FEITENRELAAS en besluitvorming Stopoz over de periode 2009-2013
Dit document is door het bestuur van Stopoz opgesteld op verzoek van de vier onderwijswethouders van Bloemendaal, Haarlemmerliede / Spaarnwoude, Heemstede en Zandvoort . Aanleiding: het bestuur van Stopoz wenst de samenwerking met Spaarnesant inzake de dienstverlening van het bedrijfsbureau van Spaarnesant te beëindigen. Om dit te realiseren zal een aanzienlijke afkoopsom door Stopoz aan Spaarnesant betaald moeten worden. Daartoe heeft Stopoz een begrotingswijziging 2013 opgesteld. Deze zal door de gemeenteraden van de vier gemeenten goedgekeurd moeten worden voordat het bestuur haar handtekening zet onder de desbetreffende vaststellingsovereenkomst. Doel van het Feitenrelaas: een chronologisch overzicht geven van de gebeurtenissen die uiteindelijk hebben geleid tot het voorgenomen definitieve besluit van Stopoz Inhoud: het Feitenrelaas bestrijkt de periode okt. 2009 tot heden, opgesplitst in vier perioden. Periode 1: 2009-oktober 2010: Van 1e samenwerkingsovereenkomst naar onvrede over kwaliteit bedrijfsvoering. In oktober 2010 treedt een nieuw bestuurslid aan: Maarten Westra (penningmeester) Periode 2: november 2010- juli 2011 De financiële situatie van Stopoz verslechtert, er is sprake van een crisissituatie tussen enerzijds de AD Stopoz en anderzijds: het bedrijfsbureau, de AD van Spaarnesant, de directeuren van de Stopoz-scholen en GMR. Periode 3: augustus 2011- juli 2012 Een 2e Samenwerkingsovereenkomst met Spaarnesant wordt opgesteld. Onvoldoende kwaliteit bedrijfsvoering. Nieuwe AD Stopoz (Irene Jansen) en nieuw bestuurslid (Marianne den Haan) treden aan. Diverse gesprekken tussen bestuur Stopoz en bestuur Spaarnesant over het functioneren van het BB (er worden verliezen gemaakt, er zijn geen financiële rapportages voorhanden die tonen waar deze verliezen vandaan komen, er is geen sturingsinformatie). De samenwerking met het BB van Spaarnesant komt onder druk te staan. Periode 4: augustus 2012 – heden Spaarnesant kiest voor een ander besturingsmodel (van bestuur naar Raad van Toezicht / van AD naar bestuurder), Spaarnesant stelt een bestuurder aan ( ), onderhandelingen met bestuurder Spaarnesant, mediation op initiatief van wethouder die mislukt, uiteindelijk een concept – vastellingsovereenkomst in de zomer 2013, een aangepaste begroting 2013, een begroting 2014 en een aangepaste Meerjarenbegroting 2012 –2015. In dit Verantwoordingsdocument is gestreefd naar een feitelijke onderbouwing, de overwegingen die daartoe hebben geleid en de wijze waarop wethouders en gemeenten zijn geïnformeerd.
1
Gebruikte afkortingen:
BB: Bedrijfsbureau dat onder het bevoegd gezag staat van Spaarnesant. AD: Algemeen Directeur Stopoz DT : Directieteam GMR: Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad E&Y: Ernst & Young; de accountant van Stopoz en van Spaarnesant
2
Periode 1: 2009-oktober 2010: e Van 1 samenwerkingsovereenkomst naar onvrede over kwaliteit bedrijfsvoering. Okt. 2010 treedt een nieuw bestuurslid aan (Maarten Westra /penningmeester) Data 2008-2009
Onderwerp en Bestuursbesluit Aanstellen interimdirecteur Aanstellen nw. AD
Overweging
15 okt. 2009
Vaststellen Samenwerkings overeenkomst met Spaarnesant
Okt. 2009 – Okt. 2010 Okt. 2010
Verbetering bedrijfsvoering Start nieuw bestuurslid
Stopoz heeft geen AD. Interim-directeur wordt ( ), hoofd bedrijfsbureau (BB) De heer ( ) wordt benoemd tot AD Stopoz De AD constateert dat het functioneren van het BB niet optimaal is. Dit blijkt o.m. uit rapport ‘Leeuwendaal’ dat in 2011 verschijnt. Citaat: − dat de AD bij zijn komst (aug. 2009) o.m. aantreft dat financieel de zaken niet goed op orde zijn; de cijfers zijn onvoldoende transparant en bezuinigingen zijn onvermijdelijk. − (vervolgens) pakt de AD een aantal zaken op en werkt aan afspraken met het BB ter verbetering van de financiële verslaglegging. Het bestuur geeft eind 2009 aan nog ontevreden te zijn over opzet van begroting. Deze moet meer transparant worden en de opstelling moet vast onderdeel worden van de beleidscyclus. Dit vraagt ook betere afspraken met het bedrijfsbureau over de te leveren kwaliteit. Tussen Stopoz en Spaarnesant was aanvankelijk geen sprake van een schriftelijke overeenkomst waarin de voorwaarden zijn vastgelegd krachtens welke Stopoz de diensten van het Bedrijfsbureau (BB) afnam. Per 15 oktober 2009 worden deze voorwaarden vastgelegd in een Samenwerkingsovereenkomst. Hierin wordt o.m. bepaald dat Spaarnesant als het bevoegd gezag optreedt, personeel van het BB zou aanstellen, zorg draagt voor de huisvesting etc. Voorts wordt bepaald dat na verloop van 5 jaar de overeenkomst zou eindigen zonder financiële gevolgen voor Stopoz. NB. Men ging er destijds vanuit dat de Belastingdienst door deze overeenkomst geen BTW zou heffen over de dienstverlening van het BB. AD tracht tevergeefs op de financiën te sturen. Cijfers kwamen te laat, werden vervolgens ter discussie gesteld. Grip op de organisatie ontbreekt. Per oktober 2010 treedt Maarten Westra (penningmeester) als bestuurslid aan.
Okt. 2010
Bespreking onvrede bedrijfsvoering Verzoek om nadere info. + onderbouwing prognose Afspraken met hoofd BB en AD
Onduidelijke halfjaarrapportage (onduidelijke) tussentijdse cijfers 2010, geen input meerjarenbegroting, gebrekkige personeelsdossiers (incompleet), gebrekkig onderhoudsplan. Halfjaarcijfers 2010 tonen positief halfjaar resultaat van € 213.000 tegen begroot resultaat voor het jaar van -/- € 166.000. Onduidelijke prognose voor eind 2010. Bestuur bespreekt met AD en hoofd BB onvrede over bedrijfsvoering: beleid BB moet worden omgebogen
Aug. 2009 Aug. 2009
Informatie wethouders
Beschikbare documenten
Uit vertrouwelijk rapport van Bureau Leeuwendaal (zie april 2011)
Verantwoording Jaarverslag 2010 (pag. 17)
Bestuursverslag met besluit over Samenwerkings Overeenkomst met Spaarnesant 15 okt.2009 Jaarverslag 2010
Aanstellingbesluit
Besluit gemeentenraden Halfjaarcijfers Managementletter E&Y 2010
3
Periode 2: november 2010- juli 2011: Financiële situatie Stopoz verslechtert, er is sprake van een crisissituatie tussen enerzijds de AD Stopoz en anderzijds: het bedrijfsbureau, de AD van Spaarnesant, de directeuren van de Stopoz-scholen en GMR Data Nov. – Dec. 2010:
Onderwerp en Bestuursbesluit − Begroting 2011 naar gemeenten ter goedkeuring met taakstelling − AD/DT invulling taakstelling − AD en hoofd BB streven naar transparante begroting − Controle door bestuur op nakomen van afspraken tussen AD en hoofd BB
3 nov 2010
Nieuwe samenstelling eigenvermogen
Maart 2011
Intern onderzoek naar kwaliteit halfjaarcijfers en kwaliteit begroting 2011
Maart 2011
Onderzoeksopdracht functioneren AD Beëindiging van functie AD
April 2011
-
Bestuur formuleert financieel beleid en wil verlies beperken gekoppeld aan gefaseerde verdere ombuiging kosten in de toekomst. Bestuur/AD/GMR lopen tegen beperkte transparantie cijfers aan GMR geeft negatief advies begroting wegens niet transparant zijn In gesprekken met hoofd BB en AD stelt het bestuur controle uit te zullen oefenen op het nakomen van afspraken tussen beiden. Ter illustratie een citaat uit rapport ‘Leeuwendaal’ over het functioneren van het BB: ‘In de begrotingsbespreking eind 2010 is onvrede vanuit het bestuur geuit over de presentatie en transparantie van de cijfers, waarbij indirect ook kritiek op het bedrijfsbureau is gegeven. De AD heeft een bedrijfskundige achtergrond en is met het BB bezig geweest om hier verbetering in aan te brengen. De AD vindt met de GMR en het bestuur de cijfers onvoldoende transparant en moeilijk tot de individuele scholen ter herleiden’. Delegatie bestuur heeft een overleg met de raadsleden van de Cie Onderwijs en samenleving van de Gemeente Haarlemmerliede / Spaarnwoude
Jan – Febr. 2011
April 2011
Overweging
Presentatie financiële problemen
Penningmeester analyseert het eigen vermogen. Er is sprake van een onduidelijke samenstelling. Zo staan er veel te veel mensen op de loonlijst i.r.t. begroting; sommige delen kenden een drie dubbele bestemming. Na herschikking van het eigenvermogen blijken de vrij te besteden middelen sterk afgenomen. Concept cijfers 2010 vallen sterk tegen. Het jaar 2010 toont in totaal een verlies van € 328.000 ten opzichte van een begroot verlies van € 166.000. Interne analyse geeft het falen aan van begroting 2010 en control over met name inzetten personeel. BB zoekt intern uit waarom dit niet bij de halfjaarcijfers naar voren kwam. Er is sprake van een crisissituatie tussen AD, schooldirecties en GMR. Bestuur verstrekt onderzoeksopdracht aan Bureau Leeuwendaal. Het vertrouwelijke ‘Haalbaarheidsonderzoek’ van Leeuwendaal (dat niet openbaar wordt gemaakt) leidt tot beëindiging van het dienstverband van de AD met wederzijdse instemming. Penningmeester informeert alle betrokkenen (directeuren, personeel, GMR) over de financiële situatie. De verslechterde vermogenspositie, de aanhoudende verliezen en de uit control situatie wordt alle betrokkenen onder ogen gebracht.
