Checklist inrichting Inrichtingskader Improvement Model Inrichting langs de lat van de klant
Eventueel een onderschrift met iets
Veranderingen volop
Hulp bij de inrichting
Bestaande systemen, structuren en organisaties. In deze tijd van herordeningen, decentralisaties en maatschappelijke verschuivingen is niets meer vanzelfsprekend. Een tijd die veel uitdagingen kent, maar ook veel kansen biedt. Ook voor organisaties in de zorg.
Omdat het bij het Improvement Model om verbeteren gaat van de zorg, in het belang van de klant, is het toetsen van de kwaliteit middels het Improvement Model, één kant van het verhaal. De andere kant is het inrichten van de organisatie langs de lat van de klant.
Het kan nodig zijn om ‘de puzzel opnieuw te leggen’. Om opnieuw te kijken naar bestaansrecht, naar de positie van de klant, de positie van de organisatie en de profilering.
Dan kunnen toetsing en inrichting in balans zijn. Hiertoe heeft Novire ook gewerkt aan een inrichtingskader. Dit inrichtingskader ondersteunt u middels deze checklist en met voorbeelddocumentatie. Deze checklist en al het voorbeeldmateriaal maakt onderdeel uit van het inrichtingskader Improvement Model.
Soms gaan benodigde verbeteringen verder dan alleen een individuele actie. Heeft het te maken met een bredere scope en een meer fundamentele inrichting van de organisatie vanuit het gezichtsveld van de klant. Of een meer fundamentele aanpassing op hetgeen de huidige tijd van de organisatie vraagt. Misschien is het niet direct urgent, maar wel wenselijk om in deze nieuwe tijd, waarin veel regels ook meer en meer aangescherpt worden, toch weer eens met een nieuwe blik naar bestaande producten, processen en systemen te kijken.
Aangeraden: de klant Voor deze nieuwe ‘blik’ willen we u de klant aanraden. Om de klant te nemen als vertrekpunt. Om met de klant als vertrekpunt consequent door te redeneren en zo elk puzzelstukje te bekijken en in de lijn van de klant in de puzzel te plaatsen.
In deze checklist staat verwezen naar allerlei onderliggende documenten en instrumenten. Deze instrumenten zijn bijvoorbeeld beleidsdocumenten, meetinstrumenten en andere hulpmiddelen. Instrumenten die dienstig kunnen zijn wanneer u zeker wilt weten dat u vanuit uw klant uw product of dienst opbouwt en dat u geen enkele kwaliteitsnorm, wettelijke vereiste of richtlijn vanuit bijvoorbeeld de inspectie over het hoofd wilt zien. We bieden u de instrumenten aan als voorbeelddocumenten. Het geeft u houvast en richting. Het biedt een kader, maar het is uiteraard aan u om het op maat voor uw eigen organisatie toe te snijden. In dit document zetten we de instrumenten op een rij en bevelen we u een volgorde aan. Stap voor stap kunt u zo de hulpmiddelen voor uw organisatie op maat maken en in uw organisatie implementeren.
Met de klant zit u goed. Dat is hét duurzame vertrekpunt én de basis van het Improvement Model.
Leeswijzer In deze folder vindt u op een rij gezet de aanbevolen acties in opeenvolgende volgorde. Uiteraard kunnen onderdelen niet van toepassing zijn; het is afhankelijk van uw eigen situatie en de uitkomst van uw eigen toetsing bijvoorbeeld.
Daar waar voorbeelden nog worden ontwikkeld is dat ook vermeld. U vindt de aanduiding naar deze bron door de volgende twee zinnen na een asterisk.
Bij sommige adviezen is vermeld of er voorbeelddocumenten beschikbaar zijn. Deze voorbeelddocumenten zijn dan beschikbaar in de kennisbank van Novire. Deze kennisbank is één van de 8 bouwsteen-oplossingen van Novire, welke u kunt gebruiken bij de inrichting.
