Financiële administratie

v.1.7

Genkgo Handleiding

Financiële administratie Volledige uitleg van applicatie “Financieel”

Inhoud Voordat u begint............................................................................................................................................................................4 Configuratie.....................................................................................................................................................................................6 Administraties en boekjaren................................................................................................................................................6 De overzichtspagina...............................................................................................................................................................6 1. Laatste synchronisatie........................................................................................................................................................... 6 2. Te laat betaalde facturen..................................................................................................................................................... 7 De financiële boom................................................................................................................................................................7 Instellingen.................................................................................................................................................................................7 Administratie................................................................................................................................................................................. 7 Boekjaar.......................................................................................................................................................................................... 9 Bankrekeningen.......................................................................................................................................................................... 9 BTW.................................................................................................................................................................................................. 9 Factuur Sjablonen..................................................................................................................................................................... 10 Algemeen.................................................................................................................................................................................... 10 Factuur................................................................................................................................................................................... 10 E-mail..................................................................................................................................................................................... 10 Herinnering en Aanmaning................................................................................................................................................... 11 Incassocontracten.................................................................................................................................................................11 Synchronisatie Organisatie.................................................................................................................................................11 Debiteuren......................................................................................................................................................................................12 Het debiteurenprofiel...........................................................................................................................................................12 1. Overzicht................................................................................................................................................................................ 12 2. Gegevens................................................................................................................................................................................ 12 3. Bankrekeningen.................................................................................................................................................................... 12 4. Incassomachtigingen......................................................................................................................................................... 13 Gegevens Machtiging....................................................................................................................................................... 13 SEPA......................................................................................................................................................................................... 13 5. Facturen................................................................................................................................................................................... 13 Synchroniseren van debiteuren.................................................................................................................................... 14 Eerste import en synchronisatie................................................................................................................................... 14 Zelf nieuwe personen importeren............................................................................................................................... 14 Facturatie.........................................................................................................................................................................................15 Nieuwe Factuur......................................................................................................................................................................15 Eigenschappen.......................................................................................................................................................................... 15 1. Begunstigde..................................................................................................................................................................... 15 2. Onderwerp....................................................................................................................................................................... 16 3. Factuur sjabloon............................................................................................................................................................ 16 4. Betaling............................................................................................................................................................................. 16 5. Incasso............................................................................................................................................................................... 16 Factuur.......................................................................................................................................................................................... 18 Voorbeeld.................................................................................................................................................................................... 18 Verwerken................................................................................................................................................................................... 19 Incasso............................................................................................................................................................................................20 Wat heeft u nodig voor automatisch incasso?...........................................................................................................21 1. Incassocontract..................................................................................................................................................................... 21 2. Incassomandaat................................................................................................................................................................... 21 Een debiteurenprofiel instellen voor automatisch incasso.........................................................................................22 Pagina 2 van 31

Openstaande posten en incassobatch.........................................................................................................................23 Na de eerste incasso............................................................................................................................................................25 Verzonden facturen beheren..................................................................................................................................................26 Algemeen.................................................................................................................................................................................26 Overboekingen......................................................................................................................................................................26 Handmatig verwerken............................................................................................................................................................ 28 Stappen overzicht.......................................................................................................................................................................29 Incasso......................................................................................................................................................................................... 29 Overboeking.............................................................................................................................................................................. 29 Contributie - gemengd.......................................................................................................................................................... 30 Veelgestelde vragen....................................................................................................................................................................31

Pagina 3 van 31

Voordat u begint Algemene informatie Over Genkgo Financieel Genkgo Financieel stelt u in staat om (online) facturen te versturen naar personen en andere debiteuren, zoals bedrijven. U kunt personen een betaalverzoek per overboeking sturen, of een bankbestand maken voor het uitvoeren van een automatische incasso. Debiteuren krijgen een mooie factuur in hun inbox en u krijgt meer grip op uw financiële administratie.

Wat kan u doen met Genkgo Financieel? • • • • •

Facturen versturen Herinneringen versturen Aanmaningen versturen Groepsfacturen/contributiefacturen versturen Batches maken voor automatisch incasso

Over deze handleiding Deze handleiding is opgesteld om u op weg te helpen met de financiële administratie van uw organisatie. Het beschrijft de omgeving Genkgo Financieel en de belangrijkste onderdelen hiervan.

Voor wie is deze handleiding De handleiding is opgesteld voor de penningmeester. Ook de secretaris en voorzitter zullen echter te maken kunnen krijgen met Genkgo Financieel.

Voordat u begint Voordat u begint met de eerste stap in deze handleiding is het van belang de volgende zaken te controleren: 1. Uw inlogaccount voor Genkgo Admin heeft de juiste rechten voor het bekijken, wijzigen en uitvoeren in Genkgo Financieel 2. De administratie in Genkgo Organisatie is compleet en up-to-date. 3. U heeft ongeveer een uurtje de tijd om de omgeving te configureren

Pagina 4 van 31

In Genkgo Financieel zal u financiële begrippen tegenkomen. Als u niet precies weet wat deze inhouden, zoek ze dan even op in de verklarende begrippenlijst. Hierin worden de woorden uitgelegd. De verklarende begrippenlijst bevindt zich aan het einde van dit document.

Pagina 5 van 31

Configuratie Het instellen van Genkgo Financieel Genkgo Financieel is opgezet om het versturen van facturen makkelijker te maken. Het biedt een aantal handigheden die er voor zorgen dat u minder tijd kwijt bent aan repeterende taken. Een financiële administratie voeren blijft echter zorgvuldig werk. Het begint bij de juiste instellingen. In dit hoofdstuk leert u hoe u Genkgo Financieel zo configureert, dat u hier later profijt van heeft.