Informatie wethouders Begroting 2011 Negatief advies GMR
Beschikbare documenten Begroting 2011 Negatief advies GMR
Uit vertrouwelijk rapport van Bureau Leeuwendaal (zie april 2011) Cie. Onderwijs en Samenleving Haarlemmerliede/ Spaarnwoude Jaarrekening 2010 Cijfermatige analyse Mail
Brief GMR Rapport Leeuwendaal
Presentatie
4
Mei 2011
Aanstelling interim-directeuren
Juni 2011
Jaarverslag 2010 Vermelding Samenwerkingsovereenkomst BB Op aandringen van bestuur Stopoz wordt Interim Controller aangesteld voor zowel Stopoz als voor Spaarnesant.
Juni 2011:
Teneinde de interim-posities zo goedkoop mogelijk in te vullen worden twee interim-directeuren parttime aangesteld. De Interim-Directie wordt gesplitst in: ‘Onderwijs’ (dhr. Weijers stelt o.a. het Strategisch Beleidsplan op) en ‘Organisatie’ (– hoofd BB – neemt de. bedrijfsvoering en het personeel voor zijn rekening. De penningmeester van het bestuur zit tot de benoeming van een nieuwe AD tijdelijk dicht op de financiën. Het Jaarverslag 2010 van Stopoz. wordt goedgekeurd door de gemeenteraden. Op pag 17: per 1 jan. 2009 is met de Stichting Spaarnesant een samenwerkingsovereenkomst afgesloten voor de ondersteuning door een gezamenlijk bedrijfsbureau. Het contract loopt per aug. 2014 af. Er zijn geen kwartaalcijfers. De controller van het BB meldt zich ziek. Het bestuur dringt bij het BB aan op het aanstellen van een interim controller. Interim controller gaat werken aan begroting 2012 en het, door BB-medewerkers, aanleveren van de halfjaarcijfers 2011. Dit met ondersteuning van E&Y.
Contract Formele afspraak
Jaarverslag 2010
Jaarverslag 2010 Verslagen gemeenteraden
5
Periode 3: augustus 2011- juli 2012 Onvoldoende kwaliteit bedrijfsvoering, nieuwe AD Stopoz (Irene Jansen) en nieuw bestuurslid (Marianne den Haan) treden aan; diverse gesprekken tussen bestuur Stopoz en bestuur Spaarnesant over het functioneren van het BB (er worden verliezen gemaakt, er zijn geen financiële rapportages voorhanden die tonen waar deze verliezen vandaan komen, er is geen sturingsinformatie). AD moet Stopoz per school aansturen om in control te komen. De samenwerking met het BB van Spaarnesant komt onder druk te staan. Data Sept. 2011:
Nov. 2011
Nov. 2011
Onderwerp en Bestuursbesluit Halfjaarcijfers onbetrouwbaar. Interim controller krijgt via hoofd BB opdracht boekhouding BB op peil te brengen. Aanstelling nw. AD en opheffen interim directiefuncties Samenwerkingsovereenkomst van okt. 2009 wordt aangepast aan fiscale eisen ter vermijding BTW (en ging daarom uit van het gezamenlijk dragen van werkgeversverantwoordelijkheid) Ondertekening contract op 1 november 2013
Nov. 2011
Voorstel voorzitter Spaarnesant aan penningmeester Stopoz om een side letter op te stellen
Overweging
Informatie wethouders
N.a.v.de analyse door interim controller, de analyse van de penningmeester van het bestuur en de bekentenis van het BB over het ondermaats voeren van de boekhouding gedurende het jaar, is het onmogelijk betrouwbare tussentijdse cijfers aan te leveren.
Met de komst van Irene Jansen als nieuwe AD van Stopoz (1 nov. 2011) worden de twee interim-AD functies, tot dan vervuld door de heren ( ) en Weijers, opgeheven. Dhr. ( ) als financieel directeur Spaarnesant komt op bestuursvergadering d.d. 1 nov. 2011 met concept – Samenwerkings-overeenkomst opgesteld door E&Y. Deze nieuwe overeenkomst, een aanpassing van de schriftelijke overeenkomst d.d. 15 okt. 2009, zou volgens E&Y wel voldoen aan fiscale eisen die de Belastingdienst stelde. Teneinde de btw heffing over de dienstverlening vanuit het BB te vermijden wordt , met terugwerkende kracht, een nieuwe overeenkomst gesloten in een poging te voldoen aan de voorwaarden van het voeren van een “gemene rekening”. E.e.a. vindt plaats onder hoge tijdsdruk: vanwege de fiscus dient begin november getekend te worden. Daardoor is slechts beperkte aanpassingen door beide besturen mogelijk. Ter zijde: tot dusverre blijft de Belastingdienst zich op het standpunt stellen dat er door Spaarnesant BTW dient te worden afgedragen over de aan Stopoz gefactureerde bedragen sedert 2009. Het zou hier gaan om een bedrag van ca. € 200.000,-. E&Y meent daarentegen dat er (nog steeds) kansen zijn hier met succes tegen op te komen. e N.a.v. 2 Samenwerkingsovereenkomst zoekt voorzitter Spaarnesant ( ) contact met penningmeester Stopoz (Maarten Westra). Hij wil in een side letter opnemen dat het niet de bedoeling kan zijn dat Stopoz (mede) zeggenschap over het BB van Spaarnesant zou krijgen. Stopoz wil geen side letter wel afspraken over de inhoud van samenwerking. Afgesproken wordt hierover een gezamenlijk overleg te plannen .Als gevolg van commotie over financiële situatie daarna, gebeurt dit niet. Ter zijde: Voorzitter RvT Spaarnesant bevestigt in mei ’13 dit
Beschikbare documenten Mail
Contract
Toegelicht in Jaarrekening 2011
Contract e 2 Samenwerkingsovereenkomst Spaarnesant – Stopoz 1 november 2012 Jaarverslag 2011 (pag. 42)
6
Nov. 2011
Dec. 2011
Januari 2012
Penningmeester stelt eigenhandig Meerjarenbegroting op samen met Interim Controller Vaststellen Strategisch Beleidsplan Bespreking door Stopoz gewenste verbeterplannen met hoofd BB /dhr. ( ) Ambities bestuur en AD: Bestuur besluit tot nieuwe aansturingmethodiek door AD: AD moet Stopoz per school aansturen om in control te komen. Ontevredenheid over functioneren BB groeit.
Jan. /Febr. 2012
Maart 2012
Conflict tussen AD en hoofd BB over kwaliteit BB. Bestuur kiest zijde AD in conflict. Bericht v. voorz. Spaarnesant , mede namens Faber (voorz. Stopoz): op bestuurlijk niveau bespreking sw. met Stopoz, i.h.b. de inzet van het BB Opdracht aan Comeet
Maart - Juni 2012
Beperkte samenwerking
telefoongesprek. Het BB o.l.v. dhr. ( ) blijkt niet in staat tot het opstellen van de Meerjarenbegroting ondanks toezeggingen. Het bestuur besluit dat penningmeester Stopoz eigenhandig de Meerjarenbegroting opstelt samen met interim controller o.b.v. beperkt aanwezige informatie. Bij het opstellen ervan blijkt ook dat er slechts zeer beperkte overzichten beschikbaar zijn van personele bezetting. Het Stopoz bestuur acht samenwerking met Spaarnesant van wezenlijk belang vanwege aanbieden openbaar basisonderwijs en diverse samenwerkingsverbanden in de regio. Stopoz wil wel verbeteringen in bedrijfsbureau en vraagt om verbeterplannen. Deze worden toegezegd. Bestuur besluit tot nieuwe aansturingsmethodiek. AD moet Stopoz per school aansturen. Spaarnesant doet dit bovenschools. Het betreft verschillende sturingsmodellen met andere informatiebehoeften. AD Stopoz moet “in control“ komen over STOPOZ (en daarmee – op schoolniveau - ook haar directeuren). AD wenst van het BB daarom relevante, begrijpelijke, betrouwbare en vergelijkbare informatie van het BB te ontvangen. Deze wordt niet geleverd. Ontevredenheid over de kwaliteit van specifieke onderdelen van de dienstverlening van het BB groeit. M.n. gaat het om de financiële ondersteuning en de dienstverlening op het gebied van personeelszaken. AD is onvoldoende in staat de noodzakelijke managementbeslissingen te nemen. Daarnaast wil AD de doelen uit het Strategisch Beleidsplan en de Meerjarenbegroting waarmaken en de organisatie versterken. AD en hoofd BB ( ) komen in conflict over kwaliteit van het BB. Omdat ( ) een dubbelfunctie heeft, en hoofd BB en Financieel Directeur Spaarnesant, heeft AD Stopoz het gevoel nergens terecht te kunnen met haar klachten. ( ) stuurt aan op breuk met AD Stopoz. Bestuur Stopoz staat achter haar AD. De voorzitters van Stopoz en van Spaarnesant (11 februari 2012) overleggen over conflict. NB. niet over de overeenkomst van nov. 2011. Conflict tussen AD en BB wordt gesust alhoewel er sprake is van een vertrouwensbreuk. Men spreekt af de nog nooit goed functionerende Stuurgroep nieuw leven in te blazen en verbeterplannen in te voeren. Daarnaast wordt door bestuur Stopoz nadrukkelijk aandacht gevraagd voor het verbeteren van de informatie van de afdeling PZ binnen het BB.
