale integratie  minstens 3 x per jaar een gezamenlijke activiteit met dienstencentrum het Gaverke  samenwerking animatie met dienstencentrum het Gaverke en animatie De Meers  systematisch bekendmaken en aanbieden van activiteiten die sociale netwerkvorming binnen de gemeente bevorderen  verslagen overleg dienstencentrum en animatie De Meers  affichering aanbod activiteiten stad, dienstencentrum en De Meers  organisatie gezamenlijke activiteit met dienstencentrum

Streefcijfer: geplande acties zijn gerealiseerd gezamenlijke acties met dienstencentrum

Realisatie: - modeshow Dimoda 22 februari 2013 (SF samen met dienstencentrum Gaverke) - modeshow Dimoda 6 september 2013 (samen met dienstencentrum Gaverke) - kerstmarkt 9&10/12 (SF samen met De Meers en dienstencentrum Gaverke)

Ruim kwalitatief hoogstaand aanbod

Jaarverslag 2013

76

Doelstelling Actie

Actualiseren van de documentaire basis

 actualiseren van procedures en werkinstructies in overleg met medewerkers en gebruikers Meting  verslagen teamoverleg  versiedatum procedures, werkinstructies en formulieren Streefcijfer: Realisatie: december 2013:100 % actualisatie actualisatie n.a.v. handtekeningbevoegdheid en interne audit (100 %)

INTERNE PROCESSEN


Actualiseren van wachtlijsten

 briefwisseling aan eerste 15 personen op wachtlijst met concrete info plaats wachtlijst SF  contacteren eerste 5 personen op wachtlijst SF en peilen naar concrete belangstelling  meting wachtduur bijhouden om structureel overzicht te be komen  organiseren van gezamenlijke voorstelling serviceflat aan concrete kandidaatbewoners (met instapmogelijkheden binnen het jaar) Meting  verslagen BCOZ  schriftelijke neerslag contacten interesse eerste 5 personen wachtlijst SF Streefcijfer: Realisatie: e eind december 2013: - 1 kwartaal: wachtlijstduur: De Varent: 3,5 jaar wachtlijstduur is gekend voor beide SF Coorenblomme: 2,3 jaar e 100 % van de nieuwe opnames zijn gerealiseerd uit - 2 kwartaal: wachtlijstduur: De Varent: 3,6 jaar de eerste 15 personen op de wachtlijsten. Coorenblomme: 2,3 jaar Doelstelling Opvragen en verwerking van KATZ-scores in serviceflat Coorenblomme Actie  van alle bewoners een recente KATZ-score opvragen in voorjaar 2013  verwerking van de scores  klasseren gegevens in persoonlijke dossiers  aanpassen bewonerslijst  mogelijke heroriëntering bewoner analoog KATZ-scores Meting  aantal opgevraagde KATZ-schalen Streefcijfer: Realisatie: 100 % van de KATZ-schalen zijn verwerkt 100 % van KATZMAX-schalen zijn beantwoord


Implementatie uitvoeringsbesluiten Besluit Vlaamse Regering betreffende de groepen van assistentiewoningen

 verzamelen info en mogelijkheden toepassing uitvoeringsbesluiten groepen van assistentiewoningen  onderzoek mogelijkheden organisatie van crisiszorg en overbruggingshulp en/of aftasten samenwerkingsmogelijkheden overbruggingshulp met andere organisaties met berekening financiële consequenties Meting  neerslag info en mogelijkheden  verslagen overleg samenwerkende organisaties Streefcijfer: Realisatie: gefundeerd voorstel naar OCMW-raad in functie 26/03 VVSG info regionale ondersteuning van beslissing/keuze voor beide serviceflats kwaliteitszorg voor assistentiewoningen Gefundeerd voorstel omtrent keuze Groep van assistentiewoningen in BCOZ 04/06/2013 Wijziging Sf naar GAW Coorenblomme vanaf 09/2013 Actie

Jaarverslag 2013

77

GROEI- EN LEERVERMOGEN Betrokkenheid Doelstelling Actie Meting

Bekendmaking procedure tot aanwerven van een nieuwe conciërge voor SF Coorenblomme  takenpakket uitschrijven  selectie kandidaten verslagen selectiegesprekken

Streefcijfer:

Realisatie:

effectieve aanstelling conciërge

Voorstel omtrent keuze Groep van assistentiewoningen met/zonder conciërge in BCOZ 04/06/2013 Selectie en aanwerving conciërge vanaf 1 september 2013 (OCMW-raad 15/07/2013)


Kostenbeheersing Doelstelling Actie Meting

Optimale bezetting serviceflats  leegstand binnen vooropgestelde marge  korte opvolging opknapwerken Coorenblomme bezettingscijfers Coorenblomme/De Varent

Streefcijfer:

Realisatie:

gemiddelde bezetting De Varent: 100 % gemiddelde bezetting Coorenblomme: > 98 %

- 1e kwartaal: De Varent 100 % en Coorenbl. 99 % - 2e kwartaal: De Varent 100 % en Coorenbl. 98,93 % - 3e kwartaal De Varent 100 % en Coorenblomme 98.27 %

Logistiek INTERNE PROCESSEN

nieuwe dienstverlening Doelstelling Actie

Meting

Procedure opstellen m.b.t. ontvangst van geleverde goederen in De Meers  ontvangstmelding  registratie gebruik van goederen  teruggave van niet gebruikte hoeveelheden procedure Streefcijfer: Realisatie: 100 % vanaf dec 2013: nieuwe onthaalmedewerker.


Centraal magazijn: elektronisch voorraadbeheer  Ultimomodule: elektronisch voorraadbeheer voor verpleegmaterialen en onderhoudsproducten wordt optimaal gebruikt  bestelvoorstellen voor alle producten uit magazijn

Jaarverslag 2013

78

 enkel elektronisch beheer van voorraden  bestelvoorstellen via Ultimomodule Streefcijfer: Realisatie: 100 % Voorraad wordt volledig elektronisch - maart – dec 2013: alle voorraden worden door bijgehouden de verantwoordelijke onderhoud systematisch aan de optimo – module toegevoegd om voortaan via deze weg de bestellingen te doen en op te volgen - mei 2013: 25 % voorraad wordt elektronisch bijgehouden - vanaf nov. 2013: werken met Ultimo module wordt op punt gezet

Meting


Personeelstevredenheid Doelstelling Actie Meting

DM-KV-DVC: begeleiding jobstudenten onderhoud uitwerken

 jobstudenten onderhoud worden ingewerkt volgens een begeleidingsplan aanwezigheid van begeleidingsplan Streefcijfer: Realisatie: alle jobstudenten krijgen aangepaste begeleiding - april 2013: opmaak nieuwe werkinstructie: 30/06/2013 jobtraining jobstudenten (beschrijving van alle taken en handelingen): deze wordt afgeprint en aan elke jobstudent overhandigd. - voor alle jobstudenten wordt een korte opleiding (½ dag tot 1dag) voorzien op de werkvloer. Dit wordt georganiseerd vóór de aanvang van de studentenjob.

Apotheek KLANTENPERSPECTIEF


Optimaliseren van de spoedkast  huidige inhoud controleren, geneesmiddelen bijvullen of weghalen zo nodig, afhankelijk van het verbruik in 2012 nieuwe lijst is getekend door de CRA Streefcijfer: Realisatie: 100 % eind maart 2013 - 100 % controles gerealiseerd tegen half maart - lijst 2012 behouden, nieuwe lijst niet noodzakelijk - vanaf okt. 2013: nieuwe spoedkast in medicatielokaal

INTERNE PROCESSEN


Formularium generieken bijwerken en aanpassen

Jaarverslag 2013

79

 formularium bijwerken afhankelijk van de verpakking, prijs van generieken en de nieuwe generieken Meting nieuw formularium zit in SP Streefcijfer: 100 % eind februari 2013 Realisatie: - wegens overschakeling naar verdeelsysteem medicatie multidosis en de voortdurende wisseling van financiering van de generieken, is het niet verder relevant om het formularium aan te passen. Actie


Deskundigheid Doelstelling Procedure en/of werkinstructie weegschaal Actie  uitschrijven procedure Meting procedure en/of werkinstructie weegschaal zit in sharepoint Streefcijfer: 100 % eind februari 2013 Realisatie: 100 %: 31 maart 2013: nieuwe werkinstructie i.v.m. de weegschaal is op SP geplaatst

Keuken KLANTENPERSPECTIEF


Vegetarisch aanbod in De Paddock evalueren en bijsturen

 nagaan welke niet gefrituurde vegetarische gerechten aangeboden kunnen worden overzicht menu’s Streefcijfer: Realisatie: Dagelijks keuze tussen minstens 2 vegetarische - 100 % in april 2013: dagelijks keuze tussen 5 gerechten vegetarische gerechten - vegetarische gerechten worden in de kijker gezet: ° aankondiging op het bord ° onderleggers met vermelding van de vegetarische gerechten - vegetarische dagschotel voor bewoners en mw in juni


Verfijning recepturen, aangepaste kooktechnieken  alle recepturen evalueren en waar nodig aanpassen en verfijnen uitgewerkte recepturen Streefcijfer: Realisatie: 100 % recepturen - vanaf jan 2013: maandelijks koksoverleg met behandeling van een drietal recepturen, tot alle recepten zijn afgewerkt - april 2013: 20 % recepturen