Genkgo heeft een aantal basisinstellingen alvast voor u in orde gemaakt. Dit is echter allemaal naar uw specifieke wensen aan te passen. U herkent Genkgo Financieel in het hoofdmenu aan het koffertje met valutateken. Druk hier op om de applicatie te openen.

Administraties en boekjaren Het is mogelijk om meerdere administraties te voeren. Voor de meeste organisaties zal het echter gaan om één administratie. Deze is reeds voor u aangemaakt in Genkgo Financieel.

Elk jaartal zal zijn eigen boekingen krijgen. Elk jaar zal u dus een nieuw boekjaar aan moeten maken. Deze kan u aanmaken in het beginscherm van Genkgo Financieel. Druk nu op het jaartal dat al aanwezig is om de administratie te openen.

De overzichtspagina De overzichtspagina van een administratie laat twee dingen zien:

1. Laatste synchronisatie Hier kan u zien hoeveel tijd er is verstreken sinds de laatste uitwisseling van debiteuren informatie heeft plaats gevonden. Zie onderdeel Debiteuren en Synchronisatie Organisatie.

Pagina 6 van 31

2. Te laat betaalde facturen Dit geeft u direct inzage in de facturen waarvan de betalingstermijn is verstreken. Door te drukken op bekijk deze facturen kan u direct door gaan naar het juiste scherm.

De financiële boom Aan de linkerzijde van het scherm zal de Financiële boom verschijnen. De financiële boom is het menu van Genkgo Financieel. Hier vind u de hoofdonderdelen van de applicatie. Dit bestaat uit de volgende onderdelen:

1. Facturatie 2. Contributie 3. Incasso 4. Debiteuren 5. Instellingen

Instellingen Onder instellingen vind u logischerwijs de configuratie. Druk op Instellingen om het boompje uit te klappen. Hier worden nu de volgende onderdelen getoond:

1. Administratie 2. Boekjaar 3. Bankrekeningen 4. BTW 5. Factuur Sjablonen 6. Incassocontracten 7. Synchronisatie Organisatie

Pagina 7 van 31

Administratie In dit eerste onderdeel van de administratie worden alle zaken ingesteld die te maken hebben met uw organisatie. Denk aan naam, logo, contactgegevens. Ook de fiscale en financiële informatie wordt hier ingesteld. Tot slot wordt hier de standaard betalingstermijn ingesteld.

Controleer of de gegevens correct en compleet zijn gevuld. Tip: Als u niet goed weet wat sommige velden inhouden, zoek de bijbehorende termen dan op in de verklarende begrippenlijst.

Boekjaar Hier kan het actieve boekjaar, het boekjaar dat u eerder selecteerde door er op te drukken, verder worden ingesteld. Voor sommige organisaties zal het gaan om een normaal boekjaar, dat loopt van 1 januari t/m 31 december. Het is mogelijk om het administratietype te wijzigen in een andere accountingsvorm, bijvoorbeeld die voor bedrijven. Dit is een betá functie in Genkgo waarvoor géén support wordt geleverd. Doe dit dus enkel en alleen als u weet waar u mee bezig bent.

Bankrekeningen Hier kan u de bankrekeningen van uw organisatie beheren. Sommige organisaties hebben één bankrekening. Dit is de rekening waarop de gelden middels automatisch incasso op binnenkomen en/of waar debiteuren hun geld naar kunnen overboeken. Als u meer dan één rekening gebruikt, dan kan u aangeven welk rekeningnummer *standaard* is. Het standaard rekeningnummer wordt automatisch geselecteerd bij het aanmaken van een betalingsverzoek op een factuur. Bij het aanmaken van een factuur is echter altijd met de hand een ander rekeningnummer te selecteren, zolang het is toegevoegd aan het rijtje. Zorg dat u de IBAN versie van het rekeningnummer invoert en niet de oude notering. In de verklarende woordenlijst leest u meer over IBAN.

Controleer of de gegevens correct zijn ingevuld

Pagina 8 van 31

BTW Alleen van toepassing voor organisaties die niet zijn vrijgesteld van BTW

Sommige organisaties zijn vrijgesteld van BTW i. In dat geval mag u dit scherm overslaan. Het kan echter voorkomen dat een organisatie (vaak gedeeltelijk) toch BTW plichtig is. Vraag het even na bij de belastingdienst als u hier onzeker over bent. In dit scherm kan u de btw percentages instellen, die standaard worden gerekend bij het toevoegen van regels op een factuur. Overigens is een percentage op een factuur altijd met de hand te wijzigen.

Factuur Sjablonen Een factuursjabloon zorgt ervoor dat facturen, en de e-mails waarmee ze worden verstuurd automatisch en op een uniforme wijze voor u worden opgesteld. Als u een goed factuursjabloon hebt gemaakt, dan hoeft u bij het aanmaken van de factuur alleen nog maar de debiteur te selecteren en de factuurregels aan te maken. Als u veel facturen verstuurt voor verschillende doeleinden of naar verschillende debiteuren, dan raden we u aan om hier meerdere factuursjablonen aan te maken. Bijvoorbeeld een zakelijk sjabloon voor sponsors, een informeel sjabloon voor personen of een special sjabloon voor de jaarlijkse contributie. Ook is het handig om een apart sjabloon te maken als u gebruik gaat maken van automatisch incasso.

Algemeen Hier geeft u de naam van het sjabloon op. Zorg dat u een beschrijvende naam bedenkt, waar u aan kunt afzien hoe deze is ingesteld. Bijvoorbeeld: 'Contributie sjabloon', of 'Normale factuur'. Daarnaast kiest u de standaard aanhef van de factuur. U kunt kiezen uit Formeel (heer/mevrouw Voorletters Tussenvoegsel Achternaam), informeel (Voornaam Tussenvoegsel Achternaam) en anders (lege aanhef waar u zelf iets kunt intypen).

Factuur Geef aan in welke taal facturen moeten worden opgesteld. Standaard staat dit ingesteld op Nederlands.