Strategisch Beleidsplan 2011 - 2015 Meerjarenbegroting 2011 – 2015
Strategisch Beleidsplan (2011-2015) Meerjarenbegroting (2011- 2015) Managementletter E&Y
Presentaties Ronald Wiegers / Controller
Bericht van voorzitter Voorzitter Bestuur Spaarnesant, mede namens voorzitter Faber / 11 febr. 2011
De AD Stopoz en de plv.AD Spaarnesant wensen samen een opdracht te verstrekken aan een onafhankelijk bureau (Comeet) om onderzoek te doen naar het functioneren van het BB. Na akkoord van Stopoz wordt opdracht verstrekt. Bestuur kan voorlopig niet anders dan beperkte samenwerking AD en hoofd BB accepteren. Zij dringt wel regelmatig bij hoofd BB aan op het invoeren van de 7
21 april 2012
April 2012
April- Mei 2012
AD Stopoz en ( ). Jaarrekening 2011 Advies Financiële Commissie (FC) Conclusies: negatief
Jaarrekening 2011 wordt opgemaakt ondanks beperkte analyse van verlies
e
Inschakelen 2 externe deskundige (Personeelszaken) Bestuursformatieplan opgesteld met behulp van externe ondersteuning
Mei 2012 Juni 2012
Inhuur externe medewerker Bestuursverslag 2011
verbeterplannen. Het BB pakt dit niet op. De Financiële Commissie van GMR en bestuur gezamenlijk (FC) toets het Jaarverslag (geeft het een getrouw en begrijpelijk beeld en zijn de stichtingsgelden rechtmatig besteed). Daarnaast beoordeelt de FC of de verslaggeving aan de wijze voldoet waarop het Bestuur zich wil verantwoorden naar de Gemeenteraden voor het gevoerde beleid. Tot slot beoordeelt de FC , aan de hand van het opmerkingen van de accountant, of de interne controles adequaat zijn.De AD, gesteund door het BB, is verantwoordelijk voor het opstellen van het jaarverslag en jaarrekening 2011 en voor de adequate opzet en werking van de interne controles. De FC oordeelt negatief. Het Jaarverslag toont een verlies van € 271.000. Haar conclusies: onvoldoende verklaring voor de overschrijdingen, geen toelichting waarom een taakstelling in het formatieplan voor 2011/2012 van EUR 125.000 niet gerealiseerd is door de organisatie, onvoldoende inzicht hoe het neg. exploitatieresultaat wordt omgebogen, onvoldoende inzicht in de verplichtingen van de stichting uit hoofde van Bapo en Spaarverlof. Geen adequate onderbouwing van een Meerjarenonderhoudsplan. Tot slot: in de door E&Y opgesomde verbeterpunten voor de interne beheersing komen veel punten uit voorgaande jaren terug. De FC vraagt de AD met voorstellen te komen over de beste wijze waarop de verbeterpunten in de samenwerking met Spaarnesant opgepakt kunnen worden. De Jaarrekening 2011 vertoont een verlies van € 271.000 t.o.v. van een begroot verlies van € 150.000. Onvoldoende analyse verschil. Penningmeester maakt ongenoegen hierover duidelijk aan hoofd BB . Deze laat analyse opstellen. AD en interim controller verwerpen analyse van ( ) als niet deugdelijk. Bestuur schakelt E&Y in voor analyse. E&Y komt wegens beperkte administratie en beperkte samenwerking ook niet tot een goede analyse. De situatie wordt langzamerhand onhoudbaar. Bij het opstellen van het Bestuursformatieplan stuit AD op inadequate e personeelsbasisadministratie. Zij roept hulp in van 2 externe ondersteuner. Dit gebeurt in goed overleg met Spaarnesant. Deze bypass vanaf mei 2012 (t/m december 2012) is noodzakelijk om toezicht te houden op de personele administratie en personeelszaken. Hierdoor is het mogelijk te sturen op de begroting 2012. In Bestuursformatieplan moet grote slag in ombuiging personele inzet gehaald worden. GMR dringt aan op tijdige en juiste informatie voor haar beslissingsbevoegdheid. Door inzet externe ondersteuning komt het net goed. Een externe medewerker wordt aangetrokken teneinde inzicht in de loonkosten te krijgen waardoor het voor AD en het bestuur mogelijk wordt te sturen. Het Bestuursverslag 2011 van Stopoz wordt door de gemeenteraden goedgekeurd. Op pag.42 wordt nw. Samenwerkingsovereenkomst met Spaarnesant genoemd.
Kort verslag Financiële Commissie besprekingen jaarverslag en jaarrekening 2011 21 april 2013
Jaarrekening 2011
Jaarrekening 2011
Mail 3 mei 2012
Bestuursverslag 2011
Bestuursverslag 2011 Verslag gemeenteraad
8
6 Juni 2012
Bespreking rapport Comeet Overleg bestuur Spaarnesant – bestuur Stopoz
6 Juni 2012
Notulen vastgesteld
4 Juli 2012
Concept- verslag opgesteld en beschikbaar.
Op 6 juni 2012 vindt overleg plaats tussen een delegatie van beide besturen en AD Stopoz en plv. AD Spaarnesant. Mede n.a.v. het rapport van Comeet, wordt vastgesteld dat de dienstverlening van het BB uitsluitend weer op het gewenste niveau kan worden teruggebracht na een structurele herinrichting van het BB. Er is echter verschil van inzicht over de urgentie. Spaarnesant vindt Stopoz te kritisch, wenst aanvullend onderzoek en wil wachten tot de nieuw aan te stellen AD verder onderzoek kan oppakken. Een dergelijke vertraging kan voor Stopoz ernstige gevolgen hebben. De noodzakelijke verbeteringen zullen hierdoor onnodig lang uitblijven. Er moet immers direct een andere koers worden ingeslagen om de verliezen van 2010 en 2011 te stoppen. Het in control komen is voor Stopoz prioriteit nummer 1. Gememoreerd wordt dat Stopoz inmiddels drie jaar achtereen verlies leidt en dat er snel greep moet komen op de personeelsadministraties en de daarmee gepaard gaande geldstromen. Daarnaast wordt in het overleg gemeld dat Stopoz al vanaf 2010 bezig is om de noodzaak tot verbeteringen door te laten dringen bij het BB van Spaarnesant. Ook heeft Stopoz in 2012 al een eigen controller en P&O-er ingehuurd om zelf de eerste verbeteringen aan te kunnen sturen. Omdat het BB onderdeel is van Spaarnesant is het de vraag of Stopoz nog langer bij het BB betrokken wil zijn en welke diensten zij dan nog zou willen afnemen. Spaarnesant geeft aan hier begrip voor te hebben. Stopoz geeft aan te overwegen de dienstverlening op het gebied van financiële en personele administratie per 1 januari 2013 uit te besteden. Het Stopoz bestuur uit grote twijfels over de dienstverlening van het BB v.w.b. financiële en personele zaken. Op 4 juli vindt in dezelfde samenstelling als op 6 juni 2012 een vervolgoverleg plaats. De besturen komen met elkaar overeen dat het voor alle partijen het beste is de samenwerking per 1 januari 2013 te beëindigen en dat daarmee de dienstverlening door het BB aan Stopoz wordt beëindigd. Daarbij is tevens afgesproken dat de opzegtermijn waarin het contract voorziet, niet zal worden aangehouden. Daarnaast komt het volgende aan de orde (uit concept-verslag): − Stopoz: ‘Nu de fiscus (weer) afwijzend heeft gereageerd op het verzoek ontheffing BTW te verlenen, leidt de samenwerkingsovereenkomst een eigen leven’. − Spaarnesant: ‘Om fiscale redenen is besloten een samenwerkingsovereenkomst aan te gaan.’ − Er liggen 3 modellen op tafel waarbij de realiteit gebiedt slechts te opteren voor model 1. nl. partiële beëindiging van de samenwerking. ‘Op onderwijsinhoud en kwaliteit blijft het mogelijk, los van de modelkeuze, om afspraken te maken over samenwerken’. − ‘Indien beide besturen de voorkeur geven aan model 1 is het streven erop gericht om in overleg een gezamenlijk besluit te nemen om de samenwerkingsovereenkomst te beëindigen en afspraken te maken over de personele, materiële, financiële gevolgen van de beëindiging. De
Uitnodiging mondeling overleg en brief naar wethouders Doel: op de hoogte brengen situatie
Rapport Comeet / 14 mei 2012 Verslag overleg beide besturen
Concept- verslag 6 juli 2012 Voorstel 3 modellen
9
4 Juli 2012
Besluit tot partiële beëindiging samenwerking
Juli - Nov. 2012
Voorbereidingen zelfstandig voeren van financiële en personele administratie
20 juli 2012
Memo naar wethouders: Stopoz en Spaarnesant willen uit elkaar
opzegtermijn is dan niet van toepassing. De besturen richten zich in dat geval op een beëindiging per 31 december 2012. De btw- claim zal via de verdeelsleutel aan Stopoz berekend worden over de periode vanaf 1 januari 2009.Stopoz is van mening dat wat betreft de btw-claim een pragmatische oplossing gevonden moet worden. − De Stuurgroep krijgt opdracht een plan op te stellen gericht op effectuering per 1 januari 2013. − Het rapport van Comeet is niet meer relevant voor de besturen. De medewerkers van BB worden op hoofdlijnen geïnformeerd over het rapport. Beide besturen bespreken de modellen en komen beide tot het besluit om per 1 januari 2013 tot een afronding van de samenwerking van Stopoz met het BB te komen. Telefonisch volgt bevestiging door beide voorzitters. Dan start de zomervakantie en bericht het bestuur van Spaarnesant in september 2012 dat m.i.v. het nieuwe schooljaar het Raad van Toezichtmodel op Spaarnesant van toepassing is. Stopoz start met de voorbereidingen voor het zelfstandig voeren van de administratie. Er worden twee commissies opgestart; één om de ontvlechting met het BB te regelen en één om de administratie na 1 januari 2013 te organiseren. De gesprekken met Spaarnesant over de ontvlechting liggen stil door structuurwijziging binnen Spaarnesant en het aantrekken van een nieuwe directeur bij Spaarnesant. Op 20 juli 2012 stuurt Stopoz de wethouders een memo waarin zij vertelt ontevreden te zijn over de dienstverlening van het BB, waarom dit zo is en dat met Spaarnesant in een gezamenlijk overleg is besloten per 1 januari 2013 uit elkaar te gaan.
