Financiële administratie – Inrichting Volgorde van de financiële inrichting De volgorde waarop u de financiële administratie inricht is als volgt:
□ 1. Administratie/boekjaren Leg bij Administraties in de module Configuratie uw administratie(s) vast. U kunt meerdere administraties met verschillende instellingen, rekeningschema’s, dossiers en boekingen creëren. Per administratie dient u boekjaren in te richten. Indien u voorheen een dossieradministratie hebt gevoerd met Kleos en nu omschakelt naar de financiële administratie, is het raadzaam om een nieuw boekjaar te openen, ook al is het niet 1 januari. Alle (ongewenste) boekingen staan dan in een gesloten boekjaar zodat u met een nieuw en gezuiverd boekjaar kunt beginnen.
□ 2. Grootboekrekeningschema Leg bij Rekeningstelsel in de module Configuratie uw grootboekrekeningschema vast. Zie bijlage 1 onderaan dit hoofdstuk voor een voorbeeld van een rekeningstelsel. Als u met een lege database begint met Kleos is dat rekeningstelsel al aanwezig. Indien u bent begonnen met een gevulde database waarvan de gegevens zijn overgezet uit een ander pakket (conversie), dan hebt u het rekeningstelsel daaruit overgenomen. Doordat u een nieuw boekjaar hebt geopend, kunt u nietgebruikte grootboekrekeningen voor dat boekingsjaar verwijderen. Dat kan alleen zolang er nog geen boekingen op die grootboekrekening in het desbetreffende boekjaar zijn gemaakt.
□ 3. Dagboeken Uw dagboeken legt u vast in de module Configuratie bij Dagboeken. Als u met een lege database begint met Kleos, dan is dat dagboekstelsel al aanwezig. Indien u bent begonnen met een gevulde database waarvan de gegevens zijn overgezet uit een ander pakket (conversie), dan hebt u het dagboekstelsel daaruit overgenomen. Bij beide beginsituaties dient u bij ieder dagboek aan te geven wat het laatst gebruikte dagboeknummer is. Mogelijk dient u zelf nog dagboeken toe te voegen, bijvoorbeeld voor de verschillende zakelijke bankrekeningen. Doordat u een nieuw jaar hebt geopend, kunt u nietgebruikte dagboeken voor dat boekingsjaar verwijderen. Dat kan alleen zolang er nog geen boekingen op dat dagboek in het desbetreffende boekjaar zijn gemaakt.
□ 4. Declaratieonderdelen Leg uw declaratieonderdelen vast bij Declaratieonderdelen in de module Configuratie. Zowel als u met een lege database begint met Kleos, als wanneer u begint met een gevulde database waarvan de gegevens zijn overgezet uit een ander pakket (conversie), dan zijn de declaratieonderdelen al aanwezig. Normaliter is het dus niet nodig iets te veranderen in dit inrichtingsonderdeel.
□ 5. Boekingsgang declaraties en nota’s Leg uw declaratiemodellen vast bij Declaratiemodellen in de module Configuratie. Als u met een lege database begint met Kleos is de boekingsgang via de declaratiemodellen al volledig ingericht. Als u begint met een gevulde database waarvan de gegevens zijn overgezet uit een ander pakket (conversie), dan hebt u de boekingsgang daaruit overgenomen. In beide gevallen is het in principe niet nodig om de declaratiemodellen aan te passen. Als u echter uw grootboekrekeningschema hebt
Module Financieel – Financiële administratie – Inrichting
Pagina 1 van 6
gewijzigd, zult u mogelijk ook andere grootboekrekeningen willen koppelen aan de diverse declaratiemodellen. In dat geval dient u deze stap wel uit te voeren.
□ 6. Btw-instellingen Voor een correcte btw-boekingsgang van inkoop en verkoop, dient u bij de overgang van de dossiernaar financiële administratie de btw-tarieven aan de juiste grootboekrekeningen te koppelen.
□ 7. Diverse parameters De instellingen en parameters voor de financiële administratie legt u vast in de module Configuratie bij Administraties, tabblad Instellingen. Er is op dit scherm één parameter die u niet tegenkomt als u van de dossieradministratie gebruikmaakt. Indien u ‘handmatig inboeken declaraties toegestaan’ aanvinkt, kunt u tijdens het inboeken van ontvangsten via bank- of kasboek ook betaalde declaraties die (nog) niet met Kleos zijn gemaakt, inboeken.
Inrichting boekingen □ Grootboekrekeningen In de module Configuratie kunt u bij Administratie, Rekeningstelsel de bestaande rekeningen aanpassen of verwijderen (indien er in het gekozen boekjaar geen boekingen op die rekening aanwezig zijn) en nieuwe rekeningen aanmaken. Zie aldaar voor een uitgebreide beschrijving.