Pagina 9 van 31

E-mail Als u facturen wil gaan versturen per e-mail, dan kan u hier de taal van de e-mail en de tekst van de e-mail instellen. Let op: de aanhef wordt automatisch voor u aangemaakt als u dit heeft ingesteld. U hoeft dus alleen de tekst daaronder in te voeren. Voorbeeld "In de bijlage vind u de factuur. Met vriendelijke groeten, de penningmeester". Deze tekst is bij het aanmaken van een factuur altijd te wijzigen. Het aanmaken van een standaardtekst in het sjabloon zorgt ervoor dat u snel een factuur met email kunt opstellen.

Herinnering en Aanmaning Bij deze onderdelen kan u instellen welke tekst er standaard wordt weergegeven in de e-mail. Ook is het mogelijk om een zogenaamde *prefix* in te stellen voor het onderwerp van de e-mail. Deze prefix wordt automatisch toegevoegd, vooraan aan het originele onderwerp van de e-mail. Een voorbeeld "Belangrijk. Aanmaning".

Incassocontracten Alleen van toepassing voor automatisch incasso

In dit onderdeel kunnen incassocontracten worden beheerd. Organisaties die gebruik maken van automatisch incasso hebben veelal maar één contract. Dit is het contract dat is afgesloten met een bank. Het kan zijn dat een organisatie meerdere incassocontracten heeft, bijvoorbeeld één voor de personen en één voor sponsoren. Vraag dit even na bij de bank als u hier over twijfelt. Standaard is er door ons al een Algemeen Incassocontract ingesteld.

Synchronisatie Organisatie Genkgo Financieel kan de profielen uit Genkgo Organisatie 'ophalen' en toevoegen aan de debiteurenprofielen. Zo hoeft u deze gegevens maar op één plaats - Genkgo Organisatie te beheren. Deze functie wordt Synchronisatie Organisatie genoemd. Als er straks nieuwe debiteuren bij komen, dan zal u wederom van deze functie gebruik willen maken. Controleer daarom of de instellingen naar wens zijn.

Pagina 10 van 31

Elk type (organisatie, persoon, lid) heeft natuurlijk zijn eigen velden op het profiel. Daarom is ook de synchronisatie voor elk type anders. De instellingen zijn te wijzigen door te drukken op het potloodje.

Volg de uitleg die op het scherm verschijnt. De persoons-, bank- en incassogegevens die van de profielen aanwezig zijn in Genkgo Organisatie zijn hier te koppelen door de naam van het veld in te voeren. Het systeem zal u automatisch een suggestie doen voor het juiste veld, zodra u meer dan twee letters van de veldnaam intypt.

Na het aanpassen van de instellingen zal u een nieuwe Synchronisatie moeten uitvoeren. Lees meer hierover in het volgende hoofdonderdeel Debiteuren.

Pagina 11 van 31

Debiteuren Nu de administratie is geconfigureerd kan u aan de slag met de debiteuren. Om een persoon of bedrijf te kunnen factureren zal er in Genkgo Financieel een debiteurenprofiel aanwezig moeten zijn. Dat betekent dat er een profiel is waarop de factuurgeschiedenis wordt bijgehouden, waar bankgegevens en incassomandaten worden opgeslagen. Dit is niet hetzelfde als het Genkgo Organisatie profiel. Genkgo heeft alvast voor alle personen in Genkgo Organisatie een debiteurenprofiel aangemaakt. U kan dus direct aan de slag.

Het debiteurenprofiel U kan een debiteur bekijken door in de Financiële Boom te drukken op het onderdeel “Debiteuren”. Aan de rechterzijde zal de lijst met bestaande debiteurenprofielen verschijnen. In dit overzicht kan u zien of het profiel gekoppeld is met Genkgo Organisatie en het factuuradres van de debiteur. U opent een profiel door te drukken op de naam. Hierna zal het debiteurenscherm openen en kan u kiezen uit meerdere tabs:

1. Overzicht Dit onderdeel geeft inzicht in de adressering en bankrekeningnummer van de debiteur. Tevens worden de recent verzonden facturen hier weergegeven.

2. Gegevens In dit scherm kan u de gegevens van de debiteur aanpassen. Als het debiteurenprofiel is gekoppeld aan een profiel in Genkgo Organisatie, dan kan u dat zien aan het veld "Gekoppeld aan". De gegevens die hier staan, zijn dus automatisch opgehaald uit Genkgo Organisatie. Het kan voorkomen dat een debiteur de factuur wil ontvangen op een ander e-mailadres. In dat geval kan u in dit scherm de gegevens overschrijven door de Financiële contactgegevens te wijzigen. Zorg wel dat u het veld Gekoppeld aan leeg maakt, zodat uw wijzigingen niet kunnen worden overschreven door een nieuwe synchronisatie met het profiel in Genkgo Organisatie.

3. Bankrekeningen Hier kan u de bankrekeningen van de debiteur beheren. Als een debiteur meerdere bankrekeningen heeft, kan u tevens aangeven welke er standaard moet worden gebruikt. Voor het werken met incasso moet er tenminste één bankrekening zijn toegevoegd in IBAN notering. Het BIC nummer wordt automatisch geregeld aan de hand van het IBAN nummer. Pagina 12 van 31

4. Incassomachtigingen Alleen van toepassing voor automatisch incasso Hier beheert u de afspraken die uw organisatie heeft gemaakt over incasso. De debiteur moet toestemming geven voordat er geld kan worden afgeschreven. Deze incassoovereenkomst tussen organisatie en debiteur wordt een mandaat of machtiging genoemd. Om dit mandaat compleet te maken vult u de volgende gegevens in:

Gegevens Machtiging. •

Incasso contract. Kies hier het incassocontract dat u eerder heeft gecontroleerd onder Instellingen

•

Mandaat datum. Dit is de dag waarop de debiteur toestemming heeft gegeven voor automatisch incasso. Heeft u de datum niet paraat? In dat geval kan u standaard de volgende datum invullen: 1-11-2009.