Notulen 4 juli 2012 / niet vastgesteld
Notulen bestuursvergaderingen
Informatie via memo van Stopoz
Memo Stopoz aan wethouders d.d. 20 juli 2012
10
Periode 4: augustus 2012 – heden Spaarnesant kiest voor een ander besturingsmodel (van bestuur naar Raad van Toezicht / van AD naar bestuurder), Spaarnesant stelt een bestuurder aan ( ), langdurige onderhandelingen met bestuurder Spaarnesant, mediation op initiatief van wethouder die mislukt, uiteindelijk een concept – vastellingsovereenkomst in de zomer 2013, een aangepaste begroting 2013, een begroting 2014 en een aangepaste Meerjarenbegroting 2012 -2015. Data Sept. 2012
Okt./nov. 2012
Onderwerp en Bestuursbesluit Nieuwe bestuursstructuur Spaarnesant: oude bestuur Spaarnesant verdwijnt van toneel Overleg tussen Stopoz en bestuurder Spaarnesant over beëindiging samenwerking
28 nov. 2012
Aan wethouders wordt oplegger bij begroting 2013 gestuurd met acties en financiële gevolgen van beëindiging samenwerking met Spaarnesant. Deze worden m.h.o. op onderhandelingen niet in het openbaar gecommuniceerd
30 nov. 2012
Stopoz doet Spaarnesant een voorstel tot ontvlechting
Overweging Spaarnesant wijzigt haar bestuursstructuur. Hierover wordt Stopoz per brief geïnformeerd: het bestuur van Spaarnesant wordt een Raad van Toezicht. De Algemeen Directeur wordt Bestuurder. Spaarnesant bericht Stopoz dat, in plaats van het voormalige bestuur (i.c. voorzitter) de nieuwe bestuurder, , de gesprekspartner van het bestuur van Stopoz wordt. Na frequent overleg tussen de AD van Stopoz en de nieuwe bestuurder van Spaarnesant over de ontvlechting en mogelijke oplossingen, vindt op 30 okt 2012 een bespreking plaats tussen Bestuurder Spaarnesant namens Spaarnesant en AD en voorzitter Stopoz (Maarten Faber). De vraag is op welke wijze de samenwerking het beste voor beide partijen kan worden ingericht. Hierbij komt ook aan de orde de mogelijkheid om als uitwerking van de beëindiging van de samenwerking per 1 januari 2013 nog enige vorm van dienstverlening door het BB richting Stopoz zou kunnen blijven bestaan voor bijvoorbeeld een periode van 2 jaar, waardoor de hoogte van een eenmalige afkoopsom wordt verlaagd.. Verder is er op 12 november 2012 nog overleg geweest tussen Bestuurder Spaarnesant en Irene Jansen over een mogelijke invulling hiervan. Stopoz informeert op 28 november 2012 de wethouders in een vertrouwelijk oplegger bij haar begroting 2013. Memo d.d. 20 juli 2012 wordt gememoreerd waarin Stopoz meldt ontevreden te zijn over de dienstverlening van het BB, waarom dit zo is en dat met Spaarnesant in een gezamenlijk overleg is besloten per 1 januari 2013 uit elkaar te gaan. Daarnaast wordt stand van zaken per 28 nov. 2013 uiteengezet: Stopoz heeft P- en F- administratie per 1 januari 2013 uitbesteed. Ingeschatte financiële gevolgen: max. € 200.000, gebaseerd op draagkracht Stopoz en op de 3,8 fte personeel bij het BB dat voor Stopoz werkt (door pensioen vormt slechts 2,8 fte het uiteindelijk op te lossen probleem). Tegen de achtergrond van de te verwachten onderhandelingen worden er geen bedragen die in verband staan met de ontvlechting in het openbaar gecommuniceerd. Het is aan de wethouders of en op welke wijze deze informatie wordt gedeeld met de gemeenteraden. Op 30 november 2012 doet Stopoz schriftelijk het volgende voorstel tot beëindiging: men wil bij wijze van een onverplichte beëindigingsvergoeding Spaarnesant eenmalig een bedrag van € 100.000 voldoen. En daarnaast gedurende twee jaren diensten van het bedrijfsbureau afnemen op het terrein van bestuurs- en materiële ondersteuning.
Informatie wethouders
Beschikbare documenten Brief Spaarnesant 17 sept. 2012
Vertrouwelijk memo bij begroting 2013
Vertrouwelijk memo aan wethouders bij begroting 2013 28 nov. 2012
Brief d.d. 30 nov. 2012 van Stopoz aan Spaarnesant: Voorstel beëindiging samenwerking
11
7 dec. 2012
Dec. 2012
20 dec. 2012
Stopoz ontvangt reactie van Spaarnesant: uitsluitend de 2e Samenwerkingsovereenkomst kan uitgangspunt zijn voor ontvlechting. Afspraken uit het verleden worden ontkent. Bestuurder eist afkoopsom van € 535.317 Onderhandelingen raken in impasse
Bestuur ontvangt brief van bestuurder Spaarnesant: zij herhaalt haar standpunt en meldt dat als beide besturen er niet uitkomen een onafhankelijk deskundige gevraagd wordt een bindend advies te geven (dit conform het gestelde in de Samenwerkingsovereenkomst / art. 6, lid 3)
Dan volgt een omslag in de opstelling van Bestuurder Spaarnesant. Zij houdt Stopoz aan het contract (’heb met een contract te maken en niet met gesprekken in het verleden’). Zij ontkent dat er in het verleden signalen van onvrede over het functioneren van het BB zijn gegeven, dat nergens uit valt op te maken dat Stopoz schade heeft ondervonden van de samenwerking met Spaarnesant / BB en verwijst daarbij naar de samenwerkingsovereenkomst uit 2011 waarin sprake is van ‘nauwe samenwerking’. Zij concludeert dat Stopoz bij ontvlechting een bedrag van € 535.317 schuldig is aan Spaarnesant; excl. huisvesting. De voornaamste reden van de hoogte van dit bedrag is dat de medewerkers van het BB onder de onderwijs CAO vallen en dus 2 jaar volledig doorbetaald dienen te worden. Intussen is het voormalig bestuur Spaarnesant voor Stopoz onbereikbaar. Stopoz trachtte te onderhandelen; dit liep echter op niets uit. Stopoz verwees naar afspraken en de redelijkheid van het overleg tijdens de zomer 2012 en stelde de vraag waarom Stopoz alle kosten ten gevolge van een gezamenlijk besluit moest dragen. Ook de ingeroepen ondersteuning van advocaat Pesman ( van Pesman Advocaten) sorteerde geen effect. Een rechtsgang met het risico van een grotere schadeclaim wilde Stopoz op dat moment niet aangaan. In haar brief d.d. 20 dec. 2012 herhaalt de bestuurder van Spaarnesant haar standpunt en de omvang van de afkoopsom. En schrijft verder: “beide stichtingen zijn een samenwerkingsverband aangegaan dat is gericht op het in stand houden van het bedrijfsbureau. We dragen samen de werkgeversverantwoordelijkheid voor dit bureau, we betalen samen de kosten van het bureau, en we nemen gezamenlijk besluiten. We hebben om praktische redenen ervoor gekozen, alle werknemers formeel in dienst te laten zijn van Stichting Spaarnesant, maar deze praktische regeling doet niets af aan deze juridische uitgangspunten.” En verwijzend naar het principebesluit in juli 2012: Gelet op art. 6.2 van de samenwerkingsovereenkomst is er pas een volwaardig en rechtsgeldig besluit tot beëinding als we het ook eens zijn geworden over de regeling van de gevolgen van de beëindiging. Als we er niet uitkomen wordt volgens art. 6, lid 3 een onafhankelijk deskundige gevraagd een bindend advies te geven. Vervolgens geeft zij een opsomming van de punten die wat haar betreft op 10 januari 2013 met Stopoz besproken dienen te worden. Voor Bestuurder Spaarnesant geldt uitsluitend de 2e Samenwerkingsovereenkomst als uitgangspunt voor de onderhandelingen over de ontvlechting. In haar optiek wil Stopoz het contract eenzijdig ontbinden. Terwijl op 4 juli ’12 door de besturen een gezamenlijk besluit is genomen. Daarnaast gaat Bestuurder Spaarnesant voorbij aan de afspraken tussen beide besturen dat de 2e overeenkomst uitsluitend om fiscale redenen door E&Y was opgesteld, dat dit door beide besturen ook is onderkend en dat het nooit de bedoeling is geweest noch in praktijk gebracht dat Stopoz zeggenschap over het BB van Spaarnesant zou krijgen. Ze legt dit naast zich neer: “Ik heb alleen te maken met de Samenwerkingsovereenkomst en niet met gesprekken in het verleden”. Over de in
Brief Bestuurder Spaarnesant aan Stopoz d.d.7 dec. 2012
Mails
Brief Spaarnesant 20 dec. 2012
12
29 dec. 2012
Bestuur ontbindt bij schrijven de samenwerking met Spaarnesant