Jaarverslag 2013

80

INTERNE PROCESSEN


Veilig, hygiënisch en respectvol werken met keukenapparatuur

 vorming door leveranciers, technische dienst en Aramark vormingsfiches Streefcijfer: Realisatie: aantal breuken keukenapparatuur dalen Nieuwe apparatuur – giraffemixer en pottenwas – vorming door leveranciers Werkfiches van technische toestellen opgemaakt en worden uitgelegd tijdens het “kort overleg” aan de medewerkers. Doelstelling Daling van het verbruik calorierijke dranken Actie  nagaan welke bewoners nood hebben aan extra calorieën  dagelijkse voeding opwaarderen door extra calorieën toe te voegen voor deze bewoners  calorierijke dranken enkel op aangeven van de diëtist inschakelen waar nodig Meting verbruik calorierijke dranken Streefcijfer: Realisatie: daling met 10 % vanaf jan 2013: 100 % van de calorierijke dranken wordt door de keuken van De Meers bereid

Milieuvriendelijke en veilige infrastructuur Doelstelling Actie Meting

Aantal kg keukenafval daalt  soorten keukenafval in kaart brengen  porties bewoners, cafetaria, uitvoermaaltijden evalueren daling van aantal kg keukenafval Streefcijfer: Realisatie: daling met 10 % - april 2013: de exacte porties worden in overleg bepaald. De nodige maatlepels worden aangekocht. - dec 2013: zie performantie-indicatoren milieu: keukenafval is gedaald met 9 % t.o.v. 2012


Personeelstevredenheid Doelstelling Actie

Meting

Werkregeling keuken en cafetaria evalueren  werkdrukmeting  overleg met medewerkers keuken en cafetaria  aanpassingen in de werking waar nodig medewerkers zijn tevreden over de werkregeling Streefcijfer: Realisatie: werkdrukmeting - maandelijks kort overleg met medewerkers - werkdrukmeting probis: maandelijks doorgeven van de cijfers

Jaarverslag 2013

81

A

B

DE MEEST GEBRUIKTE AFKORTINGEN AC: administratief centrum AD: aankoopdienst ADL: activiteiten van het dagelijks leven AVAP: actueel verbeteractieplan B: budget BA: burgerlijke aansprakelijkheid BBC: beleids- en beheerscyclus BBH: budget beheer BCOZ: bijzonder comité ouderenzorg BCSD: bijzonder comité sociale dienst BEO: boortgat energie opslag BIB: bibliotheek BIRB: Belgisch interventie- en restitutiebureau BIZ: Budget Inzicht Zuid West-Vlaanderen BMI: body mass index BOC: basis overleg comité BOH: breed overleg huisvesting BS: Belgisch staatsblad BSC: balanced scorecard BW: budgetwijziging BZW: begeleid zelfstandig wonen CAW: centrum voor algemeen welzijnwerk CEVI: centrum voor informatica (softwarehuis) CGVS: commissariaat generaal voor vluchtelingen en staatslozen CLB: centra voor leerlingenbegeleiding CLO: cliëntoverleg COC: crisisopvangcentrum COT: cliënt- en onthaaltraject COT: cliëntonthaal en trajectopvolging CP: culturele participatie CRA: coördinerend arts CSR: collectieve schuldenregeling

D

DAF: digitaal aanvraagformulier voor school – en studietoelage DAVO: dienst alimentatievorderingen DC: dienstencentrum DGW: doorgangswoning DRK: digitale regio Kortrijk DT: directieteam DVC: dagverzorgingscentrum

E

EHBO: eerste hulp bij ongevallen EPB: energie prestatie en binnenklimaat ESF: Europees sociaal fonds EVF: Europees vluchtelingenfonds EX. D.: extramurale dienst

F

FD: financiële dienst FOD: federale overheidsdienst FPC: financiële plannings controle FRGE: Fonds ter Reductie van de Globale Energiekost

Jaarverslag 2013

82

FRM: formulieren G

GECO: gesubsidieerd contractueel GEDIS: gemeentelijk samenwerkingsverband voor distributienetbeheer GESCO WEP PL: gesubsidieerd contractueel in het kader van het werkervaringsplan plus GIP: geïntegreerde proef GPMI: geïndividualiseerd project voor maatschappelijke integratie GSM: Global System for Mobile Communications GTB: dienst voor gespecialiseerde trajectbepaling en –begeleiding

H

HACCP: Hazard Analysis and Critical Control Points HB: huisbezoek HL: hierarchische lijn HOC: hoog overleg- en onderhandelings comité HR of HRM: human resource management HVK: hoofdverpleegkundige

I

IBF: interdepartementaal begrotingsfonds ICS: intern controlesysteem ICT: informatie- en communicatietechnologie ID: intramurale dienst IDPBW-IDP-IDPB: interne dienst voor preventie, bescherming en welzijn op het werk IHV: individuele hulpverlening IKZ: integrale kwaliteitszorg IM: intramuraal IT: informatietechnologie IW: industriële wetenschappen