•

Bankrekening (IBAN) waarvan geïncasseerd zal worden. U kunt hier een IBAN nummer selecteren dat reeds is toegevoegd. Controleer dat bij het IBAN nummer ook een BIC nummer is toegevoegd.

SEPA Status. Geef aan of het om een nieuw of om een bestaand incassomandaat gaat. Wat betekent dit precies? Kies eerste transactie als u bij deze debiteur nog nooit een incasso gedaan hebt. Kies opvolgende transactie als in het verleden (met bijvoorbeeld een andere programma) al geïncasseerd is. Let op: u dient een bestaand mandaatnummer paraat te hebben. Mandaatnummer. Het mandaatnummer kan leeg worden gelaten als u voor de eerste keer gaat incasseren en u dus hier boven eerste transactie hebt geselecteerd.

5. Facturen Dit scherm geeft een chronologisch overzicht van alle facturen die zijn verzonden naar de debiteur. Dit venster kan u gebruiken om snel een factuur op te zoeken als u bijvoorbeeld het factuurnummer niet paraat hebt. Bij elke factuur wordt de status (verzonden, betaald) getoond. Door in de lijst op het factuurnummer te drukken wordt u doorgestuurd naar de detailpagina van de factuur. Hier kan u de factuur downloaden als pdf document zodat u kunt meekijken als u bijvoorbeeld een debiteur aan de telefoon heeft met een vraag.

Pagina 13 van 31

Synchroniseren van debiteuren Genkgo Financieel kan informatie ophalen uit Genkgo Organisatie en toevoegen aan de debiteurenprofielen. Zo hoeft u deze gegevens maar op één plaats te beheren. Deze functie wordt *Synchronisatie Organisatie* genoemd. De volgende velden worden standaard opgehaald: Contactgegevens (naam, geslacht en adres), Financiële gegevens (rekeningnummer en BIC code).

Eerste import en synchronisatie Genkgo heeft alvast voor alle personen in Genkgo Organisatie een import gedaan. Dat betekent dat voor alle personen een debiteur- nummer en profiel is aangemaakt. De contactgegevens en financiële gegevens zoals die zijn opgeslagen op het profiel van de debiteur in Genkgo Organisatie, zijn overgenomen in Genkgo Financieel.

Zelf nieuwe personen importeren Komen er nieuwe debiteuren bij, waarvan een profiel wordt aangemaakt in Genkgo Organisatie? Dan kan u voor hen een debiteurenprofiel laten maken met de import functie. Het importeren doet u met de knop Importeren op de hoofdpagina van Debiteuren. Selecteer de map waarin de profielen staan die u wilt importeren. Het systeem zal controleren welke profielen er zijn bijgekomen sinds de laatste import. Vervolgens zal het systeem deze profielen tonen. U kan zelf aangeven welke van deze u wilt laten synchroniseren met Genkgo Financieel. Eenmaal geïmporteerd zal de debiteur verschijnen in het debiteurenoverzicht.

Tip Als u contributie wilt innen bij alle personen van de organisatie, zorg dan dat u van te voren een import doet

Pagina 14 van 31

Facturatie Vanuit dit hoofdonderdeel kan u facturen versturen. Het gaat hier om het versturen van individuele facturen naar één debiteur. Druk in de financiële boom op het onderdeel Facturatie. Vervolgens zal het boompje uitklappen. Elk onderdeel in Facturatie correspondeert met de status van een factuur. Het systeem telt automatisch de facturen die deze status hebben. Achter elk onderdeel wordt het aantal weergegeven. Zo kan u bijvoorbeeld in één oogopslag zien hoeveel facturen er zijn opgesteld, verzonden en betaald.

Let op. Voor het versturen van facturen naar meerdere debiteuren kan u gebruik maken van Contributie. Voor contributie, dat vaak in combinatie gaat met automatisch incasso is een aparte handleiding geschreven. Deze is te downloaden van onze support site.

Nieuwe Factuur Druk in de financiële boom op Facturatie en Nieuwe factuur. Vervolgens neemt u de volgende stappen om een factuur op te stellen:

Eigenschappen Hier bepaalt u de instellingen van de factuur. Als u de factuur via e-mail wil versturen dan stelt u hier ook de instellingen van de e-mail in. U dient tenminste de volgende velden in te vullen:

1. Begunstigde. Hier selecteert u de debiteur die de factuur moet gaan betalen en dus een factuur moeten ontvangen: de begunstigde. Door de eerste paar letters van de naam in te voeren zal het systeem u automatisch een suggestie doen. Als u een een organisatie wil factureren, dan kan u tevens aangeven wie van de organisatie de factuur moet ontvangen. Dit doet u door het veld tenaamstelling in te voeren.

Pagina 15 van 31

2. Onderwerp. Het onderwerp van de factuur. Als u kiest voor verzending via e-mail dan zal dit ook het onderwerp van de factuur ook het onderwerp van de email zijn. Dit is in een latere stap aan te passen.

3. Factuur sjabloon. Kies het factuursjabloon dat u wilt gebruiken voor de factuur. Het sjabloon zal de velden onder kopje E-mail automatisch voor u invullen.

4. Betaling. Hier stelt u in op welke wijze de debiteur moet gaan betalen. Deze keuze wordt expliciet op de factuur vermeld. Betalen kan op twee manieren: •

Overboeking. De debiteur wordt gevraagd het bedrag over te maken op het rekeningnummer van de organisatie, binnen een door de organisatie gestelde termijn.

•

Automatisch incasso. Hierbij wordt het geld automatisch afgeschreven van de bankrekening van de debiteur.