* voorbeeld in kennisbank / * voorbeeld volgt nog
Checklist
- Communicatiebeleid * voorbeeld in kennisbank -
Personeelsbeleid (incl verzuimbeleid) * voorbeeld in kennisbank
1. Kaders ontwikkelen
- Scholingsbeleid * voorbeeld in kennisbank
• Productportfolio inzichtelijk maken; aan wie bied ik wat waarom en met welke beoogde resultaten? * voorbeeld in kennisbank
- Arbobeleid * voorbeeld in kennisbank -
Beleid rondom stagiaires en vrijwilligers * voorbeeld in kennisbank
• Beleidscyclus inrichten; alle punten die uit de volgende stappen naar voren komen die u wellicht nog niet (geheel) heeft georganiseerd, kunt u als werkpunt in uw beleidsplan opnemen * voorbeeld in kennisbank
-
Mantelzorg- (en familie)beleid * voorbeeld in kennisbank
-
Beleid ten aanzien van vrijheidsbeperkende maatregelen * voorbeeld in kennisbank
- Medicatiebeleid * voorbeeld in kennisbank
2. Algemeen beleid opstellen
-
Beleid ten aanzien van crisissituaties bij klant * voorbeeld volgt nog
• Het algemene beleidsdocument is op maat gemaakt * voorbeeld in kennisbank
-
Beleid in geval van overlijden van de klant * voorbeeld volgt nog
-
Beleid ten aanzien van bejegening van klanten * voorbeeld volgt nog
-
Beleid ten aanzien van ethische dilemma’s * voorbeeld volgt nog
Dit document dient als een ‘paraplu’ of een ‘kapstok’. Het geeft vanuit de basis, de klant, weer hoe de organisatie op hoofdlijnen met een heel aantal thema’s omgaat. Dit is ingedeeld aan de hand van vier belangrijke thema’s: 1. Positionering klant, positionering organisatie en Good Governance 2. Bestaansrecht, continuïteit en rechtmatigheid 3. Kwaliteit, veiligheid en risicomanagement 4. Maatschappelijke meerwaarde en verantwoording In het algemene beleid worden de kaders uitgezet en wordt er verwezen naar meer specifiek beleid, waar eventueel en desgewenst meer details vastliggen (zie het volgende punt).
• Het beleid is actueel en uiterlijk één jaar geleden herbeoordeeld op actualiteit NB Wanneer u de uitwerking in het algemene, overkoepelende beleid afdoende acht, kunt u daarmee volstaan. Wanneer u toch specifieker handvatten en richting van meerwaarde acht, raden we u aan om de voorbeelden van de afzonderlijke onderdelen ook op maat te maken en te gebruiken. U ziet daarmee dan niets over het hoofd.
• Het algemene beleid bevat een meerjarenstrategie • De medewerkers zijn op de hoogte van dit algemene beleid c.q. de uitgangswaarden en de kaders van de organisatie
4. Randvoorwaarden zijn ingericht
3. Specifiek beleid opstellen
• Klachtafhandeling middels een klachtencommissie is geregeld en operationeel * voorbeeld in kennisbank
• Op onderdelen is specifiek beleid nader ingevuld. Het gaat hierbij om beleid op minimaal de volgende onderdelen: -
Beleid ten aanzien van de keuzevrijheid klant, aanname en uitsluiting * voorbeeld in kennisbank
• Klantvertegenwoordiging en –inspraak (cliëntenraad) is geregeld en operationeel * voorbeeld in kennisbank
5. Implementatie in de praktijk • Bij de klant is de implementatie van het beleid zichtbaar gemaakt:
- Veiligheidsbeleid * voorbeeld in kennisbank 1. In de basisgegevens / dossiervoering * voorbeeld in kennisbank - Calamiteitenbeleid * voorbeeld in kennisbank - Kwaliteitsbeleid * voorbeeld in kennisbank
2. Door scherp te hebben wie de klant is, hoe verhoudingen en aansprakelijkheden liggen * voorbeeld volgt nog
3. Door metingen uit te voeren op klantniveau ten aanzien van zelfredzaamheid op alle leefgebieden, op het gebied van risico’s op lichamelijk gebied, psychosociaal gebied en veiligheidsgebied (huiselijk geweld bijvoorbeeld) en zichtbaar te maken of de uitkomsten overeenkomen met de gestelde doelen in het productpor folio * voorbeeld in kennisbank
5. De medewerkers weten hun eigen processen te vinden en kunnen daarmee werken, als naslagwerk 6. De volgende documenten zijn op maat gemaakt en ingevuld: - Overzichtslijst ketenpartners; * voorbeeld in kennis bank - Overzicht (kwaliteits)registraties (waar is wat opgesla gen en terug te vinden?) * voorbeeld in kennisbank
4. Door plannen en evaluaties * voorbeeld in kennisbank 5. In rapportages
Producten, methodieken en middelen
6. In verslagen besprekingen over de klant met andere disciplines
1. Er is een duidelijk overzicht van de ketenpartners en de werkafspraken en de evaluaties * voorbeeld in kennisbank
7. Door kwaliteitsregistraties op klantniveau uit te voeren * voorbeeld in kennisbank
2. Er is een duidelijk overzicht van de benodigde middelen en de eisen waaraan de middelen moeten voldoen * voorbeeld in kennisbank