□ Dagboeken Bij Administratie, Dagboeken (module Configuratie) legt u voor de verschillende dagboeken de boekstuknummering vast. Bovendien kunt u hier nieuwe dagboeken aanmaken, dat is bijvoorbeeld nodig als u meerdere bankrekeningen hebt. Daarnaast dient bij bankrekeningen de juiste tegenrekening en het nummer te worden gekozen.
□ Btw Kleos wordt uitgeleverd met vier btw-tarieven: 1. 2. 3. 4.
geen btw (0%) btw laag (6%) btw hoog oud (19%) btw hoog (21%)
Deze inrichting is vastgelegd bij Declaratie, Btw-tarieven in de module Configuratie. Bij overgang van een dossieradministratie naar een financiële administratie, dient u aan de btw-tarieven de juiste grootboekrekeningen te koppelen. Open daartoe de diverse btw-tarieven en klik op het tabblad Administratie. Zet de juiste grootboekrekeningen in de juiste kolommen en klik vervolgens op OK. Doe dit voor alle vier de btw-tarieven.
Module Financieel – Financiële administratie – Inrichting
Pagina 2 van 6
□ Declaratieonderdelen Bij het aanmaken van een nieuwe declaratie kiest u welke declaratieonderdelen (aangemaakt als activiteiten of verschotten) op de declaratie in rekening gebracht moeten worden. In Kleos is in de module Configuratie standaard een aantal soorten declaratieonderdelen geconfigureerd. Zie de beschrijving bij Declaratieonderdelen.
□ Declaratiemodellen Nadat het stelsel van grootboeken, dagboeken, btw-tarieven en declaratieonderdelen is vastgelegd, dient de boekingsgang van de declaraties te worden ingericht. In de module Configuratie bepaalt u bij Declaratie, Declaratiemodellen per declaratiemodel hoe de boekingen dienen te verlopen. De volledige boekingsgang kan worden ingericht per administratie. Ook dit onderdeel is standaard bij uitlevering van Kleos al volledig ingericht. Indien u echter nieuwe grootboekrekeningen hebt aangemaakt waarop tijdens het declareren geboekt moet worden, dient u dat hier in te richten.
Kleos onderscheidt de volgende declaratiemodellen:
declaratie creditnota voorschotnota inkoopfactuur
Alle vier modellen kennen varianten met en zonder btw. Er kunnen geen nieuwe onderdelen worden toegevoegd. Om een correcte boekingsgang te kunnen waarborgen, kunnen de meeste instellingen van een declaratiemodel niet worden gewijzigd. U kunt wel de volgende onderdelen aanpassen:
Module Financieel – Financiële administratie – Inrichting
Pagina 3 van 6
De volgorde van de declaratieregels op de declaratie. Selecteer een onderdeel en klik linksboven in het scherm op Omhoog of Omlaag om de volgorde op het desbetreffende model (declaratie, creditnota, voorschotnota of inkoopfactuur) te wijzigen. De grootboekrekening per declaratieonderdeel waarop de boeking gedaan wordt (zowel credit als debet). Selecteer het desbetreffende onderdeel en klik in de kolom credit of debet om een andere grootboekrekening te selecteren. Alle te kiezen grootboekrekeningen worden getoond. Indien het gewenste nummer er niet tussen staat, hebt u het niet correct ingericht. Mogelijk is het geen verkooprekening of is het niet gekoppeld aan het juiste type (opbrengsten).
De eigenschappen per declaratieonderdeel worden aan de rechterzijde van het scherm getoond. Om een correcte boekingsgang te kunnen garanderen zijn deze eigenschappen dus niet wijzigbaar.
Rechtenbeheer Bij ingebruikname van de financiële administratie kunt u per gebruiker of gebruikersgroep vastleggen wie welke rechten heeft. U doet dat in de module Configuratie bij Kantoor, Contract & Autorisaties, Rechtenbeheer. Kies het domein 'Financiële administratie' en geef per gebruiker(sgroep) aan welke rechten deze heeft.