Als u kiest voor automatisch incasso, maar dit desondanks niet is correct ingesteld voor een debiteur, dan zal er wel een factuur worden aangemaakt. Hierop zal echter het betalingsverzoek automatisch zijn omgezet in een overboeking. Zodra Automatisch incasso is ingesteld, zal er een nieuw kopje in het scherm verschijnen.

Pagina 16 van 31

5. Incasso Indien van toepassing. Hier stelt u de volgende zaken in: 1. Benodigd contract. Hier selecteert u het incasso contract dat is ingesteld voor de organisatie. Standaard is er één incassocontract ingesteld. 2. Incasso datum. Datum van uitvoering van het incasso. Dit veld is niet verplicht. 3. Betaling in termijnen. Selecteer dit als u het bedrag wil afschrijven in meerdere termijnen. De termijnen worden verdeeld tussen de eerste incasso datum en de onderstaande laatste betaaldatum. 1. Aantal termijnen 2. Laatste betaaldatum

6. E-mail •

Aanhef. Kies hier of u een formele of informele aanhef wil gebruiken.

•

Onderwerp. Onderwerp van de e-mail.

•

Tekst. Begeleidende tekst in de e-mail.

•

Verzenddatum. De datum waarop u de facturen wil verzenden.

Pagina 17 van 31

Factuur Hier stelt u in wat u daadwerkelijk wil factureren. Voor elk product kan u een factuurregel toevoegen. Deze verschijnt dan als een aparte regel op de factuur, met een eigen bedrag. Onderaan de factuur worden de bedragen automatisch bij elkaar opgeteld. Druk op

Nieuwe factuurregel aanmaken.

•

Regel. Hier vult u de naam van het te factureren product in. Voorbeeld: In het geval van een jaarcontributie van een organisatie, is het product “contributie lidmaatschap 2016”.

•

Aantal. Hier bepaalt u het aantal. In het geval van bijvoorbeeld lidmaatschapsgeld voor een debiteur is dit natuurlijk “1”.

•

Bedrag. Het bedrag van de contributie.

•

BTW. Als uw organisatie BTW plichtig is, dan kan u hier het tarief bepalen. Zo niet dan vult u hier niets in.

Na het opslaan zal de factuurregel, die zojuist is aangemaakt, verschijnen in het scherm. Het is mogelijk om meerdere factuurregels aan te maken. Het systeem zal de bedragen automatisch voor u optellen.

Voorbeeld Van de factuur wordt straks een pdf document gemaakt welke kan worden gevoegd in bijlage van een email. In Voorbeeld kan u zien hoe het pdf document er uit komt te zien. Dit geeft u de mogelijkheid een check te doen voordat u de factuur verstuurt.

Het cijfer dat zichtbaar is rechtsboven het voorbeeld geeft aan hoeveel facturen er zullen worden verzonden.

Door op het oogje te drukken kan u de lijst met facturen openen. Van iedere te verzenden factuur is een voorbeeld beschikbaar. De debiteuren bij wie het bedrag middels automatisch incasso zal worden geïnd herkent u in deze lijst aan het winkelmandje dat wordt weergegeven naast hun weergave naam.

Pagina 18 van 31

Als u naar aanleiding van het voorbeeld de factuur nog wil aanpassen, dan kan dat uiteraard. Navigeer dan via de tabs terug naar bijvoorbeeld 1. Eigenschappen. Is het voorbeeld goed en wilt u overgaan tot verzenden? Druk dan op Naar Verzenden.

Verwerken Dit is de laatste stap vóór het uitzenden van de factuur.

•

Lees de instructies op het scherm goed. Als u klaar bent om de factuur te versturen, plaats dan een vinkje bij Verwerk deze factuur en druk op Verwerken.

•

De factuur zal nu worden verplaatst vanuit Concepten naar Outbox. Het systeem zal de factuur verzenden op de ingestelde verzenddatum. Wilt u de factuur alsnog niet verzenden? Dan kan u de factuur uit de Outbox halen en hem terugplaatsen naar Concepten door op het potloodje naar de factuur te drukken.

•

Als de factuur is verzonden dan wordt hij automatisch verplaatst van Outbox naar

Verzonden.

Pagina 19 van 31

Incasso Bij het versturen van een factuur kan u kiezen voor betalen met automatisch incasso. Het vorige onderdeel in dit document legt uit hoe dit in zijn werk gaat. Op de factuur kan de debiteur lezen wat er gaat worden afgeschreven. Om het bedrag ook daadwerkelijk bij de debiteur te kunnen laten afschrijven zijn wat extra stappen nodig. De staan uitgelegd in dit onderdeel.

In het kort zal er van elke incasso factuur een openstaande post worden gemaakt. Alle openstaande posten (van meerdere facturen) kunnen vervolgens worden gecombineerd tot een incasso opdracht. Dit bestand kan u uploaden bij internet bankieren, waar de incasso opdracht vervolgens wordt uitgevoerd.

Voordat u kunt incasseren dienen echter de gegevens van de debiteur in orde te zijn.

Pagina 20 van 31

Wat heeft u nodig voor automatisch incasso? Betalingen die via automatisch incasso kunnen alleen onder strikte voorwaarden plaatshebben. Deze voorwaarden zijn onlangs aangepast met de introductie van de SEPA richtlijnenii.

1. Incassocontract Allereerst dient de organisatie een afspraak te hebben met een bank om incasso's te mogen uitvoeren. Dit wordt een incassocontract genoemd. Wat heeft u nodig van de bank? •

Incassant IDiii – Dit is een unieke code die hoort bij degene die de incasso uitvoert: de incassantiv. Dit ID ontvangt u van uw bank als er een contract is afgesloten.

•

Toegang tot software om een incasso-opdracht uit te voeren. Dit gebeurt over het algemeen met Internetbankieren van uw bank.

