Gecoördineerde besluitvorming over organisatiegrenzen heen Astrid Janssen (HKV) - Kees van Dongen (TNO) - Josine van de Ven (TNO) WWW.FLOODCONTROL2015.COM
>
20 januari 2010
Deze workshop Ons project Simulatie van RBT-oefening Discussie
2
Multi-party Besluitvorming TNO en HKV 2009 t/m 2012 2009 > focus op Regionaal Beleidsteam > workshops met mensen uit het domein
2010 > proeftuinen op regionaal niveau > afstemming nationaal niveau 3
Uitdagingen
Het juiste vergadermodel
beslismodel vergaderorde
De juiste informatie
bestuurlijke impactanalyse
De juiste deelnemers
video-conferencing 4
Simulatie Regionaal Beleidsteam Spelers en hun belangen Burgemeester Atrecht Burgemeester Bovendrecht Burgemeester Juinen Dijkgraaf Directeur Chemico
Spelregels doel: 3 thema’s beleven kort scenario, zelf improviseren strak tijdschema
5
Regionaal beleidsteam Situatie: na de overstroming Vergaderen over terugkeerstrategieën Aantal burgemeesters en dijkgraaf aan tafel Burgemeester Bovendrecht is coördinerend burgemeester
6
Agenda Beeldvorming > Actueel Totaalbeeld door operationeel leider > hoe gaan we vergaderen
Oordeelsvorming > wat zijn de mogelijkheden > wat zijn de consequenties
Besluitvorming > wat gaan we doen
7
Actueel Totaalbeeld
Omvang rampgebied Toestand Atrecht en Juinen Openbare Orde
Aantal en locatie evacués Hulporganisaties Genomen Besluiten 8
Hoe gaan we effectief vergaderen? Voorzitter alle middelen in handen geven om een proces te leiden dat transparant is voor de leden via beslismodel
Hoe > Bepaal de vorm van het besluitvormingsproces gebaseerd op de situatie > Volg agenda-aanwijzingen voor voorzitter en leden
Waarom > Transparantie in besluitvorming > Vergroting acceptatie 9
Situatie-afhankelijk vergaderen
Tijd om te beslissen
Onzekerheid in de informatie
Impact van de beslissing
10
Onderhandelend Vergaderen
Consultatief Vergaderen Dirigerend Vergaderen
11
Welke informatie is nodig om te kiezen? Meer focus op beleidsafwegingen door ondersteuning beleidsteam met mogelijkheden en consequenties impactanalyse Hoe > Mogelijkheden op beleidsniveau bepalen > Bestuurlijke consequenties in beeld brengen
Waarom > Rolvastheid > Faciliteren lange-termijn-visie 12
Strategieën Naam Eerst Chemico opstarten
Toelichting Eerst Chemico opstarten, bewoners van Bovendrecht kunnen aan het werk. De bewoners van Atrecht pas over 10 dagen laten terugkeren. Eerst Eerst terugkeer bewoners Atrecht, pas over burgers 10 dagen fabriek Chemico opstarten en terugkeren bewoners Bovendrecht weer aan het werk Tegelijk, Beide tegelijk, hiervoor is bijstand nodig uit met bijstand andere regio’s
13
Afwegingskader Directe consequenties Maatschappelijke acceptatie Direct benadeelde burgers Verwachte claims Maatschappelijk belang Politiek-bestuurlijk belang Haalbaarheid Economische gevolgen
14
Flexibiliteit in aanwezigheid Iedereen die moet deelnemen, kan deelnemen, ook op afstand, ook “ad-hoc” via videoconferencing Hoe > Laat je niet beperken door afwezigheid van sleutelpersonen > Oefenen in koude fase
Waarom > Beperken reistijd, aanwezig op twee plekken > Expertise aan tafel als dat nodig is, “aanwezigheid” van externe persoon neemt toe (virtual presence) 15
Betrekken van een expert op afstand
Geef korte inleiding (wat is vraag) Zorg voor goede afspraken over wie spreekt Zorg dat informatie makkelijk gedeeld kan worden (documenten etc. die besproken worden) via bijv email of een ondersteunend programma 16
Discussie
Stelling: Zonder het delen van elkaars perspectieven en belangen heeft het delen van informatie als basis voor besluitvorming weinig zin.
17
Discussie Herkent u de thema’s uit uw eigen praktijk? Hoe zou het in uw praktijk werken?
Op de hoogte blijven van dit project? > Mail Kees van Dongen:
[email protected] > Mail Astrid Janssen:
[email protected] > Neem de nieuwsbrief mee!
18
19
Dirigerend vergaderen leider die zijn eenheden aanstuurt (top down) nauwelijks inspraak, alleen bezwaar maken kenmerken > > > > > >
weinig discussie snelle besluitvorming leiderschapskwaliteiten zijn belangrijk beperkte oordeelsvorming beperkt draagvlak wijkt af van dagelijkse praktijk
20
Onderhandelend vergaderen open overlegvorm ruimte voor onderhandeling en belangenafweging kenmerken: > > > > >
kost tijd belangen worden erkend betrokkenheid breed perspectief van de crisis sluit aan bij dagelijkse praktijk
21
Consultatief vergaderen oplossen van het probleem centraal vz vraagt advies vz neemt inhoudelijk afgewogen besluit kenmerken: > > > >
inbreng van deelnemers geborgd breder perspectief van de crisis draagvlak aanwezig ruimte voor vindingrijkheid en alternatieven
22