Module Financieel – Financiële administratie – Inrichting
Pagina 4 van 6
Bijlage 1 – Standaard grootboekrekeningschema Nummer
Omschrijving
Balansgroep
0090 0100 0120 0400 0410 0420 0430 0440 0500 0510 0520 0530 0540 0610 0750 0999 1000 1010 1020 1080 1090 1300 1320 1340 1510 1515 1520 1521 1560 1570 1590 1595 1600 1700 1701 1703 1710 1715 1720 1721 1722 1723 1730 1750 2000 2100 2110 2120 2200 2210 2220 4000 4002
Kapitaal Privéopnamen Privéstorting Goodwill Gebouwen en terreinen Machines en installaties Inventaris Auto's en transportmiddelen Afschrijvingen goodwill Afschrijving gebouwen en terreinen Afschrijving machines en installaties Afschrijvingen inventaris Afschrijvingen auto's en transportmiddelen Onderhanden werk Langlopende schulden Initieel Kas Bank ING RC Stichting derdengeld Stichting derdengeld Debiteuren Vord. omzetbelasting Ov.vord. & overl.activa Schuld aan kredietinstelling Ov.kort.schuld & overl.passiva Vooruitontvangen bedragen Voorschot RvR Te betalen loonbelasting/premies Te betalen sociale lasten Te betalen netto loon Reservering vakantiegeld Crediteuren Af te dragen BTW Hoog Af te dragen BTW 6% Af te dragen BTW 21% Af te dragen BTW 0% Af te dragen BTW Geen Te verrekenen BTW Hoog Te verrekenen BTW 6% Te verrekenen BTW 0% Te vorderen BTW 21% Te verrekenen BTW Geen Betaalde omzetbelasting Kruisposten Voorschotten Eigen bijdragen Depotbedragen cliënten Verschotten belast hoog Verschotten laagbelast Verschotten onbelast Bruto lonen Bijzondere beloning
Vaste activa Vaste activa Vaste activa Vaste activa Vaste activa Vaste activa Vaste activa Vaste activa Vaste activa Vaste activa Vaste activa Vaste activa Vaste activa Tussenrekeningen Langlopende schulden Initieel Vlottende activa Vlottende activa Vlottende activa Vlottende activa Kortlopende schulden Vlottende activa Vlottende activa Vlottende activa Kortlopende schulden Kortlopende schulden Kortlopende schulden Kortlopende schulden Kortlopende schulden Kortlopende schulden Kortlopende schulden Kortlopende schulden Kortlopende schulden Kortlopende schulden Kortlopende schulden Kortlopende schulden Kortlopende schulden Kortlopende schulden Kortlopende schulden Kortlopende schulden Kortlopende schulden Kortlopende schulden Kortlopende schulden Kortlopende schulden Vlottende activa Kortlopende schulden Kortlopende schulden Kortlopende schulden Verschotten Verschotten Verschotten Personeelskosten Personeelskosten
Module Financieel – Financiële administratie – Inrichting
Pagina 5 van 6
4004 4005 4007 4008 4010 4020 4050 4070 4100 4110 4120 4160 4200 4220 4250 4300 4310 4315 4320 4330 4340 4350 4355 4390 4400 4500 4510 4520 4600 4610 4620 4630 4640 8000 8010 8020 8100 8110 8120 8200 8210 8220 8800 9010 9020 9100 9200 9600 9900
Feestdagentoeslag Vakantietoeslag Overhevelingstoeslag OHT bijz. tarief Sociale lasten Pensioenlasten Overige personeelskosten Ontvangen uitkeringen en subsidies Autokosten Benzinekosten Onderhoudskosten Reiskosten Huisvestingskosten Schoonmaakkosten Energiekosten Kantoorkosten algemeen Abonnementen/vakliteratuur Contributies Porti Telefoonkosten Computerkosten Drukwerk Kopieerkosten Overige kantoorkosten Representatiekosten Accountantskosten Bankkosten Verzekeringen Afschrijvingskosten goodwill Afschrijvingskosten gebouwen en terreinen Afschrijvingskosten machines en installaties Afschrijvingskosten inventaris Afschrijvingskosten auto's en transportmiddelen Honorarium Resultaat honorarium Opbrengst kantoorkst binnenland Honorarium toevoegingen Resultaat honorarium toevoegingen Opbrengst kantoorkst toevoegzaken Honorarium buitenland Resultaat honorarium buitenland Opbrengst kantoorkst buitenland Resultaat verschotten Betalingsverschillen Koersverschillen Renteopbrengsten Rentekosten Afrondingsverschillen Onverdeeld resultaat
Personeelskosten Personeelskosten Personeelskosten Personeelskosten Personeelskosten Personeelskosten Personeelskosten Personeelskosten Auto- en transportkosten Auto- en transportkosten Auto- en transportkosten Auto- en transportkosten Huisvestingskosten Huisvestingskosten Huisvestingskosten Kantoorkosten Kantoorkosten Kantoorkosten Kantoorkosten Kantoorkosten Kantoorkosten Kantoorkosten Kantoorkosten Kantoorkosten Representatiekosten Algemene kosten Algemene kosten Algemene kosten Afschrijvingen Afschrijvingen Afschrijvingen Afschrijvingen Afschrijvingen Omzet Omzet Omzet Omzet Omzet Omzet Omzet Omzet Omzet Omzet Overige baten/lasten Overige baten/lasten Overige baten/lasten Overige baten/lasten Overige baten/lasten Vaste activa
Module Financieel – Financiële administratie – Inrichting
Pagina 6 van 6