2. Incassomandaat Ook met de debiteuren zal de organisatie een afspraak moeten hebben. De debiteur moet toestemming geven voordat de organisatie geld kan afschrijven van zijn/haar rekening. Deze incasso-overeenkomst tussen organisatie en debiteur wordt een mandaat genoemd. Welke gegevens dient u te hebben van een debiteur? •

Het IBANv bankrekeningnummer.

•

De BICvi code behorende bij het rekeningnummer.

•

Mandaat datum. Datum van ondertekening van de machtiging. Dit is de datum waarop de 'incassant' (de debiteur) toestemming heeft gegeven voor incasso. Soms is deze datum voor reeds (lang geleden) afgegeven machtigingen niet bekend. In dat geval kan u standaard de volgende datum invullen: 1-11-2009.

•

Mandaat nummer. Het mandaat-nummer is een automatisch gegenereerd uniek nummer dat bij de debiteur hoort. Dit nummer identificeert de incassoovereenkomst die u met de debiteur heeft afgesloten. Gaat het om een nieuwe debiteur of een nieuw incasso mandaat? Dan zal het systeem dit nummer voor u genereren. Eke machtiging wordt voorzien van een uniek nummer, een kenmerk van maximaal 35 karakters.

Bovenstaande gegevens dient u in te voeren op het debiteurenprofiel van de personen. Pagina 21 van 31

Een debiteurenprofiel instellen voor automatisch incasso. Beschikt u over alle benodigde informatie, zoals gespecificeerd in onderdeel 4? Dan kan u de profielen van de debiteuren gaan aanvullen met de juiste gegevens. De incassomachtiging dient te worden toegevoegd voor elk afzonderlijke debiteur. Zijn de incassogegevens al toegevoegd aan het profiel van een persoon in Genkgo Organisatie? Dan kan u deze gegevens automatisch ophalen naar het debiteurenprofiel via Synchronisatie Organisatie. Als dit niet het geval is neem dan de volgende stappen: 1. Ga in de Financiële boom naar Debiteuren 2. Zoek de debiteur die u wilt aanpassen op en druk hier op de weergavenaam. Het profiel zal nu worden geopend 3. Open het tabje Incassomachtigingen en vervolgens op Toevoegen: ◦ Gegevens Machtiging. Vul hier het volgende in: ▪ Incasso contract. Kies hier het incassocontract dat u eerder heeft ingesteld onder Instellingen ▪ Mandaat datum. Heeft u deze niet paraat? In dat geval kan u standaard de volgende datum invullen: 1-11-2009. ▪ Bankrekening (IBAN) waarvan geïncasseerd zal worden. U kunt hier het IBAN nummer selecteren dat u kunt vinden onder het tabje Bankrekeningen. Zorg dat van dit nummer ook een BIC nummer is toegevoegd. ◦ SEPA ▪ Status. Geef aan of het om een nieuw of om een bestaand incassomandaat gaat. Wat betekent dit precies? Kies eerste transactie als u bij deze debiteur nog nooit een incasso gedaan hebt. Kies opvolgende transactie als in het verleden (met bijvoorbeeld een andere programma) al geïncasseerd is. Let op: u dient een bestaand mandaatnummer paraat te hebben. ▪ Mandaatnummer. Het mandaatnummer kan leeg worden gelaten als u eerste transactie hebt geselecteerd.

Pagina 22 van 31

Openstaande posten en incassobatch De facturen die zijn verzonden worden als post aangemaakt in het onderdeel Incasso – Openstaande kosten.

Om de openstaande posten te kunnen incasseren zal u hier eerst een incassobatch van moeten maken. Van deze batch kan vervolgens een bankbestand worden gedownload. Door dit bestand weer te uploaden bij de bank kan de incasso-opdracht worden uitgevoerd. Dit proces loopt via een aantal vast stappen:

1. Van elke verzonden factuur is een incassopost aangemaakt. Druk in de Financiële boom op Incasso's om de openstaande incasso posten te bekijken. 2. Onder het tabje “Openstaande posten” wordt een lijst getoond met alle te incasseren posten. Dit zijn verzonden facturen waarbij incasso succesvol is aangemerkt als betalingswijze. Hier worden alle incassoposten weergegeven, dus ook die van eerder aangemaakte facturen. 3. Van al deze posten is een batch te genereren. Dat betekent dat alle incasso betaalopdrachten in één keer kunnen worden uitgevoerd door de bank. Dit doen we door te drukken op Batch genereren. 4. Kies indien gewenst een nieuw incassodatum. Ook is het mogelijk om de openstaande posten te verdelen over meerdere batches. Dit is handig als er bijvoorbeeld een maximum- aantal of bedrag aan incasso's is afgesproken met de bank. Druk op genereren 5. Indien alle posten succesvol zijn verwerkt zal de lijst met openstaande posten geleegd zijn. Navigeer nu naar het tabje Batches om de gemaakte batch te bekijken. 6. Open de batch door op de datum te drukken. 7. Nu verschijnt een overzicht van handelingen die uit zijn te voeren. U heeft een bestand nodig om de batch te kunnen uploaden bij de bank. Om het bestand te downloaden drukt u op Download XML (PAIN).vii Vroeger gebeurde dit met een CLIEP03viii bestand. Er zal nu een download worden gestart. 8. Lokaliseer het .XML PAIN bestand dat zojuist is gedownload naar uw computer. Dit bestand kan u nu uploaden in de software van de bank om de incasso daadwerkelijk uit te voeren.

Pagina 23 van 31

Na de eerste incasso De incasso zal soms niet één keer succesvol verlopen. Het kan voorkomen dat een debiteur geen geld op de rekening had, een MOIix heeft gemeld of een stornering heeft gedaan. Uw bankprogramma zal hier inzicht in geven. U zult de correcte betaalstatus moeten doorgeven voor de posten in de incassobatch.