8 jan. 2013 25 jan. 2013
Mail naar wethouders Aan wethouders memo + onderbouwing Met wethouders een gesprek op 30 jan. 2013 Resultaat: wethouders Heemstede en Zandvoort zoeken contact met hun collega in Haarlem
de juli ‘12 gemaakte afspraken met het bestuur van Spaarnesant wordt niet meer gerept. Pogingen van het Stopoz bestuur om met voormalig voorzitter van Spaarnesant in contact te komen, lopen (in 1e instantie) op niets uit. Later, in mei 2013, bevestigt hij telefonisch de afspraken die in juli 2012 tussen beide besturen zijn gemaakt. Aangezien de minnelijke beëindiging door Spaarnesant wordt ontkend, wordt door Stopoz bij schrijven d.d. 29 dec. 2012 de Samenwerkingsovereenkomst voor zover vereist partieel ontbonden v.w.b. de dienstverlening op financieel- en personeel administratief gebied en wordt Spaarnesant aansprakelijk gesteld voor de door haar geleden schade. Daarnaast heeft Stopoz uitdrukkelijk aangegeven voorlopig de overige diensten onder nader overeen te komen voorwaarden (w.o. een passende SLA met kwaliteitsvoorwaarden) te willen blijven afnemen en te willen nadenken over een onverplichte geldelijke bijdrage in de financiële gevolgen voor Spaarnesant van de ontbinding met inachtneming van de door haar geleden schade. Stopoz informeertwethouders per mail over recente ontwikkelingen Met het oog op gesprek met wethouders op 30 jan.2013 verstuurt Stopoz een memo aan wethouders (‘Infomatie Stand van zaken m.b.t. de beëindiging van de samenwerking van Stopoz met het bedrijfsbureau van Spaarnesant per 1 januari 2013’) plus juridische toelichting van advocaat Pesman. De bedragen gemoeid met afkoop zijn in totaal: € 375.000 (€ 314.000 afkoop + € 60.000 huur Richard Holkade). Op vragen van wethouders wordt tijdens het overleg door Stopoz het volgende geantwoord: Dat Stopoz de gemeenten niet eerder bij deze kwestie heeft betrokken heeft alles te maken met het feit dat STOPOZ er in eerste aanleg van uitging dat de zaak in goed onderling overleg – middels een redelijke afkoopsom - kon worden opgelost. Gaandeweg heeft Spaarnesant helaas een harder gewijzigd standpunt ingenomen. (de wethouders zijn wel schriftelijk geïnformeerd) Dat in 2011 een overeenkomst voor onbepaalde tijd is aangegaan heeft te maken met de btw-kwestie. Het betrof een btw-bedrag van jaarlijks ongeveer € 50.000 voor STOPOZ. Op advies van een fiscaal advieskantoor (Ernst & e Young) hebben de beide besturen de 2 overeenkomst laten opstellen en ondertekend. Uitdrukkelijk in verband met de btw-discussie die op dat moment speelde. In het eerder genoemde overleg van medio 2012 is dit door beide besturen onderkend. De gemeenten zijn destijds niet geraadpleegd over de btw-problematiek, dan wel geïnformeerd over het uitgangspunt van een gemene rekening. Er is nooit in 2011 of begin 2012 een officiële in gebrekestelling gestuurd naar Spaarnesant. Dit had te maken met het hybride samenwerkings/dienstverleningskarakter van de overeenkomst. Naar de mening van Stopoz is er echter voldoende vastgelegd (mailwisselingen – gespreksverslagen). Naar de mening van Stopoz blijkt ook voldoende uit de QuickScan wat er mis
Aangetekende brief van Stopoz aan Spaarnesant 29 dec. 2012
Mail van Stopoz Memo van Stopoz met onderbouwing Overleg met Stopoz op 30 jan. 2012
Mail d.d. 8 jan. 2013 Memo aan wethouders met stukken voor overleg 25 jan. 2013 Beknopte juridisch toelichting van advocaat d.d. 25 jan. 2013
Notulen gesprek d.d.30 jan. 2013
13
12 febr. 2013
Informatieve mail aan wethouders: Stopoz wil max. € 200.000 afkoopsom betalen
22 febr. 2013
Onderhandelingen met Spaarnesant lopen vast. Wethouders initiëren bemiddelingspoging
24 febr. 2013
27 febr. 2013
Casus wordt voorgelegd aan extern deskundige: Actis Delegatie bestuur overlegt raadscie. Bloemendaal
was en is bij Spaarnesant. Stopoz denkt dus hierin sterk te staan mocht het tot een rechtszaak komen. De afspraak wordt gemaakt dat de portefeuillehouders van Heemstede en Zandvoort over deze kwestie z.s.m. in overleg treden met de Haarlemse portefeuillehouder. Er ontstaat onrust bij de wethouders over de ontstane situatie. Stopoz verstrekt aanvullende informatie, in eerste instantie aan de raadscommissie van Bloemendaal via de wethouders van Bloemendaal. Deze informatie wordt ook aan alle andere wethouders gezonden. Stopoz communiceert dat een afkoopsom van € 200.000 het maximum is dat Stopoz wenst te dragen. Bestuurder Spaarnesant bericht na intensieve onderhandelingen AD dat “duidelijk mag zijn dat de samenwerkingsovereenkomst niet ontbonden wordt op jouw voorwaarden maar op juridische gronden. Het mag dus ook duidelijk zijn dat een eenzijdige ontbinding van de overeenkomst niet mogelijk is. Er is geen sprake van dienstverlening maar van een gemeenschappelijk bedrijfsbureau. Zolang er geen officiële ontbinding is geregeld zullen de maandelijkse kosten – conform de overeenkomst – doorlopen en zullen wij die factureren.” AD: “Ik blijf het jammer vinden dat je geen enkele poging doet om de argumenten van Stopoz te horen. De eerste samenwerkingsovereenkomst en de afspraken van de besturen van Stopoz en Spaarnesant m.b.t. de tweede overeenkomst i.v.m. de btw kwestie, de managementletters, het rapport Comeet, de gesprekken met de plaatsvervangende directeur en het hoofd bedrijfsbureau over de kwaliteit vanaf februari 2012, de bypass (extra inzet) van Stopoz m.b.t. de P&F, het overleg met de beide besturen van voor de zomervakantie zeggen mijns inziens genoeg. Je weigert tot op heden in te gaan op deze zaken, een eenzijdige benadering die volgens mij niet tot een oplossing leidt. Stopoz is best bereid om een toenadering te zoeken, dat hebben we steeds geprobeerd, maar je blijft alleen maar je eigen standpunt herhalen. Ik hoop echt dat de bemiddelingspoging van de wethouders zal slagen. Wethouders kondigen aan samen met wethouder onderwijs Haarlem een bemiddelingspoging (mediation) te willen doen. AD Stopoz bericht dit aan Bestuurder Spaarnesant naar aanleiding van haar voorstel tot inschakelen van onafhankelijk deskundige. Stopoz geeft aan niets te doen tot bemiddelingspoging. Extra bestuursvergadering Stopoz op zondag. Bestuur besluit als voorbereiding op de bemiddeling de casus aan een externe onafhankelijke deskundige voor te leggen (ACTIS Advies / Renée van Schoonhoven)) Overleg tussen bestuur en Raadscommissie Samenleving van Bloemendaal voorafgaand aan bestuursvergadering. STOPOZ verstrekt de volgende informatie aan de commissie: - Business case Stopoz m.b.t. bedrijfsbureau - Samenwerkingsoverenkomst 1 Spaarnesant en Stopoz 2009 - Samenwerkingsoverenkomst 2 Spaarnesant en Stopoz 2011
Informatieve mail
Wethouders nemen samen met onderwijswethouder van Haarlem het initiatief tot een bemiddelingspoging
Overleg Raadscie. Samenleving Bloemendaal
Vertrouwelijke informatie Stopoz aan gemeenten Mail voorz. Stopoz aan mede bestuursleden Verslagen onderhandelingen Mailwisseling tussen I. Jansen en Bestuurder Spaarnesant 22 febr. 2012
Opdracht Formulering Actis R. v. Schoonhoven Rapport Comeet met bevindingen Businesscase Stopoz Samenwerkings overeenkomsten Notulen 27 febr. 2013 14
- rapport Comeet toegezonden. 27 febr. 2013
Toelichting accountant op Managementletter 2012
10 mrt. 2013
Rapport Actis: schadevergoeding aan Spaarnesant: € 55.000
25 mrt. 2013
1 Bemiddelingspoging Stopoz / Spaarnesant
12 april 2013
2 Bemiddelingspoging Verslag resultaat
25 april 2013
22 mei 2013
e
e
Verzoek aan Actis om samen met juridisch adviseur van Spaarnesant tot een vergelijk tekomen Mislukt overleg Actis (namens Stopoz) en ( ) (jurdisch adviseur Spaarnesant) Voorzitter Stopoz nodigt Spaarnesant.uit voor een gesprek. Tevergeefs. Bestuurder Spaarnesant reageert per brief.