8. Door klanttevredenheidsonderzoeken tijdens de zorg en bij afsluiting van de zorg
3. Er zijn productbeschrijvingen
• Bij de medewerker is de implementatie van het beleid zichtbaar gemaakt:
4. Er zijn methodieken en protocollen aan de hand waarvan gewerkt wordt (Vilans en Trimbos) * voorbeeld in kennisbank
1. In de basisgegevens / dossiervoering * voorbeeld in kennisbank
5. De producten, methodieken en protocollen zijn actueel en worden ook volgens een vaste procedure actueel gehouden
2. Door een actueel en bijgewerkt overzicht van de opleidingen en kwalificaties (inclusief bekwaam en bevoegd voor de voorbehouden en risicovolle handelingen) * voorbeeld in kennisbank 3. Door kwaliteitsregistraties op medewerkerniveau uit te voeren * voorbeeld in kennisbank
6. Het is goed geregeld dat alleen aan de hand van de actuele documenten wordt gewerkt in de praktijk 7. Leveranciers zijn in kaart gebracht, er is aangegeven welke leveranciers kritisch zijn en aan welke eisen dan moet worden voldaan * voorbeeld in kennisbank
4. Door scholing en (persoonlijke) ontwikkeling zichtbaar te maken 5. Door exitgesprekken uit te voeren en verbeteringen te laten zien 6. Door medewerkertevredenheidsonderzoeken • Op het niveau van de organisatie is de implementatie van het beleid zichtbaar gemaakt:
Kernprocessen en handboek 1. Het kwaliteitshandboek is ingericht en bestaat uit de kernprocessen en de koppeling naar de onderliggende documenten 2. Er is een duidelijke procedure rondom het beheer van de documenten in dit handboek * voorbeeld in kennisbank 3. Per procedure is een procedure-eigenaar aangewezen die verantwoordelijk is voor het up to date houden van de processen 4. De processen en procedures actueel en uiterlijk één jaar geleden herbeoordeeld op actualiteit
8. Leveranciers zijn minimaal jaarlijks beoordeeld en uitkomsten hebben geleid tot verbeteringen Registraties en meldingen 1. Er zijn meldingen van afwijkingen, ideeën ter verbeteringen en/ of complimentjes geregistreerd 2. Deze zijn afgehandeld of zijn in behandeling en hebben geleid tot aantoonbare verbeteracties 3. In verslagen van overleggen is de opvolging hiervan zichtbaar 4. Er is een risicoscreening op basis van de processen uitgevoerd en verbeteracties zijn naar aanleiding van de uitkomsten uitgezet 5. Er is een risicoinventarisatie en –evaluatie uitgevoerd (RIE) en verbeteracties zijn aantoonbaar weggepland of al uitgevoerd. Binnen de RIE zijn de uitkomsten van de arbometingen in de klantsituaties meegenomen * voorbeeld in kennisbank
6. Onderdelen veiligheidsbeleid toetsen aan de hand van risicoscreenings • Risicoscreenings op basis van het veiligheidsbeleid (zie veiligheidsbeleid) zijn uitgevoerd en vanuit risico’s zijn verbeterpunten gedestilleerd en in het werkplan voor de komende periode opgenomen * voorbeeld in kennisbank De volgende risicoscreenings zijn beschikbaar: Medewerkerveiligheid
-
Arbeidsomstandigheden – Bedrijfshulpverlening
Veiligheid van middelen - - - -
Veiligheid door bewaking geoorloofde toegang Brandveiligheid Hygiëne en voedselveiligheid Informatieveiligheid
Organisatieveiligheid
- - -
Bedrijfscontinuïteit en risicoscreening algemeen Calamiteiten en crisisbeheersing Good Governance
7. Samenhang integraal toetsen en verbeteren
• Minimaal jaarlijks is de Improvement Scan uitgevoerd. • Deze scan bevat tevens de directiebeoordeling over de resultaten en uitkomsten of er is een eigen directiebeoordeling met de uitkomsten van het managementsysteem opgesteld * voorbeeld in kennisbank • Op basis van deze onderdelen zijn verbeterpunten gedestilleerd en in het werkplan voor de komende periode opgenomen
8. Het totaal borgen • De jaarplanning is vastgesteld met alle periodiek terugkerende acties op organisatieniveau. Hier komt de minimaal jaarlijkse Improvement Scan in terug * voorbeeld in kennisbank • De jaarplanning is gekoppeld aan de agenda’s van de medewerkers • De communicatiestructuur is vastgesteld en weggepland in de agenda’s van alle betrokkenen • Er wordt gewerkt met vaste agenda’s voor de overleggen en met verslagen
• Werking van de verbetercyclus is zichtbaar gemaakt
• Er wordt periodiek gemeten door de kwaliteitsmanager of de acties uit de jaarplanning voortgang hebben. Zo niet, dan wordt er een interventie gepleegd * voorbeeld in kennisbank
• Alle medewerkers zijn bekend met hun rol vanuit de ‘verbeterplattegrond’; de methodiek van het kwaliteitsmanagementsysteem
• Er wordt periodiek gemeten door de kwaliteitsmanager of meldingen worden opgevolgd en afgehandeld. Zo niet, dan wordt er een interventie gepleegd