1. Navigeer het onderdeel Incasso's – Batches. Open de laatst verzonden batch door op de datum te drukken. De lijst met posten wordt nu weergegeven. 2. Hier zal u de niet-geslaagde incasso's (terugstorting) als zodanig moeten aanmerken. Dit doet u door bij de juiste post te drukken op Terugstorting, te herkennen aan het icoontje. 3. Er opent een nieuw venster. Hier kan u de reden van terugstorting doorgeven. Bovendien kan u ervoor kiezen om het bedrag laten opnieuw te innen door een nieuwe transactiedatum in te stellen bij Opnieuw innen. 4. Als u alle terugstortingen heeft verwerkt dan kan u de overige posten in de batch aanmerken als betaald. Dit kan u in één keer doen door bovenin het scherm te drukken op de knop Betaald markeren. 5. Controleer of het vinkje staat bij “Terugstortingen niet als betaald markeren” en druk op opslaan. De geslaagde incasso's zullen nu worden verwerkt. De nietbetaalde posten waarvan een nieuwe transactiedatum is ingesteld, zullen weer zichtbaar worden onder het tabje Openstaande posten. Van alle openstaande posten kan u later een nieuwe incassobatch uitdraaien.

Pagina 24 van 31

Verzonden facturen beheren De facturen zijn verzonden. De personen zullen nu gaan overboeken, of het bedrag zal door de bank van hun rekening worden geschreven. De geslaagde betalingen wilt u als zodanig aanmerken in het systeem. Ook wilt u herinneringen kunnen versturen naar de debiteuren die te laat zijn met betalen.

Algemeen 1. Ga naar Facturatie en naar Verzonden. 2. Er wordt een lijst getoond met alle verzonden facturen waarvan de status onbekend is. Elke debiteur heeft nu een eigen factuurnummer gekregen. Ook is te zien naar welk e-mailadres de mail met de factuur is verstuurd.

Overboekingen U kan verzonden facturen bekijken, debiteuren een herinnering sturen en aanmanen. Door een bankbestand met daarin uw mutaties te importeren wordt het aanmerken van een factuur als zijnde betaald vergemakkelijkt. Het automatisch verwerken van betaalde facturen gaat met behulp van bankgegevens. Met behulp van een geüpload banktransactie bestand gaat het systeem per betaling kijken of hij een bijbehorende factuur kan vinden. Vervolgens controleert u deze “matches”, doet aanpassingen en verwerkt zo snel de geslaagde betalingen.

Benodigdheden: CAMTx bankmutatie bestand. Dit bestand kan u downloaden in internetbankieren. Niet alle bankpakketten bieden een CAMT download aan. In dat geval is er te kiezen voor een ander bestandsformaat, zoals CSV. Let op: Upload het originele,

ongewijzigde bestand. Dat betekent dat u het bestand niet mag wijzigen met een programma zoals Excel. •

Ga naar Banktransacties – Kies voor het juiste rekeningnummer. Dit is het rekeningnummer waarop de betalingen binnen zijn gekomen.

•

Vervolgens kiest u hier bovenin voor Uploaden ◦ Banktransacties importeren. Selecteer het CAMT bestand op uw computer en druk op importeren. Het systeem zal nu alle transacties uit het bankbestand Pagina 25 van 31

opnemen, bekijken en controleren of er betaalde facturen bij zitten. Er wordt hier gecontroleert op factuurnummers in de beschrijving of op combinaties tussen rekeningnummer, bedrag en naam. U wordt doorgeleid naar een nieuw scherm ◦ De lijst met banktransacties wordt getoond. Van elke transactie wordt het afschrift, de eerste transactiedatum, het aantal transacties en de datum weergegeven. Verwerkt transacties zijn te herkennen aan een groen vinkje. Bij de zojuist geïmporteerde transacties is deze laatste kolom nu dus nog leeg. ◦ Druk op Alles verwerken. We gaan nu de alle geïmporteerde banktransacties één voor één verwerken. Dat betekent dat we ze gaan koppelen aan openstaande facturen. ◦ Voor elke transactiedatum wordt er een scherm getoond. In dit scherm wordt voor elke afzonderlijke transactie weergegeven. De regel bestaat uit vijf kolommen, ten noemen Factuur, Boekdatum, Transactie, Bedrag en Tegenrekening ▪ Factuur: in dit selectieveld kan u de factuur waar de transactie bij hoort selecteren. Dit kan u doen door te zoeken op bedrag, beschrijving, plaats, naam en factuurnummer. Ook is het mogelijk om te scrollen door de gehele lijst van facturen. ▪ Transacties waar het systeem al de juiste factuur van heeft gevonden worden automatisch voor u ingevuld. ▪ Het is niet verplicht om alle transacties te matchen. Transacties waar geen factuur bij hoort, of waarvan u niet weet welke factuur er bij hoort, kan u leeg laten. U kunt deze op een later tijdstip ook verwerken. ▪ Als u klaar bent met het “matchen” drukt u op verwerk dit afschrift. U wordt doorgeleid naar een scherm voor de opvolgende transactiedatum, waar u de bijbehorende transacties gaat verwerken. Als u alle transactiedata heeft verwerkt wordt u teruggeleid naar het overzicht. ▪ De verwerkte facturen zijn nu automatisch gemarkeerd als betaald. Wat er over blijft zijn de openstaande facturen. Deze kan u gaan herinneren of aanmanen.

Pagina 26 van 31

Handmatig verwerken. Het is mogelijk om facturen handmatig te verwerken. Bijvoorbeeld als u geen gebruik maakt van internetbankieren en dus geen transacties kunt uploaden. Hiervoor gebruikt u de knoppen aan de rechterzijde van elke factuur in het facturenoverzicht.

•

Hiervoor gebruikt u de knoppen aan de rechterzijde van elke factuur. ◦ Markeren als betaald. Zoek de factuur op die is betaald en druk bij opties op Betaald ◦ Markeren als niet betaald. Zoek de factuur op die niet is betaald en druk bij opties op Niet Betaald ◦ Herinnering sturen. Zoek de factuur waarvan u een herinnering wil sturen en druk bij opties op Herinnering.