Accoountant Ellermeijer (E&Y) geeft een toelichting op Managementletter 2012: De organisatie Stopoz was onvoldoende in control. Dankzij de daadkrachtige aanpak en stappen die zijn gezet in 2012 t.a.v. de bedrijfsvoering, is momenteel sprake van een organisatie die meer ‘in control’ is. Resumerend geeft hij aan zeer positief te zijn over de beweging die Stopoz aan het maken is.” Desgevraagd bevestigde de accountant tijdens de bestuursvergadering dat het noodzakelijk was dat Stopoz maatregelen heeft genomen ten aanzien van de bedrijfsvoering. Rapport Actis Advies is gereed. Conclusie: Stopoz moet afkoop betalen maar heeft ook recht op schadevergoeding. Saldo door Stopoz te betalen: € 55.000 (verrekening inhuur additionele capaciteit Stopoz a.g.v. achterblijven kwaliteit dienstverlening BB). Eerste bemiddelingspoging van mediator John Veltman is herhaling van zetten. Het komt uiteindelijk neer op de bepaling van de datum waarop de overeenkomst is beëindigd. Spaarnesant beweegt niet. Stopoz geeft aan te willen bewegen. Tweede bemiddelingspoging. Deze meeting duurt kort. Ook na een nieuw voorstel van Stopoz beweegt Spaarnesant niet. Bestuurder Spaarnesant was niet bereid tot concessies t.o.v. haar voorstel begin 2013. Dat voorstel is voor Stopoz niet acceptabel. De bemiddelaar, John Veldman rapporteert aan wethouders (incl. die van Haarlem). Er wordt afgekoerst op het aanstellen van een externe onafhankelijke partij die een bindend advies zal geven. Dit conform de samenwerkingsovereenkomst. Op verzoek van bestuur Stopoz doet Actis Advies (Renée van Schoonhoven) een poging met juridisch adviseur van Spaarnesant tot een vergelijk te komen. Reactie Actis Advies (R. van Schoonhoven): het gesprek met ( ) leverde niets op. “( ) – en volgens hem Spaarnesant ook – ziet het bedrijfsbureau echt als een gezamenlijke onderneming waar men ook gezamenlijk eigenaar van is. Dus moeten ook de werkgelegenheidsconsequenties van deze stap worden gedeeld”. Voorzitter Stopoz nodigt bestuurder en voorzitter Raad vanToezicht Spaarnesant uit voor een gesprek. Dit wordt door bestuurder geweigerd. “Ondanks de bemiddelaar hebben de (vele) gesprekken niets opgeleverd, geen enkele keer het idee gehad dat er sprake is van een reële onderhandeling. Vooral het laatste voorstel van Stopoz vond ik beledigend. De € 450.000 is geen fictief bedrag maar is bestemd om de salarissen van personeel, werkzaam voor Stopoz, te betalen,. .. niet bereid daar concessies in te doen; ..een nieuw gesprek (zal) m.i. niets toevoegen aan alles dat al is gezegd. ”Bij een afronding laat Spaarnesant zich leiden door art. 6 van de samenwerkingsovereenkomst: onafhankelijk advies van een accountant die ook inhoudelijke expertise heeft.” Voor Stopoz is het voorstel van Spaarnesant niet acceptabel om drie redenen: • de rekening van de ontvlechting wordt eenzijdig bij Stopoz neergelegd, er wordt voorbij gegaan aan de oorzaken hiervan;
Notulen vergadering bestuur d.d. 27 febr. 2013
Rapport Actis d.d. 4 maart 2013
Bericht van John Veltman: bemiddelingspoging mislukt
Rapportage bemiddelings-gesprek Stopoz – Spaarnesant Mail v. voorz. Stopoz (Maarten Faber) aan mede bestuursleden n.a.v. mislukte bemiddelingspoging Verslag John Veltman
Mail van RvS 25 april 2013
Mailwisseling tussen bestuurder Spaarnesant en voorzitter Stopoz 22 en 23 mei 2013
15
• •
de extra kosten vanwege het niet nemen van (beleids)maatregelen door Spaarnesant vanaf de zomer van 2012 mogen wij ook betalen; er ligt een terugkeerregeling naar de gemeente Haarlem.
Uit mail van voorzitter Stopoz aan medebestuursleden: • we hebben overeenstemming over de BTW-kwestie voor de periode van 2009 t/m 2012; • we hebben ook overeenstemming over de kosten van de huisvesting aan de Richard Holkade (wij betalen gewoon ons aandeel tot 1 november 2013, dit financieren we uit de lopende begroting); • de inzet van secretariaat, bestuursondersteuning en advies materiële zaken loopt op dit moment door. Het ligt voor de hand hierbij qua kosten voort te gaan op het niveau van 2012 waarbij we ook btw moeten betalen. Dit kunnen we financieren uit de lopende begroting. De einddatum ligt niet vast en het zou goed zijn hiervoor ook een aparte overeenkomst (SLA) te maken.. Blijft over de financiële en personele administratie van het Bedrijfsbureau. Deze is gestopt per 1 januari 2013. En we zullen over dit onderdeel een eenmalige beëindigingsvergoeding moeten betalen. De door Spaarnesant gevraagde vergoeding (= maximaal risico) kunnen we bepalen aan de hand van het laatste voorstel van Spaarnesant. Overigens betalen wij op dit moment wel de facturen van Spaarnesant op dit onderdeel. Overleg met wethouders waarin situatie wordt toegelicht mede op basis van het laatste voorstel van Spaarnesant en het adviesrapport van Actis.
23 mei 2013
Juni 2013
Bestuursverslag 2012
5 juni 2013
Bestuursbesluit: partiële beëindiging samenwerking met Spaarnesant. Wethouders worden geïnformeerd
11 juni 2013
Jaarverslag 2011 in onderwijscie’s / toelichting bestuur
Het Bestuursverslag 2012 van Stopoz wordt door gemeenteraden goedgekeurd. Op pag. 46 wordt vermeld dat Spaarnesant en Stopoz hebben besloten per 1 januari 2013 uit elkaar te gaan, dat er een andere invulling is gegeven aan de overeenkomst en dat Stopoz per 1 jan. 2013 geen diensten van het BB afneemt t.a.v. F- en P-administratie. Deze zijn per 1 jan. 2013 uitbesteed. Tot slot wordt vermeld dat men nog in onderhandeling is over de financiële afwikkeling; de gevolgen worden opgenomen in exploitatiecijfers van 2013. O.b.v. een beschrijving van 4 scenario’s analyseert het bestuur de risico’s. 1) Accepteren bod Spaarnesant; 2) Een bindend advies; 3) Een kort geding; 4) Een proces. Unaniem valt het besluit te opteren voor partiële beëindiging van de samenwerking met Spaarnesant. Besloten wordt: een gesprek met Spaarnesant aan te gaan o.b.v. hun voorstel van jan. 2013. niet akkoord te gaan met een verschuiving van de beëindigingsdatum en indien Spaarnesant hiermee zou komen alsnog te kiezen voor de inzet van een onafhankelijke deskundige. 11 juni 2013: Heemstede: Jaarverslag 2011 goedgekeurd. Wethouder meldt raadsleden desgevraagd dat Stopoz aan Spaarnesant een afkoopsom wil betalen.
Overleg in Bl’daal Ontvlechting en Jaarrekening Jaarverslag 2012
Laatste voorstel van Spaarnesant en Adviesrapport Actis. Jaarverslag 2012 Notulen gemeenteraden
Brief van Stopoz met 4 scenario’s en analyse risico’s d.d. 6 juni 2013 en businesscase
Analyse 4 scenario’s d.d. 6 juni 2013 Businesscase Stopoz d.d. 6 juni 2013 Notulen vergadering bestuur
Jaarverslag 2011 Verslag
Jaarverslag 2011 Verslag
16
12 juni 2013
Telefonisch contact Voorz. Stopoz en Bestuurder Spaarnesant: twee opties
12 juni 2013
Reactie advocaat
12 juni 2013
Reactie voorzitter Stopoz op mail advocaat
13 juni 2013
Gesprek met wethouders o.b.v. analyse scenario’s tot beëindiging samenwerking; inschatting risico’s
12 juni 2013: Bloemendaal: Jaarverslag 2011 goedgekeurd. 18 juni 2013: Zandvoort: idem. 26 juni 2013: Spaarnwoude / Haarlemmerliede : idem. Aan bestuurder Spaarnesant ( ) meegedeeld dat er voor Stopoz twee opties op tafel liggen: akkoord gaan met het voorstel van Spaarnesant van begin dit jaar of het traject met een externe adviseur. “Ze gaf op geen enkele manier aan dat er kanttekeningen zijn bij het eerdere voorstel en “we hebben verder geen bedragen genoemd (ik wil niet onderhandelen door de telefoon). Vervolg na overleg wethouders d.d. 13 juni 2013. N.B. Later blijkt dat afkoopsom met beëindigingsdatum ‘1 januari 2013’ voor bestuurder Spaarnesant onaanvaardbaar is. Voor haar geldt nu: 1 juli ’13. Advies advocaat: wanneer keuze valt op onafhankelijke adviesprocedure benoem (i.p.v. een accountant) een adviseur met een juridische achtergrond; de juridische implicaties in deze zaak zijn zeer belangrijk: partiële ontbinding, de mate waarin e partijen nog steeds gebonden zijn aan de overeenkomst (de 1 Samenwerkingsovereenkomst) van vijf jaar met daarin de bepaling dat Stopoz zonder financiële gevolgen uit de samenwerking weg kan, de mate van tekortkoming aan de zijde van Spaarnesant en het schade verhaal. Dat laatste is als compensabele vordering echt wezenlijk. Slotsom bestuur Stopoz: akkoord met het laatste voorstel van Spaarnesant (scenario 1). Onder voorwaarden onder meer: ‘niet akkoord te gaan met een verschuiving van de beëindigingsdatum’. De weg naar ‘bindend adviseur’ vraagt veel geld, energie en tijd, weegt waarschijnlijk niet op tegen mogelijk uitkomst, nl. lagere vergoeding aan Spaarnesant. Hoop is nu gericht op steun van wethouders voor scenario 1. O.b.v. brief aan wethouders met analyse van 4 scenario’s en toelichting, vindt op 13 juni tussen delegatie bestuur (Maarten F., Marianne den Haan en Irene Jansen) een overleg met hen plaats (Jur Botter afwezig maar wel tel. akkoord). Wethouders juichen voornemen tot ontvlechting toe (scenario 1), complimenten voor aanpak van kwestie en huidige wijze van bedrijfsvoering; men kan zich vinden in afkoopsom à € 374.000. N.B 1.: Dit bedrag betreft uitsluitend de afkoop van salaris van het BB- personeel belast met F- en P-administratie. Advocaatkosten, kosten inhuur externen en huisvesting, worden wel genoemd maar niet als afkoopsom aangemerkt. N.B 2. In de analyse wordt gewezen op afwijkende standpunt advocaat nl. dit scenario “niet synchroon loopt met de visie van N. Pesman (advocaat). In zijn juridische toelichting van 30 januari jl. stelt hij dat vaststaat dat de samenwerking e met Spaarnesant, vastgelegd in de 2 sw-overeenkomst de werkelijke lading niet dekt (uitsluitend opgesteld i.v.m. BTW problematiek). Dit weten partijen.” Wethouders laten verantwoordelijkheid (logischerwijs) volledig bij bestuur Stopoz.. Hun advies: professionele ondersteuning.. Een event. akkoord wil men als begrotingswijziging 2013 terugzien. Tot slot: wethouder Toonen dringt snel over te gaan op een ‘Raad van Toezicht-model’.