J

JD: juridische dienst JV: jaarverslag

K

KA: Koninklijk Atheneum K-CO: kwaliteitscoördinator K-decreet: kwaliteitsdecreet KG: kwaliteitsgroep KMO: kleine en middelgrote onderneming KSF: kritische succes factoren KSZ: Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid KV: kortverblijf KVME: Kwaliteit, Veiligheid, Milieu, Ethiek KW: kwartaal KZ: katzschaal

L

LAC: lokale adviescommissie energie LED: licht-emitterende diodes LN: lean LMRA: last minute risk analysis LOI: lokaal opvang initiatief LSB: lokaal sociaal beleid LSBP: lokaal sociaal beleidsplan LSI: lokaal samenwerkingsinitiatief LST: lokaal steunpunt thuiszorg

M

MAT: managementteam

Jaarverslag 2013

83

MDO: multidisciplinair overleg MJP: meerjarenplan MMC: mindermobielencentrale MMPP: medische, mentale, psychische en of psychiatrische problematiek MMSE Mini Mental State Examination MRSA: Meticilline-resistente Staphylococcus aureus MW: maatschappelijk werker - medewerker N

NAH: niet aangeboren hersenletsels NBBM: niet begeleide buitenlandse minderjarige asielzoeker NH: New Horizon NOB: nieuwe OCMW-boekhouding NOO: nieuwe OCMW-organisatie

O

OC: overleg comité of ontmoetingscentrum OCMW: openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn OXO: ouders en opvoeden

P

PBM: persoonlijke beschermingsmiddelen PC: personal computer PD: personeelsdienst PDL: passiviteiten van het dagelijks leven PI: prestatie indicatoren PIC: provinciaal integratiecentrum nu de SOM genoemd PO: preventief onderhoud POD MI: programmatorische federale overheidsdienst maatschappelijke integratie POD: programmatorische overheidsdienst PR: procesrisico PPS: publiek private samenwerking PRC: procedure PWA: plaatselijk werkgelegenheidsagentschap

R

RCK: regionaal crisisnetwerk REG: rationeel energie gebruik RMI: recht op maatschappelijke integratie ROB: rustoordbewoners ROG: recht om gehoord te worden RPR: rechtspositieregeling RTF: rich text format RSVK: regionaal sociaal verhuur kantoor RSZPPO: rijksdienst voor sociale zekerheid van de provinciale overheidsdiensten RVS: raad van state RVT: rust- en verzorgingstehuis

S

SAR: seniorenadviesraad SBR-rekening: sociale bijstandsrekening SD: sociale dienst SEL: samenwerkingsinitiatieven éérste lijn SERR: sociaal-economische raad van de regio SF: serviceflat SIF: sociaal impulsfonds SINE: sociale inschakelingseconomie SIT: samenwerkingsinitiatief thuiszorg SMK: sectorspecifieke minimale kwaliteitseisen

Jaarverslag 2013

84

SOM (de): organisatie, decretaal verantwoordelijk voor de realisatie en de opvolging van het decreet ten aanzien van etnisch-culturele minderheden voor het grondgebied WestVlaanderen SP: sharepoint SVK: sociaal verhuur kantoor SVZ: stand van zaken T

U V

W

TD: technische dienst afkortingen gebruikt binnen de technische dienst: A: iets bijplaatsen, iets wegdoen en niet hoort tot de andere categorieën H: herstellen O: opleiding PO: preventief, periodiek onderhoud TOK: tewerkstelling en opleiding voor kansarmen V: verbeteren zodat de onderhoudskosten dalen

VB: vast bureau VDAB: Vlaamse Dienst voor Arbeidsbemiddeling en Beroepsopleiding VIPA: Vlaams infrastructuurfonds voor persoonsgebonden aangelegenheden VIPS: Verantwoordelijke incontinentie personeel VMSW: Vlaamse maatschappij voor sociaal wonen VOT: vereniging ons tehuis Ieper VTI: vrij technisch instituut VTO-beleid: vorming, training en opleidingsbeleid VVBAD: Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek, Archief en Documentatie VVSG: vereniging van Vlaamse steden en gemeenten WD: werkdag WEP PL: werkervaringsplan plus WG: werkgroep WI: werkinstructies WIVO: West-Vlaams instituut voor de vorming van overheidspersoneel WM: warme maaltijden WOB: werkgroep overleg buurtwerking WVI: West-Vlaamse Intercommunale

XY Z

Jaarverslag 2013

85

FINANCIËLE EN SOCIALE HULP 4 INKOMEN 6 ONDERSTEUNING EN OPVOEDING 7 VOORDELEN EN PREMIES 8 JURIDISCH ADVIES 9 SCHULDEN 10

Recommend Documents