Vink aan dat u de factuur per e-mail wil

verzenden en vul de volgende velden in: ▪ Adres. Dit wordt automatisch ingevuld maar is te wijzigen indien nodig. ▪ Onderwerp. Het onderwerp van de e-mail. ▪ Tekst. De inhoud van de e-mail. ▪ Druk op opslaan. De debiteur krijgt nu een email met in de bijlage een herinnering in pdf formaat. De factuur wordt geplaatst in facturatie – herinnering.

Pagina 27 van 31

Stappen overzicht Incasso Alle stappen voor een incasso 1.

factuur/contributie aanmaken

2.

factuur/contributie verzenden

3.

incasso batch maken van openstaande posten

4. incasso batch uitvoeren bij de bank 5.

banktransacties exporteren bij de bank

6. banktransacties importeren 7.

banktransacties verwerken

8. storneringen verwerken 9. nieuw incasso batch maken van openstaande posten 10. ga naar 4.

Overboeking Alle stappen voor een overboeking 1.

factuur/contributie aanmaken

2.

factuur/contributie verzenden

3.

banktransacties exporteren bij de bank

4. banktransacties importeren 5.

banktransacties verwerken

6. herinnering/aanmaning versturen 7.

ga naar 3.

Pagina 28 van 31

Contributie - gemengd Alle stappen voor contributie Gemengd, dus deels incasso / overboeking 1.

contributie aanmaken

2.

contributie verzenden

3.

incasso batch maken van openstaande posten

4. banktransacties exporteren bij de bank 5.

banktransacties importeren

6. banktransacties verwerken 7.

factuur herinnering versturen

8. storneringen verwerken 9. nieuwe incasso batch maken van openstaande posten 10. ga naar 4.

Pagina 29 van 31

Veelgestelde vragen Staat het antwoord waar u naar op zoek bent er niet bij? Stuur dan een e-mail naar [email protected]

•

Het incasseren is mislukt maar ik heb wel alle gegevens ingevuld. Wat kan ik hier aan doen? Wanneer een eerste incasso wordt geweigerd door de bank, dient u de status terug te zetten op eerste transactie. Lukt het bij de eerste volgende incassobatch weer niet, dan zal de incassomachtiging vermoedelijk niet in orde zijn. Controleer de gegevens van de debiteur en vraag hem/haar om contact op te nemen met de bank.

•

Mijn organisatie heeft meerdere incassocontracten. Hoe kan ik dit instellen? Incassocontracten kunnen worden toegevoegd in Genkgo Financieel onder Instellingen – Incassocontracten. Zorg dat u een goede beschrijvende naam geeft aan de contracten, zodat u ze makkelijk van elkaar kunt onderscheiden. Bijvoorbeeld “contributiecontract”, “evenementencontract”, “magazinecontract”.

•

Er is van sommige personen geen e-mailadres bekend. Is het mogelijk om hen een papieren facturen te versturen? Als een contributie-factuur wordt verzonden naar een map of groep, dan zal voor de personen zonder e-mail adres ook een factuur worden gemaakt. In Contributie – verzonden herkent u deze facturen aan het ontbreken van een adres in het veld Naar. Druk op om de pdf van de factuur te downloaden, te printen en op de post te doen. Wilt u naar iedereen een papieren exemplaar sturen, dan drukt u op Download PDF. Het systeem maakt dan één document waarin alle facturen zijn opgenomen.

Pagina 30 van 31

i

BTW omzetbelasting. Voor een aantal leveringen en diensten geldt namelijk een vrijstelling. Meer info vind u op de website van de Belastingdienst. ii

SEPA Single Euro Payments Area. Standaardisatie en harmonisatie van het euro-gerelateerd betalingsverkeer.

iii

Incassant ID De 'incassant ID' of referentie identificeert u als unieke incassant. Dit kenmerk ontvangt u eenmalig van de bank en is grotendeels opgebouwd uit het KVK-nummer van de organisatie.

iv

Incassant De 'inner'. Degene die de incasso uitvoert, de organisatie.

v

IBAN International Bank Account Number.

vi

BIC Bank Identifier Code. Het internationale kenmerk van uw bank. Dit is nu ook wel bekend als de SWIFT code. Het is verplicht deze te vermelden bij internationaal betalingsverkeer.

vii PAIN PAyment INitation (SEPA XML PAIN). Dit is het bestandsformaat waarin u binnen SEPA de incasso-opdrachten moet aanleveren bij de bank. Dit bestand bevat informatie over degene die incasseert (incassant-gegevens, dat zijn uw gegevens); degenen bij wie geïncasseerd wordt; gegevens over de bedragen en omschrijving. viii CLIEOP 03 Cliëntenopdracht. Dit is de naam voor het het elektronische bestand dat u nu kunt gebruiken voor de aanlevering van incasso-opdrachten aan de bank. Per 1 augustus 2014 komt deze standaard te vervallen en moet u uw bestanden aanleveren in SEPA XML PAIN formaat. ix

MOI Melding Onterechte Incasso. Een geïncasseerde kan bij de bank een Melding Onterechte Incasso doen. Als incassant moet u kunnen aantonen dat de incasso volgens de regels is verlopen. Kan u dat niet, dan zal het geïncasseerde bedrag door de bank teruggestort worden.

x

CAMT.053 Voor SEPA-betaalproducten is een nieuw rapportageformaat geïntroduceerd: CAMT. Het CAMT-rapportageformaat bevat gedetailleerde informatie over SEPA-transacties. Het bestand heeft vaak een .XML extensie. Ook kan het zijn dat de bank de bestanden aanbiedt in .ZIP formaat of .TXT formaat.