Mail 12 juni 2013
Mail 12 juni 2013
Mail 12 juni 2013
Mail 12 juni 2013
Mail 12 juni 2013
Mail aan wethouders Brief met 4 scenario’s voor ontvlechting. Overleg wethouders en delegatie bestuur
Mail van Maarten Faber aan wethouders (11 juni 2013) Brief ‘Analyse 4 scenario’s’ (6 juni 2013) Samenvatting resultaat overleg wethouders (mail Marianne) Mail voorzitter / Maarten Faber aan bestuursleden 25 juni 2013
17
25 juni 2013
Aankondiging overleg
26 juni 2013
Memo Spaarnesant Ontvlechting samenwerking Bedrijfsbureau Overleg Stopoz – Spaarnesant op 26 juni 2013
1 juli 2013
Bestuur gaat niet akkoord met peildatum van 1 juli 2013 voor ontvlechting
3 juli 2013
Opdracht onafhankelijk Adviseur Informeel afscheid van drie bestuursleden
5 juli 2013
Telefonisch contact tussen ( ) en Faber resp, voorzitter RVT Spaarnesant) en voorzitter Stopoz en mail aan advocaat
Voorzitter Stopoz informeert bestuursleden per e-mail over a.s. afspraken voor overleg met Bestuurder Spaarnesant op 28 juni en 2 juli 2013 Voorzitter Stopoz meldt bestuursleden dat Spaarnesant kiest voor een andere insteek: nl. een ontvlechting + afkoop per 1 juli 2013 (i.p.v. 1 januari 2013), waardoor de kostenberekening, etc. doorloopt tot 1 juli 2015. In casu: ongeveer € 100.000 extra. Citaat uit memo Spaarnesant: “In de afgelopen week is op verzoek van het bestuur van Stopoz afgesproken de ontvlechting van de samenwerking “voor gemene rekening” zonder tussenkomst van een onafhankelijke deskundige of accountant te regelen. Basis voor deze regeling is het (voorlopig) akkoord/eindvoorstel d.d. 28 januari 2013 tussen de AD van Stopoz en de bestuurder van Spaarnesant. De regeling c.q. het eindvoorstel van 28 januari 2013 gaat uit van een akkoord met terugwerkende kracht tot 1 januari 2013, mits hierover vóór 1 februari 2013 een bestuurlijk akkoord zou zijn bereikt. Dat is niet doorgegaan door opstelling van de gemeenten van Stopoz en het uitblijven van een bestuurlijke bekrachtiging. Inzet is nu deze bestuurlijke bekrachtiging vóór 1 juli 2013 te bereiken. Dit wordt dan ook de datum waarop de ontvlechting ingaat. Reacties Pesman: “uitgaan van 1 januari 2013 en niet van 1 juli 2013. “Spaarnesant weet al geruime tijd waar ze aan toe zijn”. Aldus memo. Voorzitter informeert bestuursleden per e-mail dat overleg met bestuurder Spaarnesant d.d. 28 juni (Maarten Faber / Anton Rutgers) niet leidde tot overeenstemming. Mede o.b.v. advies van Pesman ging Stopoz niet akkoord met peildatum van 1 juli 2013. Daarnaast was opvallend “dat Spaarnesant aangaf dat de lopende reorganisatie alleen maar is ingezet vanwege de reductie in de formatie door ons (Stopoz) vertrek (als wij alsnog besluiten te blijven wordt de reorganisatie direct gestopt)”. Pesman wordt gevraagd om juridisch advies. Bestuursvergadering. Besloten wordt 1. tot opdrachtverstrekking aan een onafhankelijk adviseur (met het oog op een bindend adviesprocedure) en 2. advocaat Pesman te vragen hierin de regie te nemen. De wijze waarop Spaarnesant en vooral Bestuurder Spaarnesant zich opstelt (en overigens ook Hoofd BB Spaarnesant) wordt aangemerkt als ‘buiten alle verhoudingen van de redelijkheid’. Maarten Faber, Gerd-Jan Mense en Ineke Jensen wonen voor het laatst een Stopoz bestuursvergadering bij. Na de zomer treden drie nw. bestuursleden aan. Voorzitter Stopoz heeft telefonisch contact met (voorzitter RvT Spaarnesant en voorm. voorzitter bestuur). In een mail aan Pesman (5 juli ’13) schrijft Maarten Faber: “In juli 2012 hebben wij met Spaarnesant afgesproken de samenwerking in het BB te beëindigen per 1 januari 2013. Dit is destijds bevestigd tussen beide voorzitters (gentlemen’s agreement) en de beide algemeen directeuren. Hierbij is ook afgesproken de artikelen c.a. betreffende opzegtermijn uit het contract niet te hanteren en de financiële gevolgen na de zomer van 2012 op een rij te zetten en af te handelen. Deze afspraak is onlangs in mei 2013 in een telefoongesprek
Mail 25 juni 2013 Memo Spaarnesant 25 juni 2013
Wethouders geïnformeerd
Mail 1 juli 2013
Mail d.d. 5 juli 2013 aan kantoor Pesman
Mail 5 juli 2013
18
9 juli 2013
Aanstellen advocaat Pesman als vertegenwoordiger van Stopoz: nogmaals een poging de zaak zonder een externe adviesprocedure te regelen
19 juli 2013
Verslag gesprek Pesman – ( ): Begin aug. 2013 moet duidelijk zijn of minnelijke schikking mogelijk is
26 juli 2013
Overleg Pesman – Den Haan Reactie ( ) Namens Spaarnesant / E. Bestuurder Spaarnesant
30 juli 2013
30 juli 2013
Contact Pesman – Den Haan
2 aug 2013 6 aug. 2013
Reactie ( ) Intern overleg Besluit in te gaan op laatste bod
tussen Voorzitter RvT Spaarnesant en mij bevestigd. Er is dus geen sprake van een ‘principebesluit’, maar van een harde afspraak.””Helaas ontkent Bestuurder Spaarnesant structureel het bestaan van deze afspraak die door haar voorgangers is gemaakt. De stelling van Spaarnesant dat sprake is van een voorwaardelijke beëindiging (de overeenkomst eindigt pas als we overeenstemming hebben over de afhandeling) is dus onjuist”. Later wordt geconstateerd dat het lastig zal zijn aan te tonen dat er sprake was van overeenstemming tussen Faber en Voorzitter RvT Spaarnesant over de ontbinding. Pesman accepteert opdracht. Stelt voor contact te zoeken met ( ) (juridisch adviseur van Spaarnesant) teneinde Spaarnesant te overtuigen van juridische argumenten Stopoz. Anton Rutgers namens bestuur akkoord. Maarten Faber gaat met vakantie. Tot 11 juli is Anton Rutgers aanspreekpunt vanuit Stopoz. Vanaf 11 juli tot medio aug. neemt Marianne den Haan de zaak over en bespreekt met Pesman het volgende: • een bindend adviesprocedure brengt risico’s en hoge kosten met zich mee • eerste stap is een ultieme poging de zaak onderling (in der minne) te regelen. Pesman nodigt ( ) daartoe uit voor een gesprek. • lukt dit niet dan volgt plan B: benoeming van extern onafhankelijk adviseur en opstellen vordering. Eventueel via een kort geding. • er wordt vaart gezet achter de zaak. Resultaat overleg:1) een bindend adviesprocedure schatten beiden in als kostbaar en gecompliceerd. 2) betwist wordt dat medio juli ’12 (tussen beide voorzitters is afgesproken de overeenkomst per 1 januari 2013 te beëindigen en dat vervolgens afspraken worden gemaakt over de financiële gevolgen. 3) Spaarnesant draait het om en gaat pas akkoord met beëindiging nadat financiële afspraken zijn gemaakt. 4) De heren spreken af dat begin aug. 2013 duidelijk moet zijn of een minnelijke schikking tot stand kan komen. Resultaat:1) ( ) wordt gemaand te reageren. 2) voorbereidingen worden getroffen een bindend adviesprocedure op te starten. “Cliënt is bereid in het kader van een overeen te komen minnelijke regeling genoegen te nemen met betaling tot en met 30 juni 2013; van betaling over juli 2013 en later doet zij dan afstand. Ook hiermee komt zij Stopoz tegemoet. Voorwaarde is wel dat we snel een akkoord hebben van het bestuur van Stopoz en dat het totaalbedrag vervolgens uiterlijk 1 september 2013 bij Spaarnesant is bijgeschreven.” Resultaat: • Bod Spaarnesant niet acceptabel • Pesman doet tegenbod: periode jan. 2013 – 1 juli 2013 delen. Finaal bod: niet 1 juli maar 1 juni 2013 als einddatum samenwerking. Besluit: in nauw overleg met AD, mede op advies van Pesman: akkoord met laatste bod Spaarnesant (met pijn in het hart en met vraagtekens bij advisering advocaat / 1 januari 2013 achtte hij steeds juridisch verdedigbaar).
Mail 9 juli 2013
Verslag gesprek Pesman – ( ) 19 juli 2013
Mail 26 juli 2013 Mail ( ) aan Pesman 30 juli 2013
Mail 30 juli 2013
Mail 2 aug. 2013 Document Mailwisseling bestuursleden 4 aug./ 5 19
Spaarnesant
6 aug. 2013
Pesman bericht ( ) : Stopoz akkoord
14 aug. 2013
Overleg Spaarnesant – Stopoz Informele bestuursvergadering Anton Rutger voorzitter
19 aug. 2013
19/22 aug. 2013
Reactie van ( ) op brief Pesman en mailwisselingen
4 sept. 2013
11 sept. 2013 13 sept. 2013
Onderwijscie. Bloemendaal Bestuur is mondeling geïnformeerd over noodzaak eerst begrotingswijziging door gemeenteraden te laten goedkeuren. Pesman informeert ( ) ( ) (adv. Spaarnesant) reageert
16 sept. 2013
Overleg bestuur (klein verband) n.a.v. mail namens wethouder Bloemendaal
Gevolg: het laatste bod van Spaarnesant betekent voor Stopoz: € 340.000 eenmalige afkoopsom + € 55.000 salaris BB van 1-1-13 / 1-6-2013. Daarnaast huisvesting: € 60.000, externe adviseurs t.b.v. F- en P-adminstratie + advocaat.: € 130.000. N.B. Indien meteen begin januari een akkoord dan??????(zin) Pesman bericht Spaarnesant (via ( )) dat Stopoz akkoord gaat met het voorstel van betaling tot 1 juni 2013. Afgesproken wordt een beëindigingsovereenkomst op te stellen. En zaken nader uit te werken. Op het kantoor van Pesman vindt overleg plaats tussen Spaarnesant (( ) /Hoofd BB Spaarnesant) en Stopoz (Marianne.den Haan / Irene Jansen / Ronald Wiegers). ’s Avonds doet Den Haan verslag tijdens informeel bestuursoverleg Na het statutaire aftreden van Maarten Faber / voorzitter (en nog 2 bestuursleden) per 1 augustus 2013 kiest het bestuur in nieuwe samenstelling Anton Rutgers uit haar midden als nieuwe voorzitter. Akkoord met uitzondering van termijnbetalingen. Uiteindelijk overeenstemming over betaling afkoopsom in 2 termijnen. Daarna volgt onderhandeling over vaststellingovereenkomst en detacheringsovereenkomsten Marianne den Haan geeft tussenstand van onderhandelingen met Spaarnesant. Het bestuur besluit tot een voorgenomen besluit inzake beëindiging Spaarnesant. Alle gesprekken die hiertoe leiden worden vastgesteld. Kennismaking met drie nw. bestuursleden: Juliette Eggink, Farid Lahri en Gert-Jan Pruijn ( ) meldt op 13 september het volgende: uw nieuwe voorstel om een voorbehoud voor goedkeuring van de betrokken gemeenteraden toe te voegen stuit op – vriendelijk geformuleerd- onbegrip en een ondubbelzinnige afwijzing bij Spaarnesant. Ter toelichting: om te beginnen is het van belang dat de Stopozdelegatie 28 juni heeft gemeld groen licht te hebben van de betrokken wethouders voor het aangaan van een regeling. Daarmee was de kous voor wat betreft de rol van de gemeentebesturen af. Aan de gemeenteraden komt bovendien per definitie geen rol toe, ik begrijp niet hoe u ze ‘bevoegd’ kunt noemen.Tot slot meent Spaarensant dat als u al een dergelijke fundamentele voorwaarde wenst, deze niet nu, in de fase van nadere uitwerking, maar helemaal aan het begin had moeten worden ingebracht. Overigens had Spaarnesant deze voorwaarde ook dan van de hand gewezen. Tot slot stelt ( ) voor om ‘met inachtneming van bovenstaande te concluderen dat partijen, die het al eens zijn over de regeling en over de uitwerking ervan, het nu ook over de nadere uitwerking eens zijn. Dan maken we de eindteksten op en is de zaak helemaal rond.’ Mede namens wethouder Bruggeman wordt Stopoz het volgende medegedeeld: Wij hebben officieus vernomen dat de aan Spaarnesant te betalen afkoopsom mogelijk meer dan € 0.5 mln. bedraagt en dat het voornemen bestaat de e (voorlopige) overeenkomst in de 2 helft van september te ondertekenen. Gelet op de hoogte van dit bedrag (aannemende dat de informatie correct is), de
aug./ 6 aug. 2013
Brief van Pesman aan ( )
Notulen
ConceptVaststellingsovereenkomst 22 aug 2013.
Kennismaking nw bestuursleden
Notulen onderwijscie. 11 sept. 2013 Mail 13 sept. 2013
Mail Bloemendaal / M. v.d. Lans/ 16 sept 2013
20
gevoeligheid van het onderwerp en de ‘beloftes’ die wat betreft de behandeling aan de gemeenteraad van Bloemendaal zijn gedaan (begrotingswijziging voorleggen) adviseer (vanzelfsprekend met respect voor uw positie en eigen verantwoordelijkheid van het schoolbestuur) ik u geen ‘financieel onomkeerbare besluiten te nemen’, zeker als het gaat om een bedrag van ruim een half miljoen euro.
20 sept. 2013 30 sept. 2013
F.C. overzicht Brief Pesman aan juridisch adviser Spaarnesant
30 sept. 2013
Overleg wethouders
1 okt. 2013
Toezegging aan wethouders: samen met begrotingswijziging 2014 wordt Feitenrelaas aangeleverd
Het blijkt dat Stopoz niet eerder een beslissing inzake beëindiging samenwerking kan nemen, dan nadat de gemeenteraden de gewijzigde begroting 2013 heeft goedgekeurd. Overzicht acties van Financiële commissie (mede i.r.t. ontvlechting) Hij schrijft ( ): Vorige week maandag heeft het bestuur overleg gehad met de wethouders van de betrokken gemeenten. Daaruit is naar voren gekomen dat aan de betrokken gemeenteraden, althans aan de bevoegde raadscommissies zal moeten worden voorgelegd een herziene begroting van Stopoz waarin de financiële gevolgen verband houdende met de vaststellingsovereenkomst, dienen te worden opgenomen. Weliswaar steunen de wethouders Stopoz in het exit traject met Spaarnesant, maar zij menen unaniem dat formeel een herziene begroting dient te worden ingediend en goedgekeurd, alvorens de handtekening onder de vaststellingsovereenkomst wordt gezet. Overleg met vier wethouders. De situatie wordt uiteengezet. De kosten voortvloeiend uit beëindiging samenwerking Spaarnesant worden toegelicht. Op spoedige ondertekening van de concept vaststellingsovereenkomst dringt Stopoz aan. Dit i.v.m. de oplopende kosten. De wethouders ontraden de ondertekening van de overeenkomst (waarin Stopoz zich vastlegt tot betaling van de afkoopsom) zolang de goedkeuring van de gemeenteraden ontbreekt. Opzet is de kwestie z.s.m. in de colleges/raden/commissies te bespreken. Ten behoeve hiervan stelt Stopoz een dossier op. Uiterlijk 25 okt. ontvangen colleges de stukken. Gemeenten streven naar een gelijkluidend raadsvoorstel Alle bestuursleden ontvangen informatie over gesprek met wethouders. Aan wethouders is toegezegd om uiterlijk 25 okt. 2013 een Feitenrelaas met onderbouwing etc. naar Colleges van B&W te sturen. Eindredactie: Marianne den Haan
Mail 20 sept. 2013 Brief Pesman d.d. 30 sept. 2013
Overleg wethouders en delegatie bestuur
Verslag opgesteld door M.v.d.Lans 3 0kt. 2013
Mail 1 okt. 2013
21
8 okt. 2013
Pesman informeert ( ) over noodzaak goedkeuring gemeenteraden
8 okt. 2013
Pesman informeert ( ) dat aan betrokken gemeenteraden een herziene begroting van Stopoz zal moeten worden voorgelegd. Hierin dienen de financiële gevolgen verband houdende met de vaststellingsovereenkomst te worden opgenomen. En dat wethouders unaniem van mening zijn dat formeel een herziene begroting dient te worden ingediend en goedgekeurd, alvorens door Stopoz de handtekening onder de vaststellingsovereenkomst wordt gezet. Thans wordt gewerkt aan deze gewijzigde begroting die z.s.m. wordt ingediend. Desondanks zal de beoogde en verwachte goedkeuring nog wel enige tijd op zich laten wachten. De genoemde datum van 11 okt.. is dan ook niet haalbaar. In reactie op mail van Pesman schrijft ( ) o.m. dat in de zomer overeenstemming is bereikt (over de grote lijnen en vervolgens over de uitvoering). Dat Stopoz geen voorbehoud maakte voor goedkeuring door de gemeenteraad van welke gemeente dan ook. Nu is er hierom voor een dergelijk voorbehoud geen plaats. Dat de door jou (= Pesman) gememoreerde begrotingswijziging, zo al vereist, slechts kan strekken tot het financieel afwikkelen van de inmiddels tussen Spaarnesant en Stopoz bereikte overeenstemming, en dat vanuit de Wet primair onderwijs bezien dit niet kan strekken tot goedkeuring of autorisering van de eerder bereikte overeenstemming zelf. “We hebben het immers over autonoom, verzelfstandigd openbaar onderwijs en er zijn geen formele belemmeringen voor de rechtspersoon Stopoz.” Enz.
Mail 8 okt. 2013
Mail ( )
En verder o.m.: “het is Spaarnesant volledig bekend welke discussies zich hebben afgespeeld rond dit onderwerp in de gemeenteraden. Op Internet is nog na te kijken wat zich heeft afgespeeld in de commissievergadering in de gemeente Bloemendaal. Het is niet voor niets dat de wethouders, die eerder kort voor de vakantie groen licht hebben gegeven aan het bestuur om tot een akkoord te komen, nu die verantwoordelijkheid niet nemen zonder de gemeenteraden te informeren. In de wandelgangen wordt gesproken over vele tonnen schadevergoedingen in plaats van het nakomen/afkopen van personele verplichtingen conform de samenwerkingsovereenkomst. Spaarnesant vraagt zich af of de gemeenten de juiste informatie hebben en zich realiseren dat dit akkoord voor Stopoz minder kost dan herstel van de samenwerkingsovereenkomst.
11 okt. 2013
Pesman reageert op ( )
11 okt. 2013
Memo Zandvoort
Spaarnesant handhaaft haar ultimatum. “Als Stopoz a.s. vrij.-ochtend (11 okt.’13) niet heeft getekend, waarbij ik aanteken dat in de aangeboden overeenkomsttekst jouw eerdere commentaar is verwerkt, moet zij rekening houden met eenzijdige stappen van Spaarnesant die voor Stopoz uiterst onvoordelig uitpakken.” Er kan geen sprake zijn van ondertekening. Eerst goedkeuring gemeenteraden vereist. Alle gemeenteraadsleden in de vier gemeenten ontvangen een zelfde memo met ‘Financiële gevolgen van opzeggen overeenkomst Stopoz met Spaarnesant. Tevens aankondiging dat uiterlijk 25 okt. 2013 stukken worden toegestuurd. Het tijdig aanleveren van de stukken wordt door Stopoz toegezegd.
Mail 11 okt 2013 Mailwisseling Zandvoort 11 okt. / 12 okt 2013
22
23
